PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

APROBAT, DIRECTOR

1. PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL Obiective generale: - realizarea, la un nivel corespunzator de calitate, a atributiilor institutiei publice in concordanta cu scopul pentru care a fost infiintata, in conditiile de regularitate, eficacitate, economicitate si eficienta; - protejarea resurselor entitatii de utilizare sau de pierderi datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei; - protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimularea fraudei si distorsionarea rezultatelor; - respectarea legii, a reglementarilor si a deciziilor conducerii; - dezvoltarea si intretinerea unor sisteme de colectare, stocare , prelucrare, actualizare si difuzare a datelor si informatiilor financiare si de conducere precum si a unor sisteme si proceduri de informare publica adecvata prin rapoarte perioadice Nr. crt 1. Etape Stabilirea obiectivelor generale ale entitatii si cele specifice ale structurilor interne conform prevederilor: Legea nr. 1/2011 Legea Educatiei Nationale Regulamentul de Organizare si Functionare a ______ - ROF Regulamentul de organizare si Documente intocmite - lista obiectivelor generale; - Stabilirea obiectivelor generale ale ______ Efectuarea de analize, la nivelul principalelor activiti, n scopul identificrii eventualelor disfuncionaliti n fixarea STANDARDE cf. Ordin 946/2005 republicat T: 31.10.2013 6. Structura Raspund: Directorul ______ ; organizatorica Sefi de compartimente din 7. Obiective cadrul ______ 15. ipoteze, evaluari TERMEN/RESPONSABILI

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Nr. crt

Etape Functionare Intern ROI Alte acte normative in vigoare

Documente intocmite sarcinilor de lucru individuale prin fiele posturilor i n stabilirea atribuiilor Asigurarea funcionrii circuitelor i fluxurilor informaionale necesare supravegherii i realizrii activitilor proprii - lista obiectivelor specifice; Fiecare structur funcional din organigram i stabilete i inventariaz obiectivele specifice, derivate din
obiectivele generale, n concordan cu ROI - ul elaborat i avnd n vedere prevederile legislative aplicabile.

TERMEN/RESPONSABILI

STANDARDE cf. Ordin 946/2005 republicat

2.

Stabilirea actiunilor si activitatilor Lista aciunilor i activitilor pentru realizarea obiectivelor entitatii, respectiv a structurilor interne, in baza legilor de infiintare ale entitatii, Regulamentului de organizare si functionare, Legii nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile si completarile ulterioare, Ordonantei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, Strategiei dezvoltarii controlului financiar public din Romania, Ordinului Ministrului

T: 31.10.2013 Sefi de compartimente din cadrul ______

2.Atribuii, funcii, sarcini; 3.Competena, performana; 6.Structura organizatoric; 18.Separarea atribuiilor; 21.Continuitatea activitii; 23.Accesul la resurse.

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Nr. crt

Etape Finantelor Publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprizand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, republicat in Monitorul Oficial nr. 496/05.07.2011, Ordinului Ministrului Finantelor Publice nr. 1389/2006 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, Ordinului 1649 din 17 februarie 2011 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial si a altor acte normative care reglementeaza activitatea institutiei, Ordinul Nr.1423/2012 privind modificarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului

Documente intocmite

TERMEN/RESPONSABILI

STANDARDE cf. Ordin 946/2005 republicat

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Nr. crt

Etape intern/managerial, cuprinzand standardele de control intern/managerial la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial

Documente intocmite

TERMEN/RESPONSABILI

STANDARDE cf. Ordin 946/2005 republicat

3.

Descrierea modului de organizare si functionare a sistemului de control managerial al institutiei, respectiv al structurilor interne

4.

Autoevaluarea bazat pe analiza sistemului de control managerial al ______ (inclusiv n ceea ce privete procedurile) i identificarea elementelor de disfuncionalitate i a riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor generale i a celor specifice ale ______ , i compartimentelor de specialitate ale acestuia, conform prevederilor: - Legii nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare; - Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

Lista indicatorilor de performanta; Proceduri privind controlul procedural; Procedura/act administrativ privind controlul financiar preventiv; Situatia identificarii riscurilor si disfunctionalitatilor (pe fiecare obiectiv, activitate); Registrul riscurilor

T: 30.11.2013 Raspund: Directorul ______; Sefi de compartimente din cadrul ______

1.Etica, integritatea; 3.Competena, performana; 4. Functii sensibile 18.Separarea atribuiilor; 23.Accesul la resurse.

T: Semestrial

11.Managementul riscului; 15. Ipoteze, reevaluri; T: 30.06.2013 16. Semnalarea Raspund: Directorul ______ ; neregularitilor; Sefi de compartimente din 18. Separarea atribuiilor; cadrul ______ 23. Accesul la resurse.

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Nr. crt

Etape - Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; - Legii nr. 82/1991 a contabilitii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; - OMFP nr. 1661bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub forma donaiilor i sponsorizrilor, de ctre instituiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare; - Hotrrii Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fr plata i de valorificare a bunurilor aparinnd entitilor publice, cu modificrile si completrile ulterioare; - Regulamentului de organizare i funcionare al ______ . Stabilirea orientrilor/modalitilor de dezvoltare a sistemului de control managerial al ______ , respectiv ale structurilor interne ale acestuia, prin raportarea la standardele de control intern/management la entitile publice, aprobate prin Ordinul nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial

Documente intocmite

TERMEN/RESPONSABILI

STANDARDE cf. Ordin 946/2005 republicat

5.

Revizuire si actualizare ROF, daca este cazul; Actualizare fise post; Centralizarea activitatilor la nivelul entitatii si stabilirea responsabilului cu actualizarea sistemului acestuia; Stabilirea activitatilor procedurabile si neprocedurabile;

T: 30.11.2013 Raspund: Directorul ______ ; Sefi de compartimente din cadrul ______

8.Planificarea; 9. Coordonarea; 16. Semnalarea neregularitilor; 17 Proceduri; 18. Separarea atribuiilor.

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Nr. crt

Etape

Documente intocmite

TERMEN/RESPONSABILI

STANDARDE cf. Ordin 946/2005 republicat

6.

7.

la entitile publice i pentru dezvoltarea Codificarea procedurilor si sistemelor de control intern/managerial, stabilirea persoanelor republicat. responsabile; Prioritizarea procedurilor operationale de lucru: curente, perioadice, anuale; Completarea listei obiectivelor, activitatilor cu codurile procedurilor operationale, responsabilii si termenelor de realizare ale acestora Inventarierea documentelor i a Lista privind inventarierea fluxurilor de informaii care intr/ies din documentelor ce se intocmesc ______ , respectiv din structurile interne pentru fiecare activitate, ale acestuia, procesrile care au loc, fluxurilor de informatii, a destinaia documentelor, comunicarea proceselor si a modului de ntre direcii, servicii, birouri i comunicare intre structurile compartimente cu nivelele ierarhic institutiei si cu alte entitati superioare de management i cu alte entiti publice, Stabilirea unui sistem de monitorizare a Strategii de monitorizare a desfurrii aciunilor i activitilor desfasurarii actiunilor si institutiei, respectiv structurilor interne. activitatilor institutiei, respectiv structurilor interne.

T: 31.12.2013 Raspund: Directorul ______ ; Sefi de compartimente din cadrul ______

11.Managementul riscului; 12.Informarea; 13.Comunicarea; 14.Corespondena i arhivarea.

T: 31.12.2013 Raspund: Directorul ______ ; Sefi de compartimente din cadrul ______

8. Planificarea; 9. Coordonarea; 10. Monitorizarea informaiilor; 12. Informarea; 13. Comunicarea; 16. Semnalarea neregularitilor; 19. Supravegherea; 6

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Nr. crt

Etape

Documente intocmite

TERMEN/RESPONSABILI

STANDARDE cf. Ordin 946/2005 republicat 20.Gestionarea abaterilor. 8. Planificarea; 9. Coordonarea; 10.Monitorizarea informaiilor; 12.Informarea; 13.Comunicarea; 16.Semnalarea neregularitilor; 19.Supravegherea; 20.Gestionarea abaterilor. 6.Structura organizatoric; 7. Obiective; 15.Ipoteze, evaluri; 16.Semnalarea neregularitilor; 21.Continuitatea activitii.

8.

Monitorizarea realizrii obiectivelor Raportri trimestriale generale i a celor specifice ale ______ , respectiv structurilor interne

T; Trimestrial Raspund: Directorul ______ ; Sefi de compartimente din cadrul ______

9.

10.

Autoevaluarea realizrii obiectivelor generale i a celor specifice i mbuntirea sistemului de control managerial pe baza autoevalurii i a standardelor de management/control intern la ______, aprobate prin Ordinul nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial cuprinznd standardele de control intern/ managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, republicat. Elaborarea procedurilor de sistem i operaionale, manualelor de proceduri pentru activitile/situaiile care determin utilizarea acestor instrumente la nivelul ______, respectiv structurilor

Raport de evaluare

T: Anual ( n luna ianuarie, pentru anul precedent) Raspund: Directorul ______ ; Sefi de compartimente din cadrul ______

Proceduri de sistem i operaionale stabilite in Lista obiectivelor si activitatilor.

Etapizat, pn la 31.03.2013 Raspund: Directorul ______ ; Sefi de compartimente din cadrul ______

11.Managementul riscului; 17.Proceduri; 22.Strategii de control; 24.Verificarea i 7

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Nr. crt

Etape interne, n directa corelare cu fluxurile de informaii stabilite la punctul 6

Documente intocmite

TERMEN/RESPONSABILI

STANDARDE cf. Ordin 946/2005 republicat evaluarea controlului; 25.Auditul intern. 11.Managementul riscului; 17.Proceduri; 22.Strategii de control; 24.Verificarea i evaluarea controlului; 25.Auditul intern.

11

Actualizarea sub forma versiunilor i a Manuale de proceduri prevederilor din manualele de proceduri i din orice alt instrument cu care opereaz sistemul de control managerial al ______ , pe baza princip;iilor de buna practica. Elaborarea programului de pregtire Program de pregatire profesional, n domeniul controlului profesionala, in domeniul managerial, la nivelul ______ controlului managerial, la nivelul ______

T: Permanent Raspund: Directorul ______ ; Sefi de compartimente din cadrul ______

12.

T: 31 decembrie anul 3.Competena, curent, pentru anul performana. urmtor Raspund: Directorul ______ ; Sefi de compartimente din cadrul ______

2. Standardele de control intern/managerial conform Ordinului 946/2005 republicat

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 1 ETICA, INTEGRITATEA Descrierea standardului ______ asigur condiiile necesare cunoaterii, de ctre angajai, a reglementrilor care guverneaz comportamentul acestora, prevenirea i raportarea fraudelor i neregulilor. Frauda nseamn orice aciune sau omisiune intenionat n legtur cu: utilizarea sau prezentarea de declaraii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevzute n legea pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, care au ca efect alocarea sau dobndirea, respectiv utilizarea nepotrivit sau incorect a fondurilor; necomunicarea unei informaii prin nclcarea unei obligaii specifice, avnd acelai efect la care s-a fcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniial conform reglementarilor din legislaia privind controlul i recuperarea fondurilor. Cerine generale Managerul i salariaii trebuie sa aib un nivel corespunztor de integritate profesional i personal i s fie contieni de importana activitii pe care o desfoar. Integritatea reprezint: caracter integru; sentiment al demnitii, dreptii i contiinciozitii, care servete drept cluz n conduita omului; onestitate, cinste, probitate. Managerul, prin deciziile sale i exemplul personal, sprijin i promoveaz valorile etice i integritatea profesional i personal a salariailor. Valorile etice fac parte din cultura entitii publice i constituie un cod nescris, pe baza cruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, ______ trebuie sa aib un cod de conduit oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniform a valorilor etice a tuturor salariailor. Codul etic stabilete care sunt obligaiile rezultate din lege crora trebuie sa li se supun salariaii, n plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de munc: depunerea declaraiei de avere, a declaraiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exista i cazuri n care legea prevede incompatibiliti pentru ocuparea unor funcii publice. La nivelul ______ se elaboreaz un cod etic care se aprob de ctre conductor. Pentru a putea aciona n conformitate cu valorile etice ale entitii publice, salariaii au nevoie de sprijin i de o comunicare deschis, n special atunci cnd este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor i a incertitudinilor n materie de conduit adecvat. Salariaii entitii publice sunt liberi s comunice preocuprile lor n materie de etic. Managementul ______ trebuie sa creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare. Conducerea trebuie s supravegheze comportamentul efectiv al salariailor din subordine, referitor la standardul de etic i integritate i s trateze n mod adecvat orice abatere de la codul de conduit. Deciziile i exemplul personal trebuie s reflecte: valorificarea transparenei i probitii n activitate; valorificarea competenei 9

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

profesionale; iniiativa prin exemplu; conformitatea cu legile, regulamentele, regulile i politicile specifice; respectarea confidenialitii informaiilor; tratamentul echitabil i respectarea indivizilor; relaiile loiale cu colaboratorii; caracterul complet i exact al operaiilor i documentaiilor; modul profesional de abordare a informaiilor financiare. Salariaii manifesta acel comportament i dezvolt acele aciuni percepute ca etice n entitatea public. Managerul i salariaii au o abordare pozitiv fa de controlul financiar, a crui funcionare o sprijin. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din autoritile i entitile publice; Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile ulterioare;

Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI Descrierea standardului 10

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

______ transmite angajailor i actualizeaz permanent: documentele privind misiunea entitii publice, documentele privind regulamentele interne, fia postului (funciei). Cerine generale Atribuiile ______ pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salariai i acetia acioneaz concertat. Fiecare salariat are un rol bine definit n cadrul ______ , stabilit prin fia postului. Sarcinile sunt ncredinate i rezultatele sunt comunicate numai n raportul manager - salariat - manager (ef - subaltern - ef). Managerii trebuie s identifice sarcinile n realizarea crora salariaii pot fi expui unor situaii dificile i care influeneaz n mod negativ managementul ______ . Managerul trebuie s susin salariatul n ndeplinirea sarcinilor sale. Managementul ______ va comunica tuturor angajailor care sunt sarcinile entitii, rezultate din actul normativ de organizare i funcionare. Totodat, se va ngriji ca aceste sarcini s se regseasc n Regulamentul de organizare i funcionare a ______ , la care sa aib acces toi salariaii. Se vor ntocmi i se vor actualiza, ori de cte ori necesitile o vor cere, fiele postului pentru tot personalul din ______ . Aceasta este o obligaie permanent, a fiecrui nivel de management. Regulamentul de organizare i funcionare a ______ se afiseaza la nivelul fiecarei structuri interne . Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr.53/2003 privind Codul Muncii, republicat; Legea nr. 82/1991 a contabilitii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

Standardul 3 COMPETENA, PERFORMANA

11

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Descrierea standardului Managerul asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora le ncredineaz sarcini potrivit competenelor i asigur condiii pentru dezvoltarea capacitii profesionale a salariatului. Cerine generale Managerul i salariaii au acele cunotine, abilitai i experien care fac posibil ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor. Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru permanent stabil. Aciuni pentru asigurarea acestuia: - definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc; - conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit; - identificarea planului de pregtire de baza a noului angajat, nc din timpul procesului de recrutare; - revederea necesitilor de pregtire, n contextul evalurii anuale a angajailor i urmrirea evoluiei carierei; - asigurarea faptului ca necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute; - dezvoltarea capacitii interne de pregtire, complementar formelor de pregtire externe entitii publice; - definirea politicii de pregtire/mobilitate; Performanele angajailor se evalueaz cel puin o dat pe an i sunt discutate cu acetia de ctre realizatorul raportului; Competena i performana trebuie susinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc. Nivelul de competen necesar este cel care constituie premisa performanei. Salariaii ______ trebuie s aib cunotinele profesionale, competenele, atribuiile i instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al ______ . Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, republicat; Hotrrea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; Lege-cadru nr. 284 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea unitara a personalului pltit din fonduri publice; Legea nr. 285 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea n anul 2011 a personalului pltit din fonduri publice; Standardul 5 DELEGAREA 12

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Descrierea standardului Directorul ______ stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe care le deleag. Cerine generale Delegarea de competen se face innd cont de imparialitatea deciziilor ce urmeaz a fi luate de persoanele delegate i de riscurile asociate acestor decizii; Salariatul delegat trebuie s aib cunotina, experiena i capacitatea necesar efecturii actului de autoritate ncredinat; Asumarea responsabilitii de ctre salariatul delegat se confirm prin semntur; Subdelegarea este posibil cu acordul managerului; Delegarea de competen nu l exonereaz pe manager de responsabilitate. Referine principale Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Conform art. 20 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare: "Ordonatorii principali de credite pot delega aceast calitate nlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane mputernicite n acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele i condiiile delegrii". Legii nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice; Fia postului.

13

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 6 STRUCTURA ORGANIZATORIC Descrierea standardului ______ definete propria structur organizatoric, competenele, responsabilitile, sarcinile i obligaia de a raporta pentru fiecare component structural i informeaz n scris salariaii. Cerine generale Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie sa fie clare, coerente i sa reflecte elementele avute n vedere pentru realizarea obiectivelor ______ . Competena constituie capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea activitilor specifice postului. Responsabilitatea reprezint obligaia de a ndeplini sarcinile i se nscrie n limitele ariei de competen. Raportarea reprezint obligaia de a informa asupra ndeplinirii sarcinilor. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: n temeiul Legii nr. 1/2011 Legea Educatiei Nationale, se aprob structura organizatoric: direcii, servicii, birouri, compartimente. ncadrarea cu personal de conducere i personal de execuie a acestor structuri se regsete n statul de funcii a ______ . Scopul acestei aciuni este realizarea n bune condiii de eficien i eficacitate a obiectivelor ______ .

14

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 7 OBIECTIVE Descrierea standardului ______ trebuie sa defineasc obiectivele determinante, legate de scopurile sale, precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne i s comunice obiectivele definite tuturor salariailor i terilor interesai. Cerine generale Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea ______ . ______ transpune obiectivele generale n obiective specifice i n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i le comunic personalului; Obiectivele trebuie astfel definite nct sa rspund pachetului de cerine "S.M.A.R.T." ( S Precise - n limba englez Specific; M Msurabile i verificabile n limba englez Measurable and verifiable; A Necesare n limba englez Appropriate; R Realiste n limba englez Realistic; T Cu termen de realizare n limba englez Time - dependent). Fixarea obiectivelor reprezint atributul managementului, iar responsabilitatea realizrii acestora revine att managementului, ct i salariailor. Multitudinea i complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitilor, rspunderilor, de a asigura operativitate n cunoaterea rezultatelor etc. Referine principale Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, sa fie alocate resursele financiare, materiale i umane necesare, prin legislaia specific: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Legile bugetare anuale. Obiectivele generale ale Programului de dezvoltare a sistemului de control managerial la nivelul ______ sunt: - realizarea atribuiilor stabilite n concordan cu misiunea instituiei, n condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien; - protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei; - respectarea legii, a regulamentelor i deciziile conducerii; - dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare i difuzare a datelor i informaiilor; - financiare i de conducere, precum i a unor sisteme i proceduri de informare public adecvat prin rapoarte periodice. 15

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Obiectivele specifice ale Programului de dezvoltare a sistemului de control managerial la nivelul ______ sunt: - reflectarea n documente scrise a organizrii controlului intern, a tuturor operaiunilor instituiei i a elementelor specifice, nregistrarea i pstrarea n mod adecvat a documentelor; - nregistrarea n mod cronologic a operaiunilor; - asigurarea aprobrilor i efecturii operaiunilor exclusiv de persoane special mputernicite n acest sens; - separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel nct atribuiile de aprobare, control i nregistrare s fie ncredinate unor persoane diferite; - asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile; - accesarea resurselor i documentelor numai de ctre persoane ndreptite i responsabile n legtura cu utilizarea i pstrarea lor.

16

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 8 PLANIFICAREA Descrierea standardului ______ ntocmete planuri prin care se pun n concordan activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat astfel nct riscurile de a nu realiza obiectivele s fie minime. Cerine generale Planificarea este una din funciile eseniale ale managementului. Planificarea se refer la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Avnd n vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare. Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului. Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaz n funcie de diveri factori, precum: mrimea entitii publice, structura decizional a acesteia, necesitatea aprobrii formale a unor activiti etc. Dup orizontul de timp la care se refer, n general, se elaboreaz: planuri anuale i multianuale. Specific planificrii multianuale este stabilirea unei succesiuni de msuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legile bugetare anuale; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie publia din Ordonana Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice si a contractelor de concesiune a serviciilor, cu modificrile i completrile ulterioare; Controlul este un mecanism necesar n raport cu planificarea, n sensul existenei unui set clar de instrumente de msurare care sa poat indica, pe de o parte, care este progresul n realizarea obiectivelor i, pe de alta parte, aciunile corective, atunci cnd este necesar.

17

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 9 COORDONAREA Descrierea standardului Pentru atingerea obiectivelor, deciziile i aciunile componentelor structurale ale ______ trebuie coordonate, n scopul asigurrii convergentei i coerentei acestora. Cerine generale Managementul asigur coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor structurale ale ______ . Coordonarea influeneaz decisiv rezultatele interaciunii dintre salariai n cadrul raporturilor profesionale. Salariaii trebuie sa in cont de consecinele deciziilor lor i ale aciunilor lor asupra ntregii entitatea publice. Coordonarea eficient presupune consultri prealabile, att n cadrul structurilor unei entiti publice, ct i ntre structurile respective. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 82/1991 a contabilitii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Conform prevederilor art.4 alin.(1) din O.G. 119/1999 "Conductorii entitii publice trebuie s asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea i perfecionarea structurilor organizatorice, reglementrilor metodologice, procedurilor i criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinele generale i specifice de control intern".

18

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANELOR Descrierea standardului Casa Corpului Didactic Brasov asigur, pentru fiecare politic i activitate, monitorizarea performantelor, utiliznd indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la economicitate, eficien i eficacitate. Cerine generale Managementul trebuie s primeasc sistematic raportri asupra desfurrii activitii ______ Managementul evalueaz performanele, constatnd eventualele abateri de la obiective, n scopul lurii msurilor corective ce se impun. Sistemul de monitorizare a performanei este influenat de mrimea i natura entitii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a indicatorilor, de modul de acces al salariailor la informaii. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni. Monitorizarea performanelor supraveghere i urmrire de ctre aparatul de conducere al entitii publice, prin intermediul unor indicatori relevani, a performatelor activitii aflate n coordonare.

19

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 11 MANAGEMENTUL RISCULUI Descrierea standardului ______ analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, riscurile legate de desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri corespunztoare, n direcia limitrii posibilelor consecine ale acestor riscuri, i numete salariaii responsabili n aplicarea planurilor respective. Cerine generale Orice aciune sau inaciune prezint un risc de nerealizare a obiectivelor; Riscurile sunt acceptabile, dac msurile care vizeaz evitarea acestora nu se justifica n plan financiar; Riscurile semnificative apar i se dezvolt n special ca urmare a: - managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publica i mediile n care aceasta acioneaz; - unor sisteme de conducere centralizate excesiv; Un sistem de control intern eficient presupune implementarea n ______ a managementului riscurilor; Managerul are obligaia crerii i meninerii unui sistem de control intern sntos, n principal, prin: - identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea i eficienta operaiunilor, respectarea regulilor i regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare i de management intern i extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea fraudelor; - definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri; - evaluarea probabilitii ca riscul sa se materializeze i a mrimii impactului acestuia; - monitorizarea i evaluarea riscurilor i a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor; - verificarea raportrii execuiei bugetului, inclusiv a celui pe programe. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Alte acte normative. Managementul riscului - metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al riscului, ce permite meninerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea public, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gam larg de activiti riguros definite i organizate, plecnd de la condiiile de existen i obiectivele fundamentale ale entitii publice, precum i analiza factorilor de risc ntr-o concepie de funcionare optim i eficient. 20

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 12 INFORMAREA Descrierea standardului ______ stabilete tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct managerii i salariaii, prin primirea i transmiterea informaiilor, s-i poat ndeplini sarcinile. Cerine generale Informaia este indispensabil unui management sntos, unei monitorizri eficace, identificrii situaiilor de risc n faze anterioare ale manifestrii acestora. Cultura entitii publice (______ ) are o inciden major asupra cantitii, naturii i fiabilitii informaiilor, ca i n ceea ce privete lrgirea gamei acestora n domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitilor i obligaiilor de raportare, obiectivelor entitii publice, planurilor etc. Cultura entitii publice - forma de cultur organizaional, ce reprezint armonizarea valorilor individuale. n vederea orientrii lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitii publice. Cultura reflect atitudinea pe care o are entitatea public fa de schimbare. ntr-o entitate public cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise i prin standarde de etic social i de comportare. Acestea sunt relativ stabile n timp. n entitile publice exist, n general, o cultur de tip normativ, n care accentul se pune pe urmrirea corect a procedurilor, care sunt mai importante dect rezultatele. De asemenea, n acest tip de cultur organizaional, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate. Informaia trebuie sa fie corect, credibil, clar, complet, oportun, util, uor de neles i receptat. Managerul i salariaii trebuie s primeasc i s transmit informaiile necesare pentru ndeplinirea sarcinilor. Informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n toate sensurile, inclusiv n i din exterior. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legile bugetare anuale; Bugetul aprobat al fiecrei instituii publice; Analize periodice asupra execuiei bugetare; 21

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Analize periodice asupra documentelor a cror viz a fost refuzat de controlul financiar preventiv, precum i asupra operaiunilor efectuate pe propria rspundere a ordonatorului de credite; Ordine/decizii ale conductorului ______ . Standardul 13 COMUNICAREA Descrierea standardului ______ trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern i extern, care s asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung complete i la timp la utilizatori. Cerine generale Managerul asigur funcionarea unui sistem eficient de comunicare. Prin componentele sale, sistemul de comunicare servete scopurilor utilizatorilor. Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil i rapid, att n interiorul ______ , ct i ntre aceasta i mediul extern. Procesul de comunicare trebuie s fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, n ceea ce privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n materie de comunicare. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public; Adresa pe Internet a ______ ; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 82/1991 a contabilitii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrii Guvernului nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul, cu modificrile i completrile ulterioare.

22

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 14 CORESPONDENA I ARHIVAREA Descrierea standardului ______ organizeaz primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea corespondenei astfel nct sistemul s fie accesibil managerului, angajailor i terilor interesai cu abilitare n domeniu. Cerine generale Corespondena trebuie s fie purttoarea unor informaii utile n interiorul i n exteriorul entitii publice. Corespondena utilizeaz purttori diferii ai informaiei (hrtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) i se realizeaz prin mijloace diferite (curierul, pota, pota electronic, fax etc.). Ponderea n care ______ utilizeaz unul sau altul dintre purttori i apeleaz la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenei este determinat de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare intern i/sau al terilor, nivelul de pregtire al salariailor, urgena, distana, costul, sigurana, restriciile din reglementri etc. n funcie de tipul de purttor i mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondena, operaiunile de intrare, ieire, nregistrare i stocare trebuie adaptate corespunztor, pe baza unor planuri elaborate n acest sens, astfel nct, pentru fiecare caz, s poat fi reflectate cerinele majore privind: asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenei; confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenei; stocarea (arhivarea) corespondenei; accesul la corespondena realizat. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic; Hotrrea Guvernului nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice i metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1998, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor i/sau deintorilor de documente, persoane juridice, care s-au desfiinat; 23

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, cu modificrile i completrile ulterioare;

Standardul 15 IPOTEZE, REEVALURI Descrierea standardului Fixarea obiectivelor ia n considerare ipoteze acceptate contient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformrii mediului, impune reevaluarea obiectivelor. Cerine generale Ipotezele se formuleaz n legtur cu obiectivele ce urmeaz a fi realizate i stau la baza fixrii acestora. Salariaii implicai n realizarea unui obiectiv trebuie sa fie contieni de ipotezele formulate i acceptate n legtur cu obiectivul n cauz. Ipotezele de care salariaii nu sunt contieni reprezint un obstacol n capacitatea de adaptare. Reevalurile nevoilor de informare sunt concretizate n schimbri n ceea ce privete informaiile necesar a fi colectate, n modul de colectare, n coninutul rapoartelor sau sistemelor de informaii conexe i trebuie efectuate dac se modific ipotezele ce au stat la baza obiectivelor. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Legile bugetare anuale;

24

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 16 SEMNALAREA NEREGULARITILOR Descrierea standardului Salariaii, deosebit de comunicrile pe care le realizeaz n legtur cu atingerea obiectivelor fa de care sunt responsabili, au i posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, s semnaleze neregulariti, fr ca astfel de semnalri s atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu fa de salariatul care se conformeaz unor astfel de proceduri. Cerine generale Managerii trebuie s stabileasc i s comunice salariailor procedurile corespunztoare, aplicabile n cazul semnalrii unor neregulariti; Managerii au obligaia s ntreprind cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor semnalate i, dac este cazul, s ia msurile ce se impun; Salariaii care semnaleaz, conform procedurilor, neregulariti, de care, direct sau indirect, au cunotin, vor fi protejai mpotriva oricror discriminri; Semnalarea neregularitilor trebuie s aib un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaiune; Managerul trebuie s promoveze respectul fa de lege i spiritul de ncredere. Referine generale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: LegLegea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999, privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 672/2002 privind, auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar 25

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul M.F.P. nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare. Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, n contextul aplicrii valorilor culturii ncrederii i al asigurrii unul mediu de moralitate n cadrul entitii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfaa cu delaiunea. Pentru ca acest risc s fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe nelegerea faptului c, n cadrul entitii publice, toi salariaii exercit diverse nivele de management i c au, n mod esenial, aceleai obiective: - de a realiza servicii publice de bun calitate, cu costuri minime; - de a-i pstra locurile de munc. ntr-un astfel de mediu se creeaz anticorpii necesari reechilibrrii sistemului, n cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entitii publice. Dac nu se creeaz astfel de anticorpi, managementul trebuie s asigure descoperirea i nlturarea neregularitilor, prin dialog liber cu membrii entitii publice. Angajailor le revine sarcina ca, n cazul identificrii unor dovezi n ceea ce privete existena unor posibile fraude, corupie sau orice alt activitate ce poate afecta n sens negativ interesele majore ale entitii publice, care depesc nivelul de competen al managementului propriu, sau n cazul n care sunt implicate nivele ale acestuia, s aduc respectivele dovezi la cunotin organelor abilitate ale statului. n nici un caz un salariat care descoper dovezi de acest gen i acioneaz pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie sancionat, i nici recompensat. Aciunea sa trebuie privit ca exercitarea unei ndatoriri profesionale. Realizarea n practica a acestui standard se face i cu ajutorul fiei postului.

26

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 17 PROCEDURI Descrierea standardului Pentru activitile din cadrul ______ i, n special, pentru operaiunile economice, se elaboreaz proceduri scrise, care se comunic tuturor salariailor implicai. Cerine generale ______ trebuie s se asigure c, pentru orice aciune i/sau eveniment semnificativ, exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n documente. Documentaia trebuie s fie complet, precis i s corespund structurilor i politicilor entitii publice. Documentaia cuprinde, politici administrative, manuale, instruciuni operaionale, check-list-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor. Documentaia trebuie sa fie actualizat, util, precis, uor de examinat, disponibil i accesibila managerului, salariailor, precum i terilor, dac este cazul. Documentaia asigur continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal. Lipsa documentaiei, caracterul incomplet sau/i neactualizarea acesteia constituie riscuri n realizarea obiectivelor. ntocmirea i urmrirea executrii graficului de circulaie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea public. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare 27

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor entitilor publice, precum i organizarea, evidenta i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare. Exist dou accepiuni cu privire la proceduri: - aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizri i instruciuni, elaborate de ctre entitatea public pentru organizarea aplicrii unor reglementri de rang superior, aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern; - aceea a metodelor de lucru i a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard specifice pentru fiecare entitate public, referitoare la activitile acesteia. Aceste proceduri trebuie sa fie: scrise, respectiv formalizate (cunotinele individuale i colective trebuie stocate i puse n ordinea care corespunde scopurilor entitii publice); simple i specifice (procedurile scrise se constituie n instrument de lucru, pentru ca executanii s cunoasc normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al ______ ); actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor n materie; aduse la cunotina executanilor.

28

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 18 SEPARAREA ATRIBUIILOR Descrierea standardului Elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de persoane independente una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare trebuie s fie separate. Cerine generale Separarea atribuiilor i a responsabilitilor este una dintre modalitile prin care se reduce riscul de eroare, fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea detecta aceste probleme. Prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nici o persoana sau compartiment s nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment. Separarea atribuiilor i responsabilitilor ntre mai multe persoane creeaz premisele unui echilibru eficace al puterilor. Managerii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor, trebuie sa fie contieni de riscuri i sa compenseze aceasta limitare prin alte msuri. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Conform prevederilor art. 11 din O.G. 119/1999 "Persoana care exercit controlul financiar preventiv propriu nu trebuie s fie implicat, prin sarcinile de serviciu, n efectuarea operaiunii supuse controlului financiar preventiv propriu". Ordinul M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare; 29

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Ordinul M.F.P. nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea si plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare.

Standardul 19 SUPRAVEGHEREA Descrierea standardului ______ asigur msuri de supraveghere adecvate a operaiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, n scopul realizrii n mod eficace a acestora. Cerine generale Managerul trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv i continuu. Controalele de supraveghere implic revizuiri n ceea ce privete munca depus de salariai, rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care confirm respectarea procedurilor. Managerul verific i aprob munca salariailor, d instruciunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaia i pentru a veghea asupra nelegerii i aplicrii instruciunilor. Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care: fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen atribuite; se evalueaz sistematic munca fiecrui salariat; se aprob rezultatele muncii obinute n diverse etape ale realizrii operaiunii. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat; Regulamentul de organizare si funcionare ROI Managementul entitilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuiile ce i revin pe linia supravegherii curente a activitii, condiie de exercitare a acesteia i rspunderile i, de asemenea, s iniieze, s aplice i s dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile i eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual i controlul ierarhic al salariailor. 30

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 20 GESTIONAREA ABATERILOR Descrierea standardului ______ se asigur c, pentru toate situaiile n care, datorit unor circumstane deosebite, apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor. Cerine generale n derularea aciunilor pot aprea circumstane deosebite, care nu au putut fi anticipate i care induc abateri ce nu permit derularea tranzaciilor prin procedurile existente; Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate i justificate, n vederea prezentrii spre aprobare; Este necesar analiza periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate aciunile, n vederea desprinderii unor concluzii de buna practic pentru viitor, ce urmeaz a fi formalizate. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Alte acte normative.

31

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 21 CONTINUITATEA ACTIVITII Descrierea standardului ______ asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate planurile, cu deosebire n cel economico-financiar. Cerine generale ______ este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia afecteaz atingerea obiectivelor propuse. Situaii diferite, care afecteaz continuitatea activitii: mobilitatea salariailor; defeciuni ale echipamentelor din dotare; disfuncionalitatea produse de unii prestatori de servicii; schimbri de proceduri etc. Pentru fiecare din situaiile care apar, ______ trebuie sa acioneze n vederea asigurrii continuitii, prin diverse msuri, de exemplu: angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din alte considerente; delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.); contracte de service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare; contracte de achiziii pentru nlocuirea unor echipamente din dotare. Existenta inventarului situaiilor care pot conduce la discontinuitatea n activitate i a msurilor care sa previn apariia lor. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; Ordonana de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele msuri n domeniul funciei publice; Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificrile i completrile ulterioare; 32

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 22 STRATEGII DE CONTROL Descrierea standardului ______ construiete politici adecvate strategiilor de control i programelor concepute pentru atingerea obiectivelor i meninerea n echilibru a acestor strategii. Cerine generale Exist un raport de interdependen ntre strategiile, politicile i programele elaborate pentru atingerea obiectivelor i strategiile de control. Fr o strategie de control adecvat, crete riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica i programele entitii publice i, deci, al nerealizrii obiectivelor la nivelul exigenelor preconizate. Strategiile de control sunt cu att mai complexe i mai laborioase cu ct fundamentarea i realizarea obiectivelor entitii publice sunt mai complexe i mai dificile. Strategiile de control se supun conceptului de strategie, n general, acestea necesitnd studii, n vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregtirii personalului de control, a mbuntirii metodelor i procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.. Strategiile de control se refer i la tipurile de control aplicabile situaiei. n paleta larg a modalitilor de control i a criteriilor de clasificare a acestora, se afl: activiti de control: observaia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.; clasificarea controlului n funcie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj); clasificarea controlului n funcie de scopul urmrit: control de conformitate; control de perfecionare; control de adaptare etc.; clasificarea controlului n funcie de apartenena organelor de control: control propriu; control exterior; clasificarea controlului n funcie de executani: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate; 33

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

clasificarea controlului n funcie de modul de execuie: control direct; control indirect; control ncruciat; clasificarea controlului n funcie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic; clasificarea controlului n funcie de interesul entitii: control pentru sine; control pentru alii; clasificarea controlului n funcie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat; clasificarea controlului n funcie de momentul efecturii acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;

Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; Strategia dezvoltrii controlului financiar public intern n Romnia; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare.

34

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 23 ACCESUL LA RESURSE Descrierea standardului Managerul stabilete, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare i informaionale ale ______ i numete persoanele responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor resurse. Cerine generale Restrngerea accesului, la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora; Severitatea restriciei depinde de vulnerabilitatea tipului de resurs i de riscul pierderilor poteniale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitii bunurilor i valorilor se au n vedere costul, riscul potenial de pierdere sau utilizare inadecvat; ntre resurse i sumele nregistrate n evidene se fac comparaii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor i valorilor determin frecvena acestor verificri; Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 82/1991 a contabilitii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica i regimul juridic al acesteia, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub forma donaiilor i sponsorizrilor de ctre entitile publice; 35

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Legile bugetare anuale; Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fr plata i de valorificare a bunurilor aparinnd entitilor publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtura cu gestionarea bunurilor, cu modificrile i completrile ulterioare; Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas; Standardul 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI Descrierea standardului ______ instituie o funcie de evaluare a controlului intern i elaboreaz politici, planuri i programe de derulare a acestor aciuni. Cerine generale Managerul trebuie s asigure verificarea i evaluarea n mod continuu a funcionarii sistemului de control intern i a elementelor sale. Disfuncionalitile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin msuri corective. Verificarea operaiunilor garanteaz contribuia controalelor interne la realizarea obiectivelor. Evaluarea eficacitii controlului se poate referi, n funcie de cerine specifice i/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitii publice, fie la unele dintre acestea, opiune care revine managerului. Managerul stabilete modul de realizare a evalurii eficacitii controlului. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentul de organizare i funcionare

36

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

Standardul 25 AUDITUL INTERN Descrierea standardului ______ are acces la o capacitate de audit, care are n structura sa auditori competeni, a cror activitate se desfoar, de regul, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului. respectiv Serviciul de Audit Public Intern, din cadrul ordonatorului secundar de credite Inspectoratul Scolar Judetean Brasov. Cerine generale Auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern al entitii publice. Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora. Managerul dispune msurile necesare, avnd n vedere recomandrile din rapoartele de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare. Referine principale Reglementrile legale care fac referire la modalitile de implementare ale standardului sunt urmtoarele: Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor entitilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i 37

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

legale, cu modificrile i completrile ulterioare; ntocmit, Ec. ______________________

38