1.

Metode de planificare, organizarea i controlul activitilor i resurselor

1.2.1 Consideraii generale Metodele i tehnicile utilizate cel mai frecvent n managementul prin proiecte, sunt cele de tip A.D.C. (Analiz Drumului Critic). Acestea focalizeaz atenia managerilor asupra riscurilor posibile pe parcursul evoluiei proiectelor. Proiectul implic finalizarea unor activiti care consum timp i resurse, fiind interconectate logic ntre ele prin intermediul evenimentelor. Fiecrei activiti i corespunde un eveniment de start i unul de final. Activitile care nu pot fi startate dect dup apariia unui eveniment, vor fi pecedate de activiti care trebuie finalizate n acel eveniment. Dependenele tehnologice dintre activiti sunt date de anumite constrngeri tehnologice, financiare, materiale i/sau de personal. Reprezentarea grafic care fotografiaz ansamblul de activiti al unui proiect, precum i dependenele dintre acestea, se numete reea sau graf (Fig.1.3.) 1.2.2 Terminologia metodei Drumului Critic Fiecare cerc (nod) al reelei reprezint cte un eveniment al proiectului, n termeni de start sau de final al uneia sau mai multor activiti.

Fiecare arc orientat, care are originea ntr-un eveniment (start) i destinaia ntr-un alt eveniment (final), reprezint cte o activitate a proiectului.

Evenimentul de start al unei activiti (eveniment precedent) este notat n mod generic cu litera i, iar evenimentul final al unei activiti (eveniment succesor) este notat n mod generic cu litera j, referirea generic a unei activiti fcndu-se cu ajutorul indicilor celor dou noduri ntre care este cuprins arcul corespunztor activitii aij. Reelele de tip sADC sunt adesea numite diagrameij [Loc-96]

1.2.3 Prezentarea Metodei Drumului Critic (C.P.M.) Se efectueaz analiza structural a proiectului i pe baza ei se ntocmete o list a activitilor lui cu duratele de timp aferente i dependenele dintre ele, impuse de procesul tehnologic.

O activitate nu poate fi startat pn ce nu au fost finalizate toate activitile, al cror eveniment final corespunde cu evenimentul de start al acesteia.

Se traseaz reeaua.

Ordinea reprezentrii activitilor n reea, trebuie s respecte ntr-u totul ordinea i dependenele impuse de procesul tehnologic.

Nodurile (evenimentele) reelei sunt numerotate, iar deasupra arcelor (activitilor) se nscrie denumirea activitilor i/sau duratele de timp ale acastora.

Evenimentul corespunztor startrii primei (primelor) activiti din reea, se numete eveniment iniial al proiectului, iar evenimentul corespunztor finalizrii ultimei (ultimelor) activiti din reea, se numete eveniment final al proiectului.

Restricii Un proiect nu poate avea dect un singur eveniment iniial i un singur eveniment final.

Nu se admit bucle (evenimentul de start = evenimentul final pentru o activitate).

Nu se accept conexiuni de genul celor din fig. 1.1.a. i fig 1.2.a., ele fiind eliminate cu ajutorul activitilor fictive, trasate cu linie punctat i avnd durata 0, conform fig.1.1.b i respectiv fig.1.2.b.

A i 2 B 5 A B j 2 i A 3

B 5

C 1

Fig.1.1.a Restricie de tip 3 bucl

D 4

Fig.1.1.b Eliminarea restriciei de tip bucl

C D 1 4 6

Fig. 1.2.a Restricie de tip stea

Fig. 1.2.b Eliminarea restriciei de tip stea

1.2.3.1 Calcularea termenelor evenimentelor Fiecrui eveniment (nod) i se asociaz doi termeni:
Termenul minim al evenimentului i (cel mai timpuriu moment cnd poate s aib loc respectivul eveniment; TE Erliest Time)

TEi=max {L(D0j)}; (1.1) unde: - D0j reprezint unul din traseele posibile de la evenimentul 0 la evenimentul i; - L(Doj) reprezint lungimea traseului D0j. Termenul maxim al evenimentului i ( cel mai ntrziat moment cnd poate s aib loc respectivul eveniment; TL Latest Time)

TLi=TEn - max {L(Di,n)}= min{TEn - L(Di,n)}; (1.2) unde: - TEn reprezint termenul minim al evenimntului final al proiectului; - Di,n reprezint unul din traseele posibile de la evenimentul i la evenimentul final n al proiectului. n dreptul fiecrui eveniment al reelei se configureaz cte dou csue suprapuse, n care se vor introduce valorile termenelor evenimentelor calculate pe baza procedurii metodei . Paii de calcul a termenelor evenimentelor 1) n primul pas numit i Pasul nainte (Forward Step), se calculeaz termenii minimi ai evenimentelor (dinspre evenimentul iniial 0, spre evenimentul final n). Valorile rezultate, se trec n csua superioar din dreptul fiecrui nod al reelei. 2) n cel de-al doilea pas numit i Pasul napoi ( Backward Step), se calculeaz termenii maximi ai evenimentelor (dinspre evenimentul final n, spre evenimentul iniial 0). Valorile rezultate, se trec n csua inferioar din dreptul fiecrui nod al reelei. Evenimentele, al cror termeni minim i maxim sunt egali (TEi=TLi), se numesc evenimente critice. Aceste evenimente nu pot fi ntrziate, deoarece nu au rezerv de timp. Evenimentele, al cror termene minim i maxim sunt diferite (TEiTLi), se numesc evenimente necritice, ele putnd fi amnate cu o ntrziere maxim egal cu rezerva evenimentului, Ri=TLi- TEi. Traseul activitilor ce pornesc din evenimentul 0 i parcurg evenimentele critice n ordinea numeric a acestora, pn la evenimentul n, reprezint drumul critic al proiectului (drumul cu durata maxim). Exemplu de calcul: n urma analizei structurale a unui proiect, a rezultat urmtoarea list a activitilor, avnd dependenele impuse de procesul tehnologic (Tabelul 1.1). Tabelul 1.1 Activitatea Activitate direct Durata, n zile precedent A 7 B 5 C A 9 D B 4 E A,D 7 F C 2 G C 6 H C 3

I J K L

E,F G G H,J

7 2 9 4

Pe baza listei activitilor din Tabelul 1.1, a fost trasat reeaua din Fig. 1.3. 1) Termenele minime ale evenimentelor (Forward Step) TE0=0 TE1=max{(0+7)}=7 TE2=max{(0+5)}=5 TE3=max{(7+0),(5+4}=9 TE4=max{(7+9)}=16 TE5=max{(9+7),(16+2)}=18 TE6=max{(16+6)}=22 TE7=max{(22+2),(16+3)}=24 TE8=max{(18+7),(22+9),(24+4)}=31 2) Termenele maxime ale evenimentelor ( Backward Step) TL8=31=TE8 TL7= min{(31-4)}=27 TL6= min{(31-9),(27-2)}=22 TL5= min{(31-7)}=24 TL4= min{(24-2),(27-3),(22-6)}=16 TL3= min{(24-7)}=17 TL2= min{(17-4)}=13 TL1= min{(16-9),(17-0)}=7 TL0= min{(7-7),(13-5)}=0=TE0
22 22 7 7 0 0 A( 7) 16 16

6 G( 46)
H( 3) F(2 ) J(2 )

K(9) 31 L( 4) I(7 ) 31

C( 9)

7
24 27

0
B(5) D(4)

2
5 13

3
9 17

E(7)

5
18 24

Fig. 1.3 Reeaua ataat proiectului

Ealonarea calendaristic a activitilor proiectului este reprezentat n diagrama GANTT din Tabelul 1.2 Tabelul 1.2 Diagrama GANTT ataat proiectului

1.2.3.2 Calculul termenelor i rezervelor de timp ale activitilor a) Teoretic, fiecrei activiti aij, avnd durata de timp dij, i se asociaz patru termene:

Termenul minim de start,

TSmin(i,j)=TEi, (1.3) unde: - TEi este cel mai timpuriu moment (Earliest Time) cnd poate s aib loc evenimentul i;

Termenul minim de finalizare, Tfmin(i,j)=TSmin(i,j) + dij (1.4)

Termenul maxim de finalizare, Tfmax(i,j)=TLj , (1.5)

unde:

- TLj este cel mai ntrziat moment (Latest Time) cnd poate s aib loc evenimentul j;

Termenul maxim de start, Tsmax(i,j)=Tfmax(i,j) - dij (1.6)

Dac o activitate este startat, respectnd termenul minim de start TSmin(i,j), aceasta evolueaz conform programului minorant (fig.1.4). Dac o activitate este startat, respectnd termenul maxim de start TSmax(i,j), aceasta evolueaz conform programului majorant (fig.1.4). b) De asemenea, fiecrei activiti aij, avnd durata de timp dij, i se asociaz patru rezerve de timp.

Rezerva total (RT), RT(i,j)=TLj - (TEi + dij) , (1.7) (1.8)

sau, RT(i,j)=Tfmax(ij) Tfmin(ij)

Rezerva liber (RL), RL= RT(i,j) (TLj TEj) , (1.9) (1.10)

sau, RL= TEj (TEi + dij).

Rezerva total i Rezerva liber sunt rezervele asociate activitii, n cazul evoluiei acesteia conform programului minorant.

Rezerva intermediar (Ri), Ri(ij) =TLj (TLi + dij) (1.11)

Rezerva sigur (RS),

RS(ij) = max { TEj (TLi + dij), 0 } (1.12) Rezerva intermediar i Rezerva sigur sunt rezervele asociate activitii, n cazul evoluiei acesteia conform programului majorant. Interpretarea celor patru rezerve asociate unei activiti n managementul prin proiecte

Rezerva total RT, reprezint intervalul maxim de timp cu care poate fi ntrziat o activitate aij, startat conform programului minorant, astfel nct durata total a proiectului s nu fie depit. Rezerva liber RL, reprezint intervalul maxim de timp cu care poate fi ntrziat o activitate aij, startat conform programului minorant, astfel nct durata total a proiectului s nu fie depit i nici rezervele de timp ale activitilor succesoare, s nu fie depite (rezerva de timp a evenimentului j s nu fie depit). Rezerva intermediar RI, - reprezint intervalul maxim de timp cu care poate fi ntrziat o activitate aij, startat conform programului majorant, astfel nct durata total a proiectului s nu fie depit i nici rezervele de timp ale activitilor predecesoare s nu se anuleze. Rezerva sigur RS, - reprezint intervalul maxim de timp cu care poate fi ntrziat o activitate aij, startat conform programului minorant, astfel nct durata total a proiectului s nu fie depit i nici rezervele de timp ale activitilor predecesoare i/sau succesoare, s nu fie afectate. Dac pentru o activitate aij RT = 0 RL = RI = RS = 0, atunci activitatea este critic; iar dac, RT 0, atunci activitatea este necritic.

TEi

ev. i

ev. j TLi TEj TLj

T aij dij aij dij RS RT RL RI

Program majorant Program minorant

Fig. 1.4 Rezervele de timp

1.3 Planificarea resurselor

Planificarea resurselor reprezint o problem complex, care poate fi abordat din mai multe puncte de vedere. Iniial, planificarea activitilor se realizeaz innd cont doar de analiza parametrului de timp i de dependenele dintre activiti impuse de procesul tehnologic. Pentru ca activitile s poat fi realizate conform planificatorului, sunt necesare resurse umane, de echipament, resurse financiare, sau de alt gen (spaii de producie special amenajate, etc.).
Necesarul resurselor pentru realizarea unui program, nu este ntotdeauna similar cu disponibilul acestora din cadrul firmei / echipei. De obicei, disponibilul este mai mic, fapt ce impune o alocare i programare foarte atent a resurselor.

2 6 2;3 2 0 0 1 B 3;2 3;3 3 3 3

Fig. 1.6 Reeaua proiectului

7 8 C 4 F 4;2 D 4;4 G 5 6 6 i j 2;2 6 10 10

2;2 A

tij; rij tij durata activitii rij intensitatea resursei

Fig. 1.7 Dependena ntre dou evenimente ale proiectului

De asemenea, conform planificatorului iniial, necesarul zilnic poate oscila de la o perioad la alta sau chiar de la o zi la alta, putnd aprea situaii total ineficiente din punct de vedere al consumului de resurse. n acest caz se impune o nivelare a resurselor alocate pentru eliminarea variantelor nedorite, astfel nct, utilizarea lor s fie optim i eficient. Una din metodele clasice de analiz a resurselor necesare unui proiect n funcie de disponibil, este cea prin intermediul diagramelor. Aceasta ofer o vizualizare comparativ (Fig.1.8.) a profilului necesarului zilnic pentru o anumit resurs asociat proiectului, fa de profilul disponibilului zilnic din firma respectiv.

Exemplu de analiz, a resurselor necesare unui proiect n funcie de disponibil, prin intermediul diagramelor: Fie proiectul reprezentat n reeaua din Fig.1.6, avnd necesarul unui anumit tip de resurs, nscris deasupra fiecrui arc al activitilor. Intensitatea resursei necesare fiecrei activiti, este precedat de durata activitii, (Fig.1.7)
Tabelul 1.6

Tabelul 1.6 ilustreaz diagrama Gantt a proiectului reprezentat prin intermediul reelei din Fig 1.6. Tabelul 1.7 ilustreaz numeric necesarul zilnic/activitate i necesarul zilnic cumulat al proiectului, ntr-o reprezentare calendaristic (diagram Gantt). Reprezentarea grafic a necesarului zilnic/activitate i cel cumulat, a fost realizat n Fig. 1.8. Conturul a,b,c,d,e,f,g,h,i,j,k,l reprezint profilul necesarului unui tip de resurs pentru proiect, pornind de la evenimentul iniial pn la evenimentul final. Considernd c disponibilul acestui tip de resurs este 6 (linia punctat), se impune o nivelare a alocrii resursei, n cazul n care este permis acest lucru, sau o reprogramare a activitilor. Prin nivelarea resurselor, se caut o soluie de reprogramare a activitilor necritice n cadrul rezervelor de timp, astfel nct, durata total a proiectului s nu fie afectat (drumul critic rmne acelai), iar oscilaiile resurselor s se reduc pn la obinerea unui profil optim.

Tabelul 1.7

Tabelul 1.8

n urma analizrii soluiilor posibile de nivelare, s-a decis s se ntrzie activitatea D cu 1 zi i activitatea F cu 1 zi. Rezultatul acestei nivelri este ilustrat numeric n Tabelul 1.8.