CAP. III CREAREA UNEI BAZE DE DATE 3.

2 INTRODUCERE N ACCESS 2007

Access este un sistem de gestionare a bazelor de date relaionale. Cnd creai sau deschidei o baz de date Access 2007, vedei: Panglica, Bara de instrumente pentru acces rapid, Butonul Microsoft Office, Panoul de navigare (Figura 3.1). Panoul de navigare ( ) afieaz, prin clic pe , ce se afl n baza de date pe care o utilizai: tabele, formulare, rapoarte, interogri etc. Panglica ( ) este centrul de comand pentru lucrul n Access 2007. Ea face ca lucrul s fie mai eficient. Panglica este organizat n jurul activitilor obinuite. Fiecare fil a Panglicii conine comenzi pentru respectiva activitate, adunate n grupuri logice. n Figura 3.1 vedei grupul Tables (Tabele) i grupul Forms (Formulare) n fila Create (Creare). Comenzile sunt uor de gsit i de utilizat.

Figura 3.1 Bara cu instrumente de baz pentru acces rapid ( ) conine nite comenzi. O putei completa dup cum avei nevoie punnd comenzile preferate, astfel: - facei clic cu butonul din dreapta pe orice comand sau pe butonul sgeat ce este dup ultima comand; - alegei comanda care v intereseaz. n oricare fil v aflai, aceste comenzi rmn disponibile. n Figura 3.2 se poate vedea bara de instrumente de baz pentru acces rapid i o bar cu instrumente pentru acces rapid personalizat. 43

a).

Figura 3.2

b).

Office Button ( - Butonul Microsoft Office) , din partea stng-sus, l folosii pentru gestionarea lucrului. Facei clic pe el i vei vedea (Figura 3.3): un meniu de comenzi de baz (New, Open, ) pentru lucrul cu fiiere; o list a celor mai recente documente; - butonul Access Options (Opiuni Access), pe care facei clic pentru a vizualiza i selecta diferite setri ale programelor.

Figura 3.3 Cnd pornii Access pentru prima dat sau dac nchidei o baz de date fr a nchide Access, se afieaz pagina Getting Started with Microsoft Office Access (Introducere n Microsoft Office Access), din Figura 3.4. Acesta este punctul de pornire din care se poate 44

crea o baz de date nou, se poate deschide o baz de date existent sau se poate vizualiza coninut din Microsoft Office Online.

Figura 3.4

3.3 CREAREA UNEI BAZE DE DATE

3.3.2 CREAREA UNEI BAZE DE DATE FR UTILIZAREA UNUI ABLON Crearea unei baze de date necompletate 1. n pagina Getting Started with Microsoft Office Access (Figura 3.4), sub New Blank Database (Baz de date necompletat nou), facei clic pe Blank Database (Baz de date necompletat). 2. n panoul Blank Database, din Figura 3.5, tastai un nume de fiier n caseta File Name.

45

Figura 3.5 Dac nu furnizai o extensie de nume de fiier, Acces o adaug pentru dvs. Pentru a modifica locaia implicit a fiierului, facei clic pe (Rsfoii la o locaie unde s fie plasat baza de date) (lng caseta File Name), navigai la locaia nou, apoi facei clic pe OK. 3. Facei clic pe Create. Access creeaz o baz de date cu un tabel necompletat, denumit Table1, apoi deschide Table1 n Datasheet View (vizualizarea Foaie de date). Indicatorul este plasat n primacelul goal din coloana Add New Field (Adugare cmp nou).

Figura 3.6 46

4. ncepei s tastai pentru a introduce date sau lipii datele dintr-o alt surs. Structura tabelului se creeaz n timp ce introducei informaiile. De fiecare dat cnd adugai o nou coloan la tabel, se definete un cmp nou. Access seteaz automat tipul de date pentru fiecare cmp, bazat pe datele introduse. Dac nu dorii s introducei informaii n Table1 acum, facei clic pe Close (nchidere) . Dac ai efectuat modificri n acest tabel, facei clic pe Yes pentru a salva modificrile, pe No pentru a renuna la salvare sau pe Cancel (Revocare) pentru a lsa tabelul deschis. Dac nchidei Table1 fr a-l salva cel puin o dat, Access terge ntregul tabelul, chiar dac ai introdus date n acesta.

3.4 SALVAREA BAZEI DE DATE

Access 2007 utilizeaz un format de fiier nou avnd extensie de fiier nou (.accdb), ce are urmtoarele avantaje: - face mai sigure bazele de date Access 2007; - face mai compacte bazele de date Access 2007; - recuperarea mbuntit a datelor dac fiierele se deterioreaz. Fiierele de tip vechi (.mdb) funcioneaz cu noua versiune de Access. Pentru salvarea bazei de date n Access 2007, dai clic pe butonul Button Office, alegei Save As (Salvare ca), apoi din zona Save the database in another format, alegei Access 2007 Database (Baz de date Access 2007).

3.5 UPGRADE-UL BAZELOR DE DATE ANTERIOARE

Dac dorii s facei o copie a unei baze de date mai vechi n noul format de fiier, facei clic pe Office Button i utilizai comanda Open (Deschidere) pentru a deschide baza de date veche. Facei clic din nou pe Office Button i indicai spre Save As. Facei clic pe Access 2007 Database.

3.6 PARTAJAREA CU UN FORMAT MAI VECHI

Poate fi necesar s partajai o baz de date Access 2007 cu cineva care lucreaz cu o versiune anterioar de Access. Modalitatea de partajare este prin crearea unei copii ntr-un format de fiier mai vechi. Deschidei baza de date Access 2007, facei clic pe Office Button, indicai spre Save As, apoi facei clic pe opiunea potrivit.

3.7 PROTEJAREA UNEI BAZE DE DATE

3.7.1 DESCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE Deschiderea unei baze de date se poate face: exclusiv, numai pentru citire sau exclusiv numai pentru citire. Procedai astfel: - nchidei baza de date; - clic pe Office Button, apoi pe Open; - din fereastra Open, ce se deschide, selectai baza de date; - clic pe sgeata de la dreapta butonului Open, din cadrul aceleai ferestre; - clic pe una dintre opiuni (Figura 3.7 ). 47

Figura 3.7 n cazul n care utilizatorul a selectat Open Exclusive, se mpiedic accesul oricrui alt utilizator la BD atta timp ct acesta lucreaz. 3.7.2 PAROLAREA LA DESCHIDERE A BAZEI DE DATE Pentru criptare (parolare), procedai astfel: - deschidei baza de date prin clic pe Open Exclusive din lista derulant din dreptul butonului Open; - clic pe fila Database Tools, apoi pe Encrypt with Password din grupul Database Tools; - n fereastra de dialog Set Database Password (Figura 3.8) se trece parola dorit (Atenie: conteaz scrierea cu majuscule sau minuscule). Parola se trece att la Password ct i la Verify (confirmare).

Figura 3.8 Dac se nchide i se redeschide BD, Access va cere parola ntr-o caset de dialog. Pentru decriptare (revocarea parolei): - deschidei baza de date prin clic pe Open Exclusive din lista derulant din dreptul butonului Open; - n fereastra Password Required (Figura 3.9 ) se introduce parola; - clic pe fila Database Tools, apoi pe Decript Database din grupul Database Tools; - n fereastra Unset Database Password se introduce parola.

Figura 3.9 48