UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACAU FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE CONTABILITATE, AUDIT SI INFORMATICA DE GESTIUNE

Raport de audit pentru sistemu in!ormati" #inMentor a SC Mani a$ SRL %&roie"tarea sisteme or in!ormati"e%

Studenta' Bra"au Ade ina Lenuta Grupa ()*

1

SC Manilag SRL, a luat fiinta in septembrie 1995, profilul sau initatil de activitate fiind productia de paste fainoase. Piata initiala a desfacerilor s-a limitat la arealul oferit de Municipiul acau, dar volumul van!arilor a crescut rapid si sanatos, ca urmare a politicii managementului firmei, la acel moment fiind singura unitate producatoare de paste fainoase din oras. "ncepand cu anul #$$%, SC Manilag SRL, a inceput sa desfaca prin reteaua proprie de van!ari si marfuri produse de alte firme din tara sau din import pentru a spori eficienta acestei retele, in special in perioadele cand consumul de paste inregistrea!a scaderi se!oniere. S-a actionat de asemenea, pentru implementarea metodelor modern de prelucrare a informatiei. &ima dispune in pre!ent de o puternica retea de calculatoare instalate atat la sediul din acau, cat si la punctele de lucru din tara, de un program performant de evidenta contabila propus de catre o firma de specialitate, precum si o serie de programe necesare diverselor compartimente ale firmei 'productie, van!ari-mar(eting), reali!ate in regie proprie. &irma a optat pentru pac*etul de programe +inmentor datorita multiplelor avanta,e oferite de acesta, avanta,e ce vor fi anali!ate in cele ce urmea!a, datorita felului de evidenta contabila in ceea ce priveste in deosebi procesul de productie, si nu in ultimul rand datorita faptului ca acest tip de sistem informatic contabil nu este adresat e-clusiv celor initiati in domeniu. #inMentor' &re+entare $enera a si a,anta-e Pac*etul de programe +inMentor, reali!at in mediul de programare vi!uala .elp*i, a fost creat special pentru lucrul in retea si poate fi instalat pe calculatoare cu sistem de operare +indo/s0M10230#$$$04P si 5"S36.

Clientii +inMentor beneficia!a de certificate de licenta care atesta dreptul de utili!are a programelor ac*i!itionate. 7tili!atorului i se asigura instalarea, consultanta in vederea configurarii conform domeniului specific de activitate al firmei si instruirea unui operator la cumpararea programului. 3oate acestea sunt incluse in pretul de livrare.

6sistenta te*nica permanenta post-instalare, cu personal speciali!at, ofera certitudinea utili!arii pac*etului de programe la intreaga sa capacitate. Prote,area programului prin c*eie de protectie *ard asigura independenta totala, deoarece programele nu mai sunt legate prin protectie soft/are de sistemul de calcul. Compact-discul sau disc*etele de instalare pot fi folosite fara restrictie.
2

5ersiunea demonstrativa se instalea!a gratuit si este insotita de g*idul de utili!are in format electronic. 6ceasta varianta poate fi utili!ata nelimitat si foloseste ca date de intrare notele contabile. +inMentor este destinat utili!arii de catre firme cu profil de comert en-gros si en-detail,

productie industriala si agricola, constructii, audit financiar-contabil, alimentatie publica, servicii, etc. Pac*etul de programe este astfel conceput inc8t poate fi folosit si de catre persoane neinitiate 9n contabilitate, odata ce configurarea initiala a fost definitivata sub indrumarea coordonatorului compartimentului economic. in momentul introducerii datelor din documentele primare in mac*ete, programul generea!a automat inregistrarile contabile aferente, acestea putand fi vi!uali!ate imediat. +inMentor poate tine evidenta pentru un numar nelimitat de firme. Pentru fiecare firma 9n parte se poate configura modul de reali!are a inregistrarilor contabile, astfel incat acestea sa fie conforme cu activitatea sa specifica. 2u este necesara o cone-iune fi!ica intre calculatoarele utili!atorului. "n ca!ul in care activitatea sa se desfasoara in mai multe puncte de lucru, pac*etul de programe permite introducerea datelor 9n fiecare dintre ele si apoi transferul pe un calculator central 'aflat, de obicei, la sediul firmei, la serviciul de contabilitate). .atele transferate sunt cuplate logic, dupa cuplare avand aceleasi proprietati ca si cele introduse pe calculatorul central. a!a de date in format Parado- este interogata prin fra!e S:L, iar ar*ivarea datelor de lucru prin algoritmi 7ni- este deosebit de compacta. #inMentor' E,identa "onta.i a +inMentor asigura posibilitatea introducerii planului de conturi specific firmei SC Manilag SRL. Cu aceste adaptari poate folosi analitice pe un numar nelimitat de niveluri. Programul calculea!a automat coeficientul diferentelor de pret la marfuri, inc*ide automat conturile de venituri si cele de c*eltuieli, conturile de 356. Pentru firmele asociate in participatiune, programul asigura distribuirea procentuala a veniturilor si c*eltuielilor. intrucat 9nregistrarile contabile sunt efectuate automat, programul compune si e-plicatiile acestora, detaliate conform optiunii utili!atorului. inregistrarile contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse 'e-.; pentru c*eltuieli de constituire, reparti!area profitului,

impo!it pe dividende). 1ste posibila si obtinerea unei balante cumulate pentru firmele din cadrul unui grup. Mi- oa"e !i/e Modulul permite calculul automat al amorti!arii mi,loacelor fi-e si obiectelor de inventar, aflate in gestiunile societatii utili!atorului in regim liniar, accelerat sau degresiv. &acilitati de calcul; posibilitatea modificarii duratei de utili!are a mi,locului fi- in timpul ciclului de amorti!are, posibilitatea reevaluarii amorti!arii mi,loacelor fi-e si a valorii de inventar, etc.

#inMentor' Sto"uri +inMentor re!olva integral problema stocurilor, in stransa legatura cu aspectul contabil. "ata cateva caracteristici; evidenta multi-gestiune cantitativ-valorica sau global-valorica< descarcarea automata din stoc pe ba!a metodelor de gestiune cunoscute; &"&=, L"&=, CMP, identificare specifica< nomenclatorul articolelor de stoc este compact 'pentru intrari cu preturi diferite la acelasi articol nu se creea!a po!itii noi in nomenclator)< posibilitatea inregistrarii automate a patru ta-e asociate pentru fiecare articol de stoc in parte< identificarea rapida a articolelor din stoc prin folosirea claselor de incadrare si a atributelor de caracteri!are< folosirea de unitati de masura multiple, cu transformarea automata a cantitatii si a pretului pe ba!a paritatilor specificate< evidenta pe serii, termene de garantie si date de e-pirare< calculul coeficientului de diferente de pret in ca!ul evidentei global-valorice.

Re!olvarea documentelor legate de inregistrarea stocurilor si a serviciilor se face pe mac*ete speciali!ate, cu aspect asemanator cu cel al formularelor tipi!ate.

Posibilitati; intrari de stocuri sau servicii pe facturi, avi!e de e-peditie, bonuri de ac*i!itie, cu evidentierea diferentelor constatate la receptie si tiparirea de note de receptie corespun!atoare< intrari din import '.5") si calcul automat al pretului de import, cu toate componentele acestuia 'transport, asigurare, ta-e si comisioane vamale, acci!e, etc.)< intrari din productia proprie< iesiri spre consum, cu preluarea automata a consumurilor specifice aferente comen!ilor interne lansate in productie si tiparirea de bonuri de consum< van!ari de marfuri sau produse din stoc sau v8n!ari de servicii evidentiate pe agenti de v8n!ari, cu tiparirea facturilor sau avi!elor de e-peditie< van!ari la e-port, cu tiparirea de invoice< transfer de articole din stoc intre gestiuni, modificari de stoc 'modificarea pretului de inregistrare, mariri sau diminuari de stoc), cu tiparirea de note de transfer sau avi!e de e-peditie< evidenta comen!ilor emise catre furni!ori si a comen!ilor de la clienti, cu tiparire de facturi proforma< evidenta facturilor nesosite, aferente intrarilor pe avi!e de la furni!ori si a facturilor de intocmit, posibilitatea tiparirii facturilor corespun!atoare avi!elor emise. +inMentor inregistrea!a orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire pe preturi a discounturilor de la furni!ori si generarea automata de discounturi pentru van!ari in functie de valoarea facturii, volumul tran!actiilor inc*eiate cu clientul, cantitatea facturata catre un client sau termenul de plata a facturii. Pentru toate tipurile de documente de van!are se pot urmari termene de plata si ma,orari de intar!iere la plata. Furni+ori si " ienti +inMentor da posibilitatea impartirii in clase de incadrare, in functie de necesitatile curente de operare, pentru identificarea rapida a partenerilor. Pac*etul de programe pastrea!a in
5

nomenclatorul de parteneri o singura inregistrare, indiferent de moneda tran!actiei sau de tipul contabil al partenerilor 'furni!ori, furni!ori de imobili!ari, furni!ori platiti in avans, furni!ori facturi nesosite, clienti, incasari in avans de la clienti, clienti - facturi de intocmit)< in functie de mac*eta in care este utili!at un partener, fie el furni!or sau client, programul identifica tipul contabil potrivit pentru a trata corect ca!ul propus spre re!olvare. Pe ba!a creditelor acordate clientilor, +inMentor semnalea!a situatiile in care pe un document de iesire este depasit plafonul de creditare acordat unui client. Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau serviciu vandut in functie de volumul tran!actiilor inregistrate in decursul timpului cu un client. Se pot consulta in orice moment fise lunare sau anuale de clienti si furni!ori in lei sau valuta, balante de furni!ori sau clienti, situatia furni!orilor neac*itati sau a clientilor datornici. +inMentor permite lucrul cu parteneri e-terni 'cu care se efectuea!a tran!actii in valuta), precum si efectuarea operatiunilor de compensare cu tertii, pe ba!a de proces verbal de compensare. Stingerea obligatiilor de plata sau incasare pentru parteneri poate fi facuta si intr-o moneda diferita de cea care a generat obligatia respectiva. Lista incasarilor lunare de la clienti, permite evidenta stingerii obligatiilor de incasare pe clase de parteneri sau pe agenti de van!ari care au intermediat van!arile. In"asari si p ati +inMentor permite legarea platilor si incasarilor de documentele primare care au generat obligatia de plata sau incasare. Problema platilor si incasarilor in valuta este re!olvata complet, cu inregistrarea automata a diferentelor de curs valutar. 1videntia!a operatiunile bancare aflate in curs 'cambie, cec, bilet la ordin, etc.). >estionea!a complet avansurile de tre!orerie prin plati, restituiri si ,ustificarea sumelor c*eltuite. 3ipareste registre de casa si de banca in lei sau valuta< sumele in curs de decontare pot fi tiparite separat pentru incasari sau plati in curs, cu evidentierea datei reale sau probabile de decontare.

&rodu"tie Creat pentru a veni in intampinarea utili!atorilor ce si-au de!voltat activitatea de productie, modulul ofera posibilitatea asistarii utili!atorului in reali!area urmatoarelor etape; pregatirea fabricatiei - incarcarea consumurilor de materiale si de manopera pe produs< lansarea in productie - elaborarea comen!ilor interne de productie si generarea programului lunar de fabricatie< urmarirea consumurilor de materiale si manopera, a productiei reali!ate< transmiterea reali!arilor lunare ale anga,atilor in modulul S6L6R"" in vederea furni!arii indicatorilor impliciti de reali!are a salariilor in acord< postcalculul productiei lunare reali!ate conform programului de fabricatie 'cu preluarea datelor din modulul S6L6R"" in ceea ce priveste consumurile de manopera)< evidenta reali!arii productiei - abateri reali!ate la nivel de comanda interna in ceea ce priveste consumurile de materiale si manopera, stadiul reali!arii programului de fabricatie lunar, situatia reali!arii comen!ilor de la clienti, etc. Sa arii =fera posibilitatea calculului salariilor anga,atilor, lasand utili!atorului sa opte!e intre inregistrarea lor contabila direct in modulul de ba!a +inMentor si includerea lor manuala prin note contabile. "n afara de aceasta posibilitate, care permite functionarea modulului independent de produsul de ba!a +inMentor, acest modul are facilitati de configurare a contributiilor, indemni!atiilor, sporurilor si retinerilor, ce ii confera un grad ridicat de adaptabilitate la cerintele utili!atorului si la modificarile de legislatie. 6daugand gradul ridicat de configurare a listelor specifice, re!ulta un instrument ideal pentru optimi!area activitatii de evidenta a personalului si calcul al salariilor. "ntegrat in produsul de ba!a +inMentor, modulul permite preluarea reali!arilor din productie pentru anga,atii salari!ati in acord, calculand automat indicele de reali!are a salariului si oferind date pentru calculul costurilor pe produs reali!at. 1-ista, de asemenea, posibilitatea de a e-porta fisele fiscale si declaratiile catre C6S in format electronic, in fisiere de tip .343.
7

Casa de mar"at Modulul se adresea!a utili!atorilor de case de marcat ?=P3"M6? 'off-line, emulare tastatura), ?@"3? 'off-line), =P3"M7S 'off-line) si ?S6P1L? 'off-line pe memoria e-tinsa, emulare tastatura). &unctii principale; preluarea stocurilor gestiunilor pe care le deserveste 'direct din stoc la inceput sau ulterior de pe tran!actiile de receptie sau transfer intern)< editarea raportului ?A?, impreuna cu generarea monetarului si modificarea efectiva a stocului din +inMentor< furni!area raportului privind van!arile din casa in orice moment al !ilei fara sa intrerupa functionarea casei de marcat sau sa influente!e in vreun fel functionarea ei< Liste si rapoarte Pentru a re!olva problemele legate de marea varietate de imprimante aflate pe piata de produse *ard/are, programul permite listare in mod grafic 'imprimante laser sau cu ,et) sau mod te-t 'imprimante cu ace). 6stfel, pentru cei ce detin imprimante care nu pot tipari in mod te-t liste in format landscape, modul grafic permite imprimarea pe formate 6B pentru orice lista, indiferent de latime. =rdonarea dupa valorile crescatoare din oricare coloana, gruparea liniilor dupa valori comune din coloane, impunerea de conditii de filtrare a liniilor din lista, centrali!area automata si alte operatii asemanatoare pot fi configurate de utili!ator in functie de necesitatile aparute in e-ploatarea pac*etului de programe. &oarte important este faptul ca, in situatia in care aceeasi lista necesita grupari, filtrari si configurari diferite pentru a raspunde unor cerinte diverse, utili!atorul poate salva variante ale listei originale, astfel incat denumirea specificata apare in meniul modulului de liste la acelasi nivel cu lista originala livrata odata cu +inMentor. Cateva dintre listele ce pot fi obtinute; liste contabile; balanta de verificare in lei sau valuta, registrul ,urnal de inregistrari contabile, fise analitice de cont, fise sa* de cont, cartea mare,
8

inregistrarea automata in contabilitate a monetarelor operate.

reali!ari pe activitati in lei sau valuta, deconturi de asociere in participatiune, declaratii privind obligatii de plata la bugetul de stat, s.a< liste de 356; ,urnal de cumparari, ,urnal de van!ari, registrul de 9ncasari din maga!in, declaratiile de 356< liste pentru casa si banca; registre de casa si banca 'lei sau valuta), liste de plati si incasari in curs de decontare 'cambie, cec, bilet la ordin), etc< stocuri; liste de intrari de la furni!ori 'inclusiv importuri, cu detalierea modului de calcul al pretului de import) sau din productie proprie, liste de consumuri, liste de van!ari, fise de maga!ie, balanta stocurilor, raport de gestiune s.a< liste de furni!ori0clienti0avansuri de tre!orerie; fisa de furni!or0client, balanta de furni!ori0clienti, fisa de avans spre decontare, balanta avansurilor spre decontare, lista furni!ori neac*itati, clienti datornici, lista incasarilor de la clienti, s.a. Variante a e pro$ramu ui 5arianta CStandardD a pac*etului +inMentor ofera posibilitatea evidentierii stocurilor atat valoric cat si cantitativ. Pentru a avea accesul la toate facilitatile pe care +inMentor le poate oferi, va recomandam varianta C1-tinsD. in paragraful urmator sunt pre!entate diferentele dintre pac*etele C1-tinsDsi CStandardD. "n afara de evidenta contabila 'pre!enta in ambele variante +inMentor), evidenta globalvalorica si de cea cantitativ-valorica 'din varianta CStandardD), varianta C1-tinsD da accesul la; generarea de rapoarte noi 'cu integrare automata in meniul de liste), rapoarte manageriale in valuta, termene de plata si ma,orari de int8r!iere, evidenta v8n!arilor pe agenti, evidenta profitului pe activitati, comen!i catre furni!ori, comen!i de la clienti, comen!i interne de fabricatie, consumuri specifice, discounturi automate la facturare, limitarea v8n!arilor pe ba!a de credite acordate clientilor, evidenta stocurilor cu serii, termene de e-pirare, certificate de calitate, impartirea articolelor din stoc, parteneri, gestiuni pe clase de caracteri!are, diferentierea articolelor din stoc dupa atribute specifice, facturarea abonamentelor, raportarea datoriilor la bugetul de stat, accesul la modulul de bugete si obiective, grafice, etc.

Preturi '17R= la curs 2R al !ilei, nu includ 356) Mono a!a Statia Statia Statia E E#9 BF1 B E## B%1 5 E1B B5$ Statia Statia F E$$ B#G G E$$ B1F

5arianta

post retea Standard B1% FB9 EEF 1-tins 595 1$F1 BG#

Statia #

Statia % E$F BE9

Statia 9 E$$ B$%

Pentru varianta Standard, pretul pentru statiile de lucru F si urmatoarele este de E$$ 17R=. Pentru varianta 1-tins, pretul pentru statiile de lucru 1$ si urmatoarele este de B$$ 17R=. Pentru utili!atorii autori!ati 'pana la data de E1.1#.#$$$) ai pac*etului M123=R-.=S sunt valabile preturi de upgrade 'preferential).

Raport de audit pentru sistemu in!ormati" #inMentor a SC Mani a$ SRL

10

Nr0"r t

Intre.are
*0 La ni,e u mana$ementu ui

Raspun s

*0

3ipul de organi!are 'centrali!ata, descentrali!ata, combinata) este potrivit .6 pentru obiectivele firmeiH 1 Sunt bine stabilite si ierar*i!ate obiectivele organi!arii sistemului .6

1 2 ) 3

informaticH Sunt definite clar serviciile ce vor fi oferite intreprinderii de catre acest .6 sistemH Sunt determinate functiile si activitatile ce se vor e-ecutaH .6

1ste specificat locali!area sistemului informatic folosit 'ec*ipamentele .6 *ard/are si soft/are)H 10 &roie"tarea sistemuui in!ormati"s S-a reali!at o planificare a proiectarii sistemului informaticH

( 4

.6

Cand s-a proiectat sistemul, in proiect a fost implicat o persoana din .6 conducerea firmeiH

S-a cooptat un repre!entant din fiecare departament care va folosi .6 sistemul, pentru a fi consultat in timpul proiectariiH

S-a facut o estimare cantitativ-calitativa a costurilor si beneficiilor aduse .6 de noul sistem, pe ba!a unui studiu de fe!abilitateH

*7

Se au in vederea reali!area ulterioara de studii de fe!abilitate privind 27 de!voltarea sistemuluiH

** *1 *2

Se cunoaste impactul pe care noul sistem il va avea la nivelul 27 organi!atieiH Se cunosc costurile sociale datorate introducerii noului sistemH .6 6u fost consultati repre!entanti ai utili!atorilor pentru a afla cerintele 27
11

acestora de la sistemH *) *3 *(

C6A7L

Sunt capabili utili!atorii sa identifice cerintele noului sistem de la .6 acestiaH 1-ista specificatii te*nice ale sistemului 'in format tiparit sau electronic)H .6 1-ista specificatii privind impactul sistemului asupra comportamentului 27 utili!atorilor 'in format tiparit sau electronic)H

*4

1-ista specificatii privind datele de intrare, fisierele si ba!ele de date .6 folosite, sau datele de iesire sistemuluiH '.e e-emplu, pentru datele de intrare trebuie preci!ate tipul si originea lor, volumul si cresterea anticipata, dependenta temporala< pentru fisiere trebuie specificate tipul, originea, frecventa actuali!arii, relatia cu fisierele din alte sisteme, iar pentru datele de iesire volumul si cresterea anticipata.) 20 De+,o tarea8a"9i+itionarea sistemu ui

*5 S-au proiectat cu atentie datele de iesireH *6 17 1* Sunt preci!ate suporturile de memorare pentru datele de iesireH

.6

.6

Se pot identifica caracteristicile procesarilorH .6 Sunt preci!ate ec*ipamentele *ard/are si sistemele de operare pe care .6 vor fi instalate aplicatiile sistemului informaticH

11 12 1) 13 1( 14

S-au stabilit proceduri de implementare a noului sistemH S-au proiectat testeH S-au redactat manualele de operare si de documentare a sistemuluiH &urni!orul are stabilitate financiaraH &urni!orul are o reputatie bunaH &urni!orul a mai oferit servicii similare si altor firme din aceeasi !ona de activitateH

.6 27 27 C6A7L .6 .6 .6

12

15

Prin alegerea acestei solutii se reduc costurile programarii aplicatiilor sistemuluiH

.6

16

.upa e-pirarea contractului de inc*iriere a ec*ipamentelor 'cand e 27 ca!ul), pot fi portate aplicatiile pe ec*ipamentele proprii ale firmeiH

27 2*

1c*ipamentele sistemului sunt in proprietatea !irmei sau a furni!oruluiH

.6

&isierele cu date sunt in proprietatea firmei si furni!orul nu va avea acces .6 la eleH

21

&urni!orul ofera instruire a personalului, consultanta, servicii de .6 implementareH

22 2)

1ste preci!at mediul de programare0de!voltare folositH

.6

Programele 'aplicatiile) si documentaria aferenta sunt in proprietatea .6 firmeiH

23

1ste specificat clar daca softul este facut la comanda, special pentru 27 firma respectiva, sau este un pac*et generali!at de aplicatiiH

2( 24 25 26

1ste asigurata documentatie pentru sistemul informaticH .ocumentatia 'daca e-ista) este de calitateH

.6 .6

Se ofera instruire si consultanta din partea furni!oruluiH .6 Sistemul poate fi actuali!at 'la cerere sau automat) in functie de .6 modificarile legislative, te*nice etc.

)7

Sistemul contine elemente proprii de control, de prote,are a fisierelor sau .6 a datelor confidentialeH

13

)*

Sistemul contine proceduri de restaurare si de reali!are a copiilor de .6 siguranta, statisticiH

)1 )2 )) )3

1-ista sistem de asistenta de tip C*elpDH 1-ista cerinte privind datele de intrare, sunt acestea validateH 1-ista fle-ibilitate in privinta formularelor de culegere a datelorH 1-ista fle-ibilitate in privinta rapoartelor de afisare a iesirilorH

.6 27 .6 .6

)4

)0 Testarea sistemu ui 6u e-istat proceduri de selectie a ec*ipamentelor pentru sistemul .6 informaticH

)5 )6 37 3* 31 32

6u fost trimise cereri de oferta catre potentialii furni!oriH =fertele au fost evaluateH Produsele din oferta au fost testate si evaluateH S-a negociat contractul cu furni!orul sistemuluiH 1c*ipamentele ac*i!itionate functionea!a fara defectiuniH

.6 .6 27 27 .6

1c*ipamentele respecta performantele specificate in manualele de .6 utili!are si in specificatiile te*niceH

3)

"nainte de a fi folosit efectiv, sistemul nou introdus a fost testat pe o 27 cantitate mare de date repre!entative, similare celor din situatiile realeH

33

S-a reali!at o testare in paralel a sistemului nou si a sistemului vec*i, 27 pentru aceleasi date, pentru a face o comparatie intre eleH

3( 34

&unctionea!a sistemul corect pe date realeH .6 "n ca!ul intreruperii accidentale a prelucrarilor, sistemul transmite mesa,e .6 de averti!are utili!atorilorH
14

35

Sistemul poate continua prelucrarile, in ca!ul intreruperii acestora de .6 catre utili!atoriH

36

Sistemul poate continua prelucrarile, in ca!ul intreruperii acestora .6 accidentaleH 30 Imp ementarea si "on,ersia sistemu ui 6u fost atribuite responsabilitati persoanelor care s-au ocupat de .6 implementareH

(*

(1

S-au stabilit standarde prin care sa se asigure eficienta si eficacitatea .6 procesului de implementareH

(2 ()

S-a verificat integritatea si acuratetea fisierelor initialeH 27 6 e-istat un plan al implementarii, pe ba!a caruia sa se poata evalua 27 progresele facuteH

(3 (( (4 (5 (6

S-au mentionat proceduri de conversie la noul sistemH 7tili!atorii au fost implicati in etapa de conversieH Sistemul final corespunde obiectivelor initialeH 1ste noul sistem mai eficient decat cel vec*iH 6ctivitatile din timpul de!voltarii sistemului s-au incadrat in planificarea calendaristicaH

27 27 C6A7L .6 .6 .6

47 4*

6u fost testate procedurile de restaurareH 6u avut in vedere posibilitati viitoare de imbunatatire a sistemuluiH

.6 27 C6A7L 1

42

(0 Intretinerea sistemu ui 1-ista proceduri care asigura documentarea si planificarea calendaristica .6 a oricarei modificari adusa sistemului initial sau a unor componente ale acestuiaH
15

4) 43

1-ista personal speciali!at care sa se ocupe de intretinerea sistemuluiH 1-ista proceduri prin care se asigura e-ecutarea numai a modificarilor autori!ateH

.6 .6

4(

"n e-ploatarea sistemului, au fost acceptate aplicatii modificate, numai .6 dupa ce au fost autori!ate, testate si documentateH

44

1-ista proceduri care asigura raportarea modificarilor aduse sistemului, .6 atat conducerii, cat si utili!atorilor implicatiH

45 46

1-ista mecanisme de control care sa previna modificarea neautori!ata a

27

SistemuluiH C6A7L 1-ista proceduri care sa permita si sa controle!e sc*imbarile urgente ce .6 pot sa intervina in cadrul sistemuluiH

57 5* 51

1ste sistemul informatic depasit din punct de vedere te*nologicH 1ste sistemul informatic depasit din punct de vedere functionalH

27 27

1-ista proceduri de intretinere care sa anticipe!e tendintele sau 27 problemele viitoare, pentru a le putea face fataH 40 Se"uritatea sistemu ui

5)

1-ista specificate responsabilitati ale personalului in privinta securitatii informationaleH

.6

53

1-ista o clasificare a datelor si sunt preci!ate nivelurile de securitate .6 asociate acestei clasificariH

5(

1ste preci!at rolul auditorilor interni in monitori!area securitatii .6 sistemuluiH

16

54

1-ista proceduri privind separarea functiilor incompatibileH '.e 27 e-emplu, urmatoarele functii din !ona prelucrarii automate a datelor trebuie sa fie e-ercitate de persoane diferite; operare calculator I programare, pregatire date I procesare date, procesare date I controlul prelucrarii, operare calculator I gestiune suporturi de memorare, receptia materialelor importante I transmiterea acestora, multiplicarea, eliberarea sau distrugerea informatiilor importante I autori!area acestor activitati, codarea programelor I administrarea ba!ei de date.)

55 56 67 6* 61

1ste asigurat secretul informatiilor importanteH 1ste imposibil furtul informatiilorH "nformatiile organi!atiei nu pot fi divulgate neautori!atH &unctionarea sistemului nu poate fi intrerupta in mod neautori!atH

27 C6A7L 27 27 .6

1-ista functii de identificare a pre!entei unui potential utili!ator al .6 sistemuluiH '6cest lucru poate fi reali!at prin numele utili!atorului, o caracteristica functionala sau un identificator arbitrar.)

62

1-ista functii de autentificare0verificare a utili!atorilor sistemuluiH '6ici 27 ne referim la procesul prin care utili!atorul dovedeste ca este ceea ce pretinde ca este.)

6)

1-ista functii de autori!are a accesarii anumitor resurse de catre anumiti utili!atoriH 'Se reali!ea!a prin intermediul listelor de control al accesului, sau tabelelor de autori!are.)

.6

63

Sunt

ec*ipamentele

sistemului

separate

fi!ic

de

celelalte 27 C6A7L .6

compartimente0departamente ale organi!atieiH 6( La ec*ipamentele sistemului au acces doar persoanele autori!ateH

17

64

Sunt asigurate conditiile de mediu 'temperatura, umiditate etc.) .6 mentionate in documentatiile de utili!are si in cartile te*nice ale ec*ipamentelorH

65

1-ista proceduri prin care sa se asigure functionarea sistemului in ca!ul intreruperii alimentarii cu energie electricaH

27

66 *77

1c*ipamentele folosesc surse de curent neintreruptibil '7PS)H 27 1-ista planuri documentate si testate in mod regulat, prin care sa se 27 asigure operationalitatea activitatilor, prin care se reali!ea!a copiile de siguranta si refacerea prelucrarilor in ca! de intrerupere a functionarii sistemuluiH

*7* *71 *72 *7)

Personalul care operea!a ec*ipamentele au fost instruite in privinta .6 protectiei muncii si au semnat un proces verbal de instruire in acest sensH Sunt instalate pe statiile de lucru programe antivirusH Sunt instalate pe statiile de lucru programe fire/allH .6 .6

1ste personalul suficient instruit si verificat in privinta procedurilor 27 aplicabile in ca!ul copiilor de sigurantaH

*73

1-ista proceduri corespun!atoare in ca!ul copiilor de siguranta, proceduri 27 prin care sa se aiba in vedere actiunile ce trebuie intreprinse in ca!ul functionarii incorecte, aparitia erorilor sau a avariilor la nivelul sistemului de procesareH

*7(

1-ista copii de siguranta pastrate intr-o alta locatie decat ce a firmei 27 'acasa la proprietarul afacerii, la o banca, la un furni!or de ec*ipamente etc.)H

*74

1-ista un plan de actiune in ca!ul aparitiei unor evenimente nepreva!ute 27 de tipul de!astrelor naturaleH
18

*75

1-ista un contract de asigurare a companiei, astfel incat reinceperea 27 activitatii in urma unui de!astru natural sa nu implice CruinareaD financiara a firmeiH

*76

1-ista un contract de asigurare a sistemului informatic, astfel incat in 27 urma unui de!astru 'natural sau soft/are I virusi, atac informatic), acesta sa poate fi ac*i!itionat din nouH

**7

1-ista un contract cu o alta firma, avand un sistem similar, care sa 27 asigure aceleasi facilitati, in ca!ul in care sistemul firmei devine nefunctionalH

*** **1

50 Ni,e u operationa Cand se publica o oferta de serviciu pentru un anumit utili!ator din 27 sistemul informatic, sunt preci!ate cunostintele, competentele pe care aplicantii sa le aiba, precum si bibliografia necesara concursuluiH

**2

1-ista manuale standard de operare, pentru instruirea utili!atorilor 27 incepatoriH C6A7L

**)

Sistemul nu este folosit in afara programului de lucru, decat in ca!ul in .6 care conducerea cere acest lucruH

**3

"n timpul programului normal de lucru, calculatorul este folosit doar .6 pentru e-ecutarea sarcinilor curente de serviciu 'nu si in interes personal)H "n afara sau c*iar in timpul programului de lucru, sistemul nu este folosit 27 si in interes personalH

**(

**4

La proiectarea retelei de calculatoare au fost stabilite performantele .6 minime pe care aceasta trebuie sa le atinga 'intar!ierile ma-ime ce pot aparea, vite!a minima de transmisie, largimea de banda etc.)H

19

**5

6dministratorul de retea monitori!ea!a traficul retelei si performantele .6 reteleiH

**6

"n ca!ul in care pe statiile de lucru nu e-ista instalate programe anti- 27 virus, este serverul programat sa efectue!e actiuni de protectie impotriva virusilorH

*17 *1*

Jurnali!ea!a serverul toate evenimentele care au loc in reteaH

.6

"n ca!ul in care reteaua are cone-iune la "nternet, este preci!at cine .6 'furni!orul de servicii sau firma) asigura securitatea accesului a clientilor din e-terior in reteaua privata a firmeiH

*11 *12 *1)

irourile utili!atorilor sistemului sunt ergonomiceH 7tili!atorii sistemului stau pe scaune ergonomiceH

27 27

Salile utili!atorilor sistemului sunt luminate corespun!ator pe timp de !i .6 si seara 'fara neoane)H

*13

6custica salilor utili!atorilor sistemului este corespun!atoare, nu sunt 27 deran,ati de !gomoteH

*1(

1c*ipamentele folosite de utili!atori pentru introducerea datelor .6 'tastaturi, mouse, scannere pentru codurile de bare, cititoare de carduri, microfoane etc.) functionea!a bineH

*14 *15

1-ista proceduri clare privind procesarea datelorH 1-ista proceduri clare privind gestiunea mediilor de stocare 'cand au fost ac*i!itionate, cine le gestionea!a, cine le utili!ea!a, cand continutul poate fi sters etc.)H

.6 .6

*16

Sunt pastrate in conditii de siguranta documentatiile 'pdf, *tml, tiparite)H

20

.6

*27 *2* *21 *22 *2)

6ccesul la documentatii este asigurat doar persoanelor autori!ateH .ocumentatiile sunt actuali!ate periodicH 1-ista copii de siguranta pentru documentatiiH Soft/are-ul folosit are licenteH 1-ista personal anga,at pentru a oferi asistenta

.6 27 27 .6

in utili!area .6

ec*ipamentelor si a softului din cadrul sistemuluiH *23 1-ista personal speciali!at care sa fie consultat in probleme de ac*i!itii .6 *ard/are si soft/areH *2( 1-ista personal speciali!at care sa instruiasca utili!atorii, sa re!olve .6 problemele cu care acestia se confrunta in utili!area sistemului, sa identifice problemele care ar putea afecta productivitatea utili!atorilorH A te intre.ari 8 raspunsuri'
1. Ce "ontine nomen" atoru de arti"o e: Dar nomen" atoru de parteneri:

"n nomenclatorul de articole se introduc toate articolele, indiferent de incadrarea lor contabila; stocuri, imobili!ari, obiecte de inventar, servicii etc. 6tentie; pentru intrari cu preturi diferite la acelasi articol nu se creea!a po!itii noi in nomenclator. 2omenclatorul de parteneri contine toti partenerii firmei indiferent de relatia cu acestia; clienti, furni!ori, creditori etc. 6tentie; un partener poate fi in calitate atat de client cat si de furni!or - nu este necesar a fi introdus de mai multe ori in nomenclator.
2. De "e nu este ne,oie sa "ree+ ana iti"e a sto"uri, parteneri, sa ariati si tre+orerie:

+inM123=R detine un modul de listare0 raportare foarte puternic, care raspunde cerintelor utili!atorilor. 6stfel, e-ista liste analitice de stocuri, parteneri, salariati si tre!orerie care inlocuiesc ?nevoia? de a lista balanta contabila analitica atunci cand se doresc astfel de informatii.
21

20 Se poate u"ra "u ana iti"e in p anu de "onturi: Se pot defini oricate analitice in planul de conturi, pe oricate nivele. 6tentie; mai multe analitice inseamna configurari contabile mai multe. )0 & anu de "onturi poate !i modi!i"at: Planul de conturi este configurabil, el putand fi adaptat la specificul oricarei activitati. 30 Cum se introdu" note e "ota.i e in pro$ramu #inMENTOR: Programul generea!a automat notele contabile pornind de la documentele primare introduse. "n acelasi timp, conturile de venituri si c*eltuieli, precum si conturile de 356 se inc*id automat. =rice alta inregistrare contabila poate fi introdusa prin optiunea 2ote contabile diverse din meniul Contabile.
6. #inMENTOR este produs in Romania:

.a. 6plicatia +inM123=R este produsa 1$$K in cadrul grupului nostru de firme. Ca atare, toata interfata este in limba romana.
7. &ro$ramu u"rea+a "u mai mu te ,a ute:

2u e-ista nici o limitare in privinta numarului de valute utili!at. 2omenclatorul ?Monede? permite accesul operatorului pentru adaugare, modificare sau stergerea valutelor. Programul permite listarea registrului de casa sau banca pentru fiecare valuta, asigurand atat calculul automat al diferentelor de curs valutar cat si regulari!area periodica a contului la dorinta utili!atorului. 50 #inMENTOR poate !i !o osit pentru tinerea e,identei "onta.i e a mai mu tor !irme: 2umarul de firme este teoretic nelimitat, restrictiile fiind impuse doar de sistemul de calcul. .atorita acestui lucru precum si a usurintei de operare, programul s-a dovedit un produs ideal pentru cabinetele de e-perti!a contabila.

22

60 &e "e sisteme de operare ru ea+a #inMENTOR: +inM123=R poate rula numai pe statii +indo/s, dar serverul de date poate fi Linu-, 2ovell sau ori ce alt sistem de operare. *70 Cum se trans!era date intre modu e e #inMENTOR: 2otiunea de ?transfer? de date intre module este in,usta in acest ca!, +inM123=R fiind o solutie integrata cu o ba!a de date comuna pentru toate modulele sale. 2u e nevoie niciodata de operarea de mai multe ori a unui document, nu e-ista nici o procedura de transfer dintr-un modul in altul, datele sunt centrali!ate si utili!abile inca din momentul introducerii.

**0 &ot o.tine o i"enta de uti i+are a pa"9etu ui #inMENTOR: .upa ac*itarea configuratiei stabilite prin contractul de van!are-cumparare, toti utili!atorii primesc licenta personali!ata, cu ". propriu, care atesta 'alaturi de contract si de facturile fiscale) dreptul de utili!are pe durata nedeterminata a programului. *10 Este posi.i a uti i+area pro$ramu ui in ,ersiunea monopost pe mai mu te "a "u atoare: .ispo!itivul *ard/are de protectie 'c*eia @asp) poate fi mutata pe orice calculator pe care este instalat +inM123=R. .oar ca programul va rula in configuratia stabilita numai pe sistemul pe care se afla c*eia @asp. 6tentieL C*eia @asp poate fi demontata de pe calculator numai dupa iesirea din +inM123=R. "n ca! contrar aplicatia se va reclama ?6cces neautori!at?L *20 Este pro$ramu "on!i$ura.i de uti i+ator: +inM123=R are stabilite un set de reguli clare prin care se e-ecuta inregistrarile contabile automate. Pe langa aceste regului, e-ista un set de peste B$$ de constante care permit configurarea in functie de necesitati. Pe ba!a acestor reguli si a constantelor utili!atorul poate modifica functionarea aplicatiei dupa specificul activitatii pentru fiecare firma in parte. *)0 Se poate u"ra in #inMENTOR "u pun"te de u"ru a! ate a distanta si "are nu sunt e$ate !i+i" in reteaua !irmei:

23

Conceputa special pentru firme cu raspandire mare in teritoriu, aceasta functie este indeplinita de modulul Satelit al aplicatiei noastre. 7tili!area modulului Satelit face posibila cuplarea datelor introduse la puncte de lucru aflate la distanta, obtinandu-se in final evidenta contabila centrali!ata a firmei. Se pot opera toate tipurile documente la punctele de lucru, sateliti cum le denumim noi, c*iar si evidenta salariilor, numai ca aceasta nu va fi transferata pe ba!a in momentul cupla,elor. 3ransferul datelor la ba!a se va face pe orice tip de suport electronic sau prin 1Mail de cate ori este nevoie '!ilnic, saptamanal, lunar). *30 &e "e .a+e de date u"rea+a ap i"atia: +inM123=R foloseste ba!e de date de tip Parado- '0d.). *(0 Lu"re+ in "adru unui $rup de !irme0 Ce e,idente "onso idate poate !urni+a pro$ramu pentru mai mu te so"ietati: +inMentor poate furni!a o balanta comuna pentru un grup de firme, cu conditia ca acestea sa foloseasca acelasi plan de conturi. 6ceasta facilitate este asigurata de modulul Cupla,. *40 &oate !i paro at pro$ramu : Programul poate avea un numar nelimitat de utili!atori, fiecare cu parola lui si cu drepturile sale de acces stabilite de un administrator special +inM123=R, cu nume utili!ator ?Master? . &iind un capitol destul de sensibil al implementarilor de soft/are economic, regimul drepturilor de utili!ator a fost de!voltat considerabil in aplicatia noastra, putandu-se stabili drepturi distincte de vi!uali!are, editare si stergere asupra unei inregistrari, mergand pana la in*ibarea accesului la datele unei firme, la module sau optiuni din menu indiferent de firma. *50 Cum pot a! a "e a u"rat !ie"are user: +inM123=R are posibilitatea monitori!arii activitatii fiecarui utili!ator si consemnarea operatiunilor efectuate intr-un raport specific intitulat "Jurnal Operatori". Managementul acestui ,urnal ii revine utili!atorului ?Master?, care este administratorul supremL *60 &ot e!e"tua modi!i"ari in uni e anterioare:

24

Se poate reveni de oricate ori doriti in lunile anterioare, prin optiunea din Service - 6nulare inc*idere luna. .upa efectuarea modificarilor, inc*iderea lunilor va propaga diferentele pana la ultima luna cu date introduse. 6tentie insa, aceste modificari pot produce si modificari ale inregistrarilor contabile automate. 6sa incat atentie la balanta de verificareL 170 &ot e/porta rapoarte din #inMENTOR in a te ap i"atii: Programul poate e-porta rapoartele sale in diferite formate 't-t, *tml, -ls, dbf, db) cu a,utorul unei optiuni specifice din modulul de Liste care se numeste in mod firesc ?1-port?L

1*0 &ot "umpara une e modu e e !ara sa "umpar pro$ramu prin"ipa : ?Salarii? este singurul modul care poate functiona independent de pac*etul +inMentor. Ca atare poate fi ac*i!itionat separat. Mai mult, pentru functionarea modulelor Productie, 1-pert, Comercial, e necesara varianta e-tins a modulului de ba!a.

25