Curs 13 ian 2013

Guvernul poate influenta parcursul unui eveniment. Ex. TVA marirea cu cateva procente a taxei de participare Cliterii economice pot sa tina de schimbarea modului de organizare, schimbarile sunt legate de banii dati la stat. Trebuie sa se gandeasca cresterea cursului valutar, ex. Saltul dolarului 20002001 / prabusirea mediului de afacere din Romania. Categorie de riscuriin organizarea unui eveniment sau pentru evenimentul in sine: Riscuri sociale Riscuri civice Destabilizarea circulatiei pe strada Greve Campaniile electorale care atrag mass-media si nu lasa loc pentru atentia cuvenita evenimentului, sau certurile care pot aparea intre invitatii care apartin unui anumit grup politic sau altul. Cei care produc materiale publicitare (agentiile publicitare) sunt ocupati in timpul campaniilor electorale. !!!Din cauza acestor tip de riscuri trebuie sa avem planuri de schimb. Conditiile meteo sunt importante in organizarea unui eveniment. Transmiterea de catre integrator a rezervarilor ferme catre furnizorii si incheierea contractelor de servicii cu fiecare furnizor Inchirierea spatiilor de conferinte sau expozitie Echipamente audio-video si servicii tehnice Echipament si servicii de interpretare simulatana Conbstructie standuri expozitionale si dotari servixii suplimentare Cazare Catalog Catering Transport Programe social turistice Resurse umane (hostess , ghizi, animatori , tehnicieni) Mijloace promotionale si tiparituri cu cine si pe ce suport comunica Redactarea si lansarea invitatiei de participare, insotita de: - formulare de inscriere la lucrarile conferintei -Formularul de rezervare hoteliera si programe turistice optionale -Formularul de depunerea rezumatelor stiintifice - Formularul de comanda explo dotari si servicii expozitionale

Procesarea si gestionarea participantilor Beneficiarul doreste sa aiba o evidenta imediata a invitatilor, rezervarea hoteliera, sa aiba control asupra banilor si sa deconteze in transe. Metode: Fax / dificultari? Email dificultati? Online cu sau fara baze de date. Tipuri de date ale participantilor: Date despre participant, ID, transport, cazare, preferinte culinare, programe turistice, taxe de participare) Date de continut> tematica, program, referenti, moderator, prezentari, documente) Date tehnice ale evenimentelor> Sali, dimensiuni, amenajare, decoratiuni, facilitati sau dificultati tehnice, hoteluri utilizate, restaurant, servicii tehnice, servicii de primire si transport Date despre furnizori Datele despre personalul propriu Date finaciare Programe softwere de gestiune a evenimentelor Introducerea repetitive a aceluiasi participant Introducerea repetata a mai multor operatori Procesarea datelor in programe incompatibile Utilizarea unui numar supradimensionat de personae in implicarea si verificarea repetarea datelor si schimbarilor successive in procesarea manuala Derularea activitatilor in locatia evenimentului , asistata de specialitate
Calendarul comunicarii comerciale Eveniment mediu Cereri oferta Z / 12 luni x Z/ 6 luni z/2 luni zo

Ofertele furnizorilor si oferta integratorului x Rezervari de principiu Comenzi ferme Formulare pentru participant + confirmari Meniuri Rooming list x x x x x x x

Grafic de transferuri

2 luni

Eveniment mic

3 luni

1 luna

Z0

Evaluarea rezultatelor de impact de imagine, financiare ale evenimentului. Concluzii. Ajustarea codului intern de bune practice al integratorului.

Se uita sa se faca evaluarea sis a se ia o lectie in urma acestuia. Nu se poate sa fi mers totul foarte bine. Se aduna echipa si se face debriefing. Care au fost nemultumirile si se cauta solutii.

Planificarea bugetului de eveniment Exista foarte multe prejudecati are apar in universul de discurs al bugetului. BUGET: Bani alocati> venituri in functie de strictul necesar = buget de venituri si cheltuieli Consum/ servicii Salarii Lista cu produse si servii studierea pietii si a furnizorilor

Beneficiarul are nevoie de toata schema evenimentului si a costurilor. Adaptarea permanenta a proiectului de buget, cu reproiectari successive agreate pe baza evolutiei organizarii si ajustarea operatiunilor in consecinta Venituri Sponsorizari: De unde se face rost de fonduri? Avansul de la beneficiar: 3% din buget pentru site-ul evenimentului Taxe de participare: eveniment complex cu 500> 20.000/ 500> 4000 EURO/participant Publicul tinta al evenimentului Estimare ponde3re surse in venitul total al evenimentului: Sigla evenimentului Taxa de participare Cheltuieli Lista de cheltuieli: - servicii, salarii,taxe si impozite, TVA,

Servicii extra Vanzare spatii publicitare Totul trebuie impartit intre bugetat si realizat, atat la venituri cat si la cheltuieli. Costuri fixe si costuri variabile Costurile fixe sunt cheltuieli care se pastraza la acelasi nivel indifferent de numarul participantilor. Surse de venit> Taxe de participare, sponsorizari, finantari nerambursabile sau rambursabile, inchiriere de spatiu expositional adiacent, vanzarea de spatiu publicitar ( insertii in materialele reuniuni) Marjele taxelor de participare Cati participant platitori se estimeaza Pentru cati participant costurile sunt preluate de organizatori integral sau partial Ce nivel valoric stability pentru taxe? Tehnici de yild management - grila diferentiata de taxe de participare, in functie de categoriile de participant, dar si de data efectuarii inscrierii (timpurie/tarzie/ la fata locului) Cat de mult este dispus participantul sa plateasca taxa? Analiza publicului-tinta, analiza obiectiva a serviciilor oferite contra sumei platite, experienta anterioara ajuta. Participantul doreste un pret correct si justificat in structura si calitatea servicilor. !!!!Pentru ca participantii sa fie stimulate sa se inscrie mai rapid e important ca sa se organizeze o perioada timpurie de inscrieri(reduceri 10-30%) si pentru cei care se inscriu mai tarziu se fac penalitati. 10-30% . Furnizorii vor avans cand se dau drumul la formulare si invitatii

Perioada de inscrieri timpurii din calendarul de activitati: Platit avans la salile de conferinte Contracte cu hotelele partenere Catering: 1/3 materialele promotionale Perioada z0- 10 luni

Transa a 2-a pentru toti si toate

Gestionarea informatiilor Confirmarea inscrierilor si anularilor Anularile se fac in functie de subcategoriilor jumatatea perioadelor de inscrieril 100%-80% care trebuie sa fie de la inceput. Aproape de termenul limita 50%. Si aproape de eveniment nu se returneaza banii. Inscrierile tardive sa se incheie cu 2 sapt inainte de eveniment.