Codul Ediia/Revizia Data reviziei

PS-03 1/4 10.03.2013

PROCEDURA GENERAL AUDIT INTERN

PRIMRIA SATU MARE

PROCEDURA GENERAL AUDITUL INTERN

Procedura PS-03: AUDITUL INTERN corespunde clauzei 8.2.4 din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de referin pentru implementarea sistemului de management al calitii n cadrul PRIMRIEI MUNICIPIULUI SATU MARE

Nr. exemplar: _____

Copie controlat

Avizat Viceprimari: Marcela Papici,

Copie necontrolat

Elaborat R.M.C.: RMC Covaci Natalia

Aprobat PRIMAR, Dr. Coica Costel Dorel

Dr. Radu Roca

Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ i este proprietatea PRIMRIEI SATU MARE Este interzis multiplicarea i transmiterea documentului fr acordul elaboratorului, copiile fiind controlate i numerotate.

Pagina 1 / 7

Codul Ediia/Revizia Data reviziei

PS-03 1/4 10.03.2013

PROCEDURA GENERAL AUDIT INTERN

PRIMRIA SATU MARE

CUPRINS
1 SCOP ............................................................................................................................................... 2 DOMENIU DE APLICARE ......................................................................................................... 3 DOCUMENTE DE REFERIN ................................................................................................ 4 TERMINOLOGIE I ABREVIERI .......................................................................................... 4.1 Terminologie ......................................................................................................................... 4.2 Abrevieri ................................................................................................................................ 5 DESCRIEREA PROCESULUI .................................................................................................... 5.1 Programare audituri interne................................................................................................. 5.2 Planificarea auditului ........................................................................................................... 5.3 Efectuarea auditului............................................................................................................... 5.4 Elaborarea raportului de audit ........................................................................................... 5.5 ncheiere audit ....................................................................................................................... 5.6 Stabilire i implementare corecie i aciuni corective ...................................................... 5.7 Verificarea i raportarea aplicrii coreciei i a eficacitii aciunilor corective ............ 5.8 Monitorizarea procesului............................................. ........................................................ 6 RESPONSABILITI ................................................................................................................... 7 NREGISTRRI ............................................................................................................................. 8 ANEXE.............................................................................................................................................. Pag. 3 Pag. 3 Pag. 3 Pag. 3 Pag. 3 Pag. 4 Pag. 4 Pag. 4 Pag. 4 Pag. 5 Pag. 5 Pag. 5 Pag. 5 Pag. 6 Pag. 6 Pag. 6 Pag. 7 Pag. 7

Pagina 2 / 7

Codul Ediia/Revizia Data reviziei

PS-03 1/4 10.03.2013

PROCEDURA GENERAL AUDIT INTERN

PRIMRIA SATU MARE

1. SCOP Prezenta procedur are ca scop stabilirea modului de planificare i desfurare a auditurilor interne ale calitii din cadrul Primriei municipiului SATU MARE, pentru a se determina dac SMC este conform cu msurile planificate, referitoare la standardul SR EN ISO 9001:2008, i dac SMC este implementat, meninut eficace i mbuntit continuu. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplic pentru toate procesele, departamentele i funciile incluse n cadrul SMC al Primriei municipiului SATU MARE, ct i pentru toate clauzele aplicabile ale SR EN ISO 9001:2008. 3. DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine SR EN ISO 19011: 2003 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau de mediu Manualul calitii MSMC-01 Decizii organizatorice, privind componena echipelor de audit intern 4. TERMINOLOGIE I ABREVIERI: 4.1 Terminologie Audit Proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit. NOTA Auditurile interne, uneori denumite i audituri de prim parte, sunt conduse de sau n numele organizaiei nsi pentru scopuri interne i pot constitui baza pentru o organizaie pentru declaraia pe propria rspundere a conformitii. Ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp i orientate spre un scop anume. Ansamblul de politici, proceduri sau cerine utilizate ca o referin. nregistrri, declaraii ale faptelor sau alte informaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit i verificabile. Rezultatele evalurii dovezilor de audit colectate, n raport cu criteriile de audit. NOTA Constatrile de audit pot indica fie conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit, fie oportuniti pentru mbuntire. Rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit, dup luarea n considerare a obiectivelor auditului i a tuturor constatrilor de audit. Organizaie care este auditat. n contextul prezentei proceduri, auditatul poate fi un departament, o structur organizatoric din cadrul unui departament (compartiment) sau o zon dintr-un departament. Persoan care are competena de a efectua un audit. Unul sau mai muli auditori care efectueaz un audit. Abilitatea demonstrat de a aplica cunotine i aptitudini. Aciune de eliminare a cauzei unei neconformiti detectate sau a altei situaii nedorite. Aciune de eliminare a cauzei unei neconformiti poteniale sau a altei posibile situaii nedorite. Aciune de eliminare a neconformitii detectate.

Program de audit Criterii de audit Dovezi de audit Constatri ale auditului Concluzii ale auditului Auditat

Auditor Echipa de audit Competen Aciune corectiv Aciune preventiv Corecie

Pagina 3 / 7

Codul Ediia/Revizia Data reviziei

PS-03 1/4 10.03.2013

PROCEDURA GENERAL AUDIT INTERN

PRIMRIA SATU MARE

4.2 Abrevieri SMC RMC RA AI CEA EA RNC Sistem de management al calitii Reprezentantul conducerii cu managementul calitii Responsabili de activitate Auditor intern Coordonatorul echipei de audit Echipa de audit Raport de neconformitate

5. DESCRIEREA PROCESULUI 5.1. Programare audituri interne Programarea auditurilor interne se realizeaz la nceputul fiecrui an i se documenteaz prin elaborarea Programului anual de audituri interne, cod PS-03/F1, astfel nct fiecare compartiment implicat n SMC s fie auditat cel puin o dat pe an. Programul anual de audituri interne este transmis tuturor departamentelor care urmeaz a fi auditate, prin Not intern, pe care responsabilii de activitate implicai (viitorii auditai) au obligaia de a o nregistra n Registrele de intrare-ieire. Se pot iniia audituri interne neplanificate, n oricare din urmtoarele situaii: n funcie de rezultatele auditurilor anterioare, atunci cnd intervin modificri importante n structura organizatoric, cnd se constat disfuncionaliti majore n realizarea proceselor, dac se constat creterea numrului de reclamaii de la ceteni sau alte organizaii etc. 5.2. Planificarea auditului Prin decizii organizatorice, primarul/viceprimarul stabilete componena echipei de audit astfel nct att CEA, ct i auditorii interni s fie independeni de activitatea auditat. Echipa de audit este format din: CEA, minim 1 (un) auditor. Membrii echipei de audit trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii: studii suficiente pentru a dobndi cunotine i abiliti generice pentru auditori sistem de management al calitii, care s dovedeasc meninerea i mbuntirea competenei; experien relevant n efectuarea auditurilor interne, astfel nct s poat evalua corect i obiectiv activitatea auditat; vechime relevant n cadrul organizaiei; s nu-i auditeze propria activitate. Pe baza Programului anual de audituri interne se ntocmete Planul de audit, cod PS-03/F2, i se transmite responsabilului de activitate care va fi auditat, cu cel puin o sptmn nainte de efectuarea auditului. 5.3. Efectuarea auditului Auditurile interne se desfoar conform prevederilor SR EN ISO 19011:2003. Auditul se desfoar sub form de interviu avndu-se n vedere urmtoarele: conformitatea SMC cu cerinele standardului SR EN ISO 9001:2008 i identificarea zonelor de mbuntire potenial a SMC;
Pagina 4 / 7

Codul Ediia/Revizia Data reviziei

PS-03 1/4 10.03.2013

PROCEDURA GENERAL AUDIT INTERN

PRIMRIA SATU MARE

documentele i nregistrrile SMC; conformarea cu cerinele legale i alte reglementri aplicabile; rezultatele auditurilor anterioare. Pentru efectuarea auditului intern se pot utiliza Chestionare de audit, cod PS-03/F3, pregtite n prealabil de EA. n chestionarele de audit se nregistreaz att constatrile pozitive, ct i neconformitile constatate referitoare la activitatea auditat. Neconformitile constatate de ctre EA sunt documentate clar, concis i sprijinite de dovezi; ele sunt comunicate RA supus auditrii spre a fi analizate de ctre acesta. 5.4. Elaborarea raportului de audit Dup efectuarea auditului EA se ntrunete i revizuiete constatrile tuturor membrilor si, pe baza acestora, CEA ntocmete raportul de audit, cod PS-03/F4. Pentru fiecare neconformitate constatat CEA ntocmete cte un raport de neconformitate (RNC), cod PS-03/F5 care se anexeaz la raportul de audit. Constatrile din raportul de audit mpreun cu rapoartele de neconformitate sunt comunicate de ctre CEA n cadrul edinei de nchidere a auditului, tuturor responsabililor de activitate auditai. 5.5. ncheiere audit Dup reuniunea de nchidere i prezentarea concluziilor de ctre CEA, auditul se consider ncheiat. n acest sens se ntocmete Dosarul auditului, care conine urmtoarele documente: Programul de audit, Plan de audit, Chestionar de audit dup caz, Raportul de audit, Rapoarte de neconformitate. Originalele acestor documente se afl la CEA, iar copii ale Programului anual de audit, Planului de audit, Raportului de audit i RNC se difuzeaz la toi responsabilii de activitate auditai. 5.6. Stabilire i implementare corecie i aciuni corective Pentru mbuntirea continu a SMC, pe baza neconformitilor constatate, responsabilul de activitate auditat stabilete n RNC (att pe copia sa, ct i pe originalul de la CEA): corecia pentru eliminarea neconformitii; aciunea corectiv necesar pentru eliminarea cauzelor care au generat neconformitatea; data pentru aplicarea coreciei i aciunii corective. Coreciile i aciunile corective trebuie aplicate pn la data planificat n RNC. 5.7. Verificarea i raportarea aplicrii coreciei i a eficacitii aciunilor corective La expirarea termenului planificat n RNC, CEA verific dac corecia i aciunile corective stabilite au fost implementate, completndu-se constatrile n RNC, att pe exemplarul original existent la CEA, ct i pe copiile de la responsabilul de activitate auditat. n situaia n care, la verificarea coreciilor/aciunilor corective se constat c acestea nu au fost aplicate, se poate stabili un nou termen de aplicare.

Pagina 5 / 7

Codul Ediia/Revizia Data reviziei

PS-03 1/4 10.03.2013

PROCEDURA GENERAL AUDIT INTERN

PRIMRIA SATU MARE

Verificarea eficacitii aciunilor corective din RNC se efectueaz naintea analizei efectuate de management. n situaia n care aciunile corective nu au fost eficace RNC sunt supuse analizei primarului/viceprimarilor pentru stabilirea altor aciuni corective. n urma verificrii implementrii i eficacitii aciunii corective, rezultatele sunt raportate responsabilului de activitate auditat i RMC. 5.8. Monitorizarea procesului Datele referitoare la efectuarea auditurilor i eficacitatea aciunilor corective sunt analizate statistic i sunt prezentate n Analiza efectuat de management, conform PO-02. 6. RESPONSABILITI 6.1. Primarul nominalizeaz prin decizie pe CEA i aprob componena EA; stabilete/aprob acele aciuni corective/preventive care depesc limitele de competen ale angajailor din subordine; aprob programul de audit asigurnd toate condiiile necesare desfurrii auditului la data planificat; particip la edinele de deschidere i nchidere a auditului. 6.2. Viceprimarii nominalizeaz prin decizie pe CEA i aprob componena EA, n lipsa primarului sau n cazul comandrii unor audituri neplanificate pentru procesele de care sunt responsabili; particip la edinele de deschidere i nchidere a auditului stabilind aciunile corective/preventive n limitele de competen alocate. 6.3. Coordonatorul echipei de audit (CEA) ntocmete programul de audit la nceputul fiecrui an calendaristic, supunndu-l spre aprobare primarului, i-l difuzeaz ctre toi RA implicai; ntocmete planul de audit pe care-l difuzeaz tuturor RA care vor fi auditai; alctuiete EA i o instruiete cu privire la scopul, domeniile ce vor fi auditate, criteriile de audit etc.; conduce auditul intern, asigurndu-se c sunt respectate toate prevederile prezentei proceduri i a EN ISO 19011: 2003; redacteaz raportul de audit i RNC, prezentndu-le n edinta de nchidere tuturor RA auditai; la expirarea termenului stabilit n RNC, verific dac neconformitile descoperite au fost rezolvate; pstreaz i arhiveaz dosarul auditului n original pe perioada menionat n prezenta procedur. 6.4. Membrii echipei de audit auditeaz procesele care le-au fost repartizate prin planul de audit, asigurndu-se de relevana, completitudinea i corectitudinea datelor culese de la auditai; prezint constatrile pozitive i propunerile de neconformitate la AS, n vederea redactrii raportului de audit. 6.5. RA auditat are obligaia de a prezenta toate datele cerute de auditori i de a rspunde tuturor ntrebrilor acestora pentru a demonstra modul n care se desfoar procesul care este auditat.

Pagina 6 / 7

Codul Ediia/Revizia Data reviziei

PS-03 1/4 10.03.2013

PROCEDURA GENERAL AUDIT INTERN

PRIMRIA SATU MARE

7. NREGISTRRI
Nr. anex 1 2 3 4 5 Gestionare Perioada de pstrare Min. 1 an 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani Min. 1 an

nregistrare Note, consemnri, dovezi Program anual de audituri interne Plan de audit Chestionar de audit Raport de audit intern RNC nregistrri ale SMC

Cod PS-03/F1 PS-03/F2 PS-03/F3 PS-03/F4 PS-03/F5

Funcia Auditor intern RMC CEA Auditor intern CEA CEA RA implicai Auditat

Mod de pstrare ndosariate ndosariate ndosariate ndosariate ndosariate ndosariate ndosariate + format electronic

Observaii Notie Formular Formular Formular Formular Formular

8. ANEXE Formularele utilizate pentru nregistrri, reprezint anexe la prezenta procedur.

Pagina 7 / 7

MUNCIPIUL SATU MARE PRIMRIA Anul: Numr de audituri programate pe an

PROGRAM DE AUDIT

ALTE AUDITURI PROGRAMATE LA LEE: Nr Tip Audit Realizat de crt

Perioada/Data

Data programrii:

RMC

Pagina 1 / 1

MUNICIPIUL SATU MARE PRIM RIA

PLAN DE AUDIT APROBAT

Nr Exemplar Nr.

Data: Tipul auditlui : de sistem Obiectivul auditului : Perioada desf ur rii auditului intern: CRITERII DE AUDIT: ISO 9001:2008 Proces auditat:

Echipa de audit:

Planificarea activitilor Data: Ora Elemente de sistem/Activit i auditate

Responsabili

OBSERVA II/PROPUNERI:

Data: DIFUZARE: Ex. Compartiment nr. Responsabil de proces

Numele i prenumele

Semn tura

Data

Observa ii

Elaborat RMC

Ps-03/F2

pagina 1 of 1

CHESTIONAR DE AUDIT Nr 1/2011

Nr. crt. Cerina Clauza SR EN ISO9001:2008 Constatri

MUNICIPIUL SATU MARE PRIMRIA

Conformitate DA NU

Auditori Nume i prenume Semntura Nume i prenume

Auditai Funcia Semntura

Ps-03/F3

MUNICIPIUL SATU MARE PRIMRIA

ECHIPA DE AUDIT: CRITERII DE AUDIT: CONSTATRI POZITIVE: NECONFORMITI CONSTATATE Majore Minore NUME -

RAPORT DE AUDIT INTERN

SEMNTURA -

Observaii RECOMANDRI

AUDITOR: - RMC

DATA

PS 03/F4

pag. 1/1

MUNCIPIUL SATU MARE PRIMRIA

RAPORT DE NECONFORMITATE

Nr 1 Data CATEGORIE Intern Birou/Serviciu Plngere Reclamaie NECONFORMITATE REAL POTENIAL

DESCRIEREA NECONFORMITII CAUZA NECONFORMITII

REFERIN Stabilit de:

CORECIA/IILE IMEDIAT APLICABIL:

Stabilit de:

CORECIA/IILE S-AU REALIZAT: DA / NU

Termen: Verificat de:

ACIUNE : CORECTIV / PREVENTIV

Stabilit de: Responsabil(i) Termen

ACIUNE CORECTIV / PREVENTIV EFICACE: DA / NU Dovezi:

Eficacitate verificat de:

Data:

VERIFICAT i APROBAT RMC

Ps-03/F5