Arhivarea documentelor in forma electronica Cadrul juridic privind arhivarea documentelor in forma electronica este stabilit de Legea nr.

135/15.05.2007. Data intrarii in vigoare: 25.05.2007. Cateva definitii: - administrator al arhivei electronice - persoana fizic sau juridic acreditat de autoritatea de reglementare !i supraveghere specializat "n domeniu s administreze sistemul electronic de arhivare !i documentele arhivate "n cadrul arhivei electronice# - arhiv electronic - sistemul electronic de arhivare$ "mpreun cu totalitatea documentelor "n form electronic arhivate# - furnizor de servicii de arhivare electronic - orice persoan fizic sau juridic $ acreditat s presteze servicii legate de arhivarea electronic # - mediu de stocare - orice mediu pe care se poate "nregistra sau de pe care se poate reda un document "n form electronic # - mesaj electronic - documentul "n form electronic ce con%ine date de identificare privind e&peditorul$ destinatarul$ precum !i momentul de timp la care acesta a fost e&pediat$ realizat "n scopul transmiterii la distan% a unei informa%ii prin mijloace electronice# - regim de acces la document - gradul "n care se acord drept de acces la document de c tre titularul dreptului de dispozi%ie asupra documentului# - sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat colect rii$ stoc rii$ organiz rii !i catalog rii documentelor "n form electronic "n scopul conserv rii$ consult rii !i red rii acestora# - titular al dre tului de dis ozi!ie asu ra documentului - persoana fizic sau juridic proprietar sau$ dup caz$ emitent a documentului$ care are dreptul de a stabili !i modifica regimul de acces la document$ conform legisla%iei "n vigoare. 'pera%iunile de prelucrare arhivistic a documentelor "n form electronic se fac cu respectarea dispozi%iilor (egii )rhivelor *a%ionale nr. +,-+..,$ cu modific rile !i complet rile ulterioare$ precum !i a reglement rilor "n vigoare privind conservarea$ accesul !i protec%ia informa%iei cu caracter public sau privat. Autoritatea de regementare si su raveghere in domeniu este "inisterul #omunica!iilor $i %ehnologiei &nforma!iei. #ine oate de une s re astrare documente in forma electronica in arhiva electronica - orice persoan fizic sau juridic . 'urnizarea de servicii de arhivare electronica ( nu este supus niciunei autoriz ri prealabile# - persoanele care intentioneaza sa furnizeze servicii de arhivare electronica vor notifica autoritatii de reglementare si supraveghere cu /0 de zile inainte$ data inceperii activitatii# in plus$ se vor comunica toate informatiile referitoare la procedurile de securitate !i de conservare utilizate# - orice intentie de modificare a procedurilor de securitate !i de conservare va fi notificata autoritatii de reglementare si supraveghere cu cel putin +0 zile inainte# #rearea arhivei electronice #onditii entru rimirea unui document in arhiva electronica) - documentul in forma electronica sa fie semnat cu semn tura electronic e&tins a titularului dreptului de dispozi%ie asupra documentului# - semnatura electronica sa fie valabila# - sa fie depusa cheia de criptare !i decriptare pentru documentele criptate care cad sub inciden%a (egii )rhivelor *a%ionale nr. +,-+..,$ cu modific rile !i complet rile ulterioare# +

- sa fie transmise urmatoarele informatii: prprietarul documentului$ emitentul documentului$ titularul dreptului de dispozitie asupra documentului$ istoricul documentului$ tipul documentului$ nivelul de clasificare a documentului$ formatul digital in care este arhivat documentul$ cuvintele-cheie necesare identificarii documentului$ elementele de localizare a suportului tehnc$ identificatorul unic al documentului$ data emiterii$ data arhivarii$ termenul de pastrare a documentului. Arhivarea documentelor Documentul "n form electronic ce "ndepline!te condi%iile prev zute mai sus este semnat electronic de c tre administratorul arhivei electronice$ cu semn tura electronic $ "n care se atest !i faptul c documentul respectiv are valoare de original sau copie$ conform hot r0rii titularului dreptului de dispozi%ie asupra documentului. Documentul "n form electronic $ astfel identificat$ este arhivat "n loca%ia stabilit de administratorul arhivei electronice. *egistrul in forma electronica Documentele sunt evidentiate intr-un registru in forma electronica tinut de administratorul arhivei electronice$ accesul la acest registru fiind public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispozitie asupra documentului a stabilit un regim de acces public. #onservarea arhivei electronice +in acest unct de vedere, administratorul arhivei electronice este o-ligat) - sa p streze codul-surs al tuturor programelor utilizate pentru construirea !i e&ploatarea arhivei electronice$ "n fi!iere semnate electronic !i clasificate. - sa depun la )rhivele *a%ionale o copie a codului-surs al tuturor programelor utilizate pentru construirea !i e&ploatarea arhivei electronice. - sa asigure "ntre%inerea !i s pun la dispozi%ie programe informatice$ care s permit translatarea oric rui document "n form electronic $ arhivat din formatul "n care a fost generat "ntr-un format care s permit vizualizarea$ reproducerea !i stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor "n uz curent. #onsultarea arhivei electronice 1odalitatea de acces la un document in forma electronica se stabileste e&clusiv de c tre titularul dreptului de dispozi%ie asupra documentului printr-un act$ care va fi semnat at0t de titularul dreptului de dispozi%ie asupra documentului$ c0t !i de administratorul arhivei electronice. #at riveste ras underea$ pentru stabilirea regimului de acces la un document "n form electronic raspunde in e&clusivitate titularul dreptului de dispozi%ie asupra documentului$ iar pentru respectarea regimului de acces la documentul "n form electronic $ at0t la arhivare$ c0t !i la acordarea accesului la document$ raspunde administratorului arhivei electronice. Administratorul arhivei electronice are urmtoarele o-liga!ii) - "ntre%inerea arhivei electronice# - crearea unei arhive electronice de siguran% $ care s cuprind toate documentele "n form electronic arhivate !i care se actualizeaz permanent off-line# - utilizarea unui sistem de securitate omologat$ care s garanteze integritatea$ securitatea !i$ unde este cazul$ confiden%ialitatea documentelor "n form electronic arhivate# - asigurarea red rii oric rui document "n form electronic con%inut "n arhiv # - asigurarea distrugerii documentelor a c ror perioad de arhivare a e&pirat# - notificarea autorit %ii de reglementare !i supraveghere specializate "n domeniu$ cu cel pu%in ,0 de zile "nainte$ a inten%iei de "ncetare a activit %ii$ cu e&cep%ia cazurilor de for% major . 2n acest caz$ administratorul arhivei electronice are obliga%ia de a transfera arhiva electronic c tre alt furnizor de servicii de arhivare electronic $ cu acordul autorit %ii de reglementare !i supraveghere specializate "n domeniu. +e ozitarea arhivelor electronice )rhivele electronice sunt depozitate "n centre de date supuse autoriz rii prealabile$ cu respectarea normelor privind asigurarea: 2

- integrit %ii !i securit %ii documentelor "n form electronic # - securit %ii !i integrit %ii spa%iului ocupat de echipamentele care g zduiesc arhivele electronice# - recuper rii informa%iei "n urma dezastrelor naturale$ conform reglement rilor "n vigoare. )utoritatea de reglementare si supraveghere va emite$ in .0 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei lei$ norme metodologice privind autorizarea centrelor de date. &nfrac!iuni $i contraven!ii #onstituie infractiuni) -divulgarea$ de c tre administratorul arhivei electronice$ a cheii de criptare 3 se pedepseste cu "nchisoare de la unu la / ani. - accesarea neautorizat a documentelor din arhiva electronic - "nchisoare de la / luni la / ani. -copierea neautorizat a documentelor din arhiva electronic - "nchisoare de la unu la +2 ani. -modificarea neautorizat a documentelor din arhiva electronic - "nchisoare de la unu la +5 ani. -distrugerea arhivei electronice - "nchisoare de la , la +5 ani. #onstituie contraventii) - neindeplinirea obligatiei de notificare a autoritatii de reglementare si supraveghere privind data inceperii activitatii si a procedurilor de securitate si conservare utilizate# - nesemnarea de catre administratrul arhivei electronice a documentului in forma electronica# - neinregistrarea si neevidentierea in registru de catre administratorul arhivei electronice a tuturor documentelor in forma electronica# - neinregistrarea de catre administratorul arhivei electronice a fisei de insotire a documentului in forma electronica# - neasigurarea de catre administratorul arhivei elecronice a accesului permanent si la cerere la documentul in forma electronica# - neindeplinirea de catre administratorul arhivei electronice a obligatiilor privind consultarea arhivei. .anctiunea entru contraventiile mentionate mai sus este amenda de la 3.000 lei la 10.000 lei. Constatarea contraven%iilor !i aplicarea sanc%iunilor sunt de competen%a ersonalului cu atri-u!ii de control din cadrul autorit!ii de reglementare $i su raveghere s ecializate /n domeniu. 4esponsabilitatea aplic rii dispozi%iilor prezentei legi !i a reglement rilor legate de aceasta revine autorit %ii de reglementare !i supraveghere specializate "n domeniu$ respectiv 1inisterului Comunica%iilor !i 5ehnologiei 6nforma%iei. 2n termen de 3 luni de la data intr rii "n vigoare a prezentei legi autoritatea de reglementare !i supraveghere specializat "n domeniu$ "n colaborare cu )rhivele *a%ionale$ va elabora reglementri $i metodologii /n a licarea rezentei legi, rocedura acordrii, sus endrii, retragerii deciziei de acreditare a administratorului arhivei electronice, recum $i a autorizrii centrelor de date.