ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mi loace de cercetare eficiente de prelucrare analitic ! sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. "ocumentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. "ocumentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. #otrivit normelor internaionale documentul este definit ca $un material pe care este nregistrat o informaie% sau $o informaie nregistrat pe un segment%. #rin urmare elementele unui document constau n& informaii, nregistrarea lor, suportul. 'oiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n "icionarul (tiinelor )peciale ale *storiei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs $pe supori friabili, realizate cu a utorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric+,-. #rin urmare documentul este un te.t scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr/o form clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. 0egea Arhivelor din ,112 menioneaz c prin documentele care fac parte din 3ondul 'aional al 4omniei% se nelege& acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate+5-. Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale, departamentale ( udeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii. 3ond arhivistic se consider %totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii+6-%. *n actuala 0ege a Arhivelor 'aionale se specifica& %7onstituie izvoare istorice i alctuiesc 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei, documentele create de/a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice%+8-.

7olecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s/a fcut prin alegere sau din ntmplare9 sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti e.terne, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor+:-. 7olecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare. )/a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. "oar teoretic, s/a fi.at alt criteriu& arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice+2-. Exista mai multe criterii de clasificare:
A. ; ; ; <. ; ; ; 7. ; ; ; ; ". "up deinerea arhivelor& arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv9 arhive ale Arhivelor 'aionale9 arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare. "up etapele procesului de formare a arhivelor& arhive curente (de registratur)9 arhive de depozit9 arhive istorice (permanente). "up ornduirea social& arhive feudale9 arhive moderne9 arhive capitaliste9 arhive socialiste. "up etapele istoriei arhivelor&

; arhiva la destinatar (actul era necesar, dar gri a pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de coninutul lui)9 ; arhiva la emitent (gri a pstrrii actului revine celui care l creeaz)9

; arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden)9 copierea se fcea n registru9 ; arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).

=. ; ;

"up creatorii arhivelor& arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat9 arhive administrative, create de& prefecturi, primrii, consilii populare9

; arhive udectoreti sau udiciare, create de instituii ca& )fatul "omnesc, tribunale, curi cu uri etc.9 ; arhive poliieneti ! provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin meninerea ordinii i care erau organe e.ecutive ale statului9 ; arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la >inisterul Agriculturii, al *ndustriei i al 7omerului9 ; arhive statistice ! fac parte din arhivele economice9 apar n sec. al ?*?/ lea, prin nfiinarea oficiilor statistice (,@:1)9 ; arhive militare ! cuprind documente create de armata, >inisterul de 4zboi, >arele )tat >a or9 ; arhive sanitare ! aparin unor instituii create la sfritul sec. al ?*?/lea9 amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii9 ; arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a/i pstra interesele lor, de a/i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii)9 ; arhive culturale ! create de instituii de cultur precum A)A4A, Ateneul 4omn, biblioteci, muzee9 ; arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd e.istau coli pe lng mnstiri9 dup sec. al ?*?/lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti9 ; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi9 ; arhive personale ! totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan9 ; arhive familiale ! ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan uridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s/au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. 3. "up materia subiacent, e.ist documentele scrise pe&

; hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.

B. ; ; ;

"up modul de percepere de ctre om& arhive vizuale9 arhive sonore9 arhive audio/vizuale.

#ornind de la aceste definiii i e.plicaii se a unge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice+2-. =.ist mai multe criterii de clasificare. =venimentele din decembrie ,1@1 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. #entru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s/a recurs la un cadru legislativ minim+C-, respectiv 0egea nr.8DE,11D i Fotrrea Buvernului 4omniei nr.C21E,11,. Aransformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. 'oua lege a Arhivelor 'aionale a fost promulgat la 5 aprilie ,112 prin decret de #reedintele 4omniei. Aceasta stipula (art. 6) c %administrarea, supravegherea i protecia special a 3ondului Arhivistic 'aional al 4omniei se realizeaz de ctre Arhivele 'aionale, unitar bugetare n cadrul >inisterului de *nterne%. #ornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele 'aionale a nscrisurilor ce fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat. Grmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele 'aionale au elaborat prin Hrdinul de zi nr.5,C din 56 mai ,112, Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n 0egea Arhivelor 'aionale din 5 aprilie ,112. #rimul capitol al instruciunilor cuprinde n C articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei (3.A.'.)9 faptul c administrarea, supravegherea i protecia special a 3.A.'. se realizeaz de Arhivele 'aionale9 obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform comple.itii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor 'aionale9 atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 6D de zile, Arhivelor 'aionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv9 7el de/al doilea capitol cuprinde n ,D@ articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea,

pstrarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele 'aionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii. Evidena documentelor 0egislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr/un singur registru de intrare/ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. Inregistrarea documentelor marcheaz e.istena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. 'umrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor. Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu/se numrul de nregistrare atribuit de e.peditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.+@Inregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la , ianuarie pn la 6, decembrie ale fiecrui an. In registrul de intrare/ieire se vor preciza urmtoarele elemente& numrul de nregistrare9 data nregistrrii9 numrul i data documentului date de emitent9 numrul filelor documentului9 numrul ane.elor9 emitentul9 coninutul documentului pe scurt9 compartimentul cruia i s/a repartizat9 data e.pedierii9 modul rezolvrii9 destinatarul9 numrul de nregistrare al documentului la care se cone.eaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. "ocumentele care se refer la aceeai problem se cone.eaz la primul document nregistrat9 n dreptul fiecrui document cone.at se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face cone.area. "ocumentele e.pediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu/se coloanele adecvate. In cazul documentelor e.pediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde. Gruparea documentelor n dosare Hperaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. 3iecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. 0egislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

#rima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane uridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu ane.ele lor, conturndu/se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor. Bruparea documentelor primite, e.pediate, ct i a ane.elor se face printr/un riguros discernmnt, repartizndu/se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr/o instituie.+1'omenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. =l este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. 0iteratura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.+,D*deea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea Arhivelor )tatului. #rimele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz. #e lng acestea s/a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. 0egislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de e.istena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv& clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc. H arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. 7onstituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.+,,'omenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare. =l se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din ane.a nr.,.+,5In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.

In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere ma uscule. In rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu/se cu cifre arabe, ncepnd cu nr., la fiecare compartiment de munc. In nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. 7ifra roman, litera ma uscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (e.& * A). *ndicativul poate fi format numai din litera ma uscul i cifra arab (e.& <) sau numai din cifra arab (e.& 8), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc. 0a nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare/ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. In rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (e.& #,,D,:,7.).). )tabilirea lui se face inndu/se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele. In dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul $permanent% (prescurtat $#%) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (,,6,:,,D etc). "ac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac e.ist motive s se presupun c, n anumite con uncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz $7.).% (comisie de selecionare). 0a e.pirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent. Intr/un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. In cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului e.ist n mai multe e.emplare, se pstreaz n original ntr/un dosar cu termen permanent iar celelalte e.emplare se pstreaz ntr/un dosar separat cu meniunea $cJpii%, cruia i se d un termen temporar. In aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care e.ecut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n e.emplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, e..& dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare.

'omenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.+,6'omenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. 7nd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou. "e menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. "up e.pirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.+,80egislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen/clatorului dosarelor. (eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou e.emplare, spre aprobare i confirmare. 'omenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele 'aionale, i al nivel local de direciile udeene ale Arhivelor 'aionale. "up confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui. Gn e.emplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare/ieire a indicativului dosarului unde s/a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor (i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Aermenul de $dosar% a urmat celui de $dela% care la rndul su s/a desprins din termenul de $acta%. #rimele instruciuni de organizare a arhivei n Kara 4omneasc i >oldova, emise n anul ,@6,, fi.au obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. >ai trziu, statutul administrativ din decembrie ,@8@, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 5: cm. In Aransilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului al ?L***/lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr/un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. "in aceast form s/au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr/un singur loc. #aralel s/a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe

probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.+,:"up rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. In vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni. #rima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.)9 cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. 0a efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord ane.elor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Hdat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. "ubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin. Inscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv *nventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult inventarul fondului sau coleciei. =a se poate face prin dou metode& metoda direct i metoda indirect sau pe fie. #rin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente& necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr/ un loc n altul. =a se aplic ma oritii creatorilor de arhiv. #rin metoda indirect, inventarierea se e.ecut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri& crearea unui fiier tematic sau cronologic9 trecerea pe calculator.+,20egislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la ane.a 5.+,C*nventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. 3iecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct. *nventarele se ntocmesc n 6 e.emplare pentru documentele nepermanente i n 8 e.emplare pentru documentele permanente, dintre care un e.emplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. "osarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu

"

menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. In momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru. 4ubrica $7oninutul dosarului% va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i perioada la care se refer. Benul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va e.trage din coninutul dosarului. "up el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea complet. #roblema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va reproduce ct mai e.act. Inlturarea neesenialului i redactarea ntr/o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. "osarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu/se n inventar anii e.tremi. *nventarele care redau operativ i e.haustiv informaiile e.istente n arhiv, determin eficiena ma.im a regsirii informaiilor. Arebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod e.clusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme cone.e. *nformaia privitoare la aceste probleme cone.e este e.pus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.+,@7onstituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. #redarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces verbal. 0a preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. In cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.+,1=videna dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la ane.a 8 din 0egislaia arhivistic.+5D"ac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul $#reluri% se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate9 fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. #entru fiecare inventar se noteaz& ; ; ; ; ; ; ; 'umrul de ordine al inventarului "ata prelurii documentelor din inventarul respectiv "enumirea compartimentului de la care provine inventarul "atele e.treme ale documentelor Aotalul dosarelor din inventar Aotalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv 'umrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

1#

0a capitolul $*eiri% se trec& ; ; "ata ieirii documentelor din eviden Gnde s/a predat

; "enumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden ; Aotalul dosarelor ieite

)coaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor 'aionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute.+5,Articolul 5@ din 0egislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz& ; ; #roces/verbal de selecionare (conform ane.ei nr.:)+55#roces/verbal de predare/preluare (conform ane.ei nr.2)+56-

; #roces/verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei acestora "ocumentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele 'aionale.

Selecionarea documentelor )elecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, anga nd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv. )elecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar/istoric, n vederea predrii lor la Arhivele 'aionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. "ocumentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Aermenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor. *nteresul practic este limitat la un numr de ani de 6, :, ,D, ,:, 5D etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 6D, :D sau ,DD de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (e..& arhivele de personal, de plata retribuiei .a).+58-

11

0egislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. =a este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. (eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.+5:>embrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu e.perien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente. =fectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i e.periena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. 7ei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. "e asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor e.istente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel e.ist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. 3ormalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.+527omisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. )ecretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare e.pirate. H atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea $7.).% (comisa de selecionare). "ac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. 0a ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul/ verbal (model& ane.a nr. : din 0egislaia arhivistic+5C-) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. )unt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia. *nventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul/verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un e.emplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele 'aionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile udeene ale Arhivelor 'aionale, n cazul unitilor locale.+5@Arhivele 'aionale sau direciile udeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. =ste evitat astfel pierderea unor informaii importante. "ocumentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor 'aionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. >atricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr/un registru.+51- )elecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces/verbal (ane.a nr. 2)+6D-,

12

nsoit de inventar (ane.a nr. C)+6,-, cu confirmarea Arhivelor 'aionale. In inventar, conform ane.ei nr. C va fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s/a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce te.tul din e.erg, te.tul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii. )elecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii lui n Arhivele 'aionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea spre avizare s/i determine pe membrii comisiei de selecionare s udece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.+65Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat *nstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor 'aionale prin Hrdinul de zi nr. 5,C din 56 mai ,112 prevd la art. 6C& $"ocumentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat%.+667onform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat9 gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete9 documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat9 gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la e.pirarea caracterului secret. #strarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete. "ocumentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup e.pirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat. "in aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. "ac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (e..& cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare9 inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le/au dat caracterul de secret. 4ezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct ma oritatea lor prezint valoare documentar/tiinific.+68#relucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare

13

In situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat. *nstruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 8D/85, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare. Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea), inndu/se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale i coninutul actului9 s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.)9 dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor ane.ate. 'umerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul ,, pe fiecare an.+6:In cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se e.ecut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. )e procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic. In procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare ,/: ani (boniere, chitaniere, fie de ponta , condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la e.pirarea termenului de pstrare. *nventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde& numrul curent, categoria de documente, anii e.tremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare.+62#relucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn. Folosirea documentelor <ogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din 3ondul Arhvistic 'aional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific9 rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, e.trase, certificate. 7onform articolelor 5D i 5, din 0egea Arhivelor 'aionale, documentele care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 6D de ani de la crearea lor. #entru documentele la care nu s/a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. 0egea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se e.pun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru prote area lor.+6C-

14

Articolul 88 din *nstruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de documente, din 56 mai ,122, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i e.trase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 6D de ani, dac acestea se refer la drepturi ce/l privesc pe solicitant cum sunt& vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.+6@- 7ertificatul va cuprinde o e.punere e.act i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele e.istente precum i denumirile documentelor din care s/au e.tras elementele necesare ntocmirii certificatului9 n el nu vor fi e.puse concluzii personale, datele se e.pun n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar). "ac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetndu/se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu/se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu/se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage9 noul certificat va primi alt numr de nregistrare. In cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului9 dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu/i/se solicitantului acest lucru. 'u sunt admise, n te.tul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra e.actitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau e.trasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se e.pediaz prin pot. "ac n dosarul n care s/a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu/se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. #entru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. 3ia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.+61)coaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr/un registru de depozit, conform ane.ei nr.@+8D-. In registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas9 apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert9 urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc)9 apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare9 urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului9 apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. =.ist i o rubric pentru observaii. In afara registrului de depozit e.ist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia de control (ane.a nr.1)+8,- care se introduce n raft, n

15

locul dosarului scos pentru cercetare. 7nd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. =a cuprinde& denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. "ac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr/un depozit este foarte uor de regsit, i cu a utorul registrului de depozit i cu a utorul fiei de control. In acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic 7antitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv. "ocumentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. Inregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare/ieire, fie pe calculator, ntr/un fiier special, fie prin alte mi loace moderne de nregistrare, ntr/o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. H dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr/un grupa sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Gnitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. #redarea se face pe baz de proces/verbal (ane.a nr. 6)+85- i inventare (ane.a nr. 5)+86-, a aceleai ca i pentru arhiva general. *ntrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (ane.a nr.8)+88-. #relucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale& ; #rincipiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr/un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. ; #rincipiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator. ; #rincipiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. ; Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).+8:-

16

"ocumentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n te.t, fie ca ane.e, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. "ac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). *nstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 56 mai ,112 e.pun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele :1/@D.+82Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv #rin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea e.istenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr/un comple. unitar de msuri tehnice i organizatorice.+8C7reatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu/le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. "ocumentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amena ate n acest scop care le prote eaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. "epozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mi loace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. "imensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu/se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate. 4afturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. Intre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de D,C!D,@ m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 5,8 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea. "ocumentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. "ac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. "epozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre ,:/5DM 7 i umiditi relative de :D/ 2DN, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre ,8/,@M 7, air umiditatea relativ de 8D/ :DN. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr/un caiet de depozit.

3erestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. )e vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la : ani. #entru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. "epozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dio.id de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mi loace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Hrice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor 'aionale sau direciilor udeene. In depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. #e rafturi, dosarele se aeaz de sus n od i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.+8@"eosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale *nstituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional se depun la Arhivele 'aionale pentru pstrarea permanent astfel& ; ; ; "ocumentele scrise, dup 6D de ani de la crearea lor9 "ocumentele tehnice, dup :D de ani de la crearea lor9 Actele de stare civil, dup ,DD de ani de la ntocmirea lor9

; "ocumentele fotografice i peliculele cinematografice dup 5D de ani de la crearea lor9 ; >atricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

7reatorii i deintorii de documente le pot deine, dup e.pirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor 'aionale, n acest caz depunnd cte un e.emplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele 'aionale. )unt e.ceptate de la depunere, conform art. ,8 din 0egea Arhivelor 'aionale, urmtoarele instituii& >inisterul Aprrii 'aionale, >inisterul Afacerilor =.terne. )erviciul 4omn de *nformaii, )erviciul de *nformaii =.terne, )erviciul de #rotecie i #az, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia 4omn. +81"ac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces/verbal n prezena reprezentatului Arhivelor 'aionale, n care se consemneaz& denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii e.tremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv

1!

din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare9 un e.emplar al procesului/verbal se pred reprezentatului Arhivelor 'aionale. "ocumentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele 'aionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la >inisterul >uncii i #roteciei )ociale. #reluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele 'aionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Impreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 6 e.emplare. #redarea/ preluarea se consemneaz ntr/un proces/verbal, ntocmit n 5 e.emplare, conform modelului ane.a nr.2.+:D#rocesul/verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. #rocesul/verbal se nregistreaz i la Arhivele 'aionale. Gn e.emplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele 'aionale. "ocumentele care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional sunt bunuri de interes naional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc pre udicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente. )ustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor 7odului #enal. 7onstatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor 'aionale iar plngerea mpotriva procesului/verbal de constatare a contraveniei se face n termen de ,: zile de la primirea comunicrii, la udectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. *nstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur/arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin (coala 'aional de #erfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

+,- Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, <ucureti, =d. )t. =nciclopedic, ,1@5, p. ,D6/,D89 vezi i 3lorea Hprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romaneasc , tom *, ,11:, p. 52/61. +5- !onitorul "#icial , nr. C,E1 aprilie ,112. +6- Dicionarul, p. ,5,/,55. +8- !onitorul "#icial , nr. C,E1 aprilie ,112 +:- Dicionarul, p.C 89 vezi i $e%ico&ra# Archive 'erminolo&(, cf. 3lorea Hprea, p. 66.

1"

+2- I)idem, p.66/689 3lorea Hprea, op* cit*, p.68/6C, mparte arhivele n arhive clasice i arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii. +C- >arin 4adu >ocanu, Arhivele +aionale n competiie cu timpul, Arhiva rom,neasc, tom **, ,112, p.,6, idem, Arhivele +aionale i Societatea rom,neasc, <ucureti, =dit. >.*., ,11C, p.,:. +@- $e&islaie arhivistic, <ucureti 5DD,, p. 52. +1- 7ristiana "inu, Lasile 'icula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n $4evista Arhivelor,% an 0L, vol.?5, nr.8E,1C@, p. 888 +,D- =milia 7ohn, +omenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare - instrumente de )a. n activitatea arhivistic, n $4evista Arhivelor%, an 0L*, vol. ?0*, nr. ,E,1C1, p.,C. +,,- Loica 7oman, !etodolo&ia de ela)orare a nomenclatorului dosarelor, n $4evista Arhivelor%, an 0?*, vol. ?0L*, nr.8E,1@8, p. 8,8. +,5- $e&islaie arhivistic, p. :5. +,6- Loica 7oman, op* cit*, p. 8,:. +,8- =lena 7iuc, Din e%periena /ilialelor Arhivelor Statului !unicipiului 0ucureti pe linia activitii de ndrumare i control la arhivele 0*D*S*, n $4evista Arhivelor%, an 0?**, vol. ?0L**, nr. 8E,1@:, p. 611. +,:- 7ristina "inu, Lasile 'icula, op* cit*, p.,2. +,2- >arcel "umitru 7iuc, "rdonarea i inventarierea documentelor a#late n depo.itele arhivelor statului, n $4evista Arhivelor%, an 0L*, vol. ?0*, nr.6E,1C1, p. 6DD. +,C- $e&islaie arhivistic, f. :6. +,@- *on 7ozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca contemporan, n $4evista Arhivelor%, an 0L*, vol. ?0*, nr. ,E,1C1, p.56. +,1- $e&islaie arhivistic, p. :8. +5D- I)idem, p. ::. +5,- I)idem, p. 6,. +55- I)idem, p. :2. +56- I)idem, p..:C. +58- Loica 7oman, Selecionarea documentelor la or&ani.aii, n $4evista Arhivelor%, an 0*?, vol. ?0*L, nr.8E,1@5, p.6CD. +5:- $e&islaie arhivistic, p. 65.

2#

+52- Loica 7oman, Selecionarea documentelor 1, p. 6C6. +5C- $e&islaie arhivistic, p. :2. +5@- I)idem, p. 65. +51- >aria "ogaru, Instrumentele de eviden i in#ormare tiini#ic pentru i.voarele si&ilare, n $4evista Arhivelor%, an 0L*, vol. ?0**, nr.5E,1C1, p. ,:8. +6D- $e&islaie arhivistic, p.:C. +6,- i)idem, f.:@. +65- Lasile 7plnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n $4evista Arhivelor%, editat de Asociaia Arhivitilor $"avid #rodan%, 7lu /'apoca, seria a ***/a, vol.*, ,11:, nr.,/5, p. CC. +66- $e&islaie arhivistic, p. 66. +68- =lena 7iuc, op* cit*, p. 611. +6:- $e&islaie arhivistic, p. 68. +62- I)idem, p. 6:. +6C- 0egea Arhivelor 'aionale, n $>onitorul Hficial al 4omniei%, L***, nr. C, din 1 aprilie ,112, p. 8. +6@- $e&islaie arhivistic, p. 62. +61- I)idem, p. 6C. +8D- I)idem, p. :1. +8,- I)idem, p. 2D. +85- I)idem, p. :8. +86- I)idem, p. :6. +88- I)idem, p. ::. +8:- I)idem, p. 61. +82- I)idem, p. 8D/8:. +8C- 3lorea Hprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor, n $Arhiva 4omneasc%, tom *, fasc.5E,11:, p. 6,. +8@- $e&islaie arhivistic, p.81.

21

+81- 0egea Arhivelor 'aionale, n $>onitorul Hficial al 4omniei%, L***, nr. C,, din 1 aprilie ,112, p.6. +:D- $e&islaia arhivistic, p. :C.

egea Arhivelor Naionale ! "##$ #arlamentul 4omniei adopt prezenta lege. 7apitolul * Dispoziii generale Art. , ! 7onstituie izvoare istorice i alctuiesc 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei documentele create de/a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi. Art. 5 ! #rin documente care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei, n sensul prezentei legi, se nelege& acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate. Art. 6 ! Administrare, supravegherea i protecia special a 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei se realizeaz de ctre Arhivele 'aionale, unitate bugetar n cadrul >inisterului de *nterne. Arhivele 'aionale i e.ercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin direciile udeene ale Arhivelor 'aionale. #rotecia special a 3ondului Arhivistic 'aional al 4omniei se realizeaz n condiii de pace, potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori, cu spri inul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor 'aionale. Art. 8 ! #ersoanele fizice i persoanele uridice, creatoare i deintoare de documente care fac parte din 3ondului Arhivistic 'aional al 4omniei, denumite n continuare creatori i deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi. 7apitolul ** Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia special a !ondului Arhivistic Naional al "om#niei

22

Art. : ! Arhivele 'aionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind urmtoarele atribuii& a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei a documentelor prevzute la art. 5, care se dau publicitii, dup caz9 b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete msurile ce se impun potrivit legii9 c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege9 d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le deine9 e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate9 f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor 'aionale i reeaua automatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul )istemului naional de informare i documentare9 g) elaboreaz i editeaz $4evista Arhivelor% i alte publicaii de specialitate, destinate informrii i spri inirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei9 h) asigur, prin 3acultatea de Arhivistic i (coala 'aional de #erfecionare Arhivistic pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice9 i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei9 ) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei, n scopul e.punerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiinifice sau culturale internaionale O) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea9 asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale9 l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.

23

Art. 2 ! In cadrul Arhivelor 'aionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai Arhivelor 'aionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice. >odul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor 'aionale* 7apitolul *** $bligaiile creatorilor i deintorilor de documente )eciunea * 2videna documentelor Art. C ! 7reatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii. Art. @ ! Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii. 'omenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele 'aionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile udeene ale Arhivelor 'aionale, potrivit ane.ei nr. ,. Art. 1 ! "ocumentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit ane.elor nr. 5 i 6. =videna tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit ane.ei nr. 8. )coaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor 'aionale sau al direciilor udeene ale Arhivelor 'aionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment e.terior imprevizibil i de nenlturat. )eciunea a **/a Selecionarea documentelor Art. ,D ! In cadrul Arhivelor 'aionale funcioneaz comisia central de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor udeene ale Arhivelor 'aionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.

24

>odul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. , se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor 'aionale. Art. ,, ! In cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective, fiind compus din& un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu/i valoarea practic sau istoric9 hotrrea luat se consemneaz ntr/un proces verbal, ntocmit potrivit ane.ei nr. :. #rocesul/verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare 7omisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor udeene ale Arhivelor 'aionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente. "ocumentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor/verbale ale comisiilor prevzute la alin. 5. In cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. )eciunea a ***/a 3strarea documentelor Art. ,5 ! 7reatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu/le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege. #ersoanele uridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii special amena ate pentru arhiv. 'oile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele 'aionale sau direciile udeene ale Arhivelor 'aionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor. Arhivele 'aionale i direciile udeene ale Arhivelor 'aionale pot prelungi termenul de pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor. "epozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu mi loace adecvate de pstrare i de prote are a acestora, precum i cu mi loace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. )eciunea a *L/a Depunerea documentelor la Arhivele +aionale

25

Art. ,6 ! #ersoanele uridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele 'aionale i la direciile udeene ale Arhivelor 'aionale, dup cum urmeaz& a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 5D de ani de la crearea lor9 b) documentele scrise, cu e.cepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 6D de ani de la crearea lor9 c) d) documentele tehnice, dup :D de ani de la crearea lor9 actele de stare civil, dup ,DD de ani de la ntocmirea lor9

e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz. Art. ,8 ! 7reatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei i dup e.pirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor 'aionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor udeene ale Arhivelor 'aionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi. >inisterul Aprrii 'aionale, >inisterul Afacerilor =.terne, )erviciul 4omn de *nformaii, )erviciul de *nformaii =.terne, )erviciul de #rotecie i #az, ale organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia 4omn i pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup e.pirarea termenelor prevzute la art. ,6. Art. ,: ! Hrganizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei le pot depune la Arhivele 'aionale sub form de custodie sau donaie, scutite de ta.e i impozite. "eintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor 'aionale, care au prioritate la cumprarea oricror documente care #ac parte din /ondul Arhivistic +aional al Rom,niei i care trebuie s se pronune n termen de 2D de zile de la data nregistrrii comunicrii. Art. ,2 ! "ocumentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i e.trase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i deintorii de documente. Art. ,C ! 7reatorii i deintorii de documente, prevzui la art. ,8 i ,:, sunt obligai s depun la Arhivele 'aionale sau la direciile udeene ale Arhivelor 'aionale, dup caz, cte un e.emplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la e.pirarea termenelor de depunere a acestora. Art. ,@ ! In cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan uridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul art. 5 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele 'aionale sau de direciile udeene ale Arhivelor 'aionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificare i e.trase

26

privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la >inisterul >uncii i #roteciei )ociale sau la direciile udeene ale acestuia. Art. ,1 ! "ocumentele care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor 'aionale iEsau ale direciilor udeene ale Arhivelor 'aionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu e.cepia celor predate n custodie. 7apitolul *L !olosirea documentelor care %ac parte din !ondul Arhivistic Naional al "om#niei Art. 5D ! "ocumentele care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei pot fi folosite pentru& cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, e.trase i certificate. "ocumentele care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 6D de ani de la crearea lor. #entru documentele la care nu s/a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. "ocumentele de valoare deosebit nu se e.pun public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 5, ! 7reatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau uridice, certificate, copii i e.trase de pe documentele pe care le creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s/a mplinit termenul prevzut la art. ,6, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant. )erviciile prestate de ctre Arhivele 'aionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor uridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege. Art. 55 ! "ocumentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare. 3ac parte din aceast categorie documentele care& a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare9 b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului9 c) sunt ntr/o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr/un proces/verbal9 d) nu sunt prelucrate arhivistic.

)tabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit ane.ei nr. 2. 7apitolul L Personalul arhivelor Art. 56 ! 7reatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 5, persoane uridice, au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora. "esemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, cu avizul Arhivelor 'aionale sau, dup caz, al direciilor udeene ale Arhivelor 'aionale. Art. 58 ! 3ormarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele 'aionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se realizeaz prin 3acultatea de Arhivistic i prin (coala 'aional de #erfecionare Arhivistic. Art. 5: ! #ersonalul de specialitate din cadrul Arhivelor 'aionale va fi dimensionat n funcie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria funcionarilor publici. 7apitolul L* "spunderi i sanciuni Art. 52 ! 'erespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere contravenional, civil sau penal. Art. 5C ! )ustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederilor 7odului penal. Art. 5@ ! )coaterea peste grani a documentelor care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane uridice strine fr autorizarea Arhivelor 'aionale, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 6 la C ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav. Aentativa se pedepsete. Art. 51 ! 7onstituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni& a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane uridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. @ alin. 59

2!

b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces/ verbal de predare/primire, conform prevederilor art. 19 c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane uridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n condiiile prevzute la art. ,,9 d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i prote are a documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane uridice sau persoane fizice, potrivit art. ,59 e) nepredare, la Arhivele 'aionale i, dup caz, la direciile udeene ale Arhivelor 'aionale, a documentelor care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la e.pirarea termenelor prevzute la art. ,69 f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din 3ondul Arhivistic 'aional al 4omniei de ctre persoane fizice sau persoane uridice, fr respectarea prioritii Arhivelor 'aionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. ,: alin. 59 g) nedepunerea la Arhivele 'aionale sau la direciile udeene ale Arhivelor 'aionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la e.pirarea termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. ,C. Art. 6D ! 7ontraveniile prevzute la art. 51 se sancioneaz dup cum urmeaz& a) cu amend de la :DD.DDD lei la 5.DDD.DDD lei, cele prevzute la lit. a), d) i f)9 b) cu amend de la 5:D.DDD lei la ,.DDD.DDD lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g). Amenda se aplic i persoanelor uridice. In cazul contraveniilor prevzute la art. 51 lit. f), Arhivele 'aionale pot solicita instanei udectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup e.pirarea termenului de prescripie a rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile. Art. 6, ! 7onstatarea contraveniilor prevzute la art. 51 i aplicarea sanciunilor se fac de ctre mputerniciii Arhivelor 'aionale i, dup caz, ai direciilor udeene ale Arhivelor 'aionale. Art. 65 ! Impotriva procesului/verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere, n termen de ,: zile de la comunicare, la udectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. Art. 66 ! 7ontraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile 0egii nr. 65E,12@ privind stabilirea i sancionarea contravenienilor. 7apitolul L**

2"

Dispoziii %inale i tranzitorii Art. 68 ! 7reatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de 6D de zile, Arhivelor 'aionale sau, dup caz, direciilor udeene ale Arhivelor 'aionale, documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii. Art. 6: ! "enumirile "irecia Beneral a Arhivelor )tatului i Arhivele )tatului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele 'aionale. Art. 62. ! "ispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile udeene ale Arhivelor 'aionale se aplic, n mod corespunztor i "ireciei >unicipiului <ucureti a Arhivelor 'aionale. Art. 6C ! Ane.ele nr. ,/2 fac parte integrant din prezenta lege. Art. 6@ ! "ecretul nr. 8C5E,1C, privind 3ondul Arhivistic 'aional al 4epublicii )ocialiste 4omnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentei legi se abrog. Aceast lege a fost adoptat de )enat n edina din 8 martie ,112, cu respectarea prevederilor art. C8 alin (,) din 7onstituia 4omniei. #reedintele )enatului prof. univ. dr. H0*L*G BF=4>A' Aceast le&e a #ost adoptat de Camera Deputailor n edina din 45 martie 4667, cu respectarea prevederilor art* 89 alin :4; din Constituia Rom,niei* #reedintele 7amerei "eputailor A"4*A' 'P)AA)= <ucureti, 5 aprilie ,112. 'r. ,2 (>onitorul Hficial nr. C,E1 aprilie ,112)

3#

Aprob #4=)="*'A=0= 7H')*0*G0G* "= A">*'*)A4AA*= ("*4=7AH4) &e con%irm "*4=7AH4G0 B='=4A0 A0 A4F*L=0H4 'HA*H'A0= ("*4=7AH4G0 "*4=7A*=* QG"=K='= A A%&'() O% NA*'ONA )+ NO,)N- A.O%/ A%&'('0.'-

3ormular nr. ,

Aprobat prin Hrdinul (decizia) nr. .......... din .............. "irecia )erviciile "enumirea dosarului Aermenul de (coninutul pe scurt pstrare al problemelor la care se refer) ,). ......................... # .... 5). ......................... ,D .... 6). ......................... : .... Hbs

"irecia A. )erviciul secretariat i secretariat administrativ

<. )erviciul ,). ......................... # administrativ .... 5). ......................... ,D .... 6). ......................... : .... ........................................ Formular nr1 2 *nventarul pe anul.........RRRRR.. "enumirea creatorului ........................................ pentru documentele care se pstreaz RR..Ran "enumirea compartimentului (permanent) '4. 74A. *'"*7AA*LG0 "H)A4G0G* "G#P 'H>='70AAH4 7H'K*'GAG0 #= "AA=0= )7G4A A0 =?A=4'= "H)A4G0G*, 4=B*)A4G0G*, =A7. 'G>P4G0 3*0=0H4 H<).

#rezentul inventar format din .R..... file conine RRR... dosare, registre,

31

condici, cartoteci, etc. "osarele de la nr. crt. .....................nefiind ncheiate. .................. au fost lsate la

0a preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................ Astzi, ................, s/au predat..............dosarele Am predat, Am primit, Formular nr1 3 *nstituia (4egie autonom, )ocietate111*; #4H7=) ! L=4<A0 de predare ! primire a documentelor Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai ai compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul instituiei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ....................................... de serviciul menionat, n cantitate de .................dosare. #redarea ! primirea s/a fcut pe cuprinznd ............... pagini dactilografiate. Am predat, baza inventarelor ane.ate,

Am primit,

32

Formular nr1 4 %)5'0.%/ D) )('D)N*6 A *'A4P4*0H4 ! *=(*4*0H4 G'*APK*0H4 A4F*L*)A*7= *'A4P4* *=(*4* "enumirea "atele 'r.dosar dup 'r. 'r. dosare "at Gnde "enumirea Aotal compartiment e.treme ale inventar dosare rmase ieiri s/au actului de dosare ului documentului primite predat predare, ieire intrrii efectiv efectiv nr. i data "ata 5 6 8 : 2 C @ 1 ,D ,,

'r. crt

,. 5. ,.

numrul de ordine al inventarului data prelurii dosarelor din inventarul respectiv numrul total al dosarelor cuprinse n inventar

@. data scoaterii dosarelor din eviden 1. denumirea unitii ctre care s/a fcut predarea (*. 4. L. >. 4., Arhivele 'aionale etc.) ,D. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor 'aionale pentru selecionare, proces/ verbal de predare/preluare) Formular nr1 7 )e aprob (conducerea unitii) 0. )., s.s. ....................................... (sediul)

.................................. (denumirea creatorului) .......................................

33

P%O-)0 ! ()%8A Nr1 111111111111111111111 7omisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din ............ R..........., selecionnd n edinele din ..................... documentele din aniiS) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele ane.ate s fie nlturate ca nefolositoare, e.pirndu/le termenele de pstrare prevzute n 'omenclatorul unitii. #reedintele, >embrii, )ecretar, Formular nr1 $ P%O-)0 ! ()%8A #redare ! preluare dinRRRRRRRR (anul, luna, ziua) )ubsemnaii RRRRRRRRRRR..R din partea RRRRRR RRRR i RRRRRRRRRRR.. din partea RRRRRRRRRR.. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea RRRRRRRRR. anii e.tremi RRRRR nsumnd RRRRR.. u. a. i RRRRRR m. l. Aotodat, s/au predat i preluat RRRRRRRRRRR. . In timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele RRRRRR. u. a. #rezentul proces ! verbal cuprinde RRRRRR.R.. file i s/au ncheiat n dou e.emplare. Am predat, Am preluat,

34

Formular nr1 9 *'L='AA4 al coleciei de matrice sigilare 'r. "ata >aterialul 3orma "imensiunile "escrierea 0egenda Anul Hbservaii de prelurii cmpului confecionrii inv. organizaiei sau numele persoanei de la care s/a preluat matricea , 5 6 8 : 2 C @ 1

Formular nr1 : 4=B*)A4G "= "=#HT*A 'r. crt. "enumirea 7ota )copul 'umele "ata "ata Hbservaii fondului, u.a. scoaterii solicitantului9 scoaterii restituirii compartimentului din funcia u.a. u.a.& depozit semntura semntura solicitantului solicitantului , 5 6 8 : 2 C @

35

Formular nr1 # 3*(A "= 7H'A4H0 3H'"G0 RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR. 7H0=7K*A 7H>#A4A*>='AG0 RRRRRRRRRRRRRRRRRRR.. '4. *'L='AA4. RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR.. A'G0 RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR 'G>=0= (* #4='G>=0= )H0*7*AA'AG0G* RRRRRRRR... RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR "AAA RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR

S) Anii e.tremi

36