Negociere i comunicare n afaceri

Comunicarea ca proces general Comunicarea se definete ca fiind: Procesul prin care o persoan sau un grup transmite un coninut conceptual (o atitudine, o stare emoional, o dorin, etc) unei alte persoane sau unui alt grup Arta transmiterii informaiilor, ideilor i atitudinilor de la o persoan la alta Trecerea unei informaii de la un emitor la receptor Reprezint o caracteristic fundamental a fiinei umane i exprim universalul spre deosebire de comunicaie, care se refer la instrumentele, tehnicile i tehnologiile ce ntlnesc i amplific procesul de comunicare ntre indivizi i ntre colectiviti, conferindu -le n anumite cazuri un caracter de mas nseamn a face cunoscut, a da tire, a informa, a ntiina, a spune Ansamblul proceselor fizice i psihologice prin care se efectueaz operaia n relaie cu una sau mai multe persoane n vederea obinerii unor anumite obiective Canalele de comunicare Canalele de comunicare se mpart n 2 mari categorii: Verbale i nonverbale Formale i neformale Canalul de comunicare are un rol important n transmiterea mesajului de la emitor la receptor i totalitatea canalelor formeaz mediul de comunicare, de care depinde calitatea i exactitatea receptrii mesajului. Canalele pot aprea sub mai multe forme: sunet, imagine, miros, gust, unii receptori preferndu-le pe unele n defavoarea altora. n privina caracterului formal al canalelor, se arat c, de obicei, acestea reprezint traseele pe care le parcurg informaiile n cadrul unei instituii, astfel, n funcie de direcia de propagare a informaiilor exist canale verticale ascendente, descendente, orizontale, oblice. Canalele de comunicare neformale apar n momentul n care au loc discuii sau comunicri neoficiale cum sunt cele ntre prieteni sau cunoscui. Bariere de comunicare Niki Stunken: individualitatea noastr reprezint principala barier n calea unei bune comunicri. n cadrul procesului de comunicare, pe lng elementele constitutive i fr de care nu poate exista propriu-zis comunicarea(emitor, receptor, mesaj, feed-back, canal, sistem de comunicare, decodificare) apar o serie de obstacole sau de bariere numite bariere de comunicare. 1. Ceea ce se spune nu poate fi auzit.Cauze: zgomotul, lipsa concentrii, ateniei, surz enia, distorsiuni n timpul transmiterii. 2. Ceea ce se aude nu poate fi neles. Cauze: alt limb, limbaj prea tehnic, distorsiuni de vorbire, educaie 3. Ceea ce se nelege(aude,spene) nu poate fi acceptat.Cauze: dezacord ntre emitor i receptor, educaia, aversiunea fa de persoana care prezint sau fa de organizaia din care acesta provine, prejudeci, o experien anterioar, clauzele unui contract 4. Vorbitorul nu poate verifica dac receptorul a auzit, a neles, a acceptat mesajul. Cauze: deficien n comunicare, lipsa de atenie, neverificarea permanent dac mesajul a fost acceptat, auzit. Clasificare 2: a) Bariere de limbaj(dificulti de exprimare, expresii i cuvinte confuze sau cu sensuri diferite) b) Bariere de mediu (supori informaionali necorespunztori, diferene ntre pregtirea emitorului i a receptorului, climat de munca necorespunztor) c) Bariere datorate poziiei emitentului sau receptorului (imaginea despre cellalt nsoit de idei preconcepute, sentimentele comunicatorilor, percepia eronat despre subiectul n discuie)
1

Negociere i comunicare n afaceri

d) Bariere de concepie (presupuneri, lipsa de atenie i interes la receptare, exprimarea greit a mesajului, concluzii grbite) Clasificare 3: Bariere fizice: distana n spaiu Bariere sociale: concepii diferite despre via Bariere socio-psihologice: obiceiuri, tradiii, prejudeci Bariere geografice Bariere istorice: distna n timp Bariere statalo-politice Bariere economice: lipsa mijloacelor financiare Bariere tehnice: lipsa tehnicii Bariere psihologice: percepie, memorie, reprezentri diferite Bariere de rezonan: mesajul nu rspunde nevoilor individului Negocierea noiuni de baz Negocierea este un proces dinamic de ajustare, prin care 2 pri, fiecare cu obiectivele sale proprii, discut mpreun pentru a ajunge la o nelegere mutual satisfctoare pe baza interesului comun. Negocierea este o aciune n care se confrunt cererea cu oferta n vederea ajungerii la o ntelegere reciproc-avantajoas, respectiv la semnarea unui contract de vnzare-cumprare Negocierea const n aciunea de armonizare a intereselor participanilor prin cutarea unor soluii reciproc avantajoase, materializat prin semnarea unui contract. Cooperarea n cadrul negocierilor Prin definiie, negocierea debuteaz cu un dezacord, spiritul negocierii trebuie s fie condus de deviza dac tot mergem mpreun, s ncercm s mergem n aceeai direcie. n acest sens este necesar: 1. Identificarea punctelor convergente i finalizarea lor. 2. Descoperirea punctelor n divergen i negocierea lor. 3. Fixarea unui obiectiv comun posibil de atins. 4. Colaborarea celor 2 pri pentru aducerea la ndeplinire a obiectivului comun. Pe tot parcursul negocierii trebuie instaurat un climat de cooperare i ncredere reciproc ntre cele 2 pri. Astfel, se va avea n vedere: 1. Ascultarea poziiei partenerului fr idei preconcepute 2. Participarea activ la rezolvarea tuturor problemelor 3. Definirea obiectivului comun i a direciei de urmat 4. nelegerea motivaiilor i a poziiei celeilalte pri 5. Respectul pentru partener 6. Imaginaie n luarea deciziei Conceptul de negociere -are n vedere urmtoarele noiuni: a) Interesul: manifestarea dorinei de cumprare a partenerului b) Poziia de negociere: totalitatea intereselor uneia dintre pri c) Poziia real: obiectivele pe care una dintre pri urmrete s le ating d) Poziia declarat iniial: fiecare participant dorete s-i asigure un spaiu de negociere e) Spaiul de negociere: exagerarea intereselor proprii Categorii de interese n cadrul negocierilor 1.Interese comune ale participanilor ca punct de echilibru al dorinelor celor 2 parteneri 2.Interese specifice diferite de cele ale celorlali participani i adesea opuse acestora 3.Interese nenegociabile provin din caracteristici economice, organizatorice, politice, impuse de politica comercial sau economic a unor state
2

Negociere i comunicare n afaceri

4.Interese reale se deosebesc de cele declarate n faza iniial a negocierii i acestea urmeaz s fie armonizate pe parcursul tratativelor n avantaj reciproc pe baza unui compromis. Fazele procesului de negociere 1.Prenegocierea: A. Activitatea de pregtire i organizare a negocierilor B. Culegerea de informaii i prelucrarea lor C. Pregtirea variantelor i dosarelor de negociere D. ntocmirea i aprobarea mandatului de negociere E. Elaborarea proiectului de contract F. Simularea negocierilor 2.Negocierea propriu-zis: se desfoar n mai multe etape i cuprinde: a) Oferte i contraoferte b) Argumente i contraargumente c) Utilizarea unor strategii i tehnici de contracarare d) Perioada de reflecie pentru redefinirea poziiei e) Schimburi de concesii pentru apropierea punctelor de vedere f) Convenirea unor soluii de compromis g) Semnarea documentelor 3.Post-negociere: se rezolv problemele aprute dup semnarea contractului: Greuti aprute n derularea contractului i rezolvarea lor Negocieri pentru modificarea, prelungirea, completarea contractului i rediscutarea anumitor clauze(n special a preului) Rezolvarea reclamaiilor i a litigiilor pe cale amiabil Soluionarea litigiilor prin arbitraj Factorii de care depinde puterea de negociere Puterea de negociere este constituit din totalitatea mijloacelor pe care negociatorul le poate folosi n vederea obinerii unor soluii convenite ct mai aproape de poziia proprie de negociere. Acest lucru depinde de urmtorii factori: 1. Raportul cerere-ofert pe pia 2. Mrimea celor 2 parteneri 3. Gradul de informare despre pia i partener 4. Viteza de reacie (flexibilitate n luarea deciziei) 5. Capacitatea de a-i asuma un risc calculat 6. Posibilitatea de a atrage aliai utili 7. Existena n echipa de negociere a unor negociatori experimentai 8. Pregtirea negocierii propriu-zise(inclusiv prin simularea acesteia) 9. Cunoaterea normelor de drept comercial internaional precum i a: Legislaiilor internaionale ale partenerilor Uzanelor internaionale INCOTERMS Regulilor privind transportul i expediiile internaionale Regulilor privind protejarea mrcilor de fabric Cursurilor valutare i de schimb Exigenelor fa de nivelul tehnico-calitativ al produselor Nivelurilor de preuri interne i internaionale Formelor de comercializare practicate pe pia Contractelor tip pentru produse de baz

Negociere i comunicare n afaceri

Tipuri de negocieri comerciale 1.n funcie de felul tranzaciei, exist urmtoarele tipuri: a) Dup obiect: De vnzare-cumprare De comision De cooperare economic i tehnico-tiinific De consignaie De service De factoring De franciz De leasing De lopn De servicii, turistice, etc. b) Dup nivel: ntre grupri economice Inter-guvernamentale i comisii mixte Inter-departamentare ntre guvern i firme ntre firme c) Dup scop: Pentru noi tranzacii De prelungire De modificare De normalizare Sterile d) Dup numrul de participani: Bilaterale Multilaterale e) Dup modul cum se poart: Directe: ntre prezeni, prin coresponden, prin telefon Indirecte: intermediari n timp: succesive sau simultane f) Dup felul mrfii: De burs Sezoniere De mod De tehnologie nalt De bunuri de consum i electrotehnice Pentru maini, utilaje i echipamente Pentru materii prime Criterii de clasificare a firmelor participante la negociere Proprietatea respectiv controlul asupra ei: a) Societatea de stat b) Societi parastatale(de stat dar cu o anumit autonomie) c) Societi cu fonduri mixte(de stat i private)
4

Negociere i comunicare n afaceri

d) Societi transnaionale e) Societi private Mrimea firmelor: a) Mari >50 salariai b) Mijlocii 10-50 salariai c) Mici<9 salariai Poziia n lanul de distribuie: a) Importator direct b) En-grosist c) Detailist d) Beneficiar final e) Intermediar, comisionar Dinamica activitii: a) Firme stabile, cu ritm de cretere constant b) Firme n cretere, cu ritm relativ nalt de cretere c) Firme n declin, cu ritm de scdere a activitii Logistica negocierilor -cuprinde aspecte tehnico-organizatorice i are n vedere urmtoarele: 1. Alegerea locului de desfurare, constituirea echipei de negociere i alegerea efului acesteia 2. Fixarea datei negocierii(se ine seama de uzane, srbtori legale, legturi de avion, etc) 3. Invitarea partenerului: trebuie fcut n timp util, menionnd problemele care trebuie discutate 4. Momentul de desfurare: trebuie ales astfel nt ambii parteneri s fie odihnii deoarece tratativele comport un consum mare de energie; ora nceperii negocierii trebuie aleas astfel nct s nu coincid cu contratimpul ritmului biologic (fus orar 6-8h) 5. Durata: variaz ntre 15-90 min, iar pentru limitarea duratei, tratativele pot fi programate astfel: cu 1 h nainte de pauza de mas, cu 1 h nainte de terminarea programului instituiei 6. Ambiana: gazda trebuie s asigure o ambian plcut, lumin suficient, cldur 7. Rangul de reprezentare: este de preferat ca partenerul cu care tratm s nu fie la cel mai nalt nivel de la nceput 8. ndeplinirea formalitilor de deplasare: paaport, vize, valut 9. Acordarea asistenei necesare pentru partener n vederea petrecerii timpului liber n mod plcut 10. ntmpinarea la aeroport, asigurarea mijlocului de transport i rezervare hotel 11. Distana: se va avea n vedere ca distana ntre locul de cazare i locul de negociere s fie ct mai mic pentru a economisii timp i bani Locul de desfurare a negocierilor Avantajele desfurrii negocierilor acas 1. Constituirea unei echipe de negociere mai numeroas 2. Luarea mai rapid deciziilor 3. Influenarea partenerului prin: demonstraii, vizite n fabric, expoziii 4. Pregtirea slii negocierii cu mostre, fotografii, eantioane, grafice ia unor aciuni de protocol adecvate 5. Psihologic, negociatorii se simt acas mai siguri, mai degajai ntr-o ambian cunoscut i nepresai de timp Avantajele desfurrii negocierilor n deplasare 1. Posibilitatea obinerii de informaii directe de pe pia asupra produselor i serviciilor 2. Posibilitatea formrii unei imagini directe asupra partenerului(sediu,nr de angajati, dotari)
5

Negociere i comunicare n afaceri

3. Posibilitatea cunoaterii directe a unor uzane, reglementri, autoriti guvernamentale i a altor firme poteniale 4. Posibilitatea cunoaterii preurilor practicate de concuren, a canalelor de distribuie utilizate i a formelor de comercializare practicate 5. Posibilitatea ntreruperii negocierilor n situaii de criz sub pretextul c nu exist mandat de negociere a unor aspecte ale problemei negociate Dezavantajul major n cazul desfurrii negocierii n deplasare l constituie faptul c partenerul tie c suntem interesai de contractul final i n acest scop am efectuat deplasarea. Poziii de aezare la masa negocierilor Cea mai obinuit poziie de aezare la masa negocierilor este aceea n care delegaiile sunt aezate fa n fa, iar conductorii echipelor de negociere sunt plasai n centru. De regul, importana colaboratorilor este dat de distana acestora fa de eful echipei. Dac o echip este format din 2 negociatori, atunci poziia lor va fi fa n fa. Variantele de aezare pot fi multiple ns trebuie cutate acele poziii care permit o comunicare eficient ntre membrii celor 2 echipe. Spaiul trebuie s fie suficient, iluminarea corespunztoare, etc. Uneori, n mod deliberat, echipa de negociere partener este aezat cu faa spre lumina unei ferestre pentru a se putea citi astfel mimica feelor membrilor acestuia. Pregtirea variantelor de negociere Aceast etap este foarte important pentru negocierea propriu-zis, iar variantele trebuie formulate astfel nct s conin: a) Concesii de form b) Concesii de fond c) Ierarhizarea problemelor n probleme principale i probleme secundare Pentru realizarea variantelor se va proceda astfel: I. Stabilirea elementelor ce urmeaz s fie negociate. Se vor ntocmi fie care vor conine: a. Prima fi: Probleme de negociat bazate pe argumentele noastre(PN) Contraargumentele posibile ale partenerului Cum ar putea fi combtute acestea de ctre noi b. A doua fi: Problemele i argumentele pe care anticipm s le ridice partenerul(PNP) Ce contraargumente putem aduce noi Cum ar putea fi combtute de ctre parteneri Problemele ce urmeaz s fie negociate vor fi clauzele contractului de vz-cump II. Calcularea costurilor i a valorilor. Pentru fiecare PN i PNP se vor calcula costurile i valorile n cifre absolute. Costul reprezint preul pe care l pltim noi cnd acordm partenerului o concesie, iar valoarea este suma primit de noi prin concesia partenerului. Se va avea n vedere faptul c este de preferat s facem o concesie care ne cost puin, dar care reprezint o valoare important pentru partener dect invers. III. Calcularea limitelor inferioare i superioare n funcie de prevederile mandatului de negociere. PN i PNP reprezint dorinele i anticiprile noastre i fiecare element de negociat trebuie s aib o limit inferioar i una superioar( n general dictate de condiiile practicate pe piaa mondial. Variantele vor fi astfel calculate nct orice concesie de pre s fie legat de celelalte elemente de negociat n aa fel nct pe global, negocierea s ne fie favorabil.

Negociere i comunicare n afaceri

IV.

Elaborate strategiei i tacticii de negociere n funcie de poziia i solicitrile p artenerului. Aceasta va trebui s aib n vedere efectul de sinergie al capacitii membrilor echipei i faptul c nu exist nici un substitut pentru o pregtire bun a negocierii. ntocmirea documentelor necesare n procesul de negociere

I.Mandatul de negociere Mandatul de negociere este un document pregtit n form scris, semnat de conductorul unitii i conine urmtoarele: 1. Precizarea conductorului echipei de negociere 2. Precizarea persoanelor care fac parte din echipa de negociere i a problemelor pe care acesta trebuie s le rezolve 3. Definirea problemelor ce trebuie discutate respectiv obiectul negocierii 4. Sintetizarea informaiilor cu privire la: a. Produs, cantitate i calitate b. Pia i partener c. Pre minim respectiv maxim acceptat d. Credit, modaliti de plat, transport, termen de livrare, penaliti 5. Fixarea perioadei de desfurare i finalizare a negocierilor Mandatul de negociere trebuie s fie suficient de elastic, susceptibil s ofere negociatorului posibiliti raionale de manevrare i n primul rnd s fie temeinic, bazat pe realitile pieei, n continu schimbare. Tendina oricrui negociator este de a cere s I se dea mandat pentru un obiectiv mai mic dect cel pe care ar putea s-l realizeze n scopul creterii gradului de probabilitate c afacerea va fi ncheiat i n scopul de a raporta rezultatele mai bune dect cele programate. Negociatorul competent va lupta ns pentru rezultate ct mai bune, adic pentru optimizarea nivelului su de aspiraie, respectiv obinerea unui ctig maxim pentru ntreprinderi. Obs.Mandatul de negociere are caracter secret. II.Proiectul de contract n limitele mandatului, echipa de negociere va elabora proiectul de contract ca instrument pentru elaborarea contractului cu partenerul. Acesta se va redacta n limba romn i ntr-o limb accesibil partenerului i va conine toate clauzele necesare reglementrii rapoturilor de vz -cump. Proiectul de contract poate fi nsoit i de anexe, grafice de punere n funciune, liste de preuri, proiecte de garanii bancare,etc. III.Elaborarea i lansarea ofertei Pe baza mandatului de negociere, oferta va fi ntocmit n limba partenerului i transmis echipei partenere, nsoit de propunerea locului i datei de purtare a negocierii, pe cale scris(mail, fax) Alegerea conductorului echipei de negociere Se face innd seama de: 1. ntrunirea calitilor cerute i membrilor echipei sale 2. Capacitatea de a organiza i conduce echipa de negociere 3. Funcia pe care o ndeplinete n cadrul instituiei 4. Gradul de responsabilitate i de decizie pe care i-l poate asuma n corelare cu mandatul primit 5. Sudura psihologic cu membrii echipei sale care s conduc la o conlucrare activ i principal Sarcinile efului echipei de negociere a) S selecioneze membrii echipei i s-I pregteasc corespunztor b) S pregteasc planul de negociere i proiectul de contract
7

Negociere i comunicare n afaceri

c) S se ngrijeasc de primirea mandatului de negociere i a mputernicirii scrise c reprezint unitatea la negociere d) S organizeze i s conduc negocierile e) S finalizeze(s semneze) contractul cu partenerii f) S ntocmeasc raportul asupra negocierii g) S menin permanent ridicat moralul membrilor echipei pe care o conduce h) S caute s obin de la fiecare membru al echipei contribuia maxim pe care o poate da Conductorul echipei de negociere poate fi: 1. Tip autoritar: este un bun organizator, care nu accept dect cu greu alte preri 2. Tip cooperant: este un bun constructor al spiritului de echip, cu rezultate bune n negociere 3. Tip creativ:n nu este un bun organizator, ns bine dublat poate s susin punctul de vedere al firmei i s gseasc soluii de ieire din impas 4. Tip pesimist: este un slab organizator, nu face uz de autoritate, accept scuze i motivri i nu rezist la negocieri dificile Domeniile care urmeaz s fie acoperite de echipa de negocieri La formarea echipei de negociere se are n vedere mrimea i structura sa urmrind s fie acoperite urmtoarele domenii: a) Comercial: aspecte legate de pre, politic comercial, livrare, transferul riscurilor i al cheltuielilor b) Tehnic: calitate, specificaie, ambalaj, know-how, service c) Juridic: condiiile contractului, clauze, rezolvarea litigiilor, arbitraj d) Financiar: condiii de plat, modaliti, credit, garanii, modaliti de finanare e) Transporturi: expediere i asigurri Caliti necesare membrilor echipei de negociere 1. Pregtire profesional foarte bun, inclusiv n domeniul comerului(exterior) i purtrii negocierilor 2. Capacitatea de a analiza problemele n spirit practic 3. S aib trsturi complexe cu personalitate, caracter integru i experiena unor negocieri anterioare 4. S aib o cultur general bogat i inteligen peste medie 5. S cunoasc ct mai multe despre ara partenerului 6. S cunoasc problema pus n discuie sub toate aspectele 7. S fie temperat, neentuziast i cu putere mare de concentrare a ateniei 8. S aib spirit de cooperare i elasticitate n gndire 9. S cunoasc bine cel puin o limb de circulaie internaional i dac este posibil limba de negociere a partenerului 10. S se poat integra n echipa de negociere i s aib capacitatea de a fi un bun colaborator 11. S prezinte argumente concrete bazate pe cifre i fapte 12. S poat analiza obiectiv argumentele partenerului 13. S se poat stpni n situaia de criz, s fie calm, ponderat, s fie perfect sntos i mai ales s nu sufere de boli de stomac sau de nervi 14. S aib calitatea de a asculta partenerul i de a cuta soluii de ieire din impas 15. S aib capacitatea de observare bine-dezvoltat 16. S poat comunica cu persoane aflate la diferite niveluri, att de pregtire ct i ierarhice, de diferite naionaliti, religii, clase sociale i apartenen politic 17. S fie diplomat, convingtor i cu simul oportunitii 18. S fie nzestrat cu bun-sim, s tie cnd s preseze i cnd s se abin 19. S aib o memorie bun, imaginaie i gndire prolifice 20. S nu subestimeze sau supraaprecieze partenerul 21. S aib cunotine de psihologie i putere de previziune 22. S aib uurin n comunicare i n redactarea unui text tehnico-comercial
8

Negociere i comunicare n afaceri

23. S aib imaginaie, prezen de spirit, tact, moderaie, curaj, onestitate, discernmnt, pasiune precum i capacitatea de a face fa conflictelor 24. S fie prezentabil, corect mbrcat i cu simul umorului pentru a putea depi situaiile dificile aprute Pregtirea negocierilor La baza negocierilor comerciale, se afl obinerea de informaii asupra pieei, partenerului de afaceri, produsului, preului. Clasificarea informaiilor 1. Dup surs: informaii interne i externe. Sursele interne sunt: compartimentele de conjunctur, institutul de economie mondial, institutul de cercetri i proiectri, direcii de specialitate din Ministerul Comerului i al Industriilor, Asociaii ale Exportatorilor i camere de comer i industrie, studii de produs Sursele externe sunt: publicaii, anuare, rapoarte de la Instituiile de Statistic, organisme, organizaii internaionale, autoriti centrale sau locale din diferite ri, camere de comer i industrie, instituii de nvmnt superior, ziare, biblioteci. Surse ale partenerilor din pia: bnci, furnizori, clieni, parteneri de afaceri, ageni, intermediari 2. Dup obiect: Informaii privind situaia economic mondial Informaii privind ara partenerului Informaii privind piaa produsului Informaii privind partenerul de negociere 3. Dup accesibilitate: informaii comune, informaii specifice 4. Dup precizare: Informaii detaliate Incomplete Cu grad redus de detaliere Vagi 5. Dup veridicitate: n cea mai mare parte, pariale, false 6. Dup dificultatea obinerii: Oferite(prospecte, cataloage, comunicate de pres, tiri) Voalate(cifre de afaceri, tehnologii de fabricaie, intenii de export/import) De uz intern(informaii confideniale, date asupra fenomenelor ce pot influena piaa) Secrete(metode de penetrare a pieei, politici de produs, preuri, ambalaje, reele de distribuie folosite, comisioane pltite, scheme de organizare, strategii de marketing) Informaiile secrete pot fi obinute prin relatri ale fotilor angajai i oferirea de cadouri sau contraservicii. ntocmirea dosarelor de negociere 1.Dosarul cu date despre partener i situaia conjunctural: Statutul societii/partenerului, capitalul acesteia, credite primite, bnci ce-i garanteaz solvabilitatea, bilanul anual Elemente ale contractelor ncheiate de partener cu firme concurente Msuri de politic comercial: taxe vamale, impozite, reglementri, proceduri anti-dumping Preurile de distribuie practicate
9

Negociere i comunicare n afaceri

Acorduri comerciale i de pli n vigoare(ntre 2 ri, 2 parteneri) Msuri de protecie Prognoza privind produsul i piaa n perioada urmtoare 2.Specificaia tehnic cuprinde: Denumirea tehnic a produsului: parametrii Documentaii: cataloage, prospecte, schie, monstre, eantioane Condiii specifice pentru instalaii i echipamente Asigurarea asistenei tehnice Clauze privind transferul proprietii, utilizarea mrcii, protecia brevetelor, garanii 3.Dosarul cu specificaia comercial i juridic: Denumirea comercial corelat cu cea tehnic i cu cea de pe piaa partenerului Preuri i modul de stabilire al acestuia Clauze de revizuire a preului Penaliti Durata contractului Ambalaj Clauze de confidenialitate Clauze de for major Reglementarea litigiilor Firme cu care se colaboreaz(eventual) Documentaii de pre 4.Dosarul pe probleme financiar-bancare, transporturi i asigurri: Condiii i instrumente de plat utilizate Cotaii i cursuri, dobnzi, taxe, reglementri valutare Surse poteniale de finanare i acordare de credite Modaliti de protejare mpotriva riscurilor valutare i a creditului Modaliti i mijloace de transport ce urmeaz a fi utilizate Calcule de pre conform INCOTERMS Modaliti de vmuire Asigurri i reasigurri Elaborarea planului de negociere Se fixeaz strategiile i tacticile ce vor fi utilizate n procesul de negociere. Coninutul acestuia se bazeaz pe: 1. Informaii cu privire la membrii echipei adverse: pregtire profesional, cultur, experien, tranzacii,etc 2. Experiena negocierilor cu partenerul n vigoare 3. Informaii cu privire la echipa proprie 4. Informaii provenite din studierea dosarelor pregtite n prealabil Acest plan de negociere trebuie verificat i supus discuiilor membrilor. n urma acestora se elaboreaz o schi de negociere. Desfurarea negocierii Agenda negocierii Prin agenda negocierii nelegem elaborarea unui proiect al ordinei de zi care va fi discutat n prima edin cu partenerul.
10

Negociere i comunicare n afaceri

n acest proiect se vor analiza: problemele pe care dorim s le discutm cu partenerul; problemele pe care partenerul dorete s le includ pe agenda negocierii; dac partenerul dorete includerea unor probleme ce nu sunt negociabile; dac ordinea punctelor de pe agend ne este sau nu convenabil; n cazul unei negocieri comerciale se profileaz urmtoarele genuri de aciuni: dezbateri cu privire la aspecte tehnice, de calitate i de ambalaj; dezbateri referitoare la condiii comerciale; dezbateri privind condiii de plat i juridice; dezbateri privind elaborarea proiectului de contract. Pentru negocieri tehnico-comerciale de mare valoare se constituie grupuri mixte alcatuite din specialiti ptr negociere separat a fiecrui aspect. De asem enea, se pot meniona i eventuale zile de pauz n cazul n care negocierea se desfoar pe o perioad mai lung de timp. Deschiderea i derularea negocierilor.Se realizeaz n urmtoarele etape: 1. Deschiderea negocierii a) n cazul n care negociem la sediul partenerului, prima edin se va derula astfel: se fac prezentrile de ctre efii echipelor i se specific scopul vizitei; schimbul crilor de vizit ntre parteneri; se mulumete gazdei ptr ospitalitate i pentru invitaia adresat i se evoc subiecte banale, eventuale evenimente locale; se poate cere partenerului un sfat oarecare nelegat de scopul vizitei n vederea crerii unei atmosfere destinse (atenie la glume); se face referire la corespondena purtat anterior cu partenerul; se arat dorina de cooperare i ncheierea contractului. b) n cazul n care negocierea are loc la sediul nostru: dup formulele de salut invitm echipa de neg partener s ia loc dndu-le rgaz n a-i pregti hrtiile; schimbul crilor de vizit; prezentarea membrilor echipei de negociere; dm cuvntul efului echipei partenere pentru a arta scopul vizitei i eventual pentru a face propuneri pentru ordinea de zi; ascultm cu atenie fr a ntrerupe partenerul cu puncte de vedere proprii; depistm problemele cele mai dificile de rezolvat i le comparm mental cu variantele pregtite anterior; ncercm s testm dac toi membrii echipei adverse sunt sau nu de aceeai prere; notm rspunsurile i persoanele care le-au dat; mulumim partenerului pentru expunerea fcut; pentru nceput comunicm dorina noastr de cooperare i de realizare a obiectivului comun i subliniem punctele de acord fololosite. OBS! Obiectivele principale ale acestei prime edine constau n: 1)estimarea distanei care separ cele 2 echipe i identificarea punctelor de dezacord pstrndu-ne relativ neutrii n raport cu dorinele exprimate de parteneri; 2)ascultarea dorinelor partenerului fr a arta punctul nostru de vedere fa de solicitarea acestuia; 3)formularea de ctre parteneri a unor ntrebri de informare i clarificare a unor probleme neclare; 4) se va da dovad de empatie, nelegere i cooperare, scopul acestei etape fiind cunoaterea ct mai exact a poziiei partenerului i nu rezolvarea imediata a problemei. 2. Pauza pentru analiz i crearea unor diname concesii Dup prima etap se face o pauz a carei durat variaz n funcie de importana negocierii.
11

Negociere i comunicare n afaceri

Pentru a fi acceptate, pauza va fi menionat ca atare n ordinea de zi a edinei de negociere. Pe timpul pauzei trebuie ca negociatorii s utilizeze acest time out pentru: verificarea PN i PNP comparativ cu cele prevzute anterior prin variante; evaluarea distanei ce separ cele 2 poziii; reajustarea limitelor inferioare i superioare n funcie de solicitrile partenerilor i n limitele mandatului primit; crearea unor diname de concesii ce urmeaz s fie schimbate cu partenerii (avnd valori relativ similare); Tranziia de la prima etap a negocierii la cea de-a 2-a etap se poate recunoate prin urmtoarele semne: atmosfera este mai destins, lurile de cuvnt sunt mai scurte i numrul de vorbitori crete. Pe parcursul negocierii se face 1 sau mai multe pauze necesare pentru a permite celeilalte echipe s analizeze o nou propunere, ofert, puncte de vedere; s se calmeze spiritele; a atenua oboseala fizic i pentru a servi cafele i rcoritoare. 3. Evaluarea concesiilor reciproce posibile Obiectul acestei etape este acela de a cunoate care sunt concesiile posibile ntr-o manier ipotetic. n acest sens, fiecare echip trebuie s prezinte binoame cu propuneri de schimb fr ns a confirma schimbul. Aceast etap presupune ca negociatorul s aib o mare capacitate de analiz pentru a judeca oferta i contraoferta primit. Comunicarea n aceast etap este de tipul: dac...atunci.. pentru a evita orice angajament i a pregti corespunzator etapa urmtoare. Negociatorul trebuie s vad clar ce poate obine de la partener i s rmn vag (uneori evaziv) n ceea ce privete oferta la schimb ctre partener innd seama i de variantele de negociere pregtite n prealabil. Dac binomul nu este acceptat de partener, acesta poate face o contrapropunere; se va analiza noua propunere i dac nu se va putea gsi o soluie convenabil, atunci se va propune partenerului negocierea unui alt punct de pe ordinea de zi, respectiv a unui nou binom cu meniunea c vom reveni. Fiecare concesie ipotetic fcut partenerului, cu toate c nu va fi explicit va constitui un gest de bunvoin pentru cealalt parte care desigur va fi nevoit s fac efortul de reciprocitate. 4. Negocierea fiecrei clauze din contract 5. Tehnoredactarea final a contractului 6. Semnarea contractului 7. ntocmirea raportului de activitate a negocierii

12