Informatiile si managementul

Fenomenele si procesele din natura si societate sunt percepute de oamnei ca entitati faptice si reflectate sub forma cifrica, letrica sau grafica. Reflectarile neevaluate ale entitatilor faptice percepute se numesc date. Datele inregistrate in cadrul diferitelor activitati umane pot fi prelucrate, obtinandu-se informatii. Acestea reprezinta interpretari ale datelor in raport cu anumite situatii particulare sau cu intelegerea de catre mintea umana in general. La randul lor, informatiile sunt utilizate pt realizarea unor experimentari si formularea unor rationamente ce se vor concretiza in noi cunostinte. Cunostintele sunt enunturi logice formulate si generalizate in urma intelegerii unor relatii de tip cauza efecto stabilite cu ocazia obervarii unor fenomene si procese particulare. Pt organizatiile angrenate in competitia pe piata, informatiile au devenit tot mai importante in ultmele decenii. Doi factori au determinat aceasta mutatie: cresterea complexitatii managementului si dezvoltarea unor mijloace perfectionate de decizie si comunicare. Complexitatea sporita a managementului are mai multe cauze: cresterea gradului de complexitate a mijloacelor de productie si de comercializare utilizate, ridicarea nivelului cultural si profesional al resurselor umane, accentuarea dinamismului factorilor de mediu care influenteaza operatiunile organizatiilor.in aceste conditii, managerii au nevoie de tot mai multe informatii relevante si oportune pt asigurarea succesului organizatiilor lor. Pt a fi cu adevarat utile, informatiile trebuie sa fie de calitate. Dintre caracteristicile calitative ale inf manageriale, mai importante sunt: exactitatea, adecvarea, oportunitatea, eficienta. Exactitatea este insusirea informatiei de a contine elemente de cunoastere care sa asigure conturarea unei imagini veridice a fenomenului sau procesului la care se refera informatia. Adecvarea deriva din capacitatea informatiei de a fi necesara destinatarului ei, pt ca aceasta sa-si poata rezolva in mod corespunzator pb pe care le are. Adecvarea presupune si prezentarea informatiei intr-o forma care sa asigure utilizarea ei cu usurinta de catre destinatar. Oportunitatea informatiei reprezinta insusirea acesteia de a ajunge la destinatar in momentul in care este realmente nevoie de ea.

Eficienta informatiei este data de capacitatea acesteia de a asigura un efect determinat de detinerea inf superior efortului depus pt obtinerea ei.

COMUNICAREA IN MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

La nivelul unei organizatii, comunicarea poate fi privita din doua perspective: comunicarea intre indivizi, numita si comunicare interpersonala; comunicarea intre diferite subdiviziuni si grupuri ale organizatiei, numita comunicare organizationala. Aceste doua forme de comunicare sunt interdependente , comunicarea interpersonala fiind aproape intotdeauna parte componenta a comunicarii organizationale. Comunicarea interpersonala Atunci cand un individ transmite o idee, o opinie sau o informatie unui alt individ sau unui grup de indivizi are loc o comunicare interpersonala. Comunicarea orala foloseste drept vector pt transmiterea ideilor cuvantul rostit. Importante comunicarii orale a fost demonstrata de Henry Mintzberg care, in urma cercetarilor facute, a gasit ca majoritatea managerilor consuma intre 50 si 90% din timpul lor de munca vorbind cu oamenii. Comunicarea scrisa include rapoarte, memoria, scrisori, note si alte documente bazate pe cuvantul scris. Ea are un grad mai mare de exactitate decat comunicarea orala, avand in plus si avantajul pastrarii facile a informatiilor vehiculate. Comunicarea nonverbala consta in transmiterea unui gand sau a unei idei fara cuvinte sau, daca sunt utilizate si cuvinte, se transmite mai mult decat simplul lor inteles literal. La fel de importante in comunicare este si organizarea perceptuala. Aceasta reflecta procesele mentale de grupare si completare a informatiilor intr.-o maniera sistematica, ceea ce poate conduce la atitudini predeterminate. Comunicarea organizationala O alta perspectiva de abordare a procesului de circulatie a informatiilor intr-o organizatie este pozitia agentilor comunicatori ca elemente ale structurilor organizatorice formale sau informale. Comunicarea formala. Atunci cand circulatia inf se realizeaza intre subdivizuni ale structurii organizatorice oficiale, folosind canalele de transmitere prevazute prin designul

organizational, comunicarea este considerata formala. In functie de directia de vehiculare a inf pot fi puse in evidente doua forme mai importante de comunicare formala: verticala si orizontala. Comunicarea verticala consta in transmiterea de mesaje intre sefi si subalterni. Sensul vehicularii poate fi descendent sau ascendent. Comunicarea descendenta, pornind de la nivelurile superioare inspre baza piramidei ierarhice, a fost considerata mult timpca fiind dominanta in management. Comunicarea orizontala consta in transmiterea de mesaje intre colegi, in cadrul aceluiasi compartiment, sau intre persoane din diferite compartimente, aflate pe aceleasi niveluri ierarhice. Comunicarea informala. In marea majoritate a organizatiilor exceptie facand doar cele foarte mici- functioneaza, alaturi de sistemele comunicationale oficiale, adevarate retele de comunicare informala. Acestea tranziteaza inf intre membrii unor grupuri crate ad-hoc, pe baza de simpatii si interese comune, grupuri care nu se suprapun pe subdiviziunile structurii organizatorice formale. Existenta comunicarii informale poate avea consecinte pozitive asupra organizatiei, dar si valente distructive, in cazul scaparii ei de sub control. Printre avantaje remarcam: canalele informale pot fi folosite de catre manageri pt a obtine inf utile in luarea deciziilor si pt a difuza rapid inf; aceleasi canele informale pot fi utilizate pt a sonda reactiile potentiale ale angajatilor fata de unele decizii sensibile; comunicarea informala intareste sentimentul de solidaritate si spiritul in echipa. Principala amenintare a comunicarii informale este legata de contributia ei potentiala la formarea unor grupuri cu interese divergente fata de obiectivele de baza ale organizatiei.

Imbunatatirea comunicarii in managementul resurselor umane O problema imp in aceasta privinta o constituie sesizarea si anihilarea actiunii factorilor de distorsiune din procesele de transmitere a informatiilor. Acesti factori, actionand ca adevarate bariere comunicatinale, pot fi generati de patru surse: emitatorul, receptorul, cuplul emitator-receptor si mediul. Unele caracteristici ale emitatorului, cum ar fi lansarea de mesaje inconstiente, lipsa de credibilitate sau reticenta la difuzarea informatiilor pot afecta serios procesul de comunicare. Dintre factorii de mediu care afecteaza mai des procesele de comunicare amintim zgomotul si bombardamentul informational.

Managerii pot folosi diverse tehnici de ameliorare a eficacitatii proceselor comunicationale sau pot utiliza echipamente de telecomunicatii si birotica, eventual integrate in sisteme informationale complexe, bazate pe calculatoare.

SISTEME INFORMATIONALE DE MANAGEMENT AL RESURSELOR UMANE

Un sistema informational este un ansamblu integrat de metode, proceduri si mijloace folosite pt culegerea, transmiterea si prelucrarea datelor, analiza, pastrarea, difuzarea si valorificarea informatiilor si cunostintelor. Sisteme informationale de management Sistemul informational de management este o componenta a sistemului organizatie, cu rol de legatura intre sistemul decisional si cel operational. Structura sistemelor informationale de management. Intrarile intr-un sistema informational de management pot include date referitoare la fenomene si procese pe baza carora sunt evaluate punctele forte si cele slabe ale organizatiei, oportunitatile si amenintarile manifestate din partea factorilor externi. Prelucrarile datelor constau in ordonari, grupari, selectari, calcule algebrice, operatiuni logice si altele, in urma carora datele sunt transformate in informatii utile managerilor in procesul decizional. Stocarile de date si informatii constau in inregistarea acestora pe suporti adecvati si pastrarea sub forma organizata de arhive sau baze de date computerizate. Iesirile informationale oferite managerilor pot lua diferite forme. Cel mai adesea astfel de iesiri sunt prezentate sub forma unor rapoarte incluzand texte, tabele si grafice imprimate pe hartie sau afisate pe ecranul monitoarelor video. Controlul functionarii sistemului trebuie sa asigure producerea si distribuirea unor informatuu utile, oportune si veridice, la un cost care sa faca sistemul eficient.

Tipuri de sisteme informationale de management Sistemele de prelucrare a datelor au fost primele sisteme informationale computerizate din intreprinderi. Ele inregistreaza date cu privire la operatiile rutiniere, repetitive ale organizatiei si pregatesc documente care descriu aceste operatii in detaliu sau le

agregheaza, le sintetizeaza. Exemple clasice de sisteme de prelucrare a datelor sunt aplicatiile informatice de evidente a personalului si calcul al retributiilor. Sistemele de informare a managerilor sau sisteme informationale de management propriuzise au constituit urmatoarea etapa in evolutia sistemelor informationale organizationale. Ele pregatesc informatii cu privire la trecut, prezent si viitor si le ofera unor grupuri de manageri cu nevoi similare intr.-o organizatie. Sistemele suport pt decizii au aparut la inceputul anilor 1970, marcand un progres insemnat in evolutia sistemelor informationale. Un sistem suport pt decizii (SSD) este un sistema interactiv care sprijina un singur decident in solutionarea unei pb semistructurate, oferind informatii sau sugestii privind deciziile cerute de pb respectiva. Sistemele de birotica inglobeaza tehnici si echipamente destinate automatizarii sarcinilor repetitive din munca de birou. Bazate pe calculatoare si telecomunicatii, astfel de sisteme vizeaza cu precadere prelucrarea si comunicarea textelor, a imaginii si a sunetului. Sistemele expert sunt aplicatii informatice destinate sa simuleze rationamentul expertilor in domenii specifice de cunoastere. Un sistem expert include, de obicei, patru componente: o baza de cunostinte, in carea u fost introduse reguli si fapte ce descriu domeniul de cunoastere respectiv, un motor de influenta, care realizeaza rationamente, pe baza regulilor si faptelor din baza de cunostinte, o interfata utilizator, prin care utilizatorul introduce date si instructiuni, obtinand solutii si explicatii.