Sunteți pe pagina 1din 259

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRALA DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIAR - CONTABIL - ediia a II a -

COLECTIV DE REDACIE GHITA MARCEL Sef Serviciu pentru Strategie i Metodologie General CALOT GEORGE Auditor principal AVIZAT SPRNCEAN MIHAI Director general UCAAPI
Eventualele sugestii pot fi transmise pe adresa UCAAPI sau pe e-mail: marcel.ghita@mfinante.ro, george.calota@mfinante.ro

BUCURESTI 2009

CUVNT NAINTE

Ghidul de audit intern privind Activitatea financiar-contabil reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni, prin parcurgerea etapelor specifice, a procedurilor i elaborarea documentelor de lucru, ntr-o maniera didactica. Ghidul se adreseaz auditorilor interni i, n acelai timp, reprezint suportul pentru realizarea propriilor ghiduri practice, funcie de specificul fiecrei entiti. Elaborarea ghidului are la baza prevederile art. 8 lit. c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern referitoare la dezvoltarea si implementarea unor proceduri si metodologii uniforme, bazate pe standardele de bun practic internaionale n domeniul auditului intern. n conformitate cu prevederile punctului 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, care reprezint Manualul de audit intern, misiunea are drept scop evaluarea sistemului de management si control intern al entitii, urmrind transparena n actul managerial, conformitatea cu cadrul normativ i regularitatea cu cadrul procedural. Realizarea ghidului practic privind Activitatea financiar-contabil presupune parcurgerea procedurilor si documentelor specifice activitii de audit intern, structurate pe cele patru etape prezentate prin normele generale astfel: - n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost elaborate documentele prevzute de normele generale si s-au adus clarificri, in special, cu privire la modul concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, respectiv: succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere al riscurilor i clasarea acestora n mari, medii i mici, ierarhizarea riscurilor pentru stabilirea punctelor tari i a punctelor slabe, n vederea finalizrii listei obiectelor auditabile, care va reprezenta tematica misiunii de audit intern pe care se va concentra testarea pe teren, etap care se materializeaz n elaborarea Programului interveniei la faa locului. - n etapa de intervenie la faa locului se realizeaz colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora prin testarea propriu-zis pe teren a obiectelor auditabile stabilite prin Programul interveniei la faa locului, prin utilizarea intervievrii personalului auditat, verificarea nregistrrilor contabile, analiza datelor i informaiilor, evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne, realizarea diferitelor testri, care se materializeaz n chestionare de control intern pentru constituirea eantioanelor, liste de verificare, teste, foi de lucru, interviuri si note de relaii, documente care vor constitui probe de audit i vor reprezenta baza ntocmirii FIAP-urilor si FCRI-urilor, care vor fi incluse in raport. - n etapa de elaborare a Raportului de audit intern se urmrete structurarea acestuia pe Tematica in detaliu a misiunii de audit obinuta in procedura de Analiza riscurilor si transferarea FIAP-urilor si FCRI-urilor, ntr-o manier standardizat, pentru a facilita utilizarea acestuia de ctre managementul general i managementul de linie. - n etapa de urmrire a recomandrilor ne asigurm c recomandrile cuprinse n Raportul de audit intern vor fi implementate ntocmai i la termenele stabilite i a faptului c managementul a evaluat riscul neimplementrii acestora. De asemenea, n afara documentelor stabilite de normele generale am prezentat att modele de documente pentru evaluarea intern i evaluarea extern a activitii de audit intern, ct i modele 1

pentru evaluarea activitii auditorilor interni de ctre reprezentanii entitii auditate. Obiectivele misiunii de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, stabilite prin Planul anual de audit intern au fost urmtoarele: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea contabilitii 3. Conducerea activitii financiare 4. Elaborarea sitauiilor financiare 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv propriu 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil 8. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile n continuare, prezentm desfurarea misiunii de audit intern pentru Activitatea financiar-contabil, structurat pe etapele, procedurile i documentele din normele generale, n conformitate cu schema de derulare a misiunilor de audit intern din cadrul acestora.

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern Nr. 29/25.06.2009 ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2009, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 15.07.2009 31.10.2009. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Organizarea registrelor de contabilitate. 2. Conducerea contabilitii. 3. Conducerea activitii financiare. 4. Elaborarea situaiilor financiare. 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar - contabil. 8. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil. Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori: tefnescu Ileana, auditor superior, coordonator Petrescu Maria, auditor superior

Director Direcia de Audit Intern, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: tefnescu Ileana Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil

Data: 26.06.2009 DA X NU X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezult dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern, tefnescu Ileana

Director Direcia de Audit Public Intern, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Petrescu Maria Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil

Data: 26.06.2009 DA X NU X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezult dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, Petrescu Maria

Director Direcia de Audit Public Intern, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern Nr. 42 / 29.06.2009

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

Direcia de Buget i Contabilitate Intern Direcia de Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil Stimate: domnule Ion Marinescu n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2009, urmeaz ca n perioada 15.07.2009 31.10.2009 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2008 - 30.06.2009 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: - prezentarea auditorilor; - prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; - discutarea programului interveniei la faa locului; - stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; - alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii. Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama Direciei de Buget i Contabilitate Intern; Regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; 6

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem.

Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe doamna tefnescu Ileana, auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe eful compartimentului de audit intern. Cu deosebit consideraie,

Director Direcia de Audit Public Intern, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAIILOR

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion COLECTAREA INFORMAIILOR Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise i formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii DA X X X X X X NU X X -

Data: 16.07.2009 Data: 20.07.2009

OBSERVAII

Exista doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Nr. crt. Activitatea financiar-contabil 01.01.2008.-30.06.2009 tefnescu Ileana / Petrescu Maria Miulescu Ion Obiecte auditabile 1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare 4. Contabilitatea imobilizrilor i a investiiilor 5. Contabilitatea materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor i creanelor 7. Contabilitatea elementelor de trezorerie 8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea subveniilor 10. Contabilitatea transferurilor 11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 12. ntocmirea balanelor de verificare 13. Evidena tehnic-operativ 14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor 15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor si taxelor datorate statului Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004; - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1851/2004; - OMFP nr. 1850/2004; - H.G. nr. 1553/2003; - Legea nr. 493/2003; - OMFP nr. 1753/2004; - Decret nr. 167/1958; - Legea nr. 511/2004; - Legea nr. 512/2004; - Decret nr. 209/1976; - Legea nr. 500/2002 - OMFP nr. 1917/2005 - Legea nr. 469/2002; - Legea nr. 571/2003; - O.M.F.P nr. 1577/2003; - H.G. nr. 2185/2004;

Data: 17.07.2009 Data: 20.07.2009 Observaii


Cadrul legislativ actualizat

Obiective

1. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE 2. CONDUCEREA CONTABILITII

- OMEF nr. 3512/2008; - Legea nr. 135 /2007; - Legea nr. 455/2001; - Legea nr. 18/2009; - Legea nr. 19/2009; - OMEF nr. 3471/2008; - H.G. nr. 1677/2008; - OMEF nr. 3512/2008; - OMEF nr. 3421/2008; - H.G. nr. 105/2007; - H.G. nr. 1860/2006; - OMFP nr. 2226/2006

3. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

- OMEF nr.2293 /2007;


- OPANAF nr. 101/2008;

- OMFP nr. 1917/2005; - OMFP nr. 1752/2005.

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Cadrul legislativ
- Legea nr. 500/2002 - Legea nr. 19/2000 - Legea nr. 76/2002 - OMFP nr. 1917/2005 - Legea nr. 82/1991 republicat; - Legea nr. 500/2002; - Legea nr. 353/2005; - OMFP nr. 1917/2005 - OMFP nr. 1952/2005; - OMFP nr. 95/2005;

Observaii
Cadrul legislativ actualizat

4 . ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE

5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT 6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

7. FIABILITATEA SISTEMULUI

17. nchiderea execuiei bugetare anuale 18. Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare 19. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice 20. ntocmirea Bilanului contabil 21. ntocmirea Contului de rezultat patrimonial 22 . ntocmirea Fluxului de trezorerie 23. Determinarea prevederilor bugetare iniiale i finale, conform clasificaiei bugetare 24. Elaborarea Contului de execuie al veniturilor 25. Elaborarea Contului de execuie a cheltuielilor 26. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia situaiilor financiare 27. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil 28. Activitatea de transmitere a informaiilor financiar contabile ctre management 29. Cadrul de reglementare al CFP 30. Nominalizarea/retragerea i evaluarea persoanelor care acord viza de CFP 31. Exercitarea acordrii/refuzului vizei de CFP 32. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza de CFP 33. Raportarea trimestrial i anual a activitii de CFP 34. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiar-contabil

- OMFP nr. 629/2009; - Legea nr. 275/2008; - OMEF nr. 376/2008; - OMEF nr. 3647/2008; - OMEF nr. 3769/2008; - OUG nr. 37/2008;

- Legea nr. 82/1991 republicat; - OMF nr. 616/2000

- OMFP nr. 946/2005 - OMFP nr. 522/2003; - O.G nr.119/1999;

- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat;

- OMEF nr. 3512/2008; - OMEF nr. 3421/2008;

10

Nr. crt.

Obiective INFORMATIC FINANCIAR CONTABIL

Obiecte auditabile 35. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 36. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic 37. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic financiar-contabil 38. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 39. Administrarea arhivei electronice 40. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil 41. Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor 42. Sistemul de pstrare a documentelor pn la predarea la arhiv 43. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 44. Activitatea de arhivare

Cadrul legislativ
- OMFP nr. 1850/2004.

Observaii
Cadrul legislativ actualizat

- Legea nr. 260/2007; - Legea nr. 135/2007; - OMFP nr. 2226/2006; - Legea nr. 455/2001.

8. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

- Legea contabilitii nr.


82/ 1991 republicat; - Legea nr. 16/1996 - Legea nr. 358/2002 - OMFP nr. 1850/2004

- OMEF nr. 3512/2008; - OMEF nr. 3421/2008; - Legea nr. 260/2007; - Legea nr. 135/2007; - OMFP nr. 2226/2006; - Legea nr. 358/2002.

NOT: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 44 de obiecte auditabile, structurate pe 8 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern.

11

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion

Data: 21.07.2009 Data: 21.07.2009

Obiective Nr. crt. 1. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Obiecte auditabile 1. Registrul-jurnal

Riscuri semnificative 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Nenregistrarea cronologic a operaiunilor economicofinanciare n Registrul-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Nenregistrarea sistematic a elementelor patrimoniale n Registrului-inventar 8. Preluarea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 9. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 10. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 11. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Obs.

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

12

Obiective Nr. crt. 2. CONDUCEREA CONTABILITII

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Obs.

4. Contabilitatea imobilizrilor i 12. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind investiiilor evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 13. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 14. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 15. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 16. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie/valorii juste i a valorii de ieire 5. Contabilitatea materiilor i 17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind materialelor, inclusiv a celor de evidena contabil a materiilor i materialelor, inclusiv a natura obiectelor de inventar celor de natura obiectelor de inventar 18. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 19. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 20. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 21. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 6. Contabilitatea datoriilor si 22. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind creanelor evidena contabil a datoriilor i creanelor 13

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Obs.

23. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 25. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 26. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 7. Contabilitatea elementelor de 27. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind trezorerie activitatea de organizare i funcionare a casieriei 28. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 29. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 30. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 31. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 32. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 33. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 34. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu 35. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind personalul evidena contabil a cheltuielilor de personal 36. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 14

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Obs.

37. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 38. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea subveniilor 39. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 40. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 41. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 42. nregistrarea eronat a subveniei primite 43. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 10. Contabilitatea transferurilor 44. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 45. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 46. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 47. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 48. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 11. Contabilitatea rezultatelor 49. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind inventarierii evidena contabil a rezultatelor inventarierii 50. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 51. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 15

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Obs.

3. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

52. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 53. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 54. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 12. ntocmirea balanelor de 55. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind verificare ntocmirea balanelor de verificare 56. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 57. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 58. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 59. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 60. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic13. Evidena tehnic-operativ operativ 61. Inexistena unor proceduri scrise cu privire la alocarea i gestionarea numerelor aferente facturilor emise electronic. 62. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 63. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnicoperativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor care stau la baza nregistrrii de venituri etc.). 14. Activitatea de plat/ncasare 64. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind a datoriilor, respectiv creanelor activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 65. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 16

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 66. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 67. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 68. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 69. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 70. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 71. Calculul eronat al sumelor datorate statului 72. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 73. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 74. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare 75. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (casa, disponibiliti n cont n lei/valut, cheltuieli, venituri) 76. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 77. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil) 78. Nerealizarea decontrilor interne 79. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare 80. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare

Obs.

15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 4. ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE 17. nchiderea bugetare anuale execuiei

18. Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare

17

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 81. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 82. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind stabilirea soldurilor sintetice i analitice 83.Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice 84. Preluarea eronat a sumelor din conturile analitice n conturile sintetice 85. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea Bilanului contabil 86. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Bilanului contabil 87. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de ntocmire a Bilanului contabil 88. Raportarea unor date eronate n Bilanul contabil 89. Nerespectarea corelaiilor bilaniere 90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea Contului de rezultat patrimonial 91. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Contului de rezultat patrimonial 92. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de ntocmire a Contului de rezultat patrimonial 93. Raportarea unor date eronate n Contul de rezultat patrimonial 94. Nerespectarea corelaiilor 95. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea Fluxului de trezorerie 96. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Fluxului de trezorerie

Obs.

19. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice

20. ntocmirea Bilanului contabil

21. ntocmirea Contului rezultat patrimonial

de

22. ntocmirea trezorerie

Fluxului

de

18

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de ntocmire a Fluxului de trezorerie 98. Nerespectarea corelaiilor 99. Lipsa documentelor justificative pentru rectificarea bugetar 100. Nestabilirea influenelor financiare asupra bugetului, din diferite acte normative, pe structura clasificaiei bugetare 101. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea Contului de execuie a veniturilor 102. Nerespectarea corelaiilor 103. Nerespectarea procedurilor de ntocmire 104. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie al veniturilor 105. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea Contului de execuie a cheltuielilor 106. Nerespectarea corelaiilor 107. Nerespectarea procedurilor de ntocmire 108. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie al cheltuielilor 109. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind organizarea sistemului de raportare a datelor financiarcontabile, cu excepia situaiilor financiare

Obs.

23. Determinarea prevederilor bugetare iniiale i finale, conform clasificaiei bugetare 24. Elaborarea Contului execuie al veniturilor de

25. Elaborarea Contului execuie a cheltuielilor

de

5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT

26. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia situaiilor financiare

27. Asigurarea sistemului de financiar-contabil

110. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiar-contabile 111. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiarcontabile ctre management responsabile cu exactitii 112. Nedesemnarea persoanelor raportare activitatea de analiz a informaiilor financiar-contabile 113. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate 19

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Obs.

6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

7. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC

28. Activitatea de transmitere a 114. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind raportrilor financiar-contabile organizarea sistemului de raportare a datelor financiarctre management contabile, cu situaiilor financiare 115. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de transmitere a raportrilor financiar-contabile 29. Cadrul de reglementare al 116. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic CFP de aplicare a CFP 117. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 118. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 30. Nominalizarea/ retragerea i 119. Inexistena ordinului de numire a persoanelor care evaluarea persoanelor care acord viza CFP acord viza CFP 120. Desemnarea unor persoane incompatibile pentru acordarea vizei CFP 121. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 31. Exercitarea 122. Lipsa vizelor CFP pe documente acordrii/refuzului vizei CFP 123. Acordarea nejustificat a vizei CFP 32. Conducerea Registrului 124. Inexistena sau necompletarea Registrului privind privind operaiunile prezentate la operaiunile prezentate la viza CFP viza CFP 125. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 33. Raportarea trimestrial i 126. Raportarea unor date incomplete sau nereale anual a activitii CFP 127. Nerespectarea termenelor de raportare 34. Manualul de utilizare a 128. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind sistemului informatic financiar- funcionalitatea sistemului informatic financiar-contabil contabil 129. Lipsa aprobrii manualului de utilizare 20

Nr. crt.

Obiective FINANCIAR-CONTABIL

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Obs.

35. Pregtirea profesional a 130. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului personalului implicat n utilizarea informatic sistemului informatic 131. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic 36. Atribuirea responsabilitii 132. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au persoanelor care au acces la drept de operare i consultare a sistemului informatic; sistemul informatic 133. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 134. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie 37. Procesarea datelor n cadrul 135. Utilizarea unor proceduri automate neautorizate sistemului informatic 136. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 38. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 39. Administrarea electronice 137. Acces neautorizat la informaiile financiar-contabile din baza de date 138. Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces 139. Nedesemnarea personalului pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces arhivei 140. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind adminsitrarea arhivei electronice 141. Nedesemnarea personalului responsabil cu administrarea arhivei electronice 142. Utilizarea unor proceduri care nu asigur reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior 143. Utilizarea unor proceduri care nu asigur o listare clar intangibil i complet a ansamblului de situaii financiare i de sintez necesare conducerii operative ale entitii 144. Imposibilitatea actualizrii permanente off-line a documentelor din arhiva electronic de siguran 21

Obiective Nr. crt. 8. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

Obiecte auditabile 40. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil 41. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

Riscuri semnificative 145. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile

Obs.

146. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic 147. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 42. Sistemul de pstrare al 148. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor pn la predarea documentelor n timpul anului la arhiv 43. Locaiile de depozitare 149. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 150. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiar44. Activitatea de arhivare contabile n vederea arhivrii. 151. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale

NOT: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 44 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 151 de riscuri.

22

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Factori de risc (Fi)
Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

Activitatea financiar-contabil 01.01.2008 - 30.06.2009 tefnescu Ileana / Petrescu Maria Miulescu Ion

Data: 21.07.2009 Data: 21.07.2009

Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar normal Vulnerabilitate medie N3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

P2 30%

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

23

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 30.06.2009 ntocmit: Petrescu Maria/ tefescu Ileana Avizat: Miulescu Ion

Data: 22.07.2009 Data: 22.07.2009

Nr. Crt. A.
1. 2. 3. 4.

NTREBAREA

DA

NU

OBSERVAII

Cunoaterea contextului socio-economic de funcionare a Direciei de Buget i Contabilitate Intern


Care este numrul salariailor direciei? Exist un buget al direciei? Necesitile financiare ale compartimentului sunt corelate cu bugetul elaborat? Care sunt atribuiile generale ale direciei? Da
- atribuii n domeniul planificrii bugetare; - atribuii referitoare la deschiderea de credite; - atribuii referitoare la formarea, administrarea i utilizarea fondurilor alocate; - exercitarea controlului financiar preventiv; - organizarea i conducerea contabilitii;

Nu

9 salariai. Exist buget la nivel de entitate.

5. 6.

Atribuiile generale sunt acoperite n totalitate de sarcinile stabilite posturilor? Care este nivelul de calificare al personalului?

Da
1 salariai sunt asisteni, 3 sunt principali i sunt 5 superiori.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Tot personalul are calificare n domeniul economic? Personalul este evaluat cel puin anual? Complexitatea obiectivele individuale este mbuntit anual, n corelaie de cunotinele acumulate? Aprecierea realizrii obiectivelor este realizat n funcie de nivelul de criteriile de performan? Posturile existente asigur realizarea activitilor? Exist un sistem de motivare al salariailor? Motivarea moral a salariailor exist n cadrul direciei? Exist un plan de carier definit pentru personalul direciei? Exist un sistem informatic fiabil la nivelul direciei? Exist o politic elaborat la nivelul domeniului de activitate? Eficientizarea activitilor se realizeaz prin asigurarea accesului la informaii? Exist o evaluare a funcionalitii direciei? Abilitile de comunicare ale personalului se urmresc a fi dezvoltate?

Da Da
Sunt meninute anual la acelai nivel.

Da Da
ns acestea au un grad de ocupare de 90%. Motivarea se face financiar

Nu Nu Da Nu Da Nu Nu

24

20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

Relaiile de autoritate sunt definite i aplicate la nivelul direciei? Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile de conducere i cele de execuie? Delegarea activitilor este folosit pentru asigurarea continuitii activitilor? Sarcinile sunt astfel definite nct s asigure o bun cooperare ntre posturile de acelai nivel? Relaiile de control stabilite personalului de conducere conduc la o evaluare adecvat a modului de realizare a atribuiilor de ctre personalul din subordine? Relaiile de reprezentare asigur o bun reprezentare a direciei att n cadrul organizaiei ct i n afara acesteia? Capacitatea managerial a personalului asigur realizarea funciilor managementului la nivelul direciei? Structura organizatoric este capabil s rspund cerinelor organizaiei sau a mediului n care acioneaz? Exist o analiz SWOT la nivelul direciei? Care este subordonarea direciei? Cu cine are relaii de colaborare? Care sunt relaiile ierarhice? n cadrul direciei care sunt relaiile ierarhice?

Da Da Da Da Da Da Da Da Nu
n subordinea conductorului entitii. Cu toate celelalte compartimente. Subordonat conductorului instituiei Directorul este subordonat conductorului entitii, efii de serviciu directorului, iar salariaii sunt subordonai sefilor de serviciu.

B.
1. 2. 3. 4.

Cunoaterea contextului organizaional al Direciei de Buget i Contabilitate Intern

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Exist organigram la nivelul serviciului? Organigrama exprim corect relaiile ierarhice? Organigrama exprim relaiile cu celelalte compartimente? Exist obiective definite la nivelul serviciului? Exist obiective individuale la nivelul posturilor de lucru? Care este organizarea funcional a direciei? Exist fie ale posturilor pentru toate posturile existente n cadrul direciei? Fiele posturilor sunt ntocmite n funcie de complexitatea activitilor stabilite postului sau pregtirea persoanei care l ocup? n cadrul fiecrui post sunt definite i stabilite obiective? Sarcinile sunt definite clar n cadrul postului? n cadrul fielor posturilor sunt definite responsabiliti? Atribuiile posturilor de conducere difer fa de cele ale posturilor de execuie? Posturile rspund necesitilor obiectivelor? n cadrul direciei exist norme de conduit? Exist asigurat continuitatea activitilor n cadrul direciei? Exist o diagram funcional la nivelul direciei? Nivelul de conducere are putere decizional?

Da Da Da Da Da
Conducerea pe baz de obiective.

Da
n funcie complexitatea activitilor de

Da Da Da Da Da Nu Da Nu
Doar n ce privete elaborarea documentelor repartizate direciei, a raportrii rezultatelor activitilor, ct i cele legate de organizarea activitilor

25

22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

Exist un circuit al documentelor n cadrul direciei? Toate documentele elaborate la nivelul direciei sunt cuprinse n circuitul documentelor? Exist stabilit un circuit informaional la nivel de direcie? Circuitul informaional permite urmrirea documentelor pe fluxul realizrii? Accesul la informaii este stabilit pe nivele ierarhice? Exist o eviden a debitelor restante? Exist o procedur de urmrire a debitelor restante? Sarcinile sunt comunicate zilnic salariailor? Urmrirea realizrii sarcinilor de ctre salariai este realizat zilnic? Structura organizatoric rspunde necesitilor activitilor derulate?

Da Da Da Da Da Da Da Da Da
Toi salariai sunt implicai n realizarea tuturor activitilor. Este necesar o compartimentare a activitilor i o specializare pe acestea a salariailor

32. 33. 34. 35. 36. 37. 38.

tatul de funcii corespunde posturilor existente? Exist un sistem de promovare al salariailor? Posturile de lucru asigur flexibilitate n realizarea activitilor alocate? Exist o situaie a raportrilor de efectuat? Pentru fiecare raportare exist o metodologie de colectare, prelucrare i transmitere a datelor? Structura organizatoric corespunde scopurilor i obiectivelor generale ale entitii? Nivelurile de conducere sunt reduse?

Da
Promovare se face n condiiile stabilite de lege

Da Da Da Da
Exist un nivel de conducere subordonat direct conductorului organizaiei Se regsesc n cadrul funciilor i atribuiilor generale ale entitii Nu n totalitate

39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48.

Funciile direciei sunt definite clar i concis? Funciile managementului se regsesc n atribuiile personalului de conducere? Atribuiile stabilite direciei asigur realizarea atribuiilor generale ale organizaiei? Activitile sunt identificate n totalitate la nivelul direciei? Realizarea activitilor are la baz un set de indicatori stabilii? Activitile asigur conformitatea cu reglementrile i metodologiile? Activitile asigur conformitatea cu procedurile elaborate? Necesitatea postului este susinut prin definirea de atribuii specifice complexitii i nivelului acestuia? Este respectat principiul echilibrului dintre sarcini i competene? Concordana cerinelor postului cu caracteristicile titularului asigur corespondena dintre volumul, natura i complexitatea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor postului cu aptitudinile, deprinderile i experiena acestuia? Elaborarea rapoartelor de activitate respect coninutul tematic? Lucrrile de sintez i raportare sunt aprobate de conducerea entitii?

Da Da Nu Da Da Da Da Da Da Da

49. 50.

C.

Cunoaterea funcionrii Direciei de Buget i Contabilitate Intern

26

1. 2. 3.

Fisa postului definete clar cerinele postului? Nivelul de cunotine al salariatului asigur realizarea sarcinilor postului pe care l ocup? n cadrul direciei sunt elaborate procedurile de lucru?

Da Da
Au fost demarat activitatea de elaborare a procedurilor.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Procedurile de lucru acoper toate activitile? Procedurile de lucru descriu corect activitile procedurate? Procedurile de lucru definesc corect responsabilitile? Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariai? Procedurile de lucru asigur separarea sarcinilor? Exist regulament de organizare i funcionare? Regulamentul de organizare i funcionare definete corect atribuiile compartimentului? Exist registru de coresponden la nivelul direciei? Care sunt registrele speciale conduse la nivelul serviciului?

Da Da Da Da Da Da Da Da
Registrul inventar Registrul Jurnal Registrul Cartea Mare Registrul de cas eful de serviciu verific modul cum sunt ntocmite documentele n cadrul structurii Lipsa de personal. Grad mare de ncrcare a personalului, ceea ce face imposibil prezentarea n totalitate la termene. Necolaborarea ntre compartimente . Nu exist elaborat nici o reform.

13. Cum este realizat supervizarea salariailor? 14.

Care sunt problemele la nivelul direciei?

15. 16. 17. 18. 19.

Care sunt reformele la nivelul direciei? Exist a procedur de lucru prin care sunt stabilite sau reglementate raporturile de lucru ntre structuri din cadrul entitii? Exist realizat n cadrul direciei o analiz a posturilor? Exist un program de pregtire a personalului? Programul de pregtire are la baz necesitile rezultate din evaluarea performanelor individuale i nevoile individuale? Documentele primite la nivelul direciei se nregistreaz i repartizeaz pentru soluionare? Pentru realizarea sarcinilor referitoare la elaborarea i fundamentarea proiectului de buget exist competena necesar? Pentru realizarea sarcinilor referitoare la monitorizarea execuiei bugetare exist competena necesar? Exist competena necesar pentru organizarea i conducerea evidenei contabile? Exist competena necesar pentru elaborarea situaiilor financiare? Exist analize privind finanarea unitilor i activitilor cuprinse n programele aprobate de conducerea entitii? Raportrile periodice sunt ntocmite i transmise ctre instituiile specializate? Exist o metodologie privind transmiterea pentru arhivare a documentelor ntocmite n cadrul direciei? Da Da Da Da Da Da Da Da Nu Nu Da

Programul este realizat pe baza solicitrilor formulate de salariai

20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27.

27

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.

28

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat:
Nr. crt.

Activitatea financiar-contabil 01.01.2008 - 30.06.2009 tefnescu Ileana/ Petrescu Maria Miulescu Ion

Data: 24.07.2009 Data: 24.07.2009


Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Punctajul total

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Ni
3 2 2 3 1 3 2 2,4 1,7 2,5 2,4 1,0 2,4 1,7

1. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

1. Registrul-jurnal

2. Registrulinventar

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Nenregistrarea cronologic a operaiunilor economico-financiare n Registrul jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registruluiinventar 7. Nenregistrarea sistematic a elementelor patrimoniale n Registrul-inventar

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 2 3 3 1 3 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 1 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

29

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 3 2 3 1 3 1 1,5 2,4 2,0 2,2 1,5 2,2 1,5

3. Cartea Mare

2. CONDUCEREA

CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura

8. Preluarea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar. 9. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 10. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 11. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 12. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 13. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 14. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 15. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 16. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie/valorii juste i a valorii de ieire 17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 2 2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 2 1 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

0,5

0,3

0,2

1,6

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,2

30

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 1,5

obiectelor inventar

de 18. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 19. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 20. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 21. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 6. Contabilitatea 22. Inexistena unor proceduri datoriilor si scrise/monografii privind evidena contabil creanelor a datoriilor i creanelor 23. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 25. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 26. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni

0,5

0,3

0,2

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5 0,5 0,5

2 3 2

0,3 0,3 0,3

1 1 1

0,2 0,2 0,2

1 3 2

1,5 2,4 1,7

31

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
2 1 1,5 1,0

7. Contabilitatea 27. Inexistena unor proceduri elementelor de scrise/monografii privind activitatea de trezorerie organizare i funcionare a casieriei 28. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 29. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 30. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 31. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 32. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 33. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 34. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 8. Contabilitatea 35. Inexistena unor proceduri cheltuielilor cu scrise/monografii privind evidena contabil personalul a cheltuielilor cu personalul 36. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia

0,5 0,5

1 1

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 3 2 3 3 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 1 2 3

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

3 2 2 3 2 3

1,4 2,2 1,9 2,4 2,5 2,5

0,5

0,3

0,2

1,5

32

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 3 1 1,5 2,4 1,0

9. Contabilitatea subveniilor

10. Contabilitatea transferurilor

37. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 38. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 39. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 40. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 41. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 42. nregistrarea eronat a subveniei primite 42. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 44. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 45. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 46. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 47. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate

0,5 0,5 0,5

2 3 1

0,3 0,3 0,3

1 1 1

0,2 0,2 0,2

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 1 2 1 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 1 1 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 1 1 1 2 3

1,7 1,0 1,5 1,0 1,5 1,7 2,2

33

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 2 1,0 1,2

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

12. ntocmirea balanelor de verificare

48. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 49. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 50. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 51. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 52. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 53. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 54. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 54. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 56. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 57. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare

0,5 0,5

1 1

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 1 1 2 3

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

3 1 1 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 3 3 3 3

2,3 1,4 1,4 1,9 2,7

0,5

0,3

0,2

1,6

0,5 0,5

1 1

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

2 1

1,5 1,0

34

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
2 1 1 2 1 2 2,5 1,0 1,5 2,5 1,5 2,2

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

58. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 59. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 13. Evidena tehnic- 60. Inexistena unui sistem privind evidena operativ tehnic-operativ 61. Inexistena a unor proceduri scrise cu privire la alocarea i gestionarea numerelor aferente facturilor emise electronic 62. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 63. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor care stau la baza nregistrrii de venituri etc.). 14. Activitatea de 64. Inexistena unor proceduri plat/ncasare a scrise/monografii privind activitatea de datoriilor, respectiv plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor creanelor 65. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 66. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 67. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 1 2 3 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 1 1 2 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5 0,5 0,5

3 2 1

0,3 0,3 0,3

2 2 1

0,2 0,2 0,2

2 1 1

2,5 1,8 1,5

35

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
2 1,2

15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 4. ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE 17. nchiderea execuiei bugetare anuale

68. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 69. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 70. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 71. Calculul eronat al sumelor datorate statului 72. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 73. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 74. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare 75. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (casa, disponibiliti n cont n lei/valut, cheltuieli, venituri) 76. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 77. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil)

0,5

0,3

0,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 1 3 1 1 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 2 1 2 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 3 1 1 2 1

1,5 1,7 2,3 1,0 1,5 1,3

0,5 0,5

1 1

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

2 1

1,5 1,0

36

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 1 1 1 1 1 3 2 1 1 1 1 1,0 1,0 1,5 2,3 1,5 1,3 2,2 1,5 1,0 1,0 1,8 2,1

78. Nerealizarea decontrilor interne 79. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare 80. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 81. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 19. Activitatea de 82. Inexistena unor proceduri stabilire a soldurilor scrise/monografii privind stabilirea soldurilor conturilor sintetice sintetice i analitice i analitice 83. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice 84. Preluarea eronat a sumelor din conturile analitice n conturile sintetice 20. ntocmirea 85. Inexistena unor proceduri Bilanului contabil scrise/monografii privind elaborarea Bilanului contabil 86. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Bilanului contabil 87. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a Bilanului contabil 88. Raportarea unor date eronate n Bilanul contabil 89. Nerespectarea corelaiilor bilaniere 18. Activitatea premergtoare elaborrii Situaiilor financiare

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 1 2 3 1 1 2 1 1 1 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 2 1 2 2 2 1 1 2 3

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

37

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 2 3 1 1 1 1 2 1 1 1 1,5 1,2 1,7 1,3 1,0 1,0 1,5 1,5 1,3 1,5 1,5

21. ntocmirea 90. Inexistena unor proceduri Contului de rezultat scrise/monografii privind ntocmirea patrimonial Contului de rezultat patrimonial 91. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Contului de rezultat patrimonial 92. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de ntocmire a Contului de rezultat patrimonial 93. Raportarea unor date eronate n Contul de rezultat patrimonial 94. Nerespectarea corelaiilor 22. ntocmirea 95. Inexistena unor proceduri Fluxului de scrise/monografii privind ntocmirea Fluxului trezorerie de trezorerie 96. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Fluxului de trezorerie 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de ntocmire a Fluxului de trezorerie 98. Nerespectarea corelaiilor 23. Determinarea 99. Lipsa documentelor justificative pentru prevederilor rectificarea bugetar bugetare iniiale i 100. Nestabilirea influenelor financiare finale, conform asupra bugetului, din diferite acte normative, clasificaiei pe structura clasificaiei bugetare bugetare 24. Elaborarea 101. Inexistena unor proceduri Contului de scrise/monografii privind elaborarea execuie al Contului de execuie a veniturilor veniturilor 102. Nerespectarea corelaiilor

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 1 1 1 1 1 2 1 1 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 2 1 1 1 2 2 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

0,5 0,5

1 1

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

1 1

1,3 1,0

38

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 2 2 1 2 1 1,0 1,5 1,5 1,5 1,2 1,0

5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT

103. Nerespectarea procedurilor de ntocmire 104. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie al veniturilor 25. Elaborarea 105. Inexistena unor proceduri Contului de scrise/monografii privind elaborarea execuie a Contului de execuie a cheltuielilor cheltuielilor 106. Nerespectarea corelaiilor 107. Nerespectarea procedurilor de ntocmire 108. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie al cheltuielilor 26. Sistemul 109. Inexistena unor proceduri raportrilor scrise/monografii privind organizarea financiar-contabile, sistemului de raportare a datelor financiarcu excepia contabile, cu excepia situaiilor financiare situaiilor financiare 110. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiar-contabile 111. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiar-contabile ctre management 27. Asigurarea 112. Nedesemnarea persoanelor exactitii sistemului responsabile cu activitatea de analiz a de raportare informaiilor financiar-contabile financiar-contabil 113. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 1 1 2 1 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

0,5

0,3

0,2

1,4

0,5 0,5 0,5 0,5

1 1 3 2

0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2

1 1 2 1

1,0 1,0 2,2 1,5

39

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 1,0

6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

114. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind organizarea sistemului de raportare a datelor financiarcontabile, cu situaiilor financiare 115. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de transmitere a raportrilor financiar-contabile 29. Cadrul de 116. Inexistena procedurilor scrise /cadrului reglementare al metodologic de aplicare a CFP CFP 117. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 118. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 30. Nominalizarea/ 119. Inexistena ordinului de numire a retragerea i persoanelor care acord viza CFP evaluarea 120. Desemnarea unor persoane persoanelor care incompatibile pentru acordarea vizei CFP acord viza CFP 121. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 31. Exercitarea 122. Lipsa vizelor CFP pe documente acordrii/refuzului 123. Acordarea nejustificat a vizei CFP vizei CFP 32. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 124. Inexistena sau necompletarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 125. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP

28. Activitatea de transmitere a raportrilor financiar-contabile ctre management

0,5

0,3

0,2

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 3 1 2 1 1 1 1 1 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 1 1 1 2 2 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 2 2 1 1 1 1 2 1 3

2,2 2,5 1,5 1,7 1,0 1,0 1,3 1,3 1,2 1,5 1,4

40

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 1 2 1 1 2 1,0 1,5 1,7 1,5 1,5 2,0

7. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL

33. Raportarea trimestrial i anual a activitii CFP 34. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiarcontabil 35. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 36. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic

126. Raportarea unor date incomplete sau nereale 127. Nerespectarea termenelor de raportare 128. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind funcionalitatea sistemului informatic financiar-contabil 129. Lipsa aprobrii manualului de utilizare 130. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului informatic 131. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic 132. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; 133. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 134. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie 135. Utilizarea unor proceduri automate neautorizate 136. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 137. Acces neautorizat la informaiile financiar-contabile din baza de date

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 1 2 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 1 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 2 2 1 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

3 2 1 1 2 3

2,4 1,7 1,5 1,0 1,2 1,9

37. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic 38. Sistemul de prevenire/detectare

41

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
3 2 2,7 1,7

a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 39. Administrarea arhivei electronice

138. Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces 139. Nedesemnarea personalului pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces

0,5 0,5

3 2

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

8.

ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

140. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind adminsitrarea arhivei electronice 141. Nedesemnarea personalului responsabil cu administrarea arhivei electronice 142. Utilizarea unor proceduri care nu asigur reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior 143. Utilizarea unor proceduri care nu asigur o listare clar intangibil i complet a ansamblului de situaii financiare i de sintez necesare conducerii operative ale entitii 144. Imposibilitatea actualizrii permanente off-line a documentelor din arhiva electronic de siguran Inexistena procedurilor privind 40. Cadrul normativ 145. i procedural arhivarea dosarelor financiar-contabile privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabil

0,5 0,5 0,5

1 1 2

0,3 0,3 0,3

1 1 1

0,2 0,2 0,2

2 3 1

1,2 1,4 1,6

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

42

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea calitativ cantitativ controlului (F3) (F2) intern (F1) P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20%

Punctajul total

Ni
1 2 1,0 1,2

41. Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor 42. Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv 43. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 44. Activitatea de arhivare

146. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic 147. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 148. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului 149. Neasigurarea corespunztor arhivrii unui spaiu

0,5 0,5

1 1

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,5

150. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiar-contabile n vederea arhivrii. 151. Nepredarea dosarelor financiarcontabile la termenele legale

0,5 0,5

1 2

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

2 1

1,2 1,5

43

NOT: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul:

Pt =

i =1

N i Pi

unde:
Pt = punctajul total; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Pi = ponderea criteriilor de risc
Riscuri mici Riscuri medii Riscuri mari

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: 1,0 - 1,7 1,8 - 2,2 2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.

44

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01.2008 - 30.06.2009 tefnescu Ileana/ Petrescu Maria Miulescu Ion

Data: 25.07.2009 Data: 25.07.2009

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 1. Registrul-jurnal

Riscuri semnificative 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Nenregistrarea cronologic a operaiunilor economico-financiare n Registrul jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Nenregistrarea sistematic a elementelor patrimoniale n Registrul-inventar 8. Preluarea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar.

Punctaj total

Clasare

OBS.

1. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

2,4 1,7 2,5 2,4 1,0 2,4 1,7 1,5

Mare Mic Mare Mare Mic Mare Mic Mic Nu Nu Nu Nu

2. Registrulinventar

45

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 3. Cartea Mare

Riscuri semnificative 9. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 10. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 11. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 12. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 13. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 14. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 15. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 16. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie/valorii juste i a valorii de ieire 17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

Punctaj total

Clasare

OBS.

2,4 2,0 2,2 1,5 2,2 1,5

Mare Mediu Mediu Mic Mediu Mic Nu Nu

2. CONDUCEREA

CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

1,6 1,5

Mic Mic

Nu Nu

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de 18. Procedurile/monografia privind evidena inventar contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat

2,2

Mediu

1,5

Mic

Nu

46

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 19. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 20. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 21. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 22. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 23. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 25. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 26. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 27. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 28. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc

Punctaj total

Clasare

OBS.

2,2

Mediu

1,5

Mic

Nu

1,5 1,0 1,5

Mic Mic Mic

Nu Nu Nu

6. Contabilitatea datoriilor i creanelor

1,5 2,4 1,7 1,5 1,0

Mic Mare Mic Mic Mic

Nu

Nu Nu Nu

7. Contabilitatea elementelor de trezorerie

47

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 29. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 30. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 31. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 32. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 33. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 34. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 35. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 36. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 37. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 38. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 39. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 40. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia

Punctaj total

Clasare

OBS.

1,0

Mic

Nu

1,4 2,2 1,9 2,4 2,5 2,5

Mic Mediu Mediu Mare Mare Mare

Nu

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

1,5

Mic

Nu

1,5 2,4 1,0 1,0

Mic Mare Mic Mic

Nu

9. Contabilitatea subveniilor

Nu Nu

48

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 41. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 42. nregistrarea eronat a subveniei primite 43. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 44. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 45. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 46. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 47. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 48. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 49. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 50. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 51. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 52. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 53. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar

Punctaj total

Clasare

OBS.

1,7 1,0 1,5 1,0 1,5 1,7 2,2 1,0 1,2

Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mediu Mic Mic

Nu Nu Nu Nu Nu Nu

10. Contabilitatea transferurilor

Nu Nu

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

2,3 1,4 1,4 1,9

Mare Mic Mic Mediu Nu Nu

49

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 54. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 55. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare

Punctaj total

Clasare

OBS.

2,7 1,6 1,5 1,0 2,5 1,0 1,5 2,5 1,5 2,2

Mare Mic Mic Mic Mare Mic Mic Mare Mic Mediu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

12. ntocmirea balanelor de verificare

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

56. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 57. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 58. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 59. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 13. Evidena tehnic- 60. Inexistena unui sistem privind evidena operativ tehnic-operativ 61. Inexistena a unor proceduri scrise cu privire la alocarea i gestionarea numerelor aferente facturilor emise electronic 62. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 63. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor care stau la baza nregistrrii de venituri etc.). 14. Activitatea de 64. Inexistena unor proceduri scrise/monografii plat/ncasare a privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor datoriilor, respectiv respectiv creanelor creanelor 65. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 66. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora

1,0 2,5 1,8

Mic Mare Mediu

Nu

50

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 67. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 68. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 69. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 70. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 71. Calculul eronat al sumelor datorate statului 72. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 73. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 74. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare 75. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (casa, disponibiliti n cont n lei/valut, cheltuieli, venituri) 76. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 77. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil) 78. Nerealizarea decontrilor interne 79. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare

Punctaj total

Clasare

OBS.

1,5 1,2 1,5 1,5 1,7 2,3 1,0 1,5 1,3 1,5 1,0 1,0 1,0

Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic

Nu Nu Nu Nu Nu

15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 4. ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE 17. nchiderea execuiei bugetare anuale

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

18. Activitatea premergtoare elaborrii Situaiilor

51

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile financiare

Riscuri semnificative 80. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 81. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 82. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind stabilirea soldurilor sintetice i analitice 83. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice 84. Preluarea eronat a sumelor din conturile analitice n conturile sintetice 85. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea Bilanului contabil 86. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Bilanului contabil 87. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a Bilanului contabil 88. Raportarea unor date eronate n Bilanul contabil 89. Nerespectarea corelaiilor bilaniere

Punctaj total

Clasare

OBS.

1,5 2,3 1,5 1,3 2,2 1,5 1,0 1,0 1,8 2,1 1,5 1,2 1,7 1,3

Mic Mare Mic Mic Mediu Mic Mic Mic Mediu Mediu Mic Mic Mic Mic

Nu

19. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice

Nu Nu

20. ntocmirea Bilanului contabil

Nu Nu Nu

21. ntocmirea 90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii Contului de rezultat privind ntocmirea Contului de rezultat patrimonial patrimonial 91. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Contului de rezultat patrimonial 92. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de ntocmire a Contului de rezultat patrimonial 93. Raportarea unor date eronate n Contul de rezultat patrimonial

Nu Nu Nu Nu

52

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Punctaj total

Clasare

OBS.

94. Nerespectarea corelaiilor 22. ntocmirea 95. Inexistena unor proceduri scrise/monografii Fluxului de privind ntocmirea Fluxului de trezorerie trezorerie 96. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a Fluxului de trezorerie 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de ntocmire a Fluxului de trezorerie 98. Nerespectarea corelaiilor 23. Determinarea 99. Lipsa documentelor justificative pentru prevederilor rectificarea bugetar bugetare iniiale i 100. Nestabilirea influenelor financiare asupra finale, conform bugetului, din diferite acte normative, pe structura clasificaiei clasificaiei bugetare bugetare 24. Elaborarea 101. Inexistena unor proceduri scrise/monografii Contului de privind elaborarea Contului de execuie a execuie al veniturilor veniturilor 102. Nerespectarea corelaiilor 103. Nerespectarea procedurilor de ntocmire 104. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie al veniturilor 25. Elaborarea 105. Inexistena unor proceduri scrise/monografii Contului de privind elaborarea Contului de execuie a execuie a cheltuielilor cheltuielilor 106. Nerespectarea corelaiilor 107. Nerespectarea procedurilor de ntocmire 108. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie al cheltuielilor

1,0 1,0 1,5 1,5 1,3 1,5 1,5

Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

1,3 1,0 1,0 1,5 1,5 1,5 1,2 1,0

Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

53

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 26. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia situaiilor financiare

Riscuri semnificative 109. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile, cu excepia situaiilor financiare 110. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiarcontabile 111. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiar-contabile ctre management 112. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de analiz a informaiilor financiarcontabile 113. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate 114. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile, cu situaiilor financiare 115. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de transmitere a raportrilor financiarcontabile 116. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic de aplicare a CFP 117. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 118. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 119. Inexistena ordinului de numire a persoanelor care acord viza CFP 120. Desemnarea unor persoane incompatibile pentru acordarea vizei CFP

Punctaj total

Clasare

OBS.

5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT

1,4

Mic

Nu

1,0 1,0 2,2 1,5 1,0 2,2 2,5 1,5 1,7 1,0 1,0

Mic Mic Mediu Mic Mic Mediu Mare Mic Mic Mic Mic

Nu Nu

27. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil 28. Activitatea de transmitere a raportrilor financiar-contabile ctre management 6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV 29. Cadrul reglementare CFP de al

Nu Nu

Nu Nu Nu Nu

30. Nominalizarea/ retragerea i evaluarea persoanelor care

54

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile acord viza CFP 31. Exercitarea acordrii/refuzului vizei CFP 32. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 33. Raportarea trimestrial i anual a activitii CFP 34. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiarcontabil 35. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 36. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic

Riscuri semnificative 121. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 122. Lipsa vizelor CFP pe documente 123. Acordarea nejustificat a vizei CFP 124. Inexistena sau necompletarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 125. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 126. Raportarea unor date incomplete sau nereale 127. Nerespectarea termenelor de raportare 128. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind funcionalitatea sistemului informatic financiar-contabil 129. Lipsa aprobrii manualului de utilizare 130. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului informatic 131. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic 132. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; 133. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole

Punctaj total

Clasare

OBS.

1,3 1,3 1,2 1,5 1,4 1,0 1,5 1,7 1,5 1,5 2,0

Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mediu

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

7. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL

2,4 1,7

Mare Mic Nu

55

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 134. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie

Punctaj total

Clasare

OBS.

1,5 1,0 1,2 1,9 2,7 1,7 1,2 1,4 1,6

Mic Mic Mic Mediu Mare Mic Mic Mic Mic

Nu Nu Nu

37. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic 38. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 39. Administrarea arhivei electronice

135. Utilizarea unor proceduri automate neautorizate 136. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 137. Acces neautorizat la informaiile financiarcontabile din baza de date 138. Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces 139. Nedesemnarea personalului pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces 140. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind adminsitrarea arhivei electronice 141. Nedesemnarea personalului responsabil cu administrarea arhivei electronice 142. Utilizarea unor proceduri care nu asigur reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior 143. Utilizarea unor proceduri care nu asigur o listare clar intangibil i complet a ansamblului de situaii financiare i de sintez necesare conducerii operative ale entitii 144. Imposibilitatea actualizrii permanente offline a documentelor din arhiva electronic de siguran

Nu Nu Nu Nu

1,7

Mic

Nu

2,5

Mare

56

Nr. crt. 8.

Obiective ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

Obiecte auditabile 40. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabil 41. Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor 42. Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv 43. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 44. Activitatea de arhivare

Riscuri semnificative 145. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile

Punctaj total

Clasare

OBS.

2,0

Mediu

146. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic 147. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 148. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului

1,0 1,2

Mic Mic

Nu Nu

1,7 149. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii 2,5

Mic

Nu

Mare

150. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiar-contabile n vederea arhivrii. 151. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale

1,2 1,5

Mic Mic

Nu Nu

57

Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 151 de riscuri, grupate pe cele 44 de obiecte auditabile i 8 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 41, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

58

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat:

Activitatea financiar-contabil 01.01.2008 - 30.06.2009 tefnescu Ileana/ Petrescu Maria Miulescu Ion

Data: 26.07.2009 Data: 27.07.2009


Consecina funcionrii nefuncionrii controlului intern
Nerespectarea termenelor planificate de ntocmire a Registrului-jurnal Nenregistrarea cronologic i sistematic, n contabilitate, a modificrii elementelor patrimoniale Nerealizarea n totalitate a obiectivelor stabilite

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Grad de n credere al auditorului intern n controlul intern

OBS.

1. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

1. Registrul-jurnal

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor

Sczut

Sczut

2. Registrulinventar

3. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar

Sczut

59

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionrii nefuncionrii controlului intern


Neutilizarea acestui document n conformitate cu destinaia acestuia Nerespectarea termenelor planificate de ntocmire a registrului Cratea mare Nerespectarea prevederilor legale cu privire la documentele financiarcontabile Registrul Cartea mare este generat automat de o aplicaie informatic Imposibilitatea obinerii unor situaii operative cu privire la imobilizri i investiii. Nerespectarea termenelor stabilite pentru realizarea lucrrilor

Grad de n credere al auditorului intern n controlul intern

OBS.

4. Completarea incorect a Registruluiinventar

Sczut

3. Cartea Mare

5. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 6. Completarea incorect a registrului Cartea Mare

Sczut

Sczut

7. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Mediu

NU

2. CONDUCEREA

CONTABILITII

4. Contabilitatea 8. Procedurile/monografia privind evidena imobilizrilor i contabil a imobilizrilor i investiiilor nu investiiilor este cunoscut de personalul desemnat 5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 9. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 10. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

Sczut

Sczut

Imposibilitatea obinerii unor situaii operative cu privire la stocuri

Sczut

60

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionrii nefuncionrii controlului intern


Situaiile financiare nu reflect situaia real i fidel a patrimoniului Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din casieria entitii Imposibilitatea obinerii unor situaii operative a datoriilor i creanelor n funcie de vechime Neatingerea n totalitate a obiectivelor stabilite cu privire la integritatea patrimoniului Nerealizarea obiectivelor la parametrii stabilii.

Grad de n credere al auditorului intern n controlul intern

OBS.

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

11. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat

Sczut

7. Contabilitatea 12. nregistrarea eronat n alte conturi a elementelor de sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau trezorerie casierie S

Sczut

13. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas

Sczut

14. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie

Sczut

15. Neasigurarea destinat casieriei

securitii

spaiului S

Sczut

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

16. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul

Sczut

61

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionrii nefuncionrii controlului intern


Statele de plat ntocmite nu reflect situaia exact a datoriei entitii fa de salariai i fa de tere persoane. Inexistena pe perioada auditat a unor diferene ntre sumele transferate i sumele reflectate n contabilitate. Nerespectarea termenelor planificate de realizare

Grad de n credere al auditorului intern n controlul intern

OBS.

17. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul S

Sczut

10. Contabilitatea transferurilor

18. nregistrarea eronat a transferate diferene ntre transferate i cele evideniate

sumelor sumele T

Mediu

NU

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

19. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 20. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 21. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc.

S T S

Sczut Mediu NU

12. ntocmirea balanelor de verificare 13. Evidena tehnicoperativ

22. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 23. Inexistena a unor proceduri scrise cu privire la alocarea i gestionarea numerelor aferente facturilor emise electronic

Situaiile financiare nu reflect o imagine fidel a patrimoniului. Nerespectarea principiului intangibilitii patrimoniului Documentul factur nu este utilizat n conformitate cu prevederile legale

Sczut

Sczut

Sczut

62

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionrii nefuncionrii controlului intern


Posibilitatea emiterii unor documente financiarcontabile care s nu fie nregistrate n contabilitate Apariia unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere Inexistena unor necorelaii ntre evidena analitic i sintetic a creditorilor. Apariia unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere Apariia unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere Soldurile conturilor nu reflect fidel patrimoniul entitii Bilanul contabil ntocmit nu conine date eronate

Grad de n credere al auditorului intern n controlul intern

OBS.

24. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor care stau la baza nregistrrii de venituri etc.).

Sczut

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

14. Activitatea de 25. Nedesemnarea persoanelor plat/ncasare a responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor, respectiv datoriilor i creanelor creanelor 26. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 18. Activitatea premergtoare elaborrii Situaiilor financiare 19. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice 20. ntocmirea Bilanului contabil 27. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului

Sczut

Ridicat

NU

S 28. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 29. Preluarea eronat a sumelor din conturile analitice n conturile sintetice 30. Raportarea unor date eronate n Bilanul contabil

Sczut

4.

ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE

Sczut

Sczut

Mediu

NU

63

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionrii nefuncionrii controlului intern


Elaborarea unui bilan contabil care conine date eronate Neatingerea n totalitate a obiectivelor stabilite Neatingerea n totalitate a obiectivelor managementului

Grad de n credere al auditorului intern n controlul intern

OBS.

31. Nerespectarea corelaiilor bilaniere S 5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT Nedesemnarea persoanelor 27. Asigurarea 32. exactitii sistemului responsabile cu activitatea de analiz a de raportare informaiilor financiar-contabile financiar-contabil 28. Activitatea de transmitere a raportrilor financiar-contabile ctre management 29. Cadrul de reglementare al CFP 35. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 36. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic 38. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor 33. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de transmitere a raportrilor financiar-contabile 34. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic de aplicare a CFP S 35. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic

Sczut

Sczut

Sczut

6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV 7. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL

Exercitarea parial a controlului financiar preventiv la nivelul entitii. Realizarea cu ntrziere a sarcinilor de serviciu

Sczut

Sczut

36. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; 37. Acces neautorizat la informaiile financiar-contabile din baza de date

Nerealizarea obiectivelor parametrii stabilii

la

Sczut

Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor atacuri informaionale

Sczut

64

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionrii nefuncionrii controlului intern


Posibilitatea accesrii sistemului informatic financiarcontabil de ctre persoane neautorizate Imposibilitatea consultrii online a documentelor din arhiva electronic Perioada de arhivare a documentelor financiarcontabile este respectat.

Grad de n credere al auditorului intern n controlul intern

OBS.

neautorizate ale 38. Nerespectarea calendarului privind bazelor de date modificarea periodica a parolelor de acces (parole, programe antivirus .a.)

Sczut

39. Administrarea arhivei electronice

39. Imposibilitatea actualizrii permanente off-line a documentelor din arhiva electronic de siguran 40. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile

Sczut

8. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

40. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabil 43. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile

Ridicat

NU

41. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii S

Imposibilitatea consultrii unor documente financiarcontabile

Sczut

Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 6 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. 65

n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern.

66

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Nr. crt. 1. Activitatea financiar-contabil 01.01.2008-30.06.2009 tefnescu Ileana / Petrescu Maria Miulescu Ion

Data: 31.07.2009 Data: 31.07.2009 Paragraful corespunztor din RAI II. 1.1. II.1.2. II.1.3. II.2.4. de natura obiectelor de II.2.5. II.2.6. II.2.7. II.2.8. II.2.9. II.2.10 II.2.11. II.3.12. 67

Obiective ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE 1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare

Obiecte auditabile selectate

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor 5. Contabilitatea materiilor, materialelor, inclusiv a celor inventar 6. Contabilitatea datoriilor si creanelor 7. Contabilitatea elementelor de trezorerie 8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 10. ntocmirea balanelor de verificare 11. Evidena tehnic-operativ

3.

CONDUCEREA ACTIVITII

12. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor

Nr. crt.

Obiective FINANCIARE

Obiecte auditabile selectate 13. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

Paragraful corespunztor din RAI II.3.13.

4.

ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE

14. Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare 15. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice 16. ntocmirea bilanului contabil

II.4.14. II.4.15. II.4.16. II.5.17.

5.

6.

7.

ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL

17. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil

18. Analiza transmiterii informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale II. 5. 18. 19. Cadrul de reglementare a CFP II. 6.19. 20. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 21. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic 22. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.) 23. Administrarea arhivei electronice

II. 7. 20 II. 7. 21. II. 7.22. II. 7. 23.

68

Nr. crt. 8.

Obiective ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

Obiecte auditabile selectate 24. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile

Paragraful corespunztor din RAI II. 8. 24.

Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 8 obiective structurate pe 44 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 151 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 8 obiective, 24 de obiecte auditabile i 35 de riscuri asociate acestora. n continuare, cele 35 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

69

Entitatea Public Direcia de Audit Public Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01.2008 - 31.12.2009 tefnescu Ileana / Petrescu Maria Miulescu Ion ACTIVITILE PROGRAMATE DURATA (H) 616 88 2 2 4 8 8 8 8 8

Data: 31.07.2009 Data: 31.07.2009 PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII

OBIECTIVELE AUDITULUI

Tema general: Activitatea financiar-contabil 1. Pregtirea misiunii de audit 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiprirea i procesarea Declaraiei de independena 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea Programului de audit intern 8. ntocmirea Notei i a Programului interveniei la faa locului tefnescu Ileana tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI

70

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia de Buget i Contabilitate Intern 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

DURATA (H) 10

PERSOANELE IMPLICATE tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

LOCUL DESFURRII DAPI

2 2

DAPI AUDITAT AUDITAT

2. Intervenia la faa locului 1.1 Efectuarea testrilor Obiectivul I. Organizarea registrelor 1.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei de contabilitate de Audit public intern 1.3 Elaborare FIAP - urilor 1.4 Colectarea dovezilor 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1 Efectuarea testrilor Obiectivul II. Conducerea contabilitii 2.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei de Audit public intern 2.3 Elaborarea FIAP - urilor 2.4 Colectarea dovezilor 2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1 Efectuarea testrilor Obiectivul III.

352 16 2 16 6 4 46 2 16 26 4 12

tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

AUDITAT DAPI

tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

AUDITAT DAPI

71

OBIECTIVELE AUDITULUI Conducerea activitii financiare

ACTIVITILE PROGRAMATE 3.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei de Audit public intern 3.3 Elaborarea FIAP - urilor 3.4 Colectarea dovezilor 3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1 Efectuarea testrilor 4.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei de Audit public intern 4.3 Elaborarea FIAP - urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1 Efectuarea testrilor 5.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei de Audit public intern 5.3 Elaborarea FIAP - urilor 5.4 Colectarea dovezilor 5.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei de Audit public intern

DURATA (H) 2 12 6 2 16 2 16 6 4 12 2 10 6 2 12 2

PERSOANELE IMPLICATE tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

LOCUL DESFURRII AUDITAT DAPI

Obiectivul IV. Elaborarea situaiilor financiare

tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

AUDITAT DAPI

Obiectivul V. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management

tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

AUDITAT DAPI

Obiectivul VI. Organizarea i efectuarea controlului financiar

tefnescu Ileana

AUDITAT 72

OBIECTIVELE AUDITULUI preventiv

ACTIVITILE PROGRAMATE 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 7.1 Efectuarea testrilor 7.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei de Audit public intern 7.3 Elaborarea FIAP urilor 7.4 Colectarea dovezilor 7.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 8.1 Efectuarea testrilor 8.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei de Audit public intern 8.3 Elaborarea FIAP urilor 8.4 Colectarea dovezilor 8.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 12. Planificarea si organizarea edinei de nchidere 13. Discutarea constatrilor cu Direcia de buget i Contabilitate Intern 14. Concluzii

DURATA (H) 8 4 4 16 2 14 6 4 12 2 10 6 2 4 4 4

PERSOANELE IMPLICATE Petrescu Maria Miulescu Ion

LOCUL DESFURRII DAPI

Obiectivul VII. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil

tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

AUDITAT

Obiectivul VIII. Arhivarea documentelor financiar-contabile

tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

AUDITAT

tefnescu Ileana Petrescu Maria Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana

AUDITAT AUDITAT DAPI

73

OBIECTIVELE AUDITULUI III. Raportul de audit intern

ACTIVITILE PROGRAMATE 15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 16. Revizuirea Raportului de audit intern 17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere 18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 21. Finalizarea Raportului de audit intern 22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat 24. ntocmirea Fiei de urmrire a recomandrilor

DURATA (H) 160 48 48 8 8 8 8 16 8 8 16

PERSOANELE IMPLICATE tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Miulescu Ion tefnescu Ileana tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion tefnescu Ileana tefnescu Ileana tefnescu Ileana

LOCUL DESFURRII DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI

IV. Urmrirea recomandrilor

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizm resursele de audit respectiv, mprim ntre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii i repartizm timpul pentru parcurgerea etapelor i procedurilor specifice n vederea ncadrrii n perioadele afectate prin Planul de audit intern. 74

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 ntocmit: tefnescu Ileana/ Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion Data: 31.07.2009 Data: 31.07.2009

Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE


Nr. OBIECTE AUDITABILE crt. 1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Registrul Cartea Mare TIPUL TESTRII Analiza completrii Registrului-jurnal Analiza completrii inventar RegistruluiLocul DBCI DBCI DBCI Durata (h) 5 5 4 Nr. test
Interviu nr. 1.1.1 Test 1.2.1 Interviu nr. 1.1.1 Test 1.3.1 Interviu nr. 1.1.1 Nr. lista verificare

Auditori
tefnescu Ileana tefnescu Ileana tefnescu Ileana

LV 1 LV 1 LV 1

Analiza completrii Registrul Cartea Mare

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII


Nr. crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Analiza conducerii contabilitii activelor imobilizate i investiiilor Analiza conducerii contabilitii materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Analiza conducerii contabilitii Locul DBCI Durata (h) 6 Nr. test
Interviu nr. 2.2.1 Test 2.2.1 Not de relaii nr. 2.3.1 Test 2.3.1 Test 2.4.1 Nr. lista verificare

Auditori
Petrescu Maria Petrescu Maria Petrescu

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor 5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

LV2

DBCI DBCI

6 5

LV2 LV2

75

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII


Nr. crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII datoriilor i creanelor Analiza organizrii i conducerii contabilitii trezoreriei Locul Durata (h) Nr. test
Nr. lista verificare

Auditori
Maria

7. Contabilitatea trezoreriei

DBCI DBCI

8 6

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

Analiza conducerii contabilitii cheltuielilor cu personalul Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii Analiza ntocmirii balanelor de verificare Analiza sistemului de eviden tehnicoperativ

9. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

DBCI

C.C.I.2.5.1 Test 2.5.1 Test 2.5.2 Test 2.5.3 Test 2.5.4 Test 2.6.1 Test 2.6.2 Interviu nr. 2.7.1 Nota de relaii nr. 2.7.1 Interviu nr. 2.7.2 Test 2.8.1 Test 2.9.1

LV 2 LV2

tefnescu Ileana Petrescu Maria Petrescu Maria

LV2

Petrescu Maria

10. ntocmirea balanelor de verificare 11. Evidena tehnic-operativ

DBCI DBCI

4 5

LV 2 LV2

Petrescu Maria Petrescu Maria

Obiectivul III. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE


Nr. crt. 12. 13. OBIECTE AUDITABILE Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului TIPUL TESTRII Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului Locul DBCI DBCI Durata (h) 4 8 Nr. test
Test 3.2.1 Nr. lista verificare

Auditori
tefnescu Ileana tefnescu Ileana

LV 3 LV 3

Test 3.3.1

76

OBIECTIVUL IV. ELABORAREA SITUAIILOR FINANCIARE


Nr. crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII elaborrii Analiza operaiilor specifice nchiderii perioadei de gestiune Locul DBCI DBCI DBCI Durata (h) 5 5 6 Nr. test
Nr. lista verificare

Auditori
tefnescu Ileana tefnescu Ileana tefnescu Ileana

14. Activitatea premergtoare situaiilor financiare

Test 4.2.1.

LV 4 LV 4 LV 4

15. Activitatea de stabilire a soldurilor Verificarea general a coninutului conturilor sintetice i analitice conturilor sintetice i analitice 16. ntocmirea bilanului contabil Analiza ntocmirii bilanului contabil

C.C.I. 4.3.1

Test 4.4.1

Obiectivul V. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT


Nr. crt. 17. OBIECTE AUDITABILE Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil Activitatea de transmiterea informaiilor financiar contabile ctre management TIPUL TESTRII Analiza informaiilor financiar contabile i a indicatorilor utilizai n vederea raportrii Analiza transmiterii informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale Locul Durata (h) 6 Nr. test
Interviu nr. 5.2.1 Nr. lista verificare

Auditori
Petrescu Maria

DBCI

LV 5

18.

DBCI

6 C.C.I. 5.3.1

LV 5

Petrescu Maria

Obiectivul VI. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU


Nr. crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Verificarea gradului de acoperire prin procedur a CFP Locul DBCI Durata (h) 12 Nr. test
Interviu nr. 6.1 Nr. lista verificare

Auditori
Petrescu Maria

19. Cadrul de reglementare a CFP

LV 6

77

Obiectivul VII. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL


Nr. Crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Analiza programului de pregtire profesional Examinarea accesului la sistemul informatic Analiza sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus Analiza modului de administrare a arhivei electronice Locul Durata (h) 2 2 Nr. test
Nr. lista verificare

Auditori

20. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 21. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic 22. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 23. Administrarea arhivei electronice

DBCI DBCI

LV7 LV 7

DBCI

10

Interviu nr. 7.4.

LV 7

tefnescu Ileana

DBCI DGTI

LV 7

Obiectivul VIII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE


Nr. Crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare Locul DBCI
DGSAPA

Durata (h) 12

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori
Petrescu Maria

24. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiarcontabile

Test 8.2.1

LV 8

Auditori interni, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

78

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion A. Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura

Data: 31.07.2009 Data: 31.07.2009

Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Marinescu Ion Protopopescu Sorin Ionescu Nadia Manolescu Nicolae

Director Auditor intern Auditor intern Director general Director ef birou Consilier

DAPI DAPI DAPI DGSAPA DBCI Biroul financiar contabilitate DBCI

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Auditai, 79

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. crt. 1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat - registrele de contabilitate sunt completate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor? - exist o persoan responsabil cu gestionarea bazelor de date/fiierelor? Modalitatea arhivarii documentelor: - au fost luate msurile necesare pentru asigurarea arhivrii acestor registre att pe suport de hrtie ct i tehnic? - sistemul de arhivare a documentelor de suport electronic asigur editarea acestor documente n orice moment la solicitarea organelor de control sau n funcie de necesiti? Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registruljurnal;

DA -

NU -

OBS.

X X X X Interviu nr. 1.1.1.

X X X X

Interviu nr. 1.1.1.

1.2.

Observare direct 80

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare.

DA X

NU X

OBS. TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1 TEST nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1. FIAP nr. 1.3.1.

1.3.

1.4.

1.5.

Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate: a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n conformitate cu prevederile legale. Data: 01.08.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana

X X

X X X X X X X

Observare direct
Observare direct Problemati c abordat pentru fiecare registru de contabilitate

Supervizor, Miulescu Ion

81

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 1.1.1. privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat doamnei Ionescu Nadia, ef birou Financiar-contabilitate Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 Nr. ntrebare crt. 1. Pentru activitatea de completare a registrelor de contabilitate exist proceduri? 2. Procedurile sunt scrise i formalizate? 3. Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? 4. Avei monografii contabile pe domenii? 5. Monografiile contabile sunt scrise i formalizate? 6. Exist responsabil cu completarea i actualizarea monografiilor? 7. Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? 8. Exist propuneri de perfecionare a procedurii? 9. Completarea registrelor de contabilitate se realizeaz cu prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor? 10. Dac da, au fost luate msurile necesare pentru gestionarea bazelor de date/fiierelor ? X

DA X

NU

Obs.
Cadrul normativ

X X X X X X
Responsabilul a fost stabilit recent

Registrul jurnal Cartea mare A fost numit un responsabil cu gestionarea erorilor, anulrilor sau completrilor, pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n bazele de date ale entitii

11. Au fost luate msurile necesare pentru asigurarea arhivrii acestor registre att pe suport de hrtie ct i tehnic? 12. Dac da, sistemul de arhivare a documentelor de suport electronic asigur editarea acestor documente n orice moment? 13. Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de nregistrare n contabilitate? 14. Ne putei lista registrul jurnal aferent perioade anterioare?

X X X X
A fost registrul listat jurnal

82

completat aferent lunilor martie, iunie, septembrie, decembrie 2008 i lunilor martie i iunie 2009

15. Nu mai avei nimic de adugat? Data: 02.08.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana Not:

Intervievat, Ionescu Nadia

Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern.

83

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 1.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: ntocmirea i inerea Registrului-jurnal DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint listrile informatice ale Registrului-jurnal pentru cele 18 luni calendaristice ale perioadei auditate; Eantionul pentru verificarea modului de completare a Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la 33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 6 luni, conform Foii de lucru nr. 1.2.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume: Registrul jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate astfel: - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat, ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i ale OMEF nr.3512/2008 privind documentele financiar contabile. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2. Data: Auditor intern, 05.08.2009 tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

84

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1. Obiectivul I: ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Eantionul pentru testarea modului de completare a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de documentul Registrul-jurnal completat pentru perioada ianuarie 2005 - iunie 2006, respectiv din 18 liste informatice lunare ale acestuia; Eantionul a fost stabilit la 33% din populaia total, respectiv 6 liste informatice, aferente lunilor martie, iunie, septembrie, decembrie 2008 i lunilor martie, iunie 2009; Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1.

Data: 05.08.2009

Auditor intern, tefnescu Ileana

n prezena, Ec. Popescu Floriana

85

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1. privind Completarea Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor

Elemente testate Elemente eantionate


1. Registrul-jurnal la data de 31.03.2008 2. Registrul-jurnal la data de 30.06.2008 3. Registrul-jurnal la data de 30.09.2008 4. Registrul-jurnal la data de 31.12.2008 5. Registrul-jurnal la data de 31.03.2009 6. Registrul-jurnal la data de 30.06.2009 Data: 05.08.2009

Examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registruljurnal X FIAP X FIAP X FIAP

Existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate X X X X X X

Confirmarea Urmrirea Garantarea utilizrii conturilor determinrii corecte utilizrii debitoare i a rulajelor debitoare conturilor n creditoare n i creditoare la conformitate cu concordan cu sfritul zilei i a funciunea natura operaiunilor perioadei de acestora efectuate raportare X FIAP X FIAP X FIAP X X X X X X X X X X X X n prezena, Ec. Popescu Floriana

Auditor intern, tefnescu Ileana

86

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1.

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA: Completarea incorect a Registrului-jurnal (cod 1-14-1) cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor CONSTATARE: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar-contabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile CAUZE: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal. CONSECINE: - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. - Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora.

87

RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. - Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la Direcia Buget i Contabilitate Intern pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. - Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil. - Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF- ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. - n cazul n care entitatea, prin intermediul structurilor proprii, se afl n imposibilitatea realizrii unei aplicaii n domeniul financiar-contabil, n conformitate cu reglementrile legale n vigoare, s se studieze posibilitatea achiziionrii unui program informatic care s corespund necesitilor entitii. Data: 05.08.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

88

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 1.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului-inventar DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la entitatea public n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la unitile subordonate, pentru anul 2008. Populaia va fi constituit din documentul Registrul-inventar completat la unitatea central i la unitile subordonate, precum i din toate documentele care au stat la baza ntocmirii acestui registru, respectiv liste de inventariere, procese verbale privind rezultatele inventarierii .a. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual. Testarea a urmrit analiza modului de completare a Registrului-inventar, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.3. astfel: a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.1 privind completarea Registrului - inventar.

CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2008, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Data: 06.08.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion 89

LISTA DE CONTROL NR. 1.3.1 privind Completarea Registrului - inventar Confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil X X X X Recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar X X X X Confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere FIAP FIAP FIAP FIAP

Nr. crt. Populaia 1. 2. 3. 4. Entitatea public Subunitatea nr. 1 Subunitatea nr. 2 Subunitatea nr. 3

Elemente testate

Data, 06.08.2009

Auditor intern, tefnescu Ileana

Intervievat, Ionescu Nadia

90

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA: Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2) CONSTATARE: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2008, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CAUZE: - Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat, OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiarcontabile i OMEF nr. 3512 /2008 privind documentele financiar contabile. - Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. - Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. CONSECINE: Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. - Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor. Data: 06.08.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate, 91

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul 2. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. crt. 2.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza conducerii contabilitii imobilizrilor i investiiilor: a. examinarea operaiilor aferente recepiei activelor imobilizate; b. examinarea completrii registrului numerelor de inventar; c. urmrirea completrii fielor mijloacelor fixe; DA NU OBS.

2.2.

X X X

Interviu nr. 2.2.1. 92

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT d. examinarea transferurilor de imobilizri ntre dou locuri de folosin ale entitii d. verificarea reevalurii activelor imobilizate; e. constatarea ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a activelor imobilizate; f. urmrirea imobilizrilor aflate n custodie; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate; Analiza conducerii contabilitii materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura i a materialelor de natura obiectelor de inventar Evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura stocurilor Predarea-primirea bunurilor de natura stocurilor ntre dou locuri de folosin ale entitii; Constatarea ndeplinirii condiiilor de casare a bunurilor de natura stocurilor; Recepia bunurilor de natura stocurilor; Bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri: a. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora b. compararea cantitilor de stocuri trimise la teri cu cele restituite de teri; c. examinarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind stocurile aflate la teri, justificate i consemnate n documente; d. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Contabilitatea elementelor de trezorerie Analiza organizrii activitii de casierie:

DA

NU X X

OBS. TEST nr. 2.2.1. Lista de control nr. 2.2.1. FIAP nr. 2.2.1

X X X

2.3.

X X X X X X -

Not de relaii nr. 2.3.1

TEST nr. 2.3.1. Lista de control nr. 2.3.1. FIAP nr. 2.3.1

2.4.

X TEST nr. 2.4.1. Lista de control nr. 2.4.1. FIAP nr. 2.4.1.

X X X X X X

2.5.

C.C.I. nr. 2.5.1.

93

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; d. urmrirea ntocmirii monetarului e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii casierie entitii Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat; c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative; Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale Analiza utilizrii Registrului de cas a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Analiza respectrii de ctre conductorul compartimentului financiar contabil a cadrului normativ privind efectuarea plilor:

DA X X X X X X X

NU

OBS. TEST nr. 2.5.1. Lista de control nr. 2.5.1.

X X X X

X X

Observare direct CCI nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.2. Foaie de lucru nr. 2.5.2 List de control nr. 2.5.2. FIAP nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.3 Foaie de lucru nr. 2.5.3 Lista de control nr. 2.5.3 FIAP nr. 2.5.3

X X X X X X X X 94 TEST nr. 2.5.4 Foaie de lucru nr. 2.5.4 Lista de control nr. 2.5.4 FIAP nr. 2.5.4

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului; b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a conturilor; c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii cheltuielilor pltite; d. Examinarea existenei creditelor bugetare deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de disponibil; e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura cheltuielilor respective; f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative care s justifice plata; g. Compararea semnturilor de pe documentele justificative cu specimenele de semnturi aparinnd ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare; h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului; j. Urmrirea existenei vizei de control financiar preventiv pe documentele de angajare i ordonanare; Contabilitatea cheltuielilor cu personalul Analiza cheltuielilor cu salariile personalului a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat;

DA -

NU -

OBS.

X X X X X

TEST nr. 2.6.1. Foaie de lucru nr. 2.6.1. Lista de control nr. 2.6.1. FIAP nr. 2.6.1.

2.6.

X X X X

TEST nr. 2.6.2. Foaie de lucru nr. 2.6.2.

95

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului; b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii; c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru diferenele constatate la inventariere; d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii. Analiza ntocmirii balanelor de verificare a. urmrirea concordanei dintre soldurile iniiale ale exerciiului curent i soldurile finale ale exerciiului anterior; b. examinarea prelurii zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; c. compararea soldurilor conturilor din fiele sintetice cu cele din balanele de verificare; d. compararea rulajelor conturilor sintetice cu cele din balanele de verificare ; e. examinarea corelaiei dintre disponibilul de balan i extrasele de cont/registrul de cas; f. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare. Analiza sistemului de eviden tehnic-operativ Utilizarea formularelor financiar - contabile a. examinarea modului completare a formularelor tipizate;

DA

NU X

OBS. Lista de control nr. 2.6.2. FIAP nr. 2.6.2.

X X X X X

2.7.

X X X X

Interviul nr. 2.7.1. Not de relaii nr. 2.7.1. Interviul nr. 2.7.2 FIAP nr. 2.7.1. FCRI nr. 2.7.1.

2.8.

X X X X X X TEST nr. 2.9.1 Foaie de lucru 96 TEST nr. 2.8.1. Lista de control nr. 2.8.1.

2.9.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT b. urmrirea utilizrii formularelor financiar-contabile, pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c. urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor atribuite prin Registrul stocurilor; d. urmrirea organizrii evidenei operative a formularelor financiar-contabile; e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern. f. confirmarea nregistrrilor zilnice a intrrilor de ctre gestionar sau persoana desemnat, pe baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii - not de recepie i constatare de diferene etc., poziie cu poziie g. examinarea nregistrrilor ieirilor pe baza bonurilor de consum individual i colectiv, fiei limit - individual i colectiv, avizelor de nsoire a mrfii, facturilor etc., poziie cu poziie h. garantarea prelurii la sfritul fiecrei luni a stocurilor cantitative din fiele de magazie, pe feluri de stocuri, grupate pe magazii/depozite, conturi, grupe, eventual subgrupe; i. recalcularea valoric a cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare; j. recalcularea valoric a acestor stocuri pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii/depozite. Preluarea documentelor de ctre persoana desemnat se face dup verificarea: a. modului de emitere i completare corect a documentelor de intrare i de ieire a valorilor materiale; b. nregistrrii corecte a acestora n fiele de magazie; c. stabilirea exact a stocului scriptic n aceste fie. Confirmarea corectrii erorilor constatate n evidena gestiunilor n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie Urmrirea modului n care abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor sunt aduse la cunotina conductorului Direciei de Buget i Contabilitate Intern sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Confirmarea verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor se face prin semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie.

DA X X

NU

OBS. nr. 2.9.1 Lista de control nr. 2.9.1. FIAP nr. 2.9.1

X X Observarea direct Observarea direct

97

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea dac preluarea documentelor privind micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor. Garantarea faptului c n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz.

DA -

NU -

OBS.

Data: 07.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

98

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 2.2.1 privind activitatea de recepie a activelor imobilizate adresat domnului Marinescu Ion, director general Direcia General a Serviciilor Administrative, Patrimoniu i Arhivare Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 Nr. ntrebare crt. 1. Pentru anul 2009 ai semnat fia postului? Avei atribuii n fia postului privind recepia activelor 2. imobilizate? Pentru activitatea de recepie a imobilizrilor avei un sistem 3. de proceduri? ntre responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i 4. prevederile procedurilor exist coresponden? Exist stabilit o persoan responsabil cu realizarea 5. procedurilor de lucru? 6. Sistemul de proceduri este scris i formalizat? Recepia imobilizrilor corporale se face pe baza proceselor 7. verbale de recepie, completat n trei exemplare? Recepia activelor imobilizate este realizat de o comisie de 8. recepie, stabilit prin Ordin al conductorului entitii? 9. Referitor la acest subiect mai avei ceva de adugat? Data: 09.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Not: Activitatea de recepie a activelor imobilizate se realizeaz n conformitate cu cadrul normativ, dar nu exist proceduri scrise i formalizate. Totui, deoarece aceast disfunciune este una generalizat la nivelul ntregului sistem financiar-contabil, nu se va elabora FIAP, dar va fi abordat n mod special n Raportul de audit intern n Capitolul III - Concluzii. Intervievat, Marinescu Ion

DA X X X X

NU

Obs.

X X X X X

99

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza contabilitii imobilizrilor i investiiilor DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din imobilizrile corporale au fost n patrimoniul entitii n perioada 01.01.2008 - 30 iunie 2009. Eantionul pentru urmrirea modului de organizare a contabilitii imobilizrilor i investiiilor, va fi constituit dintr-un procent de 1%, din populaie, respectiv 9 mijloace fixe, conform Foii de lucru nr. 2.2.1.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea organizrii contabilitii imobilizrilor i investiiilor pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.2. i anume: Analiza contabiliti imobilizrilor i investiiilor: a. examinarea operaiilor aferente recepiei activelor imobilizate; b. examinarea completrii Registrului numerelor de inventar; c. urmrirea completrii fielor mijloacelor fixe; d. examinarea transferurilor de imobilizri ntre dou locuri de folosin ale entitii; e. verificarea reevalurii activelor imobilizate; f. urmrirea imobilizrilor aflate n custodie la teri; g. examinarea nregistrrilor din contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Lista de control nr. 2.2.1. privind contabilitatea imobilizrilor i investiiilor. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.2.1. s-a constatat nerespectarea cadrului normativ privind organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor respectiv: - transferul imobilizrilor corporale ntre dou locuri de folosin ale entitii se realizeaz pe baza unor Procese verbale de predare primire, fr a se ntocmi documentul Bon de micare a mijloacelor fixe n conformitate cu OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiarcontabile, n care s fie precizat n mod clar numrul de inventar, cantitatea i valoare de intrare la data transferului, aa cum s-a constat n cazul mijlocului fix cu numrul de inventar nr. 218; - reevaluarea activelor fixe corporale nu a fost fcut cu regularitate, ultima reevaluare a fost efectuat la data de 31 decembrie 2003; - mijlocul fix nr. 912 a fost achiziionat dintr-un stat membru UE n baza contractului nr. 15850 /30.11.2008. ntruct, pentru a se putea efectua plata contravalorii acestui bun, a fost necesar recepionarea acestuia, recepia a fost efectuat de ctre reprezentanii entitii 100

publice la sediul furnizorului, dup care mijlocul fix a rmas n custodie la furnizor o perioada de 10 zile, fr a fi ntocmit un document care s reflecte faptul c bunul a rmas n gestiunea furnizorului; - valoarea diferenelor din reevaluare evideniate n contul 105 "Rezerve din reevaluare" aferente mijlocului fix nr. 142, amortizat integral, nu a fost transferat asupra contului 117.15 "Rezultatul reportat reprezentnd surplusul realizat din reevaluare" n conformitate cu prevederile OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.2.1. Data: 09.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

101

FOAIE DE LUCRU NR. 2.2.1. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de conducere a contabilitii imobilizrilor i investiiilor a fost constituit astfel: - populaia statistic: 935 mijloace fixe; - eantionul 1%: 9 mijloace fixe; - pasul de selecie: aleator; - eantionul rezultat selectarea n mod aleator a unui numr de 9 active fixe, reprezentative din punct de vedere valoric, a cror valoare contabil depete limita de 10.000 lei, din toate grupele de imobilizri corporale respectiv: terenuri i amenajri de terenuri, instalaii tehnice, mijloace de transport, animale i plantaii, mobilier, aparatur de birotic i alte active corporale, imobilizri corporale n curs de execuie i avansuri acordate pentru imobilizri corporale. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr 2.2.1. privind contabilitatea imobilizrilor i investiiilor, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 10.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Angelescu Ion

102

LISTA DE CONTROL NR. 2.2.1. privind contabilitatea imobilizrilor i investiiilor Elemente eantionate Elemente testate Examinarea operaiilor aferente recepiei activelor imobilizate Examinarea completrii Registrului numerelor de inventar Urmrirea completrii fielor mijloacelor fixe Examinarea transferurilor de imobilizri ntre dou locuri de folosin ale entitii Verificarea reevalurii activelor imobilizate Urmrirea imobilizrilor aflate n custodie la teri Examinarea nregistrrilor din contabilitate Data: 10.08.2009

Mijloc fix nr. 58

Mijloc fix nr. 142

Mijloc fix nr. 218

Mijloc fix nr. 389

Mijloc fix nr. 425

Mijloc fix nr. 576

Mijloc fix nr. 675

Mijloc fix nr. 789

Mijloc fix nr. 912

X X X X FIAP X X

X X X X FIAP X FIAP

X X X FIAP FIAP X X

X X X X FIAP X X

X X X X FIAP X X

X X X X FIAP X X

X X X X FIAP X X

X X X X FIAP X X

X X X X FIAP FIAP X

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Angelescu Ion 103

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ cu privirea la organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor. CONSTATARE: Echipa de auditori a constatat nerespectarea Normelor metodologice de ntocmire i utilizarea a documentelor financiar-contabile. Spre exemplu, pentru transferul mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale entitii nu este utilizat documentul Bon de micare a mijloacelor fixe, iar n cazul bunurilor aflate n custodie la furnizori nu au fost ntocmite documentele necesare care s reflecte aceast operaie. La entitatea auditat, reevaluarea activelor fixe corporale nu a fost fcut cu regularitate. De asemenea, surplusul din reevaluare inclus n rezerva din reevaluare nu este capitalizat prin transferul direct n rezerve atunci cnd acest surplus reprezint un ctig net, respectiv pe msura utilizrii mijlocului fix pentru care s-au nregistrat n contabilitate diferene din reevaluare. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile, ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile i ale OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. CAUZE: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor. CONSECINE: - Imposibilitatea obinerii unei situaii operative cu privire la imobilizri i investiii. - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. - Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. - ntruct reevaluarea activelor fixe corporale nu a fost fcut cu regularitate, valoarea contabil difer semnificativ de cea care ar fi fost determinat folosind valoarea just la data bilanului. RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor. 104

- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate, completarea documentelor necesare reflectrii n contabilitate a operaiunilor i nregistrarea n contabilitate a acestor operaiuni. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. - Analiza necesitii implementrii unui program informatic pentru gestiunea i contabilitatea imobilizrilor i investiiilor. - n cazul n care entitatea, prin intermediul structurilor proprii, se afl n imposibilitatea realizrii unei aplicaii n domeniul financiar-contabil pentru gestionarea imobilizrilor i investiiilor, n conformitate cu reglementrile legale n vigoare, s se studieze posibilitatea achiziionrii unui program informatic care s corespund necesitilor entitii. Data: 10.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

105

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern NOT DE RELAII NR. 2.3.1. privind Analiza evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor adresat domnului Manolescu Nicolae, consilier n cadrul Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern ntrebare 1: La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura stocurilor? Rspuns 1: Nu, dar la nivelul Direciei Buget i Contabilitate Intern exist instruciuni de aplicare, dar neformalizate . ntrebare 2: Exist n entitate un responsabil care s analizeze lunar micarea stocurilor organizate pe grupe n funcie de natura acestora ? Rspuns 2: Da, la nivelul Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern exist o persoan responsabil cu eviden analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar aflate n magazie i folosin, iar la nivelul magaziei centrale este organizat o eviden tehnic-operativ a acestor bunuri. Persoana responsabil cu gestionarea materiilor prime i materialelor are concretizate atribuiile n fia postului, care cuprinde i activitatea de analiz lunar a micrii de stocuri. ntrebare 3: Exist un control periodic asupra bunurilor de natura stocurilor aflate n magazie i/sau n folosin? Rspuns 3: Da, lunar se realizeaz o comparaie ntre situaia analitic, elaborat n cadrul Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern, i situaia stocurilor din Magazia central reflectat, n Fia de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc. De asemenea, periodic aceasta se completeaz cu efectuarea unui inventar inopinat pentru fiecare categorie de stocuri, inclusiv pentru cele aflate n folosin. ntrebare 4: Exist un sistem informatizat implementat privind contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar? Rspuns 4: Nu, dar exist un sistem informatizat, privind realizarea codificrii modelelor de formulare i preluarea informaiilor n contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i a materialelor de natura obiectelor de inventar, sistem care se afl n faza de testare. ntrebare 5: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 5: Nu. Data: 17.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Consilier, Manolescu Nicolae

106

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.3.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008-30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii bunurilor de natura stocurilor aflate n custodie la teri DESCRIEREA TESTULUI: Avnd n vedere particularitatea operaiilor referitoare la bunurilor de natura stocurilor aflate la teri, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a bunurilor de natura stocurilor aflate n custodie la teri, s analizeze modul de reflectare n contabilitate a principalelor operaiilor referitoare la stocurile aflate la teri. Populaia pentru realizarea testului este constituit din dou avize de nsoirea a mrfii, respectiv avizul de nsoire a mrfii nr. 18752 i avizul de nsoire a mrfii nr. 20125, prin care s-au trimis i s-au restituit , un numr de 200 de scaune birou; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, innd cont c populaia este format dintr-un volum redus de documente; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea reflectrii n contabilitate a principalelor operaii legate de stocurile aflate la teri, n conformitate cu Lista de verificare nr. 2 poziia 2.3. i anume: Analiza conducerii contabilitii bunurilor de natura stocurilor aflate n custodie la teri: a. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora; b compararea cantitilor de stocuri trimise la teri cu cele restituite de teri; c. examinarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind de stocurile aflate la teri, justificate i consemnate n documente; d. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.3.1. privind analiza conducerii contabilitii bunurilor de natura stocurilor aflate n custodie la teri. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare referitoare la micarea stocurilor de materiale de natura obiectelor de inventar trimise la teri, pentru prelucrare sau n custodie. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP - ul nr. 2.3.1. Data: 17.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion 107

LISTA DE CONTROL NR. 2.3.1. privind Analiza conducerii contabilitii bunurilor de natura stocurilor aflate n custodie la teri Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate Aviz de nsoire a mrfii nr. 18752 Aviz de nsoire a mrfii nr. 20125 X X Verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora Compararea cantitilor de stocuri trimise la teri cu cele restituite de teri X X Examinarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind de stocurile aflate la teri, justificate i consemnate n documente FIAP FIAP Examinarea nregistrrilor n contabilitate

1. 2.

FIAP FIAP

Data: 17.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, ec. Nicolae Manolescu

108

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008-30.06.2009 PROBLEMA: Nenregistrarea n contabilitate a operailor cu privire la bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri CONSTATARE: La entitatea auditat, evidena stocurilor se realizeaz cu ajutorul formularului Fia de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare referitoare la micarea stocurilor de materiale de natura obiectelor de inventar trimise la teri, pentru prelucrare sau n custodie. De exemplu, n data de 27 aprilie 2009, pe baza Avizului de nsoirea a mrfii nr.18752, s-au trimis ctre S.C Palm Service S.R.L. pentru efectuare unor operaii de recondiionare, un numr de 200 de scaune birou bunurile revenind n entitate dup o perioada de 14 zile pe baza Avizului de nsoire a mrfii nr. 20125. Aceast operaie nu a fost nregistrat n mod distinct nici n contabilitate, cu ajutorul contului 351 Materii i materiale aflate la teri, nici la Magazia central, micarea stocurilor nefiind operat n Fia de magazie, bunurile respective au figurat pe toat perioada prelucrrii ca fiind n gestiunea entitii. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat i al OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. CAUZE: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Inexistena colaborri ntre persona nsrcinat cu evidena analitic a materialelor de natura obiectelor de inventar i gestionar. - Lipsa unui control efectuat de persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar, asupra modului de completare a Fiei de magazie. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar. CONSECINE: - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. - Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Fiei de magazie. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. 109

- Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea documentului Fiei de magazie. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a persoanelor responsabile cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar. - Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. - Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. Data: 17.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

110

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Avnd n vedere ponderea valoric a contractelor de leasing financiar n totalul datoriilor, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a contabilitii datoriilor, s analizeze modul de reflectare n contabilitate a principalelor operaiilor aferente leasingului financiar. Populaia pentru realizarea testului este constituit din cele 12 contracte de leasing financiar; Eantionul va fi constituit din totalitatea contractelor de leasing financiar, adic 100%, innd cont c populaia este format dintr-un volum redus de documente; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea reflectrii n contabilitate a principalelor operaii legate de contractele de leasing financiar, n conformitate cu Lista de verificare nr. 2 poziia 2.4. i anume: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor: a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.4.1. privind Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.4.1. s-a constatat c n situaiile financiare anuale ale entitii, datoriile n valut nu sunt inute la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, pentru ultima zi a perioadei de raportare, ci sunt evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei de la data ncheierii contractelor. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.4.1. Data: 18.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

111

LISTA DE CONTROL NR. 2.4.1. privind Organizarea contabilitii datoriilor i creanelor entiti Elemente testate
Verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile entitii publice, justificate i consemnate n documente Urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice Urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile Analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management

Verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora

Elemente eantionate 1. Contract nr.0015128 ncheiat cu BCR Leasing 2. Contract nr.16128 ncheiat cu Unicredit Leasing 3. Contract nr.231456 ncheiat cu Romstal Leasing 4. Contract nr.516155 ncheiat cu Transilvania Leasing 5. Contract nr.712189 ncheiat cu Afin Romnia S.A. 6. Contract nr.923841 ncheiat cu R.C.I. Leasing 7. Contract nr.27128 ncheiat cu B.T. Leasing

Analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei

Examinarea nregistrrilor n contabilitate

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

112

Elemente testate

Elemente eantionate 8. Contract nr. 671857 ncheiat cu Romexterra Leasing 9. Contract nr. 789634 ncheiat cu Porsche Leasing 10. Contract nr. 15897 ncheiat cu Motor Active Leasing 11. Contract nr. 89416 ncheiat cu Raiffeisen Leasing 12. Contract nr. 45168 ncheiat cu B.R.D.G.S.G. Leasing

Verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile entitii publice, justificate i consemnate n documente

Urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice

Urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile

Verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora

Analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei

Analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management

Examinarea nregistrrilor n contabilitate

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Data: 17.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ionescu Ion Serviciul Contabilitate

113

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008.-30.06.2009 PROBLEMA Datoriile n valut nu sunt prezentate n Situaiile financiare anuale la valoarea actual. CONSTATARE Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate de cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor, denaturnd informaiile din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing; Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare; Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; CONSECINE Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare; Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar; Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare. Data: 17.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

114

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 2.5.1 pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Protopopescu Sorin director Direcia de Buget i Contabilitate Intern Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie Registrul de cas este ntocmit de persoana desemnat pentru aceast activitate sau de persoana mputernicit s o nlocuiasc? 1. X DA NU
Nici un rspuns

Comentarii Persoana desemnat cu ntocmirea Registrului de cas are aceast sarcin trecut n fia postului care este actualizat i care a fost semnat de aceasta. Persoana responsabil cu evidena contabil a activitii de casierie, verific zilnic legalitatea i corectitudinea operaiilor din Registrul de cas

Registrul de cas este verificat de ctre persoana responsabil cu evidena financiar-contabil a activitii de casierie? 2. X

3.

Exist completri i modificri n Registrul de cas efectuate de persoana responsabil cu evidena activitii de casierie, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern? Dac da, putei prezenta filele din Registrul de cas care conin modificri i completri?

X Modificrile din filele respective reflect erori de calcul matematic sesizate n momentul verificrii operaiunilor din Registrul de cas.

4.

5.

V rog s-mi prezentai modalitatea prin care sunt corectate erorile din Registrul de cas efectuate de ctre persoana responsabil cu evidenta activitii de casierie din cadrul Direciei de Buget i

115

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie Contabilitate Intern? Casierul entitii informeaz directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern despre operaiunile care implic un volum mare de numerar?

DA

NU

Nici un rspuns

Comentarii

6.

Zilnic directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern este informat de ctre casierul entitii n legtur cu numerarul din casierie i cu operaiile care urmeaz a se efectua n ziua respectiv.

7.

8.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Dac da, putei exemplifica sistemul de informare a directorului Direciei de Buget i Contabilitate Intern cu privire la operaiile care implic un volum mare de numerar? Dac nu, v rog s apreciai care ar putea fi consecinele neinformrii coordonatorului activitii de casierie n cazul unor operaii cu volum mare de numerar? Avei un sistem de proceduri privind activitatea de casierie? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? La nivelul entitii exist amenajat un spaiu pentru desfurarea n bune condiii a activitii de casierie? Registrul de cas este ntocmit zilnic? Registrul de cas este ntocmit la casieria entitii? nregistrrile din Registrul de cas sunt verificate zilnic? Inventarierea casieriei se face periodic? Registrul de cas este nuruit i numerotat? Documentele justificative care stau la baza efecturii operaiilor n casierie conin toate elementele prevzute de cadrul normativ? Putei prezenta documentele din primele i ultimele 2 zile ale perioadei auditate? Auditor intern, tefnescu Ileana

X Un volum mare de numerar derulat prin casieria entitii ar crete riscul de fraud. X X X X X X X X X X Supervizor, Miulescu Ion Test nr. 2.5.1

Data: 18.08.2009

116

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.5.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii. OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza organizrii activitii de casierie DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea proceselor verbale de inventariere a casieriei entitii n numr de 6 ntocmite pe perioada auditat, din care unul este aferent inventarierii anuale efectuate la data de 31 decembrie 2008; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente; Testarea a urmrit analiza modului de organizare a controlului activitii de casierie, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.5. astfel: Analiza activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere; b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea ntocmirii monetarului; d. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv; f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.1 privind Analiza organizrii activitii casieriei i a Chestionarului de Control Intern nr. 2.5.1. pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Protopopescu Sorin, director al Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.5.1. i a Chestionarului de control intern nr. 2.5.1. am constatat c la nivelul entitii activitatea de casierie este organizat i controlul acesteia funcioneaz. CONCLUZII: Pentru activitatea de casierie nu se va elabora FIAP, dar informaiile primite cu ocazia acestei testri vor fi preluate i introduse n RAI. Data: 19.08.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion

117

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.5.2. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din ordinele de plat aferente perioadei auditate, ntocmite i utilizate de entitate pentru decontarea obligaiilor fa de teri, n numr de 1751. Menionm c n cadrul entitii, din anul 2008 a nceput numerotarea ordinelor de plat pe baza Registrului de eviden a ordinelor de plat i este valabil 5 ani. Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat, va fi constituit dintr-un procent de 1%, din populaie, respectiv 17 ordine de plat, conform Foii de lucru nr. 2.5.2.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Ordinului de plat pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume: Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b. examinarea datrii i numerotrii ordinelor de plat; c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct; d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.2. s-a constatat c ordinele de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative care au generat obligaiile de plat care se sting, respectiv OP nr. 104, OP nr. 313, OP nr. 1031 i OP nr. 1709. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.2. Data: 18.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

118

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.2. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a ordinului de plat a fost constituit astfel: - populaia statistic: 1751 ordine de plat; - eantionul 1%: 17 ordine de plat; - pasul de selecie: 103; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Ordinul de plat nr. 1 i va cuprinde urmtoarele ordine de plat: OP nr. 1, OP nr. 104, OP nr. 207, OP nr. 310, OP nr. 413, OP nr. 516, OP nr. 619, OP nr. 722, OP nr. 825, OP nr. 928, OP nr. 1031, OP nr. 1144, OP nr. 1247, OP nr. 1400, OP nr. 1503, OP nr. 1606 i OP nr. 1709. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 18.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Angelescu Ion

119

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat Elemente testate Verificarea emiterii Existena datrii i nscrierea ordinelor ordinelor de plat pe Nr. Elemente de plat ntr-un numerotrii numele fiecrui crt. eantionate registru distinct ordinelor de plat creditor 1. Ordinul de plat nr. 1 X X X 2. Ordinul de plat nr. 104 X X X 3. Ordinul de plat nr. 207 X X X 4. Ordinul de plat nr. 310 X X X 5. Ordinul de plat nr. 413 X X X 6. Ordinul de plat nr. 516 X X X 7. Ordinul de plat nr. 619 X X X 8. Ordinul de plat nr. 722 X X X 9. Ordinul de plat nr. 825 X X X 10. Ordinul de plat nr. 928 X X X 11. Ordinul de plat nr. 1031 X X X 12. Ordinul de plat nr. 1144 X X X 13. Ordinul de plat nr. 1247 X X X 14. Ordinul de plat nr. 1400 X X X 15. Ordinul de plat nr. 1503 X X X 16. Ordinul de plat nr. 1606 X X X 17. Ordinul de plat nr. 1709 X X X Data: 18.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria

Verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative

X FIAP X X FIAP X X X X X FIAP X X X X X FIAP

n prezena, Serviciul Contabilitate Angelescu I

120

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.2. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 30.06.2009 PROBLEMA Unele Ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat . CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 104, OP nr. 413, OP nr. 1031, OP nr. 1709, CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; CONSECINE Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar; Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este cazul. Data: 18.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

121

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.5.3 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele cec-ului pentru ridicare de numerar utilizare de entitate pentru perioada auditat, n numr de 174; Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a filelor cec pentru ridicare de numerar, va fi constituit n procent de 5% din populaie, respectiv 9 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.3.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume: a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.3 s-a constatat faptul c nu s-a menionat n documentul file cec pentru ridicare de numerar utilizat natura cheltuielilor care s-au efectuat cu numerarul ridicat respectiv: n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din Trezoreria Sectorului 5 nu este menionat n fila de cec pentru ridicare de numerar, seria DX, nr. 0011213. n data de 18 ianuarie 2009 s-a ridicat numerar din contul curent, deschis la Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura pentru care a fost ridicat aceast sum. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.3. Data: 18.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

122

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.3. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare documentului CEC pentru ridicare de numerar a fost constituit astfel: - populaia statistic: 174 de file din documentul CEC pentru ridicare de numerar, respectiv de la seria DX0011175 la seria DX011349; - eantionul: 5%, respectiv 9 file de CEC pentru ridicare de numerar; - pasul de selecie va fi: 19; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la prima fil de cec pentru ridicare de numerar utilizat n perioada auditat i va cuprinde filele utilizate cu urmtoarele serii: DX0011175; DX011194; DX0111213; DX0111232; DX0111251; DX0111270; DX0111289; DX0111308; DX0111327 . - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.3. privind Analiza utilizrii CEC-ului pentru ridicare de numerar, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.

Data: 18.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Enescu Maria

123

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.3 privind Analiza utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Elemente testate Elemente eantionate CEC pentru ridicare de numerar DX0011175 CEC pentru ridicare de numerar DX0111194 CEC pentru ridicare de numerar DX0111213 CEC pentru ridicare de numerar DX0111232 CEC pentru ridicare de numerar DX0111251 CEC pentru ridicare de numerar DX0111270 CEC pentru ridicare de numerar DX0111289 CEC pentru ridicare de numerar DX0111308 CEC pentru ridicare de numerar DX0111327 Data: 18.08.2009 Urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar X X X X X X X X X Confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale X X FIAP X X X FIAP X X

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Serviciul Contabilitate Enescu Maria

124

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.3. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate. CONSTATARE Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare de numerar din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5 nu conin meniuni referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv: n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din trezoreria Sectorului 5, nefiind menionat n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 0011213. n data de 18 ianuarie 2009 s-a ridicat numerar din contul curent deschis la Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura cheltuielilor pentru care a fost ridicat aceast sum. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare; CONSECINE Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din casieria entitii. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului cec pentru ridicare numerar; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, pentru personalul cu atribuii n aceast sfer de activitate; Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5. Data: 18.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate, 125

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.5.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza utilizrii Registrului de cas DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele Registrului de cas ntocmit la casieria entitii pentru perioada auditat, n numr de 387 file; Eantionul pentru urmrirea modului de completare a Registrului de cas, va fi constituit n procent de 2% din populaie, respectiv 8 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.4.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Registrului de cas pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5.4 i anume: a. examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e. examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.4. s-a constatat necompletarea Registrului de cas n mod distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente, respectiv: n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion; n data de 04.05.2009 s-a achitat prin casieria entitii, suma de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2009, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2009, reprezentnd 126

contravaloarea unor prestri servicii i Factura nr. 8915785/05.04.2009, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas s-a descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401 n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.4.

Data: 18.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

127

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.4. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a registrului de cas a fost constituit astfel: - populaia statistic: 387 de file din documentul Registrul cas (cod 14-4-7A) aferente unui numr de 387 zile lucrtoare din perioada auditat; - eantionul: 2%, respectiv 8 file din Registrul de cas; - pasul de selecie va fi: 49 de zile lucrtoare sau file; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la registrul de cas ntocmit n data de 3 ianuarie 2008 i va cuprinde filele din registrul de cas ntocmit n urmtoarele zile: 3 ianuarie 2008, 14 martie 2008, 23 mai 2008, 29 iulie 2008, 7 octombrie 2008, 12 decembrie 2008, 22 februarie 2009, 4 mai 2009. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.

Data: 18.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Stoenescu Cezar

128

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas

Nr. crt. Elemente testate


1.

Elemente eantionate

Registrul de cas la data 03.01.08


X X X X X X X X

Registrul de cas la data 14.03.08


X X X X X X X X

Registrul Registrul de cas de cas la data la data 23.05.08 29.07.08


X X X X X X X X X X X X X X X X

Registrul de cas la data 07.10.08


X FIAP X X X X X X

Registrul de cas la data 12.12.08


X X X X X X X X

Registrul de cas la data 22.02.09


X X X X X X X X

Registrul de cas la data 04.05.09


X FIAP X X X X X X

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli Confirmarea completrii n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas Data: 18.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Serviciul Contabilitate Ec. Stoenescu Cezar 129

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion. n data de 04.05.2009 s-a achitat prin casieria entitii sum de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2009, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv factura nr. 8915765/29.03.2009, reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i factura nr. 8915785/05.04.2009, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas s-a descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401, n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii; Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; CONSECINE Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; 130

Realizarea controlului periodic, asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului.

Data: 18.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

131

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor cu salariile personalului DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint statelor de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice pentru cele 18 luni calendaristice ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2008 - iunie 2009; Eantionul pentru verificarea modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului s-a stabilit la 25% din populaia total, n baza Foii de lucru nr. 2.3.1, respectiv 5 state de salarii; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii statelor de salarii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat i nregistrarea acestor cheltuieli n contabilitate pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.3. i anume: Cheltuielile cu salariile personalului: a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului.

CONSTATRI: Din analiza listei de control s-a constatat: - cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate difer de suma total din statele de salarii; - Statele de salarii nu conin sumele care trebuiau reinute din salarii, reprezentnd datorii ale angajailor fa de teri, dei existau angajamente n acest sens. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.1. Data: 21.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion 132

FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.1

Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului a fost constituit astfel: - populaia statistic: 18 state de salarii; - eantionul: 25%, respectiv 18 state X 25% = 5 state de salarii; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2008(1) i va cuprinde urmtoarele statele de salarii: ianuarie 2008(1), mai 2008(5), septembrie 2008(9), ianuarie 2009(13) i mai 2009(17). - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 21.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Ionescu Mihaela

133

LISTA DE CONTROL NR. 2.6.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului Elemente eantionate Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Elemente testate Verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie Examinarea modului de completare a Statului de plata Urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate Examinarea calculului drepturilor de personal Examinarea calculului reprezentnd reineri legale Urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor Urmrirea altor creane n legtur cu salariaii Examinarea drepturilor de personal neridicate Examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii Stat de salarii aferent lunii ianuarie 2008 X X X X X X X X X Stat de salarii aferent lunii mai 2008 X X X X X X X X X Stat de salarii aferent lunii septembrie 2008 X X X X X X X X FIAP FIAP X X X Stat de salarii aferent lunii ianuarie 2009 X X X X X Stat de salarii aferent lunii mai 2009 X X X X X X X X X

Data: 21.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Serviciul Contabilitate Anghelescu Claudiu

134

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii septembrie 2008, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat n luna octombrie 2008 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei reale. De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2009, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii. Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui program integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile, ceea ce nu a permis un transfer automat al datelor din aplicaia informatic privind salariile n aplicaia informatic de contabilitate pentru ntocmirea Balanei de verificare, transferul realizndu-se prin introducerea manual a datelor, ceea ce a dat posibilitatea apariiei unor erori privind reflectarea n contabilitate a acestor cheltuieli. Neefectuarea unui control periodic asupra cheltuielilor cu salariile de ctre persoana responsabil cu evidena cheltuielilor cu salariile personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Necunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern a determinat obinerea unor State de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice care nu conin sumele datorate de salariai terilor pe baza angajamentelor de plat. Inexistena unui responsabil n cadrul direciei cu sumele datorate terilor de ctre salariai. CONSECINE Balana de verificare ntocmit la 30.09.2008 nu reflect situaia real a patrimoniului existent la aceast dat. Statele de salarii elaborate n cadrul entitii nu reflect situaia exact a datoriei entitii fa de salariai i fa de tere persoane. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor; 135

Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor, de eful compartimentului din care face parte; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii n totalitate a datoriilor salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a anului viitor, a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic care va fi implementat. Data: 21.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

136

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.6.2. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint Balanele de verificare listate pentru cele 18 luni ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2008 - iunie 2009, utilizate pentru compararea datoriilor privind asigurrile i protecia social calculate i nregistrate n contabilitate cu cele raportate ctre entitile abilitate s administreze aceste fonduri; Auditorii interni au hotrt ca eantionul pentru verificarea modului de Organizarea a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social s fie n proporie de 20% din populaia total, stabilite conform Foii de lucru nr. 2.6.2. Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor privind asigurrile i protecia social, precum i modalitatea de raportare a acestor sume ctre Bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 2, poziia nr. 2.6 i anume: Cheltuielile privind asigurrile i protecia social: a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetele Asigurrilor Sociale i fondurilor speciale; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiarcontabil. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social

137

CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.6.2 s-a constatat: - Cheltuielile privind Contribuia Unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii a Sectorului 5. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.2. Data: 21.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

138

FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.2. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social a fost constituit astfel: - populaia statistic: 18 balane de verificare; - eantionul: 20% = 18 balane X 20% = 4 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2008 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2008(1), 30.06.2008(6), 30.11.2008(11), 31.05. 2009(17) - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 21.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria n prezena, Ec. Ioan Mihaela

139

LISTA DE CONTROL NR. 2.6.2. privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social

Elemente eantionate Nr. Elemente testate crt.


Examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind 1. contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor 2. Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii 3. la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor 4. Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii 5. la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile 6. Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de 7. angajator Compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate 8. cu cele din evidena financiar-contabil

Balana de verificare la data de 31.01.2008


X X X X X X X X

Balana de verificare la data de 30.06.2008


X X X X X X X X

Balana de verificare la data de 30.11.2008


X FIAP X X X X X X

Balana de verificare la data de 31.05.2009


X X X X X X X X

Data: 21.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Anghelescu Claudiu Serviciul Contabilitate

140

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.2.

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii a Sectorului 5. CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, anexa nr. 1.2, cu cele nregistrate din contabilitate, existena unei diferene ntre suma reprezentnd contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculat i nregistrat n contabilitate i totalul acestor contribuii raportate ctre Casa de Pensii a Sectorului 5, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia de raportare s-a realizat manual. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu entitile din domeniul asigurrilor i proteciei sociale, care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce impune introducerea manual a datelor n ofturile distribuite de entitile respective. Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre entitile responsabile cu asigurrile i protecia social. Inexistena unui control asupra declaraiilor ntocmite i raportate de entitate efectuat de o persoan cu pregtire profesional de specialitate din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSECINE Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat aferent lunii noiembrie 2008, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru 141

aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.

Data: 21.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

142

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern INTERVIUL NR. 2.7.1. privind organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat domnului Marinescu Ion, director general Direcia General a Serviciilor Administrative, Patrimoniu i Arhivare Nr. ntrebare Da Nu Observaii crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? X 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea X patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. X 4. Avei ca atribuii n fia postului verificarea activitilor de nregistrare n contabilitate a X rezultatelor inventarierii? 5. La nivelul entitii exist proceduri de lucru, scrise i formalizate, privind activitatea de inventariere a X patrimoniului? 6. Dac da, procedurile au fost testate nainte de a fi X utilizate n practic? 7. Pentru inventarierea patrimoniului aferent anului 2008, exist la nivelul entitii un document prin X care au fost stabilite comisiile de inventariere? 8. naintea nceperii inventarierii a fost realizat instruirea comisiei de inventariere de ctre X persoane cu pregtire profesional corespunztoare din cadrul entitii? 9. La nivelul entitii s-au luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii inventarierea X patrimoniului? Din cauza lipsei de personal 10. Din comisiile de inventariere au fcut parte din entitate, preedintele persoane cu pregtirea profesional necesar comisiei de inventarierea a pentru inventarierea anumitor elemente ale creanelor i datoriilor a fost patrimoniului? X numit o persoan care nu are experien n domeniul financiar-contabil respectiv dl. ing. Niculescu Gabriel 11. Comisiile de inventariere v-au informat n legtur X cu rezultatele inventarierii? 12. Dac da, ai aprobat Procesele verbale de X inventariere? 13. Mai avei ceva de adugat? X Data: 22.08.2009 Auditor, Petrescu Maria Director general, Marinescu Ion

Not: Pentru rspunsul de la ntrebarea nr. 10 se va solicita Nota de relaii nr. 2.7.1. ENTITATEA PUBLIC 143

Direcia de Audit Public Intern NOT DE RELAII NR. 2.7.1. privind Organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat domnului Niculescu Gabriel, preedinte al comisiei de inventariere a datoriilor i creanelor entitii Nr. ntrebare crt. 1. Ai luat cunotin de documentul intern prin care vi s-au stabilit atribuiile pe care le avei n calitate de preedinte al comisiei de inventariere? 2. In fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, ai luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii a activitii de inventariere a datoriilor i creanelor? 4. Avei cunotin de programul de instruire, existent la nivelul entitii, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 5. Pentru inventarierea creanelor ai folosit documentul Extras de cont? 6. Dac da, ai trimis extrase de cont pentru confirmarea debitelor care dein ponderea valoric n totalul soldurilor conturilor de creane? Da X X X X X Pentru confirmarea debitelor care dein o pondere de minim 1%, i pentru creanele mai vechi de 6 luni s-au trimis extrase de cont pentru confirmare. De asemenea, pentru inventarierea creanelor s-a utilizat i metoda punctajului reciproc. Nu Comentariu

Ai avut n vedere n momentul efecturii inventarierii creanelor, faptul c unele creane chiar dac nu dein o pondere valoric important, suma acestora are o pondere n totalul creanelor? 8. Pentru centralizarea creanelor inventariate ai folosit documentul List de inventariere? 9. Dup inventariere, ai analizat creanele, respectiv dac Listele de inventariere cuprind valoarea evaluat, valoarea contabil i diferena dintre valoarea evaluat i valoarea contabil a creanelor? 10. Mai avei ceva de adugat?

7.

X X X

Data: Auditor intern, Preedinte comisie inventariere, 22.08.2009 Petrescu Maria Niculescu Gabriel Not: Pentru problemele de la ntrebrile nr. 2, 4, 6, 7 i 9 se va elabora FIAP-ul nr. 2.7.1. ENTITATEA PUBLIC 144

Direcia de Audit Public Intern INTERVIUL NR. 2.7.2. privind nregistrarea n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii, adresat doamnei Ionescu Nadia, ef Birou financiar-contabilitate Nr. ntrebare Da Nu Obs crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? X 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea X patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. X 4. La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind nregistrarea n X contabilitate a rezultatelor inventarierii? 5. Dac da, cunoatei procedurile de lucru? 6. Ai testat aplicarea procedurilor de lucru n cadrul serviciului pe care l conducei? 7. Dup aprobare, procesele verbale de inventariere a creanelor entitii au fost transmise la Biroul X financiar-contabilitate pentru nregistrare? 8. n cadrul compartimentului financiar-contabilitate Documentul situaie au fost ntocmite Situaiile comparative pentru comparativ nu a fost diferenele constatate la inventarierea creanelor? X ntocmit pentru diferenele constatate la inventarierea creanelor, deoarece nu au fost constatate diferene. 9. n contabilitate au fost nregistrat diferenele de Nu a fost cazul, ntruct n inventariere rezultate n urma inventarierii urma inventarierii nu au creanelor entitii? X rezultat diferene, ns dac existau diferene, acestea se nregistrau n contabilitate. Sistematic 10. Verificai nregistrarea rezultatelor inventarierii n X contabilitate? 11. Mai avei ceva de adugat? X Data: 22.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria ef Birou financiar-contabilitate, Ionescu Nadia

Not: Rspunsurile la ntrebrile acestui interviu vor fi avute n vedere la comentariile ce se vor face n Raportul de audit intern.

145

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.7.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008.-30.06.2009 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv. CONSTATARE Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2008, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. In prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii; Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz acest domeniu. CONSECINE Situaiile financiare ale anului 2008, elaborate pe baza Balanei de verificare, la data de 31 decembrie 2008, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2008, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate; Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate. Data: 22.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate, 146

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 2.7.1. Ctre: domnul MIHILESCU Constantin, director executiv CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la Direcia General de Buget i Contabilitate Intern, in perioada 01.07.2009 -31.10.2009, la Contabilitatea rezultatelor inventarierii, s-au constatat urmtoarele: - Efectuarea inventarierii patrimoniului eferent anului 2008 nu a respectat reglementrile legale din domeniu, respectiv inventarierea creanelor entitii s-a fcut numai pentru soldurile debitoare care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi i pentru acele creane care au o vechime mai mare de 6 luni, n aceste condiii nu au fost inventariate o serie de creane cu importan pentru entitate. - Listele de inventariere sunt incorecte deoarece conin numai contabil valoarea i nu au fost completate rubricile referitoare la valoarea evaluat a acestor creane i diferena dintre valoarea evaluat i valoare contabil. n consecin, situaiile financiare ale entitii aferente anului 2008 conin informaii care nu reflect imaginea real a patrimoniului. ACTE NORMATIVE NCLCATE OMFP nr. 1753/2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat. RECOMANDRI Reefectuarea inventarierii creanelor entitii n totalitate cu scopul elaborrii viitoarelor situaii financiare periodice pe baza unor informaii reale. De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri de lucru scrise i formalizate, stabilirea unui responsabil de procedur, avnd n vedere c la elaborarea situaiilor financiare pentru anul 2008, procesele verbale de inventariere au fost aprobate de conducere, ceea ce denot inexistena unei proceduri pentru aceast activitate i n acelai timp nerespectarea cadrului normativ n vigoare. ANEXE - copie dup Listele de inventariere a creanelor; - copie dup Procesul verbal de inventariere al comisiei de inventariere a creanelor i datoriilor; - copie dup Registrul de inventar ntocmit la data de 31 decembrie 2008. Data: 22.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

147

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.8.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii balanelor de verificare DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din balanele de verificare ntocmite pentru perioada auditat, n numr de 18; Eantionul va fi reprezentat din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum rezonabil de documente; Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a balanelor de verificare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.8. astfel: Analiza ntocmirii balanelor de verificare a. urmrirea concordanei dintre soldurile iniiale ale exerciiului curent i soldurile finale ale exerciiului anterior; b. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; c. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; d. compararea rulajelor din conturile sintetice cu cele din balana de verificare; e. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas; f. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.8.1 privind ntocmirea balanelor de verificare. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.8.1 privind Analiza ntocmirii balanelor de verificare am constatat c la nivelul entitii exist un sistem informatic integrat pentru ntocmirea Balanei de verificare (cod 14-6-30/b). Acest sistem prelucreaz automat datele de intrare preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale n conformitate cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiarcontabile, ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile i OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. De asemenea, s-a constatat respectarea principiului intangibilitii respectiv bilanul de deschidere al exerciiului curent corespunde cu bilanul de nchidere al exerciiului financiar precedent. CONCLUZII: Pentru activitatea de ntocmire a balanelor de verificare nu se va elabora FIAP. Data: Auditor, Supervizor, 23.08.2009 Petrescu Maria Miulescu Ion 148

Elemente testate Nr. Elemente crt. eantionate Balan de verificare ntocmit la data de 31 ianuarie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 29 februarie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 martie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 30 aprilie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 mai 2008

Urmrirea concordanei dintre soldurile iniiale ale exerciiului curent i soldurile finale ale exerciiului anterior

LISTA DE CONTROL NR. 2.8.1. privind ntocmirea balanelor de verificare Examinarea Compararea Compararea prelurii rulajelor soldurilor rulajelor din zilnice ale conturilor din conturile sintetice cu conturilor n fisele sintetice cu cele din balana de fiele de cont cele din balanele verificare sintetice i de verificare analitice

Examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas

Urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare

1.

2.

3.

4.

5.

149

Elemente testate Nr. Elemente crt. eantionate Balan de verificare 6. ntocmit la data de 30 iunie 2008 Balan de verificare 7. ntocmit la data de 31 iulie 2008 Balan de verificare 8. ntocmit la data de 31 august 2008 Balan de verificare ntocmit la data 9. de 30 septembrie 200 8 Balan de verificare ntocmit la data 10. de 31 octombrie 2008

Urmrirea concordanei dintre soldurile iniiale ale exerciiului curent i soldurile finale ale exerciiului anterior

Examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice X

Compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare

Compararea rulajelor din conturile sintetice cu cele din balana de verificare

Examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas X

Urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare

150

Elemente testate Nr. Elemente crt. eantionate Balan de verificare ntocmit la data de 30 noiembrie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 decembrie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 ianuarie 2009 Balan de verificare ntocmit la data de 28 februarie 2009 Balan de verificare ntocmit la data de 31 martie 2009

Urmrirea concordanei dintre soldurile iniiale ale exerciiului curent i soldurile finale ale exerciiului anterior

Examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice X

Compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare

Compararea rulajelor din conturile sintetice cu cele din balana de verificare

Examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas X

Urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare

11.

12.

13.

14.

15.

151

Elemente testate Nr. Elemente crt. eantionate Balan de verificare ntocmit la data 16. de 30 aprilie 2009 Balan de verificare 17. ntocmit la data de 31 mai 2009 Balan de verificare 18. ntocmit la data de 30 iunie 2009

Urmrirea concordanei dintre soldurile iniiale ale exerciiului curent i soldurile finale ale exerciiului anterior

Examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice

Compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare

Compararea rulajelor din conturile sintetice cu cele din balana de verificare

Examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas

Urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare

Data: 23.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Marinescu Adriana Serviciul Contabilitate

152

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.9.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza evidenei tehnic-operative. Examinarea modului de utilizare a formularelor financiar-contabile. DESCRIEREA TESTULUI: Pentru analiza organizrii evidenei tehnic-operative vom evalua modul de utilizare a formularelor financiar-contabile. Populaia pe care va fi realizat testul este constituit din cele 960 de facturi emise de entitate, aferente perioadei auditate. Eantionul pentru verificarea modului de completare a documentului este de 2% din populaia total, reprezentnd un numr de respectiv 19 facturi, conform Foii de lucru nr. 2.9.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea utilizrii formularelor financiar-contabile stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.9 i anume: Analiza conducerii evidenei operativ-contabile: a. examinarea modului de completare a formularelor financiar-contabile; b. urmrirea utilizrii formularelor financiar-contabile pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c. urmrirea nregistrrii materialelor n ordinea codurilor atribuite prin Registrul stocurilor; d. urmrirea organizrii evidenei operative a formularelor financiar-contabile; e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern; Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 2.9.1. privind Evidena tehnic-operativ n care pe vertical sunt prezentate elementele eantionului stabilit, iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.9.1. s-a constatat nerespectarea cadrului normativ privind utilizarea formularelor financiar-contabile respectiv: - necompletarea adresei cumprtorului, n documentul Factura, n conformitate cu L. 571/2003, aa cum s-a constatat n cazul facturilor nr. 154 i 511; - inexistena unui proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere prin care s se menioneze, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul de la care se emite prima factur, n conformitate cu OMFP nr. 2226/2006, aa cum a rezultat din testare; - neefectuarea controalelor ierarhice cuprinse n fia postului privind utilizarea formularelor financiar-contabile de ctre persoana responsabil din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, aa cum s-a constatat, de asemenea, tot n cazul facturilor cu nr. 154 i 511. Data: 24.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion 153

FOAIE DE LUCRU NR. 2.9.1. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii Pentru constituirea eantionului n vederea testrii modului de utilizare a formularelor financiar-contabile vom proceda astfel: - populaia statistic: 960 carnete de facturi; - eantionul stabilit: 2% din populaia total; - msura eantionului: 960 facturi X 2% = 19 facturi; - pasul de selecie va fi 51; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la factura numrul 1 i va cuprinde facturile cu numerele: 1, 52, 103, 154, 205, 256, 307, 358, 409, 460, 511, 562, 613, 664, 715, 766, 817, 868, 919; - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.9.1, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 24.08.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Popescu Florian

154

LISTA DE CONTROL NR. 2.9.1. privind Evidena tehnic-operativ Nr. crt. Elemente testate Eantion 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Factura nr. 1 Factura nr. 52 Factura nr. 103 Factura nr. 154 Factura nr. 205 Factura nr. 256 Factura nr. 307 Factura nr. 358 Factura nr. 409 Factura nr. 460 Factura nr. 511 Factura nr. 562 Factura nr. 613 Factura nr. 664 Factura nr. 715 Factura nr. 766 Factura nr. 817 Factura nr. 868 Factura nr. 919 Data: 24.08.2009 Examinarea modului de completare a formularelor financiarcontabile X X X FIAP X X X X X X FIAP X X X X X X X X Urmrirea utilizrii formularelor financiarcontabile pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Auditor intern, Petrescu Maria Urmrirea nregistrrii materialelor n ordinea codurilor atribuite prin Registrul stocurilor X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Urmrirea organizrii evidenei operative a formularelor financiarcontabile FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP Verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern X X X FIAP X X X X X X FIAP X X X X X X X X

n prezena, Serv. Contabilitate Ec. Popescu Floriana 155

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.9.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor financiar-contabile. CONSTATARE Echipa de auditori interni au constatat c la nivelul entitii nu este asigurat un regim intern de numerotare i gestionare al facturilor n conformitate cu prevederile OMFP nr. 2226 /2006 privind utilizarea unor formulare financiar - contabile i OMEF nr.3512/2008 privind documentele financiar-contabile.. Completarea documentelor financiar-contabile, care stau la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate, nu se realizeaz n conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal. Spre exemplu, n cazul facturilor nr. 154 i 511, nu s-a completat adresa cumprtorului. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate de stabilire i/sau alocare de numere prin care s se menioneze, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul de la care se emite prima factur. Persoana responsabil cu emiterea documentelor financiar contabile care stau la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate, avnd ca sarcini de serviciu si evidena operaiunilor derulate prin banc, datorit lipsei de timp, nu a completat n documentul Factur adresa cumprtorului. Persoana responsabil cu urmrirea modului de utilizare a documentelor financiar - contabile din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern nu a efectuat un control periodic asupra modului de completare al acestora . CONSECINE Documentul factur nu este utilizat n conformitate cu prevederile legale, nepermind o identificare i control permanent asupra clienilor entitii. Exist posibilitatea de emitere a unor documente financiar-contabile care s nu fie nregistrate n contabilitate. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind stabilirea i/sau alocarea numelor de facturi; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora; Determinarea anual a necesarului de documente financiar contabile i a numrului de la care se va emite primul document. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor financiar-contabile pe baza crora se nregistreaz veniturile n contabilitate. Data: 24.08.2009 Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

Pentru conformitate,

156

LISTA DE VERIFICARE NR. 3 Obiectivul 3. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. crt. 3.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor DA NU TEST nr. 3.2.1. Lista de control nr. 3.2.1. FIAP nr. 3.2.1. OBS.

3.2.

X X

X X

157

Nr. crt. 3.3.

ACTIVITATEA DE AUDIT e. analiza nregistrrilor n contabilitate. Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. examinarea modului de calcul i raportare a impozitelor i taxelor datorate bugetului local.

DA X

NU

OBS.

X X X X X TEST nr. 3.3.1. Foaie de lucru nr. 3.3.1. List de control nr.3.3.1. FIAP nr. 3.3.1.

Data: 01.09.2009

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

158

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de achiziie public, ncheiate de entitate, n scopul achiziiei de imobilizri, n numr de 21. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente. Testarea a urmrit analiza modului de organizare a obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3 poziia nr. 3.2 astfel: a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.2.1 privind Organizarea evidenei plilor pe scadene, potrivit contractelor ncheiate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.2.1. am constatat urmtoarele: La nivelul entitii nu exist organizat o eviden a plilor pe scadene conform contractelor de achiziie public; Exist contracte n care nu sunt specificate penalitile pentru nerespectarea clauzelor contractuale, respectiv contractele de achiziie public nr. 13189 din 03.02.2008, ncheiat cu S.C Mobila Nova S.R.L. i nr. 18175 din 02.05.2009 ncheiat de entitate cu S.C. Redac Automobile S.A. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.2.1. Data: 01.09.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion

159

LISTA DE CONTROL NR. 3.2.1. privind Organizarea plilor pe scadene, potrivit contractelor de achiziii

Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate

Urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor X X X X X X

Urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente X X X X X X

Examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor X

Analiza nregistrrilor n contabilitate X X

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Contract nr. 12114 din 15.01.2008 ncheiat cu S.C. Ascensorul S.A. Contract nr. 13189 din 03.02.2008 ncheiat cu S.C. Mobila Nova S.R.L. Contract nr. 14175 din 15.02.2008 ncheiat cu S.C. Autotec S.R.L. Contract nr. 16159 din 15.03.2008 ncheiat cu S.C. York Romnia S.A Contract nr. 17198 din 05.04.2008 ncheiat cu S.C. Relbo S.A. Contract nr. 20205 din 05.05.2008 ncheiat cu S.C. Info - CD S.A.

X X FIAP X X X X X X

160

Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate

Urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor X X X X X X X X X

Urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente X X X X X X X X X

Examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor X

Analiza nregistrrilor n contabilitate X X

7. 8 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Contract nr. 13115 din 31.01.2009 ncheiat cu S.C Procomputers S.R.L.. Contract nr. 15169 din 27.02.2009 ncheiat cu S.C. 3XM S.R.L. Contract nr. 16528 din 21.03.2009 ncheiat cu S.C. TechnoComserv S.R.L. Contract nr. 17159 din 31.03.2009 ncheiat cu S.C. Energofarm S.R.L. Contract nr. 18148 din 16.04.2009 ncheiat cu S.C Medica Center S.A. Contract nr. 19160 din 27.04.2009 ncheiat cu S.C. Proconsulting S.A Contract nr. 10214 din 15.05.2009 ncheiat cu S.C Daewoo Automobile S.A Contract nr. 18175 din 02.05.2009 ncheiat cu S.C. Redac Automobile S.A Contract nr. 19201 din 11.05.2009 ncheiat cu S.C. Simode S.A.

X X X X X X X X X X X X FIAP X X

161

Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate

Urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor X X X X X X

Urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente X X X X X X

Examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor X

Analiza nregistrrilor n contabilitate X X

16. 17. 18. 19. 20. 21.

Contract nr. 20213 din 17.05.2009 ncheiat cu S.C. New Computers S.R.L Contract nr. 25141 din 25.05.2009 ncheiat cu S.C. Computermad S.R.L. Contract nr. 30153 din 30.05.2009 ncheiat cu S.C. Autotehnica S.A. Contract nr. 45168 din 02.06.2009 ncheiat cu S.C. Media Tehnic S.A. Contract nr. 89167 din 25.06.2009 ncheiat cu S.C. Aprimad S.A. Contract nr. 91677 din 27.06.2009 ncheiat cu S.C. Electrocomprid S.R.L.

X X X X X X X X X n prezena, Marinescu Adriana Serviciul Contabilitate

Data: 01.09.2009

Auditor intern tefnescu Ileana

162

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A.. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele ncheiate; Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSECINE Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere; Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de achiziii; De asemenea, lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte; Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise. Data: 01.09.2009 Auditor intern, Supervizor, Pentru conformitate, tefnescu Ileana Miulescu Ion 163

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 3.3.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate DESCRIEREA TESTULUI: Auditorii interni au stabilit ca eantionul pentru verificarea modului de Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate s fie acelai cu cel de la TESTUL nr. 2.6.2 pentru comparabilitatea datelor, conform Foii de lucru nr. 3.3.1. Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a sumelor reprezentnd reineri din salarii angajailor i datorate Bugetului de stat i Bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale, precum i modalitatea de raportare a acestor sume, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 3, poziia nr. 3.3 i anume: Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate: a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.3.1 privind Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.3.1 s-a constatat: Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. Astfel, ntre datele raportate prin Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul de stat i Declaraia 102 privind Bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale i cele nregistrate n contabilitate, existen diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate.

164

CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.3.1. Data: 03.09.2009 ntocmit, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion

165

Foaie de lucru nr. 3.3.1. Obiectivul nr. 3: Conducerea activitii financiare Eantionului n vederea testrii de la Obiectivul nr. 3, obiectul auditabil nr. 3.3. Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate va fi cel stabilit pentru testarea de la Obiectivul nr. 2, obiectul auditabil nr. 2.6.2 Cheltuielile cu asigurrile i protecia social, prezentat n Foaia de lucru nr. 3.3.1, dup cum urmeaz: - populaia statistic: 18 balane de verificare; - eantionul: 20% = 18 balane X 20% = 5 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 5; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2008 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2008(1), 30.06.2008(6), 30.11.2008(11), 31.05. 2009(17) Eantionul astfel constituit va fi verificat integral. n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 3.3.1. privind Organizarea activitii de stabilire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 03.09.2009

Auditor intern, tefnescu Ileana

n prezena, Ec. Ionescu Mihaela

166

LISTA DE CONTROL NR. 3.3.1. privind Organizarea activitii de stabilire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate
Nr. crt. Elemente testate 1. 2. 3. 4. Examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii Compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiarcontabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiarcontabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiarcontabil Auditor intern, tefnescu Ileana Elemente eantionate Balana de verificare la data de 31.01.2008 X X X Balana de verificare la data de 30.06.2008 X X X Balana de verificare la data de 30.11.2008 X FIAP FIAP Balana de verificare la data de 31.05.2009 X X X

FIAP

5.

FIAP

Data: 03.09.2009

n prezena, Anghelescu Claudiu Serviciul Contabilitate

167

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.3.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5. CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul stat i Declaraia 102 privind obligaiile de plat la bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CAUZE Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5, soft care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice. Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. CONSECINE Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul de stat i Declaraia 102 privind obligaiile de plat la bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale aferente lunii noiembrie 2008, conin date nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic implementat;

168

Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale. Data : 03.09.2009 ntocmit, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

169

LISTA DE VERIFICARE NR. 4 Obiectivul nr. 4. ELABORAREA BILANULUI CONTABIL Nr. crt. 4.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru: Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice: - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului; - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru; - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti; - examinarea modelelor de formulare specifice; - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor; - existena exemplelor n acest sens; - examinarea sistemului de raportare a activitii. Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza operaiunilor specifice nchiderii perioadei de gestiune: Verificarea regularizrii sumelor primite: a. compararea sumelor din deconturi cu cele din Bugetul de venituri i cheltuieli al entitii; b. analiza comparativ a sumelor ncasate cu cele din deconturi; c. urmrirea regularizrii sumelor ncasate n plus; d. urmrirea restituirii sumelor ncasate n plus;

DA -

NU -

OBS.

4.2.

170

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT e. urmrirea raportrii sumelor care nu au fost regularizate i restituite pn la data de 31 ianuarie 2009. Verificarea regularizrii sumelor alocate: a. analiza modului de alocare a sumelor; b. urmrirea regularizrii sumelor pltite n plus; c. verificarea comunicrii conturilor de cheltuieli bugetare n care se restituie sumele alocate n plus; d. urmrirea ncasri sumelor pltite n plus; e. verificarea nregistrrii n contabilitate a sumelor restituite. Verificarea general a coninutului conturilor sintetice i analitice: a. urmrirea ajustrii valorii elementelor patrimoniale n conformitate cu propunerile din procesele verbale de inventar; b. examinarea modului de stabilire a valorii bilaniere a elementelor de activ i pasiv; c. examinarea procedurilor de nchidere a conturilor; d. compararea soldurilor conturilor sintetice cu totalul soldurilor din balanelor analitice. Analiza ntocmirii Bilanului contabil: a. examinarea prelurii soldurilor din perioada anterior; b. analiza modului de preluare a datelor din Balana de verificare n Bilanul contabil; c. verificarea corelaiilor din Bilanul contabil pe baza Normelor metodologice pentru completarea bilanului contabil; d. verificarea existenei semnturilor persoanelor responsabile; Auditor intern, tefnescu Ileana

DA X X X X X

NU -

OBS.

TEST nr. 4.2.1. Lista de control nr. 4.2.1.

4.3.

X X X X X x X x TEST nr. 4.4.1. Lista de control nr. 4.4.1. C.C.I. nr. 4.3.1.

4.4.

Data: 04.09.2009

Supervizor, Miulescu Ion

171

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 4.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Elaborarea situaiilor financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza operaiunilor specifice nchiderii perioadei de gestiune. Verificarea regularizrii sumelor alocate DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din entitile subordonate care au beneficiat de subvenii sau transferuri n perioada 01.01.2008 - 31 decembrie 2008, n numr de 3. Eantionul pentru urmrirea modului de regularizare a sumelor alocate, va fi constituit din totalitatea populaiei, avnd n vedere c acesta reprezint un numr redus de entiti; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea regularizrii sumelor alocate pe baza Listei de verificare nr. 4 poziia 4.2. i anume: Verificarea regularizrii sumelor alocate: a. analiza modului de alocare a sumelor; b. urmrirea regularizrii sumelor pltite n plus; c. verificarea comunicrii conturilor de cheltuieli bugetare n care se restituie sumele alocate n plus; d. urmrirea ncasri sumelor pltite n plus; e. verificarea nregistrrii n contabilitate a sumelor restituite. Testarea s-a concretizat n elaborarea Lista de control nr. 4.2.1. privind analiza operaiunilor specifice nchiderii perioadei de gestiune. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 4.2.1. s-a constatat c la nivelul entitii au fost efectuate operaiunile necesare pentru nchiderea n bune condiii a execuiei bugetare aferente anului 2008 n conformitate cu prevederile OMEF nr. 3647/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind nchiderea exerciiului bugetar al anului 2008. CONCLUZII: Pentru activitatea de regularizare a sumelor alocate nu se va elabora FIAP Data: 04.09.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion

172

LISTA DE CONTROL NR. 4.2.1. privind Analiza operaiunilor specifice nchiderii perioadei de gestiune.

Nr. crt.

Elemente eantionate

Elemente testate 1. Analiza modului de alocare a sumelor 2. Urmrirea regularizrii sumelor pltite n plus 3. Verificarea comunicrii conturilor de cheltuieli bugetare n care se restituie sumele alocate n plus 4. Urmrirea ncasri sumelor pltite n plus 5. Verificarea nregistrrii n contabilitate a sumelor restituite

Entitatea public subordonat 1 X X X X X

Entitatea public subordonat 2 X X X X X

Entitatea public subordonat 3 X X X X X

Data: 04.09.2009

Auditor intern, tefnescu Ileana Serviciul Contabilitate

n prezena, Sndulescu Ion

173

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 4.3.1. pentru Evaluarea activitii de sintetizare i sistematizare a informailor cu ajutorul conturilor adresat domnului Protopopescu Sorin director Direcia de Buget i Contabilitate Intern Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. Elaborarea bilanului contabil 1. Pentru activitatea de nregistrare n contabilitate a operaiunilor avei un sistem de proceduri de lucru? 2. Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? 3. Valoarea elementelor de activ i pasiv a fost ajustat n conformitate cu propunerile din procesele-verbale de inventar? 4. Dac da, ne putei prezenta notele contabile prin care sau nregistrat aceste ajustri?

DA

NU X

OBS.

Nu sunt la curent X Lista cu notele contabile pentru nregistrarea ajustrilor

5. Notele contabile prin care s-au nregistrat aceste ajustri au fost semnate de persoanele mputernicite cu verificarea acestor operaii? 6. Ajustarea valorii elementelor de activ i pasiv au fost aprobate de conducerea entitii? 7. Pentru elaborarea bilanului contabil s-a stabilit valoarea bilanier a elementelor de activ i pasiv? 8. Dac da, v rugm s prezentai notele contabile prin care s-au nregistrat diferenele dintre valoarea contabil i valoarea actual?

X X X Lista cu notele contabile pentru nregistrarea diferenelor de valoare

9. Notele contabile prin care au fost nregistrate aceste diferene, sunt semnate de persoanele mputernicite cu verificarea acestor operaii? 10. Persoanele responsabile, a beneficiat de un program de pregtire profesional prin cu privire la metodologia de nchidere a conturilor contabile? 11. Stabilirea soldurilor conturilor sintetice, s-a fcut prin punerea de acord a acestor solduri cu balanele analitice?

X X Dar este o persoan cu mare experien

174

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 12. Dac da, ne putei prezenta cteva exemple referitoare la aceast activitate. 13. Dup elaborarea balanelor de verificare , de ctre persoanele responsabile, corelaiile au fost verificate de directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern? 14. Balanele de verificare au fost semnate de directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern?

DA X X X

NU

OBS. Observare direct

Data: 04.09.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

Not: Din analiza Chestionarului de control intern rezult c, la nivelul entitii au fost ntreprinse msurile necesare ca soldurile conturilor, care vor fi preluate n bilan, s reflecte situaia real a elementelor patrimoniale, stabilit pe baza inventarului, motiv pentru care nu se va elabora FIAP.

175

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 4.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Elaborarea bilanului contabil OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii bilanului contabil DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din bilanurile contabile ntocmite de entitate, pentru perioada auditat n numr de 6. Eantionul pentru analiza modului de ntocmire a bilanului contabil urmrirea, va fi constituit din totalitatea populaiei, respectiv 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum rezonabil de documente; Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a bilanului contabil, pe baza Listei de verificare nr. 4 poziia 4.4. i anume: a. examinarea prelurii soldurilor din perioada anterioar; b. analiza modului de preluare a datelor din Balana de verificare n Bilanul contabil; c. verificarea corelaiilor din Bilanul contabil pe baza Normelor metodologice pentru completarea bilanului contabil; d. verificarea existenei semnturilor persoanelor responsabile; Testarea s-a concretizat n elaborarea Lista de control nr. 4.4.1. privind ntocmirea bilanului contabil. CONSTATRI: Din analiza i Listei de control nr. 4.4.1. am constatat respectarea cadrului normativ privind ntocmirea bilanului contabil respectiv: - Bilanul contabil a fost ntocmit, semnat i aprobat de persoanele responsabile din cadrul entitii periodic, trimestrial i anual, n conformitate cu prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat; - n perioada 01 ianuarie 2008 30 iunie 2009, Bilanul contabil a fost ntocmit prin preluarea corect a soldurilor conturilor sintetice din Balana de verificare i cu respectarea corelaiilor bilaniere n conformitate cu OMFP nr. 616/2006 pentru aprobarea normelor metodologice privind ntocmirea, semnarea, depunerea, componena i modul de completare a situaiilor financiare trimestriale ale instituiilor publice n anul 2006, precum i modelele acestora, OMEF nr. 3769/2008 pentru aprobarea normelor metodologice privind ntocmirea i depunerea situaiilor financiare anuale ale instituiilor publice la 31.12.2008 i OMFP 629/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice privind ntocmirea i depunerea situaiilor financiare trimestriale ale instituiilor publice, precum i a unor raportri financiare lunare n anul 2009. CONCLUZII: Pentru activitatea de ntocmire a Bilanului contabil nu se va elabora FIAP Data: Auditor intern, Supervizor, 04.09.2009 tefnescu Ileana Miulescu Ion 176

LISTA DE CONTROL NR. 4.4.1. privind ntocmirea bilanului contabil

Nr. crt.

Elemente eantionate

Elemente testate 1. Examinarea prelurii soldurilor din perioada anterioar 2. Analiza modului de preluare a datelor din Balana de verificare n Bilanul contabil 3. Verificarea corelaiilor din Bilanul contabil pe baza Normelor metodologice pentru completarea bilanului contabil 4. Verificarea existenei semnturilor persoanelor responsabile

Bilan contabil la data de 31.03.2008 X X

Bilan Bilan Bilan contabil la contabil la contabil la data de data de data de 30.06.2008 30.09.2008 31.12.2008 X X X X X X

Bilan contabil la data de 31.03.2009 X X

Bilan contabil la data de 30.06.2009 X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

Data: 04.09.2009

Auditor intern, tefnescu Ileana

n prezena, Sndulescu Ion Serviciul Contabilitate

177

LISTA DE VERIFICARE NR. 5 Obiectivul nr. 5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR - CONTABILE CTRE MANAGEMENT Nr. crt. 5.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza informaiilor financiar-contabile i a indicatorilor utilizai n vederea raportrii: a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind analiza informaiilor financiar-contabile furnizate de Direcia de Buget i Contabilitate Intern. b. examinarea indicatorilor utilizai; c. verificarea sistemului de raportare periodic ctre management Analiza transmiterii informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale: a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind raportarea ctre management; DA X X X X X X 178 CCI nr. 5.3.1. Interviu nr. 5.2.1. NU OBS.

5.2.

5.3.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT b. urmrirea raportrii periodice a datelor financiar-contabile ctre management; c. examinarea furnizrii informaiilor relevante ctre management.

DA X X

NU

OBS.

Data: 06.09.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

179

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern INTERVIU NR. 5.2.1 privind activitatea de analiz a informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale adresat domnului Mihilescu Constantin, director executiv

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008-30.06.2009 ntrebarea nr. 1: Exist o persoan responsabil cu analiza informaiilor financiarcontabile necesare deciziilor manageriale? Rspuns: Da, la nivelul managementul entitii exist o persoan care preia informaiile de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern i care le prelucreaz naintea transmiterii. ntrebarea nr. 2: n fia postului sunt stabilite atribuiile persoanei responsabile cu analiza datelor financiar-contabil primite de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern? Rspuns: Da ntrebarea nr. 3: Persoana responsabil cu aceast activitate are pregtirea profesional corespunztoare cu cerinele impuse postului? Rspuns: Da, consilierul managerului responsabil cu aceast activitate este o persoan cu pregtire profesional adecvat i experien n domeniu? ntrebarea nr. 4: Informaiile furnizate de consilierul dumneavoastr au un format adecvat necesitilor de informare? Rspuns: Da, informaiile pe care le primesc sunt sub forma unor indicatori economico-financiari stabilii anticipat i, de asemenea, consilierul pe probleme financiare mi pregtete i un comentariu pentru interpretarea indicatorilor obinui n urma prelucrrii informatice. ntrebarea nr. 5: Considerai c acest sistem de indicatori este cel adecvat? Rspuns: Da, acest sistem conine un set de indicatori care au caracter permanent, dar n acelai timp este actualizat n funcie de necesitile managementului. ntrebarea nr. 6: Avei propuneri de mbuntire a sistemului de raportare? Rspuns: Da, periodic sunt analizate modalitile de raportare n scopul actualizrii acestuia. ntrebarea nr..7: Mai avei ceva de adugat? Rspuns: Nu. Data: 06.09.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Intervievat, Mihilescu Constantin

180

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 5.3.1. privind activitatea de transmitere a informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 Nr. ntrebare crt. 1. Pentru activitatea de raportare a datelor financiar-contabile ctre management avei un sistem de proceduri? 2. Exist n entitate o persoan responsabil cu sistemul de raportare a datelor financiar-contabile pentru management? 3. Persoana responsabil cu raportarea ctre management a datelor financiar-contabile are pregtirea profesional corespunztoare cu cerinele impuse de aceast activitate? 4 n fia postului sunt stabilite atribuiile persoanei responsabile cu raportarea datelor financiar-contabile? 5. Suntei informat periodic referitor la evoluia financiar a patrimoniului entitii? 6. Considerai c informaiile primite de la consilierul dumneavoastr v sunt utile? 7. Considerai c accesul dumneavoastr la informaiile financiar-contabile are loc n momentul oportun? DA NU X Obs. Aceast problem este general i va fi abordat detaliat n raportul de Audit Intern. Managementul general al entitii are un consilier care ndeplinete aceast activitate. Da, consilierul managerului general este o persoan cu o experien profesional recunoscut.

X n sistemul de raportare este stabilit o informare lunar n legtur cu evoluia economicofinanciar a entitii. Sistemul de indicatori utilizai este adecvat i mi este de folos n deciziile pe care le iau. Am stabilit o dat pentru informarea lunar, iar ori de cte ori am nevoi, solicit eu informaii. n acelai timp, zilnic primesc informaii referitoare la evoluia trezoreriei entitii, creanelor i datoriilor. X X Intervievat, Mihilescu Constantin 181

8. Au fost cazuri cnd informaiile primite nu au fost actualizate? 9. Mai avei ceva de adugat? Data: 06.09.2009 Auditor intern, Petrescu Maria

Not: Formalizarea procedurilor de lucru este o problem general cunoscut la nivelul entitii, motiv pentru care nu se va elabora FIAP. Informaiile obinute vor fi avute n vedere la elaborarea Raportului de audit.

182

LISTA DE VERIFICARE NR. 6 Obiectivul nr. 6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV Nr. crt. 6.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza cadrului metodologic de aplicarea a CFP a. angajamente legale i credite bugetare sau credite de angajament, dup caz; b. deschiderea i repartizarea de credite bugetare; c. modificarea repartizrii pe trimestre i pe subdiviziuni ale clasificaiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virri de credite; d. alte tipuri de operaiuni, stabilite prin ordin al ministrului finanelor publice. e. ordonanarea cheltuielilor; f. efectuarea de ncasri n numerar; DA NU OBS.

X X X X X X X 183 Interviu nr. 6.1 FIAP nr. 6.1

6.2.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT g. constituirea veniturilor publice, n privina autorizrii i a stabilirii titlurilor de ncasare; h. reducerea, ealonarea sau anularea titlurilor de ncasare; i. constituirea resurselor proprii ale bugetului Uniunii Europene, reprezentnd contribuia viitoare a Romniei la acest organism; j. recuperarea sumelor avansate i care ulterior au devenit necuvenite; k. vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; l. concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; m. motivarea i consemnarea refuzului n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv; n. exist propuneri de perfecionare a listelor de verificare de ctre persoanele desemnate cu exercitarea CFP o. vizele CFP sunt acordate de cei n drept sau nlocuitorii legali ai acestora

DA -

NU -

OBS.

Data: 09.09.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

184

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern INTERVIU NR. 6.1 privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu adresat domnului Protopopescu Sorin, director Direcia Buget i Contabilitate Intern ntrebare 1: n cadrul entitii exist responsabili cu controlul financiar preventiv pentru structurile din cadrul compartimentelor din subordine? Rspuns 1: Da. ntrebare 2: Normele generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu modificrile i completrile aduse prin OMFP nr. 912 / 2004 se respect n cadrul entitii? Rspuns 2: Da, se aplic procedurile scrise i formalizate, specifice pentru exercitarea controlului financiar preventiv, cuprinse n Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv, preluate n baza actelor normative indicate de dvs. ntrebare 3: n cadrul entitii ai prelucrat OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern? Rspuns 3: Nu. ntrebare 4: Ai constituit grupul de lucru n conformitate cu prevederile OMFP nr. 946/2005, care are ca principale atribuii elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru? Rspuns 4: Nu, dar exis preocupri. ntrebare 5: La nivelul entitii exist un program de pregtire profesional care s aib n tematic i cursuri de specialitate pentru persoanele care exercit controlul financiar preventiv? Rspuns 5: Da, n cadrul programelor de pregtire profesional a fost abordat i problematica CFP. ntrebare 6: Ai emis deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP? Rspuns 6: Parial da, n deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite C.F.P. nu au fost stabilite perioadele, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor. ntrebare 7: Cum explicai elaborarea deciziilor de numire ale persoanelor mputernicite cu exercitarea CFP, fr s conin toate elementele prevzute de cadrul normativ, respectiv perioadele de exercitare a activitii de CFP, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care au fost mputernicite s efectueze CFP. Rspuns 7: Da, se impune s le refacem. ntrebare 8: La nivelul entitii exist o persoan responsabil cu actualizarea normelor metodologice proprii de CFP? Rspuns 8: Da, dar persoana care are ca sarcin de serviciu actualizarea periodic a normelor metodologic proprii se afl n concediu medical de cretere al 185

copilului pn la doi ani, iar din cauza lipsei de personal aceste sarcini nu au fost preluate de alt persoan. ntrebare 9: Cum explicai c la nivelul entitii nu sunt elaborate procedurile specifice pentru activitatea de CFP i la procedurile realizate nu avei exemple practice referitoare la modalitile de completare a documentelor? Rspuns 9: ntr-adevr, nu am realizat n totalitate procedurile specifice ale CFP considernd suficiente pe cele prevzute n OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea CFP, aprobate prin OMFP 522/2003. n acelai timp sunt de acord c trebuie s dezvoltm i procedurile specifice i s completm cu exemple mai practice. ntrebare 10: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 10: Nu. Data: 09.09.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Director DBCI, Protopopescu Sorin

Not: n baza acestui interviu se va elabora FIAP-ul nr. 6.1.

186

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Inexistena procedurilor specifice entitii pentru exercitarea CFP. CONSTATARE La nivelul entitii exist proceduri scrise i formalizate, pentru exercitarea controlului financiar preventiv, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, dar acestea nu sunt particularizate, dezvoltate i actualizate n raport cu specificul entitii pentru fiecare operaiune, prin liste de verificare. Echipa de auditori a constatat lipsa unor exemple practice referitoare la modalitile de completare a formularelor i inexistena unor preocupri n domeniul actualizrii normelor metodologice proprii. Deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP nu cuprind perioadele de efectuare a controlului, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor. CAUZE Lipsa unui personal cu pregtire profesional adecvat n cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern care s aib ca sarcin de serviciu actualizarea sistematic a Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu. Nefuncionarea la nivelul entitii a controlului intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Inexistena unui sistem de comunicare permanent ntre Direcia de Buget i Contabilitate Intern din cadrul entitii i structurile economico-financiare de la nivelul ordonatorilor secundari i teriari de credite. CONSECINE Exercitarea parial a controlului financiar preventiv la nivelul entitii, datorit dezvoltri incomplete a procedurilor pe specificul entitii. RECOMANDRI Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra 187

crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru. Data: 09.09.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

188

LISTA DE VERIFICARE NR. 7 Obiectivul nr. 7. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL Nr. crt. 7.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Evaluarea sistemului informatic Analiza manualului de utilizare a sistemului informatic pentru activitatea financiar-contabil, cu privire la: a. existena glosarului de termeni; b. descrierea sintetic a aplicaiei scop, funcionalitile sistemului regulile de lucru; c. drepturile de acces: - acces la aplicaie pentru procesare direct; - acces la informaii pentru consultare; - sistemul de parole i schimbarea periodic a acestora. d. procesarea informaiilor, pe fiecare tip de document, va urmri: d. 1. procesarea documentelor de intrare: - abloanele de prelucrare; - cheile de control ncorporate; - listele de control cu dubl semntur, respectiv responsabilitatea introducerii i a validrii; - liste de control specifice pentru conturi cu risc ridicat (sume n curs de clarificare, debitori, creditori, etc.) d. 2. procedurile de prelucrare a datelor: - descrierea procedurilor de prelucrare automat; - preluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior; - s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis; - list de control privind sinteza tranzaciilor cu dubl semntur, respectiv responsabilitatea declanrii prelucrrii i a validrii acesteia; d. 3. procesarea documentelor de ieire: - formatul de ieire concordana acestora cu normele contabile; - algoritmi de prelucrare (pentru fiecare format); - listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare conducerii operative ale entitii; - periodicitatea procesrii documentelor. e. sistemul de stocare al informaiilor financiar-contabile - programul operaiilor de stocare; - responsabilitatea realizrii operaiilor de stocare; - mediile de stocare i perioada; - procedura de recuperare a datelor n caz de incident. f. aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele competente; g. modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a sistemului informatic; DA NU OBS.

189

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT h. informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu asupra modificrilor sistemului informatic financiar-contabil; i. atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; j. arhivarea manualelor de utilizare complete i actualizate ale fiecrui program utilizat, pe o perioad neprescris. Transpunerea responsabilitilor din procedurile de lucru n fiele posturilor: a. verificai actualizarea fielor posturilor; b. analiza gradului de cuprindere al atribuiilor stabilite prin ROF n fiele posturilor. Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual de ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului informatic financiar-contabil Examinarea adaptrii sistemului informatic la cerinele utilizatorilor, urmrind dac: - exist un numr suficient de manuale? - consider instruciunile ca fiind corespunztoare? - constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - exist propuneri de perfecionare a instruciunii? - permite preluarea i prelucrarea automat a datelor introduse? Pregtirea profesional a personalului de specialitate implicat n utilizarea sistemului informatic: a. existena unui responsabil cu activitatea de formare profesional; b. analiza programului privind pregtirea profesional a angajailor din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern; c. analiza formelor de pregtire profesional; d. examinarea concordanei dintre pregtirea profesional i necesitile de formare ale angajailor; e. examinarea gradului n care pregtirea profesional asigur atingerea obiectivelor direciei; f. analiza modului n care a fost realizat programul de pregtire profesional; g. examinarea sistemului de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic a. examinarea accesului la prelucrarea datelor de intrare - pe tipuri de abloane; b. examinarea accesului la prelucrrile automate - pe tipuri de proceduri; c. examinarea procesrii datelor de ieire - pe tipuri de format; d. examinarea accesului la sistemul de stocare a informaiilor financiar-contabile. Analiza sistemului de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.) a. urmrirea existenei parolelor de acces la sistemul informatic

DA -

NU -

OBS.

X X

Observare direct Observare direct

7.2.

7.3.

7.4.

Interviul nr. 7.4 190

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT financiar-contabil; b. examinarea existenei unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil c. urmrirea schimbrii periodice a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil.

DA

NU X X

OBS. FIAP nr. 7.4

7.5.

Analiza modului de administrare a arhivei electronice: a. analiza activitii de ntreinere a arhivei electronice; b. analiza msurilor ntreprinse la nivelul entitii pentru crearea unei arhive electronice de siguran, care s cuprind toate documentele n form electronic i care s se actualizeze permanent off-line; c. examinarea modului n care sistemul de securitate garanteaz integritatea, securitatea i confidenialitatea documentelor n format electronic; d. verificarea redrii documentelor n form electronic coninute n arhiv; e. analiza procesului de distrugere a documentelor a cror perioad de arhivare a expirat. Data: 12.09.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana

Observare direct

Supervizor, Miulescu Ion

191

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

INTERVIUL NR. 7.4. privind Securitatea sistemului informatic financiar-contabil adresat doamnei Ionescu Nadia, ef Birou financiar-contabilitate Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Exist un sistem informatic integrat la nivelul entitii? Avei desemnat o persoan responsabil cu securitatea sistemului informatic financiar-contabil? Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic financiar-contabil? Exist corelaie ntre sarcinile stabilite prin fia postului i procedurile de lucru? Accesul n sistemul informatic financiar-contabil se face printr-o parol de acces? Exist o persoan responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil? Avei o procedur pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil? Sistemele de calcul din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern sunt prevzute cu programe antivirus, antispyware, firewall .a.? Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Da X X X X X X X X X X Nu tiu Nu Obs

Data: 12.09.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana NOT: n baza acestui interviu se va elabora FIAP-ul nr. 7.4. Intervievat, Ionescu Nadia

192

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 7.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Inexistena unui sistem de securitate privind sistemul informatic financiar-contabil. CONSTATARE Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic financiarcontabil de ctre persoane neautorizate. CAUZE Inexistena la nivelul entitii a unui responsabil care s detecteze accesul neautorizat la sistemul informatic financiar-contabil. Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil. Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSECINE Posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate; Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor atacuri informaionale. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor. Data: 12.09.2009 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

193

LISTA DE VERIFICARE NR. 8 Obiectivul nr. 8. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE Nr. crt. 8.1.

Activitate de audit Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil Arhivarea documentelor financiar contabile pe suport de hrtie: a. urmrirea numerotrii nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului; b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis; c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente;

DA -

NU -

Obs.

8.2.

X X X

TEST nr. 8.2.1 Lista de control nr. 8.2.1 FIAP 194

Nr. crt.

Activitate de audit d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiarcontabile din arhiva entitii. Arhivarea documentelor financiar contabile n format electronic: a. examinarea modului de asigurare a integritii i securitii documentelor; b. asigurarea securitii i integritii spaiului ocupat de echipamentele care gzduiesc arhivele electronice; c. examinarea msurilor ntreprinse pentru recuperarea informaiei n urma dezastrelor naturale. Data: 15.09.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

DA X

NU

Obs. nr. 8.2.1 FCRI nr. 8.2.1

X X -

195

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 8.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiarcontabile OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din statele de salarii lunare ntocmite n cadrul entitate pentru perioada ianuarie-decembrie 2008 i predate la arhiva entitii, n numr de 12; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente; Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 8 poziia nr. 8.2. astfel: a. urmrirea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului; b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis; c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente; d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiar-contabile din arhiva entitii. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 8.2.1 privind Analiza sistemului de arhivare a documentelor. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 8.2.1. am constatat urmtoarele: Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar contabile; Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie, s-a constatat c Statele de salarii pe luna martie 2008 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat att FIAP-ul nr. 8.2.1. ct i FCRI-ul. nr. 8.2.1. Data: 15.09.2009 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion 196

LISTA DE CONTROL NR. 8.2.1 privind Analiza sistemului de arhivare a documentelor Elemente testate Urmrirea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului X X X X X X X X X Examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis X X X X X X X X X Examinarea organizrii activitii Urmrirea de arhivare a respectrii documentelor termenelor de financiar-contabile n arhivare pe funcie de termenele tipuri de stabilite prin acte documente normative X X X X X X X X X X X X X X X X X X Asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP Examinarea modului de pstrare a documentelor financiarcontabile din arhiva entitii X X FIAP X X X X X X

Nr. crt.

Elemente Eantionate 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Stat de salarii pe luna ianuarie 2008 Stat de salarii pe luna februarie 2008 Stat de salarii pe luna martie 2008 Stat de salarii pe luna aprilie 2008 Stat de salarii pe luna mai 2008 Stat de salarii pe luna iunie 2008 Stat de salarii pe luna iulie 2008 Stat de salarii pe luna august 2008 Stat de salarii pe luna septembrie 2008

197

Nr. crt.

Elemente testate

Elemente Eantionate 10. 11. 12. Stat de salarii pe luna octombrie 2008 Stat de salarii pe luna noiembrie 2008 Stat de salarii pe luna decembrie 2008

Urmrirea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului X X X

Examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis X X X

Examinarea organizrii activitii Urmrirea de arhivare a respectrii documentelor termenelor de financiar-contabile n arhivare pe funcie de termenele tipuri de stabilite prin acte documente normative X X X X X X

Asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile FIAP FIAP FIAP

Examinarea modului de pstrare a documentelor financiarcontabile din arhiva entitii X X X

Data: 15.09.2009

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Stoenescu Marian Responsabil Arhiv general

198

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 8.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 PROBLEMA Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar contabile. CONSTATARE Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1516/20.03.2009, prin care solicit o adeverin din care s reiese stagiul de cotizare, aferent anului 2008 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2008 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare. CONSECINE n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2008 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri. Data: 15.09.2009 ntocmit, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

199

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 8.2.1 Domnului MIHILESCU CONSTANTIN, director executiv CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la Direcia General de Buget i Contabilitate Intern, in perioada 01.07.2009-31.10.2009, la Stabilirea locaiei dosarelor financiar-contabile, s-au constatat urmtoarele: - existena unui spaiu necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile care au termene de arhivare mari, ntre 10 i 50 de ani; - datorit spaiului inadecvat pentru arhivare, Statele de salarii pe luna martie 2008, care aveau termen de pstrare 50 de ani, au fost deteriorate, ceea ce va impune refacerea acestora. ACTE NORMATIVE NCLCATE OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat. RECOMANDRI Alocarea unui spaiu corespunztor pentru arhivarea documentelor financiarcontabile n conformitate cu normele legale. Elaborarea unei proceduri de lucru, scrise i formalizate, i stabilirea unui responsabil de procedur, privind arhivarea documentelor financiar-contabile, att pe suport de hrtie, ct i pe suport magnetic; Reconstituirea Statelor de salarii pe luna martie 2008 pe suport de hrtie, care au fost deteriorate i care au termen de pstrare 50 de ani de la data ncheierii exerciiului financiar. ANEXE - Copie xerox State de salarii pe luna martie 2008 iniial. Data: 15.09.2009 Auditor, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

200

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion Ob . nr. 1. Constatarea La nivelul DBCI sistemul de control este n subordinea conductorului acestei structuri La nivelul DBCI activitile de control intern nu sunt formalizate sub forma unor proceduri scrise detaliate. Nerespectarea modului de completare a Registrului-jurnal n mod cronologic dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate Ordinele de plat utilizate de entitate pentru achitarea datoriilor ctre teri nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii Neconcordana sumelor reprezentnd Contribuia unitii la bugetul asigurrilor sociale de stat nregistrate n contabilitate fa de cele raportate ctre Casa de Pensii a Sectorului 5 Neutilizarea formularelor personalizate pretiprite

Data: 18.09.2009 Data: 18.09.2009 Document justificativ Exist Da Nu X

- ROF-ul Serviciului

2.

- Registrul-jurnal

- Fiele posturilor - Ordinele de plat - Balanele de verificare - Declaraii nominale ale asigurailor i a obligaiilor de plat ctre BASS - Chitanier - Fie de magazie a formularelor cu regim special - Fia postului - Contracte comerciale

X X X X X X

3.

Nerespectarea cadrului normativ privind evidena datoriilor . Neasigurarea la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile Auditori interni, tefnescu Ileana Petrescu Maria

- State salarii

201

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntur a

Data: 19.09.2009 Data: 19.09.2009

Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Marinescu Ion Protopopescu Sorin Ionescu Nadia Manolescu Nicolae B. Concluzii:

Director Auditor intern Auditor intern Director general Director ef birou Consilier

DAPI DAPI DAPI DGSAPA DBCI Biroul financiar contabilitate DBCI

n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiar-contabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

202

ENTITATEA PUBLIC

Direcia Buget i Contabilitate Intern


PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR OBIECTE AUDITABILE Registrul jurnal RECOMANDRI ACIUNI / MSURI TERMENE RESPONSABILI

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise Elaborarea unui sistem de codificare a i formalizate, privind completarea Registruluiprocedurilor; jurnal. Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-jurnal. 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea sistematic a procedurilor. i actualizarea procedurilor. 3. Realizarea unui control pe perioada auditat Emiterea deciziei de constituire a pentru a stabili dimensiunile disfunciunii echipei de control; constatate i refacerea Registrului-jurnal Efectuarea controlului; Refacerea Registrului-jurnal, dac este cazul. 4. Elaborarea unui sistem de pregtire Elaborarea unui program de pregtire profesional a personalului din cadrul profesional n conformitate cu politica compartimentelor financiar-contabilitate. entitii. 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane Delegarea unei persoane pentru specializate, de la DBCI, pe perioada proiectrii participarea la proiectarea i i implementrii aplicaiei informatice. implementarea aplicaiei informatice; Completarea atribuiilor n fia postului. 6. Analiza necesitii achiziionrii unui Analiza achiziionrii unei aplicaii program informatic pentru activitatea financiar- informatice pentru activitatea financiarcontabil. contabil; Achiziionarea unei aplicaii informatice;

31.12.2009 Managementul de linie 31.03.2010 Responsabil procedur 31.12.2009 Responsabil procedur 31.10.2009 Management de linie ef echip control 31.12.2009 Management de linie 31.12.2009 31.12.2009 ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie 31.12.2009 Managementul de linie 31.12.2009 31.12.2009 Director DBCI Director general DSPA 203

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar 9. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor 10. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor 11. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12. Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar

ACIUNI / MSURI

TERMENE 31.12.2009

RESPONSABILI efii de serviciu Managementul de linie

Analiz i completare ROF.

Registrul inventar

Elaborarea unui sistem de codificare a 31.12.2009 Managementul de


procedurilor; de completare a Registrului-inventar Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor. Emiterea deciziei de constituire a echipei de control; Efectuarea controlului propriu-zis; Refacerea Registrului-inventar: Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii: linie procedur 31.12.2009 Responsabil procedur 31.10.2010 Management de linie 31.12.2009 ef echip control 31.12.2009 Management de linie 31.12.2010 ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie

Elaborarea procedurilor privind modul 30.06.2010 Responsabil

Informare periodic implementarea recomandri.

privind 31.12.2010 Director DBCI

Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i Elaborarea unui sistem de codificare a 31.12.2009 Managementul de formalizate, privind organizarea contabilitii procedurilor; linie imobilizrilor i investiiilor. Elaborarea procedurilor privind 30.06.2010 Responsabil procedur organizarea contabilitii investiiilor. 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 Responsabil actualizarea sistematic a procedurilor. procedur elaborarea i actualizarea procedurilor. 204

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 15. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate, completarea documentelor necesare reflectrii n contabilitate a operaiunilor i nregistrarea n contabilitate a acestor operaiuni. 16. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile.

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Emiterea deciziei de constituire a 31.10.2010 Management de linie 31.12.2009 ef echip control echipei de control; 31.12.2009 Management de linie Efectuarea controlului propriu-zis; nregistrarea n contabilitate a diferenelor constatate.

Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2010 ef serviciu Resurse


profesional n conformitate cu politica entitii: 31.12.2009 Umane Managementul de linie Director DBCI Director general DSPA

Contabilitatea materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

17. Analiza necesitii implementrii unui Analiza achiziionrii unei aplicaii program informatic pentru gestiunea i informatice pentru activitatea financiarcontabilitatea imobilizrilor i investiiilor. contabil; Achiziionarea unei aplicaii informatice; 18. Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i Elaborarea unui sistem de codificare a formalizate, privind completarea Fiei de procedurilor; magazie. Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Fiei de magazie. 19. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea sistematic a procedurilor. i actualizarea procedurilor. 20. Realizarea unui control pe perioada Emiterea deciziei de constituire a auditat pentru a stabili dimensiunile echipei de control; disfunciunii constatate i refacerea Efectuarea controlului; documentului Fiei de magazie. Refacerea Fiei de magazie, dac este cazul. 21. Elaborarea unui sistem de pregtire Elaborarea unui program de pregtire profesional a persoanelor responsabile cu profesional n conformitate cu politica evidena materialelor de natura obiectelor de entitii: inventar.

31.12.2009 Managementul de linie 31.03.2010 Responsabil procedur 31.12.2009 Responsabil procedur 31.10.2009 Management de linie ef echip control 31.12.2009 Management de linie 31.12.2009 31.12.2010 ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie

205

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE 31.12.2009

RESPONSABILI Director DBCI Director general DSPA

Contabilitatea datoriilor si creanelor

22. Analiza necesitii achiziionrii unui Analiza achiziionrii unei aplicaii program informatic pentru activitatea financiar- informatice pentru activitatea financiarcontabil. contabil; Achiziionarea unei aplicaii informatice; 23. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre Analiz i completare ROF. structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, Actualizarea ROF-ului cu fiele astfel nct s permit o circulaie rapid a posturilor. informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. 24. Elaborarea i formalizarea unui sistem Elaborarea procedurilor privind procedural privind datoriile i creanele datoriile i creanele. 25. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i Stabilirea responsabilului cu actualizarea acestor proceduri elaborarea i actualizarea procedurilor. 26. Stabilirea unor atribuii concrete, Actualizarea ROF-ului cu fiele coroborate cu procedurile i fiele de post posturilor. pentru personalul implicat n aceste activiti 27. Realizarea unui program de pregtire Elaborarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI privind profesional n conformitate cu politica necesitile de informare privind evoluia pieei entitii. de capital i a sistemului de relaii financiare. 28. Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor Stabilirea prin decizie a comisiei de aferente contractelor de leasing financiar inventariere; Efectuarea inventarierii propriu-zise Reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii. 29. Reevaluarea datoriilor n valut aferente Reevaluarea datoriilor n valut. contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare

31.01.2010 Managementul de linie

31.07.2010 Managementul de linie 31.12.2009 Responsabil procedur 31.01.2010 Managementul de linie 31.12.2009 ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie 31.12.2009 Director DBCI

31.10.2009 Director DBCI

206

OBIECTE AUDITABILE Contabilitatea elementelor de trezorerie

RECOMANDRI 30. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas 31. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 32. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 33. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI 34. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 35. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 36. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat 37. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 38. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti

ACIUNI / MSURI Elaborarea procedurilor Registrul de cas.

TERMENE

RESPONSABILI

privind 31.07.2010 Managementul de linie

Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 Responsabil procedur elaborarea i actualizarea procedurilor. Actualizarea ROF-ului cu fiele 31.01.2010 Managementul de linie posturilor.

Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 ef serviciu RU


profesional n conformitate cu politica entitii. Managementul de linie

Stabilirea nivelului de periodic a controlului realizat.

raportare 31.12.2009 Director DBCI ef birou

Stabilirea prin decizie a comisiei de 31.10.2009 Director DBCI


control; 31.12.2009 ef echip control Efectuarea controlului; 31.12.2009 ef echip control Completarea documentelor. Elaborarea procedurilor de lucru 31.07.2010 Managementul de privind contabilitatea trezoreriei; linie Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 Responsabil procedur elaborarea i actualizarea procedurilor. Actualizarea ROF-ului cu fiele 31.01.2010 Managementul de posturilor. linie

207

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 39. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru DBCI, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar 40. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 41. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 43. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI 44. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate

ACIUNI / MSURI profesional n conformitate cu politica entitii.

TERMENE

RESPONSABILI

Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 ef serviciu Resurse


Umane Managementul de linie Stabilirea prin decizie a comisiei de 31.10.2009 Director DBCI control; 31.12.2009 ef echip control Efectuarea propriu-zis a controlului; 31.12.2009 Director DBCI Completarea ordinelor de plat. Elaborarea procedurilor privind cecul 31.07.2010 Managementul de linie de ridicare numerar.

Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

45. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 46. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 47. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti

Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor. Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii. Stabilirea prin decizie a comisiei de control; Efectuarea controlului propriu-zis; Completarea Cecurilor pentru ridicare de numerar cu natura cheltuielilor efectuate. Elaborarea procedurilor privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile.

31.12.2009 Responsabil procedur 31.12.2009 ef serviciu RU Managementul de linie 31.10.2009 Director DBCI 31.12.2009 ef echip control 31.12.2009 Director DBCI 31.07.2010 Managementul de linie

Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 Responsabil procedur elaborarea i actualizarea procedurilor. Actualizarea ROF-ului cu fiele 31.01.2010 Managementul de linie posturilor.

208

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 48. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte 49. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiar-contabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 50. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 51. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul DBCI pentru aplicaia informatic care va fi implementat 52. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 53. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri

ACIUNI / MSURI profesional n conformitate cu politica entitii.

TERMENE

RESPONSABILI ef birou

Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 Director DBCI

Stabilirea unei proceduri de achiziie a


programelor informatice; Stabilirea unui responsabil cu implementarea programului informatic.

31.12.2009 Director general DSPA 31.12.2009 Director DBCI

Stabilirea unei echipe de analiz a 31.10.2009 Director DBCI ef serviciu tatelor de salarii; 31.12.2009 ef echip Analiza statelor de salarii; Corectarea erorilor din statele de 31.12.2009 Director DBCI salarii. Completarea programului de pregtire 30.11.2009 Director DBCI
profesional cu instruirea personalului de execuie;

Elaborarea procedurilor privind 31.07.2010 Managementul de linie cheltuielile cu asigurrile i protecia social. Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 Responsabil procedur elaborarea i actualizarea procedurilor

209

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 54. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 55. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat 56. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 57. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii 58. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 59. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 60. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Testarea implementrii programului 31.03.2010 Director DBCI ef birou informatic; Stabilirea responsabililor cu 31.03.2010 implementarea programului informatic. Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 Director DBCI profesional n conformitate cu politica entitii.

Stabilirea echipei de verificare; Verificarea propriu-zis; Corectarea erorilor.

31.12.2009 Director DBCI ef birou

Contabilitatea rezultatelor inventarierii

Elaborarea procedurilor privind 31.07.2010 Managementul de linie efectuarea inventarierii patrimoniului. Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor. Stabilirea comisiei de inventariere; Efectuarea inventarierii; Reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii. profesional n conformitate cu politica entitii. 31.12.2009 Responsabil procedur 31.10.2009 Director DBCI 31.12.2009 Preedinte comisie 31.12.2009 Director DBCI ef serviciu RU

Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 Director DBCI

210

OBIECTE AUDITABILE Evidena tehnicoperativ

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE privind 31.07.2010

RESPONSABILI Managementul de linie

61. Elaborarea i formalizarea unui sistem de Elaborarea procedurilor proceduri privind stabilirea i/sau alocarea evidena tehnic-operativ. numelor de facturi. 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora 63. Determinarea anual a necesarului de documente financiar contabile i a numrului de la care se va emite primul document.

64. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 65. Instruirea personalului cu atribuii n Stabilirea atribuiilor de instruire n 31.01.2010 Director DBCI gestionarea i controlul documentelor financiar- sarcinile efului de compartiment. contabile pe baza crora se nregistreaz veniturile n contabilitate. Obiectivul nr.3. Conducerea activitii financiare 66. Elaborarea i formalizarea unui sistem de Elaborarea procedurilor privind proceduri de lucru privind obligaiile de plat activitatea de plat/ncasare a datoriilor ctre creditorii entitii respectiv creanelor. 67. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i Stabilirea responsabilului cu actualizarea acestor proceduri elaborarea i actualizarea procedurilor. 68. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate Actualizarea ROF-ului cu fiele cu procedurile i fia postului pentru personalul posturilor. implicat n aceste activiti 69. Realizarea unui program de pregtire Elaborarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI profesional n conformitate cu politica entitii.

Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 Responsabil procedur elaborarea i actualizarea procedurilor. Stabilirea responsabilului cu 30.11.2009 Director general DSPA determinarea acestui necesar; 31.12.2009 Responsabil cu Determinarea necesarului. fundamentarea necesarului Actualizarea ROF-ului cu fiele 31.01.2010 Managementul de linie posturilor.

Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor

31.03.2010 Managementul de linie 31.12.2009 Responsabil procedur 31.01.2010 Managementul de linie 31.12.2009 Director DBCI ef serviciu RU 211

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 70. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte 71. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 72. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 73. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 74. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 75. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat 76. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor

ACIUNI / MSURI efectuare a analizei;

TERMENE

RESPONSABILI

Stabilirea prin decizie a echipei de 31.10.2009 Director DBCI


31.12.2009 ef echip Analiza propriu-zis; 31.12.2009 ef echip Prezentarea concluziilor. Stabilirea prin decizie a echipei de 31.10.2009 Director DBCI efectuare a analizei;

Analiza propriu-zis; Prezentarea concluziilor.

31.12.2009 ef echip 31.12.2009 ef echip

Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

Elaborarea procedurilor privind 31.07.2010 Managementul de linie activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului. Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 Responsabil procedur elaborarea i actualizarea procedurilor.

programului 31.03.2010 Director DBCI ef birou informatic. Stabilirea responsabililor cu aceasta,

Testarea

implementrii

Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 Director DBCI


profesional n conformitate cu politica entitii. ef serviciu Resurse Umane

Stabilirea prin decizie a echipei de 31.10.2009 Director DBCI


efectuare a analizei;

Analiza propriu-zis; Corectarea erorilor.

31.12.2009 ef echip 31.12.2009 ef echip 212

OBIECTE AUDITABILE Cadrul de reglementare a CFP

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Obiectivul nr. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv 77. Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv 78. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate 79. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv 80. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial

Stabilirea unui responsabil cu 31.10.2009 Director DBCI efectuarea acestei lucrri; Elaborarea procedurilor specifice 30.06.2010 Director DBCI privind CFP.

Numirea echipei de elaborare a 30.11.2009 Managementul de linie ghidului; 31.10.2009 Responsabil ghid Elaborarea ghidului practic. practic

Stabilirea responsabilului actualizarea procedurilor.

cu 31.12.2009 Responsabil procedur 31.12.2009 Director DBCI ef serviciu RU

Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii.

213

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 81. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern 82. Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru

ACIUNI / MSURI Constituirea grupului de lucru n conformitate cu OMFP nr. 946/2005; Stabilirea responsabil cu elaborarea programului de pregtire profesional. Stabilirea responsabilului din cadrul grupului de lucru; Efectuarea instruirii personalului de execuie i de conducere.

TERMENE

RESPONSABILI

31.12.2009 Managementul de linie 31.10.2009 30.11.2009 Managementul de linie 31.01.2010 Responsabilul grupului de lucru

Sistemul de prevenire / detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.)

Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor

Obiectivul nr. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil 83. Elaborarea i formalizarea unui sistem de Elaborarea procedurilor privind 31.07.2010 proceduri privind schimbarea periodic a sistemul de prevenire/detectare a parolelor de acces la sistemul informatic accesrilor neautorizate ale bazelor de financiar-contabil date. 84. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 actualizarea acestor proceduri elaborarea i actualizarea procedurilor. 85. Stabilirea unui responsabil cu detectarea Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 accesrii neautorizate a sistemului informatic detectarea accesrii neautorizate. financiar-contabil 86. Realizarea n cadrul entitii a unui Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 program de pregtire profesional cu profesional n conformitate cu politica personalul Direciei de Buget i Contabilitate entitii. Intern pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor Obiectivul nr. 8 Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile 87. Elaborarea i formalizarea unui sistem de Elaborarea procedurilor privind 31.07.2010 proceduri privind arhivarea documentelor arhivarea documentelor financiarfinanciar-contabile contabile. Stabilirea responsabilului cu 31.12.2009 88. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri elaborarea i actualizarea procedurilor.

Managementul de linie Responsabil procedur Managementul linie Director DBCI ef serviciu RU de

Managementul de linie Responsabil procedur 214

OBIECTE AUDITABILE financiarcontabile

RECOMANDRI 89. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general 90. Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora 91. Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri

ACIUNI / MSURI profesional n conformitate cu politica entitii. Stabilirea prin decizie a comisiei de control; Efectuarea verificrii propriu-zise, Prezentarea rezultatelor verificrii. Informarea persoanelor crora le revine sarcina atarii statelor de plat la documentele financiar-contabile despre inexistena acestora la arhiva entitii; Refacerea documentelor lips

TERMENE

RESPONSABILI

Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 Director general


DSPA ef serviciu RU 30.11.2009 Management de linie Responsabil 31.03.2010 verificare 31.03.2010 30.11.2009 Management de linie Responsabil lucrare 31.12.2009

Director Direcia Buget i Contabilitate Intern, Protopopescu Sorin

215

ENTITATEA PUBLICA
DIRECIA DE AUDIT INTERN

RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL

BUCURESTI 2009
ENTITATEA PUBLICA Direcia de Audit Public Intern 216

RAPORT DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituit din: - tefnescu Ileana, auditor intern, coordonator al misiunii - Petrescu Maria, auditor intern Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 12 din 17.07.2009. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea entitii publice; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 17.07. 2009-31.10.2009. Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabilitii; - asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ i de pasiv; - asigurarea aplicrii corecte a normelor metodologice privind elaborarea bilanului contabil; - asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea contabilitii 3. Conducerea activitii financiare 4. Elaborarea situaiilor financiare 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil 8. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; 217

- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern DBCI privind activitatea financiar-contabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, - statele de salarii; - balanele de verificare ntocmite periodic; - angajamentele bugetare legale; - situaiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: - identificarea riscurilor; - tabelele punctelor tari i slabe; - tematica n detaliu a misiunii de audit; - programul de audit intern; 218

programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.

Organizarea Direciei de Buget i Contabilitate Intern: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 23 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul DBCI sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea contabilitii; - conducerea activitii financiare; - elaborarea bilanului contabil; - elaborarea contului de execuie bugetar; - organizarea sistemului de raportare; - organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv; - fiabilitatea sistemului informatic; - organizarea arhivrii documentelor. II. CONSTATRI SI RECOMANDARI n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. Organizare registrelor de contabilitate II. 1.1. Registrul - jurnal II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr. 1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluijurnal exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. 219

II. 1.1.2. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Constatare: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar-contabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu, stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat, ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. Cauze: Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. Neefectuarea controlului ierarhic. Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal. Consecine: Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. Recomandri: Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. 220

II. 1.2. Registrul inventar II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr. 1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluiinventar exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.2.2. Completarea eronat a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Constatare: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2008, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Cauze: Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat, OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i i ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Consecine: Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. Recomandri: Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor. II. 1.3. Registrul Cartea Mare II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru 221

Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea registrului Cartea-Mare exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II.1.3.2 Modul de analiz a Registrului Cartea-Mare Din observarea direct realizat de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completrii registrului Cartea-Mare. II. 2. Conducerea contabilitii II. 2.4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor Pentru evaluarea activitii auditabile, echipa de auditori interni a solicitat un interviu adresat directorului general al Direciei Generale a serviciilor Administrative, Patrimoniu i Arhivare (Interviu nr. 2.2.1) din care a rezultat c monografia privind evidena imobilizrilor i investiiilor este cunoscut de personalul de execuie i exist personal responsabil desemnat pentru aceast activitate. n acelai timp s-a constatat c nu exist proceduri scrise i formalizate pentru activitatea auditat. n baza testrilor realizate, totui au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentm n continuare. II. 2.4.1. Nerespectarea cadrului normativ cu privirea la organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor pentru care s-a elaborat FIAP ul nr. 2.2.1. Constatare: Echipa de auditori a constatat nerespectarea Normelor metodologice de ntocmire i utilizarea a documentelor financiar-contabile. Spre exemplu, pentru transferul mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale entitii nu este utilizat documentul Bon de micare a mijloacelor fixe, iar n cazul bunurilor aflate n custodie la furnizori nu au fost ntocmite documentele necesare care s reflecte aceast operaie. La entitatea auditat, reevaluarea activelor fixe corporale nu a fost fcut cu regularitate. De asemenea, surplusul din reevaluare inclus n rezerva din reevaluare nu este capitalizat prin transferul direct n rezerve atunci cnd acest surplus reprezint un ctig net, respectiv pe msura utilizrii mijlocului fix pentru care s-au nregistrat n contabilitate diferene din reevaluare. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile, ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile i ale OMFP nr. 1917/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. Cauze: Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. Neefectuarea controlului ierarhic. Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor. Consecine: 222

Imposibilitatea obinerii unei situaii operative cu privire la imobilizri i investiii. Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. ntruct reevaluarea activelor fixe corporale nu a fost fcut cu regularitate, valoarea contabil difer semnificativ de cea care ar fi fost determinat folosind valoarea just la data bilanului. Recomandri: Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate, completarea documentelor necesare reflectrii n contabilitate a operaiunilor i nregistrarea n contabilitate a acestor operaiuni. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. Analiza necesitii implementrii unui program informatic pentru gestiunea i contabilitatea imobilizrilor i investiiilor. II. 2.5. Contabilitatea materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Pe baza analizei efectuate, dar i din Nota de relaii nr. 2.3.1. obinut de la persoana responsabil din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, auditorii interni apreciaz fucnional ssitemul de control al contabilitii stocurilor.. n baza testrilor realizate, totui au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentm n continuare. II. 2.5.1. Nenregistrarea n contabilitate a operaiunilor cu privire la bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr.2.3.1. Constatare: La entitatea auditat, evidena stocurilor se realizeaz cu ajutorul formularului Fia de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare referitoare la micarea stocurilor de materiale de natura obiectelor de inventar trimise la teri, pentru prelucrare sau n custodie. De exemplu, n data de 27 aprilie 2009, pe baza Avizului de nsoirea a mrfii nr. 18752, s-au trimis ctre S.C Palm Service S.R.L. pentru efectuare unor operaii de recondiionare, un numr de 200 de scaune birou bunurile revenind n entitate dup o perioada de 14 zile pe baza Avizului de nsoire a mrfii nr. 20125. Aceast operaie nu a fost nregistrat n mod distinct nici n contabilitate, cu ajutorul contului 351 Materii i materiale aflate la teri, nici la Magazia central, micarea stocurilor nefiind operat n Fia de magazie, bunurile respective au figurat pe toat perioada prelucrrii ca fiind n gestiunea entitii. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat i al OMFP nr. 1917/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i 223

instruciunile de aplicare a acestuia. Cauze: Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. Inexistena colaborri ntre persona nsrcinat cu evidena analitic a materialelor de natura obiectelor de inventar i gestionar. Lipsa unui control efectuat de persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar, asupra modului de completare a Fiei de magazie. Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar. Consecine: Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. Recomandri: Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Fiei de magazie. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea documentului Fiei de magazie. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a persoanelor responsabile cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. II. 2.6. Contabilitatea datoriilor i creanelor Din evalurile indirecte efectuate pe teren, auditorii interni apreciaz ca funcional sistemul de control al contabilitii datoriilor i creanelor. n baza testrilor realizate, totui au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentm n continuare. II. 2.6.1. Datoriile n valut nu sunt prezentate n situaiile financiare anuale la valoarea actual pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.4.1. Constatare: Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor. Aceasta contribuie la denaturarea informaiilor din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate, la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. 224

Cauze: Inexistena procedurilor scrise i formalizate. Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing. Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare. Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii. Consecine: Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare. Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar. Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare. II. 2.7. Contabilitatea elementelor de trezorerie Din evalurile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat c sistemul de control al activitii de trezorerie este funcional, ns n urma testrilor efectuate (CCI nr. 2.5.1., Test nr. 2.5.1.) au aprut unele disfuncionaliti privind activitatea de trezorerie, pe care le prezentm n continuare. II. 2.7.1. Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.4. Constatare: Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei 225

reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion. n data de 04.05.2009 s-a achitat prin casieria entitii sum de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2009, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2009, reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i Factura nr. 8915785/05.04.2009, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas s-a descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401, n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. Cauze: Inexistena procedurilor scrise i formalizate. Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti. Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii. Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas. Consecine: Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului. II. 2.7.2. Unele ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat, motiv pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.5.2. Constatare: Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 104, OP nr. 413, OP nr. 1031, OP nr. 1709, 226

Cauze: Inexistena procedurilor scrise i formalizate. Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii. Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei. Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii. Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor. Consecine: Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor. Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este cazul. II. 2.7.3. Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.3. Constatare: Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare de numerar din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5 nu conin meniuni referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv: n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din trezoreria Sectorului 5, nefiind menionat n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 0011213. n data de 18 ianuarie 2009 s-a ridicat numerar din contul curent deschis la Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura cheltuielilor pentru care a fost ridicat aceast sum. Cauze: Inexistena procedurilor scrise i formalizate. Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei. Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare; 227

Consecine: Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din casieria entitii. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului CEC pentru ridicare de numerar. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, pentru personalul cu atribuii n aceast sfer de activitate. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5. II. 2.7.4. Securitatea spaiului destinat casierie Echipa de auditori interni a constatat, prin observare direct, c activitatea de casierie funcioneaz ntr-un spaiu adecvat i securitatea este asigurat cu ajutorul unor mijloace electronice antiefracie. II. 2.8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul Din testrile realizate n mod indirect i pe baza observrii fizice efectuate pe teren a rezultat c sistemul de control privind organizarea contabilitii cheltuielilor cu personalul funcioneaz. Totui, au fost consemnate unele disfunciuni pe care le prezentm n continuare. II.2.8.1. Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.6.1. Constatare: Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii septembrie 2008, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat n luna octombrie 2008 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei reale. De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2009, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii. Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent. Cauze: Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui program integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile, ceea ce nu a permis un transfer automat al datelor din aplicaia informatic privind salariile n aplicaia informatic de contabilitate pentru ntocmirea Balanei de verificare, transferul realizndu-se prin introducerea manual a datelor, ceea ce a dat posibilitatea apariiei unor erori privind reflectarea n contabilitate a acestor cheltuieli. Neefectuarea unui control periodic asupra cheltuielilor cu salariile de ctre 228

persoana responsabil cu evidena cheltuielilor cu salariile personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Necunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern a determinat obinerea unor State de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice care nu conin sumele datorate de salariai terilor pe baza angajamentelor de plat. Inexistena unui responsabil n cadrul direciei cu sumele datorate terilor de ctre salariai. Consecine: Balana de verificare ntocmit la 30.09.2008 nu reflect situaia real a patrimoniului existent la aceast dat. Statele de salarii elaborate n cadrul entitii nu reflect situaia exact a datoriei entitii fa de salariai i fa de tere persoane. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor, de eful compartimentului din care face parte. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii n totalitate a datoriilor salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a anului viitor, a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic care va fi implementat. II. 2.8.2. Cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii a Sectorului 5 pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.6.2. Constatare: Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, anexa nr. 1.2, cu cele nregistrate din contabilitate, existena unei diferene ntre suma reprezentnd contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculat i nregistrat n contabilitate i totalul acestor contribuii raportate ctre Casa de Pensii a Sectorului 5, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia de raportare s-a realizat manual. Cauze: Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu entitile din domeniul asigurrilor i proteciei sociale, care s genereze baze de date compatibile din 229

punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce impune introducerea manual a datelor n ofturile distribuite de entitile respective. Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre entitile responsabile cu asigurrile i protecia social. Inexistena unui control asupra declaraiilor ntocmite i raportate de entitate efectuat de o persoan cu pregtire profesional de specialitate din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Consecine: Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat aferent lunii noiembrie 2008, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic implementat. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale. II. 2.9. Contabilitatea rezultatelor inventarierii Echipa de auditori interni prin evaluri indirecte apreciaz faptul c personalul de execuie implicat n conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii nu cunoate procedurile i monografia de lucru. Din analiza efectuat de echipa de auditori interni a rezultat c nu s-au respectat o serie de prevederi ale cadrului normativ n vigoare, motiv pentru care au fost ntocmite formulare de constatare corespunztoare, pe care le prezentm n continuare. II.2.9.1. Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv. Constatare: Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2008, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. n prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. 230

n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr. 1753 /2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Cauze: Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii. Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz acest domeniu. Consecine: Situaiile financiare ale anului 2008, elaborate pe baza Balanei de verificare, la data de 31 decembrie 2008, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2008, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii.Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate. Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 2.7.1 care a fost naintat managementului entitii n vederea lurii msurilor care se impun cu privire la debitorii entitii auditate. II. 2.10. ntocmirea balanelor de verificare Auditorii interni, pe baza testrilor efectuate (Test nr. 2.8.1. i Lista de control nr. 2.8.1.) au constatat existena unui sistem informatic integrat, la nivelul entitii, pentru elaborarea balanei de verificare. Acest sistem realizeaz prelucrarea automat a datele preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale, n conformitate cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiarcontabile i ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, ct i ale OMFP nr. 1917/2008 pentru organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. De asemenea, s-a constatat respectarea principiului intangibilitii respectiv bilanul de deschidere al exerciiului curent corespunde cu bilanul de nchidere al exerciiului financiar precedent.

II. 2.11. Evidena tehnic-operativ

231

Din observarea direct efectuat pe teren i din testrile efectuate de echipa de auditori interni a rezultat c sistemul de control privind evidena tehnic-operativ este funcional. Totui, echipa de auditori interni a constatat unele disfuncionaliti privind evidena formularelor cu regim special, prezentat n continuare. II. 2.11.1 Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor financiar-contabile., pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.9.1. Constatare: Echipa de auditori interni au constatat c la nivelul entitii nu este asigurat un regim intern de numerotare i gestionare al facturilor n conformitate cu prevederile OMFP nr. 2226 /2006 privind utilizarea unor formulare financiar - contabile de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat. Completarea documentelor financiar-contabile, care stau la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate, nu se realizeaz n conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal. Spre exemplu, n cazul facturilor nr. 154 i 511, nu s-a completat adresa cumprtorului. Cauze: Inexistena unei proceduri scrise i formalizate de stabilire i/sau alocare de numere prin care s se menioneze, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul de la care se emite prima factur. Persoana responsabil cu emiterea documentelor financiar contabile care stau la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate, avnd ca sarcini de serviciu si evidena operaiunilor derulate prin banc, datorit lipsei de timp, nu a completat n documentul Factur adresa cumprtorului. Persoana responsabil cu urmrirea modului de utilizare a documentelor financiar - contabile din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern nu a efectuat un control periodic asupra modului de completare al acestora . Consecine: Documentul factur nu este utilizat n conformitate cu prevederile legale, nepermind o identificare i control permanent asupra clienilor entitii. Exist posibilitatea de emitere a unor documente financiar-contabile care s nu fie nregistrate n contabilitate. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind stabilirea i/sau alocarea numelor de facturi. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora. Determinarea anual a necesarului de documente financiar contabile i a numrului de la care se va emite primul document. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor financiar-contabile pe baza crora se nregistreaz veniturile n contabilitate. II. 3. Conducerea activitii financiare Din evalurile efectuate de echipa de auditori interni a rezultat c sistemul de control al activitii de plat i ncasare este organizat i funcioneaz.

232

II. 3.12. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor Testarea pe teren de ctre echipa de auditori a activitii de plat a furnizorilor a condus la constatarea unor disfunciuni prezentate n continuare. II. 3.12.1. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 3.2.1. Constatare: Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. Cauze: Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele ncheiate. Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Consecine: Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de achiziii. Lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei Buget i Contabilitate Intern. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise. II. 3.13. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului Echipa de auditori interni, din evaluri indirecte, a constatat inexistena unor proceduri scrise i formalizate privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor, care au facilitat apariia unor nereguli. 233

n acelai timp, din testrile efectuate au constatat o serie de disfuncionaliti, prezentate n continuare. II.3.13.1 Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5 pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 3.3.1. Constatare: Auditorii interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la bugetul de stat i Declaraia 102 privind obligaiile de plat la bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. Cauze: Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5, soft care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice. Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. Consecine: Declaraia 100 privind obligaiile de plat la din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la bugetul de stat i Declaraia 102 privind obligaiile de plat la bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale aferente lunii noiembrie 2008, conin date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale. II. 4. Elaborarea situaiilor financiare Echipa de auditori interni apreciaz activitatea de elaborare a situaiilor financiare ca fiind funcional deoarece, la nivelul entitii, exist un sistem informatic integrat care furnizeaz informaiile necesare ntr-un format electronic compatibil cu structura programului informatic, pentru ntocmirea situaiilor financiare anuale, furnizat de MFP. 234

II. 4.14. Activitatea premergtoare elaborrii situaiilor financiare n baza testrilor efectuate(Test nr. 4.2.1. i Lista de control nr. 4.2.1.) s-a constatat c la nivelul entitii au fost efectuate operaiunilor necesare pentru nchiderea n bune condiii a execuiei bugetare aferente anului 2008 n conformitate cu prevederile OMEF nr. 3647/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind nchiderea exerciiului bugetar al anului 2008. II. 4.15. Activitatea de stabilire a soldurilor conturilor sintetice i analitice Auditorii interni, pe baza testrilor efectuate (CCI nr. 4.3.1) au constatat c, la nivelul entitii au fost ntreprinse msurile necesare ca soldurile conturilor, care vor fi preluate n bilan, s reflecte situaia real a elementelor patrimoniale, stabilit pe baza inventarului. II. 4.16. ntocmirea bilanului contabil. Din evaluarea testrilor efectuate (Test nr. 4.4.1. i Lista de control nr.4.4.1.), echipa de auditori interni a constatat c sistemul de control privind elaborarea bilanului contabil funcioneaz prin respectarea Normelor metodologice de nchidere a bilanului contabil, elaborate de MFP. II. 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management II. 5.17. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil Auditorii interni, pe baza testrilor realizate n teren(Interviul nr. 5.2.1.) au constatat, pe de-o parte funcionalitatea sistemului de raportare ctre management, dar, pe de alt parte, au constatat inexistena un sistem de proceduri scrise i formalizate pentru aceast activitate. II.5.18. Analiza transmiterii informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale Echipa de auditori interni, prin evaluarea testrilor(CCI nr. 5.3.1.) asupra modului de organizare a activitii de transmitere a informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale, au constatat c acesta este organizat i funcioneaz, dar nu exist elaborate proceduri de lucru specifice. II. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv II. 6.19. Cadrul de reglementare a CFP Echipa de auditori interni, prin evaluarea testrilor asupra modului de organizare i exercitare a CFP a constatat c acesta este organizat i funcioneaz, dar nu exist elaborate proceduri de lucru specifice, n conformitate cu cadrul normativ n vigoare, pentru toate activitile entitii.

235

II. 6.16.1. Inexistena procedurilor specifice entitii pentru exercitarea CFP Constatare: La nivelul entitii exist proceduri scrise i formalizate, pentru exercitarea controlului financiar preventiv, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, dar acestea nu sunt particularizate, dezvoltate i actualizate n raport cu specificul entitii pentru fiecare operaiune, prin liste de verificare. Echipa de auditori a constatat lipsa unor exemple practice referitoare la modalitile de completare a formularelor i inexistena unor preocupri n domeniul actualizrii normelor metodologice proprii. Deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP nu cuprind perioadele de efectuare a controlului, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor. Cauze: Lipsa unui personal cu pregtire profesional adecvat n cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern care s aib ca sarcin de serviciu actualizarea sistematic a Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu. Nefuncionarea la nivelul entitii a controlului intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Inexistena unui sistem de comunicare permanent ntre Direcia de Buget i Contabilitate Intern din cadrul entitii i structurile economico-financiare de la nivelul ordonatorilor secundari i teriari de credite. Consecine: Exercitarea parial a controlului financiar preventiv la nivelul entitii, datorit dezvoltri incomplete a procedurilor pe specificul entitii. Recomandri: Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern.

236

Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru. II. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil Din analizele realizate pe baza testrilor efectuate privind sistemul informatic al activitii financiar-contabile rezult unele disfunciuni n componenta de securitate a sistemului informatic, prezentate n continuare. II. 7.20. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic Din observarea direct a programului de pregtire profesional a personalului de specialitate rezult c acesta s-a respectat i asigur necesitile de perfecionare ale personalului. II. 7.21. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic Din evaluarea indirect, echipa de auditori interni a stabilit c atribuiile persoanelor care au acces la sistemul informatic al activitii financiar-contabile sunt cuprinse n fiele posturilor. II. 7.22. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date(parole, programe antivirus etc.) Din analiza realizat de auditorii interni, pe baza testrilor efectuate s-a constatat o serie de nereguli privind sistemul de acces al bazelor de date, abordate n continuare. II. 7.22.1 Inexistena unui sistem de securitate privind sistemul informatic financiarcontabil pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 7.4. Constatare: Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic financiarcontabil de ctre persoane neautorizate. Cauze: Inexistena la nivelul entitii a unui responsabil care s detecteze accesul neautorizat la sistemul informatic financiar-contabil. Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil. Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Consecine: Posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate. Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor atacuri informaionale. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil. 237

Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor. II.7. 23. Administrarea arhivei electronice. Din evaluarea indirect, echipa de auditori interni au constatat c la nivelul entitii au fost ntreprinse msurile pentru crearea unei arhive electronice de siguran, care s cuprind toate elementele n form electronic i care s se actualizeze off-line. II. 8. Arhivarea documentelor financiar-contabile Echipa de auditori consider c sistemul de organizare a activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile se impune a fi revzut, pentru a asigura att accesul rapid la informaiile arhivate, ct i securitatea acestora. n acest sens, prezentm n continuare o serie de disfuncionaliti constatate de echipa de auditori. II.8.20. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile II.8.20.1. Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar contabile Constatare: Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1852/18.04.2009, prin care solicit o adeverin din care s reiese stagiul de cotizare, aferent anului 2008 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2008 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. Cauze: Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate. Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare. Consecine: n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2008 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general.

238

Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora. Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri. Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i Formularului de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 8.2.1, care a fost naintat managementului entitii n vederea stabilirii i lurii msurilor care se impun. III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora sau elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare. Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare Elaborarea situaiilor financiare Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Fiabilitatea sistemului informatic financiarcontabil Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile APRECIERE DE MBUNTIT X X X X

FUNCIONAL

CRITIC

6. 7. 8.

X X X

Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad 239

de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.

Data: 20. 10. 2009 Auditorii, tefnescu Ileana, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

240

SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2008 30.06.2009 i a fost efectuat, n perioada 17.07.2009 31.10.2009 de ctre auditorii interni tefnescu Ileana - auditor superior coordonator, Petrescu Maria - auditor superior i supervizat de Miulescu Ion - directorul Direciei de Audit Intern. Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 9 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare Elaborarea situaiilor financiare Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiarcontabile. APRECIERE DE MBUNTIT X X X X X X X X

FUNCIONAL

CRITIC

II. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare:

Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fr a fi completate coloanele referitoare la diferenele de evaluare de nregistrat.

241

Recomandare 1: Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate.

Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai
multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas. Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate, stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul Registrului de cas.

Constatare 3: Sumele nregistrate n contabilitate reprezentnd cheltuieli cu salariile personalului sunt diferite fa de totalul acestor cheltuieli reflectate n Statul de salarii.
Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul i pn n momentul nregistrrii acestora n contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicaii informatice, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern.

Constatare 4: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri.
Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora. De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului.

Constatare 5: La nivelul entitii nu exist elaborate i aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv.
Recomandare 5: Echipa de auditori consider necesar efectuarea unui inventarieri a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitii i elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitile specifice entitii. Echipa de auditori interni consider necesar constituirea de urgen a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern.

242

III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 91 de recomandri, aferente celor 9 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore.

Data: 21.10.2009

Auditorii, tefnescu Ileana, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

243

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt. DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a X procedurilor. 3. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile X disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal 4. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabilitate. 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. 6. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8 Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar 9 Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a X procedurilor 10 Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a X

31.03.2010 31.12.2009 31.12.2009

X X X X X

31.12.2009 31.12.2009 31.12.2009 31.12.2009 30.06.2010 31.12.2009 31.10.2010 244

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt.

DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL


Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

modului de valorificare a inventarelor 11 Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12 Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar

31.12.2010 X 31.12.2010 X 30.06.2010 31.10.2010 31.12.2010

Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor. 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. 15. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate, completarea documentelor necesare reflectrii n contabilitate a operaiunilor i nregistrarea n contabilitate a acestor operaiuni. 16. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. 17. Analiza necesitii implementrii unui program informatic pentru gestiunea i contabilitatea imobilizrilor i investiiilor. 18. Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Fiei de magazie. 19. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. 20. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea documentului Fiei de magazie. 21. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a persoanelor responsabile

31.12.2010 31.12.2009 31.03.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.12.2010 245

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL


Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare. Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI

31.12.2009 31.01.2010 31.07.2010 31.12.2009 31.01.2010 31.12.2009 X X X X X X X 31.07.2010 31.12.2009 31.01.2010 31.12.2009 246 31.12.2009 31.10.2009

X X X

30. 31. 32. 33.

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt.

DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL


Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

34. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 35. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 36. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat. 37. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 38. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 39. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru DBCI, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar 40. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 41. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 43. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI 44. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate 45. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 46. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem

31.12.2009 X X 31.12.2009 31.07.2010 X X X 31.12.2009 X X X X X X X 31.07.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.12.2009 31.07.2010 31.12.2009 247 31.12.2009 31.01.2010 31.12.2009

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt.

DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL


Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

47. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 48. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte 49. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 50. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 51. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul DBCI pentru aplicaia informatic care va fi implementat 52. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 53. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 54. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 55. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic

X X

31.01.2010 31.12.2009 31.12.2009

X 31.12.2009 X X X X X X 30.12.2009 31.07.2010 31.12.2009 31.03.2010 31.12.2009

248

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt.

DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL


Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

implementat 56. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 57. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii 58. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 59. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 60. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 61. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind stabilirea i/sau alocarea numerelor de facturi 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora

X X X X X X X

31.12.2009 31.07.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.12.2009 31.07.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.01.2010

63. Determinarea anual a necesarului de documente financiar-contabile i a X numrului de la care se va emite primul document. 64. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post X pentru personalul implicat n aceste activiti 65. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor financiar-contabile pe baza crora se nregistreaz veniturile n contabilitate. Obiectivul nr. 3. Conducerea activitii financiare 66. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii

31.01.2010 31.03.2010 249

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt.

DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL


Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

67. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 68. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 69. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI 70. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte 71. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 72. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 73. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri

X X X X X X X X

31.12.2009 31.01.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.12.2009

31.07.2010 31.12.2009 31.03.2010 31.12.2009

74. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 75. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, X realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat 76. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru X ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor Obiectivul nr. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv 77. Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului X financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu

31.12.2009 30.06.2010

250

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt.

DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL


Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

78.

79. 80.

81. 82. 83. 84.

prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv 31.10.2010 Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului X financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate 31.12.2009 Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru X actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv 31.12.2009 Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru X aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial X 31.12.2009 Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern X 31.01.2010 Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru Obiectivul nr. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil 31.07.2010 X Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil 31.12.2009 Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X X 31.12.2009 251

85. Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN Nr. crt.

DAPI Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL


Implementat Parial implementat Neimplementat

Data: Raport de audit nr. X/2009


Data planificat / Data implementrii

Recomandarea

86. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu X personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor Obiectivul nr. 8 Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile X 87. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile 88. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 89. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general 90. Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea X acestora 91. Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru X eventuale consultri

31.12.2009

31.07.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.03.2010 31.12.2009

Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii

Entitatea/structura auditat Direcia de Buget i Contabilitate Intern Data i semntura conductorului: Protopopescu Sorin Data i semntura auditorilor interni: Petrescu Maria, tefnescu Ileana 252

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009 ntocmit: Miulescu Ion Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului
Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile

Nr. crt.

Lucrarea

Rspunsul auditorilor

Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern
De acord De acord

1. 2.

Declaraia de independen Analiza riscurilor

De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare

3.

Analiza riscurilor

De acord

. . . n Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 2.7.1. De acord

. . . t

FIAP-ul nr. 8.2.1.

S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2008 i nu s-a ntocmit FCRI

S-a ntocmit FCRI nr. 8.2.1.

De acord

253

PROGRAMUL DE ASIGURARE I MBUNTIRE A CALITII eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

254

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008-30.06.2009 Perioada misiunii: 15.07.2009-31.10.2009 Auditor evaluat: tefnescu Ileana ntocmit: Miulescu Ion Bugetul de timp efectiv: 616 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat X

Luat la cunotin: Data: Bugetul de timp planificat: 624 ore 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X 255

Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n

Bugetul de timp efectiv: 616 ore conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: 624 ore 1 2 3 4 5 Observaii X X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

256

Entitatea Public Direcia de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008.-31.10.2009 Perioada misiunii: 15.07.2009-31.10.2009 ntocmit: Protopopescu Sorin, director Direcia Buget i Contabilitate Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i auditat 14. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional 1 2 Note 3 4 X X X X X X X X X X X X X 5 X Obs.

257

15.

16. 17. 18. 19.

Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandarilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandarilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Director Direcia Buget i Contabilitate Intern, Protopopescu Sorin Data: 31.10.2009 Luat la cunotin, auditori interni: tefnescu Ileana, Petrescu Maria Data: 31.10.2009

258