CURS

CUPRINS
Cap.1 : Notiuni introductive;
Cap.2: Ciclul de viata al unui proiect;
Cap.3: Definirea sau conceptia proiectului;
Cap. 4: Planificarea proiectului;
Cap. 5: Implementarea proiectului;
Cap. 6: Managementul riscului;
Cap. 7: Managementul resurselor umane;
Cap. 8: Evaluarea si monitorizarea proiectului.
CE ESTE UN PROIECT?
UN PROIECT REPREZINTA:
activitati
obiective
timp
buget stabilit.
CARACTERISTICILE UNUI PROIECT
Timp limitat;
Echipa de proiect;
Obiective precise, clar formulate;
Rezultate concrete, masurabile, unice;
Plan riguros;
Activitati interdependente, interconditionate;
Resurse limitate;
Schimbare;
Riscuri;
Metodologie specifica;
Strategie de dezvoltare.
Un proiect poate fi definit ca o serie de actiuni
ce urmaresc sa obtina , pana la un termen dat,
un rezultat care a fost definit in prealabil;
Administrarea proiectului presupune
combinarea resurselor pentru a ajunge, la timp,
la rezultatul dorit, fara sa depaseasca bugetul;
Orice proiect trebuie sa
plece de la o idee si
trebuie stabilta o
strategie pentru a
obtine rezultatul dorit
De asemenea, trebuie luate in
considerare riscurile ce pot
aparea si calculate cheltuielile
pentru realizarea proiectului
proiect care nu merge vs. proiect de succes
ORICE PROIECT ARE UN SCOP
Scopul unui proiect este, in primul rand, de
a rezolva o problema, de a modifica in sens
pozitiv, situatia actuala care este una ce
afecteaza in mod negativ grupul tinta,
beneficiarii proiectului.
ORICE PROIECT SE ADRESEAZA
DIRECTI INDIRECTI
ORICE PROIECT CONSUMA RESURSE:
CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT
DEFINIRE/
CONCEPTIE
Analiza
problemei
Studiu de
fezabilitate
Analiza cost
beneficiu
Fixarea
scopului si a
obiectivelor
Compararea
variantelor
alternative
PLANIFICARE
Indentificarea
activitatilor
Stabilirea
timpului pentru
fiecare
activitate si a
costurilor
Determinarea
necesarului de
resurse umane
si stabilirea
niveluilui de
calitate
ORGANIZARE
Organizarea
echpei
Repartizarea
sarcinilor
IMPLEMENTARE
Emiterea
ordinelor de
schimbare
Analiza situatiei
proiectului
Raportare
asupra
proiectului
Revizuirea
bugetelor si a
planului
Asigurarea
calitatii
INCHEIERE
Obtinerea
acordului
clientului/
finantatorului
Intocmirea
documentatiei
Semnatura de
receptie/
raportare finala
Audit post
implementare
Evaluarea
calitatiii
Recrutarea personalului
Planificarea succesiunii activitatilor
Sustenabilitate
PRINCIPALELE FUNCTII ALE MANAGEMENTULUI
DE PROIECT
Conducere
Cine, ce
decide si
cand?
Planificare
Spre ce tintim
si de ce?
Organizare
Cine, ce este
implicat si de
ce?
Motivare
Ce ii determina
pe oamnei sa
dea ce e mai
bun?
Implemtare
Ce se
realizeaza
efectiv?
Control
Cine judeca
rezultatele si
dupa ce
standarde?
IMPORTANT !!!
Planificarea este inutila fara obiective clare;
Un lucru neplanificat nu poate fi realizat;
Implementarea devine o simpla executie aleatorie fara
planificare si organizare;
Controlul executiei aleatorii, fara planificare si organizare, nu
poate aplica decat in sens negativ si nu incurajeaza progresul;
iar conducerea devine doar o manifestare lipsita de obiect al
puterii.
DEFINIREA SAU CONCEPTIA PROIECTULUI
Primul pas.IDENTIFICAREA PROBLEMELOR
Cine sunt oamenii
care au problema?
Unde sunt oamenii?
Cand apare problema?
Ce problema apare?
De ce apare problema?
Ce dovezi concrete pot fi aduse?
Care sunt consecintele
nerezolvarii problemei?
Pasul 2 PRIORITIZARE PROBLEMEI
Pasul 3 ANALIZA CAUZELOR SI EFECTELOR PROBLEMEI
Pasul 4 EXPUNEREA / JUSTIFICAREA PROBLEMEI
ANALIZA SWOT
Analiza SWOT este un instrument de
analiza strategica,flexibil si usor de
aplicat pe care o institutie il foloseste
pentru indentificarea celei mai potrivite
directii de actiune
Puncte tari
Puncte slabe
Oportunitati
Amenintari
Factori INTERNI
Factori EXTERNI
MICROMEDIUL ANALIZA PUNCTELOR FORTE SI PUNCTELOR SLABE
1. Capacitatea comerciala: - reputatia firmei;
- cota de piata a firmei;
- calitatea serviciilor;
- eficienta politicilor de pret, etc
2. Capacitatea financiara: - costul/ disponibilitatea capitalulul;
- fluxul financiar;
- stabilitatea financiara, etc
3. Capacitatea productiva: - mijloace;
- forta de munca calificata;
- aptitudini tehnice, etc
4. Capacitatea organizatorica : - conducere vizionara;
- salariati implicati;
- capacitate de orientare, etc
MACROMEDIUL- ANALIZA OPORTUNITATILOR SI AMENINTARILOR
Analiza oportunitatilor :
Dezvoltarea sectorului;
Lipsa unor organizatii/ firme
concurente;
Tendintele actuale benefice;
Dezvoltarea tehnologiei;
Influentele globale;
Legislatie favorabila;
Surse de finantare pentru
domeniul vizat.
Analiza amenintarilor:
Efecte politice;
Efecte/ prevederi legislative;
Efecte ale mediului;
Competitie puternica;
Cererea;
Dezvoltarea;
Lipsa surselor de finantare
SCOPUL PROIECTULUI
Scopul proiectului este raspunsul direct la
problema identificata, el arata o situatie
pozitiva, ameliorata a problemei, ca urmare a
proiectului propus.
P r o b l e m a
Scopul
Recomandari privind formularea scopului:
sa contina un verb la forma conjuctiva: sa realizezesau un
substantiv verbal: realizarea;
enuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis;
nu trebuie folosita conjuntia si pentru a desparti doua propozitii;
nu trebuie utilizat cuvantul prin.
OBIECTIVELE PROIECTULUI
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie
obtinut in efortul de atingere a scopului
proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei.
Stadiul actual al situatiei
(Problema)
Stadiul final la care se doreste
sa se ajunga
(Scopul proiectului atins)
PROIECT
Obiectiv 1 Obiectiv 2 Obiectiv 3
Obiectiv 4
UN OBIECTIV TREBUIE SA FIE SMART !!!
S = specific
M = masurabil
A = abordabil
R = realist
T = incadrat in timp
TEHNICA DE SCRIERE A OBIECTIVELOR IN 7 PASI
1. Determinarea rezultatelor;
2. Determinarea indicatorilor de performanta;
3. Determinarea standardelor de performanta;
4. Determinarea timpului necesar;
5. Determinarea costurilor necesare;
6. Scrierea obiectivelor;
7. Evaluarea obiectivelor.
EXEMPLU OBIECTIV SPECIFIC
Sa creasca gradul de integrare in
munca al somerilor din Bucuresti cu
30% fata de numarul actual, in sase
luni, cu un cost total aproximativ
200000 de lei.
OBIECTIVELE GENERALE ALE PROIECTULUI
se refera la obiective pe scara mai larga, de interes general.
obiectivele specifice
cauzelor problemei
obiectivele generale
efectele problemei
EXEMPLU OBIECTIV GENERAL
Imbunatatirea drumurilor nationale din
Regiunea Sud- Muntenia
ACTIVITATILE PROIECTULUI
Urmatorul pas in formularea proiectului il reprezinta
stabilirea si formularea activitatilor;
ACTIVITATEA este un mijloc de a atinge un obiectiv
Enuntarea fiecarei activitati in parte (doar cele
esentiale);
Specificare responsabilului activitatii respective;
Specificare resurselor de care este nevoie (personal,
echipament, timp);
Descrierea secventelor in timp si modul cum se
interfereaza activitatile
In momentul in care stabilim si formulam activitatile,
trebuie sa ne asiguram de:
Ce resurse sunt
necesare pentru
indeplinirea fiecarei
sarcini?
Ce sarcini trebuie
indeplinite in cadrul
fiecarei actiuni?
Ce anume aveti de
facut pentru atingerea
obiectivului?
Cum se vor selecta
participantii?
identificati actiunile
ce trebuie intreprinse
indentificati
secventele in timp
identificati sub-activitatile
ce trebuie intreprinse
identificati daca aveti
oamenii necesari pentru
ducerea activitatilor la
bun sfarsit
Planificarea activitatilor este parte integrata a
managementului de proiect
Resursele specificate la sectiunea activitati trebuie sa corespunda cu
resursele cerute in buget;
Fiecare resursa mentionata (personal, echipament, etc.) va trebui
tradusa in bani si regasita in buget;
Explicati motivele care v-au facut sa alegeti metodele pe care le-ati
intreprins;
Aveti grija sa mentionati toate activitatile relevante si realiste pentru
indeplinirea obiectivelor si pentru nevoile grupului tinta;
PLANIFICAREA PROIECTULUI
Ce trebuie facut?
Unde trebuie facut?
De catre cine
trebuie facut?
Cum trebuie facut?
Cu ce resurse
trebuie facut?
Cand trebuie facut?
Intr-un proiect planificam mai multe elemente: activitatile, resursele, timpul, etc.
PLANIFICAREA ACTIVITATILOR
cea mai simpla cale este aceea de a urmari pasii de mai jos:
1. Decideti strategia optima si activitatile pe care le implica fiecare obiect al proiectului;
2. Intocmiti o lista a tuturor activitatilor proiectului;
3. Impartiti activitatile in sub-activitati si sarcini realizabile;
4. Stabiliti activitatile critice;
5. Pentru fiecare activitate, estimati durata si resursele necesare;
6. Clarificati secventa si dependenta;
7. E momentul sa evaluati dependenta activitatilor de resurse;
8. Stabiliti termenul pentru fiecare sarcina;
9. Alcatuiti agenda activitatilor principale;
10. Utilizati repere;
11. Stabiliti drumul critic;
12. Definiti experienta in cadrul echipei;
13. Alocati sarcini in cadrul echipei
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
Instrument de planificare a activitatilor;
Munca ce trebuie depusa pentru un proiect sub
forma de activitati;
O aranjare in structura ierarhica;
Obiectiv 1: Activitate 1.1
Activitate 1.2
Activitate 1.3
Obiectiv 2: Activitate 2.1
Activitate 2.2
Activitate 2.3
Obiectiv 3: Activitate 3.1
Activitate 3.2
Activitate 3.3
SCOP
OBIECTIV 1 OBIECTIV 2 OBIECTIV 3
Activitate 2.1 Activitate 2.1 Activitate 2.1
Subactivitate 2.2.1 Subactivitate 2.2.2 Subactivitate 2.2.3
Sarcina 2.2.3.1 Sarcina 2.2.3.1 Sarcina 2.2.3.1
MODEL Work Breakdown Structure
DIAGRAMA SAU GRAFICUL GANTT
stabileste planificarea in timp a
fiecarei activitati si responsabilul
pentru fiecare din acestea;
exprima la scara timpului, prin linii orizontale, durata
activitatii, si prin linii intrerupte rezervele de timp;
ofera informatii bogate si extremde sugestiv prezentate ,
privind desfasurarea lucrarilor, precumsi o serie de informatii
derivate, privind esalonarea resurselor.
PENTRU TRASAREA GRAFICULUI GANTT SE PROCEDEAZA ASTFEL:
Pasul 1: se ordoneaza activitatile proiectului crescator;
Pasul 2: se reprezinta activitatile prin bare orizontale de
lungimi egale cu duratele activitatilor, fiecare bara incepand de
la momentul de incepere al activitatii corespunzatoare;
Pasul 3: se marcheaza fiecare activitate prin simbolul asociat
sau prin numerele de ordine ale evenimentelor de la extremitati
deasupra barei corespunzatoare;
Pasul 4: rezerva totala de timp se figureaza cu linie intrerupta,
adiacent cu durata activitatii, dupa sau inainte;
Pasul 5: pe fiecare linie orizontala se obisnuieste sa se figureza
o singura activitate, iar aceasta sa fie imprimata de sus in jos si
de la stanga la dreapta.
EXEMPLU GRAFIC GANTT:
TIMP L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 L10 L11 L12
A 1.1
A 1.2
A 1.3
A 2.1
A 2.2
A 2.3
A 3.1
A 3.2
A 3.3
PLANIFICAREA RESURSELOR
PROIECTULUI
PLANIFICAREA RESURSELOR UMANE
Pentru selectarea unei echipe sunt necesari cativa pasi:
Stabilirea si descrierea activitatilor pentru fiecare obiectiv al
proiectului;
Stabilirea sarcinilor care trebuie realizate in cadrul fiecarei
activitati;
Stabilirea competentelor pe care cei care vor implementa
activitatile trebuie sa le aiba;
Transformarea sarcinilor in responsabilitati;
Intocmirea fiselor de post pe baza responsabilitatilor ce trebuie
acoperite si a compententelor necesare;
Selectarea propriu-zisa a membrilor echipei.
BUGETUL PROIECTULUI RESURSE FINANCIARE
Bugetul reprezinta acea parte a proiectului
care ofera o imagine de ansamblu asupra
resurselor financiare necesare in
implementarea planului de lucru.
Bugetul trebuie sa reflecte
resursele reale estimate pentru
activitatile desfasurate in
proiect!!!
NU PUTEM BUGETA NICIO RESURSA CARE NU SE
REGASESTE IN PLANIFICAREA ANTERIOARA
! !
REALIZAREA BUGETULUI - ETAPE
Planificarea activitatilor proiectului;
Alocarea resurselor materiale, umane si de timp pentru fiecare in parte
Gruparea resurselor pe categorii (ex. Consumabile, transport, etc.)
Planificarea cheltuielilor legate de sediul organizatiei sau companiei care
va derula proiectul;
Estimarea costurilor pentru fiecare categorie in parte;
Calcularea costurilor totale;
Supunerea bugetului spre aprobare;
Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta in timpul
implementarii a cheltuielilor realizate efectiv comparativ cu bugetul;
Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.
CATEGORII DE COSTURI
COSTURI DE PERSONAL
COSTURI DE TRANSPORT
COSTURI LEGATE DE ECHIPAMENTE BUNURI
COSTURI DIRECTE LEGATE DE PROIECT
COSTURI INDIRECTE LEGATE DE PROIECT (7% )
ALTE TIPURI DE COSTURI (constructii, servicii,
costuri neprevazute 5%)
FLUXUL DE NUMERAR (CASH-FLOW)
Scopul realizarii fluxului de numerar este
acela de a compara incasarile
organizatiei cu platile efectuate intr-o
perioada determianta.
Datele furnizate de situatia fluxului de numerar, trebuie
sa dea posibilitatea utilizatorului sa indentifice:
Capacitatea organizatiei de a genera in viitor numerar net din
incasari, capabil sa acopere plata obligatiilor financiare;
Necesitatea de finantare externa a organizatiei sau a
companiei;
Categorie de
cheltuieli
Unitate Numar de
unitati
Cost unitate Costuri
Resurse umane:
Coordonator proiect
2 asistenti sociali
Luna
Luna
12 luni
5 luni
200 euro
150* 2 euro
2400 euro
1500 euro
Transport:
Deplasari de la x y
(autobuz)
Transport 15
persoane
Luna
Persoane
2 luni
15 persoane
20*2 euro
30 euro
40 euro
450 euro
Echipament:
Imprimanta Bucati 1 bucata 1500 euro 1500 euro
Costuri directe:
Consumabile luna 10 luni 20 euro 200 euro
TOTAL EURO
Bugetul proiectului reprezinta
totalitatea nevoilor si
disponibilitatilor financiare pentru
proiectul respectiv.
IMPLEMENTAREA PROIECTULUI
Aceasta faza din ciclul de viata al unui proiect
este cea in care punem, efectiv, in practica
ceea ce am formulat si planificat anterior.
Implementand un proiect ne vom raporta in permanenta la ceea
ce am stabilit in fazele anterioare:
1. Indeplinirea obiectivelor;
2. Organizarea resurselor;
3. Luarea deciziilor si implementarea lor;
4. Mentinerea legaturii cu furnizorul;
5. Monitorizarea activitatilor;
6. Intocmirea rapoartelor intermediare si a raportului final;
7. Comunicarea cu partenerii;
8. Coordonarea echipei de proiect;
9. Delegarea responsabilitatilor;
10. Monitorizarea riscurilor indentificate.
MANAGEMENTUL RISCULUI
Riscul este o dimensiune inerenta oricarei
activitati umane. El se manifesta
continuu, in diferite forme si sub diferite
aspecte.
RISCUL APARE ATUNCI CAND:
Un eveniment se produce sigur, dar rezultatul
acestuia e nesigur;
Efectul unui eveniment este cunoscut, dar
aparitia evenimentului este nesigura;
Atat evenimentul cat si efectul acestuia sunt
incerte,
RISCURI INTERNE FRAUDE SAU
GRESELI MANAGERIALE
RISCURILE EXTERNE EVENIMENTE
EXTERNE CARE VOR AFECTA PROIECTUL
Lipsa unor proceduri scrise si
formalizate;
Autoritatea in organizatie este
atribuita unor persoane
nepotrivite;
Lipsa raporturilor catre manageri;
Personalul nu are calificarea
necesara;
Existenta unei culturi
organiaztionale gresite;
Conflicte existente intre angajati
Retragerea unor finantatori din
tara;
Incendii, inundatii, sau alte
calamitati naturala;
Schimbari in politica nationala;
Schimbari ale legislatiei;
Crize economice nationale
METODE DE INDENTIFICARE A RISCULUI
Intocmirea unor liste de control;
Analiza documentelor disponibile in arhiva
firmei;
Utilizarea experientei personalului direct
productiv;
Identificarea riscurilor impuse din exterior.
METODE DE ANALIZA A RISCULUI
Obiectivele principale ale analizelor constau in:
Identificarea si clasificarea pericolelor
potentiale, a zonelor cu risc si a logisticii ce
poate afecta critic siguranta oamenilor, a
proprietatii mediului;
Identificarea procedurilor de functionare si/sau
mentenanta care pot afecta critic echilibrul
firmei
BRAINSTORMING -UL
Metoda ajuta la eliminarea inhibitiei de exprimare a unor idei
controversate prin stimularea creativitatii si punctelor de vedere novatoare
si nonconformiste.
Motoda implica colectarea a cat mai multor idei distincte, clasificarea si
organizarea lor pentru a elimina eventualele redundante intre ideile
exprimate si, optional, evaluarea si prioritizarea lor.
Strategiile cele mai utilizate de reducere a
riscului sunt:
Acceptarea riscurilor;
Evitarea riscurilor;
Monitorizarea riscurilor si pregatirea planului pentru
situatiile imprevizibile;
Transferul riscurilor;
Reducerea sistematica a riscurilor.
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
Ca manageri de proiect este foarte important sa
facem, in primul rand, echipa sa mearga.
Exista o serie de etape prin care trece o echipa:
Formare sau Forming;
Furtuna sau Storming;
Normare sau Norming;
Lucrul efectiv sau Preforming
MOTIVAREA
Implinire
profesionala
Recunoastere
Dragoste
Fiziologice
Siguranta
Piramida
nevoilor Maslow
Motivarea este procesul prin
care oamenii adopta un
anume comportament in
vederea atingerii unor
scopuri personale
RECOMPENSAREA PERFORMANTEI
FINANCIARA NON-FINANCIARA
Salarizare;
Prime;
Promovari;
Instruire.
Aprecierea calitatii activitatii;
Acordarea unor premii in
cadrul formal;
Mentionarea in publicatiile
organizatiei;
Munca variata, interesanta;
Indatoriri importante;
Implicarea in luarea
deciziilor.
Elemente specifice resurselor umane pe care un manager de
proiect trebuie sa le cunoasca:
ANALIZA POSTULUI procesul prin care se determina sarcinile si
abilitatile necesare pentru un anume post si ce fel de persoana
trebuie sa-l ocupe;
FISA POSTULUI enumerarea principalelor sarcini,
responsabilitati, relatii de lucru si conditii de lucru;
SPECIFICATIILE POSTULUI enumerarea cerintelor pentru
ocuparea postului (educatie, abilitati, trasaturi de
personalitate)
Succesul muncii in echipa:
Legat de echipa de proiect, unul din fatorii
care determina succesul proiectului este
coeziunea echipei si satisfactia membrilor ei.
OBSTACOLE CARE POT INTERVENI IN
CALEA PERFORMANTEI ECHIPEI DE
PROIECT
Valori culturale;
Abordari individuale;
Stiluri diferite;
Politica;
Lipsa directiilor strategice;
Lipsa unor obiective clare
pentru performanta;
Lipsa trainingului
Elementele unei comunicari eficiente in echipa:
Formularea concisa si precisa a mesajului pentru a fi inteles
usor si integral;
Transmiterea rapida si nederformata a mesajului;
Utilizarea unui limbaj comun de catre emitator si receptor;
Simplificarea si decongestionarea canalelor de comunicare;
Asigurarea flexibilitatii si a adaptalitatii sistemului de
comunicare pentru a putea fi utilizat in orice situatie.
EVALUAREA SI MONITORIZAREA PROIECTULUI
MONITORIZAREA PROIECTULUI
Monitorizarea este procesul de colectare
sistematica si analizare a informatiilor cu
privire la activitatile proiectului.
Monitorizand putem sti in orice moment ce se
intampla in cadrul proiectului pe care il
coordonam .
CE MONITORIZAM IN CADRUL UNUI PROIECT?
Resursele utilizate in cadrul proiectului;
Activitatile planificate;
Modul in care este condus proiectul, ce decizii
sunt luate, cine este implicat si cine nu este
implicat in luarea deciziilor.
EVALUAREA PROIECTULUI
Reprezinta procesul de masurare a gradului de
atingere a obiectivelor propuse.
Este o unealta de apreciere care masoara in
mod global, rezultatele, obiectivele si
impactulul proiectului;
Asigura date pentru proiecte similare in viitor.
Raportul de evaluare trebuie sa cuprinda:
Obiectivele avute in vedere;
Scurta informare cu privire la necesitatea atingerii acelor
obiective;
Ce anume informatii si date au fost colectate si cum au fost ele
colectate si analizate;
Ce demonstreaza informatiile colectate;
Cum a fost facuta evaluarea si cine a fost implicat;
Daca au fost obiectivele fixate de la inceput;
Ce alte rezultate au fost atinse;
Ce recomandari se fac pe viitor?
Evaluarea se concentreaza asupra a patru
aspecte importante:
1. Resurse investite;
2. Activitati desfasurate;
3. Rezultate obtinute;
4. Beneficii realizate
CONTROLUL PROIECTULUI
este o metoda de analiza permanenta sau periodica
a unei activitati, a unei situatii etc., pentru a urmari
mersul ei si pentru a lua masuri de corectare sau de
imbunatatire;
Un mod de a controla un proiect este acela ca fiecare
membru al echipei sa detina controlul asupra
propriilor activitati.