1. Introducere Monitorizarea "i evaluarea sunt componente cheie ale procesului de planificare strategic!, pentru c! n timp ce procesul de planificare ajut! la identificarea obiectivelor de atins "i a activit!#ilor de realizat, procesul de monitorizare "i evaluare ne ajut! n a identifica dac! implementarea este corespunz!toare "i rezultatele sunt satisf!c!toare pentru atingerea obiectivelor propuse prin planificare. Din aceast! cauz! monitorizarea "i evaluarea trebuie s! fie procese de m!surare a performan#elor "i o surs! important! de informare pentru procesul de actualizare/revizuire din activitatea de planificare.
n cele ce urmeaz! vom parcurge cteva aspecte generale privind procesul de monitorizare "i de alc!tuire a rapoartelor n leg!tur! cu acesta cu propuneri de feedback "i informare n ciclul de planificare urm!rind de fapt asigurarea contribu#iei pentru activitatea periodic! de revizuire/ mbun!t!#ire a planurilor de ac#iune pentru nv!#!mnt. In general, procesele de monitorizare "i de raportare sunt responsabilit!#i ale unui management eficient n leg!tur! cu un plan/program "i implic!, activit!#i de colectare, analiz! "i utilizare a informa#iilor n leg!tur! cu progresul fizic "i cu modul n care sunt atinse rezultatele planificate.
In mod evident procesul de monitorizare "i de raportare contribuie la : identificarea succesului "i a problemelor din procesul de implementare sprijin! procesul de luare a deciziilor informate pentru corecta implementare constientizarea planului n rndul factorilor interesa#i "i participarea acestora evaluarea realizarilor planului/programului "i auditul activit!#ilor "i resurselor.
Anumite elemente s-au identificat nc! de la faza de elaborare a planurilor ca fiind exterm de importante n acest a"a numit ciclu al planific!rii : Stabilirea unor obiective m!surabile clare, inclusiv crearea bazei de informa#ii necesar! m!sur!rii progresului n atingerea acestor obiective; "i Monitorizarea periodic! a progresului raportat la #intele agreate
Figura de mai jos ne aduce aminte de procesul continuu al ciclului de planificare dar n afara faptului c! vizualiza ideile de baz! ale procesului cu caracter permanent de planificare, pune la locul lor, din punct de vedere al importan#ei acestora n procesul general de planificare strategic!, procesele privind monitorizarea "i evaluarea. Ciclul de planificare este proiectat ca model dinamic n care completarea unei sec#iuni corespunde debutului urm!toarei. Putem gndi c! repetarea ciclului de planificare n implementare ia forma unei spirale ascendente al c!rei punct de convergen#! este scopul final, fiecare ciclu apropiindu-se de acest scop, ntr-o m!sur! mai mare dect anteriorul. Aceast! abordare se bazeaz! pe n#elegerea faptului c! abilit!#ile "i cuno"tin#ele noastre sunt ntotdeauna limitate, dar se mbun!t!#esc pe m!sur! ce avans!m. Adeseori, informa#iile cheie sunt necunoscute sau nu pot fi aflate ini#ial dar, dup! un timp, beneficiind "i de noi cuno"tin#e "i abilit!#i ajungem la faza n care definirea scopurilor se face ct mai aproape de un model ideal.
3
Prezentul Ghid ncearc! s! #in! cont "i s! sensibilizeze factorii interesa#i n leg!tur! cu importan#a proceselor de monitorizare "i evaluare pentru procesul de mbun!t!#ire continu! a planurilor pentru nv!#!mnt. Prezentul document nu are rol de manual (care ar putea fi prea lung "i dincolo de obiectivele propuse) ci mai degrab! o s! ncerc!m s! punem la dispozi#ia Consor#iilor regionale (CR) , respectiv a Comitetelor Locale de Dezvoltare a Parteneriatelor Sociale pentru Formarea Profesionanl! (CLDPS) cteva sugestii metodologice privind monotorizarea PRAI, PLAI, PAS
2. Sisteme de Monitorizare
Monitorizarea este m!surarea sistematic! "i continu! a progresului n implementarea planului n timp. Este un instrument de management de baz! "i universal pentru a identifica punctele tari "i slabe ntr-un plan/program. Are ca scop s! ajute pe to#i cei implica#i s! fac! decizii potrivite "i la timp, decizii care vor contribui la cre"terea calit!#ii "i la succesul planului/programului.
In general procesul de monitorizare utilizeaz! o larg! varietate de tehnici "i metode "i se aplic! managementului de resurse, de rezultate, a pocesului de implementare "i a progresului programului de activit!#i respectiv a modului n care acestea sunt realizate.
Tipul informa#ilor necesare pentru monitorizarea planului/programului se pot grupa n cinci categorii mai largi: 1. Rezultate (results) ale activit!#ilor "i a ie"irilor/efectelor procesului (outputs) 2. Intr!rile (inputs) de resurse n program 3. Progresul planului fa#! de obiective "i planurile opera#ionale 4. Modul n care planul este manageriat "i modul de lucru 5. Schimb!ri n cadrul grupurilor #int! Monitorizarea se poate realiza la 2 niveluri distincte : Monitorizarea Procesului Aceasta urm!re"te modul n care sunt utilizate resursele, progresul activit!#ilor "i modul n care acestea sunt realizate. Presupune :
Revizuirea "i planificarea implement!rii n mod permanent Evaluarea modului n care sunt realizate activit!#ile fa#! de planificare Identificarea "i solu#ionarea problemelor
4 Construc#ie n zona punctelor tari Analiza metodelor utilizate n implementare "i dac! acestea sunt cele mai bune alternative n atingerea obiectivelor.
Monitorizare Impact - Care urmare"te progresul realizat n atingerea indicatorilor de performan#! "i a impactului pe care planul/programul l are asupra grupurilor #int!. Presupune : Progresul spre atingerea obiectivelor care este m!surat continuu Modificarea de activit!#i ca raspuns la schimb!rile condi#iilor de implementare f!r! a afecta atingerea obiectivelor ini#iale Poate identifica nevoia de a schimba unele obiective Poate identifica nevoia de continuare a unor cercet!ri Poate verifica anumite presupuneri-supozi#ii de implementare stabilite ini#ial
Sistemul de monitorizare este de fapt un mod n care sunt colectate informa#iile n leg!tur! cu progresul planului/programului. Nu este o simpl! metod! de colectare date ci "i un instrument de luare a deciziilor privind managementul "i fluxul de comunicare dintre factorii responsabili "i ntre to#i actorii implica#i.
Componentele esen#iale ale unui sistem de monitorizare sunt :
Selec#ia indicatorilor pentru fiecare plan/program Un mod de colectare a datelor in leg!tur! cu indicatorii Analiza datelor Prezentarea informa#iilor ntr-un format corespunzator Utilizarea informa#iilor pentru mbun!t!#irea activit!#ilor
Monitorizarea urm!re"te "i nregistreaz! informa#iile "i n toate planurile sau programele se asteapt! ca procesul de monitorizare s! asigure controlul de calitate "i s! asigure informarea din perspectiva procedurilor impuse n implementarea planului/ programului. S-ar putea ca prin necesitatea acces!rii de informa#ii calitative s! ne apropiem de un proces de evaluare care nu este echivalent cu monitorizarea. n practic! cele dou! pocese sunt de obicei considerate mpreun! dar facem men#iunea c! totu"i evaluarea poate avea un scop mai larg dect cel al monitorizarii, pentru c! poate avea n vedere procesele, produsele "i ie"irile care sunt mai dificil de m!surat din punct de vedere cantitativ (impun cercet!ri de ordin calitativ). Evaluarea utilizeaz! datele de monitorizare pentru a r!spunde la ntreb!ri n leg!tur! cu ce s-a ntmplat, cum s-a ntmplat, de ce s-a ntmplat "i dac! "i-a atins sau nu scopurile propuse ini#ial. In unele cazuri, evaluarea se poate baza n ntregime pe datele statistice colectate n scopuri de monitorizare, dar n alte cazuri prin evaluare este nevoie s! se ridice noi ntreb!ri cu caracter calitativ (altele dect acelea propuse pentru monitorizare). De ex., prezen#a rezultatelor de nv!#are de tip 'soft' (greu de identificat din punct de vedere cantitativ cum ar fi cre"terea ncrederii n sine, mai ales cnd grupul #inta este exclus din punct de vedere social), sau relevan#a resurselor de nv!#are ale unui sector dat "i evaluat de un expert n domeniu, sunt rezultate importante "i necesare dar care nu pot fi m!surate u"or prin m!suri de monitorizare cantitative.
n cele ce urmeaz! facem o simpl! men#iune a unui sistem de monitorizare alternativ ce se poate implementa atunci cnd analiza "i planificarea s-au realizat utiliznd procedeul cunoscut sub numele de Analiz!/Matrice-cadru logic, procedeu care este folosit n special n procesul de realizare a proiectelor. In aceasta metod! alternativ!, realiz!rile privind PRAI/PLAI ar trebui monitorizate prin m!surarea performan#elor ob#inute n procesul de implementare "i prin urm!rirea realiz!rii mecanismelor stabilite ini#ial n matrice. Aceasta implic! participarea activ! la toate mecanismele de monitorizare agreate, inclusiv n leg!tur! cu indicatorii de performan#! "i #intele stabilite.
5
Elementele prev!zute de matrice ar trebui, n acest caz, s! asigure cadrul general pentru realizarea raportului de monitorizare. Abordarea bazat! pe Analiza/Matricea Cadrul Logic este o metod! centrat! pe obiective, "i este sistematic!, organizat!, flexibil! "i utilizat! pe scar! larg!. Ofer! o metodologie pentru planificare, un cadru pentru monitorizare "i o baza de pornire pentru evaluare;
Un exemplu de Analiz!/Matricea Cadrul Logic este prezentat n cele ce urmeaz!: Objective "i Activit!#i Interven#ie Logic! Indicatori M!surabili Surse de Verificare Precondi!ii "i Riscuri Obiectiv General (Prioritatea) Rata de ocupare crescut! Rata de ocupare INS, AMIGO Scopul Proiectului (Obiectivul) Formarea absolven#ilor conform cererii PM Rata de ocupare a absolven#ilor Studii de urm!rire; Statistici bazate pe registre ale ANOFM; Situa#ie economic! Stabil!; Rezultate (Produs) Xx cursan#i forma#i pentru calificarea xx; Num!r de absolven#i n domeniile prioritare; Inspectorate $colare Jude#ene $colile sunt capabile s! se adapteze la schimb!ri conform cerin#elor Activit!#i Monitorizarea pie#ei muncii; Formare; nv!#are pe tot parcursul vie#ii; Intr!ri Costuri Angajatori capabili "i disponibili s! ofere informa#ii; Resurse disponibile pentru noile activit!#i TVET
Utilizarea metodei de analiz! "i planificare prin Matricea cadru logic are din punct de vedere tehnic urm!toarele avantaje care, n viitor, poate ar trebui considerate n procesul de elaborare PRAI/PLAI/PAS: Identific! mai u"or dac! obiectivele respect! principiile SMART, sunt specifice, m!surabile, realizabile, realiste, "i stabilite pentru limite de timp. Contribuie la definirea mai clar! "i corect! a indicatorilor. Identific! sursa de date pentru indicatori . Identific! n mod clar cadrul de ob#inere "i de verificare a surselor de informa#ii. Acoper! cu grupul de indicatori ale"i cerin#ele necesare procesului de management al informa#iilor att pe termen scurt ct "i pe termen lung (date de intrare "i de ie"ire ) "i pentru m!surarea performan#elor (rezultate "i impact). Realizeaz! o structur! a indicatorilor mai consistent! fa#! de modul n care este structurat bugetul pe cheltuieli . Realizeaz! o structur! a indicatorilor mai consistent! cu cerin#e procesului de monitorizare.
Trebuie mentionat faptul c! terminologia introdus! n tabelul 1 (de mai sus) n legatur! cu indicatorii, este pe deplin compatibil! cu abordarea privind matricea cadru logic care este la rndul ei frecvent utilizat! n planificare "i programe; "i-n cazul acesteia din urm! exist! o ierarhie similar! a obiectivelor.
La modul general : impact = obiective generale (pe termen lung general) rezultate = obiective specifice/imediate /scopul programului
Indicatoii sunt importan#i din dou! motive: (i) Ajut! prin faptul c! asigur! claritate procesului de planificare "i prin urmare procesului de implementare, monitorizare "i evaluare a activit!#ilor planificate.; (ii) In general ei reprezint! o cerin#! atunci cnd se apeleaza la finan#area unor proiecte rezultate din planuri "i legate de interven#iile la nivel regional "i local ale sectrului public.
Exista o terminologoie cheie n leg!tur! cu indicatorii men#ionat! n tabelul urm!tor:
Tabelul 1 Denumire Defini#ie pe scurt Exemplu
Indicator
Expresie in termeni m!surabili asociat! unui obiectiv sau unei ac#iuni
Totalitatea banilor cheltu#i sau nr. de persoane formate/ajutate
#int$
Un obiectiv pre-definit cantitativ pentru un indicator al unui program
ex. formarea a 1,000 persoane la un standard acreditat
Intr$ri
Resursele utilizate ntr-un program
Fonduri alocate per persoana "i zile de formare
Ie"iri/efect
produsul imediat al unui program
Num!r de participan#i la curs
Rezultat
Efectul direct al unui program
Num!r absolven#i
Impact
Beneficiile pe term lung ale unui program
Num!rul absolven#ilor care s-au angajat ntr-o slujb! potrivit!. Indicatorii ar trebui descri"i n concordan#! cu modul n care ei deservesc procesul de monitorizare. Astfel putem face distinc#ii ntre patru seturi de indicatori de m!surare: indicatori de intrare, indicatori de ie"ire/efect, indicatori de rezultate "i indicatori de impact.
3. Aspecte metodologice ale monitoriz!rii
Activitatea de monitorizare a planurilor regionale de ac#iune pentru nv!#!mnt urm!re"te patru mari obiective, care stau la baza elaborarii metodologiei: S! evalueze stadiul de implementare a prioritatilor identificate n cadrul planurilor regionale/locale de ac#iune pentru nv!#!mnt "i s! raporteze n leg!tur! cu aceasta; S! furnizeze date/informa#ii despre indicatorii de m!surare a ac#iunilor din plan ; S! stabileasc! un cadru pentru monitorizarea periodic! pe parcursul implement!rii planurilor regionale/locale de ac#iune pentru nv!#!mnt; S! promoveze consultarea cu grupurile implicate n procesul de planificare "i s! propun! m!suri de imbun!t!#ire a planurilor.
Principalele componente metodologice ale monitoriz!rii includ colectarea de informa#ii/ date "i realizarea unei cercet!ri/analize a informa#iilor pe care aceste date le furnizeaz! n legatur! cu implementarea planului
De la bun nceput trebuie s! fim reali"ti "i s! facem men#iunea c! aceast! abordare metodologic! nc! nregistreaz! dificult!#i de ordin practic legate de existen#a datelor relevate pentru a fi incluse n procesul de monitorizare; asta pentru c! de multe ori informa#ia este fragmentar! "i inegal!
7 astfel nct nu ntotdeauna poate fi utilizat! fie la faza de elaborare a politicilor ct "i ulterior la faza de monitorizare a lor. $i nu ne referim aici la situa#ia special! a aspectelor calitative din sistemul de nv!#!mnt unde, n general, informa#iile sunt pu#ine (c!ci se impun cercetari de teren "i instrumente specifice acestui tip de informa#ii -chestionare, interviuri, studii de caz etc), ci "i pe experien#a acumulat! deja pe parcursul procesului de planificare n care CR/CLDPS s-au confruntat cu lipsa de date "i informa#ii relevante att n partea de analiz! ct "i n cea de colectare indicatori privind atingerea obiectivelor propuse n procesul de planficare.
Procesul de monitorizare implic! activit!#i sistematice de colectare, analiz!, comunicarea "i analiza informa#iilor n leg!tur! cu progresul implement!rii planului. De aceea ar trebui ca n cadrul fiecarui ciclu de planificare s! existe un sistem de monitorizare "i procedurile asociate. Acest sistem de monitorizare pune la punct "i furnizeaz! mecanismul prin care informa#iile relevante sunt colectate "i transmise n aten#ia celor ce le pot utiliza ntr-un process de decizie informat!. n mare monitorizarea ar trebui s! pun! n lumin! punctele tari "i cele slabe din procesul de implementare; odat! identificate acestea, va fi posibil s! se identifice m!suri "i ac#iuni de corec#ie sau de mbun!t!#ire a performan#elor .
Structuri manageriale participative imlicate n monitorizarea PRAI, PLAI, PAS.
Monitorizarea extern! a PRAI dintr-o regiune este realizat! de c!tre Consor#iul regional al altei regiuni. Monitorizarea extern! a PLAI al unui jude# este realizat! de c!tre membrii ai Consor#iului regional, reprezentan#i ai institu#iilor din alt jude# dect cel pentru care se realizeaz! monitorizarea. Monitorizarea extern! a PAS-urilor dintr-un jude# este realizat! de c!tre membrii CLDPS Fiecare echip! de monitorizare este format! din minimum 2 membrii ai CR/CLDPS. Se recomand! ca n fiecare echip! de monitorizare s! fie inclu"i reprezentan#i ai angajatorilor "i/sau sindicatelor. Pre"edintele "i secretarul CR/CLDPS au un rol important n coordonarea procesului de monitorizare In realizarea monitorz!rii sunt implica#i membrii desemnati din cadrul CR sau CLDPS iar rolul lor n process trebuie f!cut cunoscut tuturor factorilor interesa#i astfel nct pe baza recunoa"terii acestui rol accesul la date "i informa#ii s! fie ct mai u"or. Este important ca persoanele nominalizate n realizarea monitoriz!rii s! de#in! informa#iile generale necesare, s! fie recunoscute pentru rolul pe care l desf!"oar! astfel nct culegerea de informa#ii s! nu constituie o problem!. Este la fel de important ca persoanele nominalizate pentru realizarea monitoriz!rii "i feedback-ul s! fie familiariza#i cu domeniul "i s! de#in! abilit!#i de analiz! "i sintez! astfel inct s! identifice devierile de la plan "i s! propun! solu#ii.
4. Etapele procesului de monitorizare
Procesul de monitorizare al PRAI/PLAI urmeaz! s! se realizeze n trei etape. Tabelul 1 arat! sintetic etapele procesului de monitorizare. Etapele sunt descrise detaliat n cele ce urmeaz!.
8
Tabel 1. Etapele procesului de monitorizare al PRAI/PLAI.
Etapa /faza
Instrument
Rezultat
Actori implica!i
1. Colectare date de baz$
Machete actualizate
Date privind indicatorii de realizare a obiectivelor
Presedintele "i secretarul CR/CLDPS al regiunii /jude#ului monitorizat. Presedintele "i secretarul CR/CLDPS al regiunii/jude#ului care realizeaz! monitorizarea. Membrii CR/CLDPS , reprezentan#i ai institu#iilor care de#in date relevante (ISJ, AJOFM, etc.) Echipa de monitorizare 2 Realizarea primei variante a raportului de monitorizare Fi"e de monitorizare Raport de monitorizare Evaluarea gradului de realizare a obiectivelor "i ac#iunilor planificate n PRAI/PLAI pe baza datelor colectate Echipa de monitorizare 3. Vizite de monitorizare la CR/CLDPS/Unit$!ile "colare - Prezentarea de c!tre echipa de monitorizare a primei variante a raportului - Colectarea de date suplimentare de catre echipa de monitorizare - Consultare Fi"! de monitorizare Chestionare
Date suplimentare privind gradului de realizare a obiectivelor "i ac#iunilor planificate n PRAI/PLAI/PAS
Echipa de monitorizare CR/CLDPS al regiunii monitorizate 4. Realizarea raportului de monitorizare final pe baza datelor suplimentare colectate in vizita de monitorizare Raport de monitorizare final Evaluarea gradului de realizare a obiectivelor "i ac#iunilor planificate n PRAI/PLAI. Eviden#ierea succeselor "i constrngerilor. Recomand!ri Echipa de monitorizare
Pentru monitorizarea PAS etapele sunt acelea"i, actorii implica#i n fiecare eatap! fiind n acest caz, pe lng! echipa de monitorizare, membrii CLDPS.
Etapa 1 - Colectarea datelor de baz$
Pentru fieacare prioritate, obiectiv "i ac#iune din PRAI,PLAI,PAS este necesar! colectarea datelor reelevante pentru monitorizarea progresului. O parte dintr obiective "i ac#iuni sunt acelea"i n toate PRAI "i PLAI. n acest context, instrumentele pentru colectarea datelor privind progresul nregistrat n implementarea acestor obiective "i ac#iuni trebuie s! fie acelea"i pentru toate PRAI "i PLAI. Aceasta va asigura comparabilitatea ntre documentele strategice de acela"i nivel al planific!rii (PRAI ntre regiuni, PLAI ntre jude#e) Pentru fiecare PRAI / PLAI sunt utilizate 11 anexe (modele standard) comune. Fiecare CR va ad!uga la acestea anexele necesare n raport cu obiectivele "i ac#iunile specifice din fiecare
9 PRAI/PLAI. Secretariatul CR transmit aceste anexe Inspectoratelor $colare Jude#ene "i Agen#iilor Jude#ene de Ocupare a For#ei de Munc! pentru a fi completate/actualizate Lista anexelor (modelelor standard): 1. Anexa 1: Evolutia elevilor / intrari in IPT 2. Anexa 2: Evolu#ia "colariz!rii n IPT 3. Anexa 3: Situa#ia "colariz!rii n IPT n anul "colar curent 4. Anexa 4: Planul de "colarizare la domeniile de formare profesional!/profilele prioritare pentru "colile cuprinse n proiectele PHARE au primit echipamente pentru preg!tirea de specialitate (ZI+SERAL+FRECVEN%& REDUS&) 5. Anexa 5: Harta parteneriatului anul "colar curent 6. Anexa 6: Condi#ii de nv!#are asigurate n "colile IPT, anul "colar curent 7. Anexa 7: Situa#ia unit!#ilor "colare reabilitate/cuprinse n programe de reabilitare 8. Anexa 8: Ac#iuni de orientare "i consiliere pentru carier! derulate n anul "colar curent 9. Anexa 9: Situa#ia cabinetelor de orientare "i consiliere 10. Anexa 10: Formarea cadrelor didactice din IPT 11. Anexa 11: $coli autorizate de CNFPA ca furnizori de formare pentru adul#i
Pentru fiecare obiectiv "i ac#iune cuprins! n PAS este necesar! elaborarea de c!tre echipele de monitorizare, sub coordonarea pre"edin#iei "i a secretariatului CLDPS a instrumentelor pentru colectarea datelor privind progresul n implementarea acestora.
Organizarea procesului de colectare a datelor.
Monitorizarea PRAI
Consor#iile regionale vor stabili prin consult!ri fiecare Consor#iu regional care realizeaz! monitorizarea unui PRAI al altei regiuni. Criteriile avute n vedere pot s! #in! cont de specificul regional. Fiecare Consor#iu regional va stabili membrii echipei de monitorizare. Echipa de monitorizare este format! din minimum 2 membrii ai Consor#iului regional. Se recomand! ca din fiecare echip! de monitorizare s! fac! parte reprezentan#i ai asocia#ilor patromnale, agen#ilor economici, sindicatelor. nainte de nceperea procesului de monitorizare se va organiza o sesiune de instruire a membrilor CR privind activit!#ile ce vor fi derulate n acest proces.
Secretarul CR al regiunii pentru care se realizeaz! monitorizarea PRAI va transmite la secretarul CR din care face parte echipa de monitorizare urm!toarele documente: o PRAI actualizat o Cele 11 anexe comune destinate monitoriz!rii PRAI completate "i actualizate o Anexele adi#ionale utilizate pentru monitorizarea obiectivelor "i ac#iunilor specifice din PRAI. n acest scop, secretarul CR va colecta "i va centraliza datele de la jude#ele componente ale regiunii. Anexele adi#ionale utilizate pentru monitorizare n func#ie de specificul fiec!rui PRAI vor fi elaborate de c!tre echipa de actualizare a PRAI, sub coordonarea pre"edin#iei "i secretariatului CR. Secreatrul CR care realizeaz! monitorizarea va transmite la rndul lui aceste documente la echipa de monitorizare.
Monitorizarea PLAI Fiecare Consor#iu regional va stabili echipele de monitorizare pentru PLAI al fiec!rui jude# din componen#a regiunii. Membrii echipei de monitorizare a unui PLAI vor fi reprezentan#i ai institu#iilor din alt jude# dect cel pentru care realizeaz! monitorizarea. Se recomand! ca din fiecare
10 echip! de monitorizare s! fac! parte reprezentan#i ai asocia#ilor patronale, agen#ilor economici, sindicatelor. Secretarul CR va transmite echipelor de monitorizare urm!toarele documente: o PLAI actualizat o Cele 11 anexe comune destinate monitoriz!rii PLAI completate "i actualizate o Anexele adi#ionale utilizate pentru monitorizarea obiectivelor "i ac#iunilor specifice din PRAI n acest scop, secretarul CR va colecta datele de la jude#ele componente ale regiunii. Anexele adi#ionale utilizate pentru monitorizare n func#ie de specificul fiec!rui PLAI vor fi elaborate de c!tre echipa de actualizare a PLAI, sub coordonarea pre"edin#iei "i secretariatului CR.
Monitorizarea PAS Fiecare CLDPS va stabili echipele de monitorizare pentru PAS. Se recomand! ca din fiecare echip! de monitorizare s! fac! parte reprezentan#i ai asocia#ilor patronale, agen#ilor economici, sindicatelor. Anexele cu date relevante necesare monitoriz!rii obiectivelor "i ac#iunilor cuprinse n PAS vor fi elaborate de c!tre echipele de monitorizare sub coordonarea pre"edin#ei "i secretariatului CLDPS. Colectarea datelor (anexelor) de la unit!#ile "colare se va realiza de c!tre secretariatul CLDPS care va transmite aceste date echipelor de monitorizare.
Etapa 2 - Realizarea primei variante a raportului de monitorizare
Principalul scop al raportului de monitorizare este de a eviden#ia stadiul privind implementarea planului "i de a propune recomand!ri "i ac#iuni urm!rind atingerea obiectivelor finale ale planului de ac#iune. Important este ca Raportul de monitorizare s! fie realizat ct mai simplu "i ct mai u"or de citit. Raportul de monitorizare va avea o sec#iune introductiv! n care se vor men#iona informa#ii cu privire la perioada acoperita de raportul de monitorizare, sursele datelor utilizate pentru aprecierea progresului n implementarea PRAI,PLAI, PAS, dificult!#i ntmpinate.
n continuare, raportul de monitorizare va avea o sec#iune n care sunt descrise activiti!#ile desf!"urate n procesul de monitorizare cum ar fi strngerea de informa#ii, ntlnirile cu factori interesa#i/implica#i n implementare PRAI, PLAI, PAS, dac! s-au utilizat anumite metode de cercetare pentru culegerea de informa#ii, dac! anumite aspecte au avut o aten#ie suplimentar! "i care au fost cauzele care au generat o astfel de abordare, etc. ntr-un cuvnt metoda prin care s-a realizat monitorizarea, metodele folosite pentru strngerea informa#iilor prezentate prin raport.
Sec#iunea trei privind Rezumatul va trebui s! fac! o prezentare a aspectelor avute n vedere n procesul de monitorizare cum ar fi obiectivele, m!surile/ ac#iunile care au facut obiectul procesului de monitorizare "i cele care nu au fost avute n vedere de acest proces, specificnd pentru acestea din urm! "i cauzele care au stat la baza unei astfel de abord!ri. Vor fi apoi men#ionate concluzii care sunt considerate relevante pentru fiecare obiectiv, m!sur!/ac#iune realiznd astfel un rezumat al concluziilor formulate n fi"a de monitorizare. Va fi apoi alc!tuit un rezumat al recomand!rilor formulate n fi"a de monitorizare. Pe baza machetelor ata"ate raportului n aceasta parte descriptiv! a rezumatului se extrag informa#iile relevante "i se realizeaz! o apreciere general! privind progresul nregistrat n implementarea PRAI, PLAI, PAS. Un aspect extrem de important pentru scopul raportului de monitorizare este nregistrarea "i men#ionarea deficien#elor constatate n leg!tur! cu procesul ini#ial de proiectare a obiectivelor, m!surilor, ac#iunilor, #intelor, indicatorilor "i acolo unde se impune vor trebui men#ionate recomand!rile pentru diminuarea sau eliminarea acestor deficien#e. n acest scop se utilizeaz! de
11 c!tre echipa de monitorizare Lista de verificare pentru furnizarea de feedback privind PRAI/PLAI/PAS. Raportul trebuie s! fac! recomand!ri n lumina imaginii de ansamblu ce rezulta din procesul de monitorizare, fiind subliniate principalele lec#ii inv!#ate pentru a orienta deciziile "i politicile activit!#ilor viitoare.
Etapa 3 - Vizite de monitorizare
Vizitele de monitorizare realizate de c!tre echipele de monitorizare vor fi efectuate la fiecare CR/ CLDPS/Unitate "colar!. Scopul acestor de vizite de monitorizare,este de a colecta o serie de informa#ii de la CR/CLDPS/Consiliul de administra#ie al "colii/Consiliul profesoral/partenerii sociali, etc., n scopul complet!rii informa#iilor furnizate de datele administrative colectate n etapa 1 "i finalizarea raportului de monitorizare prin includerea acestor informa#ii n raportul final. n aceast! etap! echipele de monitorizare vor realiza n primul rnd prezentarea raportului intermediar de monitorizare realizat pe baza datelor colectate din surse administrative. Echipele de monitorizare se vor informa pe parcursul vizitei cu privire la dificult!#ile ntmpinate n implementarea PRAI/PLAI/PAS, cauzele eventualelor ntrzieri/nerealiz!ri n implementarea unor obiective "i activit!#i, limitele raportului intermediar de monitorizare a"a cum sunt ele percepute de c!tre beneficiari, ac#iunile/m!surile planificate pentru recuperarea ntrzierilor/nerealiz!rilor. Modalit!#ile de colectare a acestor informa#ii sunt multiple "i ele pot fi alese de c!tre echipele de monitorizare func#ie de grupul #int!, resursele disponibile, informa#iile suplimentare care se doresc a fi ob#inute. Se recomand! utilizarea a cel pu#in dou! modalit!#i de colectare a acestor informa#ii: prin dezbateri "i prin aplicarea de chestionare. n urma dezbaterilor, echipa de monitorizare va realiza un rezumat al acestora care va fi ata"at ca anex! la raportul de monitorizare. Un model de rezumat este prezentat n anex!. Un model de chestionar este prezentat n anex!. Chestionarele vor fi ata"ate raportului final. Pe de alt! parte, vizitele de monitorizare dau posibilitatea echipelor de monitorizare de a lua cuno"tin#! cu bunele practici "i cu dificult!#ile din alt! regiune/jude#/unitate "colar! . Un alt scop al acestor vizite este de a realiza un schimb de experien#! cu alte regiuni/jude#e/unit!#i "colare. n acest sens vizitele de monitorizare au un plus de valoare oferind posibilitatea de evaluare comparativ! a planurilor de ac#iune "i a implement!rii acestora.
Etapa 4 - Realizarea raportului de monitorizare final pe baza datelor suplimentare colectate in vizita de monitorizare
n aceast! etap! echipele de monitorizare realizeaz! completarea raportului intermediar de monitorizare cu informa#iile ob#inute n cadrul vizitei de monitorizare. Raportul final va fi transmis Consor#iului regional/CLDPS/Unit!#ii "colare. Structura raportului final este cea prezentat! la etapa 2. Raportul final va fi nso#it de toate anexele utilizate pentru elaborare.
12
Anexa 1
Raport de monitorizare a implement$rii Planului Regional de Ac!iune pentru nv$!$mnt al Regiunii......../ Planului Local de ac!iune pentru nv$!$mnt al jude!ului...................../ Planului de Ac!iune al %colii.............................
Raportul privind progresul nregistrat n perioada
Realizat de :
Numele "i prenumele Institu#ia reprezentat! n CR/CLDPS Semnatura
13 Lista abrevierilor
PRAI Planul Regional de Actiune Invatamant
CR Consor#iul regional Etc.
14 INTRODUCERE [ Comentarii privind procesul de monitorizare, frecventa culgerii de date, perioada acoperita de prezentul raport de monitorizare, dificult!#i ntmpinate, etc)
Ex. Prezentul raport de monitorizare este realizat pentru PRAI 2008-2013 Conform procedurii, raportul are frecven#! anual! "i se bazeaz! pe date "i informa#ii culese cu aceia"i periodicitate : anual! Datele cuprinse n raport acoper! perioada de impelmentare : (e.g. anul "colar 2007-2008) iar datele analizate sunt cele furnizate n perioada. Datele colectate "i analizate sunt : date AMIGO (e.g.31.12.2007) date administrative furnizate de AJOFM-uri, ISJ-uri .... "i urmatoarele informatii par#iale: - informa#ii furnizate de membrii Consor#iului regional/CLDPS n cursul vizitei de monitorizare - informa#ii furnizate de .
In procesul de colectare a datelor s-au ntmpinat dificult!#i cu...... Ex. Lipsa informa#iilor privind num!rul absolven#ilor de an terminal care au beneficiat de servicii specializate de orientare "colar! "i profesional! Lipsa informa#iei structurate pe tipuri investi#ii n infrastructura "colar!.. Reticen#a institu#iei X n a furniza datele solicitate, etc.
2. ACTIVITIATI DESF&%URATE N PROCESUL DE MONITORIZARE [activitati desfasurate pentru pregatirea raportului., intlaniri cu factori interesati/implicati in implementare PRAI/PLAI/PAS, etc.]
Ex. Prezentul raport de monitorizare s-a realizat de echipa format! din X persoane noninalizate de CR/ CLDPS . Metodologic pentru etapa de colectare date echipa a alc!tuit o scrisoare semnat! de pre"edintele CR/ CLDPS pe care a transmis-o n aten#ia organiza#iilor implicate n implementarea planurilor cu solicitarea de furnizare a informa#iilor n conformitate cu un format prestabilit - machet!. n perioada echipa de monitorizare s-a deplasat la .unde a realizat vizita de monitorizare n cursul c!reia a realizat: interviuri cu , chestionare adresate .., focus grupuri cu. In procesul de monitorizare au fost implicate institu#iile .care au furnizat informa#ii importante n leg!tur! cu Pentru fiecare obiectiv din PRAI/PLAI au fost identifica#i indicatorii relevan#i care s! informeze n leg!tur! cu progresul nregistrat conform planului de ac#iune. A fost alc!tuit un set de machetele care a fost transmis institu#iilor care prelucreaz! date de tipul celor identificate n listele cu indicatori, respectiv............
3. REZUMAT - obiectivele, m!surile/ac#iunile monitorizate "i cele nemonitorizate (cauze), concluziile relevante pentru fiecare obiectiv, m!sur!/ac#iune (rezumatul al concluziilor formulate in
15 fisa de monitorizare) , recomand!ri (rezumatul recomand!rilor formulate in fisa de monitorizare), aprecierea general! privind progresul nregistrat n implementarea PRAI/PLAI/PAS , deficien#e constatate privind proiectarea obiectivelor, m!surilor, ac#iunilor, #intelor, indicatorilor "i recomand!ri pentru eliminarea deficien#elor.
Ex. Raportul furnizeaz! informa#ii n legatur! cu toate ( 80%..... dintre) priorit!#ile /obiectivele cuprinse n PRAI/PLAI 2007 care au f!cut parte din prezentul proces de monitorizate. Aprecierea general! asupra progresului nregistrat n implementarea este ......... (a se vedea fi"a de monitorizare). Dintre ac#iunile care necesit! o aten#ie deosebit! n procesul de actualizare "i revizuire a PRAI/PLAI men#ion!m:.......... Credem c! este necesar! o intensificare a eforturilor depuse de ........... pentru ndeplinirea n perioada imediat urm!toare.....a obiectivelor "i atingerea #intelor cu privire la ............ Se propun actiuni corective n urm!toarele cazuri: ........
1.Prezenta#i un rezumat al activit!#ilor desf!"urate de Consor#iu Regional /CLDPS de la ultima actualizare a PRAI/PLAI/PAS n anul.(sau de la data ultimului raport) pn! n prezent:
Ex. - ntlnirea membrilor CR/CLDPS cu ........ pentru .............................; - Transmiterea machetelor privind.........c!tre........... - Vizit! a......... "i ntalnirea........ pentru discu#ii privind ............ ; - Intlnirea grupului de monitorizare pentru................ ; - Dezbaterea pe subiectul ................organizat! .......................cu participarea .... ; - Participarea unui membru desemnat din partea ...... la Consiliul Consultativ al ......... ; - Participarea unui membru desemnat din partea ...........la Consiliul de Administra#ie al .............;
Obiective, m$suri monitorizate: Obiectivul:................. M$surile:.................... Obiectivul:................. M$surile:.................... Obiective, m$suri nemonitorizate: Obiectivul:................. M$surile:.................... Obiectivul:................. M$surile:.................... Cauzele nerealiz$rii monitoriz$rii: Ex. Prioritatea/obiectivul ...... nu a facut obiectul prezentului proces de monitorizare deoarece: nu a avut scaden#e n perioada analizat!, a fost realizat conform raportului de monitorizare anterior, am avut dificultati cu .....................etc
19 2 Preciza!i sub form$ de rezumat principalele constat!ri pe care le-a#i f!cut n urma activit!#ilor de monitorizare "i evaluare desf!"urate pn! la aceast! dat!. Utiliza#i constat!rile nregistrate n Fi"a de monitorizare la nivel de m$sur$, dar nu include#i toate detaliile. Asigura#i-v! c! nu a#i omis s! preciza#i progresul realizat pentru fiecare ac#iune "i #inta corespunz!toare 2.1 V$ rug$m s$ prezenta!i pe scurt acele aspecte care nregistreaz$ un progres bun n mod special. Scrie!i concluziile dumneavoastr$ pentru fiecare m$sur$ "i !int$ vizat$. Obiectivul:........ M!sura:............. Indicatori, rezultate m!surabile (a"a cum sunt in PRAI/PLAI/PAS): Indicatori, rezultate m!surabile (la data monitoriz!rii):.. Concluzii:.............. 2.2 V$ rug$m s$ enumera!i acele aspecte al c$ror progres este ntrziat "i care necesit$ interven!ii ameliorative: Obiectivul:........ M!sura:............. Indicatori, rezultate m!surabile (a"a cum sunt in PRAI/PLAI/PAS): Indicatori, rezultate m!surabile (la data monitoriz!rii):.. Cauze identificate:.............. Concluzii:.......................
3 Aprecierea dumneavoastr$ general$ privind progresul n ndeplinirea ac!iunilor:
0 = nici un progres 1= progres ntrziat 2 = progres satisf!c!tor 3 = progres bun V! rug!m s! furniza#i dovezi /justific!ri n sprijinul aprecierii dumneavoastr! Aprecierea general$: