Sunteți pe pagina 1din 30

SISTEMUL

INFORMAIONAL
5

5.1 Conceptul i componentele sistemului informaional din unitile
economice
5.1.1 Analiza i proiectarea sistemului informaional n unitile
economice
5.2 Informaia economic n activitatea de management. Criterii de
clasificare
5.2.1 Cerine fa de informaia economic i circulaia acesteia.
5.2.2 Eficien economic a utilizrii informaiilor n procesul
decizional

Obiective:
Definirea conceptului de sistem informaional;
Identificarea elementelor componente ale sistemului
informaional;
Identificarea i compararea diverselor tipuri de informaii;
nelegerea cerinelor fa de informaia economic;
Analizarea i proiectarea sistemului informaional












Management
5.1 Conceptul i componentele sistemului informaional din
unitile economice

Practica de management din unitile economice a evideniat
legtura direct care exist ntre procesul managerial propriu-zis i sistemul
informaional existent.
Latura dinamic a procesului de management o reprezint
informaiile existente cantitativ i calitativ, asamblate logic n sistemul
informaional. Pe baza unui flux continuu de informaii n sens ascendent i
descendent se poate urmri i regla ntreaga activitate economic din
unitatea agricol.
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor,
informaiilor, circuitelor i fluxurilor informaionale, procedurilor i
mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i
realizarea obiectivelor unitii.
1

Sistemul informaional asigur cunoaterea permanent a proceselor
economice i are un impact din ce n ce mai mare asupra desfurrii i
eficienei activitii unitilor economice. Prin intermediul su se asigur
informaiile necesare fundamentrii deciziilor, se furnizeaz datele necesare
cunoaterii gradului de realizare a obiectivelor la anumite perioade
prestabilite etc.
ntre sistemul informaional i sistemul informatic exist deosebiri,
dei ca utilitate pentru activitatea de management au acelai rol. Sistemul
informatic are obiective similare i ndeplinete aceleai funcii, dar pentru
desfurarea proceselor informaionale utilizeaz procedeele oferite de

1
Ovidiu Nicolescu i Ion Verboncu- Management, Editura Economic, Bucureti,1995,
pag. 170
Sistemul informaional
tiina managementului, teoria sistemelor, cibernetica economic, cercetarea
operaional etc., redate prin mijloace automatizate.
Sistemul informatic este considerat o grupare de echipamente de
calcul, proceduri reunite, organizate pentru a prelucra date, n vederea
realizrii anumitor performane msurabile prin criterii stabilite.
Din cele de mai sus rezult c, simpla nlocuire a mijloacelor clasice
de calcul, sau cnd numai o parte din informaii sunt prelucrate pe aceast
cale, nu conduce spre un sistem informatic, ci dispunem de un sistem
informaional cu mijloace de prelucrare automat a datelor.
Sistemul informaional are urmtoarele componente: data,
informaia, suportul purttor de informaii, circuitul i fluxul informaional,
procedura informaional i mijloacele de tratare a informaiilor.
Data poate fi definit prin: noiune, fapt, eveniment, proces, obiect
sau aciune din interiorul su din afara sistemului, reprezentat sub o form
convenional adecvat comunicrii, interpretrii sau prelucrrii ei. n
procesul informaional data reprezint descrierea cifric sau letric a
proceselor, resurselor etc. putnd fi utilizat n activitatea de management ca
atare (informaie) sau supus unor procese de prelucrare pentru creterea
gradului ei de semnificaie i utilitate
2
. Sistemul informaional are rolul de a
culege date despre subsistemul operaional, de a le prelucra i transmite sub
form de informaii subsistemului funcional care le folosete n procesul de
cunoatere i de reglarea activitii economice din unitate.
Informaia reprezint componenta principal a sistemului
informaional fiind definit ca o ntiinare, comunicare, mesaj n legtur
cu starea sau condiiile unor procese i fenomene economice, tiinifice,
sociale, tehnice, culturale, etc.,care constituie o noutate i prezint un interes

2
*** Dicionarul de conducere i organizare, Bucureti, 1985, pag.238
Management
pentru primitor, sporind astfel gradul de cunoatere al acestuia privind
rezultatele obinute. Informaia mai poate fi definit ca un mesaj cu caracter
de noutate despre evenimentele care au avut loc, au loc, sau care vor avea
loc att n interiorul sistemului, ct i n exteriorul acestuia i prezint
interes pentru receptor.
Pentru a-i transmite ideile i a le nelege pe cele care i se transmit,
managerul recurge la simboluri pe care le cunoate, la care se adaug
diverse coduri, grafice, impulsuri electronice etc. Informaiile trebuie s
reprezinte o baz real pentru elaborarea deciziilor adoptate n unitatea
economic.
Suportul purttor de informaie constituie mijlocul material pe
care sunt nscrise informaii i care servete vehiculrii i stocrii acestora.
Gama purttorilor de informaii se mparte n dou categorii: purttori
clasici (documentele primare, documentele evidenelor tehnico-operative
etc.) i purttori moderni (band magnetic, discuri magnetice) etc.
Folosirea unuia sau altuia din purttorii de informaii depinde de gradul de
dotare a uniti economice cu mijloace de tratare a informaiilor i de
cunotinele personalului care lucreaz cu acestea.
Fluxul informaional reprezint totalitatea informaiilor transmise
ntr-un interval de timp determinat, de la sursa de informare la receptor,
printr-un sistem de canale informaionale. Un sistem informaional cuprinde
mai multe fluxuri informaionale, precum i o mulime de conexiuni ce se
stabilesc ntre diferitele componente ale acestora. La nivelul unitii
economice fluxurile informaionale sunt grupate n raport de funciunile
acesteia.
Circuitul informaional reprezint itinerarul parcurs de informaii
de la locul de culegere lor pn la locul de utilizare sau stocare a acestora.
Sistemul informaional
Itinerarul presupune parcurgerea tuturor operaiilor din momentul apariiei
datelor pn n momentul ivirii unei aciuni sau distrugerea informaiei.
Lungimea circuitului informaional este determinat de o serie de factori,
printre care mai importani sunt: scopul informaiei vehiculate, poziia n
structura organizatoric a centrilor emitori i receptori, viteza de
prelucrare a datelor, capacitatea canalelor de comunicaii etc. Cu ct
lungimea canalelor de circulaie a informaiilor este mai mic cu att fluxul
informaional va fi mai operativ. n activitatea de perfecionare a sistemului
informaional al unei uniti economice, raionalizarea circuitului
informaional ocup un loc prioritar.
Procedura informaional reprezint o secven de operatori cu un
anumit grad de generalizare, cu caracter de rutin, a crei executare asigur
rezolvarea unei probleme date, folosind mijloace i metode specifice. n
programul unui calculator procedura reprezint o secven de instruciuni
formnd o entitate logic fr a constitui, n mod necesar o unitate
independent de program.
Procedurile sunt constituite dintr-un ansamblu de elemente prin care
se stabilesc modalitile de culegere, integrare, transmitere, prelucrare i
prezentare a informaiilor. Rolul procedurilor constau n stabilirea suporilor
de informaii utilizai, a mijloacelor folosite pentru culegerea, nregistrarea,
transmiterea, prelucrarea i forma de prezentare a informaiilor a succesiunii
tratrii informaiilor, precum i a operaiilor pe care acestea le suport, a
metodelor i formulelor de calcul utilizate etc.
Nivelul calitativ al procedurilor este determinat de gradul de
satisfacere a managerilor i a executanilor cu informaiile necesare.
Coninutul procedurilor informaionale trebuie sa asigure derularea
Management
procesului decizional n condiii optime i s creeze pentru fiecare manager
condiiile necesare exercitrii funciilor managementului.
Mijloacele de tratare a informaiilor, componenta de baz a
sistemului informaional, sunt reprezentate de totalitatea echipamentelor
prin care se efectueaz operaii asupra unei mulimi de date i se obin
informaiile necesare procesului de management din unitatea economic.
Calitile funcionale ale sistemului informaional managerial sunt
condiionate de mijloacele de colectare, de prelucrare, de transmitere i de
prezentare a informaiilor.
Prelucrarea datelor presupune realizarea urmtoarelor aciuni:
stabilirea scopurilor prelucrrii datelor; sistematizarea faptelor colectate,
depistarea coninutului faptelor i cauzelor care genereaz deficiene;
fundamentarea teoretic a concluziilor i generalizarea lor; analiza
informaiilor obinute prin prelucrarea datelor.
Dup efectuarea activitilor de culegere i prelucrare a datelor,
informaiile obinute trebuie transmise n cel mai scurt timp beneficiarilor
pentru a fi utilizate n scopul n care s-a declanat aciunea.
Pentru asigurarea unui management performant n unitile
economice funcionarea sistemului informaional trebuie s respecte
urmtoarele principii:
a) asigurarea unei cantiti minime de date iniiale, care reflect fidel
fenomenele economice i care prin procesare s poat genera un
maximum de informaii derivate, prezentate ntr-o forma uor
accesibil, evitndu-se aglomerrile de date primare, astfel nct s
asigure obinerea unui sistem complet de parametrii sau indicatori
ori derivai;
Sistemul informaional
b) asigurarea unui flux de informaii precis, ntr-un volum suficient
pentru fiecare manager indiferent de nivelul ierarhic la care se afl;
c) furnizarea informaiilor la momentul oportun, cu scopul asigurrii
unui interval de timp suficient ntre momentul transmiterii i
materializarea lor n aciunile iniiate;
d) secvenele de informare existente pe traseul fluxurilor informaionale
trebuie s dea posibilitatea manifestrii relaiilor de cooperare ntre
diferitele componente ale structurii organizatorice;
e) asigurarea valorificrii superioare a informaiilor, prin utilizarea lor
n calcule de eficien economic i de analiz economic etc.
5.1.1 Analiza i proiectarea sistemului informaional n unitile
economice
Pentru aplicarea unui management performant, activitatea de analiz
i proiectare a sistemului informaional trebuie s aib la baz urmtoarele
cerine:
3
definirea obiectivelor i activitilor unitii, ca pe aceast baz, s
se poat preciza cerinele informaionale; asigurarea unei corelaii
corespunztoare ntre sistemul informaional i structura organizatoric a
unitii economice; funcionarea unitar a sistemului informaional care
presupune integrarea pe vertical i orizontal a proceselor informaionale;
selecionarea informaiilor care decurg din corespondena ce trebuie
asigurat ntre nevoile reale de informare existente la fiecare nivel ierarhic i
informaiile care i sunt furnizate; compatibilitatea dintre datele nregistrate
iniial i informaiile rezultate prin prelucrare, ntr-o asemenea manier,
nct ultimele s reprezinte o sintez a primelor; aprofundarea prelucrrii
datelor s fie astfel conceput i realizat nct s se asigure un maxim de

3
*** Dicionarul de conducere i organizare, Bucureti, 1985, pag.759
Management
eficien n utilizarea lor n procesul decizional, existnd o dependen ntre
nivelul de prelucrare a datelor i eficiena utilizrii informaiilor concretizat
n reducerea volumului de munc i sporirea operativitii n desfurarea
procesului decizional; sistemul informaional trebuie s fie suplu, capabil s
se adapteze n orice moment la dinamismul managementului din unitate.
Pentru ordonarea i sistematizare activitilor de analiza i proiectare
a sistemului informaional se impune parcurgerea urmtoarelor etape:
1. Definirea ariei de investigare, care const n: justificarea necesitii
i oportunitii proiectri unui nou sistem informaional; culegerea
datelor despre situaia existent; stabilirea obiectivelor generale
pentru proiectare. n continuare se inventariaz documentele
purttoare de informaii, procedurile de tratare a datelor i gradul de
prelucrare a acestora, beneficiarii informaiilor, structura
organizatoric a unitii, etc.
2. Proiectarea de detalii i stabilirea cerinelor fa de noul sistem
informaional. n baza cerinelor formulate pentru noul sistem
informaional, se determin toate componentele i succesiunea
asamblrii lor, se stabilesc legturile dintre acestea, se elaboreaz
instruciunile de funcionare precum i destinaia informaiilor
obinute prin prelucrarea datelor.
3. Pregtirea condiiilor de implementare a noului sistem
informaional, care const n asigurarea echipamentelor i
programelor necesare i punerea n practic a elementelor proiectate
n etapa anterioar. Dac se constat anumite disfuncionaliti ale
unor componente se procedeaz la reproiectarea lor. Dup
efectuarea tuturor corecturilor are loc testarea noului sistem
informaional.
Sistemul informaional
4. Exploatarea noului sistem informaional prin care la nceput se
urmrete asigurarea funcionrii acestuia la capacitatea proiectat i
eliminarea dificultilor care au aprut.
Eficacitatea noului sistem poate fi apreciat att din punct de vedere
cantitativ, ct i calitativ.
Aprecierea cantitativ poate fi concretizat n: raionalizarea
fluxurilor informaionale; reducerea volumului de munc de rutin n
favoarea celei de concepie; reducerea documentelor purttoare de
informaii care circul n sistemul unitatea agricol.
Aprecierea calitativ se poate nfptui prin urmtoarele:
introducerea unor metode i tehnici superioare fa de cele practicate n
sistemul precedent; adncirea gradului de prelucrare a datelor i obinerea
unor informaii de tip agregat cu o putere mai mare de reflectare a
fenomenelor i proceselor economice analizate; mbuntirea asigurrii
managerilor de la toate nivelurile cu informaiile necesare; reducerea
volumului de munc necesar pentru exploatarea noului sistem.
Perfecionarea sistemului informaional vizeaz n principal,
urmtoarele direcii de aciune:
5. Asigurarea unei proporii raionale ntre necesarul i scopul
folosirii informaiilor, care se realizeaz prin implicarea periodic
a purttorilor de informaii i eliminarea celor inutili, perfecionarea
metodelor de prelucrare i raionalizare a documentelor n unitate.
6. Eliminarea distorsiunii (denaturarea informaiilor) care apar mai
frecvent atunci cnd persoana care culege i transmite informaiile
nu are o imagine clar despre fenomenul economic urmrit.
7. Eliminarea filtrajului informaiilor, care const ntr-o triere a
celor negative sau pozitive cu scopul de a-l influena ntr-un anumit
Management
sens pe cel care le recepioneaz i analizeaz. Acest fenomen poate
fi nlturat prin efectuarea unui control sistematic de ctre receptor
la emitor.
8. Ierarhizarea informaiilor n raport cu natura deciziilor adoptate
pe nivele ierarhice. Prin aceasta se elimin circulaia unei informaii
pe multe canale, nlturnd n acest mod fenomenul de
suprainformare a managerilor etc.
Calitatea informaiilor utilizate n procesul decizional depinde n cea
mai mare msur de perfecionarea continu a programelor i a metodelor
de prelucrare a informaiilor.

5.2 Informaia economic n activitatea de management.
Criterii de clasificare

Informaia, prin mesajul pe care-l poart, poate declana reacii, care
la rndul lor, determin aciuni. Cu ct se rspunde mai operativ la
informaii sub raportul analizrii i iniierii de msuri, cu att se pot elimina
mai uor factorii cu influen negativ asupra sistemului. Aceasta presupune
existena unei comunicri ntre subsistemul operaional i cel funcional, la
nceputul aciunii, pe parcurs i la ncheierea acestuia.
Dup stabilirea unei abateri se formeaz informaiile intermediare
prin cele recurente, fiind de prim utilitate pentru elaborarea deciziilor de
corecie i iniierea de aciuni pentru stabilirea funcionalitii sistemului la
parametrii prestabilii.
Funcionarea optim a sistemului - unitatea economic - presupune
existena unor conexiuni informaionale interne ct i externe determinate de
circuitul informaiilor n sens ascendent i descendent fa de sistemul
global din care face parte.
Sistemul informaional
Informaia economic este prezent oriunde este vorba de dirijarea
unei aciuni, asigurnd cunoaterea fenomenelor i proceselor economice,
reducnd prin aceasta domeniul riscului i incertitudinii.
Procesul de informare a managerilor are un caracter permanent, att
la elaborarea i implementarea deciziilor, ct i pe parcursul realizrii
acestora, prin urmrirea unor performane ce trebuie realizate la termene
intermediare, pentru fiecare element component al procesului de execuie.
Se analizeaz informaiile primite cu privire la realizarea obiectivelor pe
diferite faze i se reia procesul decizional, dac se impun decizii de corecie.
Eficiena activitii de management este influenat de calitatea
informailor i de operativitatea culegerii, prelucrrii, transmiterii i
transformrii lor n supori al deciziilor.
Informaiile care circul ntr-o unitate pot fi sistematizate i grupate
dup mai multe criterii. Scopul sistematizri lor const n ordonarea i
uurarea muncii de culegere, prelucrare i punere la dispoziia managerilor
aflai pe diferite niveluri ierarhice, pentru utilizarea lor n procesul
decizional.
Un prim criteriu de clasificare a informaiilor l constituie elementele
sistemului de conducere.
Potrivit acestui criteriu, informaiile pot fi: de conducere, cum ar fi
deciziile emise de manageri, i de raportare, furnizate de subsistemul
operaional, cu privire la realizarea sarcinilor n anumite etape prestabilite.
Un al doilea criteriu de clasificare a informaiilor l reprezint
caracteristicile lor funcionale, ele putnd fi: de stare, de intrare, de ieire,
de cooperare i de execuie.
Informaiile de stare caracterizeaz cantitativ i calitativ potenialul
tehnic de producie al unitii i subdiviziunilor sale componente. n aceast
Management
grup de informaii sunt cuprinse cele referitoare la: suprafeele de teren pe
categorii de folosin i culturi; efectivele de animale de producie; stocurile
de materiale i produse; sumele existente n cont; nivelul principalilor
indicatori economici etc.
Informaiile de intrare caracterizeaz cantitativ i calitativ intrrile,
att la nivel de sistem, ct i subsistemele componente, se refer la:
cantitile de factori de producie ce urmeaz a fi cumprate i repartizate
fermelor i sectoarelor consumatoare; serviciile ce urmeaz a fi executate de
teri etc.
Informaiile de ieiri caracterizeaz influena pe care o exercit
unitatea agricol asupra mediului nconjurtor i se refer la: produse i
servicii livrate; comunicri ctre organisme de coordonare a unitilor
economice, etc.
Informaiile de cooperare exprim legturile organizatorice ce se
stabilesc att n interiorul unitii, ct i ntre unitate i ali ageni economici.
Informaiile de execuie reflect modul de desfurare a activitii
curente i asigur conducerea operativ a unitii economice.
Dup destinaie, informaiile se mpart n: informaii de programare,
de pregtire-lansare, de control reglare, de evaluare i raportare.
Informaiile de programare sunt cele ce asigur suportul
decizional privind elaborarea planurilor i strategiilor de dezvoltare pe
anumite perioade de timp, att la nivel de unitate, ct i pe subdiviziuni
organizatorice.
Informaiile de pregtire-lansare, sunt utilizate pentru funda-
mentarea deciziilor privind pregtirea i lansarea lucrrilor n succesiunea
logic a lor.
Sistemul informaional
Informaiile de control i reglare, rezult din urmrirea operativ a
activitilor din unitatea economic de ctre manageri prin exercitarea
funciei de control. Aceast grup de informaii prezint un interes deosebit
pentru c pe baza lor se desfoar procesul decizional privind adoptarea
deciziilor de corecie. Aceste informaii sunt utilizate i n iniierea de
aciuni menite s opreasc influena negativ a factorilor aleatori i
restabilirea funcionalitii sistemului de parametrii prestabilii.
Dup perioada la care se refer, informaiile pot fi grupate, n:
informaii active, pasive i previzionale.
Informaiile active sau dinamice, circul n timpul desfurri
proceselor economice i permit intervenia operativ a managerilor n
asigurarea funcionrii sistemului. Perfecionarea mijloacelor de tratare a
informaiilor sunt msuri menite s asigure un grad sporit de operativitate
privind adoptarea deciziilor curente.
Informaiile pasive, reflect procese economice care au avut loc.
Ele sunt utilizate la analize comparative, calcule de tendine etc.
Informaiile previzionale, reflect evoluia ntr-o perioad
ulterioar a fenomenelor i proceselor economice.
Dup modul de exprimare, informaiile pot fi grupate n: informaii
scrise, orale i audio-vizuale.
n literatura de specialitate
4
sunt prezentate i alte criterii de
clasificare, cele de mai sus se regsesc cu o frecven mai mare n activitatea
practic de management din unitile economice.
Cunoaterea tipurilor de informaii, care sunt vehiculate ntr-o
unitate agricol are importan, pentru c fiecare tip de informaie prezint

4
Ovidiu Nicolescu i Ion Verboncu- Management, Editura Economic, Bucureti,1995,
pag. 172
Management
anumite caracteristici ce trebuie luate n considerare pentru asigurarea
funcionalitii optime a ntregului sistem, ct i a componentelor sale.
5.2.1 Cerine fa de informaia economic i circulaia acesteia

n desfurarea procesului decizional i adoptarea unor decizii
eficiente, informaiile economice joac un rol hotrtor. Pentru aceasta ele
trebuie s ndeplineasc anumite cerine, printre care mai importante sunt:
acurateea, oportunitatea, cantitatea, coninutul adecvat, frecvena, vrsta
informaiei etc.
Acurateea, determin valoarea informaiei i se refer la reflectarea
exact a realitii, att cantitativ ct i calitativ. Ea red gradul de
coresponden dintre mrimea cantitativ a fenomenului sau procesului
economic reprezentat n informaie i cea real existent n sistemul
economic.
Acurateea informaiei poate fi determinat prin dou modaliti:
5
1) prin valoarea raportului dintre numrul rspunsurilor exacte i
numrul total de rspunsuri obinute la ntrebrile cu privire la procesele
economice urmrite. Cu ct valoarea acestui raport se apropie de unitate, cu
att informaiile au fost mai exacte, situaia ideal este atunci cnd raportul
este egal cu unitatea;
2) prin valoarea coeficientului de exactitate avnd forma:
K
D D
D
=

1
0
0

n care:
D - dimensiunea exprimat prin informaie;

5
Nicolae Apopei- Procesul informaional-decizional economic, Regie proprie, 1991
Sistemul informaional
D
0
- dimensiunea existent n sistemul economic la data culegerii
informaiei
D - D
0
= D - reflect mrimea abaterii exactitii informaiei fa de
dimensiunea real a fenomenului sau procesului economic pe care-l
reprezint,
D D
D

0
0
- exprim coeficientul de inexactitate.
Cunoaterea exactitii informaiilor prezint o mare importan
practic pentru c din cantitatea total de informaii obinut, numai o parte
este folositoare scopului urmrit i anume cea corespunztoare
coeficientului de exactitate. Cu ct valoarea acestui coeficient este mai
mare, cu att va asigur un nivel mai ridicat al certitudinii deciziilor
adoptate.
ntre exactitatea informaiei i cea cu care este dimensionat procesul
decizional, trebuie s existe o relaie de compatibilitate, altfel, se creeaz o
situaie de subinformare sau de exactitate excesiv.
Subinformarea, conduce la adoptarea unor decizii fr a avea un
suport tiinific, mrind gradul de incertitudine.
Exactitatea excesiv, conduce la obinerea unor informaii cu
cheltuieli mai mari dect cele necesare, influennd negativ cheltuielile cu
desfurarea procesului decizional.
n activitatea de asigurare a procesului decizional cu volumul i
calitatea informaiilor necesare fiecrui tip de decizie, un rol deosebit l au
metodele i tehnicile utilizate n culegerea i tratarea datelor.
Oportunitatea, reprezint calitatea informaiei de a fi disponibil la
momentul la care este solicitat de decident. Aceasta presupune instituirea
unor msuri menite s asigure scurtarea ciclului: producere - prelucrare -
Management
transmitere - recepionare - utilizare a informaiilor cu scopul reducerii la
minimum a procesului de perimare sau mbtrnire a acestora.
Oportunitatea are n vedere legtura ce exist ntre natura fenomenului sau
procesului economic reflectat prin informaie i realitatea dimensiunii
acestuia.
Evoluia n dinamic a fenomenelor i proceselor impune
compararea coninutului informaiei cu fenomenul real ce-l reprezint, n
momentul culegeri acestuia. Dup parcurgerea unei anumite perioade
fenomenele i procesele economice evolueaz, iar informaiile culese
anterior i pierd din semnificaia lor, folosirea lor n procesul decizional va
determina o cretere a abaterilor de la consecinele preconizate de decident.
Aceasta impune ca n procesul decizional, indiferent de natura deciziei ce
urmeaz a fi adoptat, informaiile trebuie s fie autentice.
Cantitatea de informaii, care intr ntr-un sistem, n unitatea de
timp, trebuie s satisfac nevoile pentru care acestea au fost solicitate, fr a
produce fenomenul de suprainformare, subinformare.
Fenomenul de suprainformare se manifest cu precdere la
managerii care nu au o viziune clar asupra factorilor ce influeneaz
negativ sistemul i a direciilor de aciune pentru nlturarea lor. Prin
suprainformare se irosete timp suplimentar pentru culegerea, prelucrarea i
transmiterea acelor informaii de care managerul nu are nevoie, sporind n
mod nejustificat cheltuielile cu activitatea de conducere.
Subinformarea, aduce prejudicii mari procesului decizional pentru
c se adopt decizii fr o fundamentare tiinific corespunztoare, iar
consecinele reale se vor abate mult de la cele pe care le-a evaluat iniial
decidentul.
Sistemul informaional
Coninutul adecvat are n vedere asigurarea unei corespondene
depline ntre coninutul informaiilor i natura problemelor decizionale ce
urmeaz a fi rezolvate.
Frecvena informaiilor, reprezint ritmul impus de necesitatea
informrii continue a centrilor decizionali i necesitatea adoptrii deciziilor.
Pentru a-i putea ndeplini rolul lor, informaiile trebuie colectate,
prelucrate, stocate i transmise, momente care sunt cunoscute sub denumirea
de circulaie a informaiilor i sunt concepute ca un sistem formnd un
ansamblu unitar.
n procesul de management informaia trebuie s fie continu, rapid
i s asigure realizarea conexiunii inverse. Aceasta nseamn c n cadrul
informaiilor furnizate managerilor se gsesc i cele reieite din deciziile
anterioare, completate cu un coninut asemntor.
O circulaie raional a informaiilor presupune realizarea acesteia cu
cheltuieli reduse, lucru care se poate nfptui prin evitarea paralelismelor
sau transmiterea repetat pe acelai canal a acestora.
Vrsta informaiei, reprezint intervalul de timp scurs ntre
momentul nregistrrii informaiei i cel al utilizrii ei n procesul
decizional. n etapa actual asistm la o perimare rapid a informaiilor mai
ales a celor cu caracter tiinific, determinat de progresele care se
nregistreaz n domeniul respectiv.
n practica managerial din unitile economice reducerea ct mai
mult posibil a timpului dintre momentul nregistrrii i utilizrii
informaiilor reduce sfera incertitudinii i consecinele reale ale deciziilor se
vor apropia de cele evoluate de decident.
Management
5.2.2 Eficien economic a utilizrii informaiilor n procesul
decizional

Informaia economic, prin rolul pe care-l are n procesul decizional,
poate fi comparat cu orice factor de producie dac inem seama de
implicaiile sale asupra realizrii obiectivelor generale ale unitilor
economice.
Aceast resurs - informaia - nu acioneaz n mod nemijlocit
asupra produciei dar, prin asigurarea unui grad sporit de cunoatere, prin
deciziile pe care le fundamenteaz, poate asigura corelarea, dirijarea i
potenarea celorlali factori de producie, realizndu-se astfel scopul propus
de unitatea agricol.
Informaia economic, ca factor de producie, are un mod anume de
a se consuma n procesul decizional determinat de raportul de cauzalitate ce
exist ntre fenomenele sau procesele economice pe care le oglindete. Din
acest punct de vedere pot exista trei situaii.
Prima situaie se refer la cazul n care ntre fenomenele sau
procesele economice pe care le reflect informaia exist o relaie de
cauzalitate de independen, n acest caz se poate participa numai la
fundamentarea unei singure decizii. Ea va reprezenta baza de elaborare a
variantelor de decizie pentru o singur problem decizional, indicnd i
cile de realizare a acesteia.
n cea de a doua situaie, ntre fenomenele sau procesele economice
oglindite de informaii exist un raport de dependen. Acest raport de
cauzalitate creeaz posibilitatea ca o informaie economic s participe la
fundamentarea mai multor decizii prin ci i mijloace specifice fiecrui
element de dependen ce exist ntre fenomenele i procesele economice
Sistemul informaional
analizate. Dac fenomenele sau procesele economice, n cauz, au i
elemente a cror raporturi de cauzalitate sunt independente o anumit parte
din informaie rmne neutilizat.
Cea de a treia situaie se refer la informaiile culese n etapa de
control-evaluare a realizrii deciziilor care stau la baza fundamentrii
deciziilor de corecie. n procesul decizional aceste informaii se transform
n obiective ale noilor decizii.
n general, gradul de participare a informaiilor la fundamentarea
deciziilor este determinat de corespondena ce exist ntre coninutul
acestora i dimensiunea real a fenomenului sau procesului economic pe
care-l reflect. Aceasta se explic prin faptul c, cu ct gradul de
coresponden este mai mare, cu att decizia adoptat va produce modificri
mai importante n fenomenul sau procesul economic analizat.
Eficiena economic a utilizrii informaiilor n procesul decizional
este influenat n mare msur de gradul de utilizare a acestora la
fundamentarea deciziilor. Se impune aceast precizare pentru c n
momentul de fa problema asigurrii numai a informaiilor care particip
efectiv i devin ntr-o form sau alta component direct a deciziei, este
foarte dificil, pentru c nu se poate separa cantitatea util de cea inutil.
Aceasta nseamn c, pentru a culege i prelucra o anumit cantitate de
informaii utile este necesar s vehiculm ntregul volum de informaii. Cu
ct partea de informaii inutile este mai mare, cu att cresc n mod
nejustificat cheltuielile cu asigurarea informaiilor necesare procesului
decizional i deci se reduce eficiena economic a deciziilor. Eliminarea n
totalitate a vehiculrii informaiilor redundante este greu de realizat, dar
reducerea lor poate avea loc printr-o gndire ct mai corect a problemei
Management
decizionale i stabilirea cu precizie, din momentul iniierii procesului
decizional, a cantitii i natura informaiilor ce vor fi utilizate.
Tratarea corespunztoare a datelor iniiale i obinerea de informaii
de tip agregat mresc ansa vehiculrii n procesul decizional a unui volum
mai mic de informaii redundante asigurnd un plus de operativitate n
adoptarea deciziilor.
Informaiile economice pentru fundamentarea deciziilor mana-
geriale pot fi folosite n timp i prin consultarea repetat a acestora. Pentru
nelegerea mai bun a importanei utilizrii informaiilor n procesul
decizional, ct i eficiena economic a acestora, se impune sublinierea a
dou caracteristici: autenticitatea i uzura.
Autenticitatea informaiilor se menine o anumit perioad i anume,
att timp ct nu se produc modificri n fenomenul sau procesul economic
pe care-l reflect. n aceast situaie, consumul informaiilor pentru
fundamentarea deciziilor reprezint un caz particular. Consumul are loc prin
apeluri repetate dup o anumit perioad de timp, la fiecare apel, o parte din
coninutul informaiei trece n rutina utilizatorului, iar la urmtorul apel
acestea nu mai au caracter de noutate. n acest mod, cu fiecare apel
cantitatea de informaie scade n avantajul amplificrii cunotinelor
utilizatorului pn cnd consultarea mesajului devine inutil. Acest fenomen
are loc datorita uzurii informaiilor
6
.
Procesul de uzur a informaiilor, n general, este determinat de
factorul timp, care se manifest sub doua forme: pierderea treptat a
caracterului de noutate i pierderea treptat a oportunitii sau autenticitii.

6
Nicolae Apopei- Procesul informaional-decizional economic, Regie proprie, 1991
Sistemul informaional
Pierderea treptat a caracterului de noutate reprezint tocmai cazul
particular de utilizare a informaiilor prezentate mai sus.
Pierderea treptat a oportunitii sau autenticitii are loc atunci cnd
o informaie culeas nu este utilizat n procesul decizional i au loc
modificri n fenomenul sau procesul economic pe care-l reprezint. Aceast
form de uzur a informaiilor are loc prin nsi decalarea n timp a
momentului culegerii i cel a utilizrii lor n procesul decizional. n acest
caz asistm la o pierdere de informaie i nu la un consum.
Utilizarea ct mai intens a informaiilor, reducerea la maximum
posibil a decalajului dintre momentul culegerii i momentul utilizrii
reprezint una din cile de reducere a gradului de uzur a informaiilor n
procesul decizional. Aceasta se impune cu mai mult acuitate n unitile
economice, datorit influentei negative a factorilor aleatori asupra
proceselor de producie i a rezultatelor economice finale ale acestora.
Pierderea autenticitii informaiei pe perioada timpului de rspuns, poate
provoca o corecie incomplet a abaterilor, ceea ce conduce la diminuarea
perioadei de funcionare a sistemului, la parametri prestabilii i micorarea
corespunztoare a efectului economic al deciziei.
Utilizarea i specificul influenei informaiilor prin intermediul
deciziilor asupra realizrii obiectivelor unitilor economice, impune o
metodologie mai complex de calcul al eficienei economice a acestora. Nu
se poate vorbi de eficien economic a informaiilor ca atare, ci de eficiena
deciziilor adoptate sau de procesul managerial n ansamblul su.
n general, metodologia de calcul a eficienei utilizrii informaiilor
n procesul decizional are trei componente de baz i anume: calculul
cheltuielilor ocazionate de culegerea, prelucrarea, elaborarea i
Management
materializarea n practic a deciziilor; cuantificarea efectelor economice a
aplicrii acestora n practica; calculul propriu-zis al eficienei economice.
n analiza cheltuielilor efectuate pentru activitatea de management
trebuie s se aib n vedere dou grupe principale. n prima grup vor fi
cuprinse cele referitoare la culegerea, tratarea i prezentarea lor factorilor
decizionali. Aceste cheltuieli vor fi evideniate pe articole de calculaie. n
cea de a doua grup vor fi cuprinse cheltuielile de adoptare propriu-zis a
deciziei, ncepnd cu elaborarea i evaluarea variantelor decizionale,
transpunerea n practic a deciziilor, inclusiv cheltuielile efectuate cu decizii
de corecie, dac acestea se impun.
n activitatea practic din unitile economice foarte rar sunt ntlnite
situaii n care o informaie asigur fundamentarea unei decizii. Marea
majoritate a situaiilor decizionale sunt complexe, n sensul c o informaie
se utilizeaz la mai multe decizii i pentru fundamentarea unei decizii se
apeleaz la un numr mai mare de informaii din domenii diferite. n aceast
situaie, pentru cuantificarea cheltuielilor fiecrei informaii ce a participat
la fundamentarea unei anumite decizii se apeleaz la ajutorul coeficienilor
de repartizare. Se obine o matrice de forma: C = {C
ij
} n care, i = 1, 2 ... m;
j = 1, 2 ... n.
Dup ce s-a stabilit nivelul cheltuielilor efectuate pentru fiecare
informaie n parte, se procedeaz la calculul gradului de participare a
fiecrei informaii la fundamentarea deciziilor cu ajutorul coeficienilor
ponderal sau de participare de forma.

=
ij
ij
ij
Q
Q
K
n care:
Kij reprezint coeficientul de participare,
Sistemul informaional
Q
ij
cantitatea din informaie, i, care particip la fundamentarea
deciziei j,
Q
ij
cantitatea total de informaii utilizat la fundamentarea
deciziei j.
Calculul se efectueaz pentru fiecare decizie n parte. Pentru
sistematizarea i uurarea analizei eficienei economice a ntregii activiti
decizionale se alctuiete o matrice a coeficienilor de participare, de forma
K ={K
ij
}, n care: i = 1, 2,... m; j = 1, 2,... n; cu condiia ca pentru fiecare
decizie s fie satisfcut relaia K
ij
= l.
Cu ajutorul elementelor componente ale celor dou matrici
prezentate mai sus, se repartizeaz cheltuielile cu obinerea informaiilor, n
raport de participarea acestora la fundamentarea fiecrei decizii n parte,
utiliznd relaia:
{ }
ij ij
K C C =
Pentru sistematizare i uurare a activitii de analiz, datele se trec
ntr-un tabel de forma celui de mai jos.











Management
Cheltuielile cu informaiile economice utilizate
la fundamentarea deciziilor
Tabelul nr. 5-1
Informaiile de
fundamentare
Sistemul de decizii
Volumul cheltuielilor cu
obinerea informaiilor
I
D
1
D
2
... D
j

... D
n
C
i

I
1
C
11
C
12
... C
1j
C
1

I
2
C
12
C
22
... C
2j
C
2

: : :
: : :
: : :
I
i
C
i1
C
i2
... C
ij

... C
in
C
i

: : :
: : :
I
m
C
m1
C
m2
... C
mj

... C
mn
C
m

C C
j i
=
j

C
1
C
2
... C
j
... C
n
C C
p i
=



Sursa: Nicolae Apopei, opere citate, pag.136
Dup cuantificarea cheltuielilor pentru fiecare informaie i a
coeficientului de participare urmeaz un alt moment important n
Sistemul informaional
determinarea eficienei economice ale informaiilor folosite n procesul
decizional i anume, cel al evalurii efectelor deciziilor adoptate.
Este cunoscut faptul c, nivelul informaiilor utile furnizate centrilor
decizionali i gsesc efectul prin modul de dirijare a activitilor din
unitile economice, ca efect al deciziilor adoptate. n evaluarea efectelor
economice a deciziilor adoptate trebuie s se in seama de scopul pentru
care acestea au fost iniiate. Din acest punct de vedere pot exista cel puin
dou situaii.
n primul rnd cnd deciziile au fost iniiate ca urmare a influenei
negative a factorilor de mediu, asupra funcionrii unitii economice, n
aceast situaie, efectul deciziilor reprezint suma pierderilor (care s-ar fi
nregistrat dac nu se intervenea prin decizii) recuperate n urma
materializrii deciziilor n practic.
n al doilea rnd, cnd sistemul unitatea economic funcioneaz
la parametrii prestabilii i managerii acesteia urmresc s obin
performane superioare. n aceast situaie efectul deciziilor reprezint
sporul valoric al obiectivului obinut n urma iniierii i adoptrii deciziilor
n cauz.
De asemenea, n evaluarea efectelor unei decizii adoptat, pe lng
efectul direct pe care-l are cnd se refer la fenomenul sau procesul
economic dirijat, mai poate avea i efecte colaterale, cnd se obin i alte
fenomene sau procese economice dependente fa de obiectivul deciziei.
Efectul total al deciziei, indiferent de situaiile de mai sus, se
calculeaz dup urmtoarea relaie:
= +

t ij d
n care:
t reprezint valoarea efectului total al unei decizii;
Management
ij reprezint valoarea efectului direct al deciziei,

d reprezint valoarea efectelor colaterale obinute prin aplicarea


deciziei dependente de obiectivul acesteia.
Dup cuantificarea efectului economic al fiecrei decizii, pe baza
coeficienilor ponderali se repartizeaz valoarea efectului pentru informaiile
care au participat la fundamentarea acesteia, aplicnd relaia { }
ij ij
K V V = ,
datele vor sistematizate i cuprinse ntr-un tabel de forma celui de mai jos.

Efectul economic brut al utilizrii informaiilor n procesul
decizional
Tabelul nr. 5-2
Informaii de Sistemul de decizii Efectul economic
fundamentare D
1
D
2
... D
j
... D
m
al deciziei V
i
X
1
V
11
V
12
... V
1j
... V
1n
V
1
X
2
V
21
V
22
... V
2j
... V
2n
V
2
: : :
: : :
X
i
V
i1
V
i2
... V
ij
... V
in
V
i
: : :
: : :
X
m
V
m1
V
m2
... V
mj
... V
mn
V
m
Efectul
economic al
deciziei V
j
V
1
V
2
... V
j
...V
m
=
i
V t

Sistemul informaional
n final, se calculeaz profitul obinut n urma utilizrii informaiilor
n procesul decizional, prin scderea cheltuielilor din valoarea efectului total
pentru fiecare element n parte, folosind relaia:
P
ij
= {V
1j
C
ij
}
n care P
ij
- reprezint profitul net.
Efectund calculele, rezultatele pot fi sistematizate ntr-un tabel
avnd urmtoarea form:

Profitul obinut prin utilizarea informaiilor n procesul decizional
Tabelul nr. 5-3
Informaii de Sistemul de decizii Efectul net
fundamentare D
1
D
2
... D
j
... D
m
al informaiei V
i
X
1
P
11
P
12
... P
1j
... P
1n
P
1
X
2
P
21
P
22
... P
2j
... P
2n
P
2
: : :
: : :
X
i
P
i1
P
i2
... P
ij
... P
in
P
i
: : :
: : :
X
m
P
m1
P
m2
... P
mj
... P
mn
P
m
Efectul net al
deciziei P
j
P
1
P
2
... P
j
... P
m
P P
i
=



Ordonarea rezultatelor, sub forma tabelelor prezentate mai sus,
permite efectuarea de analize menite s asigure creterea eficienei
economice a utilizrii informaiilor n procesul decizional. Aceast analiz
Management
este util att n cazul n care reflect evenimente economice petrecute, ct
i atunci cnd se efectueaz naintea declanrii procesului decizional.
Analiza postoperaional permite elaborarea unor concluzii cu
privire la gradul de utilizare a informaiilor n procesul decizional, nivelul
cheltuielilor i posibiliti de raionalizare a acestora, efectele economice
obinute ca urmare a reducerii gradului de incertitudine i adoptarea de
msuri pentru urmtoarele cicluri decizionale.
Efectuarea unei analize estimative prezint importan prin faptul c
pot fi eliminate anumite informaii care au un grad redus de participare la
fundamentarea deciziilor i se obin cu cheltuieli mari.
Cu toate dificultile ntmpinate la calculul i analiza eficienei
economice a utilizrii informaiilor la fundamentarea deciziilor, n final
prezint importan n procesul de cunoatere i apreciere a procesului
managerial n ansamblul su.

Cuvinte i noiuni cheie:
sistem informaional;
dat;
informaie;
circuit informaional;
flux informaional;
procedur informaional;
mijloace de tratare a informaiilor;
cerine fa de informaia economic.

ntrebri de verificare:
1. Ce este sistemul informaional?
2. Care este diferena dintre sistemul informatic i cel
informaional?
Sistemul informaional
3. Enumerai componentele sistemului informaional.
4. Definii data i informaia i precizai care este diferena
dintre acestea.
5. Ce sunt circuitele i fluxurile informaionale?
6. Dar procedurile informaionale?
7. Enumerai i caracterizai principalele tipuri de mijloace
de tratare a informaiilor.
8. Care sunt principiile care trebuie respectate de ctre
sistemul informaional pentru asigurarea unui
management performant?
9. Enumerai etapele necesare analizei i proiectrii
sistemului informaional n unitatea economic.
10. Cum poate fi apreciat eficacitatea noului sistem
informaional?
11. n ce poate fi concretizat aceast apreciere?
12. Care sunt principalele direcii pe care le vizeaz
perfecionarea sistemului informaional?
13. Care sunt cele mai importante criterii de clasificare ale
informaiei?
14. Artai principalele categorii de informaii i
caracteristicile acestora.
15. Enumerai i explicai cerinele fa de informaia
economic.

Teste de autoevaluare:
1. Dup obligativitatea pentru adresant, informaiile pot fi
grupate n:
a) interne;
Management
b) externe;
c) imperative;
d) descendente;
e) ascendente.

2. n activitatea de management informaia poate fi definit:
a) ca o dispoziie legal;
b) un mesaj cu caracter de noutate;
c) o cifr oarecare;
d) un circuit informaional;
e) un flux informaional.

3. Procesul de informare al managerilor are un caracter:
a) aleatoriu;
b) schimbtor;
c) permanent;
d) periodic;
e) etapizat.

4. Principalele cerine fa de informaia economic sunt:
1. nivelul de pregtire al decidentului;
2. coninutul adecvat;
3. oportunitatea;
4. acurateea;
5. cantitatea de informaii;
6. viteza de reacie a decidentului;
7. autoritatea;
8. destinatarul informaiei.
a) 1,2,3; b) 5,6,7; c) 6,7,8; d) 3,4,5; e) 1,4,5.