Model de implementare i evaluare a sistemului de control intern/managerial n

cadrul unei entiti

Abstract:
Conform noilor reglementari n domeniu (Legea 234/2010 i O!" 1#4$/2011%&
fiecare entitate 'ublic( este res'onsabila cu im'lementarea i e)aluarea/auto*
e)aluarea unui sistem de control intern/managerial+
,lementele 'rici'ale care stau la ba-a acestui 'roces sunt standardele de control
intern& ado'tate 'rin O!" $4#/200.+
A)/nd n )edere fa'tul c( nu e0ist( un model general acce'tat sau 'romo)at n
ceea ce 'ri)este modul de im'lementare i e)aluare a acestui sistem& aceast(
lucrare i 'ro'une elaborarea unui g1id/ndrumar& care sa includ( elementele de
ba-( ale celor dou( 'rocese men2ionate& i care ulterior 'ot fi
de-)oltate/mbun(t(2ite/ada'tate n func2ie de realit(2ile e0istente la ni)elul
fiec(rei entit(2i+
Aceast abordare are n vedere urmtoarele aspecte:
Posibilitatea aplicrii mecanismelor i conceptelor utilizate n implementarea i
evaluarea sistemului de management al calitii. Acesta are la baz standarde
care stabilesc cerinele minime obligatorii pentru implementare. Totodat,
sistemul de evaluare i certificare presupune analizarea/evaluarea intern a
modului de implementare a acestor standarde, dar i evaluarea etern, de ctre
auditori de calitate desemnai. Astfel, procesul poate fi considerat similar cu cel
necesar implementrii i evalurii sistemului de control intern/managerial.
!lementele care pot crea dificulti n aplicarea acestuia constau n:
o !istena unui cadru legal/procedural limitat n definirea mecanismelor de
implementare i evaluare a acestui sistem, ls"nd n responsabilitatea
entitilor/managerilor modalitatea practic de elaborare i aplicare a
acestora,
o definirea general a standardelor de control intern i a cerinelor acestora,
o eistena unor suprapuneri n cerinele aferente unora dintre standarde
#
.
$odul de definire a standardelor i a cerinelor generale de implementare a
acestora, implic stabilirea unui plan de implementare, incluz"nd activiti
principale i secundare, responsabili principali i secundari. !ste evident faptul
ca acestea depind de structura organizatoric a entitii respective.
!valuarea stadiului implementrii standardelor de control intern presupune n
primul r"nd o evaluare a modului de implementare a fiecarui standard n parte %a
aciunilor minimale stabilite& i ulterior o evaluare general, la nivelul entitii.
Astfel, avnd n vedere cele menionate anterior, materialul va prezenta, n prima
parte, un model general de implementare a sistemului de control
intern/managerial la nivelul unei entiti i, ulterior, un model de auto-
evaluare/evaluare a acestuia.
1. Model de implementare a sistemului de control intern/managerial
1
'a nivelul (omisiei !uropene, urmare a necesitii fleibilizrii acestui proces, standardele de control
intern au fost reevaluate, rezult"nd o diminuare a numrului acestora la #) standarde.
1
!istemul de control intern/managerial reprezint ansamblul politicilor i procedurilor
concepute i implementate de ctre managementul i personalul entitii publice, n
vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice
intr*un mod economic, eficient si eficace+ respectarea regulilor eterne i a politicilor i
regulilor managementului+ prote,area bunurilor i a informaiilor+ prevenirea i
depistarea fraudelor si greelilor+ calitatea documentelor de contabilitate si producerea
n timp util de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de
management.
2
"omponenta
"ontrol
intern
!tandard Aciuni minim necesare #ezultate $%servaii
M
e
d
i
u
l

d
e

c
o
n
t
r
o
l
1. &tic, integritate
Entitatea public
asigur condiiile
necesare cunoaterii,
de ctre angajai, a
reglementrilor care
guverneaz
comportamentul
acestora, prevenirea
i raportarea fraudelor
i neregulilor.
!laborarea unui (od de !tic al
anga,ailor
Promovarea/difuzarea acestuia
la nivelul entitii
'uarea la cunotin de ctre toi
anga,aii %la anga,are sau cu
ocazia fiecrei modificri&
(onstituirea sau definirea n
cadrul (odului a unei (omisii
speciale pentru analizarea
cazurilor de nereguli/fraud
identificate %(omisie de
disciplin eistent, cu
etinderea prerogativelor
acesteia&
!laborarea unei proceduri
privind semnalarea i
tratamentul neregulilor
(od de !tic
(omisie de -isciplin
funcional
Procedur aferent
semnalrii i tratrii
cazurilor de
nereguli/abateri/ fraud
'. Atri%uii, funcii,
sarcini
Entitatea public
transmite angajailor
i actualizeaz
permanent:
documentul privind
misiunea entitii
publice;
!laborarea unui Plan de
dezvoltare institutional, cu
includerea misiunii, viziunii i
obiectivelor generale ale enitii
!laborarea i actualizarea
periodic a ./0+
Publicarea pe site*ul instituiei a
./0*ului pentru a se asigura
comunicarea acestuia ctre
Plan de dezvoltare
instituional
./0
elaborat/actualizat/
avizat
./0 publicat i
diseminat
0ie de post
elaborate/actualizate/
Planul de dezvoltare
institutional ar trebui s
aib n vedere
dezvoltarea activitii
instituiei pe ansamblul
acesteia. -in acest
document poate decurge
ulterior i ./0*ul general.
3
regulamentele
interne;
fia postului
(funciei.
anga,ai+
!laborarea i actualizarea
periodic a fielor de post
semnate i avizate
( ) "ompeten,
performan
!anagerul asigur
ocuparea posturilor
de ctre persoane
competente, crora le
"ncredineaz sarcini
potrivit competenelor
i asigur condiii
pentru dezvoltarea
capacitii
profesionale a
salariatului.
!laborarea unei proceduri de
sistem privind modalitatea de
organizare i derulare a
concursurilor de
anga,are/promovare la nivelul
instituiei
-etalierea elementelor specifice
privind cerinele posturilor la
nivelul fiecrei structuri din
entitate
!laborarea periodic a unei
analize privind gradul de
ncarcare a personalului cu
sarcini
!laborarea i actualizarea
permanent a Planului de
formare profesional
!laborarea unei proceduri de
sistem privind metodologia
identificrii i stabilirii nevoilor de
formare ale personalului
Procedura de sistem
privind organizarea i
derularea concursurilor
de anga,are/promovare
la nivelul instituiei
Analiza anual privind
gradul de ncrcare a
personalului cu sarcini
Plan de formare
profesional actualizat
anual
Procedura de sistem
privind metodologia
identificrii i stabilirii
nevoilor de formare ale
personalului
* ) +uncii sensi%ile
Entitatea public
identific funciile
considerate ca fiind
sensibile i stabilete
o politic adecvat de
rotaie a salariailor
1dentificarea funciilor sensibile la
nivelul entitii
2tabilirea listei cu salariaii care
ocup funciile sensibile
2tabilirea unui Plan de rotaie a
personalului de pe aceste funcii
%av"nd n vedere avanta,ele i
'ista funcii sensibile
'ista salariai care
ocup funcii sensibile,
actualizat permanent
de ctre .esurse
3mane
Plan de rotaie a
Analiza necesar a fi
derulat n stabilirea
funciilor sensibile ar
trebui realizat plec"nd
de la obiectivele instituiei
i identificarea
activitilor, respectiv a
4
care ocup astfel de
funcii.
dezavanta,ele acestei rotaii,
eistena resurselor umane
suficiente ca numr i pregtire,
etc.&. Acest Plan ar trebui revizuit
anual.
personalului din
funciile sensibile,
actualizat anual.
posturilor vulnerabile din
punctul de vedere a
atingerii obiectivelor
instituiei. .ecomandare:
poate fi solicitat o
misiune de consiliere a
auditului intern, o misiune
de audit etern sau poate
fi constituit un grup de
lucru coordonat la nivelul
secretarului general sau
(omisiei de
1mplementare a
sistemului de control
intern/managerial pentru
stabilirea acestei liste.
, ) -elegarea
!anagerul stabilete,
"n scris, limitele
competenelor i
responsabilitilor pe
care le deleag.
1dentificare la nivelul structurii a
competenelor i
responsabilitilor ce pot fi
delegate/nu pot fi delegate
2tabilirea prin intermediul fielor
de post a limitelor de
competen i a
responsabilitilor delegate sau
prin acte administrative interne
'ista competene i
responsabiliti la
nivelul structurii, cu
evidenierea celor care
se deleag/nu se
deleag
0ie de post
completate
corespunztor, inclusiv
cu limitele de
competen
Acte
administrative/note
interne delagare
competene, asumate
de manager i
persoana ctre care
2e bazeaz pe ./0,
prevederi speciale din
cadrul legal aplicabil
domeniului de activitate
5
s*au delegat
responsabilitile
. ) !tructura
organizatoric
Entitatea public
definete propria
structur
organizatoric,
competenele,
responsabilitile,
sarcinile i obligaia
de a raporta pentru
fiecare component
structural i
informeaz "n scris
salariaii.
!laborare organigram
!laborare ./0
!laborare fie de post
(omunicarea acestor
documente ctre anga,ai
!laborare procedur privind
modul de ntocmire ./0, fie de
post
!valuare periodic a fleibilitii
i conformitii structurii
organizatorice
/rganigrama publicat
sau comunicat
anga,ailor
./0 publicat sau
comunicat anga,ailor
0ie de post, avizate i
semnate
Procedura de sistem
privind
ntocmirea/actualizarea
./0 i fie de post
Analize periodice ale
modului de organizare
i funcionare/
propuneri de
fleibilizare a activitii
1n elaborarea structurii
organizatorice se are n
vedere, n cazul entitii
publice, funciile stabilite
prin 45 de constituire i
derularea unor analize
periodice privind
activitile noi aprute
sau posibilele
suprapuneri de activiti
6
&
v
a
l
u
a
r
e
a

r
i
s
c
u
r
i
l
o
r
/ - $%iective
Entitatea public
trebuie s defineasc
obiectivele
determinante, legate
de scopurile entitii,
precum i cele
complementare,
legate de fiabilitatea
informaiilor,
conformitatea cu
legile, regulamentele
i politicile interne i
s comunice
obiectivele definite
tuturor salariailor i
terilor interesai.
2tabilirea obiectivelor generale i
operaionale ale entitii, cu
respectarea principiului 2$A.T
%ecepie pentru
activitile/procesele care au rol
direct n creterea calitii
activitii i indirect n ceea ce
privete indicatorii cantitativi&
!laborarea Planului 2trategic/de
dezvoltare instituional al
entitii i comunicarea ctre
anga,ai
Plan 2trategic/Plan de
dezvolare
institutional/lista
obiective
strategice/operaionale
1n stabilirea obiectivelor,
se recomand o adoptare
top*do6n, plec"nd de la
agenda public i agenda
instituional definte pe
un orizont de timp 7
pentru etragerea
obiectivelor strategice,
care ulterior sunt definite
la nivel operaional pentru
fiecare structur
component, n funcie de
aportul acesteia la
ndeplinirea obiectivelor.
0 - 1lanificarea
Entitatea public
"ntocmete planuri
prin care se pun "n
concordan
activitile necesare
pentru atingerea
obiectivelor cu
resursele ma#im
posibil de alocat,
astfel "nc$t riscurile
de a nu realiza
obiectivele s fie
minime.
1dentificarea activitilor
necesare pentru atingerea
obiectivelor, stablirea resurselor
necesare
Plan 2trategic/Plan de
dezvoltare instituional
Planurile 2trategice/de
dezvoltare instituional
includ at"t obiectivele, c"t
i activitile/rezultatele
ateptate i resursele
alocate.
2 - "oordonarea 2tabilirea unei structurii 2tructura de Aceast structur are
7
%entru atingerea
obiectivelor, deciziile
i aciunile
componentelor
structurale ale entitii
publice trebuiesc
coordonate, "n scopul
asigurrii
convergenei i
coerenei acestora.
coordonatoare privind
elaborarea, monitorizarea
implementrii i actualizarea
planurilor strategice/anuale
2tabilirea unei
metodologii/proceduri de
organizare i funcionare a
acestei structuri, modul de luare
a deciziilor, limitele de
competen, domeniile de
aciune
coordonare
$etodologie de
organizare i
funcionare a structurii
de coordonare
rolul de a stabili o
metodologie de
monitorizare a modului de
implementare a planului
i modalitatea de
revizuire/actualizare a
acestuia, precum i a
modului de luare a
deciziilor ma,ore.
13 - Monitorizarea
performanelor
Entitatea public
asigur, pentru
fiecare politic i
activitate,
monitorizarea
performanelor,
utiliz$nd indicatori
cantitativi i calitativi
relevani, inclusiv cu
privire la
economicitate,
eficien i eficacitate.
2tabilirea unui set de indicatori
pentru evaluarea modului de
ndeplinire a obiectivelor
strategice
2tabilirea unui set de indicatori
pentru evaluarea modului de
ndeplinire a obiectivelor
operaionale/derivate
2et indicatori
cantitativi/calitativi,
asociai atingerii
rezultatelor prestabilite
1ndicatorii pot fi calitativi
i/sau cantitativi,
relevena acestora
put"nd fi evaluat de
structura coordonatoare
cu ocazia evalurilor
anuale.
11 ) Managementul
riscului
Entitatea public
analizeaz sistematic,
cel puin o dat pe an,
2tabilirea unei proceduri de
sistem privind managementul
riscurilor
1nstruirea personalului i a
managementului n domeniul
Procedura
managementul
riscurilor
.egistrul riscurilor
Plan de aciune pentru
8
riscurile legate de
desfurarea
activitilor sale,
elaboreaz planuri
corespunztoare, "n
direcia limitrii
posibilelor consecine
ale acestor riscuri, i
numete salariaii
responsabili "n
aplicarea planurilor
respective.
managementului riscurilor
1entificarea riscurilor generale i
a celor aferente activitilor
derulate la nivelul fiecrei
structuri
!valuarea riscurilor
2tabilirea apetitului pentru risc
de ctre managementul superior
7 nivelul de risc acceptat
1dentificarea
msurilor/instrumentelor de
control aplicabile
$onitorizarea riscurilor i
reevaluarea acestora
.eactualizarea Planurilor de
aciune
!laborarea registrului riscurilor
diminuarea riscurilor
1, ) 4poteze,
reevaluri
&i#area obiectivelor
are "n vedere ipoteze
acceptate contient,
prin consens.
!odificarea
ipotezelor, ca urmare
a transformrii
mediului, impune
reevaluarea
obiectivelor.
Analizarea evalurilor periodice
a modului de ndeplinire a
obiectivelor i a elementelor care
au condus la definirea/stabilirea
obiectivelor iniiale
A,ustarea/actualizarea
corespunztoare a obiectivelor
%opional& !laborarea unui set de
cerine minime privind
elementele care se revd la
momentul actualizrii unei
planificri strategice/anuale
Planuri
strategice/anuale
actualizate
1n corelatie cu standardul
#8, orice evaluare a
modului de ndeplinire a
obiectivelor poate genera
anumite rezultate, care
impun revizuirea
corespunzatoare a
obiectivelor
strategice/operaionale.
9
4
n
f
o
r
m
a
r
e

i

c
o
m
u
n
i
c
a
r
e
1' ) 4nformarea
Entitatea public
stabilete tipurile de
informaii, coninutul,
calitatea, frecvena,
sursele i destinatarii
acestora, astfel "nc$t
managerii i salariaii,
prin primirea i
transmiterea
informaiilor, s'i
poat "ndeplini
sarcinile.
1nventarierea
informaiilor/documentelor
gestionate la nivelul entitii
%tipologie, frecven, drepturi i
reguli de acces, destinatari,
sursa i intermediarii, etc.&
2tabilirea unei liste centralizate
la nivelul entitii i a unei liste
specifice la nivelul fiecrui
departament
2tabilirea unor reguli de
accesare/primire/prelucrare i
transmitere a
informaiilor/documentelor 7
eventual procedura de sistem.
Aceste reguli trebuie stabilite
iniial la nivel central/general
valabile pentru toat entitatea
%pentru a nu eista diferene de
interpretare de la un
compartiment la altul&
'ista centralizat
informaii/ documente
'iste specifice la nivelul
fiecrui compartiment
.eguli de
utilizare/prelucrare
/acces /transmitere
informaii, stabilite la
nivel central, general
valabile pentru toate
compartimentele
9ecesitatea stabilirii unei
proceduri de sistem este
determinat de numrul
i compleitatea
documentelor gestionate
la nivelul entitii.
1( ) "omunicarea
Entitatea public
trebuie s dezvolte un
sistem eficient de
comunicare intern i
e#tern, care s
asigure o difuzare
rapid, fluent i
precis a informaiilor,
astfel inc$t acestea s
ajung complete i la
timp la utilizatori.
1nventarierea fluurilor
informaionale/documentare inter
i etra instituionale %pornind de
la nivel de compartiment i p"n
la nivel centralizat/instituional&.
2tabilirea timpilor alocai pentru
primirea/prelucrarea i
transmiterea
informaiilor/documentelor. 2e va
avea n vedere corelarea cu
anumite cerine specifice,
stabilite anterior prin acte
2istem dezvoltat de
comunicare intern i
etern.
2e pornete de la
lista de
documente/
informaii
identificate la
standardul #:.
10
normative/administrative.
2tabilirea responsabililor de
primire/transmitere
informaii/documente, n funcie
de tipologia acestora.
2tabilirea cilor/mi,loacelor
corespunztoare pentru
transmiterea fiecrui tip de
informaie %e: e*mail cu sau fr
semnatur electronic, adrese,
comunicate de pres, etc.&.
1n functie de compleitatea
acestui proces, poate fi
elaborat o procedura specific.
1* ) "orespondena
&iecare entitate
public organizeaz
primirea(e#pedierea,
"nregistrarea i
ar)ivarea
corespondenei, astfel
"nc$t sistemul s fie
accesibil
managerului,
angajailor i terilor
interesai, cu abilitare
"n domeniu.
!tragerea
documentelor/informaiilor din
lista de informaii/documente
identificate n standardele
anterioare
(lasificarea tipurilor de
coresponden, dup criterii
generale stabilite la nivel central
%de o (omisie sau de o structur
desemnat special&
!laborarea i implementarea
unei proceduri privind
nregistarea, primirea, circulaia
i ar;ivarea corespondenei.
-ezvoltarea i implementarea
unei aplicaii informatice suport
pentru nregistrarea i
monitorizarea corespondenei la
nivel de compartiment i la nivel
2istem de
coresponden elaborat
i implementat
%lista/tipologie
coresponden,
procedura de
utilizare/transmitere
/ar;ivare, aplicaie
suport pentru
implementarea
procedurii&
(orespondena este
parte integrant a
informaiilor/documentelor
idetificate la standardele
#: i #<.
11
de entitate.
1. ) !emnalarea
neregulilor
*alariaii au
posibilitatea ca, pe
baza unor proceduri
distincte, s
semnaleze
neregulariti, fr ca
astfel de semnalri s
atrag un tratament
inec)itabil sau
discriminatoriu fa de
salariatul care se
conformeaz unor
astfel de proceduri.
!laborarea unei proceduri
privind semnalarea i
tratamentul neregulilor %definirea
tipurilor de nereguli i a modului
de tratare a acestora. 2e poate
porni de la cazurile specifice,
identificate la nivelul fiecarui
compartiment i ulterior
generalizate/centralizate la nivel
de entitate&.
Procedur aferent
semnalarii i tratrii
cazurilor de
nereguli/abateri/ fraud
Aciunea poate fi
implementat fie n cadrul
standardului #, fie a
standardului #),
coninutul i scopul
acestui document fiind
similar.
12
A
c
t
i
v
i
t

i

d
e

c
o
n
t
r
o
l
1/ - 1roceduri
%entru activitile din
cadrul entittii publice
i, "n special, pentru
operaiunile
economice, aceasta
elaboreaz proceduri
scrise, care se
comunic tuturor
salariailor implicai.
!laborare procedur de
elaborare a procedurilor
1dentificarea la nivelul fiecrui
compartiment a activitilor
procedurabile
1dentificarea la nivelul entitii a
proceselor/activitilor
procedurabile, cu caracter
general, a structurilor implicate i
a responsabililor de
proces/elaborare proceduri
2tablire calendar de elaborare i
aprobare proceduri operaionale
i de sistem
-erulare proces de elaborare
proceduri
Publicarea procedurilor pe site*ul
entitii sau comunicarea sub un
format acceptat pentru luare la
cunotin i utiizare
1mplementarea i revizuirea
procedurilor
Proceduri operaionale
i de sistem
elaborate/aprobate
/diseminate
!ste un proces de durat,
compleitatea acestuia
fiind dat de
compleitatea
activitilor/proceselor
derulate la nivelul entitii.
10 ) !epararea
atri%uiilor
Elementele
operaionale i
financiare ale fiecrei
aciuni sunt efectuate
de persoane
independente una
fa de cealalt,
respectiv funciile de
iniiere i verificare
1dentificare procese la nivelul
entitii i a compartimentelor
implicate
1dentificare activiti derivate din
procese la nivelul fiecrui
compartiment i clasificarea
acestora n funcie de tipologie i
necesitatea de separare
1dentificare eventuale
incompatibiliti i stabilirea unor
Analiza
proceselor/activitilor
derulate la nivel de
entitate/compartiment
1ncompatibiliti
identificate i corectate
Procedura/reguli de
separare a atribuiilor
Pentru a putea avea o
separare corepunztoare
a activitilor
incompatibile este
necesar, n prima faz,
inventarierea
proceselor/activitilor i
ulterior stabilirea regulilor
de separare i
moniorizarea aplicrii
acestora. !ventualele
13
trebuie s fie
separate.
msuri de remediere
2tabilirea unor reguli
generale/specifice pentru
alocarea si derularea activitatilor
%in functie de rezultatele analizei
derulate anterior&
abateri pot fi raportate,
conform procedurii de
semnalare a neregulilor,
menionate la standardele
# i #=.
12 ) !upraveg5erea
Entitatea public
asigur msuri de
supraveg)ere
adecvate a
operaiunilor, pe baza
unor proceduri
prestabilite, inclusiv
prin control e#'post, "n
scopul realizrii "n
mod eficace a
acestora.
2tabilirea unor instrumente
pentru monitorizarea activitii la
nivel central i la nivel de
compartimente %e: tablou de
bord& i a modului de
implementare a acestora
%elaborare procedur&
Analizarea periodic a
raportrilor la nivel de manager
i management superior
1nstrument implementat
de monitorizare a
activitii entitii
1nstrumentele aplicate pot
asigura inclusiv analiza
activitii din punctul de
vedere al suprapunerilor
de activiti sau grad de
ncarcare personal.
'3 ) 6estionarea
a%aterilor
Entitatea public se
asigur c, pentru
toate situaiile "n care,
datorit unor
circumstane
deosebite, apar
abateri fa de
politicile sau
procedurile stabilite,
se "ntocmesc
documente adecvate,
1dentificare la nivelul fiecrui
compartiment a cazurilor de
abateri de la proceduri/buna
practic nregistrate i a modului
de abordare a acestora
.aportarea acestora ctre
managementul superior i
stabilirea unor reguli generale de
ncadrare i tratare a acestora
1dentificare cazuri abateri prin
intermediul misiunilor de audit
intern
2tabilirea unei proceduri interne
(azuistica abateri
identificate
Procedura intern de
raportare i gestionare
a abaterilor
14
aprobate la un nivel
corespunztor,
"nainte de efectuarea
operaiunilor.
de raportare a tuturor cazurilor
de abateri i a modalitii de
tratare a acestora %din punctul de
vedere al documentelor necesar
a fi elaborate i a nivelului de
luare a deciziilor&
'1 ) "ontinuitatea
activitii
Entitatea public
asigur msurile
corespunzatoare
pentru ca activitatea
acesteia s poat
continua "n orice
moment, "n toate
"mprejurrile i "n
toate planurile, cu
deosebire "n cel
economico ' financiar.
1dentificare situaii cu risc ma,or
asupra derulrii activitilor %la
nivel de compartimente i ulterior
la nivel centralizat&
2tabilire msuri de control
aplicabile n astfel de situaii
.evizuirea periodic a acestora
Plan de gestionare a
situaiilor de criz/de
discontinuitate
activitate
Aceste riscuri pot fi
identificate inclusiv in
standardul privind
managementul riscurilor,
dar msurile de control
pot fi stabilite ntr*un
document separat, av"nd
n vedere faptul c, n
general, aceste situaii
sunt ipotetice i vor fi
tratate ca fiind riscuri cu
probabiliitatea de apariie
medie sau minor.
'' ) !trategii de
control
Entitatea public
elaboreaz politici
adecvate strategiilor
de control i
programelor
concepute pentru
atingerea obiectivelor
i meninerea "n
ec)ilibru a acestor
strategii.
1dem standarde =, >, ?, #8,##,
#@
1dem standarde =, >, ?,
#8,##, #@
Activitile prevzute la
aceste standarde
acoper msurile
necesare pentru
implementarea acestui
standard. Prin urmare,
derularea acelor activiti
conduce la
implementarea acestui
standard.
15
'( ) Accesul la
resurse
!anagerul stabilete,
prin emiterea de
documente de
autorizare,
persoanele care au
acces la resursele
materiale, financiare
i informaionale ale
entitii publice i
numete persoanele
responsabile pentru
protejarea i folosirea
corect a acestor
resurse.
1dentificare structuri care
gestioneaz resursele materiale,
financiare, informaionale ale
entitii
2tabilire list persoane
autorizate pentru gestionarea
acestora
2tabilire reguli drepturi de
acces/gestionare
.ealizarea de verificri periodice
privind gestionarea acestor
resurse %de o structur
independent&
.eguli drept de acces
i gestionare resurse
'ist personal cu
atribuii n gestionarea
resurselor
A
u
d
i
t
a
r
e
a

i

e
v
a
l
u
a
r
e
a
7erificarea si
evaluarea
controlului
!tandardul '*
Entitatea public
instituie o funcie de
evaluare a controlului
intern i elaboreaz
politici, planuri i
programe de derulare
a acestor aciuni.
2tabilire sistem de autoevaluare
a implementrii sistemului de
control intern %procedur,
documente de monitorizare i
evaluare, criterii de evaluare a
stadiului implementrii
standardelor de control intern,
termene de raportare,
responsabili pentru raportare la
nivel de compartiment i la nivel
central&
0uncie/sistem de
evaluare a controlului
intern implementat
Audit intern
!tandardul ',
Entitatea public
(onstituire funcie audit intern
%cf. legislatiei aplicabile&
3tilizarea funciei de audit intern
0uncie de audit intern
operaional n scopul
evalurii sistemului de
16
"nfiineaz sau are
acces la o structur
de audit, care are "n
componena sa
auditori competeni, a
cror activitate se
desfoar, de
regul, conform unor
programe bazate pe
evaluarea riscului.
n consilierea managentului
pentru implementarea/evaluarea
sistemului de control
intern/managerial
-erularea misiunilor de audit
intern av"nd ca obiectiv
evaluarea sistemului de control
intern implementat
control
intern/managerial
8ota
Aciunile necesare sunt definite la nivel general, ca i cerine de ndeplinit i nu au n vedere situaiile particulare eistente la
nivelul unei entiti. -in aceste considerente, acest model/ndrumar poate fi adaptat/modificat corespunztor, dar cu
meninerea/respectarea cerinelor i ,ustificarea/fundamentarea abaterilor.
Pentru aciunile generale trebuie stabilit o (omisie general de implementare a standardelor la nivelul entitii, care ulterior poate
desemna structurile sau structura responsabil pentru fiecare aciune i termenele de implementare.
17
18
'. Model de evaluare a sistemului de control intern/managerial
'

Acesta va avea ca elemente de baz:

Precondiia aplicrii standardelor de control intern n integralitate la nivelul
unei entiti, dar difereniat la nivelul structurilor din cadrul entitii respective
%e: anumite standarde 7 audit intern 7 se aplic entitii, dar nu se aplic
fiecrei structuri din cadrul entitii&
Aciunile minim necesare stabilite anterior. Pentru acestea, vor fi evideniai
responsabilii principali i secundari implicai.
-in aceste considerente, evaluarea final va avea : componente:
&valuarea specific a standardelor * care se aplic eclusiv la nivelul unor
structuri din cadrul entitii
&valuarea general a standardelor * care se aplic uniform la nivelul structurilor
din cadrul unei entitii.
1n final, rezultatul evalurii implementrii standardelor de control intern va avea n
vedere cumularea rezultatelor obinute n cadrul celor : componente.
<
2
Acesta va avea in vedere raportarea la structura organizatorica de la nivelul unui minister.
3
Aceste rezultate vor fi raportate la metodologia de cuantificare a implementarii generale a standardelor
de control intern, conform prevederilor /$0P #)A?/:8##.
19
"omponenta
"ontrol
intern
!tandard Aciuni minim necesare #esponsa%ili
9principali/secundari:
$%servaii
M
e
d
i
u
l

d
e

c
o
n
t
r
o
l
1. &tic, integritate
Entitatea public
asigur condiiile
necesare cunoa;terii,
de ctre angajai, a
reglementrilor care
guverneaz
comportamentul
acestora, prevenirea
i raportarea fraudelor
i neregulilor.
!laborarea unui (od de !tic al
anga,ailor
Promovarea/difuzarea acestuia
la nivelul entitii
'uarea la cunotin de ctre toi
anga,aii %la anga,are sau cu
ocazia fiecrei modificri&
(onstituirea sau definirea n
cadrul (odului a unei (omisii
speciale pentru analizarea
cazurilor de nereguli/fraud
identificate %(omisie de
disciplin eistent, cu
etinderea prerogativelor
acesteia&
!laborarea unei proceduri
privind semnalarea i
tratamentul neregulilor
-ir. .esurse 3mane
sau/i grup de lucru
desemnat la nivelul
ministerului
%organizaiei&
0iecare structura din
cadrul ministerului
%organizaiei&
-ir. .esurse 3mane
sau/si grup de lucru
desemnat la nivelul
ministerului
%organizaiei&
-ir. .esurse 3mane
sau/si grup de lucru
desemnat la nivelul
ministerului
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
'. Atri%uii, funcii,
sarcini
Entitatea public
transmite angajailor
i actualizeaz
permanent:
documentul privind
misiunea entitii
publice;
!laborarea unui Plan de
dezvoltare institutional, cu
includerea misiunii, viziunii i
obiectivelor generale ale enitii
!laborarea i actualizarea
periodic a ./0+
(omisia de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial sau
grup de lucru desemnat

-ir. .esurse 3mane i
fiecare structur din
cadrul ministerului
avizat
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
20
regulamentele
interne;
fia postului
(funciei.
Publicarea pe site*ul instituiei a
./0*ului pentru a se asigura
comunicarea acestuia ctre
anga,ai+
!laborarea i actualizarea
periodic a fielor de post
-ir. .esurse 3mane i
-irecia 1T
0iecare structur din
cadrul ministerului
( ) "ompeten,
performan
!anagerul asigur
ocuparea posturilor
de ctre persoane
competente, crora le
"ncredineaz sarcini
potrivit competenelor
i asigur condiii
pentru dezvoltarea
capacitii
profesionale a
salariatului.
!laborarea unei proceduri de
sistem privind modalitatea de
organizare i derulare a
concursurilor de
anga,are/promovare la nivelul
instituiei
-etalierea elementelor specifice
privind cerinele posturilor la
nivelul fiecrei structuri din
entitate
!laborarea periodic a unei
analize privind gradul de
ncarcare a personalului cu
sarcini
!laborarea i actualizarea
permanent a Planului de
formare profesional
!laborarea unei proceduri de
sistem privind metodologia
identificrii i stabilirii nevoilor de
formare ale personalului
-ir. .esurse 3mane
0iecare structur din
cadrul ministerului sub
supervizarea -ir.
.esurse 3mane
0iecare structur din
cadrul ministerului
0iecare structur din
cadrul ministerului n
coordonarea -ir.
.esurse 3mane
-ir. .esurse 3mane
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
* ) +uncii sensi%ile
Entitatea public
identific funciile
considerate ca fiind
sensibile i stabilete
1dentificarea funciilor sensibile la
nivelul entitii
2tabilirea listei cu salariaii care
ocup funciile sensibile
5rup de lucru
coordonat la nivelul
secretarului general
sau (omisia de
1mplementare a
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
21
o politic adecvat de
rotaie a salariailor
care ocup astfel de
funcii.
2tabilirea unui Plan de rotaie a
personalului de pe aceste funcii
%av"nd n vedere avanta,ele i
dezavanta,ele acestei rotaii,
eistena resurselor umane
sufieciente ca numr i
pregtire, etc.&. Acest Plan ar
trebui revizuit anual.
sistemului de control
intern/managerial
pentru stabilirea
acestei liste n
colaborare cu fiecare
structur din cadrul
ministerului
, ) -elegarea
!anagerul stabilete,
"n scris, limitele
competenelor i
responsabilitilor pe
care le deleag.
1dentificare la nivelul structurii a
competenelor i
responsabilitilor ce pot fi
delegate/nu pot fi delegate
2tabilirea prin intermediul fielor
de post a limitelor de
competen i a
responsabilitilor delegate sau
prin acte administrative interne
0iecare structur din
cadrul ministerului n
coordonarea -ir.
.esurse 3mane
0iecare structur din
cadrul ministerului in
coordonarea -ir.
.esurse 3mane
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
. ) !tructura
organizatoric
Entitatea public
definete propria
structur
organizatoric,
competenele,
responsabilitile,
sarcinile i obligaia
de a raporta pentru
fiecare component
structural i
informeaz "n scris
salariaii.
!laborare organigram
!laborare ./0
!laborare fie de post
(omunicarea acestor
documente ctre anga,ai
!laborare procedur privind
modul de ntocmire ./0, fie de
post
!valuare periodic a fleibilitii
i conformitii structurii
organizatorice
0iecare structur din
cadrul ministerului n
coordonarea -ir.
.esurse 3mane
0iecare structur din
cadrul ministerului
-ir. .esurse 3mane
0iecare structur din
cadrul ministerului n
coordonarea -ir.
.esurse 3mane i cu
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
22
spri,inul -ir. de Audit
1ntern %misiune de
consiliere&
&
v
a
l
u
a
r
e
a

r
i
s
c
u
r
i
l
o
r
/ - $%iective
Entitatea public
trebuie s defineasc
obiectivele
determinante, legate
de scopurile entitii,
precum i cele
complementare,
legate de fiabilitatea
informaiilor,
conformitatea cu
legile, regulamentele
i politicile interne i
s comunice
obiectivele definite
tuturor salariailor i
terilor interesai.
2tabilirea obictivelor generale i
operaionale ale entitii, cu
respectarea principiului 2$A.T
%ecepie pentru
activitile/procesele care au rol
direct n creterea calitii
activitii i indirect n ceea ce
privete indicatorii cantitativi&
!laborarea Planului 2trategic/de
dezvoltare instituional al
entitii i comunicarea ctre
anga,ai
(omisia de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial sau
grup de lucru
desemnat, n
colaborare cu fiecare
structur din cadrul
ministerului
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
0 - 1lanificarea
Entitatea public
"ntocmete planuri
prin care se pun "n
concordan
activitile necesare
pentru atingerea
obiectivelor cu
resursele ma#im
posibil de alocat,
astfel inc$t riscurile de
a nu realiza
1dentificarea activitilor
necesare pentru atingerea
obiectivelor, stablirea resurselor
necesare
0iecare structur din
cadrul ministerului sub
coordonarea (omisiei
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
23
obiectivele s fie
minime.
2 - "oordonarea
%entru atingerea
obiectivelor, deciziile
i aciunile
componentelor
structurale ale entitii
publice trebuiesc
coordonate, "n scopul
asigurrii
convergenei i
coerenei acestora.
2tabilirea unei structurii
coordonatoare privind
elaborarea, monitorizarea
implementrii i actualizarea
planurilor strategice/anuale
2tabilirea unei
metodologii/proceduri de
organizare i funcionare a
acestei structuri, modul de luare
a deciziilor, limitele de
competen, domeniile de
aciune
(omisia de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial
2ecretariatul (omisiei
sub coordonarea
conducerii acesteia
1mplic o implementare
de nivel specific %este
limitat la coordonarea
unei structuri unice&
13 - Monitorizarea
performanelor
Entitatea public
asigur, pentru
fiecare politic i
activitate,
monitorizarea
performanelor,
utiliz$nd indicatori
cantitativi i calitativi
relevani, inclusiv cu
privire la
economicitate,
eficien i eficacitate.
2tabilirea unui set de indicatori
pentru evaluarea modului de
ndeplinire a obiectivelor
strategice
2tabilirea unui set de indicatori
pentru evaluarea modului de
ndeplinire a obiectivelor
operaionale/derivate
0iecare structur din
cadrul ministerului sub
coordonarea (omisiei
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
11 ) Managementul 2tabilirea unei proceduri de 2tructur de la nivelul 1mplic o implementare
24
riscului
Entitatea public
analizeaz sistematic,
cel puin o dat pe an,
riscurile legate de
desfurarea
activitilor sale,
elaboreaz planuri
corespunztoare, "n
direcia limitrii
posibilelor consecine
ale acestor riscuri, i
numete salariaii
responsabili "n
aplicarea planurilor
respective.
sistem privind managementul
riscurilor
1nstruirea personalului i a
managementului n domeniul
managementului riscurilor
1dentificarea riscurilor generale i
a celor aferente activitilor
derulate la nivelul fiecrei
structuri
!valuarea riscurilor
2tabilirea apetitului pentru risc
de ctre managementul superior
7 nivelul de risc acceptat
1dentificarea
msurilor/instrumentelor de
control aplicabile
$onitorizarea riscurilor i
reevaluarea acestora
.eactualizarea Planurilor de
aciune
!laborarea registrului riscurilor
ministerului sub
coordonarea (omisiei
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial
(omisia de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial, prin
intermediul
secretariatului acesteia,
care va centraliza
riscurile comunicate de
fiecare structura din
cadrul ministerului
de nivel general %mai
multe structuri&
1, ) 4poteze,
reevaluri
&i#area obiectivelor
are "n vedere ipoteze
acceptate contient,
prin consens.
!odificarea
ipotezelor, ca urmare
a transformrii
mediului, impune
reevaluarea
Analizarea evalurilor periodice
a modului de ndeplinire a
obiectivelor i a elementelor care
au condus la definirea/stabilirea
obiectivelor iniiale
A,ustarea/actualizarea
corespunztoare a obiectivelor
%opional& !laborarea unui set de
cerine minime privind
elementele care se revd la
0iecare structur din
cadrul ministerului sub
coordonarea (omisiei
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general
(omisia de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial, prin
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
25
obiectivelor. momentul actualizrii unei
planificri strategice/anuale
intermediul
secretariatului acesteia
4
n
f
o
r
m
a
r
e

i

c
o
m
u
n
i
c
a
r
e
1' ) 4nformarea
Entitatea public
stabilete tipurile de
informaii, coninutul,
calitatea, frecvena,
sursele i destinatarii
acestora, astfel "nc$t
managerii i salariaii,
prin primirea i
transmiterea
informaiilor, s'i
poat "ndeplini
sarcinile.
1nventarierea
informaiilor/documentelor
gestionate la nivelul entitii
%tipologie, frecven, drepturi i
reguli de acces, destinatari,
sursa i intermediarii, etc.&
2tabilirea unei liste centralizate
la nivelul entitii i a unei liste
specifice la nivelul fiecrui
departament
2tabilirea unor reguli de
accesare/primire/prelucrare i
transmitere a
informaiilor/documentelor 7
eventual procedura de sistem.
Aceste reguli trebuie stabilite
iniial la nivel central/general
valabile pentru toat entitatea
%pentru a nu eista diferene de
interpretare de la un
compartiment la altul&
0iecare structur din
cadrul ministerului sub
coordonarea -ir.
Administrativ
-ir. Administrativ
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
1( ) "omunicarea
Entitatea public
trebuie s dezvolte un
sistem eficient de
comunicare intern i
e#tern, care s
asigure o difuzare
rapid, fluent i
precis a informaiilor,
astfel "nc$t acestea
1nventarierea fluurilor
informaionale/documentare inter
i etra instituionale %pornind de
la nivel de compartiment i p"n
la nivel centralizat/instituional&.
2tabilirea timpilor alocai pentru
primirea/prelucrarea i
transmiterea
informaiilor/documentelor. 2e va
avea n vedere corelarea cu
0iecare structur din
cadrul ministerului sub
coordonarea -ir.
Administrativ
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
26
s ajung complete i
la timp la utilizatori.
anumite cerine specifice,
stabilite anterior prin acte
normative/administrative.
2tabilirea responsabililor de
primire/transmitere
informaii/documente, n funcie
de tipologia acestora.
2tabilirea cilor/mi,loacelor
corespunztoare pentru
transmiterea fiecrui tip de
informaie %e: e*mail cu sau fr
semnatur electronic, adrese,
comunicate de pres, etc.&.
1n functie de compleitatea
acestui proces, poate fi
elaborat o procedura specific.
1* ) "orespondena
&iecare entitate
public organizeaz
primirea(e#pedierea,
"nregistrarea i
ar)ivarea
corespondenei, astfel
"nc$t sistemul s fie
accesibil
managerului,
angajailor i terilor
interesai, cu abilitare
"n domeniu.
!tragerea
documentelor/informaiilor din
lista de informaii/documente
identificate n standardele
anterioare
(lasificarea tipurilor de
coresponden, dup criterii
generale stabilite la nivel central
%de o (omisie sau de o structur
desemnat special&
!laborarea i implementarea
unei proceduri privind
nregistarea, primirea, circulaia
i ar;ivarea corespondenei.
-ezvoltarea i implementarea
unei aplicaii informatice suport
pentru nregistrarea i
(omisie sau structura
desemnat special
-irecia 1T cu spri,inul
(omisiei desemnate
1mplic o implementare
de nivel specific %este
limitat la coordonarea
unei structuri unice&
27
monitorizarea corespondenei la
nivel de compartiment i la nivel
de entitate.
1. ) !emnalarea
neregulilor
*alariaii au
posibilitatea ca, pe
baza unor proceduri
distincte, s
semnaleze
neregulariti, fr ca
astfel de semnalri s
atrag un tratament
inec)itabil sau
discriminatoriu fa
de salariatul care se
conformeaz unor
astfel de proceduri.
!laborarea unei proceduri
privind tratamentul neregulilor
%definirea tipurilor de nereguli i
a modului de tratare a acestora.
2e poate porni de la cazurile
specifice, identificate la nivelul
fiecarui compartiment i ulterior
generalizate/centralizate la nivel
de entitate&.
-ir. .esurse 3mane
sau/i grup de lucru
desemnat la nivelul
ministerului
1mplic o implementare
de nivel specific %este
limitat la coordonarea
unei structuri unice
+ctiunea poate fi
implementat "n cadrul
standardului , sau a
standardului ,-,
coninutul i scopul
acestui document fiind
similar.
28
A
c
t
i
v
i
t

i

d
e

c
o
n
t
r
o
l
1/ - 1roceduri
%entru activitile din
cadrul entittii
publice i, "n special,
pentru operaiunile
economice, aceasta
elaboreaz proceduri
scrise, care se
comunic tuturor
salariailor implicai.
!laborare procedur de
elaborare a procedurilor
1dentificarea la nivelul fiecrui
compartiment a activitilor
procedurabile
1dentificarea la nivelul entitii a
proceselor/activitilor
procedurabile, cu caracter
general, a structurilor implicate i
a responsabililor de
proces/elaborare proceduri
2tablire calendar de elaborare i
aprobare proceduri operaionale
i de sistem
-erulare proces de elaborare
proceduri
Publicarea procedurilor pe site*ul
entitii sau comunicarea sub un
format acceptat pentru luare la
cunotin i utiizare
1mplementarea i revizuirea
procedurilor
2tructura desemnat la
nivelul ministerului sub
coordonarea (omisiei
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general
0iecare structur din
cadrul ministerului
2tructura desemnat la
nivelul ministerului sub
coordonarea (omisiei
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general
0iecare structur din
cadrul ministerului
0iecare structur din
cadrul ministerului i
-irecia 1T
0iecare structur din
cadrul ministerului
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
10 ) !epararea
atri%uiilor
Elementele
operaionale i
financiare ale fiecrei
aciuni sunt efectuate
1dentificare procese la nivelul
entitii i a compartimentelor
implicate
1dentificare activiti derivate din
procese la nivelul fiecrui
compartiment i clasificarea
0iecare structur din
cadrul ministerului sub
coordonarea (omisiei
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial sau a
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
29
de persoane
independente una
fa de cealalt,
respectiv funciile de
iniiere i verificare
trebuie s fie
separate.
acestora n funcie de tipologie i
necesitatea de separare
1dentificare eventuale
incompatibiliti i stabilirea unor
msuri de remediere
2tabilirea unor reguli
generale/specifice pentru
alocarea si derularea activitatilor
%in functie de rezultatele analizei
derulate anterior&
secretarului general,
inclusiv cu desemnarea
unei structuri care sa
centralizeze informatiile
%eventual secretariat
comisie&
12 ) !upraveg5erea
Entitatea public
asigur msuri de
supraveg)ere
adecvate a
operaiunilor, pe baza
unor proceduri
prestabilite, inclusiv
prin control e#'post, "n
scopul realizrii "n
mod eficace a
acestora.
2tabilirea unor instrumente
pentru monitorizarea activitii la
nivel central i la nivel de
compartimente %e: tablou de
bord& i a modului de
implementare a acestora
%elaborare procedur&
Analizarea periodic a
raportrilor la nivel de manager
i management superior
2tructura desemnat
de (omisia de
dezvoltare a sistemului
de control
intern/managerial sau
de secretarul general
0iecare manager al
structurilor ministerului
i (omisia de
dezvoltare a sistemului
de control
intern/managerial/
secretarul
general/secretari de
stat/ministru
1mplic o implementare
de nivel specific %este
limitata la coordonarea
unei structuri unice
'3 ) 6estionarea
a%aterilor
Entitatea public se
asigur c, pentru
toate situaiile "n care,
datorit unor
circumstane
1dentificare la nivelul fiecrui
compartiment a cazurilor de
abateri de la proceduri/buna
practic nregistrate i a modului
de abordare a acestora
.aportarea acestora ctre
managementul superior i
0iecare structur din
cadrul ministerului
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
30
deosebite, apar
abateri fa de
politicile sau
procedurile stabilite,
se "ntocmesc
documente adecvate,
aprobate la un nivel
corespunztor,
"nainte de efectuarea
operaiunilor.
stabilirea unor reguli generale de
ncadrare i tratare a acestora
1dentificare cazuri abateri prin
intermediul misiunilor de audit
intern
2tabilirea unei proceduri interne
de raportare a tuturor cazurilor
de abateri i a modalitii de
tratare a acestora %din punctul de
vedere al documentelor necesar
a fi elaborate i a nivelului de
luare a deciziilor&
2trructura
desemnat /structuri
desemnate de (omisia
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial sau
de secretarul general
'1 ) "ontinuitatea
activitii
Entitatea public
asigur msurile
corespunzatoare
pentru ca activitatea
acesteia s poat
continua "n orice
moment, "n toate
"mprejurrile i "n
toate planurile, cu
deosebire "n cel
economico ' financiar.
1dentificare situaii cu risc ma,or
asupra derulrii activitilor %la
nivel de compartimente i ulterior
la nivel centralizat&
2tabilire msuri de control
aplicabile n astfel de situaii
.evizuirea periodic a acestora
0iecare structur din
cadrul ministerului sub
coordonarea (omisiei
de dezvoltare a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general,
inclusiv cu desemnarea
unei structuri care s
centralizeze informaiile
%eventual secretariat
comisie&
1mplic o implementare
de nivel general %mai
multe structuri&
'' ) !trategii de
control
Entitatea public
elaboreaz politici
adecvate strategiilor
de control i
1dem standarde =, >, ?, #8,##,
#@
.esponsabili
desemnai n cadrul
standardelor
mentionate.
+ctivitile prevzute la
aceste standarde
acoper msurile
necesare pentru
implementarea acestui
standard. %rin urmare,
31
programelor
concepute pentru
atingerea obiectivelor
i meninerea "n
ec)ilibru a acestor
strategii.
derularea acelor activiti
conduce la
implementarea acestui
standard.
'( ) Accesul la
resurse
!anagerul stabilete,
prin emiterea de
documente de
autorizare,
persoanele care au
acces la resursele
materiale, financiare
i informaionale ale
entitii publice i
numete persoanele
responsabile pentru
protejarea i folosirea
corect a acestor
resurse.
1dentificare structuri care
gestioneaz resursele materiale,
financiare, informaionale ale
entitii
2tabilire list persoane
autorizate pentru gestionarea
acestora
2tabilire reguli drepturi de
acces/gestionare
.ealizarea de verificri periodice
privind gestionarea acestor
resurse %de o structur
independent&
-irecia Administrativ
sub coordonarea
(omisiei de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial sau
de secretarul general
%sau alt structur
desemnat&
-irecia de Audit 1ntern
1mplic o implementare
de nivel specific %este
limitat la coordonarea
unei structuri unice
32
A
u
d
i
t
a
r
e
a

i

e
v
a
l
u
a
r
e
a
7erificarea si
evaluarea
controlului
!tandardul '*
Entitatea public
instituie o funcie de
evaluare a controlului
intern i elaboreaz
politici, planuri i
programe de derulare
a acestor aciuni.
2tabilire sistem de autoevaluare
a implementrii sistemului de
control intern %procedur,
documente de monitorizare i
evaluare, criterii de evaluare a
stadiului implementrii
standardelor de control intern,
termene de raportare,
responsabili pentru raportare la
nivel de compartiment i la nivel
central&
2trructura/structuri
desemnat/desemnate
de (omisia de
dezvoltare a sistemului
de control
intern/managerial sau
de secretarul general
1mplic o implementare
de nivel specific %este
limitat la coordonarea
unei structuri unice
Audit intern
!tandardul ',
Entitatea public
"nfiineaz sau are
acces la o structur
de audit, care are "n
componena sa
auditori competeni, a
cror activitate se
desfoar, de
regul, conform unor
programe bazate pe
evaluarea riscului.
(onstituire funcie audit intern
%cf. legislatiei aplicabile&
3tilizarea funciei de audit intern
n consilierea managentului
pentru implementarea/evaluarea
sistemului de control
intern/managerial
-erularea misiunilor de audit
intern av"nd ca obiectiv
evaluarea sistemului de control
intern implementat
$anagement superior
entitate %la nivelul unui
minister, funcia de
audit intern este
obligatoriu s fie
funcional la acest
moment&
-irecia de Audit 1ntern
1mplic o implementare
de nivel specific %este
limitat la coordonarea
unei structuri unice
33
;imitri n evaluare:
'a o prim evaluare realizat de auditul intern sau de management pot fi
identificate activiti pentru care nu au fost stabilii responsabili sau dac eist o
responsabilitate general %la nivelul tuturor structurilor din cadrul ministerului&, nu
eist o centralizare/coordonare a informaiilor furnizate de acestea. 1n astfel de
situaii, gradul de implementare a standardele respective nu poate fi cuantificat.
%din punctul de vedere al implementrii la nivelul unei entiti&.
(;iar dac unele activiti au caracter de implementare general %sunt implicate
mai multe structuri&, eist o singur structur coordonatoare. 1n aceste situaii,
decizia i modul de implementare a standardului trebuie s plece de la nivelul
superior spre cel inferior, astfel nc"t toate activitile s aib un caracter unitar i
coordonat. -in aceste considerente, anumite standarde nu pot fi evaluate sau nu
pot fi considerate implementate dac aceast decizie nu s*a adoptat la nivel
centralizat/coordonat.
Model de evaluare a stadiului implementarii standardelor
#. se analizeaz n prima faz standardele cu caracter specific %nivel restrns al
structurilor implicate n implementare 7 conform observaiilor menionate n
tabel&.
:. se analizeaz ulterior modul de implementare a standardelor cu caracter general
%cu un numr mare de structuri implicate n implementare&.
<. se cuantific rezultatele la nivelul fiecarui standard i ulterior la nivel de
entitate/minister.
Pentru o evaluare unitar, se poate aborda urmtorul model general:
Pentru fiecare standard, indiferent de numrul de activiti asociate acestuia, se pot
acorda note de la # la <, respectiv:
9ota !plicaii
1 Activiti neimplementate %nicio
activitate dintre cele minimale nu
este implementat&
' Activiti implementate parial %cel
puin una dintre activitile
minimale este implementat&
( Activiti implementate n totalitate
%toate activitile minimale sunt
implementate&
(u meniunea c n tabelul de evaluare/autoevaluare se va eplica fiecare not
acordat, cu specificarea fiecrei activiti implementate/derulate i a stadiului
acesteia.
34
!emplu:
8r.
"rt.
!tandard Activiti
minimale
Activiti
implementate
9cu e<plicaii:
8ota
acordat
prin
evaluare
&valuare final
#. !tandard
1.....
*e preia
din
tabelul
de mai
sus
*e
completeaz
de structurile
responsabile
sau evaluator,
cu ataarea
documentor
justificative
*e
completeaz
de
evaluator
!tandard
implementat/parial
implementat/neimplementat
("n funcie de punctajul
obinut
:. ..................
1uncta=e finale posi%ile
&valuare general 1uncta= o%inut &<plicaii
2istem de control
intern/managerial
neimplementat
:@ puncte Toate standardele de
control intern sunt
neimplementate
2istem de control
intern/managerial parial
implementat
:) 7 =A puncte 2tandardele de control
intern sunt parial sau total
implementate %evaluare
individual&
2istem de control
intern/managerial integral
implementat
=@ puncte Toate standardele de
control intern sunt
implementate
Trebuie mentionat faptul ca acest model poate fi utilizat at"t n procesul de
autoevaluare %ca o completare a c;estionarului prevzut n anea A.# din cadrul
/$0P #)A?/:8##&, dar n special n cel de evaluare derulat de structura de audit
intern.
'a o a doua evaluare a sistemului, structura de audit intern poate detalia criteriile de
evaluare, respectiv poate etinde grila de evaluare pe o scal de la # la @, cu
definirea nivelelor n funcie de constatrile realizate cu ocazia primei evaluri.
>i%liografie
/$0P ?A)/:88@ pentru aprobarea (odului controlului intern i a msurilor
pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
/$0P nr.#)A?/:8## al ministrului finanelor publice privind modificarea i
completarea /rdinului nr.?A)/:88@ pentru aprobarea (odului controlului
intern i a msurilor pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
35
'egea nr. :<A/:8#8 pentru modificarea i completarea /rdonanei 5uvernului
nr.##?/#??? privind controlul intern i controlul financiar preventiv+
Bndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice
* 3nitatea (entral de Armonizare a 2istemelor de $anagement 0inanciar si
(ontrol %$0P&
5;id practic privind Auditarea mediului de control intern 7 aprilie :8##,
1nstitutul Auditorilor 1nterni
36