FUNCTIA DE ORGANIZARE

CURS 4
Cuprins:
1. Definitii. Consideratii generale
2. Proiectarea structurii organizatorice
Proiectarea postului
Compartimentarea (compartimentele organizatiei)
Niveluri ierarhice
Delegarea autoritatii
Relatiile organizatorice
Aria de control

Definitii. Consideratii generale
A organiza a face un grup social/ o institutie sa functioneze
sau sa actioneze unitar.
Organizarea, ca funcie a managementului, poate fi definit
prin ansamblul aciunilor ntreprinse n vederea utilizrii cu
maximum de eficien a resurselor materiale, umane i
financiare pe care le are la dispoziie organizatia.
Organizarea din cadrul firmelor este realizata intr-o conceptie
sistemica prin intermediul unor subsisteme independente,
conectate intre ele intr-o structura ierarhica (fiecare subsistem
este subordonat celui imediat superior), acesta structura se
numeste organigrama firmei.
Organizarea ca functie manageriala raspunde la intrebarea
cine? si cum? contribuie la realizarea obiectivelor
organizatiei.

Proiectarea structurii organizatorice presupune:


1. Analiza si corelarea factorilor esentiali (scopul urmarit,
statutul organizatiei, metodele tehnologice, procesul
informational, procedurile de luare a deciziilor, activitatile
care trebuie controlate, distributia geografica a resurselor
si pietelor).
2. Stabilirea criteriilor de grupare a sarcinilor (pe verticala
si/sau pe orizontala).
3. Proiectarea compartimentelor (gruparea posturilor,
stabilirea relatiilor dintre ele).
4. Determinarea variantei optime
5. Stabilirea interdependentelor
6. Evaluarea functionalitatii

Elementele structurii organizatorice
Posturile
Compartimentele
Nivelurile ierarhice
Delegarea de autoritate
Relatiile organizatorice
Aria de control
Postul. Proiectarea postului
Def. Postul- unitatea structurala din cadrul organigramei
unei firme. Acesta precizeaza setul de sarcini, specializate,
obligatii si responasabilitati, pe care trebuie sa le realizeze
un angajat.

Def. Proiectarea postului procesul de stabilire a setului
de sarcini specializate pt ocupantul postului, a autoritatii si
responsabilitatilor acestuia in luarea deciziilor.
Postul poate fi: post managerial (pozitie) si post de
executie.

Schema descrierii postului

Compartimentarea

Criterii de compartimentare utilizate:

Compartimentarea pe criteriul functiei gruparea posturilor
a.i. sa indeplineasca o functie a firmei (ex.functia de
productie, de marketing, etc).
Compartimentarea pe criteriul produsului gruparea
posturilor care determina realizarea unui produs (ex.lucrul
pe proiecte).
Compartimentarea pe criteriul localizarii- gruparea tuturor
activitatilor dintr-o arie geografica (ex. firmele
multinationale).
Compartimentarea pe criteriul clientului- gruparea
activitatilor in vederea satisfacerii clientilor. Se poate aplica
in invatamant, sanatate, administratie publica.
Principalele functiuni/compartimente din
cadrul unei organizatii sunt :

Functiunea de cercetare-dezvoltare
Functiunea de productie
Functiunea comercial-marketing
Functiunea financiar-contabila
Functiunea de personal/resurse umane

Functiunea de cercetare-dezvoltare
Activitatile de baza ale acestei functiuni sunt urmatoarele:
conceperea si asimilarea de produse si servicii noi si modernizarea
celor existente
cercetarea si asimilarea de tehnologii noi
actvitatea de organizare a sistemului organizatie si a subsistemelor sale
componente
elaborarea, stabilirea normelor si normativelor de consumuri specifice
de materii prime, materiale, energie, combustibili si partial pentru
resurse umane
dezvoltarea capacitatilor de productie, elaborarea prognozelor,
planurilor strategice si tactice
documentarea

Functiunea de productie
Activitatile principale sunt:
fabricatia, exploatarea, operatiunile de prestare a
serviciilor
programarea, lansarea si urmarirea operativa a
productiei
productie auxiliara prin care se asigura unele cerinte
necesare desfasurarii in conditii bune a procesului de
fabricatie din firma
intretinerea si reparatia masinilor, cladirilor,
echipamentelor de lucru in vederea mentinerii lor in stare
de functionare la parametrii cat mai apropiati de cei
optimi
controlul tehnic de calitate
transportul intern tehnologic
Functiunea comercial-marketing
Activitatile care intervin se refera la:
aprovizionarea tehnico-materiala;
depozitarea, conservarea si gospodarirea stocurilor de
materii prime, materiale si combustibili;
desfacerea produselor, lucrarilor si serviciilor;
transportul in afara unitatii economice;
marketing, respectiv publicitate, reclama, cercetare a
pietei, distribuire a produselor si serviciilor finite
Functiunea financiar-contabila
Activitatile care apartin acestei functiuni:
planificarea financiara, respectiv previzionarea mijloacelor
financiare necesare activitatii organizatiei;
executia financiara;
contabilitate, ansamblul atributiilor prin care se
inregistreaza si se evidentiaza valoric resursele materiale,
umane si financiare, precum si rezultatele activitatii firmei;
calculatia costurilor si a preturilor;
analiza economico-financiara.

Functiunea de personal/resurse
umane
Cele mai importante activitati sunt:
determinarea necesarului de personal, cantitativ si in
structura;
recrutarea, selectionarea si incadrarea personalului;
evidenta sa;
aprecierea, promovarea;
recompensarea si sanctionarea angajatilor;
pregatirea, perfectionarea, ridicarea nivelului pregatirii
profesionale a personalului;
protectia si igiena muncii;
incheierea calitatii de angajat al firmei;

Tipuri de structuri organizatorice
Structura organizatoric specializarea funcional:

MANAGER
GENERAL
MANAGER
PRODUCTIE
MANAGER
MARKETING
MANAGER
RESURSE UMANE
MANAGER
FINANCIAR
CONTABIL
MANAGER
CERCETARE
DEZVOLTARE
PLANIF.
SI
CONTROLUL
PRODUCTIEI
VANZARI
ADMINISTRE
PERSONAL
CONTA
FINANCIAR
DESIGN

APROVIZIO-
NARE
RELATIA CU
FURNIZORII
CONTROLUL
CALITATII
CERCETARI
DE PIATA
COMUNICARE
EXTERNA
RELATII CU
ANGAJATII
TRAINING

CALCULATIE
COST
PRETURI
CONTROL
FINANCIAR
DEZVOLTARE
TEHNOLOGIE
KNOW-HOW
RECLAMA
PUBLICITATE
Structura funcional prezint urmtoarele avantaje i dezavantaje:
AVANTAJE DEZAVANTAJE
personalul este grupat conform specializrii sale
folosirea i dezvoltarea personalului este mai
uoar
sunt evideniate cile pentru avansare i
promovare profesional
contact direct cu toate compartimentele
mecanisme de control simple (mai mult sau mai
puin centralizate)
specializarea funcional tinde s
ncurajeze dezvoltarea intereselor
colaterale care pot deveni
neconforme cu inteniile organizaiei
sarcinile de rutin suprancarc efii
coordonare dificil ntre funcii
diversificarea este greu de realizat
17
Structura organizatoric specializarea divizional:
MANAGER
GENERAL
MANAGER
OPERATII
INTERNATIONALE
DIRECTOR
MARKETING
DIRECTOR
FINANCIAR
CONTABIL
DIRECTOR
RESURSE
UMANE
MANAGER
ARIA 1
MANAGER
ARIA 2
MANAGER
ARIA N
MANAGER
OPERATIONAL
MANAGER
MARKETING
CONTABIL
SEF
SEF PERSONAL INGINER SEF
MANAGER
GENERAL
SEF CERCETARE
DEZVOLTARE
INOVARE
DIRECTOR
MARKETING
DIRECTOR
FINANCIAR
CONTABIL
DIRECTOR
RESURSE
UMANE
DIRECTOR
DIVIZIA 1
DIRECTOR
DIVIZIA 2
DIRECTOR
DIVIZIA N
DIRECTOR
CERCETARE
DEZVOLTARE
INOVARE
DIRECTOR
MARKETING
DIRECTOR
FINANCIAR
CONTABIL
DIRECTOR
RESURSE
UMANE
DIRECTOR
PRODUCTIE
(SERVICII)
Structura organizatoric specializarea geografic:
Avantajele i dezavantajele structurii organizatorice specializarea geografic
AVANTAJE DEZAVANTAJE
pot fi aprovizionate piee largi de desfacere
pot fi utilizate informaiile (cunotinele)
locale despre consumatori, piaa muncii,
itinerarii
controlul prestrii unui serviciu ntr-un anumit
loc este mai facil folosind criteriul geografic
dect criteriul centralizrii
tensiune inevitabil ntre Oficiul Central
i cele regionale n legtur cu
prioritile de aciune i cu cel al
modalitii de alocare a resurselor
limitate ale companiei
Structura geografica:
Structura divizionala:
Aceast structur prezint urmtoarele avantaje i dezavantaje:
AVANTAJE DEZAVANTAJE
permite grupurilor majore ale companiei s se
concentreze asupra prioritilor lor n cadrul
planului general de afaceri
asigur un mecanism de aprovizionare a
grupurilor majore ale companiei cu resursele
necesare
permite grupurilor majore s-i dezvolte
cultura preferat
permite managementului organizaiei
concentrarea asupra problemelor generale
diviziile individuale pot cuta s-i
promoveze propriile obiective att de
puternic nct s pun n pericol
strategiile generale ale firmei
pot aprea conflicte ntre divizii datorit
intereselor diferite sau a diferenierilor
de ealonare a fondurilor
costuri administrative ridicate
complexitatea coordonrii
posibilitatea apariiei comerului inter-
divizionar
Structura matricel:
MN GENERAL
DESIGNER MN MN MN
EF PRODUCIE A&D PERSONAL
MN proiect X
MN proiect Y
MN proiect Z
Responsabilitate direct
Colaborare
Avantaje i dezavantaje ale structurii organizaionale matriceale
AVANTAJE DEZAVANTAJE
combin relativa stabilitate i eficien a
structurii ierarhice cu flexibilitatea i
informalitatea unei forme organice de structur
se focalizeaz asupra necesitiile echipei de
proiect, care este n contact direct cu clientul
ncurajarea managerilor funcionali s-i
neleag rolul n eforturile productive ale
organizaiei i astfel nltur unul din
principalele dezavantaje ale firmei pur
funcionale i anume cldirea de imperii
individuale de ctre managerii funcionali
conflicte poteniale care pot apare n
privina alocrii resurselor sau
referitor la divizarea autoritii
diluarea relativ a autoritii
(responsabilitii) managerilor
funcionali
posibilitatea divizrii loialitii unor
membrii ai echipei de proiect ntre
eful de proiect i superiorul lor
funcional
responsabiliti neclare i urmrirea
dificil a responsabilitilor pentru
cost i profit
Nivelurile ierarhice - treptele intermediare in cadrul
structurii organizatorice
AVANTAJE
Comunicare operativa
Conducerea aproape de executie
Decizii luate operativ
Stil de management participativ
Motivarea angajatilor
Cheltuieli reduse cu cei de la
conducere
DEZAVANTAJE
Conducere cu multe
responsabilitati
Deciziile se iau subiectiv
Pb se analizeaza f. greu
DEZAVANTAJE
Comunicarea nu e operativa
Exista prea multe niveluri ierarhice
Deciziile se iau mai greu
Stil de management autoritar
Nu motiveaza bine angajatii
Cheltuieli mari cu cei de la
conducere
AVANTAJE
Conducerea este operativa
Pb de rezolvat sunt aprofundate
Decizii de calitate superioara
Delegarea autoritati

Piramida aplatizata Piramida inalta
Delegarea autoritatii
Autoritatea dreptul si libertatea de a lua decizii, imputernicirea
de a comanda
Delegarea autoritatii Descentralizarea
Este temporara, perioade scurte.
Este adresata persoanelor,
titulare pe posturi.
Vizeaza una sau mai multe
actiuni.
Vizeaza sarcini cu grad de
dificultate mediu sau scazut.
Nu aduce modificari importante
in circuitul informational
Nu vizeaza modificari structurale
in structura organizatorica.
Vizeaza o perioada lunga de timp.
Este adresata nivelurilor cu relatii
de subordonare.
Vizeaza un domeniu larg de
organizare.
Vizeaza sarcini cu grad de
dificultate ridicat, decizii strategice,
tactice.
Vizeaza modificari importante in
ciclul informational.
Poti fi vizate modificari structurale
si functionale in structura
organizatorica.
Relatiile organizatorice
Def. Relatiile organizatorice- ansamblul
legaturilor, care se stabilesc intre componentele
primare (post, functie) si subdiviziunile structurale
(compartimente).
Clasificarea relatiilor organizatorice:
Relatii de autoritate: relatii ierarhice si
functionale;
Relatii de cooperare;
Relatii de control.


Aria de control
Def. Aria de control- numarul de
persoane care se subordoneaza direct unui
manager si pot fi controlate nemijlocit.
Numarul optim de subordonati 6-8 pers.