Capitolul 5: Procedurile de aprovizionare Procedura = sistem de tehnici secveniale

necesare pentru realizarea unei sarcini. Procedurile reprezint, de asemenea,

aranjamentele formale prin intermediul crora strategiile sunt implementate. Un set de
proceduri, format dintr-un numr de operaii, care ofer informaii necesare
personalului pentru a executa i managerilor pentru a controla operaiile se numete
sistem. Pe lng activitile realizate a priori aprovizionrii (participarea la luarea
deciziilor privind specificaiile sau bugetele), aprovizionarea implic trei faze principale,
fiecare dintre acestea necesitnd documente specifice i activiti tranzacionale
caracteristice:Faza de identificare a nevoii Faza de lansare a comenzii Faza post-lansare
a comenzii 5.1 Faza de identificare a nevoii Se refer la notificarea nevoii de cumprare
prin: Cererile venite din partea magazinelor, celor care se ocup de gestiunea stocurilor
sau a potenialilor utilizatori. O not a materialelor iniiat de departamentul de
producie. 5.2 Faza de lansare a comenzii Dup ce sunt primite, cererile sau notele de
comand sunt analizate de departamentul de aprovizionare pentru a vedea dac sunt
conforme cu specificaiile firmei, urmnd s fie tratate n funcie de specificul lor (dac
produsele fac obiectul unei cumprri sau necesit o comand nou). Dac produsul
face obiectul unei recumprri, acesta fiind cumprat de la un furnizor agreat de firm,
o comand va fi lansat pentru acest produs. n caz contrar, managerul de aprovizionare
va trebui s urmreasc o serie de pai: 1. Emitere cereri de ofert acestea vor fi
trimise furnizorilor poteniali, fiind acompaniate de documente adiionale, cum ar fi
schie, specificaii, etc., care ar putea ajuta furnizorii s i fac o imagine ct mai clar
asupra a ceea ce dorete firma s cumpere. 2. Oferetele vor fi primite de ctre firm ca
urmare a solicitrilor realizate, mpreun cu o serie de detalii legate de pre, calitate,
modaliti de livrare, costuri totale, etc. 3. Atunci cnd se cumpr n cantiti mari, sau
calitatea i modalitile de livrarea sunt criterii eseniale, va fi nevoie de realizarea unor
negocieri suplimentare cu furnizorii inclusiv o evaluare a capacitii acestora de a
satisface comenzile beneficiarului.4. Ocomand ferm va fi lansat ctre furnizorul ales,
iar o copie a acestei comenzi va fi pstrat n cadrul departamentului de aprovizionare.
Alte copii ale comenzii ar putea fi necesare pentru:Departamentul care a iniiat
cerereaControlul producieiDepartamentul ITDepartamentul contabil din cadrul fimei
Eventuale inspecii. Un ordin de confirmare va fi emis de ctre furnizor. Departamentul
de aprovizionare va trebui s verifice acest ordin pentru a vedea dac furnizorul a
acceptat termenele i condiiile impuse de ctre cumprtor sau cele asupra crora s-a
convenit n cadrul contractului. 5.3 Faza post-lansare a comenzii1. S-ar putea s fie
nevoie de expedierea ordinului pentru a se asigura c datele de livrare vor fi respectate.
2. Furnizorul va trimite o not informativ pentru a arta ca produsele au fost livrate sau
urmeaz s fie livrate. Copii ale acestor note informative vor trebui trimise unor
departamente distincte din cadrul firmei. 3. La primire, produsele vor fi verificate pentru
a vedea dac corespund din punct de vedere cantitativ. Atunci cnd se pun n discuie
probleme legate de calitate sau alte specificaii, departamentul de inspecie din cadrul
firmei se va ocupa de aceste aspecte. n cazul respectrii cerinelor, o not de recepie a
bunurilor va fi ntocmit i va fi trimis departamentului de aprovizionare. Dac acestea
nu sunt conforme, departamentul de aprovizionare va fi anunat pentru a putea lua
legtura cu furnizorul. 4. Furnizorul va emite o factur pentru bunurile livrate. Aceasta
va fi comparat cu ordinul de comand i cu bunurile primite. De obicei, preurile vor fi
analizate de departamentul de aprovizionare, cu o grij deosebit asupra variaiilor de la
preul stabilit iniial. Factura va fi trimis departamentului contabil pentru a fi pltit. 5.
Dup completare, ordinul va fi stocat ntr-un fiier cu ordinele de comand. 5.2
Dezavantajele aprovizionrii tradiionale Printre dezavantajele aprovizionrii
tradiionale pot fi amintite: 1. Aprovizionarea tradiional reprezint o secven de
activiti care nu creaz valoare.2. Documentare excesiv pentru o achiziie nou este
nevoie de introducerea a cel puin apte documente, acestea solicitnd timp i fiind
costisitoare, fiind necesare att departamentului de aprovizionare ct i altor
departamente din cadrul firmei. 3. Timpul mare necesar pentru procesarea ordinelor,
att la nivel intern ct i la nivel extern. 4. Costuri mari asociate activitilor
tranzacionale. Activitile de plasare a unei comenzi vor diferi de la o firm la alta, dar
costul mediu cu salariile i serviciile pentru emiterea cererilor de ofert, identificarea
furnizorilor, plasarea comenzii, recepia i plata bunurilor este estimat ntre 450-650 de
lei. Activitile administrative de completare a documentelor ngreuneaz mult
activitile de aprovizionare. Aprovizionarea ar trebui s se concentreze n special pe
transformarea acestor activiti administrative n activiti creatoare de valoare, menite
s reduc, s elimine sau s combine ct mai multe dintre aceste activiti. Toate
organizaiile ar trebui s in cont de implicaiile strategice ale domeniului IT i ale
aprovizionrii electronice. Unii autori folosesc termenul generic strategia electronic a
furnizorilor pentru a se referi la iniiativele pe care le ntreprind firmele pentru a folosi
aplicaii software care le vor uura activitile de aprovizionare, logistice sau cele ale
managementului lanului de aprovizionare. 5.3.1 Comerule electronicOrice form de
tranzacie realizat de firme care se desfoar prin intermediul sistemelor electronice
de transmitere a datelor.Dei aceast definiie este extremde larg vomconsidera
comerul electronic ca fiind activitatea de vnzare-cumprare prin intermediul
Internetului. 5.3.2 Afacerile electroniceUneori se apreciaz c termenii comer
electronic i afaceri electronice sunt sinonimi. n fapt, comerul electronic poate fi privit
mai degrab ca un subset al afacerilor electronice. Comerul electronic se refer n
primul rnd la tranzacii, adic la vnzrile sau cumprrile de bunuri prin intermediul
Internetului. Aceasta presupune existena unui site web care gzduiete un catalog
electronic i ofer facilitatea de a procesa online anumite comenzi. De asemenea,
comerul electronic se poate desfura i prin intermediul altor forme de comunicare
electronic, cumar fi email-ul, fax-ul sau telefonul mobil. Pe de alt parte, afacerile
electronice ncorporeaz o varietatea de procese legate de producie, clieni i de natur
intern care sunt legate doar ntr-o form indirect de tranzaciile comerciale. Procesele
axate pe producie se refer la legturile electronice care se stabilesc cu furnizorii, n
special planificarea resurselor de producie (MRP) sau planificarea resurselor firmei
(ERP) ,Procesele axate pe clieni includ asisten on-line pentru clieni i
managementul relaiilor cu clienii. Procesele interne sau cele axate pe management
includ servicii automate adresate angajailor, cursuri de pregtire, schimb de informaii,
video conferine i recrutare. Printre avantajele afacerilor electronice pot fi amintite:
Resurse disponibile 24 ore din 24, acces non-stop la informaiiCombinarea informaiilor
din cadrul mai multor surse Evaluri exacte ale tranzaciilor realizate n firm, lucru ce le
va permite identificarea celor mai eficiente domenii, pentru a fi mbuntite i pentru a
gsi soluii de reducere a costurilor. Personalizarea i standardizarea informaiilor. 5.3.3
Managementul lanului de aprovizionare electronic Managementul lanului de
aprovizionare electronic se refer la optimizarea ntregului lan de aprovizionare prin
intermediul aplicaiilor interne ale firmei, cu scopul de a asigura un nivel maximal
vnzrilor cu cele mai mici costuri posibile. Aceasta include crearea unui sistem intern
on-line de aprovizionare, aderarea la o pia electronic global i utilizarea
managementului lanului de aprovizionare electronic n ntregul lan al valorii. 5.3.4.
Aprovizionarea electronic Aprovizionarea electronic utilizarea Internetului pentru a
realiza aspectele tranzacionale care privesc cererile de ofert, autorizarea ordinelor de
cumprare, recepia i plata serviciile i bunurilor cumprate.Aprovizionarea este
realizat de ctre administratorii locali ai afacerilor i vizeaz urmtoarele procese din
cadrul aprovizionrii: Emiterea cererilor de ofert Autorizarea Emiterea
ordinelor de comandRecepia Plata. 5.4 Schimburile Electronice de Date
(SED)Schimburile electronice de date se refer la: Tehnica bazat pe standarde agreate,
care faciliteaz tranzaciile ntre firme ntr-o form electronic standardizat, ntr-o
manier automat de la o aplicaie inclus pe computerul unei organizaii spre cea a
unei alte organizaii. O astfel de tranzacie descrie transmiterea electronic a unui
singur document. Fiecare tranzacie este definit printr-un nume i un numr. Fiecare
tranzacie poate fi descompus ntr-un segment i fiecare informaie poate fi
descompus ntr-un element. n cazul unei comenzi de aprovizionare, segmentul
reprezint numele i adresa furnizorului, iar segmentul poate fi descompus n mai multe
elemente, cum ar fi numele organizaiei, adresa, codul potal, ara, etc. Folosind
standardele internaionale cu privire la schimburile electronice de date, firmele pot s
realizeze activiti electronice de comer. Aceste standarde au fost dezvoltate de firme
care acioneaz n aceleai ramuri de activitate, cumar fi industria automobilelor,
construciilor, electronicelor, care sunt interesate s colaboreze. Astfel, productorii de
automobile, precumFord, General Motors, Saab, Renault, Fiat, Austin Rover, Citroen i
furnizorii lor printre care Lucas, Perkins, Bosh, etc. au creat sistemul ODETTE
(Organizaia de schimb de date prin intermediul tele-transmisiilor din Europa). ODETTE
stabilete standardele afacerilor electronice, schimburilor de date i managementului
logistic al peste 4000 de productori din industria auto i a partenerilor lor. 5.4
Schimburile Electronice de Date (SED) Cumfuncioneaz SED? Firma A lanseaz un ordin
de comand folosind soft-ul intern. Soft-ul SED transmitre comandaFirma A trimite
comanda prin intermediul unei reele generatoare de valoare, folosind InternetulFirma
B primete documentul, l transform din soft-ul SED n formatul su standard, dup
care va trimite un mesaj de notificare companiei A. Avantajele SED: nlocuirea
documentelor de hrtie cu mesaje electronice standard trimise prin intermediul
calculatoarelor, adesea fr a fi nevoie de intervenia angajailor. Reducerea timpului de
lucru ntruct furnizorii i cumprtorul lucreaz mpreun n timp real. Reducerea
costurilor de stocare i economisirea capitalului de munc. Promovarea strategiilor
precumJIT. Un mai bun serviciu ctre clieni. Facilitarea aprovizionrii globale utiliznd
standardele internaionale. Facilitarea plilor i facturilor electronice, a transferului on-
line de bani, care vor elimina nevoia de pregtire a cecurilor sau a biletelor la ordin.
Integrarea funciilor firmei, a celei de marketing, aprovizionare, producie i financiar-
contabilSED promoveaz relaii de durat ntre furnizori i cumprtori i contribuie la
creterea ncrederii ntre acetia. Neajunsurile SEDn mod tradiional neajunsurile sau
limitele SED se refer la costuri i lipsa flexibilitii. SED rmne un sistemcostisitor mai
ales pentru firmele mici i mijlocii care nu pot s i permit utilizarea unui astfel de
sistem. Cu toate acestea, exist pentru aceste firme variante mai accesibile, care se
refer la posibilitile de utilizare a Internetului sau a sistemelor de intranet pentru a
servi acelorai scopuri ca i SED-ul. Lipsa flexibilitii SED este o metod inflexibil de
transmitere a datelor, care se preteaz pentru plasarea unor comenzi de aprovizionare
ale cror elemente sunt cunoscute. SED nu se preteaz pentru comenzile combinate de
aprovizionare sau pentru optimizarea lanului de aprovizionare. Spre deosebire de
oameni, computerele nu pot interpreta date nestructurate i nu pot delimita informaii
din documentele electronice care nu sunt predefinite i permanente. 5.5 Cataloagele
electronice Cataloagele tiprite sau listele cu produse ofer specificaii despre preurile
produselor, ilustraii ale produselor pe care furnizorii le ofer. Dezavntajele cataloagelor
tiprite se refer la faptul c acestea nu conin informaii actuale, fiind mult mai greu de
actualizat. Un catalog electronic este o pagin web care ofer informaii despre
produsele i serviciile oferite i vndute de un furnizor oferind n acelai timp i
posibilitatea plasrii ordinelor electronice i a realizrii plilor. 5.5.1 Avantajele
cataloagelor on-lineCataloagele on-line sunt utile att pentru furnizori ct i pentru
beneficiari deoarece: Faciliteaz comunicarea n timp real dintre furnizori i
cumprtoriOfer posibilitatea dezvoltrii unor relaii mai apropiate ntre furnizori i
cumprtori prin intermediul unei mai buni informri a acestora din urmPermite
furnizorilor s rspund repede la schimbrile din pia prin ajustarea preurilor sau a
ofertelorElimin timpul dintre lansarea unei cereri de ofert i lansarea comenzii
propriu-zise Este mult mai uor i mai rapid s cumperi de la furnizori contractuali dect
s te adresezi celor din afara sistemului. 5.5.2 Tipuri de cataloage electronice A.
Cataloagele furnizorilor (sell-side) Ofer acces la cataloagele on-line ale unui furnizor
care deine o facilitate de vnzare electronic. Cataloagele de tip sell-side ofer multe
avantaje furnizorilor, printre care acelea c le uureaz meninerea coninutului actual
al cataloagelor, economii cu publicitatea sau cu procesarea comenzilor. Pentru
beneficiari avantajul major este acela c permite accesarea online a catalojului 24 ore pe
zi, 7 zile pe sptmn.Aceste cataloage au totui cteva dezavantaje: Cumprtorii nu
vor putea s intre n contact cu toate ofertele furnizorilorCumprtorii ar putea s
devin dependeni de anumii furnizori ntruct schimbarea furnizorilor ar putea s
necesite i alte cunotinen timp ce preul produselor ar putea s difere de la un
furnizor la altul, utilizarea unor cataloage personalizate, negociate dinainte ar putea s
fie o necesitate. B. Cataloagele cumprtorilor (buy-side)Acestea sunt cataloage create
de firmele a cror scop principal l reprezint activitatea de aprovizionare. n mod
normal, aceste cataloage sunt destinate bunurilor a cror preuri au fost deja negociate,
specificaiile i termenele referitoare la aceste bunuri sunt n cadrul reelei de
aprovizionare intranet a firmei. Combinarea i nnoirea cataloagelor cumprtorilor
necesit o investiie masiv care se va dovedi ineficient pentru firmele mari. Furnizorii
care vor dori s fie nclui n catalog vor trebui s i adapteze coninutul ofertelor lor la
standardele acestor cataloage. Pentru furnizorii care se adreseaz unui numr mare de
cumprtori munca de creare a informaiilor n forma solicitat se poate dovedi foarte
costisitoareC. Cataloagele terilor Dezavantajele cataloagelor de tip sell-side i buy-
side pot fi minimizate dac se recurge la externalizarea proceselor spre o pia
electronic. Aceasta se poate realiza dac se conecteaz catalogul folosit pentru
aprovizionarea electronic cu un catalog care se gsete n piaa electronic.
Informaiile standardizate ce urmeaz s fie incluse n catalogul din piaa electronic
sunt oferite de furnizori. Aceste informaii sunt ulterior incluse n cadrul cataloagelor
interne ale organizaiilor achizitoare. Informaiile despre produse provenite de la
furnizori pot s rezide fie n cataloagele interne sau n cele din piaa electronic.
Responsabilitatea pentu nnoirea informaiilor legate de produse revine furnizorilor. 5.6
Licitaiile electronice Licitaiile electronice constituie un pas nainte n evoluia
cataloagelor electronice. Licitaia electronic = o pia electronic, care poate s existe
att n cadrul contextului business-to-business ct i al celui business-to-consumer.
Vnztorii ofer bunuri i servicii pentru a fi achiziionate de ctre cumprtori prin
intermediul unui site-web care permite stabilirea preului produselor. n funcie de
procesele pe care le presupun licitaiile electronice pot fi de patru feluri: Licitaii
englezeti Licitaii olandeze Licitaii nchise Licitaii inverse1. Licitaii englezeti n cazul
acestui tip de licitaii, licitaiile sunt nlocuite succesiv de alte licitaii care au scopul de a
obine un pre mai mare pentru un anumit produs.2. Licitaii olandeze - procesele de
licitare englezeti nu se preteaz pentru vnzri al cror volumeste foarte mare. Atunci
cnd se dorete licitarea unui numr mare de produse se recurge la licitaiile de tip
olandez. Acest tip de licitaii a fost dezvoltat n secolul 17, n Amsterdampentru a facilita
comerul cu flori. n cazul licitaiilor olandeze, cel care iniiaz procesul ncepe de la un
pre mai mare, urmnd s descreasc acest pre pn ajunge la o valoare dorit.
Cumprtorul poate s se decid dac s cumpere ntregul lot de produse pentru care a
licitat sau doar o parte a acestora. Licitatorul va mri preul produselor nevndute
urmnd ca ulterior s scad din nou acest pre i continu n acest fel pn cnd tot lotul
este vndut. 3. Licitaii nchise un cumprtor solicit cereri de ofert de la mai muli
furnizori pe care se ateapt s le primeasc pn la o anumit dat. Reprezentaii
cumprtorului vor evalua ofertele primite i vor selecta cea care corespunde criteriilor
avute n vedere de cumprrtor. 4. Licitaii inverse n cazul acestor licitaii,
cumprtorul posteaz pe o pagin web produsul pe care dorete s l cumpere i preul
dispus s l plteasc, iar furnizorii vor licita pentru cel mai bun pre ntr-o anumit
perioad de timp.