Gestiunea proiectelor

Igor BERCU, MCT

Manager servicii comune, CGE
Contacte: bercu@yahoo.com
1
Agenda
Unele noiuni din Gestiunea Proiectelor
Iniierea proiectului
Organizarea proiectului
Planificarea proiectului
Evaluarea riscurilor
Realizarea proiectului
ncheierea proiectului



2
Agenda: Unele noiuni din gestiunea proiectelor
Ce este un proiect?
Ce reprezint gestiunea unui proiect?
Cele trei constrngeri ale proiectului.
Ciclul de via al unui proiect.
Ce este un proiect?
plan sau intenie de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un
lucru.
DEX
aciune individual sau colectiv care este atent planificat i construit
pentru atingerea unui obiectiv specific.
Dicionarul Englez Oxford
Exemple de proiecte:
Construcia unui magazin
Realizarea unui film
Instalarea unei noii linii de troleibuz
Implementarea unui ERP
4
Ce reprezint gestiunea unui proiect?
Procesul de ghidare a proiectului nc de la nceputul realizrii sale i
pn la finalizare.
Un proiect se consider gestionat cu succes atunci cnd:
Duce la ndeplinirea obiectivelor stabilite;
Este livrat in timpul estimat;
Este livrat in bugetul estimat;
Livreaz un produs conform cu specificaiile, inclusiv atunci cnd e vorba de
calitate;
Aduce valoare in raport cu investiia (value for money);
Mulumete sponsorii proiectului i prile cointeresate.


Constrngerile proiectului
Triunghiul de aur Trapezul de aur
6
Fixat Ales Ajustat
Cost
Timp
Calitate
Factori ce influeneaz implementarea unui
proiect
Dimensiunea proiectului
Procesele utilizate
Costul proiectului
Termeni de livrare
Aptitudini i echipa de implementare
Materialele i tehnologiile utilizate
Calitatea ateptat
Prile interesate
Riscurile
...

Tipuri de proiecte
Tip 1 cu obiective i metode bine definite (de exemplu proiectele
inginereti);
Tip 2 cu obiective bine definite dar cu activiti i metode slab definite
(proiecte de realizare a produselor noi);
Tip 3 cu obiective slab definite dar cu metode bine definite (proiecte
de sisteme informatice);
Tip 4 cu obiective i metode slab definite (proiectele de cercetare i
schimbare organizaional).
o
b
i
e
c
t
i
v
e

metode
Tip 3
Tip 1 Tip 2
Tip 4
Ciclul de via al unui proiect
Faza de definire
Faza de planificare
Faza de organizare
Faza de execuie
Faza de ncheiere
Ciclul de via in aciune
10
Faza de definire
Studiul de fezabilitate
Analiza cerinele
Stabilirea specificaiilor - scopul proiectului, obiectivele
Analiza cost beneficiu
Dezvoltarea scenariilor, planuri alternative
Luarea deciziei merge sau nu merge

Faza de planificare
Identificarea i planificarea succesiunii sarcinilor;

Identificarea activitilor critice pentru succesul proiectului;

Estimarea timpului i costurilor;

Determinarea necesarului i structurii de personal;

Evaluarea riscurilor.
Faza de organizare
Organizarea echipei;

Stabilirea instrumentelor de control;

Repartizarea activitilor;

Stabilirea instrumentelor i mijloacelor de comunicare.

Faza de execuie (implementare)
Analiza progresului

ntocmirea rapoartelor

Monitorizarea costurilor

Revizuirea bugetelor i calendarului de lucru

Stabilirea aciunilor preventive
Faza de ncheiere
ntocmirea documentaiei

Semnarea recepiei

nvarea leciei
Recapitulare
Proiect: aciune individual sau colectiv care este atent planificat i
construit pentru atingerea unui obiectiv specific
Constrngerile unui proiect
Triunghiul de aur
Trapezul de aur
Factori ce influeneaz implementarea unui proiect
Dimensiunea proiectului, Procesele utilizate, Costul proiectului, Termeni de
livrare, Aptitudini i echipa de implementare, Materialele i tehnologiile
utilizate, Calitatea ateptat, Prile interesate, Riscurile,
Fazele unui proiect
Faza de definire, Faza de planificare, Faza de organizare, Faza de execuie,
Faza de ncheiere

Aptitudinile unui manager de proiect
Responsabil
De ncredere
Disponibil
Inteligent
Sociabil
Abordabil
Cu un bagaj de cunotine specific proiectului

Abiliti: leadership, motivaie, bun planificator, negociator, capabil sa
delege.
17
Ingredientele managementului de proiect
Responsabiliti clare: este esenial ca rolurile si
responsabilitilor s fie clar definite, documentate i agreate;
Obiective clare i scop limpede: trebuie s se tie ce se livreaz i
de ce;
Control: orice proiect poate fi controlat, e nevoie ns de o
metoda clar definit;
Proceduri pentru schimbare: schimbarea face parte din viaa
noastr, i ea trebuie controlata;
Raportare i comunicare: comunicare eficient i eficace cu
sponsorii proiectului i transparena nseamn evitarea
conflictelor i rezolvarea problemelor.
18
Studiu de fezabilitate
Ct de complete sunt specificaiile funcionale )?
(scopul propunerii, obiectivele, constrngerile financiare i de timp

Ct de bun este evaluarea factorilor tehnici i metodologici?

Au fost luai n considerare, n mod adecvat, factorii sociali, politici i
ecologici?

Studiu de fezabilitate: STEEP
n evaluarea fezabilitii unui proiect propus este
necesar nelegerea factorilor
Sociali
Tehnologici
Ecologici
Economici
Politici
Exerciiu
Realizai o schi de ansamblu asupra "proiectului"
Deschiderea unui magazin

Includei toate elementele care credei c v pot afecta pe
Dvs. ca PM i proiectul n sine sau pe care proiectul le poate
influena.

Facei o scurt list a unor soluii posibile legate de nevoia
de a deschide un magazin, cum ar fi ntr-o zon (localitate,
sector, etc.) cu 10.000 locuitori.


Studiu de fezabilitate - scenarii
Generarea unor planuri de aciune alternative, numite scenarii

Un scenariu este o scurt descriere a unui proces, unei aciuni sau set
de proceduri prin care ar putea fi realizate obiectivele identificate

Exemple:
Obiectiv: deschiderea unui nou magazin
Scenarii:
1. Construcia unui magazin de la zero
2. Arenda unei ncperi
3. Procurarea i ulterior renovarea unei ncperi

Studiu de fezabilitate: Fezabilitatea tehnic
Este obligatoriu de efectuat n cazul unor proiecte de construcii,
echipamente tehnice, proiecte de dezvoltare a unor programe
informatice;

n aceste cazuri, evaluarea fezabilitii tehnice se face prin determinarea
maturitii, siguranei i aplicabilitii tehnologiilor;

Este nevoie de un expert n domeniu pentru a evalua fezabilitatea
tehnic.
Studiu de fezabilitate: Analiza atributelor
Analiza atributelor este o metod de colectare i prelucrare a
informaiilor referitoare la produse sau servicii diferite dar care
pot fi utilizate n acelai scop;

Atributele sunt acele elemente ale unui produs, serviciu,
echipamente sau alte componente majore ale proiectului,
considerate importante sau vitale pentru rezultatul final al
proiectului;

Dup analiz, fiecrui atribut i se acord o pondere sau o valoare
pentru a putea fi difereniat de alt atribut.

Studiu de fezabilitate: Analiza factorilor
ecologici i sociali
Factori ecologici din grija manifestat fa de personalul angajat ori
poate fi impus de legislaia referitoare la sntate i securitate (analiza
trebuie fcut pe toat perioada de via a proiectului).

Factorii sociali - efectele sociale ale unui proiect major, sntatea
muncitorilor sau a cetenilor n general sau problemele de securitate.

Studiu de fezabilitate: Analiza factorilor tehnici
Utilitatea tehnologiilor moderne
Modul de folosire a tehnologiilor
mbuntirea infrastructurii existente
Dezvoltarea unei infrastructuri noi
Nivelul de competena al angajailor n utilizarea tehnologiilor
Exerciiu
Facei o scurt evaluare tehnic, social i ecologic unui proiect
privind deschiderea unui nou magazin.

Evaluarea trebuie fcut prin adresarea unor ntrebri.

Reinei c nu cutm soluii tehnice, ci vrem s tim doar
ntrebrile care ar putea fi puse.

Va mulumesc pentru atenie!

ntrebri?
28