1.

INTRODUCERE ÎN BIROTICĂ

1.1 Definirea biroticii

În ultimele două decenii, miniaturizarea şi scăderea preţului

componentelor electronice au făcut ca acestea să pătrundă în
domenii foarte variate incluzând viaţa domestică şi activităţile de
birou.
Microprocesorul a devenit un element obişnuit al unor aparate
şi echipamente ca: maşini de spălat, televizoare, aparate audio-
video, telefoane, maşini de scris, etc.
Mulţumită microprocesoarelor, informatica se inserează în
toate aceste echipamente, făcând posibilă comunicarea
informaţiilor între maşini cu funcţii distincte.

1
 Aceste evoluţii tehnologice au un impact deosebit asupra
activităţii de birou, care până acum a cunoscut doar trei inovaţii
majore:
telefonul (1876),
maşina de scris (1890)
copiatorul de uz general (în anii 50).
Se prefigurează un "birou al viitorului", obiect de studiu pentru
disciplina Birotică.
“Birotica desemnează asistenţa în activităţile de birou
furnizată de mijloace şi proceduri ce fac apel la tehnici de
informaţii, de telecomunicaţii şi de organizare administrativă şi în
general la tot ce concură la logistica biroului”.
“Birotica desemnează ansamblul de tehnici şi procedee care
urmăresc ca sarcinile de birou să fie executate de echipamente,
automatizarea activităţilor administrative şi de birou”
2
 O imagine sugestivă a biroticii este dată de figura următoare:

Tehnici Tehnici
informatice de
telecomunicatii

- tratarea datelor - retele

Activitati de - echipamente
- tratarea textelor birou
- tratarea - servicii
imaginilor - teleinformatica
- tratarea vocii Personal profesionala

- metode si proceduri
Tehnici de - ergonomie
organizare - amenajarea cadrului
administrativa de munca
- psihologia organizarii
3
Aspect tipic al unui birou modern 4
1.2. Principalele domenii de aplicaţie şi componentele
biroticii

Birotica foloseşte diferite tipuri de informaţii care circulă în

birouri şi care pot fi clasificate în patru categorii:

- texte (documente redactate de orice natură)

- date (informaţii numerice şi alfanumerice)

- imagini (informaţii vizuale, desene, fotografii)

- vocea (informaţii vocale sau sonore servind comunicării

om-om sau om-maşină).

5
Birotica are aplicaţii în următoarele domenii:
- pregătirea documentelor - domeniul procesării textelor sau
imaginilor
- schimbul de informaţii - domeniul telecomunicaţiilor de birou
- difuzarea documentelor - domeniul reprografiei
- clasarea, arhivarea şi accesul la dosare - domeniul
micrografiei automatizate
- planificarea activităţilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor
şi timpului
- manipularea datelor numerice - domeniul programării
informatice
- ajutor în luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive
decizionale
- securitatea şi controlul activităţilor de birou - domeniul
procedurilor administrative.
- conceperea posturilor de lucru şi a mediului ambiant al
acestora - domeniul ergonomiei şi al arhitecturii interioare a
birourilor. 6
 Tratarea Telecom uni- Arhivare
Informatica textelor catii de birou si acces

Sisteme
birotice

Echipamente Securitate Reprografie

de birou si control

7
 Organizatie (firma)

Subsistemul decizional

Subsistemul Subsistemul Mediul

informational Flux
birotic informational social
economic

Subsistemul operational

8
 Tratare
texte

Microcalculatoare
si telecomunicatii

Sisteme de reprografie

Arhivare si acces la documente

Organizarea posturilor de lucru birotice

9
 Noile echipamente ce apar au drept caracteristică esenţială
tendinţa de integrare a diferitelor funcţii, astfel încât se
prefigurează un “birou al viitorului”, dotat cu mobilier ergonomic
în care vom găsi un număr mic de echipamente multifuncţionale.

În momentul de faţă încă mai există o distincţie clară între

locul de muncă şi locuinţă. La serviciu se merge pentru a lucra,
iar acasă pentru odihnă şi relaxare.

Din ce în ce mai răspânditele laptop-uri, telefoanele mobile,

posibilităţi facile şi flexibile de lucru la distanţă schimbă însă
obiceiurile şi viaţa.

Oamenii pot lucra acasă îmbinând ocupaţiile personale cu

activităţi profesionale.
10
 Pe de altă parte abordările ergonomice au condus la
concluzia că biroul trebuie să fie ajustabil, să se adapteze
persoanelor de diferite sexe şi dimensiuni, să poată fi modificat
după preferinţele fiecăruia.

În consecinţă mobilierul va trebui să fie mobil şi să se poată

adapta cerinţelor celui care îl foloseşte o anumită perioadă de
timp.

Structura ierarhică a companiilor cu birouri individuale, fixe,

este înlocuită cu structuri flotante în care lucrul se desfăşoară
în echipă.

Angajaţii vor avea nevoie de spaţii în care să se desfăşoare

activitatea în echipă dar şi de locuri în care să poată gândi şi
lucra în linişte şi intimitate.
11
 Un model de “birou al viitorului”, ilustrat în figura următoare, ar
arăta astfel:
- masa de lucru şi scaunul sunt reglabile, au culoarea lemnului
- monitorul este plat, devenind opac atunci când este
necesară protejarea informaţiei afişate
- tastatura arată asemănător unui fluture, iar funcţionalitatea ei
va fi limitată datorită posibilităţii de transmitere vocală a
comenzilor
- imprimanta color pentru birou va fi de format mare şi va
putea fi partajată între membrii echipei, în timp ce imprimanta de
acasă va permite tipăriri în format A4
- suprafaţa mesei de lucru va putea fi folosită pentru
îndeplinirea diferitelor activităţi şi va fi de dimensiuni reduse
- o staţie de comunicare va realiza legătura cu persoanele
implicate în desfăşurarea activităţilor.
12
13
2. SISTEME INFORMATICE.
ELEMENTE DE HARDWARE ŞI SOFTWARE

2.1. Clasificarea informaţiilor

a) După form ă , informaţia poate fi:
- analogică
- digitală

b) După natura informaţiei pot fi enumerate

următoarele categorii:
- date numerice sau alfanumerice
- texte, organizate sub formă de documente
- documente grafice (imagini fixe)
- secvenţe audio
- secvenţe video (animate) 14
 c) După suportul informaţiei pot fi enumerate:
1) Informaţii pe suporturi tehnice (suporturi care pot fi
înregistrate şi citite cu ajutorul unor dispozitive speciale
de scriere-citire), care pot fi:
- suporturi magnetice: banda magnetică, discheta,
discul magnetic
- suporturi cu lectură optică: discurile optice.

2) Informaţii pe suporturi grafice:

- suporturi opace realizate din hârtie şi care pot fi citite
sau consultate vizual de om (documentele tradiţionale,
desenele, etc.)
- suporturi transparente: peliculă fotografică, film,
microfilm, etc.
15
2.2. Funcţiile unui sistem informatic
Sistemul informatic poate fi reprezentat ca un ansamblu de
trei componente:
• componenta fizică (structura hardware)
• componenta logică (resursele software)
• obiectul procesării (informaţiile)

3 Componenta informationala Informatia

2 Componenta logica Software

1 Componenta fizica Hardware

Unitatea centrala
Memoria
Dispozitive de
intrare-iesire

16
Un sistem informatic trebuie să îndeplinească, în
general, următoarele funcţii:

- să permită colectarea şi introducerea datelor

- să permită stocarea datelor într-un volum suficient

pentru activitatea specifică

- să permită prelucrarea datelor: procesare de texte,

evidenţă economică, generare de rapoarte, etc.

- să permită regăsirea şi extragerea datelor, prezentarea

lor într-o formă cât mai adecvată utilizării (grafice,
tabele, desene, etc.)

- să permită conectarea la o reţea de comunicaţii şi

schimbul de informaţii cu alte sisteme informatice.
17
2.3. Resurse hardware. Structura unui sistem
de calcul de tip PC

La începutul anilor 80 apar primele tipuri de microcalculatoare

din familia calculatoarelor personale (PC): APPLE, IBM, ATARI,
AMIGA, etc.

Datorită politicii firmei IBM, de a publica şi declara libere

specificaţiile tehnice ale microcalculatorului IBM-PC, majoritatea
firmelor producătoare au început să producă microcalculatoare
compatibile IBM-PC, acesta impunându-se ca un standard în
domeniul calculatoarelor personale.

18
19
20
Înainte de această “explozie” a PC-urilor, sistemele de calcul erau foarte
voluminoase şi scumpe iar operarea lor necesita cunoştinţe temeinice de
informatică, nefiind la îndemâna nespecialiştilor. Actualele PC-uri sunt de
fapt microcalculatoare, sunt cele mai mici din punct de vedere al gabaritului,
dar în afară de ele există şi alte categorii de calculatoare:

A. Calculatoare mari şi puternice (supercalculatoare, main-frame), ilustrate

în figurile următoare:

21
22
B. Minicalculatoare, puternice din punct de vedere al capacităţii
de calcul, folosite uneori ca noduri în reţele de terminale sau
PC-uri. Sunt din ce în ce mai puţin utilizate ca urmare a
evoluţiei spectaculoase a puterii de calcul a PC-urilor;

Exemplu tipic de minicalculator al anilor `70 (Digital PDP 11/20

23
C. Staţiile de lucru (workstations) care sunt calculatoare de
mici dimensiuni ca şi PC-urile dar foarte puternice din punct de
vedere al puterii de calcul, utilizate mai ales pentru calcule
tehnice şi ştiinţifice

Exemplu de staţie de lucru (IBM IntelliStation A Pro) 24

25
Calculatorul propriu-zis cuprinde într-o casetă:
placa de bază (motherboard)
sursa de alimentare
unitatea de disc hard (fix, sau Winchester)
unitatea sau unităţile de discuri flexibile (floppy)
unitate de CD (cititor de CD, inscriptor de CD,
DVD).

Din punct de vedere funcţional se disting următoarele

blocuri:
- Unitatea centrală de prelucrare (UCP),
- Memoria
- Dispozitivele de intrare-ieşire (I/E)

Placa sistem cuprinde: unitatea centrală, memoria,

26
conectori, adaptoare standard.
27
2.3.2. Unităţile (dispozitivele) de intrare - ieşire
a) Tastatura
b) Sistemul video
Din punct de vedere hardware, sistemul video se
compune din:
- monitorul TV (Display sau Screen)
- adaptorul video.
c) Discuri magnetice

Sector
Piste

28
 d) Mouse

e) Scanner

Capac opac
Capac opac

Document de
scanat
Ferestr
trnsparent

29
f) Plotter

SStilou

Dispozitiv
port-stilou

Suport grafic
Bara port-carucior

30
g) Imprimanta

31
2.4 Elemente de multimedia: compact discuri, plăci de
sunet.

Unitatea de compact disc (CD)

- CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory)
- WORM (Write Only Read Many)
- WMRM (Write Many Read Many)
Placa de sunet
Aparatele fotografice digitale

32
33
2.5. Resurse software

Sistemul de operare (SO) al calculatorului. Principalele

funcţii ale sistemului de operare sunt:
- interpretarea şi executarea comenzilor monitor
- încărcarea, lansarea în execuţie şi controlul execuţiei
programelor
- comanda şi controlul dispozitivelor periferice, gestiunea
fişierelor pe disc
- diagnosticarea, semnalarea şi tratarea erorilor.
- prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcţii
sistem.

Cele mai răspândite sisteme de operare existente pe PC-uri

au fost MS-DOS, OS/2, APPLE DOS, iar în momentul de faţă se
folosesc UNIX, WINDOWS.
34
Programe utilitare
Printre cele mai cunoscute utilitare disponibile pe
calculatoarele personale se numără: Norton Utilities, XTGold,
PC Tools, DOS Navigator.

Sistemele de operare de tip GUI (Graphical User Interface -

interfaţă grafică utilizator), au restrâns mult aria de folosire a
produselor enumerate.

Pachete de programe specifice orientate spre diverse

aplicaţii: baze de date, editare şi procesare texte,
tehnoredactare, proiectare inginerească etc.

35
Aplicatii

Sistem de

Hardware

operare

Utilitare

36
3. Tratarea textelor
3.1. Consideraţii generale
Prin tratarea textelor se înţelege procesul de producere de
documente redacţionale, de la crearea de către autor, prin
manuscris sau dictare, înregistrarea pe un echipament
specializat, manipularea, editarea, arhivarea şi reproducerea şi
până la distribuirea documentului final
Din punct de vedere istoric, reperele temporale în tratarea
textelor sunt:
- secolul al XIX-lea: maşina de scris mecanică
- 1930: maşina de scris electrică
- 1950: echipamentele mecanografice (bandă de hârtie
perforată)
- 1964: maşina de scris cu memorie
- 1975: maşini (echipamente) de tratat texte
- 1980: microcalculatoarele personale.
37
3.2. Etapele procesului de tratare a textelor

A. Crearea şi înregistrarea textului

În aşteptarea momentului (de altfel nu foarte îndepărtat) în

care progresul tehnologic va permite recunoaşterea vocală,
deci comunicarea vocală directă om-maşină, în prezent se
folosesc trei metode:
- manuscrisul: creat de autorul textului
- dictarea pentru o stenografă
- dictarea pentru un dictafon care realizează o înregistrare
magnetică utilizată ulterior de o dactilografă pentru tipărirea
textului.

38
B. Manipularea şi editarea textului

De obicei textele sunt înregistrate, după introducerea de la

tastatură, pe un suport magnetic. Acest lucru permite
restaurarea lor în memorie, modificarea, transformarea şi apoi
memorarea (salvarea) din nou pe suportul magnetic.

Manipularea textului se referă la următoarele aspecte:

- modificări în conţinutul textului:
- ştergere şi corectare de caractere
- suprimarea de cuvinte, fraze sau paragrafe
- inserarea de cuvinte, fraze sau paragrafe
- substituirea unor părţi din text
- deplasarea liniilor, paragrafelor dintr-o parte în alta a
textului
39
- stabilirea formei de prezentare a textului:
- tabelarea automată
- cadrarea marginilor
- centrarea automată a titlurilor
- îngroşarea, înclinarea, sublinierea automată
- alinierea coloanelor la stânga, la dreapta sau la virgula
zecimală
- despărţirea semiautomată a cuvintelor la capătul liniei
- alte funcţii sofisticate, realizate pe anumite echipamente:
- paginarea automată
- gestiunea automată a antetelor, numerotarea paginilor etc.
- căutarea automată a unui cuvânt sau fraze
- asamblarea unui document pornind de la paragrafe
preînregistrate
- corectarea automată sau semiautomată a greşelilor de
ortografie cu ajutorul unui dicţionar
- alte funcţii precum calcul, grafică etc. 40
Editarea textului se referă la:
- definirea dimensiunilor paginii
- parametrii tipografici (distanţa între caractere, între linii,
tipul de caracter etc.
- comenzi de punere în pagină (tabelare, alineate, sublinieri
etc.)
- imprimarea propriu-zisă a textului pe o imprimantă
corespunzătoare.

C. Reproducerea textului şi difuzarea cuprinde totalitatea

metodelor de înregistrare a textelor pe suporturi grafice şi de
distribuire a lor către destinatari.

D. Arhivarea pentru acces ulterior se referă la activităţile de

clasare şi depozitare (memorare) a documentelor astfel încât să
poată fi uşor regăsite când e necesar.

41
3.3. Procesoare de texte
3.3.1. Organizarea unui text ca document
Un text este compus fizic din linii şi pagini şi logic din cuvinte
şi paragrafe.
Divizarea logică o face operatorul (SPACE termină un cuvânt
iar ENTER determină încheierea unui paragraf).
Divizarea fizică este făcută de programul de editare. Acesta
aliniază fiecare linie să umple tot spaţiul alocat, fie prin mărirea
spaţiului dintre cuvinte, fie prin "rarefierea" literelor din cuvinte,
fie prin despărţirea în silabe.
Parametrii care trebuie luaţi în considerare la organizarea
unui text sunt:
- distanţa dintre linii
- numărul maxim de linii pe pagină
- distanţa dintre paragrafe
- forma literelor (fontul)
42
Anumite părţi ale textului pot fi scoase în evidenţă prin:
- subliniere
- scriere cu litere înclinate
- scriere cu litere îngroşate

În cazul în care în text se introduc desene sau imagini

sau dacă se lucrează cu tabele, programele de editare permit
fie rezervarea de spaţiu pentru aceste obiecte, fie chiar crearea
lor.

Vom numi document un text paginat cu ajutorul

calculatorului. Fişierul corespunzător va cuprinde pe lângă
textul propriu-zis şi caractere suplimentare pentru comenzile de
punere în pagină.

43
 Programele care permit prelucrarea textelor se numesc
procesoare de texte şi se pot împărţi, în funcţie de
complexitatea lor şi funcţiile oferite, în trei categorii:

- Procesoare elementare de texte. Acestea oferă funcţii ce

permit introducerea de texte, editarea de texte, manipularea
blocurilor de text (selectare, mutare, copiere, ştergere, etc.)

- Procesoare de texte semiprofesionale. In plus faţă de

cele de la punctul precedent sunt posibile: despărţirea în silabe,
consultarea unui dicţionar pentru corectitudine gramaticală,
fuzionarea documentelor, alegerea fonturilor, etc.

- Procesoare de texte profesionale. Acestea adaugă

funcţiilor oferite următoarele facilităţi: lucrul cu figuri şi tabele,
editarea de ecuaţii, note de subsol, antete, existenţa unor
dicţionare în diverse limbi, redefinirea tastaturii, etc.
44
Mulţumesc!
45