Managementul resurselor informa ionale

Informaia este o resurs foarte important pentru organizaie. Prin urmare,

problemele concrete pe care managerul trebuie s le rezolve sunt:
1.Accesul angajailor la informaiile de care au nevoie ca s-i rezolve
sarcinile !de e"emplu cei care au o activitate ,,de birou# s aib cone"iune la
Internet$. %e asemenea, este bine ca angajaii s aib orice alte materiale scrise de
care ar avea nevoie pentru a lucra repede i bine !&n acest fel, se elimin 'timpii
mori# de cutare a informaiilor la ali colegi sau &ntrebrile puse efului direct$.
(.%otarea birourilor cu te)nologia de care este nevoie pentru a receptiona i
transmite informaia !de e"emplu, calculatoare &n numr suficient, astfel &nc*t s nu
e"iste suprapuneri de doi angajai la un calculator, telefoane, fa" .a $
+.Proiectarea canalelor de comunicare &n interiorul organizaiei &n aa fel
&nc*t tim,pul pierdut pentru stabilirea legturilor &ntre angajai s fie c*t mai scurt
!de e"emplu, birourile celor care colaboreaz &n mod constant s fie alturate$.
Pentru organizaiile de mrime medie i mare stabilirea unei reele Intranet rezolv
multe din,tre problemele de comunicare. %e asemenea, este bine ca fiecare angajat
s tie precis cu ce se ocup fiecare dintre colegii lui !s tie cu cine lucreaz
atunci c*nd e vorba de sarcini colective$ i cui pune &ntrebri dac are neclariti
!de obicei, efului direct$.
-.Accesul angajailor la informaie &ntr-un sens mai profund: aspectele din
toate pro,fesiile se sc)imb &n ritm alert, deci este nevoie de perfecionare
profesional conti,nu. .anagerul trebuie s &neleag i s creeze condiii !de
e"emplu, un orar de lucru modificat sau fle"ibil$ pentru c angajaii s urmeze
anumite cursuri de perfecionare !de e"emplu, cursuri pentru permisul european de
conducere a compu,terului$. / astfel de atitudine va contribui la creterea
eficienei at*t prin faptul c angajaii vor fi mai bine pregtii, c*t i prin faptul c
ei vor fi mai motivai s lucreze bine.
Problemele care apar &n privina informaiei sunt inevitabile aproape, pentru c nu
este vorba de aspecte materiale, palpabile. /ric*t de bine ar fi proiectate canalele
de co,municare i de performante te)nologiile, tot vor interveni unele blocaje.
%epinde de intuiia i prezenta de spirit a managerului general i a managerilor de
nivel mediu s le rezolve. 0ele mai frecvente aspecte negative sunt:
1.1vonurile care se propag &n organizaie. 0u cele mai diverse subiecte
!salarizarea, decizii &n curs de adoptare, politica viitoare a organizaiei, .a.$, cu
cele mai diverse surse !angajai care nu sunt factori de decizie$, zvonurile se
propag &n mod infor,mal, fiind amplificate i &mbogite cu amnunte false pe
msura ce circul. 2le pot duna at*t activitii din interior !crete stresul
angajailor atunci c*nd circul multe zvonuri$ c*t i activitii din e"terior &n
msura &n care se propag &n e"te,rior unele zvonuri care pot afecta imaginea
produselor sau organezaiei &nsi$.
%ei nu pot fi eliminate total, zvonurile pot fi reduse prin:
3 Informarea prompt i corect a angajailor asupra )otr*rilor luate i a modului
de &ndeplinire fie prin edinte, fie prin circulare !&mprirea unor materiale scrise cu
rol de informare despre )otr*rile luate$4
3 2"istena te)nologiilor avansate de informare !calculatoare cu Internet sau reea
de Intranet$ - &n acest fel comunicarea &ntre angajai se desfoar mai mult &n scris
!informaia nu va mai fi denaturat$4
( . 5e poate pierde timp datorit discuiilor informale ale angajailor - acest
fenomen se &nregistreaz mai mult &n organizaiile mici i mai puin dotate cu
te)nica informaional modern despre care s-a discutat mai sus. Aceast problem
se elimin prin scurtarea timpului de rezolvare a sarcinilor !dac se constat c este
prea lung$, sau prin stabilirea clar a responsabilitilor pentru fiecare.
+ . 6nii angajai cu sarcini ,,de birou# pot fi tentai de Internet i recurg la
subterfugii pentru a consulta informaii de interes personal. Prin urmare, sarcinile
de serviciu vor fi &ndeplinite superficial i &n grab. Pentru aceste cazuri trebuie s
se gaseasc strategii eficiente de motivare astfel &nc*t sarcina de lucru s nu mai fie
privit ca o obligaie.
Toate aspectele care privesc informaia au, dup cum se vede, o latur pozitiv i o latur
negativ. Pentru a scoate n eviden partea pozitiv trebuie ca managerul s dea dovad
de tact i de simul echilibrului. De exemplu, discuiile informale nu pot fi eliminate complet
i nici nu ar fi folositor pentru organizaie cci toate discuiile informale constituie un factor
de motivare i de eliminare a stresului, dup cum se va vedea n continuare!. De
asemenea, anga"aii nu trebuie s fie supraaglomerai cu sarcini numai pentru a evita ca ei
s nu#i consulte prea des casua potal electronic. $tarea ideal de lucruri este aceea n
care anga"aii i pot ntreine corespondena personal fr s negli"eze totui ceea ce au
de fcut.