Sisteme de Management i Control

(Sisteme M&C)
Induction training
Mai 2005
Monica Di Noto
Module 1
Sistemele M&C
CE?

Sistemele M&C sunt un
element cheie al sistemului
de implementare a Fondurilor
Structurale
Sistemele M&C
CINE?

Personalul Organismelor
Intermediare pentru
Programul Operaional
Regional trebuie s joace un
rol cheie n asigurarea
naltei performane a
sistemului de implementare.
Astfel, este necesar
cunoaterea aprofundat a
tuturor elementelor
sistemului.
DE CE?

Pentru a fi asigurate
legalitatea i
conformitatea cheltuielilor
declarate.

Pentru a oferi feedback
sistemului, pentru a spori
eficiena acestuia i
pentru a grbi
implementarea
programului.
Cadrul legal
Prevederi privind
Fondurile Structurale

CE Reg 1260/99
CE Reg 438/01

COM (2004) 492 final
Regulamentul financiar


Reg 1605/02
Reg 2342/02
COM (2004)492
Elemente semnificative 1
Stabilirea naturii i
mprirea responsabilitilor
ntre diversele pri implicate
n executarea bugetului
comunitar (Ex:
Management/Certificarea
Cheltuielilor/Control)



Prile
Autoritile de
Management
Autoritatea de Aprobare a
Cheltuielilor
Autoritatea de Audit
Organismele
Intermediare
Comisiile de Monitorizare
ale Statelor Membre
Comisia


mbuntirea
Eficienei
Eficacitii
Echilibrului general al sistemului

COM (2004)492
Elemente semnificative 2
Sporirea coerenei i
transparenei Sistemelor M&C
ale Fondurilor Structurale
COM (2004)492
Elemente semnificative 3
Statele membre vor garanta:
legalitatea
conformitatea cheltuielilor declarate
Sisteme naionale de management i control
Sisteme naionale de management i control
La nceputul perioadei
n fiecare an
La sfritul perioadei
CND?
CUM?
Organism de audit independent
Rapoarte anuale de control audit
Declaraie final a cheltuielilor
Comisia i limiteaz auditurile efectuate pe neateptate
doar la circumstanele excepionale
Regulamentul financiar
Stabilete regulile pentru
executarea bugetului
general al Comunitilor
Europene
Principiile cheie ale Regulamentelor
financiare

management financiar
"sntos", raional

economie, eficien i
eficacitate

transparen (tratament
egal i nediscriminare)
Definiii principale 1

conflict de interese Regulamentul CE 1605/2002 Art.
52(2)

conceptul organismelor din sectorul privat care au o
misiune de serviciu public

achiziie


Definiii principale 2

Protejarea intereselor
financiare ale Comunitilor
Europene
Legalitate
Conformitate
Neregulariti
Comisie specializat n
neregulariti financiare
Renunarea la recuperarea
unei anume sume primite
Activitate ilegal
Fraud
Prevenirea fraudelor i
msurile de protecie
Corupie

Definiii principale 3

Auditor Intern
Funciile sistemului de
control intern
Control
Probleme sistemice
Standarde internaionale
de audit
mprirea sarcinilor
Risc
Abiliti profesionale
Audit extern
Indicatori de performan
Evaluarea rezultatelor
Bugetare bazat pe
activiti

Regulament adiional 1
Directiva CE privind
achiziiile publice

a) Atribuirea contractelor pentru
servicii publice
b) Atribuirea contractelor pentru
furnizri publice
c) Atribuirea contractelor pentru
lucrri publice
d) Coordonarea procedurilor
pentru a, b, c

CE 50/1992
CE 36/1993
CE 37/1993
CE18/2004


Regulament adiional 2
Regulamentul CE privind
eligibilitatea cheltuielilor


Regulamentul CE privind
informarea i publicitatea

Regulamentele CE privind
neregularitile i corecturile
financiare
Regulamentul CE privind
ajutoarele de stat
CE 1685/2000
CE 1145/2003
CE 448/2004

CE 1159/2000

CE 448/2001
CE 1681/1994
CE 2988/1995
CE 2185/1996

CE 68/2001
CE 69/2001
CE 70/2001



Sistemele M&C
principii organizaionale
INTEGRAREA componentelor sistemelor de
management i control

SEPARAREA funciilor

EVALUAREA RISCURILOR
Componentele implicate n implementarea
iniiativelor co-finanate
A. Activitile de management
B. Evaluarea riscurilor
C. Activitile de verificare de rutin (control de nivel 1)
D. Activitile de verificare prin sondaj (control de nivel
2)
E. Sistemul de monitorizare
Activitile de management
Trebuie s garanteze
eficacitatea i
corectitudinea implementrii
i a activitilor (Art. 34 CE
1260/1999)
Evaluarea riscurilor
Identific i supervizeaz
toi factorii care ar
putea compromite
ndeplinirea
obiectivelor interveniei
1. risc strategic
2. risc de management
3. risc financiar
1. Riscuri strategice se refer la definirea liniilor directoare ale
programului, a obiectivelor i a resurselor comunitii

2. Riscuri de management se refer la procedurile
operaionale pentru implementare

3. Riscuri financiare se refer la utilizarea greit sau
pierderea resurselor

Controale de nivel 1
(activiti de verificare de rutin)
Toate controalele care nsoesc
activitile Autoritii de
Management, ale Autoritilor de
Plat i ale Organismelor
Intermediare
Controale de nivel 2
(activiti de verificare prin sondare)
Verific eficacitatea Sistemelor M&C

Se bazeaz pe criterii selective i pe analiza riscurilor

Se bazeaz pe conformitatea i corectitudinea declaraiilor
privind cheltuielile (CE 438/2001, Art. 10)

Se bazeaz pe un eantion semnificativ de operaiuni (cel puin
5% din totalul cheltuielilor eligibile)

Urmrete obinerea Declaraiei de nchidere (CE 1260/1999
Art. 38, 1, lit f)
Controale interne i externe
CI


CE
Controale de nivel 1 la nivel de proiect


Controale de nivel 2 de ctre un
Organism creat n acest scop

Controale efectuate de ctre Autoritile de
Audit
AUDITOR INTERN

Funcia de sprijin pentru
management



Stimularea mbuntirii
AUDITOR EXTERN

Autoritate de management
Organisme Intermediare
Organism autorizat
Autoritate de Audit (Comisia
European, Curtea de
Conturi European)


Garantarea legalitii i
conformitii cheltuielilor

Controlul ajutoarelor de stat
Control asupra
contractelor de
finanare (CE 68/2001,
Art 87(1))


Respectarea regulii de
minimis
Sistemul de monitorizare
Este sistemul informaional
responsabil cu monitorizarea
fizic, financiar i
procedural a interveniilor
Pist de audit
Este un instrument organizaional pentru planificarea i managementul
activitilor de audit i se bazeaz pe Analiza Procesului.

OFER o descriere clar a fluxurilor Fondurilor Structurale
ARAT
Procesele i persoanele responsabile
Ce documente sunt create, ce sisteme de date sunt folosite i
care sunt persoanele responsabile
Care sunt sistemele M&C pentru fluxurile de date financiare, cine
le auditeaz i modul n care sunt raportate concluziile
Cine auditeaz cheltuielile din fondurile structurale, rezultatele,
eficiena i managementul cheltuielilor i care este sistemul de
raportare
Metodologia de analizare a procesului
Descrierea i schematizarea
fluxurilor de activitate, cu
identificarea:

operaiunilor desfurate
organismelor implicate
resurselor utilizate
rezultatelor obinute

CINE elaboreaz o pist de audit?
Autoritatea de management
CINE utilizeaz o pist de audit?
Auditorii interni i externi, ca pe un
instrument de control
CARE este Regulamentul relevant?
CE 438/2001
Condiiile de suficien pentru pista de audit
CE 1267/1999, Art 9 (5)
RECONCILIEREA rapoartelor rezumate certificate la
Comisie cu fie contabile and documentele de
doveditoare de la diferitele niveluri administrative

VERIFICAREA fondurilor transferate (Comunitare i
altele)

EXAMINAREA planurilor tehnice i financiare ale
proiectului, a rapoartelor de progres, a procedurilor de
contractare i de organizare a licitaiilor
Managementul riscurilor
Const n
identificarea pe deplin a tuturor aciunilor necesare pentru
minimizarea riscurilor, mai ales a fraudelor/neregularitilor i a
dezangajrii automate
Trebuie s
stabileasc mrimea i natura eantionului de operaiuni de testat
pentru a se vedea n ce msur se poate avea ncredere n
Sistemele M&C
Este evaluat de ctre
organismul responsabil cu controlul de nivel 2
Clasificarea riscurilor

A. Riscuri inerente
B. Riscuri de control (ex: posibilitatea ca un control sistematic s
nu poat prezenta sau detecta greelile sau neregularitile)

Evaluarea riscurilor identific riscurile reziduale i,
deci, reduce probabilitatea de a nu detecta plile
necuvenite.
Riscuri inerente
Sunt legate de factori precum:


complexitatea regulamentelor de referin;
pluralitatea nivelurilor de management mediul de management;
plile efectuate pe baza cererilor i/sau a auto-certificrilor;
valoarea absolut a operaiunii;
anumite tipuri de operaiuni (ex: finanri globale);
tipurile de beneficiar final i caracteristicile beneficiarului final;
abilitile modeste ale personalului dedicat managementului

Sunt evaluate pe baza unui set de teste specifice asupra Sistemelor M&C
Managementul i controlul riscurilor
Controalele de nivel 1 trebuie s reduc pragurile de
risc

Controalele de nivel 2 trebuie s acopere
operaiunile care implic riscuri poteniale sporite
NEREGULARITI
Orice nclcare a unei prevederi a legilor comunitare datorat
unei aciuni sau unei omisiuni a unui operator economic, care are,
sau ar putea avea drept efect prejudicierea bugetului general al
Comunitilor sau a bugetelor gestionate de Comuniti, fie reducnd
sau pierznd veniturile provenite din propriile resurse obinute direct
n numele Comunitilor, fie printr-o cheltuial nejustificat.

CE Euratom 2988/1995
ntreruperea plilor
n cazul unor probleme serioase descoperite n
sistemele M&C

i/sau cnd exist riscuri privind sume mari din
fondurile Uniunii Europene

Statul Membru
COM (2004) 492 Final
Are responsabilitatea investigrii neregularitilor
Trebuie s extind cercetrile pentru a acoperi toate
operaiunile care risc s fie afectate
Trebuie s ia msurile necesare pentru a preveni i a
rezolva neregularitile i pentru a recupera sumele
pierdute ca urmare a neregularitilor sau a neglijenei
Are obligaia de a timite Comisiei o descriere a
cazurilor de fraud i a neregularitilor descoperite
Comisia
CE 448/2001; CE 1681/1994
Poate efectua corecturi financiare, anulnd n parte sau n totalitate
contribuia acordat de Comunitate unui program operaional, dac,
dup ce a desfurat cercetrile necesare, concluzioneaz c:
a) Exist o deficien serioas n sistemul M&C al programului,
deficien care reprezint un risc pentru contribuia pe care
Comunitatea a acordat-o deja programului;
b) Cheltuielile cuprinse ntr-o declaraie de cheltuieli certificat sunt
necorespunztoare i nu au fost corectate de ctre Statul
Membru naintea iniierii procedurii de corectare;
c) Un Stat Membru nu i-a ndeplinit obligaiile anterior iniierii
procedurii de corectare conform acestui paragraf.
Renunarea la recuperarea sumelor necuvenite
CE 2342/2002 Art.87
Ordonatorul de credite responsabil poate renuna integral sau parial
la o crean constatat numai n urmtoarele cazuri:

(a) dac costul previzibil al recuperrii ar depi suma de recuperat i
dac recuperarea nu ar duna imaginii Comunitii;

(b) dac creana nu poate fi recuperat din cauza vechimii ei sau a
insolvabilitii debitorului;

(c) dac recuperarea nu respect principiul proporionalitii.

Dac recuperarea nu respect principiul
proporionalitii

- faptele, innd cont de gravitatea neregulii care determin
constatarea creanei

- impactul pe care renunarea la recuperare l-ar avea asupra funcionrii
Comunitilor i asupra intereselor financiare ale acestora

- orice distorsiune a concurenei care ar fi cauzat de renunarea la
recuperare

- daunele economice i sociale care ar fi cauzate de recuperarea integral
a creanei.

Cazurile n care renunarea la recuperare nu
poate fi delegat de ctre instituii

Cnd suma la care se renun este:

1 000 000 EUR sau mai mult;
100 000 EUR sau mai mult, atunci cnd suma
reprezint 25 % sau mai mult din creana constatat
ndatoriri ale fiecrei instituii i ale Comisiei n cazul n care
creana nu poate fi recuperat din cauza vechimii ei sau a
insolvabilitii debitorului

EUR 100 000 or more. Fiecare instituie trimite anual
autoritii bugetare un raport privind renunrile menionate
n alin. (1) (4) egale cu sau mai mari de 100 000 EUR.

n cazul Comisiei, raportul n cauz se anexeaz la
rapoartele anuale de activitate menionate n art. 60 alin. (7)
din Regulamentul Financiar.
MONITORIZAREA
Examinarea regulat a
Resurselor
Ieirilor
Rezultatelor
interveniei publice de ctre prile nsrcinate cu implementarea lor.

Obiective
Verificarea utilizrii corecte i conforme cu Regulamentele a fondurilor nerambursabile
Garantarea utilizrii corecte i eficiente a fondurilor Comunitare, respectnd principiile
managementului financiar sntos.
Oferirea de feedback regulat Autoritilor de Management n legtur cu progresele
nregistrate i cu problemele aprute n timpul implementrii.
A stabili dac progresele de pn la o anumit dat indic evoluii ulterioare
ngrijortoare, propunnd, n consecin, aciuni corective pentru a nu periclita fondurile.
Pregtirea i a implementarea msurilor care ar putea fi necesare pentru a apra
interesele financiare ale Comunitile Europene mpotriva fraudelor i a altor
neregulariti.

Sistemul de informare
Rapoarte
Treceri n revist
Foaie de bilan
Indicatori


PROCEDURI INTERNE
Sistemele M&C ale fiecrui Stat Membru vor
garanta existena unor MANUALE de proceduri
pentru funciile care trebuie ndeplinite (n mod
separat pentru Management, Certificarea
Cheltuielilor i Control)
COM (2004)492 art. 54(1)g