LICEUL

TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 1 "in %.
E'emplar nr&$ %
%& Li/ta re/p,n/a0ilil,r 1u ela0,rarea2 )eri3i1area /i apr,0area e"itiei /au "upa 1a*2 a re)i*iei in 1a"rul
e"itiei pr,1e"urii ,perati,nale
Elemente privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si
prenumele
Functia Data
Semnatura
1 2 3 4 5
%&%& Elaborat POPESC E!EN" P#OFESO# $1%$&%2$12
%&.& 'eri(icat )*+"*!" E!EN" D*#% "D,% $1%$&%2$12
%&4 "probat D*N-" .+*O#.+E D*#EC-O# $1%$&%2$12
.& Situatia e"itiil,r /i a re)i*iil,r in 1a"rul e"itiil,r pr,1e"urii ,perati,nale
E"itia5 re)i*ia
in 1a"rul e"itiei
C,mp,nenta re)i*uita M,"alitatea
re)i*iei
Data "e la 1are /e apli1a
pre)e"erile e"itiei /au re)i*iei
e"itiei
1 2 3 4
.&%& Editia 1 / /
.&.& #evi0ia 1 1 1
.&4 #evi0ia 2
1
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 2 "in %.
E'emplar nr&$ %
4& Li/ta 1upri*an" per/,anele la 1are /e "i3u*ea*a e"itia /au2 "upa 1a*2 re)i*ia "in 1a"rul e"itiei
pr,1e"urii ,perati,nale
S1,pul
"i3u*arii
E'emplar
nr&_____
C,mpartiment
6un1tia
Nume /i
prenume
Data
primirii
Semnatura
1 2 3 4 5 2 3
4&%& "plicare / /
4&.& "plicare 1 SEC#E-"#*"- SEC#E-"# -*C"
)"#*"
$1%$&%2$12
4&4& "plicare 1 CONDCE#E D*#EC-O# D*N-"
.+*O#.+E
$1%$&%2$12
4&7& *n(ormare 1 CONDCE#E D*#EC-O# D*N-"
.+*O#.+E
$1%$&%2$12
4&(& Evidenta 1 SEC#E-"#*"- SEC#E-"# -*C"
)"#*"
$1%$&%2$12
4&8& "r4ivare 1 SEC#E-"#*"- SEC#E-"# -*C"
)"#*"
$1%$&%2$12
4&9& "lte
scopuri
5 5 5 5
7& S1,pul pr,1e"urii ,perati,nale
7&%& Stabilirea unei (orme unitare de elaborare a procedurilor6 instruc7iunilor 8i (ormularelor care se
elaborea096 de c9tre personalul ORGANI:AIEI.
(& D,meniul "e apli1are
(&%& Prevederile pre0entei proceduri se aplic9 de c9tre personalul din cadrul LICEULUI TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE MAINI MIOVENI desemnat cu responsabilitate :n activit97ile de la cap 4%
8& D,1umente "e re3erin#; apli1a0ile a1ti)itatii pr,1e"urale
8&%& Reglementari internati,nale
8&.& Legi/latie primara
+ Ordin nr% &42/2$$5 pentru parobarea Codului controlului intern
5 Ordin nr% 13;&/2$$2 pentru modi(icarea si completarea 5 Ordin nr% &42/2$$5
5 O%.% nr% 11&/1&&& privind controlul intern si controlul (inanciar preventiv6
republicat
5 !e<ea nr% 5$$/2$$2 privins (inanctele publice cu modi(icarile ulterioare
8&4& Legi/latia /e1un"ara
8&7& Alte ",1umente2 in1lu/i) reglementari interne ale entitatii pu0li1e&
5 Prevederile re(eritoare la controlul (inanciar din cap% 12 al Pro<ramului de
<uvernare pe perioada 2$$5 = 2$$;
5 "n<a>amentele asumate de #omania in cadrul capitolul 2; ?Control (inanciar@ de ne<ociere
cu niunea Europeana
2
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 3 "in %.
E'emplar nr&$ %
9& De3ini#ii <i pre/1urt;ri ale termenil,r utili*ati in pr,1e"ura ,perati,nala
9&%& De3initii ale termenil,r
Nr&
Crt&
Termenul De3initia /i5/au "a1a e/te 1a*ul2 a1tul 1are "e3ine/te
termenul
%& Procedura
operationala
Pre0entarea (ormali0ata6 in scris6 a tututor pasilor ce
trebuie urmati6 a metodelor de lucru stabilite si a re<ulilor
de aplicat in vederea reali0arii activitatii6 cu privire la
aspectul procesual
.& Editie a unei
proceduri
operationale
Forma initiala sau actuali0ata6 dupa ca06 a unei proceduri
operationale6 aprobata si di(u0ata
4& #evi0ia in cadrul
unei editii
"ctiunile de modi(icare6 adau<are6 suprimare sau altele
asemenea6 dupa ca06 a uneia sau a mai multor
componente ale unei editii a procedurii operationale6
actiuni care au (ost aprobate si di(u0ate
9&.& A0re)ieri ale termenil,r
Nr&
Crt&
A0re)ierea Termenul a0re)iat
%& &O& r,1e"ura ,perati,nala
.& E Ela0,rare
4& V Veri3i1are
7& A Apr,0are
(& Ap& Apli1are
8& A=& Ar=i)are
&&& %%% %%%
n &&& &&&
>& De/1rierea pr,1e"urii ,perati,nale
>&%& Generalitati
Entitatile publice au obligatia potrivit Ordinului nr. 946/04.07.2005 cu modificarile si
completarile ulterioare, sa intocmeasca proceduri operationale.
rocedura operationala ! pre"entare formali"at#, $n scris, a tuturor pa%ilor ce trebuie urma&i,
a metodelor de lucru stabilite %i a regulilor de aplicat $n vederea reali"#rii activit#&ii cu privire la
aspectul procesual.
"ceasta procedura operationala este un model% )odelul pre0entat completea0a se<mentul
instrumentelor de lucru re(eritoare la activitatile entitatilor publice in domeniul de0voltarii sistemelor de
mana<ement si control6 procedurile operationale (iind cunoscute in practica si sub alte denumiriA proceduri
de proces6 proceduri (ormali0ate etc%
3
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 4 "in %.
E'emplar nr&$ %
>&.& D,1umente utili*ate
Entitatile publice6 in (unctie de marimea entitatii6 de politica adoptata cu privire la sistemul propriu
de mana<ement si control6 de <radul de dotare6 de tipurile de activitati si comple/itatea acestora etc%6 pot
utili0a modelul de procedura operationala in (orma pre0entata6 in (orme completate si imbunatatite cu noi
componente6 sau pot elabora proceduri de proces6 dupa modelul altor <4iduri intalnite in practica
domeniului6 cu preci0area ca6 indi(erent de (orma adoptata6 trebuie avute in vedere prevederile Standardului
de control intern nr% 13 BProceduriB%
Pentru o buna <estionare a elaborarii6 aprobarii si aplicarii procedurilor operationale6
conducatorii entitatilor publice trebuie sa asi<ure derularea tuturor actiunilor privind elaborarea si/sau
de0voltarea sistemelor de mana<ement si control%
Procedurile trebuie elaborate6 aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si respectarii re<ulilor
de mana<ement constituite in cele 25 de standarde de control%
*ndi(erent de activitatea la care se re(era6 o procedura operationala poarta amprenta (iecarui
standard de control6 din oricare dintre cele 5 elemente5c4eie ale controlului mana<erial6 respectiv mediul
de control6 per(ormanta si mana<ementul riscului6 in(ormarea si comunicarea6 activitatile de control6
auditarea si evaluarea%
Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc6 printre altele6 ca acestea trebuie sa (ie
scrise si (ormali0ate pe suport 4artie si/sau electronic6 simple si speci(ice pentru (iecare activitate6
actuali0ate in mod permanent si aduse la cunostinta e/ecutantilor si celorlalti (actori interesati%
*n masura in care dotarea te4nica si pre<atirea personalului permit6 operatiunile de elaborare6
avi0are6 aprobare6 di(u0are6 utili0are etc% a procedurilor operationale6 se pot derula si prin utili0area
sistemelor in(ormatice%
>&4& Re/ur/e ne1e/are
>&4&%& Re/ur/e materiale$ rec4i0ite6 linii tele(onice6 materiale in(ormatice6 calculatoare personale6 acees la
ba0a de date6 imprimanta6 internet%
>&4&.& Re/ur/e umane$ persoanele implicate prin sarcinile se serviciu in elaborarea procedurilor operationale
suntA
5 pro(% Dinuta .4ior<4e5 director
5 Caboi #oberta= bibliotecar
5 ec%)andu .abriela= contabil se(
5 ec%-ica )aria= secretar
5 "ntone #a0van 5 administrator
>&4&4& Re/ur/e 3inan1iare$ sunt preva0ute in bu<etul de stat si sunt necesare pentru ac4i0itionarea resurselor
materiale%
4
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 5 "in %.
E'emplar nr&$ %
>&7& M,"ul "e lu1ru
>&7& re1i*ari pri)in" 1,mp,nentele m,"elului "e pr,1e"ura ,perati,nala
>&7&%& re1i*ari 1,mune 1,mp,nentel,r
Datele de identi(icare din cartusul de capat se trec pe (iecare pa<ina6 cu modi(icarile cerute de
rubrici6 acolo unde este ca0ul%
Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul (iecarei entitati publice si
trebuie sa re(lecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de codi(icare utili0at%
Editiile se numerotea0a cu ci(re romane6 iar revi0iile din cadrul acestora6 cu ci(re arabe%
Orice modi(icare de re<lementare6 or<ani0atorica sau de alta natura6 cu e(ect asupra activitatii
procedurate6 determina revi0ia sau6 dupa ca06 elaborarea unei noi editii pentru procedura operationala
respectivaA
Unitatea
_______________
Departament$
________________
ROCEDURA
OERAIONAL?
__________________
E"i#ia$
Nr&"e e'&$
Re)i*ia$
Nr&"e e'& $
C,"$ &O& ______
agina ____ "in _____
E'emplar nr&$
*n masura in care este posibil6 se asi<ura pa<ina distincta pentru (iecare componenta a procedurii
operationale%
>&7&.& re1i*ari /pe1i3i1e 1,mp,nentel,r
1t&%% !ista responsabililor cu elaborarea6 veri(icarea si aprobarea editiei sau6 dupa ca06 a revi0iei in
cadrul editiei procedurii operationale @1,mp,nenta %A$
5 responsabilii se stabilesc6 pentru (iecare operatiune Delaborare6 veri(icare6 aprobareE6 prin act de
deci0ie interna a conducatorului entitatii publiceF
cand una sau mai multe dintre operatiuni se reali0ea0a6 con(orm deci0iei6 de catre un <rup sau o comisie6 in
lista se cuprind toti membrii <rupului sau ai comisiei%
Elemente privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si
prenumele
Functia Data
Semnatura
1 2 3 4 5
%&%& Elaborat POPESC E!EN"
%&.& 'eri(icat )*+"*!" E!EN"
%&4 "probat D*N-" .+*O#.+E
5
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 2 "in %.
E'emplar nr&$ %
1t&. Situatia editiilor si a revi0iilor in cadrul editiilor procedurii ,perati,nale @1,mp,nenta .A$
5 se cuprind6 in ordine cronolo<ica6 toate editiile si6 respectiv6 revi0iile in cadrul editiilorF
5 cand se reali0ea0a o noua editie a procedurii operationale6 coloanele nr% 2 si 36 privind componenta
revi0uita6 precum si modalitatea revi0iei6 nu se completea0aF
5 coloana nr% 3 D)odalitatea revi0ieiE priveste actiunile de modi(icare6 adau<are6 suprimare sau altele
asemenea6 dupa ca06 re(eritoare la una sau mai multe componente ale procedurii operationaleF
5 la (i/area datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revi0ii Dcoloana nr% 4E se are in vedere
asi<urarea timpului necesar pentru di(u0area si studierea acesteia de catre aplicatoriA
E"itia5 re)i*ia
in 1a"rul e"itiei
C,mp,nenta re)i*uita M,"alitatea
re)i*iei
Data "e la 1are /e
apli1a pre)e"erile
e"itiei /au
re)i*iei e"itiei
1 2 3 4
.&%& Editia 1 / /
.&.& #evi0ia 1
.&4 #evi0ia 2
1t& 4 !ista cuprin0and persoanele la care se di(u0ea0a editia sau6 dupa ca06 revi0ia din cadrul editiei
procedurii operationale @1,mp,nenta 4A$
5 coloana nr% 1 DScopul di(u0ariiE are in vedere (aptul ca oricare compartiment/ persoana a carui/carei
activitate intra sub incidenta aplicarii6 in(ormarii6 evidentei6 ar4ivarii sau este in alte scopuri in le<atura cu
procedura respectiva trebuie sa aiba la dispo0itie acest instrument6 inclusiv cu oca0ia actuali0arii prin noi
editii sau revi0ii%
S1,pul
"i3u*arii
E'emplar
nr&_____
C,mpartiment
6un1tia
Nume /i
prenume
Data
primirii
Semnatura
1 2 3 4 5 2 3
4&%& "plicare / /
4&.& "plicare
4&4& "plicare
4&7& *n(ormare
4&(& Evidenta
4&8& "r4ivare
4&9& "lte
scopuri
1t& 7& S1,pul pr,1e"urii ,perati,nale @1,mp,nenta 7A$
5 entitatea publica6 spre deosebire de scopurile considerate <enerale si pre0entate ca e/emple in
modelul procedurii operationale la aceasta componenta6 identi(ica si inscrie scopurile speci(ice in ca0ul
(iecarei proceduri operationale elaborate6 tinand cont de rolul6 locul6 importanta6 precum si de alte elemente
privind activitatea procedurataF
2
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 3 "in %.
E'emplar nr&$ %
S1,pul pr,1e"urii ,perati,nale$
1% Stabileste modul de reali0are a activitatii6 compartimentele si persoanele implicateF
2% Da asi<urari cu privire la e/istenta documentatiei adecvate derularii activitatiiF
3% "si<ura continuitatea activitatii6 inclusiv in conditii de (luctuatie a personaluluiF
4% Spi>ina auditul6 iar pe mana<er in luarea deci0ieiF
5% "lte scopuri speci(ice procedurii operationale
1t&( D,meniul "e apli1are a pr,1e"urii ,perati,nale @1,mp,nenta (A$
5 aceasta componenta se ba0ea0a pe colaborarea dintre compartimentele entitatii publice6 ast(el incat
la (i/area si de(inirea activitatii Dpct% 5%1E6 la delimitarea acesteia de alte activitati Dpct% 5%2 si 5%3E sau la
preci0area compartimentelor cu atributii le<ate de activitatea respectiva Dpct% 5%4E sa (ie eliminata orice
situatie de suprapunere de activitati6 de activitati necuprinse in procesul de anali0a si elaborare a
procedurilor6 de suprapunere de atributii intre compartimente6 de atributii pentru care nu au (ost (i/ate
responsabilitati etc%F
D,meniul "e apli1are$
1% Procedura se aplic9 de catre Serviciul/compartimentulGGGGGGGGGGGGGGGG
2% !a procedura participa toate Serviciile si Compartimentele interesate
1t& 8$ D,1umentele "e re3erinta @reglementariA apli1a0ile a1ti)itatii pr,1e"urate @1,mp,nenta
8A$
5 aceasta componenta priveste6 in special6 listarea documentelor cu rol de re<lementare (ata de
activitatea procedurataF
5 este necesar sa (ie cunoscute si respectate toate re<lementarile care <uvernea0a (iecare activitateF
5 <ruparea pe cele 4 cate<orii are rol de sistemati0are a re<lementarilor6 undeA re<lementarile
internationale in le<atura cu domeniul respectiv sunt cele la care #omania este parteF le<islatia primara se
re(era la le<i si la ordonante ale .uvernuluiF le<islatia secundara are in vedere 4otarari ale .uvernului sau
acte ale or<anismelor cu atributii de re<lementare si care sunt emise in aplicarea le<ilor si/sau a ordonantelor
.uvernuluiF alte documente6 inclusiv re<lementari interne ale entitatii publice Dle<islatie tertiaraE6 se re(era la
instructiuni6 preci0ari6 deci0ii6 ordine sau altele asemenea si au e(ect asupra activitatii procedurate%
D,1umente "e re3erin#; apli1a0ile a1ti)itatii pr,1e"urate$
%& Reglementari internati,nale
.& Legi/latie primara
4& Legi/latia /e1un"ara
7& Alte ",1umente2 in1lu/i) reglementari interne ale entitatii pu0li1e&
1t& 9& De3initii /i a0re)ieri ale termenil,r utili*ati in pr,1e"ura ,perati,nala @1,mp,nenta 9A$
5 se va urmari de(inirea acelor termeni careA repre0inta element de noutateF sunt mai putin cunoscutiF
5 pre0inta sensuri di(eriteF prin nee/plicitarea lor pot conduce la con(u0ii etc%F
5 se recomanda preci0area6 acolo unde este ca0ul6 a actului relevant care de(ineste termenul in cau0aF
5 se va avea in vedere abrevierea termenilor Dcuvinte6 e/presii6 denumiri de institutii etc%E utili0ati cu
mai mare (recventa in te/tul procedurii operationale si/sau care6 in urma acestei actiuni6 permit o intele<ere
si utili0are mai usoara a proceduriiF
3
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina ; "in %.
E'emplar nr&$ %
5 se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat de(initiile termenilor in tabelul 3%16 cat si abrevierile
termenilor in tabelul 3%26 sa (ie aceea data de prima aparitie in te/tul procedurii operationale a termenului
de(init sau abreviat6 dupa ca0F
5 in tabelele 3%1 si 3%2 din modelul de procedura operationala au (ost de(initi si6 respectiv6 abreviati6
pentru e/empli(icare6 termeni utili0ati in model%
1t& 9&%& De3initii ale termenil,r
Nr&
Crt&
Termenul De3initia /i5/au "a1a e/te 1a*ul2 a1tul 1are "e3ine/te
termenul
%& Procedura
operationala
Pre0entarea (ormali0ata6 in scris6 a tututor pasilor ce
trebuie urmati6 a metodelor de lucru stabilite si a re<ulilor
de aplicat in vederea reali0arii activitatii6 cu privire la
aspectul procesual
.& Editie a unei
proceduri
operationale
Forma initiala sau actuali0ata6 dupa ca06 a unei proceduri
operationale6 aprobata si di(u0ata
4& #evi0ia in cadrul
unei editii
"ctiunile de modi(icare6 adau<are6 suprimare sau altele
asemenea6 dupa ca06 a uneia sau a mai multor
componente ale unei editii a procedurii operationale6
actiuni care au (ost aprobate si di(u0ate
1t& 9&.& A0re)ieri ale termenil,r
Nr&
Crt&
A0re)ierea Termenul a0re)iat
%& &O& r,1e"ura ,perati,nala
.& E Ela0,rare
4& V Veri3i1are
7& A Apr,0are
(& Ap& Apli1are
8& A=& Ar=i)are
&&&& &&& &&&
n &&& &&&
1t& > De/1rierea pr,1e"urii ,perati,nale @1,mp,nenta >A$
5 aceasta componenta repre0inta6 in (apt6 esenta procedurii operationale% *n acelasi timp este si acea
componenta care nu este <enerali0abila prin model de procedura decat in termeni (oarte lar<i%
;
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina & "in %.
E'emplar nr&$ %
Componenta este dependenta6 in mod direct6 de conditiile concrete in care se des(asoara activitatea
respectiva in cadrul entitatii publice6 de modul de or<ani0are6 de <radul de subordonare6 de <radul de dotare
cu resurse materiale6 (inanciare si umane6 de calitatea si pre<atirea pro(esionala a salariatilor si6 nu in ultimul
rand6 de <radul de de0voltare a sistemelor de mana<ement si control% Cele cateva puncte si subpuncte6
enumerate la aceasta componenta in pre0entul model de procedura operationala6 recomanda una din
multitudinea de posibilitati de descriere a acestei componenteF
Pct% ;%1% .eneralitati
Pct% ;%2% Documente utili0ate
Pct% ;%2%1% !ista si provenienta documentelor
Pct% ;%2%2% Continutul si rolul documentelor
Pct% ;%2%3% Circuitul documentelor
Pct% ;%3% #esurse necesare
Pct% ;%3%1% #esurse materiale
Pct% ;%3%2% #esurse umaane
Pct% ;%3%3% #esurse (inanciare
Pct% ;%4% )odul de lucru
Pct% ;%4%1% Plani(icarea operatiunilor si actiunilor activitatii
Pct% ;%4%2% Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
Pct% ;%4%3% 'alori(icarea re0ultatelor activitatii
5 la B.eneralitatiB Dpct% ;%1E se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitatii% Se va
evita repetarea acelora de>a abordate in cadrul celorlalte componente ale procedurii operationale6 cum ar (i
cele le<ate de scopul procedurii operationale Dpre0entate la componenta 4E6 cele privind domeniul de
aplicare a procedurii operationale Dpre0entate la componenta 5E sau cele privind documentele de re(erinta
aplicabile activitatii procedurate Dpre0entate la componenta 2E%F
5 la BDocumente utili0ateB Dpct% ;%2E se cuprind6 in principal6 cele de natura (ormularelor6 dar si
manuale6 instructiuni operationale6 liste de veri(icare Dc4ecH5listsE etc%6 care (urni0ea0a in(ormatii necesare
derularii activitatii6 contribuie la prelucrarea de date in cadrul procesului sau transmit re0ultatele obtinute
altor utili0atori% De retinut ca documentele trebuie sa (ie actuali0ate6 utile6 precise6 usor de e/aminat6
disponibile si accesibile mana<erului6 salariatilor si tertilor6 daca este ca0ul% Subpct% ;%2%16 ;%2%2 si ;%2%3 au
mai mult rolul de a ordona problemele abordate6 ele putand (i comasate sau detaliate in (unctie de
amploarea6 volumul6 diversitatea si comple/itatea documentelor respectiveF
5 la B!ista si provenienta documentelor utili0ateB Dsubpct% ;%2%1E se are in vedere nominali0area
tuturordocumentelor6 a or<anismelor abilitate cu emiterea si actuali0area acestora6 a codurilor de identi(icare6
daca este ca0ul6 a re<imului in(ormatiilor continute etc% *n aceasta lista se nominali0ea0a si documentele
interne de aceasta natura6 emise si utili0ate in cadrul compartimentelor sau6 prin colaborare6 intre
compartimentele entitatii publiceF
la BContinutul si rolul documentelor utili0ateB Dsubpct% ;%2%2E pot (i redate in (orma completa6
ane/and la procedura modele ale documentelor6 instructiuni de completare a acestora si mentiuni re(eritoare
la rolul lorF
&
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 1$ "in %.
E'emplar nr&$ %
5 subpct% ;%2%3 BCircuitul documentelorB are in vedere compartimentele/persoanele la care trebuie sa
circule documentele in procesul de reali0are a activitatii6 precum si operatiunile ce se e(ectuea0a in le<atura
cu documentul respectiv6 la (iecare compartiment/ persoana pe la care circula% Este necesar ca circuitul
documentelor a(erente activitatii sa (ie inte<rat in (lu/ul <eneral al documentelor din cadrul entitatii publice%
Se recomanda utili0area repre0entarii <ra(ice a circuitului documentelorF
5 pct% ;%3 B#esurse necesareB se de0volta pe structura clasica a acestora6 respectiv resurse materiale
Dsubpct% ;%3%1E6 resurse umane Dsubpct% ;%3%2E si6 respectiv6 resurse (inanciare Dsubpct% ;%3%3E% De mentionat
ca structura resurselor este (oarte sensibila (ata de activitatea la care ne re(erimF la unele activitati resursa
necesara preponderenta este cea materiala6 iar la altele este preponderenta resursa umana sau resursa
(inanciara ori combinatii ale acestoraF
5 subpct% ;%3%1 B#esursa materialaB se de0volta pe elementele de lo<isticaA birouri6 scaune6 rec4i0ite6
linii tele(onice6 materiale in(ormatice6 calculatoare personale6 acces la ba0a de date6 retea6 imprimanta6
posibilitati de stocare a in(ormatiilor etc%6 dar si pe elemente de alta natura6 daca speci(icul activitatii o
impune% De e/emplu6 in ca0ul unei entitati publice cu activitate de teren intensa6 cu deplasari auto (recvente6
activitatea de transport capata o conotatie distincta6 iar procedura operationala a(erenta6 la resursa materiala6
va trebui sa re(lecte parcul auto6 (apt care6 in acest ca06 va da <reutate sporita acestui tip de resursa6 in
comparatie cu resursa umana sau (inanciaraF
5 subpct% ;%3%2 B#esursa umanaB (i/ea0a compartimentul/compartimentele si/sau persoana/persoanele
din cadrul entitatii publice care sunt implicate6 prin atributiile/sarcinile de serviciu6 in reali0area activitatii
procedurateF
5 subpct% ;%3%3 B#esursa (inanciaraB are in vedere prevederea in bu<et a sumelor necesare
c4eltuielilor de (unctionare Dac4i0itionarea materialelor consumabile necesare des(asurarii activitatii6
acoperirea contravalorii serviciilor de intretinere a lo<isticii6 plata c4eltuielilor cu personalul direct implicat
in activitatea respectiva etc%E6 dar si a sumelor necesare altor tipuri de c4eltuieli proprii unei anume activitati%
De e/emplu6 in situatia unei activitati de ac4i0itie6 resursa (inanciara trebuie sa re(lecte sumele din bu<et
a(erente pro<ramului de ac4i0itii al entitatii publiceF
5 pct% ;%4 B)odul de lucruB pentru o activitate poate (i (ormali0at6 respectiv transpus in procedura
operationala6 numai prin aportul salariatilor implicati direct in acea activitateF
5 subpct% ;%4%1 BPlani(icarea operatiunilor si a actiunilor activitatiiB se spri>ina6 pe de o parte6 pe
actiunile identi(icate6 asa cum sunt ele listate in cadrul tabelului de la componenta & B#esponsabilitati si
raspunderi in derularea activitatiiB6 iar pe de alta parte6 pe o buna cunoastere si stapanire a cerintelor
<enerale si a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr% ; BPlani(icareaB si a Standardului
de control intern nr% 11 B)ana<ementul risculuiB% "ctiunile anali0ate prin prisma resurselor de toate
cate<oriile6 a termenelor de reali0are6 a riscurilor identi(icate si a masurilor de limitare a e(ectului acestora6 a
conditiilor de e(icienta si le<alitate impuse6 puse in corelatie si intr5o succesiune lo<ica si cronolo<ica6
constituie in (apt instrumentul de plani(icare cuprins in procedura operationala pentru activitatea anali0ataF
5 subpct% ;%4%2 BDerularea operatiunilor si actiunilorB re(lecta pro<ramul de 0i cu 0i al
compartimentului/persoanei implicate in reali0area activitatii6 in care acesta/aceasta u0ea0a de toate
instrumentele speci(ice si actionea0a corespun0ator prevederilor din procedura operationala si6 in special6
celor din instrumentul de plani(icare a activitatii% Se recomanda cuprinderea in procedura operationala6 sub
(orma tabelara6 a modului de operare6 unde pe verticala se pot cuprinde etapele ce se derulea0a in le<atura cu
activitatea respectiva6 iar pe ori0ontala se preci0ea0a intrarile de in(ormatii Dde la cineI ceIE6 operatiunile6
actiunile/prelucrarile6 completarile etc%6 ce au loc (ata de datele intrate6 instrumentele utili0ate in acest scop6
iesirile de re0ultate DcareI catre cineI etc%EF
1$
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 11 "in %.
E'emplar nr&$ %
5 subpct% ;%4%3 B'alori(icarea re0ultatelor activitatiiB poate (i orientat catre mai multe direc7ii6 ca de
e/empluA anali0a <radului de reali0are a indicatorilor de per(ormanta asociati activitatiiF (urni0area datelor si
in(orma7iilor cu privire la re0ultatele activitatii catre bene(iciarii acestoraF identi(icarea masurilor de
imbunatatire etc%
1t& B% Re/p,n/a0ilitati /i ra/pun"eri in "erularea a1ti)itatii @1,mp,nenta BA$
5 se va urmari identi(icarea tuturor actiunilor care au loc in le<atura cu activitatea procedurata6
precum si (i/area acestora pe compartimentele DposturileE carora le revin responsabilitatile si/sau6 dupa ca06
raspunderile (ata de acesteaF
5 se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel6 pe cat posibil6 in ordinea lo<ica a des(asurarii lor6 iar a
compartimentelor DposturilorE6 in ordinea interventiei in procesF
5 in tabelul & din modelul de procedura operationala6 compartimentele DposturileE au (ost simboli0ate6
ipotetic6 cu *6 **6 ***6 %%%6 actiunile DoperatiunileE6 cu a6 b6 c6 %%%6 iar responsabilitatile/raspunderile6 cu
abrevierile re<asite in tabelul 3%26 undeA E J elaborareF ' J veri(icareF " J aprobareF "p% J aplicareF "4% J
ar4ivare% Observam6 de e/emplu6 ca operatiunea a este o operatiune de elaborare E6 care revine
compartimentului *F operatiunea c este o operatiune de aprobare "6 in raspunderea postului ***F actiunea e
este o actiune de ar4ivare "4%6 ce revine compartimentului ' etc%
Nr&
Crt&
C,mpartimentul
@p,/tulA5a1tiunea
@,pratiuneaA
I II III IV V
- % . 4 7 (
% a E
. 0 V
4 1 A
7 " Ap&
( e A=&
B& Re/p,n/a0ilit;#i
Nr&
Crt&
C,mpartimentul
@p,/tulA5a1tiunea
@,peratiuneaA
I II III IV V
- % . 4 7 (
% E
. V
4 A
7 Ap&
( A=&
1t& %- Ane'e2 inregi/trari2 ar=i)ari @1,mp,nenta %-A$
5 este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in ane/e toate instrumentele relevante6
pre0entate in cadrul celorlalte componente ale acesteia6 si care sunt aplicabile in reali0area activitatiiF
11
LICEUL
TEHNOLOGIC
CONSTRUCII DE
MAINI
MIOVENI
__________________
Departament
Managementul Calitatii
ROCEDURA DE SISTEM
ELA!ORAREA ROCEDURILOR
OERATIONALE
E"i#ia$ %
Nr&"e e'&$ (
Re)i*ia$ +
Nr&"e e'& $ +
C,"$ &S& -%&-%
agina 12 "in %.
E'emplar nr&$ %
5 pentru o mai buna ordonare si evidenta a ane/elor6 se recomanda intocmirea tabelului pre0entat la
componenta 1$ din model%
Nr&
ane'a
Denumirea
ane'ei
Ela0,rat,r Apr,0at Nr&"e
e'emplare
Di3u*are Ar=i)are Alte
l,1 peri,a"a
$ 1 2 3 4 5 2 3 ;
1
2
3
1t& %% Cuprin/
5 este necesar ca procedura operationala ca aiba un cuprins pentru a se <asi mai usor componentele
acesteia de catre utili0atori&
Numarul
1,mp,nentei
in 1a"rul
pr,1e"urii
,perati,nale
Denumirea 1,mp,nentei "in 1a"rul pr,1e"urii ,perati,nale agina
C,perta
1% !ista responsabililor cu elaborarea6 veri(icarea si aprobarea
editiei sau6 dupa6ca06 a revi0iei in cadrul editiei procedurii
operationale
2% Situatia editiilor si a revi0iilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
3% !ista cupri0and persoanele la care se di(u0ea0a editia sau6 dupa6
ca06 revi0ia din cadrul editiei procedurii operationale
4% Scopul procedurii operationale
5% Domeniul de aplicare a procedurii operationale
2% Documentele de re(erinta aplicabile activitatii procedurale
3% De(initii si abrevieri ale termenilor utili0ati in procedura
operationala
;% Descrierea procedurii operationale
&% #esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
1$% "ne/e6 inre<istrari6 ar4ivari
11% Cuprins
12