Bunuri Şi Servicii

1
MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC

MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI

MBUNTIREA PROCESULUI DE FUNDAMENTARE,
APROBARE I UTILIZARE A FONDURILOR PENTRU
FINANAREA CHELTUIELILOR CU BUNURILE I
SERVICIILE

Aprobat:
Director Marcel GHI

Avizat:
ef birou Ion Croitoru

Elaborat:
Auditor superior George Calot

Prezentul ghid general este elaborat n baza art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind
auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare i a Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.
1086/2013.

Bucureti
2014
2

CUPRINS

CUVNT NAINTE 3
SCHEMA DE DERULARE A MISIUNII 5
ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII 6
1.1 Iniierea auditului intern 6
1.1.1 Ordinul de serviciu 6
1.1.2 Declaraia de independen 7
1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public intern de performan 9
1.2 edina de deschidere 10
1.2.1 Minuta edinei de deschidere 10
1.3 Colectarea i prelucrarea informaiilor 12
1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin 12
1.3.2 Studiu preliminar 17
1.4 Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern 40
1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor 40
1.4.2 Chestionarul de control intern 43
1.4.3 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern 49
1.5 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern de performan 61
1.6.1 Programul misiunii de audit public intern de performan 61
ETAPA II. Intervenia la faa locului 64
2.1 Colectarea i analiza probelor de audit 64
2.1.1 Obiectiv 1:Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Activitatea 1.1 Nevoie de bunuri i servicii este identificat i fundamentat
n raport cu activitile derulate n cadrul entitii Test 1.1.; FIAP 1.1.:
64
2.1.2 Obiectiv 1:Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Activitatea 1.2. Estimarea cheltuielilor cu bunurilor i serviciilor urmrete
realizarea calitativ a activitilor i reducerea costurilor Test 1.2.; FIAP 1.2.
88
2.1.3 Obiectivul 2:
mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Activitatea 2.1. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii
Test 1.3.; FIAP 1.3.
100
2.1.4 Obiectivul 2:
Activitatea 2.2. Soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor
de furnizare a bunurilor/serviciilor Test 1.4.; FIAP 1.4.
110
2.2 Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit 117
2.2.1 Nota centralizatoare a documentelor de lucru 117
2.3 edine de nchidere 119
2.3.1 Minuta edinei de nchidere 119
ETAPA III. Raportarea rezultatelor misiunii 120
Raportul misiunii de audit public intern de performan 120
ETAPA IV. Urmrirea recomandrilor 135
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor 135

3

CUVNT NAINTE

Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei
,,mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile reprezint un model practic de
desfurare a unei astfel de misiuni, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrei proceduri.
Ghidul poate fi utilizat de entitile din sectorul public i n acelai timp poate reprezenta
suportul pentru realizarea, de ctre fiecare structur de audit intern a unor ghiduri practice
privind auditul public intern al performanei.
Elaborarea ghidului practic s-a realizat avnd la baz prevederile art. 8 lit. c) din Legea
nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare i Normele
generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin HG nr. 1086/2013
potrivit crora UCAAPI are ca atribuie dezvoltarea i implementarea de proceduri i
metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale de audit intern.
La elaborarea acestui model de ghid practic s-a avut n vedere definiia auditului
performanei din cadrul normativ naional, potrivit creia auditul performanei este o
,,activitate care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i
sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac
rezultatele sunt conforme cu obiectivele.
Obiectivul principal al misiunilor de audit public intern al performanei l reprezint
evaluarea modului n care entitatea utilizeaz fondurile din punct de vedere al economicitii,
eficienei i eficacitii i ofer recomandri privind mbuntirea alocrii i cheltuirea
banului public i utilizrii resurselor.
Potrivit HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activitii de audit public intern , auditul performanei poate fi axat pe:
- auditul economicitii evalueaz dac procurarea resurselor necesare s-a realizat la
cel mai mic cost, astfel nct entitatea public s poat satisface calitativ i cantitativ propriul
interes, respectiv evalueaz dac costul resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor
estimate ale unei activiti a fost minimizat, ns cu meninerea calitii corespunztoare
acestor rezultate;
- auditul eficienei evalueaz dac rezultatele unei activiti au fost monitorizate n
relaie cu resursele utilizate, respectiv evalueaz dac efectele economice obinute sunt n
concordan cu consumul dat de resurse, respectiv dac a fost obinut volumul de efecte
planificat dar cu un cost minim de resurse;
- auditul eficacitii evalueaz gradul de ndeplinire al obiectivelor programate pentru
fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii
respective.
Pentru realizarea misiunilor de audit public intern al performanei auditorii interni
apeleaz la proceduri i tehnici specifice, unele dintre ele preluate din alte domenii de
activitate, ns care conduc la obinerea unei imagini pertinente domeniului supus auditului
performanei.
n realizarea misiunilor de audit public intern al performanei, auditorii interni ncearc
4
s rspund la dou probleme, respectiv dac s-a lucrat n mod corect i dac s-a atins
obiectivul stabilit. In primul caz se urmrete dac deciziile au fost implementate
corespunztor i dac s-a respectat cadrul normativ si procedural n concordanta cu politica
stabilita, iar in al doilea caz se analizeaz daca politicile adoptate au fost implementate
corespunztor si resursele au fost utilizate eficient.
Pentru realizarea misiunilor de audit public intern al performanei auditorii interni pot
avea doua abordri :
abordarea orientat pe rezultate evaluarea performanei este realizata prin
compararea rezultatelor cu normele stabilite (obiective, inte, indicatori etc.) n funcie de
criteriile de audit stabilite ;
abordarea orientat pe probleme pentru evaluarea performanei auditul se
concentreaz pe identificarea, verificarea si analizarea problemei, fr a face referiri la
criteriile de audit predefinite.
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei mbuntirea
procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor
cu bunurile i serviciile a fost elaborat prin parcurgerea procedurilor i documentelor
specifice structurate pe etapele derulrii unei misiuni de audit intern stabilite prin normele
generale, astfel:
- n etapa Pregtirea misiunii au fost elaborate documentele prevzute de norme, fiind
aduse clarificri, n special, cu privire la modul concret de realizare a procedurilor de
colectarea i prelucrarea informaiilor i Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern i
succesiunea documentelor;
- n etapa Intervenia la faa locului au fost elaborate documente pentru a prezenta
modalitatea de utilizare a diferitelor tehnici de audit, cu ajutorul crora sunt stabilite
constatrile care vor fi menionate n Raportul de audit public intern de performan;
- n etapa de Raportarea rezultatelor misiunii s-a urmrit elaborarea unui model de
Raport de audit public intern de performan structurat pe obiectivele stabilite pentru auditare
astfel nct acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit,
aria de cuprindere, constatrile, concluziile auditului i recomandrile formulate;
- n etapa Urmrirea recomandrilor s-a urmrit caracterul adecvat, eficacitatea i
oportunitatea aciunilor ntreprinse pentru implementarea recomandrilor formulate.
Obiectivele misiunii de audit public intern al performanei mbuntirea procesului
de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile au fost urmtoarele:
Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

5

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei ,,mbuntirea
procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor
cu bunurile i serviciile presupune parcurgerea n cadrul fiecrei etape a activitilor specifice
i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate n continuare.

Etape Proceduri Cod Documente
Elaborarea Ordinului de
serviciu
P-01 Ordinul de serviciu
Elaborarea Declaraiei de
independen
P-02 Declaraia de independen
Iniierea
misiunii de
audit
public
intern al
performan
ei
Elaborarea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit
public intern al performanei
P-03 Notificarea privind declanarea
misiunii de audit public intern al
performanei
edina de deschidere P-04 Minuta edinei de deschidere
Constituirea/actualizarea
dosarului permanent
P-05 Chestionarul de luare la cunotin Colectarea
i
prelucrarea
informaiil
or
Prelucrarea i documentarea
informaiilor
P-06

Studiul preliminar

Evaluarea riscurilor
P-07

Stabilirea punctajului total al riscurilor
i ierarhizarea riscurilor
Chestionarul de control intern
Analiza
riscurilor i
evaluarea
controlului
intern

Evaluarea controlului intern
P-08
Evaluarea gradului de ncredere n
controlul intern
Pregtirea
misiunii

Elaborarea Programului misiunii de audit
public intern de performan
P-09

Programul misiunii de audit public
intern de performan
Teste Efectuarea testrilor i
formularea constatrilor
P-10
Chestionar list de verificare - CLV; foi
de lucru; interviuri; chestionare etc.
Analiza problemelor i
formularea recomandrilor
P-11 Fi de Identificare i Analiz a
Problemei - FIAP
Colectarea
i analiza
probelor de
audit
Analiza i raportarea
iregularitilor
P-12 Formular de Constatare i Raportare a
Iregularitilor FCRI
Revizuirea documentelor i constituirea
dosarului de audit
P-13

Nota centralizatoare a documentelor de
lucru
Intervenia
la faa
locului
edina de nchidere P-14 Minuta edinei de nchidere
Elaborarea proiectului
Raportului misiunii de
audit public intern al
performanei
P-15 Proiectul Raportului misiunii de audit
public intern al performanei
Transmiterea proiectului
Raportului misiunii de
performanei
P-16 -
Elaborarea
proiectului
Raportului
misiunii de
audit public
intern al
performanei

Reuniunea de conciliere P-17 Minuta Reuniunii de conciliere
Raportul misiunii de audit
public intern al
performanei
P-18 Raportul misiunii de audit public intern
al performanei
Raportarea
rezultatelor
misiunii

Elaborarea
Raportului
misiunii de
audit public
intern al
performanei
Difuzarea Raportului
misiunii de audit public
intern al performanei
P-19 -

S

U

P

E

R

V

I

Z

A

R

E

A

P-20
6

Entitatea public
Compartimentul Audit Public Intern

Nr. 23245 data 15.01.2014

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 13, lit. c din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor
generale privind exercitarea activitii de audit public intern i Planului anual de audit
public intern pentru anul 2014, n perioada, 03.02.2014 28.02.2014 se va efectua o misiune
de audit public intern al performanei la nivelul entitii, cu tema mbuntirea procesului de
fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile
i serviciile.

Perioada cuprins n auditare: 01.01.2011 31.12.2013

Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea
responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu
privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a
fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile i ndeplinirea n mod
eficient i eficace a acestora.

Obiectivele generale ale misiunii sunt:


Menionam c se va efectua un audit al performanei

Echipa de audit este format din:
1. Popescu Ion, auditor intern, coordonator echip de audit intern
2. Georgescu Vasile, auditor intern.

Supervizor al misiunii de audit public intern al performanei este Vasilescu Daniel,
avnd funcia de auditor intern.

eful Compartimentului de audit public intern

Nicolaescu Constantin

Urmrirea
recoman-
drilor
Urmrirea recomandrilor

P-21 Fi de urmrire a implementrii
recomandrilor
7

Entitatea public
Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Popescu Ion
Misiunea: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibiliti Da Nu
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din
cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n
care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la
misiunea de audit public intern de performan?
X
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri,
care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n
X
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
X
4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral
sau parial de Uniunea European?
X
5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce va fi auditat?
X
6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat?
X
7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care
are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?
X
8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
X
9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce
va fi auditat?
X
10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
X
11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele
specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
X
12. Dac n timpul misiunii de audit public intern de performan apar
incompatibiliti personale, externe sau organizaionale care afecteaz
obiectivitatea dvs. de a lucra i a elabora rapoarte de audit impariale, notificai
eful compartimentului de audit public intern?
X

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul
3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul

8
Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,
Popescu Ion Nicolaescu Constantin

Entitatea public

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume Georgescu Vasile
Misiunea: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru
Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibiliti Da Nu
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul
entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei
s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit
public intern de performan?
X
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri,
care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n
X
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
X
4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau
parial de Uniunea European?
X
5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
X
6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
X
7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care
are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?
X
8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
X
9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va
fi auditat?
X
10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
X
11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate
i conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
X
12. Dac n timpul misiunii de audit public intern de performan apar incompatibiliti
personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra
i a elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit
public intern?
X

1. Incompatibiliti personale: Am fost salariat, n urm cu 1 an n cadrul DGAPA i am participat la
implementarea standardelor de control intern/managerial la nivelul acestei structuri.
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: DA
3. Dac da, explicai cum anume: Analiza i examinarea activitilor n cadrul DGAPA de care a fost
responsabil domnul Georgescu Vasile inclusiv formularea i prezentarea concluziilor, se vor realiza pe
9
perioada de derulare a misiunii de ctre domnul Popescu Ion.

Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,
Georgescu Vasile Nicolaescu Constantin

Entitatea public
Nr. 543256 din 15.01.2014

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI

Ctre: Marius ENACHE, Secretar general
Eugenia NICOAR, Director general Direcia General Juridic
Petre ANTONESCU , Director general Direcia General Achiziii, Patrimoniu i
Administrativ
Marian IONESCU, Director Direcia Financiar Contabilitate
Ion TEODORESCU, Director general - Direcia General Resurse Umane

De la: eful Compartimentului de Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit public intern al performanei: mbuntirea procesului de
fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile

Stimate/doamn,

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 03.02.2014
28.02.2014 s efectum o misiune de audit public intern al performanei cu tema mbuntirea
procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile.
Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea responsabilitilor
asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu privire la organizarea i
realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor
cu bunurile i serviciile i ndeplinirea n mod eficient i eficace a acestora.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
a. Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
b. mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a edinei
de deschidere a misiunii n cadrul creia vom avea n vedere:
a. prezentarea auditorilor;
b. prezentarea i documentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;
c. scopul misiunii de audit public intern;
d. modalitatea de desfurare a misiunii de audit intern, persoanele de contact;
e. alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie
documentaia necesar privind: planificarea, organizarea si controlul activitilor manageriale, legile i
reglementrile aplicabile, organigrama entitii, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele
posturilor, procedurile operaionale de lucru, rapoartele de activitate etc.
De asemenea, pentru nelegerea rolului i scopului auditului public intern v transmitem
alturat Carta auditului intern a Compartimentului de audit intern.
Pentru eventualele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe domnul
Popescu Ion auditor intern, la telefon , e-mail .

Cu deosebit consideraie,
10

eful Compartimentului Audit Public Intern
Nicolaescu Constantin

PREGTIREA MISIUNII Compartimentul de
Audit Public Intern edina de deschidere
Data: 03.02.2014
Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Denumire misiune: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Document redactat de: Popescu Ion/ Georgescu Vasile auditori interni
Supervizat de: Vasilescu Daniel auditor intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

A. Lista participanilor

Numele i prenumele Funcia Entitatea/structura auditat Semntura
Marius Enache Secretar general
Eugenia Nicoar Director general DGJ
Petre Antonescu Director general DGAPA
Ion Teodorescu Director general DGRUM
Marian Ionescu Director DFC
Sorin Protopopescu ef serviciu Serviciul financiar i buget
Nadia Ionescu ef birou Biroul contabilitate
Nicolae Manolescu ef birou
Birou metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern

Constantin Nicolaescu ef Compartiment CAPI
Daniel Vasilescu
Auditor intern
supervizor
CAPI

Ion Popescu Auditor intern CAPI
Vasile Georgescu Auditor intern CAPI

B. Stenograma edinei

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit public intern
al performanei ;
- prezentarea caracteristicilor misiunii de audit public intern al performanei,
particularitile i flexibilitatea acestuia, comparativ cu auditul de regularitate;
- prezentarea temei si a obiectivelor misiunii de audit public intern al performanei care se
va realiza i prioritile stabilite. Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire
la tema propus n vederea efecturii unui audit public intern al performanei fiind n totalitate
de acord cu acestea i recunoscnd existena posibilitilor de mbuntire a activitii;
- specificarea tipului de abordare a misiunii de audit public intern al performanei,
respectiv orientarea pe rezultate;
- prezentarea etapelor de realizare ale metodologiei misiunii de audit public intern al
performanei;
- stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii
informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a
fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
11
- stabilirea condiiilor minime pe care structura auditat trebuie s le asigure n vederea
realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.);
- convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine
intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor
efectuate .a.;
- stabilirea modalitii de redactare a Raportului misiunii de audit public intern al
performanei (cnd, cum i cui va fi distribuit);
- explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncionaliti constatate.

12

PREGTIREA MISIUNII Compartimentul Audit
Public Intern
Colectarea i prelucrarea informaiilor
Data: 04.02.2014
Denumire misiune: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Document redactat de: Popescu Ion/Georgescu Vasile auditori interni

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOTIN

NTREBRI FORMULATE DA NU

OBSERVAII
A. Cunoaterea contextului socio-economic
1. Pot fi identificate entiti care au n subordonarea,
coordonarea sau sub autoritatea lor alte entiti?
X Foaie de lucru nr. 1
2. Pot fi identificate entiti care deruleaz bugete
asemntoare?
3. Pot fi identificate entiti care au un numr de personal
aproximativ egal cu cel al entitii n cauz?
X

4.
Numrul de rectificri bugetare este ridicat? X
n anii 2012 i 2013 au
fost 3 rectificri anuale
5. Obligaiile ctre furnizori sunt decontate la timp i n
conformitate cu prevederile bugetare?
X

6. Pot fi identificate tendinele pieei de bunuri i servicii? X Foaie de lucru nr. 3
7. Este asigurat un sistem de comunicare adecvat cu mediul
exterior entitii?
X

8. Care este evoluia cheltuielilor cu bunurile i serviciile n
perioada 01.01.2012 31.12.2013?
Foaie de lucru nr. 4
9. Sunt realizate studii de pia i sunt utilizate n dezvoltarea
politicilor i strategiilor?
10. La elaborarea strategiei se ine cont de toi factorii care pot
manifesta influene?
11.
Care este raportul dintre cheltuielile fixe (cheltuielile cu
personalul, cheltuielile administrative, alte cheltuieli cu
mentenana cldirilor) i totalul cheltuielilor anuale ale
entitii?

Se urmrete performana
i coerena politicii
bugetare a entitii, dac
cheltuielile fixe sunt
ridicate, resursele pentru
investiii sunt reduse.
Se realizeaz o analiz pe
o perioad de 3 ani

B. Cunoaterea contextului organizaional
1. Care sunt atribuiile generale ale entitii?
2. Structura organizatoric a entitii este conceput astfel
nct s asigure realizarea atribuiilor stabilite prin ROF?
X

3. Atribuiile generale ale structurilor din cadrul entitii sunt
definite?
X

4. Prin aciunile ntreprinse la nivelul entitii se asigur
respectarea principiilor dreptului bugetar?
X

5. Exist o comunicare ntre structurile entitii pentru a X
13
stabili nevoile acestora?
6. n situaia apariiei unor dificulti, structurile
organizatorice din cadrul entitii tiu cum s acioneze?
X

7. Care este structura din cadrul entitii care are atribuii n
coordonarea procesului bugetar?

DFC
8.
Exist o organigram la nivelul structurii cu atribuii n
coordonarea procesului bugetar?
X
Se analizeaz dac
organigrama furnizeaz
informaii referitoare la
numrul de posturi
9. Organigrama exprim relaiile funcionale? X
10. Care sunt relaiile de subordonare ale structurii care are
atribuii n domeniul coordonrii procesului bugetar?
11. Sunt stabilite relaiile de cooperare ntre structura cu
atribuii n domeniul coordonrii procesului bugetar i
celelalte structuri ale entitii?
X

12. Dac da, aceste relaii de colaborare funcioneaz? X
13. Dac aceste relaii sunt funcionale care este periodicitatea
cu care se realizeaz schimbul de informaii?
X

14. Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile
de conducere i cele de execuie?
X

15. Exist un model formalizat al fiei postului utilizat la
nivelul structurii cu atribuii n domeniul administrrii
patrimoniului?
X

16. Fiele posturilor definesc clar condiiile specifice
posturilor?
X

17. Exist fie pentru toate posturile din cadrul entitii care au
atribuii n cadrul procesului bugetar?
X

18. Sarcinile din fie acoper totalitatea atribuiilor? X
19. Sarcinile posturilor de conducere difer de sarcinile
posturilor de execuie?
X

20. Fiele posturilor conin sarcini incompatibile? X
21.
Exist un dispozitiv de gestionare a perioadelor de vrf? X
Se verific dac n
perioadele care implic un
volum mare de munc
sunt aplicate msuri
pentru asigurarea
continuitii activitii?
22. Sunt identificate posturile cheie care pot aduce valoare
adugat?
X

23. Aceste persoane sunt ocupate de persoane cu pregtite
profesional corespunztoare?
X

24. Persoanele care nlocuiesc titularii acestor posturi pe
perioada concediilor au o pregtire profesional
corespunztoare cerinele posturilor?
X

25. Exist o politic de rotaie a personalului n cadrul
entitii?
X

26. Personalul este informat n mod corespunztor cu privire la
sarcinile de serviciu?
X

27. Exist o adecvare ntre gradul profesional i treapta de
salarizare aferent postului i sarcinile stabilite prin fia
postului?
X

28. Cum se asigur managementul c repartizarea sarcinilor
este corect realizat?
29. Este asigurat stabilitatea personalului care este implicat n
procesul bugetar?
X

30. Care este evoluia personalului cu responsabiliti n
procesul bugetar n ultimii 3 ani?

Se face o analiz
comparativ a evoluiei
14
personalului cu
responsabiliti n cadrul
procesului bugetar i
evoluia cheltuielilor
entitii, precum i ntre
evoluia personalului cu
responsabiliti n cadrul
procesului bugetar i
evoluia cheltuielilor cu
bunurile i serviciile;
31. Care este rata absenteismului (concedii medicale, atribuirea
altor sarcini, mutarea pe alte posturi etc. i care au ca efect
nerealizarea sarcinilor de serviciu) pentru personalul din
cadrul structurii cu atribuii n procesul bugetar?


32.
Exist un plan de formare profesional pentru personalul
care are sarcini n domeniul bugetar?
X
Se face o analiz cu
privire la:
- modalitatea de evaluare
a performanelor
personalului;
- modalitatea de
identificare a
cunotinelor, abilitilor
i valorilor necesare;
- modalitatea de
identificare a nevoii de
formare profesional;
- modalitatea de realizare
a planificrii activitii de
- modalitatea de realizare
a evalurii programelor de
- modalitatea de
diseminare a informaiilor
- gradul n care pregtirea
profesional a avut ca
efect creterea
performanelor
profesionale ale
angajailor.
33. Conducerea asigur un feedback regulat cu personalul? X

C. Cunoaterea funcionrii entitii
1. La nivelul entitii este definit un sistem de politici i
proceduri?
X

2. Este elaborat i aprobat ROF-ul pentru toate structurile
funcionale din cadrul entitii?
X

3. Prin ROF-ul fiecrei structuri funcionale sunt definite
corect atribuiile acesteia?
4. Persoanele cu funcii de conducere din cadrul structurilor
funcionale au competene n domeniul pe care l
reglementeaz structurile respective?
5. Personalul din cadrul entitii cunoate importana
procesului bugetar i rolul su la realizarea obiectivelor
entitii?
X

6. La nivelul entitii sunt elaborate proceduri care fac
referire la procesul bugetar?
X

7. Politica bugetar se bazeaz i susine obiectivele generale
ale entitii?
X

15
8. Procedurile de lucru acoper toate activitile? X Foaie de lucru nr. 15
9. Procedurile de lucru descriu corect activitile procedurate? X Foaie de lucru nr. 16
10. Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariaii
din cadrul entitii?
X

11. Procedurile de lucru asigur separarea sarcinilor? X
12. Derularea activitilor asigur conformitatea cu procedurile
elaborate?
X

13. Personalul entitii este informat n mod corespunztor cu
privire la eventualele modificri ale calendarului bugetar
aferent fiecrui an?
X

14. Personalul entitii cu sarcini n domeniul procesului
bugetar cunoate fazele procesului bugetar?
X

15. Personalul entitii cu sarcini n domeniul procesului
bugetar cunoate i nelege prevederile din Scrisoarea
cadru pe baza crora se elaboreaz proiectul de buget?
X

16. La elaborarea proiectului de buget sunt luate n considerare
i opiniile structurilor din cadrul entitii?
X

17. Sunt realizate studii i analize i utilizate pentru ncadrarea
cheltuielilor n limitele stabilite prin Scrisoarea cadru?
X

18.
Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o
analiz comparativ ntre plile efective i prevederile
iniiale precum i ntre prevederile definitive i prevederile
iniiale aferente anului anterior?
X
Se urmrete dac n
momentul realizrii
proiectului de buget anual
se ine cont de nivelul
execuiei bugetare din anii
anteriori.
19. Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o
analiz a tendinelor preurilor/tarifelor pentru principalele
bunuri i servicii de care entitatea are nevoie pentru
desfurarea activitilor?
X

20. Exist o persoan responsabil cu monitorizarea
cheltuielilor pe parcursul execuiei bugetare?
X

21. Solicitrile de deschidere de credite au la baz o analiz a
fondurilor puse la dispoziie anterior, precum i gradul de
ncasare a veniturilor bugetare?
X

22. Sunt identificate soluii corespunztoare pentru recuperarea
sumelor reprezentnd pli n avans i nejustificate prin
bunuri livrate, lucrri executate sau servicii prestate?
X

23. Instrumentele utilizate i rezultatele obinute sunt
compatibile cu obiectivele entitii?
X

24.
La nivelul entitii au fost luate msurile necesare pentru
organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv
propriu?
X
Organizarea i exercitarea
activitii CFPP se
desfoar ntr-un
compartiment distinct, iar
persoanele, care exercit
CFPP nu sunt implicate n
efectuarea operaiunilor
supuse controlului.
25. Sistemul informaional asigur managementului
informaiile necesare pentru luarea diferitelor decizii
economice sau de alt natur?
26. Sistemul informaional asigur o colectare, transmitere i
prelucrare eficient a informaiilor utilizate n cadrul
procesului bugetar?
27. Exist o politic clar de gestiune a informaiilor? X
28. Informaiile gestionate sunt utilizate eficient? X
29. Accesul al informaii este stabilit pe nivele ierarhice? X
30. Strategiile de comunicare sunt adaptate la cerinele impuse X
16
de nevoile actuale?
31. Personalul direciei are acces la internet, intranet etc.? X
32. Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic
din cadrul entitii?
X

33. Exist o persoan responsabil cu securitatea sistemului
informatic al entitii?
X

34. Accesul la sistemul informatic al entitii se face printr-o
parol de acces?
X

35. Exist o procedur de schimbare periodic a parolelor ce
permit accesul la sistemul informatic al entitii?
X

36. Exist preocupri din partea managementului pentru
implementarea unor tehnologii i echipamente noi?
X

37. Exist softuri implementate pentru toate activitile care se
desfoar n cadrul Direciei Financiar Contabilitate?
X

38. Documentele n format electronic sunt standardizate astfel
nct s faciliteze accesul persoanelor interesate?
X

39. Care sunt principalele probleme la nivelul entitii?
40. Schimbrile din mediul extern sunt luate n calcul n
procesul de utilizare a fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor?
X

41. Care sunt reformele la nivelul entitii?

Auditori interni, Supervizor,
17

Public Intern
Data: 04.02.2014

STUDIU PRELIMINAR

Prin acest studiu auditorii interni urmresc s neleag condiiile n care se desfoar, n cadrul
entitii, activitatea de programare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile, s identifice i s analizeze problemele care mpiedic entitatea s i realizeze obiectivele n
domeniu.
Prezentul studiu este structurat pe 6 capitole astfel:
1. Analiza domeniului auditabil;
2. Stabilirea ariilor auditabile;
3. Stabilirea ntrebrilor derivate domeniului auditabil;
4. Analiza obiectivelor domeniului auditabil;
5. Analiza indicatorilor de performan;
6. Analiza surselor de date utilizate de management.

1. Analiza domeniului auditabil

1.1. Prezentarea general a entitii

Entitatea public este organ de specialitate al administraiei publice centrale n domeniul
transportului, cu personalitate juridic, n subordinea Guvernului, ndeplinete sarcinile/atribuiile
stabilite conform cadrului normativ de referin.
Entitatea i stabilete politica n domeniul transporturilor la nivel naional, elaboreaz strategia
i reglementrile specifice de dezvoltare i de armonizare a activitilor de transport n cadrul politicii
generale a Guvernului i ndeplinete rolul de autoritate de stat n domeniul transporturilor i al
infrastructurii de transport. Astfel, entitatea ndeplinete urmtoarele funcii:
a) elaboreaz i supune spre aprobare cadrul legislativ privind domeniul transporturilor,
administrarea i utilizarea infrastructurii de transport i punerea acestei infrastructuri la dispoziia
utilizatorilor, potrivit legii;
b) elaboreaz politica economic n domeniul transporturilor;
c) elaboreaz strategiile de dezvoltare n domeniul infrastructurii de transport, precum i al
activitilor de transport;
d) elaboreaz i implementeaz strategii, politici i programe privind reeaua de drumuri publice
din Romnia: drumuri naionale, drumuri judeene, drumuri comunale i strzi;
e) elaboreaz politici pentru dezvoltarea transporturilor multimodale i a transportului combinat;
f) directivele comunitare transpuse, potrivit domeniului su de responsabilitate;
g) elaboreaz poziiile Romniei pe problematica afacerilor europene n domeniul su de
competen;
h) fundamenteaz i elaboreaz necesarul de fonduri de la bugetul de stat pentru domeniul su de
18
activitate;
i) eantioneaz resursele financiare alocate prin bugetul de stat, din credite externe i din fonduri
comunitare, n domeniul su de activitate;
j) exercit drepturile i obligaiile statului ca acionar la companiile naionale, societile
naionale i societile comerciale aflate sub autoritatea sa, pn la finalizarea procesului de privatizare;
k) elaboreaz i pune n aplicare strategiile de privatizare n domeniul su de activitate i
asigur gestionarea ntregului proces de privatizare i postprivatizare pentru unitile de sub autoritatea
sa i/sau la care este acionar;
l) aprob tarifele percepute de instituiile publice din subordine pentru eliberarea de autorizaii i
licene, precum i cuantumul redevenelor ce se obin prin concesionarea infrastructurilor de transport
aparinnd domeniului public aflate n administrarea sa, potrivit legii;
m) asigur organizarea i dezvoltarea cercetrii n domeniul transporturilor i asigur
valorificarea acesteia, ca informaii de interes public, prin reglementri tehnice i alte activiti
specifice de reglementare, potrivit legii;
n) organizeaz i finaneaz activitatea pentru constituirea fondului propriu de date statistice i a
fondurilor documentare specializate din domeniul transporturilor, participnd la sistemul informaional
naional i internaional;
o) promoveaz sistemul instituional pentru dezvoltarea pieei libere a transporturilor, asigur
condiiile unui mediu concurenial n cadrul fiecrui mod de transport, precum i ntre modurile de
transport;
p) poate desemna organisme tehnice specializate pentru: elaborarea i punerea n aplicare a
normelor tehnice i a reglementrilor specifice, asigurarea pregtirii profesionale i perfecionrii
personalului din transporturi, efectuarea certificrii i nmatriculrii mijloacelor de transport i
asigurarea inspeciei i controlului acestora, efectuarea certificrii operatorilor economici care
desfoar activiti de transport, efectuarea certificrii personalului cu atribuii n domeniul siguranei
transporturilor, n conformitate cu prevederile legale n vigoare;
q) ndeplinete funcia de autoritate de implementare a proiectelor majore de infrastructur din
domeniul transporturilor;
r) coordoneaz programele de asisten tehnic acordate de Uniunea European i de alte
organisme internaionale;
s) asigur managementul tipurilor de risc generatoare de situaii de urgen, care i-au fost
repartizate, i ndeplinirea funciilor de sprijin specifice, n condiiile legii;
t) asigur managementul proteciei civile n domeniul su de competen.

Din punct de vedere al organizrii, entitatea are n componena sa 15 de structuri funcionale,
astfel: 2 cabinete ale demnitarilor; 7 direci generale; 3 direcii; 2 servicii; 1 compartiment.
De asemenea, n subordinea entitii se afl 3 entiti, n coordonare 5 entiti, iar sub autoritatea
sa se afl 7 entiti.
Pentru realizarea activitilor stabilite prin legi sau acte normative n vigoare, n anul 2014
entitatea are prevzut s deruleze un buget de 3.406.500 mii lei.
Activitatea entitii este influenat de schimbrile care intervin n mediul extern.
n acest sens, influena factorilor externi asupra activitilor entitii este prezentat n Tabelul
nr. 1.

19
Tabelul nr. 1
Nr.
crt.
Categorie Impactul pe care l are asupra activitii entitii
Factori politici
- schimbrile legislative la nivel european i
naional;
- influeneaz modalitatea de implementare a programelor i
strategiei entitii;
- reforma administraiei publice centrale; - reorganizarea aparatului central din domeniul de activitate
respectiv;
- instabilitatea politic generat de
schimbrile frecvente la nivelul
managementului de top al entitii;
- sincope n activitatea entitii;
- legislaie deficitar i adoptarea acesteia n
contextul european;
- greuti n realizarea proiectelor finanate cu fonduri europene;
- adoptarea cu ntrziere a unor acte
normative;
- punerea n aplicare cu ntrziere a unor msuri strategii de
programe, care impun existena unor acte normative n domeniu;
- conflicte ntre reprezentanii principalelor
partide politice;
- realizarea cu dificultate a atribuiilor entitii att la nivel
central ct i la nivel local;
1.

- lipsa unui aparat corespunztor care s
asigure desfurarea eficient a activitii i
controlul aplicrii n practic a legislaiei.
- lipsa unei cooperri ntre structurile teritoriale i aparatul
central.
Factori economici
- tipul sistemului economic (intervenia
statului n economie);
- suplimentarea/redirecionarea resurselor financiare curente;
- nivelul salarizrii stabilit pentru personalul
din entitile publice descurajeaz specialitii
din domeniu s se integreze n funcia
public;
- entitatea nu-i poate exercita eficient atribuiile att timp ct nu
reuete s atrag personal cu o pregtire profesional
corespunztoare n structurile publice;
- puterea de cumprare a populaiei, ritmul
de dezvoltare economic etc.;
- nivelul de trai al populaiei influeneaz n mod direct nevoia de
servicii publice de calitate a populaiei;
- poziia internaional a rii; - relaiile bilaterale ale Romniei cu ri din diferite zone
geografice pot atrage surse suplimentare de finanare a unor
proiecte naionale respectiv, o cretere a lichiditilor pe piaa
financiar naional;
2.
- situaia economic a rii (produsul intern
brut, balana plilor, nivelul inflaiei, cursul
valutar leu-euro).
- elaborarea unor strategii /programe n funcie de situaia
economic a rii;
- reducerea cheltuielilor publice poate conduce la o structur de
personal neconform cu nevoile entitii.
Factori sociali
- structura social a populaiei; - modificarea strategiilor/programelor n funcie de structura
social;
- raportul dintre populaia rural i urban
sau ponderea fiecreia n totalul populaiei;
- modificarea strategiilor/programelor n funcie de raportul
dintre populaia rural i urban;
- ocrotirea sntii (numrul de medici la
1000 locuitori);
- lipsa unor condiii minime pentru ocrotirea sntii, poate
influena migraia forei de munc, n timp ce un nivel redus al
veniturilor salariale conduce la imposibilitatea achiziionrii unor
materiale medico-sanitare de care populaia are nevoie;
- evoluia exigenelor populaiei reflectat n
modificarea cererii pentru servicii;
- modificarea strategiilor/programelor n funcie de nevoia
populaiei;
- nevoia de educaie permanent (ponderea
cheltuielilor cu nvmntul n PIB);
- lipsa unor instituii care s furnizeze servicii de educaie i
cultur la un nivel corespunztor cu nevoile populaiei, poate
determina migraia persoanelor cu astfel de aspiraii, ctre zone
geografice ale rii n care aceste servicii sunt mai dezvoltate;
3.
- numrul i structura populaiei pe vrste,
sexe, i socio-profesional.
- n cazul apariiei unor profesii noi, entitatea nu reuete s
atrag un numr corespunztor de specialiti din aceste domenii
pentru ocuparea posturilor vacante din aparatul central sau local.
Impactul negativ const n lipsa specialitilor necesari realizrii
atribuiilor noi ale entitii;
- n condiiile n care entitatea nu reuete s-i asigure un
echilibru din punct de vedere al structurii salariailor pe vrste i
sexe, exist riscul de a nu-i asigura continuitatea activitii pe
timp mediu sau lung.
Factori tehnologici
- inovaiile industriale; - costuri cu pregtirea profesional a personalul n domeniul IT;
- licenele cumprate; - adaptarea strategiilor/programelor la cerinele impuse de soft-
uri;
4.
- gradul de infuzie cu tehnologie de vrf; - introducerea de noi tehnologii implic creterea cheltuielilor cu
investiiile, precum i cu cele aferente specializrii personalului;
20
- sistemele informaionale i de comunicare
complexe;
- adaptarea strategiilor de comunicare la cerinele impuse de
nevoile societii informaionale;
- costuri ridicate generate de implementarea acestor sisteme de
comunicare;
- creterea impactului documentelor
electronice;
- standardizarea documentelor n format electronic, astfel nct
aceste documente s fie uor accesate de persoanele interesate;
- capacitatea de inovare a institutelor de
cercetare sau a unitilor de nvmnt
superior;
- introducerea unor concepte i tehnologii noi are implicaii
directe n creterea productivitii muncii i disponibilitatea
serviciilor IT;
- nivelul tehnic la imobilizrilor corporale
achiziionate din ar sau importate.
- economie de resurse umane;
- operativitate n executarea sarcinilor de serviciu;
- diminuarea gradului de implicare a personalului prin creterea
gradului de abstractizarea a sarcinilor;
- efecte psihologice negative datorate excesului de monitorizare
computerizat a performanelor.

1.2. Prezentarea domeniului auditabil
1.2.1. Organizarea i activitile structurii cu atribuii de coordonare a procesului
bugetar

Responsabilitatea pentru organizarea i conducerea activitii financiar contabile revine
managementului superior al entitii. n acest sens, n cadrul entitii a fost organizat i funcioneaz o
structur distinct, Direcia Financiar - Contabilitate, n subordinea Secretarului general. Structura
organizatoric, competenele i responsabilitile specifice personalului acestei direcii au fost stabilite
prin Regulamentul de Organizare i Funcionare, organigram i fiele posturilor.
n ceea ce privete derularea procesului bugetar, aceast direcie are rolul de a realiza obiectivele
strategice n domeniu, prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i
realizarea indicatorilor de venituri i cheltuieli pe baza unui cadru juridic bine definit.
Funciile de conducere existente la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate sunt urmtoarele:
director, ef Serviciu financiar i buget, ef Birou contabilitate, ef Birou metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern.
Din punct de vedere organizatoric Direcia Financiar - Contabilitate are n componena sa
urmtoarele structuri: Serviciul financiar i buget, Biroul contabilitate, Biroul metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern i Compartimentul control financiar preventiv propriu pentru
activitatea intern.
Direcia Financiar - Contabilitate coordoneaz i ndrum metodologic activitatea tuturor
structurilor din cadrul entitii care sunt implicate n procesul bugetar.

1.2.2. Resursele umane din cadru Direciei Financiar - Contabilitate

La data derulrii misiunii de audit, resursele umane din cadrul direciei sunt formate dintr-un
numr de 21 de persoane. Personalul din cadrul direciei care exercit o funcie public de conducere
este n numr de patru, respectiv 19,00% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei. Peste o
treime din funcionari i desfoar activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).
Sintetic, structura personalului din cadrul Direciei Financiar Contabilitate (DFC) pentru
perioada auditat este prezentat n Tabelul nr. 2.
Consilier Expert Referent de specialitate Nr.
crt.
Anul
Superior Principal Asistent Superior Principal Asistent
1. 2011 10 5 4 - - 1
2. 2012 8 8 - - 1 -
3. 2013 8 8 - - 1 -

Tabelul nr. 2 Personalului din cadrul Direciei Financiar - Contabilitate grupat dup funcia
public de execuie i gradul profesional

Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat n perioada 2011-2013,
21
posturile din cadrul direciei, n numr de 24, au fost ocupate n proporie de 70%, iar evoluia
personalului a cunoscut urmtoarea dinamic:
- n anul 2012 comparativ cu anul 2011, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%,
scdere care a afectat Serviciul financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi
salariale pentru activitate intern (1 persoan);
- n anul 2013, numrul de persoane a rmas acelai cu cel din anul 2012.
n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 16 de persoane sunt cu studii
superioare i o persoan cu studii medii.

1.2.3. Asigurarea unui nivel de calificare adecvat al personalului

Sistemul de recrutare al funcionarilor publici ofer posibilitatea ca o entitate, n funcie de
particularitile posturilor care urmeaz a fi ocupate, s stabileasc i s solicite prin fia postului
vacant, cunotinele, abilitile i valorile pe care o persoan trebuie s le dein n vederea ocuprii
postului.
La nivelul Direciei Financiar - Contabilitate s-a urmrit ca prin procesul de recrutare s se
ocupe posturile de ctre persoane care dein competene n conformitate cu cerinele postului.
Totodat, avnd n vedere rolul pe care Tehnologia Informaiilor i Comunicaiilor (TIC) l
deine n realizarea activitilor direciei, la angajare au fost solicitate funcionarilor un nivel mediu de
cunotine de operare pe calculator de nivel mediu.
La nivelul direciei toate persoanele au n dotare un calculator cu conexiune la internet, prin
intermediul reelei proprii a entitii i au repartizat o adres de email personificat.
Un alt aspect important, este faptul c la nivelul entitii exist o preocupare manifestat de
management pentru dezvoltarea competenelor de tip ,, a nva s nvei. Totui, instruirea practic
realizat la locul de munc trebuie consolidat cu noiuni teoretice.

1.3. Cadrul de reglementare al domeniului auditabil

Pentru desfurarea acestei misiuni de audit intern a fost avut n vedere, n principal, urmtorul
referenial:
- Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat;
- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i
conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i
instruciunile de aplicare a acestuia;
- OMEF nr. 3421/2008 pentru modificarea Ordinului ministrului finanelor publice nr.
1.850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i a Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea,
evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor
publice nr. 1.792/2002;
- OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
- OMFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaiei indicatorilor privind finanele publice;
- Legea bugetului de stat pe anul 2012;
- Conturile anuale de execuie bugetar din perioada evaluat;
- Scrisorile cadru emise de Ministerul Finanelor privind contextul macroeconomic,
metodologia de elaborare a proiectelor de buget pe anii 2011, 2012 i 2013 i a estimrilor pe urmtorii
22
trei ani, precum i limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite;
- HG nr. 870/2006 privind aprobarea Strategiei pentru mbuntirea sistemului de elaborare,
coordonare i planificare a politicilor publice la nivelul administraiei publice centrale;
- HG nr. 1807/2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei
privind sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiei administraiei publice de la
nivel central;
- HG nr. 158/2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetar din cadrul
Metodologiei privind sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiilor administraiei
publice la nivel central;
- OMFP nr. 1792/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i raportarea angajamentelor bugetare i legale;
- HG nr. 264/2003 privind stabilirea aciunilor i categoriilor de cheltuieli, criteriilor,
procedurilor i limitelor pentru efectuarea de pli n avans din fonduri publice, republicat;
- OMEC nr. 137/2005 privind organizarea i funcionarea Comisiei pentru derularea
mecanismului de acordare a sprijinului financiar, precum i a modului de gestionare a activitii;
- OG nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile
administraiei publice i instituiile publice;
- HG nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor
publice pe perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii, n cadrul
localitii, n interesul serviciului.
- OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii;
- Legea nr. 188/1999, republicat, privind Statutul funcionarilor publici;
- HG nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei
funcionarilor publici;
- OG nr. 6/2007 privind unele msuri de reglementare a drepturilor salariale i a altor drepturi
ale funcionarilor publici pn la intrarea n vigoare a legii privind sistemul unitar de salarizare i alte
drepturi ale funcionarilor publici
- OG nr. 119/999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat;
- OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la
exercitarea controlului financiar preventiv cu modificrile i completrile ulterioare;
- OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu
modificrile ulterioare;
- Standardele de management/control intern aprobate prin OMFP nr. 946/2005;
- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996;
- Legea nr. 35/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic.

n cursul misiunii de audit public intern au mai fost avute n vedere documentele:
Cadrul procedural aplicabil;
Programul de guvernare 2009-2013;
Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial, documentele elaborate n cadrul
celor 9 etape;
Regulamentul de Organizare i Funcionare al direciei.

1.4. Analiza situaiei actuale

1.4.1. Prezentarea general a evoluiei cheltuielilor cu bunurile i serviciile n perioada
23
01.01.2011- 31.12.2013. La nivelul entitii, pe perioada analizat, cheltuielile totale au urmtoarea
evoluie:
- mii lei -
Tabelul nr. 3 Evoluia cheltuielilor entitii n perioada 2011 2013

Analiza informaiilor din Tabelul nr. 3 evideniaz, n principal, urmtoarele aspecte:
cheltuielile totale au crescut de la an la an n perioada 2011-2013, ritmul mediu de cretere
fiind de 29,30%;
categoriile de cheltuieli la care s-au nregistrat n perioada analizat ritmuri medii anuale
superioare ritmului mediu de cretere al totalului cheltuielilor (29,30%) sunt: cheltuielile de personal
(39,79%), transferurile (41,62%) i alte cheltuieli (292,20%).
Avnd n vedere ritmul de cretere al cheltuielilor, s-a analizat gradul n care entitatea i
fundamenteaz prevederile pentru fondurile solicitate i care sunt aprobate iniial prin buget n Tabelul
nr. 4 prezentat n continuare:
- mii lei -
Realizri
Prevederi

Plti
efectuate/prevederi
iniiale (%)
Nr.
crt.

Indicator
bugetar

2011 2012 2011 2012 2011 2012
1. Total cheltuieli, din care:
1478205 1518630 1467000 1703400 0,99 1,12
2. Cheltuieli curente total,
din care: 1146552 1417521 1177500 1605900 1,03 1,13
2.1. Cheltuieli de personal
439602 507984 405600 505200 0,92 0,99
2.2. Bunuri i servicii
578238 450750 679500 637500 1,18 1,41
2.3. Transferuri
73236 423987 48900 426000 0,67 1,00
2.4. Alte cheltuieli
55476 34800 43500 37200 0,78 1,07
3. Cheltuieli de capital
331653 101109 289500 97500 0,87 0,96

Tabelul nr. 4 Gradul de fundamentare a fondurilor solicitate prin bugetul anual

Din examinarea variaiilor indicilor calculai ca raport ntre plile efectuate i prevederile
bugetare iniiale, s-au constatat variaii la cheltuielile cu bunuri i serviciile, n anul 2011 i 2012,
mai mari fa de cea apreciat ca fiind rezonabil i acceptabil (+/- 10%).

1.4.2. Analiza cheltuielilor cu bunurile i serviciile n perioada 2011-2013

Un prim factor de influen al creterii cheltuielilor cu bunurile i serviciile l reprezint
numrul de activiti care implic consumul de bunuri i servicii.
Pentru eficientizarea utilizrii fondurilor alocate se impune ca la nivelul entitii cheltuielile
programate s fie urmrite de la formarea lor.
Principalele cauze care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:
Realizri Prevederi Dinamic
Nr.
crt.

Indicator
bugetar

2011 2012 2011 2012 2013
2012/
2011
2013/
2012
Ritm
mediu
(%)

0 1 2 3 4 5 6 7=3/2 8=6/3 9
1. Total
cheltuieli, din
care:
1.478.205 1.518.630 1.467.000 1.703.400 3.406.500 1,03 1,62 29,30
2. Cheltuieli
curente total,
din care:
1.146.552 1.417.521 1.177.500 1.605.900 3.391.500 1,24 1,72 46,20
2.1. Cheltuieli de
personal
439.602 507.984 405.600 505.200 786.000 1,16 1,69 39,79
2.2. Bunuri i
servicii
578.238 450.750 679.500 637.500 468.000 0,78 1,23 -3,01
2.3. Transferuri
73.236 423.987 48.900 426.000 1.365.000 5,79 0,35 41,62
2.4. Alte cheltuieli 55.476 34.800 43.500 37.200 772.500 0,63 25,08 292,20
3. Cheltuieli de
capital
331.653 101.109 289.500 97.500 15.000 0,30 0,21 -74,84
24
a) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE;
b) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE;
c) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management
pentru programe operaionale sectoriale pentru gestionarea programelor operaionale n
vederea absorbiei fondurilor post-aderare;
d) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub
autoritatea sau n coordonarea entitii;
e) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n
cadrul entitii sau n cadrul structurilor aflate n subordinea, sub autoritatea sau n
coordonarea entitii;
f) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.

n baza analizelor efectuate s-a identificat faptul c la nivelul entitii nu exist un proces
constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea i programarea anual a aciunilor care
implic cheltuielile cu bunurile i serviciile.
De asemenea, nu a fost identificat o fundamentare riguroas privind cheltuielile cu bunurile
i serviciile att n momentul elaborrii bugetului anual, ct i n momentul rectificrii bugetare.

Rezultatele analizei efectuate se pot sintetiza astfel:

Aspecte pozitive:
- implementarea sistemului de control managerial la nivelul entitii;
- existena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare cu cerinele din Fiele
posturilor;
- preocuprile managementului pentru asigurarea perfecionrii pregtirii profesionale a salariailor;
- preocuprile managementului pentru dezvoltarea competenelor de tipul ,,a nva s nvei;
- existena unei infrastructuri informatice (dotarea cu tehnic de calcul, acces la internet etc.) i a
personalului care deine noiuni fundamentale n domeniul TIC;
- procesul de armonizare a legislaiei naionale cu legislaia UE;
- capacitatea de adaptare a direciei la nevoile i cerinele impuse de situaia socio-economic
actual;
- o bun colaborare cu structurile funcionale din cadrul entitii, cu structurile teritoriale
subordonate, precum i cu ceilali ordonatori principali de credite;
- structura organizatoric asigur un echilibru ntre funcionarii publici de grad profesional
superior, principal, asistent i debutant;
- stabilitatea personalului din cadrul direciei.
Aspecte negative:
- inexistena unei planificri riguroase, la nivelul direciei, care s asigure participarea la cursuri de
perfecionare profesional a tuturor persoanelor din cadrul direciei;
- limitri bugetare la nivelul entitii, care nu permit asigurarea unei pregtiri profesionale n
conformitate cu nevoile personalului;
- inexistena unor aciuni cu privire la monitorizarea gradului de ncrcare a personalului;
- inexistena unei metodologii de lucru care s cuprind norme precise privind modul de estimare a
fondurilor bugetare care urmeaz a fi cuprinse n proiectele de buget;
- lipsa unor fundamentri explicative a sumelor solicitate;
- numrul mare de rectificri ale bugetului entitii, n condiiile n care nu s-au manifestat factori
neprevzui.
Oportuniti:
- realizarea unor programe de formare formatori, cu scopul diseminrii informaiilor cu privire la
utilizarea fondurilor ctre un numr ct mai mare de persoane din cadrul entitii;
- mbuntirea activitilor entitii n domeniu, avndu-se ca model buna practic internaional
precum i practica altor entiti din Romnia;
25
- realizarea unor programe de formare profesional continu a salariailor, utilizndu-se
infrastructura IT existent la nivelul entitii (e-learnig);
- implementarea unui sistem informaional privind evidena i raportarea n execuie a cheltuielilor
care s furnizeze date privind trendul real pentru fiecare titlu de cheltuieli i care s permit efectuarea
unor analize detaliate.
Ameninri:
- nerealizarea obiectivelor entitii;
- nerealizarea unor atribuii specifice entitii;
- costuri suplimentare cu personalul, care pot apare sub forma cheltuielilor cu orele suplimentare.

1.5. Concluzii

Avnd n vedere cercetarea efectuat i concretizat n cele prezentate mai sus, pe parcursul
desfurrii misiunii de audit public intern al performanei, auditorii interni vor avea n vedere
urmtoarele aspecte:
cu privire la economicitate. Analiza activitilor care au generat cheltuieli cu bunurile i
serviciile, respectiv:
- dac au fost achiziionate bunuri i servicii n cantitile potrivite i standarde de calitate
corespunztoare, pltind cel mai sczut pre/tarif;
cu privire la eficien:
- analiza modului de identificare, fundamentare i programare a activitilor care genereaz
cheltuieli cu bunurile i serviciile;
- analiza rezultatelor obinute n raport cu resursele utilizate.
cu privire la eficacitate:
- analiza ndeplinirii obiectivelor aferente activitilor pentru care a fost necesar achiziia de
bunuri i servicii.

Echipa de auditori interni va efectua o misiune de audit public intern al performanei care s
furnizeze asigurarea cu privire la economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de utilizare a
fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
n acest sens, ntrebrile principale la care trebuie s rspund studiul i pe care va fi axat
misiunea de audit public intern al performanei sunt:
1. Estimrile anuale asigur o planificare adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile?
2. Gestiunea financiar asigur o bun utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile?

2. Stabilirea ntrebrilor secundare

Pe baza ntrebrilor principale au fost stabilite ntrebrile de rang inferior care sunt prezentate
detaliat cu scopul de a sprijini auditorii interni n identificarea activitilor/aciunilor auditabile,
riscurilor poteniale aferente acestora i controalele interne implementate la nivelul entitii pentru
atenuarea efectelor riscurilor.
Stabilirea ntrebrilor pentru domeniul auditabil a fost realizat cu ajutorul documentului Lista
ntrebrilor auditului, n care ntrebrile sunt detaliate pe 4 niveluri, ntrebrile elementare asociate
ultimului nivel au rolul de a sprijini auditorii n identificarea instrumentelor de control intern
implementate. Documentul formalizat utilizat pentru stabilirea ntrebrilor auditului este prezentat n
26
continuare:
Pregtirea misiunii Compartimentul de
Audit Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor
Data: 06.02.2014

Lista ntrebrilor auditului

Nivel 1 : Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
1.1.1.1. Procedurile operaionale asigur
identificarea activitilor care genereaz
cheltuieli cu bunuri i serviciile (utilizarea
unor check-listuri)?
1.1.1.2. La nivelul structurilor funcionale
din cadrul entitii, au fost repartizate
sarcinile personalului prin fia postului n
concordana cu pregtirea profesional?
1.1.1.3. Cheltuielile cu bunuri i servicii
planificate la nivelul structurilor
funcionale sunt n concordan cu nevoia
acestor structuri?
1.1.1.4. Oportunitatea i impactul
activitilor care implic cheltuieli cu
bunurile i serviciile sunt analizate i
evaluate?
1.1.1. Raportrile
transmise de
structurile
funcionale din
cadrul entitii
conin informaii
complete i
fundamentate ?
1.1.1.5. Sistemul informaional existent la
nivelul entitii asigur o comunicare
eficient?
1.1.2.1. Procedurile operaionale faciliteaz
transmiterea informaiilor ntr-o perioad
optim?
1.1.2.2. Activitile privind colectarea i
transmiterea informaiilor sunt repartizate
persoanelor care au abiliti n domeniul
comunicrii?
1.1.2. Situaiile
centralizatoare
elaborate de
structurile elaborate
de structurile
entitii sunt
transmise ntr-o
perioad care s
permit
centralizarea a
acestora?
1.1.2.3. Condiiile tehnice de la nivelul
entitii asigur transmiterea operativ a
informaiilor cu privire la nevoia de bunuri
i servicii?
1.1.3.1. Estimrile cu privire la cheltuielile
cu bunurile i serviciile sunt determinate
prin corelare cu nevoia structurilor
1.1. Nevoia de
bunuri i
servicii este
identificat i
fundamentat
n raport cu
activitile
derulate n
cadrul
entitii?

1.1.3. Analiza
informaiilor
transmise de
structurile din
cadrul entitii,
asigur ndeplinirea
obiectivelor
entitii?
1.1.3.2. Cheltuielile cu bunuri i servicii
estimate sunt n concordan cu activitile
viitoare derulate n cadrul entitii?
1.2.1.1. Modalitile de achiziie a
bunurilor i serviciilor sunt identificate
adecvat avnd n vedere nevoile entitii?
1. Estimrile
anuale asigur
o planificare
adecvat a
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile?

1.2. Estimarea
perioadei de
efectuare a
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile este
1.2.1. Analizele
efectuate asigur
cunoaterea
perioadei pe care o
implic achiziia de
bunuri i servicii?
1.2.1.2. Este previzionat n mod
corespunztor perioada pe care o implic
derularea procedurii de achiziiei de bunuri
27
i servicii?
1.2.2.1. Se realizeaz o analiz comparativ
a duratelor pe care le implic derularea
procedurilor de achiziii de bunuri i
servicii?
realist?
1.2.2. Analizele
comparative
efectuate permit
identificarea
modului optim de
efectuarea
achiziiei de bunuri
i servicii?
1.2.2.2. Analizele efectuate sunt n
concordan cu nevoile entitii?
1.3.1.1. Personalul entitii este
responsabilizat n domeniul culegerii de
informaii cu privire la furnizorii de bunuri
i servicii?
1.3.1.2. Mijloacele tehnice de la nivelul
entitii asigur colectarea de informaii cu
privire la oferta furnizorilor de bunuri i
servicii?
1.3.1. Sistemul
informaional
existent la nivelul
entitii permite
estimarea corect a
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile?

1.3.1.2. Sunt analizate n mod
corespunztor toate informaiile deinute cu
privire la oferta furnizorilor de bunuri i
servicii?
1.3.2.1. Sunt evaluate n mod corect
cheltuielile poteniale cu
bunurile/serviciile?
1.3.2.2. Sunt realizate studii comparative cu
privire la cheltuielile pe care le implic
utilizarea unor modaliti diferite de
achiziie a bunurilor i serviciilor?
1.3.2.3. Sunt luate n considerare toi
factorii care contribuie la efectuarea unui
anumit tip de cheltuial cu bunurile/
serviciile?
1.3.2. Activitile
desfurate la
nivelul entitii
conduc la
identificarea unor
soluii pentru
realizarea n
condiii de
economicitate a
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile?

1.3.2.4. Cheltuielile cu bunurile i serviciile
sunt planificate astfel nct s se asigure un
standard de calitate ridicat?
1.3.3.1. Exist o corelaie ntre cheltuielile
cu bunuri i servicii previzionate prin
bugetul entitii i activitile care
genereaz astfel de cheltuieli?
1.3.3. Activitile
desfurate n
cadrul entitii cu
privire la estimarea
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile permit
previzionarea
corespunztoare a
cheltuielilor?
1.3.3.2. Sumele previzionate pentru
finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile, sunt orientate pentru realizarea
activitilor prioritate?

1.3. Estimarea
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile
urmrete
realizarea
calitativ a
activitilor i
reducerea
costurilor?

1.3.4. Repartizarea
pe trimestre a
cheltuielilor asigur
realizarea n bune
condiii a
activitilor
entitii?
1.3.4.1. Sumele previzionate prin bugetul
entitii asigur continuitatea activitii?
2.1.1.1. Criteriile de selecie a furnizorilor
de bunuri i servicii sunt clare, precise i
complete?
2. Activitile
desfurate n
cadrul entitii
asigur o bun
2.1. Furnizorii
de bunuri i
servicii sunt
selectai n
2.1.1. Politica de
achiziii asigur
utilizarea fondurilor
n condiii de 2.1.1.2. Activitile desfurate asigur
28
continuitatea activitilor din cadrul
entitii?
economicitate,
eficien i
eficacitate? 2.1.1.3. activitile entitii se realizeaz pe
baza unor contracte ncheiate n condiii de
economicitate?
2.1.2.1. La nivelul entitii exist un cadru
adecvat de derulare a contractelor de
achiziie?
mod
corespunztor?
2.1.2. Contractele
de achiziie de
bunuri i servicii
sunt atribuite cu
respectarea
principiilor de
transparena i
competitivitate?
2.1.2.2. activitile entitii se realizeaz pe
baza unor contracte ncheiate n condiii de
economicitate?
2.1.1. Abaterile identificate sunt
centralizate i comunicate ntr-un mod care
s permit o analiz corespunztoare a
acestora?
2.2.1.2. Abaterile identificate sunt analizate
n mod corespunztor?
2.2.1. Analizele
efectuate periodic la
nivelul entitii
asigur identificarea
problemelor?
2.2.1.3. Analiza problemelor permite
identificarea impactului financiar pentru
fiecare categorie, precum i influena
acestora n totalul cheltuielilor?
2.2.2.1. Tehnicile i instrumentele de
analiz utilizate permit identificarea
cauzelor care au determinat abaterile?
2.2.2.
Responsabilitile
stabilite asigur
identificarea
cauzelor i
cuantificarea
efectelor printr-o
abordare sistemic
i metodic?
2.2.2.2. Aciunile ntreprinse pentru
eliminarea cauzelor sunt n concordan cu
activitile derulate n cadrul entitii?
2.2.3.1. Aciunile de corectare contribuie la
soluionarea problemelor?
utilizare a
fondurilor
pentru
finanarea
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile?

2.2. Abaterile
intervenite n
derularea
contractelor de
furnizare
bunuri i
servicii sunt
soluionate
astfel nct s
se asigure
utilizarea
fondurilor n
condiii de
economicitate,
eficien i
eficacitate?

2.2.3. La
identificarea
soluiilor se
urmrete
ncadrarea
cheltuielilor n
prevederile
bugetare?
2.2.3.2. Soluiile asigur realizarea
obiectivelor entitii?

Popescu Ion Vasilescu Daniel
Georgescu Vasile

3. Analiza obiectivelor domeniului auditabil

Pentru realizarea sarcinilor/atribuiilor stabilite prin cadrul normativ, la nivelul entitii a fost
elaborat Planul strategic pentru anii 2009-2013 prin care sunt stabilite direciile de dezvoltare i nivelul
de performan previzionat a fi obinut n cadrul entitii, care a fost adus la cunotin salariailor prin
publicarea lui pe site-ul entitii.
n acest context, Planul strategic pentru anii 2009-2013 cu privire la procesul bugetar conine
urmtorul obiectiv strategic: mbuntirea capacitii funcionale de a fundamenta cheltuielile i
utiliza fondurile pentru finanarea acestora.
n consens cu strategia i politica entitii au fost stabilite urmtoarele obiective generale:
29
o Creterea capacitii entitii de a asigura un proces de planificare n conformitate cu
principiile i regulile bugetare;
o Creterea capacitii entitii de a asigura utilizarea instrumentelor de planificare i
monitorizare a cheltuielilor n conformitate cu principiile i regulile bugetare.
Pentru ca obiectivele generale s poat fi ndeplinite este necesar ca la nivelul structurilor
funcionale s fie stabilite obiectivele specifice. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea
c vizeaz rezultate concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Obiectivele specifice cu privire la procesul bugetar trebuie s fie realiste, repartizate
structurilor din cadrul direciei, cuantificabile, abordabile i ncadrate n timp, astfel nct s rspund
cerinelor SMART, respectiv:
Specific - nseamn o formulare, exprimare specific, lipsit de ambiguiti. Obiectivul indic
exact ceea ce se dorete a se obine.
Msurabil - nseamn c exist o modalitate explicit de a evalua precis dac activitatea
desfurat pentru atingerea obiectivului are succes i ulterior dac obiectivul a fost atins n ntregime.
Obiectivul poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ.
Accesibil - nseamn c ceva poate fi realizat cu adevrat. Obiectivul poate fi atins.
Realist: - nseamn c obiectivul respectiv este compatibil cu alte obiective i este relevat
pentru rezultatele dorite. Obiectivul contribuie la impactul prevzut de proiect
Raportat la timp: Obiectivul face referire la perioada pn la care este prevzut a se realiza.

n acest sens DFC are stabilite urmtoarele obiective specifice:

1. Capacitatea entitii de a asigura o planificare strategic i anual n conformitate cu
regulile i principiile bugetare

2. Decizii adecvate pentru mbuntirea procesului bugetar

3. Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n programele
i proiectele aprobate de conducerea entitii

Analiza obiectivelor s-a realizat cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor, care
este prezentat n continuare.

Pregtirea misiunii Compartimentul
de Audit Public
Intern
Data:06.02.2014
Supervizat de: Vasilescu Daniel

EVALUAREA OBIECTIVELOR

EVALUARE
OBIECTIVE
Specific Msurabil Necesar Realist
Limitat
n timp
Obiectiv (1)
Capacitatea entitii de a asigura o
planificare strategic i anual n
conformitate cu regulile i
principiile bugetare
Da Da Da Da Da
Evaluare general Obiectivul este SMART compatibil i respect cerinele i
intele propuse de entitate
30
Obiectiv redefinit de conducerea
entitii i agreat cu auditorii
interni din punct de vedere al
cerinelor SMART
Nu este cazul.
Obiectiv (2)
Coordonare adecvat a deciziilor i
aciunilor n scopul reducerii
consumului de resurse i obinerii
rezultatelor lunare estimate
Da Da Da Da Da
Evaluare general Obiectivul este SMART compatibil i respect cerinele i
intele propuse de entitate
cerinelor SMART
Nu este cazul.
Obiectiv (3)
Asigurarea unor sinteze i analize
privind finanarea activitilor
cuprinse n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii
Parial Da Da Da Nu
Evaluare general Nesatisfctor nu este suficient de specific i nu se tie
dac este sau nu raportat la o anume perioad de timp.
cerinelor SMART
Realizarea unor analize semestriale privind finanarea
activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de
conducerea entitii
OBIECTIVE NOI PROPUSE DE AUDITORI
Obiectiv (4)
mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor prin actualizarea
semestrial a ipotezelor de lucru
Obiectiv (5)
mbuntirea capacitii de planificare i monitorizare a cheltuielilor prin utilizarea unui sistem
informaional adecvat

Auditor intern, Supervizor,
Georgescu Vasile

Pe baza analizei efectuate auditorii interni au identificat faptul c un obiectiv nu a fost
definit corect, respectiv obiectivul Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea
activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de conducerea entitii, care nu
ndeplinete toate caracteristicile SMART. Aceste aspecte sunt prezentat n mod sintetic n
Foaia de lucru nr. 1
n urma analizei efectuate auditorii interni au formulat propuneri pentru redefinirea
obiectivului, precum i propuneri de obiective noi, care vor fi prezentate n Raportul de audit
intern al performanei.

Not:

n etapa de Intervenie la faa locului auditorii interni vor analiza acele arii pentru
care au fost definite corect obiectivele specifice.
31
4. Analiza indicatorilor

Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criteriilor de performan
stabilite de entitate pentru realizarea obiectivelor auditorii interni evalueaz indicatorii de performan
stabilii de conducere i ataai obiectivelor specifice.
Pentru evaluarea indicatorilor de performan au fost utilizate 7 criterii de evaluare care sunt
reflectate n documentul Evaluarea indicatorilor, prezentat n continuare:

Data:06.02.2014
Perioada auditat:

Evaluarea indicatorilor

Criterii de evaluare Instrumente de msur/ Indicatori
Obiectiv 1.
Capacitatea entitii de a asigura o
planificare strategic i anual n
Numrul de
structuri din
cadrul
entitii
implicate n
procesul
bugetar.
Ponderea n care
procedurile de sistem
sunt aplicate n mod
corect (%).

Gradul n care
realizrile
anuale/multianuale s-
au ncadrat n
prevederile care au
stat la baza elaborrii
Proiectului de buget
(%).
Repere msurabile 11 (toate
structurile
funcionale din
cadrul
entitii).
95 % (solicitrile
structurile entitii prin
utilizarea formularelor i
la termenele stabilite din
proceduri).
70 % (prevederile care
au stat la baza
elaborrii Proiectului
de buget sunt
respectate).
Relevant pentru obiective Da Da Da
Definiie clar i fr ambiguiti Da Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da Da
Comparabil Da Da Da
Verificabil Da Da Da
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost, durat
Axat pe
cantitate i
calitate
Axat pe cantitate i
calitate
Axat pe canti-tate,
calitate, cost i timp
Raportare la timp Da Da Da
Evaluarea general a indicatorilor
sau instrumentelor de msur luate
ca ntreg
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, intele
stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
Numrul anual de instruiri n domeniul bugetar, efectuate la nivelul
entitii.
Numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile
care au stat la baza elaborrii Proiectului de buget.
Propuneri de msuri/indicatori noi
sau alternative
Numrul persoanelor care anual au participat la programe de
formare profesional n domeniul bugetar raportat la numrul
persoanelor care anual au participat la programe de formare
profesional i la activiti n domeniul bugetar.

32
Obiectiv 2.
Coordonare adecvat a deciziilor i
aciunilor n scopul reducerii
consumului de resurse i obinerii
Ponderea structurilor
care raporteaz
satisfacia general cu
privire la Proiectul de
buget (%).
Gradul n care creditele bugetare
sunt angajate i utilizate (%).
Repere msurabile 60% 95 %
Relevant pentru obiective Da Da
Definiie clar i fr ambiguiti Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da
Comparabil Da Da
Verificabil Da Da
Acoper toate variabilele de cantitate,
calitate, cost, durat
Axat pe cantitate, calitate
i timp
Axat pe cantitate, calitate i timp
Raportare la timp Da Da
Evaluarea general a indicatorilor sau
instrumentelor de msur luate ca
ntreg
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei.
Propuneri de msuri/indicatori noi sau
alternative
Numrul de cazuri n care implementarea activitilor
planificate a fost amnat

Obiectiv 3.
Asigurarea unor sinteze i
analize privind finanarea
activitilor cuprinse n
programele i proiectele
aprobate de conducerea
entitii
Obiectiv redefinit:
Realizarea unor analize
semestriale privind
finanarea activitilor
cuprinse n programele i
proiectele aprobate de
conducerea entitii
Numrul de
structuri de la
care sunt
solicitate
semestrial
informaii cu
privire la
finanarea
activitii
Ponderea
structurilor din
cadrul entitii la
nivelul crora
semestrial sunt
efectuate analize i
care furnizeaz
informaii cu
privire la finanarea
activitilor (%)
Gradul de acceptare al
propunerilor transmise
de structurile entitii
(%)
Repere msurabile 11 (toate
structurile
funcionale din
cadrul entitii).
75 % (solicitrile
structurile entitii
prin utilizarea
formularelor i la
termenele stabilite
din proceduri).
50 % (prevederile care
au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget sunt
respectate).
Relevant pentru obiective Da Da Da
Definiie clar i fr ambiguiti Da Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da Da
Comparabil Da Da Da
Verificabil Da Da Da
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost, durat
Axat pe cantitate
Axat pe cantitate,
calitate i timp
Axat pe cantitate,
calitate, cost i timp
Raportare la timp Da Da Da
Evaluarea general a
indicatorilor sau instrumentelor
de msur luate ca ntreg
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui,
intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
Propuneri de msuri/indicatori
noi sau alternative
Gradul de realizare al propunerilor acceptate transmise de
structurile entitii

Rezultatele evalurilor sunt reflectate n Foaia de lucru nr. 2. n baza testrilor
efectuate auditorii interni au formulat o opinie cu privire la indicatori i au elaborat
33
propuneri de msuri/indicatori noi care vor fi prezentate n Raportul de audit intern de
performan.

5. Analiza adecvrii surselor de date utilizate de management

Pentru mbuntirea procesului bugetar au fost analizate sursele de informaii utilizate
de conducere pentru definirea criteriilor de performan.
n acest scop ntr-o prim etapa au fost identificate sursele de informaii utilizate de
management, iar ulterior a fost evaluat adecvarea i corectitudine a surselor de date. Analiza
este efectuat cu ajutorul documentului Evaluarea surselor de date care este prezentat n
continuare.

Data: 06.02.2014

Evaluarea surselor de date

Indicator

Surse de date
existente

Criterii stabilite pentru
evaluarea surselor de date
Rezultatele
evalurii
surselor de
date
Aprecierea
global a
suficienei
surselor de date
Obiectiv 1: Capacitatea entitii de a asigura o planificare strategic i anual n conformitate cu regulile i
Numrul de
structuri din cadrul
entitii implicate n
procesul bugetar
Cadrul normativ
care reglementeaz
organizarea i
funcionarea
entitii;
ROF-ul entitii;
Politica entitii;
Politica bugetar a
entitii;
Programul de
control intern
managerial elaborat
la nivelul entitii;
Registrul riscurilor
elaborat la nivelul
entitii.
Testrile au urmrit dac:
- structura organizatoric a
entitii este n concordan cu
cadrul normativ care
reglementeaz organizarea i
funcionarea entitii;
- atribuiile stabilite structurilor
din cadrul entitii, permit
acestora s se implice n cadrul
procesului bugetar;
- politica entitii este n
concordan obiectivele
entitii;
- sursele de date utilizate de
management ofer informaii
complete i corecte pentru
definirea i msurarea
indicatorului.
Datele sunt
complete i
corecte i permit
realizarea unor
analize cu
privire la
calitatea
informaiilor
transmise de
structuri.
Datele sunt
corecte permit
identificarea
structurilor care
nu transmit
informaiile
necesare realizrii
unor sinteze i
analize, ntr-o
perioad optim.
Ponderea n care
procedurile de
sistem sunt aplicate
n mod corect (%)
Strategia entitii;
ROF-ul entitii;
Politica bugetar a
entitii;
Procedurile
elaborate, aprobate
i utilizate n cadrul
entitii;
Proiectele de buget
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Execuia bugetar
S-a analizat comparativ
realizrile anuale cu
prevederile iniiale.
S-au analizat informaiile din
minutele edinelor;
S-a realizat o reconstituire a
circuitului informaional.
S-au analizat comparativ
realizrile cu estimrile
bugetare;
S-a realizat o analiz a
informaiilor din documentele
Datele sunt
corecte.
Indicatorul
poate fi
comparat i
msurat, i poate
contribui la
mbuntire a
procesului
bugetar.
Datele sunt corecte
i pot fi obinute n
timp util.
Totodat, permit o
informare a
managementului
cu privire la modul
de utilizare a
procedurilor, cu
condiia ca
periodic s fie
efectuate analize,
34
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Documentele de
fundamentare i
motivare a sumelor
din Proiectul de
buget pentru anii
2011,2012, 2013.

de fundamentare i motivare a
proiectelor de buget;
- diagrama de proces asigur o
circulaie adecvat a
informaiilor;
- structurile implicate n
procesul bugetar au atribuii
stabilite prin ROF;
- dac informaiile utilizate
permit elaborarea proiectului
de buget cu respectarea
termenelor legale;
- dac procedurile sunt
complete;
iar rezultatele
acestora s fie
comunicate
managementului.
Gradul n care
realizrile
anuale/multianuale
s-au ncadrat n
prevederile care au
stat la baza
elaborrii
Proiectului de buget
Strategia entitii
Politica bugetar a
entitii;
Proiectele de buget
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Execuia bugetar
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Documentele de
fundamentare i
motivare a sumelor
din Proiectul de
buget pentru anii
2011, 2012, 2013;
Programul anual de
achiziii aferente
anilor 2011, 2012,
2013.

bugetare;
S-a realizat o analiz a
informaiilor din documentele
de fundamentare i motivare a
proiectelor de buget;
S-a analizat concordana dintre
fondurile stabilite prin buget i
estimrile din Programul anual
de achiziii;
S-a urmrit dac informaiile
furnizate de acest indicator sunt
utilizate n procesul bugetar
- la definirea indicatorului s-a
avut n vedere realizarea unei
concordane ntre planificarea
strategic i cea anual;
- indicatorul contribuie la
realizarea unei estimri
bugetare corecte;
- indicatorul stimuleaz politica
de achiziii a entitii.
Datele sunt
corecte.
Indicatorul
asigur
msurarea
eficacitii
activitii, poate
fi comparat i
msurat. inta
stabilit pentru
acest indicator
este uor de
realizat i nu
este n limitele
de toleran
acceptate de
buna practic n
domeniu (+/-
10%).
Datele sunt
eficiente, corecte i
furnizate la timp
dpdv al practicii
din cadrul entitii.
Totui,
performana
trebuie analizat
prin comparaie cu
practica n
domeniu.
Obiectiv 2. Coordonare adecvat a deciziilor i aciunilor n scopul reducerii consumului de resurse i obinerii
Ponderea
structurilor care
raporteaz
satisfacia general
cu privire la
Proiectul de buget
Strategia entitii
Politica bugetar a
entitii;
Proiectele de buget
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Execuia bugetar
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Documentele de
fundamentare i
motivare a sumelor
din Proiectul de
buget pentru anii
2011, 2012, 2013;
Planurile de
achiziii aferente
anilor 2011, 2012,
2013;
Informri transmise
de structurile
funcionale din
bugetare;
S-a analiza concordana dintre
fondurile alocate prin buget i
estimrile din Programele
anuale de achiziii;
S-a analizat modul n care
informaiile sunt transmise de
structurile entitii
S-au realizat analize cu privire
la evoluia diferitelor categorii
de cheltuieli bugetare;
S-au realizat analize
comparative ntre previziunile
bugetare iniiale i execuia
bugetar final aferente
perioadei 2011-2013;
Analiza informaiilor din
documentele de fundamentare
i motivare a proiectelor de
buget;
Informaiile
obinute n urma
analizelor
efectuate de
management
permit stabilirea
nivelului n care
intele sunt
realizate.
Datele sunt
corecte, dar
datorit faptului c
procedurile nu
detaliaz termene,
pot apare decalaje
ntre momentul
cnd aceste
informaii sunt
necesare i
momentul cnd se
obin.
35
cadrul entitii;
Procedurile
operaionale i a
procedurile de
sistem
Analiza informaiilor din
referatele de fundamentare a
Programelor anuale de achiziii
pentru perioada 2011-2013;
Testarea a urmrit dac:
- dac la nivelul entitii sunt
efectuate periodic analize cu
privire la valoarea acestui
indicator;
- dac deciziile adoptate n
baza analizelor efectuate
conduc la utilizarea fondurilor
n condiii de economicitate i
eficien;
Gradul n care
creditele bugetare
sunt angajate i
utilizate
Politica bugetar a
entitii;
Proiectele de buget
pentru anii 2011,
2012, 2013, 2014;
Execuia bugetar
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Documentele de
fundamentare i
motivare a sumelor
din Proiectul de
buget pentru anii
2011, 2012, 2013;
Planurile de
achiziii aferente
anilor 2011, 2012,
2013;
Fundamentri ale
necesarului de
achiziii;
Programul anual de
achiziii aferente
anilor 2011, 2012,
2013.
bugetare;
S-a analiza concordana dintre
fondurile alocate prin buget i
estimrile din Programele
anuale de achiziii;
Analiza modului n care
solicitrile structurilor au fost
avute n vedere n momentul
elaborrii bugetului;
Analiza realitii solicitrilor
transmise de structurile
entitii;
Recalcularea indicatorului
pentru diferite categorii de
cheltuieli, aferente perioadei
analizate.
Analizele i
deciziile
managementului
au la baz
informaii
corecte cu
privire la
execuia
bugetar.
Datele sunt corecte
pentru analiza
gradului n care
sunt realizate
intele aferente
indicatorului
analizat.
Totui, nu sunt
suficiente pentru a
stimula
performana n
domeniul
procesului bugetar.
Obiectiv 3. Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii
Obiectiv redefinit: Realizarea unor analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n programele
i proiectele aprobate de conducerea entitii
Numrul de
structuri de la care
sunt solicitate
semestrial
informaii cu
activitii
Politica bugetar a
entitii;
Proiectele de buget
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Execuia bugetar
pentru anii 2011,
2012, 2013;
Documentele de
fundamentare i
motivare a sumelor
din Proiectul de
buget pentru anii
2011, 2012, 2013;
Procedurile de
sistem elaborate,
aprobate i utilizate
n cadrul entitii;
Procedurile
operaionale
Analiza informaiilor din notele
transmise de structurile
entitii;
- informaiile transmise de
structurile entitii sunt
colectate n mod adecvat;
structurile sunt analizate
periodic;
- n urma analizelor efectuate
au fost identificate zonele cu
risc major pentru activitatea de
finanare;
- sunt stabilite msuri pentru
mbuntirea performanei
activitii de finanare a
activitilor entitii;
- msurile stabilite sunt
implementate n mod
Deciziile
manageriale au
la baz date
corecte.
Datele sunt corecte
pentru analiza
modului n care
structurile entitii
sunt implicate n
procesul bugetar.
Totui, pentru a
stimula
performana n
domeniul
procesului bugetar
este necesar s se
analizeze i gradul
de realizare al
solicitrilor primite
de la structurile
entitii.
36
elaborate, aprobate
entitii;
ROF-ul entitii;
Note de informare
primite de la
structurile din
cadrul entitii.
corespunztor;
- sunt efectuate periodic analize
cu privire la valoarea acestui
indicator;
- structurile din cadrul entitii
sunt motivate s transmit
informaii periodic.
Ponderea
structurilor din
cadrul entitii la
nivelul crora
semestrial sunt
efectuate analize i
care furnizeaz
informaii cu
activitilor
Politica bugetar a
entitii;
Procedurile
operaionale
elaborate, aprobate
entitii;
Procedurile de
sistem elaborate,
n cadrul entitii;
Registrul riscurilor;
ROF-ul entitii
Analiza procedurilor utilizate
n cadrul entitii;
Analiza modului n care sunt
stabilite i implementate
aciunile pentru realizarea
strategiei entitii
informaii periodic;
structurile din cadrul entitii
sunt utile managementului n
cadrul procesului bugetar;
- managementul entitii
monitorizeaz evoluia acestui
indicator;
- procedurile din cadrul entitii
permit realizarea unor analize
care s conduc la
mbuntirea performanei
bugetare a entitii.
Analizele i
deciziile
managementului
au la baz
informaii
corecte.
Datele sunt corecte
pentru analiza
gradului n care
sunt realizate
intele aferente
indicatorului
analizat. Totui,
este necesar ca la
nivelul entitii s
fie utilizate
documente de
lucru care s
permit s
centralizeze
informaiile
rezultate n urma
analizelor, iar
conducerea
entitii s poat
emite decizii.
Gradul de acceptare
al propunerilor
transmise de
structurile entitii
Politica bugetar a
entitii;
Procedurile de
sistem elaborate,
n cadrul entitii;
Procedurile
operaionale
elaborate, aprobate
entitii;
Registrul riscurilor;
Situaii transmise
de structurile din
cadrul entitii.

Analiza procedurilor utilizate
n cadrul entitii;
Analiza modului n care sunt
stabilite i implementate
aciunile pentru realizarea
strategiei entitii
propuneri periodic;
- managementul entitii
monitorizeaz evoluia acestui
indicator;
- managementul entitii a
stabilit msuri pentru
mbuntirea nivelului acestui
indicator.
Deciziile
managementului
au la baz
informaii
corecte.
Datele sunt corecte
pentru analiza
modului n care
structurile entitii
sunt implicate n
procesul bugetar.
Totui, pentru a
stimula
performana n
domeniul
procesului bugetar
este necesar
analiza gradului n
care solicitrile
primite de la
structurile entitii
sunt soluionate.

Georgescu Vasile

37

Pregtirea Misiunii Compartimentul de Audit
Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor
Data: 06.02.2014



Obiectivul misiunii Analiza i evaluarea obiectivelor stabilite de entitate pentru
domeniul auditabil
Obiectivul testului Analiza definirii corecte a obiectivelor
Modalitatea de
eantionare
Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din
totalitatea obiectivelor stabilite la nivelul entitii pentru domeniul
auditabil, respectiv 3 obiective.
Descrierea testului Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care au fost avute n
vedere caracteristicile SMART n momentul definirii la nivelul
entitii a obiectivelor specifice domeniului auditabil, prin utilizarea
formularului ,,Evaluarea obiectivelor.
Constatare Obiectivul (1) - Capacitatea entitii de a asigura o planificare
strategic i anual n conformitate cu regulile i principiile bugetare
- este SMART compatibil i respect cerinele i intele propuse de
entitate.
Obiectiv (2)- Coordonare adecvat a deciziilor i aciunilor n scopul
reducerii consumului de resurse i obinerii rezultatelor lunare
estimate - este SMART compatibil i respect cerinele i intele
propuse de entitate.
Obiectiv (3) - Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea
activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de
conducerea entitii- nu este suficient de specific i nu se tie dac este
sau nu raportat la o anume perioad de timp. Obiectivul ar putea fi
formulat ntr-o manier mai SMART- compatibil.
Concluzii Un obiectiv definit de entitate aferent domeniului auditabil nu este
definit cu respectarea de cerinelor SMART.
Obiectivele definite nu acoper n totalitate domeniul auditabil.
Aspectele prezentate n acest test i recomandrile vor fi preluate n
mod direct n Raportul de audit public intern al performanei.
38

Pregtirea Misiunii Compartimentul de Audit
Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor
Data:
06.02.2014



Obiectivul misiunii Analiza i evaluarea indicatorilor de performan
Obiectivul testului Analiza indicatorilor stabilii de entitate din punct de vedere calitativ
i cantitativ i intelor stabilite pentru acetia
Modalitatea de
eantionare
Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din
indicatorii de performan stabilii la nivelul entitii pentru domeniul
auditabil aferent celor 3 obiective, n numr de 8.
Descrierea testului Testarea a constat n analiza indicatorilor de performan ataai celor 3
obiective specifice definite pentru domeniul auditabil, prin utilizarea
unui numr de 7 criterii de evaluare prin folosirea formularului
,,Evaluarea indicatorilor.
Constatare Indicatorii stabilii permit msurarea performanei, ns exist situaii n
care intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz performana.
Exemplificm:
- indicatorul ,, Ponderea n care procedurile de sistem sunt aplicate n
mod corect (%) pentru care s-a stabilit inta 95 % (solicitrile
structurilor entitii prin utilizarea formularelor i la termenele stabilite
din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au
ncadrat n prevederile care au stat la baza elaborrii Proiectului de
buget (%) pentru care s-a stabilit inta 70 % (prevederile care au stat
la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
- indicatorul ,,Ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul
crora semestrial sunt efectuate analize i care furnizeaz informaii
cu privire la finanarea activitilor (%) pentru care s-a stabilit inta
75 % (solicitrile structurile entitii prin utilizarea formularelor i la
termenele stabilite din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au
ncadrat n prevederile care au stat la baza elaborrii Proiectului de
buget (%) pentru care s-a stabilit inta 50 % (prevederile care au stat
la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
Concluzii Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, intele
stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Aspectele prezentate n acest test i recomandrile vor fi preluate n mod
direct n Raportul de audit public intern al performanei.
39

6. Stabilirea ariilor auditabile

Pe baza ntrebrilor principale auditorii interni identific ariile auditabile, care i ghideaz n
activitatea de efectuare a testrilor. Identificarea ariilor auditabile se realizeaz cu ajutorul unui
document formalizat care este prezentat n continuare.

Public Intern
Data: 06.02.2014

ARIA DE CUPRINDERE A AUDITULUI

Nr.
Crt.
ntrebrile la care auditul
trebuie s rspund
Ariile auditabile Observaii
1.1. Identificarea i fundamentarea nevoii de
bunuri i servicii

1.2. Estimarea perioadei de efectuare a
cheltuielilor.

1. Planificarea adecvat a
cheltuielilor cu bunurile
i serviciile
1.3. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile.

2.1. Selectarea furnizorilor de bunuri i
servicii
2. mbuntirea gestiunii
financiare a cheltuielilor
cu bunurile i serviciile
2.2. Soluionarea abaterilor intervenite n
derularea contractelor de furnizare bunuri
i servicii

Georgescu Vasile

40
PREGTIREA MISIUNII Compartimentul Audit Public Intern
Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern

Data: 07.02.2014
Denumire misiune: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile

STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR I IERARHIZAREA RISCURILOR

Criterii de analiza
riscurilor
Nr.
crt.
Obiective Activiti/aciuni Riscurile identificate
PROBABILITATE
(P)
IMPACT
(I)
Punctaj
total
(PT)
Ierarhizarea
riscurilor
Informaiile transmise de structurile
funcionale sunt incomplete i fundamentate
necorespunztor
2 3 6 Ridicat
Transmiterea cu ntrziere a informaiilor de
ctre structurile funcionale din cadrul
entitii
1 2 2 Mic
Identificarea i fundamentarea
nevoii de bunuri i servicii
Situaiile obinute nu sprijin managementul
n adoptarea deciziilor
2 2 4 Mediu
Estimarea eronat a perioadei n care se vor
efectua cheltuielile
1 3 3 Mediu
Estimarea perioadei de
efectuare a cheltuielilor
Analizele comparative efectuate nu susin
realizarea activitilor
2 2 4 Mediu
Estimri eronate cu privire la cheltuielile cu
bunurile i serviciile
2 3 6 Ridicat
Neidentificarea soluiilor care permit
realizarea n condiii de economicitate a
activitilor
1 3 3 Mediu
Cheltuielile cu bunurile i serviciile nu sunt
estimate ntr-o perioad care s permit
previzionarea cheltuielilor entitii.
2 2 4 Mediu
1.

Planificarea
adecvat a
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile
Estimarea cheltuielilor cu

ntrzieri n obinerea trimestrial a 1 3 3 Mediu
41
rezultatelor activitilor
Informaiile eronate existente n baza de date
a entitii nu asigur utilizarea fondurilor n
condiii de economicitate, eficien i
eficacitate
2 3 6 Ridicat
Selectarea furnizorilor de
bunuri i servicii
Atribuirea necorespunztoare a unor
contracte de achiziie
2 2 4 Mediu
Analiza necorespunztoare a abaterilor
identificate
1 3 3 Mediu
Realizarea unor activiti neadecvate pentru
identificarea i analiza cauzelor
2 2 4 Mediu
2. mbuntirea
gestiunii
financiare a
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile
Soluionarea abaterilor
intervenite n derularea
contractelor de furnizare
bunuri i servicii
Implementarea unor soluii neadecvate 2 3 6 Ridicat

Georgescu Vasile

42
Not:
1) Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor - sunt reprezentate de impactul i probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o
scal cu trei niveluri, astfel:

2) Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor presupune:
a) stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitate i impactul riscului, obinut pe baza formulei:
PT = P x I, unde PT punctajul total al riscului
P probabilitate
I impact
b) ierarhizarea riscurilor se realizeaz pe baza punctajelor totale obinute din evaluarea riscului, iar activitile/aciunile auditabile se
mpart n activiti/aciuni cu risc mic, mediu i mare, astfel:
- pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;
- pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;
- pentru PT = 6 sau 9, riscul este mare;
Mare
(3)

S-R
(3)

M-R
(6)
R-R
(9)
Medie
(2)

S-M
(2)

M-M
(4)
R-M
(6)
Mic
(1)
P
R
O
B
A
B
I
L
I
T
A
T
E

S-S
(1)

M-S
(2)
R-S
(3)
IMPACT
Sczut
(1)
Moderat
(2)
Ridicat
(3)
Mic
Mediu
Ridicat
43
PREGTIREA MISIUNII
Compartimentul Audit
Public Intern
Data: 07.02.2014

CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

NTREBRI FORMULATE DA NU

OBSERVAII
Obiectiv 1 Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
1. Identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i servicii
1.1.
Identificarea activitilor care genereaz cheltuieli cu
bunurile i serviciile se realizeaz cu ajutorul unor
documente unitate la nivelul entitii, al cror format este
aprobat prin intermediul unor proceduri?
X

1.2.
La nivelul entitii se realizeaz o analiz periodic a
procedurilor n scopul actualizrii lor?
X

1.3.
Identificarea nevoii de bunuri i servicii la nivelul
structurilor funcionale se realizeaz de persoane cu o
pregtire profesional corespunztoare?
X

1.4.
La nivelul structurilor funcionale este responsabilizat
personalul cu privire la identificarea i fundamentarea
nevoii de bunuri i servicii?
X

1.5.
Planificarea cheltuielilor se realizeaz pe baza unei
analize comparative ntre nevoia identificat i activitile
care urmeaz a se desfura la nivelul structurilor
funcionale?
X

1.6.
La nivelul structurilor funcionale se realizeaz o analiz
cu privire la oportunitatea i impactul activitilor care
genereaz cheltuieli cu bunurile i serviciile?
X

1.7.
Procedurile operaionale menioneaz termenele la care
structurile funcionale trebuie s efectueze raportrile?
X

1.8.
Dotarea tehnic existent la nivelul entitii asigur
transmiterea operativ a informaiilor?
X

1.9.
Personalul responsabil cu transmiterea informaiilor are o
pregtire profesional corespunztoare?
X

1.10 Purttorii de informaii asigur o comunicare adecvat? X
1.11
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile se
realizeaz pe baza analizei solicitrilor transmise de
structurile funcionale din cadrul entitii?
X

1.12
Analiza solicitrilor transmise se realizeaz n cadrul
unor edine de lucru?
X

1.13
La edinele de lucru au fost reprezentate toate structurile
din cadrul entitii?
X

1.14
Persoanele participante la grupul de lucru au o pregtire
X

1.15
Informaiile colectate cu ocazia derulrii edinelor de
lucru sunt prelucrate de persoane cu o pregtire
profesional corespunztoare i care au responsabilitii n
X

44
acest sens?
1.16
Rezultatele activitii de prelucrarea a informaiilor sunt
aduse la cunotin tutor structurilor din cadrul entitii?
X

1.17
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile are la
baz o analiz a activitilor viitoare derulate n cadrul
entitii?
X

1.18
Structurile funcionale din cadrul entitii au transmis
punctul lor de vedere cu privire la concordana dintre
cheltuielile cu bunurile i serviciile estimate i activitile
viitoare derulate n cadrul entitii?
X

2. Estimarea perioadei de efectuare a cheltuielilor
2.1. La nivelul entitii exist o procedur de sistem care s
permit colectarea informaiilor cu privire la nevoia de
bunuri i servicii care trebuie achiziionate?
X

2.2. n cadrul procedurii sunt stabilite termenele clare cu
privire la transmiterea, colectarea i prelucrarea
informaiilor primite de la structurile funcionale din
cadrul entitii?
X

2.3. Formularele prevzute n cadrul procedurii, permit
structurilor funcionale s transmit informaii cu privire la
perioada n care trebuie efectuate cheltuielile?
X

2.4. Rezultatele activitii de prelucrare, a informaiilor
transmise de structurile funcionale, sunt aduse la
cunotin factorilor cu atribuii de conducere din cadrul
entitii?
X

2.5. Periodic, n funcie de stadiul de realizare al activitilor
structurile funcionale informeaz cu privire la modificarea
unor perioade de efectuare a cheltuielilor?
X

2.6. Solicitrile de modificare a perioadei de efectuare a
cheltuielilor sunt colectate, prelucrate i analizate de
persoane care au responsabiliti n domeniu si o pregtire
X

2.7. Modificarea calendarului de efectuare a cheltuielilor cu
bunurile se efectueaz prin consultarea tuturor structurilor
X

2.8. Calendarul actualizat de efectuare a cheltuielilor cu
bunurile i serviciile este adus la cunotin tuturor
structurilor funcionale din cadrul entitii?
X

2.9. Planificarea perioadei de efectuare a cheltuielilor are la
baz o analiz a duratei pe care o implic derularea
procedurii de achiziie?
X

2.10. Analiza este efectuat de persoane care au o pregtire
profesional corespunztoare n domeniu?
X

2.11. Persoanele care au efectuat analiza au stabilite prin fia
postului responsabiliti n domeniu?
X

2.12. Exist o procedur la nivelul entitii pentru elaborarea
Programului anual al achiziiilor publice?
X

2.13. Anterior definitivrii Programului anual de achiziii
publice sunt organizate workshopu-uri care au ca tem
analiza proiectului acestui document?
X

2.14. La workshop-uri particip reprezentani ai structurilor a
cror activitate genereaz cheltuieli cu bunurile i
X

45
serviciile?
2.15. Reprezentanii structurilor funcionale transmit informri
periodice cu privire la necesitatea actualizrii Programului
anual al achiziiilor publice referitor la perioada de
achiziie a unor bunuri i servicii?
X

2.15. Solicitrile structurilor funcionale sunt analizate anterior
actualizrii Programului anual al achiziiilor publice?
X

.
3. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
3.1.
Procedura de elaborare a Programului anual al achiziiilor
publice menioneaz modalitatea de culegere i prelucrare
a informaiilor referitoare la oferta furnizorilor de bunuri i
servicii?
X

3.2.
La nivelul entitii exist o baz de date care s conin
informaii cu privire la furnizorii de bunuri i servicii?
X

3.3.
Exist o persoan responsabil cu activitatea de culegere
i prelucrare a informaiilor referitoare la oferta
furnizorilor de bunuri i servicii?
X

3.4.
Persoanele responsabile cu activitatea de culegere i
prelucrare a informaiilor referitoare la furnizorii de bunuri
i servicii au o pregtire profesional corespunztoare?
X

3.5.
Persoanelor responsabile cu culegerea i prelucrarea
informaiilor referitoare la furnizorii de bunuri i servicii li
s-a asigurat o dotare tehnic corespunztoare activitii pe
care o desfoar?
X

3.6.
Sunt stabilite criterii pe baza crora s fie analizate
informaiile cu privire la oferta furnizorilor de bunuri i
servicii?
X

3.7.
Persoanele care efectueaz analiza informaiilor cu
privire la oferta de bunuri i servicii au o pregtire
X

3.8.
Sunt efectuate informri periodice ctre management cu
privire la rezultatele activitii de analiz a ofertei
furnizorilor de bunuri i servicii?
X

3.9.
Exist o baz de date la nivelul entitii care s conin
informaii cu privire la evoluia n timp a diferitelor
categorii de cheltuieli cu bunuri i servicii?
X

3.10.
n momentul evalurii cheltuielilor poteniale cu bunurile
i serviciile se ia n considerare evoluia indicelui inflaiei?
X

3.11.
n momentul evalurii a cheltuielilor poteniale cu bunuri
i serviciile se ia n considerare progresul tehnic?
X

3.12.
Pentru evaluarea cheltuielilor poteniale cu bunurile i
serviciile este responsabilizat personalul entitii prin fia
postului?
X

3.13.
Personalul responsabil cu evaluarea cheltuielilor
poteniale cu bunuri i servicii are o pregtire profesional
corespunztoare?
X

3.14.
Exist un document de lucru formalizat care s permit
efectuarea unei analize comparative cu privire la
cheltuielile pe care le implic utilizarea unor modaliti
diferite de achiziie a bunurilor i serviciilor?
X

3.15.
Exist o aplicaie informatic care sprijin activitatea de
estimare a cheltuielilor poteniale cu bunurile i serviciile?
X

46
3.16.
Exist un document formalizat pe baza cruia se
realizeaz estimarea cheltuielilor poteniale cu bunurile i
serviciile?
X

3.17.
Documentul formalizat conine informaii cu privire la
toate componentele care pot fi cuprinse n valoare de
intrare a unui bun?
X

3.18.
Documentul formalizat permite analiza comparativ a
dou sau mai multe bunuri/servicii de acelai fel d.p.d.v. al
preului/tarifului i standarde de calitate?
X

3.19.
Valoarea estimat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
este stabilit pe baza unei analize comparative?
X

3.20 Dac da, analiza este efectuat cu ocazia unor workshop-
uri la care particip persoane cu experien n diferite
domenii care au cunotin despre caracteristicile tehnice
ale bunurilor i serviciilor care urmeaz a fi achiziionate?
X

3.21. La nivelul entitii exist o procedur care s sprijine
DFC n activitatea de elaborarea i actualizare a bugetului
X

3.22. La nivelul entitii exist o procedur care s sprijine
DGAPA n activitatea de elaborarea i actualizare a
Programului anual al achiziiilor publice?
X

3.23. Exist o corelaie ntre perioadele de realizare a
activitilor stabilite prin procedura de elaborare i
actualizare a bugetului i procedura de elaborare i
actualizare a Programului anual al achiziiilor publice?
X

3.24. Sunt efectuate periodic analize cu privire la gardul de
realizare a activitilor?
X

3.25. Printre cauzele care au avut ca efect nerealizarea
activitilor, au fost identificate unele i cauze care au
legtur cu activitatea de planificare bugetar?
X

3.26. Dac da, aceste aspecte au fot avute n vedere n
momentul realizrii actualizrii bugetare sau la
planificarea bugetar a anului viitor?
X

3.27. La nivelul entitii se realizeaz o bugetare pe programe
i subprograme n cadrul structurilor funcionale?
X

3.28 La nivelul structurilor funcionale ale entitii sunt
realizate periodic analize cu privire la gradul de realizare a
activitilor?
X

3.29. Dac da, structurile funcionale raporteaz satisfacia cu
privire la gradul n care fondurile alocate asigur realizarea
activitilor?
X

3.30. Rezultatele informrilor efectuate de structurile entitii
sunt colectate, prelucrate i ulterior analizate n cadrul
unor workshop-uri?
X

3.31. Rezultatele acestor analize sunt reflectate n activitatea de
actualizare a bugetului?
X

3.32. Sunt stabilii indicatori de performan care s msoare
performana previziunilor bugetare?
X

Obiectiv 2 mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
1. Selectarea furnizorilor de bunuri i servicii
1.1. La nivelul entitii exist o procedur/proceduri pentru
elaborarea documentaiei de atribuire a contractelor de
achiziie?
X

1.2. Dac da, prin procedur este stabilit clar modul de X
47
colaborare ntre personalul din cadrul DGAPA i
personalul de specialitate din cadrul structurilor
funcionale?
1.3. n momentul elaborrii documentaiei pentru ofertani
este implicat personalul de specialitate din cadrul
structurilor funcionale, n sensul elaborrii
,,Specificaiilor tehnice?
X

1.4. Definitivarea documentaiei pentru ofertani se face n
cadrul unor workshop-uri la care participa personalul din
cadrul structurilor de specialitate din cadrul entitii?
X

1.5. La nivelul entitii sunt efectuate analize periodice cu
privire la activitatea comisiilor care elaboreaz
documentaia pentru ofertani?
X

1.6. La nivelul entitii sunt efectuate periodic analize cu
privire la activitatea comisiilor de evaluare a ofertelor?
X

1.7. La nivelul entitii sunt analizate cauzele care au condus
la anularea documentaiei pentru ofertani?
X

1.8. La nivelul entitii sunt efectuate analize cu privire la
cauzele care au condus la anularea deciziilor comisiilor de
evaluare a ofertelor?
X

1.9. Condiiile de derulare a contractelor de achiziie sunt
cunoscute de toi factorii implicai din cadrul entitii?
X

1.10. La nivelul entitii sunt efectuate periodic analize cu
privire la stadiul de derulare a contractelor de achiziie?
X

1.11 Sunt prezentate periodic informri ctre managementul
entitii cu privire la cauzele care au condus la abateri n
derularea contractelor?
X

1.12. Sunt utilizai indicatori de performan pentru
monitorizarea contractelor derulate?
X

1.13. La nivelul entitii au fost organizate programe de
formare profesional care au ca tem ,,achiziiile publice,
la care s participe persoane din cadrul tuturor structurilor
funcionale?
X

2. Soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor de furnizare bunuri i
servicii
2.1. Exist persoane responsabile la nivelul structurilor
funcionale cu derularea contractelor de achiziie?
X

2.2. Exist o procedur prin care se stabilete modalitatea de
transmitere a informaiilor cu privire la abateri, la
persoanele cu atribuii de conducere din cadrul structurilor
funcionale?
X

2.3. Abaterile identificate, sunt analizate n cadrul unor
edine de lucru la care particip reprezentanii tuturor
structurilor implicate n derularea contractului?
X

2.4. Cu ocazia edinelor de lucru sunt identificate cauzele
care au condus la apariia baterilor?
X

2.5. Cu ocazia edinelor de lucru este identificat/estimat
impactul financiar al acestor abateri?
X

2.6. Procedura de lucru conine un document formalizat prin
intermediul cruia s se transmit ctre toi factorii
implicai modalitatea de soluionare a abaterilor?
X

2.7. Este monitorizat activitatea de implementare a unor X
48
instrumente de control stabilite pentru eliminarea
abaterilor?
2.8. La nivelul fiecrei structuri funcionale sunt stabilite
responsabiliti cu privire la identificare cauzelor care au
determinat abateri?
X

2.9. Personalul responsabil din cadrul structurilor funcionale
are o pregtire profesional corespunztoare pentru a
identifica cauzele care au determinat abaterile?
X

2.10. Personalului responsabil din cadrul structurilor
funcionale i este asigurat dotarea tehnic necesar
pentru identificarea cauzelor care au determinat abaterile i
cuantificarea efectelor?
X

2.11. La nivelul entitii este asigurat un sistem de comunicare
adecvat, care s permit persoanelor responsabile s
transmit ctre management cauzele identificate i
efectele?
X

2.12. Aciunile stabilite pentru eliminarea cauzelor au la baz o
analiz a activitilor derulate n cadrul entitii?
X

2.13. La nivelul structurilor funcionale sunt analizate efectele
implementrii soluiilor adoptate?
X

2.14. Personalul cu atribuii de conducere este informat cu
privire la efectele implementrii soluiilor adoptate?
X

2.15. Sunt stabilite msuri suplimentare pentru soluionarea
problemelor, dup caz?
X

2.16. Exist o procedur la nivelul entitii prin intermediul
creia se asigur transmiterea informaiilor ntre structurile
funcionale?
X

2.17. La nivelul structurilor funcionale sunt stabilii indicatori
pentru msurarea performanelor cheltuielilor cu bunurile
i serviciile?
X

2.18. Personalul din cadrul structurilor funcionale este
responsabilizat cu privire la monitorizarea gradului de
realizare al obiectivelor?
X

Georgescu Vasile
49
PREGTIREA MISIUNII Compartimentul Audit Public Intern

Data: 10.02.2014

EVALUAREA INIIAL A CONTROLULUI INTERN I STABILIREA OBIECTIVELOR DE AUDIT

NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
CONTROALE INTERNE EXISTENTE CONTROALE INTERNE ATEPTATE
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
1.

.
Planificarea
adecvat a
cheltuielilor
cu bunurile
i serviciile

1.1.
Identificarea
i
fundamentare
a nevoii de
bunuri i
servicii
1.1.1
Informaiile
transmise de
structurile
funcionale sunt
incomplete i
fundamentate
necorespunztor
Ridicat
1) procedur de sistem prin intermediul
crora sunt formalizate documentele
utilizate pentru identificarea
activitilor care genereaz cheltuieli cu
2) analize semestriale la nivelul
compartimentelor funcionale cu privire
la cheltuielile cu bunurile i serviciile;
3) stabilirea responsabilitilor prin
fiele posturilor;
4) existena unor termene clare cu
privire la raportri, stabilite prin
proceduri.
1) procedur de sistem prin
intermediul crora sunt formalizate
documentele utilizate pentru
identificarea activitilor care
genereaz cheltuieli cu bunurile i
serviciile;
2) analiza anual a procedurilor de
sistem cu scopul actualizrii
acestora;
3) organizarea anuala a unui seminar
care are ca tem ,,procesul bugetar
la care s participe persoane din toate
structurile funcionale;
4) stabilirea anual a sarcinilor i
obiectivelor individuale prin Fiele
posturilor i Rapoartele anuale de
evaluare a performanelor
profesionale;
5) analize semestriale la nivelul
compartimentelor funcionale cu
privire la cheltuielile cu bunurile i
serviciile;
PARIAL
CONFORM
DA
50
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
proceduri;
7) existena unei reele proprii de
intranet;
8) existena unei platforme on-line la
nivelul entitii, pe care s fie stocate
informaii cu privire la procedurile
operaionale i care s permit
accesul personalului din cadrul
entitii pe baza unei parole de acces;
9) asigurarea unei pregtiri
profesionale corespunztoare a
personalului n domeniul
comunicrii.
1.1.2 Situaiile
obinute nu
sprijin
managementul n
adoptarea
deciziilor
Mediu
1) identificarea informaiilor minime
necesare care trebuie coninute de
Situaiile centralizatoare cu ajutorul
unor Check-listuri;
2) analize anuale cu privire la aciunile
care implic cheltuieli cu bunurile i
serviciile;
3) organizarea unor programe de
pregtire profesional cu scopul
asigurrii personalului o pregtire
profesional corespunztoare;
4) analiza comparativ a informaiilor
primite de la structurile entitii,
respectiv realizarea unei analize ntre
activitile preconizate a se realiza anul
urmtor i activitile desfurate n
anul curent.

1) identificarea informaiilor minime
necesare care trebuie coninute de
Situaiile centralizatoare cu ajutorul
unor Check-listuri;
2) realizarea unei analize periodice
cu privire la necesarul de aciuni
serviciile, n cadrul unor edine de
lucru n care s fie reprezentate toate
pregtire profesional cu scopul
asigurrii personalului o pregtire
profesional corespunztoare;
4) existena unui sistem newsletter la
nivelul entitii prin intermediul
cruia personalul este informat
periodic cu privire la deciziile i
soluiile adoptate de managementul
entitii;
5) existena unei aplicaii informatice
care s asigure furnizarea i
PARIAL
CONFORM
DA
51
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
colectarea unor informaii complete
i fundamentate;
6) existena unui obiectiv specific
care s ndeplineasc caracteristicile
SMART;
7) analiza comparativ a
informaiilor primite de la structurile
entitii, respectiv realizarea unei
analize ntre activitile preconizate a
se realiza anul urmtor i
activitile desfurate n anul curent.
1.2. Estimarea
perioadei de
efectuare a
cheltuielilor
1.2.1 Estimarea
eronat a
perioadei n care
se vor efectua
cheltuielile
Mediu
1) existena unei proceduri de sistem;
proceduri;
3) existena unui document formalizat
care s fac referire la informaiile
minime necesare care trebuie furnizate,
n cazul n care raportarea se face
manual;
care s asigure furnizarea i colectarea
unor informaii complete i
fundamentate;
5) responsabilizarea personalului prin
stabilirea de sarcini prin Fia postului;
6) planificarea activitii n scopul
identificrii cauzelor care au determinat
abaterile;
7) asigurarea unei pregtiri profesionale
corespunztoare personalului
responsabil;
8) realizarea unei analize periodice cu
privire la stadiul de realizare al
obiectivelor.
1) existena unei proceduri de sistem;
proceduri;
3) existena unui document
formalizat care s fac referire la
informaiile minime necesare care
trebuie furnizate, n cazul n care
raportarea se face manual;
care s asigure furnizarea i
colectarea unor informaii complete
i fundamentate;
5) responsabilizarea personalului
prin stabilirea de sarcini prin Fia
postului;
identificrii cauzelor care au
determinat abaterile;
profesionale corespunztoare
personalului responsabil;
cu privire la stadiul de realizare al
CONFORM
NU
52
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
9) supervizarea activitii. obiectivelor.
9) supervizarea activitii.
1.2.2. Analizele
comparative
efectuate nu
susin realizarea
activitilor
Mediu
1) realizarea unei analize cu privire la
perioada pe care o implic derularea
procedurilor de achiziie.
2) pregtire profesional
corespunztoare a personalului ;
stabilirea unor atribuii n Fia postului;
4) procedur de sistem;
5) organizarea unor grupuri de lucru
pentru identificarea abaterilor i
cauzelor care le-au generat, la care s
participe reprezentani ai structurilor a
cror activitate genereaz cheltuieli cu
6) evaluarea periodic a gradului de
realizare a indicatorilor bugetari i a
programului anual al achiziiilor
publice;
7) analize periodice cu privire la
necesarul de aciuni care implic
cheltuieli cu bunurile i serviciile, n
cadrul unor edine de lucru n care s
fie reprezentate toate structurile
funcionale.
1) realizarea unei analize cu privire
la perioada pe care o implic
derularea procedurilor de achiziie.
2) pregtire profesional
corespunztoare a personalului ;
prin stabilirea unor atribuii n Fia
postului;
4) procedur de sistem;
pentru identificarea abaterilor i
cauzelor care le-au generat, la care s
participe reprezentani ai structurilor
a cror activitate genereaz cheltuieli
cu bunurile i serviciile;
6) evaluarea periodic a gradului de
realizarea a indicatorilor bugetari i a
programului anual al achiziiilor
publice;
7) analize periodice cu privire la
necesarul de aciuni care implic
cheltuieli cu bunurile i serviciile, n
cadrul unor edine de lucru n care
s fie reprezentate toate structurile
funcionale.
CONFORM NU
1.3. Estimarea
cheltuielilor
cu bunurile i
serviciile

1.3.1 Estimri
eronate cu
privire la
cheltuielile cu
bunurile i
serviciile
Ridicat
1) stabilirea unor proceduri de culegere
i prelucrare a informaiilor referitoare
la oferta furnizorilor de bunuri i
servicii , prin intermediul unor
proceduri de sistem;
2) baz de date cu furnizorii de bunuri i
servicii;
1) stabilirea unor proceduri de
culegere i prelucrare a informaiilor
referitoare la oferta furnizorilor de
bunuri i servicii , prin intermediul
unor proceduri de sistem;
2) actualizarea periodic a bazei de
date care conine informaii cu
privire la furnizorii de bunuri i
PARIAL
CONFORM
DA
53
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
responsabil;

servicii;
postului;
5) asigurarea unei dotri
corespunztoare, pentru personalul
cu atribuii n domeniu;
6) existena unor criterii de analiz a
informaiilor, formalizate ntr-un
document la nivelul entitii, care
este adus la cunotin tuturor
structurilor;
profesionale corespunztoare
personalului responsabil;
8) coordonarea activitilor de ctre
eful de serviciu concretizat n
aprobarea Notelor de informare.

1.3.2
Neidentificarea
soluiilor care
permit realizarea
n condiii de
economicitate a
activitilor
Mediu
1) baz de date care conine informaii
cu privire la furnizorii de bunuri i
servicii;
responsabil;
4) existena unor relaii de colaborare;
5) existena unui document formalizat
care s fac referire la informaiile
minime necesare care trebuie furnizate,
n cazul n care raportarea se face
manual.

privire la furnizorii de bunuri i
servicii;
privire la indicele inflaiei;
3) stabilirea unui criteriu de
actualizare periodic a informaiilor
cu privire la preurile/tarifele
utilizate pe pia
4) analiza periodic a informaiilor
furnizate de site-uri i realizarea de
informri ctre management;
PARIAL
CONFORM
DA
54
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
postului;
6) organizarea de cursuri de pregtire
profesional n domeniile finane
publice, contabilitate, achiziii
publice i TIC pentru personalul din
cadrul entitii;
7) existena unei conexiuni la
internet prin intermediul reelei
proprii a entitii;
8) existena unor relaii de
colaborare;
prin intermediul creia se face
raportarea;
10) existena unui document
formalizat care s fac referire la
informaiile minime necesare care
trebuie furnizate, n cazul n care
raportarea se face manual;
11) organizarea unor grupuri de
lucru pentru estimarea cheltuielilor
cu bunurile i serviciile.
1.3.3 Cheltuielile
cu bunurile i
serviciile nu sunt
estimate ntr-o
perioad care s
permit
previzionarea
cheltuielilor
entitii.
Mediu
1) procedur de sistem privind
elaborarea i actualizarea bugetului
elaborarea PAAP.

elaborarea i actualizarea bugetului
elaborarea PAAP;
cu privire la necesarul de aciuni
serviciile, n cadrul unor edine de
lucru n care s fie reprezentate toate
identificrii cauzelor care au
PARIAL
CONFORM
DA
55
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
determinat abaterile.
5) analiza periodic a gradului de
implementare a aciunilor stabilite
pentru eliminarea abaterilor i a
cauzelor acestora.
1.3.4 ntrzieri
n obinerea
trimestrial a
rezultatelor
activitilor
Mediu
execuie a bugetului la nivelul entitii;
2) organizarea unor grupuri de lucru n
cadrul crora s se analizeze gradul n
care fondurile alocate asigur realizarea
activitilor;
3) realizarea unor rectificri bugetare
avnd n vedere rezultatele analizelor;
1) repartizarea buget la nivelul
fiecrei structuri funcionale;
execuie a bugetului la nivelul
fiecrei structuri funcionale;
3) stabilirea unor indicatori de
performan la nivelul fiecrei
structuri funcionale care s permit
o analiz comparativ ntre stadiul de
realizare a activitilor planificate i
stadiul de efectuare a cheltuielilor;
4) organizarea semestrial a unor
grupuri de lucru n cadrul crora s
se analizez gradul n care fondurile
alocate asigur realizarea
activitilor;
5) realizarea unor rectificri bugetare
avnd n vedere rezultatele
analizelor;
6) stabilirea unor indicatori bugetari
acre s msoare performana
previziunilor bugetare.
PARIAL
CONFORM
DA
2.
mbuntire
a gestiunii
financiare a
cheltuielilor
cu bunurile
i serviciile

2.1. Selectarea
furnizorilor de
bunuri i
servicii
2.1.1
Informaiile
eronate existente
n baza de date a
entitii nu
asigur utilizarea
fondurilor n
condiii de
Ridicat
1) existena unor proceduri operaionale
pentru desfurarea activitii de
achiziie public;

1) existena unor proceduri
operaionale pentru desfurarea
activitii de achiziie public;
2) stabilirea prin intermediul
procedurilor unor relaii de
colaborare ntre personalul de
specialitate din cadrul structurilor
entitii;
PARIAL
CONFORM
DA
56
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
economicitate,
eficien i
eficacitate
postului;
pentru definitivarea documentaiei
pentru ofertani.
2.1.2 Atribuirea
necorespunztoa
re a unor
contracte de
achiziie
Mediu
1) existena unui sistem la nivelul
entitii prin intermediul cruia
persoanele responsabile sunt informate
periodic cu privire la condiiile de
derulare a contractelor de achiziie;
2) analiza semestrial a stadiului de
derulare a unor contracte de achiziie
public pe baza unor criterii stabilite i
actualizate periodic n funcie de
necesiti;
formare profesional avnd ca tema
,,achiziiile publice la care s participe
persoane din cadrul tuturor structurilor
funcionale.

1) analiza semestrial a activitii
comisiilor care elaboreaz
documentaia pentru ofertani;
2) analiza semestrial a activitii
comisiilor de evaluare a ofertelor pe
baza unor criterii de performan
stabilite;
3) analiza semestrial a cauzelor care
au condus la ntrzieri n atribuirea i
derularea unor contracte de achiziie
public;
4) existena unui sistem la nivelul
entitii prin intermediul cruia
persoanele responsabile sunt
informate periodic cu privire cu
privire la condiiile de derulare a
contractelor de achiziie;
5) analiza semestrial a stadiului de
derulare a unor contracte de achiziie
public pe baza unor criterii stabilite
i actualizate periodic n funcie de
necesiti;
6) informarea periodic a
managementului cu privire la stadiul
de derulare a contractelor de
achiziie;
7) monitorizarea performanei
contractelor derulate cu ajutorul unor
indicatori de performan;
PARIAL
CONFORM
DA
57
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
formare profesional avnd ca tema
,,achiziiile publice la care s
participe persoane din cadrul tuturor
structurilor funcionale.
2.2
Soluionarea
abaterilor
intervenite n
derularea
contractelor
de furnizare
bunuri i
servicii

2.2.1 Analiza
necorespunztoa
re a abaterilor
identificate
Mediu
1) modalitatea de transmitere a
informaiilor cu privire la abateri este
prezentat n cadrul unei proceduri
operaionale;
2) formalizarea unor documente prin
intermediul procedurii operaionale;
3) organizarea unor grupuri de lucru la
care particip reprezentani ai tuturor
structurilor pentru analiza abaterilor
identificate, identificarea cauzelor i
estimarea impactului financiar;

profesionale;
2) modalitatea de transmitere a
informaiilor cu privire la abateri este
prezentat n cadrul unei proceduri
operaionale;
3) formalizarea unor documente prin
intermediul procedurii operaionale;
4) organizarea trimestrial a unor
grupuri de lucru la care particip
reprezentani ai tuturor structurilor
pentru analiza abaterilor identificate,
identificarea cauzelor i estimarea
impactului financiar;
5) utilizarea unor indicatori de pentru
evaluarea aciunilor de control
stabilite pentru eliminarea abaterilor;
6) analiz trimestrial a stadiului de
implementarea a aciunilor de control
stabilite pentru eliminarea abaterilor;
7) diseminarea principalelor
probleme abordate n edinele cu
managementul;
8) implementarea la nivelul entitii
a sistemului de control managerial
PO ,,Managementul riscului.
9) existena la nivelul entitii a unui
PARIAL
CONFORM
DA
58
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
sistem de intranet care asigur
comunicarea ntre personalul entitii
prin email.
2.2.2 Realizarea
unor activiti
neadecvate
pentru
identificarea i
analiza cauzelor
Mediu
profesionale;
2) organizarea de cursuri de pregtire
profesional n domeniile finane
publice, contabilitate, achiziii
publice i TIC pentru personalul din
cadrul entitii;
3) asigurarea unor resurse tehnice
adecvate pentru gestionarea bazelor
de date.
4) existena unei conexiuni la
internet prin intermediul reelei
proprii a entitii.
5) analiza trimestrial a informaiilor
furnizate de site-uri i realizarea de
informri ctre management;
6) analiza periodic a stadiului de
realizare a activitilor planificate.
PARIAL
CONFORM
DA
2.2.3
Implementarea
unor soluii
neadecvate
Ridicat
transmiterea informaiilor;
4) informarea managementului cu
privire la stadiul de implementare a
soluiilor adoptate;
1) evaluarea trimestrial a
rezultatului implementrii soluiilor
adoptate;
2) informarea trimestrial a
managementului cu privire la stadiul
de implementare a soluiilor
adoptate;
PARIAL
CONFORM
DA
59
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE

IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
identificarea cauzelor i stabilirea unor
msuri suplimentare pentru soluionarea
problemelor;

identificarea cauzelor i stabilirea
unor msuri suplimentare pentru
soluionarea problemelor;
5) existena la nivelul entitii a unui
sistem de intranet care asigur
comunicarea ntre personalul entitii
prin email;
6) stabilirea unor indicatori privind
msurarea performanei cheltuielilor
cu bunurile i serviciile;
profesionale;

60
Concluzii:
Pe baza analizei riscurilor au fost selectate pentru auditare urmtoarele obiective:

NR.
CRT.
OBIECTIVE ACTIVITI/ACIUNI RISCURILE IDENTIFICATE
Informaiile transmise de structurile funcionale sunt incomplete i
fundamentate necorespunztor
Identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i
servicii
Situaiile obinute nu sprijin managementul n adoptarea
deciziilor
Estimri eronate cu privire la cheltuielile cu bunurile i serviciile
Neidentificarea soluiilor care permit realizarea n condiii de
economicitate a activitilor
Cheltuielile cu bunurile i serviciile nu sunt estimate ntr-o
perioad care s permit previzionarea cheltuielilor entitii.
1.
Planificarea adecvat a cheltuielilor cu

Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
ntrzieri n obinerea trimestrial a a rezultatelor activitilor
Informaii eronate existente n baza de date a entitii nu asigur
utilizarea fondurilor n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate
Selectarea furnizorilor de bunuri i servicii
Atribuirea necorespunztoare a unor contracte de achiziie
Analiza necorespunztoare a abaterilor identificate
Realizarea unor activiti neadecvate pentru identificarea i analiza
cauzelor
2.
mbuntirea gestiunii financiare a
cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Soluionarea abaterilor intervenite n derularea
contractelor de furnizare bunuri i servicii
Implementarea unor soluii neadecvate

Georgescu Vasile

61
PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT Compartimentul Audit Public
Intern
Elaborarea programului misiunii de audit public intern al
performanei

Data: 10.02.2014
Aprobat de : Nicolaescu Constantin ef Compartiment de Audit Public Intern

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI

OBIECTIVE ACTIVITI/ACIUNI Tipul testrii
Durata
(ore)
Auditorii interni
Locul de
desfurar
e
Misiunea privind audit public intern al performanei: 368
I. Pregtirea misiunii : 130
1. ntocmirea si
aprobarea Ordinului
de serviciu

4
Nicolaescu
Constantin Popescu
Ion Georgescu
Vasile
Sediu
CAPI
2. ntocmirea si
validarea
Declaraiilor de
independen

6
Nicolaescu
Constantin Popescu
Ion Georgescu
Vasile
Sediu
CAPI
3. Pregtirea i
transmiterea
Notificrii pentru
declanarea misiunii
de audit public
intern al
performan

4
Nicolaescu
Constantin Popescu
Ion Georgescu
Vasile
Sediu
CAPI
4. Deschiderea
misiunii de audit
public intern al
performanei

4
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
5. Constituirea i
actualizarea dosarului
permanent

12
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
6. Prelucrarea i
documentarea
informaiilor

20
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
10. Evaluarea
riscurilor

36
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
11. Evaluarea
controlului intern

20
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI

13. Elaborarea
Programului misiunii
de audit public intern
al performanei

24
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
II. Intervenia la fata locului: 156
Obiectiv 1:
Planificarea
adecvat a
cheltuielilor cu
bunurile i
1.1 Nevoia de bunuri
i servicii este
identificat i
fundamentat n
raport cu activitile
Analiza economicitii utilizrii
fondurilor
pentru finanarea cheltuielilor cu
serviciile de consultan
32 Nicolaescu
Constantin
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
62
Durata
(ore)
Auditorii interni
Locul de
desfurar
e
derulate n cadrul
entitii
serviciile

1.2. Estimarea
cheltuielilor cu
bunurilor i
serviciilor urmrete
realizarea calitativ a
activitilor i
reducerea costurilor
Analiza modului n care au fost
avute n vedere principiile de
economicitate i eficacitate a
utilizrii fondurilor pentru
finanarea cu serviciile de reparaii
i formare profesional
32
Nicolaescu
Constantin
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
2.1. Selectarea
corespunztoare a
furnizorilor de bunuri
i servicii
- Analiza concordanei dintre
perioada planificat pentru
atribuirea contractului i perioada
n care s-a atribuit contractul.
- Analiza concordanei dintre
caracteristicile tehnice ale
bunurilor menionate n cartea
tehnic a echipamentelor i cele
solicitate prin documentaia pentru
ofertani;
- Examinarea modului n care
entitatea s-a asigurat cu privire la
calitatea bunurilor i serviciilor
care sunt achiziionate.
32
Nicolaescu
Constantin
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
Obiectivul 2:
mbuntirea
gestiunii
financiare a
cheltuielilor cu
bunurile i
serviciile
2.2. Identificarea,
analiza i
soluionarea
abaterilor intervenite
n derularea
contractelor de
furnizare a
bunurilor/serviciilor

- Analiza evoluiei cheltuielilor cu
reparaiile auto finanate din
bugetul entitii;
- Analiza gradului de utilizare a
autoturismelor din parcul auto al
entitii;
- Examinarea modului n care au
fost analizate cauzele care au
determinat scoaterea temporar
din uz a autoturismelor din parcul
auto al entitii.
- Examinarea modului n care a
fost asigurat funcionalitatea
autoturismelor din parcul auto al
entitii.
32
Nicolaescu
Constantin
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
Revizuirea
documentelor i
constituirea dosarelor
de audit intern

20
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI

edina de nchidere

8
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
III. Raportarea rezultatelor misiunii 56
Elaborarea
Proiectului
raportului misiunii de
performanei

28
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
Transmiterea
Proiectului
raportului misiunii de
performanei

2 Popescu Ion
Sediu
CAPI

Reuniunea de
conciliere

8
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
63
Durata
(ore)
Auditorii interni
Locul de
desfurar
e
Elaborarea
Raportului misiunii
de audit public intern
al performanei

16
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
Difuzarea Raportului
misiunii de audit
public intern al
performanei

2 Popescu Ion
Sediu
CAPI
IV. Urmrirea recomandrilor: 16
Urmrirea
recomandrilor
Elaborarea Fiei de
urmrire a
implementrii
recomandrilor

16 Popescu Ion
Sediu
CAPI

64

Test Nr. 1.1

INTERVENIA LA FAA LOCULUI Compartimentul de Audit
Public Intern
Colectarea i analiza probelor de audit
Data:14.02.2014
Document redactat de: Popescu Ion/ Georgescu Vasile auditor intern
Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului
Nevoia de bunuri i servicii este identificat i fundamentat n raport cu
activitile derulate n cadrul entitii
Modalitatea
de eantionare
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de
prestri de servicii care au avut ca obiect consultana juridic, atribuite n perioada
01.01.2011 31.12.2013 i pentru care au fost previzionate i utilizate fonduri ,dup caz,
pentru finanarea cheltuielilor de la de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.12
Consultan i expertiz n sum de 296.055 lei.
Eantionul pentru evaluarea modului n care nevoia de bunuri i servicii este
identificat i fundamentat este alctuit din 4 contracte ceea ce reprezint 45% din
valoarea contractelor de asisten juridic atribuite n perioada 01.01.2011 31.12.2013,
respectiv 133.224,53 lei, n baza (Foii de lucru nr. 1.1.1).
Metoda de eantionare: eantionare stratificat const n fracionarea populaiei
totale n straturi, respectiv subcolectiviti n funcie de dimensiuni i constituirea de
eantioane mari pentru straturile cu valori mari.
Descrierea
testului
Efectuarea testrii a presupus analiza economicitii utilizrii fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu serviciile de consultan juridic. Analiza a presupus
parcurgerea mai multor etape dup cum urmeaz:
- etapa 1: Analiza atribuiilor Direciei Generale Juridice n scopul de a se asigura
auditorii interni c aceast structur avea atribuii care i-ar fi permis s realizeze
activitile care au fost externalizate. Totodat, a fost analizat i concordana dintre
atribuiile stabilite prin ROF i sarcinile stabilite prin fiele posturilor personalului care i-
a desfurat activitatea n perioada 01.01.2011 31.12.2013 n cadrul Direciei Generale
Juridic (Foaia de lucru nr. 1.1.2).
- etapa 2: Identificarea volumului de munc exprimat n ore-om pe care l-ar fi presupus
desfurarea n cadrul entitii a activitilor care au fost externalizate prin atribuirea celor
patru contracte (Foaia de lucru nr. 1.1.3).
- etapa 3: Analiza anual volumului de munc desfurat n cadrul Direciei Generale
Juridic, n perioada 01.01.2011 31.12.2013 (Foaia de lucru nr. 1.1.4).
- etapa 4: Analiza comparativ dintre volumul cheltuielilor cu serviciile de consultan
generate de atribuirea celor patru contracte i cheltuielile de personal care ar fi fost
finanate din bugetul entitii n condiiile n care activitile externalizate ar fi fost
realizate cu personal propriu. (Foaia de lucru nr. 1.1.5).
Constatare
Articolul 20.12 Consultan i expertiz cuprinde cheltuielile pentru consultan i
reprezentare n instan, consultan IT i expertiz tehnic La nivelul acestui articol au
fost alocate fonduri ncepnd cu anul 2011. Analiznd evoluia n dinamic s-a constat c
acest articol bugetar are un ritm mediu anual de cretere de 114,52% n perioada 2011
2013. Ponderea acestui articol de cheltuieli n total cheltuieli bugetare ale entitii a
65
......................... .....................
nregistrat un trend ascendent de la 10% n anul 2011, la 16% n anul 2013, iar n
prevederile bugetare pentru anul 2014 se preconizeaz s reprezinte 23%.
Acest articol de cheltuieli a avut, n total titlu Bunuri i servicii, ponderi ascendente de
la 11,01% n anul 2011 la 16,8% n anul 2012, iar pentru anul 2013 este previzionat o
tendin de cretere semnificativ a ponderii acestora la aproximativ 18,6%. Creterea
semnificativ care s-a previzionat a se nregistra n anul 2013 se datoreaz creterii
cheltuielilor previzionate cu consultana juridic care suplimenteaz previziunile bugetare
ale entitii la articolul Consultan i expertiz cu 2.000 mii lei.
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii
de consultan juridic, cu mai multe societi/cabinete individuale de avocatur, care au
ca obiect acordarea de consultan juridic, asistarea reprezentanilor la negocieri cu alte
entiti, precum i reprezentarea n instan a entitii n cauzele n care este parte.
Analiza comparativ a informaiilor cuprinse n documentele analizate, a rezultat
faptul c Direcia General Juridic are stabilite prin ROF atribuii care i-ar fi permis s
realizeze activitile care au fost externalizate prin intermediul celor 4 contracte de prestri
servicii analizate. Mai mult, din analiza fiselor posturilor a rezultat faptul c personalul
care i desfoar activitatea n cadrul Direciei Generale Juridic are ca responsabiliti,
stabilite prin fia postului, reprezentarea entitii n instan i oferirea managementului de
consiliere juridic de specialitate. De asemenea, din analiza dosarelor profesionale ale
personalului din cadrul Direciei Generale Juridic a rezultat faptul c acesta deine o
pregtire profesional, dovedit prin intermediul diplomelor de studii, i experien
relevant n domeniul dreptului administrativ, civil,comercial i penal.
n condiiile n care activitile, care au reprezentat obiectul unor contracte de
furnizare de servicii de consultan i asistare juridic, ar fi fost efectuate cu personal din
cadrul Direciei Generale Juridic era necesar ca la nivel structuri s fie disponibil un
volum total de 319 total ore/om.
Din analiza anual a volumului de munc desfurat n cadrul Direciei Generale
Juridic s-a constatat:
- la nivelul Direciei Generale Juridic nu a fost realizat o estimare corect a fondului
de timp disponibil pentru realizarea activitilor specifice direciei. Astfel, n anul 2012 a
fost estimat n mod eronat un fond de timp cu 1.120 ore mai mare dect cel necesar
desfurrii activitilor, iar n anul 2013 cu 1.008 ore mai mare;
- o ncrcare necorespunztoare a personalului, care n anul 2011 i 2012 a desfurat
activiti n cadrul Direciei Generale Juridic. Aceasta deoarece, n urma analizei
efectuate, echipa de audit a identificat o rezerv de timp de 2.120 ore aferent anului
2012 i de 1.080 ore aferent anului 2013 rezultnd o economie total de 3.200 ore.
Analiznd comparativ volumul cheltuielilor cu serviciile de consultan generate de
atribuirea celor patru contracte i cheltuielile de personal care ar fi fost finanate din
bugetul entitii n condiiile n care activitile externalizare ar fi fost realizate cu personal
propriu a rezultat c, n condiiile n care la nivelul entitii, activitile juridice care au
fost externalizate ar fi fost efectuate cu personal propriu, s-ar fi nregistrat o economie de
minim 133.224,53 lei aferent fondurilor utilizate din bugetul entitii n anul 2012 i anul
2013 de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.12 ,,Consultan i expertiz, fr ca
volumul cheltuielilor finanate din alte capitole bugetare s fie afectat.
Concluzii
Utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu serviciile de consultana juridic
n perioada 01.10.2011 31.12.2013 nu s-a realizat n condiii de economicitate. Astfel,
dac entitatea ar fi utilizat resursele proprii de personal pentru realizarea unor activiti
specifice Direciei Generale Juridice care au fost externalizate, ar fi nregistrat o
economie de minim 133.224,53 lei.
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.1
66

Public Intern
Data: 14.02.2014

Foaie de lucru nr. 1.1.1.
- pentru selectarea eantionului -

1. Elemente analizate:Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

2. Documentele analizate:
a) Achiziii publice:
- Programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2011;
- Situaiei privind contractele de achiziii atribuite n perioada 01.01.2011 31.12.2013.
b) Bugetul entitii:
- Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate pe
anul 2011 (execuia final);
anul 2013 (previziuni);

3. Descrierea constatrilor
Pentru stabilirea eantionului s-a procedat astfel:
- populaia a fost constituit din totalitatea contractelor de prestri de servicii care au avut ca
obiect furnizarea de servicii de consultan juridic, pentru care au fost previzionate i utilizate din bugetul
entitii n perioada 01.01.2011 31.12.2013, fonduri pentru finanarea cheltuielilor de la Titlul ,,Bunuri
i servicii articolul 20.12 Consultan i expertiz, n sum de 296.055 lei. Numrul total al
contractelor finanate de la acest articol este de 10 contracte.
- tipul eantionrii: eantionare stratificat const n fracionarea populaiei totale n straturi,
respectiv subcolectiviti n funcie de dimensiuni i constituirea de eantioane mari pentru straturile cu
valori mari.
- eantionul: este format din contracte a cror valoare nsumat reprezint 45% din totalul
cheltuielilor finanate din bugetul entitii n perioada 01.01.2011 31.12.2013 de la articolul 20.12
Consultan i expertiz.

3. Concluzii:
Numrul contractelor analizate este 4, iar valoarea cheltuielilor, aferente acestora decontate din
bugetul entitii de la articolul 20.12,,Consultan i expertiz, este de 133.224,53 lei. Eantionul astfel
constituit se va verifica integral.


67

Public Intern
Data: 14.02.2014


1. Elemente analizate: Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

- contractul de prestri servicii nr. 78954/28.04.2011;
- contractul de prestri serviciu nr. 159700/31.01.2013;
- Regulamentul de Organizare i Funcionare al Direciei Generale Juridice;
- Fia postului nr. 2513, Fia postului nr. 1514, Fia postului nr. 4312, Fia postului nr. 1913, Fia
postului nr. 2613, Fia postului nr. 2411, Fia postului nr. 1215, Fia postului nr. 3416, Fia postului nr.
2117, Fia postului nr. 968.

Testarea s-a concretizat n analiza comparativ dintre atribuiile Direciei Generale Juridice stabilite
prin ROF i obligaiile prestatorilor de servicii juridice. Totodat, a fost analizat i concordana dintre
atribuiile direciei generale stabilite prin ROF i sarcinile stabilite prin fiele posturilor personalului care
i-a desfurat activitatea n cadrul acestei structuri n perioada 01.01.2011 31.12.2013.

Analiza comparativ a informaiilor din documentele enumerate anterior s-a realizat cu ajutorul
urmtorului tabel:

Nr.
crt.
Contract
nr./data
Activitate
desfurat
n baza
contractului
Atribuia Direciei
Generale Juridic
din ROF
Sarcini ele personalului stabilite prin
fiele posturilor/ Fia postului
1. 78954/28.04.2012 Reprezentarea
entitii n
instan n
dosarul nr.
15143/2/2011
Curtea de Apel
Craiova
Secia a VIII-a
Contencios
Administrativ
i Fiscal
- formuleaz aciuni i
acte cu caracter juridic
adresate instanelor
judectoreti
respectnd datele
cuprinse n solicitrile
primite n acest sens.
Aceste aciuni i acte
se semneaz de
conductorul direciei
generale n numele i
pentru conductorul
entitii. Dac aceste
acte sau aciuni sunt
adresate instanelor
naionale sau ale altor
state, ele vor fi
naintate numai sub
- ntocmete acte cu caracter juridic necesare
reprezentrii entitii n procesele aflate pe
rolul instanelor de judecat (Fia postului nr.
2513, Fia postului nr. 1514, Fia postului nr.
2613);
- formuleaz aciuni i acte cu caracter juridic
adresate instanelor respectnd datele
cuprinse n solicitrile primite n acest sens
(Fia postului nr. 2513, Fia postului nr.
1913, Fia postului nr. 2613);
- reprezint entitatea n litigiile n care
aceasta este parte (Fia postului nr. 2513,
Fia postului nr. 1514, Fia postului nr. 4312,
Fia postului nr. 1913, Fia postului nr.
2613);
- ntocmete referate de renunare la drept i
68
semntura
conductorului
entitii publice sau a
persoanei desemnate
n acest sens;
- organizeaz evidena
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
referate de renunare la judecat i/sau
promovarea cilor de atac pentru dosarele n
care reprezentarea se asigur de Direcia
General Juridic (Fia postului nr. 2513,
2613);
- propune msuri pentru punerea n aplicare a
hotrrilor judectoreti (Fia postului nr.
2613);
- organizeaz i conduce Registrul unic al
cauzelor i Condica termenelor (Fia postului
nr. 1514, Fia postului nr. 4312);
- coordoneaz conducerea Registrului unic al
cauzelor i Condicii termenelor (Fia postului
nr. 2613).
2. 78954/28.04.2012 Reprezentarea
entitii n
instan n
dosarul nr.
14143/2/2011
nalta Curte de
Casaie i
Justiie Secia
Civil i de
Proprietate
Intelectual
adresate instanelor
judectoreti
respectnd datele
se semneaz de
generale n numele i
pentru conductorul
entitii. Dac aceste
adresate instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
2613);
2613);
referate de renunare al judecat i/sau
2613);
2613);
nr. 2613).
3. 78954/28.04.2012 Reprezentarea
entitii n
instan n
dosarul nr.
adresate instanelor
judectoreti
69
11143/1/2011
nalta Curte de
Casaie i
Justiie Secia
Contencios
Administrativ
i Fiscal
respectnd datele
se semneaz de
generale n numele i
pentru conductorul
entitii. Dac aceste
adresate instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
2613);
2613);
2613);
2613);
nr. 2613).
4. 78954/28.04.2012 Reprezentarea
entitii n
instan n
dosarul nr.
15154/3/2011
nalta Curte de
Casaie i
Justiie Secia
Contencios
Administrativ
i Fiscal
adresate instanelor
judectoreti
respectnd datele
se semneaz de
generale n numele i
pentru conductorul
entitii. Dac aceste
adresate instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
2613);
2613);
2613);
70
2613);
nr. 2613).
5. 78954/28.04.2012 Reprezentarea
entitii n
instan n
dosarul nr.
43155/4/2011
Curtea de Apel
Bucureti -
Secia a III - a
Civil
adresate instanelor
judectoreti
respectnd datele
se semneaz de
generale n numele i
pentru conductorul
entitii. Dac aceste
adresate instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
2613);
2613);
2613);
2613);
nr. 2613).
6. 78954/28.04.2012 Reprezentarea
entitii n
instan n
dosarul nr.
12156/4/2011
Tribunalul
Bucureti
Secia
Contencios
Administrativ
i Fiscal
adresate instanelor
judectoreti
respectnd datele
se semneaz de
generale n numele i
pentru conductorul
2613);
71
entitii. Dac aceste
adresate instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
2613);
2613);
2613);
nr. 2613).
7. 68540/03.04.2012 Consultan i
avizare
documentaie
pentru
funcionarea
unor structuri
din cadrul sau
din subordinea
entitii
- particip la grupurile
de lucru pentru
elaborarea proiectelor
de acte cu privire la
politica entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
- avizeaz pentru
legalitate, dup
obinerea tuturor
celorlalte avize
acordate de structurile
din cadrul entitii,
actele i documentele
elaborate de structurile
de specialitate ale
entitii i emite avize
de legalitate referitoare
la activitatea entitii;
- emite opinii legale cu
privire la interpretarea
i aplicarea legii
structurilor de
specialitate din cadrul
entitii i unitilor
subordonate
- colaboreaz cu
structurile de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
legislative/juridice;
- particip la seminarii,
- rspunde de cunoaterea legislaiei din
domeniul de activitate specific entitii (Fia
postului nr. 2613).;
- rspunde de cunoaterea legislaiei
comunitare i a jurisprudenei Curii
Europene de Justiie ce au legtur cu
sectorul de activitate al entitii (Fia postului
nr. 2613).;
- particip la grupurile de lucru
interinstituionale pentru elaborarea
proiectelor de acte normative/oficiale ce
reglementeaz domeniul de activitate al
entitii (Fia postului nr. 2411, Fia postului
nr. 1215, Fia postului nr. 3416, Fia postului
nr. 2613);
- colaboreaz cu structurile de specialitate din
cadrul entitii n procesul de definitivare a
actelor normative/oficiale specifice activitii
entitii i urmrete respectarea procedurilor
de tehnic legislativ pentru elaborarea
acestor documente (Fia postului nr. 2411,
Fia postului nr. 2117, Fia postului nr. 968
,Fia postului nr. 2613);
- analizeaz punctele de vedere transmise de
structurile de specialitate din cadrul entitii
i unitile subordonate (Fia postului nr.
- analizeaz actele i documentele elaborate
de structurile de specialitate din cadrul
entitii i face propuneri pentru emiterea
72
workshop-uri care au
ca problematic
aspecte juridice din
domeniul de activitate
al entitii.
unui aviz de legalitate (Fia postului nr.
968 ,Fia postului nr. 2613);
- colaboreaz cu instituiile din subordinea
entitii n procesul de definitivare a unor
documente normative/ oficiale ce
reglementeaz activitatea entitii (Fia
postului nr. 2411, Fia postului nr. 1215, Fia
postului nr. 968 ,Fia postului nr. 2613);
- analizeaz proiectele de documente
elaborate de alte entiti publice sau,
mpreun cu structurile de specialitate din
entitate, face observaii sub aspectul corelrii
acestora cu prevederile legislaiei (Fia
postului nr. 968 , Fia postului nr. 2613);
- analizeaz propunerile salariailor din
cadrul direciei cu privire la avizarea unor
acte/documente; avizeaz pentru legalitate
actele i documentele elaborate de structurile
de specialitate ale entitii i emite avize de
legalitate referitoare la activitatea entitii
(Fia postului nr. 968 , Fia postului nr.
2613);
- particip la seminarii, workshop-uri care au
ca problematic aspecte juridice specifice
administraiei publice (Fia postului nr. 2411,
Fia postului nr. 2117, Fia postului nr. 968 ,
Fia postului nr. 2613);
- particip la schimburi de experien pe
probleme juridice cu structurile similare din
Statele Membre ale Uniunii Europene, cu
respectarea mandatului aprobat de
conducerea entitii Fia postului nr. 2411,
- colaboreaz cu salariaii din celelalte
structuri ale entitii n limita sarcinilor i
dispoziiilor primite Fia postului nr. 2411,
Fia postului nr. 2613).
8. 68540/03.04.2012 Elaborarea
unor proiecte
relevante cu
privire la
politica entitii
de lucru pentru
politica entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
avizeaz pentru
legalitate, dup
obinerea tuturor
celorlalte avize
postului nr. 2613);
nr. 2613);
73
din cadrul entitii,
de specialitate ale
i aplicarea legii
structurilor de
entitii i unitilor
subordonate
- colaboreaz cu
structurile de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
ca problematic
al entitii.
nr. 2117, Fia postului nr. 968 , Fia postului
nr. 2613);
documente normative/oficiale ce
postului nr. );
conducerea entitii (Fia postului nr. 2411,
dispoziiilor primite (Fia postului nr. 2411,
9. 54155/13.02.2013 Consultan i
avizare
documentaie
pentru
funcionarea
unor structuri
din cadrul sau
din subordinea
de lucru pentru
politica entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
- avizeaz pentru
postului nr. 2613).;
nr. 2613).;
74
entitii legalitate, dup
obinerea tuturor
celorlalte avize
din cadrul entitii,
de specialitate ale
i aplicarea legii
structurilor de
entitii i unitilor
subordonate;
- colaboreaz cu
structurile de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
ca problematic
al entitii.
nr. 2117, Fia postului nr. 968 ,Fia postului
nr. 2613);
Fia postului nr. 2117, Fia postului nr. 968
,Fia postului nr. 2613);
- analizeaz punctele de vedere transmise de
structurile de specialitate din cadrul entitii
i unitile subordonate (Fia postului nr.
- analizeaz actele i documentele elaborate
de structurile de specialitate din cadrul
entitii i face propuneri pentru emiterea
unui aviz de legalitate (Fia postului nr.
968 ,Fia postului nr. 2613);
documente normative/ oficiale ce
postului nr. 968 ,Fia postului nr. 2613);
- analizeaz propunerile salariailor din
cadrul direciei cu privire la avizarea unor
acte/documente; avizeaz pentru legalitate
actele i documentele elaborate de structurile
de specialitate ale entitii i emite avize de
legalitate referitoare la activitatea entitii
(Fia postului nr. 968 , Fia postului nr.
2613);
administraiei publice;
75
conducerea entitii Fia postului nr. 2411,
dispoziiilor primite Fia postului nr. 2411,
10. 54155/13.02.2013 Elaborarea
unor proiecte
relevante cu
privire la
politica entitii
de lucru pentru
politica entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
- avizeaz pentru
legalitate, dup
obinerea tuturor
celorlalte avize
din cadrul entitii,
de specialitate ale
i aplicarea legii
structurilor de
entitii i unitilor
subordonate
- colaboreaz cu
structurile de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
ca problematic
al entitii.
postului nr. 2613);
nr. 2613);
nr. 2613);
fia postului nr. 2613);
76
- face propuneri pentru mbuntirea i
actualizarea documentaiei SMC (Fia
11. 159700/31.01.2013 Consultan n
materia
dreptului civil,
dreptului
administrativ,
dreptului
comercial,
dreptului
muncii
de lucru pentru
politica entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
- avizeaz pentru
legalitate, dup
obinerea tuturor
celorlalte avize
din cadrul entitii,
de specialitate ale
i aplicarea legii
structurilor de
entitii i unitilor
subordonate
- colaboreaz cu
structurile de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
ca problematic
al entitii.
postului nr. 2613);
nr. 2613);
nr. 2117, Fia postului nr. 968 , Fia postului
nr. 2613);
- consiliaz managementul entitii pe
probleme juridice i reprezint entitatea n
relaiile cu terii (Fia postului nr. 968 , Fia
postului nr. 2613);
- asist reprezentanii legali ai entitii la
negocieri cu alte instituii (Fia postului nr.
968 , Fia postului nr. 2613);
77

Concluzii:
Din analiza comparativ a informaiilor, cuprinse n documentele analizate, a rezultat
faptul c Direcia General Juridic are stabilite prin ROF atribuii care i-ar fi permis s realizeze
activitile care au fost externalizate prin intermediul celor 4 contracte de prestri servicii
analizate.
Mai mult, din analiza fiselor posturilor a rezultat faptul c personalul care i desfoar
activitatea n cadrul Direciei Generale Juridic are ca responsabiliti, stabilite prin fia postului,
reprezentarea entitii n instan i oferirea managementului de consiliere juridic de specialitate.
De asemenea, din analiza dosarelor profesionale ale personalului din cadrul Direciei Generale
Juridic a rezultat faptul c acesta deine o pregtire profesional, dovedit prin intermediul
diplomelor de studii, i experien relevant n domeniul dreptului administrativ, civil,comercial
i penal.

Auditorii interni Supervizor,
78

Public Intern
Data: 14.02.2014



2. Documente analizate:
a) contractul de prestri servicii nr. 78954/28.04.2012;
- factura 154/13.07.2012 n valoare de 9.989,81 lei i Proces verbal de recepie servicii nr.
15190/13.07.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 15143/2/2011 Curtea de Apel
Craiova Secia a VIII-a Contencios Administrativ i Fiscal;
- factura 163/06.08.2012 n valoare de 19.979,62 le i Proces verbal de recepie servicii nr.
15200/07.08.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 14143/2/2011 nalta Curte de
Casaie i Justiie Secia Civil i de Proprietate Intelectual;
15126/28.06.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul 11143/1/2011 nalta Curte de Casaie
i Justiie Secia Contencios Administrativ i Fiscal;
- factura nr. 171/23.09.2012 n valoare de 6.493,38 lei i Proces verbal de recepie servicii nr.
190/23.09.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 15154/3/2011 nalta Curte de
Casaie i Justiie Secia Contencios Administrativ i Fiscal;
211/22.12.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 43155/4/2011 Curtea de Apel
Bucureti - Secia a III - a Civil;
197/22.11.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 12156/4/2011 Tribunalul Bucureti
Secia Contencios Administrativ i Fiscal.

b) contractul de prestri servicii nr. 68540/03.04.2012;
- factura nr. 253/13.05.2012 pentru suma de 9.729 lei i Proces verbal de recepie servicii nr.
1114/13.05.2012 privind furnizarea serviciilor de consultan i avizare documentaie pentru funcionarea
unor structuri din cadrul sau din subordinea entitii;
- factura nr. 256/05.06.2012, pentru suma de 33.840 lei i Proces verbal de recepie servicii nr.
1124/05.06.2012 privind furnizarea serviciilor de consultan pentru elaborarea unor proiecte relevante cu
privire la politica entitii;

c) contractul de prestri servicii nr. 54155/13.02.2013;
- factura nr. 231/06.04.2013, pentru suma de 19.305 lei, Proces verbal de recepie servicii nr.
1514/06.04.2013 privind furnizarea serviciilor de consultan i avizare pentru pentru funcionarea unor
structuri din cadrul sau din subordinea entitii i Proces verbal de recepie servicii nr. 1514/06.04.2013
privind furnizarea serviciilor de consultan pentru elaborarea unor proiecte relevante cu privire la politica
entitii.

d) contractul de prestri servicii nr. 159700/31.01.2013;
- factura 1290/13.02.2013, pentru suma de 8.690,73 lei i Procesul verbal de recepie servicii nr.
15170/13.02.2013 privind furnizarea serviciilor lunare de consultan juridic tip abonament, precum i
reprezentarea intereselor entitii n litigiile n care este parte:
79
- dosar nr. 174/57/2005 aflat pe fond: 4.159,13 lei justificate astfel: studiu dosar Curtea de Apel
Timioara 1.055,30 lei, reprezentare termen Curtea de Apel Timioara 2.234,76 lei, adres client
referitor la oportunitate declarare recurs contra ncheierii de declinare a competenei 682,84 lei, pregtire
i depunere recurs Curtea deApel Timioara 186,23 lei;
- dosar nr. 1133/64/2011 aflat pe fond: 4.531,60 lei justificate astfel: studiu dosar, redactare
cerere amnare pentru Ministerul Mediului 434,54 lei, redactare ntmpinare entitate pentru Curtea de
Apel Braov 1.489,84 lei, termen la Curtea de Apel Braov depunere ntmpinare 2.234,76 lei, elaborare i
trimitere raport de termen 186,23 lei, pregtire documentaie astfel nct direcia de specialitate s
pregteasc setul de nscrisuri pentru termenul urmtor 186,23 lei.

Testarea s-a concretizat iniial n identificarea numrului efectiv de ore pe care l-a presupus derularea
fiecrui contract. Identificarea numrului de ore derulate n cadrul fiecrui contrat s-a realizat prin
nsumarea numrului de ore aferent fiecrei facturi.
Ulterior, pentru stabilirea numrului total de ore s-a procedat la nsumarea numrului de ore aferent
fiecrui contract.
Echipa de audit pentru stabilirea volumului de munc ore/om, necesar pentru realizarea activitilor
externalizate, a elaborat urmtoarea situaie:
Nr.
crt.
Contract nr./data Activitate desfurat n baza contractului
Volumul
de munc
exprimat
n ore/om
Nivel minim de
pregtire
profesional.
1. 78954/28.04.2012 Reprezentarea entitii n instan n dosarul nr.
15143/2/2011 Curtea de Apel Craiova Secia
a VIII-a Contencios Administrativ i Fiscal
24 ore minim 5 ani
14143/2/2011 nalta Curte de Casaie i Justiie
Secia Civil i de Proprietate Intelectual
48 ore minim 5 ani
Secia Contencios Administrativ i Fiscal
25 ore minim 5 ani
Secia Contencios Administrativ i Fiscal
16 ore minim 5 ani
43155/4/2011 Curtea de Apel Bucureti -
Secia a III - a Civil
19 ore minim 5 ani
12156/4/2011 Tribunalul Bucureti Secia
Contencios Administrativ i Fiscal
16 ore minim 5 ani
7. 68540/03.04.2012 Consultan i avizare documentaie pentru
funcionarea unor structuri din cadrul sau din
subordinea entitii
23 ore minim 5 ani
8. 68540/03.04.2012 Elaborarea unor proiecte relevante cu privire la
politica entitii
80 ore minim 5 ani
9. 54155/13.02.2013 Consultan i avizare documentaie pentru
funcionarea unor structuri din cadrul sau din
subordinea entitii
20 ore minim 5 ani
10. 54155/13.02.2013 Elaborarea unor proiecte relevante cu privire la
politica entitii
25 ore minim 5 ani
11. 159700/31.01.2013 Consultan n materia dreptului civil, dreptului
administrativ, dreptului comercial, dreptului
muncii
23 ore minim 5 ani
Total ore 319 ore

80

Concluzii:
Din analiza efectuat, echipa de audit a stabilit c pentru a putea fie efectuate activitile, care au
reprezentat obiectul unor contracte de furnizare de servicii de consultan i asistare juridic, cu personal din
cadrul Direciei Generale Juridic era necesar ca la nivelul structurii s fie disponibil un volum total de 319
total ore/om.

81

Public Intern
Data: 14.02.2014



- Rapoartele de anuale de evaluare a performanelor profesionale;
- Rapoartele anuale de activitate ale Direciei General Juridic;
- Planurile anuale i multianuale de activitate ale Direciei General Juridic;
- documentele elaborate la nivelul Direciei General Juridic.

Testarea s-a realizat n dou etape succesive dup cum urmeaz:
- echipa de auditori a realizat o evaluare a activitilor desfurate n anul 2012 i 2013 n
cadrul Direciei General Juridic, n scopul de a realiza o estimare cu privire la fondul de timp
necesar pentru realizarea acestor activiti;
- echipa de audit intern a realizat o analiz comparativ ntre bugetul de timp planificat i
utilizat de Direciei General Juridic pentru realizarea activitilor n perioada 2012-2013 i
bugetul de timp estimat de echipa de auditori pentru realizarea acestor activiti.
Rezultatele activitii desfurate de echipa de audit intern sunt reflectate de urmtoarea situaie:

2012 2013
Nr.
crt.
Denumire elemente
Fond de
timp
planificat
Fond de
timp
disponibil
estimat
Fond de
timp
disponibil
planificat
Fond de
timp
disponibil
estimat
0 1 2 3 4 5
1.
Fond de timp disponibil calendaristic - (zile-
om)
261 261 261 261
2. Srbtori legale - (zile-om) 9 9 9 9
3. Zile calendaristice lucrtoare (1-2)/ (zile-om) 252 252 252 252
4. Pregtire profesional (om-zile) 15 15 15 15
5. Concedii odihn (om-zile) 25 25 25 25
6.
Arhivare documente elaborate n cursul anului
(om-zile)
4 6 5 7
7.
Organizarea, planificarea i evaluarea activitii
proprii (om-zile)
12 24 12 24
8.
Numrul de zile disponibil pentru realizarea
activitilor specifice direciei
196 182 195 181
9. Numr mediu de personal care i-a desfurat 10 10 9 9
82
activitatea n cadrul direciei
10.
Fond de timp total disponibil pentru
realizarea activitilor specifice direciei
(ore) (rd. 8 x rd. 9 x 8 ore/zi)
15.680 14.560 14.040 13.032
11.
Fond de timp necesare pentru realizarea
activitilor n cadrul direciei estimate n
ore total , din care:
15.680 13.560 14.040 12.960
12.
Formularea de aciuni i acte cu caracter juridic
adresate instanelor judectoreti
6.400 5.520 5.610 4.792
13.
Organizeaz evidena dosarelor aflate pe rolul
instanelor
64 64 64 72
14.
Elaborarea actelor normative /elaborarea
proiectelor de acte cu privire la politica entitii
cu respectarea regulilor de tehnic legislativ
480 320 432 480
15.
Avizarea pentru legalitate a actelor i
documentelor de specialitate elaborate din
cadrul entitii i emiterea avizelor de legalitate
referitoare la activitatea entitii
480 320 496 560
16.
Participarea la seminarii/workshop-uri care au
ca problematic aspecte juridice din domeniul
de activitate al entitii
120 160 108 96
17.
Colaborarea cu societile/cabinetele de
avocatur care reprezint interesele entitii n
faa instanelor judectoreti.
4.800 4.264 4.320 4.110
18.
Avizarea ordinelor cu caracter administrativ sau
a actelor cu caracter normativ
1.200 960 1.080 980
19.
Organizarea evidenei documentelor elaborate
la nivelul direciei
480 480 432 460
20.
Participarea la schimburi de experien pe
Statele Membre ale UE cu care Romnia are
relaii de cooperare
640 560 576 560
21. Activiti realizate la solicitarea
managementului entitii
640 560 576 480
22. Acordarea de consultaii metodologice i
asisten de specialitate reprezentanilor
partenerilor sociali sindicate, patronate, la
solicitarea acestora, cu ncadrarea n
prevederile normative n materie
96 96 90 88
23.
Participarea la analizele iniiate de partenerii
sociali
40 96 40 84
24.
Furnizarea unor rspunsuri la solicitrile venite
din partea populaiei
240 160 216 198

Concluzii:
Din analiza efectuat, echipa de audit a constatat urmtoarele:
- la nivelul Direciei General Juridic nu a fost realizat o estimare corect a fondului de timp
disponibil pentru realizarea activitilor specifice direciei. Astfel, n anul 2012 a fost estimat n mod eronat
un fond de timp cu 1.120 ore mai mare dect cel necesar desfurrii activitilor (rd.10 col.2 rd. 10
col.3), iar n anul 2013 cu 1.008 ore mai mare.
- o ncrcare necorespunztoare a personalului, care n anul 2012 i 2013 a desfurat activiti n
83
cadrul Direciei General Juridic. Aceasta deoarece, n urma analizei efectuate, echipa de audit a
identificat o rezerv de timp de 2.120 ore aferent anului 2012 (rd.11col.3 rd.11.col 2) i de 1.080 ore
aferent anului 2013 (rd. 11 col. 5 rd.11. col 4), rezultnd o economie total de 3.200 ore.
n concluzie, echipa de audit a stabilit c din punct de vedere al volumului de timp disponibil,
entitatea putea s realizeze cu resurse proprii activitile care au fost externalizate, volumul de timp
necesar desfurrii acestor activiti fiind de 319 ore.

84

Public Intern
Data: 14.02.2014


1. Elementele analizate: Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

a) contractul de prestri servicii nr. 78954/28.04.2012:
- factura 154/13.07.2012, factura 163/06.08.2012, factura 151/24.06.2012, factura nr. 171/23.09.2012,
factura 196/22.12.2012 i factura 182/22.11.2012;
b) contractul de prestri servicii nr. 68540/03.04.2012:
- factura nr. 253/13.05.2011 i factura nr. 256/05.06.2012
c) contractul de prestri servicii nr. 54155/13.02.2013:
- factura nr. 231/06.04.2013
d) contractul de prestri servicii nr. 159700/31.01.2013;
- factura 1290/13.02.2013, pentru suma de 8.690,73 lei

Testarea s-a concretizat n determinarea valorii totale a cheltuielilor cu servicii de consultan juridic
aferente celor 4 contracte selectate prin eantion.

Nr.
crt.
Contract nr./data
Activitate desfurat n
baza contractului
Factura nr.
/data
Valoare
- lei-
1. 78954/28.04.2012 Reprezentarea entitii n
instan n dosarul nr.
15143/2/2011 Curtea de
Apel Craiova Secia a VIII-a
Contencios Administrativ i
Fiscal
154/13.07.2012 9.989,81
14143/2/2011 nalta Curte
de Casaie i Justiie Secia
Civil i de Proprietate
Intelectual
163/06.08.2012 19.979,62
Fiscal
151/24.06.2012 10.489,30
Fiscal
171/23.09.2012 6.493,38
196/22.12.2012 7.991,85
85
43155/4/2012 Curtea de
Apel Bucureti - Secia a III -
a Civil
12156/4/2012 Tribunalul
Bucureti Secia Contencios
Administrativ i Fiscal
182/22.11.2012 6.715,84
7. 68540/03.04.2012 Consultan i avizare
documentaie pentru
funcionarea unor structuri din
cadrul sau din subordinea
entitii
253/13.05.2012 9.729,00
8. 68540/03.04.2012 Elaborarea unor proiecte
relevante cu privire la politica
entitii
256/05.06.2012 33.840,00
9. 54155/13.02.2013 Consultan i avizare
documentaie pentru
funcionarea unor structuri din
cadrul sau din subordinea
entitii/ Elaborarea unor
proiecte relevante cu privire la
politica entitii
231/06.04.2013 19.305,00
10. 159700/31.01.2013 Consultan n materia
dreptului civil, dreptului
administrativ, dreptului
comercial, dreptului muncii
1290/13.02.2013 8.690,73
Total 133.224,53

Concluzii:
Din analiza efectuat, echipa de audit a estimat c n condiiile n care la nivelul entitii activitile
juridice care au fost externalizate ar fi fost efectuate cu personal propriu, s-ar fi nregistrat o economie de
minim 133.224,53 lei aferent fondurilor utilizate din bugetul entitii n anul 2012 i anul 2013 de la Titlul
,,Bunuri i servicii, articolul 20.12 ,,Consultan i expertiz, fr ca volumul cheltuielilor finanate din
alte capitole bugetare s fie afectat.

86

Public Intern
Data: 14.02.2014

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1

Problema Estimrile anuale cu privire la fondurile necesare pentru finanarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile nu au urmrit respectarea principiului economicitii.
Constatarea Din analiza efectuat echipa de audit a constatat faptul c, n perioada 01.01.2011
31.12.2013 entitatea a finanat din bugetul propriu de la articolul 20.12 ,,Consultan
i expertiz cheltuieli cu consultana juridic n valoare de 296.055 lei.
n condiiile n care la nivelul entitii s-ar fi realizat o planificare corespunztoare,
activitatea care a fost desfurat de prestatorii externi de servicii juridice n baza a
patru contracte, s-ar fi putut realiza cu resurse umane proprii ale entitii. n acest fel,
la nivelul entitii s-ar fi realizat o economie de 133.224,53 lei.

Cauza Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare a personalului din cadrul
Direciei Generale Juridice a avut ca rezultat implementarea parial a Standardului 7
,,Obiective, Standardului 8 ,,Planificarea, Standardului 10 ,,Monitorizarea
performanelor i a Standardului 15 ,,Ipoteze i reevaluri.
Astfel, definirea incorect a unor obiective specifice i a indicatorilor de msurare a
performanei, cu implicaii asupra planificrii activitii, a avut ca efect utilizarea
neeconomic a unor fonduri pentru finanarea cheltuielilor entitii.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i
extern eficient i o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct
acestea s ajung complete i la timp la utilizatori.

Consecina Utilizarea fondurilor, pentru finanarea cheltuielilor generate de contractele de prestri
servicii care au avut ca obiect consultana juridic, nu s-a realizat n condiii de
economicitate.

Recomandarea Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n domeniu
controlului intern/managerial.
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la
mbuntirea activitii. Avnd n vedere instrumentele de control intern
implementate la nivelul entitii, echipa de auditori apreciaz c urmtoarele
instrumente conduc la mbuntirea activitii de identificare i fundamentare a nevoii
de finanare a cheltuielilor:
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea
nevoilor;
- stabilirea, prin fiele posturilor, personalului din cadrul Direciei Financiar
Contabilitate a unor sarcini n ceea ce privete comunicarea cu responsabilii
structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul
87

ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu Ion .

Georgescu Vasile ..
Pentru luare la cunotin

Reprezentantul entitii/structurii auditate

Supervizat
Data: 17.02.2014
Supervizor
Vasilescu Daniel

Direciei Financiar Contabilitate, structurilor din cadrul n entitii n momentul
centralizrii informaiilor.
88

Public Intern
Data: 10.02.2014

TEST nr. 1.2

Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului
Estimarea cheltuielilor cu bunurile/serviciile urmrete realizarea calitativ a
activitilor i reducerea costurilor
Modalitatea
de
eantionare
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea documentelor care au
stat la baza determinrii valorii estimate a contractelor de prestri de servicii care au avut
ca obiect ,,Reparaiile curente (finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02
,,Reparaiile curente) i ,, Pregtire profesional (finanate din bugetul entitii de la
articolul 20.13 ,,Pregtire profesional).
Eantionul pentru evaluarea modului n care s-a realizat estimarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile, este constituit din documentaia care a stat la baza atribuirii a trei
contracte (Foaia de lucru nr. 1.2.1), astfel:
- documentaia aferent atribuirii unui contract pentru furnizarea unor servicii specifice
de ntreinere, inspecie tehnic, revizii i reparaii pentru autoturismele din dotarea
entitii (contract nr. 58/24.05.2013), care a generat cheltuieli finanate din bugetul
entitii n anul 2013 de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.02 ,,Reparaii
curente;
- documentaia eferent atribuirii a dou contracte pentru furnizarea unor servicii de
formare profesional pentru personalul din cadrul entitii (contractul nr.
45/11.02.2013 i contract nr. 86/16.05.2013), care au generat cheltuieli care au fost
finanate din bugetul entitii n anul 2013 Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.13
,,Pregtire profesional.
Metoda de eantionare: eantionare pe baza propriei aprecieri
Descrierea
testului
Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care au fost avute n vedere
principiile de economicitate i eficacitate a utilizrii fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor cu serviciile de reparaii i formare profesional, n momentul stabilirii valorii
acestor cheltuieli. Analiza s-a realizat distinct pentru fiecare categorie de cheltuieli, astfel:
- n cazul cheltuielilor cu reparaiile curente, a fost analizat dac n etapa de estimare a
valorii acestora s-a urmrit atribuirea contractului n condiii de economicitate i
eficacitate, respectiv dac achiziia serviciilor a fost fundamentat din punct de vedere
cantitativ corespunztor, dac achiziia de servicii a fost fundamentat din punct de vedere
valoric corespunztor, dac entitatea a definit standarde de calitate pentru serviciile pe care
dorete s le achiziioneze, dac n momentul estimrii valorii contractului de achiziie s-a
urmrit achiziia unor servicii care rspund din punct de vedere calitativ unor standarde de
calitate definite. (Foaia de lucru nr. 1.2.2)
- n cazul cheltuielilor cu serviciile de formare profesional, a fost analizat dac n etapa
de estimare a acestora s-a urmrit realizarea formrii profesionale a angajailor la standarde
de calitate stabilite de acte normative i reducerea cheltuielilor, respectiv dac s-a avut n
vedere realizarea formrii profesionale n condiii care s stimuleze dorina personalului
pentru a participa la programele de formare profesional, dac n momentul estimrii
valorii cheltuielilor au fost avute n vedere tarife utilizate pe piaa formrii profesionale de
entiti acreditate, dac s-a urmrit mbuntirea performanelor profesionale a angajailor,
89
dac s-a urmrit certificarea competenelor dobndite de participanii la programele de
formare profesional. (Foaia de lucru nr. 1.2.3)
Constatare n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii
care au avut ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru
autoturismele din dotarea entitii, finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02
,,Reparaii curente, i formarea profesional finanate din bugetul entitii de la articolul
20.13 ,,Pregtire profesional.
Articolul 20.02 Reparaii curente n cadrul cruia sunt incluse costul lucrrilor
de ntreinere i reparaii executate att n regie proprie, ct i efectuate de prestatori
externi. Ponderea acestui articol de cheltuieli n totalul cheltuielilor cu bunurile i serviciile
a nregistrat o cretere uoar de la 1,09% n anul 2011, la 10,22% n anul 2012 urmat de
o scdere la 6,79% n anul 2013 Analiznd evoluia n dinamic s-a constatat c n cazul
acestui articol bugetar, ritmul mediu anual de cretere n perioada 01.10.2011 31.12.2013
este 36,85%.
Din analiza documentaiei care a stat la baza atribuirii contractului de prestri servicii
nr. 58/24.05.2012 a rezultat:
- estimarea necesarului de servicii din punct de vedere cantitativ nu a avut la baz o
situaie sintetic cu privire la tipul de operaiuni de reparaii necesare pentru fiecare
autoturism i numrul acestora pentru fiecare autoturism;
- estimarea valorii necesare pentru finanarea cheltuielilor nu a avut la baz un normativ
orar aferent fiecrei operaiuni de reparaie necesar;
- estimarea valorii necesare pentru finanarea cheltuielilor nu s-a realizat prin utilizarea
unor tarife orare estimate aferente unor standarde de calitate definite la nivelul entitii i
care s corespund realitii existente pe pia;
- la nivelul entitii estimarea valorii cheltuielilor cu reparaiile, care au stat la baza
atribuirii contractului nr. 58/24.05.2013, nu s-a realizat innd cont de necesitatea asigurrii
unei garanii aferente serviciilor achiziionate.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 58/24.05.2013 n valoare de 95.000 lei,
fr TVA, care nu conine clauze cu privire la normativul orar pentru fiecare operaiune,
tipul operaiunilor care fac obiectul contractului i numrul acestora i clauze cu privire la
acordarea garaniei de bun execuie cu privire la serviciile prestate. Mai mult, prin
contract nu a fost stabilit valoarea cert a pieselor care au fost schimbate, fiind menionat
urmtoarea clauz ,,prestatorul va aplica un adaos de maxim 30% la piesele de schimb
nlocuite, fa de preul de achiziie de la importator.
Dintre efectele atribuirii acestui contract, care nu a avut la baz o estimare
corespunztoare, amintim:
- furnizorul a utilizat preuri la piesele schimbate n funcie de propria opiune, fr ca
entitatea s aib un control asupra preurilor utilizate de acesta;
- furnizorul a practicat un normativ de cheltuieli, fr ca entitatea s poat deine
controlul din punct de vedere al preului i calitii;
- inexistena unor clauze contractuale cu privire la garania acordat pentru serviciile
prestate a avut ca i consecin, n cazul a 5 autoturisme, efectuarea aceluiai tip de
reparaie pe perioada de derulare a contractului.
Articolul 20.13 ,,Pregtire profesional n cadrul cruia sunt incluse costul
serviciilor de formare profesional efectuate de prestatori externi. Ponderea acestui articol
n total cheltuieli a nregistrat o cretere semnificativ n anul 2012 comparativ cu anul
2011, respectiv cu 120%, iar n anul 2013 se estimeaz o scdere cu 20% comparativ cu
anul 2011.
Din analiza documentaiei care a stat la estimarea valorii contractului de prestri servicii
nr. 45/11.02.2011 i a contractului de prestri servicii nr. 86/16.05.2013 a rezultat
urmtoarele:
- s-a stabilit ca un numr de 450 persoane din cadrul entitii s participe la programe de
90

Popescu Ion
Georgescu Vasile Vasilescu Daniel

formare profesional fr a se realiza la nivelul entitii o activitate de informare, consiliere
i mediere a acestor persoane, cu scopul de a evalua competenele, deprinderile i
cunotinele care le dein aceste persoane i a identifica nevoile acestor persoane n ceea ce
privete pregtirea profesional;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere faptul c n Registrul naional
al calificrilor profesionale din Romnia nu era nregistrat nici un furnizor de servicii de
formare profesional atestat pentru programele de formare profesional la care urmau s
participe personalul entitii;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere tarifele utilizate pe pia de
entiti care au ca obiect de activitate formarea profesional i sunt atestate ANC;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere realizarea unor indicatori de
performan, cum ar fi de exemplu ,,numrul persoanelor care au absolvit programul de
formare profesional i au dobndit certificat, n funcie de care s se realizeze
decontarea valorii serviciilor prestate;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere ca furnizorul de formare
profesional s elibereze un certificat de absolvire cu recunoatere naional nsoit de un
supliment descriptiv n care s se precizeze competenele profesionale dobndite.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 45/11.02.2013 n valoare de 549.231 lei
fr TVA i contractul nr. 86/16.05.2012 n valoare de 282.113 lei fr TVA care nu
conin clauze contractuale cu privire la obligativitatea ca furnizorul s ndeplineasc
anumite criterii de performan pentru a se putea deconta contravaloarea serviciilor,
obligativitatea ca formatorul s fie autorizat ANC pentru programele de formare
profesional furnizate, obligativitatea furnizorului ca s pun la dispoziia cursanilor un
suport de curs.
Dintre efectele atribuirii acestui contract, care nu a avut la baz o estimare
corespunztoare, amintim:
- personalul entitii a participat la programe de formare profesional fr a se identifica
o nevoie real n toate cazurile cu privire la necesitatea pregtirii profesionale a
personalului;
- formatorul a furnizat programe de formare profesional neautorizate;
- formatorul a furnizat programele de formare profesional n grupe de cte 30 de
persoane, cu o durat de 4 zile/sptmn, fr a se avea n vedere faptul c referenialul
care reglementeaz activitatea de formare profesional prevede ca numrul maxim de
participani pe grup de formare profesional s fie de 28 persoane pentru pregtirea
teoretic i 14 persoane pentru pregtirea practic;
- furnizorul de formare profesional nu a eliberat un certificat de absolvire cu
recunoatere naional nsoit de un supliment descriptiv n care s se precizeze
competenele profesionale dobndite;
- competenelor dobndite de participani nu au fost evaluate i certificate de ctre o
comisie autorizat.
Concluzii

Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile, efectuat la nivelul entitii nu a fost un
instrument util pentru management, care s asigure o bun gestionarea a fondurilor
utilizate pentru finanarea cheltuielilor.
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 2.2.
91

Public Intern
Data: 10.02.2014


1. Elementele analizate: Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

- documentaia pentru ofertani furnizarea unor servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic,
revizii i reparaii tehnice pentru autoturismele din dotarea entitii;
- documentaia pentru ofertani furnizarea servicii de formare profesional pentru personalul din
cadrul entitii.

b) Bugetul entitii:

3. Descrierea constatrilor:
Eantionul n vederea examinrii modalitii de estimare a cheltuielilor cu bunurile i
serviciile a fost constituit astfel:
- populaia statistic a fost constituit din totalitatea documentelor care au stat la baza
determinrii valorii estimate a contractelor de prestri de servicii care au avut ca obiect ,,Reparaiile
curente (finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02 ,,Reparaiile curente) i ,, Pregtire
profesional (finanate din bugetul entitii de la articolul 20.13 ,,Pregtire profesional).
- tipul eantionrii: eantionare pe baza propriei aprecieri const n fracionarea populaiei
avnd n vedere propria experien a auditorilor cu privire la gestionarea riscurilor i funcionalitatea
instrumentelor de control intern.
- eantionul: este format din documentaia pe baza creia a fost atribuit un contract pentru
furnizarea de servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic, revizii i reparaii tehnice pentru
autoturismele din dotarea entitii, precum i documentaia pe baza creia au fost atribuite dou contracte
de furnizare de servicii de formare profesional pentru personalul propriu al entitii.

Concluzii:
Numrul contractelor analizate este 3, iar valoarea cheltuielilor aferente decontate din bugetul
entitii este de 926.344 lei, fr TVA. Eantionul astfel constituit se va verifica integral.
n urma verificrii eantionului se va ntocmi Foaia de lucru nr. 2.2 i Foia de lucru nr. 2.3, n
care se vor concretiza rezultatele testrii.


92

Public Intern
Data: 10.02.2014



- documentaia pentru ofertani furnizarea unor servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic,
revizii i reparaii tehnice pentru autoturismele din dotarea entitii;
- contractul nr. 58/24.05.2013 pentru furnizarea unor servicii de ntreinere, inspecie tehnic, revizii
i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii.

b) Bugetul entitii:

Testarea s-a concretizat n analiza documentaiei care a stat la baza atribuirii contractului de prestri
servicii nr. 58/24.05.2013, pentru furnizarea unor servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic, revizii
i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii, n scopul de a se identifica dac n etapa de elaborare
a documentaiei pentru atribuirea contractului de achiziie public au fost avute n vedere criterii de
performan care s asigure utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor n condiii de economicitate
i eficacitate. Principalele aspecte urmrite de echipa de auditori interni pe perioada testrii au fost:
- dac achiziia de servicii a fost fundamentat din punct de vedere cantitativ corespunztor,
respectiv dac la nivelul entitii a fost stabilit un necesar de operaiuni care trebuie efectuat pe perioada de
derulare a contractului de furnizare de servicii, prezentat ntr-o form sintetic la nivelul entitii, ct i
detaliat pentru fiecare autoturism din parcul auto al entitii;
- dac entitatea a definit standarde de calitate pentru serviciile care dorete s le achiziioneze,
respectiv dac n momentul estimrii valorii contractului de achiziie public a fost avut n vedere un
normativ orar pentru fiecare operaiune de reparaie;
- dac estimarea valorii contractului de achiziie public s-a realizat prin utilizarea unor tarife
estimate aferente unor standarde de calitate definite la nivelul entitii i care s corespund realitii
existente pe pia;
- dac s-a urmrit achiziia unor servicii care rspund din punct de vedere calitativ unor standarde de
calitate definite de entitate.

Concluzii:
Din analiza informaiilor din documentaia pentru ofertani care a stat la baza atribuirii
contractului nr. 58/24.05.2013 a rezultat urmtoarele:
93
- estimarea cheltuielilor cu ntreinerea, inspecia tehnic, revizia i reparaiile pentru
autoturisme nu a avut la baz o fundamentare i analiz a costurilor pentru fiecare tip de operaiune,
valoarea estimat a contractului fiind stabilit prin aplicarea unui indice de corecie la valoarea cheltuielilor
de aceiai natur din anul 2011;
- la estimarea valorii cheltuielilor cu reparaiile, care au stat la baza atribuirii contractului nr.
58/24.05.2012, nu s-a avut n vedere necesitatea asigurrii unei garanii pentru serviciile achiziionate.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 58/24.05.2013 n valoare de 95.000 lei, fr TVA,
care nu conine clauze cu privire la normativul orar pentru fiecare operaiune, tipul operaiunilor care fac
obiectul contractului i numrul acestora i clauze cu privire la acordarea garaniei de bun execuie cu
privire la serviciile prestate. Mai mult, prin contract nu a fost stabilit valoarea cert a pieselor care au fost
schimbate, fiind menionat urmtoarea clauz ,,prestatorul va aplica un adaos de maxim 30% la piesele
de schimb nlocuite, fa de preul de achiziie de la importator.


94

Public Intern
Data: 10.02.2014



- documentaia pentru ofertani furnizarea serviciilor de formare profesional;
- contractul nr. 45/11.02.2013 pentru furnizarea de servicii de formare profesional;
- contractul nr. 86/16.05.2013 pentru furnizarea de servicii de formare profesional.

b) Bugetul entitii:
- Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate pe anul 2012 (execuia final);
- Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate pe anul 2013 (previziuni);

Testarea s-a concretizat n analiza documentaiei care a stat la baza atribuirii contractului de
prestri servicii nr. 45/11.02.2013 i a contractului de prestri servicii nr. 86/16.05.2013, pentru
furnizarea de servicii de formare profesional, n scopul de a se identifica dac n etapa de
elaborare a documentaiei pentru atribuirea contractului de achiziie public au fost avute n
vedere criterii de performan care s asigure utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor
n condiii de economicitate i eficacitate. Principalele aspecte urmrite de echipa de auditori
interni pe perioada testrii au fost:
- dac la baza estimrii valorii contractului de achiziie public a stat o nevoie real de
formare profesional a personalului entitii;
- dac n momentul estimrii valorii contractului de achiziie public s-a urmrit utilizarea
fondurilor n condiii de economicitate i eficacitate, prin definirea unor indicatori de performan
adecvai i a unor inte realiste;
- dac n momentul estimrii valorii contractelor de furnizare servicii s-a urmrit asigurarea
unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului prin utilizarea fondurilor n condiii de
economicitate.

Concluzii:
Din analiza informaiilor din documentaia pentru ofertani care a stat la baza atribuirii
contractului de prestri servicii nr. 45/11.02.2013 i a contractului de prestri serviciu nr.
86/16.05.2013 a rezultat urmtoarele:
formare profesional fr a se realiza la nivelul entitii o activitate de informare, consiliere i
mediere a acestor persoane, cu scopul de evalua competenele, deprinderile i cunotinele care le
dein aceste persoane i a identifica nevoile acestor persoane n ceea ce privete pregtirea
95
profesional;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere faptul c n Registrul naional al
calificrilor profesionale din Romnia nu era nregistrat nici un furnizor de servicii de formare
profesional atestat pentru programele de formare profesional la care urmau s participe
personalul entitii;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere tarifele utilizate pe pia de entiti
care au ca obiect de activitate formarea profesional i sunt atestate ANC;
performan, cum ar fi de exemplu ,,numrul persoanelor care au absolvit programul de formare
profesional i au dobndit certificat, n funcie de care s se realizeze decontarea valorii
serviciilor prestate;
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 45/11.02.2013 n valoare de 549.231 lei fr
TVA i contractul nr. 86/16.05.2013 n valoare de 282.113 lei fr TVA care nu conin clauze
contractuale cu privire la obligativitatea ca furnizorul s ndeplineasc anumite criterii de
performan pentru a se putea deconta contravaloarea serviciilor, obligativitatea ca formatorul s
fie autorizat ANC pentru programele de formare profesional furnizate, obligativitatea
furnizorului ca s pun la dispoziia cursanilor un suport de curs.


96

Public Intern
Data: 10.02.2014

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2

Problema Realizarea cantitativ a activitilor i reducerea costurilor nu reprezint criterii pe baza
crora s se realizeze estimarea cheltuielilor cu bunurilor i serviciilor
Constatarea n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii
care au avut ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru
autoturismele din dotarea entitii, finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02
,,Reparaii curente, i formarea profesional finanate din bugetul entitii de la articolul
20.13 ,,Pregtire profesional.
Ponderea articolului de cheltuieli 20.02 ,,Reparaii curente n totalul
cheltuielilor cu bunurile i serviciile a nregistrat o cretere uoar de la 1,09% n anul
2011, la 10,22% n anul 2012 urmat de o scdere la 6,79% n anul 2013. Analiznd
evoluia n dinamic s-a constat c n cazul acestui articol bugetar, ritm mediu anual de
cretere n perioada 01.10.2012 31.12.2013 este 36,85% n perioada analizat.
Analiznd documentele care au stat la baza atribuirii contractului de prestri servicii
nr. 58/24.05.2013 au fost constatate urmtoarele aspecte:
- estimarea necesarului de servicii din punct de vedere cantitativ nu a avut la baz o
situaie sintetic cu privire la tipul de operaiuni de reparaii necesare pentru fiecare
autoturism i numrul acestora pentru fiecare autoturism;
- estimarea valorii necesare pentru finanarea cheltuielilor nu a avut la baz un
normativ orar aferent fiecrei operaiuni de reparaie necesar;
- pentru estimarea valorii contractului nu au fost utilizate tarife orare estimate aferente
unor standarde de calitate definite la nivelul entitii i care s corespund realitii
existente pe pia;
- n momentul estimarea valorii cheltuielilor cu reparaiile, nu s-a inut cont de
necesitatea asigurrii unei garanii aferente serviciilor achiziionate.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 58/24.05.2013 n valoare de 95.000 lei,
fr TVA, care nu conine clauze cu privire la normativul orar pentru fiecare operaiune,
tipul operaiunilor care fac obiectul contractului i numrul acestora i clauze cu privire la
acordarea garaniei de bun execuie cu privire la serviciile prestate. Mai mult, prin
contract nu a fost stabilit valoarea cert a pieselor care au fost schimbate, fiind
menionat urmtoarea clauz ,,prestatorul va aplica un adaos de maxim 30% la piesele
Ponderea articolului de cheltuieli 20.13 ,,Pregtire profesional n total
cheltuieli a nregistrat o cretere semnificativ n anul 2012 comparativ cu anul 2011,
respectiv cu 120%.
Din analiza documentaiei care a stat la estimarea valorii contractului de prestri servicii
nr. 45/11.02.2013 i a contractului de prestri servicii nr. 86/16.05.2013 a rezultat
urmtoarele:
formare profesional fr a se realiza la nivelul entitii o activitate de informare,
consiliere i mediere a acestor persoane, cu scopul de evalua competenele, deprinderile i
cunotinele care le dein aceste persoane i a identifica nevoile acestor persoane n ceea ce
privete pregtirea profesional;
97
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere faptul c n Registrul naional
al calificrilor profesionale din Romnia nu era nregistrat nici un furnizor de servicii de
formare profesional atestat pentru programele de formare profesional la care urmau s
participe personalul entitii;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere tarifele utilizate pe pia de
entiti care au ca obiect de activitate formarea profesional i sunt atestate ANC;
performan, cum ar fi de exemplu ,,numrul persoanelor care au absolvit programul de
formare profesional i au dobndit certificat, n funcie de care s se realizeze
decontarea valorii serviciilor prestate;
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 45/11.02.2013 n valoare de 549.231
lei fr TVA i contractul nr. 86/16.05.2012 n valoare de 282.113 lei fr TVA care nu
conin clauze contractuale cu privire la obligativitatea ca furnizorul s ndeplineasc
anumite criterii de performan pentru a se putea deconta contravaloarea serviciilor,
obligativitatea ca formatorul s fie autorizat ANC pentru programele de formare
profesional furnizate, obligativitatea furnizorului ca s pun la dispoziia cursanilor un
suport de curs.
Cauza Lipsa unei pregtiri profesionale adecvate a personalului din cadrul direciei
DGAPA.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i extern
eficient i o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s
ajung complete i la timp la utilizatori.
Lipsa unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Lipsa unei preocupri din partea entitii cu privire la asigurarea mpotriva
achiziionrii unor servicii la standarde de calitate necorespunztoare.
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente
autoturismelor din parcul auto al entitii referitoare la caracteristicile tehnice ale
autoturismului (consumul de carburant, tipul motorului, dimensiunile anvelopelor etc.),
uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de kilometrii parcuri etc.),
reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei, momentul cnd trebuia
efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat reparaia etc.) i modalitatea n care
sunt asigurate autoturismele (tipul asigurrii RCA/CASCO, perioada pe care este asigurat
autoturismul, clauze contractuale).
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana
utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor.
Lipsa unei preocupri din partea managementului entitii n ceea ce privete
asigurarea unei formri profesionale a personalului avnd n vedere pe de o parte nevoile
proprii ale personalului exprimate de acesta, iar pe de alt parte politica de personal a
entitii.
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu privire la
prestatorii de servicii i tarifele practicate pe pia.
Consecina Dintre efectele atribuirii contractelor de prestri de servicii, care nu au avut la baz o
estimare corespunztoare amintim:
a) n cazul contractelor de furnizare servicii specifice de ntreinere, inspecie
tehnic, revizii i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii:
- utilizarea din partea furnizorului a unor preuri n funcie de propria opiune, fr ca
entitatea s aib un control asupra lor;
- furnizorul a practicat un normativ de cheltuieli, fr ca entitatea s poat deine
controlul din punct de vedere al preului i calitii;
98
- inexistena unor clauze contractuale cu privire la garania acordat pentru serviciile
prestate a avut ca i consecin, n cazul a 5 autoturisme, efectuarea aceluiai tip de
reparaie pe perioada de derulare a contractului.
b) n cazul contractelor de furnizare servicii de formare profesional pentru
personalul din cadrul entitii:
- personalul entitii a participat la programe de formare profesional fr a se identifica
o nevoie real n toate cazurile cu privire la necesitatea pregtirii profesionale a
personalului;
- formatorul a furnizat programele de formare profesional n grupe de cte 30 de
persoane, cu o durat de 4 zile/sptmn, fr a se avea n vedere faptul c referenialul
care reglementeaz activitatea de formare profesional prevede ca numrul maxim de
participani pe grup de formare profesional s fie de 28 persoane pentru pregtirea
teoretic i 14 persoane pentru pregtirea practic;
- furnizorul de formare profesional nu a eliberat un certificat de absolvire cu
recunoatere naional nsoit de un supliment descriptiv n care s se precizeze
competenele profesionale dobndite;
- competenelor dobndite de participani nu au fost evaluate i certificate de ctre o
comisie autorizat.
n concluzie, estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile, efectuat la nivelul
entitii nu a fost un instrument util pentru management, care s asigure o bun
gestionare a fondurilor utilizate pentru finanarea cheltuielilor.
Recomandarea Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti cu un profil
de risc asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul implementrii bunei practici
referitoare estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu privire
la caracteristicile tehnice ale autoturismelor din parcul auto al entitii, uzura fizic,
reparaiile efectuate i modalitatea n care sunt asigurate aceste autoturisme.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate care s
reprezinte baza estimrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii care s conin informaii cu
privire la tipul serviciilor prestate, standarde de calitate ale serviciilor, tarifele utilizate,
atestate obinute de furnizori obinute de organisme naionale i internaionale etc.
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la
mbuntirea activitii. Echipa de auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc
la mbuntirea activitii de estimare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile:utilizarea
unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea nevoilor; stabilirea prin fiele
posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n ceea ce privete comunicarea cu
responsabilii structurilor din cadrul entitii; asigurarea unei asistene corespunztoare, de
ctre personalul din cadrul DFC, structurilor din cadrul n entitii momentul centralizrii
informaiilor.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce
privete comunicarea i munca n echip.
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru
realizarea unui sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea
urmtoarelor activiti:
- analiza periodic a atribuiilor fiecrei structuri i actualizarea ROF-ului;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini
personalului n conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i
dorinele exprimate de acesta;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n
99

ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu Ion .

Georgescu Vasile ..
Pentru luare la
cunotin

Reprezentantul
entitii/structurii auditate

Supervizat
Data: 17.02.2014
Supervizor
Vasilescu Daniel
Marius Enache Secretar
general

parteneriat cu entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i
aplicrii bunei practici n domeniu;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor
activiti de team-building;
- motivarea moral a personalului.
100

Public Intern
Data: 10.02.2014

Test Nr. 1.3.

Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului
Selectarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii
Modalitatea
de
eantionare
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor atribuite i
derulate pentru achiziionarea de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, finanate din
bugetul entitii de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.01.01 ,,Furnituri de birou.
Eantionul pentru evaluarea modului n care s-a realizat selectarea furnizorilor de
bunuri i servicii a fost constituit din patru contracte care au fost atribuite i derulate n
perioada 01.01.2011 31.12.2013 (documentaia de atribuire i documentaia aferent
derulrii contractelor).
Metoda de eantionare: eantionare stratificat
Descrierea
testului
Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care au fost avute n vedere principiile
de economicitate i eficacitate a utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
furniturile de birou. Analiza s-a realizat astfel:
- analiza concordanei dintre perioada planificat pentru atribuirea contractului i perioada
n care s-a atribuit contractul;
- analiza concordanei dintre caracteristicile tehnice ale tonerelor i cartuelor pentru
imprimante i faxuri menionate n cartea tehnic a echipamentelor i cele solicitate prin
documentaia pentru ofertani;
- examinarea modului n care entitatea s-a asigurat cu privire la calitatea bunurilor i
serviciilor care sunt achiziionate.
Constatare n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de furnizare care au
avut ca obiect tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, care au generat cheltuieli
finanate de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.01.01 ,,Furnituri de birou. n
perioada analizat cheltuielile cu furniturile de birou au nregistrat un ritm mediu de cretere
de 17,88%.
Din analiza modului de derulare a contractelor care au avut ca obiect furnizarea de
tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, cuprinse n eantion, s-au constatat
urmtoarele:
1) Documentaia pentru ofertani, aferent a dou proceduri de atribuire a unor contracte
de achiziie tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, a coninut informaii contradictorii
la Seciunea II ,,Caiet de sarcini. Datorit caracterului ambiguu al informaiilor din
documentaia de atribuire, documentaia a fost contestat la Consiliul Naional pentru
Soluionarea Contestailor. n urma analizrii contestaiilor, acestea au fost admise de
Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor, fapt ce a impus refacerea documentaiei
pentru ofertani cu implicaii asupra datei de atribuire a contractelor. n acest sens
exemplificm:
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de consumabile, publicat
pe site n data de 17.01.2013, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice)
informaiile menionate la pct. 1 Cerine tehnice ale produselor, respectiv ,,tonerele i
101
cartuele de cerneal trebuie s satisfac cerinele tehnice conform codului de produs
original ce este precizat pentru fiecare produs n parte nu au fost n concordan cu cele
menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. h. respectiv ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul
pentru care au fost livrate, furnizorul va suporta toate cheltuielile pentru retragerea
produselor defecte de la utilizatori i va nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse
originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de consumabile, publicat
pe site n data de 12.01.2013 , la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3
Condiii minime de calitate lit. c) ,,furnizorul are obligaia s prezinte pentru produse
certificarea conform condiiilor din standardele ISO/IEC 24711, 19752, respectiv 19798
privind msurarea capacitii n numr de pagini a cartuelor nu sunt n concordan cu
cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. g) ,,n cazul n care, dup livrare,
produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul pentru care
au fost livrate furnizorul va suporta toate cheltuielile pentru retragerea produselor defecte de
la utilizatori i va nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse originale n termen de
maxim 5 zile lucrtoare. Aceasta deoarece pentru produsele remanufacturate sau
rencrcate nu se pot obine certificate referitoare la ndeplinirea standardele ISO/IEC 24711
i 19752, care stabilesc capacitatea declarat n numr de pagini standard (acoperire 5%).
n aceste condiii a fost necesar replanificarea procedurilor de achiziii. Replanificarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii a avut ca efect existena unor perioade
de timp, cnd echipamentele de tehnic de calcul i telecomunicaii din cadrul entitii nu
au fost n stare de funcionare datorit lipsei consumabilelor.

2) Atribuirea unor contracte prin intermediul crora au fost achiziionate produse
remanufacturate sau rencrcate, n condiiile n care preurile utilizate sunt asemntoare cu
cele practicate pe pia pentru produse noi. Utilizarea unor astfel de produse a avut ca efecte
generarea unor cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat astfel de produse,
cheltuieli care din punct de vedere al volumului au fost duble comparativ cu valoarea
bunurilor care au fost achiziionate. Spre exemplu, n documentaia pentru ofertani, aferent
atribuirii unui contract de achiziie consumabile, publicat n data de 18.02.2012, Seciunea
II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate se menioneaz,
produsele ofertate s fie originale OEM sau echivalente, s respecte n totalitate cerinele
din manualul tehnic al echipamentului i/sau recomandrile productorului echipamentelor
i s fie 100% compatibile cu echipamentele n care urmeaz s fie montate, fiind
recunoscute de echipamente. n urma atribuirii contractului de achiziie nr. 26/11.03.2012,
au fost achiziionate produse remanufacturate sau rencrcate ale cror preuri au fost
aproximativ egale cu cele ale unor produse OEM.
Utilizarea unor produse neconforme din punct de vedere calitativ a avut ca efecte
generarea unor cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat astfel de produse,
cheltuieli care din punct de vedere al volumului n anul 2012 au fost la un nivel de
aproximativ 50% din valoarea consumabilelor care au fost achiziionate.

3) Atribuirea contractelor fr ca entitatea s se asigure cu privire la calitatea produselor
care vor fi achiziionate, respectiv n contractele de furnizare nu au fost prevzute clauze cu
privire la obligativitatea furnizorului de a suporta contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile
echipamentelor care s-au defectat din cauza utilizrii unor produse consumabile
necorespunztoare din punct de vedere calitativ. De asemenea, n contractele de furnizare de
tonere i cartue pentru imprimante i faxuri nu au fost menionate clauze cu privire la
obligativitatea furnizorului de a pune la dispoziia achizitorului echipamente similare pe
perioada n care acestea nu sunt funcionale i sunt n service din vina furnizorului. Lipsa
acestor prevederi contractuale a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile, pierderea
garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate
102

Popescu Ion
Georgescu Vasile Vasilescu Daniel

i existena unor perioade n care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost
funcionale cu consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii. Spre exemplu,
documentaia pentru ofertani, care a stat la baza atribuirii celor patru contracte de furnizare
produse analizate, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) nu sunt menionate
astfel de clauze.
Lipsa unor prevederi contractuale privind obligativitatea furnizorului de a suporta
contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au defectat din cauza
utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din punct de vedere calitativ, a avut
ca efect generarea unor costuri cu reparaiile, pierderea garaniei pentru echipamentele
defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i existena unor perioade n
care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale, cu consecine asupra
activitii desfurate n cadrul entitii.
Foaie de lucru nr. 1.3.1. i foaie de lucru nr. 1.3.2.
Concluzii Activitatea de selecie a furnizorilor de bunuri i servicii, nu a fost o activitate suport care
s sprijine managementul n utilizarea fondurilor n condiii de economicitate i eficacitate.
103

Public Intern
Data: 10.02.2014


1. Elemente analizate: mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

- documentaia pentru ofertani achiziia de consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri)
care a stat la baza atribuirii contractelor de furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i
faxuri) n perioada 2011 2013;
- contract furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) 26/11.03.2012, contract
furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) nr. 31/10.03.2013 i contract furnizare
consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) nr. 35/15.03.2013.
b) Bugetul entitii:
anul 2013 (previziuni).

Testarea s-a concretizat n analiza concordanei dintre perioada planificat pentru atribuirea
contractului furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) i perioada n care s-a
atribuit contractul, astfel:

Nr.crt Anul
Perioada planificat
pentru atribuirea
contractului prin PAP-
ul iniial
Perioada planificat
pentru atribuirea
contractului prin PAP-
ul actualizat
Data de atribuire
a contractului
1. 2011
Ianuarie Februarie
2011
Februarie Martie 2011 11.03.2011
2. 2012
Februarie 2011 Martie
2012
10.04.2012
3. 2013
Octombrie Noiembrie
2013
Octombrie Noiembrie
2013
15.11.2013

Documentaia pentru ofertani, aferent a dou proceduri de atribuire a unor contracte de achiziie tonere
i cartue pentru imprimante i faxuri, a coninut informaii contradictorii la Seciunea II ,,Caiet de sarcini.
Datorit caracterului ambiguu al informaiilor din documentaia de atribuire, documentaia a fost contestat
la Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor. n urma analizrii contestaiilor, acestea au fost
admise de Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor, fapt ce a impus refacerea documentaiei
104
pentru ofertani cu implicaii asupra datei de atribuire a contractelor. n acest sens exemplificm:
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de consumabile, publicat pe site n data
de 17.01.2013, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) informaiile menionate la pct. 1
Cerine tehnice ale produselor, respectiv ,,tonerele i cartuele de cerneal trebuie s satisfac cerinele
tehnice conform codului de produs original ce este precizat pentru fiecare produs n parte nu au fost n
concordan cu cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. h. respectiv ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul pentru care au fost
livrate furnizorul va suporta toate cheltuielile pentru retragerea produselor defecte de la utilizatori i va
nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de consumabile, publicat pe site n
data de 12.01.2013 , la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate
lit. c) ,,furnizorul are obligaia s prezinte pentru produse certificarea conform condiiilor din standardele
ISO/IEC 24711, 19752, respectiv 19798 privind msurarea capacitii n numr de pagini a cartuelor nu
sunt n concordan cu cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit.g) ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul pentru care au fost
nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare. Aceasta
deoarece pentru produsele remanufacturate sau rencrcate nu se pot obine certificate referitoare la
ndeplinirea standardele ISO/IEC 24711 i 19752, care stabilesc capacitatea declarat n numr de pagini
standard (acoperire 5%).
n aceste condiii a fost necesar replanificarea procedurilor de achiziii.
Replanificarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii a avut ca efect existena unor
perioade de timp, cnd echipamentele de tehnic de calcul i telecomunicaii din cadrul entitii nu au fost
n stare de funcionare datorit lipsei consumabilelor.

Concluzii:
Activitile desfurate la nivelul entitii nu au asigurat o selectare corespunztoare a furnizorilor de
bunuri i servicii.
Echipa de audit a identificat urmtorii factori care au contribuit la aceast situaie:
Pregtire profesional necorespunztoare att n cazul persoanelor care au elaborat documentaia de
atribuire a contractelor de furnizare tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, ct i n cazul persoanelor
care au avut calitatea de membru n Comisia de evaluare a ofertelor depuse.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul tehnologiei
informaiei i personalul din cadrul structurii cu atribuii n elaborarea documentaiei pentru ofertani
Lipsa unei preocupri din partea personalului n ceea ce privete implementare la nivelul entitii a
bunei practici n cu privire la asigurarea garaniei de bun execuie n cadrul produselor achiziionate.


105

Public Intern
Data:




- documentaia pentru ofertani achiziia de consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i
faxuri) care a stat la baza atribuirii contractelor de furnizare consumabile (tonere i cartue pentru
imprimante i faxuri) n perioada 2011 2013;
- contract furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) 26/11.03.2012,
contract furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) nr. 31/10.03.2013 i
contract furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) nr. 35/15.03.2013.
b) Bugetul entitii:

Descrierea constatrilor
Testarea s-a concretizat n:
- analiza concordanei dintre caracteristicile tehnice ale tonerelor i cartuelor pentru imprimante i
faxuri menionate n cartea tehnic a echipamentelor i cele solicitate prin documentaia pentru ofertani;
- examinarea modului n care entitatea s-a asigurat cu privire la calitatea bunurilor i serviciilor care
sunt achiziionate.
Rezultatele testrii sunt sintetizate cu ajutorul urmtorului tabel:

Nr.
crt.
Anul
Nr. i data
contract
Valoarea
contractului
fr TVA
Cheltuieli cu
ntreinerea
imprimantelor i
faxurilor, fr
TVA
Respectarea cerinelor
din manualul tehnic sau
recomandrile
productorului
1. 2011 26/11.03.2011 25.000 12.400 NU
2. 2012 18/10.03.2012 52.000 6.150 NU
3. 2013 31/15.03.2013 44.200 5.250 NU

Atribuirea unor contracte prin intermediul crora au fost achiziionate produse remanufacturate sau
rencrcate, n condiiile n care preurile utilizate sunt asemntoare cu cele practicate pe pia pentru
106
produse noi. Utilizarea unor astfel de produse a avut ca efecte generarea unor cheltuieli cu reparaiile
echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din punct de vedere al volumului au fost
duble comparativ cu valoarea bunurilor care au fost achiziionate. Spre exemplu, n documentaia pentru
ofertani, aferent atribuirii unui contract de achiziie consumabile, publicat n data de 18.02.2012,
Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate se
menioneaz,,produsele ofertate s fie originale OEM sau echivalente, s respecte n totalitate cerinele din
manualul tehnic al echipamentului i/sau recomandrile productorului echipamentelor i s fie 100%
compatibile cu echipamentele n care urmeaz s fie montate, fiind recunoscute de echipamente. n urma
atribuirii contractului de achiziie nr. 26/11.03.2012, au fost achiziionate produse remanufacturate sau
rencrcate a cror preuri au fost aproximativ egale cu cele ale unor produse OEM.
n urma efecturii testrii s-au constatat urmtoarele:
Utilizarea unor produse neconforme din punct de vedere calitativ avut ca efecte generarea unor
cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din punct de
vedere al volumului n anul 2012 au fost la un nivel de aproximativ 50% din valoarea consumabilelor care
au fost achiziionate.
Atribuirea contractelor fr ca entitatea s se asigure cu privire la calitatea produselor care vor fi
achiziionate, respectiv n contractele de furnizare nu au fost prevzute clauze cu privire la obligativitatea
furnizorului de a suporta contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au defectat din
cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din punct de vedere calitativ. De asemenea, n
contractele de furnizare de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri nu au fost menionate clauze cu
privire la obligativitatea furnizorului de a pune la dispoziia achizitorului echipamente similare pe perioada
n care acestea nu sunt funcionale i sunt n service din vina furnizorului. Lipsa acestor prevederi
contractuale a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile, pierderea garaniei pentru echipamentele
defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i existena unor perioade n care
echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu consecine asupra activitii desfurate
n cadrul entitii. Spre exemplu, documentaia pentru ofertani, care a stat la baza atribuirii celor patru
contracte de furnizare produse analizate, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) nu sunt
menionate astfel de clauze.
Lipsa unor prevederi contractuale privind obligativitatea furnizorului de a suporta contravaloarea
cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au defectat din cauza utilizrii unor produse consumabile
necorespunztoare din punct de vedere calitativ, a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile,
pierderea garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i
existena unor perioade n care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu
consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii.

Concluzii:
Activitatea de selecie a furnizorilor de bunuri i servicii, nu a fost o activitate suport care s sprijine
managementul n utilizarea fondurilor n condiii de economicitate i eficacitate.
Echipa de audit a identificat urmtorii factori care au contribuit la aceast situaie:
- Pregtire profesional necorespunztoare att n cazul persoanelor care au elaborat documentaia de
atribuire a contractelor de furnizare tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, ct i n cazul persoanelor
care au avut calitatea de membru n Comisia de evaluare a ofertelor depuse.
- Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul tehnologiei
- Lipsa unei preocupri din partea personalului n ceea ce privete implementare la nivelul entitii a
bunei practici n cu privire la asigurarea garaniei de bun execuie n cadrul produselor achiziionate.
- Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana echipamentelor de
tehnic de calcul cum ar fi de exemplu: ,,numrul de pagini listate,,numrul de incidente raportat de
imprimant, ,,numr de intervenii - service aferent fiecrei imprimante.


107

Public Intern
Data:

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.

Problema Selectarea furnizorilor de bunuri i servicii nu a permis utilizarea fondurilor n
condiii de economicitate i eficacitate.
Constatarea n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de
furnizare care au avut ca obiect tonere i cartue pentru imprimante i faxuri,
care au generat cheltuieli finanate de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul
20.01.01 ,,Furnituri de birou. n perioada analizat cheltuielile cu furniturile
de birou au nregistrat un ritm mediu de cretere de 17,88%.
Din analiza modului de derulare a contractelor care au avut ca obiect
furnizarea de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, cuprinse n eantion,
s-au constatat urmtoarele:
1) Documentaia pentru ofertani, aferent a dou proceduri de atribuire a
unor contracte de achiziie tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, a
coninut informaii contradictorii la Seciunea II ,,Caiet de sarcini. Datorit
caracterului ambiguu al informaiilor din documentaia de atribuire,
documentaia a fost contestat la Consiliul Naional pentru Soluionarea
Contestailor. n urma analizrii contestaiilor, acestea au fost admise de
Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor, fapt ce a impus refacerea
documentaiei pentru ofertani cu implicaii asupra datei de atribuire a
contractelor. n acest sens exemplificm:
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de
consumabile, publicat pe site n data de 17.01.2013, la Seciunea II Caiet de
sarcini (specificaii tehnice) informaiile menionate la pct. 1 Cerine tehnice ale
produselor, respectiv ,,tonerele i cartuele de cerneal trebuie s satisfac
cerinele tehnice conform codului de produs original care este precizat pentru
fiecare produs n parte nu au fost n concordan cu cele menionate la pct. 3
Condiii minime de calitate lit. h. respectiv ,,n cazul n care, dup livrare,
produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu
echipamentul pentru care au fost livrate, furnizorul va suporta toate cheltuielile
pentru retragerea produselor defecte de la utilizatori i va nlocui pe cheltuiala
sa ntreg ul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de
consumabile, publicat pe site n data de 12.01.2013 , la Seciunea II Caiet de
sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate lit. c) ,,furnizorul
are obligaia s prezinte pentru produse, certificarea conform condiiilor din
standardele ISO/IEC 24711, 19752, respectiv 19798 privind msurarea
capacitii n numr de pagini a cartuelor nu sunt n concordan cu cele
menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. g) ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu
108
echipamentul pentru care au fost livrate, furnizorul va suporta toate cheltuielile
pentru retragerea produselor defecte de la utilizatori i va nlocui pe cheltuiala
sa ntregul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
Aceasta deoarece pentru produsele remanufacturate sau rencrcate nu se pot
obine certificate referitoare la ndeplinirea standardele ISO/IEC 24711 i
19752, care stabilesc capacitatea declarat n numr de pagini standard
(acoperire 5%).

Atribuirea unor contracte prin intermediul crora au fost achiziionate
produse remanufacturate sau rencrcate, n condiiile n care preurile utilizate
sunt asemntoare cu cele practicate pe pia pentru produse noi. Utilizarea unor
astfel de produse a avut ca efecte generarea unor cheltuieli cu reparaiile
echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din punct de
vedere al volumului au fost duble comparativ cu valoarea bunurilor care au fost
achiziionate. Spre exemplu, n documentaia pentru ofertani, aferent atribuirii
unui contract de achiziie consumabile, publicat n data de 18.02.2012,
Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de
calitate se menioneaz ,,produsele ofertate s fie originale OEM sau
echivalente, s respecte n totalitate cerinele din manualul tehnic al
echipamentului i/sau recomandrile productorului echipamentelor i s fie
100% compatibile cu echipamentele n care urmeaz s fie montate, fiind
recunoscute de echipamente. n urma atribuirii contractului de achiziie nr.
26/11.03.2012, au fost achiziionate produse remanufacturate sau rencarcate a
cror preuri au fost aproximativ egale cu cele ale unor produse OEM.

Atribuirea contractelor fr ca entitatea s se asigure cu privire la
calitatea produselor care vor fi achiziionate, respectiv n contractele de
furnizare nu au fost prevzute clauze cu privire la obligativitatea furnizorului de
a suporta contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au
defectat din cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din
punct de vedere calitativ. De asemenea, n contractele de furnizare de tonere i
cartue pentru imprimante i faxuri nu au fost menionate clauze cu privire la
obligativitatea furnizorului de a pune la dispoziia achizitorului echipamente
similare pe perioada n care acestea nu sunt funcionale i sunt n service din
vina furnizorului. Lipsa acestor prevederi contractuale a avut ca efect generarea
unor costuri cu reparaiile, pierderea garaniei pentru echipamentele defectate
datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i existena unor perioade
n care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu
consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii spre exemplu,
documentaia pentru ofertani, care a stat la baza atribuirii celor patru contracte
de furnizare produse analizate, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii
tehnice) nu sunt menionate astfel de clauze.
Cauza Pregtire profesional necorespunztoare att n cazul persoanelor care au
elaborat documentaia de atribuire a contractelor de furnizare tonere i cartue
pentru imprimante i faxuri, ct i n cazul persoanelor care au avut calitatea de
membru n Comisia de evaluare a ofertelor depuse.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n
domeniul tehnologiei informaiei i personalul din cadrul structurii cu atribuii
n elaborarea documentaiei pentru ofertani.
Lipsa unei preocupri din partea personalului n ceea ce privete
implementarea la nivelul entitii a bunei practici cu privire la asigurarea
garaniei de bun execuie n cadrul produselor achiziionate.
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze
109

ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu Ion .

Georgescu Vasile ..
Pentru luare la cunotin

Reprezentantul entitii/structurii auditate

Supervizat
Data: 17.02.2014
Supervizor
Vasilescu Daniel

performana echipamentelor de tehnic de calcul cum ar fi de exemplu:
,,numrul de pagini listate,,numrul de incidente raportat de imprimant,
,,numr de intervenii - service aferent fiecrei imprimante
Consecina Replanificarea unor proceduri de achiziii.
Existena unor perioade de timp, cnd echipamente de tehnic de calcul i
telecomunicaii din cadrul entitii nu au fost n stare de funcionare datorit
lipsei consumabilelor.
Utilizarea unor produse neconforme din punct de vedere calitativ avut ca
efecte generarea unor cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat
astfel de produse, cheltuieli care din punct de vedere al volumului n anul 2012
au fost la un nivel de aproximativ 50% din valoarea consumabilelor care au fost
achiziionate.
Lipsa unor prevederi contractuale privind obligativitatea furnizorului de a
suporta contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au
defectat din cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din
punct de vedere calitativ, a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile,
pierderea garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii unor
consumabile remanufacturate i existena unor perioade n care echipamentele
existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu consecine asupra
activitii desfurate n cadrul entitii.
Recomandarea Analiza tuturor contestaiilor i a clarificrilor la acestea, aferente
procedurilor de achiziie derulate n perioada 01.01.2013-31.12.2013, n scopul
eliminrii unor neconformiti care pot apare n documentaia de atribuire.
Cooptarea unor persoane cu expertiz n domeniul n care se efectueaz
achiziia, care s participe la toate fazele procesului de achiziie.
Asigurarea unei pregtiri profesionale n domeniul achiziiilor publice
pentru cel puin o persoan din fiecare structur a entitii, astfel nct n
momentul n care se desfoar a procedur de achiziiei care legtur cu
activitatea unei structuri, s poat participa n comisiile constituite pentru
atribuirea contractului de achiziie.
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti
cu un profil de risc asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul identificrii
bunei practici referitor la modul n care entitatea se poate asigura c
achiziioneaz bunuri i/sau servicii la standarde de calitate superioare.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii
cu privire la caracteristicile tehnice ale echipamentelor IT din cadrul entitii,
care s reprezinte principala surs de informaii pentru elaborarea documentaiei
de atribuire pentru achiziia de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri.
Stabilirea unor indicatori de performan prin intermediul i stabilirea unor
inte adecvate n conformitate cu specificaiile tehnice ale echipamentelor, astfel
nct entitatea s poat msura performana achiziiilor efectuate.
110

Public Intern
Data:

Test nr. 1.4.
Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului
Soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor de furnizare a
Modalitatea
de
eantionare
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de
prestri de servicii, atribuite i derulate n perioada 01.01.2011 31.12.2013, care au
avut ca obiect furnizarea unor servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic, revizii
i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii i care au generat cheltuieli care au
fost finanate din bugetul entitii de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.20
Reparaii curente.
Eantionul pentru evaluarea modului n care nevoia de bunuri i servicii este
identificat i fundamentat este alctuit din 3 contracte atribuite n perioada
01.01.2011 31.12.2013, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum
redus de documente.
Metoda de eantionare: eantionare dirijat.
Descrierea
testului
Efectuarea testrii a presupus analiza modului n care sunt gestionate contractele de
prestri servicii de reparaie autoturisme. Analiza a presupus parcurgerea mai multor
etape:
- etapa 1: analiza evoluiei cheltuielilor cu reparaiile auto finanate din bugetul entitii
n perioada 01.01.2011-31.12.2013;
- etapa 2: analiza gradului de utilizare a autoturismelor din parcul auto al entitii;
- etapa 3: examinarea modului n care au fost analizate cauzele care au determinat
scoaterea temporar din uz a autoturismelor din parcul auto al entitii;
- etapa 4: analiza modului n care a fost asigurat funcionalitatea autoturismelor din
parcul auto al entitii.

Constatare n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri
servicii care au avut ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru
autoturismele din dotarea entitii. Din analiza evoluiei cheltuielilor cu reparaiile auto
finanate din bugetul entitii, a rezultat faptul c ponderea acestor cheltuieli n totalul
cheltuielilor cu bunurile i serviciile a reprezentat 8,46% n anul 2012, 6,79% n anul
2013 i 3,53% n perioada 01.01.2013 31.12.2013, iar ritmul mediu de cretere pe
perioada analizat a fost de 36,85%.
n perioada analizat cele 10 autoturisme din parcul auto al entitii au fost
repartizate structurilor entitii pentru a utilizate de ctre acestea n scopul realizrii
obiectivelor. Din analiza efectuat a rezultat faptul c n general autoturismele au avut
activitate zilnic, excepie fiind perioada cnd acestea au fost n service pentru lucrri
de constatare tehnic, inspecii tehnice sau reparaii; anual, fiecare autoturism efectund
n medie un numr de 55.000 km/lun.
Un aspect particular se ntlnete n cazul a trei autoturisme care n perioada
01.02.2013 31.05.2013 nu au fost n stare de funcionare, din cauza unor defeciuni
tehnice dup cum urmeaz:
- autoturism Dacia Logan defeciuni sistem direcie dreapta fa i cutie de viteze;
111
- autoturism Dacia Logan defeciuni sistem suspensie punte spate;
- autoturism Citroen parbriz spart.
Pe perioada analizat n momentul n care a aprut necesitatea efecturii unei
lucrri de ntreinere sau reparaie la un autoturism aflat n parcul auto al entitii,
persoana care a avut n gestiune mijlocul auto s-a deplasat la entitatea furnizoare de
servicii de reparaii auto cu care entitatea a avut contract de furnizare servicii.
n aceste condiii, entitatea furnizoare de servicii de reparaii auto a efectuat
constatarea tehnic i ulterior au fost efectuate lucrrile de reparaii i ntreinere fr ca
n prealabil o persoan din cadrul entitii, cu pregtire corespunztoare n domeniul
administrrii parcului auto, s analizeze i s aprobe nceperea lucrrilor de ntreinere
i reparaii.
Pe perioada auditat, inspecia tehnic, constatarea strii tehnice a autoturismelor
i repararea defeciunilor a fost asigurat prin externalizare, prin atribuirea unor
contracte de furnizri servicii unor entiti specializate. Astfel, s-a urmrit ca toate
autoturismele din parcul auto al entitii s fie n stare bun de funcionare i s se
realizeze obiectivele entitii.
Un aspect particular a fost nregistrat n perioada 01.02.2011-31.05.2013 cnd un
numr de trei autoturisme, enumerate anterior, nu au fost n stare de funcionare.
ntruct n acest interval de timp entitatea nu a avut un contract de furnizare servicii
de inspecie tehnic, constatare tehnic i reparaii cu o entitate specializat, aceste
autoturisme au fost imobilizate la sediul entitii fr ca s se efectueze o analiz a
cauzelor care au determinat defeciunile tehnice, o estimare a costurilor cu reparaia
acestor autoturisme i o identificare a unor posibiliti de efectuare a constatrii tehnice
i reparaii la autoturisme.
Totodat, pe aceast perioad entitatea a avut ncheiate contracte de asigurare
CASCO, prin care autoturismele din parcul auto al entitii au fost asigurate mpotriva
unor riscuri.
ntruct personalul din cadrul DGAPA cu atribuii n domeniul coordonrii
activitilor specifice parcului auto nu a avut cunotine de aceste aspecte, entitatea nu a
solicitat la societile de asigurare i reasigurare cu care a avut contracte de asigurare
CASCO s se efectueze o constatare a strii tehnice a autoturismelor, deschiderea
unor dosare de daune auto i obinerea despgubirilor aferente. Menionm faptul c,
defeciunile la cele trei autoturisme s-au produs ca urmare a unor evenimente
independente de activitatea entitii, motiv pentru care contravaloarea reparaiilor
pentru aceste defeciuni putea fi solicitat la decontare societilor de asigurare i
reasigurare.
n aceste condiii, pe perioada n care entitatea nu a avut contracte de furnizare
servicii de constatare tehnic, inspecie tehnic i reparaii, cele trei autoturisme nu au
fost n stare de funcionare, iar ulterior atribuirii contractului nr. 58/24.05.2013,
autoturismele au fost reparate, costul aferent acestor reparaii fiind de 25.000 lei (Foaie
de lucru nr. 1.4.1.).
Echipa de auditori interni apreciaz c s-a ajuns la aceast situaie ntruct:
- personalul cu atribuii n domeniul administrrii parcului auto al entitii nu are o
pregtire corespunztoare n domeniu;
- comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n
domeniul gestionrii parcului auto, personalul din cadrul structurii cu atribuii n
gestionarea contractelor comerciale i personalul din cadrul Direciei Generale
Economic Financiar.
- lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente
autoturismului (consumul de carburant, tipul motorului, dimensiunile anvelopelor etc.),
uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de kilometrii parcuri etc.),
reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei, momentul cnd trebuia
efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat reparaia etc.) i modalitatea n care
sunt asigurate autoturismele (tipul asigurrii RCA/CASCO, perioada pe care este
asigurat autoturismul, clauze contractuale).
- lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana
cheltuielilor cu primele de asigurare pltite i a cheltuielilor cu reparaiile
112

Popescu Ion Georgescu Vasile
Vasilescu Daniel

autoturismelor.
Concluzii ntruct nu a fost realizat periodic o analiz cu privire la modul de derulare a
contractelor de asigurare CASCO, entitatea a decontat din bugetul propriu
contravaloarea unor servicii de constatare tehnic i reparaii la autoturisme n valoare
de 25.000 lei, n condiiile n care aceste servicii putea face obiectul unor despgubiri
obinute de la societile de asigurare i reasigurare. Astfel, la nivelul entitii
asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto nu a avut la baz principiul
economicitii.
Totodat, neluarea n considerare a posibilitii de activare i utilizare a unor
clauze din contratele de asigurare CASCO n scopul efecturii unor lucrri de
constatare tehnic i reparaii autoturisme, trei mijloace de transport din parcul auto al
entitii au fost imobilizate la sediul entitii o pe perioad de trei luni calendaristice, cu
implicaii asupra desfurrii activitilor entitii. Astfel, la nivelul entitii asigurarea
funcionalitii autoturismelor din parcul auto al entitii nu a avut la baz principiul
eficacitii.
113

Public Intern
Data:

Foaie de lucru nr. 1.4.1


Calculul cheltuielilor cu reparaiile suportate din bugetul entitii i care puteau fi decontate
prin poliele de asigurare CASCO

Nr crt
Autoturism marca i nr de
nmatriculare
Factura nr. Data facturii
Valoare
- lei -
1 Autoturism Dacia Logan 5960 24.05.2013 9420
2 Autoturism Dacia Logan 5972 27.05.2013 8240
3 Autoturism Citroen 5867 15.05.2013 7340
TOTAL 25.000


114

Public Intern
Data:
Denumire misiune mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.4.

Problema Deficiene n gestionarea contractelor de furnizarea bunuri/prestri servicii
finanate din bugetul entitii de la Titlul ,,Bunuri i servicii
Constatarea n perioada analizat cele 10 autoturisme din parcul auto al entitii au fost
repartizate structurilor entitii pentru a fi utilizate de ctre acestea n scopul
realizrii obiectivelor. Din analiza efectuat a rezultat faptul c n general
autoturismele au avut activitate zilnic, excepie fiind perioada cnd acestea au
fost n service pentru lucrri de constatare tehnic, inspecii tehnice sau reparaii;
anual fiecare autoturism efectund n medie un numr de 55.000 km/lun.
Un aspect particular se ntlnete n cazul a trei autoturisme care n perioada
01.02.2013 31.05.2013 nu au fost n stare de funcionare, din cauza unor
defeciuni tehnice dup cum urmeaz:
- autoturism Dacia Logan defeciuni sistem direcie dreapta fa i cutie de
viteze;
Pe perioada auditat, inspecia tehnic, constatarea strii tehnice a
autoturismelor i repararea defeciunilor a fost asigurat prin externalizare, prin
atribuirea unor contracte de furnizri servicii unor entiti specializate. Astfel, s-a
urmrit ca toate autoturismele din parcul auto al entitii s fie n stare bun de
funcionare i s se realizeze obiectivele entitii. n acest scop, n perioada
01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii care au
avut ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru
autoturismele din dotarea entitii.
Un aspect particular a fost nregistrat n perioada 01.02.2013-31.05.2013
cnd un numr de trei autoturisme, enumerate anterior, nu au fost n stare de
funcionare.
ntruct n acest interval de timp entitatea nu a avut un contract de furnizare
servicii de inspecie tehnic, constatare tehnic i reparaii cu o entitate
specializat, aceste autoturisme au fost imobilizate la sediul entitii fr ca s se
efectueze o analiz a cauzelor care au determinat defeciunile tehnice, o estimare
a costurilor cu reparaia acestor autoturisme i o identificare a unor posibiliti de
efectuare a constatrii tehnice i reparaii la autoturisme.
Totodat, pe aceast perioad entitatea a avut ncheiate contracte de asigurare
CASCO, prin care autoturismele din parcul auto al entitii au fost asigurate
mpotriva unor riscuri.
ntruct, personalul din cadrul DGAPA cu atribuii n domeniul coordonrii
activitilor specifice parcului auto nu a avut cunotine de aceste aspecte
entitatea nu a solicitat, la societile de asigurare i reasigurare cu care a avut
contracte de asigurare CASCO, s se efectueze o constatare a strii tehnice a
autoturismelor, deschiderea unor dosare de daune auto i obinerea despgubirilor
aferente. Defeciunile la cele trei autoturisme s-au produs ca urmare a unor
115
evenimente independente de activitatea entitii, motiv pentru care contravaloarea
reparaiilor pentru aceste defeciuni putea fi solicitat la decontare societilor de
asigurare i reasigurare.
n aceste condiii, pe perioada n care entitatea nu a avut contracte de
furnizare servicii de constatare tehnic, inspecie tehnic i reparaii cele trei
autoturisme nu au fost n stare de funcionare, iar ulterior atribuirii contractului
nr. 58/24.05.2013, autoturismele au fost reparate, costul aferent acestor reparaii
fiind de 25.000 lei.
Cauza Pregtire profesional necorespunztoare a personalului care are atribuii n
gestionarea parcului auto.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n
domeniul gestionrii parcului auto, personalul din cadrul structurii cu atribuii n
gestionarea contractelor comerciale i personalul din cadrul Direciei Generale
Economic Financiar.
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente
autoturismului (consumul de carburant, tipul motorului, dimensiunile anvelopelor
etc.), uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de kilometrii
parcuri etc.), reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei,
momentul cnd trebuia efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat
reparaia etc.) i modalitatea n care sunt asigurate autoturismele (tipul asigurrii
RCA/CASCO, perioada pe care este asigurat autoturismul, clauze contractuale).
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana
cheltuielilor cu primele de asigurare pltite i a cheltuielilor cu reparaiile
autoturismelor.
Consecina ntruct nu a fost realizat periodic o analiz cu privire la modul de derulare
a contractelor de asigurare CASCO, entitatea a decontat din bugetul propriu
contravaloarea unor servicii de constatare tehnic i reparaii la autoturisme n
valoare de 25.000 lei, n condiiile n care aceste servicii puteau face obiectul
unor despgubiri obinute de la societile de asigurare i reasigurare. Astfel, la
nivelul entitii asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto al
entitii nu a avut la baz principiul economicitii.
Totodat, neluarea n considerare a posibilitii de activare i utilizare a
unor clauze din contratele de asigurare CASCO n scopul efecturii unor lucrri
de constatare tehnic i reparaii autoturisme, trei mijloace de transport din parcul
auto al entitii au fost imobilizate la sediul entitii o pe perioad de trei luni
calendaristice, cu implicaii asupra desfurrii activitilor entitii. Astfel, la
nivelul entitii asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto al
entitii nu a avut la baz principiul eficacitii.
Recomandarea Implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada
execuiei bugetare. Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate
n cadrul altor entiti cu un profil funcional i de risc asemntor, echipa de
auditori apreciaz c implementarea urmtoarelor instrumente conduce la
mbuntirea activitii de identificare a problemelor:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori necesari
pentru monitorizarea cheltuielilor;
- utilizarea unei aplicaii informatice care s permit identificarea abaterilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea
unor analize;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii
cauzelor care au determinat abaterile.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare n domeniul
116

ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu Ion .

Georgescu Vasile ..
Pentru luare la
cunotin

Reprezentantul
entitii/structurii auditate

Supervizat
Data: 17.02.2014
Supervizor
Vasilescu Daniel
Marius Enache Secretar
general

gestionrii parcului auto pentru personalul entitii, astfel nct fundamentarea i
lansarea unui comenzi pentru efectuarea unei reparaii s se realizeze pe baza
unei analiz cost eficien.
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti cu
un profil de risc asemntor cu cel al entitii, n scopul implementrii bunei
practici referitor la gestionarea parcului auto.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s informaii cu privire
la caracteristicile tehnice ale autoturismelor din parcul auto al entitii, uzura
fizic, reparaiile efectuate i modalitatea n care sunt asigurate aceste
autoturisme.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate
prin intermediul crora s de poat monitoriza cheltuielile cu primele de asigurare
i cheltuielile cu reparaiile auto.
117
Public Intern
Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit
Data:

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Exist Auditori
Constatarea Documentele justificative/Probe de audit
Da Nu
Obiectivul de audit: Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Utilizarea fondurilor, pentru
finanarea cheltuielilor
generate de contractele de
prestri servicii care au avut
ca obiect consultana juridic,
nu s-a realizat n condiii de
economicitate. Prin
externalizarea unor servicii
de consultan juridic
cheltuielile entitii au
crescut, n perioada
01.01.2011 31.12.2013, cu
minim 133.224,53 lei
- Programul anual al achiziiilor publice pentru
anul 2012;
anul 2013;
anul 2014;
- Situaie privind contractele de achiziie atribuite
n perioada 01.01.2011 31.12.2013;
- Bugetul entitii pe capitole, subcapitole,
paragrafe, titluri de cheltuieli, articole i alineate
pentru anul 2011 (execuia final);
pentru anul 2012 (execuia final);
pentru anul 2013 (previziuni);
- contract de prestri servicii nr.
78954/28.04.2012;
68540/03.04.2012;
- factura nr. 231/13.07.2012 PV recepie servicii
nr. 1514/06.04.2013
159700/31.01.2013;
- factura nr. 1290/13.02.2013, PV recepie
servicii nr. 15170/13.02.2013;
- Regulamentul de Organizare i Funcionare a
Direciei Generale Juridice;
- Fia postului nr. 2513;
- Rapoarte anuale de evaluare a performanelor
profesionale, rapoarte anuale de activitate ale
Direciei Generale Juridic;
- Planurile anuale i multianuale de activitate ale
Direciei Generale Juridic;
- documente elaborate la nivelul Direciei
Generale Juridic
.
X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Popescu
Ion
Georgescu
Vasile
Estimarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile,
efectuat la nivelul entitii
nu a fost un instrument util
pentru management, care s
asigure o bun gestionare a
fondurilor utilizate pentru
anul 2011;
anul 2012;
anul 2013;
- documentaia pentru ofertani furnizarea unor
X

X

X

X

Popescu
Ion
Georgescu
Vasile
118
Exist Auditori
Constatarea Documentele justificative/Probe de audit
Da Nu
finanarea cheltuielilor servicii de ntreinere, inspecie tehnic, revizii i
reparaii tehnice pentru autoturismele din dotarea
entitii;
- documentaia pentru ofertani furnizarea servicii
de formare profesional pentru personalul din
cadrul entitii;
pe anul 2011; 2012 i 2013 (execuia final);
- contractul nr. 58/24.05.2013 pentru furnizarea
unor servicii de ntreinere, inspecie tehnic,
revizii i reparaii pentru autoturismele din
dotarea entitii;
servicii de formare profesional;
servicii de formare profesional;
..

X

X

X

X

X

Obiectivul de audit: mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i servicii
Activitatea de selecie a
furnizorilor de bunuri i
servicii, nu a fost o activitate
suport care s sprijine
managementul n utilizarea
fondurilor n condiii
economicitate i eficacitate.
anul 2011;
anul 2012;
anul 2013;
pe anul 2011; 2012 i 2013 (execuia final);
- documentaia pentru ofertani achiziia de
consumabile (tonere i cartue pentru imprimante
i faxuri) care a stat la baza atribuirii contractelor
de furnizare consumabile (tonere i cartue
pentru imprimante i faxuri) n perioada 2011-
2013;
- contract furnizare consumabile (tonere i
cartue pentru imprimante i faxuri) nr.
26/11.03.2013;
..
X

X

X

X

X

X

Popescu
Ion
Georgescu
Vasile
Asigurarea funcionalitii
autoturismelor din parcul
auto al entitii nu a avut la
baz principiul efixcienei
pe anul 2011 (execuia final);
pe anul 2012 (execuia final);
pe anul 2013 (previziuni);
- contracte asigurare CASCO;
- contract reparaii nr. 58/24.05.2013;
- factura nr. 5960/24.05.2013;
..
X

X

X

X
X
X

Popescu
Ion
Georgescu
Vasile

Georgescu Vasile
119

Public Intern
edina de nchidere
Data:

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

A. Lista participanilor:
Numele i
prenumele
Funcia Entitatea/structura auditat Semntura
Enache Marius Secretar general
Nicoar Eugenia Director general DGJ
Antonescu Petre Director general DGAPA
Nicolaescu
Constantin
ef Compartiment CAPI

Vasilescu Daniel
Auditor intern
supervizor
CAPI

Popescu Ion Auditor intern CAPI

Georgescu Vasile Auditor inetrn CAPI

Ionescu Marian Director DFC

Protopopescu Sorin ef serviciu Serviciul financiar i buget

Ionescu Nadia ef birou Biroul contabilitate

Manolescu Nicolae ef birou
Birou metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern

B. Concluzii:

Constatrile, concluziile i recomandrile formulate de echipa de auditori vizeaz activitile
desfurate de mai multe structuri din cadrul entitii care au implicaii asupra procesului bugetar. Din
aceste motive, la edina de nchidere au fost invitate persoanele care coordoneaz activitatea acestor
structuri, respectiv secretarul general al entitii, directorul general DGJ, directorul general DGAPA,
eful Serviciului financiar i buget, eful Biroului contabilitate i eful Biroului metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern.
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect
auditat. De asemenea, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor,
eventualele consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru
eliminarea acestora.
Totodat, echipa de auditori a prezentat faptul c o parte din recomandri au fost formulate n baza
unor evaluri i analize cu privire la utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat, precum i celelalte structuri ale cror
activiti au implicaii asupra desfurrii n bune condiii a procesului bugetar, i-a nsuit n totalitate
constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori, considernd c prin implementarea
acestora n cadrul entitii va fi implementat buna practic din domeniu.

120
Entitate public

PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI

mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i
utilizare a fondurilor pentru finanarea

BUCURETI
2014

121

I. INTRODUCERE

Echipa de auditori a fost format din :
Popescu Ion, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Georgescu Vasile, auditor superior
Supervizarea misiunii de audit intern a fost asigurat de dl. Vasilescu Daniel, auditor superior n
cadrul Compartimentului de Audit Intern.

Ordinul de efectuare a misiunii de audit intern al performanei: misiunea de audit a fost cuprins n
Planul de audit intern pe anul 2014 i s-a derulat n baza Ordinului de serviciu nr. 23245/15.01.2014

Baza legal a misiunii de audit intern al performanei:
Planul de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea entitii publice;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
HG nr.1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de
audit public intern;
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.

Durata misiunii de audit: 02.02.2014 28.02.2014

Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2013

Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea
responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu
privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor
pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile i ndeplinirea n mod eficient i eficace a
acestora.

Obiectivele misiunii de audit:

Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri pertinente n vederea
creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n procesul de fundamentare, acordare i
utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective specifice:

Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern de performan,
respectiv realizarea unei analize a activitilor desfurate n domeniul planificrii i execuiei bugetare,
urmrindu-se determinarea necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii
activitilor.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern al performanei s-a desfurat n conformitate cu prevederile
Ghidului general privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern al
performanei i Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.
Tehnicile i instrumentele utilizate specifice activitii de audit intern au fost aplicate pentru mai
puin de 100% din elementele specifice unei tranzacii, activiti s.a., echipa de audit utiliznd tehnici de
122
eantionare n scopul selectrii probelor analizate.

II. METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT PUBLIC
INTERN AL PERFORMANEI

Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
eficacitii controlului intern cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
mai multe surse diferite;
examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
eantionarea: presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai puin de 100% din elementele
populaiei, cu condiia ca toate elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate, n scopul de
a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe constatrile obinute din eantion..

Instrumentele de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul
socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate.

Documente i materiale examinate n cadrul entitii activitile desfurate pe perioada etapei
Intervenia la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.2011-
31.12.2013, care a cuprins urmtoarele:
legi i regulamente aplicabile la nivelul entitii;
organigrama entitii;
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;
Planul strategic pentru anii 2011-2013;
Scrisorile-cadru pentru anii 2011, 2012, 2013;
Documentele de fundamentare i motivare a sumelor din Proiectul de buget pentru anii
2011, 2012, 2013;
Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole i
alineate pe anul 2013 (previziuni);
Programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2011;
123
Situaie privind contractele de achiziie atribuite n perioada 01.01.2011 31.12.2013;
documentaia pentru ofertani achiziia de consumabile (tonere i cartue pentru
imprimante i faxuri) care a stat la baza atribuirii contractelor de furnizare
consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) n perioada 2011-
2013;
ordine ale conductorului entitii;
documente justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor;
evidene analitice i sintetice etc .

Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:
Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Lista ntrebrilor auditului;
Situaie privind evaluarea obiectivelor specifice;
Situaie privind evaluarea indicatorilor de performan;
Situaie privind evaluarea surselor de date;
Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
Programul misiunii de audit public intern;
teste;
foi de lucru;
FIAP-uri;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
minute ale edinelor de deschidere i de nchidere;

III. Constatri i recomandri

Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine i
recomandri pe baza testrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n perioada de
intervenie la faa locului, consemnate n documentele de lucru.

III. 1 Analiza Obiectivelor i indicatorilor ataai domeniului auditabil
III. 1.1 Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
Prin Planul strategic pentru anii 2009-2013, entitatea, cu privire la procesul bugetar, are stabilit un
obiectiv strategic, respectiv mbuntirea capacitii funcionale de a fundamenta cheltuielile i utiliza
fondurile pentru finanarea acestora.
n consens cu strategia i politica entitii au fost stabilite urmtoarele obiective generale:
o Creterea capacitii entitii de a asigura un proces de planificare n conformitate cu
principiile i regulile bugetare;
o Creterea capacitii entitii de a asigura utilizarea instrumentelor de planificare i
monitorizare a cheltuielilor n conformitate cu principiile i regulile bugetare.
Pentru ca obiectivele generale s poat fi ndeplinite este necesar ca la nivelul structurilor
funcionale s fie stabilite obiectivele specifice. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea c
vizeaz rezultate concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Referitor la procesul bugetar entitatea i-a stabilit trei obiective specifice, dup cum urmeaz:
Capacitatea entitii de a asigura o planificare strategic i anual n conformitate cu regulile
i principiile bugetare
Coordonare adecvat a deciziilor i aciunilor n scopul reducerii consumului de
resurse i obinerii rezultatelor lunare estimate
Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii
Echipa de auditori a analizat obiectivele cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor. n urma
analizei s-a constatat c un obiectiv specific nu a fost definit corect avnd n vedere caracteristicele
124
SMART, respectiv nu are formulare corect avnd n vedere specificitatea domeniul la care se refer i nu
se raporteaz la o perioad de timp. Exemplificm n acest sens obiectivul ,,Asigurarea unor sinteze
privind finanarea activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de conducerea entitii.
De asemenea, echipa de auditori a apreciat c cele trei obiective nu acoper n totalitate domeniul
auditat.
n aceste condiii echipa de audit a recomandat reformularea obiectivului dup cum
urmeaz ,,Realizarea unor analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii.
Totodat, echipa de autori a agreat cu conducerea entitii dou noi obiective, pentru a
acoperi procesul bugetar, respectiv:
- mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor prin
actualizarea semestrial a ipotezelor de lucru.
- mbuntirea capacitii de planificare i monitorizare a cheltuielilor prin utilizarea
unui sistem informaional adecvat.

III. 1.2 Analiza indicatorilor de performan

Pentru realizarea obiectivelor specifice la nivelul entitii au fost stabilii un numr de cinci
indicatori de performan.
n urma analizei efectuate s-a constatat c indicatorii stabilii permit msurarea performanei, ns
exist situaii n care intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz performana. Exemplificm:
- indicatorul ,, Ponderea n care procedurile de sistem sunt aplicate n mod corect (%) pentru
care s-a stabilit inta 95 % (solicitrile structurile entitii prin utilizarea formularelor i la termenele
stabilite din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au ncadrat n prevederile care
au stat la baza elaborrii Proiectului de buget (%) pentru care s-a stabilit inta 70 % (prevederile care
au stat la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
- indicatorul ,,Ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora semestrial sunt
efectuate analize i care furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor (%) pentru care
s-a stabilit inta 75 % (solicitrile structurile entitii prin utilizarea formularelor i la termenele stabilite
din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au ncadrat n prevederile care
au stat la baza elaborrii Proiectului de buget (%) pentru care s-a stabilit inta 50 % (prevederile
care au stat la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
n aceste condiii echipa de audit a recomandat stabilirea unor inte care s stimuleze
performana, precum i utilizarea unor indicatori de performan:

Nr.
crt.
Obiectiv specific Indicator de performan propus
1.
Obiectivul (1) - Capacitatea
entitii de a asigura o planificare
strategic i anual n
Numrul anual de instruiri n domeniul bugetar, efectuate la nivelul entitii.
Numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile care au stat la
baza elaborrii proiectului de buget
Numrul persoanelor care anual au participat la programe ed e formare profesional
n domeniul bugetar raportat la numrul persoanelor care anual au participat la
programe de formare profesional i la activiti n domeniul bugetar
2.
Obiectiv (2) - Coordonare
adecvat a deciziilor i aciunilor
n scopul reducerii consumului de
resurse i obinerii rezultatelor
lunare estimate
Numrul de cazuri n care implementarea activitilor planificate au fost amnate
3.
Obiectiv (3) - Asigurarea unor
sinteze i analize privind
finanarea activitilor cuprinse
n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii
Gradul de realizare al propunerilor acceptate transmise de structurile entitii

125
III. 2 Analiza procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea

III.2.1. Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

III.2.1.1. Identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i servicii.

Pe baza testrilor efectuate auditorii interni au constatat urmtoarele aspecte cu privire la
identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i servicii:
Articolul bugetar 20.12 ,,Consultan i expertiz cuprinde cheltuieli pentru consultan i
reprezentare n instan, consultan IT i expertiz tehnic.
Din analiza evoluiei n dinamic s-a constatat c acest articol bugetar, n perioada 01.01.2011
30.12.2013 i previzionat pentru anul 2014, are un ritm mediu de cretere de 114,52%; ponderea acestui
articol de cheltuieli n totalul cheltuielilor bugetare ale entitii a nregistrat un trend ascendent de la 10%
n anul 2012, la 16% n anul 2013, iar conform prevederilor bugetare pentru anul 2014 se preconizeaz s
reprezinte 23%.
Raportat la totalul cheltuielilor finanate de la titlul ,,Bunuri i servicii, acest articol de cheltuieli a
avut ponderi ascendente de la 11,01% n anul 2012 la 16,80% n anul 2013, iar pentru anul 2014 este
previzionat o tendin de cretere a ponderii acestora la aproximativ 18,60 %. Creterea semnificativ
care s-a nregistrat se datoreaz faptului c n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit
contracte de prestri servicii de consultan juridic, cu mai multe societi/cabinete individuale de
avocatur care au ca obiect acordarea de consultan juridic, asistarea reprezentanilor la negocieri cu alte
entiti, precum i reprezentarea n instan a entitii n cauzele n care este parte.
n anul 2014 se preconizeaz de asemenea o cretere a valorii cheltuielilor finanate de la articolul
,,Consultan i expertiz, care se estimeaz s creasc cu 2.000 mii lei mai mari n anul 2014 comparativ
cu anul 2013.
Din analiza comparativ a informaiilor cuprinse n documentele analizate, a rezultat faptul c
Direcia General Juridic are stabilite prin ROF atribuii care i-ar fi permis s realizeze activitile care au
fost externalizate prin intermediul celor 4 contracte de prestri servicii analizate.
n condiiile n care activitile, care au reprezentat obiectul unor contracte de furnizare de servicii
de consultan i asistare juridic, ar fi fost efectuate cu personal din cadrul Direciei Generale Juridic era
necesar ca la nivel structuri s fie disponibil un volum total de 319 total ore/om.
Mai mult, din analiza fiselor posturilor a rezultat faptul c personalul care i desfoar activitatea
n cadrul Direciei Generale Juridic are ca responsabiliti, stabilite prin fia postului, reprezentarea
entitii n instan i s ofere managementului consiliere juridic de specialitate. De asemenea, din analiza
dosarelor profesionale ale personalului din cadrul Direciei Generale Juridic a rezultat faptul c acesta
deine o pregtire profesional, dovedit prin intermediul diplomelor de studii, i experien relevant n
domeniul dreptului administrativ, civil, comercial i penal.
Din analiza anual a volumului de munc desfurat n cadrul Direciei Generale Juridic s-a
constatat:
- la nivelul Direciei Generale Juridic nu a fost realizat o estimare corect a fondului de timp
disponibil pentru realizarea activitilor specifice direciei. Astfel, n anul 2012 a fost estimat n mod
eronat un fond de timp cu 1.120 ore mai mare dect cel necesar desfurrii activitilor, iar n anul 2013
cu 1.008 ore mai mare;
- o ncrcare necorespunztoare a personalului, care n anul 2012 i 2013 a desfurat activitai n
cadrul Direciei Generale Juridic. Aceasta deoarece, n urma analizei efectuate echipa de audit a
identificat o rezerv de timp de 2.120 ore aferent anului 2012 i de 1.080 ore aferent anului 2013
rezultnd o economie total de 3.200 ore.
Analiznd comparativ volumul cheltuielilor cu serviciile de consultan generate de atribuirea
celor patru contracte i cheltuielile de personal care ar fi fost finanate din bugetul entitii n condiiile n
care activitile externalizate ar fi fost realizate cu personal propriu, a rezultat c n condiiile n care la
nivelul entitii activitile juridice care au fost externalizate ar fi fost efectuate cu personal propriu, s-ar fi
126
nregistrat o economie de minim 133.224,53 lei aferent fondurilor utilizate din bugetul entitii n anul
2012 i anul 2013 de la la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.12 ,,Consultan i expertiz, fr ca
volumul cheltuielilor finanate din alte capitole bugetare s fie afectat.
Cauzele identificate de auditorii interni i care stau la baza constatrilor identificate sunt:
Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de execuie, ct i a
personalului de conducere n domeniul controlului managerial, care este reflectat implementarea parial
a Standardului 7 ,,Obiective, Standardului 8 ,,Planificarea, Standardului 10 ,,Monitorizarea
performanelor i a Standardului 15 ,,Ipoteze i reevaluri.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i extern eficient i o
difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung complete i la timp la
utilizatori.
Consecine:
Planurile ntocmite la nivelul entitii nu au avut la baz concordana dintre activitile necesare
pentru atingerea obiectivelor i resursele maxim de alocat, astfel nct riscul de a nu realiza obiectivele s
fie minim.
n aceste condiii, utilizarea fondurilor, pentru finanarea cheltuielilor generate de contractele de
prestri servicii care au avut ca obiect consultana juridic, nu s-a realizat n condiii de economicitate.
Astfel, prin exetrnalizarea unor servicii de consultan juridic cheltuielile entitii au crescut cu minim
133.224,53 lei n perioada 01.01.2011 31.12.2013.
Urmare a derulrii misiunii de audit intern, auditorii au formulat urmtoarele recomandri:
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n domeniu controlului
intern/managerial. Echipa de auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc la implementarea
Standardului 7 ,,Obiective, Standardului 8 ,,Planificarea, Standardului 10 ,,Monitorizarea
performanelor i a Standardului 15 ,,Ipoteze i reevaluri:
- organizarea unor workshop-uri cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul entitii n scopul
prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul identificrii i fundamentrii nevoii de
bunuri i servicii;
- organizarea unor edine la nivelul fiecrei structuri n scopul diseminrii informaiilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce privete
Comunicarea i munca n echip.
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea
activitii. Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii, echipa de
auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc la mbuntirea activitii de identificare i
fundamentare a nevoii de finanare a cheltuielilor:
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea nevoilor;
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul Direciei Financiar Contabilitate a unor
sarcini n cea ce privete comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul Direciei Financiar
Contabilitate, structurilor din cadrul n entitii momentul centralizrii informaiilor.

III.2.1.2. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile

Pe baza testrilor efectuate auditorii interni au constatat urmtoarele aspecte cu privire la estimarea
cheltuielilor cu bunurile i serviciile:
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii care au avut
ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii,
finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02 ,,Reparaii curente, i formarea profesional finanate
din bugetul entitii de la articolul 20.13 ,,Pregtire profesional.
Ponderea articolului de cheltuieli 20.02 ,,Reparaii curente n totalul cheltuielilor cu bunurile i
serviciile a nregistrat o cretere uoar de la 1,09% n anul 2011, la 10,22% n anul 2012 urmat de o
scdere la 6,79% n anul 2013 Analiznd evoluia n dinamic s-a constat c n cazul acestui articol
bugetar, ritm mediu anual de cretere n perioada 01.10.2011 31.12.2013 este 36,85% n perioada
127
analizat.
Analiznd documentele care au stat la baza atribuirii contractului de prestri servicii nr.
58/24.05.2013 au fost constatate urmtoarele aspecte:
- estimarea necesarului de servicii din punct de vedere cantitativ nu a avut la baz o situaie sintetic
cu privire la tipul de operaiuni de reparaii necesare pentru fiecare autoturism i numrul acestora pentru
fiecare autoturism;
- estimarea valorii necesare pentru finanarea cheltuielilor nu a avut la baz un normativ orar aferent
fiecrei operaiuni de reparaie necesar;
- pentru estimarea valorii contractului nu au fost utilizate tarife orare estimate aferente unor
standarde de calitate definite la nivelul entitii i care s corespund realitii existente pe pia;
- n momentul estimarea valorii cheltuielilor cu reparaiile, nu s-a inut cont de necesitatea asigurrii
unei garanii aferente serviciilor achiziionate.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 58/24.05.2013 n valoare de 95.000 lei, fr TVA, care
nu conine clauze cu privire la normativul orar pentru fiecare operaiune, tipul operaiunilor care fac
obiectul contractului i numrul acestora i clauze cu privire la acordarea garaniei de bun execuie cu
privire la serviciile prestate. Mai mult, prin contract nu a fost stabilit valoarea cert a pieselor care au fost
schimbate, fiind menionat urmtoarea clauz ,,prestatorul va aplica un adaos de maxim 30% la piesele
Ponderea articolului de cheltuieli 20.13 ,,Pregtire profesional n total cheltuieli a nregistrat
o cretere semnificativ n anul 2013 comparativ cu anul 2012, respectiv cu 120%, iar n anul se estimeaz
o scdere cu 20% comparativ cu anul 2013.
Din analiza documentaiei care a stat la baza estimrii valorii contractului de prestri servicii nr.
45/11.02.2013 i a contractului de prestri servicii nr. 86/16.05.2013 a rezultat urmtoarele:
- s-a stabilit ca un numr de 450 persoane din cadrul entitii s participe la programe de formare
profesional fr a se realiza la nivelul entitii o activitate de informare, consiliere i mediere a acestor
persoane, cu scopul de evalua competenele, deprinderile i cunotinele care le dein aceste persoane i a
identifica nevoile acestor persoane n ceea ce privete pregtirea profesional;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere faptul c n Registrul naional al
calificrilor profesionale din Romnia nu era nregistrat nici un furnizor de servicii de formare
profesional atestat pentru programele de formare profesional la care urmau s participe personalul
entitii;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere tarifele utilizate pe pia de entiti care au
ca obiect de activitate formarea profesional i sunt atestate ANC;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere realizarea unor indicatori de performan,
cum ar fi de exemplu ,,numrul persoanelor care au absolvit programul de formare profesional i au
dobndit certificat, n funcie de care s se realizeze decontarea valorii serviciilor prestate;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere ca furnizorul de formare profesional s
elibereze un certificat de absolvire cu recunoatere naional nsoit de un supliment descriptiv n care s se
precizeze competenele profesionale dobndite.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 45/11.02.2013 n valoare de 549.231 lei fr TVA i
contractul nr. 86/16.05.2013 n valoare de 282.113 lei fr TVA care nu conin clauze contractuale cu
privire la obligativitatea ca furnizorul s ndeplineasc anumite criterii de performan pentru a se putea
deconta contravaloarea serviciilor, obligativitatea ca formatorul s fie autorizat ANC pentru programele de
formare profesional furnizate, obligativitatea furnizorului ca s pun la dispoziia cursanilor un suport de
curs.
Cauzele stabilite de auditorii interni i care stau la baza constatrilor identificate sunt:
Lipsa unei pregtiri profesionale adecvate a personalului din cadrul direciei DGAPA.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i extern eficient i o
difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung complete i la timp la
utilizatori. Lipsa unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Lipsa unei preocupri din partea entitii cu privire la asigurarea achiziionrii unor servicii la
standarde de calitate necorespunztoare.
128
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente autoturismelor din
parcul auto al entitii referitoare la caracteristicile tehnice ale autoturismului (consumul de carburant, tipul
motorului, dimensiunile anvelopelor etc.), uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de
kilometrii parcuri etc.), reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei, momentul cnd
trebuia efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat reparaia etc.) i modalitatea n care sunt
asigurate autoturismele (tipul asigurrii RCA/CASCO, perioada pe care este asigurat autoturismul, clauze
contractuale).
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana utilizrii fondurilor
pentru finanarea cheltuielilor.
Lipsa unei preocupri din partea managementului entitii n ceea ce privete asigurarea unei
formri profesionale a personalului avnd n vedere pe de o parte nevoile proprii ale personalului
exprimate de acesta, iar pe de alt parte politica de personal a entitii
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu privire la prestatorii de
servicii i tarifele practicate pe pia.
Dintre efectele atribuirii contractelor de prestri de servicii, care nu au avut la baz o estimare
corespunztoare amintim:
a) n cazul contractelor de furnizare servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic, revizii i
reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii:
- utilizarea din partea furnizorului a unor preuri n funcie de propria opiune, fr ca entitatea s aib un
control asupra lor;
- furnizorul a practicat un normativ de cheltuieli, fr ca entitatea s poat deine controlul din punct de
vedere al preului i calitii;
- inexistena unor clauze contractuale cu privire la garania acordat pentru serviciile prestate a avut ca
i consecin, n cazul a 5 autoturisme, efectuarea aceluiai tip de reparaie pe perioada de derulare a
contractului.
b) n cazul contractelor de furnizare servicii de formare profesional pentru personalul din
cadrul entitii:
- personalul entitii a participat la programe de formare profesional fr a se identifica o nevoie real
n toate cazurile cu privire la necesitatea pregtiri profesionale a personalului;
- formatorul a furnizat programele de formare profesional n grupe de cte 30 de persoane, cu o durat
de 4 zile/sptmn, fr a se avea n vedere faptul c referenialul care reglementeaz activitatea de
formare profesional prevede ca numrul maxim de participani pe grup de formare profesional s fie de
28 persoane pentru pregtirea teoretic i 14 persoane pentru pregtirea practic;
- furnizorul de formare profesional nu a eliberat un certificat de absolvire cu recunoatere naional
nsoit de un supliment descriptiv n care s se precizeze competenele profesionale dobndite;
- competenelor dobndite de participani nu au fost evaluate i certificate de ctre o comisie autorizat.
n concluzie, estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile, efectuat la nivelul entitii nu a fost un
instrument util pentru management, care s asigure o bun gestionarea a fondurilor utilizate pentru
finanarea cheltuielilor.
Urmare a derulrii misiunii de audit intern auditorii au formulat urmtoarele recomandri:
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti cu un profil de risc
asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul implementrii bunei practici referitoare estimarea
cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu privire la
caracteristicile tehnice ale autoturismelor din parcul auto al entitii, uzura fizic, reparaiile efectuate i
modalitatea n care sunt asigurate aceste autoturisme.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate care s reprezinte baza
estimrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii care s conin informaii cu privire la tipul
serviciilor prestate, standarde de calitate ale serviciilor, tarifele utilizate, atestate obinute de furnizori
obinute de organisme naionale i internaionale etc.
129
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea
activitii. Echipa de auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc la mbuntirea activitii de
estimare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile:utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i
ierarhizarea nevoilor; stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n cea ce
privete comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii; asigurarea unei asistene
corespunztoare, de ctre personalul din cadrul DFC, structurilor din cadrul n entitii momentul
centralizrii informaiilor.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce privete
Comunicarea i munca n echip.
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
- analiza periodic a atribuiilor fiecrei structuri i actualizarea ROF-ului;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n
conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i dorinele
exprimate de acesta;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n parteneriat cu
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n
domeniu;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor activiti de team-
building;
- motivarea moral a personalului.

III.2.2. mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

III.2.2.1 Selectarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii

Selectarea a furnizorilor de bunuri i servicii:
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea atribuit contracte de furnizare care au avut ca obiect
tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, care au generat cheltuieli finanate de la Titlul ,,Bunuri i
servicii, articolul 20.01.01 ,,Furnituri de birou. n perioada analizat cheltuielile cu furniturile de birou
au nregistrat un ritm mediu de cretere de 17,88%.
Din analiza modului de derulare a contractelor care au avut ca obiect furnizarea de tonere i
cartue pentru imprimante i faxuri, cuprinse n eantion, s-au constatat urmtoarele:
1) Documentaia pentru ofertani, aferent a dou proceduri de atribuire a unor contracte de achiziie
tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, a coninut informaii contradictorii la Seciunea II ,,Caiet de
sarcini. Datorit caracterului ambiguu al informaiilor din documentaia de atribuire, documentaia a fost
contestat la Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor. n urma analizrii contestaiilor, acestea
au fost admise de Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor, fapt ce a impus refacerea
documentaiei pentru ofertani cu implicaii asupra datei de atribuire a contractelor. n acest sens
exemplificm:
data de 17.01.2013, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) informaiile menionate la pct. 1
Cerine tehnice ale produselor, respectiv ,,tonerele i cartuele de cerneal trebuie s satisfac cerinele
tehnice conform codului de produs original ce este precizat pentru fiecare produs n parte nu au fost n
concordan cu cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. h. respectiv ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele ce nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul pentru care au fost
nlocui pe cheltuiala sa ntreg ul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
data de 12.01.2013 , la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de
130
calitate lit. c) ,,furnizorul are obligaia s prezinte pentru produse certificarea conform condiiilor din
standardele ISO/IEC 24711, 19752, respectiv 19798 privind msurarea capacitii n numr de pagini a
cartuelor nu sunt n concordan cu cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. g) ,,n cazul
n care, dup livrare, produsele ce nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul
pentru care au fost livrate furnizorul va suporta toate cheltuielile pentru retragerea produselor defecte de la
utilizatori i va nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile
lucrtoare. Aceasta deoarece pentru produsele remanufacturate sau rencrcate nu se pot obine
certificate referitoare la ndeplinirea standardele ISO/IEC 24711 i 19752, care stabilesc capacitatea
declarat n numr de pagini standard (acoperire 5%).
2) Atribuirea unor contracte prin intermediul crora au fost achiziionate produse remanufacturate
sau rencrcate, n condiiile n care preurile utilizate sunt asemntoare cu cele practicate pe pia pentru
produse noi. Utilizarea unor astfel de produse a avut ca efecte generarea unor cheltuieli cu reparaiile
echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din punct de vedere al volumului au fost
duble comparativ cu valoarea bunurilor care au fost achiziionate. Spre exemplu, n documentaia pentru
ofertani, aferent atribuirii unui contract de achiziie consumabile, publicat n data de 18.02.2012,
Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate se
menioneaz,,produsele ofertate s fie originale OEM sau echivalente, s respecte n totalitate cerinele
din manualul tehnic al echipamentului i/sau recomandrile productorului echipamentelor i s fie 100%
compatibile cu echipamentele n care urmeaz s fie montate, fiind recunoscute de echipamente. n urma
atribuirii contractului de achiziie nr. 26/11.03.2012, au fost achiziionate produse remanufacturate sau
rencrcate a cror preuri au fost aproximativ egale cu cele ale unor produse OEM.
3) Atribuirea contractelor fr ca entitatea s se asigure cu privire la calitatea produselor care vor fi
achiziionate, respectiv n contractele de furnizare nu au fost prevzute clauze cu privire la obligativitatea
cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din punct de vedere calitativ.
De asemenea, n contractele de furnizare de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri nu au fost
menionate clauze cu privire la obligativitatea furnizorului de a pune la dispoziia achizitorului
echipamente similare pe perioada n care acestea nu sunt funcionale i sunt n service din vina
furnizorului. Lipsa acestor prevederi contractuale a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile,
pierderea garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i
existena unor perioade n care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu
consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii. Spre exemplu, documentaia pentru ofertani,
care a stat la baza atribuirii celor patru contracte de furnizare produse analizate, la Seciunea II Caiet de
sarcini (specificaii tehnice) nu sunt menionate astfel de clauze.
Pregtire profesional necorespunztoare att n cazul persoanelor care au elaborat documentaia de
atribuire a contractelor de furnizare tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, ct i n cazul
persoanelor care au avut calitatea de membru n Comisia de evaluare a ofertelor depuse.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul tehnologiei
Lipsa unei preocupri din partea personalului n ceea ce privete implementarea la nivelul entitii a
bunei practici cu privire la asigurarea garaniei de bun execuie n cadrul produselor achiziionate.
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana echipamentelor de
tehnic de calcul cum ar fi de exemplu: ,,numrul de pagini listate,,numrul de incidente raportat de
imprimant, ,,numr de intervenii - service aferent fiecrei imprimante.
Dintre efectele selectrii necorespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii, amintim
replanificarea unor proceduri de achiziii; existena unor perioade de timp, cnd echipamente de tehnic
de calcul i telecomunicaii din cadrul entitii nu au fost n stare de funcionare datorit lipsei
consumabilelor; utilizarea unor produse neconforme din punct de vedere calitativ a avut ca efecte
generarea unor cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din
punct de vedere al volumului n anul 2012 au fost la un nivel de aproximativ 50% din valoarea
consumabilelor care au fost achiziionate; lipsa unor prevederi contractuale privind obligativitatea
131
cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din punct de vedere calitativ, a avut ca efect
generarea unor costuri cu reparaiile, pierderea garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii
unor consumabile remanufacturate i existena unor perioade n care echipamentele existente n dotarea
entitii nu au fost funcionale cu consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii.
Analiza tuturor contestaiilor i a clarificrilor la acestea, aferente procedurilor de achiziie
derulate n perioada 01.01.2011-31.12.2013, n scopul eliminrii unor neconformiti care pot apare n
documentaia de atribuire.
Cooptarea unor persoane cu expertiz n domeniul n care se efectueaz achiziia, care s participe
la toate fazele procesului de achiziie.
Asigurarea unei pregtiri profesionale n domeniul achiziiilor publice pentru cel puin persoan
din fiecare structur a entitii, astfel nct n momentul n care se desfoar a procedur de achiziie care
are legtur cu activitatea unei structuri, s poat participa n comisiile constituite pentru atribuirea
contractului de achiziie.
asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul identificrii bunei practici referitor la modul n care
entitatea se poate asigura c achiziioneaz bunuri i/sau servicii la standarde de calitate superioare.
caracteristicile tehnice ale echipamentelor IT din cadrul entitii, care s reprezinte principala surs de
informaii pentru elaborarea documentaiei de atribuire pentru achiziia de tonere i cartue pentru
imprimante i faxuri.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate n conformitate cu
specificaiile tehnice ale echipamentelor, astfel nct entitatea s poat msura performana achiziiilor
efectuate.

III.2.2.2 Soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor de furnizare a

identificarea, analiza i soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor de furnizare a
bunurilor/serviciilor:
n perioada analizat cele 10 autoturisme din parcul auto al entitii au fost repartizate structurilor
entitii pentru a utilizate de ctre acestea n scopul realizrii obiectivelor. Din analiza efectuat a rezultat
faptul c n general autoturismele au avut activitate zilnic, excepie fiind perioada cnd acestea au fost n
service pentru lucrri de constatare tehnic, inspecii tehnice sau reparaii; anual fiecare autoturism
efectund n medie un numr de 55.000 km/lun.
Un aspect particular se ntlnete n cazul a trei autoturisme care n perioada 01.02.2013 31.05.2013
nu au fost n stare de funcionare, din cauza unor defeciuni tehnice dup cum urmeaz:
- autoturism Dacia Logan defeciuni sistem direcie dreapta fa i cutie de viteze;
Pe perioada auditat inspecia tehnic, constatarea strii tehnice a autoturismelor i repararea
defeciunilor a fost asigurat prin externalizare, prin atribuirea unor contracte de furnizri servicii unor
entiti economice specializate. Astfel, s-a urmrit ca toate autoturismele din parcul auto al entitii s fie
n stare bun de funcionare i s se realizeze obiectivele entitii. n acest scop, n perioada 01.01.2011
31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii care au avut ca obiect ntreinerea, inspecia
tehnic, revizii i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii.
Un aspect particular a fost nregistrat n perioada 01.02.2013-31.05.2013 cnd un numr de trei
autoturisme, enumerate anterior, nu au fost n stare de funcionare.
ntruct n acest interval de timp entitatea nu a avut un contract de furnizare servicii de inspecie
tehnic, constatare tehnic i reparaii cu o entitate specializat, aceste autoturisme au fost imobilizate la
132
sediul entitii fr ca s se efectueze o analiz a cauzelor care au determinat defeciunile tehnice, o
estimare a costurilor cu reparaia acestor autoturisme i o identificare a unor posibiliti de efectuare a
constatrii tehnice i reparaii la autoturisme.
Totodat, pe aceast perioad entitatea a avut ncheiate contracte de asigurare CASCO, prin care
autoturismele din parcul auto al entitii au fost asigurate mpotriva unor riscuri.
ntruct, personalul din cadrul DGAPA cu atribuii n domeniul coordonrii activitilor specifice
parcului auto nu a avut cunotine de aceste aspecte entitatea nu a solicitat, la societile de asigurare i
reasigurare cu care a avut contracte de asigurare CASCO, s se efectueze o constatare a strii tehnice a
autoturismelor, deschiderea unor dosare de daune auto i obinerea despgubirilor aferente. Defeciunile la
cele trei autoturisme s-au produs ca urmare a unor evenimente independente de activitatea entitii, motiv
pentru care contravaloarea reparaiilor pentru aceste defeciuni putea fi solicitat la decontare societilor
de asigurare i reasigurare.
n aceste condiii, pe perioada n care entitatea nu a avut contracte de furnizare servicii de constatare
tehnic, inspecie tehnic i reparaii cele trei autoturisme nu au fost n stare de funcionare, iar ulterior
atribuirii contractului nr. 58/24.05.2013, autoturismele au fost reparate, costul aferent acestor reparaii
fiind de 25.000 lei.
Pregtire profesional necorespunztoare a personalului care are atribuii n gestionarea parcului
auto.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul gestionrii
parcului auto, personalul din cadrul structurii cu atribuii n gestionarea contractelor comerciale i
personalul din cadrul Direciei Generale Economic Financiar.
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente autoturismelor din
parcul auto al entitii referitoare la caracteristicile tehnice ale autoturismului (consumul de carburant, tipul
motorului, dimensiunile anvelopelor etc.), uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de
kilometrii parcuri etc.), reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei, momentul cnd
trebuia efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat reparaia etc.) i modalitatea n care sunt
asigurate autoturismele (tipul asigurrii RCA/CASCO, perioada pe care este asigurat autoturismul, clauze
contractuale).
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana cheltuielilor cu
primele de asigurare pltite i a cheltuielilor cu reparaiile autoturismelor.

Dintre consecinele gestionrii necorespunztoare a contractelor de furnizare bunuri/prestri servicii
amintim:
ntruct nu a fost realizat periodic o analiz cu privire la modul de derulare a contractelor de
asigurare CASCO, entitatea a decontat din bugetul propriu contravaloarea unor servicii de constatare
tehnic i reparaii la autoturisme n valoare de 25.000 lei, n condiiile n care aceste servicii putea face
obiectul unor despgubiri obinute de la societile dea asigurare i reasigurare. Astfel, la nivelul entitii
asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto al entitii nu a avut la baz principiul
economicitii.
Totodat, neluarea n considerare a posibilitii de activarea i utilizarea unor clauze din
contratele de asigurare CASCO n scopul efecturii unor lucrri de constatare tehnic i reparaii
autoturisme, trei mijloace de transport din parcul auto al entitii au fost imobilizate la sediul entitii o pe
perioad de trei luni calendaristice, cu implicaii asupra desfurrii activitilor entitii. Astfel, la nivelul
entitii asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto al entitii nu a avut la baz principiul
eficacitii.
Implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei bugetare. Avnd
n vedere instrumentele de control intern implementate n cadrul altor entiti cu un profil funcional i de
risc asemntor, echipa de auditori apreciaz ca implementarea urmtoarelor instrumente conduce la
mbuntirea activitii de identificare a problemelor:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori necesari pentru monitorizarea
133
cheltuielilor;
- utilizarea unei aplicaii informatice care s permit identificarea abaterilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea unor analize;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii cauzelor care au
determinat abaterile.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare n domeniul gestionrii parcului auto
pentru personalul entitii, astfel nct fundamentarea i lansarea unui comenzi pentru efectuarea unei
reparaii s se realizeze pe baza unei analiz cost eficien.
asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul implementrii bunei practici referitor la gestionarea
parcului auto.
caracteristicile tehnice ale autoturismelor din parcul auto al entitii, uzura fizic, reparaiile efectuate i
modalitatea n care sunt asigurate aceste autoturisme.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate prin intermediul crora s
de poat monitoriza cheltuielile cu primele de asigurare i cheltuielile cu reparaiile auto.

IV. CONCLUZII

Raportul misiunii de audit public intern al performanei a fost ntocmit n baza Listei ntrebrilor, a
Programului misiunii de audit i a constatrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i
n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate
consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate, n cadrul procesului de fundamentare,
aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile utiliznd o gril cu 3
nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor
aciuni/instrumente de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate sau activitile/instrumentele sunt implementate, de la caz la caz, fr a exista o planificare i o
monitorizare a cheltuielilor;
2. De mbuntit: se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ, exist preocupri ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective, asigurarea unei pregtiri
profesionale corespunztoare personalului, implementarea i funcionarea sistemului informaional din cadrul
entitii i realizarea unor studii i analize necesare activitii de planificare i execuie bugetar;
3. Funcional: exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei bugetare care are n vedere
sarcinile i atribuiile stabilite entitii. Totodat, activitatea se desfoar cu respectarea bunei practici din
domeniu.
n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul procesului
de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile dup
cum urmeaz:

Nivele de apreciere
Activiti auditabile
1 2 3
Nevoia de bunuri i servicii este identificat i fundamentat
n raport cu activitile derulate n cadrul entitii
X
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile urmrete
realizarea calitativ a activitilor i reducerea costurilor.
X
Selectarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i
servicii
X
Identificarea, analiza i soluionarea abaterilor intervenite n
derularea contractelor de furnizarea a bunurilor/serviciilor
X
134

Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n domeniu i
discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de nchidere, cu privire la
recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile.

Data: 27.02.2014


Popescu Ion, Vasilescu Daniel
Georgescu Vasile

Not:
Avnd n vedere faptul c reprezentanii structurilor ale cror activiti au implicaii asupra
desfurrii n bune condiii a procesului bugetar i-au nsuit constatrile i recomandrile i nu au
formulat un punct de vedere, PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT PUBLIC
INTERN AL PERFORMANEI devine RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
AL PERFORMANEI.
135

URMRIREA RECOMANDRILOR Compartimentul de Audit
Public Intern

Data: 15.04.2014

FIA DE URMRIRE A IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

Entitatea public Compartimentul de Audit Public Intern Data: 15.04.2014
Entitatea/structura auditat
Misiunea de audit public intern al performanei:
mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i
utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
Raport misiunii de
audit public intern
al performanei nr.
2365/28.02.014

Nr.
crt.
Recomandarea Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data planificat/
Data implementrii
Obiectivul nr. 1. Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
1. Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n
domeniu controlului intern/managerial. Echipa de auditori apreciaz c urmtoarele
instrumente conduc la implementarea Standardului 7 ,,Obiective, Standardului 8
,,Planificarea, Standardului 10 ,,Monitorizarea performanelor i a Standardului
15 ,,Ipoteze i reevaluri:
- organizarea unor workshop-uri cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul
entitii n scopul prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul
identificrii i fundamentrii nevoii de bunuri i servicii;
- organizarea unor edine la nivelul fiecrei structuri n scopul diseminrii
informaiilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce
privete Comunicarea i munca n echip.
X
31.05.2014
2. Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la
mbuntirea activitii. Avnd n vedere instrumentele de control intern
implementate la nivelul entitii, echipa de auditori apreciaz c urmtoarele
instrumente conduc la mbuntirea activitii de identificare i fundamentare a
nevoii de finanare a cheltuielilor:
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea nevoilor;
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul Direciei Financiar
X
31.05.2014
136
Contabilitate a unor sarcini n cea ce privete comunicarea cu responsabilii
structurilor din cadrul entitii;
asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul Direciei
Financiar Contabilitate, structurilor din cadrul n entitii momentul centralizrii
informaiilor.
. ..
N.
Obiectivul nr. 2 mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
1. Analiza tuturor contestaiilor i a clarificrilor la acestea, aferente procedurilor
de achiziie derulate n perioada 01.01.2012-30.06.2014, n scopul eliminrii unor
neconformiti care pot apare n documentaia de atribuire.
Cooptarea unor persoane cu expertiz n domeniul n care se efectueaz
achiziia, care s participe la toate fazele procesului de achiziie.
Asigurarea unei o pregtiri profesionale n domeniul achiziiilor publice pentru
cel puin persoan din fiecare structur a entitii, astfel nct n momentul n care se
desfoar a procedur de achiziie care are legtur cu activitatea unei structuri, s
poat participa n comisiile constituite pentru atribuirea contractului de achiziie.
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti cu un
profil de risc asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul identificrii bunei
practici referitor la modul n care entitatea se poate asigura c achiziioneaz bunuri
i/sau servicii la standarde de calitate superioare.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu
privire la caracteristicile tehnice ale echipamentelor IT din cadrul entitii, care s
reprezinte principala surs de informaii pentru elaborarea documentaiei de atribuire
pentru achiziia de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate n
conformitate cu specificaiile tehnice ale echipamentelor, astfel nct entitatea s
poat msura performana achiziiilor efectuate.
X
31.05.2014
..

Bunuri Şi Servicii

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Bunuri Şi Servicii

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

1

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

S-ar putea să vă placă și