Sunteți pe pagina 1din 15

1

CENTRUL NATI ONAL DE VOLUNTARI AT









Recrutarea voluntarilor






















In conformitate cu drepturile de proprietate intelectuala prevazute
in Legea 8/1996, orice preluare integrala sau partiala a
materialelor disponibile pe aceasta pagina se va face numai cu
mentionarea autorului (Centrul National de Voluntariat Pro Vobis)
si a sursei
2



Cuprins


1. Introducere...........................................................................3

2. Elaborarea unei strategii de recrutare...............................4

2.1. Evaluarea nevoilor organizaiei...........................6

2.2. Conexiunea dintre recrutarea i selecia
voluntarilor...................................................................7

2.3. Reflectarea diversitii n procesul de recrutare
a voluntarilor................................................................8

3. Procesul de recrutare a voluntarilor..................................9

3.1. Focalizarea recrutrii.........................................10

3.2. Calendarul activitilor de recrutare................10

3.3. Elaborarea mesajului..........................................10

3.4. Strategii de recrutare..........................................11

3.5. Tehnici de recrutare...........................................13

4. Concluzii.14

5. Bibliografie.15



3

1. Introducere

Recrutarea voluntarilor este procesul prin care organizaia
atrage i invit oamenii s se implice n activiti de
voluntariat.

Provocarea principal a acestui proces este aceea de a atrage nu
doar suficieni voluntari, ci i cei mai potrivii pentru
activitile desfurate. n acelai timp recrutarea de voluntari
este i un prilej de revigorare a organizaiei. Abordarea pozitiv
combinat cu creativitatea i planificarea sistematic a
recrutrii voluntarilor vor aduce schimbri benefice n
organizaie.

Recrutarea voluntarilor poate fi comparat cu o campanie de
publicitate a unei firme. Organizaia promoveaz beneficiile
activitilor de voluntariat i ale programelor pe care le
deruleaz cu scopul de a determina oamenii s devin activi,
implicndu-se n aceste activiti i programe.

Recrutarea voluntarilor este un proces foarte important n
derularea programelor i activitilor care implic voluntari.
Insuccesul procesului de recrutare atrage dup sine eecul
programelor datorit lipsei voluntarilor. De aceea planificarea
sistematic i atent a recrutrii voluntarilor este foarte
important.

Recrutarea voluntarilor trebuie luat n discuie nc din faza de
planificare a programului de voluntariat i trebuie gndit n
strns legtur cu nevoile organizaiei i cu strategia de
selecie a voluntarilor. Importana procesului de recrutare este
subliniat i prin implicarea n acest proces a tuturor celor care
fac parte direct sau indirect din organizaie, de la consiliul
director i angajaii organizaiei, pn la voluntarii existeni i
chiar beneficiarii programelor organizaiei.
4
Iat cteva exemple de modaliti n care diferitele categorii de
personal dintr-o organizaie se pot implica n planificarea i
recrutarea efectiv a voluntarilor:
Consiliul director:
o elaborarea unui set de politici i proceduri pentru
implicarea voluntarilor n organizaie;
o implicarea direct n recrutarea voluntarilor: atragerea
efectiv de noi voluntari, atragerea/alocarea de fonduri
pentru activiti de voluntariat, etc.;
Angajaii organizaiei:
o nelegerea rolului voluntarilor;
o acceptarea i s sprijinirea implicrii voluntarilor n
activitile pe care le desfoar;
o oferirea de informaii generale despre voluntariat i
implicarea voluntarilor n cadrul organizaiei;
Voluntarii existeni:
o mprtirea experienei lor ca voluntari;
o atragerea prietenilor sau familiei n activiti de
voluntariat;
Beneficiarii organizaiei:
o aprecierea serviciilor oferite de voluntari;
o oferirea la rndul lor ca voluntari.

Implicarea eficient a acestor categorii diferite de persoane
care au legturi cu organizaia n procesul de recrutare a
voluntarilor presupune ca acetia s aib entuziasm, s
cunoasc organizaia i s aib abiliti de comunicare.
2. Elaborarea unei strategii de recrutare

Elaborarea unei strategii de recrutare a voluntarilor trebuie s
cuprind urmtoarele etape:
pregtirea recrutrii;
planificarea recrutrii;
recrutarea efectiv a voluntarilor.
Figura 1 cuprinde o reprezentare grafic a procesului de
recrutare.
5
















Pregtirea recrutrii
Pasul 1
Evaluarea nevoii de
voluntari n organizaie
Pasul 2
Analiza posturilor i
elaborarea fielor de post
Pasul 3
Studierea micrii de voluntariat i
a tendinelor existente
Planificarea recrutrii
Pasul 4
Focalizarea recrutrii
(alegerea grupurilor int)
Pasul 5
Momentul mobilizrii (calendarul
activitilor de recrutare)
Pasul 6
Elaborarea procesului de
recrutare
Mesajul
transmis
Tehnicile
de recrutare
Resursele
necesare
Persoanele
implicate
Recrutarea efectiv a voluntarilor
6
2.1. Evaluarea nevoilor organizaiei

Pentru succesul unei campanii de recrutare etapa evalurii
nevoilor organizaiei este absolut necesar. nainte de a trece la
recrutarea efectiv a voluntarilor trebuie s tim:
de ce avem nevoie de voluntari?
ce activiti pot desfura voluntarii?
cum i va sprijini organizaia?
care sunt abilitile i calitile pe care voluntarii este bine s
le aib n contextul activitilor concrete pe care le pot
desfura i/sau avnd n vedere categoria de beneficiari ai
activitilor n care se vor implic voluntarii?
care sunt procedurile pe baza crora vor fi selectai?

Pentru a rspunde la aceste ntrebri trebuie realizat o evaluare
a nevoilor organizaiei din punct de vedere al nevoii de
voluntari att pe baza proiectelor care sunt deja n derulare, ct
i avnd n vedere noile proiecte care urmeaz s nceap.

Evaluarea nevoilor organizaiei cuprinde urmtoarele etape:
formarea echipei de evaluare;
stabilirea scopului clar al evalurii (ce dorim s tim la
ncheierea procesului);
stabilirea categoriilor de date care vor contribui la atingerea
scopului;
stabilirea metodelor adecvate culegerii tipului de date
necesar;
elaborarea planului de evaluare i distribuirea sarcinilor;
culegerea datelor;
interpretarea datelor;
prezentarea rezultatelor evalurii.
Pe baza rezultatelor acestei evaluri se va trece la paii
urmtori din procesul de recrutare a voluntarilor.

Not: Pentru detalii despre metode de culegere a datelor, analiz i interpretare vezi
publicaia Evaluarea programelor i a voluntarilor din aceast serie.
7

2.2. Conexiunea dintre recrutarea i selecia voluntarilor

Urmtorul pas n pregtirea procesului de recrutare a
voluntarilor, potrivit Figurii 1, este analiza posturilor
disponibile pentru voluntari n cadrul organizaiei i elaborarea
fielor de post. Aceast etap din pregtirea recrutrii
voluntarilor este strns legat de procedurile de selecie a
voluntarilor, proceduri care se bazeaz tocmai pe analiza
posturilor i fiele de post elaborate pentru acele poziii care
pot fi ocupate de ctre voluntari.

Odat stabilite nevoile de voluntari ale organizaiei se trece la
detalierea acestor nevoi prin identificarea activitilor concrete
pe care voluntarii le vor putea desfura n cadrul organizaiei.
Urmtoarea etap este specificarea atribuiilor n cadrul fiecrei
activiti i stabilirea abilitilor necesare pentru a putea
ndeplini sarcina respectiv, adic exact elaborarea fiei
postului. Ultima etap de specificare este stabilirea acelor
caracteristici i abiliti pe care ar trebui s le posede voluntarii
care vor ndeplini activitile n cauz, respectiv alctuirea
profilului candidatului. Toate acest etape vor fi mai pe larg
abordate n cadrul publicaiei referitoare la Selecia
voluntarilor din aceast serie.

Dac toate aceste activiti sunt ndeplinite sistematic i
ordonat, rezultatele reunite i structurate ale acestor analize vor
oferi nu doar o imagine complex i complet a nevoilor de
voluntari existente n organizaie, ci i indicatori foarte preioi
despre cele mai potrivite grupuri ctre care s fie orientate
eforturile de recrutare. n urma acestor analize vom ti dac ne
adresm tinerilor sau celor vrstnici, dac avem nevoie de
voluntari care posed anumite cunotine (de exemplu operare
pe calculator) sau activitile nu necesit astfel de abiliti, deci
ne putem adresa unei categorii mult mai largi a publicului.

8
2.3. Reflectarea diversitii n procesul de recrutare a
voluntarilor

Uneori este dificil pentru organizaii s atrag o gam variat
de voluntari sau s desfoare programe n cadrul crora s se
poat implica tipuri diverse de voluntari. Reflectarea
diversitii n activitile de voluntariat confer dinamism
programelor derulate i are o importan sporit n cazul
comunitilor diverse, a cror structur se regsete astfel n
activitatea organizaiei. Dincolo de reflectarea structurii
comunitii, diversitatea n recrutarea voluntarilor contribuie la
promovarea unei politici explicite de nediscriminare.

Iat cteva dintre categoriile de voluntari care ar trebui s se
regseasc ntr-o organizaie care reflect diversitatea i
atitudinea de promovat n procesul de recrutare:
persoane cu dizabiliti:
o facei cunoscut faptul c persoanele cu dizabiliti sunt
binevenite ca voluntari n organizaie;
o demonstrai accesibilitatea spaiului de desfurare a
activitilor pentru a convinge;
tineri:
o fii flexibili;
o promovai imaginea pozitiv a activitii n sine;
o prezentai-v disponibilitatea - muli tineri nu tiu unde
s mearg sau pe cine s contacteze atunci cnd doresc
s se implice n activiti de voluntariat;
o oferii posibilitatea unor experiene noi i utile;
o evideniai ctigul la nivel personal al tinerilor
voluntari;
o promovai varietatea activitilor ce pot fi desfurate;
o abordai informal dar eficient activitile;
vrstnicii:
o facei cunoscut nevoia de experiena acumulat de
aceast categorie de voluntari;
9
o promovai activiti diverse i atrgtoare pe care
voluntarii vrstnici le pot desfura n cadrul
organizaiei;
o artai beneficiile activitilor de voluntariat (evitarea
singurtii, a plictiselii, a sentimentului de inutilitate
generat de lipsa de activitate);
minoritile etnice:
o promovai colaborarea cu organizaiile specifice acestei
categorii (organizaii etnice sau religioase);
persoanele fr ocupaie:
o oferii posibilitatea acestor persoane s i dezvolte
abiliti care pot fi folosite ulterior;
o promovai beneficiile la nivel personal i psihologic pe
care activitile de voluntariat le ofer persoanelor fr
ocupaie care au astfel ansa s se simt utili i integrai
n societate.
3. Procesul de recrutare a voluntarilor

Odat ncheiat etapa de pregtire a recrutrii voluntarilor
nseamn c tim deja:
c organizaia are nevoie de voluntari;
ce activiti vor desfura voluntarii;
dac organizaia are nevoie de voluntari cu anumite abiliti
i caracteristici pentru activiti specifice;
dac organizaia are nevoie de voluntari pentru activiti
generale care nu necesit abiliti deosebite;
cum vor fi selectai voluntarii recrutai (dac este cazul).
Urmtoarele etape ale elaborrii procesului de recrutare sunt:
focalizarea recrutrii - alegerea grupurilor int;
stabilirea momentului recrutrii - ntocmirea calendarului
activitilor de recrutare;
elaborarea mesajului care va fi transmis pentru recrutare;
stabilirea tehnicilor de recrutare ce urmeaz s fie folosite;
inventarierea resurselor necesare;
stabilirea persoanelor implicate i cu responsabiliti n
procesul de recrutare.
10
3.1. Focalizarea recrutrii

Alegerea grupurilor int trebuie fcut n funcie de
activitile pe care voluntarii urmeaz s le desfoare i de
abilitile necesare. n aceast etap a recrutrii sunt extrem de
utile analizele posturilor, fiele de post i profilurile
candidailor elaborate n faza de planificare a recrutrii.
Acestea ne vor spune dac trebuie s ne adresm unui anume
grup sau putem lansa un mesaj de recrutare general, care se
adreseaz publicului larg.

3.2. Calendarul activitilor de recrutare

ntocmirea calendarului activitilor de recrutare se
construiete pe toate informaiile culese anterior. Acest
calendar trebuie s includ:
o perioad de elaborare a materialelor ce vor fi folosite n
procesul de recrutare;
o perioad de lansare a anunurilor i de publicizare a ofertei
organizaiei;
o perioad pentru stabilirea contactului iniial ntre voluntari
i organizaie;
o perioad pentru programarea interviurilor de selecie (dac
este cazul).

3.3. Elaborarea mesajului

Mesajul pentru recrutarea de voluntari trebuie s cuprind
rspunsul la patru ntrebri:
care este nevoia pe care activitatea de voluntariat o poate
ndeplini;
care va fi rezultatul concret i pozitiv al activitii de
voluntariat respective?
care sunt i cum pot fi depite eventualele temeri i obiecii
la adresa activitii de voluntariat?
11
care vor fi beneficiile voluntarilor care se vor implica n
acest activitate?

















Respectnd acest algoritm mesajul de recrutare va fi explicit
(indic nevoia), clar (descrie activitatea), atrgtor (nltur
temerile) i convingtor (indic beneficiile).

3.4. Strategii de recrutare

ntre cele mai rspndite strategii de recrutare ntlnim:
recrutare general;
recrutare specific;
recrutare de tip concentric;
recrutare n sistem nchis.

Recrutarea general este o strategie care se adreseaz
publicului larg. Scopul este de a recruta voluntari pentru
activiti care nu necesit abiliti deosebite sau pentru
ndeplinirea crora voluntarii pot fi pregtii n foarte scurt
timp.
Identific nevoia
Descrie activitatea
nltur temerile
Indic beneficiile
Mesajul de recrutare
Exist copii abuzai
Noi i vom arta cum poi s ajui
aceti copii
i tu poi aduce zmbetul pe faa
unui copil!
Sun la (numrul de telefon)
i poi ajuta implicndu-te n
activitile centrului de zi pentru
copii abuzai
12

Recrutarea specific este o strategie de a recruta voluntari din
rndul unor grupuri int alese n funcie de activitile care
urmeaz a fi desfurate. Prin intermediul acestei strategii sunt
recrutai voluntari pentru activiti care necesit abiliti i
cunotine specifice sau activiti care implic lucrul cu grupuri
specifice de beneficiari. Pentru acest tip de recrutare sunt
extrem de utile instrumente precum fiele de post i profilurile
candidailor ntocmite n etapa de pregtire a recrutrii.

Recrutarea de tip concentric este o strategie prin care
voluntarii existeni atrag n organizaie noi voluntari sau
recrutarea se adreseaz grupurilor aflate n imediata
proximitate a organizaiei, grupuri cu care se interacioneaz
frecvent i care cunosc organizaia. Recrutarea de tip
concentric prezint avantajul c se adreseaz unui grup deja
familiarizat cu tematica voluntariatului i chiar cu activitile
organizaiei, ansele de succes n atragerea de noi voluntari
fiind astfel mai mari. n acelai timp ns aceast strategie de
recrutare limiteaz posibilitatea recrutrii celor mai potrivii
voluntari pentru activitile ce urmeaz a fi desfurate pentru
c nu se adreseaz unui grup mai larg. O alt limitare a acestei
strategii de recrutare este diversitatea redus a voluntrailor
atrai prin acest sistem.

Recrutarea n sistem nchis este o strategie prin care se
recruteaz voluntari din sisteme nchise cum ar fi o coal, o
companie, o unitate militar, un grup profesional, pe scurt orice
grup ai crui membri interacioneaz frecvent i manifest un
grad sporit de identificare cu grupul. Aceast strategie de
recrutare presupune crearea unei culturi a implicrii n rndul
membrilor acestor grupuri prin care acetia accept activitile
de voluntariat ca fiind o aciune pozitiv i sprijinirea continu
a implicrii.


13
3.5. Tehnici de recrutare
Cele mai rspndite tehnici de recrutare a voluntarilor sunt:
promovarea prin intermediul mass media;
folosirea materialelor tiprite (pliante, fluturai, afie);
recrutarea unu-la-unu (voluntarii existeni implic un prieten
n activitile organizaiei);
orientare naintea nscrierii - orientare destinat tuturor celor
interesai urmat de completarea formularelor de nscriere;
prezentri publice;
recrutarea la evenimente speciale;
recrutarea prin scrisori personalizate;
nregistrarea la agenii specializate pe baza unei oferte a
organizaiei.

Opiunea pentru una sau mai multe tehnici de recrutare trebuie
fcut n funcie de nevoia de voluntari identificat n cadrul
organizaiei, descrierile posturilor i profilurile candidailor,
caracteristicile comunitii i/sau grupului int ctre care este
orientat recrutarea i resursele disponibile.
Indiferent de tehnicile de recrutare pentru care vei opta,
mesajul transmis trebuie s ndeplineasc anumite condiii
pentru a-i atinge scopul:
mesajul s fie clar exprimat (vezi seciunea 3.3.);
limbajul folosit s fie pe nelesul grupului vizat (atenie la
nevztori i hipoacuzici!);
accentuarea cuvntului voluntar poate deveni o barier pentru
implicare datorit stereotipurilor existente n societate cu
privire la acest concept;
verbele la imperativ confer dinamism mesajului transmis
(implic-te, ajut i tu la, fii parte din,
particip la, contribuie i tu la, etc.);
activitatea care urmeaz s fie desfurat de voluntari
trebuie expus nc din faza recrutrii; prezentrile care evit
precizarea clar a activitilor i rezerv detaliile pentru
momente ulterioare trezesc suspiciune i pot ndeprta
potenialii voluntari;
14
dac exist constrngeri de timp acestea trebuie precizate (de
exemplu o activitate care necesit implicarea pentru cel puin
6 luni);
prezentai oferta de instruire n vederea realizrii cu succes a
activitii respective;
dac activitatea necesit abiliti specifice acestea trebuie
precizate tot n acest etap;
cerei ceea ce avei nevoie de la viitorii voluntari chiar dac
este vorba de activiti solicitante - este mai bine ca cei
interesai s tie la ce s se atepte dect s se prezinte la
interviul de selecie i s renune sau s nu poat duce la
ndeplinire activitatea pentru care au fost recrutai;
desfacei sarcinile complexe n activiti ct mai concrete
astfel nct voluntarii s-i poat asuma exact ceea ce doresc
sau ceea ce consider c vor putea face ct mai bine;
materialele tiprite necesit atenie sporit din punct de
vedere al graficii i culorilor folosite; scopul materialelor
tiprite este de a transmite un mesaj i nu de a arta artistic i
costisitor; lizibilitatea textului este foarte important - atenie,
deci, la caracterele folosite i la combinaiile de culori!

4. Concluzii

Succesul activitii de recrutare este esenial pentru dezvoltarea
organizaiilor care implic voluntari n activitile derulate.
Planificarea atent a recrutrii de voluntari desfurat n
strns legtur cu elaborarea procedurilor de selecie a
voluntarilor i bazate pe analiza nevoilor organizaiei va duce
la recrutarea acelor voluntari de care organizaia are nevoie
pentru ndeplinirea activitilor propuse i mplinirea misiunii
sale. Unul dintre factorii care contribuie la succesul unei
campanii de recrutare este entuziasmul i ncrederea echipei
implicate n recrutare! Cu ct credei mai mult n activitile pe
care le desfurai i n potenialul voluntarilor de a se implica
activ i eficient n acestea, cu att mesajul vostru va fi mai
convingtor i mai de succes!
15


5. Bibliografie




* * * . 1999. The Recruitment Guide. London: The National
Centre for Volunteering


Blais, Linelle M. et al. 1996. Stepped Approach to Volunteer
Recruitment and Retention. Washington: American Cancer
Society


Burke, Marz Ann i Carl Liljenstolpe. 1992. Recruiting
Volunteers - A Guide for Non-Profits. Menlo Park CA:
Crisp Publications


Ellis, Susan J. 1996. The Volunteer Recruitment (And
Membership Development) Book. Philadelphia, PA:
Energize Inc.


McCurley, Steve i Rick Lynch. 2001. Essential Volunteer
Management. London: The Directory of Social Change