Cum se ntocmete matricea riscului

ntocmirea matricei riscului reprezint o faz crucial n redactarea

propunerii de finanare. De asemenea, matricea riscului prezint o
importan deosebit pentru implementarea propriu-zis a unui proiect. Prin
urmare, materialul de fa i propune:
A) s ofere cte!a informaii le"ate de elaborarea matricei riscului#
$) s ofere informaii cu pri!ire la colectarea datelor prezente n matricea
riscului.
A) Identificarea, ierarhizarea, contracararea
Pentru a !edea cum se elaboreaz matricea riscului, !om analiza, pe
scurt, un proiect real, derulat de %acultatea de &omunicare i 'elaii Publice.
(tudiul de caz !a lmuri unele aspecte le"ate de:
- identificarea riscurilor#
- ierar)izarea riscurilor#
- strate"iile de contracarare a riscurilor.
De asemenea, studiul de caz !a oferi i cte!a e*emple de msuri
specifice, formulate pe baza informaiilor din matricea riscului.
1. Date generale despre proiect
Pentru a putea urmri ct mai bine ar"umentaia, iat, mai nti, cte!a
date "enerale despre proiect.
+itlul proiectului
Democraia electronic: re"uli, proceduri i standarde europene
+ipul de proiect
Proiect de mobiliti
A"enia de finanare
&entrul ,aional -eonardo da .inci
Durata proiectului
Durata total: / an 0/ septembrie 1 / septembrie 2334)
Durata perioadei de mobiliti: 5 luni 0/ aprilie 1 53 iunie 2334)
6nstituia
coordonatoare
%acultatea de &omunicare i 'elaii Publice 0%&'P)
$u"etul total
57.5839
(uma nerambursabil: 53.:839 &ontribuia proprie: 4.;339
<c)ipa de proiect
; persoane
6nstituii partenere
.eb &onsult ('-, 6talia
/
&at)olic =ni!ersit> of Professional <ducation of (out)-?est %landers
0@A+AB), $el"ia
'ezumatul
proiectului
(copul principal al proiectului intitulat CDemocraia electronic:
re"uli, proceduri i standarde europeneD este acela de a-i nzestra pe
studenii participani cu deprinderi i cunotine n domeniul
democraiei electronice. Aceste deprinderi !or fi !alorificate n cadrul
unui centru de cercetare a problematicii democraiei electronice. n
cadrul proiectului, nou dintre studenii %&'P !or fi selectai pe baz
de concurs i !or efectua un sta"iu de practic n dou instituii de
profil din 6talia i $el"ia. (tudenii selectai !or dobndi cunotine
teoretice i abiliti practice pri!ind !otul electronic, campaniile
politice n mediu !irtual, desc)iderea unui infoEiosE i utilizarea de
ctre actorii politici a noilor te)nolo"ii informaionale i de
comunicare.
<*periena acumulat n domeniul democraiei electronice de ctre cei
F beneficiari direci !a fi diseminat n rndul celorlali studeni ai
%&'P prin intermediul unei serii de ateliere, seminarii i conferine.
Pre"tirea lor !a constitui punctul de plecare pentru crearea primului
centru de analiz i consultan n domeniul democraiei electronice
din 'omnia.
2. Identificarea riscurilor
Pentru acest proiect, au fost identificate cinci riscuri:
a) Partenerii din strintate pot declina participarea efecti! n
proiect dup ce proiectul a fost contractat cu &entrul ,aional
-eonardo da .inci

b) Procedurile de obinere a !izei sunt complicate i sunt mari

"eneratoare de ntrzieri
G
Acest aspect a fost considerat un risc deoarece participarea partenerilor la un proiect -eonardo nu este
re"lementat de un contract care s aib !aloare Huridic. Participarea se face doar pe baza unei scrisori de
intenie. n consecin, administrarea corect a relaiei cu partenerii se bucur de o atenie deosebit, pentru
a putea pre!eni crearea unei astfel de situaii n care unul dintre parteneri declin participarea, dup ce
proiectul ncepe s se deruleze.
2
c) Irantul de la &entrul ,aional -eonardo da .inci poate fi !irat
cu ntrziere
d) Partenerii ar putea a!ea dificulti n a plasa studenii la
instituii de profil din 6talia i $el"ia 0prefecturi, primrii)
e) (tudenii pot ntmpina dificulti n a se adapta mediului de
studiu i de lucru din cele 2 ri strine.
3. Atribuirea scorurilor
%iecare risc identificat anterior a primit un scor, rezultat din nmulirea
a dou !alori:
a) !aloarea pentru probabilitate 0msura n care, din potenial, riscul
poate de!eni efecti!, se poate materializa)#
b) !aloarea pentru impact 0efectul pe care l-ar a!ea riscul asupra
proiectului, n cazul n care, din potenial, ar de!eni efecti!).
<*ist mai multe modaliti prin care se atribuie aceste !alori:
- scal de la / la 7 0cu precizarea !alorilor /- probabilitate foarte mic,
7 1 probabilitate foarte mare, la fel pentru impact)#
- scal cu 5 !alori 0probabilitate mic, medie, mare)#
- scal de la 3 la / 03 nseamn c situaia respecti! nu se !a
materializa niciodat, / c se materializaJ !a aprea ntotdeauna)
- scal sub form de procentaH 0unde 3 nseamn c situaia nu se !a
materializa niciodat, /33K c situaia !a aprea ntotdeauna).
6mportant este s precizai ce fel de scal folosii i ce interpretare
oferii dumnea!oastr di!erselor !alori 0dac apelai la o scal de la / la 7,
este important s precizai ce nseamn / i ce nseamn 7# n absena acestor
informaii, scala nu are nici un sens). De asemenea, este important ca scalele
pentru probabilitate i impact s fie compatibile, pentru a putea aHun"e la un
scor a"re"at.
n cazul riscurilor identificate mai sus, iat care au fost !alorile
atribuite:
Descrierea riscului Probabilitate 0/ 1
mic, 7 1 mare)
6mpact 0/ 1
mic, 7 1 mare)
(cor
5
Partenerii din strintate pot declina
participarea efecti! n proiect dup ce
proiectul a fost contractat cu &entrul
,aional -eonardo da .inci
/ 7 / * 7L7
Procedurile de obinere a !izei sunt
complicate i sunt mari "eneratoare de
ntrzieri
4 2 4 * 2L8
Irantul de la &entrul ,aional -eonardo da
.inci poate fi !irat cu ntrziere
2 2 2 * 2L4
Partenerii ar putea a!ea dificulti n a plasa
studenii la instituii de profil din 6talia i
$el"ia 0prefecturi, primrii)
2 2 2 * 2L4
(tudenii pot ntmpina dificulti n a se
adapta mediului de studiu i de lucru din
cele 2 ri strine
/ 2 / * 2L2
4. Ierarhizarea riscurilor
'iscurile sunt ierar)izate n funcie de scorurile obinute n urma
scalrii. n cazul n care scorurile sunt e"ale, diferenierea se face n funcie
de !aloarea impactului, astfel: riscul i are scorul ;, obinut din 5
0probabilitate) * 2 0impact), iar riscul ii are tot scorul ;, dar obinut din 2
0probabilitate) * 5 0impact). &)iar dac scorurile sunt e"ale, riscul ii 0al crui
impact posibil este mai mare) !a fi"ura, n ierar)ia riscurilor, naintea
riscului i.
/. Procedurile de obinere a !izei sunt
complicate i sunt mari "eneratoare de
ntrzieri
4 2 4*2L8
4
2. Partenerii din strintate pot declina
participarea efecti! n proiect dup ce
proiectul a fost contractat cu &entrul
,aional -eonardo da .inci
/ 7 /*7L7
5. Irantul de la &entrul ,aional -eonardo
da .inci poate fi !irat cu ntrziere
2 2 2*2L4
5. Partenerii ar putea a!ea dificulti n a
plasa studenii la instituii de profil din
6talia i $el"ia 0prefecturi, primrii)
2 2 2*2L4
4. (tudenii pot ntmpina dificulti n a se
adapta mediului de studiu i de lucru din
cele 2 ri strine
/ 2 /*2L2
5. Luarea deciziei cu priire la !odalit"#ile de r"spuns
Modalitie de rspuns la o situaie de risc sunt di!erse:
a) reducerea probabilitii de materializare 0se acioneaz asupra
!ariabilei probabilitate)
b) reducerea impactului 0se acioneaz asupra !ariabilei i!pact)
c) acceptarea riscului 0mana"erul de proiect se limiteaz la a
monitoriza atent situaia, dar nu ia nici o msur# strate"ia se
aplic n cazul n care c)eltuielile pentru contracararea riscului
ar fi mai mari dect costurile pe care le-ar antrena
materializarea situaiei de risc)#
d) implementarea planului de contin"en 0planul alternati! sau
planul pentru situaii nepre!zute)#
e) tranferarea riscului ctre teri 0prin nc)eierea unor contracte de
asi"urri).
'e!enind la studiul de caz, modalitile stabilite de contracarare a riscurilor
au fost

:
Descrierea riscului Modalitatea de contracarare
G
(ubliniem, n acest punct, faptul c modalitile de contracare a riscurilor nu sunt impuse, ele reprezint o
problem de decizie, de opiune, la care mana"erul de proiect aHun"e innd cont de obiecti!ele
or"anizaiei, de obiecti!ele proiectului, de bu"etul pe care l poate aloca pentru mana"ementul riscului. n
cazul e*pus, riscul Cstudenii pot ntmpina dificulti n a se adapta mediului de lucru din cele dou ri
strine ar fi putut beneficia de o strate"ie care s acioneze asupra impactului# astfel, ar fi putut fi
concepute: cursuri de limbi strine, cursuri de pre"tire cultural, sesiuni de informare etc. 'iscul 1 teoretic
1 a fost acceptat ca atare, innd cont i de profilul studenilor selectai, de e*perienele anterioare etc.
7
Partenerii din strintate pot declina
participarea efecti! n proiect, dup ce
proiectul a fost contractat cu &entrul
naional -eonardo da .inci
ntocmirea planului pentru situaii
nepre!zute 0planul de contin"en)
Procedurile de obinere a !izei sunt
complicate i sunt mari "eneratoare de
ntrzieri
'educerea probabilitii de materializare
Irantul de la &entrul ,aional -eonardo da
.inci poate fi !irat cu ntrziere
'educerea probabilitii de materializare
Partenerii pot a!ea dificulti n a plasa
studenii la instituii de profil 0prefecturi,
primrii)
'educerea probabilitii de materializare
(tudenii pot ntmpina dificulti n a se
adapta mediului de studiu i de lucru din
cele 2 ri strine
Acceptarea riscului
$.%&e!ple de !"suri specifice
Descrierea riscului Modalitatea de
contracarare
Msuri specifice
Partenerii din
strintate pot declina
participarea
Planul de
contin"en

/. %&'P menine le"tura cu un al treilea

partener 0partener de rezer!), a!ertizat
asupra faptului c participarea sa de!ine
efecti! doar n cazul n care unul dintre
ceilali doi parteneri declin participarea
G
n momentul n care !orbii despre planul de contin"en, trebuie s precizai i momentul n care acesta
intr n aciune.
;
2. %&'P informeaz &entrul ,aional
-eonardo da .inci n le"tur cu
modificarea partenerului
5. %&'P informeaz studenii n le"tur cu
modificarea partenerului i, implicit, a
modificrii destinaiei pentru perioada de
mobiliti
Procedurile de
obinere a !izei sunt
complicate i sunt
mari "eneratoare de
ntrzieri
'educerea
probabilitii de
materializare
/. %&'P se informeaz din timp n le"tur
cu procedurile de !iz 1 solicit informaiile
prin fa* i, de asemenea, solicit un rspuns
scris n acest sens
2. %&'P informeaz din timp i ct mai
e*act 0n scris) studenii n le"tur cu
procedurile de !iz
5. %&'P pune din timp la dispoziia
studenilor documentele pentru obinerea
!izei 0ade!erin de student, ordin de
deplasare etc)
4. %&'P se implic, prin intermediul unui
reprezentant oficial, n pro"ramarea
ntlnirilor pentru obinerea !izelor
') (olectarea datelor
n literatura de specialitate, sunt consacrate patru modaliti de
identidicare a riscurilorJ de colectare a datelor prezente n matricea riscului:
a) Ce*pert ad!iceD 0consultan din partea e*perilor)
b) brainstormin"#
c) Clessons learnedD0e*periena acumulat)#
d) inter!iuJ anc)et pe baza unei liste operati!e.
a) %&pert adice
:
n acest caz, instituia apeleaz la ser!iciile e*perilor, a consultanilor
e*terni. Pe baza informaiilor primite din interiorul or"anizaiei, e*pertul
propune o descriere a riscurilor, atribuie scoruri, ierar)izeaz riscurile i
propune msuri de contracarare.
b) 'rainstor!ing
n procesul de stabilire a strate"iei de mana"ement al riscului, sunt implicai
membrii ec)ipei de proiect, sau an"aHaii instituiei care au, efecti!, atin"ere
cu proiectul. (e or"anizeaz, n acest caz, o edin de Nbrainstormin"N, fr
intrebri structurate. Oedina are drept scop identificarea modului n care cei
apropiai proiectului concep riscurile. 'ezultatele edinei de brainstormin"
sunt apoi structurate, analizate, pentru a aHun"e la acea form a matricei
riscului mai sus prezentat.
'iscurile pt fi identificate i printr-o sesiune de Cbrainstormin"D ne"ati!. n
acest caz, ntrebarea nu mai este Ccare sunt riscurile cu care s-ar putea
confrunta proiectulPD, ci C&um am putea sabota proiectulJ un aspect al
proiectuluiPD.
c) Lessons learned
'iscurile sunt formulate i propuse spre a fi soluionate pe baza a ceea ce s-a
ntamplat n proiecte anterioare similare. Pe baza e*perienei, tim, de
e*emplu, c obinerea !izei pentru 6talia reprezint o surs de blocaHe. De
asemenea, tim c studenii nu ntmpin dificulti n a se adapta noului
mediu de lucru, dei acesta reprezint un risc teoretic.
d) Interiu pe baz" de list" operati"
Metoda este asemntoare brainstormin"-ului, numai c, n acest caz,
discuia este structurat de o serie de ntrebri, iar participanii trebuie s
stabileasc scorurile:
Descrierea riscului Probabilitatea
6mpactul

%urnizorul poate da
faliment pe durata
implementrii
proiectului
mare
medie
mic
mare
mediu
mic
G
Att n ceea ce pri!ete probabilitatea, ct i impactul, cel care conduce inter!iul trebuie s ofere informaii
cu pri!ire la !alorile pe care le ateap 0modalitatea de scalare).
8
%urnizorul nu li!reaz
anumite componente
eseniale
mare
medie
mic
mare
mediu
mic
<tc.
<!ident, se poate aHun"e 0i c)iar este recomandat s se aHun") la o
combinaie ntre cele patru modaliti, de e*emplu, pe baza consultanei din
partea e*perilor este conceput lista operati!, care st la baza inter!iului cu
membrii ec)ipei de proiect sau cu an"aHaii or"anizaiei.
F