CAPITOLUL 6

MANAGEMENTUL PROIECTELOR O ALTERNATIV TEMPORAR PENTRU

IMMURILE ROMNETI

Managementul Proiectelor n cadrul organizaiilor. Ciclul de via al unui proiect.

Proiectul este o activitate planificat care: abordeaz o problema specific, urmrete
atingerea unor obiective specifice, are termene specifice de ncepere i ncheiere, dispune de
resurse limitate i consum resurse.

Tabelul 6.1. Plan de proiect i cerere de finanare

Adesea apare o confuzie ntre proiect i cererea de finanare, de aceea trebuie s stabilim,
nc de la nceput, n mod convenional, semnificaia fiecruia dintre ele. Se consider
proiectul ca fiind o succesiune de activiti, cu un nceput i un sfrit bine stabilite n timp, n
cadrul cruia se urmresc anumite obiective i se consum o anumit cantitate de resurse. Acesta
devine cerere de finanare n momentul n care i se d o anumit form, cnd devine un
document pe baza cruia se solicita fonduri de la un finanator. Cu alte cuvinte propunerea de
finanare este prezentarea proiectului ctre o instituie sau o persoan care v poate oferi sprijinul
financiar sau material pentru suplinirea lipsei unor resurse necesare.

Managementul de proiect este procesul de coordonare a activitilor interdependente
necesare pentru a asigura atingerea obiectivelor:
la standarde
la timp
in limita bugetului/resurselor

Majoritatea proiectelor de succes parcurg o serie de etape comune care constituie ciclul de
via al proiectului:
1. Identificarea nevoii sau a problemei comunitii
2. Planificarea scopului, obiectivelor, aciunilor i resurselor necesare pentru rezolvarea
problemei
3. Implementarea planului
Elementele unui
plan de proiect
Elementele unei
cereri de finanare
Descrierea problemei
Scop
Obiective
Rezultate
Activiti
Resurse / Buget


Titlu
Rezumat
Justificare (inclusiv descrierea problemei)
Scop
Obiective
Activiti
Metodologie / Abordare
Plan de evaluare
Rezultate si impact
Durabilitate i continuitate
Buget
Anexe
4. Evaluarea interveniei i raportarea ctre finanatori
5. Stabilirea modului de continuarea al interveniei (dac este necesar)

n cadrul acestui capitol dedicat managementului proiectelor, prezentarea etapelor specifice
ciclului de via al unui proiect se va concretiza printr-un studiu de caz bazat pe un proiect
finanat din fonduri structurale europene FSE, prin programul operaional sectorial dezvoltarea
resurselor umane POSDRU. Proiectul n cauz cu codul 59756 este un proiect n care
Universitatea din Petroani este solicitantul, iar autorul crii este managerul de proiect.


Figura 6.1. Ciclul de via al proiectului

6.1. Identificarea problemei

Proiectul este o intervenie menit s corecteze sau s amelioreze efectele unei
probleme. De aceea este important ca problema s fie clar definit, alturi de o descriere
detaliat i bine documentat, pe ct posibil din surse externe i credibile, pentru a avea o hart a
contextului economic social - politic, a cauzelor i efectelor problemei i a grupurilor afectate
de aceast problem.
Enunul problemei trebuie s descrie o situaie sau un complex de situaii care afecteaz
anumii oameni, anumite grupuri, la un moment dat, ntr-un anumit loc. Pentru a avea
certitudinea c problema este una real, existena problemei trebuie susinut de date foarte
concrete, de rezultatele unor studii/cercetri, de opinii ale unor specialiti n domeniul la care
face referire problema.
Pentru a putea face obiectul unui proiect, i nc al unuia cu anse de a fi finanat,
problema trebuie s prezinte cteva caracteristici i anume:
s fie urgent
s afecteze un numr semnificativ de oameni
s se refere la nevoile oamenilor, nu la nevoia unei instituii sau organizaii de a face rost de
bani
s fie rezolvabil

Paii de urmat n aceast etap de identificare a problemei sunt:
obinerea de informaii despre comunitate/ cadrul legal/ cadrul social/ cadrul politic
identificarea problemei
analiza problemei
analiza factorilor interesai

Factorii interesai (stake-holderi) reprezint toate persoanele, grupurile, instituiile
afectate de problema pus n discuie. De cele mai multe ori factorii interesai se regsesc, n
grupul int sau partenerii proiectului:
grup int - grupul de oameni vizat de aciunile proiectului
beneficiari direci - cei care beneficiaz direct i n timpul derulrii proiectului
beneficiari indireci - cei care beneficiaz de rezultatele finale ale proiectului prin
intermediul beneficiarilor direci
parteneri organizaii/instituii care se asociaz n efortul necesar atingerii obiectivelor

Cerere de finanare. Idee i sustenabilitate. Resurse de finanare. Studiu de caz.

Cererea de finanare reprezint documentul ce trebuie completat de ctre solicitant n
vederea obinerii finanrii europene prin intermediul unuia din cele 7 Programe Operaionale.
Programele Operaionale (PO) sunt documente strategice elaborate de statul membru i aprobate
de ctre Comisia Europeana i cuprind setul de prioriti multianuale care pot fi cofinanate din
Instrumentele Structurale, din fonduri ale Bncii Europene de Investiii precum i din alte
fonduri. Programele Operaionale sunt de doua feluri: regionale sau sectoriale.
Programul Operaional pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative -PODCA
Programul Operaional pentru Asistenta Tehnica -POAT
Programul Operaional Regional -POR
Programul Operaional Sectorial Infrastructura de Transport -POS Transport
Programul Operaional Sectorial de Mediu -POS Mediu
Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane -POSDRU
Programul Operaional Sectorial pentru Creterea Competitivitii Economice -POSCCE

Structura cererii de finanare este comun pentru toate Programele Operaionale, existnd
totui anumite elemente specifice n funcie de natura fiecrui proiect. Elementele componente
ale unei cererii de finanare sunt
1. Informaii privind solicitantul
2. Descrierea proiectului
3. Concordanta cu politicile UE si legislaia naional
4. Bugetul proiectului/ Surse de Finanare
5. Lista de anexe

Prima componenta a cererii de finanare o reprezint seciunea dedicat informaiilor
privind solicitantul, n care se precizeaz datele de identificare ale solicitantului, numrul de
angajai, cifra de afaceri i rezultatul net din bilan pe ultimii 2 ani (in cazul societilor
comerciale).
n cazul proiectului POSDRU 59756 au fost preluate din platforma online de
administrarea a proiectului ActionWeb, informaiile specifice proiectului dar i solicitantului
care este Universitatea din Petroani.

Figura 6.2. Dosarul meu List proiecte apel pentru propuneri 82 Cuprins proiect 59756


Figura 6.2. ActionWeb - Seciunea Profilul meu din cuprinsul proiectului POSDRU 59756

Am prezentat pentru proiectul POSDRU 59756 informaiile postate prin sistemul
informatic ActionWeb (sistem informatic de gestiune on line a proiectelor POSDRU) la
seciunea aferent informaiilor privind solicitantul Universitatea din Petroani.
Cererea de Finanare pentru POS DRU cuprinde urmtoarele componente:
Formular Electronic Cererea de Finanare se completeaz on-line i cuprinde
informaii despre proiectul propus, despre solicitant i despre partenerii acestuia;
Declaraii declaraie de conformitate (Anexa 1), declaraie de angajament (Anexa 2),
declaraie de eligibilitate (Anexa 3), declaraie privind respectarea principiului egalitii de anse
(Anexa 4), declaraie privind respectarea cerinelor de informare i publicitate (Anexa 5). Datele
privind organizaia, precum i funcia i numele i prenumele reprezentantului legal sunt
introduse automat de sistemul informatic n funcie de informaiile menionate n formularul
electronic.
Componenta cea mai cuprinztoare a cererii de finanare o reprezint descrierea
proiectului. n cadrul acestei seciuni solicitantul prezint obiectivul general i obiectivele
specifice ale proiectului, demonstrnd ca acestea vor contribui la ndeplinirea obiectivelor
aferente axei prioritate din care face parte proiectul pentru care se solicit finanarea.


Figura 6.3. ActionWeb - Seciuni Proiect Descriere proiect

n cazul proiectului propus ca i studiu de caz s-a respectat Ghidul Solicitantului - Condiii
specifice cerere de propuneri de proiecte Nr.82 Integrare pe piaa muncii Axa Prioritar 5
Promovarea msurilor active de ocupare Domeniul Major de Intervenie 5.1. Dezvoltarea i
implementarea msurilor active de ocupare Aprilie 2009. Obiectivul general al acestei axe
prioritare (5) este facilitarea integrrii pe piaa muncii a omerilor tineri i a omerilor de lung
durat, atragerea i meninerea unui numr mai mare de persoane pe piaa muncii, inclusiv n
zonele rurale i sprijinirea ocuprii formale. Msurile promovate n cadrul acestei DMI (5.1.) au
o abordare pe tot parcursul vieii i sunt destinate grupurilor de persoane cu o situaie dificil pe
piaa muncii, precum omerii tineri, omerii vrstnici i omerii de lung durat. O atenie
special va fi acordat omajului de lung durat, care nregistreaz rate peste media UE.
n cadrul acestei DMI vor fi promovate interveniile integrate, care prevd implementarea
mai multor activiti eligibile, precum informare i consiliere profesional, asisten n
planificarea carierei i cutarea unui loc de munc, job-cluburi, programe de formare
profesional, programe locale de ocupare n lucrri comunitare etc. Participarea grupurilor int
la programele de formare profesional se va realiza numai n urma activitii de informare i
consiliere profesional sau de mediere.
Pentru proiectul care reprezint studiul de caz : POSDRU 59756 - Formarea profesional
alternativ utiliznd soluii informatice. O soluie pentru reconversia forei de munc din minerit
- un proiect strategic finanat din fonduri structurale europene n valoare de 4.954.718,00 lei al
Universitii din Petroani trebuie precizate cteva elemente.
Universitatea din Petroani, n calitatea de solicitant i Uniunea Sindicatelor Miniere
Oltenia, Federaia Sindicatelor Valea Jiului i SIVECO Romania SA, n calitate de parteneri,
implementeaz, ncepnd cu luna octombrie 2010, proiectul Formarea profesional alternativ
utiliznd soluii informatice o soluie pentru reconversia forei de munc din minerit, sub
sloganul: "Fii performant! Folosete tehnologia informaiei!", numr de identificare
contract: POSDRU/82/5.1/S/59756.
Acest proiect are ca element de noutate pe lng proiectele POSDRU dedicate dezvoltrii
resursei umane deja derulate n Valea Jiului, deschiderea unei pori spre tehnologia IT&C i
pentru cei care nc nu au ptruns nc n acest domeniu. Mai precis, ofer opt cursuri de iniiere
i specializare n domenii conexe IT, pe o perioad de trei ani.
Ctigarea acestui proiect strategic este urmarea unei bune colaborri cu trei organizaii
din Romnia. Voi ncepe cu SIVECO Romnia, cea mai important cas de software din
Romania, liderul soluiilor de e-Learning din sud-estul Europei. Acest proiect va derula cursurile
de iniiere i specializare att n format clasic sub ndrumarea cadrelor didactice ale universitii
i a specialitilor SIVECO, dar i pe o platforma de e-Learning, proiectat n cadrul proiectului
de firma SIVECO. Pe lng SIVECO, avem ca parteneri i dou organizaii sindicale: Federaia
Sindicatelor Valea Jiului i Uniunea Sindicatelor Miniere Oltenia, care au rolul de a atrage
grupul int.
De reinut faptul c acest proiect mbogete zestrea universitii printr-o dotare hard n
valoare de aproximativ 320.000 lei constnd n echipamente hard (servere, laptopuri i
imprimante), dar i o dotare soft materializat n platforma de e-Learning dezvoltat n cadrul
proiectului i care rmne n proprietatea universitii.


Figura 6.4. Site-ul proiectului POSDRU 59756 Seciunea Home -http://7.upet.ro



Figura 6.5. Parteneriat n cadrul proiectului POSDU 59756

Uniunea Sindicatelor Miniere Oltenia este o organizaie sindical constituit din sindicate
miniere afiliate la Centrala Naional Confederativ a Sindicatelor Miniere din Romnia.
Uniunea este constituit pentru a realiza cooperarea organizaiilor sindicale miniere din judeele
Gorj Vlcea i Mehedini, membre ale CNCSMR, pentru asigurarea unui cadru organizat de
lupt sindical, pentru rezolvarea problemelor profesionale, economice, sociale, culturale i
sportive
Federaia Sindicatelor Valea Jiului este o organizaie sindical constituit din sindicate
miniere afiliate la Centrala Naional Confederativ a Sindicatelor Miniere din Romnia.
Federaia este constituit pentru a realiza cooperarea organizaiilor sindicale miniere din Valea
Jiului, membre ale CNCSMR, pentru asigurarea unui cadru organizat de lupt sindical, pentru
rezolvarea problemelor profesionale, economice, sociale, culturale i sportive.
SIVECO este o companie de IT din Romnia, nfiinat n anul 1992. Compania are ca obiect de
activitate dezvoltarea de software educaional i de business. Printre acionarii companiei se
numr Intel Capital, Polish Enterprise Fund V (fond de investiii administrat de Enterprise
Investors) i Siveco Netherlands B.V.


Figura 6.6. Parteneri - http://7.upet.ro/parteneri

6.2. Planificarea scopului, obiectivelor, aciunilor i resurselor necesare pentru
rezolvarea problemei

Etapele fazei de planificare:

Formularea scopului interveniei
Stabilirea resurselor existente
Stabilirea abordrii
Stabilirea obiectivelor
Realizarea planului de aciune
Alocarea resurselor
Planificarea evalurii
Scopul

Scopul este stadiul la care dorim s ajung problema ca urmare a derulrii proiectului.
Acest stadiu poate s nsemne rezolvarea problemei sau doar ameliorarea ei ntr-o msur pe
care ne-o propunem.
Scopul este o transcriere in termeni pozitivi a problemei. O formulare optim pentru scop
este sa contribuie la . (ex. Problema: omajul la nivelul zonelor miniere din Valea Jiului i
Oltenia atinge cote alarmante. Scopul: s contribuie la reducerea omajului la nivelul Vii Jiului
i Olteniei.)
De ndat ce am stabilit ce dorim s realizm, innd cont de resursele care pot fi puse la
dispoziie (bani, timp, resurse umane etc) vom analiza toate potenialele alternative n
realizarea scopului. n urma analizei eficienei fiecrei posibile alternative, se opteaz pentru o
abordare care va defini intervenia noastr n rezolvarea problemei.

Obiectivele

Obiectivele sunt paii care trebuie ndeplinii pentru realizarea scopului. Ele mai pot fi
vzute ca fiind rezultate pariale sau rezultate concrete care trebuie atinse pe parcursul
proiectului. Imaginndu-ne prpastia care exist ntre situaia n care ne aflm nainte ca
proiectul s nceap i situaia pe care o dorim n final (ca n imaginea de mai jos), obiectivele
reprezint elementele cu care construim puntea peste prpastie.


Figura 6.7. Obiectivele conecteaz Problema cu Scopul

De foarte multe ori se confund obiectivele cu activitile. Trebuie s inem cont de faptul
c, n timp ce un obiectiv reprezint un punct n care dorim s ajungem, activitile reprezint
modul n care ajungem n acel punct.

Un obiectiv trebuie s fie SMART (iste), adic s aib anumite caracteristici :
Specific - s fie specific scopului, s ne conduc nspre atingerea scopului
Msurabil - obiectivul trebuie s fie astfel formulat, nct la sfritul proiectului s ne putem da
seama dac l-am atins sau nu
s poat fi Atins
Realist s fie realizabil n condiiile date
ncadrat in Timp

Tehnica de scriere a obiectivelor n apte pai:
1. Determinarea rezultatelor. Rezultatele sunt locurile cheie n care ne uitm pentru a vedea
schimbrile sau mbuntirile produse de proiect pentru populaia int.
2. Determinarea indicatorilor de performan. Indicatorii sunt modul n care sunt msurate
performanele obinute n atingerea rezultatelor. Ne ajut s vedem ct de aproape suntem de
rezultate.
3. Determinarea standardelor de performan. Ne arat care ar trebui s fie valoarea indicatorilor
de performan pentru a fi siguri c am atins rezultatul.
4. Determinarea timpului necesar. Adic intervalul de timp n care ne propunem s atingem
standardul de performant maxim. Este bine s indicm timpul relativ la data de ncepere a
proiectului.
5. Determinarea costurilor necesare. Adic a banilor necesari pentru realizarea obiectivului
respectiv. Acest pas va fi reluat n seciunea de concepere a bugetului.
6. Scrierea obiectivelor. n acest pas sunt combinate informaiile generate n paii fcui pn
acum. O reet general pentru un obiectiv ar putea fi: S (un verb de aciune i o stare care
s reflecte indicatorul de performan) al (grup int) pn la (standard de performant) ntr-
un timp de (perioad de timp) cu un cost total nu mai mare de (costul estimativ). Exemplu:
S creasc gradul de integrare n munc al omerilor din Valea Jiului cu 30% fa de
numrul actual n trei ani cu un cost total de aproximativ 4.954.718 lei.
7. Evaluarea obiectivului. Revizuirea obiectivului i obinerea rspunsului la o ntrebare de genul
: Reflect obiectivul respectiv cantitatea de schimbare pe care o dorim n cadrul
rezultatului vizat? Dac da, ai un obiectiv realist. Dac nu, probabil c indicatorii de
performan sunt alei greit sau standardele de performan sunt prea mici.

Identificarea obiectivelor unui proiect, i a activitilor necesare ndeplinirii obiectivelor.

Obiectivul principal al proiectului POSDRU 59756 va fi atins prin oferirea a 8 programe
de formare profesional pentru iniierea sau specializarea a 600 de omeri, 400 dintre acetia
fiind omeri tineri cu vrste cuprinse ntre 15 i 24 de ani i 200 omeri de lung durat.
Proiectul se adreseaz persoanelor care n acest moment nu au un loc de munc, att
omerilor ct i persoanelor aflate n cutarea unui loc de munc (persoane care nu mai
beneficiaz sau nu au beneficiat niciodat de ajutor de omaj, nefiind nregistrai n cadrul
ALOFM-urilor). O alt precizare important ar fi aceea c dei proiectul i propune s
reprezinte o soluie pentru reconversia forei de munc din minerit sunt eligibili att omerii
tineri ct i cei de lung durat ce nu provin din industria minier. Proiectul se adreseaz n
acelai timp i absolvenilor de liceu care nu au promovat examenul de Bacalaureat.
n vederea atingerii obiectivului proiectului, Universitatea din Petroani deruleaz i va
derula 8 programe de formare profesional pentru iniierea sau specializarea grupului int.
Acestea sunt:
Cursuri de iniiere:
Operator Calculator Electronic i Reele
Operator n Domeniul Proiectrii Asistate pe Calculator
Operator Procesare Text i Imagine
Designer Pagini Web
Ghid de Turism
Cursuri de specializare:
Consultant n Informatic
Competene Antreprenoriale
Tehnician Topo - Cadastru (Tehnician Topometrist)
Cursurile de formare se deruleaz n perioada noiembrie 2011 iulie 2013, iar durata lor
este de o sptmna (toate cursurile au o durat de 40 de ore fiind concentrate pe parcursul unei
sptmni).
La realizarea acestor cursuri au contribuit specialiti din cadrul Universitii din Petroani
i din cadrul firmei SIVECO Romania SA, iar dotarea hardware pe care se deruleaz orele de
practic din cadrul proiectului este de ultim generaie. Softul de e-Learning a fost proiectat n
mod special pentru aceste cursuri de ctre firma SIVECO, pe baza suporturilor de curs editate la
Editura Universitas.
Cele 8 cursuri sunt autorizate de ctre CNFPA (Consiliul Naional de Formare Profesional
a Adulilor) i n urma absolvirii lor se vor obine diplome sub egida Ministerului Educaiei,
Cercetrii, Tineretului i Sportului i a Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
Participarea persoanelor interesate la aceste cursuri este gratuit, iar cei care vor respecta
condiiile de acordare a acesteia, vor beneficia de o burs n valoare de 300 lei.

Stabilirea rezultatelor anticipate posibile a fi realizate, precum i a indicatorilor ce trebuie
ndeplinii.

Pentru c este un proiect dedicat dezvoltri resurselor umane - POSDRU, obiectivele i
respectiv indicatorii ce cuantific aceste obiective sunt reprezentate de un numr de omeri
instruii i ulterior integrai pe piaa muncii. La data la care s-a elaborat prezentul manual n
cadrul proiectului erau deja instruii 350 de omeri.


Figura 6.8. ActionWeb - Seciuni Proiect - Indicatori

Planul de activiti

Activitile reprezint mijloacele de atingere a obiectivelor. Activitile se elaboreaz
pentru fiecare obiectiv n parte. Pentru a face acest lucru, referitor la fiecare obiectiv, trebuie s
ne rspundem la urmtoarele ntrebri:
1. Ce anume avem de fcut pentru atingerea obiectivului? (Rspunsul la aceast ntrebare
l constituie activitile ce trebuie ntreprinse.)
2. Ce sarcini trebuie ndeplinite n cadrul fiecrei activiti? (Rspunsul ne ajut s
evalum resursele de care avem nevoie, inclusiv cele umane.)
3. Care sunt datele de ncepere i terminare a sarcinilor? (Rspunsul la aceast ntrebare
ne ajut s determinm secvenele n timp.)


Figura 6.9. Graficul de derulare al activitilor n cadrul unui proiect

Principii de planificare:
Durata activitilor s in seama de timpii standard necesari unor proceduri (ex. obinerea
unor avize etc)
Ordinea activitilor s fie logic
Timpul prevzut pentru fiecare activitate s conin o marj de siguran
Durata total a proiectului s fie suficient pentru implementare/ s conin o rezerv de
timp
S se evite timpii mori sau perioadele excesiv de aglomerate
S in cont de perioadele n care n mod normal instituiile opereaz n alt regim dect cel
normal (ex. vacane, srbtori legale, etc) sau n care grupul int este angajat n alte activiti
(ex. campanie electoral, sezon de activitate intens n agricultur etc)
S nu se suprapun activiti care se stnjenesc reciproc. Utilizarea resurselor s fie ct mai
uniform pe durata implementrii.
Durata proiectului determin mrimea bugetului (cheltuielile fixe)

Etapele planificrii:
1. Stabilirea activitilor
2. Stabilirea ierarhiei activitilor
3. Stabilirea ordinii preliminare a activitilor
4. Stabilirea unitilor de timp. Estimarea duratei fiecrei activiti
5. Elaborarea diagramei Gantt sau a altei diagrame de planificare
6. Corecii la ordinea, durata i suprapunerea activitilor. Definitivarea diagramei

Diagrama Gantt

Utilizarea planificrii pentru managementul proiectului:
Pe baza planificrii generale se pot realiza planificrile de detaliu
Se poate planifica alocarea resurselor n timp i pentru fiecare activitate i sub-activitate n
parte
Se poate urmri stadiul de implementare al proiectului/ activitii

Planul de activiti al proiectului POSDU 59756


Figura 6.10. Graficul Gantt al activitilor proiectului POSDRU 59756

n cazul proiectului POSDRU 59576 au fost propuse iniial 7 activiti principale (A1-A7)
la care pe parcursul proiectului prin acte adiionale la contractul de finanare am mai validat 2
activiti transversale (A8 i A9) i am adugat o activitate A10. De asemenea prin notificri la
contractul de finanare am prelungit activiti sau adugat parteneri n cadrul unei activiti.


Figura 6.11. ActionWeb - Seciuni Proiect - Graficul activitilor proiectului

Activitile, duratele acestora precum i partenerul responsabil sunt prezentate n diverse
variante specifice POSDRU.


Figura 6.12. ActionWeb - Administrare Planul activitilor proiectului


Figura 6.13. Lista de activiti Microsoft Project


Figura 6.14. Succesiunea logic a activitilor n Microsoft Project


Figura 6.15. Graficul Gantt n Microsoft Project pentru POSDRU 59756

Planul de resurse/Bugetul

Pentru a stabili costul proiectului analizm pentru fiecare activitate resursele necesare, le
cuantificm n bani pentru a construi bugetul de cheltuieli. Abia apoi analizm sursele de
finanare existente i potenialele contribuii ale unor parteneri i construim bugetul de venituri.
Bugetul unui proiect reprezint un tablou n care sunt reprezentate costurile necesare
derulrii activitilor din cadrul proiectului i, deopotriv, veniturile estimate, necesare pentru
acoperirea costurilor respective.
Bugetul de cheltuieli poate fi privit ca fiind transpunerea activitilor din cadrul proiectului
n cifre. Dac lum drept valabil aceast afirmaie, trebuie s ne fie evident faptul c, pentru
ntocmirea bugetului de cheltuieli trebuie s plecm de la estimarea resurselor necesare derulrii
fiecrei activiti n parte, n aceast operaiune trebuind s cuprindem i activitile din procesul
de evaluare.
Categorii de cheltuieli n cadrul bugetului
In general, toate categoriile de cheltuieli ce trebuie acoperite de ctre n cadrul proiectelor
pot fi mprire n dou grupe: cheltuieli directe i cheltuieli indirecte.

Cheltuielile directe pot fi urmtoarele:
salariile personalului care lucreaz pentru proiectul respectiv
cheltuielile cu publicaiile ce se tipresc n cadrul proiectului
cheltuielile de deplasare (transport, cazare, diurn)
cheltuielile cu echipamentul i consumabilele (pentru achiziionare sau utilizare)
nchirierea de spaii necesare derulrii unor activiti din cadrul proiectului
cheltuieli cu comunicaiile (telefon, pot)
Cheltuieli indirecte pot fi:
salariile personalului administrativ sau procente din acesta (este vorba de
persoanele care nu lucreaz nemijlocit n cadrul proiectului, dar care, prin munca
depus contribuie, n mod indirect, la bunul mers al proiectului: directorul executiv,
contabilul, secretara, oferul, etc.)
chiria sediului n care organizaia i desfoar activitatea sau un procent din
aceasta
ntreinerea
comisioanele bancare

Model de buget de cheltuieli

Tabelul 6.2. Model de buget de cheltuieli
A B C D E F G
Categorie de cheltuieli Unitate de msur nr de
uniti
cost
unitar
Cost
total
Contribuie
SURSA 1
Contribuie
SURSA
exemple E = CxD
Salarii i onorarii pe lun/pe zi/pe or
Echipamente pe bucat/pe ansamblu
Consumabile pe lun/pe eveniment
Cheltuieli de deplasare
Transport
Cazare
Diurn
pe cltorie/pe lun /pe
km

Publicaii pe exemplar
nchiriere sli pe zi/pe lun
Telefon i pot pe lun
Chirie sediu pe zi/pe lun
ntreinere pe zi/pe lun
Etc.

Model buget de venituri
Tabelul 6.3. Model de buget de venituri
SURSA CONTRIBUTIE % FINANCIAR IN NATURA
Contribuia proprie
Finanator 1
Finanator 2
Etc.

TOTAL 100

Stabilirea resurselor materiale i umane necesare ndeplinirii proiectului.
Stabilirea pachetului de finanare al proiectului. Bugetul proiectului POSDRU 59756

n cazul studiului nostru de caz cheltuielile eligibile n conformitate cu ghidul solicitantului
au fost
Categoriile de cheltuieli eligibile pentru aceast cerere de propuneri de proiecte sunt
urmtoarele:
1. cheltuieli cu personalul:
Salarii i asimilate acestora;
Onorarii;
Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i cheltuielilor asimilate acestora (contribuii
angajai i angajatori).
2. cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna:
Transport persoane (personal propriu, alte persoane);
Transport materiale i echipamente;
Cazare;
Diurn.
3. cheltuieli aferente managementului de proiect:
Multiplicare;
Traducere i interpretare;
Servicii de sonorizare;
Prelucrare date;
Conectare la reele informatice;
ntreinere, actualizare i dezvoltare aplicaii informatice;
Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public;
Achiziionare de publicaii, cri, reviste de specialitate relevante pentru operaiune, n format
tiprit i/sau electronic;
Abonamente la publicaii de specialitate;
Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare;
Materiale consumabile;
Materiale de natura obiectelor de inventar.
4. taxe:
Taxe de certificare a competenelor (inclusiv taxe de certificare a competenelor profesionale
obinute pe alte ci dect cele formale);
Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaie;
Taxe de eliberare a certificatelor de calificare;
Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competene;
Taxe de participare la programe de formare/educaie.
5. cheltuieli financiare i juridice:
Prime de asigurare (imobile, bunuri i rspundere profesional);
Cheltuieli aferente deschiderii i gestionrii contului bancar al proiectului;
Costul aferent garaniilor oferite de bnci sau alte instituii financiare;
Onorarii pentru consultan juridic;
Taxe notariale;
Expertize tehnice i financiare;
Audit;
Contabilitate.
6. cheltuieli pentru nchirieri, amortizri i leasing:
nchiriere (locaii, bunuri);
Amortizare active;
Rate de leasing.
7. subvenii i burse:
Subvenii pentru cursani pe perioada derulrii cursurilor;
Subvenii pentru nregistrarea drepturilor de autor;
Subvenii pentru servicii sociale de ngrijire pentru persoanele dependente (btrni, copii,
persoane cu disabiliti );
Premii n cadrul unor concursuri;
Burse sociale;
Burse de merit.
8. cheltuieli generale de administraie:
Salarii i asimilate acestora aferente personalului administrativ, secretariat i personalului
auxiliar, precum i contribuiile sociale aferente;
Utiliti;
Servicii de administrare a cldirilor;
Servicii de ntreinere i reparare echipamente i mijloace de transport;
Arhivare documente.
9. cheltuieli de informare i publicitate.
10. cheltuieli de tip Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR):
Terenuri;
Amenajri de terenuri;
Construcii;
Instalaii tehnice;
Mobilier, aparatur, birotic, echipamente de protecie a valorilor umane i materiale;
Alte cheltuieli pentru investiii.


Figura 6.16. Bugetul proiectului POSDRU 59756

Am prezentat bugetul detaliat al proiectului precum i modul n care cheltuielile efectuate
sunt ncrcate n sistemul informatic spre validare de ctre finanator.

Figura 6.17. ActionWeb - Seciuni Proiect Date financiare


Figura 6.18. ActionWeb Administrare Evidena cheltuielilor


6.3.Implementarea

Cteva principii:
1. Proiectul trebuie implementat n ntregime:
trebuie desfurate toate activitile,
trebuie obinute toate rezultatele,
trebuie atins obiectivul specific,
trebuie contribuit la realizarea scopului
2. Pregtirea deciziilor poate fi lucru de echip, deciziile, coordonarea i controlul s fie
ntr-o singur mn
3. Colaboratorii i partenerii trebuie s-i nsueasc obiectivele proiectului i s
colaboreze de-adevratelea. Nu stric mijloacele de constrngere (contracte, acte aditionale la
contractele de munc etc.)
4. Este necesar feed-back-ul permanent. edinele de analiz se vor face ct mai des,
scurte i la obiect
5. Msurile de mbuntire i de corecie se vor lua din timp i se verific eficacitatea lor.
6. Acoperii-v cu hrtii!!!
7. Orice operaie financiar se documenteaz i se nregistreaz!!!
8. Resursele, mai ales banii se consum planificat, lsnd rezerve pentru orice
eventualitate, unde se poate.
9. Pentru achiziionarea de bunuri i servicii finanatorul poate impune proceduri specifice
de achiziie (ex. licitaie, originea bunurilor)
10. De cele mai multe ori donatorul solicit o eviden financiar-contabil separat (cont
separat, conturi analitice etc).

Sarcini de ndeplinit pe parcursul implementrii proiectului:
Construirea echipei
Managementul echipei
Implementarea aciunilor conform planului
Managementul riscurilor
Planul de comunicare al proiectului
Monitorizarea
Realizarea evalurilor intermediare

Echipa de proiect

Construirea echipei trebuie s in cont de specializarea i experiena necesare
implementrii proiectului. n cazul n care nu exist n interiorul instituiei persoanele cu
calificrile necesare se fac demersurile legale pentru angajarea de noi persoane. Sarcinile fiecrui
membru al echipei de proiect sunt detaliate n fia de post. Organigrama proiectului este util
pentru a stabili relaiile ierarhice dintre membrii echipei.
Rolul cheie n echipa de proiect este cel al managerului de proiect. n mod obinuit
managerul de proiect ndeplinete un set de activiti i interacioneaz cu un grup de oameni n
cteva domenii ale organizaiei: planificarea, organizarea, conducerea i coordonarea
activitilor.
Uneori abilitile manageriale precum: stabilirea viziunii i a scopului; comunicarea
viziunii i a scopului; ghidarea echipei pentru atingerea scopului; sunt accentuate. De asemenea
se consider c acceptarea unor roluri mai nclinate spre facilitare, participare, i delegare este
noua direcie spre care se deplaseaz ideea de management contemporan.

Stabilirea echipei de management i a experilor necesari derulrii proiectului.

Precizrile sunt fcute conform ghidului solicitantului reguli generale. Acest Ghid
cuprinde reguli generale privind completarea i transmiterea unei cereri de finanare n cadrul
cererilor de propuneri de proiecte lansate pentru POSDRU.
Echipa de Management a proiectului i experii (pe termen lung i pe termen scurt)
implicai n realizarea unei activiti sau unui grup de activiti n cadrul proiectului formeaz
Echipa de Implementare a proiectului.
n echipa de management a proiectului trebuie s fie incluse numai persoane care dein sau
urmeaz s dein un raport juridic cu organizaia pe care o reprezentai, n calitate de beneficiar,
pentru perioada de implementare a proiectului.
Echipa de management a proiectului trebuie s cuprind cel puin un manager de proiect,
un responsabil financiar i un consilier juridic sau un expert cu studii juridice.

Personalul implicat n implementarea proiectului se mparte n 3 categorii, n funcie de
nivelul experienei profesionale specifice pentru activitile proiectului n care urmeaz a fi
implicat:
1. Tipul A cuprinde experi cu experien profesional de minimum 5 ani;
2. Tipul B cuprinde experi cu experien profesional ntre 3 i 5 ani;
3. Tipul C cuprinde experi cu experien profesional sub 3 ani.
Plafoanele maxime de referin pentru stabilirea eligibilitii cheltuielilor cu personalul
reprezint venitul brut, inclusiv impozitele, taxele i contribuiile aferente, i sunt urmtoarele:
Tabel 6.4. Plafoane maximale ale salarizrii n cadrul proiectelor POSDRU


n cazul proiectului POSDRU 59756 proiectul este coordonat de o echip de management
format din managerul de proiect conf. univ. dr. ing. ec. Edelhauser Eduard, asistentul
managerului de proiect conf. univ. dr. ing. ec. Ionic Andreea, responsabilul financiar dr. ec.
Mcri Adrian, consilierul juridic jr. Negru Mariana, coordonatorul de formare profesional
conf. univ. dr. ing. Vere Ioel si coordonatorul IT conf univ dr ing Leba Monica.
Pe lng acetia n cadrul proiectului activeaz o echip de implementare de 50 de membri,
31 dintre acetia fiind experi pe termen lung i ali 19 experi pe termen scurt. Universitatea din
Petroani a participat la implementarea proiectului cu 12 experi de formare, dezvoltare
curicular, publicitate, etc.


Figura 6.19. Echipa - http://7.upet.ro/content/echipa

Raportarea activitii experilor se realizeaz online prin seciunea ActionWeb
Administrare Experi.


Figura 6.20. ActionWeb Administrare Experi.


Figura 6.21. Resurse umane aferente activitii A8 Managementul proiectului n Microsoft
Project

Managementul riscului

Pentru evitarea apariiei unor efecte nedorite asupra bunului mers al proiectului ca se
realizeaz un plan de management al riscului, care poate avea forma instrumentului de mai jos:

Poteniale
riscuri
Efecte pe care
le pot produce
Gradul de risc (1
minim, 5 - maxim)
Strategie de
management (soluia
posibil)
Responsabil



Va fi acordat o atenie de deosebit riscurilor care ar pute afecta puternic proiectul (grad
mare de risc).

Planul de comunicare

Planul de comunicare se refer la toate eforturile de a asigura vizibilitate proiectului i
efectelor sale n mediul extern organizaiei / instituiei implementatoare: beneficiari, comunitatea
local, media, posibili finanatori, parteneri etc. Cnd decidem s comunicm? Ori de cte ori
exist elemente noi n evoluia proiectului care s fie e interes pentru aceste grupuri:
lansarea proiectului
evenimente speciale ale proiectului
ncheierea proiectului/anunarea rezultatelor

Aceste momente pot fi marcate prin conferine de pres, comunicate de pres, evenimente
special la care sunt invitai i poteniali parteneri, beneficiari i reprezentani ai presei etc.
Pentru a sprijini procesul de comunicare uneori avem nevoie de instrumente de comunicare
specifice: afie, pliante, anunuri de pres sau anunuri-articole n presa de specialitate, buletinul
informativ al organizaiei, pagina de web proprie etc. Important este s stabilim o identitate
vizual specific a proiectului (sau a organizaiei) i s o respectm n toate aceste materiale,
pentru a oferi coeren mesajelor transmise. De cele mai multe ori, regulile de identitate vizual
ale organizaiei sunt completate de regulile de vizibilitate impuse de finanatori cu privire la
asigurarea publicitii contribuiei la realizarea proiectului.

Informare i publicitate n cadrul proiectului

La Universitatea din Petroani, a fost demarat Proiectul "Formarea profesional
alternativ utiliznd soluii informatice - o soluie pentru reconversia forei de munc din
minerit"sub sloganul: "Fii performant! Folosete tehnologia informaiei!"
Interviu cu Eduard Edelhauser, managerul Proiectului "Formarea profesional alternativ
utiliznd soluii informatice - o soluie pentru reconversia forei de munc din minerit"
Domnule profesor, suntei managerul Proiectului "Formarea profesional alternativ
utiliznd soluii informatice - o soluie pentru reconversia forei de munc din minerit". Ce aduce
nou acest proiect?
Pe lng proiectele POSDRU dedicate dezvoltrii resursei umane deja derulate n
Valea Jiului, acest proiect i dorete s deschid poarta spre tehnologia IT&C i pentru cei care
nc nu au ptruns. Mai precis, ofer opt cursuri de iniiere i specializare n domeni conexe IT,
pe o perioada de trei ani.
Care este publicul int al acestui proiect? Ce tipuri de oameni pot participa la aceste
cursuri?
Grupul int al acestui proiect este reprezentat de persoane care, n acest moment, nu au un
loc de munc. Proiectul se va derula n Valea Jiului i Oltenia - deoarece proiectul este unul
strategic i este axat pe cele dou zone de dezvoltare Vest i Sud - Vest Oltenia. Ne propunem
prin acest proiect s iniiem n informatic aproximativ 600 de omeri.
Ce cursuri organizai n cadrul proiectului?
Dup cum am mai precizat, se vor derula opt cursuri, dintre care cinci n domeniul
IT&C Cursurile de iniiere sunt cele de Operator Calculator Electronic i Reele, Operator n
Domeniul Proiectrii Asistate pe Calculator, Operator de Procesare Texte i Imagine i Designer
Pagini Web i cursul de specializare Consultant n Informatic . Pe lng acestea, mai avem trei
cursuri n care Universitatea din Petroani i-a dovedit deja competena: topografie, management
i turism. Este vorba despre cursurile de iniiere Ghid n Turism i Tehnician Topo - Cadastru
(Tehnician Topometrist) i cursul de specializare care vizeaz Competenele Antreprenoriale.
Toate aceste cursuri sunt autorizate i vom oferi diplome sub egida Ministerului Educaiei,
Cercetrii, Tineretului i Sportului i a Ministerului Muncii Familiei i Proteciei Sociale.
Cursurile vor dura patruzeci de ore, concentrate pe parcursul unei sptmni, i vor fi mprite
n ore de teorie i ore de practic.
tim c avei parteneri importani. Care sunt acetia i care este rolul lor n cadrul
proiectului?
Colaborm n cadrul proiectului cu trei organizaii. Voi ncepe cu SIVECO Romnia, cea mai
important cas de software din Romania, liderul soluiilor de eLearning din sud-estul Europei.
De asemenea, acest proiect va derula cursurile de iniiere i specializare att n format clasic sub
ndrumarea cadrelor didactice ale universitii i a specialitilor SIVECO, dar i pe o platforma
de eLearning, proiectat n cadrul proiectului de firma SIVECO. Pe lng SIVECO, avem ca
parteneri i dou organizaii sindicale: Federaia Sindicatelor Valea Jiului i Uniunea
Sindicatelor Miniere Oltenia, care au rolul de a atrage grupul int.
Unde v pot gsi cei care sunt interesai s participe la aceste cursuri?
Cursurile se vor desfura la sediul Universitii din Petroani, iar nscrierile pentru cei
eligibili (omeri sau persoane aflate n cutarea unui loc de munc sau fr ocupaie) la
Departamentul de Managementul Proiectelor Europene i Relaii Internaionale.

Interviu realizat de Nicu Tac


Figura 6.22. Pliantul de prezentare al proiectului


Figura 6.23. Pliantul de prezentare al proiectului


Figura 6.24. Publicitate n cadrul proiectului - Romnia Liber


Figura 6.25. Publicitate n cadrul proiectului Gazeta Vii Jiului

Monitorizarea

Implementarea proiectului implic i monitorizarea, analiza i revizuirea activitilor pe
parcursul derulrii proiectului.
Monitorizarea este colectarea de informaii, analiza i informarea cu privire la
activitile proiectului.

Ce monitorizam:
Derularea activitilor
Calitatea muncii
Cheltuielile
Cooperarea n rndul membrilor echipei
Cum monitorizm:
n plan intern:
o Rapoarte interne
o edine periodice
o Fise de monitorizare
n plan extern
o Presa
o Rapoarte externe

6.4. Evaluarea

Evaluarea este analiza progresului nregistrat pe calea ndeplinirii obiectivelor
propuse. n cazul fiecrui proiect avem cel puin un moment de evaluare, la finalul proiectului.
De cele mai multe ori ns se realizeaz i evaluri pariale/intermediare. Acestea sunt importante
pentru c permit corecii nc din perioada de implementare, crescnd astfel ansele de a ne
ndeplini cu succes obiectivele propuse.
Ce evaluam:
ncadrarea n timpul alocat
ncadrarea n buget
Atingerea nivelului de performanta propus la planificare
Schimbrile intervenite i consecinele lor
Efectele implementrii proiectului pentru organizaie ca ntreg
Nivelul de proprietate locala asupra rezultatelor proiectului

Evaluarea se realizeaz pe baza indicatorilor, a planului de lucru, al rezultatelor, produselor
i proceselor.
Uneori finanatorul sau politica intern a organizaiei impune realizarea unui audit al
proiectului. Auditul este o analiza externa asupra respectrii procedurilor de gestionare a
proiectului (la nivel de aciuni si de buget) si formularea unui raport.
Raportarea ctre finanatori
Raportarea se face conform instruciunilor finanatorului.
Raportul narativ
Raportul narativ conine cel puin planul de implementare, comparat cu ceea ce s-a
realizat, eventual sub form de tabel. n cazul neconcordanelor dintre planificare i realizare se
dau explicaii.
Este indicat, de asemenea, s se descrie condiiile i modul de implementare
Raportul financiar
Finanatorul cere, de obicei, raportul financiar pe formulare proprii. La formularele
completate se anexeaz documentele financiare doveditoare: facturi, chitane, dispoziii de plat,
ordine de transfer bancar, state de plat, eventual contracte, n cazul achiziiilor mai mari.

n cazul proiectului POSDRU 59756 exist un auditor, care este chiar auditorul intern al
instituiei (Universitatea din Petroani) conform reglementrilor POSDRU. n cadrul proiectului
au fost planificate 6 raportri intermediare, fiecare din raportri urmnd s fie depus nsoit de
un raport tehnic (RTE) i un raport financiar (RF). n cazul POSDRU reglementrile au statut
ca prima raportare s se depun nsoit de toate documentele tehnice i financiare justificative,
iar ulterioarele prin eantionare. Dup iunie 2012 toate rambursrile s-au depus fr eantionri
respectiv n totalitate, iar dup aprilie 2013 documentele justificative se depun doar n format
scanat.
La data realizrii cursului proiectul se afla n faza n care cererile de rambursare erau
depuse pentru primele 27 de luni de implementare, respectiv CRC1 CRC 4 erau validate i
achitate, CRC5 era n verificare, urmnd ca pentru ultimele luni de implementare s se depun
CRC6 i cererea de rambursare final.



Figura 6.26. ActionWeb - Administrare Evidena cheltuielilor

6.5. Continuarea

O dat cu evaluarea rezultatelor produse prin proiect este necesar o nou analiz a
problemei abordate i a contextului n care ea se manifest. n funcie de evoluia nregistrat n
ameliorare a problemei i eficienei implementrii, se stabilete dac este necesar continuare a
proiectului i , dup caz, modul de continuare a interveniei.