Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
1.
Revizia /
Data
aplicrii
Numrul
capitolului i
al paginilor
revizuite
R0 /
Instruciunea
10.12.2008
complet
Coninutul
modificrii
Elaborare
Ediia 1
ing. Lcrmioara
CHIRIEAC
Verificat
Avizat
Pagina 2 din16
Aprobat
prof.dr.
ing. Ion GIURM
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
1.
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
SCOP
Publicaiile intrate n bibliotec sunt nregistrate n forma global i individual, n
vederea pstrrii lor ca valori materiale, a organizrii i circulaiei n rndul
beneficiarilor.
Pe lng valoarea educativ, didactic i tiinific, publicaiile au o valoare
economic care este legat de eviden i nregistrare.
nregistrarea, inventarierea i cotarea publicaiilor neperiodice i periodice
constituie etape necesare organizrii coleciilor bibliotecii.
Obiectivele evidenei de bibliotec:
- obinerea de date exacte cantitative i valorice n orice moment, privitor la
existena bunurilor i micrile intervenite;
- cunoaterea gradului de realizare a planului de achiziii;
- descoperirea la timp a dezechilibrului dintre fonduri, a golurilor din colecii, n
scopul completrii lor;
- asigurarea controlului valoric al gestiunii biblioteconomice n scopul pstrrii
integritii coleciilor bibliotecii;
- furnizarea datelor pentru ntocmirea rapoartelor i statisticilor de bibliotec.
2.
DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplic n cadrul Bibliotecii Universitii Tehnice "Gheorghe Asachi"
din Iai, pentru organizarea fondului de documente i se realizeaz n dou forme:
- evidena primar sau global, pe stocuri (intrate sau ieite) n Registrul de
Micare a Fondurilor (R.M.F.);
- evidena secundar sau individual, pe volum de bibliotec (unitatea de
bibliotec) n Registrele Inventar (R.I.).
3.
DOCUMENTE DE REFERIN
3.1. Legea nr. 84/1995 Legea nvmntului (republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare)
3.2.
3.3.
Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea OUG nr. 75/2005 privind asigurarea calitii
educaiei
3.4.
3.5.
3.6.
revizia 0
INSTRUCIUNE DE LUCRU
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
3.8.
3.9.
DATE DE INTRARE:
Publicaii neperiodice i periodice neinventariate i necotate
DATE DE IEIRE:
Publicaii neperiodice i periodice inventariate i cotate
revizia 0
INSTRUCIUNE DE LUCRU
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
5. DESCRIEREA ACTIVITII
5.1. Procedura de eviden primar. nregistrarea actelor de intrare a publicaiilor n
Registrul de Micare a Fondurilor (R.M.F.) - (Formular F1)
a) Intrarea n evidene. Etape de lucru
9 Primirea actelor nsoitoare pentru toate tipurile de publicaii;
9 nregistrarea cantitativ i valoric, pe un singur rnd, sub un singur numr de ordine
a actului de provenien, se face n Partea I Intrarea publicaiilor. Numerele de
ordine ncep de la 1 n fiecare an;
9 Completarea urmtoarelor date: numr curent; data nregistrrii, proveniena,
denumirea i data actului de emitere, valoare n lei, numrul volumelor supuse
inventarierii, repartizarea publicaiilor dup coninut, periodice, repartiia publicaiilor
dup limbi, fond special, alte publicaii (standarde, brevete, etc), observaii;
9 Notarea pe actul nsoitor a numrului curent din R.M.F.;
9 ndosarierea i arhivarea actelor nsoitoare, n ordinea intrrilor, pe trimestre.
b) Ieirea din evidene. Etape de lucru
9 Primirea documentelor pe baza crora se opereaz scoaterea din evidene:
- de la M.E.C. - pentru scoaterea din eviden a publicaiilor uzate fizic sau moral;
- de la bibliotecarul casier pentru scoaterea din eviden a publicaiilor pierdute;
- proces verbal de transfer aprobat de conducerea UTI i de conducerea instituiei
primitoare i de M.E.C., pentru publicaii transferate
9 Scoaterea din evidena a publicaiilor pe baz de:
- proces verbal de scoatere din eviden a publicaiilor uzate fizic sau moral
aprobat de Conducerea UTI i de M.E.C.;
- declaraie i proces verbal de pierdere a publicaiilor, date de beneficiari;
- proces verbal de transfer ctre alte biblioteci.
Obs. Scoaterea din evidena a publicaiilor este descris n Partea a II-a - Ieirea
publicaiilor.
9 nregistrarea totalului publicaiilor cuprinse ntr-un proces verbal, pe un singur rnd,
(numerele de ordine se dau n ordinea datelor calendaristice);
9 Completarea urmtoarelor rubrici : numr curent; nr. data procesului verbal, valoare
n lei a publicaiilor ieite, numrul volumelor ieite, repartizarea publicaiilor dup
coninut, periodice, repartizarea publicaiilor dup limbi, repartizarea publicaiilor
dup motivul ieirii (uzur fizic/moral, pierdute de cititori, alte cauze), fond special,
alte publicaii (standarde, brevete etc), observaii;
9 ndosarierea i arhivarea actelelor nsoitoare, n ordinea ieirilor, pe trimestre;
9 ncheierea trimestrial a situaiei valorice i numerice a fondului de publicaii, intrri
i ieiri din bibliotec i confruntarea datelor cu datele de la Direcia Financiar
Contabil M.M.F.O.I. ;
9 ntocmirea statisticii trimestriale i anuale privind Situaia fondului de publicaii a
Bibliotecii UTI ", multiplicarea in 4 ex.: contabilitate, director bibliotec, ef serviciu ,
bibliotecar responsabil.
Execut :
- bibliotecar responsabil cu evidena primar (RMF).
Pagina 5 din16
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
Verific :
- ef serviciu bibliotec .
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
5.2. Procedura de eviden secundar. nregistrarea publicaiilor pe baza actelor de
intrare n Registrele Inventar (R.I.) (Formular F2)
Evidena secundar sau individual se face n registrele inventar ale Bibliotecii TUIASI:
- R.I. cri pentru publicaii neperiodice pe suport de hrtie;
- R.I. standarde i brevete pentru publicaii pe suport de hrtie;
- R.I. fond special, pentru publicaii pe suport neconvenional (microfise, CDROM, dischete, DVD, etc);
- R.I. periodice pentru publicaii periodice pe suport de hrtie;
5.2.1. Procedura de eviden secundar a publicaiilor neperiodice intrate n
bibliotec include urmtoarele etape:
5.2.1.1.
5.2.1.2.
5.2.1.1.
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
9
9
9
9
9
9
9
9
9
Execut :
- bibliotecari responsabili cu evidena primar.
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
5.2.1.2.
Scoaterea din funcie a publicaiilor neperiodice din evidenele bibliotecii se realizeaz prin:
a. pierdere, uzur fizic i moral
b. pierdere de ctre beneficiar proces verbal (Formular F8UTI.POS.01_F8)
c. pierdere natural proces verbal
d. transfer
Din Registrele Inventar:
Scoaterea din evidenele bibliotecii a publicaiilor uzate moral i fizic implic
urmtoarele operaiuni:
9 primirea dosarului cu listele de publicaii ce urmeaz a fi operate n evidene;
9 se confrunt dup inventar, titlu, pre, cot, fiecare poziie din lista cu poziia
similar din registrul inventar;
Pagina 7 din16
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
Execut :
- bibliotecar responsabil cu scoaterea din evidenele electronice.
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
Pagina 8 din16
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
9
-
9
-
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
9
-
9
9
9
9
9
9
9
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
Scoaterea din funcie a publicaiilor periodice din evidenele bibliotecii se realizeaz prin:
a. pierdere, uzur fizic i moral
b. pierdere de ctre beneficiar proces verbal (Formular F8
UTI.POS.01)
c. pierdere natural proces verbal
d. transfer
Etape de lucru:
9 primirea documentelor (lista) care includ titlurile de periodice (volume de
bibliotec i numr de fascicole) ce urmeaz a fi scoase din funcie din
registrul inventar al publicaiilor periodice;
9 confruntarea dup inventar, titlu, pre, cota, a fiecarei poziii din lista cu
poziia similar din registrul inventar;
Pagina 13 din16
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
Execut :
- bibliotecari responsabili cu evidena electronic a intrrilor/faculti i servicii.
Pagina 14 din16
revizia 0
INSTRUCIUNE DE LUCRU
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
6.
RESPONSABILITI
6.1. Senatul universitii
aprob instruciunea de lucru;
aprob reviziile instruciunii de lucru.
6.2. Rectorul universitii:
impune aplicarea instruciunii de lucru;
aloc resursele necesare desfurrii activitii.
6.3. Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii (CEAC)
avizeaz instruciunea de lucru
6.4. Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii (DEAC)
verific i difuzeaz instruciunea de lucru
6.5. Directorul General Administrativ
verific instruciunea de lucru
6.4. Director Bibliotec
verific instruciunea de lucru
monitorizeaz aplicarea instruciunii de lucru
6.5. Responsabili de proces
6.5.1. ef Serviciu Bibliotec:
elaboreaz, difuzeaz, propune modificarea i retragerea instruciunii de
lucru;
difuzeaz procedura n cadrul compartimentului;
organizeaz grupuri de lucru pentru discutarea i aplicarea procedurii.
6.5.2. Colectivul de bibliotecari responsabili cu completarea fondului de
documente al Bibliotecii:
aplic instruciunea de lucru.
7.
NREGISTRRI
7.1. Indicatorul aprobrilor i al reviziilor
7.2. Lista de difuzare
7.3. Registru de micare a fondurilor (R.M.F.)
7.4. Registre Inventar (R.I.)
7.5. Borderouri de predare-primire publicaii neperiodice i fond special
7.6. Borderouri de predare-primire publicaii neperiodice (standarde)
7.7. Borderouri de predare-primire publicaii neperiodice (brevete)
Pagina 15 din16
revizia 0
UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA
INSTRUCIUNE DE LUCRU
Ediia: 1
Revizia: 0
Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008
FORMULARE
LISTA DE DIFUZARE
1.
2.
3.
4.
5.
Rectorat
Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii DEAC
Prorectoratul Didactic
Direcia General Administrativ
Biblioteca universitii
Pagina 16 din16
revizia 0