Sunteți pe pagina 1din 16

UNIVERSITATEA TEHNIC

"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI


BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

INDICATORUL APROBRILOR I AL REVIZIILOR


Nr.
crt.

1.

Revizia /
Data
aplicrii

Numrul
capitolului i
al paginilor
revizuite

R0 /
Instruciunea
10.12.2008
complet

Coninutul
modificrii

Elaborare
Ediia 1

Nume, prenume i semntur


Elaborat

ing. Lcrmioara
CHIRIEAC

Verificat

Avizat

prof. Mihaela TIRBU,


dr.ec.jrst
prof. dr.ing. Mihail VOICU
Petru CONDREA,
m.c. al Academiei
prof.dr.ing. Nicolae
Romne
SEGHEDIN,
ing. Delia TODEREAN

Pagina 2 din16

Aprobat

prof.dr.
ing. Ion GIURM

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

1.

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

SCOP
Publicaiile intrate n bibliotec sunt nregistrate n forma global i individual, n
vederea pstrrii lor ca valori materiale, a organizrii i circulaiei n rndul
beneficiarilor.
Pe lng valoarea educativ, didactic i tiinific, publicaiile au o valoare
economic care este legat de eviden i nregistrare.
nregistrarea, inventarierea i cotarea publicaiilor neperiodice i periodice
constituie etape necesare organizrii coleciilor bibliotecii.
Obiectivele evidenei de bibliotec:
- obinerea de date exacte cantitative i valorice n orice moment, privitor la
existena bunurilor i micrile intervenite;
- cunoaterea gradului de realizare a planului de achiziii;
- descoperirea la timp a dezechilibrului dintre fonduri, a golurilor din colecii, n
scopul completrii lor;
- asigurarea controlului valoric al gestiunii biblioteconomice n scopul pstrrii
integritii coleciilor bibliotecii;
- furnizarea datelor pentru ntocmirea rapoartelor i statisticilor de bibliotec.

2.

DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplic n cadrul Bibliotecii Universitii Tehnice "Gheorghe Asachi"
din Iai, pentru organizarea fondului de documente i se realizeaz n dou forme:
- evidena primar sau global, pe stocuri (intrate sau ieite) n Registrul de
Micare a Fondurilor (R.M.F.);
- evidena secundar sau individual, pe volum de bibliotec (unitatea de
bibliotec) n Registrele Inventar (R.I.).

3.

DOCUMENTE DE REFERIN
3.1. Legea nr. 84/1995 Legea nvmntului (republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare)
3.2.

Legea nr. 334 / 2002 privind bibliotecile (republicat, cu modificrile i


completrile ulterioare)

3.3.

Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea OUG nr. 75/2005 privind asigurarea calitii
educaiei

3.4.

Legea nr. 337/2006 pentru aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului


nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de
concesiune de servicii

3.5.

Hotrrea de Guvern nr. 1257 / 2005 privind aprobarea Regulamentului de


organizare i funcionare al Ageniei Romne de Asigurare a Calitii n
nvmntul Superior (ARACIS)

3.6.

Hotrrea Guvernului nr. 925 / 2006, pentru aprobarea normelor de


aplicare
a
prevederilor
referitoare
la
atribuirea
contractelor
de
achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34 / 2006
privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor
Pagina 3 din16

revizia 0

INSTRUCIUNE DE LUCRU

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de


servicii
3.7.

Hotrrea Guvernului nr. 1660 / 2006, pentru aprobarea normelor de


aplicare
a
prevederilor
referitoare
la
atribuirea
contractelor
de
achiziie public prin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului
nr. 34 / 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii

3.8.

Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea


contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de
lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii

3.9.

Ordinul Ministrului Educaiei i Cercetrii nr. 3928 / 2005 privind asigurarea


calitii serviciilor educaionale n instituiile de nvmnt superior

3.10. Ordinul Autoritii Naionale pentru Reglementarea i Monitorizarea


Achiziiilor Publice nr. 155 / 2006, privind aprobarea Ghidului pentru
atibuirea contractelor de achiziie public
3.11. Regulamentul de organizare i funcionare a Bibliotecii cod UTI.POS.01
3.12. Metodologia de elaborare a procedurilor i instruciunilor de lucru UTI.POM.01
3.13. SR EN ISO 9001 / 2008
4. DEFINIII I ABREVIERI
Proces = ansamblu de activiti corelate sau n interaciune care transform elementele
de intrare n elemente de ieire

DATE DE INTRARE:
Publicaii neperiodice i periodice neinventariate i necotate

DATE DE IEIRE:
Publicaii neperiodice i periodice inventariate i cotate

Procedur; instruciune de lucru = mod specificat de desfurare a unei activiti sau


a unui proces.
R.I. = Registru inventar
R.M.F. = Registru de micare a fondului
I.S.B.D.= International Standard of Bibliographical Description
(Standardizare internaional pentru descrierea bibliografic)
I.S.S.N.= International Standard of Serial Number
(Numr internaional standard pentru publicaii periodice)
Pagina 4 din16

revizia 0

INSTRUCIUNE DE LUCRU

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

5. DESCRIEREA ACTIVITII
5.1. Procedura de eviden primar. nregistrarea actelor de intrare a publicaiilor n
Registrul de Micare a Fondurilor (R.M.F.) - (Formular F1)
a) Intrarea n evidene. Etape de lucru
9 Primirea actelor nsoitoare pentru toate tipurile de publicaii;
9 nregistrarea cantitativ i valoric, pe un singur rnd, sub un singur numr de ordine
a actului de provenien, se face n Partea I Intrarea publicaiilor. Numerele de
ordine ncep de la 1 n fiecare an;
9 Completarea urmtoarelor date: numr curent; data nregistrrii, proveniena,
denumirea i data actului de emitere, valoare n lei, numrul volumelor supuse
inventarierii, repartizarea publicaiilor dup coninut, periodice, repartiia publicaiilor
dup limbi, fond special, alte publicaii (standarde, brevete, etc), observaii;
9 Notarea pe actul nsoitor a numrului curent din R.M.F.;
9 ndosarierea i arhivarea actelor nsoitoare, n ordinea intrrilor, pe trimestre.
b) Ieirea din evidene. Etape de lucru
9 Primirea documentelor pe baza crora se opereaz scoaterea din evidene:
- de la M.E.C. - pentru scoaterea din eviden a publicaiilor uzate fizic sau moral;
- de la bibliotecarul casier pentru scoaterea din eviden a publicaiilor pierdute;
- proces verbal de transfer aprobat de conducerea UTI i de conducerea instituiei
primitoare i de M.E.C., pentru publicaii transferate
9 Scoaterea din evidena a publicaiilor pe baz de:
- proces verbal de scoatere din eviden a publicaiilor uzate fizic sau moral
aprobat de Conducerea UTI i de M.E.C.;
- declaraie i proces verbal de pierdere a publicaiilor, date de beneficiari;
- proces verbal de transfer ctre alte biblioteci.
Obs. Scoaterea din evidena a publicaiilor este descris n Partea a II-a - Ieirea
publicaiilor.
9 nregistrarea totalului publicaiilor cuprinse ntr-un proces verbal, pe un singur rnd,
(numerele de ordine se dau n ordinea datelor calendaristice);
9 Completarea urmtoarelor rubrici : numr curent; nr. data procesului verbal, valoare
n lei a publicaiilor ieite, numrul volumelor ieite, repartizarea publicaiilor dup
coninut, periodice, repartizarea publicaiilor dup limbi, repartizarea publicaiilor
dup motivul ieirii (uzur fizic/moral, pierdute de cititori, alte cauze), fond special,
alte publicaii (standarde, brevete etc), observaii;
9 ndosarierea i arhivarea actelelor nsoitoare, n ordinea ieirilor, pe trimestre;
9 ncheierea trimestrial a situaiei valorice i numerice a fondului de publicaii, intrri
i ieiri din bibliotec i confruntarea datelor cu datele de la Direcia Financiar
Contabil M.M.F.O.I. ;
9 ntocmirea statisticii trimestriale i anuale privind Situaia fondului de publicaii a
Bibliotecii UTI ", multiplicarea in 4 ex.: contabilitate, director bibliotec, ef serviciu ,
bibliotecar responsabil.
Execut :
- bibliotecar responsabil cu evidena primar (RMF).
Pagina 5 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

Verific :
- ef serviciu bibliotec .
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
5.2. Procedura de eviden secundar. nregistrarea publicaiilor pe baza actelor de
intrare n Registrele Inventar (R.I.) (Formular F2)
Evidena secundar sau individual se face n registrele inventar ale Bibliotecii TUIASI:
- R.I. cri pentru publicaii neperiodice pe suport de hrtie;
- R.I. standarde i brevete pentru publicaii pe suport de hrtie;
- R.I. fond special, pentru publicaii pe suport neconvenional (microfise, CDROM, dischete, DVD, etc);
- R.I. periodice pentru publicaii periodice pe suport de hrtie;
5.2.1. Procedura de eviden secundar a publicaiilor neperiodice intrate n
bibliotec include urmtoarele etape:
5.2.1.1.
5.2.1.2.
5.2.1.1.

inventarierea publicaiilor neperiodice n registrele inventar : crti,


documente tehnice speciale (standarde i brevete), fond special;
scoaterea din funcie a publicaiilor din evidenele tradiionale i
electronice.
Inventarierea publicaiilor neperiodice n registrele inventar : crti,
documente tehnice speciale (standarde i brevete), fond special;

Publicaiile neperiodice se primesc de la bibliotecarul care se ocup cu completarea


fondului de documente i cu evidena primar i sunt supuse urmtoarelor etape:
9 primirea i verificarea publicaiilor mpreun cu actul de intrare;
9 alocarea numrului sau numerelor de inventar pentru publicaia intrat;
9 trecerea cu creionul a numrului de inventar pe actul nsoitor i data
inventarierii;
9 returnarea actului nsoitor bibliotecarului responsabil;
9 tampilarea publicatiilor:
- cu tampila de inventar ( caseta inventar, cota);
- cu tampila de interior;
- cu tampila minidatiera, pentru data intrrii
9 aezarea pe formate i etichetarea, dac este cazul;
9 cotarea publicaiilor cu excepia standardelor i brevetelor:
- msurarea publicaiei i stabilirea formatului cotei (I, II, III, IV) pentru
cri;
- stabilirea cotei pentru fondul special n funcie de tipul i coninutul
publicaiei (ex. F.sp.CDc- pentru cri pe suport de CD-ROM; F.sp.CDp
pentru periodice pe suport CD-ROM;
- stabilirea cotei, dupa verificarea n Registrul topografic;
- notarea cotei n caseta i pe copert;
Pagina 6 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

9
9

9
9
9
9

9
9
9

nregistrarea cotei n Registrul topografic i a urmtoarelor date:


autor/titlu, ediie, repartiia pe filiale i nr. inventar repartizate pe filiale;
- trecerea cotei n R.I. cu creionul;
nregistrarea lor n registrul inventar pe baza numrului de inventar i a cotei;
completarea registrului inventar cu descrierea bibliografic pe tip de
document, n conformitate cu normele internaionale I.S.B.D.:
- nr.inventar, repartiie,
data, autor/titlu, localitate, editura, an,
nr.
pag.,provenien, pre, cot, observaii;
- nr.act nsoitor se trece pentru toate volumele intrate pe acel act i se
subliniaz cu rou;
notarea inventarului n caset;
notarea siglei filialei respective pe coperta publicaiei;
calcularea fondului inventariat pe paginile registrului inventar;
completarea i semnarea borderourilor de predare-primire a: publicaiilor
neperiodice i fond special (Formular F3); publicaiilor neperiodic(standarde)
(Formular F4); publicaiilor neperiodice (brevete (Formular F5) , n dublu
exemplar, ce urmeaz a fi trimise la bibliotecile filiale: inventar, cota, titlu, pre,
nr. exemplare;
trimiterea pachetelor cu publicaii nsoite de borderouri la respectivele filiale;
primirea unei copii a borderoului semnat de bibliotecarul de la filiala care a
recepionat pachetele;
ndosarierea borderourilor pe tip de document pentru evidena anual.

Execut :
- bibliotecari responsabili cu evidena primar.
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
5.2.1.2.

Scoaterea din funcie a publicaiilor neperiodice din evidenele


tradiionale i electronice (RI, cataloage)

Scoaterea din funcie a publicaiilor neperiodice din evidenele bibliotecii se realizeaz prin:
a. pierdere, uzur fizic i moral
b. pierdere de ctre beneficiar proces verbal (Formular F8UTI.POS.01_F8)
c. pierdere natural proces verbal
d. transfer
Din Registrele Inventar:
Scoaterea din evidenele bibliotecii a publicaiilor uzate moral i fizic implic
urmtoarele operaiuni:
9 primirea dosarului cu listele de publicaii ce urmeaz a fi operate n evidene;
9 se confrunt dup inventar, titlu, pre, cot, fiecare poziie din lista cu poziia
similar din registrul inventar;
Pagina 7 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

9 se taie cu rou respectivul inventar i preul din registru i la Observaii se


completeaz numrul adresei de aprobare a M.E.C..sau nr. procesului verbal
9 n cazul n care apar neconcordane ntre poziii se fac corecturi de inventar,
cota, pre n liste;
9 la sfritul listelor se trece numrul de publicaii total i valoarea lor i
mprirea pe domenii si limbi ;
9 predarea dosarului bibliotecarului care se ocup de scoaterea publicaiilor din
cataloagele electronice sau tradiionale, dac este cazul;
9 predarea dosarului la bibliotecarul responsabil cu evidena primar.
Execut :
- bibliotecari responsabili cu scoaterea din evidene (registre Inventar).
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.

Din cataloagele electronice ale programelor ALEPH 500, MicroVTLS i CDS/ISIS:


9 primirea dosarului sau a listei cu publicaiile ce urmeaz a fi sczute, de la
bibliotecarul responsabil cu evidena secundar, dup ce au fost scazute n
registrele inventar;
9 verificarea inventarelor (ncepnd cu anul 1993 pn n anul 1998) n
programul CDS/ISIS, iar cele nregistrate dup 1998 n programul MicroVTLS
si ALEPH 500;
9 n programul CDS/ISIS verificarea se face dup: cot, autor sau titlu;
9 se intr n fia respectiv i dac exist un singur exemplar se trece, n dreptul
cotei i inventarului, sczut, iar dac sunt mai multe exemplare se trece
sczut n cmpul inventar n dreptul inventarului respectiv, iar n cmpul
achiziii se terge inventarul;
9 n programul MicroVTLS si ALEPH 500 verificarea se face dup inventar;
9 se intr n fia respectiv n cmpul Item i se modific statutul circulaiei
(sczut);
9 dup efectuarea scderilor din programul CDS/ISIS, MicroVTLS si ALEPH
500 se tehnoredacteaz o list cu publicaiile sczute ce cuprinde: anul,
trimestrul, nr. proces verbal, nr. inventar, cota, nr. de sistem i filiala de la care
a fost fcut scderea;

Execut :
- bibliotecar responsabil cu scoaterea din evidenele electronice.
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.

Pagina 8 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

5.2.2. Procedura de eviden individual a publicaiilor periodice intrate n


bibliotec
Evidena individual a publicaiilor periodice presupune urmtoarele etape:
5.2.2.1.
5.2.2.2.
5.2.2.3.
5.2.2.4.

completarea fielor de colecii pentru periodice/cartoteci;


inventarierea publicaiilor n registrul inventar al periodicelor;
situaia trimestrial numeric i valoric a publicaiilor periodice
romneti i strine intrate n bibliotec;
procedura de scoatere din funcie a publicaiilor din evidenele
tradiionale i electronice.

5.2.2.1. Completarea fielor de colecii pentru periodice/cartoteci include:


9 primirea publicaiilor periodice romneti i strine: desfacerea coletelor,
verificarea avizelor de nsoire a publicaiilor sau a borderoului care
nsoete publicaiile primite;
9 aezarea publicaiilor n funcie de ara de provenien i tampilarea
acestora;
9 cotarea publicaiilor:
(a) cutarea i notarea cotei pe pagina de titlu a fiecrui exemplar, n
situaia titlurilor de periodice existente n bibliotec;
(b) alocarea unei cote pentru titlurile noi; verificarea existenei titlului n
catalogul alfabetic al periodicelor; notarea acesteia n caietul de cote
odat cu specificarea formei de achiziie, a datei intrrii n bibliotec i
a rii de provenien; notarea cotei pe pagina de titlu a fiecrui
exemplar a publicaiei respective;
9 notarea cotei i a repartiiei/biblioteca filial pe prima pagin a
publicaiei;
9 completarea fielor de colecii pentru periodice/cartoteci, care include:
titlu, anul fondrii, instituia editoare, modalitatea de achiziie, furnizorul,
adresa acestuia, cota;n partea stng se nregistreaz seria, volumul
bibliografic, anul, numerele i data intrrii lor n bibliotec; n partea din
mijloc se noteaz date legate de modalitatea de achiziie (numr de
exemplare, pre); n partea din dreapta se completeaz cu volumul
bibliografic, anul, fascicolele cuprinse n volumul de bibliotec format,
numr de inventar, repartiia i preul volumului respectiv;
9 verificarea numrului de inventar, trecerea pe fiecare exemplar al
publicaiei a numrului de inventar deschis.
9 nregistrarea titlurilor noi:
- verificarea n catalogul alfabetic i catalogul de serviciu a existenei
titlului;
- cotarea noului titlu n funcie de dimensiunile publicaiei inclusiv cu
specificarea rii de provenien, a modalitii de intrare n bibliotec
precum i a datei la care publicaia a fost cotat;
- redactarea i completarea cartotecii noului titlu pe baza analizei
exemplarului cu privire la normele de catalogare ISBDS: titlul publicaiei
i variantele acestuia, nr. ISSN, nume editor/furnizor, adresa
editor/furnizor, modalitatea de intrare n biblioteca, numr volum
Pagina 9 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

publicaie, fascicolele primite corespunztoare fiecrui volum, data


intrrii n bibliotec a fiecrei fascicole, sigla de repartiie/filiala bibliotec
a titlului respectiv, alte date privind perioada de apariie, editor, versiune
tiprit/on-line, adrese;
9 fascicola/fascicolele nsoite de cartotec sunt depozitate pentru
inventariere.
Execut :
- bibliotecar responsabil cu evidena tradiional a publicaiilor periodice.
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
5.2.2.2.
9
9

9
-

9
-

Inventarierea publicaiilor periodice n registrul inventar al


periodicelor, care include urmtoarele operaii:
numerotarea paginilor registrului inventar, nruire, semnare i tampilare
de ctre directorul bibliotecii i Direcia Financiar-Contabil;
unitatea de eviden la periodice este volumul de bibliotec; acesta se
constituie n funcie de periodicitatea i grosimea volumului, se
nregistreaz n limba n care este tiprit, iar preul anual al acestuia
este mprit exact pentru toate volumele ce se constituie din titlul
respectiv ;
inventarierea publicaiilor intrate n bibliotec prin cumprare cuprinde:
notarea n registrul inventar, cronologic, n momentul intrrii n
bibliotec a urmtoarelor date: titlul publicaiei, anul apariiei, numrul
de volum, fascicolele primite, locul publicrii, cota publicaiei, limba de
editare a publicaiei, domeniul publicaiei, repartiia/filial bibliotec;
calcularea preului volumului de bibliotec a publicaiei respective,
calcularea preului fiecrei fascicole pe baza documentelor de achiziie,
nscrierea preului volumului de bibliotec n registrul inventar;
ntocmirea procesului verbal de intrare n bibliotec, semestrial, a
publicaiilor i avizarea acestuia de ctre comisia bibliotecii de recepie
a publicaiilor.
inventarierea publicaiilor intrate n bibliotec prin schimb intern i
internaional cuprinde:
notarea n registrul inventar, cronologic, n momentul intrrii n
bibliotec a urmtoarelor date: titlul publicaiei, anul apariiei, numrul
de volum, fascicolele primite, locul publicrii, cota publicaiei, limba de
editare a publicaiei, domeniul publicaiei, repartiia/filial bibliotec;
identificarea preului publicaiei din datele oferite de publicaie;
calcularea preului anual al publicaiei n lei; calcularea preului
volumului de bibliotec a publicaiei respective i calcularea preului
fiecrei fascicole;
n cazul publicaiilor fr pre sau nensoite de documente se
calculeaz preul volumului de bibliotec a publicaiei respective
Pagina 10 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

9
-

9
9
9
9
9
9
9

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

precum i preului fiecrei fascicole pe baza criteriilor de evaluare a


publicaiilor stabilite de bibliotec;
nscrierea preului volumului de bibliotec n registrul inventar;
ntocmirea procesului verbal de intrare n bibliotec, semestrial, a
publicaiilor cu ataarea documentelor care nsoesc publicaiile i cu
prezentarea modalitii de calcul a preului volumului de bibliotec si
avizarea acestui proces verbal de ctre comisia bibliotecii de recepie a
publicaiilor.
inventarierea publicaiilor intrate n bibliotec prin donaii cuprinde:
notarea n registrul inventar, cronologic, n momentul intrrii n
bibliotec a urmtoarelor date: titlul publicaiei, anul apariiei, numrul
de volum, fascicolele primite, locul publicrii, cota publicaiei, limba de
editare a publicaiei, domeniul publicaiei, repartiia/filial bibliotec,
preul publicaiei corespunztor adresei care nsoete publicaia
respectiv;
calcularea preului volumului de bibliotec a publicaiei respective i
calcularea preului fiecrei fascicole;
n cazul publicaiilor fr pre sau nensoite de documente se
calculeaz preul volumului de bibliotec a publicaiei respective,
precum i preului fiecrei fascicole pe baza criteriilor de evaluare a
publicaiilor stabilite de bibliotec;
nscrierea preului volumului de bibliotec n registrul inventar;
ntocmirea procesului verbal de intrare n bibliotec, semestrial, a
publicaiilor cu ataarea documentelor care nsoesc publicaiile i cu
prezentarea modalitii de calcul a preului volumului de bibliotec si
avizarea acestui proces verbal de ctre comisia bibliotecii de recepie a
publicaiilor.
inventarierea publicaiilor cu inventar deschis, indiferent de modalitatea
de intrare n bibliotec; includerea acestor titluri de periodice n
procesele verbale de intrare n bibliotec corespunztor modalitii de
achiziie.
calcularea preului volumelor de bibliotec pe fiecare pagin a
registrului inventar, n funcie de modalitatea de intrare n bibliotec a
publicaiilor, inclusiv a preului total al publicaiilor inventariate pe
fiecare pagin a acestuia;
intercalarea alfabetic a cartotecilor;
inscrierea numrului de inventar pe fiecare exemplar al publicaiei;
inscrierea preului/fascicol pe fiecare fascicol precum i a
documentelor nsoitoare (CD-ROM-uri, suplimente);
completarea fiei topografice cu fascicolele intrate corespunztor
fiecrui titlu;
redactarea i completarea fiei topografice pentru titlurile noi: titlul
publicaiei, numr volum, numerele fiecrei apariii, localitate, ar, sigl
repartizare fond bibliotec;
intercalarea fielor topografice curente;
scoaterea fielor topografice complete i intercalarea lor n cadrul
catalogului topografic;
Pagina 11 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

9 aezarea publicaiilor periodice primite n funcie de sigla de


repartiie/filiala biblioteca i n funcie de cotele publicaiilor: ordine
cresctoare a cotelor X i apoi cotele Z;
9 ntocmirea borderourilor de predare-primire a publicaiilor periodice
(Formular F6) ctre filialele bibliotecii care include: nr. borderou
(eviden-Serviciul Cri), data borderoului, sigl filial, titlu publicaie,
cota, inventarul, numrul fascicolei, an de apariie, preul fiecrei
fascicole, numrul de exemplare predat din publicaia respectiv;
9 semnarea borderoului i multiplicarea acestuia;
9 legarea pachetului de publicaii cu includerea borderoului
corespunztor, nsemnarea pachetului cu sigla de repartiie
corespunztoare filialei bibliotecii;
9 ncrcarea pachetelor n main n vederea transportului i expedierii
ctre filiale;
9 primirea borderoului de la biblioteca filial (semnat i verificat),
includerea n dosarul de predare a publicaiilor.
Execut :
- bibliotecar responsabil cu inventarierea publicaiilor periodice (registre Inventar).
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
5.2.2.3.

Situaia trimestrial numeric i valoric a publicaiilor periodice


intrate n bibliotec n vederea lurii n eviden a publicaiilor periodice
n RMF
9 confruntarea lunar cu evidenele contabilitii;
9 efectuarea situaiei trimestriale de decontare a tuturor publicaiilor
periodice romneti i strine inventariate, prin totalizarea numrului i
valorii volumelor inventariate pe fiecare pagin de inventar;
9 trimiterea acestei situaii la bibliotecarul responsabil cu evidena primar
n vederea lurii n eviden a periodicelor primite n RMF;
a. situaia pe fonduri: cumprare, schimb intern, schimb internaional,
donaie intern, donaie din strintate. Se calculeaz numrul de
volume de bibliotec inventariate trimestrial n funcie de fonduri,
precum i valoarea volumelor de bibliotec inventariate trimestrial n
funcie modalitatea de intrare n bibliotec.
Colaborarea cu bibliotecarul responsbil cu completarea fondului de
documente i evidena primar privind:
- includerea numrului de volume i a valorii acestora n cazul altor
tipuri de publicaii: cri i fond special;
- verificarea valorii volumelor de bibliotec a publicaiilor periodice
romneti cumprate cu factur i nu cu plat n avans.
b. situaia pe furnizori. Se calculeaz pentru fiecare furnizor sumele
decontate n trimestrul respectiv.
Pagina 12 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

c. situaia pe faculti a abonamentelor din strintate (numr de


abonamente, furnizori i valoarea acestora) - n cazul n care
acestea sunt pltite din fondurile facultilor;
d. situaia pe faculti a abonamentelor romneti i strine
(numr de abonamente, furnizori i valoarea acestora) - n cazul n
care acestea sunt pltite prin Departamentul Polytech sau alte
fonduri.
e. situaia pe limbi i domenii a tuturor revistelor inventariate care
const n calculul numeric al volumele inventariate trimestrial n
funcie de limba de editare a publicaiei (romn, rus, francez,
german, englez, alte limbi) i de profilul publicaiei (economic,
chimie, construcii, textile, matematic i fizic, electronicelectrotehnic-calculatoare, hidrotehnic i alte domenii). Situaia
include i numrul de cote atribuite n semestrul respectiv n funcie
de tipul publicaiei: publicaie romneasc i publicaie din
strintate.
9 multiplicarea situaiilor trimestriale (3 exemplare); transmiterea situaiilor
trimestriale ctre Serviciul Cri, Contabilitate, Polytech i conducerea
bibliotecii.
Execut :
- bibliotecari responsabili cu realizarea situaiei numerice i valorice a publicaiilor
periodice.
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
5.2.2.4.

Procedura de scoatere din funcie a publicaiilor periodice din


evidenele tradiionale i electronice (RI, cataloage)

Scoaterea din funcie a publicaiilor periodice din evidenele bibliotecii se realizeaz prin:
a. pierdere, uzur fizic i moral
b. pierdere de ctre beneficiar proces verbal (Formular F8
UTI.POS.01)
c. pierdere natural proces verbal
d. transfer
Etape de lucru:
9 primirea documentelor (lista) care includ titlurile de periodice (volume de
bibliotec i numr de fascicole) ce urmeaz a fi scoase din funcie din
registrul inventar al publicaiilor periodice;
9 confruntarea dup inventar, titlu, pre, cota, a fiecarei poziii din lista cu
poziia similar din registrul inventar;

Pagina 13 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

9 operarea n registrul inventar a scderii fiecrui volum de bibliotec sau


fascicol cu specificarea adresei/procesului verbal anexat, precum i a
valorii operate;
9 notarea limbii de editare a volumului/fascicolelor sczute precum i a
profilului acestora;
9 verificarea
preului
volumului/fascicolelor
sczute;
efectuarea
modificrilor i a coreciilor potrivit registrului inventar;
9 verificarea neconcordanelor identificate cu ajutorul altor tipuri de
eviden ale bibliotecii;
9 calcularea valorii totale a publicaiilor scoase din funcie;
9 ntocmirea situaiei finale privind scoaterea din funcie a publicaiilor
periodice care centralizeaz numrul de volume de bibliotec, numrul
de fascicole, valoarea volumelor, valoarea fascicolelor, precum i
situaia pe tipul de limb i profil al volumelor de bibliotec i al
fascicolelor retrase din evidena bibliotecii.
Execut :
- bibliotecari responsabili cu evidena primar.
Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
5.3

Evidena electronic a intrrilor publicaii periodice i neperiodice pe faculti i servicii


9 primirea documentaiei fotocopiate de la bibliotecarul care rspunde cu completarea
fondului de documente, n ordinea intrrilor n bibliotec;
9 deschiderea programului de bibliotec n care se opereaz intrrile;
9 alegerea ecranului de lucru pe faculti sau servicii, n funcie de intrri;
9 introducerea datelor in functie de tipul achizitiei (fond 0,5%, fond- alte surse,
Rotaprint, A.ci-IPM; A.ci-Bul IPI intern, A.do);
9 defalcarea actelor de intrare pe faculti/ servicii i calcularea preurilor pe total
exemplare;
9 verificarea final a datelor introduse;
9 pstrarea actelor ntr-un dosar, n ordinea intrrilor pn la sfritul unui trimestru;
9 predarea dosarului cu acte la bibliotecarul care rspunde cu evidena;
9 ntocmirea statisticii referitoare la modul de cheltuire a fondului alocat bibliotecii din
finanarea de baz i din alte surse, pe faculti i departamente, de cte ori este
nevoie;
9 ntocmirea situaiei anuale a intrrilor publicaiilor periodice romneti i strine
privind numrul de titluri, numrul de abonamente, valoarea abonamentelor, n
funcie de tipul fondurilor sumelor alocate i repartizarea acestora pe fiecare facultate
i alte departamente ale universitii.

Execut :
- bibliotecari responsabili cu evidena electronic a intrrilor/faculti i servicii.
Pagina 14 din16

revizia 0

INSTRUCIUNE DE LUCRU

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

Verific :
- ef serviciu bibliotec.
Control intern :
- director bibliotec;
- director general administrativ.
6.

RESPONSABILITI
6.1. Senatul universitii
aprob instruciunea de lucru;
aprob reviziile instruciunii de lucru.
6.2. Rectorul universitii:
impune aplicarea instruciunii de lucru;
aloc resursele necesare desfurrii activitii.
6.3. Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii (CEAC)
avizeaz instruciunea de lucru
6.4. Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii (DEAC)
verific i difuzeaz instruciunea de lucru
6.5. Directorul General Administrativ
verific instruciunea de lucru
6.4. Director Bibliotec
verific instruciunea de lucru
monitorizeaz aplicarea instruciunii de lucru
6.5. Responsabili de proces
6.5.1. ef Serviciu Bibliotec:
elaboreaz, difuzeaz, propune modificarea i retragerea instruciunii de
lucru;
difuzeaz procedura n cadrul compartimentului;
organizeaz grupuri de lucru pentru discutarea i aplicarea procedurii.
6.5.2. Colectivul de bibliotecari responsabili cu completarea fondului de
documente al Bibliotecii:
aplic instruciunea de lucru.

7.

NREGISTRRI
7.1. Indicatorul aprobrilor i al reviziilor
7.2. Lista de difuzare
7.3. Registru de micare a fondurilor (R.M.F.)
7.4. Registre Inventar (R.I.)
7.5. Borderouri de predare-primire publicaii neperiodice i fond special
7.6. Borderouri de predare-primire publicaii neperiodice (standarde)
7.7. Borderouri de predare-primire publicaii neperiodice (brevete)
Pagina 15 din16

revizia 0

UNIVERSITATEA TEHNIC
"GHEORGHE ASACHI" DIN IAI
BIBLIOTECA

INSTRUCIUNE DE LUCRU

Ediia: 1
Revizia: 0

EVIDENA FONDULUI DE DOCUMENTE


COD: UTI.POS.01 IL.02

Aprobat de SENAT
Data: 09.12.2008

7.8. Borderouri de predare-primire publicaii periodice


7.9. Procese verbale de pierdere publicaii
8.

FORMULARE

Formular 1 cod UTI.POS.01IL.02F1, rev.0 Registru de micare a fondurilor (R.M.F.)


Formular 2 cod UTI.POS.01IL.02F2, rev.0 Registru Inventar (R.I.)
Formular 3 cod UTI.POS.01IL.02F3, rev.0 Borderou de predare-primire publicaii
neperiodice i fond special
Formular 4 cod UTI.POS.01IL.02F4, rev.0 Borderou de predare-primire publicaii
neperiodice (standarde)
Formular 5 cod UTI.POS.01IL.02F5, rev.0 Borderou de predare-primire publicaii
neperiodice (brevete)
Formular 6 cod UTI.POS.01IL.02F6, rev.0 Borderou de predare-primire publicaii
periodice

LISTA DE DIFUZARE
1.
2.
3.
4.
5.

Rectorat
Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii DEAC
Prorectoratul Didactic
Direcia General Administrativ
Biblioteca universitii

Pagina 16 din16

revizia 0