Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
L
Pasii de urmat in drumul de la o idee la
succesul proiectului
PROIECTUL
Cuvantul proiect este din ce in ce mai utilizat in
limbajul curent, desi proiecte se fac de cand lumea
(ex: piramidele egiptene). Constructia unei cladiri,
organizarea unui eveniment public, promovarea
pe piata a unui nou produs, conceperea unei noi
tehnologii, lansarea unui nou model de automobil,
deschiderea unui nou magazin sau initierea unei
noi afaceri, sau chiar reorganizarea unei firme
sunt exemple de proiecte. Toate aceste activitati
sunt proiecte, pentru ca toate poseda dou
caracteristici specifice, i anume:
rezultatul obinut este un produs sau un serviciu
nou;
durata de derulare este determinat, fiind
delimitata de un inceput i de un sfrsit clar.
Durata proiectului
Deoarece proiectele au date clare de inceput si de sfarsit,
anumite elemente organizatorice capata un caracter temporar,
fiind gandite special pentru a indeplini obiectivele specifice ale
proiectului. De exemplu, echipa de lucru este constituita doar
pe durata proiectului, iar bugetul de resurse si
responsabilitatile manageriale sunt angajate strict in raport cu
obiectivele proiectului. La infiintarea unei pensiuni
agroturistice participa o serie de specialisti, dar cineva trebuie
sa aiba responsabilitatea gestionarii resurselor si a
coordonarii tuturor activitatilor astfel incat noua investitie sa fie
gata la data prevazuta si fara depasirea bugetului alocat.
titlul;
descrierea generala a proiectului;
scopul si obiectivele proiectului;
continutul proiectului;
calendarul de timp;
constrangerile;
riscurile;
estimarile;
organizarea si managementul proiectului;
managerul de proiect desemnat.
Titlul
Titlul - trebuie sa fie cat mai sugestiv si nu prea lung. Un titlu
sugestiv si scurt creaza o imagine corecta cu privire la proiect
chiar inainte ca acesta sa fie studiat si evaluat. De asemenea,
creaza o imagine favorabila cu privire la cei ce au intocmit
proiectul si la ce se asteapta de la proiect. Pe de alta parte, acesta
va usura in viitor comunicarea cu toti participantii la proiect,
inclusiv cu autoritatile care asigura eventuala finantare a
proiectului.
Acronimul - este o prescurtare a unei expresii foarte frecvent
folosit ntr-o form standard. Acronimul este un cuvnt inventat
prin simplificare extrem (de obicei prin abreviere) a expresiei des
folosit la ceva uor de pronunat, preferabil o invenie lexical
monosilabic sau disilabic, ce trebuie s conin att vocale ct
i consoane. Abrevierea standard a unei expresii verbale lungi
se face, de cele mai multe ori, prin folosirea strict a primelor litere
din fiecare cuvnt al expresiei i combinarea lor n noul cuvnt,
precum n cazul foarte cunoscut al urmtoarelor acronime:
.a.m.d. - ce semnific i aa mai departe; laser - ce semnific, n
limba englez, light amplification by the stimulated emission of
radiation etc
Descrierea generala a
proiectului
Descrierea generala a proiectului - reprezinta o
prezentare succinta a situatiei existente si a
contextului in care este elaborat proiectul, precum si
motivele elaborarii acestuia.
Descrierea trebuie sa prezinte sumar beneficiile pe
care le va aduce derularea proiectului.
De asemenea, aceasta trebuie sa sublinieze
alinierea proiectului la strategia generala a
organizatiei.
Aceasta descriere nu trebuie sa fie foarte mare,
recomandabil fiind sa nu se depaseasca 1-3
paragrafe. Practic aici vor fi trecute doar concluzii ale
unei analize de oportunitate realizata anterior.
Obiectivele
Obiectivele unui proiect - reprezinta punctul de pornire in
elaborarea planului proiectului. De asemenea, acestea constituie
elementele de referinta fata de care se evalueaza succesul sau
insuccesul proiectului. Fara o formulare clara a obiectivelor,
proiectul nu poate avea succes, indiferent de eforturi si cheltuieli.
metoda de a verifica dac ceea ce se enuna este un obiectiv sau
nu, este folosirea iniialelor unor cuvinte care reprezint
caracteristicile pe care trebuie s le ntruneasc obiectivele,
iniiale care, una lng alta, compun cuvntul englezesc SMART
(iste):
S - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cnd, unde, cum, grupint?
M - msurabil - sunt msurabile rezultatele?
A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, n general, atins?
R - realist - are organizaia resursele necesare pentru atingerea lui
n timpul dat?
T - ncadrare n timp - exist un termen limit?
Continutul proiectului
Continutul proiectului (sfera de cuprindere) - reprezinta acea
parte in care este descris proiectul, respectiv sunt prezentate
acele elemente ale proiectului care contribuie in mod direct la
indeplinirea obiectivelor. Altfel spus, aici sunt prezentate
activitatile care se vor derula in cadrul proiectului, ce presupun
aceste activitati, de ce este nevoie pentru derularea lor, care sunt
eforturile materiale, umane si valorice pentru indeplinirea lor.
Calendarul de timp
Repere de timp
Calendarul de timp - presupune asocierea activitatilor
descrise in continutul proiectului cu anumite perioade
de timp, care trebuie sa fie realistice si care trebuie sa
permita derularea tuturor actiunilor asociate activitatii
respective. De obicei, calendarul de timp se prezinta
sub forma unui tabel/diagrama in care sunt prezentate
activitatile si perioadele de timp aferente activitatilor
respective.
Calendarul de timp permite urmarirea derularii
activitilor prevazute in cadrul proiectului si
identificarea categoriilor de cheltuieli necesare pentru
realizarea lor.
STABILIREA ACTIVITATILOR
Recomandri:
resursele specificate la seciunea "activiti" trebuie s
corespund cu resursele cerute n buget;
fiecare resursa menionat (personal, echipament
s.a.) va trebui "tradus" n bani i regsit n buget;
explicai motivele care v-au fcut s alegei metodele
pe care le-ai ales;
facei o scurt discuie despre riscul punerii n practica
a metodelor respective; artai de ce metodele pe
care le-ai ales implica o probabilitate mare de
atingere a obiectivelor.
REALIZAREA BUGETULUI
n sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o
planificare a proiectului din punct de vedere financiar.
Pregtirea unui buget detaliat i realist permite o
imagine mai clara a resurselor necesare atingerii
obiectivelor proiectului.
Bugetul atribuie valoare financiar activitilor
proiectului, planificarea generala a proiectului
"mergnd mna n mna" cu cea a bugetului.
Reprezint un important instrument de control al
resurselor financiare ale proiectului, orice abatere
trebuie luat n considerare.
CONSTRANGERILE
Constrangerile - sunt acei factori care limiteaza optiunile
RISCURILE
Riscurile - nu se pot identifica in ansamblul lor in faza de
concepere a proiectului. Totusi, inca de la aparitia ideii
proiectului pot fi identificate unele riscuri majore, desi acestea
nu pot fi detaliate din lipsa de informatii. Luarea acestor riscuri
in considerare constituie un factor de care trebuie tinut cont in
planificare activitatilor in cadrul proiectului, precum si un
inceput favorabil pentru activitatile ulterioare in domeniul
managementului riscurilor.
Estimarile
Estimarile - se refera la efortul necesar pentru
derularea proiectului (exprimat de obicei in ore-munca),
dar si la durata proiectului si a costurilor pe care acesta
le implica. Chiar daca in faza de elaborare a proiectului
nu pot fi elaborate niste estimari precise, trebuie totusi
precizate ordinile de marime ale acestor estimari,
indicand si premisele de la care s-a pornit in realizarea
estimarilor.
Procesul de estimare trebuie continuat si rafinat pe
parcursul planificarii proiectului, pe masura ce poate fi
detaliat continutul (sfera de cuprindere) proiectului.
Organizarea si managementul
proiectului
Organizarea si managementul proiectului - include toate
aspectele legate de modul in care va fi organizat proiectul,
metodologiile de management de proiect (specificand si
documentele si procedurile cele mai importante), nivelul de
autoritate al managerului de proiect, principalele canale de
comunicare cu, echipa de proiect, managerul executiv etc. Practic se
pot include orice element de organizare care ajuta la clarificarea
modului in care se va exercita managementul proiectului.
Managerul de proiect
desemnat
Reprezinta persoana desemnata ca responsabila pentru
managementul proiectului
O privire de ansamblu
Asadar, avem deja o harta care descrie pasii de urmat
in drumul de la o idee, la succesul proiectului.
In general, mai mult sau mai putin formalizat, cand
avem un proiect de realizat, planificam, estimam
resurse materiale si timp, organizam personalul,
colectam resursele necesare, desemnam sarcinile,
reusim mai mult sau mai putin sa controlam executia,
primim rapoarte/analize asupra progresului.
Insa de cate ori n-au aparut abateri de la ruta?
Sarcinile nu sunt finalizate in timpul agreat, trebuie sa
prelungim termenul, am cheltuit mai mult decat bugetul
alocat, clientul nu este multumit, noi nu suntem
multumiti. Sunt cazuri care ni s-au intamplat si probabil
se vor mai intampla, dar cum putem controla si
minimiza efectul? Cum putem inchide bucla de
feedback, analiza si invata continuu dupa fiecare
proiect?
O privire de ansamblu
O privire de ansamblu
3. calitatea totala a proiectului. Calitatea este un indicativ greu
de cuantificat, de formalizat. Daca s-a depasit costul unui
proiect pentru a mentine termenul agreat trebuie sa taxam
suplimentar clientul sau sa penalizam responsabilul? Daca
am fost nevoiti sa amanam termenul pentru a nu depasi
costurile, influentam oare urmatoarele proiecte sau primim o
penalizare din partea clientului?
4. riscurile care pot aparea. Aceastea pot fi evitate sau
rezolvate alocand proiectului atat o perioada suficienta de
timp, cat si resursele necesare. Negocierea resurselor se
face de catre managerul de proiect cu fiecare responsabil in
parte, proces ce continua pentru sub-proiectele aferente. Un
control asupra stadiului fiecarui sub-proiect in parte este
astfel esential in dorinta de a elimina surprizele ce apar
intotdeauna pe ultima suta de metri!)
5. scopul - sau rezultatul in sine al proiectului, adica ceea ce
managementul si clientul doresc a se realiza in cadrul
proiectului respectiv.
Pregatirea documentatiei
Desi pare un document voluminos, Definitia Proiectului nu
trebuie sa depaseasca cateva pagini. Scopul sau nu este
acela de a furniza detalii de amanunt, ci de a crea o imagine
de ansamblu a proiectului, necesara pentru demararea fazei
de planificare. Bineinteles, continutul sau poate fi ajustat in
functie de conditiile specifice, anvergura si complexitatea
proiectului, precum si de mediul organizational in care se
desfasoara.
Este recomandabil sa implicati in elaborarea sa mai multe
persoane si roluri relevante pentru proiect si sa colectati cat
mai multe opinii. Prin natura sa, proiectul este un sistem
complex si crearea unei perspective cat mai cuprinzatoare
asupra sa reprezinta premisa unei intelegeri corecte si
complete a ceea ce trebuie facut in cadrul proiectului. Chiar
daca Managerul de Proiect este cel care initiaza elaborarea
acestui document, el poate solicita contributia mai multor
persoane si poate declansa circularea documentului catre
cei care pot furniza opinii relevante si utile.
Pregatirea documentatiei
Acest proces se poate dovedi dificil si consumator de
timp; pentru simplificarea sa, de regula se recurge la
utilizarea unor formulare tipizate, astfel incat timpul
necesar culegerii si redactarii informatiilor cuprinse in
document sa fie redus.
Denumirea Programului:
Titlul proiectului
Acronimul ofertei de proiect
Data:
Directorul de proiect
Membru
Membru
Membru
Membru
Agricultura
Formular 1
Tipul proiectului
Acronimul Propunerii
Titlul proiectului
lei
Bugetul
proiectului
(ron)
2015
2016
2017
Total (ron)
Agricultura
Acronimul Propunerii
Formular 2
Tipul proiectului
Numarul temei de proiect
Titlul proiectului
(numele si prenumele)
Responsabilitati in cadrul
proiectului
Experienta
Competente/abilitati
Agricultura
Acronimul Propunerii
Formular 3
Tipul proiectului
Numarul temei de proiect
Titlul proiectului
Caracteristici /
modul de
folosire in
proiect
Dotari de achizitionat
Denumire
Caracteristici /
modul de
folosire in
proiect
Agricultura
Acronimul Propunerii
Formular 4
Tipul proiectului
Numarul temei de proiect
Titlul proiectului
2011
Denumirea
Obiectivului/
Activitii
Obiectivul I
(denumirea)
Activitatea I.1
(denumirea)
Activitatea I.2
(denumirea)
Obiectivul II
(denumirea)
Activitatea II.1
(denumirea)
................
Durata
Etapa
(luni)
Total
Rezultate
(livrabile)
Materi
ale
Dotari
Deplas
ari
Terti
Cheltuieli
indirecte
(regie)
Agricultura
Formular 5
Tipul proiectului
Acronimul Propunerii
Titlul proiectului
Diagrama Gantt
Obiectiv/
activiti
2011
9
Obiectiv
1
Activitate
1.1
Activitate
1.n
Obiectiv
n
1
0
1
1
2012
1
2
2013
8
1
0
1
1
1
2
2014
8
1
0
1
1
1
2
Formularul 6
Titlul proiectului (maxim 200 caractere)
Acronimul
Rezumatul proiectului (maxim 1/2 pagina)
Relevanta proiectului (maxim 1/2 pagina)
-incadrarea proiectului in obiectivele domeniului - Agricultura
-scopul urmarit
Da
Nu
TOTAL puncte
MAXIM
100
Succes !