Managementul voluntarilor

Cteva concepte cheie

Voluntarul: persoana care se ofer i acioneaz de

bun voie, din proprie iniiativ, n mod contient i
pentru ca s fac un serviciu. (DEX)
Voluntarul: persoana care, fr s primeasc o
compensaie financiar, accept s lucreze benevol n
interesul unei persoane ori grup care a solicitat
sprijinul. (Essential Volunteer Management)
Managementul voluntarilor - o abordare
strategic care vizeaz obinerea, dezvoltarea,
motivarea i creterea implicrii voluntarilor.
Voluntariatul resurs! (uneori mai important
dect resursele financiare)

De ce avem nevoie de voluntari:

Suplimentarea personalului pltit cu noi

resurse i experien
Costuri reduse la serviciile oferite
beneficiarilor
Implicarea comunitii locale n activitatea
asociaiei
Contracararea unor situaii de criz financiar
Rspuns la cererea membrilor i
simpatizanilor de a fi utili organizaiei
Dezvoltarea n teritoriu a activitii.

Cum selectm voluntarii?

Nevoile reale ale organizaiei

Motivaiile voluntarilor

Ideal: voluntarii s uite c nu sunt pltii!

Activiti interesante i motivante
compenseaz lipsa beneficiului financiar

Programul de integrare a
voluntarilor

Determinarea necesarului de voluntari pentru

organizaie
Planificarea programului de integrare a voluntarilor
Dezvoltarea si designul posturilor pentru voluntari
Recrutarea i selectarea voluntarilor
Orientarea i instruirea lor
Coordonarea activitii voluntarilor
Evaluarea performanelor voluntarilor
Sprijinirea i recunoaterea voluntarilor
Meninerea voluntarilor n organizaie.

Factori de motivare

Simul proprietii

Acest proiect/rezultat mi aparine!

Implicarea (corect) n luarea deciziilor
Responsabilitatea pentru rezultate
Rezultate msurabile

Fia postului

Titlul
Scopul
Activiti posibile
Indicatori de performan
Calificare
Program de lucru
Locul de lucru
Beneficiari
Coordonare
Beneficii

Recrutarea voluntarilor

Motivaii

Interesul personal

motive morale, vizibilitate, socializare

Interes profesional
Alte interese?

Modele de recrutare

De la om la om (cea mai eficient)

Mediat (grupuri mari, media)

Distribuire de materiale informative

Prezentri publice
Evenimente
Folosirea mass media
Eficient cnd profilul voluntarului nu este
foarte specializat

Recrutarea direcionat

Care este profilul dorit?

Cine ar dori s fac acest lucru?

Unde vom gsi persoanele?

La locul de munc, n viaa personal, la

evenimente, n asociaii...

Cum putem intra n contact cu ei?

Redactai o descriere i oferii-o

Alte persoane, telefonic, coresponden...

Ce motivaii specifice au aceti oameni?

Recrutarea concentric

Se bazeaz pe voluntarii deja existeni

n organizaie
Folosete prestigiul i credibilitatea deja
ctigate

Exercitiu practic

Avem nevoie de voluntari?

Profilul voluntarilor
Motivatii
Metode de recrutare

Interviul de selectare

Urmrete evaluarea interesului i

abilitilor candidatului inclusiv pentru
alte poziii
Intervievatorul potrivit (acelai)
Gril de evaluare
Set de ntrebri fixe
Fi post interviu

ntrebrile interviului

ntrebrile deschise sunt cele mai bune

nelesul ntrebrii trebuie s fie foarte clar - adaptat la
experiena i gradul de educaie i cultur a candidatului
folosii ntrebrile clarificatoare.
Nu obstrucionai candidatul prin modul n care conducei
interviul. Uneori putei obine informaii utile i relevante dac
avei rbdare s ascultai pn la capt.
ncepei ntrebrile prin cum sau de ce. Vei avea
posibilitatea s aflai care sunt motivele aciunilor i
comportamentelor candidatului.
Evitai ntrebrile intruzive, irelevante, dure, remarcile critice i
judecile de valoare.

Orientarea n organizaie

Cursuri, prezentri

Misiunea, scopul si obiectivele organizatiei

Activitatile de baza ale organizatiei
Proiectele actuale-viitoare
Structura organizatorica
Reguli interne ale organizatiei

Orientarea n organizaie

Mentori
Participare la edine, ntlniri
Ocazii informale
Instruire

Coordonarea voluntarilor

Un grad relativ mare de independen

Nivele de coordonare:

Auto-coordonarea
Monitorizarea activitii
Aprobarea preliminar
Coordonarea integral

Delegarea responsabilitilor

Rezultatele ateptate: clare, bine specificate

Limita de timp: stabilit de comun acord, cu flexibilitate/realism. A se evita termene

nedefinite cum ar fi: ct se poate de repede, luna viitoare, cnd poi

Resursele: specificati clar i precis care sunt resursele pe care le are la dispozitie.
Autoritatea: care sunt limitele de autoritate; asigurati-va ca toate persoanele afectate de
delegare stiu ca dvs. ati delegat autoritatea catre alta persoana.
Motivele pentru care l-ati ales pe el/ea
Responsabilitatea: trebuie stabilita si clarificata inca de la inceputul delegarii. Acest lucru
are doua avantaje:

a) clarifica faptul ca cel delegat este raspunzator de rezultatele obtinute. Desi dvs. sunteti
raspunzator in fata coordonatorului, delegatul este raspunzator in fata dvs
b) contribuie la dezvoltarea spiritului de independenta al celui delegat si motiveaza.

Dialogul: va ajuta sa transmiteti activitatile si sa identificati problemele sau neintelegerile la

timp, putand fi corectate mai usor
Acceptarea clara si definitiva a activitatii delegate, din partea delegatului
Delegati cu entuziasm: cand primesc sarcini noi unele persoane pot simti teama. Este la
latitudinea dvs. sa le stimulati entuziasmul. Nu uitati ca increderea este contagioasa.
Controlul: subtil, fara a stanjeni in executarea activitatii delegate
Consecintele realizarii/nerealizarii activitatii delegate: trebuie stabilite clar si de comun
acord.

Lucrul n echip

Oameni diferiti cu varietate de roluri, care pot

contribui la realizarea obiectivelor echipei prin:

creativitate/idei
pragmatism/realism
cunostinte, aptitudini, calitate
curiozitate.

Este foarte important ca in cadrul echipei fiecare

voluntar sa joace rolul care i se potriveste cel mai
bine (la care se pricepe sau spre care are inclinatie).
Responsabil juridic, coordonator de proiect,
responsabil cu primirea invitatilor, responsabil
financiar, etc.

Factori care duc la demotivare

Lipsa de informatii suficiente/ blocarea informatiei

Lipsa de respect si confidentialitate (mania
secretelor, barfa, bisericute - existenta unor lideri de
opinie cu pareri contrare asupra anumitor aspecte
Lipsa de sprijin din partea colegilor/ superiorilor
Subiectivitatea
Lipsa atentiei acordata nevoilor individuale
Lipsa de feedback constructiv
Factorul cel mai semnificativ in declansarea
demotivarii este coordonatorul direct.

Motivele renunrii

Suprasolicitarea - prea mult, fara sa fi fost suficient instruiti, sau

nu se ine seama de competene/preferine
Sub-utilizarea - indiferent de timpul pe care acestia il pot aloca
proiectului pentru care a fost solicitat, voluntarilor trebuie sa li
se gaseasca ceva de facut.
Rutina - oamenilor trebuie sa li se ofere activitati cat mai
interesante. Daca este de indeplinit o munca plictisitoare trebuie
avut grija ca de ea sa se bucure cat mai multe persoane.
Insuficienta recunoastere a muncii depuse
Stresul - Daca exista conflicte nu este dezirabil ca ele sa fie
impartasite voluntarilor ori, mai grav, ca acestia sa fie atrasi ca
partizani ori arbitri in eventualele dispute dintre membrii
acesteia.
Lipsa destinderii

Tehnici de motivare

Stabilirea obiectivelor i a responsabilitilor

Stabilirea standardelor de performan
Stabilirea recompenselor

Recompensarea voluntarilor se poate face prin>

promovare
extinderea responsabilitatilor
recunoasterea din partea echipei
oportunitatea de a-si prezenta succesele, in cadrul sau in
afara organizatiei.

Tehnici de motivare

Transmiterea ncrederii
Crearea unui mediu adecvat
Recunoaterea public i personal a
contribuiei
Implicarea n ct mai multe activiti
Tratament echitabil