UNIVERSITATEA CRESTINA DIMITRIE CANTEMIR

FACULTATEA DE MANAGEMENT TURISTIC SI COMERCIAL

MASTER: ADMINISTRAREA SI NEGOCIEREA AFACERILOR

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR SI REALIZAREA

ARHIVELOR ELECTRONICE DE DOCUMENTE

Ciupitu Loredana Andreea

Cretu Alexandra
Tucan Maricica

2014
CUPRINS:

1. Descrierea de ansamblu
2. Date structurale si nestructurale
3. Realizarea arhivelor electronice de documente
4. Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in forma electronica
5. Autoritatea de reglementare, supraveghere si administrare a arhivei electronice
6. Avantajele utilizarii arhivarii electronice

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

1. Descrierea de ansamblu
Evolutia spectaculoasa a tehnologiei informatiei (IT) din ultimul deceniu ridica stacheta
n privinta accesului rapid si facil la o informatie corecta si de actualitate.
Managerii zilei de azi pot obtine informatii, n domeniul lor de activitate, din doua tipuri
de surse:
- Surse externe organizatiei pe care o conduc;
- Surse interne organizatiei pe care o conduc.
Sursele externe sunt variate si INTERNETUL ar trebui sa ocupe un loc important printre
acestea.
Sursele interne se refera la acele instrumente care ar trebui sa existe n cadrul unei organizatii
astfel nct, periodic sau ori de cte ori este nevoie, sa ofere date despre activitatea interna: flux
informational, calitatea serviciilor si produselor, probleme de personal, etc.
Arhivarea electronica a documentelor poate fi vazuta ca parte componenta a unui sistem de
gestiune a documentelor, dar poate constitui si o activitatea de sine statatoare, mai ales n cadrul
institutiilor publice detinatoare de arhive impresionante ca volum si valoare a continutului.
Datele si informatiile existente n arhive se afla sub cele mai diverse forme, cum ar fi hrtie,
fisiere electronice, nregistrari audio, clipuri video, microfilme. Preluarea acestora ntr-un sistem
de prelucrare automata a datelor presupune, n principal, scanarea/importarea,
indexarea, stocarea lor pe suporti de memorare de mare capacitate si caracterizati
de o fiabilitate foarte ridicata si regasirea lor dupa diferite criterii.
nainte de a intra n amanuntele procesului de arhivare electronica este necesara definirea
exacta a notiunii de arhiva.
O arhiva este formata din date si informatii, indiferent de suportul pe care se afla, care
trebuiesc protejate si conservate n vederea consultarii ulterioare pe criterii istorice, culturale
sau juridice. Chiar si n ziua de astazi cea mai mare parte a informatiei se afla nregistrata
pe hrtie ceea ce necesita un spatiu mare de stocare si este foarte vulnerabila la
conditiile de mediu ca umiditate, foc, aciditate, etc. Concluzionnd, poate deveni foarte
dificil de organizat si conservat n bune conditii informatia existenta ntr-o arhiva.
3

Solutia la aceste probleme este transferul informatiilor existente pe suporti de memorare

mai putin vulnerabili si care sa ocupe spatiu fizic de stocare ct mai mic.
Scanarea presupune "fotografierea" documentelor (hrtie sau microfilm) si constituirea
documentelor electronice pe baza imaginilor obtinute.
Viteza de scanare a hrtiei poate atinge valori mari (40 pag./minut) n cazurile n care
calitatea acesteia este buna, altfel depinde de viteza de manevrare a operatorului.
Documentele dein o putere incredibil n mediile de activitate al firmelor i din acest
punct de vedere controlul i distribuirea documentelor eseniale au devenit din ce n ce mai
importante i, n mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un
imperativ.
Referitor la pierderea unui document critic, puine companii au cuantificat valoarea real
a unui astfel de eveniment neplcut, ns majoritatea s-au confruntat cu el. Fenomenul este unul
curent i inerent lucrului cu documentele fizice, dar poate fi eliminat cu ajutorul soluiilor de
Document Management, ale cror beneficii nu se rezum doar la stoparea pierderii
documentelor, ci pot contribui esenial la creterea eficienei companiilor, dar i la asigurarea
unui nivel superior de satisfacie a clienilor acestora.
Statisticile spun c, anual, o companie pierde, n medie, ntre 3 i 8% din documentele
fizice cu care lucreaz, iar pierderile de documente reprezint 40-60% din timpul de lucru al
angajailor, 20-45% din costurile cu salariile i ntre 12 i 15% din totalul cifrei de afaceri,
conform unor analize efectuale de firma Gartner. Aceste date pot fi probate practic n majoritatea
organizaiilor din ntreaga lume, ns, pn cnd nu se ntmpl un incident major, care s
impun luarea unor msuri radicale, foarte puine companii, indiferent de aria de activitate sau
de mrime, i pun problema real a gestionrii eficiente a documentelor. Ignorarea continu a
problemei menionate nu afecteaz, ns, doar eficiena angajailor i randamentul ntregii
companii, ci i imaginea acesteia n faa partenerilor i clienilor si. Iar la acest nivel pagubele
pot fi ireparabile, pentru c un client nemulumit tinde s-i mprteasc experiena neplcut
la cel puin alte 5-6 persoane iar dac respectivul client este i un utilizator de reele sociale,
imaginea respectivei companii risc s se degradeze extrem de rapid.
Soluii pentru a preveni astfel de situaii i pentru a reduce pierderile exist i din ce n ce
mai multe companii sunt interesate s adopte un sistem de management al documentelor i o
arhiva electronica.
In general, ideea managementului documentelor este similara cu ceea ce se face pentru
managementul codului sursa al programelor pentru calculator. Managementul codului sursa
trebuie facut cu ajutorul unei unelte pentru managementul schimbarilor software, sau al unei
4

baze de date care tine evidenta proprietatii codului si a versiunilor. Fara astfel de unelte,
dezvoltarea si intretinerea proiectelor software de mari dimensiuni ar fi foarte dificila. In acelasi
mod trebuie aplicat si managementul si controlul documentelor, in special pentru proiectele
mari.
Cateva exemple vor ajuta la explicarea acestui concept. Sa spunem ca proiectul va crea
multe documente care trebuie stocate si partajate de exemplu Definitia Proiectului, Jurnalul
Situatiilor Dificile, Cerintele de Business, Planul de Testare, etc. Dupa ce un document este
creat, membrii echipei trebuie sa stie unde va fi stocat. In functie de complexitatea uneltei
software, documentul poate fi plasat intr-un director din retea, intr-un director aflat pe discul
local, intr-un pachet software pentru managementul documentelor, etc. Dupa crearea
documentului, trebuie sa se stie cine poate avea acces la el. Majoritatea documentelor pot fi
accesibile intregii echipe, dar se vrea ca acestia sa aiba doar drepturi de citire nu de
modificare. Trebuie creata o conventie de denumire pentru documentul original si pentru orice
revizuire a sa. Spre exemplu, daca se actualizeaza Definitia Proiectului, trebuie ca documetul
actualizat sa inlocuiasca versiunea mai veche? Probabil ca ar trebui sa se salveze documentul
original si sa se denumeasca noul document versiunea 2. Toate acestea fac parte din procedurile
pentru managementul documentelor.
Trebuie gandit dinainte ce conventie de denumire se va folosi pentru rapoartele asupra
starii curente. Daca fiecare membru al echipei trimite managerului de proiect un raport, nu va
trece mult pana cand managerul de proiect va avea zeci sau sute de rapoarte. Daca formatul
raportului este Nume / Data / Raport asupra Starii Curente sortarea se va face in ordine
cronologica. Daca rapoartele vor fi denumite Nume / Raport asupra Starii Curente / Data,
sortarea se va face dupa numele perosanei. Poate ca managerul de proiect ar trebui sa stearga
rapoartele dupa ce le revizuieste. Toate aceste intrebari sunt componente ale managementului
documentelor.
Consideratiile privind managementul documentelor sunt neimportante pentru proiectele
mici. Pentru proiectele mari insa, aceste procese trebuie planificate din timp, in caz contrar
aparand confuzii, incertitudine si munca suplimentara pe masura ce proiectul evolueaza
2. Date structurate si nestructurate
Datele pot fi stocate intr-una din cele doua stari: structurate sau nestructurate. Datele
structurate se refera la informatii stocate intr-un format repetitiv si structurat. Datele structurate

se refera la fisiere, tabele, baze de date, data warehouse, etc. Acest tip de date este usor de stocat
si accesat prin intermediul programelor de calculator.
In schimb, datele nestructurate sunt de obieci intr-un format care este mai usor de inteles
pentru oameni. Datele nestructurate includ documente, imagini, grafica, inregistrari audio si
video, etc. Datele nestructurate pot fi manipulate din ce in ce mai usor cu ajutorul computerului,
dar intelegerea continutului de baza se face in continuare de catre oameni.
Aceasta sectiune a Metodologiei TenStep prezinta aspectele managementului
documentelor. Cu toate ca documentele sunt preocuparea principala pentru toate proiectele,
acest termen poate fi extins la proiect pentru a include orice tip de data nestructurata descris
anterior. Cu alte cuvinte, daca proiectul genereaza fisiere audio si video, se pot utiliza aceleasi
tehnici pentru conventiile de denumire, indexare, stocare, etc.
3. Realizarea arhivelor electronice de documente
Viitorul arhivarii electronice in Romania, si nu numai, este unul promitator. Din acest
motiv, companiile care au trecut la stocarea documentelor in format electronic, le pastreaza i in
format fizic, operand, practic, cu dou arhive, cea electronica pentru lucrul intern, si cea pe
hartie pentru a avea acoperirea juridic impus de lege.
Arhiva electronica, conform Legii nr.135 din 15 mai 2007 privind arhivarea
documentelor in forma electronica, se defineste ca fiind sistemul electronic de arhivare,
impreuna cu totalitatea documentelor in forma electronica arhivate .
Avantajele si dezavantajele managementului de tip electronic al documentelor;
A lucra fara hartii este, practic, posibil acest lucru?
Sunt dulapurile noastre de la birou arhipline cu acte? Facem teancuri de hartie pe biroul nostru?
Arhiva noastra este de mult epuizat? atunci, cu siguran c visam tot mai des la un birou fara
hartii.
Biroul fara hartii: posibil din punct de vedere tehnic
Din punct de vedere tehnic, acest lucru ar fi astzi posibil:

Se intocmesc oricum deja toate informaiile pe calculator.

Se transmit documentele intocmite de noi pe calculator.

Se transmit documentele de noi insine prin E-Mail sau faxul de calculator.

Se inmagazineaza documentele in memoria calculatorului nostru.

Acum ar mai trebui doar s se introduca in sistem documentele care ajung pe suport de

hartie:
6

Cu un scanner am putea cuprinde documentele i le-am putea face potrivite pentru EDV

Ar trebui s denumii documentele scanate si sa le trecem pe o dischet pentru aceasta ar fi

nevoie de un software potrivit i fie suficient capacitatea pe suportul magnetic de
inmagazinare (memorie, benzi), fie un CD-W-writer prin care sa se inregistreze sau sa
asculte purtatorii optici de date.

Apoi, am putea regasi documentele dupa denumirile date, indice sau incepand o cautare pe
text.

Presupunand c nu vom lasa niciodat nimic neimplementat pe calculator si vom distruge

imediat toate documentele pe suport de hartie scanate, atunci vom avea un birou fara hartii pe el.
Managementul electronic al documentelor realizeaza premisele pentru intocmirea,
administrarea, transmiterea, depozitarea si arhivarea fara hartii precum si pentru cautarea i
regasirea de documente. Dupa funcia de baza a unui sistem de management al documentelor,
poate fi vorba despre una din urmtoarele sisteme:
1. pentru depozitare pe termen lung
Sistemul electronic de arhivare
Aceste sisteme sunt aplicate in special pentru depozitarea pe termen lung a actelor
obisnuite i formularelor, care sunt stranse, dipitalizate, denumite i inmagazinate electronic.
2. pentru cutare complex
Sistemul de cutare
Daca trebuie sa se revin asupra coninutului unor informatii si documente care sunt
inmagazinate in banci de date i arhive, deci este vorba despre functii complexe de cautare,
selectie i studiere, atunci se utilizeaz sisteme de Retrieval.
De exemplu, cu ajutorul unei arhive electronice de materiale de presa cu funcie de Retrieval, se
poate rspunde foarte repede la ntrebarea: Ce s-a putut citi n presa germana, n ultimele 6
saptamani, despre noul nostru produs?.
3. pentru documentele care parcurg mai multe etape de prelucrare
Sistemul de Workflon
Aici este vorba despre sisteme pentru susinerea unui procedeu (proces). Documentele
sunt transmise mai departe, electronic, intr-un proces definit. Deci, dac referentul de
specialitate A i-a format treaba pe care o avea de facut in ce privete un document de exemplu
un contract de asigurare sistemul recunoate acest lucru i transmite automat respectivul
document mai departe referentului de specialitate B, care are de facut (rezolvat) treburile care tin
de el.

Linia dezvoltarii indic sensul integrarii tuturor funciilor ntr-un sistem. Dar astazi, in practica,
nici pe de parte inc sistemele nu prezint toate funciile.
Spaiu necesar mai mic
De necontestat 8 avantaje ale arhivrii electronice, fa de arhivarea documentelor pe suport de
hrtie
1. Reducerea necesarului de spaiu cu cel puin 90%.
2. Prelucrare mai rapid
Gasirea si prelucrarea documentelor in cateva secunde, prin aceasta reducem:
-

timpul pentru luarea deciziilor

timpul de prelucrare pentru procedee i proiecte

timpul de pana acum, necesar pentru cautarea hartiillor.

Costurile de personal pentru cautare, accesare i administrare pot fi de asemenea micorate.

3. Acces mai rapid la informaii
In sfera informatiilor nu mai exist franturi din punct de vedere al locului unde ele se gasesc
deci, nu mai trebuie sa ne gandim dac o informaie pe care o cautam se gasete pe suport
de hartie sau pe calculator.
4. Informatiile sunt accesibile n acelai timp
A scapa de copierea i transportul fizic al actelor.
5. Orice informatie este pentru orice colaborator (angajat) autorizat al firmei accesibil.
Asadar, documentele pot fi prelucrate, in paralel, de diferiti colaboratori (angajati)
6. Documentele stau la dispozitia tuturor utilizatorilor autorizati fara limitare de timp
indiferent de orele de deschidere (accesare).
Usor de intocmit: dublitele (exemplar dublu, n dublu exemplar)
7.

Pot fi inlocuite usor dublite pentru depozitare externa de siguranta sau pentru utilizare

externa de exemplu pe santiere.

Suporturile optice de date nu sunt sensibile
8.

Suporturile optice de date nu sunt: sensibile la umiditatea aerului sau variatiile de

temperatura
si, potrivit producatorilor, dovedesc o durabilitate de cativa zeci de ani.
Cum arat (care este) reversul medaliei?
Inainte de a incepe sa cumparam scanner, CD-Writer sau Software, ar trebui sa ne gandim
la cateva lucruri de baz. Aceasta, deoarece ceea ce teoretic sau n reclama producatorului
pare adesea simplu, la transpunerea in practica apar probleme neprevazute.
8

In pofida tuturor avantajelor aratate, in multe birouri nu ar avea sens, sau ar fi chiar
imposibil, sa nu fie chiar nici un document pastrat pe suport de hartie.
Exemplu: acces mai puin rapid la acte Ne imaginam ca, in calitate de sef al unui departament al
firmei (intreprinderii), ar trebui urgent sa mergem la un client, deoarece a aparut acolo o
problema si dorim sa luam toate actele care au legatura cu acest caz. Rugam acum pe secretara
sa ne tipareasca totul? In cazul unor situaii (probleme) mai complexe, acest lucru ne-ar lua
destul de mult timp. Sau, spunem s ne copieze pe Laptop toate actele? i acest lucru ar necesita
timp, pe care, probabil, nici nu il avem acum.
Mai aproape de realitate: un birou mai sarac n hartii.
De aceea, de multe ori, biroul lipsit complet de hartii reprezinta, clar, ntr-o ofensiva. deci,
este vorba despre gasirea unei combinatii eficiente ntre documente pe suport de hartie i
documente pastrate electronic, unde faptul c respectivele acte se gasesc in locuri diferite nu are
consecinte semnificative.
Ce ar trebui avut in atentie?
Inainte de a ne decide pentru arhivare electronica, ar trebui sa ne asiguram ca:

aceasta este rentabila,

siguranta datelor si pentru timp indelungat este asigurata,

cerintele legate sunt indeplinite.

Factori si criterii ce privesc costurile.Ce costuri se ivesc? Rentabilitatea arhivarii electronice

se vede abia atunci cand comparam utilitatea asteptata si calculata cu costurile.

Costuri unice.
Costuri unice sunt pentru:

Hardware

Software

Planificarea i derularea proiectului (personal intern si extern)

Instruire
Costuri permanente.

Costuri permanente sunt pentru:

Personal

Intretinere i prestari servicii

Intreprindere (firma)(suporturi de date, material, spatii, asigurari)

4. Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor in forma electronica

Orice persoana fizica sau juridic are dreptul de a depune spre pastrare documente in
forma electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile Legii nr. 135/15 mai
2007.Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa niciunei autorizari prealabile
i se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere i loiale, cu respectarea actelor
normative in vigoare.
Administratorul arhivei electronice are obligatia de a comunica autoritatii de
reglementare si supraveghere specializate in domeniu toate informatiile referitoare la procedurile
de securitate si de conservare utilizate, precum si orice alte informatii cerute de catre autoritatea
de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de
indeplinirea urmatoarelor cerinte:
a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnarea electronica extinsa a
titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, in care se atesta si faptul ca documentul
respectiv are valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie
asupra documentului. Documentul in forma electronica, astfel identificat, este arhivat in locatia
stabilita de administratorul arhivei electronice;
b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra
documentului;
c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub
incidenta legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) transmiterea informatiilor:
- proprietarul documentului in forma electronica;
- emitentul documentului in forma electronica;
- titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;
- istoricul documentului in forma electronica;
- tipul documentului in forma electronica;
- nivelul de clasificare a documentului in forma electronica;
- formatul digital in care este arhivat documentul in forma electronica;
- cuvintele- cheie necesare identificarii documentului in forma electronica;
- elementele de localizare a suportului fizic;
10

- identificatorul unic al documentului in forma electronica, in cadrul arhivei electronice;

- data emiterii documentului;
- data arhivarii;
- termenul de pastrare a documentului.
Administratorul arhivei electronice este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor
documentelor in forma electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in forme
electronic si sa dispuna de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea
cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica.
Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care
titularul dreptului de dispozitie asupra documentului a stabilit un regim de acces public.
Administratorul arhivei electronice mai are obligatia sa asigure intretinerea si sa puna la
dispozitie programe informatice, care sa permita translatarea oricarui document in forma
electronica, arhivat din formatul in care a fost generat intr-un format care sa permita
vizualizarea, reproducerea si stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor in uz
curent.
Din obligatiile pe care le mai are administratorul arhivei electronice amintim:
-

intretinerea arhivei electronice;

crearea unei arhive electronice de siguranta, care sa cuprinda toate documentele in

forma electronica arhivate si care se actualizeaza permanent off-line;

utilizarea unui sistem de securitate omologat, care sa garanteze integritatea,

securitatea si, unde este cazul, confidentialitatea documentelor in forma electronica
arhivate;

asigurarea distrugerii documentelor a caror perioada de arhivare a expirat, etc.

Arhivele electronie sunt depozitate in centre de date supuse autorizarii prealabile, cu

respectarea normelor privind asigurarea: integritatii si securitatii documentelor in forma
electronica, securitatii si integritatii spatiului ocupat de echipamentele care gazduiesc arhivele
electronice.

5. Autoritatea de reglementare, supraveghere si administrare a arhivei electronice

Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniul arhivarii electronice
este ANC (Autoritatea Nationala pentru Comunicatii) care gestioneaza Registrul
administratorilor de arhive electronice si este actualizat permanent
ANC face publice, spre consultare, urmatoarele date din registru:
11

- tipul administratorului de arhive electronice, denumit in continuare administrator persoana fizica sau juridica;
- numele si prenumele sau denumirea administratorului, dupa caz;
- data la care si-a inceput activitatea;
- descrierea politicii administratorului privind arhivarea electronica;
- domiciliul sau sediul - tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj,
apartament, cod postal, telefon, fax, e-mail, pagina de internet;
- cetatenia, pentru persoana fizica, sau nationalitatea, pentru persoana juridica;
- situatia activitatii administratorului: operationala, suspendata, incetata, in curs de
transferare.
ANC are dreptul de a efectua controale asupra administratorului, din oficiu sau la
solicitarea oricarei persoane interesate, motivata corespunzator. Controalele din oficiu vor fi
realizate periodic, la intervale care nu pot depasi un an.
In vederea exercitarii atributiilor de control, personalul imputernicit in acest scop este
autorizat, in limitele legii:
a) sa verifice conformitatea dintre informatiile declarate in cursul procesului de acreditare
si realitate;
b) sa solicite orice document sau informatie necesara in vederea verificarii respectarii
obligatiilor ce incumba administratorului;
c) sa verifice punerea in aplicare a oricaror proceduri utilizate de catre administratorul
supus controlului.
Arhivarea electronica a documentelor este guvernata de aceleasi reguli ca si in cazul
documentelor pe suport de hartie si se supune prevederilor legislatiei arhivistice in vigoare, cu
urmatoarele precizari:
a) inregistrarea documentelor in forma electronica de catre sistemul electronic de arhivare
atesta existenta oficiala a documentelor respective. Numarul de inregistrare identifica in mod
unic documentul in cadrul sistemului. Odata inregistrat, documentul nu mai poate suferi niciun
fel de modificari de continut. Concomitent cu inregistrarea se completeaza fisa electronica a
documentului, in conditiile art. 8 alin. (2) si (3) din Legea nr. 135/2007;
b) in cazul in care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe
suportul initial, evidenta documentelor pe noile suporturi va include evidenta suporturilor
externe si evidenta continutului documentelor cuprinse. Pe un suport extern vor fi grupate
documentele cu acelasi termen de pastrare;
c) sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie sa genereze automat o
12

evidenta de auditare, in care sunt inregistrate, fara posibilitatea de a fi modificate, toate deciziile
si actiunile care se produc asupra unui document din momentul inregistrarii si pana la
distrugerea sau transferul acestuia catre Arhivele Nationale;
d) documentele si dosarele arhivate in forma electronica vor fi cuprinse in nomenclatorul
arhivistic al organizatiei, precizandu-se la rubrica Observatii "in forma electronica".
Administratorii care ofera servicii de arhivare electronica pentru terti au obligatia de a
face publice, prin intermediul paginii proprii de internet, cel putin urmatoarele informatii:
a) datele de contact ale administratorului;
b) descrierea generala a politicilor, procedurilor si tehnologiilor utilizate in activitatea de
arhivare electronica;
c) limitari ale dreptului de acces la documentele arhivate;
d) obligatiile beneficiarilor;
e) disponibilitatea serviciilor.
Drepturile si obligatiile beneficiarilor
Orice persoana fizica sau juridica poate beneficia de servicii de arhivare electronica a
documentelor.
Pentru depunerea unui document in arhiva electronica, beneficiarul trebuie sa
indeplineasca atat conditiile stabilite de prevederile art. 7 din Legea nr. 135/2007, cat si
urmatoarele conditii:
a) sa posede un certificat digital calificat pentru semnatura electronica;
b) certificatul digital calificat sa fie valabil;
c) sa comunice administratorului informatiile necesare verificarii valabilitatii certificatului
folosit pentru semnarea electronica a documentelor stocate in arhiva electronica.
Beneficiarul are urmatoarele drepturi:
a) stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum si modificarea acestuia, in
conditiile art. 14 din Legea nr. 135/2007;
b) atestarea valorii de original sau copie a documentului arhivat;
c) accesul on-line la registrul in forma electronica al arhivei electronice;
d) accesul on-line la fisa electronica atasata in mod obligatoriu fiecarui document intrat in
arhiva electronica, conform regimului de acces stabilit;
e) accesul la programele utilizate de administrator in cadrul activitatii de arhivare, necesare
pentru accesul la documentele personale care au fost arhivate.
Accesul on-line la documentele arhivate care nu au regim de acces public si la fisele
electronice ale acestora se considera asigurat atunci cand persoanele care au drept de acces la
13

documente si la fisele electronice ale acestora le pot consulta printr-o retea care nu este
conectata la internet. Este necesar acordul scris al beneficiarului in ceea ce priveste utilizarea
respectivei retele.
6. Avantajele utilizarii arhivarii electronice
Avantaje incontestabile
Beneficiile adoptrii unei soluii de arhivare electronic (integrat firesc ntr-un sistem
de Document Management) sunt evidente pentru companiile cu un volum mare de documente,
care pot elimina arhivarea pe hrtie i costurile de imprimare i stocare. Dar ctigurile nu se
rezum doar la att o soluie de DM poate oferi economii de timp i ctiguri pe plan
operaional foarte importante, care pot reprezenta un avantaj competitiv important, iar pentru
unitile administrative ar asigura, n plus, transparena actului decizional att de des invocat n
cruciada mpotriva birocraiei.
Un alt aspect foarte important este acela c, n conformitate cu Legea nr. 135 din 15 mai
2007 privind arhivarea documentelor n form electronic, documentele arhivate n condiiile
legii i folosind semntura electronic au aceeai valoare juridic cu cele pstrate n format
hrtie.
S-ar prea deci c se ntrunesc toate premisele ca sfritul epocii dosarelor cu formulare
alambicate, tampilelor, a cozilor la ghiee i goanei dup semnturi s nceap s devin vizibil.
Eliminarea depozitelor de acte, n cretere constant odat cu dezvoltarea business-ului oricrei
companii, ar fi devenit astfel o perspectiv perfect posibil, controlul i auditul putnd fi
realizate electronic, ntr-un timp mult mai scurt i fr a mai bloca personal suplimentar. Unde
mai pui c riscul pierderii unui document, al alterrii lui se reduce considerabil, proporional cu
factorul de stres al celor rspunztori de soarta documentelor.
Avantaje pariale
Pentru a ajunge la acest stadiu ns, o companie are de trecut prin probele impuse de
ANCOM (Autoritatea Naional pentru Administrare i Reglementare n Comunicaii, fosta
Autoritatea Reglementare n Comunicaii i Tehnologia Informaiei - ANRCTI), care nu-s deloc
uoare. Cum ar fi: acreditarea administratorului arhivei electronice de ctre ANCOM; obinerea
de certificate digitale calificate pentru semnturi electronice pentru persoanele care au dreptul s
depun un document n arhiva electronic, apelarea, dac este nevoie, la serviciile unui furnizor
de marc temporal, identificarea unui centru de date n care s depoziteze arhiv electronic
autorizat de ANCOM.
Prin urmare, realizarea unei arhive electronice legale devine delicat, dac nu
14

problematic pe alocuri. Nicignd a se mai vorbi de presiunea pe care legislativul ar putea-o

exercita asupra companiilor interesate n special de avantajul juridic al arhivrii electronice.
n plus, n condiiile n care normele de aplicare a Legii arhivrii electronice nu sunt definitivate,
nici normele metodologice de autorizare a centrelor de date n care se depoziteaz arhivele
electronice, companiile care au deja o arhiv electronic i au implementat un sistem de
Document Management sunt nevoite s menin i o arhiv fizic a documentelor pentru
acoperirea cerinelor legale. Se pierd astfel exact avantajele invocate n textul legii, respectiv cel
al reducerii costurilor de stocare i costurilor de imprimare. Iar arhiva electronic deja existent
devine un instrument de lucru intern, fr relevan n exterior.
Este adevrat, ntr-o atare situaie, se menin toate avantajele induse de utilizarea unui
sistem de Document Management, dar nu se poate renuna la arhiva pe hrtie.
Dei dubla arhivare este mai costisitoare, analistii, susin c se obin totui economii:
Majoritatea companiilor de pe pia care implementeaz un sistem de arhivare electronic
menin n paralel i o arhiv fizic pentru acoperirea cerinelor legale. ns arhiva fizic n aceste
condiii poate fi depozitat n alt locaie dect locaia principal, o locaie ce presupune costuri
mai mici. Prin urmare se menine avantajul reducerii costurilor de stocare.
Motive pentru dubla arhiv sunt deci:, nencredrea n calitatea serviciilor de arhivare
electronic, constrngerile legale etc.
Problema costurilor legalizrii
n ceea ce privete costurile, prerile sunt mprite. Teoretic, partea cea mai dificil a
digitizrii unei arhive clasice este etapa de scanare a documentelor i indexarea lor
(introducerea unor cmpuri cu date-cheie aferente documentului). Odat ce arhiva exist n
format electronic, iar datele de indexare sunt corect introduse, lucrurile devin mai simple, pentru
c procesele ulterioare pot fi automatizate. Nu este exclus ca anumite cerine de securitate i
conformitate s dubleze sau s tripleze costurile de operare ale unei arhive electronice.
Un punct de vedere diametral opus este urmatorul: Presupunnd c o companie ar avea
implementat o soluie de arhivare electronic i arhiva este deja realizat n format electronic,
legalizarea ei aplicarea unui certificat pe fiecare document electronic este o operaie foarte
simpl care presupune doar civa pai din partea administratorului de sistem. Costurile ar fi
egale doar cu costul certificatului digital.
Concluzia este c legalizarea arhivei electronice, n cazul companiilor care dein
aa-ceva, nu va fi un fenomen foarte frecvent, cel putin in perioada curenta.

15

16

BIBLIOGRAFIE :
-

Decizie nr. 1130/2008 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii
nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica ;

Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor n form electronic

http://www.dreptonline.ro

http://www.profiway.com

17