PLANIFICAREA TIMPULUI

Instrumente de planificare a timpului

1.Planul lunar
2. Planul sptmnal
3. Planul zilnic
4. Planul de aciune

1. PLANUL LUNAR
CND ?

La nceputul lunii (n prima zi de luni) sau n ultima zi de vineri a lunii anterioare

CT ?

Timp alocat : 1-2 ore

CUM?

- Analizai cu atenie realizarile lunii precedente i stabilii dac:

Ai atins toate obiectivele
Au aprut probleme noi
Exist oportuniti noi
- Examinai prioritile i obiectivele trimestriale i ntrebai-v dac nu sunt obiective
noi de stabilit
- Formulai n scris obiectivele lunare
- Alcatuii o list a activitilor care trebuie realizate n cursul lunii
- Estimai timpul necesar pentru fiecare activitate
- Notai-v n agenda lunar timpul alocat fiecrei activiti

SUGESTII
Pentru
ntocmirea
planului lunar

Programai cele mai importante activiti la nceputul lunii

Includei n planul lunar numai activitile care dureaz mai mult de o or
Pastrai flexibilitate n programare
Informai-v colegii despre plan pentru a avea i ei posibilitatea de a-i
stabili prioritile
Gandii-v ce activiti putei delega i anuntai aceasta la nceputul lunii

2. PLANUL SPTMNAL

CND ?

Vineri dupa-amiaz sau luni dimineaa

CT ?

Timp alocat : 30 60 minute

CUM ?

- Examinai prioritile sptmnale

- Stabilii activitile care trebuie realizate n timpul sptmnii
- Ordonai activitile n ordinea prioritii
- Decidei ce vei face singuri, ce vei delega, ce vei amna i ce sarcini
putei refuza
- Rezervai n agenda zilnic timpul necesar pentru fiecare activitate
prioritar

SUGESTII
Pentru
ntocmirea
planului
sptmnal

Programai cele mai importante activiti la nceputul

sptmnii
Grupai activitile similare n aceeai perioad a sptmnii
Concentrai-v pe o singur prioritate odat
Delegai sarcinile la nceputul sptmnii
Comunicai celorlali programarea dvs.
3

3. PLANUL ZILNIC
CND ?

Primul lucru pe care l facei dimineaa cnd ajungeti la serviciu sau ultimul
nainte de a pleca

CT ?

Timp alocat : 10-20 minute

CUM ?

- Examinati prioritile zilei

- Stabilii prioritile pentru ziua respectiv
- Estimai timpul necesar pentru fiecare activitate
- Ordonai prioritile n ordinea importanei
- Decidei ce vei face singur, ce vei delega, ce este posibil s amnai i ce
vei refuza
- Notai-v n agend intervalele de timp pentru sarcinile pe care le-ai stabilit

SUGESTII
Pentru
ntocmirea
planului lunar

Programai cele mai importante activiti la nceputul zilei

Grupai activitile similare (scrisori, telefoane, ntlniri, etc.) n
aceeai perioad a zilei
Concentrai-v pe o singur prioritate odat
Decidei la nceputul zilei ce sarcini vei delega
Cnd stabilii ordinea activitilor inei seama de curba
randamentului dvs. zilnic
4
Lasai loc n planul zilnic i pentru evenimantele neprevzute

4.

PLANUL DE ACIUNE
CND ?

Pentru fiecare proiect important

CT ?

Timp alocat : funcie de complexitatea proiectului

CUM ?

- Analizai obiectivele proiectului:

Corespund cu propriile dvs. obiective
Sunt compatibile cu prioritile dvs.
Le nelegei n totalitate
- Stabilii activitile necesare pentru realizarea proiectului
- Estimai timpul necesar pentru fiecare activitate
- Ordonai activitile ntr-o secven logic
- Stabilii responsabilii pentru fiecare activitate important a
proiectului

Stabilirea prioritilor
PLANUL DE ACIUNE
STABILII REZULTATELE CHEIE PE CARE VREI SAU TREBUIE S LE OBTINETI
IDENTIFICAI ACTIVITILE CARE SUNT NECESARE PENTRU OBINEREA REZULTATELOR- CHEIE

Pentru fiecare rezultat cheie stabilii:

-

ce activiti trebuie ndeplinite

ct va dura estimativ fiecare activitate
cine este persoana responsabil
Exemplu :
CE ESTE DE FCUT

CUM

Specificati termenul limita ( cnd )

05.05.03

Numii responsabilul (cine)

eu

Folositi un verb de aciune ( ce face)

voi valida

Numiti un singur rezultat (pentru ce,

unde trebuie sa ajunga,)

Tabloul de bord al direciei

STABILII ACTIVITILE PRIORITARE

O greeal frecvent de management este de a lucra sub presiune,

mprii ntre activiti urgente i activiti importante.
NU TREBUIE CONFUNDAT IMPORTANA CU URGENA , pentru c altfel timpul va fi
consumat numai cu activiti urgente, fr a face cu adevarat ceva important.

Prima intrebare care trebuie s v-o punei este dac fiecare activitate urgent este i
important !
Putem mpri activitile astfel :
dup urgen :
1.
2.

dup importan :

activiti urgente
activiti mai putin urgente

a.
b.

activiti importante
activiti mai putin importante

Exist patru combinaii posibile ntre aceste activiti :

Activiti cu beneficiu mare i urgente

Activiti cu beneficiu mare i mai puin urgente

Activiti cu beneficiu mic i urgente

Activiti cu beneficiu mic i mai puin urgente

BENEFICIUL
Activitile cu beneficiu mare = contribuie semnificativ la atingerea obiectivelor dvs.
Ex :

Stabilirea obiectivelor
Planificarea i elaborarea planurilor de aciune
Valorificarea oportunitilor
Creaia i inovaia

Activitile cu beneficiu redus= produc puine rezultate

Ex :

Participarea la ntlniri neproductive

Primirea unor vizitatori neprogramai
Rezolvarea unor sarcini care pot fi delegate

La stabilirea prioritilor trebuie luate n calcul dou criterii:

Beneficiul activitilor

Termenele limit
I. Activitile prioritare trebuie s fie:
Cu beneficiu mare i urgente ( cel mai apropiat termen)
II. Al doilea tip de activiti :
Cu beneficiu mare, dar nu sunt urgente
III. Urmeaz activitile:
Urgente, dar fr beneficiu mare
IV. Categorie care mai poate atepta
Nu sunt urgente i au beneficiu mic

IDENTIFICAREA ACTIVITILOR CU BENEFICIU MARE

Analizati-v munca!
Care sunt obiectivele direciei dvs. ?
Ce se ateapt de la mine ?
Care parte a muncii mele este cu adevarat important ?
Dac ar trebui s fac doar trei lucruri, care ar fi acelea ?
Dac a avea timp suficient, ce probleme a putea rezolva ?
Intocmii lista activitilor dvs. cu beneficiu mare !
Listai toate activitile pe care le avei de ndeplinit !
Ordonai-le n ordine descresctoare a beneficiilor pe care le aduc aceste
activiti!
Numrul maxim de activiti e 10 i minim 5!
Dac lista este mai mare, recitii-o atent i analizai mpreun cu colaboratorii sau

cu eful influena la atingerea obiectivelor !

Revizuii
Pastrai lista
de agenda
i consultai-o
lista alturi
activitilor
cu beneficiu
mare! !
O dat pe an
De cte ori are loc o schimbare organizaional important
Cnd suntei promovat