Modulul 5 Baze de date

Baza de date si fisier

Un fisier este un ansamblu de date care poate fi manipulat de mai multi utilizatori ntro viziune unica asupra datelor. Viziunile multiple ar putea fi obtinute prin sortarea datelor,
modificarea structurii si regruparea fisierelor, ceea ce implica modificarea programelor.
O baza de date este un ansamblu de date care se refera la un subiect si poate fi
manipulat de mai multi utilizatori n viziuni diferite asupra datelor.
n principiu, o baza de date regrupeaza un ansamblu de fisiere partajate de utilizatori
diferiti, concurenti si competitivi. Structura acestui ansamblu reclama o descriere riguroasa si
laborioasa.
Sistem informatic cu baza de date
Sistemul informatic cu baza de date este format din:
Baza de date
Hardware-ul
Software-ul
Utilizatorii
Baza de date este un sistem de colectii de date ntre care exista o interdependenta
logica multipla, sistemul de colectii de date putnd fi exploatat de mai multi utilizatori n
viziuni diferite.
Hardware-ul este sistemul de calcul, prevazut cu unitati adresabile de memorie
externa, destinate conservarii bazei de date si software-lui, de obicei cuplat ntr-o retea de
calculatoare.
Software-ul este un sistem de programe de gestiune si aplicatii care asigura:
descrierea structurii bazei de date
manipularea datelor (crearea, actualizarea si interogarea)
controlul si autorizarea accesului la baza de date
mecanisme eficiente de acces rapid
ntretinerea bazei de date, adica gestiunea spatiilor goale, salvari de siguranta,
optimizari
securitatea datelor n sensul minimizarii riscului pierderii datelor datorita diverselor
cauze (caderi de tensiune, defectiuni hardware, utilizare necorespunzatoare,
disfunctionalitati ale retelei de calculatoare)
integritatea datelor introducerea numai a datelor valide, mpiedicarea stergerilor
accidentale sau intentionate
partajabilitatea accesul (eventual concurent) mai multor utilizatori la datele
respective.
Acest sistem de programe este cunoscut n literatura de specialitate sub denumirea
DBMS (Data Base Management System) sau SGBD (Systeme de Gestion de Base de
Donnes).
SGBD-ul este un sistem care stocheaza si regaseste informatia ntr-o baza de date.
Datorita numarului mare de operatii care pot fi executate asupra datelor si a
complexitatii acestora, de obicei SDBD-urle au implementat un limbaj. Acesta trebuie :
sa asigure descrierea datelor limbajul de descriere
manipularea datelor limbajul de prelucrare
o serie de operatii realizate ntr-un limbaj de programare
Din punct de vedere al performantelor un SGBD se situeaza la nivelul unui sistem
informatic complex care, pe lnga procedurile de prelucrare respective. contin o interfata
pentru comunicarea rapida cu utilizatorul, un mediu de programare (editor de texte,
compilator) si alte instrumente necesare utilizatorului pentru lucrul cu bazele de date
(mecanisme de cautare, integogare a bazei de date, realizare de formate de introducere a
datelor n baza de date, generator de rapoarte).
Clasificarea SGBD-urilor
din punct de vedere al modelului conceptual :

Modulul 5 Baze de date

baze de date ierarhice

baze de date de tip retea
baze de date relationale
baze de date orientate pe obiecte
din punct de vedere al localizarii datelor:
baze de date distribuite la care datele unei baze de date sunt distribuite pe
mai multe sisteme de calcul, aflate la distanta unele de altele
baze de date centralizate, cnd datele se afla ntr-un singur loc, pe un
sisngur sistem de calcul
Utilizatorii au acces la datele din baza de date folosindu-se de urmatoarele
posibilitati:
un sistem de meniuri
comenzi lansate n mod interactiv
programe de aplicatii scrise n limbajul de manipulare a datelor avnd o interfata
prietenoasa cu utilizatorul.
Utilizatorii bazei de date se mpart n trei categorii :
administratorul bazei de date este gestionarul responsabil cu buna functionare a
SGBD. Administratorul (o persoana sau un grup de persoane) are sarcinile :
asigurarea securitatii datelor
ameliorarea permanenta a bazei de date
integritatea bazei de date
programatorii de aplicatii sunt persoane care realizeaza programele utilizator si
efectueaza prelucrarile datelor
utilizatorii finali sunt persoane care exploateaza sistemul, inclusiv programele
elaborate de programatorii de aplicatii
Modele conceptuale pentru sisteme de gestiune a bazelor de date
Modelul conceptual este utilizat la descrierea structurii datelor din baza de date
precum si a relatiilor existente ntre diferitele date. El se particularizeaza prin modul de
definire a celor mai mici unitati identificabile ale structurii bazei de date, prin tipurile de
nregistrari alcatuite cu acestea , prin relatiile dintre colectiile de date si prin terminologia
utilizata.
Modelul ierarhic

Structura unei baze de date poate fi reprezentata sub forma unui graf arborescent cu
un nod radacina n care nodurile reprezinta colectiile de date iar arcele reflecta relatiile de
asociere ntre nregistrarile colectiilor de date.
Caracteristici:
accesul direct este posibil numai la nregistrarile din colectia de date radacina
accesul la nregistrarile colectiilor de date inferioare se face prin specificarea
tuturor colectiilor care se gases pe drumul unic (ntre colectia radacina si colectia
cercetata). Pentru aceasta se construieste cheia ierarhica rezultata prin
concatenarea tuturor cheilor nregistrarilor care se gasesc pe drumul unic.
toate nregistrarile din colectiile bazei de date , cu exceptia colectiei radacina, au
cte o nregistrare superioara

Modulul 5 Baze de date

Modelul retea
Este un graf general, fara limite, n
care nodurile sunt colectii de date
iar arcele descriu relatiile ntre ele.
Este performant, dar omplicat.
Fiecare nod poate fi legat de
oricare altul, de mai multe ori.
Legaturile formeaza trasee .
Legaturile trebuie stabilite avnd
tot timpul n minte interogarile
posibile,
iar
operatiile
de
actualizare pot deveni excesiv de
complicate

Modelul retea
n anul 1969 matematicianul C.F. Codd de la centrul de cercetari IBM din San
Jose (California) a expus modelul relational de organizare a bazelor de date.
Schema depinde exclusiv de legaturile ntre obiecte. Modelul este puternic,
simplu, flexibil si natural.
Modelul relational permite :
o descriere simpla sub forma tabelara
actualizarea datelor simpla
Etape de realizare a unei aplicatii de baze de date
n actiunea de proiectare a unei aplicatii de baze de date trebuie parcurse trei etape:
1. analiza sistemului, a problemei de rezolvat. Aceasta activitate nu depinde de
sistemul pe care va fi implementata aplicatia. Ea se finalizeaza prin realizarea
unui model al sistemului studiat
2. proiectare a elementelor de baza pe baza modelului stabilit n cadrul analizei.
3. realizare crearea efectiva a bazei de date, programarea diferitelor functii care
se realizeaza cu datele din baza de date dupa care urmeaza testarea si
implementarea functiilor realizate si testarea functionalitatii aplicatiei pe baza
unor date fictive, dar reprezentative. n final se va trece la exploatarea de test a
aplicatiei urmata de verificarea ei amanuntita si cu date reale.t
Ultimele doua etape prezentate sunt dependente de SGBD-ul ales.
Prezentarea SGBD Access
Utilizatorii care cunosc programele de calcul tabelar pot considera, ca la prima
vedere, un sistem de gestiune a bazelor de date nu difera de o aplicatie de calcul tabelar.
Exista nsa, cteva caracteristici principale care fac diferenta ntre ssitemele de gestiune ale
bazelor de date relationale si aplicatiile de tip calcul tabelar:
q cantitatile de date manipulate de sistemele de gestiune ale bazelor de date
relationale sunt mult mai mari dect cele pe care pot sa le manevreze foile de
calcul tabelar;
q n bazele de date relatinale se pot lega ntre ele mai multe tabele, astfel nct
utilizatorul le poate considera ca fiind o singura tabela;
q bazele de date elimina redondanta datelor, deci reduc duplicarea informatiilor.
se repeta numai informatiile care fac legatura ntre diferite tabele si care sunt,
de obicei, coduri.

Modulul 5 Baze de date

Microsoft Access este un sistem puternic si robust de gestionare a bazelor de date

relationale (RDBMS) n scopul crearii si exploatarii aplicatiilor de baze de date locale sau de
tip client/server. Bazele de date relationale se bazeaza pe existenta unor tabele ntre care au
fost stabilite niste relatii.
Access este unul dintre cele mai bune sisteme pentru baze de date disponibile pentru
calculatoarele personale.
Access poate fi utilizat cu succes de utilizatorii ncepatori ai bazelor de date datorita
interfetei extrem de prietenoase asemanatoare cu ceilalti membri ai pachetului Microsoft
Office si datorita asistentilor care ghideaza utilizatorul ncepator n realizarea aplicatiilor.
Programatorii experimentati vor putea sa utilizeze Access datorita existentei ca limbaj de
programare Visual Basic for Applications .
Fata de celelalte sisteme de gestiune a bazelor de date utilizate pe PC (FoxPro,
Paradox) Access poseda o structura de baze de data cu totul deosebita, capabila sa
combine ntr-un singur fisier toate obiectele existente n baza de date. Acest lucru prezinta
un avantaj destul de serios si anume imposibilitatea utilizatorului de a interveni n
gestionarea obiectelor bazei de date (stergeri de fisiere accidentale sau intentionate) si deci
pastrarea coerentei bazei de date.
ACCESS - Obiecte
O baza de date Acces are urmatoarele caracteristici::
contine interogarile, formate, rapoartele si macrocomenzile necesare afisarii
datelor pntr-un mod solicitat de utilizator. n general aceste elemente se numesc
obiecte ale bazei de date
q
toate elementele bazei de date sunt complet predefinite n timpul proiectarii
aplicatiei astfel nct utilizatorii nu au nevoie sa cunoasca proiectarea acestor
obiecte
q

Spre deosebire de alte sisteme de gestiune a bazelor de date rationale, Microsoft

Access stocheaza toate componentele unei baze de date ntr-un singur fisier cu extensia
MBD. Atunci cnd este deschisa o baza de date toate obiectele care formeaza baza de date
sunt afisate n fereastra Database.

Aceste obiecte sunt:

Tabelele pastreaza toate datele cu care se lucreaza n baza de date
Access n formatul rnd coloana, asemanator formatului utilizat de
aplicatiile de calcul tabelar. Fiecare coloana a tabelului este denumita cmp, iar fiecare rnd

Modulul 5 Baze de date

al tabelului este o nregistrare. Fiecare cmp al unui tabel va contine acelasi tip de
informatie, avnd acelasi tip de date si aceleasi caracteristici. Tabelele sunt identificate
printr-un nume si afisate n fereasrra Database, n momentul selectarii butonului Tables. n
baza de date pot exista mai multe tabele, fiecare continnd informatii despre subiecte
diferite. Fiecare tabel poate contine date de mai multe tipuri, ca de exemplu text, numere,
date calendaristice, imagini.
Interogarea este un obiect Access care reprezinta o ntrebare formulata de
utilizatorr n legatura cu informatiile existente n baza de date. Rezultatul interogarii consta
ntr-o multime de nregistrari care apartin unul tabel sau mai multor tabele din baza de date.
Rolul interogarilor este sa extraga din tabelele bazei de date numai informatiile necesare la
un moment dat, lucru care sporeste eficienta aplicatiei si viteza de prelucrare a datelor.
Interogarile se utilizeaza pentru:
a afisa numai nregistrarile care corespund criteriilor care au fost alese
a afisa nregistrarile n orice ordine
a combina datele din tabele diferite, afisnd rezultatele ntr-o singura fereastra
a realiza modificari similare n mai multe nregistrari dintr-un tabel simultan
a sterge grupuri de nregistrari care indeplinesc aceeasi conditie
a crea alte tabele pentru a pastra informatiile seelectate
a crea o sursa de date pentru rapoarte, formate sau pentru alte interogari
n majoritatea situatiilor, Access permite modificarea datelor afisate ntr-o interogare.
Modificarile efectuate vor fi scrise napoi, n tabelul care a furmizat datele. O interogare nu
are date proprii, opernd numai cu ceea ce citeste sau s crie n tabele bazei de date.
Aceasta proprietate poate crea neplaceri utilizatorilor ncepatori deoarece acestia pot
efectua operatii de stergere a datelor din interogare, fara sa tina seama ca acestea vor fi
sterse din tabelul n care au fost ncatcate.

Un format este un obiect Access destinat, n principal, pentru introducerea

datelor pe ecran, pentru afisarea si editarea datelor. n timp ce tabele sau interogarile
prezinta datele ntr-o forma asemanatoare cu o foaie de calcul, formatele pot afisa cte o
singura nregistrare. n consecinta, ele dau posibilitatea efectuarii operatiilor tipice din bazele
de date. Suplimentar, formatele pot contine subformate pentru a afisa date asociate. De
asemenea ele pot contine butoane pentru a realiza sarcini specifice.
Formatele reprezinta interfata utilizator a bazei de date.
Raportul este un obiect al bazei de date Access utilizat pentru prezentarea
datelor din una sau mai multe tabele si a rezultatelor operatiilor efectuate asupra lor. n plus,
el poate contine informatii care nu exista n tabele: date rezultate n urma calculelor efectuate
cu datele memorate, informatii de sinteza. Rapoartele pot fi afisate pe ecran, tiparite la
imprimanta sau salvate ntr-un fisier n vederea unei tipariri ulterioare.
Pentru tiparirea tipurilor de rapoarte uzuale se poate utiliza asistentul WIZARD. De
asemenea se poate utiliza o interogare pentru a genera un raport care combina informatii din
mai multe tabele
este un tip special de pagina Web proiectata pentru vizualizarea si lucrul cu
date din date stocate ntr-o baza de date Access din Internet sau Intranet. Pagina este un
fisier separat care este stocat n afara bazei de date Access, totusi, la crearea fisierului
Access adauga un shortcut n fereastra Database. Proiectarea unei astfel de pagini este
similara cu proiectarea formatelor sau raporturilor. O pagina este conectata direct la baza de
date. Atunci cnd utilizatorii afiseaza pagina n Microsoft Internet Explorer, ei vizualizeaza
propria lor copie a paginii.

Modulul 5 Baze de date

Macrocomenzile reprezinta o secventa de una sau mai multe actiuni care se

executa la comanda utilizatorului. Fiecare actiune executa o anumita opratie ca de exemplu
deschiderea unui format sau imprimarea unui raport. Realizarea secventei se face cu ajutorul
ferestrei Macros care pune la dispozitia utilizatorului o lista de actiuni disponibile .

modulele permit stocarea subrutinelor si functiilor Visual Basic, astfel nct

utilizarea lor necesita experienta n programare.

permite organizarea diferitelor tipuri de obiecte ale bazei de date n

grupuri.Grupurile constau n shortcut catre obiectele bazei de date care apartin acestui
obiec. Adaugarea unui obiec unui grup nu schimba locatia sa initiala.ntr-un grup pot fi
pastrate mpreuna obiecte de tipuri diferite ale bazei de date. De exemplu, dintr-un grup pot
face parte formate, subformate si tabelele sau interogarile care stau la baza acestora.
Lansare Access
Lansarea n executie a SGBD Access se face, fie cu ajutorul meniului de start, dupa
cum este aratat n figura de mai jos:
sau cu ajutorul unei pictograme de
accelerare situata n Desktop:

.Lansarea
Access
se
materializeaza prin deschiderea
ferestrei Microsoft Access care
solicita utilizatorului sa precizeze
baza de date cu care va lucra.

Pentru a nchide aplicatia se va alege optiunea EXIT din meniul FILE sau se va nchide
printr-un clic pe butonul din dreapta sus a ferestrei.

Pentru a deschide o baza de date existenta se

poate alege ntre diferitele posibilitati:
Din aplicatia Microsoft deschisa se alege din
meniul File optiunea Open sau se apasa pe
pictograma corespunzatoare din bara de
instrumente
Apare urmatoarea fereastra de dialog n care se precizeaza locul unde este fisierul ce
trebuie deschis:

Modulul 5 Baze de date

7
Deschiderea basei de
date se poate realiza:
printr-un dublu clic pe
numele bazei de date
printr-un clic efectuat pe
butonul Open, dupa ce
fisierul respectiv a fost
selectat
Calea unde se afla
baza de date

Numele bazei de date

Tipul bazei de date
Din fereastra Explorer,
baza de date se poate
deschide printr-un dublu
clic pe fisierul dorit

Utilizarea functiei HELP

Daca ajutorul nu apare pe ecran el se poate activa prin apasarea tastei
Pe ecran va aparea un asistent sub forma unei imagini animate. Printr-un clic pe aceasta
imagine ea devine activa si se poate introduce ntrebarea n cmpul Type your question here
Se apasa apoi butonul Search pentru a
ncepe cautarea
Asistentul poate vi activat prin apasarea
tastei F!
Pentru a-l nchide se va alege optiunea
HIDE din meniul care apare prin clic cu
butonul din dreapta asupra imaginii
animate
Crearea unei baze de date Access
Crearea unei baze de date consta n crearea unui singur fisier cu extensia MDB
care contine toate tabelele din baza de date ca si interogarile, formatele, rapoartele si toate
celelalte informatii ajutatoare.

Modulul 5 Baze de date

{n momentul lansarii
Access-ului
se
deschide
fereastra
Microsoft
Access
care permite crearea
unei baze de date cu
ajutorul
asistentului
(Access
database
wizards)
sau
proiectarea acesteia
fara ajutor (Blank
Access
database)
sau deschi- derea
unei baze de date
existente (Open an
existing file).

Utilizarea asistentului
Acesta reprezinta o
interfata simpla de
creare a unei baze
de date. Apelnd
aceasta functie si
raspunznd
la
cteva
ntrebari
simple,
Access
creaza
n
mod
automat
diverse
tabele, interogari si
formate pentru tipuri
uzuale de baze de
date
n cazul n care utilizatorul alege optiunea crearii unei noi baze de date fara ajutorul
asistentului se deschide o fereastra File New Database prin care se cere ca utilizatorul sa
precizeze numele bazei de date nou creata (File name) si locatia acesteia (Save in).
.

Modulul 5 Baze de date

Se apasa butonul Create si noua baza de date va fi creata.

Utilizarea ferestrei Database

Fereastra Database pune la dispozitie o metoda simpla si coerenta de gestionare a
obiectelor din baza de date. Se selecteaza eticheta corespunzatoare tipului de obiecte care
intereseaza din grupul Objects.
Elementele din care este compusa aceasta fereastra sunt urmatoarele:
q butoanele pentru obiecte aflate n partea stnga a ferestrei permit selectarea
unui anumit tip de obiecte;
q butoanele de comanda, plasate n partea de sus a ferestrei ndica actiunile
care pot fi efectuate asupra obiectului selectat:
Design (Proiectare) obiectul selectat va fi deschis n modul Design n
vederea modificarilor;
Open (Deschide) - obiectul va fi deschis pentru utilizare normala;

Modulul 5 Baze de date

10

New (Nou) pentru a crea un obiect nou de tipul respectiv.

Delete pentru stergerea unui obiect selectat

butoane care controleaza modul de afisare a obiectelor;

q

lista cu obiecte situata n mijlocul ferestei afiseaza obiectele clasei de obiecte

selectate n ordine alfabetica

Crearea unei baze de date se poate efectua si n situatia n care Access este lansat
si se doreste crearea unei noi baze de date. n acest caz se selecteaza din meniul FILE
optiunea New
sau, din bara de
unelete standard se apasa butonul New
.
n acest caz se deschide fereastra New:

Cu ajutorul functiei
General se poate
crea o noua baza de
date, o pagina de
Web sau
se pot
crea proiecte noi.
Un proiect este un
nou tip de fisier
Access
avnd
extensia .adp care
permite accesul la o
baza
de
date
Microsoft
SQL
Server
prin

Construirea unei baze de date

Tabele
O tabela este constituita din cmpuri, care sunt coloane carora li se atribuie un nume,
fiecare avnd un tip de date si o dimensiune bine precizate. Aceasta abordare structurata a
datelor asigura bazelor de date puterea si viteza de lucru de care au nevoie.
Exista trei modalitati de creare a unui tabel si anume:
q crearea n modul Design n care utilizatorul furnizeaza toate datele necesare
crearii tabelelor cu ajutorul ferestrei urmatoare:

Modulul 5 Baze de date

11

crearea tabelelor utiliznd asistentul (Wizard) care este utilizat n cazul n care
baza de date care se creaza se ncadreaza ntr-un tip general de baze de
date pentru care Access are deja create astfel de tabele

Selectnd tipul de aplicatie care se construiese ntre Afaceri (Business) sau tabele
cu caracter persona (Personal), utilizatorul alege din esantioanele de tabele de
tabele (Sample tables) tabela care convine aplicatiei sale. n lista Sample Fields
sunt afisate cmpurile tabelei selectate anterior care pot fi selectate pentru noua

tabele utilizator cu ajutorul butoanelor:

.
q crearea unei tabele prin introducerea datelor n care se introduc datele ntr-o
structura asemanatoare cu cea a unei foi de calcul tabelar

Modulul 5 Baze de date

12

naintea crearii unei tabele trebuie cunoscute modul de descriere a structurii sale si a
cmpurilor care contin datele nmagazinate n tabela.
Crearea tabelei n modul Design presupune furnizarea urmatoarelor informatii:
q

q
q

Numele cmpului (Field Name). Numele poate avea o lungime de pna la

64 caractere, inclusiv spatiile nglobate. Trebuie nsa tinut seama va numele
mai scurte, fara spatii sunt mai usor de utilizat. Numele cmpurilor sunt
obligatorii si unice, deci ntr-o tabela nu se poate atribui acelasi nume mai
multor cmpuri.
Tipul datei (Data type) este selectat dintr-o caseta.
Descrierea (Description) permite introducerea unei descrieri optionale a
cmpului. Acesta se utilizeaza pentru a introduce explicatii asupra cmpului
respectiv, att n cazul n care lucreaza mai multe persoane cu aceeasi
aplicatie sau pentru a reaminti utilizatorului provenienta si caracteristicile
cmpului
Cheia primara (Primary Key). Pentru a alege un cmp drept cheie primara
se selecteaza cmpul executnd clic pe butonul de selectie situat n partea
stnga a coloanei Field Name si apoi executn un clic pe butonul Primary Key
din bara de unelte standard

Tipul de date pe care-l contine fiecare cmp:

Text
Memo

Cu toate ca n Access dimensiunea prestabilita a unui

cmp este de 50 de caractere, se poate alege orice
Permite stocarea
a 64KOde
(aproximativ
pagini alocarii
scrise dinamice
la un rnd)
dimensiune
la 1 la 255.16
Datorita
a pentru fiecare
nregistrare. Cmpurile
Memo exista
constauavantaje
numai din
si se
spatiului
n text
ceea
ce utilizeaza
priveste pentru a oferi
comentarii descriptive.performantele
Pot fi inclusesisecvente
de
nceput
de
rnd/
salt
la rnd nou, dar nu se
spatiul de stocare. Dar este avantajos
accepta optiuni de formatare.
sa se stabileasca dimensiuni mai mici.
Numar
Tipul numar include mai multe
categoriii care difera prin modul de
stocare si viteza de raspuns.
Byte - accepta numai valori ntregi
pozitive pna la 255

Integer - acopera domeniul numarului numerelor ntregu de la -32768 la 32768.

Long Integer numere ntregi de plus, minus 2 miliarde, spatiul de alocare este de patru ori
mai mare dect pentru Byte

Modulul 5 Baze de date

13

Single - numere fractionare cu pna la 7 cifre semnificative

Double - mareste precizia pna la 15 cifre semnificative
Decimal - mareste precizia pna la 28 de cifre zecimale
Replication ID - valoare care reprezinta 16 octeti a fost creata cu scopul de a asigura un
identificator unic global (GUID - Global Uniq2ue Identifier) pentru bazele de date la care
trebuie realizata sincronizarea unor mari date suplimentare de la mai multe site-uri.
Utilizarea tipului acestuia n alte situatii duce la scaderea vitezei de lucru si cresterea
spatiului de stocare.
Data calendaristica

Proprietatea
Format trebuie
sa fie stabilita
pentru
toate
campurile data
calendaristica.

Aceasta definitie va fi transmisa din tabel catre interogarile, formatele si rapoartele create
ulterior. Dupa anul 2000 este indicat faptul ca anul sa fie prrezentat n formatul cu patru cifre
Moneda
Valuta
acopera
valorile cu simbol de
moneda pna la 15
cifre
si
valori
zecimale pna la
zecimi
de
bani.
Asigura o precizie
sporita
calculelor
financiare dar este
mai lent.
Numar cu incrementare automata
AutoNumber
genereaza numere
secventiale
sau
aleatoare.
.
Numerele sunt completate n mod automat pentru fiecare nregistrare adaugata ntr-o
tabela.Ele nu pot fi modificate n cursul unor actualizari ulterioare. Numarul maxim de
nregistrari dintr-o tabela care pot folosi cmpul AutoNumber este mai mare de 2 miliarde.
Yes/No
Sunt cmpuri logice,
booleene. Ele folosesc
valori logice numerice
de tip ntreg: -1 pentru
cmpurile Yes (True,
On) si 0 pentru No
(False, Off). Cmpurile
logice pot fi cheie, dar
nu pot fi indexate

Modulul 5 Baze de date

14

OLE Object
Sunt obiecte desttinate pastrarii datelor provenite de la alte programe considerate ca
servere OLE n Windows de tipul foi de calcul tabelar Excel, documente Word, grafice,
sunete sau alte date binare legate sau ncapsulate ntr-o tabela Access.
Hyperlink

Sunt obiecte formate din combinatii de text sau numere memorate ca text si utilizate
ca adresa de Hyperlink (pagina de Web)
Proprietatile cmpurilor

n partea de jos a ferestrei Table Design se pot preciza mai multe proprietati pentru
fiecare cmp. Acestea sunt:
Field Size. n aceasta caseta se introduce dimensiunea cmpului pentru tipul de date
text (valoarea implicita este 50). n cazul cmpurilor de tip numeric dimensiunea se alege
dintr-o lista.Proprietatea nu se aplica cmpurilor de tipul: date/Time, Yes/No, Currency,
Memo, OLE Object sau Hyperlink. Pentru cmpurile de tip text lungimea maxima este de 255
Format. Se poate selecta dintr-o lista care difera n functie de tipul de cmp selectat.
Cu exceptia tipului de date text, se aplica un format standard, predefinit care va fi utilizat
pentru afisarea valorilor cmpului. Este posibila introducerea unui format personalizat. Acest
lucru se realizeaza prin crearea unei imagini a formatului, utiliznd combinatiile unui set
special de caractere. Aceasta proprietate nu se aplica cmpurilor de tip OLE Objects
Decimal places. Din lista aleasa se poate alege optiunea Auto sau un anumit numar
de zecimale. Aceasta proprietate se aplica numai cmpurilor de tipul Number si Currency.
Input Mask controleaza modul de afisare a datelor pe ecran. Mastile de intrare a
datelor sunt siruri de caractere care determina modul de afisare a datelor n timpul

Modulul 5 Baze de date

15

introducerii sau editarii lor. Ele determina pentru fiecare caracter al cmpului daca este un
caracter necesar sau optional si tipul de caracter acceptat. microsoft a creat programul Input
Mask Wizard pentru a asista la formatarea cpurilor mascate uzuale.
Caption (titlu) permite utilizarea numelor introduse n caseta de la aceasta
proprietate n modul de afisare Datasheet sau n rapoartele sau formatele generate pe baza
datelor din tabela. Avantajul consta n faptul ca n nume se pot introduce spatii si toate
caracterele speciale. Daca aceasta proprietate nu este completata, Access va utiliza num ele
introdus n Field Name.
Default Value (Valoare imlicita) reprezinta o valoare initiala care va apare completata
n cmpul respectiv la adaugarea unei noi nregistrari. Nu se aplica tipurilor AutoNumber sau
OLE Object.
Validation Rule si Validation Text testeaza, conform criteriului furnizat sub forma
unei expresii Access valoarea introdusa ntr-un cmp si afiseaza un mesaj de eroare daca
valoarea introdusa nu respecta regula de validare. De exemplu, pentru a restrnge la un
interval de valori valoarea introdusa ntr-un cmp de va introduce n caseta Validation Rule
criteriul: Between 1 and 100 (ntre 1 si 100)
Regurile de validare se introduc cu
ajutorul ferestrei Expression Builder care
permite selectarea functiilor, constantelor
si operatorilor si construirea expresiilor
care stabilesc criteriul de validare
Dupa introducerea regulii de validare
apasati butonul OK. Daca se introduc
date eronate, care nu respecta criteriul
de validare, va fi afisat un text de
atentionare introdus de utilizator n
cmpul Validation Text.
Required (Cerinta). Valoarea Yes n acest cmp de proprietate interzice parasirea
cmpului respectiv fara sa fi completat o valoare
Indexed (Indexat) asigura mecanismul de regasire rapida a datelor si se aplica
pentru acele cmpuri care servesc drept criterii de sortare sau selectie. Dintr-o lista se poate
alege ntre un index care permite valori duplicate ale cmpului respectiv sau un index care
cere ca fiecare valoare din cmp sa fie unica.

Lookup. Pe lnga celelalte proprietati corespunzatoare tipului sau, n Access exista

si proprietatea Lookup (cautare). Aceata proprietate defineste tipul de control care va
reprezenta cmpul respectiv n modul de afisare Datsheet si n formate. Cmpurilor

Modulul 5 Baze de date

16

numerice si text le corespunde optiunea implicita Text Box, dar selectarea elementului
Combo Box (lista combinata) sau List Box (Caseta pentru lista) determina aparitia unor alte
proprietati care trebuie completate.
Combo Box permite ca n realizarea formatelor de introducere a datelor valorile din
cmpul cu aceasta proprietate sa fie selectate din alta tabela sau interogare, pe baza
denumirii, codul completndu-se automat.
De exemplu, ntr-un fisier de personal, trebuie completat locul de munca
(compartimentul) al angajatului. Este bine ca n acel cmp sa nu se introduca denumirea
locului de munca pentru a evita aparitia unor erori de tastare sau de prescurtare si pentru a
nu se reintroduce toate denumirile, la toti salariatii, n cazul unei reorganizari.
Pentru aceasta, n cmpul loc de munca se va introduce codul locului de munca.
Aceasta presupune existenta unei tabele de tip nomenclator, care contine numai cmpurile
cod si denumire ale locurilor de munca din institutia respectiva.
n prezent, n cazul unor baze de date moderne nu mai exista operatia de codificare,
adica adaugarea codului pe documentul primar de introducere a unui nou salariat n baza de
date. Pentru a se completa tabela de personal cu codul locului de munca se utilizeaza
proprietatea Combo list la declararea cmpului loc de munca din tabela Personal. n
cmpurile Row Source Type se alege tabela nomenclator Loc de munca, se precizeaza
numarul de coloane care va fi afisat n format, astfel nct, la completarea cmpului loc de
munca din tabela Personal vor fi afisate cele doua coloane din tabela loc de munca.
Valoarea va fi selectata dupa denumire, iar Access va completa codul locului de munca
selectat n nomenclator n tabela Personal.
Crearea bazei de date Personal
Pentru exemplificare pe ntreg parcursul studiului Access se creaza o baza de date
formata din 4 nomenclatoare si o tabela de baza.
Nomenclatoarele sunt tabelele urmatoare:
Locuri de munca - contine locurile de munca din institulul respectiv, legata de
tabela de Divizii
Divizii care grupeaza locurile de munca n divizii
Functii n care se gaseste nomenclatorul de functii al angajatilor institutiei;
Clase - clasele de salarizare creat astfel datorita modificarii dese a salariilor.
Fiecare modificare de salariu presupune o modificare a grilei de salarizare si
nu modificarea salariului la fiecare angajat.
Tabela principala si care contine un esantion din datele existente n fisierele de
personal reale existente n bazele de date ale institutiilor.
Din fereastra Database se selecteaza obiectul Table

si butonul New

, ceea ce indica faptul ca se va crea o noua tabela.

Se deschide fereastra New Table :

Se selecteaza modul de
lucru n care se va
realiza crearea
Se alege modul Design
View care va crea tabela
prin indicarea structurii
tabelei (cmpuri, tipuri,
proprietati)

Modulul 5 Baze de date

17

Se deschide fereastra n care se vor introduce toate numele de cmp, tipul si

proprietatile care, n urma activitatii de amaliza au rezultat ca necesare realizarii activitatii de
personal dintr-un institut de cercetari.
Dupa ce s-a terminat de completat structura tabelei respective se apasa butonul de
nchidere

situat n coltul din dreapta sus a ferestrei Table.

Utilizatorul este ntrebat daca
doreste sa salveze tabela a carei
structura a definit-o.
{n caz de raspuns afirmativ (Yes)
apare caseta de dialog n care se
precizeaza numele tabelei.

Dupa ce indica numele tabelei aceasta va aparea n fereastra Database si apoi

urmeaza ca ea sa fie ncarcata cu date, fie direct ntr-un format asemanator cui formatul unei
foi de calcul, fie cu ajutorul unui format elaborat de utilizator.
Se selecteaza butonul
pentru a introduce date n format foaie de calcul.
Se constata ca legaturile stabilite prin Combo Box functioneaza si n cazul ncarcarii
datelor n tabela n formatul unei foi de calcul.

Stabilirea cheii primare

Cheia unei tabele reprezinta un ansamblu minim de atribute care identifica n mod
unic o nregistrare ntr-o tabela. Cheia poate fi formata dintr-un singur atribut (cheie simpla)

Modulul 5 Baze de date

18

sau din mai multe atribute (cheie compusa). Determinarea cheii necesita cunoasterea
semnifivatiei atributelor din tabela.
n momentul crearii unui tabel se va stabili cmpul sau cmpurile ale caror valori
identifica unic nregistrarile dintr-o tabela. Aceste cmpuri se numesc cheie primara. n
alegerea cheii primare trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte:
nu pot exista valori duplicate sau nule n cheia primara;
cmpurile care intra n componenta cheii primare trebuie alese judicios astfel
nct dimensiunea ei sa nu fie prea mare;
Pentru stabilirea cheii primare se procedeaza astfel:
tabela este deschisa n modul Design view
se selecteaza cmpurile care vor alcatui cheia primara prin efectuarea unui
clic pe antetul de linie a cmpului respectiv
;

se apasa butonul Primary Key din bara de unelte standard iar cmpurile
respective vor avea un marcaj cu simbolul cheii primare

Pentru eliminarea cheii primare se selecteaza cheia primara si se deselecteaza

butonul Primary Key.
Modificarea structurii unui tabel.
Structura unei tabele nglobeaza toate informatiile despre felul de organizare a tabelei
si datele care vor fi pastrate n tabela. Informatiile sunt furnizate n momentul crearii tabelei si
cuprind numele, tipul si proprietatile fiecarui cmp, ordinea cmpurilor, cheia primara si
indexii.
Modificarea structurii unei tabele se face n modul Design view. Se pot modifica:
schimbarea tipului de date ale cmpurilor;
schimbarea proprietatilor cmpurilor;
schimbarea ordinii cmpurilor; introducerea sau eliminarea unor cmpuri;
modificarea cheii primare si a indexilor.
Pentru rearanjarea cmpurilor dintr-o tabela se realizeaza selectia cmpului care va fi
mutat prin executarea unui clic pe antetul de rnd
n Design View. |innd butonul mouseului apasat se trage cmpul n noua pozitie dupa care se elibereaza butonul mouse-ului.
Inserarea unui nou cmp deasupra unui alt cmp se realizeaza selecnd cmpul
deasupra caruia va fi introdus un rnd nou si apoi selectnd din meniul INSERT optiunea
Rows
Se mai poate selecta din bara de unelte standard a
aplicatiei butonul Insert Rows
}tergerea unui cmp din structura unei tabele se face selectnd cmpul ce urmeaza a
fi sters si apoi selectnd optiunea Delete Rows
din meniul EDIT
Cum se lucreaza cu nregistrarile

Modulul 5 Baze de date

19

Denumirile cmpurilor apar deasupra fiecarei coloane. Se face clic pentru a selecta
toata coloana. Fiecare nregistrare are un buton Record Selector n stnga sa. nregistrarea
selectata n mod curent este afisata cu un triunghi n acest buton.
Pentru a edita datele dintr-o celula se executa clic pe celula. Aspectul butonului de
selectare a nregistrarii se modifica de la triunghi la un stilou pentru a indica faptul ca
modificarile nu au fost salvate..
La nchiderea fisierului sau la trecerea la alta nregistrare modificarile sunt salvate n
mod automat. Pentru a salva o nregistrare imediat se apasa pe SHIFT + ENTER sau se
selecteaza optiunea Save Record din meniul Records

Editarea si formatarea nregistrarilor unei tabele

Editarea este operatia prin care se efectueaza o modificare n continutul unei
nregistrari Ea se poate efectua, fie n modul Datasheet view sau cu ajutorul unui format
construit de utilizator. Pentru a realiza aceasta operatie trebuie parcursi pasii urmatori:
1. selectarea tabelei din lista de tabele aflata n fereastra Database;
2. deschiderea tabelei prin apasarea butonului
din meniul ferestrei
Database;
3. selectarea (localizarea) nregistrarii si a cmpului care trebuie modificat;
4. efectuarea modificarii propriu-zise
n modul Data sheet se poate modifica aspectul afisarii si prezentarii datelor. Operatia
de schimbare a modului de prezentare a datelor poarta numele de formatare. n Access
datele pot fi formatate prin
1. redimensionarea sau mutarea rndurilor si coloanelor;
2. modificarea formatului n care sunt reprezentate valorile;
3. stabilirea atributelor de format, fonturi, dimensiune, stil.
Pentru redimensionarea coloanelor se executa dublu clic pe marginea din dreapta a
antetului coloanei n mod automat dimensiunea coloanei se va modifica astfel nct sa
cuprinda toate datele.
Rndurile se dimensioneaza prin pozitionarea cursorului mouseului pe marginea inferioara a
unui antet de rnd si se trage de margine n sus sau n jos pentru a ajunge la dimensiunea
dorita a rndului.

Din meniul FORMAT se

selecteaza optiunea de
meniu
Font
care
afiseaza
caseta
de
dialog Font. Cu ajutorul
zonelor din caseta de
dialog se stabilesc fontul
(Font), stilul (Font style),
dimensiunea
(Size),
efectele (Effects) si
culoarea.
Se apasa butonul OK la
terminarea
setarilor
pentru formatare.

Modulul 5 Baze de date

20

Utilizarea comenzii Undo

La introducerea unor date gresite sau daca au fost sterse anumite date de care va
mai fi nevoie, modificarile pot fi anulate prin utilizarea comenii Undo din meniul Edit
sau pictograma din bara de unelte standard.
}tergerea unei tabele

Se poate sterge o tabela prin apasarea butonului

existent n partea de sus a
ferestrei bazei de date, dupa ce a fost selectata tabela ce urmeaza a fi stearsa. Se mai poate
alege optiunea Delete din meniul obtinut n urma unui clic cu butonul drept al mose-ului pe
numele tabelei respective.
De asemenea, se poate sterge o tabela
prin selectarea ei si apasarea tastei Del de
pe tastatura.
Pe ecran va aparea o caseta de dialog n
care se va cere confirmarea stergerii

Pentru a sterge definitiv tabela apasati

butonul Yes, pentru a renunta la
stergere apasati butonul NO

Schimbarea proprietatilor unui atribut.

Atunci cnd a fost creata o tabela cu diferite atribute si s-au dat acestor atribute
anumite proprietati exista posibilitatea ca aceste proprietatoi sa nu mai fie satisfacatoare. Ele
pot fi modificate n fereastra tabelei. Se deschide fereastra cu ajutorul butonului Design si se
selecteaza atributul caruia i se vor modifica proprietatile si apoi, n partea de jos a ferestrei
se procedeaza la modificarea atributelor nesatisfacatoare.
Un lucru foarte important de care trebuie sa se tina seama la modificarea
proprietatilor unui atribut este sa nu se aleaga o dimensiune mai mica pentru proprietatile
respective deoarece exista pericolul pierderii datelor introduse.
Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabela
Daca denumirile atributelor sunt foarte mari, se poate modifica latimea coloanelor prin
alegerea functiei Column Width din meniul Format

Modulul 5 Baze de date

21

Aceasta functie poate fi apelata numai dupa ce tabela

respectiva a fost deschisa. Aceasta functie va deschide
o fereastra n care se cre introducerea dimensiunii
dorite
Acelasi lucru se
poate realiza si
amnual cu ajutorul
mouse-ului
Mutarea unei coloane ntr-o tabela
Daca se doreste schimbarea ordinii atributelor ntr-o tabela, va trebui deschisa
fereatra tabelei.
n aceasta fereastra, cu ajutorul mouse-ului se trage atributul care va fi mutat si se
fixeaza la noul loc.

De exemplu, daca n tabela personal se doreste mutarea atributului (coloanei)

locmunca naintea coloanei functie, dupa selectarea coloanei locmunca, se trage cu mouseul aceasta coloana tinnd apasat butonul stng al mouse-ului si se pozitioneaza n noua
pozitie.
Crearea relatiilor ntre tabele
O proiectare eficienta a bazelor de date implica separarea datelor n ct mai multe
tabele, n scopul minimizarii spatiului de stocare, mbunatatirii performantelor si cresterea
preciziei. Daca baza de date a fost creata pe suportul unui SGBD relational ea prezinta
avantajul ca permite asocierea rapida si extragerea informatiilor nrudite care au fost
memorate n tabele separate prin intermediul relatiilor.
Relatiile se formeaza prin precizarea unei legaturi ntre un cmp dintr-un tabel si
cmpul corespunzator din alt tabel. Asocierea dupa criterii logice si de nrudire a datelor este
posibila nhumai daca proiectantul bazei de date a gndit mpartirea datelor n tabele n acest
mod si a stabilit legaturile acestea.
Pentru ca asocierea sa fie posibila, fiecare tabel trebuie sa cuprinda un cmp, sau
mai multe cmpuri care sa identifice n mod unic fiecare nregistrare din tabel. Acest cmp
poarta numele de cheie primara. n exemplul considerat, n tabela cu locuri de munca
Locmunca, cmpul cod identifica n mod unic fiecare loc de munca. Corelarea datelor se
realizeaza prin introducerea unor cpuri de acelasi tip de date (sau compatibil) n fiecare din
tabelele ce urmeaza a fi corelate. De exemplu, n tabela Personal s-a introdus cmpul
Locmunca ce stabileste legatura cu tabela Locmunca. Evident ca exista mai multe persoane
care lucreaza n acelasi loc de munca
Pentru a realiza relatiile dintre tabele se selecteaza fereastra Database si se alege
optiunea Relationships (Relatii) din meniul TOOLS .
Tabele sunt adaugate n fereastra Relationships prin intermediul ferestrei Show
Tables sau tragnd cu ajutorul mouse-ului tabelele respective din fereastra Data base n
fereastra Relationships.
Fereastra Show Tables permite afisarea att a tabelelor, ct si a interogarilor
rezultate din mai multe tabele cu ajutorul butoanelor Tables, Queries si Both (Ambele), ceaa

Modulul 5 Baze de date

22

ce permite realizarea unor legaturi complexe ntre datele existente ntr-o baza de date
Access.
Se selecteaza tabele ntre care se va face legatura si se apasa butonul Add. Tabela
respectiva, cu toata structura sa (numele de cmpuri) va aparea n fereastra Relationships.

Executarea
operatiei
tragere a tabelelor
Database n Relatioships

de
din

Aranjarea ferestrelor n fereastra Relationships se face astfel nct sa poata fi

evidentiate legaturile dintre tabele. Tabelele se pot trage si aranja n fereastra cu ajutorul
mouse-ului al carui cursor sa fie plasat n zona de nume a tabelei.
Realizarea legaturilor se face prin
intermediul ferestrei Create New n care
din lista de tabele aflate n fereastra
Relationships (Left Table Name) se
selecteaza o tabela, iar din lista de
cmpuri a tabelei selectate se alege
cmpul prin care se face legatura cu
tabela cealalta.

Cea de-a doua tabela se selecteaza n acelasi mod din listele Right Table Name si
Right Column Name. Dupa care se apasa butonul OK.
Daca tabelele au fost trase din fereastra DataBase direct n fereastra Relationships
atunci etapa cu utilizarea ferestrei Show Table nu mai este executata. Legaturile se creaza
prin selectarea cmpului de legatura dintr-o tabela si, cu butonul mouse-lui apasat se trage
mouse-ul spre cmpul de legatura din tabela respectiva.
Imediat va aparea fereastra Edit Relationships n care se afiseaza cmpurile de
legatura din tabelele selectate, indiferent de metoda utilizata pna la aceasta faza.

Modulul 5 Baze de date

23

Daca legaturile stabilite corespund bazei de date proiectata de utilizator, se va apasa

pe butonul de nchidere a ferestrei Relationships care va atrage afisarea unei casete de
confirnare a relatiilor sytbilite:
Apasarea butonului Yes va salva
legaturile stabilite

Ansamblu format n fereastra Relationships se numeste diagrama de legatura.

Trebuie tinut seama este ca faptul ca legaturile se creaza numai intre cmpuri de
acelasi tip si care ntr-una din tabele sunt cheie primara.
}tergerea legaturilor dintre doua tabele se poate face executnd un clic pe legatura
respectiva si apasnd tasta Del.
Se cere confirmarea stergerii permanente a
legaturii selectate si, n cazul confirmarii legatura
va disparea dintre cele doua tabele.
Modificarea legaturii se efectueaza printr-un clic
pe legatura respectiva, lucru care are ca efect
aparitia ferestrei Edit Relationships.

Modulul 5 Baze de date

24

Formulare
Formularul este un obiect Access care este destinat introducerii si afisarea datelor
continute ntr-o baza de date ntr-o forma organizata si atractiva si constituie principala
interfata ntre utilizator si aplicatia construita n jurul bazei de date.
Din fereastra Database se selecteaza obiectul Forms. Apasnd butonul New se
deschide fereastra New Form care ofera o serie de modalitati din care utilizatorul poate sa-si
creeze formularele de ncarcare si vizualizare a datelor din baza de date.
Aceste modalitati sunt:
Design View - modul proiectare construieste formularul de catre utilizator
folosind uneltele puse la dispozitie de Access;
Form Wizard construieste formularul cu ajutorul asistentului care da
posibilitatea utilizatorului sa-si exprime optiunile la fiecare pas de realizare a
formatului;
Se alege optiunea Form Wizard

n partea de jos a ferestrei New Form se afla o lista din care trebuie selectata tabela
sau interogarea pentru care se va construi formularul respectiv, indiferent de modalitatea
aleasa pentru construirea lui.
Deoarece utilizarea Form Wizard duce la construirea de formulare aspectuoase,
functionale fara sa fie nevoie de cunostinte suplimentare de utilizare a controalelor si a
instrumentelor de proiectare puse la dispozitie de Access, se va prezenta n continuare acest
mod de realizare a formatelor.
n prima etapa Form Wizard cere utilizatorului sa precizeze ce cmpuri doreste sa
figureze n formular. Este necesara aceasta precizare deoarece datele dintr-o tabela pot fi
ncarcate cu ajutorul mai multor formate, daca utilizeaza documente primare diferite, care
provin din compartimente diferite. De exemplu, ntr-o aplicatie complexa de personal, datele
de identificare ale personalului se completeaza de Serviciul Personal, iar datele referitoare la
salariu, de catre Serviciul Financiar.

Modulul 5 Baze de date

25

Cu ajutorul butonului
fiecare cmp selectat din zona cmpurilor disponibile
(Avalilable Fields) din tabela Personal din lista Tables/Queries este mutat n zona Selected
Fields, iar cu butonul
sunt mutate toate cmpurile din zona Available Fields n zona
Selected Fields.
Se apasa butonul Next atunci cnd toate cmpurile care se vor gasi n formular se
gasesc n zona Selected Fields.
n cazul n care se considera ca nu s-aui selectat bine cmpurile se utilizeaza butonul
pentru a deselecta un cmp si a-l trece napoi n zona cmpurilor disponibile sau
butonul

pentru a le deselecta pe toate.

Dupa apasarea butonului Next, Form Wizard afiseaza fereastra pasului urmator.
{n aceasta etapa se alege modul n
care sa fie afisate atributele unui
formular. Pentru a trece la
urmatoarea etapa se apsa butonul
Next.

Aici se alege stilul formularului

din lista de stiluri afisata si cu
exemplificare n partea dreapta a
ferestrei. Exemplificarea se refera
la fundalul formularului, la modul
n care sunt afisate numele
cmpului si fereastra n care se
va introduce valoarea cmpului
respectiv.

Modulul 5 Baze de date

26

{n pasul final se introduce

numele formularului n caseta
What tille do you want for your
form? si se alege, prin marcare,
daca se deschide formularul
pentru a vizualiza sau a
introduce informatii sau daca se
modifica modul de realizare a
formularului
Pentru a crea formularul se
apasa butonul Finish.

Formularul creat cu Form Wizard este utilizabil imediat, dar el poate fi mbunatatit
intrnd n modul Design. Utlizarea Form Wizard reduce considerabil timpul de realizare a
formatului.

{n partea de jos a
formularului se gases o
serie de butoane care se
utilizeaza pentru:

Pentru a se introduce si
modifica date ntr-o tabela
cu ajutorul formularului se
apasa nutonul {nregistrare
noua existent n partea de
jos a formularului. Acesta
va pozitiona formularul la
o noua nregistrate si se
pot introduce noile date.
Cu ajutorul cursorului se
face pozitionarea n
cmpurile de editare si se
introduc datele

Modulul 5 Baze de date

27

Modifiacrea datelor n tabela se face asremanator cu modul de introducere a

datelor, numai ca trebuie efrectuata pozitionarea la nregistrarea dorita cu ajutorul mouseului prin butoanele de pozitionare
Dupa realizarea modificarilor dorite, prin nchiderea formularului modificarile vor fi
actualizate n tabela.
Adaugarea si modificare textului n antet si subsol
Pentru a adauga un text sau o imagine n anteul sau subsolul unui formular este
necesara deschiderea formularului prin apasarea butonului Design. Pe ecran va aparea
constructorul de formulare n care se fac modificarile respective si o bara de instrumente
corespunzatoare. Se poate introduce un text n antet sau subsol cu ajutorul mouselui dupa
ce s-a tras de marginea antetului sau subsolului pentru a crea spatiul necesar.

Textul se introduce pri

selectarea butonului
din caseta de
instrumente

iar imaginea cu
n cazul n care utilizatorul a intrat n modul Design si a facut modificari n aspectu
formularului, salvarea acetor modificari se face apasnd butonul de nchidere a ferestrei si
raspunznd afirmativ la mesajul de confirmare a salvarii modificarilor.
}tergerea unui formular se face n acelasi mod cu stergerea unei tabele.
Opearatii de cautare si filtrare
O tabela poate contine foarte multe date astfel nct gasirea unor anumitor infornatii poate fi
dificila. Pentru aceasta Access pune la dispozitie functia Find din meniul Edit. Daca se
doreste cautarea ntr-un anumit cmp, atunci, nainte de aplelarea functiei Find cmpul
respectiv va trebui selectat. n caz contrar, cautarea se fa face n toata tabela.
Pe ecran va apare fereastra Find and Replace

Modulul 5 Baze de date

28
Se introduce ceea
ce se doreste a fi
cautat
Se introduce
cmpul n care
se face cautarea
Pentru a ncepe
cautarea se apasa
Find Next
Cautarea se
va realiza
asupra
tuturor
nregistrarilor

Atunci cnd a fost gasita o nregistrare corespunzatoare, cautarea este oprita s cmpul
respectiv apare selectat. Pentru a continua cautarea se apasa butonul Find Next
Aplicarea unui filtru asupra unei tabele
O alta modalitate de regasire a aunimitor date ntr-o tabela este prin intermediul crearii unui
filtru asupra tabelei.Access pune la dispozitie urmatoarele tipuri de filtre:
Filter by Form - tehnica ce utilizeaza datele curente si n care utilizatorul poate alege
ceea ce doreste sa caute;
Filter For Input - tehnica ce realizeaza filtrarea datelor cu ajutorul unei expresii
construite de utilizator;
Filter By Selection - tehnica ce filtreaza o anumita tabela n functie de nregistrarile
selectate de utilizator
Advanced Filter - reprezinta un mod de filtrare foarte complex care deschide o
fereastra de filtrare n care se creaza diferite optiuni de filtrare
Dupa deschiderea tabelei careia i se va
aplica filtrul din meniul Record al
aplicatiei se alege tipul de filtru dorit.

Dupa crearea filtrului dorit pentru a-l aplica se alege din meniul Filter functia Apply Filter/Sort.
Atunci cnd se nchide tabela, filtrul creat este salvat odata cu aceasta.
Pentru a sterge un filtru se apeleaza din meniul Records functia Remove Filter/Sort

Interogari Access

Modulul 5 Baze de date

29

Scopul pentru care se creaza o baza de date consta n extragerea rapida a datelor
care intereseaza utilizatorul. Interogarea este un obiect Access care reprezinta o ntrebare n
legatura cu informatiile existente n baza de date. Interogarea este o definitie a datelor care
vor fi regasite: ce cmpuri, din ce tabele, corespunzator caror criterii, n ce ordine de sortare.
Rolul interogarilor este sa extraga din tabelele bazei de date numai informatiile care
sunt necesare la un moment dat, lucru care sporeste eficienta aplicatiei. Ele sunt extrem de
utile atunci cnd sunt folosite ca baza pentru crearea rapoartelor, a formatelor sau chiar a
altor interogari.
O interogare permite:
combinarea ntrgistrarilor din mai multe tabele ntr-o singura tabela;
selectarea nregistrarilor care ndeplinesc anumite criteri;i
limitarea interogarii numai la cmpurile implicate;
efectuarea unor calcule cu datele extrase (totaluri, medii) si gruparea datelor
dupa anumite criterii;
actualizarea datelor din tabelele carte stau la baza interogarii;
sortarea nregistrarilor n ordinea dorita.
Construirea unei interogari n Access reprezinta un simplu proces de tragere a
tabelelor si cmpurilor dorite pe o grila. Acest procedeu este cunoscut sub numele de
interogare prin exemplu (query by exemple). n culise, Access transforma acesta informatie
ntr-o interogare SQL care este un limbaj structurat de interogare utilizat de o gama larga de
programe de baze de date.
Interogarile pot afisa simultan nregistrari din mai multe tabele.
Pentru a crea o interogare noua se selecteaza eticheta Queries din fereastra
Database si se executa clic pe butonul New. Sunt posibile mai multe optiuni pentru
realizarea unei interogari prezentate n lista afisata.
.
1.
modul
Design
(Proiectare)
2. modul Asistent, care are
mai multe forme:
Simple Query Wizard
Crosstab Query Wizard
care afiseaza valori ce
reprezinta sume, medii
dintr-un cmp al unei
tabele si le grupeaza;
Find Duplicate Query Wizard care descopera daca exista nregistrari
duplicate ntr-o tabela sau stabileste ce nregistrari dintr-o tabela au
aceleasi valori;
Find UnmachedQuery Wizard - se gasesc nregistrarile dintr-o tabela care
nu au nregistrari legate n alete tabele
Se alege optiunea Design View.
Pe fundalul ferestrei select Query apare fereastra Show Tables care selecteaza
tabelele ce intra n interogare si cu care se procedeaza n modul prezentat la realizarea
legaturilor.
Se observa ca fereatra Show Tables
are un buton pentru selectarea att a
interogarilor ct si a tabelelor. Dupa
selectarea
tabelelor
fereastra
aceasta este nchisa. Daca trebuie
adaugata o alta tabela mai trziu se
trage din fereastra Database sau se
alege optiunea Show Tables din
meniul Query, dupa care este
selectat tabelul suplimentar

Modulul 5 Baze de date

30

Dupa selectarea tabelelor fereastra Show Table este nchisa. Daca,0mai trziu apare
necesitatea adaugarii unei tabele se poate trage tabela respectiva direct din fereastra
Database.
Fereastra Select Query este un mecanism pus la dispozitie de Access prin
intermediul caruia se pot defini interogari pe baza de exemplu.Ea se compune dintr-o
sectiune pentru tabele, o sectiune pentru specificarea conditiilor de selectare a nregistrarilor
si pentru alegerea cmpurilor de vizualizat numita grila QBE (Query By Example)

Urmatorul pas n realizarea interogarilor consta n selectarea cmpurilor din fiecare

tabela ale caror valori intereseaza n interogare
Pentru a adauga un cmp dintr-un tabel se executa dublu clic pe el, se
trage
cmpul n grila sau se selecteaza din lista din rndul Field. Se pot selecta mai multe cmpuri
n stilul Windows uzual : Shift + Clic . Pentru a selecta toate campurile dintr-un tabel se
executa dublu clic pe numele tabelului.
Pentru a selecta un cmp n grila interogarii se
executa clic pe bara mica de culoare gri aflata chiar deasupra numelui cmpului. n
continuare cmpul poate fi sters apasnd taste Del sau poate fi deplasat prin tragere catre o
pozitie noua. Daca un anumit tabel nu mai este necesar, toate cmpurile acestuia pot fi
nlaturate deodata selectnd tabelul n partea de sus a ferestrei Query Design si apasnd
tasta Del.
Cnd se lucreaza cu mai multe tabele, fereastra Query Design afiseaza liniile de
legatura dintre tabele, dar s-ar putea sa fie nevoie n timpul interogarii sa se adauge sau se
nlature anumite legaturi pentru a obtine rezultatul dorit. Modificarea asocierii nu are nici un
efect asupra relatiilor propriu-zise.

Modulul 5 Baze de date

31

Deoarece cmpurile pot avea n mod frecvent acelasi nume, Access prezinta n
cadrul grilei numele tabelului imediat sub numele cmpului. Sub rndul Field, grila interogarii
contine un rnd Sort. Selectarea optiunii Ascending sub nume cmp determina sortarea
interogarii de la elementul cel mai de jos la elementul cel mai de sus.
Daca se cere realizarea sortarii pe mai multe cmpuri, Access va sorta secvential de
la stnga la dreapata.
Caseta de validare din cadrul rndului Show precizeaza fie includerea cmpului ca o
coloana n cadrul informatiilor de iesire ale interogarii, fie utilizarea acestuia numai pentru
criterii de selectie.
Definirea criteriilor de selectie

n cadrul unor criterii simple, se introduce pur si simplu valoarea pe care cmpul
respectiv trebuie sa o aiba pentru a fi inclus n setul rezultat n rndul Criteria. Daca se
introduc mai multe valori n acelasi rnd de criterii sub cmpuri diferite, Access va extrage
numai nregistrarile care satisfac toate criteriile mentionate. n cazul n care criteriile sunt
introduse pe rnduri diferite, o nregistrare va fi inclusa daca ndeplineste oricare dintre
criterii.
De multe ori, criteriul trebuie sa specifice mai mult dect o corespondenta exacta. Se
pot utiliza oricare din operatorii de comparare din Access n cadrul expresiilor pentru criterii.
n continuare se ilustreaza modul de utilizare practic pentru fiecare operator:

Operator
>
<
>=

<=
=
Like

Between
<>, not

Semnificatie
Mai mare dect

Exemplu

Rezultat

> M

Toate valorile ncepnd cu N pana la Z

Mai mic dect
< 50
Valorile sub 50
Mai mare sau egal cu
>= n ume Cel putin la fel de
camp
mare ca valoarea
din cmpul n nume
camp
Mai mic sau egal cu
<= Date() 30 Cel putin cu 30 de
zile n urma
Corespondenta exacta
= inginer
Exact
caracterele
respective
Comparare cu un nume Like *ing*
Daca ing apare
generic
scris
cu
oriunde n cadrul
caractere de nume
cmpului
globale
n cadrul gamei
Between 4 and De la 4 la 20
20
(inclusiv)
Diferit de
Not Null
Elimina nregistrarea
daca cmpul nu este
completat

Referirile la nume de cmpuri trebuie nchise ntre paranteze drepte. Daca nu au fost
incluse, Access nchide automat numele introdus ntre ghilimele, nseamna ca ceea ce a fost
introdus a fost interpretat ca text si interogarea nu va produce rezultatele asteptate.
Cnd se introduc criterii de selectie ntr-o interogare, trebuie luata n considerare
posibilitatea aparitiei unei valori Null.

Modulul 5 Baze de date

32

Tipul de cmp Data Calendaristica ascunde cteva capcane pentru cel neprevenit.
Pentru a se extrage toate nregistrarile de la o data, indiferent de ora, trebuie folosit criteriul
>= Data And < Data + 1 sau Between data and data 11:59 PM.
Cteva exemple de interogari cu baza de date construita.
1. Se extrag toti salariatii (marca, nume, functie, loc de munca) din divizia "Divizia
inginerie mediu", salariatii fiind sortati n ordine crescatoare, dupa marca.

Rezultatul acestei selectii:

Pentru sortarea nregistrarilor se face clic deasupra celulei din rndul Sort. din lista
care apare se selecteaza criteriul de sortare
Gruparea nregistrarilor dupa anumite criterii poate sta la baza unor calcule
(numarari de elemente, totaluri, medii etc.)
Pentru a executa totaluri, dupa selectarea cmpurilor din nregistrarile tabelelor care
vor fi utilizate n interogare se alege din meniul VIEW optiunea Totals
care are ca efect aparitia unui rnd de totaluri Totals n grila QBE..

Modulul 5 Baze de date

33

Se exemplifica cu calcularea salariului

tarifar total, a salariului tarifar mediu si
numarul de salariati n fiecare loc de munca.
Dupa introducerea rndului de total se
trece n dreptul loculi de munca Group By,
semnificnd faptul ca el constituie criteriu de
grupare, iar n dreptul celorlalte cmpuri
functiile pe care le utilizam: Count, Sum, Avr,
selectate din lista care apare n caseta de
totaluri

Rezultatul interogarii este urmatorul:

Interogarile realizate pot fi tiparite la imprimanta cu optiunea Print din meniul FILE
sau pot fi transformate n tabele cu optiunea

din meniul QUERY.

Sortarea nregistrarilor
Pentru a sorta un anumit atribut al
tabelei, n ordine crescatoare sau
descrescatoare, trebuie selectat
atributul dorit si alegeti functia de
sortare din meniul Record sau
din bara de unelte

Modulul 5 Baze de date

34

Rapoarte Access
Raportul este un obiect al unei baze de date Access utilizat pentru prezentarea
datelor din una sau mai multe tabele si a rezultatelor prelucrarii efectuate asupra lor, cum ar
fi de exemplu introducerea unor cmpuri calculate. Pot fi prezentate rapoarte cu informatii de
sinteze prin sortarea, gruparea si crearea de subtotaluri si totaluri. Raportul este proiectat n
primul rnd pentru tiparire sau pentru afisare pe ecran.
Ca si n cazul formatelor, Access pune la dispoziti utilizatorilor doua metode de
realizare a rapoartelor:
prin proiectare independenta cu ajutorul functiilor si instrumentelor puse la
dispozitie de Acces. Metoda este folosita de utilizatorii experimentati care creaza
rapoarte mai complicate si au conottinta mai avansate.
cu ajutorul Report Wizard, metoda mai usoara, mai rapida si, n consecinta
recomandata utilizatorilor ncepatorincepatorilor.
Pentru crearea unui raport, n fereastra Database, este selectat butonul Report, dupa
care se apasa butonul New.
Apare caseta de dialog New Report care
ofera o serie de modalitati de realizare a
raportului:
modul Design n care utilizatorul si
constru- ieste singur raportul pornind
de la instrumen tele oferite de
Access

Autoreport permite utilizatorului sa slecteze o nrgistrare sursa si o modalitate de

asezare n pagina sub forma de coloana sau tabelara. Autoreport utilizeaza toate
cmpurile din nregistrarea sursa si aplica ultimul autoformat pe care utilizaorul la folosit n raport;

Chart Wizard, n vele mai multe cazuri se utilizeaza pentru a crea un grafic bazat
pe datele specificate de utilizator. Chart Wizard va determina daca trebuie sa
afiseze datele din toate cmpurile ntr-un grafic global sau daca nu e mai indicat
de a construi un grafic bazat pe datele dintr-o nregistrare, astfel nct la
deplasarea de la o snregistrare la alta se ppoate observa n grafic reprezentata
numai nregistrarea curenta. Totusi, daca a fost crat un grafic global si utilizatorul
doreste sa reprezinte o singura nregistrare, el poate lega graficul la o
nregistrare specificata.

Label Wizard genereaza etichete postale n aceleasi conditii ca un raport

Realizarea de rapoarte utiliznd Report Wizard

Modulul 5 Baze de date

35

Construirea unui raport cu ajutorul Report Wizard se realizeaza prin parcurgerea unor
pasi n care utilizatorul face o serie de selectii si alege diferite optiuni din cele prezentate de
Access.
Prima etapa consta n
alegerea cmpurilor care
se vor afla n raport din
tabela
specificata
n
fereastra New Report si
din orice alta tabela sau
interogare aflata n baza
de date

Cu ajutorul butonului
fiecare cmp selectat din zona cmpurilor disponibile
(Avalilable Fields) din tabelele din lista Tables/Queries este mutat n zona Selected Fields,
iar cu butonul
sunt mutate toate cmpurile din zona Available Fields n zona Selected
Fields.
Se apasa butonul Next atunci cnd toate cmpurile care se vor gasi n raport se
gasesc n zona Selected Fields.
n cazul n care se considerai ca nu s-aui selectat bine cmpurile se utilizeaza butonul
pentru a deselecta un cmp si a-l trece napoi n zona cmpurilor disponibile sau
butonul

pentru a le deselecta pe toate.

Dupa apasarea butonului Next, Report Wizard afiseaza fereastra pasului urmator.
{n etapa a doua
utilizatorul
este
invitat
sa-si
stabileasca nivelurile
de grupare. Din lista
cpurilor
se
selecteaza
cmpurile care vor
constitui criterii de
grupare. Caseta din
dreapta va arata
imaginea raportului.
Butoanele
permit
modificarea nivelului
Daca
se
selecteaza butonul
Grouping
Options, Report
Wizard afiseaza
caseta de dialog
Grouping
Intervals.
Prin
schimbarea
intervalului
se
poate stabili cum

Modulul 5 Baze de date

36

Daca raportul creat nu necesita un nivel special de grupare se selecteaza optiunea

Normal. Pentru cmpurile numerire, elementele se pot grupa cte 10, 50, 100, numere alese
dintr-o lista, iar pentru cmpurile text se pot grupa elementele dupa prima litera, dupa
primele doua litere etc.
Se executa clic pe butonul OK pentru a reveni n caseta de dialog Report Wizard.
Apasnd butonul Next se trece la utmatorul pas de realizare a unui raport care stabileste
ordinea de sortare si modul de realizare a subtotalurilor si totalurilor.
nregistrarile se pot sorta n interiorul unui grup dupa un anumit cmp selectat ,n
ordine crescatoare sau descrescatoare.

Report
Wizard
permite
maximum
patru cmpuri n
functie de care pot fi
sortate nregistrarile
din cadrul unui grup.
Butonul
aflat
n
dreapta listei de
cmpuri din care se
face selectia
stabileste ordinea de
sortare.
Butonul
actioneaza ca un
comutator
trecnd
de la o ordine de
sortare la alta.
La
apasarea
butonului
Summary Options
(care apare numai
daca n selectia
cmpurilor
de
raportat
exista
cmpuri numerice)
apare caseta de
dialog
Summary
Options
Este
afisata
lista
cmpurilor
numerice
din
raport cu exceptia
cmpuri
lor

Modulul 5 Baze de date

37

Report Wizatd ofera casete de validare pentru functiile:

Sum (suma);
Avg (media):
Min (valoarea minima);
Max (valoarea maxima)
care pot fi efectuate cu valorile din coloana pentru care au fost selectate.
Zona de optiune Show permite utilizatorului sa decida daca raportul va contine numai
cmpurile calculate (Summary Only) sau toate nregistrarile, mpreuna cu datele rezumative
afisate la sfrsitul fiecarui grup si la sfrsitul raportului (Detail and Summary).
Selectarea casetei Calculate percent of total for sums are ca efect afisarea
procentului pe care l reprezinta totalul unui grup n totalul general.
Dupa alegerea optiunilor pentru realizarea totalurilor si subtotalurilor se apasa butonul
OK pentru a se reveni n caseta de dialod Report Wizard.
Pasul urmator al
programului Report
Wizard afiseaza cele
sase
stiluri
disponibile
pentru
punerea n pagina a
unui raport n grupul
Layout. {n caseta din
stnga cutiei de
dialog
se
poate
vedea
aspectul
raportului configurat
n stilul ales. De
asemenea, n zona
Orientation se poate
alege
orientarea
.
Butonul de validare Adjust the field width so all fields fit permite ajustarea latimii
cmpului astfel nct toate coloanele sa ncapa n raport.
Apasarea butonului Next semnifica faptul ca n caseta de dailog curenta s-au facut
toate selectiile si se poate trece la pasul urmator n realizarea raporului.
n aceasta caseta
de dialog sunt
afisate
stilurile
predefinite
de
raport. Fereastra
din stnga permite
utizatorului
sa
vada modul de
aranjare a datelor
n raport si modul
cum vor fi scrise
titlurile, etichetele
de
coloana
si
datele
din
nregistrare.
Dupa selectarea
stilului se apas
butonul OK pentru
a trece la ultimul

Modulul 5 Baze de date

38

n ultimul pas se cere precizarea titlului raportului. Acest titlu va fi utilizat si n raport si
pentru numele fisierului care salveaza raportul si care va apare n fereasta Database la
obiectul Reports.
Se selecteaza optiunea Preview the report pentru a vedea raportul asa cum va fi
afisat la imprimanta sau optiunea Modify the report's design pentru a face modificari n
modul design n raportul astfel generat.

Raportul astfel generat va fi acesta:

De obicei programul Report Wizard ncearca sa creeze un raport final optim, el

apropiindu-se destul de mult de cerintele utilizatorului.
Utilizatorul poate modifica conform cerintelor sale raportul obtinut economisind timp si
neavnd nevoie de cunostinte avansate pentru aceasta. Analiznd raportul de mai sus se
observa neceditatea schimbarii denumirii capului de tabel, eliminarea rndurilor "Summary
for", modificarea etichetelor Sum si Standard indtroduse.
Aceste modificari se pot face n modul design n care va fi afisat raportul generat.

Modulul 5 Baze de date

39

Se observa ca modificarile care trebuie facute se realizeaza foarte usor fara folosirea
unor instrumente speciale. n zona Page Header se face clic pe casete care contin
denumirea coloanei si se modifica corespunxator
Se sterge rndul de text din denumire Footer iar prin tragere se maresc casete n
care scrie Sum si Standard si se modifica textul din ele.
Raportul, dupa aceste modificari va arata asa:

n cazul n care raportul contine grupari, exista posibilitatea folosirii proprietatii Keep
Together asociata grupurilor de nregistrari si care mpiedica afisarea incompleta a grupului
la sfrsitul unei pagini. Atunci cnd grupul de ntegistrari nu ncape pe o pagina se forteaza
saltul de pagina, astfel ca nregistrarile din grupul respectiv sa apara pe aceeasi pagina.
Pentru a realiza acest lucru se procedeaza astfel:
Cu
raportul
deschis n modul
design se executa
clic pe butonul
Sorting
and
Grouping situat n
bara de unelte
standard care va
afisa caseta de
dialog Sorting and
Gropuping.

Modulul 5 Baze de date

40

Se alege, din lista afisata la selectarea proprietatii Keep Together optiunea Whole
Group.
Pentru a tipari la imprimanta raportul se alege optiunea Print din meniul FILE. care
afiseaza caseta de dialog Print ce nu difera de casetele celorlalte componente ale MS Office
(Word, Excel etc)

Formatarea paginii pentru tiparire

Pentru ca raportul sa se ncadreze bine n pagina sau ca el sa cuprinda mai multe
informatii,
utilizatorul
poate
modifica
marginile
cu
ajutorul
optiunii
din meniul FILE. care deschide caseta de dialog Page SetUp.
Se modifica marginile din zona Margins a
casetei de dialog conform necesitatilor
utilizatorului.
Daca se marcheaza optiunea Print Data
Only atunci se pot tipari numai datele
raportului fara sectiunile de antet si subsol
ale paginii si ale raportului.
{n zona Sample se pot vedea efectele
modificarii marginilor n ansamblul paginii

Modulul 5 Baze de date

41

Optiunea pentru imprimare

Se alege
imprimanta pe
care se va
imprima
Pentru
imprimar
e n fisier
Numarul
de copii
Se indica ce
urmeaza a fi
imprimat:
toate
nregistrarile,
toate paginile
sau
nregistrarile
selectate