Capitolul 2 Comunicarea scrisa

Comunicarea scris, alturi de cea verbal, reprezint o component a comunicrii

umane. Caracteristicile mesajului scris sunt urmtoarele:

anumite restrictii de utilizare

s fie conceput explicit

implic un control exigent privind informatiile, faptele si argumentele folosite

poate fi exprimat sub diferite forme

este judecat dup fondul si forma textului

Un indicator care caracterizeaz comunicarea scris este lizibilitatea. Pentru acest aspect
se recomand metoda FLESCH, care const n calculul lungimii medii a propozitiei si al
numrului mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte. Pentru textele normale care rebuie
citite si ntelese de 83% dintre oameni, media lungimii propozitiei trebuie s fie de 15-17
cuvinte, cu 147 silabe la 100 de cuvinte.
Documente oficiale folosite n activitatea managerial:
Procesul verbal reprezint un document oficial n care se nregistreaz o anumit
constatare sau se consemneaz pe scurt discutiile si hotrrile unei anumite adunri.
Minuta este un document care consemneaz anumite lucruri, asemnndu-se cu
procesul verbal de constatare. Se deosebeste de acesta prin faptul c ea nregistreaz si propuneri
sau actiuni ntreprinse la un moment dat care urmeaz a fi completate ulterior.
Scrisoarea de afaceri n lumea afacerilor, scrisoarea este nc unul din cele mai
eficiente moduri de transmitere a informatiei.

O scrisoare de afacere trebuie:

s cstige ATENTIA cititorului;

s-i trezeasc si s-i capteze INTERESUL

s-i aprind DORINA pentru ceea ce-i propune scrisoarea;

s-l ndemne la ACTIUNE n directia sugerat de scrisoare.

O scrisoare de afaceri trebuie ntocmit cu multa grij, respectndu-se anumite reguli:

redactare ngrijit si estetic;

limbaj simplu, fr a exagera n acest sens;

stilul energic pentru a sugera sigurana si ncrederea n sine;

evitarea amnuntelor neimportante;

evitarea promisiunilor ce nu pot fi respectate;

evitarea unor critici nefondate.

Referatul este documentul scris n care sunt prezentate aspecte concrete, date si
aprecieri n legatur cu o anumit problem, precum si propuneri de modificare a situatiei
existente. Structura sa este compus din:

prezentarea succint a problemei abordate;

concluzii si propuneri;

semntura.
Raportul cuprinde o relatare a unei activitti (personale sau de grup). Se face din oficiu
sau la cererea unui organ ierarhic. Se bazeaz pe cercetri amnuntite, schimburi de experient,
diverse documentri.
Memoriul este o prezentare amnunit si documentat a unei probleme, a unei
situatii. Structura unui memoriu este urmtoarea:

formula de adresare;

numele, prenumele, functia si adresa celui care l-a ntocmit;

prezentarea si analiza problemei;

solutii preconizate;

semntura;

functia adresantului si organizatia.