CURSUL2.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIMARE I EVIDEN, OBIECT

AL CONTROLULUI I SURS DE INFORMAII PENTRU
CONTROL
Obiective:
2.1. Controlul documentelor justificative i formularelor cu regim special
2.2. Controlul organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabile
2.3. Controlul programelor informatice utilizate n activitatea financiar i contabil
Bibliografie:

Control financiar fiscal, Mircea Boulescu Editura Fundatiei

Romania de

Maine, Bucuresti, 2006

Studiu de caz:
Efectuati controlul organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabile la
institutia la care lucrati
Concepte-cheie: documente primare, evidenta contabila, activitatea financiara si
contabila
Rezumat:
2.1. Controlul documentelor justificative i formularelor cu regim special
Sistemul de evidenta reprezinta sursa esentiala de informatii pentru
controlul financiar. Pentru a obtine o imagine fidela a activitatii economico-financiare
controlate este necesar ca sursele de informatii ale controlului sa fie reale, legale, corecte,
de calitate. n consecinta, sistemul de documente si evidenta este att obiect al
controlului, ct si sursa de informatii pentru controlul activitatii economico-financiare.

Documentele primare sau actele justificative, constituie, de regula, surse de

informatii pentru toate formele evidentei. n acelasi timp, documentele primare servesc
pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.
Pentru contabilitate, documentele ndeplinesc functia de acte justificative. n acest
sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ sa contina unele elemente
obligatorii, si anume: denumirea; unitatea care l ntocmeste; numarul si data ntocmirii;
mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei (cnd este cazul); datele
cantitative si valorice ale operatiei efectuate; semnaturile persoanelor care raspund de
efectuarea operatiei, ale celor care au sarcina executarii controlului financiar preventiv
sau dreptul sa aprobe operatiile respective, etc.
Din punct de vedere al formei, controlul documentelor are ca obiective:
autenticitatea; exactitatea ntocmirii si valabilitatea documentului; efectuarea
corecta a calculelor.
Din punct de vedere al fondului (continutului), controlul documentelor are ca
obiective: legalitatea justetea, realitatea exactitatea si eficienta, respectiv, necesitatea,
economicitatea si oportunitatea operatiilor economice si financiare consemnate n
documente.
Un obiectiv esential al controlului documentelor l constituie gestionarea, folosirea si
evidenta formularului cu regim special si a celor personalizate si securizate, precum si
circulatia documentelor justificative.
Prin nregistrarile, centralizarile si prelucrarile contabile se exercita un control
contabil asupra activitatii economice, financiare si gestionare a agentilor economici. n
consecinta controlul contabil este acel control asupra legalitatii, realitatii si eficientei
operatiilor si activitatii economice si financiare, care se efectueaza cu ajutorul mijloacelor
contabilitatii si instrumentelor specifice acestora, respectiv: nregistrari, conturi, balante
de control contabil, situatii contabile, registrele contabilitatii sintetice si analitice,
registrele operative ale gestiunilor n bani si materiale, corelatii bilantiere, etc.
Deoarece contabilitatea are la baza documentele primare si centralizatoare,
controlul contabil este strns corelat cu cel documentar si se manifesta n unitate cu
acesta ca procedeu de control documentar-contabil. Pentru a sintetiza real si legal
activitatea economica si financiara este necesar ca sistemul de evidenta sa fie exact,

corect, real, legal si complet. Din acest motiv se executa, n primul rnd, controlul
asupra organizarii si conducerii evidentei tehnico-operativ si contabile.
Relund ntr-o forma sintetica cu caracter practic, principalele obiective ale
controlului contabilitatii constau n:
conducerea corecta si la zi a contabilitatii;
ntocmirea documentelor justificative pentru operatiunile patrimoniale;
constituirea si evaluarea capitalului social si a elementelor de activ si pasiv;
exactitatea si realitatea nregistrarilor contabile pentru stabilirea si ndeplinirea
obligatiilor financiare si fiscale fata de stat;
inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia;
ntocmirea balantelor de verificare, a bilantului contabil si a contului de profit
si pierdere;

respectarea criteriilor minimale privind programele informatice utilizate n

activitatea financiara si contabila si a conditiilor n care se pot ntocmi, edita si
arhiva electronic registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile.
Prin actiunea de control se stabileste daca activitatea economica si financiara
este organizata si se desfasoara conform normelor, principiilor sau regulilor
stabilite. Orice operatie sau activitate economico-financiara se cerceteaza nu
numai n sine, ci si n raport cu anumite criterii, respectiv, o baza de
comparatie. Comparatia de control prezinta aspecte specifice n functie de
natura operatiilor si activitatilor economico-financiare controlate, de
metodologia de calcul si sistemul de evidenta.

Metodologic, controlul, ca proces de cunoastere si perfectionare a activitatii

economico-financiare si sociale impune urmatoarele momente:
cunoasterea situatiei stabilite;
cunoasterea situatiei reale;
determinarea abaterilor prin compararea situatiei reale cu cea stabilita;
concluzii, sugestii, propuneri si masuri.
-

Metodologia de control, privita ca proces structurat pe momentele enuntate,

presupune, n interdependenta, o filiera adecvata de cercetare si actiune, care,
n succesiune teoretica, se prezinta astfel:

formularea obiectivelor controlului;

delimitarea obiectivelor pe forme de control financiar (preventiv, operativ,

ulterior);

organele componente legal sa efectueze controlul asupra obiectivelor

stabilite;

sursele de informare pentru control (documente primare, evidente tehnice

operative si contabile, alte documente);

aplicarea procedeelor si tehnicilor de control cu ajutorul carora se realizeaza

cunoasterea activitatii controlate;

stabilirea deficientelor, lipsurilor si abaterilor, precum si a rezervelor de

perfectionare, ce se pot constata, n sfera obiectivului controlat, utiliznd
procedeele si tehnicile de control;

ntocmirea actelor de control n care se nscriu constatarile;

modalitatile de finalizare si valorificare a actiunilor de control;

stabilirea eficientei controlului pe linia prevenirii, detectarii si remedierii

deficientelor, lipsurilor, abaterilor, dar si pe linia perfectionarii activitatii
controlate.

Competenta principala a metodologiei de control o constituie ansamblul

procedeelor de cercetare, cunoastere si perfectionare a activitatii economice si financiare, si
anume: studiul general prealabil asupra activitatii ce urmeaza a se controla; controlul
documentar contabil; controlul faptic; analiza economico-financiara; controlul total si prin
sondaj; finalizarea (valorificarea) constatarilor controlului, etc.
Procedeul de control reprezinta latura practica a procesului cognitiv si se
compune din conexiunea unor modalitati tehnice, instrumente concrete de actiune pentru
cunoasterea si perfectionarea activitatii ce se controleaza. Orice modalitate concreta de
control reprezinta o maniera sau tehnica de actiune, comparatie sau judecata, n vederea
cunoasterii obiectivului controlat.
Modalitatile de control financiar se utilizeaza selectiv si combinat, pe baza de
rationamente cu privire la aplicabilitatea si utilitatea lor n circumstante concrete diferite.

2.2 Controlul organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabile

Importana evidenei tehnic-operative i contabile pentru control este imens, deoarece
este considerat un mijloc de control nentrerupt asupra activitii economice i financiare, o
condiie necesar pentru asigurarea integritii bunurilor i valorilor i cheltuirii cu eficien a
mijloacelor materiale i bneti. Cea mai important problem a organizrii evidenei tehnicoperative i contabile este perfectarea cu documente justificative a operaiilor economice i
financiare, n momentul efecturii lor. Pentru acest considerent, documentele primare i
centralizatoare, nregistrrile n evidena analitic i sintetic, bilanurile i alte situaii financiarcontabile se supun controlului cu caracter preventiv, concomitent i ulterior.
nregistrrile contabile, registrele i situaiile contabile, bilanul i anexele sale constituie un
element de baz al ordinii i disciplinei financiare, ntruct fac posibile cunoaterea i
controlul situaiei financiar-gestionare a agenilor economici. Prin nregistrrile, centralizrile
i prelucrrile contabile se exercit un control contabil asupra activitii economice, financiare
i gestionare a agenilor economici. nregistrrile contabile constituie prin ele nsele un mijloc
de control eficient, cu condiia s se efectueze imediat ce s-a desfurat operaia economic
sau financiar i pentru fiecare faz a acesteia. Contabilitatea constituie un mijloc de control
al fiecrei operaii, ntruct, prin modaliti proprii, asigur exactitatea nregistrrilor contabile
i luarea msurilor imediate pentru ndreptarea erorilor scriptice.
n consecin, controlul contabil este acel control asupra realitii, legalitii i eficienei
operaiilor i activitilor economice i financiare care se efectueaz cu ajutorul mijloacelor
contabilitii i instrumentelor specifice acestora, i anume: nregistrri, conturi, balane de
control contabil, situaii contabile, registrele contabilitii sintetice i analitice, re-gistrele
operative ale gestiunilor n bani i materiale, corelaii bilaniere etc.
ntruct contabilitatea are la baz documente primare i centralizatoare, controlul contabil
este strns corelat cu controlul documentar i se manifest n unitate cu acesta.
Pentru a sintetiza real i legal activitatea economic i financiar, este necesar ca sistemul de
eviden s fie exact, corect, real, legal i complet. De aceea, n primul rnd, se exercit controlul
asupra organizrii i conducerii evidenei tehnic-operative i contabile, a realitii datelor nscrise
n acestea.
Obiectivele eseniale ale acestui control sunt:

 conducerea evidenei tehnic-operative la locurile de depozitare i pe feluri de mijloace

materiale, evidenierea exact, corect i la timp a mijloacelor i operaiilor economice i
financiare consemnate n documente justificative:
aplicarea corect a doctrinei i metodologiei contabile;
modul de organizare a evidenei contabile sintetice i analitice, conducerea evidenei
contabile astfel nct s asigure reflectarea n expresie bneasc a elementelor de activ i de
pasiv i exercitarea controlului permanent al existenei i micrii acestora;
corelaiile dintre evidena tehnic-operativ, contabil i statistic, dintre evidena
contabil sintetic i analitic, dintre realitatea datelor nscrise n acestea i situaiile financiare
anuale;
conducerea corect i la zi a evidenei contabile;
constituirea i evaluarea capitalului social i a elementelor de activ i de pasiv;
exactitatea i realitatea nregistrrilor contabile pentru stabilirea i ndeplinirea
obligaiilor financiare i fiscale fa de stat;
inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor acesteia;
ntocmirea balanelor de verificare i a situaiilor financiare anuale.
Furnizarea de date reale, exacte, legale i operative se asigur, n primul rnd, prin funcia
de control a evidenei i apoi prin controlul ulterior al organizrii i conducerii evidenei tehnicoperative i contabile. Creterea rolului contabilitii n procesul de sintetizare i control asupra
activitii economico-financiare necesit perfecionarea continu a normelor sale metodologice,
folosirea mijloacelor moderne de calcul i eviden, precum i organizarea sa n mod ct mai
raional, pe baze tiinifice.

2.3 Controlul programelor informatice utilizate n activitatea financiar i contabil

Controlul organizat i efectuat de ctre managementul agenilor economici examineaz

dac se respect normele legale cu privire la:
criteriile minimale privind programele informative utilizate n activitatea financiar i
contabil;

 condiiile n care se pot ntocmi, edita i arhiva electronic registrele, jurnalele i alte
documente financiar-contabile.
A. Controlul respectrii criteriilor minimale privind programele informatice
utilizate n activitatea financiar i contabil
Controlul examineaz dac:
a) sistemul informatic de prelucrare automat a datelor n sistemul financiar-contabil la
nivelul agentului economic:
asigur prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu normele
contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora pe suporturi tehnice;
rspunde criteriilor considerate de normele legale ca fiind minimale;
b) elaboratorii de programe informatice prevd, prin contracte de livrare a programelor
informatice, clauze privind ntreinerea i adaptarea produselor livrate, precum i clauze privind
eliminarea posibilitilor de modificare a procedurilor de prelucrare automat a datelor de ctre
utilizatori;
c) n cadrul agentului economic sunt stabilite obligaii i rspunderi n legtur cu utilizarea
sistemului informatic de prelucrare automat a datelor.
n detaliu, cu privire la elaborarea i adaptarea programelor informatice, controlul are
n vedere:
cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilor n vigoare i a posibilitii de
actualizare a acestor proceduri, n funcie de modificrile intervenite n legislaie;
cunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor, de ctre
personalul implicat, i respectarea acestora;
gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea proteciei lor mpotriva unor
accese neautorizate, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic;
stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieire;
soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului informatic;
asigurarea controlului complet sau prin sondaj asupra modului de funcionare a
procedurilor de prelucrare prevzute n sistemul informatic;
posibilitatea de control total sau prin sondaj al operaiunilor economico-financiare
nregistrate n contabilitate, astfel nct s fie efectuate n concordan strict cu prevederile
actelor normative care le reglementeaz;
7

 efectuarea de teste de control asupra programului informatic utilizat.

Controlul examineaz dac sistemul informatic de prelucrare automat a datelor n
domeniul financiar-contabil rspunde unor criterii considerate legal minimale, cum sunt:
a) S se asigure:
concordana strict a rezultatelor prelucrrilor informatice cu prevederile actelor
normative care le reglementeaz;
ca fiecare dat nregistrat n contabilitate s se regseasc n coninutul unui document
la care s poat avea acces att beneficiarul, ct i organele de control i de audit;
listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente justificative,
numerotate n ordine cronologic, fr inserri, intercalri i orice eliminri sau adugiri
ulterioare;
conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile Legii
contabilitii;
urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: data efecturii
nregistrrii contabile a operaiunii; jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile
contabile; numrul documentului justificativ sau contabil atribuit de emitent;
confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin parole, cod de
identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii;
listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente de identificare
n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: tipul documentului sau al situaiei; denumirea unitii;
perioada la care se refer informaia; datarea listrilor; paginarea cronologic; precizarea
programului informatic i a versiunii utilizate; listarea ansamblului de situaii financiare i
documente de sintez necesare conducerii operative a unitii; respectarea coninutului de
informaii prevzut pentru formulare.
b) S se precizeze:
tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran;
procedurile i suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor
introduse, a situaiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare n sistem
a datelor arhivate;
tipul de organizare pentru culegerea datelor: preluri de loturi cu control ulterior;
preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor dou tipuri.

c) S nu se permit:
inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis;
deschiderea a dou conturi cu acelai simbol;
modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont;
suprimarea unui cont n cursul exerciiului financiar curent sau afe-rent exerciiului
financiar precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold;
editarea a dou sau mai multor documente de acelai tip cu acelai numr i coninut
diferit de informaii.
d) S se permit:
n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i informaiilor supuse
controlului. Se are n vedere ca toate soldurile conturilor s fie rezultatul unei liste de
nregistrare i al unui sold anterior al acelui cont i fiecare nregistrare s aib la baz elemente
de identificare a datelor supuse prelucrrii;
suprimarea unui cont care nu are nregistrri pe parcursul a cel puin doi ani (exerciii
financiare), n mod automat sau manual;
culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile contabile.
e) S se prevad n documentele produsului informatic modul de organizare i tipul
sistemului de prelucrare: monopost sau multipost; monosocietate sau multisocietate; reea de
calculatoare; portabilitatea fielor de date.
f) S se posede documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesar
exploatrii optime a acestora.
g) S se respecte reglementrile n vigoare cu privire la securitatea i fiabilitatea
sistemului informatic de prelucrare automat a datelor.
Un obiectiv esenial al controlului l constituie exactitatea datelor transmise pentru
prelucrare i a prelucrrii lor. Se are n vedere c rspunderea revine:
beneficiarilor, pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru
prelucrare;
unitilor de informatic sau persoanelor care efectueaz lucrri cu ajutorul sistemului
informatic de prelucrare automat a datelor, pentru prelucrarea cu exactitate a informaiilor din
documente.

De asemenea, se controleaz i se stabilesc msuri cu privire la modul n care utilizatorul

ndeplinete obligaiile ce i revin n conformitate cu prevederile legale, i anume:
s se asigure de perenitatea documentaiei, a surselor n diferite versiuni ale produsului
program, n cazul dispariiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;
s organizeze salvarea i arhivarea datelor, programelor sau produ-selor de prelucrare,
astfel nct informaiile s poat fi reprocesate ulterior prin acelai lan informatic i n
condiiile de exploatare reconstituite;
s dein la sediul su, pe perioada neprescris, manualul de utilizare complet i
actualizat al fiecrui produs-program utilizat.
Se examineaz dac pe perioada neprescris:
se organizeaz gestiunea versiunilor, modificrilor, corecturilor i schimbrilor de
sistem informatic, produse-program i ale sistemului de calcul;
unitatea a schimbat sistemul de calcul, respectiv, de prelucrare a datelor cu efectuarea
reconcilierii ntre datele arhivate i versiunile noi ale produselor-program i ale echipamentelor
de calcul;
arhivele pe suport magnetic se mprospteaz periodic pentru a se asigura lizibilitatea,
respectiv accesibilitatea.
B. Controlul respectrii condiiilor n care se pot ntocmi, edita i arhiva electronic,
registrele, jurnalele i alte documente financiar-con-tabile
Controlul examineaz dac:
a) din punct de vedere al bazei de date, exist posibilitatea reconstituirii n orice moment a
coninutului registrelor, jurnalelor i altor documente financiar-contabile;
b) registrele, jurnalele i alte documente financiar-contabile, care se arhiveaz pe suport
WORM (Write Read Many) sunt semnate, cu semntura electronic, de persoana care le
ntocmete;
c) exist un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde msurile tehnice i
organizatorice care s asigure urmtoarele cerine minimale:
confidenialitatea i integritatea comunicaiilor;
confidenialitatea i nonrepudierea tranzaciilor;
confidenialitatea i integritatea datelor;
mpiedecarea, detectarea i monitorizarea accesului neautorizat la sistem;

10

 restaurarea informaiilor gestionate de sistem n cazul unor calami-ti naturale,

elemente imprevizibile, prin: arhivarea datelor utiliznd tehno-logia WROM, care s
permit inscripionarea o singur dat i accesarea ori de cte ori este nevoie a
informaiilor stocate, precum i prin nregis-trarea datelor din documentele financiarcontabile n timp real, n alt sistem de calcul, cu aceleai caracteristici, care s fie
amplasat ntr-o alt locaie;
d) s asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor i formularelor la cererea organelor de
control.

Teste de autoevaluare:
1. Exercitarea controlului financiar pe baza documentelor justificative.
2. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al formei.
3. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al fondului (continutului).
4. Controlul gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special.
5. Elemente specifice privind controlul formularelor personalizate si securizate.
6. Controlul circulatiei documentelor justificative.
7. Controlul organizarii si conducerii evidentei tehnic operative.
8. Controlul organizarii si conducerii evidentei contabile analitice si sintetice.
9. Controlul programelor informatice utilizate in activitatea financiara si contabila
Exemple teste grila:
Controlul ca necesitate obiectiva si subiectiva este:
a. un scop
c. o forma de inregistrare
b. un mijloc de perfectionare a activitatii; d. o forma a evidentei contabile.
Controlul financiar are in vedere:
a. numai constatarea abaterilor/lipsurilor

c. constatarea

deficientelor,
neconcordantelor
cu
prevederile
legale, lipsurilor, precum si stabilirea
masurilor
de
valorificare
a
constatarilor negative si a eventualelor
raspunderi pentru persoanele vinovate
11

12