Efectuarea auditului SSM

Efectuarea auditului calitii de SSM cuprinde urmtoarele etape:

- edina de deschidere;
- examinarea (auditul propriu-zis);
- edine intermediare;
- edina de nchidere.
edina de deschidere este momentul n care echipa de audit i
reprezentanii angajatorului, se ntlnesc, fiind locul unde se prezint modul
de efectuare i desfurare a auditului n SSM (ca durat nu trebuie s
depeasc 30 45 minute).
Aceast etap trebuie s cuprind:
- prezentarea participanilor (membrii echipei de audit i reprezentanii
angajatorului);
- definirea scopului auditului SSM, precizndu-se domeniul i
obiectivele;
- prezentarea pe scurt a documentaiei care se va utiliza pentru
auditare;
- prezentarea, n rezumat, a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi
utilizate pentru efectuarea auditului;
- prezentarea modului de tratare a eventualelor neconformiti ce vor fi
constatate;

- precizarea cilor oficiale de legtur ntre echipa de audit i auditat

precum i precizarea nsoitorilor;
- confirmarea disponibilitii resurselor i facilitilor necesare echipei
de audit;
- clarificarea oricror detalii ale planului de audit;
- precizri asupra asigurrii confidenialitii din partea echipei de audit,
att n timpul ct i dup ncheierea auditului.
Examinarea (auditul propriu-zis) se desfoar n dou faze
distincte.
Prima const n evaluarea documentelor sistemului calitii n SSM a
societii auditate. n acest mod se constat dac sistemul calitii SSM
descrise n documentele angajatorului corespund cu prevederile Legii
319/2006 sau cu cele ale standardelor de securitate a muncii.
A II-a faz const n vizitarea efectiv a locurilor de munc auditate,
urmrirea concret a proceselor tehnologice, sau analiza echipamentelor de
munc.
Dac n timpul procesului de auditare, sunt necesare informaii
suplimentare care necesit ntlnirea echipei de audit cu reprezentanii
angajatorului vor fi organizate edine intermediare.
Misiunea de audit, se va finaliza cu edina de nchidere n care
angajatorului (auditatului) i se va prezenta de ctre auditor, raportul de
audit.

Tehnicile de evaluare sunt metode folosite pentru obinerea

informaiilor necesare n luarea deciziei asupra gradului de conformitate al
sistemului calitii SSM cu prevederile reglementrilor din domeniu.
Ascultarea activ este o tehnic pe care trebuie s o nvee,
stpneasc i s o dezvolte n mod continuu fiecare auditor, aceasta fiind
cheia comunicrii eficiente. Ascultarea activ implic att ascultarea ct i
corecta nelegere a tuturor mesajelor/semnalelor transmise de vorbitor.
Ascultarea activ este o tehnic pe care multe persoane o gsesc
extrem de dificil de implementat, pentru c ei:
- nu-l las pe vorbitor s-i urmeze topica i aud numai ce vor sau
atept ei s aud;
- reacioneaz prematur i/sau emoional;
- permit distragerile, care afecteaz concentrarea;
- vorbesc prea mult.
Pentru mbuntirea i dezvoltarea abilitii de a asculta activ, un
auditor trebuie:
- s pun ntrebri scurte i s nu vorbeasc mai mult de 20% din
timp;
- s nu aib team de tcere;
- s evite crearea distragerilor;
- s pun ntrebri deschis;
- s-l sprijine pe vorbitor, att verbal (cu Da, Vd), ct i prin
limbajul corpului (datul din cap, ncurajarea din ochi).

Ceea ce afirm cineva nu poate fi luat drept garanie de auditor. De

aceea auditorul trebuie s spun, din cnd n cnd, auditatului: Bine, cred
c am neles toate acestea, acum v rog s-mi artai. Artai-mi
trebuie s fie n permanen n atenia auditorului. Fr aceast faz de
verificare, nici o form de audit nu are valoare. Auditorul trebuie s verifice
toate afirmaiile, toate faptele, s verifice c tot ce i s-a spus se aplic i n
practic.
Toate observaiile din timpul auditului trebuie documentate, prin
completarea rubricilor corespunztoare din fiele de evaluare.
Atunci cnd auditorul gsete dovada unui eec n ndeplinirea
unei cerine, fa de referina auditului, se spune c a fost
identificat o neconformitate.
n mod normal este bine ca n acest moment auditorul s
aduc la cunotina audiatului neconformitatea constatat, n ce
const aceasta i care sunt dovezile obiective pentru aceast
concluzie.
Indiferent de obiectul auditului de SSM (loc de munc,
ntreprindere, proces tehnologic sau echipament de munc),
neconformitile sunt consemnate n fia de sintez a
neconformitilor.
Datele din aceast fi sunt utilizate pentru ntocmirea programului de
msuri tehnico-organizatorice pentru eliminarea neconformitilor.

Raportul de audit al SSM

Raportul de audit va fi elaborat sub directa coordonare a
auditorului-ef, care este responsabil de corectitudinea, precizia i
ntregimea acestuia. Raportul de audit nu va fi redactat sub presiunea
grabei. n faza pregtirii raportului de audit, auditorului i se cere s fac
recomandri
pentru
aciuni
corective
n
vederea
eliminrii
neconformitilor constatate n timpul auditului. Recomandrile se fac
doar n cazul n care audiatul este de acord cu necesitatea implementrii
acestora.
Pe de alt parte este de dorit ca nici o neconformitate constatat s
nu fie redactat, pn cnd auditorul nu ar putea s formuleze,
punndu-se de acord cu audiatul, aciunile corective necesare.
Raportul de audit va conine n mod clar referiri la obiectivul
i scopul auditului, sinteza neconformitilor constatate i un
program de msuri tehnico-organizatorice pentru eliminarea
neconformitilor.