Sunteți pe pagina 1din 9

INSTRUCTIUNI DE LUCRU PENTRU POSTUL

INSPECTOR RESURSE UMANE


=GHID DE UTILIZARE DOCUMENTE=

Responsabilitate: Tine evidenta tuturor angajatilor din societate, angajarilor, lichidarilor,


pensionarilor, conform legislatiei in vigoare.
Conduce Registrul de Evidenta al Salariatilor in format electronic conform legii. Transmite acest
registru catre Inspectia Muncii prin intermediul aplicatiei on-line http://itmonline.inspectiamuncii.ro .
Atunci cand finalizeaza transmiterea tuturor actualizarilor pentru luna precedenta, listeaza
registrul in vederea confruntarii cu Statul de salarii generat din aplicatia de salarizare.
Responsabilitate: Participa direct in procesul de atragere a noilor candidati si procesul de
recrutare
Pentru recrutarea de noi angajati:
a. Se identifica postul liber si profilul candidatului. Se compune si se da spre aprobare anuntul cu privire
la locul de munca vacant.
b. Se publica anuntul prin diferite mijloace agreate de societate
c. Se colecteza si triaza raspunsurile la anunt, astfel:
Daca candidatul corespunde in mare profilului, la primul contact tefefonic cu acesta i se
conduce un prim interviu telefonic
La acest prim interviu se consemneaza in scris pe formularul Interviu angajare I. cele
discutate si concluziile interviului, stabilindu-se, unde este cazul, o intalnire directa pentru un al doilea
interviu, caz in care se deschide si incepe sa se completeze o fisa intitulata Pasi angajare. I se
comunica angajatului care sunt documentele solicitate la al doilea Interviu (vezi Necesar documente la
al doilea interviu). La stabilirea datei pentru al doilea interviu se are in vedere si posibilitatea sustinerii
unei probe practice la sfarsitul acesteia.

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com

d. Interviul al 2-lea si intocmirea dosarului personal al candidatului


La prezentarea la sediul firmei al candidatului la data si ora stabilita, acesta este invitat de
catre inspectorul de personal in spatiul destinat acestui scop, unde se verifica daca persoana in cauza a
adus documentatia solicitata, dupa care i se face copii ale acesteia, si se pune in dosarul personal al
candidatului.
Se conduce al doilea interviu, mult mai amanuntit, verificandu-se corelatia intre cele spuse
de candidat, CV si documentele prezentate de acesta.
Se clarifica orice neconcordante si orice aspecte ramase neelucidate in CV-ul prezentat. Pe
parcursul interviului se consemneza in scris pe formularul Interviu angajare II.
La sfarsitul interviului i se da candidatului un test (chestionar) pentru evaluarea
cunostintelor profesionale ale acestuia. Acest test va face parte din dosarul personal.
Dupa terminarea testului teoretic candidatul va sustine o proba practica, intocmindu-se de
examinator o Fisa de evaluare practica. Acesta fisa va face parte din dosarul personal.
La sfarsitul probei practice candidatul poate pleca, urmand ca acesta sa fie contactat
telefonic intr-un anumit termen stabilit cu privire la posibilitatea (decizia) de angajare.
e. Analiza dosarului personal al candidatului
Se completeza dosarul angajatului cu referintele primite de la ultimul loc de munca al
acestuia si de la cunostintele acestuia (unde e posibil).
Se inainteaza dosarul conducerii societatii in vederea aprobarii inceperii sau nu a
procedurilor de angajare.
Daca conducerea societatii aproba se trece la urmatoarea etapa.
f. Inceperea procedurilor de angajare
Se comunica telefonic candidatului documentele necesare in vederea angajarii conform
formularului Necesar documente la angajare precum si data si ora stabilita precum si conditiile pentru
sustinerea testului psihologic cu psihologul unitatii.
In urma rezultatului acestui test, primit de catre conducatorul unitatii si a documentelor
finale solicitate se ia decizia definitiva cu privire la angajare si la detaliile acesteia (Decizia de angajare
si conditiile acesteia).
Responsabilitate: Intocmeste formele de angajare pentru toti angajatii firmei (contractul
individual de munca, fisa de post, fisa cu datele personale etc.)
In baza Deciziei de angajare si conditiile acesteia se intocmeste contractul individual
de munca (CIM)
Acesta se intocmeste cu minim 1 zi lucratoare inaintea inceperii activitatii, in 2 exemplare,
fiind semnat de ambele parti, astfel:
un exemplar pentru angajat
www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com

un exemplar (cu specificatia Am primit un exemplar) in dosarul personal


o copie a CIM se trimite la Biroul de contabilitate pentru a-l introduce in programul de
salarizare.
Functia la incadrare consemnata in CIM va fi functia conform Clasificarii COR (Ordin
1832_856_2011), cea mai apropiata de postul pentru care se angajeaza persoana respectiva. In acest sens
Biroul Personal va intocmi un tabel de corespondenta intre posturile din organigrama si functiile conf.
clasificarii COR. In cazul ca cele 2 denumiri nu sunt identice se va intocmi si o decizie de numire pe
functia din organigrama.
In acelasi timp se intocmeste si fisa postului pentru noul angajat, in 2 exemplare semnate
atat de angajator, cat si de angajat cu mentiunea Am luat la cunotin i am primit un exemplar din Fia
postului. Un exemplar din fisa postului ramane la angajat, si cealalta in dosarul personal al angajatului.
Tot la angajare se inmaneaza angajatului fisa de evaluare a performantelor,
corespunzatoare postului pe care il va ocupa, pastrandu-se in dosarul personal o copie a acesteia cu
mentiunea Am primit un exemplar si semnatura angajatului. Totodata i se va explica angajatului modul in
care se va face evaluarea.
Cu ocazia angajarii i se aduce anagajatului la cunostinta si prevederile cuprinse in
Regulamentul intern al societatii.
I se va solicita anagajatului sa dea:
declaratia la angajare cu privire la Regulamentul Intern
declaratia la angajare cu privire la Boli psihice si epileptice
declaratia la angajare cu privire la Protectia Maternitatii
In cazul in care angajatul are in intretinere alte persoane i se va solicita angajatului si:
declaratia cu privire la persoanele aflate in intretinerea sa
Inspectorul personal ii va da angajatului spre completare Fisa cu datele personale ale acestuia,
atragandu-i inca o data atentia asupra obligatiei acestuia de a anunta societatea cu privire la orice
modificare care apare.
Inspectorul personal va completa Legitimatia de servici a angajatului si o va inmana
acestuia.
Dupa intocmirea tuturor formalitatilor necesare, inspectorul de personal va aranja pe
capitole Dosarul personal al angajatului si va intocmi un OPIS Dosar Personal.
Capitolele dosarului personal (indicate prin separatoare) vor fi urmatoarele:
1. Contract de munca, va contine:
- contractul de munca, actele aditionale de modificare a CIM si deciziile in baza carora s-au facut
aceste modificari, in original, impreuna cu un
- Centralizator cu privire la modificarile CIM survenite de la angajare
- fisa de post pentru functia de baza
- fisa de evaluare pentru functia de baza
2. Declaratii la angajare, va contine:
- declaratia la angajare cu privire la Regulamentul Intern
- declaratia la angajare cu privire la Boli psihice si epileptice
- declaratia la angajare cu privire la Protectia Maternitatii

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com

3. Acte Personale, va contine:


- Fisa cu datele personale
- Act de identitate (in copie)
- unde se solicita prin fisa postului:
Permis de conducere (in copie)
Atestat profesional conducatori auto marfuri generale(in copie)
Atestat profesional conducatori auto marfuri ADR(in copie)
Card tahograf
4.Acte Medicale, va contine:
- aviz pshihologic
- aviz medical
- fisa de aptitudine
5.Studii si diplome, va contine:
- copii ale diplomelor de absolvire a studiile medii, scoli profesionale
- copii ale diplomelor de absolvire (licenta) a studiilor superioare sau aprofundate
- certificate de specializare in diferite domenii (ex. Operare calculatoare)
- certificate absolvire cursuri de formare profesionala obtinute la locul de munca
6.Istoric Profesional, va contine informatiile stranse cu ocazia recrutarii angajatului, cu privire in
principal la experienta profesionala.
- cerere de angajare
CV
interviul I si II
cazier juridic si rutier (unde este cazul)
decizia de incetare a CIM de la ultimul loc de munca, copie carte de munca
7. Coasigurati, va contine:
- declaratia cu privire la persoanele aflate in intretinerea angajatului
- copii ale actelor de identitate ale coasiguratilor (certificate de nastere copii, certificat
casatorie, carte de identitate)
8.Functii Suplimentare, va contine
- Deciziile de numire in functiile suplimentare detinute, impreuna cu:
- Fisele de post pentru functiile suplimentare
- Fisele de evaluare pentru functiile suplimentare
- Deciziile de eliberare din functiile respective
9.Asigurare medicala, va contine, unde este cazul:
- copie dupa cardul european de asigurare
- copie dupa asigurarea medicala
10. Cont viramente salar si diurne, va contine:
-copia semnaturii angajatului cu privire la primirea cardurilor bancare atat in Lei cat si in
Euro.

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com

- numarul conturilor bancare (IBAN) atat in Lei cat si in Euro, deschise pe numele
angajatului la banca colaboratoare, conturi in care i se vor vira acestuia drepturile banesti in lei sau euro.
Responsabilitate: inregistreaza contractul individual de munca in Registrul de Evidenta al
Salariatilor (Revisal)
Inspectorul de personal va inregistra online in Registrul de evidenta al Salariatilor
(REVISAL) noul contract de munca, imediat dupa intocmirea acestuia si va lista confirmarea inscrierii
acestuia, pe care o va atasa CIM din dosarul personal.
Responsabilitate: Intocmeste actele aditionale la modificari survenite pentru contractele
individuale de munca si le inregistreaza in REVISAL.
In cazul in care CIM se incheie pe perioada determinata inspectorul de personal va notifica
conducerea societatii cu cel putin 2 saptamani inainte de expirarea contractului, pentru a vedea daca
contractul se va prelungi sau nu.
Pentru orice modificari va intocmi decizia de modificare a CIM prin care s-a hotarat
modificarea in cauza: prelungire CIM, modificare CIM, suspendare CIM, si o va da spre semnare
directorului general
In baza deciziei va intocmi actul aditional de modificare a CIM, in 2 exemplare, semnate de
ambele parti, unul pentru angajat si unul pentru societate, cu mentiunea Am primit un exemplar pe care il
va pune in dosarul personal. Va consemna actul aditional si in Centralizatorul cu privire la
modificarile CIM survenite de la angajare.
Inspectorul de personal va inregistra online in Registrul de evidenta al Salariatilor
(REVISAL) modificarile la contractul de munca, imediat dupa incheierea si semnarea actului aditional de
modificare al acestuia si va lista confirmarea inscrierii modificarii acestuia, pe care o va atasa Actului
Aditional din dosarul personal
Inspectorul personal va da Departamentului Financiar Contabil o copie a actului aditional
pentru operarea modificarilor si in programul de salarizare.
Responsabilitate: Intocmeste formele de desfacere a contractului individual de munca (nota de
lichidare, decizia de desfacere a CIM)
In cazul in care desfacerea contractului de munca se face din initiativa societatii inspectorul
personal va intocmi decizia de incetare a CIM si o va da spre semnare directorului general, decizie pe
care o va comunica imediat angajatului, fie direct, caz in care acesta va semna de luare la cunostinta, fie
prin posta cu confirmare de primire.
In cazul in care incetarea contractului de munca se face din initiativa angajatului, inspectorul
personal va solicita acestuia formularea in scris a cererii de lichidare (demisiei), cerere care va fi
inregistrata obligatoriu in registrul de intrari. Cererea de lichidare (demisia) trebuie sa contina obligatoriu
numele, adresa, actele de identitate si CNP-ul angajatului respectiv, precum si functia pe care este
incadrat, sa contina data de la care solicita incetarea contractului de munca, data si locul intocmirii

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com

cererii. Odata cu depunerea cererii de lichidare inspectorul personal este obligat sa-i solicite angajatului
motivarea cererii, incercand sa afle motivele obiective care il determina sa plece si daca aceste motive se
datoreaza unor disfunctionalitati in desfasurarea activitatii societatii. Va prezenta imediat directorului
general cererea de lichidare impreuna cu motivatia, in vederea aprobarii ei de catre acesta. Daca data
incetarii CIM solicitate de angajat nu respecta termenul legal obligatoriu de preaviz acordat societatii
noastre, directorul general poate dispune incetarea CIM la data implinirii termenului legal de preaviz. In
urma hotararii administratorului va intocmi decizia de incetare a CIM si o va da spre semnare
directorului general, decizie pe care o va comunica imediat angajatului, fie direct, caz in care acesta va
semna de luare la cunostinta, fie prin posta cu confirmare de primire.
Inspectorul de personal va inregistra online in Registrul de evidenta al Salariatilor
(REVISAL) decizia de incetare a CIM, imediat dupa incetarea acestuia, si va lista confirmarea inscrierii
acesteia, pe care impreuna cu decizia de incetare a CIM o va pune in dosarul personal.
La momentul comunicarii deciziei de incetare a CIM angajatului, inspectorul de personal ii va
inmana acestuia si Nota de Lichidare, pe care angajatul are obligatia sa o verifice si sa o semneze,
urmand ca Departamentul Financiar Contabil sa recupereze debitele ramase.
Inspectorul personal va arhiva dosarul personal al angajatului lichidat
Inspectorul personal va da Departamentului Financiar Contabil o copie a deciziei de incetare a
CIM pentru operarea acesteia si in programul de salarizare.
Responsabilitate: Tine evidenta valabilitatii actelor si instiinteaza salariatul cand e nevoie de
actualizari
Inspectorul de personal
-Folosind rezumatul valabilitatii actelor, inscris pe OPIS-ul dosarului personal al fiecarui
angajat, sub forma:
Acte personale si medicale
Denumire Act Personal
Data acordarii (eliberarii)
Carte de identitate
Permis de conducere
Atestat profesional Marfuri
Generale
Atestat profesional ADR
Card tahograf

Valabil pana la

Aviz Psihologic
Aviz Medical
Fisa de aptitudine
Asigurare medicala seria ____
si nr ____________
Card Bancar Lei
Card Bancar Euro

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com

- Avand obligatia ca acest opis sa fie actualizat permananent si in corelatie cu documentele


cuprinse la dosarul personal
Va intocmi o situatie electronica de sinteza intitulata Situatie valabilitate acte personal
care va cuprinde pentru fiecare angajat al societatii datele de expirare a actelor personale si medicale.
Folosind tehnicile de sortare si cautare in fisierul eletronic va verifica cel putin saptamanal
daca actele angajatilor se afla in termenul de valabilitate.
Va atentiona angajatul prin SMS si direct daca este posibil cu privire la expirarea actelor
personale, pentru prima oara cu cel putin 3 luni inainte, pe urma lunar, iar in ultima luna saptamanal,
pana la obtinerea noilor acte, consemnand in scris data, ora si modalitatea de contact de fiecare data cand
l-a atentionat.
Va consemna in DOSARUL DOCUMENTELOR LIPSA aflat la secretariat orice act
personal expirat si neinlocuit de angajat.
Va publica in fiecare luni din saptamana la afisajul stabilit Lista cu angajatii a caror acte
au expirat sau a caror acte vor expira pana la sfarsitul saptamanii urmatoare.
La primirea noilor acte va pune o copie a actului respectiv in dosarul personal, va
actualiza Opisul dosarului personal al angajatului, precum si fisierul Situatie valabilitate acte personal. Va
actualiza Lista cu angajatii a caror acte au expirat sau a caror acte vor expira pana la sfarsitul saptamanii
urmatoare afisata precum si dosarul documentelor lipsa (daca este cazul).
Responsabilitate: Elibereaza adeverinte solicitate de angajati.
Concepe si tehnoredacteaza adeverinte solicitate de angajati. Raspunde de exactitatea datelor inscrise.
Adeverintei i se va da un numar din registrul de iesiri, se va face in 2 exemplare, unul pentru angajat, si
unul in dosarul de ADEVERINTE ELIBERATE, purtand mentiunea Am primit un exemplar.
Adeverintele vor fi obligatoriu semnate atat de Seful Departamentului Personal, cat si de Directorul
General.
Adeverintele cele mai des eliberate sunt:
- Adeverinta salariat
- Adeverinta vechime
- Adeverinta pentru somaj
Responsabilitate: Tine evidenta prezentei la lucru a personalului de la sediul societatii si intocmeste
pontajele necesare salarizarii.
Pentru personalul incadrat in cadrul compartimentului TESA pontajul se intocmeste
zilnic, pe baza condicii de prezenta, de catre Inspectorul de personal.
Pentru personalul incadrat in cadrul Departamentului Service Auto pontajul se realizeaza
pe baza condicii de prezenta, de catre Sef Service Auto. Acest pontaj este predat saptamanal, in fiecare
luni pentru saptamana anterioara, si in prima zi a lunii pentru luna anterioara, inspectorului personal, atat
pe format hartie, semnat de Sef service, cat si in format electronic.
Pentru soferi, pontajul se realizeaza pe baza pontajelor partiale primite de la dispeceri,
saptamanal , in fiecare luni pentru saptamana anterioara, si in prima zi a lunii pentru luna anterioara, atat
pe format hartie, semnat de dispecer, cat si in format electronic. Inspectorul de personal va verifica si

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com

centraliza aceste pontaje.


In pontaj se vor evidentiate:

- prezenta la serviciu
- concediul de odihna
- concediul medical
- concediul fara plata
- zilele nemotivate
Zilele dinainte de angajare, respectiv dupa lichidare, vor fi hasurate si vor avea inscrisa
mentiunea ANGAJAT CU DATA DE ., respectiv LICHIDAT CU DATA DE ... .
Pentru concediul de odihna si concediul fara plata, inspectorul personal va verifica
existenta cererii de concediu fara plata sau odihna si aprobarea ei de catre directorul general.
Pentru concediul medical, inspectorul personal va verifica predarea de catre angajat in
termenul legal al imprimatului de concediu medical, si va face raportarile cerute de lege in acest sens.
In cazul in care angajatul lipseste nemotivat de la servici acesta va fi contactat imediat
pentru lamurirea motivului pentru care absenteaza. In cazul in care nu se reuseste clarificarea situatiei,
dupa 3 absente nemotivate se declanseaza procedura de cercetare disciplinara in cazul sau.
Pontajele centralizate, dupa aprobarea lor de catre directorul general, vor fi transmise
biroului contabilitate, pentru introducerea lor in programul de salarizare. O copie a acestora va sta in
dosarul de PONTAJE CENTRALIZATE impreuna cu cererile de concediu fara plata, concediu de odihna
si concediile medicale aferente perioadei respective. O alta copie, impreuna cu pontajele partiale vor sta
in dosarul PONTAJE PARTIALE.
Responsabilitate: intocmeste planificarile de concediu anuale si tine evidenta concediilor de odihna,
concediilor medicale, invoirilor, nemotivatelor etc.
Intomeste la inceputul fiecarui an Situatie planificare si realizare concedii de odihna, urmand
ca aceasta situatie sa fie actualizata la inceputul fiecarei luni, pana cel tarziu in data de 5 ale lunii.
Se va actualiza coloana Zile CO legale an curent, in timp ce pe coloana lunii precedente se trece
concediul efectiv realizat, si pe coloanele lunii in curs si a celor viitoare concediul planificat. Luna
precedenta se hasureaza, semn ca realizarea concediilor de odihna s-a condus pana la luna respectiva.
Aceasta situatie, tiparita lunar, aprobata de Directorul General va fi arhivata in dosarul de PONTAJE
CENTRALIZATE.
Cu aceeasi ocazie se actualizeaza si situatia Planificarea concediilor de odihna, unde sunt
specificate atat intervalele calendaristice pentru concediul planificat, cat si pentru cel realizat.
Inspectorul de personal se ingrijeste de respectarea planificarii, astfel incat toti angajatii sa scoata
integral concediul de odihna aferent anului in curs.
Concediul fara plata peste un anumit interval de timp se asimileaza suspendarii CIM, si ca atare se
considera o modificare a acestuia, modificare care se concretizeaza printr-o Decizie de suspendare a
CIM si prin transmiterea acesteia in REVISAL. Reluarea activitatii se face in baza Deciziei de incetare
a suspendarii CIM.

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com

*Nota: Aceste formulare sunt oferite de bursa www.euload.com cu titlu gratuit in scop informativ, fara sa
implice raspunderea bursei pentru folosirea lor de catre utilizatorii acestui serviciu.

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: contact@euload.com