MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE

Descrierea procesului de prelucrare i arhivare a declaraiilor electronice

Scopul acestui document este de a prezenta procesul de pregtire, preluare (depunere), validare a
datelor, elaborare a rspunsului, transmitere a datelor si arhivare a declaraiilor in format electronic,
pe noua platform tehnologic.
n aceast arhitectur se pot prelucra uniform toate tipurile de declaraii precum i alte tipuri de
formulare electronice pe care ministerul trebuie sa le colecteze de la ceteni, societi comerciale
sau instituii publice. Ea este o extindere a actualei platforme D112.
Pentru pregtirea declaraiilor declaranii au la dispoziie dou metode:
o pentru cei care dispun de sisteme informatice, "Generare Automata" prin programe
informatice proprii a unui fiier n format XML.
o "Introducere Date" n programul informatic de asisten (furnizat de MFP); metoda este
recomandata celor care nu dispun de sisteme informatice si au pana la 50 de angajai.
Oricare ar fi metoda folosita pentru pregtirea declaraiei, depunerea (transmiterea la MFP) se poate
face prin Internet (fluxul recomandat) sau la ghieele administraiei.
o Pentru a fi expediat prin Internet, fiierul XML trebuie semnat electronic cu certificatul digital,
rezultnd un document electronic (fiier PDF cu XML ataat si semnat electronic).
o La ghieu se prezint documentul electronic (fiier PDF cu XML ataat dar nesemnat
electronic), nsoit de un nscris.
Activitile declarantului
1. pentru depunerea documentului prin Internet snt:
a. generarea fiierului XML de ctre sistemul informatic propriu sau introducerea datelor prin
programul informatic de asisten furnizat de MFP;
b. verificarea structurii fiierului XML i a unor corelaii ntre date prin programul informatic furnizat
de MFP;
c. generarea documentului electronic ca fiier n format PDF cu XML ataat (dac acesta a
ndeplinit condiiile de verificare) i semnarea documentului electronic prin acelai program
furnizat de MFP;
d. autentificarea la site-ul Internet www.e-guvernare.ro (folosind certificatul digital) si ncrcarea
documentului electronic semnat (fiier PDF semnat electronic cu XML ataat) pe serverul central
al MFP;
e. memorarea "Indexului de ncrcare" afiat de sistemul MFP (pentru urmrirea procesrilor
ulterioare);
2. pentru depunerea documentului la ghieul administraiei snt:
a. generarea fiierului XML de ctre sistemul informatic propriu sau introducerea datelor prin
programul informatic de asisten furnizat de MFP;
b. verificarea structurii fiierului XML i a unor corelaii ntre date prin programul informatic furnizat
de MFP;
c. generarea i copierea pe CD a documentului electronic ca fiier n format PDF cu XML ataat
(dac acesta a ndeplinit condiiile de verificare), tiprirea i semnarea nscrisului prin acelai
program furnizat de MFP;
e. deplasarea la ghieul administraiei, depunerea nscrisului i a CD-ului i obinerea numrului
de nregistrare.
Activitile MFP
1. pentru primirea documentelor din prin Internet snt:

a. verificarea corectitudinii documentului electronic din punct de vedere al integritii,

formatului, autenticitii i reprezentrii (fiier integru n PDF semnat electronic cu XML ataat,
CUI activ, certificat digital calificat valid, nrolat i autorizat s reprezinte CUI-ul, perioada
declarat valid etc.);
b. dac verificarea dovedete c documentul nu ndeplinete unul din criteriile privind formatul,
autenticitatea sau reprezentarea, sistemul informatic MFP:
i.
genereaz un document electronic semnat (recipis) atestnd c declarantul
nu i-a ndeplinit obligaia de declarare (documentul nu poate fi acceptat ca declaraie)
indicnd criteriile de verificare nclcate (lista erorilor);
c.dac verificarea se ncheie cu succes, sistemul informatic MFP continu cu:
i.
alocarea unui "Numr de nregistrare al Declaraiei - Internet" i generarea unui
mesaj specific informnd declarantul ca documentul su a fost verificat i reinut ca
declaraie; mesajul poate fi consultat de declarant prin Internet pe pagina Web de
interogare a strii prelucrrii documentelor, folosind "Indexul de ncrcare" memorat;
ii.
validarea datelor conform normelor i instruciunilor n vigoare pentru tipul de
declaraie prelucrat;
iii.
dac nu sunt ndeplinite toate criteriile de validare, obligaia de declarare nu a
fost ndeplinit si declarantul trebuie s depun o declaraie.
iv.
dac validarea datelor se ncheie cu succes, sistemul informatic MFP:
1.
genereaz un document electronic semnat (recipis) atestnd c declarantul i-a
ndeplinit obligaia de declarare;
2.
arhiveaz declaraia i recipisa n arhiva electronic proprie;
3.
prelucreaz datele obinute conform fluxurilor specifice fiecrui tip de declaraie
4.
dup caz, transmite datele, conform legii i normelor n vigoare, beneficiarilor
acestora.
2. pentru primirea documentelor la ghiee administraiei snt:
a. verificarea la ghieu, de fa cu declarantul i compararea documentului electronic ca
fiier n format PDF cu XML ataat prezentat pe CD, cu nscrisul nsoitor;
b. dac verificarea se ncheie cu succes, oficiantul aloc un "Numr de nregistrare al
Declaraiei - Ghieu" i va informa declarantul c rezultatul validrii documentului va putea fi
consultat de declarant prin Internet pe pagina Web de interogare a strii prelucrrii
documentelor sau, n zilele urmtoare la ghieu, folosind "Numr de nregistrare al
Declaraiei - Ghieu";
c.semnarea de ctre oficiant a documentului electronic i ncrcarea, n aceeai zi sau n
zilele urmtoare n funcie de resursele umane disponibile, prin Intranetul MFP sau
Extranetul MFP pe serverul central al MFP;
d. verificarea corectitudinii documentului electronic din punct de vedere al integritii,
formatului i autenticitii (fiier integru n PDF semnat electronic cu XML ataat, CUI activ,
perioada declarat valid etc.).
e. dac verificarea dovedete c documentul nu ndeplinete unul din criteriile privind
formatul sau autenticitatea, sistemul informatic MFP:
i.
genereaz un document electronic semnat (recipis) atestnd c declarantul
nu i-a ndeplinit obligaia de declarare (documentul nu poate fi acceptat ca declaraie),
indicnd criteriile de verificare nclcate (lista erorilor);
f. dac verificarea se ncheie cu succes, sistemul informatic MFP continu cu:
i.
generarea un mesaj specific informnd declarantul ca documentul su a fost
verificat i reinut ca declaraie; mesajul poate fi consultat de declarant prin Internet pe
pagina Web de interogare a strii prelucrrii documentelor, folosind "Numr de
nregistrare al Declaraiei - Ghieu";
ii.
validarea datelor conform normelor i instruciunilor n vigoare pentru tipul de
declaraie prelucrat;
iii.
dac nu sunt ndeplinite toate criteriile de validare, obligaia de declarare nu a
fost ndeplinit si declarantul trebuie s depun o declaraie.
iv.
dac validarea datelor se ncheie cu succes, sistemul informatic MFP:

1. genereaz un document electronic semnat (recipis) atestnd c declarantul ia ndeplinit obligaia de declarare;
2. arhiveaz declaraia i recipisa n arhiva electronic proprie;
3. prelucreaz datele obinute conform fluxurilor specifice fiecrui tip de declaraie;
4. dup caz, transmite datele, conform legii i normelor n vigoare, beneficiarilor
acestora.
Verificarea rezultatului verificrilor efectuate asupra documentului i a ndeplinirii criteriilor de
validitate a datelor sau a strii prelucrrii se poate face numai prin interogarea informaiilor publicate
n Internet pe site-ul MFP. Atestarea ndeplinirii obligaiei de declarare se face de MFP printr-un
document electronic semnat (recipis) care se poate obine prin Internet de pe site-ul MFP.
Nu se poate garanta prelucrarea documentelor depuse pe canale diferite (la ghiee i prin Internet)
sau de mai multe ori n aceeai zi, n ordinea cronologic a depunerii.
n funcie de criteriile de verificare a documentelor, de criteriile de validare a datelor i de tipul
declaraiei, n conformitate cu reglementrile n vigoare, rezultatele prelucrrilor vor fi diferite.