Unitatea de invatare nr 2

Capitolul II

Informatia- obiectivul principal al activittii de

management

Coninut

Timp de studiu

Notiunea de informatie si cunostinte

Fluxuri informationale intr-o organizatie.
Sistem informational. Componente

1 or
1 or
1 ora

nelegerea semnificaiei conceptului de

informatie si cunostinte
Abordarea conceptual a teoriilor de
sistem informational
nelegea rolului funciunilor IT&C in
cadrul firmei

TERMENI CHEIE

Management
Tehnologia informatiei
Comunicare
Sistem
Feed-back
IT&C
Informatie
Cunostinte
Flux informational
Circuit informational

2.1

Informaia i cunoaterea, elemente eseniale procesului

de management

Relaia dintre informaie i procesul de management este o relaie

intrinsec, nu se poate face management de calitate fr informaie de
calitate, iar informaia este materia prim n procesul de conducere.
n societatea informaional, informaia i cunoaterea au un rol
decisiv ca surse de cretere economic, de dezvoltare social i uman.
2.1.1 Conceptele informaie i cunoatere
Informaia a devenit nu numai un factor major al procesului de
producere, dar i una din resursele la fel de importante precum energia,
petrolul, metalele, obinnd, totodat, o calitate cu totul deosebit - ea nu se
epuizeaz, ci dimpotriv, valoarea ei crete cu att mai mult, cu ct este mai
intens i frecvent folosit, iar utilizarea ei conduce la crearea de noi valori.

Cunotinele sunt recunoscute ca un factor esenial al dezvoltrii. Ele

sunt un factor strategic, cheie, pentru competitivitatea economic ntr-o lume
globalizat, iar dezvoltarea difereniat a rilor lumii se datoreaz i
modului diferit de aplicare i circulaie a lor n societate.
Informaia constituie un obiect de studiu complex i interdisciplinar,
aprnd n ipostaze multiple, ca operator de baz al funcionrii intelectului
uman i al sistemelor cu inteligen artificial, substan a actelor de
comunicare interumane i reper esenial al proceselor de concepie, decizie i
conducere i aciune individual i colectiv, determinant pentru nivelul de
raionalitate a comportamentelor umane1.
Informaia mrete, n general, gradul de cunoatere al omului n
raport cu anumite evenimente, experiene, obiecte, cu mediul nconjurtor la
modul general, deoarece informaia reprezint un plus de cunoatere, avnd
un caracter de noutate.
Noiunea de informaie este greu de definit, fiind o noiune
axiomatic. Ea reprezint o form de manifestare a materiei, alturi de
substan i energie2.
Mai jos sunt prezentate cteva ncercri de definire a informaiei.
Dicionarul explicativ al limbii romne trateaz informaia ca fiind:
Fiecare dintre elementele noi n raport fa de cunotinele prealabile
n semnificaia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj
vorbit, imagini plastice, indicaia unui instrument).
n Dicionarul de Informatic i Cibernetic regsim urmtoarea
definiie:
Un element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificaii
pentru un sistem n aciune i care dispune de proprietatea de a genera
aciuni predictive ale sistemului n raport cu repertoriul cunoscut de
aciuni.
n Teoria Comunicaiilor gsim:
Informaia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau
a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului ei un spor
de cunoatere .
Dezvoltarea fr precedent a societii umane, n general i a
1
2

Dictionarul de Economie, Ed. Economica, Bucuresti, 1999, pag.247

Daniela Enachescu, Informatic generala, Ed. Univ. din Ploiesti, 2005, pag.13

activitilor social-economice n special, care au obiect de activitate

transmiterea, memorarea i tratarea informaiei au determinat o diversificare
foarte mare a naturii informaiilor i o cretere masiv a volumului de
informaie.
2.1.2 Clasificri ale informaiei
Exist foarte multe criterii de clasificare a informaiei, ns, din toate
acestea am ales pe cele care sunt relevante pentru a pune n eviden
importana informaiei n societatea actual, n procesul de management3.

Clasificarea informaiei n timp fa n raport cu momentul

utilizrii ei:
informaie activ care se refer la procese n curs de desfurare
(procese operative);
informaie pasiv referitoare la procese i fenomene care au avut
loc i s-au terminat;
informaie de tip previzional referitoare la procese viitoare.

Clasificarea informaiei dup domeniul de activitate din care

este obinut:

informaie social referitoare la procesele sociale;

informaie tehnico-tiinific referitoare la activitatea tehnicotiinific;
informaie de tip economic care se refer la activitatea economic;

Clasificarea informaiei din punct de vedere al coninutului

acesteia:
informaie elementar acea informaie care nu se mai poate
descompune;
informaie complex - acea informaie obinut prin agregarea
informaiilor elementare;
informaie de tip sintetic aspecte de obinere a unor indicatori
sintetici.
3

Ibdem, pag. 15

Clasificarea informaiei dup forma de stocare pe un anumit

suport:

informaie sub form analogic const n reprezentarea

fenomenelor fizice, a imaginilor fixe, a sunetelor i imaginilor
dinamice aa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de
nregistrare fr a fi necesar o conversie sau o codificare a acestora
nainte de transmiterea sau memorarea pe suporturile tehnice de
informaie. De exemplu:
nregistrarea mesajelor i altor informaii sonore pe band
magnetic cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic
(magnetofon, casetofon) larg rspndite pn la apariia
echipamentelor digitale, precum i a dispozitivelor de captare a
sunetului (microfon);
nregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor
activiti, operaii i procese prin folosirea echipamentelor
analogice pentru imagine i sunet de tip videorecorder,
videocamer.

informaie digital forma digital a informaiei se realizeaz

fie pornind de la forma analogic a acesteia, fie pornind de la
fenomenul real; n ambele cazuri are loc o codificare numeric, o
evaluare cantitativ, o cuantificare a fenomenului care face obiectul
reprezentrii. Este forma artificial a informaiei.

Pe suportul tehnic, informaia se prezint ca o succesiune de valori

binare (0 i 1) ordonate dup un sistem de reguli (cod). Informaia este
introdus n sistemul de calcul cu ajutorul tastaturii sau a altor dispozitive de
introducere a informaiilor. Odat introdus, informaia se transmite i se
memoreaz sub forma digital chiar din momentul perceperii acesteia, fr a
mai fi necesar i o conversie prealabil a ei.
Informaiile analogice pentru a fi supuse procesrii computerizate,
trebuie supuse conversiei n form digital cu ajutorul unor dispozitive
specializate de conversie din analogic n digital. Acestea se pot folosi
independent sau se pot introduce n configuraia unui sistem informatic de
birou .
Forma digital a informaiei prezint urmtoarele avantaje:
nregistrarea, memorarea i transmiterea informaiei sunt realizate
cu o nalt fidelitate;

 posibilitatea folosirii sistemelor informatice de birou pentru

memorarea i procesarea informaiei digitale cu toate avantajele ce
decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de
memorare, regsirea selectiv i rapid a informaiei memorate;
costul relativ redus al informaiei memorate, procesate i
comunicate n form digital
fiabilitatea ridicat n timp a informaiei digitale, suportul pe care
este stocat informaia poate rezista zeci de ani.

Clasificarea informaiei dup natura formal :

informaia sub form de date: numerice, alfanumerice, participnd
la efectuarea unei game largi de operaii matematice i logice cu
larg aplicabilitate n activitile economice, de cercetare tiinific,
proiectare tehnologic, statistic, administraie;
informaia sub form de texte acea informaie organizat sub
forma documentelor, paginilor de texte, paragrafe, fraze, cuvinte,
caractere. Acest tip de informaie este destinat prelucrrii cu
programe adecvate de editare i tehnoredactare a textelor, control
gramatical i semantic al cuvintelor, punerii n form i apoi n
pagin a textului de redactat;
informaia sub form de documente grafice destinate perceperii
vizuale de ctre factorii umani prin afiarea pe monitorul
calculatorului electronic, prin scrierea la imprimant sau la
dispozitivul de tiprire a desenelor (plotter). Un document poate
conine ca imagini prelucrate grafic, date sub form de rapoarte i
situaii, texte explicative, reprezentri grafice, desene, schie
tehnice, imagini fotografiate;
informaia sub form de secvene audio generate de vocea uman,
fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare
electronice de voce i acustice;
informaia sub form de secvene video de natur animat sau
film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat
vederi sau generate de programe de grafic bidimensional sau
tridimensional care sunt de cele mai multe ori nsoite de
informaie sonor: voce sau sunet.

Clasificarea informaiei din punct de vedere al suportului

informaional:

 informaie pe suporturi tehnice de informaii:

informaie pe suporturi magnetice: banda magnetic, caseta
magnetic, discul magnetic, cartela magnetic;
informaie pe suporturi cu lectur optic : discurile optice de mare
capacitate a cror informaie digitalizat este citit optic cu
dispozitive laser;
Informaia memorat pe suporturile tehnice este nregistrat i
poate fi citit numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citirescriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire i scriere pe
suporturile magnetice, unitile de lectur optic a discurilor tip
CD-ROM, etc.
informaie pe suporturi uzuale:
hrtie, documentele clasice respectiv documentele informatice i
birotice (obinute la imprimant), documentele realizate cu ajutorul
plotter-ului.
alt supor similar; n locul hrtiei se pot utiliza ns o gam larg de
nlocuitori sintetici cu caracteristici i caliti grafice asemntoare
sau superioare hrtiei, care pot fi consultate vizual ori multiplicate
prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (de tip Xerox).
informaie pe suporturi transparente din pelicul fotografic sau
pelicul de film, microfilm care poate fi lecturat numai dup ce
imaginea nregistrat este mrit.

2.2

Informaiile i datele, componetele eseniale ale sistemului

informaional al organizaiei

Calitatea informaiei este foarte important pentru actul de conducere,

utilizarea informaiei depinznd de caracteristicile acesteia. Modul n care se
transmite informaia este la fel de important pentru asigurarea acurateii
informaiei, astfel nct utilizatorul s obin o informaie neviciat de
transmisie.
Centrul de decizie este reprezentat de receptor n sensul c la acesta
ajung datele transmise i stocate de ctre emitor. Emitorul oglindete
comportarea cantitativ-calitativ a unei organizaii economice.

DISPOZITIV
DE
TRANSMISIE

MES
AJ

SEM
NAL

CANAL
DE
COMUNICARE

CODIFICATOR

DISPOZITIV
DE
RECEPIE

SEM
NAL

DECODIFICATO
R

EMITOR

Locul,
SURS
persoana,
echipamentul
care produce
i transmite
mesajul

RECEPTOR

ZGOMOT
PERTURBA
II)

Persoana,
echipamentul
care primete
mesajul

FEEDB
Figura 1.1.ACK
- Procesul de comunicare4

n figura 1.1 este prezentat procesul de comunicare, emitor-canal de

transmisie-receptor.
Emitorul emite ct mai multe informaii reprezentnd comportri
cantitative ale organizaiei, oglindind comportamentul organizaiei
respective din punct de vedere calitativ.
Canalul de comunicare (transmitere) a datelor i informaiilor are
menirea de a asigura transmiterea rapid a datelor astfel nct acestea s
ajung n timp oportun la centrul de decizie (receptor) pentru a se lua
deciziile care trebuie luate i de a transmite fidel informaiile. Canalul
trebuie s aib capacitate de decodificare i trebuie s fie pe aceeai lungime
de und cu emitorul.
Din figura 1.1 reiese c procesul de informare se realizeaz n dou
sensuri:
conexiunea direct care reprezint informaiile de decizie;
conexiunea invers care reprezint informaiile de stare, privitoare
la starea sistemului condus, sau feedback.
Acest model simplist poate fi aplicat oricrui sistem deci inclusiv unei
organizaii. Astfel, putem reprezenta modul cum circul informaia n
interiorul unui agent economic, reprezentndu-se doar cele dou subsisteme
importante i anume cel de decizie (conductor) i cel de execuie (condus).
n cadrul unei organizaii informaia circul att n interiorul acesteia,
ntre diferitele departamente, conform organigramei, dar, la fel de important,
are loc un tranfer de informaie cu mediul exterior organizaiei. Aceste
transferuri de informaie fac parte din fluxurile informaionale, circuitele
4

Zaharia M., Palko Gh., Competiia i managementul companiei, Editura Curtea Veche Publishing,
Bucureti, 2000, pag. 177.

informaionale respectiv sistemul informaional specific fiecrei organizaii.

Fluxul informaional este o seciune prin circuitul informaional i
reprezint cantitatea de informaie care circul ntre dou puncte ale grafului
organizaional avnd: destinaie, coninut, sens i frecven bine stabilit.
Circuitul informaional cuprinde drumul pe care l parcurge informaia
din momentul apariiei unui eveniment i pn cnd pe baza cunoaterii lui,
se declaneaz un alt eveniment.
Sistemul informaional este definit ca fiind un ansamblu de fluxuri i
circuite informaionale organizate n mod unitar i prin intermediul crora
se asigur legtura informaional dintre subsistemul condus i cel
conductor, dintre diferitele departamente ale organizaiei, cu scopul
realizrii unei bune comunicri care s permit desfurarea n bune
condiii a activitii organizaiei astfel nct s se ajung la ndeplinirea
obiectivelor propuse.
O alt definiie a sistemului informaional l contureaz ca fiind un
ansamblu de procedee, metode i mijloace prin care se asigur culegerea,
transmiterea, prelucrarea dar i valorificarea informaiilor.
Este bine cunoscut c sistemul informaional, ca o component a
sistemului de conducere, are un rol important n funcionalitatea i eficiena
economic a firmei deoarece el ofer materia prim informaional pentru
ndeplinirea obiectivelor i executarea sarcinilor, competenelor,
responsabilitilor, att de ctre conducere ct i de personalul de execuie.
n figura 1.2 este prezentat schematic modul n care principalele
fluxuri informaionale circul n interiorul unei organizaii dar i ntre
organizaii i mediu.

Informaii ctre
alte sisteme

SISTEMUL
CONDUCTOR

DECIZII

Resurse

Informaii de la
alte sisteme

INFORMAII
DE STARE

SISTEMUL
CONDUS

Produse
(bunuri i servicii)

Figura 1.2 Circulaia informaiilor n abordarea sistemic a unei organizaii

Sistemul informaional este o component a sistemului de

management alturi de sistemul organizatoric, sistemul decizional i
sistemul de metode i tehnici de conducere. Din aceast perspectiv sistemul
informaional poate fi definit ca totalitatea datelor, informaiilor, circuitelor
i fluxurilor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a
informaiilor existente ntr-o unitate economic, avnd ca scop asigurarea
suportului informaional necesar pentru stabilirea i ndeplinirea
obiectivelor.
Sistemul informaional, prin componena sa, are pentru unitatea economic
acelai rol ca sistemul circulator pentru corpul omenesc.
Componena sistemului informaional este urmtoarea5 :
Datele i informaiile
Data n general noiunea de dat este adesea confundat cu
cea de informaie, dar data este o niruire de caractere numerice sau
alfanumerice cu o anumit semnificaie, o descriere letric / cifric a
unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei aciuni din
cadrul sau din afara unitii economice, constituind componena
primar a sistemului informaional i care este prelucrat prin mijloace
automate. Prin prelucrarea datelor se obin informaii.
Informaia acea dat care aduce un plus de cunoatere i care
5

Daniela Enachescu, Informatic general, Ed. Univ. din Ploiesti, 2005, pag 17

servete pentru luarea unei decizii sau traducerea n via a acestora

prin aciunea ce urmeaz.
n cadrul unei firme, informaiile au o tripl dimensiune :
social general exprim rolul informaiei din cadrul firmei
n manifestarea componenilor si ca ceteni ai rii, ca
purttori ai anumitor drepturi i obligaii, n exercitarea
crora informaiile vehiculate au o pondere apreciabil;
organizaional rezid n rolul informaiilor n stabilirea i
operaionalizarea obiectivelor firmei;
individual prin coninut i mod de reprezentare
influeneaz substanial i potenial aspiraiile fiecrui
salariat i gradul de satisfacere al acestora.
Datele reprezint elementele componente ale informaiei, ele
constituind suportul formal al acesteia.
Exist dou categorii de informaii i anume: informaii
elementare (obinute din constatri asupra unui obiect sau fenomen) i
informaii complexe (obinute ca urmare a agregrii informailor
elementare).
Orice informaie are o component calitativ numit i
identificator care indic natura obiectului la care se refer informaia
i o component cantitativ numit i component de stare care indic
fie o stare n care se gsete obiectul, fie o valoare pe care o are.

Fluxurile informaionale

Fluxurile informaionale reprezint ansamblul de informaii

necesar desfurrii unei activiti sau chiar activiti de transmitere
de informaii ntre emitor i receptor.
n cadrul firmelor moderne se ncearc stabilirea unor fluxuri
informaionale ct mai directe prin evitarea punctelor intermediare i
ct mai scurte prin evitarea prelungirii lor n aval sau n amonte de
beneficiarii vizai.

Circuitele informaionale

Circuitele informaionale reprezint acele itinerarii parcurse de

date i informaii de la generare pn la activarea sau distrugerea lor n
funcie de caracteristicile organizatorice ale emitorilor i

beneficiarilor de informaii.

Procedurile informaionale

Procedurile informaionale sunt acele operaii executate n

cadrul unui circuit informaional care constau ntr-un ansamblu de
elemente ce presupun un anumit suport de date, o ordine prestabilit a
datelor i informaiilor, anumite mijloace de tratare a informaiilor.

Mijloacele de tratarea informaiilor

Mijloacele de tratarea informaiilor reprezint componenta

tehnico-material a sistemului informaional incluznd instrumentele
i echipamentele care folosesc n tratarea (culegerea, nregistrarea,
prelucrarea i transmiterea) informaiilor precum i n stocarea
informaiilor.
Mijloacele de tratare a informaiilor pot fi: manuale, mecanice,
computerizate, automatizate.
n dezbaterea noiunii de sistem informaional trebuie s precizm
funciile sale n cadrul unitii economice. Aceste funcii sunt :
Funcia documentar care asigur ndeplinirea operaiilor de
nregistrare i transmitere a informaiilor avnd ca finalitate
mbogirea cunotinelor personalului firmei.
Funcia operaional pentru informarea personalului n scopul
realizrii sarcinilor care revin fiecrui angajat al firmei.
Funcia decizional care este i cea mai important i care const
n asigurarea informaiilor pentru iniierea, fundamentarea i
adoptarea deciziilor manageriale.
O informaie de calitate trebuie s fie n acelai timp: consistent,
relevant, oportun, exact i accesibil.
Pentru a analiza o informaie din punct de vedere calitativ trebuie s
explicm relaia: informaie-cunotin. Informaia reprezint acel plus de
cunoatere cu caracter obiectiv, pe cnd cunotina reprezint tot un plus de
cunoatere dar cu caracter subiectiv. Astfel, relevana unei informaii poate
fi analizat ca o sum de cunotine care pot duce la luarea unei decizii
corecte i n lipsa crora decizia luat putea fi incorect.

Atenie! Relevana unei informaii pentru o anumit decizie nu

nseamn relevana acelei informaii pentru orice decizie, astfel nct o
informaie poate fi irelevant pentru o decizie dar relevant pentru o alt
decizie. Din cele spuse mai sus putem trage concluzia c informaia
reprezint forma dat unei cunotine pentru a permite comunicarea i
manipularea acesteia. Manipularea unei informaii este influenat de
exactitatea (acurateea) ei astfel: dac informaia este exact, coninutul ei
va reflecta situaia real a fenomenului i va influena de asemenea luarea
deciziei. O informaie inexact poate duce la consecine foarte grave n
managementul unei organizaii.
Oportunitatea unei informaii implic existena unui decalaj
corespunztor ntre momentul recepionrii informaiei i momentul necesar
pentru luarea deciziei, este deosebit de important n orice activitate i mai
ales n procesul de conducere pentru c o informaie obinut cu ntrziere
are o valoare sczut sau i pierde n totalitate valoarea. Informaia este un
produs perisabil.
Oportunitatea informaiei depinde n foarte mare msur de procesul
de informare, care stabilete legtura ntre subsistemul condus i subsistemul
conductor.
Revenind la caracteristicile informaiei trebuie s subliniem c, pe
lng relevan, oportunitate, acuratee, informaia trebuie s aib i
consisten i de asemenea s fie i accesibil.
Consistena informaiei se refer la faptul c o informaie trebuie s
furnizeze ct mai multe cunotine celui care o recepioneaz.
Accesibilitatea unei informaii se refer la modul de prezentare al
informaiei care determin viteza de trecere de la informaie la cunotin. O
informaie confuz se proceseaz mult mai greu dect o informaie clar.
Utilitatea unei informaii poate fi legat de un compartiment al
organizaiei economice, de un nivel de conducere sau de organizaia
economic n general. ntr-o organizaie economic volumul informaiilor
este foarte mare ceea ce necesit existena unui sistem informaional bine
pus la punct pentru bunul mers al respectivei organizaii.
Eficiena informaiei reprezint raportul dintre valoarea informaiei i
costul obinerii informaiei, de aceea este important s se stabileasc o
valoare optim a acestui raport.
Procesul managerial este neles n primul rnd ca un proces de
utilizare a informaiei prin ciclul: informaie decizie aciune, de aceea
managementul poate fi conceput i ca o serie de activiti ce implic
recepionarea, procesarea i transmiterea informaiei. Cu alte cuvinte,

managementul este asaltat de o mulime de informaii care trebuie s fie n

primul rnd eficiente i de calitate pentru aciuni profitabile altfel se pot lua
decizii incorecte care s duc la consecine foarte grave pentru viitorul
organizaiei.

TEST:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Care sunt componentele sistemului informational?

Care este diferenta dintre informatia analogica si cea
digitala?
Cum se calculeaza eficienta informatiei?
Ce este o informatie de calitate?
Argumentati legatura: informatie-date-cunostinte.
Este firma un sistem cibernetic?

Lucrare de verificare: Argumentati legatura dintre informatiedate si cunostinte in activitatea de management