Instruciune utilizare MySMIS interfaa de front office destinat beneficiarilor Programului

Operaional Asisten Tehnic

n vederea familiarizrii i utilizrii aplicaiei MySMIS interfaa de front office, v prezentm o
scurt descriere a sistemului i paii necesari pentru accesarea acesteia.
A. Interfaa de front office cuprinde 5 tab-uri: Tablou de bord, eApel, eSolicitare, eAdministrare
i eProfil, cu urmtoarele funcionaliti:
1. Tablou de bord utilizatorul poate vizualiza notificrile primite;
2. eApel utilizatorul va regsi toate apelurile definite de AM POAT. Pentru vizualizare
apel utilizatorul va da click pe pictograma dosar galben ce conine informaii legate
de apelul selectat: detalii, tip beneficiar eligibil, categorii aciuni, sectoare de
activitate, template CF, anexe CF solicitate de AM POAT spre a fi ataate la
momentul transmiterii CF, template CP/RP/CR, Grila administrativ unde sunt
definite criteriile de evaluare a CF pentru a fi conform, Grila de eligibilitate unde
sunt definite criteriile de eligibilitate a CF pentru a fi eligibil i Grila tehnicofinanciar unde sunt preluate din SMIS criteriile pentru ca CF s fie aprobat spre
finanare;
3. eSolicitare utilizatorul va regsi toate etapele de implementare a proiectului depus.
Iniial proiectul va avea un cod MySMIS care se va modifica cu codul SMIS generat de
sistemul informatic SMIS-CSNR. Tot n acest modul utilizatorul va
crea/aduga/modifica/transmite informaiile/documentele potrivit etapei de
implementare n care se afl, spre ex. act adiional, procedura de achiziie public,
cererea de rambursare, raportul de progres, etc.
4. eAdministrare acest modul va fi gestionat de administratorul MySMIS desemnat de
beneficiar;
5. eProfil unde utilizatorul va avea acces la informaiile aferente profilului cu care este
logat n aplicaia MySMIS;
Profilurile/rolurile pentru interfaa de front-office sunt:
- citete (permite doar vizualizarea informaiilor fr a avea posibilitatea de a
introduce/modifica/terge date);
- scrie (permite doar completarea formatelor aferente apelului);
- trimite (permite transmiterea formatelor aferente apelului ctre AM POAT. Este
recomandat ca acest profil s l dein o persoan cu funcie de conducere de la
nivelul beneficiarului);
- admin (permite gestionarea datelor aferente profilelor/rolurilor create la nivelul
beneficiarului, respectiv modificare profil/date personale, etc).

Totodat, dorim s v informm c pe instana de front-office sunt disponibile manualele aferente

modulelor aplicaiei MySMIS.

B. Paii necesari pentru utilizarea aplicaiei MySMIS.

Reprezentantul legal al beneficiarului va nominaliza administratorul MySMIS, precum i persoanele
care vor avea rol de scrie i trimite, avnd n vedere atributele acestor roluri descrise la pct. A.
Astfel:
1. persoana nominalizat n calitate de administrator MySMIS va accesa aplicaia utiliznd
adresa: https://www.mysmis.ro/. Odat deschis aplicaia administratorul MySMIS va
nregistra structura cu rol de beneficiar POAT utiliznd butonul nregistreaz organizaie sau
utilizator folosind codul fiscal al instituiei i apoi va apsa butonul verificare CUI. Se va
deschide o nou pagin de unde administratorul va alege organizaia sau departamentul pe
care dorete s o nregistreze ca beneficiar dup care va apsa butonul alege organizaia.
Cmpurile galbene sunt aduse de sistem! Nu se vor completa de administrator!
Pasul 1 conectarea la aplicaie:

Pasul 2: nregistrarea beneficiarului:

Pasul 3: Alegerea organizaiei sau departamentului:

Pasul 4:Completarea cmpurilor pentru nregistrarea profilelor i creare rol administrator

2. Persoanele nominalizate pentru rolul de scrie i trimite se vor loga la sistem parcurgnd
paii de la pct. 1 i i pot crea singure acest profil urmnd ca administratorul MySMIS s le
valideze.
3. Pentru a completa o cerere de finanare, utilizatorul cu rol de scrie se va conecta la
aplicaie i va alege tab-ul eApel de unde va selecta apelul n cadrul cruia va depune
proiectul (pictograma dosar galben). Se va deschide o nou pagin cu informaii privind
apelul selectat. Pentru scrierea cererii de finanare, utilizatorul va apsa butonul Formular
cerere de finanare i va completa acest format aa cum a fost definit de AM POAT. Pentru
cmpurile obligatorii sistemul va notifica utilizatorul de acest lucru.

Pasul 1: Conectarea la aplicaie n vederea alegerii apelului:

Pasul 2: Alegerea apelului:

Pasul 3 : Completarea cererii de finanare:

4. n etapa de completare a cererii de finanare, utilizatorul va selecta toate seciunile aflate n

partea stng i va completa cmpurile albe. Pentru anumite seciuni, sistemul va aduce
automat informaiile deja definite (ex. pentru seciunea Informaii generale, utilizatorul va
avea de completat doar cmpurile tip de intervenie, titlul proiectului, restul de date

fiind aduse din apelul definit de ctre AM POAT). Dup fiecare seciune completat
utilizatorul va salva datele introduse.
5. Dup completarea informaiilor n cererea de finanare, utilizatorul va regsi informaiile n
tab-ul eSolicitare. n acest moment cererea de finanare primete un cod MySMIS care se va
pstra pn la momentul transmiterii de ctre AM POAT a cererii de finanare n sistemul
SMIS-CSNR. Ulterior acestei transmiteri codul MySMIS se va nlocui automat cu codul SMIS.

6. Dup completarea cererii de finanare, utilizatorul va alege cererea de finanare din tab-ul
eSolicitare utiliznd pictograma dosar galben. Se va deschide o nou fereastr unde
utilizatorul va ataa anexele obligatorii, aa cum sunt definite n aplicaia MySMIS, folosinduse de butonul completare date cerere de finanare tab-ul Anexe CF. Utilizatorul va ataa
anexele solicitate semnate i tampilate de ctre reprezentantul legal, conform
instruciunilor din Ghidul Solicitantului POAT, apoi va apsa butonul upload fiiere.

7. Pentru a finaliza operaiunea utilizatorul cu rol de trimite se va conecta la aplicaie cu

username-ul i parola primit pe e-mail n urma validrii profilului de ctre administratorul
MySMIS.
8. Acesta va alege din tab-ul eSolicitare cererea de finanare (dup codul MySMIS) pe care
dorete s o transmit ctre AM POAT.
!! OBLIGATORIU nainte de transmitere va verifica informaiile din formularul CF precum i
anexele ataate de utilizatorul cu rol de scrie!!
9. n situaia n care nu are observaii privind datele/informaiile completate n formular CF va
transmite cererea de finanare ctre AM POAT, utiliznd butonul transmite cerere de
finanare.

10. Din momentul transmiterii cererii de finanare, AM POAT va comunica cu beneficiarul

utiliznd aplicaia MySMIS (toate notificrile vor putea fi vizualizate de beneficiar/utilizator
pe tab-ul Tablou de bord).

Important!
Prezenta instruciune descrie pe scurt paii pe care beneficiarul POAT trebuie s i parcurg n
vederea accesrii aplicaiei MySMIS i a completrii n prim faz a cererii de finanare!
n vederea familiarizrii i utilizrii eficiente a aplicaiei MySMIS i a modulelor v rugm s
consultai manualele destinate interfaei de front office disponibile att n cadrul aplicaiei
MySMIS ct i pe site-ul www.poat.ro!