Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ghid Contab Ed II
Ghid Contab Ed II
GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT INTERN
PRIVIND
ACTIVITATEA FINANCIAR - CONTABIL
- ediia a II a -
COLECTIV DE REDACIE
GHITA MARCEL
Sef Serviciu pentru Strategie i Metodologie General
CALOT GEORGE
Auditor principal
AVIZAT
SPRNCEAN MIHAI
Director general UCAAPI
Eventualele sugestii pot fi transmise pe adresa UCAAPI sau pe e-mail:
marcel.ghita@mfinante.ro, george.calota@mfinante.ro
BUCURESTI
2009
CUVNT NAINTE
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Nr. 29/25.06.2009
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind
exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului
de audit intern pentru anul 2009, se va efectua misiunea de audit intern privind
Activitatea financiar-contabil, n perioada 15.07.2009 31.10.2009.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a
activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar
obiectivele acestuia au n vedere:
1. Organizarea registrelor de contabilitate.
2. Conducerea contabilitii.
3. Conducerea activitii financiare.
4. Elaborarea situaiilor financiare.
5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar
contabile ctre
management.
6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv.
7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar - contabil.
8. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile.
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a
sistemului privind activitatea financiar-contabil.
Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori:
tefnescu Ileana, auditor superior, coordonator
Petrescu Maria, auditor superior
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: tefnescu Ileana
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Data: 26.06.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
DA
NU
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Petrescu Maria
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Data: 26.06.2009
DA
NU
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Nr. 42 / 29.06.2009
NOTIFICAREA
PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Ctre:
De la:
fiele posturilor;
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
COLECTAREA INFORMAIILOR
Data: 16.07.2009
Data: 20.07.2009
COLECTAREA INFORMAIILOR
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile
structurii auditate
Obinerea organigramei
Obinerea Regulamentului de organizare i
funcionare
Obinerea fielor posturilor
Obinerea procedurilor scrise i formalizate
Identificarea personalului responsabil
Obinerea Raportului de audit intern anterior
Rapoarte elaborate de alte instituii
DA
X
NU
-
X
X
X
X
-
X
X
OBSERVAII
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Activitatea financiar-contabil
01.01.2008.-30.06.2009
tefnescu Ileana / Petrescu Maria
Miulescu Ion
Obiective
Obiecte auditabile
1. ORGANIZAREA
REGISTRELOR DE
CONTABILITATE
1. Registrul-jurnal
2. Registrul-inventar
3. Cartea Mare
2. CONDUCEREA
CONTABILITII
3. CONDUCEREA
ACTIVITII
FINANCIARE
Data: 17.07.2009
Data: 20.07.2009
Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr.
82/ 1991 republicat;
- OMFP nr. 1850/2004;
- Legea contabilitii nr.
82/ 1991 republicat;
- OMFP nr. 1851/2004;
- OMFP nr. 1850/2004;
- H.G. nr. 1553/2003;
- Legea nr. 493/2003;
- OMFP nr. 1753/2004;
- Decret nr. 167/1958;
- Legea nr. 511/2004;
- Legea nr. 512/2004;
- Decret nr. 209/1976;
- Legea nr. 500/2002
- OMFP nr. 1917/2005
- Legea nr. 469/2002;
- Legea nr. 571/2003;
- O.M.F.P nr. 1577/2003;
- H.G. nr. 2185/2004;
Observaii
Cadrul legislativ
actualizat
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
16. Activitatea de realizare a veniturilor
extrabugetare
4 . ELABORAREA
SITUAIILOR
FINANCIARE
5. ORGANIZAREA
SISTEMULUI DE
RAPORTARE A
DATELOR FINANCIAR
CONTABILE CTRE
MANAGEMENT
6. ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
CONTROLULUI
FINANCIAR
PREVENTIV
7. FIABILITATEA
SISTEMULUI
Cadrul legislativ
- Legea nr. 500/2002
- Legea nr. 19/2000
- Legea nr. 76/2002
- OMFP nr. 1917/2005
- Legea nr. 82/1991
republicat;
- Legea nr. 500/2002;
- Legea nr. 353/2005;
- OMFP nr. 1917/2005
- OMFP nr. 1952/2005;
- OMFP nr. 95/2005;
Observaii
Cadrul legislativ
actualizat
10
Nr.
crt.
Obiective
INFORMATIC
FINANCIAR CONTABIL
8. ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIARCONTABILE
Obiecte auditabile
35. Pregtirea profesional a personalului implicat
n utilizarea sistemului informatic
36. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au
acces la sistemul informatic
37. Procesarea datelor n cadrul sistemului
informatic financiar-contabil
38. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor
i modificrilor neautorizate ale bazelor de date
(parole, programe antivirus .a.)
39. Administrarea arhivei electronice
40. Cadrul normativ i procedural privind
arhivarea documentelor rezultate din activitatea
financiar-contabil
41. Desemnarea personalului responsabil cu
arhivarea documentelor
42. Sistemul de pstrare a documentelor pn la
predarea la arhiv
43. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a
documentelor financiar-contabile
44. Activitatea de arhivare
Cadrul legislativ
Observaii
Cadrul legislativ
actualizat
NOT:
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii
Analiza riscurilor i cuprinde 44 de obiecte auditabile, structurate pe 8 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru
obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern.
11
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
ntocmit:
tefnescu Ileana / Petrescu Maria
Data: 21.07.2009
Avizat:
Data: 21.07.2009
Miulescu Ion
Obiective
Nr.
crt.
1. ORGANIZAREA
REGISTRELOR DE
CONTABILITATE
Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal
2. Registrul-inventar
3. Cartea Mare
Riscuri semnificative
Obs.
Obiective
Nr.
crt.
2. CONDUCEREA
CONTABILITII
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Obs.
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Obs.
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Obs.
Nr.
crt.
Obiective
3. CONDUCEREA
ACTIVITII
FINANCIARE
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Obs.
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
17.
nchiderea
bugetare anuale
execuiei
Riscuri semnificative
Obs.
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
de
22. ntocmirea
trezorerie
de
Fluxului
Obs.
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
5. ORGANIZAREA
SISTEMULUI DE
RAPORTARE A
DATELOR FINANCIAR
CONTABILE CTRE
MANAGEMENT
de
de
26.
Sistemul
raportrilor
financiar-contabile, cu excepia
situaiilor financiare
27.
Asigurarea
sistemului
de
financiar-contabil
Obs.
Nr.
crt.
Obiective
6. ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
CONTROLULUI
FINANCIAR
PREVENTIV
7. FIABILITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Obs.
Nr.
crt.
Obiective
FINANCIAR-CONTABIL
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Obs.
Obiective
Nr.
crt.
8. ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIARCONTABILE
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
40.
Cadrul
normativ
i
procedural privind arhivarea
documentelor
rezultate
din
activitatea financiar-contabil
41. Desemnarea personalului
responsabil privind arhivarea
documentelor
Obs.
NOT:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i
presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul,
se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile
practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora
se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil.
n acest studiu de caz au fost identificate 44 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 151 de riscuri.
22
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Activitatea financiar-contabil
01.01.2008 - 30.06.2009
tefnescu Ileana / Petrescu Maria
Miulescu Ion
Factori de
risc
(Fi)
Ponderea
factorilor de
risc
(Pi)
Aprecierea
controlului
intern F1
Data: 21.07.2009
Data: 21.07.2009
N2
N3
P1 50%
Exist proceduri
i se aplic
Exist proceduri,
sunt cunoscute,
dar nu se aplic
Nu exist
proceduri
Aprecierea
cantitativ F2
P2 30%
Impact financiar
sczut
Impact financiar
normal
Impact financiar
ridicat
Aprecierea
calitativ F3
P3 20%
Vulnerabilitate
mic
Vulnerabilitate
medie
Vulnerabilitate
mare
Not:
Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt
acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile
de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor
factorilor de risc s fie de asemenea 100.
n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i
nivelurile de apreciere ale riscurilor.
23
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Nr.
Crt.
A.
NTREBAREA
3.
5.
6.
7.
8.
9.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
10.
17.
18.
19.
DA
NU
OBSERVAII
1.
2.
4.
Data: 22.07.2009
Data: 22.07.2009
Nu
9 salariai.
Exist buget la nivel
de entitate.
Da
- atribuii n domeniul
planificrii bugetare;
- atribuii referitoare la
deschiderea de
credite;
- atribuii referitoare la
formarea,
administrarea i
utilizarea fondurilor
alocate;
- exercitarea
controlului financiar
preventiv;
- organizarea i
conducerea
contabilitii;
Da
1 salariai sunt
asisteni, 3 sunt
principali i sunt 5
superiori.
Da
Da
Sunt meninute anual
la acelai nivel.
Da
ns acestea au un
grad de ocupare de
90%.
Motivarea se face
financiar
Da
Nu
Nu
Da
Nu
Da
Nu
Nu
24
20.
28.
B.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Nu
n
subordinea
conductorului
entitii.
Cu toate celelalte
compartimente.
Subordonat
conductorului
instituiei
Directorul
este
subordonat
conductorului
entitii,
efii
de
serviciu directorului,
iar
salariaii
sunt
subordonai sefilor de
serviciu.
Da
Da
Da
Da
Da
Conducerea pe baz
de obiective.
Da
n
funcie
complexitatea
activitilor
de
Da
Da
Da
Da
Da
Nu
Da
Nu
Doar n ce privete
elaborarea
documentelor
repartizate direciei, a
raportrii rezultatelor
activitilor, ct i cele
legate de organizarea
activitilor
25
22.
23.
24.
25.
Da
Da
Da
26.
27.
28.
Da
Da
Da
29.
Da
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
Da
Da
Toi salariai sunt
implicai n realizarea
tuturor
activitilor.
Este
necesar
o
compartimentare
a
activitilor
i
o
specializare
pe
acestea a salariailor
Da
Promovare se face n
condiiile stabilite de
lege
Da
Da
Da
Da
Exist un nivel de
conducere
subordonat
direct
conductorului
organizaiei
Se regsesc n cadrul
funciilor i atribuiilor
generale ale entitii
38.
Nivelurile de conducere sunt reduse?
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
C.
Nu n totalitate
Da
Da
Nu
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
26
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Da
Da
Au fost demarat
activitatea
de
elaborare
a
procedurilor.
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Registrul inventar
Registrul Jurnal
Registrul Cartea Mare
Registrul de cas
eful
de serviciu
verific modul cum
sunt
ntocmite
documentele
n
cadrul structurii
Lipsa de personal.
Grad
mare
de
ncrcare
a
personalului, ceea ce
face
imposibil
prezentarea
n
totalitate la termene.
Necolaborarea ntre
compartimente .
Nu exist elaborat
nici o reform.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Nu
Nu
Da
Programul
este
realizat
pe
baza
solicitrilor formulate
de salariai
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
27
Not:
Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de
management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse
auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si
funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.
28
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit:
Perioada auditat:
ntocmit:
Avizat:
Nr.
crt.
Activitatea financiar-contabil
01.01.2008 - 30.06.2009
tefnescu Ileana/ Petrescu Maria
Miulescu Ion
Obiective
1. ORGANIZAREA
REGISTRELOR DE
CONTABILITATE
Obiecte auditabile
Data: 24.07.2009
Data: 24.07.2009
Riscuri semnificative
1. Registrul-jurnal
2. Registrulinventar
1.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii privind modul de ntocmire
a Registrului-jurnal
2.
Nenregistrarea
cronologic
a
operaiunilor
economico-financiare
n
Registrul jurnal
3. Completarea eronat a Registrului-jurnal
cu ajutorul sistemelor informatice de
prelucrare automat a datelor
4.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii privind modul de ntocmire
a Registrului-inventar
5. Nedesemnarea persoanei responsabile
cu conducerea Registrului-inventar
6. Completarea incorect a Registruluiinventar
7. Nenregistrarea sistematic a elementelor
patrimoniale n Registrul-inventar
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
2,4
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,4
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
2,4
0,5
0,3
0,2
1,7
29
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
3. Cartea Mare
2. CONDUCEREA
CONTABILITII
4.
Contabilitatea
imobilizrilor
i
investiiilor
5.
Contabilitatea
materiilor,
materialelor inclusiv
a celor de natura
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,4
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,6
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,2
30
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
obiectelor
inventar
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,4
0,5
0,3
0,2
1,7
31
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
7.
Contabilitatea 27.
Inexistena
unor
proceduri
elementelor
de scrise/monografii
privind activitatea de
trezorerie
organizare i funcionare a casieriei
28. Inexistena unor proceduri
scrise/monografii privind evidena contabil
a operaiunilor de cas i de banc
29. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a operaiunilor de cas i de banc
nu este cunoscut de personalul desemnat
n conducerea acesteia
30.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu conducerea evidenei
contabile a operaiunilor de cas i de banc
31. nregistrarea eronat n alte conturi a
sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau
casierie
32. Lipsa actelor justificative, anexe la
extrasele de cont sau la fila registrului de
cas
33.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu controlul sistematic al
activitii de casierie
34.
Neasigurarea
securitii
spaiului
destinat casieriei
8. Contabilitatea
35. Inexistena unor proceduri
cheltuielilor cu
scrise/monografii privind evidena contabil
personalul
a cheltuielilor cu personalul
36. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a cheltuielilor cu personalul nu
este cunoscut de personalul desemnat n
conducerea acesteia
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,4
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,9
0,5
0,3
0,2
2,4
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,5
32
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
9. Contabilitatea
subveniilor
10. Contabilitatea
transferurilor
37.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu conducerea evidenei
contabile a cheltuielilor cu personalul
38. nregistrarea eronat n contabilitate a
cheltuielilor cu personalul
39.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii privind evidena contabil
a subveniilor
40. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a subveniilor nu este cunoscut
de personalul desemnat n conducerea
acesteia
41.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu conducerea evidenei
contabile a subveniilor
42. nregistrarea eronat a subveniei primite
42. Lipsa documentelor justificative la
nregistrarea n contabilitate a subveniilor
44.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii privind evidena contabil
a transferurilor
45. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a transferurilor nu este cunoscut
de personalul desemnat
46.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu conducerea evidenei
contabile a transferurilor
47. nregistrarea eronat a sumelor
transferate diferene ntre sumele transferate
i cele evideniate
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,4
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,2
33
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
11. Contabilitatea
rezultatelor
inventarierii
12. ntocmirea
balanelor de
verificare
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
2,3
0,5
0,3
0,2
1,4
0,5
0,3
0,2
1,4
0,5
0,3
0,2
1,9
0,5
0,3
0,2
2,7
0,5
0,3
0,2
1,6
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
34
Nr.
crt.
3.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
CONDUCEREA
ACTIVITII
FINANCIARE
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,5
35
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1
50%
15. Activitatea de
stabilire i raportare
a impozitelor i
taxelor
datorate
statului
16. Activitatea de
realizare a
veniturilor
extrabugetare
4. ELABORAREA
SITUAIILOR
FINANCIARE
Riscuri semnificative
17. nchiderea
execuiei bugetare
anuale
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,3
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
36
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,3
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,1
37
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
21.
ntocmirea 90.
Inexistena
unor
proceduri
Contului de rezultat scrise/monografii
privind
ntocmirea
patrimonial
Contului de rezultat patrimonial
91. Nerespectarea procedurilor de ntocmire
a Contului de rezultat patrimonial
92.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu activitatea de ntocmire a
Contului de rezultat patrimonial
93. Raportarea unor date eronate n Contul
de rezultat patrimonial
94. Nerespectarea corelaiilor
22.
ntocmirea 95.
Inexistena
unor
proceduri
Fluxului
de scrise/monografii privind ntocmirea Fluxului
trezorerie
de trezorerie
96. Nerespectarea procedurilor de ntocmire
a Fluxului de trezorerie
97.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu activitatea de ntocmire a
Fluxului de trezorerie
98. Nerespectarea corelaiilor
23. Determinarea
99. Lipsa documentelor justificative pentru
prevederilor
rectificarea bugetar
bugetare iniiale i
100. Nestabilirea influenelor financiare
finale, conform
asupra bugetului, din diferite acte normative,
clasificaiei
pe structura clasificaiei bugetare
bugetare
24. Elaborarea
101.
Inexistena
unor
proceduri
Contului de
scrise/monografii
privind
elaborarea
execuie al
Contului de execuie a veniturilor
veniturilor
102. Nerespectarea corelaiilor
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
1,0
38
Nr.
crt.
Obiective
5. ORGANIZAREA
SISTEMULUI DE
RAPORTARE A
DATELOR
FINANCIAR
CONTABILE
CTRE
MANAGEMENT
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
103.
Nerespectarea
procedurilor
de
ntocmire
104. Preluarea eronat a sumelor din fiele
conturilor sintetice n contul de execuie al
veniturilor
25. Elaborarea
105.
Inexistena
unor
proceduri
Contului de
scrise/monografii
privind
elaborarea
execuie a
Contului de execuie a cheltuielilor
cheltuielilor
106. Nerespectarea corelaiilor
107.
Nerespectarea
procedurilor
de
ntocmire
108. Preluarea eronat a sumelor din fiele
conturilor sintetice n contul de execuie al
cheltuielilor
26.
Sistemul 109.
Inexistena
unor
proceduri
raportrilor
scrise/monografii
privind organizarea
financiar-contabile,
sistemului de raportare a datelor financiarcu
excepia contabile, cu excepia situaiilor financiare
situaiilor financiare
110.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu activitatea de elaborare a
raportrilor financiar-contabile
111. Lipsa raportrilor sistematice a
informaiilor
financiar-contabile
ctre
management
27.
Asigurarea 112.
Nedesemnarea
persoanelor
exactitii sistemului responsabile cu activitatea de analiz a
de
raportare informaiilor financiar-contabile
financiar-contabil
113. Comunicarea unor informaii incorecte
sau inadecvate
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,4
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,5
39
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
P1
50%
28. Activitatea de
transmitere
a
raportrilor
financiar-contabile
ctre management
6. ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
CONTROLULUI
FINANCIAR
PREVENTIV
114.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii
privind organizarea
sistemului de raportare a datelor financiarcontabile, cu situaiilor financiare
115.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu activitatea de transmitere a
raportrilor financiar-contabile
29.
Cadrul
de 116. Inexistena procedurilor scrise /cadrului
reglementare
al metodologic de aplicare a CFP
CFP
117. Neactualizarea cadrului metodologic de
aplicare a CFP
118.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu elaborarea i actualizarea
cadrului metodologic de aplicare a CFP
30. Nominalizarea/
119. Inexistena ordinului de numire a
retragerea i
persoanelor care acord viza CFP
evaluarea
120. Desemnarea unor persoane
persoanelor care
incompatibile pentru acordarea vizei CFP
acord viza CFP
121. Nerealizarea evalurii persoanelor care
acord viza CFP
31. Exercitarea
122. Lipsa vizelor CFP pe documente
acordrii/refuzului
123. Acordarea nejustificat a vizei CFP
vizei CFP
32. Conducerea
Registrului privind
operaiunile
prezentate la viza
CFP
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,4
40
Nr.
crt.
Obiective
7. FIABILITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
FINANCIARCONTABIL
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
33. Raportarea
trimestrial i
anual a activitii
CFP
34. Manualul de
utilizare
a
sistemului
informatic financiarcontabil
35.
Pregtirea
profesional
a
personalului
implicat n utilizarea
sistemului
informatic
36.
Atribuirea
responsabilitii
persoanelor care au
acces la sistemul
informatic
37.
Procesarea
datelor n cadrul
sistemului
informatic
38. Sistemul de
prevenire/detectare
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,4
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,9
41
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1
50%
a accesrilor i
modificrilor
neautorizate
ale
bazelor de date
(parole, programe
antivirus .a.)
39. Administrarea
arhivei electronice
8.
Riscuri semnificative
ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIARCONTABILE
138. Nerespectarea
calendarului privind
modificarea periodica a parolelor de acces
139. Nedesemnarea personalului pentru
verificarea i modificarea periodic a
parolelor de acces
140.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii
privind
adminsitrarea
arhivei electronice
141.
Nedesemnarea
personalului
responsabil
cu
administrarea
arhivei
electronice
142. Utilizarea unor proceduri care nu
asigur reluarea automat n calcul a
soldurilor conturilor obinute anterior
143. Utilizarea unor proceduri care nu
asigur o listare clar intangibil i complet
a ansamblului de situaii financiare i de
sintez necesare conducerii operative ale
entitii
144. Imposibilitatea actualizrii permanente
off-line
a
documentelor
din
arhiva
electronic de siguran
Inexistena
procedurilor
privind
40. Cadrul normativ 145.
i
procedural arhivarea dosarelor financiar-contabile
privind
arhivarea
documentelor
rezultate
din
activitatea financiarcontabil
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
2,7
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,4
0,5
0,3
0,2
1,6
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,0
42
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
P1
50%
41.
Desemnarea
personalului
responsabil
cu
arhivarea
documentelor
42. Sistemul de
pstrare
al
documentelor pn
la
predarea
la
arhiv
43. Locaiile de
depozitare
provizorii
i
definitive
a
documentelor
financiar-contabile
44. Activitatea de
arhivare
unui
P2
30%
Ni
P3
20%
Ni
Punctajul total
Ni
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,5
spaiu
43
NOT:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul
evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la
Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei
personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate
misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de
calcul:
Pt =
i =1
N i Pi
unde:
Pt = punctajul total;
N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
Pi = ponderea criteriilor de risc
Riscuri mici
Riscuri medii
Riscuri mari
Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri
acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le
colecteaz cu ocazia testrilor efectuate.
Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din
partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul,
riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.
44
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit:
Perioada auditat:
ntocmit:
Avizat:
Nr.
crt.
Obiective
1. ORGANIZAREA
REGISTRELOR DE
CONTABILITATE
Activitatea financiar-contabil
01.01.2008 - 30.06.2009
tefnescu Ileana/ Petrescu Maria
Miulescu Ion
Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal
2. Registrulinventar
Data: 25.07.2009
Data: 25.07.2009
Riscuri semnificative
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal
2. Nenregistrarea cronologic a operaiunilor
economico-financiare n Registrul jurnal
3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu
ajutorul sistemelor informatice de prelucrare
automat a datelor
4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind modul de ntocmire a Registrului-inventar
5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu
conducerea Registrului-inventar
6. Completarea incorect a Registrului-inventar
7. Nenregistrarea sistematic a elementelor
patrimoniale n Registrul-inventar
8. Preluarea eronat a soldurilor conturilor
inventariate n Registrul-inventar.
Punctaj
total
Clasare
OBS.
2,4
Mare
1,7
Mic
2,5
Mare
2,4
Mare
1,0
Mic
2,4
Mare
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
Nu
Nu
45
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
3. Cartea Mare
2. CONDUCEREA
CONTABILITII
4.
Contabilitatea
imobilizrilor
i
investiiilor
Riscuri semnificative
9. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind modul de ntocmire a registrului Cartea
Mare
10. Completarea incorect a registrului Cartea
Mare
11. Nedesemnarea persoanei responsabile cu
conducerea registrului Cartea Mare
12. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind evidena contabil a imobilizrilor i
investiiilor
13. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este
cunoscut de personalul desemnat
14. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i
investiiilor
15. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor
efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau
construirea unor obiective (custodii, recepii
pariale i finale etc.)
16. Evidenierea eronat a costurilor de
achiziie/valorii juste i a valorii de ieire
17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind
evidena
contabil
a
materiilor,
materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor
de inventar
5.
Contabilitatea
materiilor,
materialelor inclusiv
a celor de natura
obiectelor
de
18. Procedurile/monografia privind evidena
inventar
contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor
de natura
obiectelor de inventar nu este
cunoscut de personalul desemnat
Punctaj
total
Clasare
OBS.
2,4
Mare
2,0
Mediu
2,2
Mediu
1,5
Mic
2,2
Mediu
1,5
Mic
Nu
1,6
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,5
Mic
Nu
Nu
46
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
6.
Contabilitatea
datoriilor
i
creanelor
7.
Contabilitatea
elementelor
de
trezorerie
Riscuri semnificative
19. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
conducerea
evidenei
contabile
materiilor,
materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor
de inventar
20. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor
efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor
inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar
21. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie,
de prelucrare i a valorii de ieire, prin
nerespectarea principiului permanenei metodelor
de evaluare
22. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind evidena contabil a datoriilor i creanelor
23. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a datoriilor i creanelor nu este
cunoscut de personalul desemnat n conducerea
acesteia
24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
conducerea evidenei contabile a datoriilor i
creanelor
25. Neactualizarea sumelor datorate sau de
ncasat
26. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele
aferente naturii acestor operaiuni
27. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind activitatea de organizare i funcionare a
casieriei
28. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind evidena contabil a operaiunilor de cas
i de banc
Punctaj
total
Clasare
OBS.
2,2
Mediu
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
2,4
Mare
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
47
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
8. Contabilitatea
cheltuielilor cu
personalul
9. Contabilitatea
subveniilor
Riscuri semnificative
29. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a operaiunilor de cas i de banc nu
este cunoscut de personalul desemnat n
conducerea acesteia
30. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
conducerea evidenei contabile a operaiunilor de
cas i de banc
31. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor
derulate prin trezorerie, bnci sau casierie
32. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele
de cont sau la fila registrului de cas
33. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
controlul sistematic al activitii de casierie
34. Neasigurarea securitii spaiului destinat
casieriei
35. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind evidena contabil a cheltuielilor cu
personalul
36. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a cheltuielilor cu personalul nu este
cunoscut de personalul desemnat n conducerea
acesteia
37. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu
personalul
38. nregistrarea eronat n contabilitate a
cheltuielilor cu personalul
39. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind evidena contabil a subveniilor
40. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a subveniilor nu este cunoscut de
personalul desemnat n conducerea acesteia
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,0
Mic
Nu
1,4
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,9
Mediu
2,4
Mare
2,5
Mare
2,5
Mare
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
2,4
Mare
1,0
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
48
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
10. Contabilitatea
transferurilor
11. Contabilitatea
rezultatelor
inventarierii
Riscuri semnificative
41. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
conducerea evidenei contabile a subveniilor
42. nregistrarea eronat a subveniei primite
43.
Lipsa
documentelor
justificative
la
nregistrarea n contabilitate a subveniilor
44. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind evidena contabil a transferurilor
45. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a transferurilor nu este cunoscut de
personalul desemnat
46. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
conducerea evidenei contabile a transferurilor
47. nregistrarea eronat a sumelor transferate
diferene ntre sumele transferate i cele
evideniate
48. Lipsa documentelor justificative privind
transferurile
49. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind
evidena
contabil
a
rezultatelor
inventarierii
50. Procedurile/monografia privind evidena
contabil a rezultatelor inventarierii nu este
cunoscut de personalul desemnat
51. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
conducerea evidenei contabile a rezultatelor
inventarierii
52. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate
din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate
n Registrul-inventar
53. Stabilirea eronat a
soldurilor conturilor
inventariate n Registrul-inventar
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,7
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,0
Mic
Nu
1,2
Mic
Nu
2,3
Mare
1,4
Mic
Nu
1,4
Mic
Nu
1,9
Mediu
49
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
12. ntocmirea
balanelor de
verificare
3.
CONDUCEREA
ACTIVITII FINANCIARE
Riscuri semnificative
54. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de
cont privind sumele datorate etc.
55. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind ntocmirea balanelor de verificare
Punctaj
total
Clasare
OBS.
2,7
Mare
1,6
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
2,5
Mare
1,0
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
2,5
Mare
1,5
Mic
2,2
Mediu
1,0
Mic
2,5
Mare
1,8
Mediu
Nu
Nu
50
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
15. Activitatea de
stabilire i raportare
a impozitelor i
taxelor
datorate
statului
16. Activitatea de
realizare a
veniturilor
extrabugetare
4. ELABORAREA
SITUAIILOR FINANCIARE
17. nchiderea
execuiei bugetare
anuale
18.
Activitatea
premergtoare
elaborrii Situaiilor
Riscuri semnificative
67. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de
plat privind sumele datorate n vederea evitrii
prescrierii sumelor
68. Inexistena unui
sistem de valorificare
operativ a situaiilor rezultate din activitatea de
plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor
69. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind activitatea de stabilire i raportare a
impozitelor i taxelor datorate statului
70. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i
taxelor datorate statului
71. Calculul eronat al sumelor datorate statului
72. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor
datorate statului
73. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind activitatea de realizare a veniturilor
extrabugetare
74. Inexistena evidenei realizrii veniturilor
extrabugetare
75. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie
s aib sold la sfritul anului (casa, disponibiliti
n cont n lei/valut, cheltuieli, venituri)
76. Nerespectarea principiului independenei
exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i
cheltuielilor)
77. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate
a provizioanelor (deprecierea reversibil)
78. Nerealizarea decontrilor interne
79. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind activitatea premergtoare elaborrii
situaiilor financiare
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,5
Mic
Nu
1,2
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
2,3
Mare
1,0
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,3
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
51
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
financiare
19. Activitatea de
stabilire a soldurilor
conturilor sintetice
i analitice
20.
ntocmirea
Bilanului contabil
Riscuri semnificative
80. Neregularizarea excedentelor rezultate din
execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul
statului la sfritul anului
81. Neregularizarea excedentelor rezultate din
execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul
statului la sfritul anului
82. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind stabilirea soldurilor sintetice i analitice
83. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
activitatea de stabilire a soldurilor conturilor
sintetice i analitice
84. Preluarea eronat a sumelor din conturile
analitice n conturile sintetice
85. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind elaborarea Bilanului contabil
86. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a
Bilanului contabil
87. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
activitatea de elaborare a Bilanului contabil
88. Raportarea unor date eronate n Bilanul
contabil
89. Nerespectarea corelaiilor bilaniere
21.
ntocmirea 90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
Contului de rezultat privind ntocmirea Contului de rezultat patrimonial
patrimonial
91. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a
Contului de rezultat patrimonial
92. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
activitatea de ntocmire a Contului de rezultat
patrimonial
93. Raportarea unor date eronate n Contul de
rezultat patrimonial
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,5
Mic
Nu
2,3
Mare
1,5
Mic
Nu
1,3
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,5
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,8
Mediu
2,1
Mediu
1,5
Mic
Nu
1,2
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,3
Mic
Nu
52
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,0
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,3
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,3
Mic
Nu
1,0
1,0
Mic
Mic
Nu
Nu
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,5
1,2
Mic
Mic
Nu
Nu
1,0
Mic
Nu
53
Nr.
crt.
Obiective
5. ORGANIZAREA
SISTEMULUI DE
RAPORTARE A DATELOR
FINANCIAR CONTABILE
CTRE MANAGEMENT
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
26.
Sistemul
raportrilor
financiar-contabile,
cu
excepia
situaiilor financiare
27.
Asigurarea
exactitii sistemului
de
raportare
financiar-contabil
28. Activitatea de
transmitere
a
raportrilor
financiar-contabile
ctre management
6. ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
CONTROLULUI
FINANCIAR PREVENTIV
29.
Cadrul
reglementare
CFP
de
al
30. Nominalizarea/
retragerea i
evaluarea
persoanelor care
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,4
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,5
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
2,2
Mediu
2,5
Mare
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
54
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
acord viza CFP
7. FIABILITATEA
SISTEMULUI INFORMATIC
FINANCIAR-CONTABIL
31. Exercitarea
acordrii/refuzului
vizei CFP
32. Conducerea
Registrului privind
operaiunile
prezentate la viza
CFP
33. Raportarea
trimestrial i
anual a activitii
CFP
34. Manualul de
utilizare
a
sistemului
informatic financiarcontabil
35.
Pregtirea
profesional
a
personalului
implicat n utilizarea
sistemului
informatic
36.
Atribuirea
responsabilitii
persoanelor care au
acces la sistemul
informatic
Riscuri semnificative
121. Nerealizarea evalurii persoanelor care
acord viza CFP
122. Lipsa vizelor CFP pe documente
123. Acordarea nejustificat a vizei CFP
124. Inexistena sau necompletarea Registrului
privind operaiunile prezentate la viza CFP
125. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu
completarea Registrului privind operaiunile
prezentate la viza CFP
126. Raportarea unor date incomplete sau
nereale
127. Nerespectarea termenelor de raportare
128. Inexistena unor proceduri scrise/monografii
privind funcionalitatea sistemului informatic
financiar-contabil
129. Lipsa aprobrii manualului de utilizare
130.
Neinstruirea sistematic a utilizatorilor
sistemului informatic
131. Neinformarea periodic sau ori de cte ori
este necesar asupra modificrilor survenite n
sistemul informatic
132. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor
care au drept de operare i consultare a
sistemului informatic;
133. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii
de ctre persoane neautorizate prin sistem de
parole
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,3
Mic
Nu
1,3
Mic
Nu
1,2
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,4
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
2,0
Mediu
2,4
Mare
1,7
Mic
Nu
55
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
134. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol
de control de cele cu rol de execuie
37.
Procesarea
datelor n cadrul
sistemului
informatic
38. Sistemul de
prevenire/detectare
a accesrilor i
modificrilor
neautorizate
ale
bazelor de date
(parole, programe
antivirus .a.)
39. Administrarea
arhivei electronice
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,5
Mic
Nu
1,0
Mic
Nu
1,2
Mic
Nu
1,9
Mediu
2,7
Mare
1,7
Mic
Nu
1,2
Mic
Nu
1,4
Mic
Nu
1,6
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
2,5
Mare
56
Nr.
crt.
8.
Obiective
ORGANIZAREA I
EFECTUAREA ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIAR-CONTABILE
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Punctaj
total
Clasare
OBS.
2,0
Mediu
1,0
Mic
Nu
1,2
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
2,5
Mare
1,2
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
57
Not:
n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 151 de riscuri, grupate
pe cele 44 de obiecte auditabile i 8 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale
procedurii Analiza riscurilor.
n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n
numr de 41, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.
58
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Misiunea de audit:
Perioada auditat:
ntocmit:
Avizat:
Nr.
crt.
Activitatea financiar-contabil
01.01.2008 - 30.06.2009
tefnescu Ileana/ Petrescu Maria
Miulescu Ion
Obiective
1. ORGANIZAREA
REGISTRELOR DE
CONTABILITATE
Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal
Data: 26.07.2009
Data: 27.07.2009
Riscuri semnificative
1.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii
privind
modul
de
ntocmire a Registrului-jurnal
2. Completarea eronat a Registrului-jurnal
cu ajutorul sistemelor informatice de
prelucrare automat a datelor
2. Registrulinventar
3.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii
privind
modul
de
ntocmire a Registrului-inventar
Puncte
T/S
Consecina
funcionrii
nefuncionrii
controlului
intern
Nerespectarea
termenelor
planificate
de
ntocmire
a
Registrului-jurnal
Nenregistrarea
cronologic
i
sistematic, n
contabilitate, a
modificrii
elementelor
patrimoniale
Nerealizarea n
totalitate
a
obiectivelor
stabilite
Grad de n
credere al
auditorului
intern n
controlul
intern
OBS.
Sczut
Sczut
Sczut
59
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
3. Cartea Mare
5.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii
privind
modul
de
ntocmire a registrului Cartea Mare
6. Completarea incorect a registrului
Cartea Mare
2. CONDUCEREA
CONTABILITII
4.
Contabilitatea 8. Procedurile/monografia privind evidena
imobilizrilor
i contabil a imobilizrilor i investiiilor nu
investiiilor
este cunoscut de personalul desemnat
5.
Contabilitatea
materiilor,
materialelor inclusiv
a celor de natura
obiectelor
de
inventar
9.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii privind evidena contabil
a materiilor, materialelor inclusiv a celor de
natura obiectelor de inventar
10.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu conducerea evidenei
contabile materiilor, materialelor inclusiv a
celor de natura obiectelor de inventar
Puncte
T/S
Consecina
funcionrii
nefuncionrii
controlului
intern
Neutilizarea
acestui
document
n
conformitate cu
destinaia
acestuia
Nerespectarea
termenelor
planificate
de
ntocmire
a
registrului
Cratea mare
Nerespectarea
prevederilor
legale cu privire
la documentele
financiarcontabile
Registrul Cartea
mare
este
generat automat
de o aplicaie
informatic
Imposibilitatea
obinerii
unor
situaii operative
cu privire la
imobilizri
i
investiii.
Nerespectarea
termenelor
stabilite pentru
realizarea
lucrrilor
Imposibilitatea
obinerii
unor
situaii operative
cu privire la
stocuri
Grad de n
credere al
auditorului
intern n
controlul
intern
OBS.
Sczut
Sczut
Sczut
Mediu
NU
Sczut
Sczut
Sczut
60
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
6. Contabilitatea
datoriilor si
creanelor
Puncte
T/S
Riscuri semnificative
7.
Contabilitatea 12. nregistrarea eronat n alte conturi a
elementelor
de sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau
trezorerie
casierie
S
14.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu controlul sistematic al
activitii de casierie
15. Neasigurarea
destinat casieriei
securitii
spaiului
S
8. Contabilitatea
cheltuielilor cu
personalul
16.
Inexistena
unor
proceduri
scrise/monografii privind evidena contabil
a cheltuielilor cu personalul
Consecina
funcionrii
nefuncionrii
controlului
intern
Situaiile
financiare
nu
reflect situaia
real i fidel a
patrimoniului
Sumele achitate
prin
casieria
entitii
i
nregistrate
n
registrul de cas
nu
permit
o
identificare clar
a
evoluiei
elementelor
patrimoniale
Imposibilitatea
urmririi
operative
a
cheltuielilor ce
efectueaz
cu
numerarul
din
casieria entitii
Imposibilitatea
obinerii
unor
situaii operative
a datoriilor i
creanelor
n
funcie
de
vechime
Neatingerea n
totalitate
a
obiectivelor
stabilite
cu
privire
la
integritatea
patrimoniului
Nerealizarea
obiectivelor
la
parametrii
stabilii.
Grad de n
credere al
auditorului
intern n
controlul
intern
OBS.
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
61
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Puncte
T/S
Riscuri semnificative
10. Contabilitatea
transferurilor
sumelor
sumele
T
11. Contabilitatea
rezultatelor
inventarierii
12. ntocmirea
balanelor de
verificare
Consecina
funcionrii
nefuncionrii
controlului
intern
Statele de plat
ntocmite
nu
reflect situaia
exact a datoriei
entitii fa de
salariai i fa
de
tere
persoane.
Inexistena
pe
perioada
auditat a unor
diferene
ntre
sumele
transferate
i
sumele
reflectate
n
contabilitate.
Nerespectarea
termenelor
planificate
de
realizare
T
S
Grad de n
credere al
auditorului
intern n
controlul
intern
OBS.
Sczut
Mediu
NU
Sczut
Mediu
Situaiile
financiare
nu
reflect
o
imagine fidel a
patrimoniului.
Nerespectarea
principiului
intangibilitii
patrimoniului
Documentul
factur nu este
utilizat
n
conformitate cu
prevederile
legale
NU
Sczut
Sczut
Sczut
62
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
3.
4.
CONDUCEREA
ACTIVITII
FINANCIARE
ELABORAREA
SITUAIILOR
FINANCIARE
Puncte
T/S
Consecina
funcionrii
nefuncionrii
controlului
intern
Posibilitatea
emiterii
unor
documente
financiarcontabile
care
s
nu
fie
nregistrate
n
contabilitate
Apariia
unor
datorii
viitoare
reprezentnd
penaliti
de
ntrziere
Inexistena unor
necorelaii ntre
evidena
analitic
i
sintetic
a
creditorilor.
Apariia
unor
datorii
viitoare
reprezentnd
penaliti
de
ntrziere
Apariia
unor
datorii
viitoare
reprezentnd
penaliti
de
ntrziere
Soldurile
conturilor
nu
reflect
fidel
patrimoniul
entitii
Bilanul contabil
ntocmit
nu
conine
date
eronate
Grad de n
credere al
auditorului
intern n
controlul
intern
OBS.
Sczut
Sczut
Ridicat
NU
Sczut
Sczut
Sczut
Mediu
NU
63
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Puncte
T/S
6. ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
CONTROLULUI
FINANCIAR
PREVENTIV
7.
FIABILITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
FINANCIARCONTABIL
Nedesemnarea
persoanelor
27.
Asigurarea 32.
exactitii sistemului responsabile cu activitatea de analiz a
de
raportare informaiilor financiar-contabile
financiar-contabil
28. Activitatea de
transmitere
a
raportrilor
financiar-contabile
ctre management
29.
Cadrul
de
reglementare
al
CFP
35.
Pregtirea
profesional
a
personalului
implicat n utilizarea
sistemului
informatic
36.
Atribuirea
responsabilitii
persoanelor care au
acces la sistemul
informatic
38. Sistemul de
prevenire/detectare
a accesrilor i
modificrilor
33.
Nedesemnarea
persoanelor
responsabile cu activitatea de transmitere a
raportrilor financiar-contabile
36.
Neatribuirea
responsabilitilor
persoanelor care au drept de operare i
consultare a sistemului informatic;
37. Acces neautorizat la informaiile
financiar-contabile din baza de date
Elaborarea unui
bilan
contabil
care
conine
date eronate
Neatingerea n
totalitate
a
obiectivelor
stabilite
Neatingerea n
totalitate
a
obiectivelor
managementului
Exercitarea
parial
a
controlului
financiar
preventiv
la
nivelul entitii.
Realizarea
cu
ntrziere
a
sarcinilor
de
serviciu
Nerealizarea
obiectivelor
parametrii
stabilii
S
35. Neinformarea periodic sau ori de cte
ori este necesar asupra modificrilor
survenite n sistemul informatic
Consecina
funcionrii
nefuncionrii
controlului
intern
la
Vulnerabilitate
ridicat
a
sistemului n faa
unor
atacuri
informaionale
Grad de n
credere al
auditorului
intern n
controlul
intern
OBS.
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
64
Nr.
crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
neautorizate
ale 38. Nerespectarea
calendarului privind
bazelor de date modificarea periodica a parolelor de acces
(parole, programe
antivirus .a.)
8. ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
ARHIVRII
DOCUMENTELOR
FINANCIARCONTABILE
39. Administrarea
arhivei electronice
40.
Inexistena
procedurilor
privind
arhivarea dosarelor financiar-contabile
Puncte
T/S
Consecina
funcionrii
nefuncionrii
controlului
intern
Posibilitatea
accesrii
sistemului
informatic
financiarcontabil de ctre
persoane
neautorizate
Imposibilitatea
consultrii
online
a
documentelor
din
arhiva
electronic
Perioada
de
arhivare
a
documentelor
financiarcontabile
este
respectat.
Imposibilitatea
consultrii unor
documente
financiarcontabile
Grad de n
credere al
auditorului
intern n
controlul
intern
OBS.
Sczut
Sczut
Ridicat
NU
Sczut
Not:
n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat
documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 6 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte
tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n
continuare n auditare.
Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern
al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora.
65
n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile
considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i
ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern.
66
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit:
Perioada auditat:
ntocmit:
Avizat:
Nr.
crt.
1.
Activitatea financiar-contabil
01.01.2008-30.06.2009
tefnescu Ileana / Petrescu Maria
Miulescu Ion
Obiective
ORGANIZAREA
REGISTRELOR
DE
CONTABILITATE
Data: 31.07.2009
Data: 31.07.2009
Paragraful
corespunztor
din RAI
II. 1.1.
2. Registrul-inventar
II.1.2.
3. Cartea Mare
2.
CONDUCEREA
CONTABILITII
II.1.3.
II.2.4.
de natura obiectelor de
CONDUCEREA
ACTIVITII
II.2.5.
II.2.6.
II.2.7.
II.2.8.
II.2.9.
II.2.10
II.2.11.
II.3.12.
67
Nr.
crt.
Obiective
FINANCIARE
Paragraful
corespunztor
din RAI
4.
ELABORAREA
SITUAIILOR
FINANCIARE
5.
6.
7.
ORGANIZAREA
SISTEMULUI DE
RAPORTARE A
DATELOR
FINANCIAR
CONTABILE
CTRE
MANAGEMENT
ORGANIZAREA I
EFECTUAREA
CONTROLULUI
FINANCIAR
PREVENTIV
FIABILITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
FINANCIARCONTABIL
II.4.14.
II.4.15.
II.4.16.
II. 7. 20
II. 7. 21.
II. 7.22.
II. 7. 23.
68
Nr.
crt.
8.
Obiective
ARHIVAREA
DOCUMENTELOR
FINANCIARCONTABILE
Paragraful
corespunztor
din RAI
Not:
Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 8 obiective
structurate pe 44 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 151 de riscuri la aceste obiecte auditabile i
s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 8 obiective, 24 de
obiecte auditabile i 35 de riscuri asociate acestora.
n continuare, cele 35 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii)
corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se
vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n
ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.
69
Entitatea Public
Direcia de Audit Public Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit:
Perioada auditat:
ntocmit:
Avizat:
Activitatea financiar-contabil
01.01.2008 - 31.12.2009
tefnescu Ileana / Petrescu Maria
Miulescu Ion
OBIECTIVELE AUDITULUI
ACTIVITILE PROGRAMATE
Data: 31.07.2009
Data: 31.07.2009
DURATA
(H)
PERSOANELE
IMPLICATE
LOCUL
DESFURRII
616
88
2
2
4
8
tefnescu Ileana
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
DAPI
DAPI
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
DAPI
AUDITAT
DAPI
DAPI
DAPI
DAPI
DAPI
70
LOCUL
DESFURRII
DAPI
DURATA
(H)
PERSOANELE
IMPLICATE
10
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
DAPI
AUDITAT
352
16
2
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
AUDITAT
DAPI
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
AUDITAT
DAPI
OBIECTIVELE AUDITULUI
ACTIVITILE PROGRAMATE
16
6
4
46
2
16
26
4
AUDITAT
12
71
OBIECTIVELE AUDITULUI
Conducerea activitii
financiare
Obiectivul IV.
Elaborarea situaiilor
financiare
Obiectivul V.
Organizarea sistemului
de raportare a datelor
financiar contabile ctre
management
Obiectivul VI.
Organizarea i efectuarea
controlului financiar
ACTIVITILE PROGRAMATE
3.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei
de Audit public intern
3.3 Elaborarea FIAP - urilor
3.4 Colectarea dovezilor
3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea
Notei centralizatoare a documentelor de lucru
4.1 Efectuarea testrilor
DURATA
(H)
LOCUL
DESFURRII
2
12
6
2
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
AUDITAT
DAPI
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
AUDITAT
DAPI
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
AUDITAT
DAPI
tefnescu Ileana
AUDITAT
16
16
12
10
PERSOANELE
IMPLICATE
12
2
72
OBIECTIVELE AUDITULUI
preventiv
Obiectivul VII.
Fiabilitatea sistemului
informatic
financiar-contabil
Obiectivul VIII.
Arhivarea documentelor
financiar-contabile
DURATA
(H)
PERSOANELE
IMPLICATE
Petrescu Maria
Miulescu Ion
ACTIVITILE PROGRAMATE
14. Concluzii
16
2
14
6
4
12
2
10
6
2
4
4
4
LOCUL
DESFURRII
DAPI
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
AUDITAT
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
AUDITAT
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
Cristescu Gabriel
Cristescu Gabriel
Tomescu Viorel
Stnescu Ioana
AUDITAT
AUDITAT
DAPI
73
OBIECTIVELE AUDITULUI
III. Raportul de audit
intern
IV. Urmrirea
recomandrilor
ACTIVITILE PROGRAMATE
15. Redactarea proiectului de Raport de audit
intern
16. Revizuirea Raportului de audit intern
DURATA
(H)
160
48
48
PERSOANELE
IMPLICATE
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
tefnescu Ileana
LOCUL
DESFURRII
DAPI
DAPI
DAPI
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
tefnescu Ileana
DAPI
16
tefnescu Ileana
DAPI
16
DAPI
AUDITAT
DAPI
DAPI
DAPI
Nota:
Programul de audit intern este documentul prin care repartizm resursele de audit respectiv, mprim ntre membri
echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii i repartizm timpul pentru parcurgerea etapelor
i procedurilor specifice n vederea ncadrrii n perioadele afectate prin Planul de audit intern.
74
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
ntocmit:
tefnescu Ileana/ Petrescu Maria
Avizat:
Miulescu Ion
Data: 31.07.2009
Data: 31.07.2009
TIPUL TESTRII
Analiza completrii Registrului-jurnal
2. Registrul-inventar
Analiza completrii
inventar
Registrului-
Locul
Durata
(h)
DBCI
DBCI
DBCI
Nr. test
Interviu nr.
1.1.1
Test 1.2.1
Interviu nr.
1.1.1
Test 1.3.1
Interviu nr.
1.1.1
Nr. lista
verificare
Auditori
LV 1
tefnescu
Ileana
LV 1
tefnescu
Ileana
LV 1
tefnescu
Ileana
Nr. lista
verificare
Auditori
LV2
Petrescu
Maria
LV2
Petrescu
Maria
LV2
Petrescu
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
DBCI
DBCI
DBCI
Nr. test
Interviu
nr. 2.2.1
Test 2.2.1
Not de
relaii nr.
2.3.1
Test 2.3.1
Test 2.4.1
75
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
datoriilor i creanelor
Analiza organizrii i conducerii
contabilitii trezoreriei
7. Contabilitatea trezoreriei
Locul
Durata
(h)
Nr. lista
verificare
Auditori
Maria
DBCI
DBCI
DBCI
DBCI
DBCI
Nr. test
C.C.I.2.5.1
Test 2.5.1
Test 2.5.2
Test 2.5.3
Test 2.5.4
Test 2.6.1
Test 2.6.2
Interviu
nr. 2.7.1
Nota de
relaii nr.
2.7.1
Interviu
nr. 2.7.2
LV 2
tefnescu
Ileana
Petrescu
Maria
LV2
Petrescu
Maria
LV2
Petrescu
Maria
Test 2.8.1
LV 2
Petrescu
Maria
Test 2.9.1
LV2
Petrescu
Maria
Nr. test
Nr. lista
verificare
Auditori
OBIECTE AUDITABILE
Activitatea de plat/ncasare a datoriilor
respectiv creanelor
Activitatea de stabilire i raportare a
impozitelor i taxelor datorate statului
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
DBCI
Test 3.2.1
LV 3
tefnescu
Ileana
DBCI
Test 3.3.1
LV 3
tefnescu
Ileana
76
OBIECTE AUDITABILE
crt.
TIPUL TESTRII
elaborrii Analiza operaiilor specifice nchiderii
perioadei de gestiune
Locul
DBCI
DBCI
16.
DBCI
Durata
(h)
Nr. test
Nr. lista
verificare
Auditori
Test 4.2.1.
LV 4
tefnescu
Ileana
C.C.I. 4.3.1
LV 4
tefnescu
Ileana
Test 4.4.1
LV 4
tefnescu
Ileana
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Nr. lista
verificare
Auditori
Interviu
nr. 5.2.1
LV 5
Petrescu
Maria
LV 5
Petrescu
Maria
17.
DBCI
18.
DBCI
6 C.C.I. 5.3.1
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Nr. lista
verificare
Auditori
DBCI
12
Interviu nr.
6.1
LV 6
Petrescu
Maria
77
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Nr. lista
verificare
DBCI
LV7
DBCI
LV 7
DBCI
10
DBCI
DGTI
Interviu
nr. 7.4.
LV 7
Auditori
tefnescu
Ileana
LV 7
OBIECTE AUDITABILE
Auditori interni,
tefnescu Ileana
TIPUL TESTRII
Analiza respectrii prevederilor
procedurale privitoare la activitatea
de arhivare
Locul
DBCI
DGSAPA
Durata
(h)
Nr. test
Nr. lista
verificare
Auditori
12
Test 8.2.1
LV 8
Petrescu
Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
78
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
ntocmit:
tefnescu Ileana / Petrescu Maria
Avizat:
Miulescu Ion
Data: 31.07.2009
Data: 31.07.2009
A. Lista participanilor:
Numele
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Marinescu Ion
Protopopescu Sorin
Funcia
Director
Auditor intern
Auditor intern
Director
general
Director
Ionescu Nadia
ef birou
Manolescu Nicolae
Consilier
Direcia/
Serviciul
Nr.
telefon
Semntura
DAPI
DAPI
DAPI
DGSAPA
DBCI
Biroul financiar
contabilitate
DBCI
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
- Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia
acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde
s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele
comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i
neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti;
- Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe
teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat.
- Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii
informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a
fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii
misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine
intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor
efectuate .a.
- Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta;
- Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi
distribuit).
- Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare
a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea
auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile.
Auditori interni,
Auditai,
79
1.2.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS.
X
X
Interviu
nr. 1.1.1.
X
X
-
X
X
X
X
Interviu
nr. 1.1.1.
Observare
direct
80
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate;
c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n
concordan cu natura operaiunilor efectuate;
d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea
acestora;
e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i
creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare.
1.3.
1.4.
1.5.
Registrul-inventar
a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a
fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil;
b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de
la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului
financiar;
c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a
posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil,
pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale
de inventariere.
Registrul Cartea mare
a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de
activ i de pasiv;
b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din
Registrul-jurnal;
Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate:
a. numerotarea i nuruirea registrelor;
b. nregistrarea registrelor la organele fiscale;
c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar
volumele sunt n ordinea completrii lor;
d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file
lips;
e. corectarea erorilor se realizeaz, n conformitate cu
prevederile legale.
Data:
01.08.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
DA
NU
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
OBS.
TEST
nr. 1.2.1
Foaie de
lucru
nr. 1.2.1
Lista de
control
nr. 1.2.1
FIAP
nr. 1.2.1
TEST
nr. 1.3.1.
Lista de
control
nr. 1.3.1.
FIAP
nr. 1.3.1.
Observare
direct
Observare
direct
Problemati c abordat
pentru
fiecare
registru de
contabilitate
Supervizor,
Miulescu Ion
81
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
DA
NU
Cadrul normativ
X
X
X
X
Responsabilul a
fost stabilit recent
X
X
Registrul jurnal
Cartea mare
A fost numit un
responsabil
cu
gestionarea
erorilor, anulrilor
sau completrilor,
pe baza crora se
fac modificri n
fiiere sau n
bazele de date
ale entitii
Obs.
X
X
X
X
A
fost
registrul
listat
jurnal
82
completat aferent
lunilor
martie,
iunie, septembrie,
decembrie 2008
i lunilor martie i
iunie 2009
Intervievat,
Ionescu Nadia
Not:
Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o
problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora
FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face
comentarii n Raportul de audit intern.
83
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 1.2.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate
OBIECTIVUL TESTULUI: ntocmirea i inerea Registrului-jurnal
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru realizarea testului o reprezint listrile informatice ale
Registrului-jurnal pentru cele 18 luni calendaristice ale perioadei auditate;
Eantionul pentru verificarea modului de completare a Registrului - jurnal cu
ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la
33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 6 luni, conform Foii
de lucru nr. 1.2.1.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii
Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe
baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume:
Registrul jurnal
a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal;
b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate;
c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu
natura operaiunilor efectuate;
d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora;
e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul
zilei i a perioadei de raportare.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea
Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care
pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii
cronologice i sistematice n contabilitate astfel:
- echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a
operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare
a documentelor n entitate.
- de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a
acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de
inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile.
n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat, ale
OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i ale OMEF
nr.3512/2008 privind documentele financiar contabile.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.
Data:
Auditor intern,
05.08.2009
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
84
Data:
05.08.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
n prezena,
Ec. Popescu Floriana
85
Elemente
testate
Elemente
eantionate
1. Registrul-jurnal
la data de
31.03.2008
2. Registrul-jurnal
la data de
30.06.2008
3. Registrul-jurnal
la data de
30.09.2008
4. Registrul-jurnal
la data de
31.12.2008
5. Registrul-jurnal
la data de
31.03.2009
6. Registrul-jurnal
la data de
30.06.2009
Data:
05.08.2009
Confirmarea
Urmrirea
Garantarea
utilizrii conturilor
determinrii corecte
utilizrii
debitoare i
a rulajelor debitoare
conturilor n
creditoare n
i creditoare la
conformitate cu
concordan cu
sfritul zilei i a
funciunea
natura operaiunilor
perioadei de
acestora
efectuate
raportare
Examinarea
nregistrrii
cronologice a
datelor n
Registruljurnal
Existena
explicaiilor
referitoare la
operaiile
nregistrate
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Auditor intern,
tefnescu Ileana
n prezena,
Ec. Popescu Floriana
86
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
87
RECOMANDRI:
- Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea
Registrului-jurnal.
- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor.
- Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii
constatate i refacerea Registrului-jurnal.
- Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul
compartimentelor financiar-contabile.
- Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la Direcia Buget i
Contabilitate Intern pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice.
- Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil.
- Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF- ul entitii,
astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului
acestora.
- n cazul n care entitatea, prin intermediul structurilor proprii, se afl n imposibilitatea
realizrii unei aplicaii n domeniul financiar-contabil, n conformitate cu reglementrile legale
n vigoare, s se studieze posibilitatea achiziionrii unui program informatic care s
corespund necesitilor entitii.
Data:
05.08.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
88
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 1.3.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006
OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului-inventar
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la
entitatea public n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la
unitile subordonate, pentru anul 2008.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de
completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de
verificare la data de 31.12.2008, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la
modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5
i 6 din registru.
CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1.
Data:
06.08.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
89
Elemente
testate
Nr.
crt.
Populaia
1.
2.
3.
4.
Confirmarea
completrii
Registrului-inventar,
respectiv a fiecrui
post de activ i de
pasiv, cuprins n
bilanul contabil
Recalcularea
soldurilor finale pe
baza intrrilor i
ieirilor de la data
inventarierii pn la
data nchiderii
exerciiului financiar
X
X
X
X
X
X
X
X
Entitatea public
Subunitatea nr. 1
Subunitatea nr. 2
Subunitatea nr. 3
Data,
06.08.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Confirmarea completrii
Registrului-inventar,
respectiv a posturilor de
activ i de pasiv, cuprinse
n bilanul contabil, pe
baza inventarierii faptice,
rezultate din procesele
verbale de inventariere
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Intervievat,
Ionescu Nadia
90
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
PROBLEMA:
Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2)
CONSTATARE:
Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de
verificare la data de 31.12.2008, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la
modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5
i 6 din registru.
CAUZE:
- Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit
monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile
Legii nr. 82/1991 republicat, OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiarcontabile i OMEF nr. 3512 /2008 privind documentele financiar contabile.
- Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul
compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic.
- Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate.
CONSECINE:
Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu
este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale
inventariate n entitate.
RECOMANDRI:
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar.
- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor.
- Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de
valorificare a inventarelor.
- Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul
compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile
specifice contabilitii.
- Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de
completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a
recomandrilor.
Data:
06.08.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
91
2.2.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Analiza procedurilor de lucru
Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin
procedurile de lucru specifice
- examinarea listei activitilor pentru realizarea
obiectivului
- identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de
lucru
- garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a
reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei
activiti
- examinarea modelelor de formulare specifice
- examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de
completare a formularelor
- existena exemplelor n acest sens
- examinarea sistemului de raportare al activitii
Confirmarea existenei activitilor de control intern in
punctele cheie ale procedurii de lucru
Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de
ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie
Aplicarea principiului dublei semnturi
Aprobarea de ctre persoanele competente
Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat
Modalitatea arhivarii documentelor
Existena componentei de actualizare a procedurilor de
lucru
Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele
din fiele posturilor
Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
cu responsabiliti n realizarea activitilor
Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre
personalul care le utilizeaz:
- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a
procedurilor?
- avei propuneri de perfecionare a procedurilor?
- procedurile de lucru sunt corespunztoare?
Analiza conducerii contabilitii imobilizrilor i
investiiilor:
a. examinarea operaiilor aferente recepiei activelor
imobilizate;
b. examinarea completrii registrului numerelor de
inventar;
c. urmrirea completrii fielor mijloacelor fixe;
DA
NU
X
X
OBS.
Interviu
nr. 2.2.1.
92
Nr.
crt.
2.3.
2.4.
2.5.
ACTIVITATEA DE AUDIT
d. examinarea transferurilor de imobilizri ntre dou locuri
de folosin ale entitii
d. verificarea reevalurii activelor imobilizate;
e. constatarea ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune
a activelor imobilizate;
f. urmrirea imobilizrilor aflate n custodie;
g. examinarea nregistrrilor n contabilitate;
Analiza conducerii contabilitii materiilor, materialelor
consumabile, inclusiv a celor de natura i a
materialelor de natura obiectelor de inventar
Evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura
stocurilor
Predarea-primirea bunurilor de natura stocurilor ntre
dou locuri de folosin ale entitii;
Constatarea ndeplinirii condiiilor de casare a bunurilor
de natura stocurilor;
Recepia bunurilor de natura stocurilor;
Bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri:
a. verificarea documentelor justificative i a circuitului
acestora
b. compararea cantitilor de stocuri trimise la teri cu cele
restituite de teri;
c. examinarea nregistrrii cronologice i sistematice a
operaiunilor privind stocurile aflate la teri, justificate i
consemnate n documente;
d. examinarea nregistrrilor n contabilitate.
Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor
a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a
operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice,
justificate i consemnate n documente;
b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor
aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru
datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public
Direciei Juridice;
c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor
survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase
definitive i irevocabile;
d. verificarea documentelor justificative i a circuitului
acestora
e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei;
f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor
ctre management;
g. examinarea nregistrrilor n contabilitate.
Contabilitatea elementelor de trezorerie
Analiza organizrii activitii de casierie:
DA
NU
OBS.
TEST
nr. 2.2.1.
X
X
X
Lista de control
nr. 2.2.1.
FIAP nr. 2.2.1
Not de relaii
nr. 2.3.1
X
-
X
X
X
TEST
nr. 2.3.1.
Lista de control
nr. 2.3.1.
FIAP nr. 2.3.1
X
X
X
TEST
nr. 2.4.1.
Lista de control
nr. 2.4.1.
FIAP nr. 2.4.1.
X
X
X
X
X
X
93
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de
inventariere
b. urmrirea respectrii programului de inventariere;
c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a
exerciiului financiar;
d. urmrirea ntocmirii monetarului
e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri
i pli privind exerciiul respectiv
f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din
registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate
Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii
casierie entitii
Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat:
a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui
creditor;
b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat;
c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct,
d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza
documentelor justificative;
Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de
numerar
a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare
de numerar
b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare
de numerar n conformitate cu prevederile legale
Analiza utilizrii Registrului de cas
a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de
casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe
baza actelor justificative de ncasri i pli;
b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct
pentru fiecare operaie n parte;
c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea
nregistrrii operaiilor efectuate;
d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul
Direciei de Buget i Contabilitate Intern;
e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii
operaiilor;
f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei;
g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de
cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei
precedente;
h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective
n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas;
Analiza respectrii de ctre conductorul
compartimentului financiar contabil a cadrului normativ
privind efectuarea plilor:
DA
NU
OBS.
TEST nr. 2.5.1.
Lista de control
nr. 2.5.1.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Observare
direct
CCI
nr. 2.5.2.
TEST nr. 2.5.2.
Foaie de lucru
nr. 2.5.2
List de control
nr. 2.5.2.
FIAP nr. 2.5.2.
TEST nr. 2.5.3
Foaie de lucru
nr. 2.5.3
Lista de control
nr. 2.5.3
FIAP nr. 2.5.3
X
X
TEST nr. 2.5.4
Foaie de lucru
nr. 2.5.4
Lista de control
nr. 2.5.4
FIAP nr. 2.5.4
X
X
X
X
X
X
-
94
Nr.
crt.
2.6.
ACTIVITATEA DE AUDIT
a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de
disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor
legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor
statului;
b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a
conturilor;
c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii
cheltuielilor pltite;
d. Examinarea existenei creditelor bugetare
deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de
disponibil;
e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat
de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura
cheltuielilor respective;
f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative
care s justifice plata;
g. Compararea semnturilor de pe documentele
justificative cu specimenele de semnturi aparinnd
ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de
acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul
executrii cheltuielilor bugetare;
h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel
ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care
atest serviciul efectuat;
i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului;
j. Urmrirea existenei vizei de control financiar preventiv
pe documentele de angajare i ordonanare;
Contabilitatea cheltuielilor cu personalul
Analiza cheltuielilor cu salariile personalului
a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare
direcie;
b. examinarea modului de completare a Statului de plata;
c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate;
d. examinarea calculului drepturilor de personal;
e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale;
f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor;
g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii;
h. examinarea drepturilor de personal neridicate;
i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor
rezultate din statele de salarii.
Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia
social
a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile
privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de
Stat;
DA
NU
OBS.
X
X
X
X
X
X
X
X
95
Nr.
crt.
2.7.
2.8.
2.9.
ACTIVITATEA DE AUDIT
b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la
Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din
evidena financiar-contabil;
c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind
contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj;
d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la
Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele
din evidena financiar-contabil;
e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind
Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de
Sntate;
f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la
Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele
din evidena financiar-contabil;
g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli
privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc
i boli profesionale datorate de angajator;
h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de
asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale
datorate de angajator, raportate cu cele din evidena
financiar-contabil.
Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii
a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului;
b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului
entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor
inventarierii;
c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru
diferenele constatate la inventariere;
d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor
rezultate n urma inventarierii.
Analiza ntocmirii balanelor de verificare
a. urmrirea concordanei dintre soldurile iniiale ale
exerciiului curent i soldurile finale ale exerciiului anterior;
b. examinarea prelurii zilnice ale conturilor n fiele de
cont sintetice i analitice;
c. compararea soldurilor conturilor din fiele sintetice cu
cele din balanele de verificare;
d. compararea rulajelor conturilor sintetice cu cele din
balanele de verificare ;
e. examinarea corelaiei dintre disponibilul de balan i
extrasele de cont/registrul de cas;
f. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de
verificare.
Analiza sistemului de eviden tehnic-operativ
Utilizarea formularelor financiar - contabile
a. examinarea modului completare a formularelor tipizate;
DA
NU
OBS.
Lista de control
nr. 2.6.2.
FIAP nr. 2.6.2.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Interviul nr.
2.7.1.
Not de relaii
nr. 2.7.1.
Interviul nr.
2.7.2
FIAP nr. 2.7.1.
FCRI
nr. 2.7.1.
X
X
TEST nr. 2.8.1.
Lista de control
nr. 2.8.1.
X
X
X
X
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
b. urmrirea utilizrii formularelor financiar-contabile,
pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de
depozitare;
c. urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor
atribuite prin Registrul stocurilor;
d. urmrirea organizrii evidenei operative a formularelor
financiar-contabile;
e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele
de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia
de Buget i Contabilitate Intern.
f. confirmarea nregistrrilor zilnice a intrrilor de ctre
gestionar sau persoana desemnat, pe baza facturilor,
avizelor de nsoire a mrfii - not de recepie i constatare
de diferene etc., poziie cu poziie
g. examinarea nregistrrilor ieirilor pe baza bonurilor de
consum individual i colectiv, fiei limit - individual i
colectiv, avizelor de nsoire a mrfii, facturilor etc., poziie
cu poziie
h. garantarea prelurii la sfritul fiecrei luni a stocurilor
cantitative din fiele de magazie, pe feluri de stocuri,
grupate pe magazii/depozite, conturi, grupe, eventual
subgrupe;
i. recalcularea valoric a cantitilor aflate n stoc pe baza
preurilor de nregistrare;
j. recalcularea valoric a acestor stocuri pe pagini ale
registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de
stocuri, conturi i magazii/depozite.
Preluarea documentelor de ctre persoana desemnat
se face dup verificarea:
a. modului de emitere i completare corect a
documentelor de intrare i de ieire a valorilor materiale;
b. nregistrrii corecte a acestora n fiele de magazie;
c. stabilirea exact a stocului scriptic n aceste fie.
Confirmarea corectrii erorilor constatate n evidena
gestiunilor n prezena persoanei care rspunde de
nregistrrile efectuate n fiele de magazie
Urmrirea modului n care abaterile de la regulile de
ntocmire i utilizare a documentelor sunt aduse la
cunotina conductorului Direciei de Buget i
Contabilitate Intern sau a persoanei desemnate s
conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea
msurilor care se impun.
Confirmarea verificrii nregistrrilor efectuate i
prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor
se face prin semntura persoanei desemnate pentru
evidena stocurilor n fiele de magazie.
DA
NU
OBS.
nr. 2.9.1
Lista de control
nr. 2.9.1.
FIAP nr. 2.9.1
X
X
X
X
Observarea
direct
Observarea
direct
97
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Examinarea dac preluarea documentelor privind
micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de
predare a documentelor.
Garantarea faptului c n contabilitate, documentele
privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse
de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri,
consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de
materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau
subgrupe de materiale, dup caz.
Data:
07.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
tefnescu Ileana
DA
NU
OBS.
Supervizor,
Miulescu Ion
98
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
DA
NU
Obs.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Data: 09.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Intervievat,
Marinescu Ion
Not:
Activitatea de recepie a activelor imobilizate se realizeaz n conformitate cu cadrul
normativ, dar nu exist proceduri scrise i formalizate. Totui, deoarece aceast disfunciune
este una generalizat la nivelul ntregului sistem financiar-contabil, nu se va elabora FIAP,
dar va fi abordat n mod special n Raportul de audit intern n Capitolul III - Concluzii.
99
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.2.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza contabilitii imobilizrilor i investiiilor
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din imobilizrile corporale au fost n
patrimoniul entitii n perioada 01.01.2008 - 30 iunie 2009.
Eantionul pentru urmrirea modului de organizare a contabilitii imobilizrilor i
investiiilor, va fi constituit dintr-un procent de 1%, din populaie, respectiv 9 mijloace fixe,
conform Foii de lucru nr. 2.2.1.;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea organizrii contabilitii
imobilizrilor i investiiilor pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.2. i anume:
Analiza contabiliti imobilizrilor i investiiilor:
a. examinarea operaiilor aferente recepiei activelor imobilizate;
b. examinarea completrii Registrului numerelor de inventar;
c. urmrirea completrii fielor mijloacelor fixe;
d. examinarea transferurilor de imobilizri ntre dou locuri de folosin ale entitii;
e. verificarea reevalurii activelor imobilizate;
f. urmrirea imobilizrilor aflate n custodie la teri;
g. examinarea nregistrrilor din contabilitate.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Lista de control nr. 2.2.1. privind contabilitatea
imobilizrilor i investiiilor.
CONSTATRI:
Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.2.1. s-a constatat nerespectarea cadrului
normativ privind organizarea contabilitii imobilizrilor i investiiilor respectiv:
- transferul imobilizrilor corporale ntre dou locuri de folosin ale entitii se
realizeaz pe baza unor Procese verbale de predare primire, fr a se ntocmi documentul
Bon de micare a mijloacelor fixe n conformitate cu OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i
formularele financiar-contabile i OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiarcontabile, n care s fie precizat n mod clar numrul de inventar, cantitatea i valoare de
intrare la data transferului, aa cum s-a constat n cazul mijlocului fix cu numrul de inventar
nr. 218;
- reevaluarea activelor fixe corporale nu a fost fcut cu regularitate, ultima reevaluare
a fost efectuat la data de 31 decembrie 2003;
- mijlocul fix nr. 912 a fost achiziionat dintr-un stat membru UE n baza contractului nr.
15850 /30.11.2008. ntruct, pentru a se putea efectua plata contravalorii acestui bun, a fost
necesar recepionarea acestuia, recepia a fost efectuat de ctre reprezentanii entitii
100
publice la sediul furnizorului, dup care mijlocul fix a rmas n custodie la furnizor o perioada
de 10 zile, fr a fi ntocmit un document care s reflecte faptul c bunul a rmas n
gestiunea furnizorului;
- valoarea diferenelor din reevaluare evideniate n contul 105 "Rezerve din
reevaluare" aferente mijlocului fix nr. 142, amortizat integral, nu a fost transferat asupra
contului 117.15 "Rezultatul reportat reprezentnd surplusul realizat din reevaluare" n
conformitate cu prevederile OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru
instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.2.1.
Data:
09.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
101
Data:
10.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Ec. Angelescu Ion
102
Mijloc fix
nr. 58
Mijloc fix
nr. 142
Mijloc fix
nr. 218
Mijloc fix
nr. 389
Mijloc fix
nr. 425
Mijloc fix
nr. 576
Mijloc fix
nr. 675
Mijloc fix
nr. 789
Mijloc fix
nr. 912
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Ec. Angelescu Ion
103
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.2.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
PROBLEMA:
Nerespectarea cadrului normativ cu privirea la organizarea contabilitii imobilizrilor i
investiiilor.
CONSTATARE:
Echipa de auditori a constatat nerespectarea Normelor metodologice de ntocmire i
utilizarea a documentelor financiar-contabile. Spre exemplu, pentru transferul mijloacelor fixe
ntre dou locuri de folosin ale entitii nu este utilizat documentul Bon de micare a
mijloacelor fixe, iar n cazul bunurilor aflate n custodie la furnizori nu au fost ntocmite
documentele necesare care s reflecte aceast operaie.
La entitatea auditat, reevaluarea activelor fixe corporale nu a fost fcut cu regularitate.
De asemenea, surplusul din reevaluare inclus n rezerva din reevaluare nu este capitalizat
prin transferul direct n rezerve atunci cnd acest surplus reprezint un ctig net, respectiv
pe msura utilizrii mijlocului fix pentru care s-au nregistrat n contabilitate diferene din
reevaluare.
n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat ale
OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile, ale OMEF nr.
3512/2008 privind documentele financiar-contabile i ale OMFP nr. 1917/2005 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor
publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia.
CAUZE:
- Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate.
- Neefectuarea controlului ierarhic.
- Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu organizarea
contabilitii imobilizrilor i investiiilor.
CONSECINE:
- Imposibilitatea obinerii unei situaii operative cu privire la imobilizri i investiii.
- Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor
elementelor de activ i pasiv ale entitii.
- Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment,
identificarea i controlul acestora.
- ntruct reevaluarea activelor fixe corporale nu a fost fcut cu regularitate, valoarea
contabil difer semnificativ de cea care ar fi fost determinat folosind valoarea just la data
bilanului.
RECOMANDRI:
- Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind organizarea
contabilitii imobilizrilor i investiiilor.
104
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
105
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
NOT DE RELAII NR. 2.3.1.
privind
Analiza evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor
adresat
domnului Manolescu Nicolae, consilier n cadrul
Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern
ntrebare 1: La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind
evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura stocurilor?
Rspuns 1: Nu, dar la nivelul Direciei Buget i Contabilitate Intern exist instruciuni
de aplicare, dar neformalizate .
ntrebare 2: Exist n entitate un responsabil care s analizeze lunar micarea
stocurilor organizate pe grupe n funcie de natura acestora ?
Rspuns 2: Da, la nivelul Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern exist o
persoan responsabil cu eviden analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor
consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar aflate n magazie i folosin, iar
la nivelul magaziei centrale este organizat o eviden tehnic-operativ a acestor bunuri.
Persoana responsabil cu gestionarea materiilor prime i materialelor are concretizate
atribuiile n fia postului, care cuprinde i activitatea de analiz lunar a micrii de stocuri.
ntrebare 3: Exist un control periodic asupra bunurilor de natura stocurilor aflate n
magazie i/sau n folosin?
Rspuns 3: Da, lunar se realizeaz o comparaie ntre situaia analitic, elaborat n
cadrul Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern, i situaia stocurilor din Magazia
central reflectat, n Fia de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc.
De asemenea, periodic aceasta se completeaz cu efectuarea unui inventar inopinat
pentru fiecare categorie de stocuri, inclusiv pentru cele aflate n folosin.
ntrebare 4: Exist un sistem informatizat implementat privind contabilitatea analitic i
sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de
inventar?
Rspuns 4: Nu, dar exist un sistem informatizat, privind realizarea codificrii
modelelor de formulare i preluarea informaiilor n contabilitatea analitic i sintetic a
materiilor prime, materialelor consumabile i a materialelor de natura obiectelor de inventar,
sistem care se afl n faza de testare.
ntrebare 5: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns 5: Nu.
Data: 17.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Consilier,
Manolescu Nicolae
106
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.3.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008-30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii bunurilor de natura stocurilor aflate
n custodie la teri
DESCRIEREA TESTULUI:
Avnd n vedere particularitatea operaiilor referitoare la bunurilor de natura stocurilor
aflate la teri, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a
bunurilor de natura stocurilor aflate n custodie la teri, s analizeze modul de reflectare n
contabilitate a principalelor operaiilor referitoare la stocurile aflate la teri.
Populaia pentru realizarea testului este constituit din dou avize de nsoirea a
mrfii, respectiv avizul de nsoire a mrfii nr. 18752 i avizul de nsoire a mrfii nr. 20125,
prin care s-au trimis i s-au restituit , un numr de 200 de scaune birou;
Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, innd cont c
populaia este format dintr-un volum redus de documente;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea
reflectrii n
contabilitate a principalelor operaii legate de stocurile aflate la teri, n conformitate cu Lista
de verificare nr. 2 poziia 2.3. i anume:
Analiza conducerii contabilitii bunurilor de natura stocurilor aflate n custodie la
teri:
a. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora;
b compararea cantitilor de stocuri trimise la teri cu cele restituite de teri;
c. examinarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind de stocurile
aflate la teri, justificate i consemnate n documente;
d. examinarea nregistrrilor n contabilitate.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.3.1. privind analiza
conducerii contabilitii bunurilor de natura stocurilor aflate n custodie la teri.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 2.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de
nregistrare a operaiunilor economico-financiare referitoare la micarea stocurilor de
materiale de natura obiectelor de inventar trimise la teri, pentru prelucrare sau n custodie.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP - ul nr. 2.3.1.
Data:
17.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
107
1.
2.
Verificarea
documentelor
justificative i a
circuitului acestora
Compararea
cantitilor de
stocuri trimise la
teri cu cele
restituite de teri
Examinarea nregistrrii
cronologice i sistematice a
operaiunilor privind de
stocurile aflate la teri,
justificate i consemnate n
documente
Examinarea
nregistrrilor n
contabilitate
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Elemente
testate
Aviz de nsoire a mrfii
nr. 18752
Aviz de nsoire a mrfii
nr. 20125
Data:
17.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
ec. Nicolae Manolescu
108
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.3.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008-30.06.2009
PROBLEMA:
Nenregistrarea n contabilitate a operailor cu privire la bunurile de natura stocurilor
aflate n custodie la teri
CONSTATARE:
La entitatea auditat, evidena stocurilor se realizeaz cu ajutorul formularului Fia
de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc.
Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a
operaiunilor economico-financiare referitoare la micarea stocurilor de materiale de
natura obiectelor de inventar trimise la teri, pentru prelucrare sau n custodie.
De exemplu, n data de 27 aprilie 2009, pe baza Avizului de nsoirea a mrfii
nr.18752, s-au trimis ctre S.C Palm Service S.R.L. pentru efectuare unor operaii de
recondiionare, un numr de 200 de scaune birou bunurile revenind n entitate dup o
perioada de 14 zile pe baza Avizului de nsoire a mrfii nr. 20125. Aceast operaie nu a
fost nregistrat n mod distinct nici n contabilitate, cu ajutorul contului 351 Materii i
materiale aflate la teri, nici la Magazia central, micarea stocurilor nefiind operat n
Fia de magazie, bunurile respective au figurat pe toat perioada prelucrrii ca fiind n
gestiunea entitii.
n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat i
al OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i
conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i
instruciunile de aplicare a acestuia.
CAUZE:
- Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate.
- Inexistena colaborri ntre persona nsrcinat cu evidena analitic a materialelor
de natura obiectelor de inventar i gestionar.
- Lipsa unui control efectuat de persoana din cadrul Direciei de Buget i
Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar,
asupra modului de completare a Fiei de magazie.
- Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu evidena
materialelor de natura obiectelor de inventar.
CONSECINE:
- Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a
modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii.
- Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment,
identificarea i controlul acestora.
RECOMANDRI:
- Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Fiei
de magazie.
- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a
procedurilor.
109
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
110
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.4.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor
DESCRIEREA TESTULUI:
Avnd n vedere ponderea valoric a contractelor de leasing financiar n totalul
datoriilor, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a
contabilitii datoriilor, s analizeze modul de reflectare n contabilitate a principalelor
operaiilor aferente leasingului financiar.
Populaia pentru realizarea testului este constituit din cele 12 contracte de
leasing financiar;
Eantionul va fi constituit din totalitatea contractelor de leasing financiar, adic
100%, innd cont c populaia este format dintr-un volum redus de documente;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea reflectrii n
contabilitate a principalelor operaii legate de contractele de leasing financiar, n
conformitate cu Lista de verificare nr. 2 poziia 2.4. i anume:
Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor:
a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile
i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente;
b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru
creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea
public Direciei Juridice;
c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor
instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile;
d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora
e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei;
f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management;
g. examinarea nregistrrilor n contabilitate.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.4.1. privind Analiza
conducerii contabilitii datoriilor i creanelor.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 2.4.1. s-a constatat c n situaiile financiare anuale
ale entitii, datoriile n valut nu sunt inute la cursul valutar comunicat de Banca
Naional a Romniei, pentru ultima zi a perioadei de raportare, ci sunt evaluate la cursul
valutar comunicat de Banca Naional a Romniei de la data ncheierii contractelor.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.4.1.
Data:
18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
111
Elemente
eantionate
1. Contract nr.0015128
ncheiat cu
BCR Leasing
2. Contract nr.16128
ncheiat cu
Unicredit Leasing
3. Contract nr.231456
ncheiat cu
Romstal Leasing
4. Contract nr.516155
ncheiat cu
Transilvania Leasing
5. Contract nr.712189
ncheiat cu
Afin Romnia S.A.
6. Contract nr.923841
ncheiat cu
R.C.I. Leasing
7. Contract nr.27128
ncheiat cu
B.T. Leasing
Verificarea nregistrrii
cronologice i
sistematice a
operaiunilor privind
datoriile entitii
publice, justificate i
consemnate n
documente
Urmrirea trimiterii
documentelor necesare
dosarelor aflate n litigiu
pentru creanele
nerecuperate sau pentru
datoriile nerecunoscute de
ctre entitatea public
Direciei Juridice
Urmrirea operrii
modificrilor datoriilor
i creanelor survenite
n urma deciziilor
instanelor de
judecat rmase
definitive i
irevocabile
Analiza
datoriilor i
creanelor
prin prisma
prescripiei
Analiza
sistemului de
raportare a
datoriilor i
creanelor
ctre
management
Examinarea
nregistrrilor
n contabilitate
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Verificarea
documentelor
justificative i
a circuitului
acestora
112
Elemente
testate
Elemente
eantionate
8. Contract nr. 671857
ncheiat cu
Romexterra Leasing
9. Contract nr. 789634
ncheiat cu
Porsche Leasing
10. Contract nr. 15897
ncheiat cu
Motor Active Leasing
11. Contract nr. 89416
ncheiat cu
Raiffeisen Leasing
12. Contract nr. 45168
ncheiat cu
B.R.D.G.S.G. Leasing
Data:
17.08.2009
Verificarea nregistrrii
cronologice i
sistematice a
operaiunilor privind
datoriile entitii
publice, justificate i
consemnate n
documente
Urmrirea trimiterii
documentelor necesare
dosarelor aflate n litigiu
pentru creanele
nerecuperate sau pentru
datoriile nerecunoscute de
ctre entitatea public
Direciei Juridice
Urmrirea operrii
modificrilor datoriilor
i creanelor survenite
n urma deciziilor
instanelor de
judecat rmase
definitive i
irevocabile
Analiza
datoriilor i
creanelor
prin prisma
prescripiei
Analiza
sistemului de
raportare a
datoriilor i
creanelor
ctre
management
Examinarea
nregistrrilor
n contabilitate
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Auditor intern,
Petrescu Maria
Verificarea
documentelor
justificative i
a circuitului
acestora
n prezena,
Ionescu Ion
Serviciul Contabilitate
113
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.4.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008.-30.06.2009
PROBLEMA
Datoriile n valut nu sunt prezentate n Situaiile financiare anuale la valoarea
actual.
CONSTATARE
Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing
financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte,
evaluate de cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii
contractelor, denaturnd informaiile din situaiile financiare periodice, ntruct aceste
datorii trebuiau reflectate n contabilitate la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare
reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei valabil pentru
ultima zi a perioadei de raportare.
CAUZE
Inexistena procedurilor scrise i formalizate;
Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile
finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing;
Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar
comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare;
Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional
corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor
de leasing financiar preluate n situaiile financiare.
Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra
datoriilor entitii;
CONSECINE
Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului
entitii.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti;
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de
capital i a sistemului de relaii financiare;
Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing
financiar;
Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i
reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul valutar
comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare.
Data: 17.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
114
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 2.5.1
pentru
Evaluarea sistemului de control intern al casieriei
adresat
domnului Protopopescu Sorin
director Direcia de Buget i Contabilitate Intern
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
Activitatea de casierie
Registrul de cas este ntocmit de
persoana desemnat pentru aceast
activitate sau de persoana mputernicit
s o nlocuiasc?
1.
3.
5.
Nici un
rspuns
Comentarii
Persoana
desemnat cu
ntocmirea
Registrului de cas
are aceast sarcin
trecut n fia
postului care este
actualizat i care a
fost semnat de
aceasta.
Persoana
responsabil cu
evidena contabil a
activitii de
casierie, verific
zilnic legalitatea i
corectitudinea
operaiilor din
Registrul de cas
4.
NU
Modificrile din
filele respective
reflect erori de
calcul matematic
sesizate n
momentul verificrii
operaiunilor din
Registrul de cas.
115
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Nici un
rspuns
Activitatea de casierie
Contabilitate Intern?
Casierul entitii informeaz directorul
Direciei de Buget i Contabilitate Intern
despre operaiunile care implic un
volum mare de numerar?
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Zilnic directorul
Direciei de Buget i
Contabilitate Intern
este informat de
ctre casierul
entitii n legtur
cu numerarul din
casierie i cu
operaiile care
urmeaz a se
efectua n ziua
respectiv.
Data:
18.08.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Comentarii
X
Un volum mare de
numerar derulat
prin casieria entitii
ar crete riscul de
fraud.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Supervizor,
Miulescu Ion
116
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.5.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii.
OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza organizrii activitii de
casierie
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea proceselor verbale de
inventariere a casieriei entitii n numr de 6 ntocmite pe perioada auditat, din care unul
este aferent inventarierii anuale efectuate la data de 31 decembrie 2008;
Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c
aceasta reprezint un volum redus de documente;
Testarea a urmrit analiza modului de organizare a controlului activitii de casierie, pe
baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.5. astfel:
Analiza activitii de casierie:
a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere;
b. urmrirea respectrii programului de inventariere;
c. urmrirea ntocmirii monetarului;
d. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar;
e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul
respectiv;
f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu
monetarul i cu cele din contabilitate.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.1 privind Analiza
organizrii activitii casieriei i a Chestionarului de Control Intern nr. 2.5.1. pentru
Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Protopopescu Sorin,
director al Direciei de Buget i Contabilitate Intern.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 2.5.1. i a Chestionarului de control intern nr. 2.5.1.
am constatat c la nivelul entitii activitatea de casierie este organizat i controlul
acesteia funcioneaz.
CONCLUZII:
Pentru activitatea de casierie nu se va elabora FIAP, dar informaiile primite cu
ocazia acestei testri vor fi preluate i introduse n RAI.
Data:
19.08.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
117
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.5.2.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Urmrirea modului de utilizare a ordinului
de plat
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din ordinele de plat aferente
perioadei auditate, ntocmite i utilizate de entitate pentru decontarea obligaiilor fa de teri,
n numr de 1751. Menionm c n cadrul entitii, din anul 2008 a nceput numerotarea
ordinelor de plat pe baza Registrului de eviden a ordinelor de plat i este valabil 5 ani.
Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat, va fi constituit
dintr-un procent de 1%, din populaie, respectiv 17 ordine de plat, conform Foii de lucru nr.
2.5.2.;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii
Ordinului de plat pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume:
Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat:
a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor;
b. examinarea datrii i numerotrii ordinelor de plat;
c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct;
d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i
utilizarea ordinului de plat.
CONSTATRI:
Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.2. s-a constatat c ordinele de plat utilizate
de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative care au generat obligaiile de
plat care se sting, respectiv OP nr. 104, OP nr. 313, OP nr. 1031 i OP nr. 1709.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.2.
Data:
18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
118
Data:
18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Ec. Angelescu Ion
119
Auditor intern,
Petrescu Maria
Verificarea emiterii
ordinelor de plat pe baza
documentelor justificative
X
FIAP
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
FIAP
n prezena,
Serviciul Contabilitate
Angelescu I
120
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.2.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008- 30.06.2009
PROBLEMA
Unele Ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele
justificative n baza crora se sting datoriile de plat .
CONSTATARE
Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de
entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite
referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii.
Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei
facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu:
contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 104, OP nr.
413, OP nr. 1031, OP nr. 1709,
CAUZE
Inexistena procedurilor scrise i formalizate;
Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii;
Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei;
Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra
datoriilor entitii;
Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor;
CONSECINE
Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se
poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor.
ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii
ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor;
Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea
ordinelor de plat;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti;
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la
noutile din sistemul financiar-bancar;
Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea
acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este
cazul.
Data: 18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
121
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.5.3
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza modului de utilizare a Cecului
pentru ridicare de numerar
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din filele cec-ului pentru ridicare
de numerar utilizare de entitate pentru perioada auditat, n numr de 174;
Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a filelor cec pentru ridicare de
numerar, va fi constituit n procent de 5% din populaie, respectiv 9 file, conform Foii de
lucru nr. 2.5.3.;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii
filelor cec pentru ridicare de numerar pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i
anume:
a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar
b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n
conformitate cu prevederile legale.
CONSTATRI:
Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.3 s-a constatat faptul c nu s-a menionat
n documentul file cec pentru ridicare de numerar utilizat natura cheltuielilor care s-au
efectuat cu numerarul ridicat respectiv:
n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru
a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul
pentru care s-a ridicat acest numerar din Trezoreria Sectorului 5 nu este menionat n fila
de cec pentru ridicare de numerar, seria DX, nr. 0011213.
n data de 18 ianuarie 2009 s-a ridicat numerar din contul curent, deschis la
Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate
de diveri furnizori. De asemenea, n fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX nr.
00111289 nu a fost menionat scopul i natura pentru care a fost ridicat aceast sum.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.3.
Data: 18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
122
Data: 18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Ec. Enescu Maria
123
Elemente testate
Elemente eantionate
CEC pentru ridicare de numerar
DX0011175
CEC pentru ridicare de numerar
DX0111194
CEC pentru ridicare de numerar
DX0111213
CEC pentru ridicare de numerar
DX0111232
CEC pentru ridicare de numerar
DX0111251
CEC pentru ridicare de numerar
DX0111270
CEC pentru ridicare de numerar
DX0111289
CEC pentru ridicare de numerar
DX0111308
CEC pentru ridicare de numerar
DX0111327
Data: 18.08.2009
Confirmarea utilizrii
documentului Cec pentru ridicare
de numerar n conformitate cu
prevederile legale
X
FIAP
FIAP
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Serviciul Contabilitate
Enescu Maria
124
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.3.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
PROBLEMA
Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate.
CONSTATARE
Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare
de numerar din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5 nu conin meniuni referitoare la
scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv:
n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a
se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul pentru
care s-a ridicat acest numerar din trezoreria Sectorului 5, nefiind menionat n Fila de cec
pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 0011213.
n data de 18 ianuarie 2009 s-a ridicat numerar din contul curent deschis la
Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de
diveri furnizori. De asemenea, n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr.
00111289 nu a fost menionat scopul i natura cheltuielilor pentru care a fost ridicat aceast
sum.
CAUZE
Inexistena procedurilor scrise i formalizate;
Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei;
Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare;
CONSECINE
Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din
casieria entitii.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea
documentului cec pentru ridicare numerar;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal
specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, pentru personalul cu atribuii
n aceast sfer de activitate;
Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i
completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul deschis
la Trezoreria Sectorului 5.
Data: 18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
125
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.5.4.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza utilizrii Registrului de cas
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din filele Registrului de cas
ntocmit la casieria entitii pentru perioada auditat, n numr de 387 file;
Eantionul pentru urmrirea modului de completare a Registrului de cas, va fi
constituit n procent de 2% din populaie, respectiv 8 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.4.;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii
Registrului de cas pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5.4 i anume:
a. examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt
persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli;
b. confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte;
c. urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate;
d. urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate
Intern;
e. examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor;
f. urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei;
g. verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului
de cas al zilei precedente;
h. confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n
conformitate cu
Regulamentului operaiilor de cas;
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.4. privind Analiza
utilizrii Registrului de cas.
CONSTATRI:
Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.4. s-a constatat necompletarea Registrului
de cas n mod distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se
refer la dou sau trei conturi corespondente, respectiv:
n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei
reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri
de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei, reprezentnd
contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore
Ion;
n data de 04.05.2009 s-a achitat prin casieria entitii, suma de 1152,70 lei cu
documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2009, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast
chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2009, reprezentnd
126
Data:
18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
127
Data:
18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Ec. Stoenescu Cezar
128
Nr.
crt. Elemente
testate
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Elemente eantionate
Registrul
de cas
la data
03.01.08
Registrul
de cas
la data
14.03.08
Registrul Registrul
de cas
de cas
la data
la data
23.05.08 29.07.08
Registrul
de cas
la data
07.10.08
Registrul
de cas
la data
12.12.08
Registrul
de cas
la data
22.02.09
Registrul
de cas
la data
04.05.09
FIAP
FIAP
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Serviciul Contabilitate
Ec. Stoenescu Cezar
129
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.4.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
PROBLEMA
Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n
cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente.
CONSTATARE
Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct
pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei
conturi corespondente. De exemplu:
n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei
reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd
Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei
reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat
domnului Grigore Ion.
n data de 04.05.2009 s-a achitat prin casieria entitii sum de 1152,70 lei cu
documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2009, emis de S.C. Romstal S.A.
Aceast chitan achit dou facturi, respectiv factura nr. 8915765/29.03.2009,
reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i factura nr. 8915785/05.04.2009,
reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas s-a
descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv
contul 401, n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie.
CAUZE
Inexistena procedurilor scrise i formalizate;
Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional
necesar acestei activiti;
Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a
furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii;
Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra
modului de completare al Registrului de cas;
CONSECINE
Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit
o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale .
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea
registrului de cas;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceast activitate;
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul
casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate
Intern;
130
Data: 18.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
131
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.6.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor cu
salariile personalului
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru realizarea testului o reprezint statelor de salarii listate cu
ajutorul aplicaiei informatice pentru cele 18 luni calendaristice ale perioadei
auditate, respectiv ianuarie 2008 - iunie 2009;
Eantionul pentru verificarea modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor
cu salariile personalului s-a stabilit la 25% din populaia total, n baza Foii de
lucru nr. 2.3.1, respectiv 5 state de salarii;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii
statelor de salarii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat i
nregistrarea acestor cheltuieli n contabilitate pe baza elementelor stabilite n
Lista de verificare nr. 2 poziia 2.3. i anume:
Cheltuielile cu salariile personalului:
a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie;
b. examinarea modului de completare a Statului de plata;
c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate;
d. examinarea calculului drepturilor de personal;
e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale;
f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor;
g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii;
h. examinarea drepturilor de personal neridicate;
i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.1 privind Organizarea
contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului.
CONSTATRI:
Din analiza listei de control s-a constatat:
- cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate difer de suma total din statele
de salarii;
- Statele de salarii nu conin sumele care trebuiau reinute din salarii, reprezentnd
datorii ale angajailor fa de teri, dei existau angajamente n acest sens.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.1.
Data:
21.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
132
Data:
21.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Ec. Ionescu Mihaela
133
Elemente testate
Verificarea ntocmirii Statului de
salarii pentru fiecare direcie
Examinarea modului de completare a
Statului de plata
Urmrirea existenei semnturilor
persoanelor autorizate
Examinarea calculului drepturilor de
personal
Examinarea calculului reprezentnd
reineri legale
Urmrirea reinerilor din salarii
datorate terilor
Urmrirea altor creane n legtur cu
salariaii
Examinarea drepturilor de personal
neridicate
Examinarea nregistrrilor n
contabilitate a datelor rezultate din
statele de salarii
Data:
21.08.2009
Stat de salarii
aferent lunii
ianuarie 2008
Stat de salarii
aferent lunii
mai 2008
Stat de salarii
aferent lunii
septembrie
2008
X
Stat de salarii
aferent lunii
ianuarie 2009
Stat de salarii
aferent lunii
mai 2009
FIAP
X
FIAP
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Serviciul Contabilitate
Anghelescu Claudiu
134
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
136
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.6.2.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor
privind asigurrile i protecia social.
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru realizarea testului o reprezint Balanele de verificare listate
pentru cele 18 luni ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2008 - iunie 2009,
utilizate pentru compararea datoriilor privind asigurrile i protecia social
calculate i nregistrate n contabilitate cu cele raportate ctre entitile abilitate
s administreze aceste fonduri;
Auditorii interni au hotrt ca eantionul pentru verificarea modului de
Organizarea a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social s fie
n proporie de 20% din populaia total, stabilite conform Foii de lucru nr. 2.6.2.
Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a
cheltuielilor privind asigurrile i protecia social, precum i modalitatea de
raportare a acestor sume ctre Bugetele asigurrilor sociale i fondurilor
speciale, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 2,
poziia nr. 2.6 i anume:
Cheltuielile privind asigurrile i protecia social:
a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii
la Bugetele Asigurrilor Sociale i fondurilor speciale;
b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de
Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil;
c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul
Asigurrilor Sociale de omaj;
d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de
omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil;
e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul
Asigurrilor Sociale de Sntate;
f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de
Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil;
g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de
asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator;
h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de
munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiarcontabil.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.2 privind Organizarea
contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social
137
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 2.6.2 s-a constatat:
- Cheltuielile privind Contribuia Unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat
calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de
Pensii a Sectorului 5.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.2.
Data:
21.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
138
Data: 21.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Ec. Ioan Mihaela
139
Elemente eantionate
Nr. Elemente testate
crt.
Examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind
1. contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat
Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor
2. Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil
Examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii
3. la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj
Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor
4.
Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil
Recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii
5. la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate
Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile
6. Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil
Examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia
de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de
7.
angajator
Compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru
accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate
8.
cu cele din evidena financiar-contabil
Data:
21.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Balana de
verificare la
data de
31.01.2008
Balana de
verificare la
data de
30.06.2008
Balana de
verificare
la data de
30.11.2008
Balana de
verificare la
data de
31.05.2009
FIAP
n prezena,
Anghelescu Claudiu
Serviciul Contabilitate
140
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
aceasta.
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu
sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre
conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic
implementat;
Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga
perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.
Data: 21.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
142
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
INTERVIUL NR. 2.7.1.
privind organizarea activitii de inventariere a patrimoniului
adresat domnului Marinescu Ion, director general Direcia General a Serviciilor
Administrative, Patrimoniu i Arhivare
Nr.
ntrebare
Da Nu
Observaii
crt.
1. Ai semnat fia postului pe acest an?
X
2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea
X
patrimoniului?
3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului.
X
4. Avei ca atribuii n fia postului verificarea
activitilor de nregistrare n contabilitate a
X
rezultatelor inventarierii?
5. La nivelul entitii exist proceduri de lucru, scrise
i formalizate, privind activitatea de inventariere a
X
patrimoniului?
6. Dac da, procedurile au fost testate nainte de a fi
X
utilizate n practic?
7. Pentru inventarierea patrimoniului aferent anului
2008, exist la nivelul entitii un document prin
X
care au fost stabilite comisiile de inventariere?
8. naintea nceperii inventarierii a fost realizat
instruirea comisiei de inventariere de ctre
X
persoane cu pregtire profesional
corespunztoare din cadrul entitii?
9. La nivelul entitii s-au luat msurile necesare
pentru desfurarea n bune condiii inventarierea
X
patrimoniului?
Din cauza lipsei de personal
10. Din comisiile de inventariere au fcut parte
din entitate, preedintele
persoane cu pregtirea profesional necesar
comisiei de inventarierea a
pentru inventarierea anumitor elemente ale
creanelor i datoriilor a fost
patrimoniului?
X numit o persoan care nu
are experien n domeniul
financiar-contabil respectiv
dl. ing. Niculescu Gabriel
11. Comisiile de inventariere v-au informat n legtur
X
cu rezultatele inventarierii?
12. Dac da, ai aprobat Procesele verbale de
X
inventariere?
13. Mai avei ceva de adugat?
X
Data: 22.08.2009
Auditor,
Petrescu Maria
Director general,
Marinescu Ion
Not: Pentru rspunsul de la ntrebarea nr. 10 se va solicita Nota de relaii nr. 2.7.1.
ENTITATEA PUBLIC
143
Da
Nu
Comentariu
X
X
X
X
X
7.
X
X
X
Data:
Auditor intern,
Preedinte comisie inventariere,
22.08.2009
Petrescu Maria
Niculescu Gabriel
Not:
Pentru problemele de la ntrebrile nr. 2, 4, 6, 7 i 9 se va elabora FIAP-ul nr. 2.7.1.
ENTITATEA PUBLIC
144
ef Birou financiar-contabilitate,
Ionescu Nadia
Not:
Rspunsurile la ntrebrile acestui interviu vor fi avute n vedere la comentariile ce se
vor face n Raportul de audit intern.
145
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.7.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008.-30.06.2009
PROBLEMA
Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii
elementelor patrimoniale de activ i de pasiv.
CONSTATARE
Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2008, s-a realizat
numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii:
- dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul
soldurilor conturilor de creane;
- vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice.
In prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele
pe baza extraselor de cont confirmate.
De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin
numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea
contabil i valoarea evaluat.
n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i
efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv.
CAUZE
Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate;
Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea
profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii;
Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru
asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz
acest domeniu.
CONSECINE
Situaiile financiare ale anului 2008, elaborate pe baza Balanei de verificare, la
data de 31 decembrie 2008, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului
aferente anului 2008, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii
patrimoniului entitii;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
146
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE
A IREGULARITILOR - FCRI NR. 2.7.1.
Ctre: domnul MIHILESCU Constantin, director executiv
CONSTATARE
n urma misiunii de audit intern, efectuat la Direcia General de Buget i
Contabilitate Intern, in perioada 01.07.2009 -31.10.2009, la Contabilitatea rezultatelor
inventarierii, s-au constatat urmtoarele:
- Efectuarea inventarierii patrimoniului eferent anului 2008 nu a respectat
reglementrile legale din domeniu, respectiv inventarierea creanelor entitii s-a fcut
numai pentru soldurile debitoare care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi i
pentru acele creane care au o vechime mai mare de 6 luni, n aceste condiii nu au fost
inventariate o serie de creane cu importan pentru entitate.
- Listele de inventariere sunt incorecte deoarece conin numai contabil valoarea i
nu au fost completate rubricile referitoare la valoarea evaluat a acestor creane i
diferena dintre valoarea evaluat i valoare contabil. n consecin, situaiile financiare
ale entitii aferente anului 2008 conin informaii care nu reflect imaginea real a
patrimoniului.
ACTE NORMATIVE NCLCATE
OMFP nr. 1753/2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de
activ i de pasiv.
Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat.
RECOMANDRI
Reefectuarea inventarierii creanelor entitii n totalitate cu scopul elaborrii
viitoarelor situaii financiare periodice pe baza unor informaii reale.
De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri de lucru scrise i
formalizate, stabilirea unui responsabil de procedur, avnd n vedere c la elaborarea
situaiilor financiare pentru anul 2008, procesele verbale de inventariere au fost aprobate
de conducere, ceea ce denot inexistena unei proceduri pentru aceast activitate i n
acelai timp nerespectarea cadrului normativ n vigoare.
ANEXE
- copie dup Listele de inventariere a creanelor;
- copie dup Procesul verbal de inventariere al comisiei de inventariere a creanelor
i datoriilor;
- copie dup Registrul de inventar ntocmit la data de 31 decembrie 2008.
Data:
22.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
147
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.8.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii balanelor de verificare
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din balanele de verificare
ntocmite pentru perioada auditat, n numr de 18;
Eantionul va fi reprezentat din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere
c aceasta reprezint un volum rezonabil de documente;
Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a balanelor de verificare, pe baza
elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.8. astfel:
Analiza ntocmirii balanelor de verificare
a. urmrirea concordanei dintre soldurile iniiale ale exerciiului curent i soldurile
finale ale exerciiului anterior;
b. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i
analitice;
c. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de
verificare;
d. compararea rulajelor din conturile sintetice cu cele din balana de verificare;
e. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul
de cas;
f. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.8.1 privind ntocmirea
balanelor de verificare.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 2.8.1 privind Analiza ntocmirii balanelor de
verificare am constatat c la nivelul entitii exist un sistem informatic integrat pentru
ntocmirea Balanei de verificare (cod 14-6-30/b). Acest sistem prelucreaz automat datele
de intrare preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale n conformitate
cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiarcontabile, ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile i OMFP nr.
1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea
contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i
instruciunile de aplicare a acestuia.
De asemenea, s-a constatat respectarea principiului intangibilitii respectiv bilanul
de deschidere al exerciiului curent corespunde cu bilanul de nchidere al exerciiului
financiar precedent.
CONCLUZII:
Pentru activitatea de ntocmire a balanelor de verificare nu se va elabora FIAP.
Data:
Auditor,
Supervizor,
23.08.2009
Petrescu Maria
Miulescu Ion
148
Elemente
testate
Nr.
Elemente
crt.
eantionate
1.
2.
3.
4.
5.
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 31 ianuarie
2008
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 29 februarie
2008
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 31 martie
2008
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 30 aprilie
2008
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 31 mai 2008
Urmrirea
concordanei dintre
soldurile iniiale ale
exerciiului curent i
soldurile finale ale
exerciiului anterior
Examinarea
corelaiei dintre
disponibilul din
balan i
extrasele de
cont/registrul de
cas
Urmrirea
respectrii
corelaiilor din
balanele de
verificare
149
Elemente
testate
Nr.
Elemente
crt.
eantionate
Balan de
verificare
6. ntocmit la data
de 30 iunie
2008
Balan de
verificare
7.
ntocmit la data
de 31 iulie 2008
Balan de
verificare
8. ntocmit la data
de 31 august
2008
Balan de
verificare
ntocmit la data
9.
de 30
septembrie 200
8
Balan de
verificare
ntocmit la data
10. de 31 octombrie
2008
Urmrirea
concordanei dintre
soldurile iniiale ale
exerciiului curent i
soldurile finale ale
exerciiului anterior
Examinarea
prelurii rulajelor
zilnice ale
conturilor n
fiele de cont
sintetice i
analitice
Compararea
soldurilor
conturilor din
fisele sintetice cu
cele din balanele
de verificare
Compararea
rulajelor din
conturile sintetice cu
cele din balana de
verificare
Examinarea
corelaiei dintre
disponibilul din
balan i
extrasele de
cont/registrul de
cas
Urmrirea
respectrii
corelaiilor din
balanele de
verificare
150
Elemente
testate
Nr.
Elemente
crt.
eantionate
11.
12.
13.
14.
15.
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 30 noiembrie
2008
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 31 decembrie
2008
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 31 ianuarie
2009
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 28 februarie
2009
Balan de
verificare
ntocmit la data
de 31 martie
2009
Urmrirea
concordanei dintre
soldurile iniiale ale
exerciiului curent i
soldurile finale ale
exerciiului anterior
Examinarea
prelurii rulajelor
zilnice ale
conturilor n
fiele de cont
sintetice i
analitice
Compararea
soldurilor
conturilor din
fisele sintetice cu
cele din balanele
de verificare
Compararea
rulajelor din
conturile sintetice cu
cele din balana de
verificare
Examinarea
corelaiei dintre
disponibilul din
balan i
extrasele de
cont/registrul de
cas
Urmrirea
respectrii
corelaiilor din
balanele de
verificare
151
Elemente
testate
Nr.
Elemente
crt.
eantionate
Balan de
verificare
ntocmit la data
16.
de 30 aprilie
2009
Balan de
verificare
17.
ntocmit la data
de 31 mai 2009
Balan de
verificare
18.
ntocmit la data
de 30 iunie 2009
Data:
23.08.2009
Urmrirea
concordanei dintre
soldurile iniiale ale
exerciiului curent i
soldurile finale ale
exerciiului anterior
Examinarea
prelurii rulajelor
zilnice ale
conturilor n
fiele de cont
sintetice i
analitice
Compararea
soldurilor
conturilor din
fisele sintetice cu
cele din balanele
de verificare
Compararea
rulajelor din
conturile sintetice cu
cele din balana de
verificare
Examinarea
corelaiei dintre
disponibilul din
balan i
extrasele de
cont/registrul de
cas
Urmrirea
respectrii
corelaiilor din
balanele de
verificare
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Marinescu Adriana
Serviciul Contabilitate
152
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 2.9.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza evidenei tehnic-operative. Examinarea modului de
utilizare a formularelor financiar-contabile.
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru analiza organizrii evidenei tehnic-operative vom evalua modul de utilizare
a formularelor financiar-contabile.
Populaia pe care va fi realizat testul este constituit din cele 960 de facturi emise
de entitate, aferente perioadei auditate.
Eantionul pentru verificarea modului de completare a documentului este de 2% din
populaia total, reprezentnd un numr de respectiv 19 facturi, conform Foii de
lucru nr. 2.9.1.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea utilizrii formularelor
financiar-contabile stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.9 i anume:
Analiza conducerii evidenei operativ-contabile:
a. examinarea modului de completare a formularelor financiar-contabile;
b. urmrirea utilizrii formularelor financiar-contabile pentru evidena cantitativ, pe
feluri de stocuri, la locul de depozitare;
c. urmrirea nregistrrii materialelor n ordinea codurilor atribuite prin Registrul
stocurilor;
d. urmrirea organizrii evidenei operative a formularelor financiar-contabile;
e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre
persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern;
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 2.9.1. privind Evidena
tehnic-operativ n care pe vertical sunt prezentate elementele eantionului stabilit, iar pe
orizontal elementele testate.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 2.9.1. s-a constatat nerespectarea cadrului normativ
privind utilizarea formularelor financiar-contabile respectiv:
- necompletarea adresei cumprtorului, n documentul Factura, n conformitate
cu L. 571/2003, aa cum s-a constatat n cazul facturilor nr. 154 i 511;
- inexistena unui proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere prin care
s se menioneze, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul de la care se emite
prima factur, n conformitate cu OMFP nr. 2226/2006, aa cum a rezultat din testare;
- neefectuarea controalelor ierarhice cuprinse n fia postului privind utilizarea
formularelor financiar-contabile de ctre persoana responsabil din cadrul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern, aa cum s-a constatat, de asemenea, tot n cazul facturilor
cu nr. 154 i 511.
Data:
24.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
153
Data:
24.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
n prezena,
Ec. Popescu Florian
154
Elemente
testate
Eantion
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Factura nr. 1
Factura nr. 52
Factura nr. 103
Factura nr. 154
Factura nr. 205
Factura nr. 256
Factura nr. 307
Factura nr. 358
Factura nr. 409
Factura nr. 460
Factura nr. 511
Factura nr. 562
Factura nr. 613
Factura nr. 664
Factura nr. 715
Factura nr. 766
Factura nr. 817
Factura nr. 868
Factura nr. 919
Data:
24.08.2009
Examinarea
modului de
completare a
formularelor
financiarcontabile
Urmrirea utilizrii
formularelor financiarcontabile pentru
evidena cantitativ, pe
feluri de stocuri, la locul
de depozitare
Urmrirea
nregistrrii
materialelor n
ordinea codurilor
atribuite prin
Registrul stocurilor
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Auditor intern,
Petrescu Maria
Urmrirea
organizrii
evidenei
operative a
formularelor
financiarcontabile
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Verificarea documentelor
i operaiilor efectuate n
fiele de magazie de ctre
persoana desemnat de la
Direcia de Buget i
Contabilitate Intern
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
n prezena,
Serv. Contabilitate
Ec. Popescu Floriana
155
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.9.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
PROBLEMA
Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor
financiar-contabile.
CONSTATARE
Echipa de auditori interni au constatat c la nivelul entitii nu este asigurat un
regim intern de numerotare i gestionare al facturilor n conformitate cu prevederile OMFP
nr. 2226 /2006 privind utilizarea unor formulare financiar - contabile i OMEF nr.3512/2008
privind documentele financiar-contabile..
Completarea documentelor financiar-contabile, care stau la baza nregistrrii
veniturilor n contabilitate, nu se realizeaz n conformitate cu prevederile Legii nr.
571/2003 privind Codul fiscal. Spre exemplu, n cazul facturilor nr. 154 i 511, nu s-a
completat adresa cumprtorului.
CAUZE
Inexistena unei proceduri scrise i formalizate de stabilire i/sau alocare de
numere prin care s se menioneze, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul
de la care se emite prima factur.
Persoana responsabil cu emiterea documentelor financiar contabile care stau la
baza nregistrrii veniturilor n contabilitate, avnd ca sarcini de serviciu si evidena
operaiunilor derulate prin banc, datorit lipsei de timp, nu a completat n documentul
Factur adresa cumprtorului.
Persoana responsabil cu urmrirea modului de utilizare a documentelor financiar
- contabile din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern nu a efectuat un control
periodic asupra modului de completare al acestora .
CONSECINE
Documentul factur
nu este utilizat n conformitate cu prevederile legale,
nepermind o identificare i control permanent asupra clienilor entitii.
Exist posibilitatea de emitere a unor documente financiar-contabile care s nu fie
nregistrate n contabilitate.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind stabilirea i/sau
alocarea numelor de facturi;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora;
Determinarea anual a necesarului de documente financiar contabile i a
numrului de la care se va emite primul document.
Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti;
Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor
financiar-contabile pe baza crora se nregistreaz veniturile n contabilitate.
Data:
24.08.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
156
3.2.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
X
X
OBS.
TEST
nr. 3.2.1.
Lista de
control
nr. 3.2.1.
FIAP nr.
3.2.1.
157
Nr.
crt.
3.3.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
Data:
01.09.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
NU
OBS.
X
X
X
X
X
-
TEST nr.
3.3.1.
Foaie de
lucru
nr. 3.3.1.
List de
control
nr.3.3.1.
FIAP nr.
3.3.1.
Supervizor,
Miulescu Ion
158
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 3.2.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv
creanelor
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de
achiziie public, ncheiate de entitate, n scopul achiziiei de imobilizri, n numr de 21.
Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere
c aceasta reprezint un volum redus de documente.
Testarea a urmrit analiza modului de organizare a obligaiilor de plat pe
scadene potrivit contractelor, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3
poziia nr. 3.2 astfel:
a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit
contractelor;
b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii
datoriilor;
c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n
contracte/angajamente,
d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a
datoriilor
e. analiza nregistrrilor n contabilitate.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.2.1 privind
Organizarea evidenei plilor pe scadene, potrivit contractelor ncheiate.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 3.2.1. am constatat urmtoarele:
La nivelul entitii nu exist organizat o eviden a plilor pe scadene conform
contractelor de achiziie public;
Exist contracte n care nu sunt specificate penalitile pentru nerespectarea
clauzelor contractuale, respectiv contractele de achiziie public
nr. 13189 din
03.02.2008, ncheiat cu S.C Mobila Nova S.R.L. i nr. 18175 din 02.05.2009 ncheiat de
entitate cu S.C. Redac Automobile S.A.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.2.1.
Data:
01.09.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
159
Elemente eantionate
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Elemente
testate
Contract
nr.
12114
din
15.01.2008 ncheiat cu S.C.
Ascensorul S.A.
Contract nr. 13189
din
03.02.2008 ncheiat cu S.C.
Mobila Nova S.R.L.
Contract
nr.
14175
din
15.02.2008 ncheiat cu S.C.
Autotec S.R.L.
Contract
nr.
16159
din
15.03.2008 ncheiat cu S.C.
York Romnia S.A
Contract nr. 17198
din
05.04.2008
ncheiat
cu
S.C. Relbo S.A.
Contract nr. 20205 din
05.05.2008 ncheiat cu S.C. Info
- CD S.A.
Urmrirea
organizrii
evidenei
obligaiilor de plat
pe scadene potrivit
contractelor
Examinarea
stipulrii
instrumentelor de
plat care vor fi
utilizate n scopul
achitrii datoriilor
Urmrirea
concordanei ntre
instrumentele de plat
utilizate cu cele
prevzute n
contracte/angajamente
Examinarea
modului de calcul
a penalitilor
stabilite pentru
neplata la termen
a datoriilor
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Analiza
nregistrrilor
n contabilitate
X
X
X
X
FIAP
FIAP
FIAP
X
X
160
Elemente eantionate
Nr.
crt.
7.
8
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Elemente
testate
Contract
nr.
13115
din
31.01.2009 ncheiat
cu S.C
Procomputers S.R.L..
Contract
nr.
15169
din
27.02.2009 ncheiat cu S.C.
3XM S.R.L.
Contract
nr.
16528
din
21.03.2009 ncheiat cu S.C.
TechnoComserv S.R.L.
Contract
nr.
17159
din
31.03.2009 ncheiat cu S.C.
Energofarm S.R.L.
Contract nr. 18148
din
16.04.2009 ncheiat cu S.C
Medica Center S.A.
Contract
nr.
19160
din
27.04.2009 ncheiat cu S.C.
Proconsulting S.A
Contract nr. 10214 din
15.05.2009 ncheiat cu S.C
Daewoo Automobile S.A
Contract nr. 18175 din
02.05.2009 ncheiat cu S.C.
Redac Automobile S.A
Contract nr. 19201 din
11.05.2009 ncheiat cu S.C.
Simode S.A.
Urmrirea
organizrii
evidenei
obligaiilor de plat
pe scadene potrivit
contractelor
Examinarea
stipulrii
instrumentelor de
plat care vor fi
utilizate n scopul
achitrii datoriilor
Urmrirea
concordanei ntre
instrumentele de plat
utilizate cu cele
prevzute n
contracte/angajamente
Examinarea
modului de calcul
a penalitilor
stabilite pentru
neplata la termen
a datoriilor
Analiza
nregistrrilor
n contabilitate
X
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X
X
X
X
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X
X
X
X
FIAP
161
Elemente eantionate
Nr.
crt.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Elemente
testate
Data:
01.09.2009
Urmrirea
organizrii
evidenei
obligaiilor de plat
pe scadene potrivit
contractelor
Examinarea
stipulrii
instrumentelor de
plat care vor fi
utilizate n scopul
achitrii datoriilor
Urmrirea
concordanei ntre
instrumentele de plat
utilizate cu cele
prevzute n
contracte/angajamente
Examinarea
modului de calcul
a penalitilor
stabilite pentru
neplata la termen
a datoriilor
Analiza
nregistrrilor
n contabilitate
X
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X
X
X
X
FIAP
FIAP
Auditor intern
tefnescu Ileana
n prezena,
Marinescu Adriana
Serviciul Contabilitate
162
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.2.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
PROBLEMA
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor.
CONSTATARE
Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena
plilor pe scadene conform contractelor ncheiate.
Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de
ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila
Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A..
n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu
Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale.
CAUZE
Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate;
Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la
organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele
ncheiate;
Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern.
CONSECINE
Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere;
Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de
achiziii;
De asemenea, lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea
unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n
vigoare.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de
plat ctre creditorii entitii;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru
personalul implicat n aceste activiti;
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern;
Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor
ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte;
Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat,
n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i
completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise.
Data:
01.09.2009
Auditor intern,
Supervizor,
Pentru conformitate,
tefnescu Ileana
Miulescu Ion
163
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 3.3.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor, taxelor i
contribuiilor datorate
DESCRIEREA TESTULUI:
Auditorii interni au stabilit ca eantionul pentru verificarea modului de Organizare
a activitii de constituire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate s fie
acelai cu cel de la TESTUL nr. 2.6.2 pentru comparabilitatea datelor, conform Foii de
lucru nr. 3.3.1.
Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a sumelor
reprezentnd reineri din salarii angajailor i datorate Bugetului de stat i Bugetele
asigurrilor sociale i fondurilor speciale, precum i modalitatea de raportare a acestor
sume, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 3, poziia nr. 3.3 i
anume:
Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor
datorate:
a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii;
b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu
cele din evidena financiar-contabil;
c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de
Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil;
d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de
omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil;
e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale
de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil;
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.3.1 privind Organizare
a activitii de constituire i raportare a impozitelor, taxelor i contribuiilor datorate.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 3.3.1 s-a constatat:
Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate
difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5.
Astfel, ntre datele raportate prin Declaraia 100 privind obligaiile de plat la
Bugetul de stat i Declaraia 102 privind Bugetele asigurrilor sociale i fondurilor
speciale i cele nregistrate n contabilitate, existen diferene la urmtoarele obligaii:
- Impozitul pe venitul din salarii;
- Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat;
- Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj;
- Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate.
164
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.3.1.
Data:
03.09.2009
ntocmit,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
165
Data:
03.09.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
n prezena,
Ec. Ionescu Mihaela
166
Elemente eantionate
Elemente testate
1.
2.
3.
4.
5.
Data:
03.09.2009
Balana de
verificare la data
de 31.01.2008
Balana de
verificare la data
de 30.06.2008
Balana de
verificare la data
de 30.11.2008
Balana de
verificare la data de
31.05.2009
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Auditor intern,
tefnescu Ileana
n prezena,
Anghelescu Claudiu
Serviciul Contabilitate
167
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.3.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
PROBLEMA
Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate,
difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5.
CONSTATARE
Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind
obligaiile de plat la Bugetul stat i Declaraia 102 privind obligaiile de plat la bugetele
asigurrilor sociale i fondurilor speciale cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei
diferene la urmtoarele obligaii:
- Impozitul pe venitul din salarii;
- Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat;
- Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj;
- Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate.
CAUZE
Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate.
Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia
Finanelor Publice a Sectorului 5, soft care s genereze baze de date compatibile din
punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce
implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice.
Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea
datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5.
CONSECINE
Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul de stat i Declaraia 102 privind
obligaiile de plat la bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale aferente lunii
noiembrie 2008, conin date nereale care nu corespund cu cele nregistrate n
contabilitate.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i
raportare a impozitelor i taxelor datorate statului;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare
care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil
pentru aceasta;
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu
sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre
conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic
implementat;
168
Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga
perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.
Data :
03.09.2009
ntocmit,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
169
4.2.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Analiza procedurilor de lucru:
Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin
procedurile de lucru specifice:
- examinarea listei activitilor pentru realizarea
obiectivului;
- identificarea activitilor care nu au la baz proceduri
de lucru;
- garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a
reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei
activiti;
- examinarea modelelor de formulare specifice;
- examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de
completare a formularelor;
- existena exemplelor n acest sens;
- examinarea sistemului de raportare a activitii.
Confirmarea existenei activitilor de control intern in
punctele cheie ale procedurii de lucru
Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de
ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie
Aplicarea principiului dublei semnturi
Aprobarea de ctre persoanele competente
Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat
Modalitatea arhivarii documentelor
Existena componentei de actualizare a procedurilor de
lucru
Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele
din fiele posturilor
Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
cu responsabiliti n realizarea activitilor
Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre
personalul care le utilizeaz:
- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a
procedurilor?
- avei propuneri de perfecionare a procedurilor?
- procedurile de lucru sunt corespunztoare?
Analiza operaiunilor specifice nchiderii perioadei de
gestiune:
Verificarea regularizrii sumelor primite:
a. compararea sumelor din deconturi cu cele din Bugetul
de venituri i cheltuieli al entitii;
b. analiza comparativ a sumelor ncasate cu cele din
deconturi;
c. urmrirea regularizrii sumelor ncasate n plus;
d. urmrirea restituirii sumelor ncasate n plus;
DA
NU
OBS.
170
Nr.
crt.
4.3.
4.4.
ACTIVITATEA DE AUDIT
e. urmrirea raportrii sumelor care nu au fost
regularizate i restituite pn la data de 31 ianuarie 2009.
Verificarea regularizrii sumelor alocate:
a. analiza modului de alocare a sumelor;
b. urmrirea regularizrii sumelor pltite n plus;
c. verificarea comunicrii conturilor de cheltuieli bugetare
n care se restituie sumele alocate n plus;
d. urmrirea ncasri sumelor pltite n plus;
e. verificarea nregistrrii n contabilitate a sumelor
restituite.
Verificarea general a coninutului conturilor sintetice
i analitice:
a. urmrirea ajustrii valorii elementelor patrimoniale n
conformitate cu propunerile din procesele verbale de
inventar;
b. examinarea modului de stabilire a valorii bilaniere a
elementelor de activ i pasiv;
c. examinarea procedurilor de nchidere a conturilor;
d. compararea soldurilor conturilor sintetice cu totalul
soldurilor din balanelor analitice.
Analiza ntocmirii Bilanului contabil:
a. examinarea prelurii soldurilor din perioada anterior;
b. analiza modului de preluare a datelor din Balana de
verificare n Bilanul contabil;
c. verificarea corelaiilor din Bilanul contabil pe baza
Normelor metodologice pentru completarea bilanului
contabil;
d. verificarea existenei semnturilor persoanelor
responsabile;
Data:
04.09.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
DA
NU
X
X
X
X
X
OBS.
TEST
nr. 4.2.1.
Lista de
control
nr. 4.2.1.
X
X
C.C.I.
nr. 4.3.1.
X
X
X
x
X
TEST
nr. 4.4.1.
Lista de
control
nr. 4.4.1.
Supervizor,
Miulescu Ion
171
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 4.2.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Elaborarea situaiilor financiare
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza operaiunilor specifice nchiderii perioadei de gestiune.
Verificarea regularizrii sumelor alocate
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din entitile subordonate care
au beneficiat de subvenii sau transferuri n perioada 01.01.2008 - 31 decembrie 2008, n
numr de 3.
Eantionul pentru urmrirea modului de regularizare a sumelor alocate, va fi
constituit din totalitatea populaiei, avnd n vedere c acesta reprezint un numr redus
de entiti;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea regularizrii sumelor
alocate pe baza Listei de verificare nr. 4 poziia 4.2. i anume:
Verificarea regularizrii sumelor alocate:
a. analiza modului de alocare a sumelor;
b. urmrirea regularizrii sumelor pltite n plus;
c. verificarea comunicrii conturilor de cheltuieli bugetare n care se restituie sumele
alocate n plus;
d. urmrirea ncasri sumelor pltite n plus;
e. verificarea nregistrrii n contabilitate a sumelor restituite.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Lista de control nr. 4.2.1. privind analiza
operaiunilor specifice nchiderii perioadei de gestiune.
CONSTATRI:
Pe baza testrii i Listei de control nr. 4.2.1. s-a constatat c la nivelul entitii au
fost efectuate operaiunile necesare pentru nchiderea n bune condiii a execuiei
bugetare aferente anului 2008 n conformitate cu prevederile OMEF nr. 3647/2008 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind nchiderea exerciiului bugetar al anului 2008.
CONCLUZII:
Pentru activitatea de regularizare a sumelor alocate nu se va elabora FIAP
Data:
04.09.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
172
Nr.
crt.
Elemente eantionate
Elemente testate
1. Analiza modului de alocare a sumelor
2. Urmrirea regularizrii sumelor pltite n plus
3. Verificarea comunicrii conturilor de cheltuieli bugetare n
care se restituie sumele alocate n plus
4. Urmrirea ncasri sumelor pltite n plus
5. Verificarea nregistrrii n contabilitate a sumelor restituite
Data:
04.09.2009
Entitatea
public
subordonat 1
X
X
Entitatea
public
subordonat 2
X
X
Entitatea
public
subordonat 3
X
X
X
X
X
X
X
X
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Serviciul Contabilitate
n prezena,
Sndulescu Ion
173
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 4.3.1.
pentru
Evaluarea activitii de sintetizare i sistematizare a informailor cu ajutorul conturilor
adresat
domnului Protopopescu Sorin
director Direcia de Buget i Contabilitate Intern
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT
crt.
Elaborarea bilanului contabil
1. Pentru activitatea de nregistrare n contabilitate a
operaiunilor avei un sistem de proceduri de lucru?
2. Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i
responsabilitile stabilite prin fia postului?
3. Valoarea elementelor de activ i pasiv a fost ajustat n
conformitate cu propunerile din procesele-verbale de
inventar?
4. Dac da, ne putei prezenta notele contabile prin care sau nregistrat aceste ajustri?
DA
NU
X
Nu sunt la
curent
X
Lista cu
notele
contabile
pentru
nregistrarea
ajustrilor
X
X
X
Lista cu
notele
contabile
pentru
nregistrarea
diferenelor
de valoare
OBS.
X
X
Dar este o
persoan cu
mare
experien
174
Nr.
ACTIVITATEA DE AUDIT
crt.
12. Dac da, ne putei prezenta cteva exemple referitoare
la aceast activitate.
13. Dup elaborarea balanelor de verificare , de ctre
persoanele responsabile, corelaiile au fost verificate
de directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern?
14. Balanele de verificare au fost semnate de directorul
Direciei de Buget i Contabilitate Intern?
Data:
04.09.2006
Auditor intern,
tefnescu Ileana
DA
NU
OBS.
Observare
direct
X
X
Supervizor,
Miulescu Ion
Not:
Din analiza Chestionarului de control intern rezult c, la nivelul entitii au fost
ntreprinse msurile necesare ca soldurile conturilor, care vor fi preluate n bilan, s
reflecte situaia real a elementelor patrimoniale, stabilit pe baza inventarului, motiv
pentru care nu se va elabora FIAP.
175
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 4.4.1.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Elaborarea bilanului contabil
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii bilanului contabil
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din bilanurile contabile ntocmite
de entitate, pentru perioada auditat n numr de 6.
Eantionul pentru analiza modului de ntocmire a bilanului contabil urmrirea, va fi
constituit din totalitatea populaiei, respectiv 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint
un volum rezonabil de documente;
Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a bilanului contabil, pe baza
Listei de verificare nr. 4 poziia 4.4. i anume:
a. examinarea prelurii soldurilor din perioada anterioar;
b. analiza modului de preluare a datelor din Balana de verificare n Bilanul contabil;
c. verificarea corelaiilor din Bilanul contabil pe baza Normelor metodologice pentru
completarea bilanului contabil;
d. verificarea existenei semnturilor persoanelor responsabile;
Testarea s-a concretizat n elaborarea Lista de control nr. 4.4.1. privind ntocmirea
bilanului contabil.
CONSTATRI:
Din analiza i Listei de control nr. 4.4.1. am constatat respectarea cadrului
normativ privind ntocmirea bilanului contabil respectiv:
- Bilanul contabil a fost ntocmit, semnat i aprobat de persoanele responsabile din
cadrul entitii periodic, trimestrial i anual, n conformitate cu prevederile Legii
contabilitii nr. 82/1991 republicat;
- n perioada 01 ianuarie 2008 30 iunie 2009, Bilanul contabil a fost ntocmit prin
preluarea corect a soldurilor conturilor sintetice din Balana de verificare i cu
respectarea corelaiilor bilaniere n conformitate cu OMFP nr. 616/2006 pentru aprobarea
normelor metodologice privind ntocmirea, semnarea, depunerea, componena i modul
de completare a situaiilor financiare trimestriale ale instituiilor publice n anul 2006,
precum i modelele acestora,
OMEF nr. 3769/2008 pentru aprobarea normelor
metodologice privind ntocmirea i depunerea situaiilor financiare anuale ale instituiilor
publice la 31.12.2008 i OMFP 629/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
ntocmirea i depunerea situaiilor financiare trimestriale ale instituiilor publice, precum i
a unor raportri financiare lunare n anul 2009.
CONCLUZII:
Pentru activitatea de ntocmire a Bilanului contabil nu se va elabora FIAP
Data:
Auditor intern,
Supervizor,
04.09.2009
tefnescu Ileana
Miulescu Ion
176
Nr.
crt.
Elemente eantionate
Elemente testate
1. Examinarea prelurii soldurilor din
perioada anterioar
2. Analiza modului de preluare a
datelor din Balana de verificare n
Bilanul contabil
3. Verificarea corelaiilor din Bilanul
contabil
pe
baza
Normelor
metodologice pentru completarea
bilanului contabil
4. Verificarea existenei semnturilor
persoanelor responsabile
Data:
04.09.2009
Bilan
contabil la
data de
31.03.2008
Bilan
Bilan
Bilan
contabil la contabil la contabil la
data de
data de
data de
30.06.2008 30.09.2008 31.12.2008
Bilan
contabil la
data de
31.03.2009
Bilan
contabil la
data de
30.06.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
n prezena,
Sndulescu Ion
Serviciul Contabilitate
177
5.2.
5.3.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Analiza procedurilor de lucru
Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin
procedurile de lucru specifice
- examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului
- identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de
lucru
- garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a
reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti
- examinarea modelelor de formulare specifice
- examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de
completare a formularelor
- existena exemplelor n acest sens
- examinarea sistemului de raportare al activitii
Confirmarea existenei activitilor de control intern in
punctele cheie ale procedurii de lucru
Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire,
avizare, aprobare i pe nivele de execuie
Aplicarea principiului dublei semnturi
Aprobarea de ctre persoanele competente
Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat
Modalitatea arhivarii documentelor
Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru
Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din
fiele posturilor
Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n realizarea activitilor
Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul
care le utilizeaz:
- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a
procedurilor?
- avei propuneri de perfecionare a procedurilor?
- procedurile de lucru sunt corespunztoare?
Analiza informaiilor financiar-contabile i a indicatorilor
utilizai n vederea raportrii:
a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind
analiza informaiilor financiar-contabile furnizate de Direcia de
Buget i Contabilitate Intern.
b. examinarea indicatorilor utilizai;
c. verificarea sistemului de raportare periodic ctre
management
Analiza transmiterii informaiilor financiar-contabile
necesare deciziilor manageriale:
a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind
raportarea ctre management;
DA
NU
OBS.
X
X
Interviu
nr. 5.2.1.
X
X
X
CCI nr.
5.3.1.
X
178
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
Auditor intern,
Petrescu Maria
NU
OBS.
X
X
Supervizor,
Miulescu Ion
179
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
INTERVIU NR. 5.2.1
privind activitatea de analiz a informaiilor financiar-contabile necesare
deciziilor manageriale
adresat domnului Mihilescu Constantin, director executiv
Auditor intern,
Petrescu Maria
Intervievat,
Mihilescu Constantin
180
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 5.3.1.
privind
activitatea de transmitere a informaiilor financiar-contabile
necesare deciziilor manageriale
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
Nr.
ntrebare
crt.
1. Pentru activitatea de raportare a
datelor
financiar-contabile
ctre
management avei un sistem de
proceduri?
2. Exist n entitate o persoan
responsabil cu sistemul de raportare
a datelor financiar-contabile pentru
management?
3. Persoana responsabil cu raportarea
ctre
management
a
datelor
financiar-contabile are pregtirea
profesional corespunztoare cu
cerinele
impuse
de
aceast
activitate?
4 n fia postului sunt stabilite atribuiile
persoanei responsabile cu raportarea
datelor financiar-contabile?
5. Suntei informat periodic referitor la
evoluia financiar a patrimoniului
entitii?
6. Considerai c informaiile primite de
la consilierul dumneavoastr v sunt
utile?
7. Considerai
c
accesul
dumneavoastr
la
informaiile
financiar-contabile
are
loc
n
momentul oportun?
Auditor intern,
Petrescu Maria
DA
NU
Obs.
X
n sistemul de raportare este
stabilit o informare lunar n
legtur cu evoluia economicofinanciar a entitii.
Sistemul de indicatori utilizai este
adecvat i mi este de folos n
deciziile pe care le iau.
Am stabilit o dat pentru informarea
lunar, iar ori de cte ori am nevoi,
solicit eu informaii.
n acelai timp, zilnic primesc
informaii referitoare la evoluia
trezoreriei entitii, creanelor i
datoriilor.
X
X
Intervievat,
Mihilescu Constantin
181
Not:
Formalizarea procedurilor de lucru este o problem general cunoscut la nivelul
entitii, motiv pentru care nu se va elabora FIAP.
Informaiile obinute vor fi avute n vedere la elaborarea Raportului de audit.
182
6.2.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Analiza procedurilor de lucru
Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin
procedurile de lucru specifice
- examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului
- identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de
lucru
- garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a
reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti
- examinarea modelelor de formulare specifice
- examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de
completare a formularelor
- existena exemplelor n acest sens
- examinarea sistemului de raportare al activitii
Confirmarea existenei activitilor de control intern in
punctele cheie ale procedurii de lucru
Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de
ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie
Aplicarea principiului dublei semnturi
Aprobarea de ctre persoanele competente
Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat
Modalitatea arhivarii documentelor
Existena componentei de actualizare a procedurilor de
lucru
Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din
fiele posturilor
Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n realizarea activitilor
Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul
care le utilizeaz:
- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a
procedurilor?
- avei propuneri de perfecionare a procedurilor?
- procedurile de lucru sunt corespunztoare?
Analiza cadrului metodologic de aplicarea a CFP
a. angajamente legale i credite bugetare sau credite de
angajament, dup caz;
b. deschiderea i repartizarea de credite bugetare;
c. modificarea repartizrii pe trimestre i pe subdiviziuni ale
clasificaiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virri
de credite;
d. alte tipuri de operaiuni, stabilite prin ordin al ministrului
finanelor publice.
e. ordonanarea cheltuielilor;
f. efectuarea de ncasri n numerar;
DA
NU
OBS.
X
X
X
X
X
Interviu nr.
6.1
FIAP
nr. 6.1
X
X
-
183
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
g. constituirea veniturilor publice, n privina autorizrii i a
stabilirii titlurilor de ncasare;
h. reducerea, ealonarea sau anularea titlurilor de ncasare;
i. constituirea resurselor proprii ale bugetului Uniunii
Europene, reprezentnd contribuia viitoare a Romniei la
acest organism;
j. recuperarea sumelor avansate i care ulterior au devenit
necuvenite;
k. vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de
bunuri din domeniul privat al statului sau al unitilor
administrativ-teritoriale;
l. concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul
public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale;
m. motivarea i consemnarea refuzului n Registrul privind
operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv;
n. exist propuneri de perfecionare a listelor de verificare de
ctre persoanele desemnate cu exercitarea CFP
o. vizele CFP sunt acordate de cei n drept sau nlocuitorii
legali ai acestora
DA
NU
OBS.
Data: 09.09.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
184
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
INTERVIU NR. 6.1
privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu
adresat domnului Protopopescu Sorin, director
Direcia Buget i Contabilitate Intern
ntrebare 1: n cadrul entitii exist responsabili cu controlul financiar preventiv
pentru structurile din cadrul compartimentelor din subordine?
Rspuns 1: Da.
ntrebare 2: Normele generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu modificrile i completrile aduse prin
OMFP nr. 912 / 2004 se respect n cadrul entitii?
Rspuns 2: Da, se aplic procedurile scrise i formalizate, specifice pentru
exercitarea controlului financiar preventiv, cuprinse n Cadrul general al operaiunilor
supuse controlului financiar preventiv, preluate n baza actelor normative indicate de dvs.
ntrebare 3: n cadrul entitii ai prelucrat OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea
Codului controlului intern?
Rspuns 3: Nu.
ntrebare 4: Ai constituit grupul de lucru n conformitate cu prevederile OMFP nr.
946/2005, care are ca principale atribuii elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor
de lucru?
Rspuns 4: Nu, dar exis preocupri.
ntrebare 5: La nivelul entitii exist un program de pregtire profesional care s
aib n tematic i cursuri de specialitate pentru persoanele care exercit controlul
financiar preventiv?
Rspuns 5: Da, n cadrul programelor de pregtire profesional a fost abordat i
problematica CFP.
ntrebare 6: Ai emis deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite
CFP?
Rspuns 6: Parial da, n deciziile de numire a persoanelor mputernicite s
exercite C.F.P. nu au fost stabilite perioadele, documentele, operaiunile i limitele valorice
pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare
pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor.
ntrebare 7: Cum explicai elaborarea deciziilor de numire ale persoanelor
mputernicite cu exercitarea CFP, fr s conin toate elementele prevzute de cadrul
normativ, respectiv perioadele de exercitare a activitii de CFP, documentele, operaiunile
i limitele valorice pentru care au fost mputernicite s efectueze CFP.
Rspuns 7: Da, se impune s le refacem.
ntrebare 8: La nivelul entitii exist o persoan responsabil cu actualizarea
normelor metodologice proprii de CFP?
Rspuns 8: Da, dar persoana care are ca sarcin de serviciu actualizarea
periodic a normelor metodologic proprii se afl n concediu medical de cretere al
185
copilului pn la doi ani, iar din cauza lipsei de personal aceste sarcini nu au fost preluate
de alt persoan.
ntrebare 9: Cum explicai c la nivelul entitii nu sunt elaborate procedurile
specifice pentru activitatea de CFP i la procedurile realizate nu avei exemple practice
referitoare la modalitile de completare a documentelor?
Rspuns 9: ntr-adevr, nu am realizat n totalitate procedurile specifice ale CFP
considernd suficiente pe cele prevzute n OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i
completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea CFP, aprobate
prin OMFP 522/2003.
n acelai timp sunt de acord c trebuie s dezvoltm i procedurile specifice i s
completm cu exemple mai practice.
ntrebare 10: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns 10: Nu.
Data:
09.09.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Director DBCI,
Protopopescu Sorin
Not:
n baza acestui interviu se va elabora FIAP-ul nr. 6.1.
186
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
188
ACTIVITATEA DE AUDIT
Evaluarea sistemului informatic
Analiza manualului de utilizare a sistemului informatic pentru
activitatea financiar-contabil, cu privire la:
a. existena glosarului de termeni;
b. descrierea sintetic a aplicaiei scop, funcionalitile
sistemului regulile de lucru;
c. drepturile de acces:
- acces la aplicaie pentru procesare direct;
- acces la informaii pentru consultare;
- sistemul de parole i schimbarea periodic a acestora.
d. procesarea informaiilor, pe fiecare tip de
document, va urmri:
d. 1. procesarea documentelor de intrare:
- abloanele de prelucrare;
- cheile de control ncorporate;
- listele de control cu dubl semntur, respectiv
responsabilitatea introducerii i a validrii;
- liste de control specifice pentru conturi cu risc ridicat
(sume n curs de clarificare, debitori, creditori, etc.)
d. 2. procedurile de prelucrare a datelor:
- descrierea procedurilor de prelucrare automat;
- preluarea automat n calcul a soldurilor conturilor
obinute anterior;
- s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date
pentru o perioad nchis;
- list de control privind sinteza tranzaciilor cu dubl
semntur, respectiv responsabilitatea declanrii
prelucrrii i a validrii acesteia;
d. 3. procesarea documentelor de ieire:
- formatul de ieire concordana acestora cu normele
contabile;
- algoritmi de prelucrare (pentru fiecare format);
- listarea ansamblului de situaii financiare i documente
de sintez necesare conducerii operative ale entitii;
- periodicitatea procesrii documentelor.
e. sistemul de stocare al informaiilor financiar-contabile
- programul operaiilor de stocare;
- responsabilitatea realizrii operaiilor de stocare;
- mediile de stocare i perioada;
- procedura de recuperare a datelor n caz de incident.
f. aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele
competente;
g. modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a
sistemului informatic;
DA
NU
OBS.
189
Nr.
crt.
7.2.
7.3.
7.4.
ACTIVITATEA DE AUDIT
h. informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu
asupra modificrilor sistemului informatic financiar-contabil;
i. atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de
operare i consultare a sistemului informatic;
j. arhivarea manualelor de utilizare complete i actualizate ale
fiecrui program utilizat, pe o perioad neprescris.
Transpunerea responsabilitilor din procedurile de lucru n
fiele posturilor:
a. verificai actualizarea fielor posturilor;
b. analiza gradului de cuprindere al atribuiilor stabilite prin ROF
n fiele posturilor.
Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual de
ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului
informatic financiar-contabil
Examinarea adaptrii sistemului informatic la cerinele
utilizatorilor, urmrind dac:
- exist un numr suficient de manuale?
- consider instruciunile ca fiind corespunztoare?
- constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
- exist propuneri de perfecionare a instruciunii?
- permite preluarea i prelucrarea automat a datelor
introduse?
Pregtirea profesional a personalului de specialitate
implicat n utilizarea sistemului informatic:
a. existena unui responsabil cu activitatea de formare
profesional;
b. analiza programului privind pregtirea profesional a
angajailor din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern;
c. analiza formelor de pregtire profesional;
d. examinarea concordanei dintre pregtirea profesional i
necesitile de formare ale angajailor;
e. examinarea gradului n care pregtirea profesional asigur
atingerea obiectivelor direciei;
f. analiza modului n care a fost realizat programul de pregtire
profesional;
g. examinarea sistemului de indicatori de performan pentru
evaluarea gradului de pregtire profesional.
Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la
sistemul informatic
a. examinarea accesului la prelucrarea datelor de intrare - pe
tipuri de abloane;
b. examinarea accesului la prelucrrile automate - pe tipuri de
proceduri;
c. examinarea procesrii datelor de ieire - pe tipuri de format;
d. examinarea accesului la sistemul de stocare a informaiilor
financiar-contabile.
Analiza sistemului de prevenire i detectare a accesrilor
neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus
etc.)
a. urmrirea existenei parolelor de acces la sistemul informatic
DA
NU
OBS.
Observare
direct
Observare
direct
X
X
Interviul
nr. 7.4
190
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
financiar-contabil;
b. examinarea existenei unui responsabil cu detectarea accesrii
neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil
c. urmrirea schimbrii periodice a parolelor de acces la sistemul
informatic financiar-contabil.
7.5.
Auditor intern,
tefnescu Ileana
NU
OBS.
FIAP
nr. 7.4
X
X
-
Observare
direct
Supervizor,
Miulescu Ion
191
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
ntrebare
Da
Nu
Obs
Nu tiu
X
X
X
X
X
X
X
X
Data: 12.09.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Intervievat,
Ionescu Nadia
NOT:
n baza acestui interviu se va elabora FIAP-ul nr. 7.4.
192
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 7.4.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006
PROBLEMA
Inexistena unui sistem de securitate privind sistemul informatic financiar-contabil.
CONSTATARE
Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic financiarcontabil de ctre persoane neautorizate.
CAUZE
Inexistena la nivelul entitii a unui responsabil care s detecteze accesul
neautorizat la sistemul informatic financiar-contabil.
Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la
sistemul informatic financiar-contabil.
Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului
din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern.
CONSECINE
Posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane
neautorizate;
Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor atacuri informaionale.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic
a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului
informatic financiar-contabil;
Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu
personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru asigurarea securitii
sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor.
Data: 12.09.2009
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
193
8.2.
Activitate de audit
Analiza procedurilor de lucru
Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin
procedurile de lucru specifice
- examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului
- identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de
lucru
- garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a
reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti
- examinarea modelelor de formulare specifice
- examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de
completare a formularelor
- existena exemplelor n acest sens
- examinarea sistemului de raportare al activitii
Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele
cheie ale procedurii de lucru
Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire,
avizare, aprobare i pe nivele de execuie
Aplicarea principiului dublei semnturi
Aprobarea de ctre persoanele competente
Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat
Modalitatea arhivarii documentelor
Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru
Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din
fiele posturilor
Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n realizarea activitilor
Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul
care le utilizeaz:
- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a
procedurilor?
- avei propuneri de perfecionare a procedurilor?
- procedurile de lucru sunt corespunztoare?
Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea
documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil
Arhivarea documentelor financiar contabile pe suport de
hrtie:
a. urmrirea numerotrii nuruirii i semnrii procesului de
predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului;
b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor
trecute n opis;
c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de
documente;
DA
NU
X
X
X
Obs.
TEST
nr. 8.2.1
Lista de
control
nr. 8.2.1
FIAP
194
Nr.
crt.
Activitate de audit
DA
NU
Obs.
nr. 8.2.1
FCRI
nr. 8.2.1
X
X
X
-
Data: 15.09.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
195
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
TESTUL NR. 8.2.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.012008 - 30.06.2009
OBIECTUL TESTULUI: Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiarcontabile
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor
rezultate din activitatea financiar-contabil
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din statele de salarii lunare
ntocmite n cadrul entitate pentru perioada ianuarie-decembrie 2008 i predate la arhiva
entitii, n numr de 12;
Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere
c aceasta reprezint un volum redus de documente;
Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la
activitatea de arhivare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 8 poziia nr.
8.2. astfel:
a. urmrirea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a
dosarelor arhivate i a existenei opisului;
b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis;
c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente;
d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile
n funcie de termenele stabilite prin acte normative;
e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor
financiar-contabile;
f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiar-contabile din arhiva
entitii.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 8.2.1 privind Analiza
sistemului de arhivare a documentelor.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 8.2.1. am constatat urmtoarele:
Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a
documentelor financiar contabile;
Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe
suport de hrtie, s-a constatat c Statele de salarii pe luna martie 2008 sunt deja
deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat att FIAP-ul nr. 8.2.1. ct i FCRI-ul. nr. 8.2.1.
Data: 15.09.2009
Auditor intern,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
196
Nr.
crt.
Elemente
testate
Elemente
Eantionate
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Stat de salarii pe
luna ianuarie
2008
Stat de salarii pe
luna februarie
2008
Stat de salarii pe
luna martie 2008
Stat de salarii pe
luna aprilie 2008
Stat de salarii pe
luna mai 2008
Stat de salarii pe
luna iunie 2008
Stat de salarii pe
luna iulie 2008
Stat de salarii pe
luna august 2008
Stat de salarii pe
luna septembrie
2008
Urmrirea
numerotrii,
nuruirii i
semnrii
procesului de
predare-primire a
dosarelor arhivate
i a existenei
opisului
Examinarea
existenei la
dosarele
arhivate a
documentelor
trecute n
opis
Examinarea
organizrii activitii
Urmrirea
de arhivare a
respectrii
documentelor
termenelor de
financiar-contabile n
arhivare pe
funcie de termenele
tipuri de
stabilite prin acte
documente
normative
Asigurarea unui
spaiu
corespunztor
nevoilor de
arhivare a
documentelor
financiar-contabile
Examinarea
modului de
pstrare a
documentelor
financiarcontabile din
arhiva entitii
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
197
Nr.
crt.
Elemente
testate
Elemente
Eantionate
10.
11.
12.
Stat de salarii pe
luna octombrie
2008
Stat de salarii pe
luna noiembrie
2008
Stat de salarii pe
luna decembrie
2008
Data:
15.09.2009
Urmrirea
numerotrii,
nuruirii i
semnrii
procesului de
predare-primire a
dosarelor arhivate
i a existenei
opisului
Examinarea
existenei la
dosarele
arhivate a
documentelor
trecute n
opis
Examinarea
organizrii activitii
Urmrirea
de arhivare a
respectrii
documentelor
termenelor de
financiar-contabile n
arhivare pe
funcie de termenele
tipuri de
stabilite prin acte
documente
normative
Auditor intern,
Petrescu Maria
Asigurarea unui
spaiu
corespunztor
nevoilor de
arhivare a
documentelor
financiar-contabile
Examinarea
modului de
pstrare a
documentelor
financiarcontabile din
arhiva entitii
FIAP
FIAP
FIAP
n prezena,
Stoenescu Marian
Responsabil Arhiv general
198
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 8.2.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
PROBLEMA
Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar
contabile.
CONSTATARE
Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe
suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura,
nregistrat sub nr. 1516/20.03.2009, prin care solicit o adeverin din care s reiese
stagiul de cotizare, aferent anului 2008 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale,
deoarece Statele de salarii pe luna martie 2008 sunt deja deteriorate, dei au termen de
pstrare 50 de ani.
Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea
documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare.
CAUZE
Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate;
Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare.
CONSECINE
n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot
fi accesate.
Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de
cotizare aferent anului 2008 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale.
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea
documentelor financiar-contabile;
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu
personalul Compartimentului arhiva general;
Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate
i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora;
Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale
consultri.
Data: 15.09.2009
ntocmit,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
Pentru conformitate,
199
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Supervizor,
Miulescu Ion
200
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
ntocmit:
tefnescu Ileana / Petrescu Maria
Avizat:
Miulescu Ion
Ob
.
nr.
1.
Constatarea
2.
Data: 18.09.2009
Data: 18.09.2009
Document justificativ
Exist
Da
Nu
- ROF-ul Serviciului
- Registrul-jurnal
- Fiele posturilor
- Ordinele de plat
- Balanele de verificare
- Declaraii nominale ale
asigurailor i a obligaiilor
de plat ctre BASS
- Chitanier
- Fie de magazie a
formularelor cu regim
special
- Fia postului
- Contracte comerciale
X
X
3.
X
X
X
X
- State salarii
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
201
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
A. Meniuni generale:
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.01.2008 - 30.06.2009
ntocmit:
tefnescu Ileana / Petrescu Maria
Avizat:
Miulescu Ion
Data: 19.09.2009
Data: 19.09.2009
Lista participanilor:
Numele
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Marinescu Ion
Protopopescu Sorin
Funcia
Director
Auditor intern
Auditor intern
Director
general
Director
Ionescu Nadia
ef birou
Manolescu Nicolae
Consilier
Direcia/
Serviciul
Nr.
telefon
Semntur
a
DAPI
DAPI
DAPI
DGSAPA
DBCI
Biroul financiar
contabilitate
DBCI
B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru
fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate
cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au
fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora.
n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate
constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori.
n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit
intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate.
Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele
constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru
activitatea financiar-contabil auditat.
Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul
implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu
implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
Not:
Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de
echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
202
ENTITATEA PUBLIC
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
31.12.2009 Managementul de
linie
31.03.2010 Responsabil
procedur
31.12.2009 Responsabil
procedur
31.10.2009 Management de linie
ef echip control
31.12.2009 Management de linie
31.12.2009
31.12.2009 ef serviciu Resurse
Umane
Managementul de
linie
31.12.2009
Managementul de
linie
31.12.2009
31.12.2009
Director DBCI
Director general
DSPA
203
OBIECTE
AUDITABILE
Registrul inventar
RECOMANDRI
7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre
structurile funcionale, prin ROF-ul entitii,
astfel nct s permit o circulaie rapid a
informaiilor, fr o distorsionare a coninutului
acestora
8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate
privind completarea Registrului-inventar
ACIUNI / MSURI
TERMENE
31.12.2009
RESPONSABILI
efii de serviciu
Managementul de
linie
procedurilor;
de completare a Registrului-inventar
Stabilirea
responsabilului
cu
elaborarea i actualizarea procedurilor.
Emiterea deciziei de constituire a
echipei de control;
Efectuarea controlului propriu-zis;
Refacerea Registrului-inventar:
Elaborarea unui program de pregtire
profesional n conformitate cu politica
entitii:
Informare
periodic
implementarea recomandri.
procedur
31.12.2009 Responsabil
procedur
31.10.2010 Management de linie
31.12.2009 ef echip control
31.12.2009 Management de linie
31.12.2010 ef serviciu Resurse
Umane
Managementul de
linie
OBIECTE
AUDITABILE
RECOMANDRI
15. Realizarea unui control pe perioada
auditat
pentru
a
stabili
dimensiunile
disfunciunii
constatate,
completarea
documentelor
necesare
reflectrii
n
contabilitate a operaiunilor i nregistrarea n
contabilitate a acestor operaiuni.
16. Elaborarea unui sistem de pregtire
profesional a personalului din cadrul
compartimentelor financiar-contabile.
Contabilitatea
materiilor,
materialelor
consumabile,
inclusiv a celor
de natura
obiectelor de
inventar
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
nregistrarea n contabilitate a
diferenelor constatate.
31.12.2009
Director DBCI
Director general
DSPA
31.12.2009 Managementul de
linie
31.03.2010 Responsabil
procedur
31.12.2009 Responsabil
procedur
31.10.2009 Management de linie
ef echip control
31.12.2009 Management de linie
31.12.2009
31.12.2010 ef serviciu Resurse
Umane
Managementul de
linie
205
OBIECTE
AUDITABILE
Contabilitatea
datoriilor si
creanelor
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
Reflectarea n contabilitate a
rezultatelor inventarierii.
29. Reevaluarea datoriilor n valut aferente
Reevaluarea datoriilor n valut.
contractelor de leasing financiar i reflectarea
n Situaiile financiare ale trimestrului III a
anului 2009, la cursul valutar comunicat n
penultima zi lucrtoare a lunii n care se
ntocmesc situaiile financiare
TERMENE
31.12.2009
RESPONSABILI
Director DBCI
Director general
DSPA
31.01.2010 Managementul de
linie
31.07.2010 Managementul de
linie
31.12.2009 Responsabil
procedur
31.01.2010 Managementul de
linie
31.12.2009 ef serviciu Resurse
Umane
Managementul de
linie
31.12.2009 Director DBCI
206
OBIECTE
AUDITABILE
Contabilitatea
elementelor de
trezorerie
RECOMANDRI
30. Elaborarea i formalizarea unui sistem de
proceduri privind ntocmirea i utilizarea
Registrului de cas
31. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
actualizarea acestor proceduri
32. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate
cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceast activitate
33. Realizarea unui program de pregtire
profesional pentru personalul cu atribuii
privind activitatea casieriei, cu personal
specializat din cadrul DBCI
34. Realizarea
controlului periodic asupra
modului de ntocmire i utilizare a Registrului
de cas, de ctre persoana responsabil cu
evidena contabil a operaiunilor de cas din
cadrul direciei,
35. Verificarea modului de ntocmire i utilizare
a Registrului de cas pe perioada auditat i
corectarea erorilor pn la sfritul anului
36. Elaborarea i formalizarea unui sistem de
proceduri privind ntocmirea i utilizarea
ordinelor de plat
37. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
actualizarea acestor proceduri
38. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate
cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti
ACIUNI / MSURI
Elaborarea
procedurilor
Registrul de cas.
TERMENE
RESPONSABILI
Stabilirea
responsabilului
cu 31.12.2009 Responsabil
procedur
elaborarea i actualizarea procedurilor.
Actualizarea ROF-ului cu fiele 31.01.2010 Managementul de
linie
posturilor.
Stabilirea nivelului de
periodic a controlului realizat.
Managementul de
linie
raportare 31.12.2009
Director DBCI
ef birou
linie
Stabilirea
responsabilului
cu 31.12.2009 Responsabil
procedur
elaborarea i actualizarea procedurilor.
Actualizarea ROF-ului cu fiele 31.01.2010
Managementul de
posturilor.
linie
207
OBIECTE
AUDITABILE
RECOMANDRI
39. Realizarea unui program de pregtire
profesional pentru DBCI, corespunztor cu
necesitile entitii de a se adapta la noutile
din sistemul financiar-bancar
40. Verificarea ordinelor de plat utilizate
pentru perioada auditat i completarea
acestora cu numrul i data documentelor
justificative care genereaz datoriile
41. Elaborarea i formalizarea unui sistem de
proceduri privind ntocmirea i utilizarea
documentului Cec pentru ridicare de numerar
42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
actualizarea acestor proceduri
43. Realizarea n cadrul entitii a unui
program de pregtire profesional cu personal
din cadrul DBCI
44. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de
numerar pentru perioada auditat i
completarea acestora cu natura cheltuielilor
efectuate
Contabilitatea
cheltuielilor cu
personalul
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
Stabilirea
responsabilului
cu
elaborarea i actualizarea procedurilor.
Elaborarea unui program de pregtire
profesional n conformitate cu politica
entitii.
Stabilirea prin decizie a comisiei de
control;
Efectuarea controlului propriu-zis;
Completarea Cecurilor pentru ridicare
de numerar cu natura cheltuielilor
efectuate.
31.12.2009 Responsabil
procedur
31.12.2009 ef serviciu RU
Managementul de
linie
31.10.2009 Director DBCI
31.12.2009 ef echip control
31.12.2009 Director DBCI
31.07.2010 Managementul de
linie
Stabilirea
responsabilului
cu 31.12.2009 Responsabil
procedur
elaborarea i actualizarea procedurilor.
Actualizarea ROF-ului cu fiele 31.01.2010 Managementul de
linie
posturilor.
208
OBIECTE
AUDITABILE
RECOMANDRI
48. Instruirea personalului cu atribuii n
domeniul cheltuielile cu salariile personalului i
n gestionarea sumelor datorate de salariai
terilor de ctre eful compartimentului din care
face parte
49. Implementarea unui program informatic
integrat privind activitatea financiar-contabil
care s permit urmrirea cheltuielilor cu
salariile personalului de la faza de stabilire a
drepturilor salariale pn n momentul
reflectrii acestor cheltuieli n Balana de
verificare i stabilirea unui responsabil pentru
aceasta
50. Analiza statelor de salarii pe perioada
auditat, n vederea stabilirii datoriilor
salariailor fa de teri pentru care exist
angajamente de plat i aducerea la zi a
situaiei n cauz
51. Cuprinderea n programul de pregtire
profesional a unui sistem de instruire a
persoanelor, din cadrul DBCI pentru aplicaia
informatic care va fi implementat
52. Elaborarea i formalizarea unui sistem
procedural privind cheltuielile cu asigurrile i
protecia social, precum i cele privind
raportarea acestor datorii ctre entitile care
gestioneaz aceste fonduri
53. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
actualizarea acestor proceduri
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
ef birou
Stabilirea
responsabilului
cu 31.12.2009 Responsabil
procedur
elaborarea i actualizarea procedurilor
209
OBIECTE
AUDITABILE
Contabilitatea
rezultatelor
inventarierii
RECOMANDRI
54. Implementarea unui program informatic
integrat privind activitatea de raportare care s
respecte structura stabilit prin cadrul normativ
i stabilirea unui responsabil pentru aceasta
55. Realizarea unui program de pregtire
profesional pentru instruirea operatorilor cu
sarcini de prelucrare a datelor n scopul
elaborrii declaraiilor, realizat de ctre
conductorul DBCI pentru aplicaia informatic
implementat
56. Compararea datelor din Balana de
verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga
perioad auditat, n vederea depistrii i
corectrii eventualelor erori
57. Elaborarea i formalizarea unui sistem de
proceduri privind efectuarea inventarierii
patrimoniului entitii
58. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
actualizarea acestor proceduri
59. Efectuarea inventarierii creanelor pe
perioada auditat, cu respectarea
reglementrilor n vigoare, astfel nct
ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie
elaborate pe baza acestor rezultate
60. Realizarea la nivelul entitii unui program
privind pregtirea profesional a membrilor
comisiilor de inventariere, precum i luarea
unor msuri pentru stabilirea unui responsabil
cu aceast activitate
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
Stabilirea
responsabililor
cu 31.03.2010
implementarea programului informatic.
Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009 Director DBCI
profesional n conformitate cu politica
entitii.
Stabilirea
responsabilului
cu
elaborarea i actualizarea procedurilor.
Stabilirea comisiei de inventariere;
Efectuarea inventarierii;
Reflectarea n contabilitate a
rezultatelor inventarierii.
31.12.2009 Responsabil
procedur
31.10.2009 Director DBCI
31.12.2009 Preedinte comisie
31.12.2009 Director DBCI
ef serviciu RU
210
OBIECTE
AUDITABILE
Evidena
tehnicoperativ
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
privind 31.07.2010
RESPONSABILI
Managementul de
linie
Stabilirea
responsabilului
cu 31.12.2009 Responsabil
procedur
elaborarea i actualizarea procedurilor.
Stabilirea
responsabilului
cu 30.11.2009 Director general
DSPA
determinarea acestui necesar;
31.12.2009 Responsabil cu
Determinarea necesarului.
fundamentarea
necesarului
Actualizarea ROF-ului cu fiele 31.01.2010 Managementul de
linie
posturilor.
Activitatea de
plat/ncasare a
datoriilor
respectiv
creanelor
31.03.2010 Managementul de
linie
31.12.2009 Responsabil
procedur
31.01.2010 Managementul de
linie
31.12.2009
Director DBCI
ef serviciu RU
211
OBIECTE
AUDITABILE
Activitatea de
stabilire i
raportare a
impozitelor i
taxelor datorate
statului
RECOMANDRI
70. Efectuarea unei analize pe perioada
auditat a plilor aferente contractelor
ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor
scadente din contracte
71. Analiza tuturor contractelor comerciale
ncheiate de entitate n perioada auditat, n
scopul identificrii contractelor ncheiate fr
respectarea cadrului normativ i completarea
acestor contracte cu elemente obligatorii, care
au fost omise
72. Elaborarea i formalizarea unui sistem
procedural privind activitii de constituire i
raportare a impozitelor i taxelor datorate
statului
73. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i
actualizarea acestor proceduri
74. Implementarea unui program informatic
integrat privind activitatea de raportare care s
respecte structura stabilit prin cadrul normativ
i stabilirea unui responsabil pentru aceasta
75. Realizarea unui program de pregtire
profesional pentru instruirea operatorilor cu
sarcini de prelucrare a datelor n scopul
elaborrii declaraiilor, realizat de ctre
conductorul DBCI pentru aplicaia informatic
implementat
76. Compararea datelor din Balana de
verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga
perioad auditat, n vederea depistrii i
corectrii erorilor
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
Analiza propriu-zis;
Prezentarea concluziilor.
31.12.2009 ef echip
31.12.2009 ef echip
Stabilirea
responsabilului
cu 31.12.2009 Responsabil
procedur
elaborarea i actualizarea procedurilor.
Testarea
implementrii
ef serviciu Resurse
Umane
Analiza propriu-zis;
Corectarea erorilor.
31.12.2009 ef echip
31.12.2009 ef echip
212
OBIECTE
AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
Stabilirea
responsabilului
actualizarea procedurilor.
cu 31.12.2009 Responsabil
procedur
213
OBIECTE
AUDITABILE
Sistemul de
prevenire
/ detectare a
accesrilor
neautorizate ale
bazelor de date
(parole,
programe
antivirus etc.)
Locaiile de
depozitare
provizorii i
definitive a
documentelor
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
31.12.2009 Managementul de
linie
31.10.2009
30.11.2009 Managementul de
linie
31.01.2010 Responsabilul
grupului de lucru
Stabilirea
responsabilului
cu 31.12.2009
accesrii neautorizate a sistemului informatic
detectarea accesrii neautorizate.
financiar-contabil
86. Realizarea n cadrul entitii a unui
Elaborarea unui program de pregtire 31.12.2009
program de pregtire profesional cu
profesional n conformitate cu politica
personalul Direciei de Buget i Contabilitate
entitii.
Intern pentru asigurarea securitii sistemului
informatic financiar-contabil i informarea
sistematic a utilizatorilor
Obiectivul nr. 8 Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile
87. Elaborarea i formalizarea unui sistem de
Managementul de
linie
Responsabil
procedur
Managementul
linie
de
Director DBCI
ef serviciu RU
Managementul de
linie
Responsabil
procedur
214
OBIECTE
AUDITABILE
financiarcontabile
RECOMANDRI
89. Realizarea n cadrul entitii a unui
program de pregtire profesional cu
personalul Compartimentului arhiva general
90. Verificarea ntregii arhive a entitii, n
scopul depistrii documentelor deteriorate
i/sau distruse i luarea msurilor necesare
pentru reconstituirea acestora
91. Documentele financiar-contabile deteriorate
vor trebui refcute pentru eventuale consultri
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
DSPA
ef serviciu RU
30.11.2009 Management de linie
Responsabil
31.03.2010 verificare
31.03.2010
30.11.2009 Management de linie
Responsabil lucrare
31.12.2009
215
ENTITATEA PUBLICA
DIRECIA DE AUDIT INTERN
BUCURESTI
2009
ENTITATEA PUBLICA
Direcia de Audit Public Intern
216
Cauze:
Inexistena procedurilor scrise i formalizate.
Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile
finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing.
Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar
comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare.
Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional
corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor
de leasing financiar preluate n situaiile financiare.
Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra
datoriilor entitii.
Consecine:
Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului
entitii.
Recomandri:
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri.
Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post
pentru personalul implicat n aceste activiti.
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI privind
necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii
financiare
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de
capital i a sistemului de relaii financiare.
Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing
financiar.
Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i
reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul valutar
comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare.
II. 2.7. Contabilitatea elementelor de trezorerie
Din evalurile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat c
sistemul de control al activitii de trezorerie este funcional, ns n urma testrilor
efectuate (CCI nr. 2.5.1., Test nr. 2.5.1.) au aprut unele disfuncionaliti privind
activitatea de trezorerie, pe care le prezentm n continuare.
II. 2.7.1. Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n
parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente
pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.4.
Constatare:
Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas
distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou
sau trei conturi corespondente. De exemplu:
n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei
reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd
Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei
225
Cauze:
Inexistena procedurilor scrise i formalizate.
Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii.
Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei.
Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra
datoriilor entitii.
Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor.
Consecine:
Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se
poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor.
ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii
ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor.
Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime.
Recomandri:
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea
ordinelor de plat.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri.
Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti.
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la
noutile din sistemul financiar-bancar.
Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea
acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este
cazul.
II. 2.7.3. Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate,
pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.3.
Constatare:
Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru
ridicare de numerar din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5 nu conin meniuni
referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat,
respectiv:
n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru
a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul
pentru care s-a ridicat acest numerar din trezoreria Sectorului 5, nefiind menionat n Fila
de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 0011213.
n data de 18 ianuarie 2009 s-a ridicat numerar din contul curent deschis la
Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate
de diveri furnizori. De asemenea, n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX,
nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura cheltuielilor pentru care a fost ridicat
aceast sum.
Cauze:
Inexistena procedurilor scrise i formalizate.
Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei.
Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare;
227
Consecine:
Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din
casieria entitii.
Recomandri:
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea
documentului CEC pentru ridicare de numerar.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri.
Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu
personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, pentru personalul
cu atribuii n aceast sfer de activitate.
Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i
completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul
deschis la Trezoreria Sectorului 5.
II. 2.7.4. Securitatea spaiului destinat casierie
Echipa de auditori interni a constatat, prin observare direct, c activitatea de
casierie funcioneaz ntr-un spaiu adecvat i securitatea este asigurat cu ajutorul unor
mijloace electronice antiefracie.
II. 2.8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul
Din testrile realizate n mod indirect i pe baza observrii fizice efectuate pe teren
a rezultat c sistemul de control privind organizarea contabilitii cheltuielilor cu personalul
funcioneaz. Totui, au fost consemnate unele disfunciuni pe care le prezentm n
continuare.
II.2.8.1. Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea
cheltuielilor cu salariile personalului, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.6.1.
Constatare:
Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile
nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii
septembrie 2008, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n
contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate
s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat
n luna octombrie 2008 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei
reale.
De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii
aferent lunii ianuarie 2009, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri,
pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii.
Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent.
Cauze:
Inexistena unei proceduri scrise i formalizate.
Lipsa unui program integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile, ceea ce
nu a permis un transfer automat al datelor din aplicaia informatic privind salariile n
aplicaia informatic de contabilitate pentru ntocmirea Balanei de verificare, transferul
realizndu-se prin introducerea manual a datelor, ceea ce a dat posibilitatea apariiei
unor erori privind reflectarea n contabilitate a acestor cheltuieli.
Neefectuarea unui control periodic asupra cheltuielilor cu salariile de ctre
228
punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce
impune introducerea manual a datelor n ofturile distribuite de entitile respective.
Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcini de serviciu introducerea
datelor n programele de raportare ctre entitile responsabile cu asigurrile i protecia
social.
Inexistena unui control asupra declaraiilor ntocmite i raportate de entitate
efectuat de o persoan cu pregtire profesional de specialitate din cadrul Direciei de
Buget i Contabilitate Intern.
Consecine:
Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul
Asigurrilor Sociale de Stat aferent lunii noiembrie 2008, conine date care nereale
care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate.
Recomandri:
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu
asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre
entitile care gestioneaz aceste fonduri.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri.
Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare
care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil
pentru aceasta.
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor
cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre
conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic
implementat.
Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga
perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.
II. 2.9. Contabilitatea rezultatelor inventarierii
Echipa de auditori interni prin evaluri indirecte apreciaz faptul c personalul de
execuie implicat n conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii nu cunoate
procedurile i monografia de lucru.
Din analiza efectuat de echipa de auditori interni a rezultat c nu s-au respectat o
serie de prevederi ale cadrului normativ n vigoare, motiv pentru care au fost ntocmite
formulare de constatare corespunztoare, pe care le prezentm n continuare.
II.2.9.1. Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea
inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv.
Constatare:
Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2008, s-a realizat
numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii:
- dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul
soldurilor conturilor de creane;
- vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice.
n prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele
pe baza extraselor de cont confirmate.
De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor
conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre
valoarea contabil i valoarea evaluat.
230
n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr. 1753 /2004 privind organizarea i
efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv.
Cauze:
Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate.
Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea
profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii.
Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru
asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz
acest domeniu.
Consecine:
Situaiile financiare ale anului 2008, elaborate pe baza Balanei de verificare, la
data de 31 decembrie 2008, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului
aferente anului 2008, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului.
Recomandri:
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea
inventarierii patrimoniului entitii.Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea
acestor proceduri.
Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea
reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie
elaborate pe baza acestor rezultate.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri.
Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a
membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui
responsabil cu aceast activitate.
Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i
Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 2.7.1 care a fost naintat
managementului entitii n vederea lurii msurilor care se impun cu privire la debitorii
entitii auditate.
II. 2.10. ntocmirea balanelor de verificare
Auditorii interni, pe baza testrilor efectuate (Test nr. 2.8.1. i Lista de control nr.
2.8.1.) au constatat existena unui sistem informatic integrat, la nivelul entitii, pentru
elaborarea balanei de verificare. Acest sistem realizeaz prelucrarea automat a datele
preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale, n conformitate cu
prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiarcontabile i ale OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, ct i ale
OMFP nr. 1917/2008 pentru organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, ct
i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia.
De asemenea, s-a constatat respectarea principiului intangibilitii respectiv bilanul
de deschidere al exerciiului curent corespunde cu bilanul de nchidere al exerciiului
financiar precedent.
231
232
235
236
238
6.
7.
8.
OBIECTIVUL
Organizarea registrelor
de contabilitate.
Conducerea contabilitii
Conducerea activitii
financiare
Elaborarea situaiilor
financiare
Organizarea sistemului de
raportare a datelor
financiar
contabile ctre
management
Organizarea i efectuarea
controlului financiar
preventiv
Fiabilitatea sistemului
informatic financiarcontabil
Organizarea i efectuarea
arhivrii documentelor
financiar-contabile
FUNCIONAL
APRECIERE
DE MBUNTIT
CRITIC
X
X
X
X
X
X
X
Supervizor,
Miulescu Ion
Not:
Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina
de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de
supervizorul misiunii.
240
SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n
conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale
privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a
normelor specifice aprobate de conducerea entitii.
Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2009,
aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2008 30.06.2009 i a fost
efectuat, n perioada 17.07.2009 31.10.2009 de ctre auditorii interni tefnescu
Ileana - auditor superior coordonator, Petrescu Maria - auditor superior i supervizat de
Miulescu Ion - directorul Direciei de Audit Intern.
Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a
evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 9
obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de
control intern, dup cum urmeaz:
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
OBIECTIVUL
Organizarea registrelor de
contabilitate.
Conducerea contabilitii
Conducerea activitii financiare
Elaborarea situaiilor financiare
Organizarea sistemului de
raportare a datelor financiar
contabile ctre management
Organizarea i efectuarea
controlului financiar preventiv
Fiabilitatea sistemului informatic
financiar- contabil
Organizarea i efectuarea
arhivrii documentelor financiarcontabile.
FUNCIONAL
APRECIERE
DE
MBUNTIT
CRITIC
X
X
X
X
X
X
X
X
241
Recomandare 1:
Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire
profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct
Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit
n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n
entitate.
Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai
multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas.
Recomandare 2:
Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate,
stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post.
De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de
pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul
Registrului de cas.
242
III. CONCLUZII
Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i
Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni
s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului
de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea
acesteia.
Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n
etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 91 de recomandri, aferente
celor 9 obiective ale misiunii de audit intern.
Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o
reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise
i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea
sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n
conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri
majore.
Data: 21.10.2009
Auditorii,
tefnescu Ileana,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
243
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR
Nr.
crt.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
Data
planificat /
Data
implementrii
31.03.2010
31.12.2009
31.12.2009
31.12.2009
X
X
X
31.12.2009
31.12.2009
31.12.2009
X
X
30.06.2010
31.12.2009
31.10.2010
244
Nr.
crt.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
Data
planificat /
Data
implementrii
31.12.2010
X
31.12.2010
X
30.06.2010
31.10.2010
31.12.2010
31.12.2010
31.12.2009
31.03.2010
31.12.2009
31.12.2009
31.12.2010
245
Nr.
crt.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
cu evidena materialelor de natura obiectelor de inventar.
Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea
financiar-contabil.
Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul
entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o
distorsionare a coninutului acestora.
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i
creanele
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri
Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post
pentru personalul implicat n aceste activiti
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI
privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a
sistemului de relaii financiare.
Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing
financiar
Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i
reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul
valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc
situaiile financiare
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i
utilizarea Registrului de cas
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri
Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post
pentru personalul implicat n aceast activitate
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu
atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
Data
planificat /
Data
implementrii
31.12.2009
31.01.2010
X
X
31.07.2010
31.12.2009
31.01.2010
31.12.2009
X
31.12.2009
31.10.2009
X
31.07.2010
X
X
X
X
31.12.2009
31.01.2010
31.12.2009
246
Nr.
crt.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
Data
planificat /
Data
implementrii
31.12.2009
X
31.12.2009
31.07.2010
X
31.12.2009
31.01.2010
31.12.2009
X
31.12.2009
X
31.07.2010
X
X
31.12.2009
31.12.2009
31.12.2009
31.07.2010
X
X
31.12.2009
247
Nr.
crt.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
Data
planificat /
Data
implementrii
31.01.2010
31.12.2009
31.12.2009
X
31.12.2009
X
30.12.2009
X
X
31.12.2009
X
X
X
31.07.2010
31.03.2010
31.12.2009
248
Nr.
crt.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
implementat
56. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru
ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor
erori
57. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea
inventarierii patrimoniului entitii
58. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri
59. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea
reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare
periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate
60. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a
membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru
stabilirea unui responsabil cu aceast activitate
61. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind stabilirea i/sau
alocarea numerelor de facturi
62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data
planificat /
Data
implementrii
31.12.2009
31.07.2010
31.12.2009
X
X
X
31.12.2009
31.12.2009
31.07.2010
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
31.12.2009
31.12.2009
31.01.2010
31.01.2010
31.03.2010
249
Nr.
crt.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
Data
planificat /
Data
implementrii
31.12.2009
31.01.2010
X
X
X
31.12.2009
31.12.2009
31.12.2009
X
31.07.2010
31.12.2009
31.03.2010
31.12.2009
31.12.2009
30.06.2010
250
Nr.
crt.
78.
79.
80.
81.
82.
83.
84.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
Data
planificat /
Data
implementrii
31.12.2009
251
Nr.
crt.
ENTITATEA PUBLIC
DAPI
Recomandarea
Implementat
Parial
implementat
Neimplementat
Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt
prezentate n raportul de audit
2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial
implementat, neimplementat
3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul
de audit i data implementrii
Data:
Raport de
audit nr.
X/2009
Data
planificat /
Data
implementrii
31.12.2009
31.07.2010
31.12.2009
31.12.2009
31.03.2010
31.12.2009
Entitatea/structura auditat
Direcia de Buget i Contabilitate Intern
Data i semntura conductorului:
Protopopescu Sorin
Data i semntura auditorilor interni:
Petrescu Maria, tefnescu Ileana
252
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Nr.
crt.
1.
2.
3.
Lucrarea
Declaraia de
independen
Analiza riscurilor
Analiza riscurilor
Propunerea efului
structurii de audit/
supervizorului
misiunii, ca urmare a
revizuirii
documentului
Nu exist incompatibilitate
Rspunsul
auditorilor
Revizuirea
rspunsurilor
auditorilor de ctre
eful structurii de
audit/supervizorului
misiunii de audit
intern
De acord
De acord
De acord, a fost
introdus
De acord
De acord, riscurile
semnificative au
fost nlocuite in
documentul
Tematica n detaliu
a misiunii de audit
intern cu operaiile
auditabile
corespunztoare
De acord
La aceast activitate ai
elaborat un FCRI. V
recomand s elaborai i un
FIAP
De acord, s-a
elaborat FIAP
nr. 2.7.1.
De acord
De acord
S se ntocmeasc la
obiectivul 2 obiectul
auditabil Evidena tehnic
operativ
Ataarea operaiilor
corespunztoare riscurilor
semnificative la obiectele
auditabile
.
.
.
n
.
.
.
t
Intervenia la faa
locului
Contabilitatea
rezultatelor
inventarierii
253
254
ENTITATEA PUBLIC
Direcia de Audit Public Intern
Luat la cunotin:
Data:
X
A fost
necesar s
se lucreze
peste orele
de
program
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
255
256
Entitatea Public
Direcia de Audit Public Intern
Note
3
4
5
X
Obs.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
257
15.
16.
17.
18.
19.
Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte
care v-au plcut cel mai mult
- claritatea recomandarilor
- conduita auditorilor interni
- calitatea discuiilor
Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3
aspecte care v-au plcut cel mai puin
ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.
Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele
comunicate
Nu sunt comentarii.
Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de
audit
Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandarilor.
Alte comentarii
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor;
2 pentru slab;
3 pentru satisfctor;
4 pentru bine;
5 pentru foarte bine.
Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii
scrise.
Director Direcia Buget i Contabilitate Intern,
Protopopescu Sorin
Data: 31.10.2009
Luat la cunotin, auditori interni:
tefnescu Ileana,
Petrescu Maria
Data: 31.10.2009
258