Capitolul XVI

EXEMPLU DE SISTEM INFORMATIC:

CONTABILITATEA GENERAL A UNEI UNITI ECONOMICE
nainte de a parcurge etapele de proiectare ale unui sistem informatic n abordarea
propus, pe exemplul concret al unei aplicaii de contabilitate general, este bine s facem cteva
precizri privitoare la noiunile i conceptele utilizate n contabilitatea general, pentru a avea un
suport comun de discuie.
Activitatea oricrui agent economic se reliefeaz n mod obligatoriu n evidenele
sintetice ale micrilor contabile n cadrul unei perioade de timp, de regul o lun
calendaristic. Acestea sunt destinate compartimentului managerial al agentului economic
pentru luarea de decizii privind optimizarea i dezvoltarea sistemului condus, dar i
controlului efectuat de organele abilitate ale statului.
Compartimentul de contabilitate general al agentului economic este responsabil, n
primul rnd, cu evidena activitii financiare a acestuia.
Pentru evidenierea n contabilitate a operaiunilor agentului economic acestea sunt
transpuse n nregistrri contabile care se materializeaz n formule de contabilitate. n
alctuirea acestora intr simboluri numite conturi i valori rezultate direct din documentele
surs (primare) sau din calcule. Simbolurile contului i semnificaia acestora sunt preluate din
planul de conturi elaborat i publicat de ctre Ministerul de Finane. n cadrul planului de
conturi, fiecare dintre acestea este identificat printr-un cod al contului, semnificaia i tipul
contului respectiv.
Pentru nelegerea exact i corect a problemei legat de contabilitatea general a
unei firme este necesar s facem n continuarea cteva precizri relative la noiune de cont
contabil1.
Codul contului este un numr format din cel puin trei cifre (cont sintetic) i un numr
variabil de alte cifre menite s asigure defalcarea contului sintetic pe analitice. Prima dintre
cifrele contului o vom numi clas, iar grupul primelor dou grup.
Conturile contabile se identific prin urmtoarele caracteristici ([6], pag.40):

Denumire (semnificaie) indic denumirea elementului patrimonial a crui eviden o
nregistreaz contul respectiv (bun, proces economic, venit, cheltuial, rezultat);

Debitul (DB) indic, n mod convenional, partea stng a contului i reprezint suma
ce se nscrie pe debit pentru acesta;

Creditul (CR) indic, n mod convenional, partea dreapt a contului i reprezint suma
ce se nscrie pe credit pentru acesta;

Debitarea i creditarea nregistrarea de sume n debitul i respectiv creditul contului;

Soldul iniial reprezint existentul elementului patrimonial la nceputul unei perioade
calendaristice, de obicei un an;

Rulaje curente reprezint totalul sumelor nregistrate n debitul i creditul unui cont n
cursul unei perioade de referin, de regul o lun calendaristic. Putem avea n vedere
rulajul curent debitor (rcDB) i rulajul curent creditor (rcCR);

Rulaje cumulate reprezint rulajele pe DB i CR cumulate de la nceputul anului pn
la luna de referin;

Total sume se determin din rulajele cumulate la care se adaug soldul iniial;

Soldul final reprezint diferena dintre total sume pe DB i total sume pe CR. Acesta
1

Popescu Gh., Poescu Veronica, urlea Carmen, Contabilitate i fiscalitate asistate de CIEL, Editura
GESTIUNEA Bucureti

poate fi sold final debitor, creditor sau zero, dup cum diferena este pozitiv, negativ
sau nul.
n cadrul activitilor de eviden contabil n compartimentul de contabilitate
general funcioneaz principiul dublei nregistrri ([6], pag. 41): reflectarea simultan a unei
operaiuni economico-financiare n debitul unui cont i n creditul altui cont poart numele de
dubl nregistrare. Legtura ce se stabilete ntre cele dou conturi reprezint
coresponden conturilor, iar conturile se numesc corespondente. O operaie economicofinanciar se nregistreaz n contabilitate prin intermediul formulelor contabile. Aceasta
este reprezentat prin relaia:
DB = CR suma
unde DB reprezint contul n al crui debit se va nscrie suma, iar CR reprezint contul
corespondent primului, cel n creditul cruia se va nscrie suma prezent n formul. Dac
unei formule contabile i vom ataa i documentul n care se reflect transformarea
patrimonial care a avut loc i eventual o explicaie atunci obinem articolul contabil.
Exist trei tipuri de formule contabile: simple, compuse i paralele.
Formulele simple sunt acele formule care au un singur cont care se debiteaz i un
singur cont care se crediteaz. Ele au forma:
DB
=
CR
suma
Formule compuse se caracterizeaz prin existena n cadrul acestora a unui singur
cont care se debiteaz i a mai multor conturi care se crediteaz sau a mai multor conturi care
se debiteaz i a unui singur cont care se crediteaz:
DB
=
%
CR1 suma1
CR2 suma2
...
CRn suman
%
DB1
DB2

CR
suma1
suma2

...
DBn
suman
Formulele paralele sunt acelea n care apar mai multe conturi care se debiteaz i mai
multe conturi care se crediteaz. Sunt de forma
%
=
%
Pentru contabilitatea de tip AH se folosesc doar primele dou tipuri de formule
contabile.
Activitatea compartimentului de contabilitate general se bazeaz pe informaii
preluate din documentele primare care, ca urmare a analizei contabile, au nscrise formule
contabile (sunt contate) cu scopul de a exprima micarea patrimonial printr-o micare
contabil. Lucrtorul din compartimentul de contabilitate general are la dispoziie articole
contabile ale cror informaii pot fi preluate din documentele primare. Conform Legii
contabilitii nr. 82 / 91,

Fig. 16.1. Activiti de contabilitate general

Documentele justificative2 ([6], pag.64-66) sunt nregistrate n contabilitate,

informaiile prelucrate din acestea fiind prelucrate conform necesitilor de informare ale
agentului economic i n concordan cu prevederile legale.

(Legea contabilitii nr. 82 / 91, Articolul 6, alineatul 1).Activitatea contabil a unui

exerciiu poate fi reprezentat ca n fig. 16.1.
Documentele contabile se pot construi pe formulare ce pot fi de dou feluri:
 Tipizate: coninutul i forma sunt stabilite de ctre organul legiuitor; n aceast
categorie putem include


 Netipizate: coninutul i forma sunt stabilite de ctre utilizatorul acestora conform

necesitilor interne ale agentului economic; din aceast categorie fac parte


Raportat la modul de ntocmire a lor, documentele contabile se pot clasifica n:

Documente justificative : atest efectuarea de operaii economico-financiare:
facturi, chitane, bonuri de consum, ordine de plat, dispoziie de ncasare, tat de plat
a salariilor; documentele justificative se pot clasifica, la rndul lor, n:

Documente primare sunt ntocmite la locul i n momentul

desfurrii operaiilor de micare patrimonial evideniate;

Documente centralizatoare sunt obinute prin ordonarea documentelor

primare pe operaii, exprimarea n etalon monetar, mrimea operaiei,
cumularea i centralizarea datelor consemnate iniial n documentele primare
cu scopul facilitrii unei prelucrri ulterioare;
Documente de eviden i prelucrare contabil : fie de cont, registre de
vnzare, registre jurnal, balana contabil, nota contabil;

Popescu Gh., Poescu Veronica, urlea Carmen, Contabilitate i fiscalitate

asistate de CIEL, Editura GESTIUNEA Bucureti

Documente de sintez i raportare contabil, fiscal i managerial :

decontul TVA, declaraia de impozit pe profit, bilanul contabil, raportul de gestiune,
declaraie CAS.
Toate aceste noiuni i concepte precizate n debutul acestui capitol constituie
minimum de cunotine de contabilitate necesare unui proiectant al subsistemului de
CONTABILITATE GENERAL. n continuare vom prezenta amnunit activitile pe care
trebuie s le desfurm etapele proiectrii subsistemului informatic anterior precizat,
contabilitatea general a unei firme productive, indicnd pentru fiecare etap informaiile ce
trebuie nscrise n documentele ce o finalizeaz.


XVI.1. Analiza sistemului existent

Prima dintre etapele proiectrii unui sistem informatic presupune realizarea de ctre
echipa de analiti a unei analize critice a sistemului de lucru din compartimentul contabilitate.
De cele mai multe ori organizaia care comand proiectarea sistemului informatic nu dispune
de un sistem de prelucrare automat a datelor din activitatea vizat. Echipa de analiti
constat c activitatea compartimentului de contabilitate se desfoar prin proceduri
manuale, ceea ce necesit un numr relativ mare de angajai, dintre care majoritatea
desfoar doar activiti de rutin constnd n transcrieri de formule contabile, ntocmirea de
note contabile, centralizri, elaborare de fie ah sau balane de verificare contabil. Singurele
activiti care nu pot fi complet automatizate i care necesit intervenia operatorului uman
sunt cele de contare a documentelor adic de nscrierea a formulelor contabile ataate
micrilor patrimoniale relevate de ctre documentele primare i, parial, elaborarea
bilanului contabil.
Datorit volumului mare de prelucrri de rutin existent la nivelul compartimentului
de contabilitate agentul economic are la dispoziie dou ci de dezvoltare: angajarea de noi
lucrtori (dezvoltare extensiv) sau automatizarea activitilor de prelucrare a datelor prin
proiectarea de sisteme informatice i introducerea tehnicii de calcul electronic (dezvoltarea
intensiv).
Echipa de analiti care are sarcina parcurgerii acestei prime etape de proiectare a
sistemelor informatice stabilete, printr-un studiu de fezabilitate, care dintre modalitile de
dezvoltare anterior menionate este cea mai avantajoas, naintnd compartimentului
managerial al firmei o not preliminar a proiectrii. Aceasta pledeaz n favoarea dezvoltrii
intensive, adic a automatizrii tuturor activitilor de rutin, pstrarea activitii asistate de
calculator doar pentru personalul care asigur activitile de contare a documentelor i pe cele
care conduc la elaborarea bilanului contabil, adic situaia final de raportare ce va fi
nmnat compartimentului managerial spre analiz i elaborarea de decizii menite s
optimizeze procesul condus, s asigure corectarea eventualelor anomalii. Echipa de analiti
estimeaz c toate cheltuielile ocazionate de proiectarea sistemului pot fi amortizate n termen
de cel mult un an calendaristic, avantajele utilizrii noului sistem de lucru fiind legate de
creterea vitezei de prelucrare a datelor i de obinere a balanei de verificare contabil,
sporirea gradului de ncredere n corectitudinea prelucrrilor, scderea gradului de ncrcare a
personalului din compartimentul de contabilitate i eliminarea n mare msur a activitilor
de rutin.
Dup avizarea notei preliminare de ctre beneficiarul sistemului informatic, echipa de
analiti procedeaz la culegerea de informaii despre domeniul de automatizat. Se folosete
metoda interviului i cea a documentrii directe i n urma discuiilor cu lucrtorii din
compartimentul de contabilitate i cu eful acestuia se deduce schema fluxului informaional
(fig. 16.1.1.).

Fig. 16.1.1. Fluxul informaional n activitatea

de contabilitate general

Activitatea aferent unei luni calendaristice pornete cu analiza documentelor primare

i nscrierea formulelor contabile aferente micrilor patrimoniale reliefate de ctre acestea.
Formulele contabile sunt centralizate i grupate pe tipuri de micri i se ntocmesc notele
contabile. Informaiile prezente n notele contabile sunt operate n fiele ah pe debit i pe
credit ale conturilor n baza crora se elaboreaz balana de verificare ntr-o form iniial. Se
procedeaz apoi la verificarea formei iniiale i a celor intermediare i apoi se construiesc
notele contabile de nchidere pentru conturile de venituri i cheltuieli (cele din clasele 7 i 6).
Opernd n balan notele de nchidere se obine balana contabil de verificare aferent lunii
calendaristice de referin. Aceasta va sta la baza ntocmirii bilanului contabil. Toate aceste
operaii pot fi reprezentate schematic ca n fig. 16.1.1.
n urma analizei efectuate tragem urmtoarele concluzii:
 Operaia de contare a documentelor primare se va lsa la nivel de prelucrare manual
sau asistat de calculator, intervenia operatorului uman fiind obligatorie;
 Se pot automatiza procedurile privitoare la ntocmirea notelor contabile, prelucrarea
acestora n vederea obinerii fielor ah pe debit i pe credit pentru fiecare cont n
parte, elaborarea balanei n formele iniial i final;
 Rmne asistat de calculator activitatea privind constituirea notelor contabile privind
nchiderea lunar a cheltuielilor i veniturilor, precum i ntocmirea bilanului

contabil.
Automatizarea majoritii activitilor analizate presupune sporirea vitezei de lucru
pentru elaborarea balanei contabile i a bilanului contabil, precum i scderea efortului de
munc al lucrtorilor din compartimente. De altfel elaborarea procedurilor automate va
conduce la eliminarea unora dintre activitile de centralizare ce nu mai sunt necesare pentru
elaborarea celor dou situaii finale de raportare: balana contabil de verificare i bilanul
contabil.

XVI.2. Proiectarea conceptual. Stabilirea dicionarului de atribute

Parcurgerea etapei de analiz a sistemului existent permite transmiterea de informaii
preioase pentru derularea acestei a doua etape a proiectrii sistemului informatic.
n aceast etap am urmrit realizarea urmtoarelor activiti:
o Analiza situaiilor de ieire ale subsistemului contabilitate general din cadrul sistemului
integrat de contabilitate la nivelul ntregii activiti economice a organizaiei. Se vor
analiza din punct de vedere al formei i coninutului situaiile finale de raportare,
i
Ajungem, ca urmare a
respectiv
acestei analize, la o prim form a listei informaiilor necesare pentru atingerea
obiectivelor sistemului, i anume:


Analizm i celelalte situaii de ieire

ale subsistemului de contabilitate general, situaii ce sunt obinute i de ctre vechiul
sistem de lucru:
o Analiza surselor de provenien a informaiei, respectiv a documentelor primare. Aceast
activitate urmrete stabilirea informaiilor ce vor fi preluate din documentele primare
pentru a satisface cerinele informaionale ale sistemului de proiectat. Stabilim, de
asemenea, sursa de provenien a celorlalte informaii:


Aceste informaii sunt preluate din ultima balan contabil de

verificare obinut prin vechiul sistem. Lum n considerare att documentele primare
tipizate (supuse operaiei de contare, adic de nscriere a formulelor i articolelor contabile)
ct i pe cele netipizate.
o Respectnd principiul abordrii globale a proiectrii sistemelor informatice integrate,
procedm la descompunerea sistemului informatic la nivelul ntregii activiti financiarcontabile a agentului economic, n subsisteme componente: eviden mijloace fixe,
eviden materiale, eviden materii prime, eviden produse finite, eviden personal i
calculul salariilor, eviden facturi i calculul TVA, contabilitate general. Folosind o
strategie descendent (Top-down) n proiectarea sistemului informatic, continum cu
descompunerea fiecrui subsistem n componente. Astfel subsistemul de
l descompunem n date primare, structuri de date, module de prelucrare,
situaii de ieire. n cazul concret al subsistemului de contabilitate general am stabilit
c datele primare constau n formulele contabile preluate din documentele primare

prelucrate prin operaia de contare, c baza de date trebuie s aib n structura ei entiti
care s rein informaii cu privire la planul de conturi, la notele contabile, la balan i
bilan. Proiectarea conceptual a bazei de date se realizeaz n cadrul etapei urmtoare,
cea de proiectare logic i fizic, dar n baza celor prezentate n documentaia ce
finalizeaz etapa curent.
Activitile etapei de proiectare conceptual (sau de ansamblu) se materializeaz prin
nscrierea rezultatelor ntr-o documentaie care va asigura transferul de informaii ctre echipa
de proiectani ce va realiza etapa urmtoare, cea de proiectare logic i fizic (sau proiectare
tehnic de detaliu). Aceast documentaie cuprinde obligatoriu schema de ansamblu a
viitorului sistem informatic, pe care o prezentm n fig. 16.2.1..
innd cont de forma i coninutul situaiilor de ieire (registrul jurnal, fia ah, balana
contabil, registrul de cas) am stabilit urmtorul dicionar de atribute ale entitilor bazei de date ce
urmeaz a fi proiectat prin aplicarea principiilor de normalizare:

Cont simbolul contului contabil

SiDB sold iniial pe debit
SiCR sold iniial pe credit
RulajCumulatDB rulajul cumulat pe debit
RulajCumulatCR rulajul cumulat pe credit
Explicaia semnificaia contului conform planului de conturi
Tip tipul contului (activ, bifuncional, pasiv)
DB contul debitor din formula contabil

Fig.16.2.1. Schema de ansamblu a aplicaiei de contabilitate general

CR contul creditor din formula contabil

Suma suma din formula contabil
Explicaia semnificaia micrii asociat formulei contabile
Din aceast list de atribute, pe care o vom detalia n etapa de proiectare logic i
fizic, vom obine tabelele bazei de date i structurarea nregistrrilor acestora n cmpuri, iar
din schema de ansamblu din fig. 16.2.1. vom deduce schema general de prelucrare.

XVI.3. Proiectarea logic i fizic lista dependenelor funcionale. Schema

general de prelucrare
Numit i proiectare tehnic de detaliu, proiectarea logic i fizic finalizeaz
proiectarea propriu-zis a sistemului informatic prin detalierea rezultatelor etapei de
proiectare conceptual.
n cadrul acestei etape am definitivat forma i coninutul situaiilor de ieire, forma
documentelor de intrare ce reprezint sursa de provenien a datelor, funciile i algoritmii de

calcul pentru fiecare dintre procedurile din schema de ansamblu ce urmeaz a fi automatizate.
Pentru a simplifica aplicaia de proiectat vom considera c avem de a face cu o singur
situaie de ieire, i anume
Forma i coninutul acesteia este
redat n fig. 16.3.1.


Sim
bol
cont

Sold initial

Rulaj curent

DB

DB

CR

CR

Rulaj
cumulat
DB
CR

Total sume
DB

CR

Sold final
DB

Fig.16.3.1. Forma i coninutul

balanei de verificare contabil

CR

Datele de intrare
pentru procedurile aplicaiei
vor fi preluate din planul de
conturi, din ultima balan obinut prin sistemul de lucru anterior sistemului proiectat i din
documentele primare (note de intrare recepie, facturi, bonuri de consum, bonuri de transfer,
note de predare, note de restituire, proces verbal de punere n funciune mijloc fix, proces
verbal de casare mijloc fix, dispoziie de ncasare, dispoziie de plat, nota contabil a
salariilor etc.). Majoritatea documentelor primare sunt tipizate, iar forma i coninutul
acestora trebuie prezentate n anex.
Din schema de ansamblu prezent n fig.8, am stabilit urmtoarele proceduri automate,
semiautomate i manuale:
Procedura de culegere conturi procedur manual care are drept obiectiv stocarea n
baza de date a informaiilor referitoare la conturile contabile (simbol cont, explicaie, tip cont)
preluate din planul de conturi.
Procedura creare balan - procedur semiautomatizat care permite utilizatorului
aplicaiei s aleag conturile contabile cu care va lucra n balana contabil; preluarea se face
prin preluarea selectiv a conturilor existente n baza de date.
Procedura de culegere note contabile, corecii i note de nchidere procedur
manual care are ca funcie preluarea formulelor contabile din documentele primare.
Procedura actualizare balana cu notele contabile procedur automatizat care preia
rulajele curente din notele contabile i le cumuleaz pe conturi n balan actualiznd rulajele
curente pe debit i pe credit.
Procedurile de editare registru jurnal, fia ah, balan contabil i registru de cas
proceduri automatizate care au ca efect obinerea pe disc sau la imprimant a situaiilor
finale ale aplicaiei.
Schema general de prelucrare este similar schemei de ansamblu cu precizrile fcute
anterior privitor la procedurile componente i funciile acestora.
XVI.4. Proiectarea modelului conceptual al bazei de date
Am proiectat modelul conceptual al bazei de date preconiznd utilizarea unui SGBD
din categoria celor orientate pe obiecte, n spe MicroSoft ACCESS.
Pentru a proiecta structura logic a tabelelor bazei de date pornim de la lista
informaiilor de care avem nevoie pentru a elabora situaiile finale prezente n schema de
ansamblu a aplicaiei:

Cont simbolul contului contabil

SiDB sold iniial pe debit

SiCR sold iniial pe credit

RulajCumulatDB rulajul cumulat pe debit

RulajCumulatCR rulajul cumulat pe credit

Explicaia semnificaia contului conform planului de conturi

Tip tipul contului (activ, bifuncional, pasiv)

DB contul debitor din formula contabil

CR contul creditor din formula contabil

Suma suma din formula contabil

Explicaia semnificaia micrii asociat formulei contabile
n scopul simplificrii structurii bazei de date care trebuie s poat memora
informaiile din lista anterioar, am realizat o grupare a acestor, dup cum urmeaz:
o
Informaii de identificare a contului:


Cont simbolul contului contabil


Explicaia semnificaia contului conform planului de conturi


Tip tipul contului (activ, bifuncional, pasiv)
o
Informaii privitoare la nregistrrile contabile


DB contul debitor din formula contabil


CR contul creditor din formula contabil


Suma suma din formula contabil


Explicaia semnificaia micrii asociat formulei contabile
o
Informaii privitoare la situaia contului


SiDB sold iniial pe debit


SiCR sold iniial pe credit


RulajCumulatDB rulajul cumulat pe debit


RulajCumulatCR rulajul cumulat pe credit

Pentru normalizarea bazei de date am fragmentat lista informaiilor anterior prezentat

n urmtoarele 3 tabele (corespunztor celor trei grupe de informaii utile aplicaiei):

CONTURI
- Cont text, lungime 6, indexat, fr duplicare
- Explicaia text, cu lungimea 30 caractere
- Tip text, cu lungimea 1, condiii de validare: A, P, B
BALANA
- Cont text, lungime 6, indexat fr duplicare
- SiDB numr, LongInteger
- SiCR numr, LongInteger
- RulajCumulatDB numr, LongInteger
- RulajCumulatCR numr, LongInteger
NC
- DB text, 6 caractere
- CR text, 6 caractere
- Suma numr, LongInteger
- Expl text, 30 caractere
Dup cum se poate observa, primele dou tabele au putut fi relaionate prin
intermediul cmpurilor Cont, relaie de tip 1:1.
Pentru editarea balanei contabile este necesar ca informaiile prezente n tabela NC s
poat actualiza rulajele curente pe debit i credit ale conturilor contabile prezente n tabela
BALANA. Pentru a asigura relaionarea informaiilor din tabela NC cu acelea din
BALANA, am proiectat patru tabele de lucru, pe care le-am denumit DEBIT, CREDIT,
BDB, BCR, care se vor obine automat, prin intermediul unor interogri de tip Make-Table
Query.
Tabelele DEBIT i CREDIT se obin din tabela NC prin nsumarea sumelor i
asocierea rezultatelor obinute prin nsumri la conturile ce apar pe debit i, respectiv pe credit
n NC.
Astfel tabela DEBIT are nregistrri structurate n cmpurile


BD text, 6 caractere
Rulaj numr, LongInteger
iar tabela CREDIT are cmpurile
CR text, 6 caractere
Rulaj numr, LongInteger
Informaiile prezente n tabelele DEDIT i CREDIT vor fi transpuse n tabelele BDB
i BCR care vor avea nregistrri cu aceeai structur
Cont text, 6 caractere
Rulaj_curent_DB numr, LongInteger
Rulaj_curent_CR numr, LongInteger
cu specificaia c pentru tabela BDB Rulaj_curent_CR va avea implicit valoarea 0, iar pentru
tabela BCR Rulaj_curent_DB va fi 0. Printr-o interogare de tip Append Query se vor aduga
nregistrrile din BCR la cele din BDB. n felul acesta tabela BDB va conine toate
informaiile necesare construirii rulajelor curente pe debit i pe credit. Se va putea realiza
actualizarea cmpurilor corespunztoare din tabela BALANA prin relaionarea acesteia cu
tabela B1 obinut din BDB i avnd aceai structur cu ea i BALANA, prin intermediul
cmpului Cont relaie de tip 1:n.
Baza de date proiectat pe principiul programrii orientat pe obiecte va conine, pe
lng tabele i alte tipuri de obiecte:
: CONTURI, BALANA, NC i BALCONT. Primele trei asigur
cu acelai nume, iar al patrulea asigur
.
NCDB (tip MakeTableQuery, conduce la tabela DEBIT), NCCR (tip
MakeTableQuery, conduce la tabela CREDIT), RLDB (tip MakeTableQuery, conduce la
tabela BDB), RLCR (tip MakeTableQuery, conduce la tabela BCR), RL (tip AppendQuery,
adaug nregistrrile din BCR n BDB), B1 (tip SimpleQuery, se obine din BDB), BAL (tip
MakeTableQuery, ia informaii din BALANTA i interogarea B1 i obine tabela BVC)
asigur prelucrarea informaiilor din tabelele de date pn la obinerea tabelei BVC care va fi
BVC.
sursa de provenien a datelor pentru
Funciile interogrilor sunt urmtoarele:
NCDB : de tip Make Table-Query, creeaz tabela DEBIT pornind de la datele din
tabela NC.
NCCR : de tip Make Table-Query, creeaz tabela CREDIT pornind de la datele din
tabela NC.
RLDB: de tip Make Table-Query, creeaz tabela BDB pornind de la datele din tabela
DEBIT.
RLCR: de tip Make Table-Query, creeaz tabela BCR pornind de la datele din tabela
CREDIT.
RL: de tip Append Query, adaug nregistrrile din tabela BCR la cele ale tabelei
DBD.
B1: interogare de selecie ce folosete ca surs de provenien tabele BALNA i B1,
relaionate prin Cont.
BAL: de tip Make Table-Query, creeaz tabela BVC
BVC care conine balana contabil de verificare.


XVI.5. Schema general a aplicaiei

Formular
CONTURI
Formular
BALANA
NOTE
CONTABILE

CONTURI
BALANTA
NC

NCDB

NCCR

RLDB

RLCR

B1 Query


BVC

BDB
BCR

RL

DEBIT
CREDIT

B1

BAL

Report BVC

Balna de
Verificare
Contabil

Fig. 16.5.1 Schema general a aplicaiei de contabilitate

XVI.6. Implementarea codului program proiectarea obiectelor componente ale

bazei de date Microsoft Access
Realizarea codului program al aplicaiei s-a fcut utiliznd facilitile SGB-ului pentru
baze de date orientate obiect, Microsoft ACCESS,
Am creat mai nti structurile logice ale tabelelor permanente ale bazei de date
dup selectarea tipului de obiect
i am obinut structurile
folosind opiunea
dup cum se prezint n fig.16.6.1., fig.16.6.2 i fig. 16.6.3.


Fig. 16.6.1. Structura logic a tabelei Conturi

Fig. 16.6.2. Structura logic a tabelei Balana

Fig. 16.6.3. Structura logic a tabelei NC

Am procedat apoi la generarea formularelor de culegere date pentru cele trei tabele
permanente ale aplicaiei, structura acestora aflndu-se n fig. 16.6.4., fig. 16.6.5. i fig.
16.6.6.

Fig. 16.6.4. Formular de culegere i vizualizare

date din tabela Conturi

Fig. 16.6.5. Formular de culegere, vizualizare

i actualizare Balana

Fig. 16.6.6. Formular de culegere, actualizare

i vizualizare date din NC

Generarea interogrilor permite realizarea prelucrrii datelor conform schemei

generale de funcionare:
NCDB preia datele din tabela NC i creeaz
tabela DEBIT care conine informaii cu privire la sumele aferente conturilor debitoare. Codul
SQL ataat acestei interogri este redat mai jos:
SELECT DISTINCTROW NC.DB, Sum(NC.Suma) AS Rulaj INTO Debit
FROM NC
GROUP BY NC.DB
NCCR realizeaz aceeai operaie dar pentru

conturile creditoare, obinndu-se tabela CREDIT, iar codul SQL ataat este urmtorul:
SELECT DISTINCTROW NC.CR, Sum(NC.Suma) AS Rulaj INTO Credit
FROM NC
GROUP BY NC.CR;
n urma activrii celor dou interogri, NCDB i NCCR, se obin tabelele DEBIT i
CREDIT care au urmtoarea structur:

Fig. 16.6.7. Structura logic a tabelelor Debit i Credit

Din tabelele DEBIT i CREDIT, prin intermediul

RLDB RLCR
. Codurile SQL ataate celor
dou interogri sunt redate n continuare, iar structura tabelelor create de ctre acestea este
prezent n fig. 16.6.8..
SELECT Balanta.Cont, Debit.Rulaj AS Rulaj_curent_DB, 0 AS Rulaj_curent_CR INTO
BDB
FROM Balanta INNER JOIN Debit ON Balanta.Cont = Debit.DB;


SELECT Balanta.Cont, 0 AS Rulaj_curent_DB, Credit.Rulaj AS Rualaj_curent_CR INTO

BCR
FROM Balanta INNER JOIN Credit ON Balanta.Cont = Credit.CR;

Fig. 16.6.8. Structura logic a tabelelor BDB i BCR

RL realizeaz adugarea nregistrrilor din BCR la

nregistrrile lui BDB, obinndu-se astfel n tabela BDB toate informaiile referitoare la
rulajul lunar al conturilor pe debit i pe credit. Codul SQL ataat interogrii este prezentat n
continuare:
INSERT INTO BDB (Cont, Rulaj_curent_DB, Rulaj_curent_CR )
SELECT BCR.Cont, BCR.Rulaj_curent_DB, BCR.Rualaj_curent_CR
FROM BCR;
B1 are ac efect crearea unei interogri care va conine
informaiile din fig. 16.6.9. i are urmtorul cod SQL:
SELECT Balanta.Cont, Balanta.SiDB, Balanta.SiCR, BDB.Rulaj_curent_DB,
BDB.Rulaj_curent_CR, Balanta.Rulaj_cumulat_DB, Balanta.Rulaj_cumulat_CR
FROM Balanta INNER JOIN BDB ON Balanta.Cont = BDB.Cont;

Fig. 16.6.9. Coninutul interogrii B1

BAL preia informaii din interogarea B1 i din

tabelele CONTURI i BALANTA i creeaz tabela BVC ce conine informaiile prezente n fig.
16.6.10. Codul SQL al acestei interogri este urmtorul:
SELECT B1.Cont, Conturi.Explicaia, B1.SiDB, B1.SiCR, B1.Rulaj_curent_DB,
B1.Rulaj_curent_CR, [Rulaj_cumulat_DB]+[Rulaj_curent_DB] AS Rulaj_cumul_DB,
[Rulaj_cumulat_CR]+[Rulaj_curent_CR] AS Rulaj_cumul_CR,
[SiDB]+[Rulaj_cumul_DB] AS Total_sume_DB, [SiCR]+[Rulaj_cumul_CR] AS
Total_sume_CR, Iif([Total_sume_DB]>[Total_sume_CR],[total_sume_DB][Total_sume_CR],0) AS Sold_final_DB,
Iif([Total_sume_CR]>[Total_sume_DB],[total_sume_CR]-[Total_sume_DB],0) AS
Sold_final_CR INTO BVC
FROM B1 INNER JOIN Conturi ON B1.Cont = Conturi.Cont;

Fig. 16.6.10. Structura logic a tabelei BVC

Sursa de provenien a datelor ce sunt stocate n tabela BVC este prezentat i n codul
SQL al interogrii care conduce la obinerea acesteia, i anume:
din interogarea B1,
din tabela CONTURI,
din
interogarea B1. Celelalte cmpuri sunt obinute prin calcul dup cum urmeaz:
=

=

dac

Total_sume_DB>Total_sume_CR i 0 n caz contrar



dac

Total_sume_CR>Total_sume_DB i 0 n caz contrar

Relaionarea ntre interogarea B1 i tabela CONTURI se realizeaz prin intermediul
cmpului
.
Prelucrarea final a aplicaiei care conduce la obinerea raportului final,
, este realizat prin intermediul raportului
Structurarea logic a informaiilor din raportul generat ca obiect de tip raport este
prezentat n fig. 16.6.11., iar imaginea acestuia n fig. 16.6.12..

Fig. 16.6.11. Structura logic a raportului BVC

Fig. 16.6.12. Balana contabil de verificare

Pentru a oferi utilizatorului posibilitatea accesrii rapide, care s nu necesite nici un fel
de cunotine de ACCESS, am proiectat un formular de interfa i un macro pe care l-am

transferat ca shortcut n directorul de lucru.

Imaginea formularului de interfa este prezent n fig. 16.6.13..

Fig. 16.6.13. Formularul de interfa al aplicaiei CONTAGEN

Formularul din fig. 24 este compus din:

- o etichet care permite introducerea i afiarea titlului aplicaiei (Contabilitatea
general BALANA DE VERIFICARE CONTABIL).
- 6 butoane de comand care permit apelarea formularelor de culegere i actualizare
a datelor memorate n tabelele permanente ale aplicaiei (CONTURI, BALANA,
NC), apelarea interogrilor care actualizeaz tabela BALANA cu nregistrrile
din notele contabile, editarea balanei de verificare contabil i prsirea aplicaiei.
Codul program asociat obiectelor din formularul de interfa este redat n continuare:
Option Compare Database
Private Sub Command0_Click()
On Error GoTo Err_Comanda0_Click
Dim conturi As String
Dim CriteriuLegatura As String
conturi = CONTURI
DoCmd.OpenForm conturi, , , CriteriuLegatura
Exit_Comanda0_Click:
Exit Sub
Err_Comanda0_Click:
MsgBox Eroare actualizare CONTURI
Resume Exit_Comanda0_Click
End Sub
Private Sub Command1_Click()
On Error GoTo Err_Comanda1_Click
Dim balanta As String
Dim CriteriuLegatura As String
balanta = BALANTA
DoCmd.OpenForm balanta, , , CriteriuLegatura
Exit_Comanda1_Click:
Exit Sub
Err_Comanda1_Click:
MsgBox Eroare actualizare Balana
Resume Exit_Comanda1_Click

End Sub
Private Sub Command10_Click()
DoCmd.Close
End Sub
Private Sub Command12_Click()
Dim debit As String
Dim CriteriuLegatura As String
DoCmd.DeleteObject acTable, bdb
DoCmd.DeleteObject acTable, bcr
DoCmd.DeleteObject acTable, BVC
DoCmd.DeleteObject acTable, debit
DoCmd.DeleteObject acTable, credit
debit = NC DB
credit = NC CR
rldb = RLDB
rlcr = RLCR
rl = RL
b1q = B1
balanta = BAL
DoCmd.OpenQuery debit
DoCmd.OpenQuery credit
DoCmd.OpenQuery rldb
DoCmd.OpenQuery rlcr
DoCmd.OpenQuery rl
DoCmd.OpenQuery b1q
DoCmd.OpenQuery balanta
End Sub
Private Sub Command15_Click()
Dim raport As String
raport = BVC
DoCmd.OpenReport raport, acPreview
End Sub
Private Sub Command2_Click()
On Error GoTo Err_Comanda2_Click
Dim note As String
Dim CriteriuLegatura As String
note = NC
DoCmd.OpenForm note, , , CriteriuLegatura
Exit_Comanda2_Click:
Exit Sub
Err_Comanda2_Click:
MsgBox Eroare actualizare CONTURI
Resume Exit_Comanda2_Click
End Sub

XVI.7. Indicaii privind utilizarea sistemului informatic i testarea acestuia cu

date reale
Pentru a facilita instalarea i utilizarea aplicaiei n scopul testrii ei cu date reale
culese din procesul supus informatizrii, am creat un folder al aplicaiei (pe desktop) n care
am copiat baza de date (fiier cotagen.mdb) i shortcut-ul macro-ului de apelare a
formularului de interfa.
Utilizatorul va accesa prin dublu click de mouse pe shortcut formularul de interfa.
Apelnd la primul buton al ferestrei de interfa se poate apela formularul de culegere
i actualizare a tabelei CONTURI i, din planul de conturi, pot fi introduse toate informaiile
necesare privitoare la conturile contabile posibil de utilizat n elaborarea balanei de verificare
contabil.
Din ultima balan contabil se preiau informaiile necesare ncrcrii informaiilor din
tabela BALANTA. Se execut click de mouse pe butonul de comand ACTUALIZARE
BALANTA i se culeg datele existente n balan.
Dup ce s-a asigurat popularea tabelelor CONTURI i BALANA cu datele pseudo permanente se poate trece la prelucrri lunare. Din punctul de vedere al datelor aceasta
nsemn preluarea datelor corespunztoare din documentele primare (formulele contabile
nscrise prin operaia de contare) i memorare sub form de note contabile n tabelul NC.
Acesta din urm este un tabel temporar, care se creeaz i se actualizeaz n fiecare lun i
care poate fi arhivat.
Pentru elaborarea i editarea balanei de verificare lunar trebuie realizat actualizarea
tabelului BALANTA cu informaiile din tabela NC se acceseaz butonul de comand


.
Editarea balanei se face prin accesarea butonului de comand
Dup verificarea balanei se pot ntocmi i culege notele contabile de corecii, precum
i cele de nchidere ale conturilor de venituri i cheltuieli prin contul de profituri i pierderi.
Acestea vor fi introduse n tabela NC. Se reia actualizarea tabelei BALANTA cu NC i
editarea BVC, pn cnd balana obinut corespunde calitativ.
nainte de nceperea prelucrrilor pentru luna urmtoare, soldurile curente vor fi
adunate la soldurile cumulate. Pentru aceasta trebuie activat o interogare care s creeze un
nou tabel ce ulterior va primi numele BALANTA. (rmne ca exerciiu pentru cititor).


XVI.8. Posibiliti de exploatare i dezvoltare a sistemului informatic

Aplicaia proiectat se poate realiza prin parcurgerea pailor prezentai n paragraful
anterior pentru fiecare lun n parte. Pentru aceasta utilizatorul trebuie s poat utiliza un
sistem de calcul electronic care s aib instalat sistemul de operare Windows, indiferent de
variant i Microsoft Office.
Pentru utilizarea aplicaiei trebuie copiate n folder-ul destinat acesteia dou fiiere:
baza de date (fiierul ContGen.mbd care conine tabelele, formularele, interogrile,
rapoartele) i shortcut-ul ce permite apelarea automat formularului BVC, deschiznd
fereastra de interfa.
a aplicaiei se va realiza conform dorinelor utilizatorului i
innd cont de recomandrile privind utilizarea i care sunt prezente n paragraful anterior. Se
recomand, n plus, ca periodic s se realizeze o copie de siguran a ntregului coninut al
folder-ului aplicaiei pe suport tehnic(floppy disk sau CD) pentru a da posibilitatea refacerii
acestuia n cazul unor incidente neprevzute.


Pentru a optimiza aplicaia din punct de vedere al funcionalitii este necesar s se

adauge cel puin dou noi funciuni:
- o interogare care s asigure nchiderea activitii de eviden contabil a unei luni;
aceasta va asigura nsumarea rulajelor curente (lunare) la rulajul cumulat de la
nceputul anului la zi. Aceast interogare va trebui s creeze o nou tabel cu
structura tabelei BALANTA pe care o va nlocui naintea prelucrrilor pentru luna
urmtoare
- o interogare care s asigure lucrrile de ncheiere de an calendaristic; aceasta va crea
un nou tabel cu structura tabelului BALANTA i care va conine, ca sold iniial la
nceputul anului curent, valorile soldului final al anului precedent. Aceast
interogare se utilizeaz o singur dat pe an.