ROMNIA

JUDETUL TIMI
COMUNA BEBA VECHE
CONSILIUL LOCAL

HOTARRE

privind aprobarea Nomenclatorului arhivistic

Consiliul Local al comunei Beba Veche, judeul Timi;
Analiznd la initiativa Primarului, Expunerea de motive i Raportul de specialitate al
secretarului comunei, nregistrat cu nr. 1119/2011, prin care s-a propus aprobarea Nomenclatorului
arhivistic,
Conform cu prevederile art. 8 alin. 2 din Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naionale, cu
modificrile i completrile ulterioare,
Avnd n vedere avizul comisiei de specialitate a Consiliului Local, preedinte Toth Ede,
n temeiul art.10 i 36 alin. (2) lit c din Legea nr. 215 / 2001 (republicat) privind
administraia public local, cu modificrile i completrile ulterioare
HOTRTE:

Articolul 1- Se aprob Nomenclatorul arhivistic, conform Anexei care face parte integrant din
prezenta hotrre.
Articolul 2- Prezenta hotrre se comunic:
Instituiei Prefectului -judeul Timi;
Cetenilor comunei Beba-Veche prin afiare.
PREEDINTE DE EDIN
dl. consilier Toth Ede
VIZAT PENTRU LEGALITATE
SECRETAR,
jr. Sorin Giuroescu
Beba Veche la data de23 mai 2011
Nr. 20
Adoptat cu un numr de 11 voturi Pentru, 0 voturi Contra, 0 abineri

PRIMRIA COMUNEI BEBA VECHE

Aprob Primar

Se confirm
DIRECTORUL
DIRECIEI JUDEENE TIMI A
ARHIVELOR NAIONALE
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin HCL nr. 20/2011

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

Consiliul
local
Primar

Secretariat

Termen
pstrare
1. Documente privind constituirea Consiliului local
P
2. Regulamentul de funcionare al Consiliului local. Statutul comunei
P
3. Dosarele speciale de edine ordinare i extraordinare ale Consiliului local cu ntreaga documentaie P
4. Registru de evidena hotrrilor adoptate de Consiliul local
P
5. Hotrri adoptate de Consiliul Local
P
6. Procese verbale ncheiate cu ocazia activitii de ndrumare i control privind aducerea la ndeplinire a 10 ani
prevederilor legale, inclusiv din partea Prefecturii i a Consiliului Judeean, rapoarte i informri ale
Consiliului local i Primarului
7. Documentaie privind activitatea consilierilor locali, inclusiv a Comisiilor de specialitate
10 ani
8. Registru de evidena dispoziiilor emise de primarul comunei
P
9. Dispoziii emise de primarul comunei
P
10.Rapoarte privind starea economic i social a comunei
P
11.Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente
P
1. Documentaie privind organizarea, desfurarea i rezultatele alegerilor locale, prezideniale, de
10 ani
deputai i senatori.
2. Liste electorale permanente
5 ani
3. Registru de evidena angajailor primriei
70 ani

Obs.

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

4. Dosare de personal (angajai)
5. Documentaia concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante i dosarele candidailor
6. Documente privind activitatea de personal: state de funcii, dispoziii, adrese ANFP, numire i
eliberare din funcie a personalului din paratul propriu i instituiile sub autoritatea Consiliului local
7. Dosare cauze civile n care comuna Beba Veche este parte
8. Dosare cauze penale n care comuna Beba Veche este parte
9. Dosare litigii munc n care comuna Beba Veche este parte
10. Documentaii pentru restituirea de imobile naionalizate (Legea 10/2000)
11. Acte notariale: cereri nsoite de anexele acestora
12. Registru de evidenta al activitii notariale
13. Registrul de intrare-ieire a cererilor depuse pentru reconstituirea i constituirea dreptului de
proprietate asupra terenului arabil n baza Legilor fondului funciar
14. Cereri mpreun cu documentaia aferent pentru aplicarea Legilor fondului funciar
15. Anexe ntocmite n baza Legilor fondului funciar
16. Registru pentru evidena titlurilor de proprietate emise n baza Legilor fondului funciar
17.
18.
19.
20.
21.
22.

Situaii i coresponden privind aplicarea Legilor fondului funciar

Procese verbale de punere n posesie, parcelri (copii), hri
Hotrri i referate ale comisiei judeene de fond funciar
Cereri i Ordine ale prefectului cu referire la terenul intravilan aferent imobilelor proprietate
Documentaii privind limita intravilanelor i hotarelor administrative
Contracte de arendare

Termen
pstrare
70 ani
5 ani
5 ani

Obs.

CS

10 ani
10 ani
10 ani
P
15 ani
P
P
P
P
P
P
P
P
P
10 ani

Dup
expirare

23. Registru de eviden a contractelor de arendare

24. Registru de intrare-ieire registratura general
25. Registru de intrare-ieire documente secrete
26. Registru de eviden solicitri informaii publice

P
5 ani
15 ani
5 ani

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

Stare
civil

27. Registru unic de control

28. Condica de prezen
29. Cereri eliberare adeverine, petiii, sesizri
30. Coresponden cu alte instituii, ageni economici, persoane fizice
31. Nomenclatorul arhivistic
32. Lucrrile de selecionare a arhivei
33. Documentaie referitoare la confecionarea, evidena i selecionarea tampilelor i sigiliilor aflate n
folosin, precum i a celor scoase din uz inclusiv registru de eviden
34. Alte acte privind arhiva
35. Registrul de eviden curent a arhivei
36. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente
1. Registre de stare civil pentru acte de natere
2. Registre de stare civil pentru acte de cstorie
3. Registre de stare civil pentru acte de deces
4. Acte care au stat la baza nregistrrii naterii
5. Acte care au stat la baza nregistrrii cstoriei
6. Acte care au stat la baza nregistrrii decesului
7. Cereri i adrese privind eliberarea certificatelor de natere
8. Cereri i adrese privind eliberarea certificatelor de cstorie
9. Cereri i adrese privind eliberarea certificatelor de deces
10. Cereri i adrese privind eliberarea certificatelor nregistrate la alte UAT
11. Coresponden privind eliberarea extraselor pentru uzul oficial de pe actele de stare civil
12. Dovezi eliberate persoanelor fizice privind nregistrarea naterii, cstoriei sau
13. Documentaie privind rectificarea, completarea sau anularea actelor de stare civil
14. Decizii, cereri i alte acte referitoare la transcrierea, reconstituirea ulterioar a actelor de stare civil
15. Adrese, comunicri i meniuni de stare civil

Termen
pstrare
P
10 ani
5 ani
10 ani
P
P
P
10 ani
P
P
P
P
P
100 ani
100 ani
100 ani
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
100 ani
10 ani
5 ani

Obs.

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

Biroul
agricol

16. Registru privind gestionarea certificatelor de stare civil

17. Borderouri cu predarea buletinelor statistice, a buletinelor de identitate a celor decedai, a livretelor
militare, ce se depun la Evidena Populaiei, centre militare i Direcia de Statistic
18. Documente cu privire la evidena, atribuirea, nscrierea i gestionarea CNP
19. Acte care au stat la baza unor nregistrri pe actele de stare civil a unor modificri n statutul civil al
persoanei
20. Registrul proceselor verbale de ndrumare i control
21. Registrul de intrare-ieire stare civil
22. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente
1. Registrul agricol
2. Centralizatorul registrului agricol
3. Cereri certificate de productor agricol
4. Contracte de punat
5. Documentaii subvenii agricole
6. Situaii privind punea comunal
7. Situaii privind calamitile agricole
8. Devize i lucrri pentru acordarea subveniilor n agricultur
9. Dri de seam statistice privind registrul agricol
10. Adeverine cu date din registrul agricol
11. Coresponden cu alte instituii
12. Recensmntul populaiei
13. Recensmntul animalelor
14. Recensmntul general agricol.
15. Programe, prognoze, studii privind agricultura, inclusiv agricultura ecologic
16. Strategia lucrrilor de ameliorare a terenurilor
17. Evidena terenurilor intravilane i extravilane proprietatea Statului sau a comunei

Termen
pstrare
5 ani
5 ani
P
100 ani
10 ani
5 ani
P
P
P
10 ani
10 ani
10 ani
10 ani
10 ani
5 ani
P
5 ani
5 ani
P
P
P
10 ani
P
P

Obs.

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

Contabilitate

18. Evidena patrimoniului agricol al comunei individual pe posesori

19. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente
1. Bugetul anual cu rectificrile aferente. Indicatori financiari. Proiecte de buget
2. Dri de seam anuale (Bilan)
3. Dri de seam trimestriale
4. Registrul venituri
5. Registrul cheltuieli
6. Registru de materiale
7. Registrul inventar al mijloacelor fixe
8. Registru de cas
9. Dispoziii bugetare
10. Acte justificative contabile - VENITURI
11. Acte justificative contabile CHELTUIELI
12. Note contabile i acte justificative - CASA
13. Raport de control privind verificarea bilanului i contului de execuie anual efectuat de Curtea de
Conturi
14. Documentaie privind licitaii pentru vnzare-cumprare imobile
15. Documentaie privind licitaii pentru vnzare-cumprare bunuri mobile
16. Documentaii privind organizarea licitaiilor pentru concesionri de terenuri n vederea construirii de
locuine
17. Contracte de nchiriere, arendare sau concesiune

Termen
pstrare
P
P
P
P
10 ani
10 ani
10 ani
10 ani
P
10 ani
10 ani
10 ani
10 ani
10 ani
10 ani

Obs.

P
10 ani
P
10 ani

Dup
expirare

18. Contracte de nchiriere spaii locative sau cu alt destinaie

10 ani

Dup
expirare

19. Coresponden contabil

20. Borderouri de debite i ncasri

5 ani
5 ani

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

21. Lucrrile comisiei de inventariere anual a patrimoniului, liste de inventar
22. Documentaie casare mijloace fixe i obiecte de inventar
23. Extrase de cont, conturi zilnice de execuia bugetului
24. Documente privind achiziiile publice
25. Documente privind reparaiile curente/capitale/lucrri noi
26. Borderouri zilnice de ncasri. Centralizatoare lunare ale dispoziiilor de plat
27. Liste de inventariere a documentelor (formularelor) cu regim special
28. Contracte de prestri servicii i situaii de lucrri generate de acestea
29. Fie de magazie
30. Bonuri de consum, transfer, note de recepie, comenzi, avize de expediie, dispoziii de livrare
31. Pontaje, foi colective de prezena, certificate medicale, copii state de plat
32. Oferte de produse, servicii, cursuri, invitaii
33. Liste i situaii privind obiectivele de investiii
34. State de plata
35. Contracte de sponsorizare a Primriei i a unitilor aparintoare
36. Programri i cereri pentru concedii
37. Adeverine de vechime n munc eliberate salariailor primriei i salariailor fostului CAP
38. Registru rol
39. Registru extras rol
40. Coresponden privind taxe i impozite
41. Cereri i adeverine eliberate privind vechimea n munc sau calitatea de angajat
42. Procese verbale de contravenie i acte cheltuieli de judecat
43. Adeverine eliberate la cererea cetenilor cu valoarea de impozitare a cldirilor
44. Registrul proceselor de operaiuni prevzute s fie prezentate la viza de control financiar preventiv
propriu
45. Facturiere, chitaniere, dispoziii de plat i ncasare, cecuri, note de recepie (cotoare)

Termen
pstrare
P
10 ani
10 ani
P
10 ani
10ani
10 ani
5 ani
10 ani
5 ani
5 ani
5 ani
P
70 ani
5 ani
5 ani
5 ani
P
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
10 ani
10 ani

Obs.

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

Asisten
social

46. Matricola agricol pentru stabilirea impozitului pe venitul agricol

47. Fie lunare de activitate ale agenilor fiscali
48. Declaraii lunare privind obligaiile de plat la bugetul de stat
49. Fie fiscale, declaraii pentru deduceri personale
50. Foi de parcurs auto i fiele de activitate zilnic
51. Liste de rmi, scutiri, scderi, nlesniri la plat i supra-solviri
52. ntiinri de plat, popriri
53. Dosare declaraii bunuri imobile (case, terenuri, mijloace transport)
54. Dosare executare silit
55. Cereri certificate atestare fiscal
56. Documentaii privind proprietatea public bunuri imobile
57. Dosar cu procese verbale de contravenie, amenzi
58. Documentaii i cereri pentru obinerea autorizaiei de funcionare a societilor comerciale
59. Situaii lunare, trimestriale, anuale, alte acte privind veniturile bugetare i extrabugetare
60. Situaii privind colaborarea cu Agenia Judeean de Ocupare a Forei de Munc Timi
61. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente
1. Dosare de ajutor social pentru persoanele VMG
2. Dosare pentru acordarea ajutorului de urgen
3. Dosare privind acordarea Indemnizaiilor de natere
4. Dosare privind acordarea ajutorului de nclzire
5. Cereri pentru acordarea alocaiei de susinere a familiei
6. Cereri sprijin financiar pentru constituirea familiei
7. Cereri acordare trusou nou-nscui
8. Registru de evidena indemnizaiilor de natere
9. Registru de evidena alocaiilor de stat pentru copii
10. Registru de evidena cereri sprijin financiar pentru constituirea familiei

Termen
pstrare
P
5 ani
10 ani
10 ani
ani
5 ani
5 ani
P
P
5 ani
P
10 ani
10 ani
10 ani
5 ani
P
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
5 ani
15 ani
10 ani
10 ani

Obs.

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

Urbanism

11. Registru de evidena trusou nou nscui

12. Registrul de evidena livretelor de familie eliberate
13. Borderouri de predare a dosarelor de alocaii
14. Registru pentru evidena cererilor pentru acordarea alocaiei de susinere a familiei
15. Dovezi de ntreinere a familiilor din Romnia de ctre persoane din U.E. Cereri luare n eviden a
persoanelor care lucreaz n UE
16. Dosare privind protecia persoanelor vrstnice
17. Comunicri privind statistica, modificarea, suspendarea sau ncetarea ajutorului social
18. Anchete sociale
19. Rapoarte statistice lunare privind asistena social
20. Coresponden cu instituii de specialitate
21. Rapoarte de activitate lunar ale ngrijitorilor persoanelor handicapate
22. Acte privind instituirea tutele i curatelei, contracte de ntreinere
23. Registru de eviden minori sau alte persoane aflate n situaii de risc
24. Procese verbale de ndrumare i control
25. Documentaii privind combaterea marginalizrii sociale
26. Inventarele dosarelor predate ia arhiv i procesele verbale aferente
1. Documentaie tehnic i juridic privind autorizarea executrii construciilor i infrastructurilor
edilitare (proiecte, devize generale, avize, studii, extrase CF)
2. Planul cadastral al localitii
3. Cereri i sugestii din domeniul construciilor i amenajrii teritoriului
4. Studii, proiecte i propuneri privind Planul de Amenajare Teritorial i Planul Urbanistic General
5. Procese-verbale, referate i. acte privind documentaiile tehnice pentru obiectivele de investiii
6. Planuri urbanistice zonale i de detaliu
7. Documentaii de dezmembrare
8. Avize de principiu pentru planuri urbanistice zonale i de detaliu

Termen
pstrare
10 ani
P
10 ani
5 ani
5 ani
10 ani
5 ani
10 ani
P
5 ani
5 ani
P
20 ani
5 ani
5 ani
P
P
P
5 ani
P
P
P
P
P

Obs.

Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului

Protecia
civil

Promovare
local

Termen
pstrare
9. Cereri, documentaii i adeverine (intabularea construciilor, apartenen la intravilan - extravilan sau 5 ani
teritoriu administrativ pentru numr potal)
10. Autorizaii de construire i certificate de urbanism emise n intravilan i extravilan pe teritoriul
P
administrativ al comunei de ctre Consiliul Judeean
11. Cercetare statistic privind autorizaiile eliberate, construciile i infrastructurile realizate
P
12. Hri cu caracter general ale localitii
P
13. Evidena monumentelor istorice i a lucrrilor de conservare
P
14. Evidena reelelor de utiliti publice (apa potabil, drumuri, salubrizare)
P
15. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente
P
1. Instruciuni, planuri, procese verbale, etc. legate de exercitarea atribuiilor stabilite prin acte
P
normative ce reglementeaz activitatea de protecie civil
2. Documentaie privind probleme PSI, paza public, ordinea i linitea public
5 ani
3. Planuri de aprare mpotriva dezastrelor
10 ani
4. Alte documente privind protecia civil
10 ani
5. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente
P
1. Dosarele proiectelor de investiii din fonduri nerambursabile
P
2. Documentaii privind obinerea de fonduri pentru dezvoltarea economic i social a comunei
P
3. Actele Asociaiei de dezvoltare intercomunitar Beba Veche - Dudetii Vechi
10 ani
4. Documentaiile licitaiilor organizate
P
5. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente
P

Obs.