INSTRUMENTE SOFTWARE

PENTRU PROIECTE DE
MARKETING
CURS 3
Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU

1. Definirea i salvarea unui nou proiect

utiliznd Microsoft Project 2013

Soluia Microsoft Project (MS Project)

Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor

cu analiza de business, att de necesar unei companii pentru a fi
competitiv pe pia.

Aceast soluie furnizeaz funcionaliti extinse pentru managerii de

proiect care doresc s mbunteasc programarea activitilor i a
capacitilor de planificare a resurselor.

Microsoft Project 2013 instrument puternic menit s ajute

organizaiile n prioritizarea invesiilor i optimizarea resursele

alocate, s permit ctigarea controlului asupra activitilor
desfurate i s vizualizeze performana obinut prin utilizarea
unor puternice i sugestive tablouri de bord.

Crearea unui proiect MS Project 2013

Se poate realiza printr-una din urmtoarele

variante:

Meniul File New Blank Project

Un

nou proiect se poate crea i pe baza unui fiier

existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.

Meniul File New New from Excel workbook

File New New from SharePoint Tasks List
Un proiect se poate deschide i pe baza unor abloane
sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules,
etc.

Crearea unui nou proiect utiliznd MS Project 2013

Fereastra Microsoft Project 2013

Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor

cinci meniuri ale Ribbon-ului:

Task
Resource
Report
Project
View
Format

Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al

Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin:

descrierea activitilor/task-urilor i a resurselor alocate acestora

n partea din stng a ferestrei (Table area)
vizualizarea ealonrii n timp a acestora n partea dreapt a
ecranului (Timescale Gantt Chart).

Fereastra Microsoft Project 2013

Salvarea unui proiect MS Project

Se realizeaz tot prin intermediul meniului

File Save As

Formatul standard al fiierului de tip proiect cu

extensia implicit .mpp (Microsoft Project Plan) se
salveaz n folderul dedicat.
Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv
ca template, fiier PDF sau XML, sub formele
anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau
Microsoft Project 2007.

2. Modaliti de lucru n cadrul unui

proiect de tip Microsoft Project 2013

Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS

Seciunea General furnizeaz informaii generale

despre tipul operaiei sau al diagramei implicite care va
fi afiat n momentul deschiderii aplicaiei i a generrii
unui nou proiect (diagrama Gantt).
Se poate seta modul de afiare al datei calendaristice.
Seciunea Display furnizeaz informaii despre:
tipul
calendarului folosit (implicit se folosete
calendarul Gregorian),
se seteaz unitatea monetar i simbolul folosite
pentru buget i numrul de zecimale.
se stabilete care vor fi coloanele implicite care vor
aprea n seciunea tabelelor de lucru a diagramei
Gantt (Table Area) i care dintre ele vor fi editabile.

Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS

Seciunea Schedule seteaz

prima zi a sptmnii de lucru,

luna de ncepere a anului fiscal,
calendarul standard de la 8 AM la 5 PM cu 1h pauza,
numrul de ore lucrtoare pe zi, pe sptmn, numr de zile
lunare, etc.
De asemenea, se stabilete cum sunt vor fi introduse noile taskuri, cum se introduce munca desfurat (de exemplu, n ore
lucrtoare) i cum se calculeaz durata muncii (de exemplu, n
zile lucrtoare)

Seciunea Advanced permite setarea unui cost

standard/or la nivelul ntregului proiect, precum i al
unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supraalocrii unor resurse umane.

Meniul Task

Permite planificarea i gestionarea task-urilor organizate

i conectate ntre ele prin legturi din punct de vedere al
ordinii i importanei.
Grupul de opiuni Insert permite crearea de:

activiti simple sau recurente n cadrul unui proiect (Task)

activiti grupate pe faze principale prin defalcarea n mai multe

subactiviti sau subtask-uri (Summary)

repere de referin (Milestone)

Inserarea unei sarcini principale si a

unei sub-sarcini
Inserarea unui sarcini simple:
Meniul Task grupul de optiuni Insert Task

Inserarea unui activitati principale cu o sub-sarcina:

Meniul Task grupul de optiuni Insert Summary

Sarcin recurent Recurring Task

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).

MS Project ataeaz o durat de 1 zi fiecrui task nou
introdus. Semnul de ntrebare indic faptul c este o durata
estimat

Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).

Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu
se vor muta n timp dect cu excepia cazului explicit cnd
se precizeaz acest lucru

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezint un

task principal, de baz, constituind sumarul subtaskurilor care l compun.
Meniul Task grupul de opiuni Insert Summary
Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se
realizeaz din meniul Format Summary Tasks
Pentru a crea un Summary Task este suficient s ne
plasm pe task-ul imediat urmtor i s-I stabilim de
ierarhie inferioar prin optiunea Task Schedule
Indent Task

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Milestone-urile sunt evenimente cheie care trebuie

sa fie atinse pe parcursul proiectului, de exemplu,
finalizarea unei faze a proiectului.
Task-urile nou create au o durata default de 1 zi.
Pentru a crea un task milestone, durata acestuia
trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici
un fel de munca.
Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printrun romb:

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifai

optiunea Mark Task As Milestone din tab-ul Advanced al
casetei de dialog Task information, doar daca se doreste
sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.

Tipuri de dependene

Ordinea cronologic n care se desfoar task-uri

se numete secven.
Legtura ntre un task precedent i unul successor
poat numele de dependen (predecessors). Astfel
se controleaz data de final a unui task cu data de
nceput a urmtorului task de care este dependent.

Tipuri de dependene

Cea mai utilizat dependen este cea de tip Finish to Start

(FS)
Task2 nu poate ncepe dect dupa terminarea activitatii Task1.
Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore,
etc.

Tipuri de dependene
Microsoft Proiect creeaz o legtur in mod implicit o
dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea
comenzii Link Tasks din Meniul Task > Schedule.
Anularea dependentei se face prin acionarea comenzii
Unlink Tasks

Tipuri de dependene

Dependen Star to Start (SS)

Task2 poate s inceapa in paralel cu Task1 sau
decalat cu un numr de zile.

Tipuri de dependene
Dependen Finish to Finish (FF)
Task2 nu se poate termina dect o data cu Task1. Se
finalizeaza simultan.
Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2
se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ
(lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.

Tipuri de dependene

Dependenta Start to Finish (SF)

n cazul n care data de ncepere a Task1 determin data de finalizare

a Task2.
Acesta este modul n care creai programarea just-in-time. De
exemplu, dac o sarcin este nevoie sa se termine inainte de un
milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu conteaz exact
cnd, putei crea o dependen SF ntre activitatea pe care dorii sa o
programati la timp (predecesorul) i sarcina conexa (succesorul).
n lumea real de tipul de dependen SF apare mai putin frecvent fata
de celelalte tipuri de dependene.

Stabilirea restriciilor

Restricii flexibile - opiunea implicit a programului

As Late As Possible: Programeaz activitatea ct de trziu este

posibil, fr a decala activitile ulterioare. Nu utilizeaz date de
restricie.
As Soon As Possible: Programeaz activitatea pentru a ncepe
ct de curnd este posibil. Nu utilizeaz date de restricie.

Restricii semi-flexible un task trebuie sa nu inceapa sau

sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definit
de utilizator

Finish No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a se

termina la data restriciei sau dup aceasta.
Finish No Later Than: Programeaz activitatea pentru a se
termina la data restriciei sau nainte de aceasta.
Start No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe
la data restriciei sau dup aceasta.
Start No Later Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe la
data restriciei sau nainte de aceasta.

Stabilirea restriciilor

Restricii inflexibile - un task trebuie inceapa

sau sa se termine la o anumita data precizata
de utilizator
Finish On: Programeaz activitatea pentru a
se termina la data restriciei. Odat selectat, nu
va mai fi posibil mutarea activitii pe scala de
timp.
Must Start On: Programeaz activitatea pentru a
ncepe la data restriciei. Odat selectat, nu va
mai fi posibil mutarea activitii pe scala de timp
Must

Stabilirea restriciilor
Utilizati
optiunea
Deadline impreuna
cu As soon as possible
in locul optiunii Must
Finish On

Meniul Task

Grupul de opiuni View permite alegerea modului de vizualizare al taskurilor, avnd selectat implicit modul de vizualizare Gantt Chart.
Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaii de copiere,
formatare i lipire a task-urilor i permite vizualizarea detaliilor despre
acestea.

n grupul de opiuni Properties casetele Task Information i Display

Task Details afieaz informaii detaliate despre starea task-ului,
modul de programare manual sau automat, durata de desfurare,
resursele alocate, etc.

Stabilirea sarcinilor/task-urilor

Lista de task-uri se poate introduce direct ntr-un

Tabel Entry View cum ar fi n modul de vizualizare
Gantt Chart sau dac avei deja o list cu task-urile
dintr-o alt aplicaie ea fie se pot importa, fie se
pot copia cu Copy i Paste n aplicaia MS Project.

Lista de activiti propus pentru planificare editat n MS Excel

Meniul Resource

Permite planificarea i gestionarea resurselor.

Cele mai populare vizualizrile orientate pe resurse sunt

Team Planner i Resource Sheet.

O dat cu selectare modului de vizualizare Resource Sheet

din grupul de opiuni View Team Planner se activeaz bara
de instrumente Resource Sheet Tools ce permite
adugarea de resurse Add Resources (umane, materiale i
financiare) care vor fi, ulterior, asignate task-urilor proiectului.

Meniul Resource - Adugarea de resurse

Prin comanda Resource Pool are loc stabilirea i actualizarea

rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei,
departamentele, etc).

Tipuri de resurse

WORK Resources - oameni i echipamente care

realizeaz munca pentru proiect

Personal
Imobilizri
Echipament

MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate

pe masur ce progreseaza proiectul
COST Resources - resurse financiare asociate cu o
sarcin de care avei nevoie pentru derularea planului.
Exemplele: bilete de avion, divertisment, angajarea unui
tert, etc.
Pre fix per sarcin de lucru

Gestiunea resurselor n Microsoft

Project Etape
1.

2.

3.

4.

5.

6.

Stabilirea informaiilor de baz privind resursele de

munc implicate n proiect.
Ajustarea capacitii maxime de munc a fiecrei
resurse.
Precizarea onorariilor de plat pentru timpul standard de
munc i pentru timpul suplimentar.
Precizarea calendarului de munc pentru anumite
resurse umane.
Stabilirea costurilor resurselor pentru urmrirea
financiar a evoluiei proiectului.
nregistrare informaiilor adiionale despre o resurs.

Disponibilitatea unei resurse de munc

Se msoar n Uniti de resurs (Max Units) preciznd

ct la sut din timp este disponibil resursa.
Exemple:
O

persoan care lucreaz part-time doar 4 ore pe zi va

avea valoarea cmpului Max Units 50%.

persoan care lucreaz full-time (8 ore pe zi) va pstra

valoarea de 100% uniti de resurs.

echip de lucru format din 2 persoane ce vor lucra fulltime va avea o valoarea de 200% disponibilitate.

Calendarul de lucru al unei resurse de munc

Presupune un orar de munc diferit de cel definit

prin calendarul proiectului.
Ofer posibilitatea de a defini:
zile

nelucrtoare pentru o resurs de munc sau

perioade de indisponibilitate.
un program limitat de munc (preciznd un interval
orar) ce va fi luat n considerare la alocarea resursei n
cadrul sarcinilor de lucru.

Disponibilitatea unei resurse de munc se aplic

ntotdeauna la timpul de lucru definit prin
calendarul resursei.