Model de implementare i evaluare a sistemului de control intern/managerial n

cadrul unei entiti

Abstract:
Conform noilor reglementari n domeniu (Legea 234/2010 i OMFP 1649/2011),
fiecare entitate public este responsabila cu implementarea i evaluarea/autoevaluarea unui sistem de control intern/managerial.
Elementele pricipale care stau la baza acestui proces sunt standardele de control
intern, adoptate prin OMFP 946/2005.
Avnd n vedere faptul c nu exist un model general acceptat sau promovat n
ceea ce priveste modul de implementare i evaluare a acestui sistem, aceast
lucrare i propune elaborarea unui ghid/ndrumar, care sa includ elementele de
baz ale celor dou procese menionate, i care ulterior pot fi
dezvoltate/mbuntite/adaptate n funcie de realitile existente la nivelul
fiecrei entiti.
Aceast abordare are n vedere urmtoarele aspecte:
Posibilitatea aplicrii mecanismelor i conceptelor utilizate n implementarea i
evaluarea sistemului de management al calitii. Acesta are la baz standarde
care stabilesc cerinele minime obligatorii pentru implementare. Totodat,
sistemul de evaluare i certificare presupune analizarea/evaluarea intern a
modului de implementare a acestor standarde, dar i evaluarea extern, de ctre
auditori de calitate desemnai. Astfel, procesul poate fi considerat similar cu cel
necesar implementrii i evalurii sistemului de control intern/managerial.
Elementele care pot crea dificulti n aplicarea acestuia constau n:
o Existena unui cadru legal/procedural limitat n definirea mecanismelor de
implementare i evaluare a acestui sistem, lsnd n responsabilitatea
entitilor/managerilor modalitatea practic de elaborare i aplicare a
acestora,
o definirea general a standardelor de control intern i a cerinelor acestora,
o existena unor suprapuneri n cerinele aferente unora dintre standarde 1.
Modul de definire a standardelor i a cerinelor generale de implementare a
acestora, implic stabilirea unui plan de implementare, incluznd activiti
principale i secundare, responsabili principali i secundari. Este evident faptul
ca acestea depind de structura organizatoric a entitii respective.
Evaluarea stadiului implementrii standardelor de control intern presupune n
primul rnd o evaluare a modului de implementare a fiecarui standard n parte (a
aciunilor minimale stabilite) i ulterior o evaluare general, la nivelul entitii.
Astfel, avnd n vedere cele menionate anterior, materialul va prezenta, n prima
parte, un model general de implementare a sistemului de control
intern/managerial la nivelul unei entiti i, ulterior, un model de autoevaluare/evaluare a acestuia.
1. Model de implementare a sistemului de control intern/managerial:

La nivelul Comisiei Europene, urmare a necesitii flexibilizrii acestui proces, standardele de control
intern au fost reevaluate, rezultnd o diminuare a numrului acestora la 16 standarde.

Sistemul de control intern/managerial reprezint ansamblul politicilor i procedurilor

concepute i implementate de ctre managementul i personalul entitii publice, n
vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice
intr-un mod economic, eficient si eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i
regulilor managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea
fraudelor si greelilor; calitatea documentelor de contabilitate si producerea n timp util
de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management.

Mediul de control

Componenta
Control
intern

Standard
1. Etic, integritate
Entitatea
public
asigur
condiiile
necesare cunoaterii,
de ctre angajai, a
reglementrilor care
guverneaz
comportamentul
acestora, prevenirea
i raportarea fraudelor
i neregulilor.

Aciuni minim necesare

2. Atribuii, funcii,
sarcini
Entitatea
public
transmite angajailor
i
actualizeaz
permanent:
documentul privind
misiunea
entitii
publice;

Rezultate

Elaborarea unui Cod de Etic al

angajailor
Promovarea/difuzarea acestuia
la nivelul entitii
Luarea la cunotin de ctre toi
angajaii (la angajare sau cu
ocazia fiecrei modificri)
Constituirea sau definirea n
cadrul Codului a unei Comisii
speciale
pentru
analizarea
cazurilor
de
nereguli/fraud
identificate
(Comisie
de
disciplin
existent,
cu
extinderea
prerogativelor
acesteia)
Elaborarea
unei
proceduri
privind
semnalarea
i
tratamentul neregulilor
Elaborarea
unui
Plan
de
dezvoltare
institutional,
cu
includerea misiunii, viziunii i
obiectivelor generale ale enitii
Elaborarea
i
actualizarea
periodic a ROF;
Publicarea pe site-ul instituiei a
ROF-ului pentru a se asigura
comunicarea
acestuia
ctre

Observaii

Cod de Etic
Comisie de Disciplin
funcional
Procedur
aferent
semnalrii i tratrii
cazurilor
de
nereguli/abateri/ fraud

Plan de dezvoltare
instituional
ROF
elaborat/actualizat/
avizat
ROF
publicat
i
diseminat
Fie
de
post
elaborate/actualizate/

Planul
de
dezvoltare
institutional ar trebui s
aib
n
vedere
dezvoltarea
activitii
instituiei pe ansamblul
acesteia.
Din
acest
document poate decurge
ulterior i ROF-ul general.


regulamentele
interne;

fia
postului
(funciei).
3 Competen,
performan
Managerul
asigur
ocuparea
posturilor
de ctre persoane
competente, crora le
ncredineaz sarcini
potrivit competenelor
i asigur condiii
pentru
dezvoltarea
capacitii
profesionale
a
salariatului.

4 Funcii sensibile
Entitatea
public
identific
funciile
considerate ca fiind
sensibile i stabilete
o politic adecvat de
rotaie a salariailor

angajai;
Elaborarea
i
actualizarea
periodic a fielor de post
Elaborarea unei proceduri de
sistem privind modalitatea de
organizare
i
derulare
a
concursurilor
de
angajare/promovare la nivelul
instituiei
Detalierea elementelor specifice
privind cerinele posturilor la
nivelul fiecrei structuri din
entitate
Elaborarea periodic a unei
analize
privind
gradul
de
ncarcare a personalului cu
sarcini
Elaborarea
i
actualizarea
permanent a Planului de
formare profesional
Elaborarea unei proceduri de
sistem
privind
metodologia
identificrii i stabilirii nevoilor de
formare ale personalului
Identificarea funciilor sensibile la
nivelul entitii
Stabilirea listei cu salariaii care
ocup funciile sensibile
Stabilirea unui Plan de rotaie a
personalului de pe aceste funcii
(avnd n vedere avantajele i

semnate i avizate

Procedura de sistem
privind organizarea i
derularea concursurilor
de angajare/promovare
la nivelul instituiei
Analiza anual privind
gradul de ncrcare a
personalului cu sarcini
Plan
de
formare
profesional actualizat
anual
Procedura de sistem
privind
metodologia
identificrii i stabilirii
nevoilor de formare ale
personalului

Lista funcii sensibile

Lista
salariai
care
ocup funcii sensibile,
actualizat permanent
de
ctre
Resurse
Umane
Plan de rotaie a

Analiza necesar a fi
derulat
n
stabilirea
funciilor
sensibile
ar
trebui realizat plecnd
de la obiectivele instituiei
i
identificarea
activitilor, respectiv a

care ocup astfel de

funcii.

5 Delegarea
Managerul stabilete,
n
scris,
limitele
competenelor
i
responsabilitilor pe
care le deleag.

dezavantajele acestei rotaii,

existena
resurselor
umane
suficiente ca numr i pregtire,
etc.). Acest Plan ar trebui revizuit
anual.

Identificare la nivelul structurii a

competenelor
i
responsabilitilor ce pot fi
delegate/nu pot fi delegate
Stabilirea prin intermediul fielor
de
post
a
limitelor
de
competen
i
a
responsabilitilor delegate sau
prin acte administrative interne

personalului
din posturilor vulnerabile din
funciile
sensibile, punctul de vedere a
actualizat anual.
atingerii
obiectivelor
instituiei. Recomandare:
poate fi solicitat o
misiune de consiliere a
auditului intern, o misiune
de audit extern sau poate
fi constituit un grup de
lucru coordonat la nivelul
secretarului general sau
Comisiei
de
Implementare
a
sistemului
de
control
intern/managerial pentru
stabilirea acestei liste.
Lista competene i Se bazeaz pe ROF,
responsabiliti
la prevederi speciale din
legal
aplicabil
nivelul structurii, cu cadrul
evidenierea celor care domeniului de activitate
se
deleag/nu
se
deleag
Fie
de
post
completate
corespunztor, inclusiv
cu
limitele
de
competen
Acte
administrative/note
interne
delagare
competene, asumate
de
manager
i
persoana ctre care

6 Structura
organizatoric
Entitatea
public
definete
propria
structur
organizatoric,
competenele,
responsabilitile,
sarcinile i obligaia
de a raporta pentru
fiecare component
structural
i
informeaz n scris
salariaii.

Elaborare organigram
Elaborare ROF
Elaborare fie de post
Comunicarea
acestor
documente ctre angajai
Elaborare procedur privind
modul de ntocmire ROF, fie de
post
Evaluare periodic a flexibilitii
i
conformitii
structurii
organizatorice

s-au
delegat
responsabilitile
Organigrama publicat
sau
comunicat
angajailor
ROF
publicat
sau
comunicat angajailor
Fie de post, avizate i
semnate
Procedura de sistem
privind
ntocmirea/actualizarea
ROF i fie de post
Analize periodice ale
modului de organizare
i
funcionare/
propuneri
de
flexibilizare a activitii

In elaborarea structurii
organizatorice se are n
vedere, n cazul entitii
publice, funciile stabilite
prin HG de constituire i
derularea unor analize
periodice
privind
activitile noi aprute
sau
posibilele
suprapuneri de activiti

Evaluarea riscurilor

7 - Obiective
Entitatea
public
trebuie s defineasc
obiectivele
determinante, legate
de scopurile entitii,
precum
i
cele
complementare,
legate de fiabilitatea
informaiilor,
conformitatea
cu
legile, regulamentele
i politicile interne i
s
comunice
obiectivele
definite
tuturor salariailor i
terilor interesai.
8 - Planificarea
Entitatea
public
ntocmete
planuri
prin care se pun n
concordan
activitile necesare
pentru
atingerea
obiectivelor
cu
resursele
maxim
posibil
de
alocat,
astfel nct riscurile
de a nu realiza
obiectivele
s
fie
minime.

Stabilirea obiectivelor generale i

operaionale ale entitii, cu
respectarea principiului SMART
(excepie
pentru
activitile/procesele care au rol
direct
n creterea calitii
activitii i indirect n ceea ce
privete indicatorii cantitativi)
Elaborarea Planului Strategic/de
dezvoltare
instituional
al
entitii i comunicarea ctre
angajai

Plan Strategic/Plan de
dezvolare
institutional/lista
obiective
strategice/operaionale

Identificarea
activitilor
necesare
pentru
atingerea
obiectivelor, stablirea resurselor
necesare

Plan Strategic/Plan de
Planurile Strategice/de
dezvoltare instituional dezvoltare instituional
includ att obiectivele, ct
i activitile/rezultatele
ateptate i resursele
alocate.

9 - Coordonarea

Stabilirea

Structura de

unei

structurii

In stabilirea obiectivelor,
se recomand o adoptare
top-down, plecnd de la
agenda public i agenda
instituional definte pe
un orizont de timp
pentru
extragerea
obiectivelor
strategice,
care ulterior sunt definite
la nivel operaional pentru
fiecare
structur
component, n funcie de
aportul
acesteia
la
ndeplinirea obiectivelor.

Aceast

structur

are

Pentru
atingerea
obiectivelor, deciziile
i
aciunile
componentelor
structurale ale entitii
publice
trebuiesc
coordonate, n scopul
asigurrii
convergenei
i
coerenei acestora.

10 - Monitorizarea
performanelor
Entitatea
public
asigur,
pentru
fiecare
politic
i
activitate,
monitorizarea
performanelor,
utiliznd
indicatori
cantitativi i calitativi
relevani, inclusiv cu
privire
la
economicitate,
eficien i eficacitate.

11 Managementul
riscului
Entitatea
public
analizeaz sistematic,
cel puin o dat pe an,

coordonatoare
privind
elaborarea,
monitorizarea
implementrii i actualizarea
planurilor strategice/anuale
Stabilirea
unei
metodologii/proceduri
de
organizare i funcionare a
acestei structuri, modul de luare
a
deciziilor,
limitele
de
competen,
domeniile
de
aciune

coordonare
Metodologie de
organizare i
funcionare a structurii
de coordonare

rolul de a stabili o
metodologie
de
monitorizare a modului de
implementare a planului
i
modalitatea
de
revizuire/actualizare
a
acestuia, precum i a
modului de luare a
deciziilor majore.

Indicatorii pot fi calitativi

i/sau
cantitativi,
relevena
acestora
putnd fi evaluat de
structura coordonatoare
cu ocazia evalurilor
anuale.

Stabilirea unui set de indicatori

pentru evaluarea modului de
ndeplinire
a
obiectivelor
strategice
Stabilirea unui set de indicatori
pentru evaluarea modului de
ndeplinire
a
obiectivelor
operaionale/derivate

Set indicatori
cantitativi/calitativi,
asociai atingerii
rezultatelor prestabilite

Stabilirea unei proceduri de

sistem privind managementul
riscurilor
Instruirea personalului i a
managementului n domeniul

Procedura
managementul
riscurilor
Registrul riscurilor
Plan de aciune pentru

riscurile legate de
desfurarea
activitilor
sale,
elaboreaz
planuri
corespunztoare, n
direcia
limitrii
posibilelor consecine
ale acestor riscuri, i
numete
salariaii
responsabili
n
aplicarea
planurilor
respective.

15

Ipoteze,
reevaluri
Fixarea
obiectivelor
are n vedere ipoteze
acceptate contient,
prin
consens.
Modificarea
ipotezelor, ca urmare
a
transformrii
mediului,
impune
reevaluarea
obiectivelor.

managementului riscurilor
Ientificarea riscurilor generale i
a celor aferente activitilor
derulate la nivelul fiecrei
structuri
Evaluarea riscurilor
Stabilirea apetitului pentru risc
de ctre managementul superior
nivelul de risc acceptat
Identificarea
msurilor/instrumentelor
de
control aplicabile
Monitorizarea
riscurilor
i
reevaluarea acestora
Reactualizarea Planurilor de
aciune
Elaborarea registrului riscurilor
Analizarea evalurilor periodice
a modului de ndeplinire a
obiectivelor i a elementelor care
au condus la definirea/stabilirea
obiectivelor iniiale
Ajustarea/actualizarea
corespunztoare a obiectivelor
(opional) Elaborarea unui set de
cerine
minime
privind
elementele care se revd la
momentul
actualizrii
unei
planificri strategice/anuale

diminuarea riscurilor

Planuri
strategice/anuale
actualizate

In corelatie cu standardul
10, orice evaluare a
modului de ndeplinire a
obiectivelor poate genera
anumite rezultate, care
impun
revizuirea
corespunzatoare
a
obiectivelor
strategice/operaionale.

Informare i comunicare

12 Informarea
Entitatea
public
stabilete tipurile de
informaii, coninutul,
calitatea,
frecvena,
sursele i destinatarii
acestora, astfel nct
managerii i salariaii,
prin
primirea
i
transmiterea
informaiilor,
s-i
poat
ndeplini
sarcinile.

13 Comunicarea
Entitatea
public
trebuie s dezvolte un
sistem eficient de
comunicare intern i
extern,
care
s
asigure o difuzare
rapid,
fluent
i
precis a informaiilor,
astfel inct acestea s
ajung complete i la
timp la utilizatori.

Inventarierea
informaiilor/documentelor
gestionate la nivelul entitii
(tipologie, frecven, drepturi i
reguli de acces, destinatari,
sursa i intermediarii, etc.)
Stabilirea unei liste centralizate
la nivelul entitii i a unei liste
specifice la nivelul fiecrui
departament
Stabilirea
unor
reguli
de
accesare/primire/prelucrare
i
transmitere
a
informaiilor/documentelor

eventual procedura de sistem.

Aceste reguli trebuie stabilite
iniial la nivel central/general
valabile pentru toat entitatea
(pentru a nu exista diferene de
interpretare
de
la
un
compartiment la altul)
Inventarierea
fluxurilor
informaionale/documentare inter
i extra instituionale (pornind de
la nivel de compartiment i pn
la nivel centralizat/instituional).
Stabilirea timpilor alocai pentru
primirea/prelucrarea
i
transmiterea
informaiilor/documentelor. Se va
avea n vedere corelarea cu
anumite
cerine
specifice,
stabilite anterior prin acte

10

Lista
centralizat
informaii/ documente
Liste specifice la nivelul
fiecrui compartiment
Reguli
de
utilizare/prelucrare
/acces
/transmitere
informaii, stabilite la
nivel central, general
valabile pentru toate
compartimentele

Sistem dezvoltat de
comunicare intern i
extern.

Necesitatea stabilirii unei

proceduri de sistem este
determinat de numrul
i
complexitatea
documentelor gestionate
la nivelul entitii.

Se pornete de la
lista
de
documente/
informaii
identificate
la
standardul 12.

14 Corespondena
Fiecare
entitate
public organizeaz
primirea/expedierea,
nregistrarea
i
arhivarea
corespondenei, astfel
nct sistemul s fie
accesibil
managerului,
angajailor i terilor
interesai, cu abilitare
n domeniu.

normative/administrative.
Stabilirea responsabililor de
primire/transmitere
informaii/documente, n funcie
de tipologia acestora.
Stabilirea
cilor/mijloacelor
corespunztoare
pentru
transmiterea fiecrui tip de
informaie (ex: e-mail cu sau fr
semnatur electronic, adrese,
comunicate de pres, etc.).
In functie de complexitatea
acestui
proces,
poate
fi
elaborat o procedura specific.
Extragerea
documentelor/informaiilor
din
lista de informaii/documente
identificate
n
standardele
anterioare
Clasificarea
tipurilor
de
coresponden, dup criterii
generale stabilite la nivel central
(de o Comisie sau de o structur
desemnat special)
Elaborarea i implementarea
unei
proceduri
privind
nregistarea, primirea, circulaia
i arhivarea corespondenei.
Dezvoltarea i implementarea
unei aplicaii informatice suport
pentru
nregistrarea
i
monitorizarea corespondenei la
nivel de compartiment i la nivel

11

Sistem
de
coresponden elaborat
i
implementat
(lista/tipologie
coresponden,
procedura
de
utilizare/transmitere
/arhivare,
aplicaie
suport
pentru
implementarea
procedurii)

Corespondena
este
parte
integrant
a
informaiilor/documentelor
idetificate la standardele
12 i 13.

16 Semnalarea
neregulilor
Salariaii
au
posibilitatea ca, pe
baza unor proceduri
distincte,
s
semnaleze
neregulariti, fr ca
astfel de semnalri s
atrag un tratament
inechitabil
sau
discriminatoriu fa de
salariatul care se
conformeaz
unor
astfel de proceduri.

de entitate.
Elaborarea
unei
proceduri
privind
semnalarea
i
tratamentul neregulilor (definirea
tipurilor de nereguli i a modului
de tratare a acestora. Se poate
porni de la cazurile specifice,
identificate la nivelul fiecarui
compartiment
i
ulterior
generalizate/centralizate la nivel
de entitate).

12

Procedur
aferent
semnalarii i tratrii
cazurilor
de
nereguli/abateri/ fraud

Aciunea
poate
fi
implementat fie n cadrul
standardului 1, fie a
standardului
16,
coninutul
i
scopul
acestui document fiind
similar.

Activiti de control

17 - Proceduri
Pentru activitile din
cadrul entittii publice
i, n special, pentru
operaiunile
economice, aceasta
elaboreaz proceduri
scrise,
care
se
comunic
tuturor
salariailor implicai.

18

Separarea
atribuiilor
Elementele
operaionale
i
financiare ale fiecrei
aciuni sunt efectuate
de
persoane
independente
una
fa
de
cealalt,
respectiv funciile de
iniiere i verificare

Elaborare
procedur
de
elaborare a procedurilor
Identificarea la nivelul fiecrui
compartiment
a
activitilor
procedurabile
Identificarea la nivelul entitii a
proceselor/activitilor
procedurabile,
cu
caracter
general, a structurilor implicate i
a
responsabililor
de
proces/elaborare proceduri
Stablire calendar de elaborare i
aprobare proceduri operaionale
i de sistem
Derulare proces de elaborare
proceduri
Publicarea procedurilor pe site-ul
entitii sau comunicarea sub un
format acceptat pentru luare la
cunotin i utiizare
Implementarea i revizuirea
procedurilor
Identificare procese la nivelul
entitii i a compartimentelor
implicate
Identificare activiti derivate din
procese la nivelul fiecrui
compartiment i clasificarea
acestora n funcie de tipologie i
necesitatea de separare
Identificare
eventuale
incompatibiliti i stabilirea unor

13

Proceduri operaionale
i
de
sistem
elaborate/aprobate
/diseminate

Este un proces de durat,

complexitatea
acestuia
fiind
dat
de
complexitatea
activitilor/proceselor
derulate la nivelul entitii.

Analiza
proceselor/activitilor
derulate la nivel de
entitate/compartiment
Incompatibiliti
identificate i corectate
Procedura/reguli
de
separare a atribuiilor

Pentru a putea avea o

separare corepunztoare
a
activitilor
incompatibile
este
necesar, n prima faz,
inventarierea
proceselor/activitilor i
ulterior stabilirea regulilor
de
separare
i
moniorizarea
aplicrii
acestora.
Eventualele

trebuie
separate.

fie

19 Supravegherea
Entitatea
public
asigur msuri de
supraveghere
adecvate
a
operaiunilor, pe baza
unor
proceduri
prestabilite,
inclusiv
prin control ex-post, n
scopul realizrii n
mod
eficace
a
acestora.

20 Gestionarea
abaterilor
Entitatea public se
asigur c, pentru
toate situaiile n care,
datorit
unor
circumstane
deosebite,
apar
abateri
fa
de
politicile
sau
procedurile stabilite,
se
ntocmesc
documente adecvate,

msuri de remediere
Stabilirea
unor
reguli
generale/specifice
pentru
alocarea si derularea activitatilor
(in functie de rezultatele analizei
derulate anterior)
Stabilirea
unor
instrumente
pentru monitorizarea activitii la
nivel central i la nivel de
compartimente (ex: tablou de
bord)
i
a
modului
de
implementare
a
acestora
(elaborare procedur)
Analizarea
periodic
a
raportrilor la nivel de manager
i management superior

Identificare la nivelul fiecrui

compartiment a cazurilor de
abateri de la proceduri/buna
practic nregistrate i a modului
de abordare a acestora
Raportarea
acestora
ctre
managementul
superior
i
stabilirea unor reguli generale de
ncadrare i tratare a acestora
Identificare cazuri abateri prin
intermediul misiunilor de audit
intern
Stabilirea unei proceduri interne

14

abateri pot fi raportate,

conform procedurii de
semnalare a neregulilor,
menionate la standardele
1 i 17.

Instrument implementat Instrumentele aplicate pot

de
monitorizare
a asigura inclusiv analiza
activitii din punctul de
activitii entitii
vedere al suprapunerilor
de activiti sau grad de
ncarcare personal.

Cazuistica
abateri
identificate
Procedura intern de
raportare i gestionare
a abaterilor

aprobate la un nivel
corespunztor, nainte
de
efectuarea
operaiunilor.
21 Continuitatea
activitii
Entitatea
public
asigur
msurile
corespunzatoare
pentru ca activitatea
acesteia s poat
continua
n
orice
moment, n toate
mprejurrile i n
toate planurile, cu
deosebire
n
cel
economico - financiar.

de raportare a tuturor cazurilor

de abateri i a modalitii de
tratare a acestora (din punctul de
vedere al documentelor necesar
a fi elaborate i a nivelului de
luare a deciziilor)
Identificare situaii cu risc major
asupra derulrii activitilor (la
nivel de compartimente i ulterior
la nivel centralizat)
Stabilire msuri de control
aplicabile n astfel de situaii
Revizuirea periodic a acestora

22 Strategii de
control
Entitatea
public
elaboreaz
politici
adecvate strategiilor
de
control
i
programelor
concepute
pentru
atingerea obiectivelor
i
meninerea
n
echilibru a acestor
strategii.

Idem standarde 7, 8, 9, 10,11, 15

15

Plan de gestionare a
situaiilor de criz/de
discontinuitate
activitate

Aceste riscuri pot fi

identificate inclusiv in
standardul
privind
managementul riscurilor,
dar msurile de control
pot fi stabilite ntr-un
document separat, avnd
n vedere faptul c, n
general, aceste situaii
sunt ipotetice i vor fi
tratate ca fiind riscuri cu
probabiliitatea de apariie
medie sau minor.

Idem standarde 7, 8, 9, Activitile prevzute la

aceste
standarde
10,11, 15
acoper
msurile
necesare
pentru
implementarea
acestui
standard. Prin urmare,
derularea acelor activiti
conduce
la
implementarea
acestui
standard.

Auditarea i evaluarea

23 Accesul la
resurse
Managerul stabilete,
prin
emiterea
de
documente
de
autorizare,
persoanele care au
acces la resursele
materiale, financiare
i informaionale ale
entitii publice i
numete persoanele
responsabile pentru
protejarea i folosirea
corect a acestor
resurse.

Verificarea
si
evaluarea
controlului
Standardul 24
Entitatea
public
instituie o funcie de
evaluare a controlului
intern i elaboreaz
politici,
planuri
i
programe de derulare
a acestor aciuni.
Audit
intern
Standardul 25
Entitatea
public

Identificare
structuri
care
gestioneaz resursele materiale,
financiare, informaionale ale
entitii
Stabilire
list
persoane
autorizate pentru gestionarea
acestora
Stabilire reguli drepturi de
acces/gestionare
Realizarea de verificri periodice
privind
gestionarea
acestor
resurse
(de
o
structur
independent)

Stabilire sistem de autoevaluare

a implementrii sistemului de
control
intern
(procedur,
documente de monitorizare i
evaluare, criterii de evaluare a
stadiului
implementrii
standardelor de control intern,
termene
de
raportare,
responsabili pentru raportare la
nivel de compartiment i la nivel
central)
Constituire funcie audit intern
(cf. legislatiei aplicabile)
Utilizarea funciei de audit intern

Funcie/sistem
de
evaluare a controlului
intern implementat

Funcie de audit intern

operaional n scopul
evalurii sistemului de

16

Reguli drept de acces

i gestionare resurse
List
personal
cu
atribuii n gestionarea
resurselor

nfiineaz sau are

acces la o structur
de audit, care are n
componena
sa
auditori competeni, a
cror activitate se
desfoar,
de
regul, conform unor
programe bazate pe
evaluarea riscului.

n
consilierea
managentului
pentru implementarea/evaluarea
sistemului
de
control
intern/managerial
Derularea misiunilor de audit
intern
avnd
ca
obiectiv
evaluarea sistemului de control
intern implementat

control
intern/managerial

Nota:
Aciunile necesare sunt definite la nivel general, ca i cerine de ndeplinit i nu au n vedere situaiile particulare existente la
nivelul unei entiti. Din aceste considerente, acest model/ndrumar poate fi adaptat/modificat corespunztor, dar cu
meninerea/respectarea cerinelor i justificarea/fundamentarea abaterilor.
Pentru aciunile generale trebuie stabilit o Comisie general de implementare a standardelor la nivelul entitii, care ulterior poate
desemna structurile sau structura responsabil pentru fiecare aciune i termenele de implementare.

17

18

2. Model de evaluare a sistemului de control intern/managerial 2:

Acesta va avea ca elemente de baz:
Precondiia aplicrii standardelor de control intern n integralitate la nivelul
unei entiti, dar difereniat la nivelul structurilor din cadrul entitii respective
(ex: anumite standarde audit intern se aplic entitii, dar nu se aplic
fiecrei structuri din cadrul entitii)
Aciunile minim necesare stabilite anterior. Pentru acestea, vor fi evideniai
responsabilii principali i secundari implicai.
Din aceste considerente, evaluarea final va avea 2 componente:
Evaluarea specific a standardelor - care se aplic exclusiv la nivelul unor
structuri din cadrul entitii
Evaluarea general a standardelor - care se aplic uniform la nivelul structurilor
din cadrul unei entitii.
In final, rezultatul evalurii implementrii standardelor de control intern va avea n
vedere cumularea rezultatelor obinute n cadrul celor 2 componente. 3

Acesta va avea in vedere raportarea la structura organizatorica de la nivelul unui minister.

Aceste rezultate vor fi raportate la metodologia de cuantificare a implementarii generale a standardelor
de control intern, conform prevederilor OMFP 1649/2011.
3

19

Mediul de control

Componenta
Control
intern

Standard
1. Etic, integritate
Entitatea
public
asigur
condiiile
necesare cunoa;terii,
de ctre angajai, a
reglementrilor care
guverneaz
comportamentul
acestora, prevenirea
i raportarea fraudelor
i neregulilor.

Aciuni minim necesare

2. Atribuii, funcii,
sarcini
Entitatea
public
transmite angajailor
i
actualizeaz
permanent:
documentul privind
misiunea
entitii
publice;

Responsabili
(principali/secundari)

Elaborarea unui Cod de Etic al

angajailor
Promovarea/difuzarea acestuia
la nivelul entitii
Luarea la cunotin de ctre toi
angajaii (la angajare sau cu
ocazia fiecrei modificri)
Constituirea sau definirea n
cadrul Codului a unei Comisii
speciale
pentru
analizarea
cazurilor
de
nereguli/fraud
identificate
(Comisie
de
disciplin
existent,
cu
extinderea
prerogativelor
acesteia)
Elaborarea
unei
proceduri
privind
semnalarea
i
tratamentul neregulilor

Observaii

Dir. Resurse Umane Implic o implementare

sau/i grup de lucru de nivel general (mai
desemnat la nivelul multe structuri)
ministerului
(organizaiei)

Fiecare structura din

cadrul
ministerului
(organizaiei)

Dir. Resurse Umane

sau/si grup de lucru
desemnat la nivelul
ministerului
(organizaiei)

Dir. Resurse Umane

sau/si grup de lucru
desemnat la nivelul
ministerului

Elaborarea
unui
Plan
de
dezvoltare
institutional,
cu
includerea misiunii, viziunii i
obiectivelor generale ale enitii

Comisia de dezvoltare Implic o implementare

a sistemului de control de nivel general (mai
intern/managerial sau multe structuri)
grup de lucru desemnat

Elaborarea
i
periodic a ROF;

Dir. Resurse Umane i

fiecare structur din
cadrul
ministerului
avizat

actualizarea

20


regulamentele
interne;

fia
postului
(funciei).

3 Competen,
performan
Managerul
asigur
ocuparea
posturilor
de ctre persoane
competente, crora le
ncredineaz sarcini
potrivit competenelor
i asigur condiii
pentru
dezvoltarea
capacitii
profesionale
a
salariatului.

4 Funcii sensibile
Entitatea
public
identific
funciile
considerate ca fiind
sensibile i stabilete

Publicarea pe site-ul instituiei a

ROF-ului pentru a se asigura
comunicarea
acestuia
ctre
angajai;
Elaborarea
i
actualizarea
periodic a fielor de post
Elaborarea unei proceduri de
sistem privind modalitatea de
organizare
i
derulare
a
concursurilor
de
angajare/promovare la nivelul
instituiei
Detalierea elementelor specifice
privind cerinele posturilor la
nivelul fiecrei structuri din
entitate
Elaborarea periodic a unei
analize
privind
gradul
de
ncarcare a personalului cu
sarcini
Elaborarea
i
actualizarea
permanent a Planului de
formare profesional

Dir. Resurse Umane i

Direcia IT

Fiecare structur din

cadrul ministerului
Dir. Resurse Umane
Implic o implementare
de nivel general (mai
multe structuri)

Elaborarea unei proceduri de

sistem
privind
metodologia
identificrii i stabilirii nevoilor de
formare ale personalului
Identificarea funciilor sensibile la
nivelul entitii
Stabilirea listei cu salariaii care
ocup funciile sensibile

21

Fiecare structur
cadrul ministerului
supervizarea
Resurse Umane
Fiecare structur
cadrul ministerului

din
sub
Dir.
din

Fiecare structur din

cadrul ministerului n
coordonarea
Dir.
Resurse Umane
Dir. Resurse Umane

Grup
de
lucru Implic o implementare
coordonat la nivelul de nivel general (mai
secretarului
general multe structuri)
sau
Comisia
de
Implementare
a

o politic adecvat de
rotaie a salariailor
care ocup astfel de
funcii.

Stabilirea unui Plan de rotaie a

personalului de pe aceste funcii
(avnd n vedere avantajele i
dezavantajele acestei rotaii,
existena
resurselor
umane
sufieciente
ca
numr
i
pregtire, etc.). Acest Plan ar
trebui revizuit anual.

5 Delegarea
Managerul stabilete,
n
scris,
limitele
competenelor
i
responsabilitilor pe
care le deleag.

6 Structura
organizatoric
Entitatea
public
definete
propria
structur
organizatoric,
competenele,
responsabilitile,
sarcinile i obligaia
de a raporta pentru
fiecare component
structural
i
informeaz n scris
salariaii.

Identificare la nivelul structurii a

competenelor
i
responsabilitilor ce pot fi
delegate/nu pot fi delegate
Stabilirea prin intermediul fielor
de
post
a
limitelor
de
competen
i
a
responsabilitilor delegate sau
prin acte administrative interne
Elaborare organigram
Elaborare ROF

Fiecare structur din Implic o implementare

cadrul ministerului n de nivel general (mai
coordonarea
Dir. multe structuri)
Resurse Umane

Elaborare fie de post

Comunicarea
acestor
documente ctre angajai
Elaborare procedur privind
modul de ntocmire ROF, fie de
post
Evaluare periodic a flexibilitii
i
conformitii
structurii
organizatorice

Fiecare structur din

cadrul ministerului

Dir. Resurse Umane

Fiecare structur din

cadrul ministerului n
coordonarea
Dir.
Resurse Umane i cu

22

sistemului de control
intern/managerial
pentru
stabilirea
acestei
liste
n
colaborare cu fiecare
structur din cadrul
ministerului

Fiecare structur din Implic o implementare

cadrul ministerului n de nivel general (mai
coordonarea
Dir. multe structuri)
Resurse Umane
Fiecare structur din
cadrul ministerului in
coordonarea
Dir.
Resurse Umane

Evaluarea riscurilor

sprijinul Dir. de Audit

Intern
(misiune
de
consiliere)
7 - Obiective
Entitatea
public
trebuie s defineasc
obiectivele
determinante, legate
de scopurile entitii,
precum
i
cele
complementare,
legate de fiabilitatea
informaiilor,
conformitatea
cu
legile, regulamentele
i politicile interne i
s
comunice
obiectivele
definite
tuturor salariailor i
terilor interesai.
8 - Planificarea
Entitatea
public
ntocmete
planuri
prin care se pun n
concordan
activitile necesare
pentru
atingerea
obiectivelor
cu
resursele
maxim
posibil
de
alocat,
astfel inct riscurile de
a
nu
realiza

Stabilirea obictivelor generale i

operaionale ale entitii, cu
respectarea principiului SMART
(excepie
pentru
activitile/procesele care au rol
direct
n creterea calitii
activitii i indirect n ceea ce
privete indicatorii cantitativi)
Elaborarea Planului Strategic/de
dezvoltare
instituional
al
entitii i comunicarea ctre
angajai

Comisia de dezvoltare Implic o implementare

a sistemului de control de nivel general (mai
intern/managerial sau multe structuri)
grup
de
lucru
desemnat,
n
colaborare cu fiecare
structur din cadrul
ministerului

Identificarea
activitilor
necesare
pentru
atingerea
obiectivelor, stablirea resurselor
necesare

Fiecare structur din Implic o implementare

cadrul ministerului sub de nivel general (mai
coordonarea Comisiei multe structuri)
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general

23

obiectivele
minime.

fie

9 - Coordonarea
Pentru
atingerea
obiectivelor, deciziile
i
aciunile
componentelor
structurale ale entitii
publice
trebuiesc
coordonate, n scopul
asigurrii
convergenei
i
coerenei acestora.

10 - Monitorizarea
performanelor
Entitatea
public
asigur,
pentru
fiecare
politic
i
activitate,
monitorizarea
performanelor,
utiliznd
indicatori
cantitativi i calitativi
relevani, inclusiv cu
privire
la
economicitate,
eficien i eficacitate.

11 Managementul

Stabilirea
unei
structurii
coordonatoare
privind
elaborarea,
monitorizarea
implementrii i actualizarea
planurilor strategice/anuale
Stabilirea
unei
metodologii/proceduri
de
organizare i funcionare a
acestei structuri, modul de luare
a
deciziilor,
limitele
de
competen,
domeniile
de
aciune

Comisia de dezvoltare Implic o implementare

a sistemului de control de nivel specific (este
limitat la coordonarea
intern/managerial
unei structuri unice)

Secretariatul Comisiei
sub
coordonarea
conducerii acesteia

Stabilirea unui set de indicatori

pentru evaluarea modului de
ndeplinire
a
obiectivelor
strategice
Stabilirea unui set de indicatori
pentru evaluarea modului de
ndeplinire
a
obiectivelor
operaionale/derivate

Fiecare structur din Implic o implementare

cadrul ministerului sub de nivel general (mai
coordonarea Comisiei multe structuri)
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general

Stabilirea

Structur de la nivelul Implic o implementare

unei

proceduri

24

de

riscului
Entitatea
public
analizeaz sistematic,
cel puin o dat pe an,
riscurile legate de
desfurarea
activitilor
sale,
elaboreaz
planuri
corespunztoare, n
direcia
limitrii
posibilelor consecine
ale acestor riscuri, i
numete
salariaii
responsabili
n
aplicarea
planurilor
respective.

15

Ipoteze,
reevaluri
Fixarea
obiectivelor
are n vedere ipoteze
acceptate contient,
prin
consens.
Modificarea
ipotezelor, ca urmare
a
transformrii
mediului,
impune
reevaluarea

sistem privind managementul

riscurilor
Instruirea personalului i a
managementului n domeniul
managementului riscurilor
Identificarea riscurilor generale i
a celor aferente activitilor
derulate la nivelul fiecrei
structuri
Evaluarea riscurilor
Stabilirea apetitului pentru risc
de ctre managementul superior
nivelul de risc acceptat
Identificarea
msurilor/instrumentelor
de
control aplicabile
Monitorizarea
riscurilor
i
reevaluarea acestora
Reactualizarea Planurilor de
aciune
Elaborarea registrului riscurilor
Analizarea evalurilor periodice
a modului de ndeplinire a
obiectivelor i a elementelor care
au condus la definirea/stabilirea
obiectivelor iniiale
Ajustarea/actualizarea
corespunztoare a obiectivelor
(opional) Elaborarea unui set de
cerine
minime
privind
elementele care se revd la

25

ministerului
sub de nivel general
coordonarea Comisiei multe structuri)
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial
Comisia de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial, prin
intermediul
secretariatului acesteia,
care
va
centraliza
riscurile comunicate de
fiecare structura din
cadrul ministerului

(mai

Fiecare structur din Implic o implementare

cadrul ministerului sub de nivel general (mai
coordonarea Comisiei multe structuri)
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general
Comisia de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial, prin

Informare i comunicare

obiectivelor.
12 Informarea
Entitatea
public
stabilete tipurile de
informaii, coninutul,
calitatea,
frecvena,
sursele i destinatarii
acestora, astfel nct
managerii i salariaii,
prin
primirea
i
transmiterea
informaiilor,
s-i
poat
ndeplini
sarcinile.

13 Comunicarea
Entitatea
public
trebuie s dezvolte un
sistem eficient de
comunicare intern i
extern,
care
s
asigure o difuzare
rapid,
fluent
i
precis a informaiilor,
astfel nct acestea

momentul
actualizrii
unei
planificri strategice/anuale
Inventarierea
informaiilor/documentelor
gestionate la nivelul entitii
(tipologie, frecven, drepturi i
reguli de acces, destinatari,
sursa i intermediarii, etc.)
Stabilirea unei liste centralizate
la nivelul entitii i a unei liste
specifice la nivelul fiecrui
departament
Stabilirea
unor
reguli
de
accesare/primire/prelucrare
i
transmitere
a
informaiilor/documentelor

eventual procedura de sistem.

Aceste reguli trebuie stabilite
iniial la nivel central/general
valabile pentru toat entitatea
(pentru a nu exista diferene de
interpretare
de
la
un
compartiment la altul)
Inventarierea
fluxurilor
informaionale/documentare inter
i extra instituionale (pornind de
la nivel de compartiment i pn
la nivel centralizat/instituional).
Stabilirea timpilor alocai pentru
primirea/prelucrarea
i
transmiterea
informaiilor/documentelor. Se va
avea n vedere corelarea cu

26

intermediul
secretariatului acesteia
Fiecare structur din Implic o implementare
cadrul ministerului sub de nivel general (mai
coordonarea
Dir. multe structuri)
Administrativ

Dir. Administrativ

Fiecare structur din Implic o implementare

cadrul ministerului sub de nivel general (mai
coordonarea
Dir. multe structuri)
Administrativ

s ajung complete i
la timp la utilizatori.

14 Corespondena
Fiecare
entitate
public organizeaz
primirea/expedierea,
nregistrarea
i
arhivarea
corespondenei, astfel
nct sistemul s fie
accesibil
managerului,
angajailor i terilor
interesai, cu abilitare
n domeniu.

anumite
cerine
specifice,
stabilite anterior prin acte
normative/administrative.
Stabilirea responsabililor de
primire/transmitere
informaii/documente, n funcie
de tipologia acestora.
Stabilirea
cilor/mijloacelor
corespunztoare
pentru
transmiterea fiecrui tip de
informaie (ex: e-mail cu sau fr
semnatur electronic, adrese,
comunicate de pres, etc.).
In functie de complexitatea
acestui
proces,
poate
fi
elaborat o procedura specific.
Extragerea
documentelor/informaiilor
din
lista de informaii/documente
identificate
n
standardele
anterioare
Clasificarea
tipurilor
de
coresponden, dup criterii
generale stabilite la nivel central
(de o Comisie sau de o structur
desemnat special)
Elaborarea i implementarea
unei
proceduri
privind
nregistarea, primirea, circulaia
i arhivarea corespondenei.
Dezvoltarea i implementarea
unei aplicaii informatice suport
pentru
nregistrarea
i

27

Comisie sau structura Implic o implementare

de nivel specific (este
desemnat special
limitat la coordonarea
unei structuri unice)

Direcia IT cu sprijinul
Comisiei desemnate

16 Semnalarea
neregulilor
Salariaii
au
posibilitatea ca, pe
baza unor proceduri
distincte,
s
semnaleze
neregulariti, fr ca
astfel de semnalri s
atrag un tratament
inechitabil
sau
discriminatoriu fa de
salariatul care se
conformeaz
unor
astfel de proceduri.

monitorizarea corespondenei la
nivel de compartiment i la nivel
de entitate.
Elaborarea
unei
proceduri
privind tratamentul neregulilor
(definirea tipurilor de nereguli i
a modului de tratare a acestora.
Se poate porni de la cazurile
specifice, identificate la nivelul
fiecarui compartiment i ulterior
generalizate/centralizate la nivel
de entitate).

28

Dir. Resurse Umane

sau/i grup de lucru
desemnat la nivelul
ministerului

Implic o implementare
de nivel specific (este
limitat la coordonarea
unei structuri unice
Actiunea
poate
fi
implementat n cadrul
standardului 1 sau a
standardului
16,
coninutul
i
scopul
acestui document fiind
similar.

Activiti de control

17 - Proceduri
Pentru activitile din
cadrul entittii publice
i, n special, pentru
operaiunile
economice, aceasta
elaboreaz proceduri
scrise,
care
se
comunic
tuturor
salariailor implicai.

Elaborare
procedur
elaborare a procedurilor

de

Identificarea la nivelul fiecrui

compartiment
a
activitilor
procedurabile
Identificarea la nivelul entitii a
proceselor/activitilor
procedurabile,
cu
caracter
general, a structurilor implicate i
a
responsabililor
de
proces/elaborare proceduri
Stablire calendar de elaborare i
aprobare proceduri operaionale
i de sistem
Derulare proces de elaborare
proceduri
Publicarea procedurilor pe site-ul
entitii sau comunicarea sub un
format acceptat pentru luare la
cunotin i utiizare
Implementarea i revizuirea
procedurilor
Identificare procese la nivelul
entitii i a compartimentelor
implicate
Identificare activiti derivate din
procese la nivelul fiecrui
compartiment i clasificarea

18

Separarea
atribuiilor
Elementele
operaionale
i
financiare ale fiecrei
aciuni sunt efectuate

29

Structura desemnat la Implic o implementare

nivelul ministerului sub de nivel general (mai
coordonarea Comisiei multe structuri)
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general
Fiecare structur din
cadrul ministerului

Structura desemnat la
nivelul ministerului sub
coordonarea Comisiei
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului general

Fiecare structur din

cadrul ministerului
Fiecare structur din
cadrul ministerului i
Direcia IT

Fiecare structur din

cadrul ministerului
Fiecare structur din Implic o implementare
cadrul ministerului sub de nivel general (mai
coordonarea Comisiei multe structuri)
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial sau a

de
persoane
independente
una
fa
de
cealalt,
respectiv funciile de
iniiere i verificare
trebuie
s
fie
separate.

19 Supravegherea
Entitatea
public
asigur msuri de
supraveghere
adecvate
a
operaiunilor, pe baza
unor
proceduri
prestabilite,
inclusiv
prin control ex-post, n
scopul realizrii n
mod
eficace
a
acestora.

20 Gestionarea
abaterilor
Entitatea public se
asigur c, pentru
toate situaiile n care,
datorit
unor
circumstane

acestora n funcie de tipologie i

necesitatea de separare
Identificare
eventuale
incompatibiliti i stabilirea unor
msuri de remediere
Stabilirea
unor
reguli
generale/specifice
pentru
alocarea si derularea activitatilor
(in functie de rezultatele analizei
derulate anterior)
Stabilirea
unor
instrumente
pentru monitorizarea activitii la
nivel central i la nivel de
compartimente (ex: tablou de
bord)
i
a
modului
de
implementare
a
acestora
(elaborare procedur)
Analizarea
periodic
a
raportrilor la nivel de manager
i management superior

Identificare la nivelul fiecrui

compartiment a cazurilor de
abateri de la proceduri/buna
practic nregistrate i a modului
de abordare a acestora
Raportarea
acestora
ctre
managementul
superior
i

30

secretarului
general,
inclusiv cu desemnarea
unei structuri care sa
centralizeze informatiile
(eventual
secretariat
comisie)

Structura
desemnat
de
Comisia
de
dezvoltare a sistemului
de
control
intern/managerial sau
de secretarul general

Fiecare manager al
structurilor ministerului
i
Comisia
de
dezvoltare a sistemului
de
control
intern/managerial/
secretarul
general/secretari
de
stat/ministru
Fiecare structur din Implic o implementare
de nivel general (mai
cadrul ministerului
multe structuri)

Implic o implementare
de nivel specific (este
limitata la coordonarea
unei structuri unice

deosebite,
apar
abateri
fa
de
politicile
sau
procedurile stabilite,
se
ntocmesc
documente adecvate,
aprobate la un nivel
corespunztor, nainte
de
efectuarea
operaiunilor.

21 Continuitatea
activitii
Entitatea
public
asigur
msurile
corespunzatoare
pentru ca activitatea
acesteia s poat
continua
n
orice
moment, n toate
mprejurrile i n
toate planurile, cu
deosebire
n
cel
economico - financiar.

stabilirea unor reguli generale de

ncadrare i tratare a acestora
Identificare cazuri abateri prin
intermediul misiunilor de audit
intern
Stabilirea unei proceduri interne
de raportare a tuturor cazurilor
de abateri i a modalitii de
tratare a acestora (din punctul de
vedere al documentelor necesar
a fi elaborate i a nivelului de
luare a deciziilor)
Identificare situaii cu risc major
asupra derulrii activitilor (la
nivel de compartimente i ulterior
la nivel centralizat)
Stabilire msuri de control
aplicabile n astfel de situaii
Revizuirea periodic a acestora

22 Strategii de
control
Entitatea
public
elaboreaz
politici
adecvate strategiilor
de
control
i

Idem standarde 7, 8, 9, 10,11, 15

31

Strructura
desemnat
/structuri
desemnate de Comisia
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial sau
de secretarul general
Fiecare structur din Implic o implementare
cadrul ministerului sub de nivel general (mai
coordonarea Comisiei multe structuri)
de
dezvoltare
a
sistemului de control
intern/managerial sau a
secretarului
general,
inclusiv cu desemnarea
unei structuri care s
centralizeze informaiile
(eventual
secretariat
comisie)

Responsabili
desemnai n
standardelor
mentionate.

Activitile prevzute la
standarde
cadrul aceste
acoper
msurile
necesare
pentru
implementarea
acestui
standard. Prin urmare,

programelor
concepute
pentru
atingerea obiectivelor
i
meninerea
n
echilibru a acestor
strategii.
23 Accesul la
resurse
Managerul stabilete,
prin
emiterea
de
documente
de
autorizare,
persoanele care au
acces la resursele
materiale, financiare
i informaionale ale
entitii publice i
numete persoanele
responsabile pentru
protejarea i folosirea
corect a acestor
resurse.

derularea acelor activiti

conduce
la
implementarea
acestui
standard.

Identificare
structuri
care
gestioneaz resursele materiale,
financiare, informaionale ale
entitii
Stabilire
list
persoane
autorizate pentru gestionarea
acestora
Stabilire reguli drepturi de
acces/gestionare
Realizarea de verificri periodice
privind
gestionarea
acestor
resurse
(de
o
structur
independent)

32

Direcia Administrativ
sub coordonarea
Comisiei de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial sau
de secretarul general
(sau alt structur
desemnat)
Direcia de Audit Intern

Implic o implementare
de nivel specific (este
limitat la coordonarea
unei structuri unice

Auditarea i evaluarea

Verificarea
si
evaluarea
controlului
Standardul 24
Entitatea
public
instituie o funcie de
evaluare a controlului
intern i elaboreaz
politici,
planuri
i
programe de derulare
a acestor aciuni.
Audit
intern
Standardul 25
Entitatea
public
nfiineaz sau are
acces la o structur
de audit, care are n
componena
sa
auditori competeni, a
cror activitate se
desfoar,
de
regul, conform unor
programe bazate pe
evaluarea riscului.

Stabilire sistem de autoevaluare

a implementrii sistemului de
control
intern
(procedur,
documente de monitorizare i
evaluare, criterii de evaluare a
stadiului
implementrii
standardelor de control intern,
termene
de
raportare,
responsabili pentru raportare la
nivel de compartiment i la nivel
central)
Constituire funcie audit intern
(cf. legislatiei aplicabile)
Utilizarea funciei de audit intern
n
consilierea
managentului
pentru implementarea/evaluarea
sistemului
de
control
intern/managerial
Derularea misiunilor de audit
intern
avnd
ca
obiectiv
evaluarea sistemului de control
intern implementat

33

Strructura/structuri
desemnat/desemnate
de Comisia de
dezvoltare a sistemului
de control
intern/managerial sau
de secretarul general

Implic o implementare
de nivel specific (este
limitat la coordonarea
unei structuri unice

Management superior
entitate (la nivelul unui
minister, funcia de
audit
intern
este
obligatoriu
s
fie
funcional la acest
moment)
Direcia de Audit Intern

Implic o implementare
de nivel specific (este
limitat la coordonarea
unei structuri unice

Limitri n evaluare:
La o prim evaluare realizat de auditul intern sau de management pot fi
identificate activiti pentru care nu au fost stabilii responsabili sau dac exist o
responsabilitate general (la nivelul tuturor structurilor din cadrul ministerului), nu
exist o centralizare/coordonare a informaiilor furnizate de acestea. In astfel de
situaii, gradul de implementare a standardele respective nu poate fi cuantificat.
(din punctul de vedere al implementrii la nivelul unei entiti).
Chiar dac unele activiti au caracter de implementare general (sunt implicate
mai multe structuri), exist o singur structur coordonatoare. In aceste situaii,
decizia i modul de implementare a standardului trebuie s plece de la nivelul
superior spre cel inferior, astfel nct toate activitile s aib un caracter unitar i
coordonat. Din aceste considerente, anumite standarde nu pot fi evaluate sau nu
pot fi considerate implementate dac aceast decizie nu s-a adoptat la nivel
centralizat/coordonat.
Model de evaluare a stadiului implementarii standardelor:
1. se analizeaz n prima faz standardele cu caracter specific (nivel restrns al
structurilor implicate n implementare conform observaiilor menionate n
tabel).
2. se analizeaz ulterior modul de implementare a standardelor cu caracter general
(cu un numr mare de structuri implicate n implementare).
3. se cuantific rezultatele la nivelul fiecarui standard i ulterior la nivel de
entitate/minister.
Pentru o evaluare unitar, se poate aborda urmtorul model general:
Pentru fiecare standard, indiferent de numrul de activiti asociate acestuia, se pot
acorda note de la 1 la 3, respectiv:
Nota
1
2
3

Explicaii
Activiti neimplementate (nicio
activitate dintre cele minimale nu
este implementat)
Activiti implementate parial (cel
puin una dintre
activitile
minimale este implementat)
Activiti implementate n totalitate
(toate activitile minimale sunt
implementate)

Cu meniunea c n tabelul de evaluare/autoevaluare se va explica fiecare not

acordat, cu specificarea fiecrei activiti implementate/derulate i a stadiului
acesteia.

34

Exemplu:
Nr. Standard
Crt.
1.

Standard
1.....

2.

..................

Activiti Activiti
Nota
minimale implementate acordat
(cu explicaii) prin
evaluare
Se preia Se
Se
din
completeaz
completeaz
tabelul
de structurile
de
de
mai responsabile
evaluator
sus
sau evaluator,
cu ataarea
documentor
justificative

Evaluare final

Standard
implementat/parial
implementat/neimplementat
(n funcie de punctajul
obinut)

Punctaje finale posibile:

Evaluare general
Punctaj obinut
Sistem
de
control 25 puncte
intern/managerial
neimplementat
Sistem
de
control 26 74 puncte
intern/managerial
parial
implementat
Sistem
de
intern/managerial
implementat

control 75 puncte
integral

Explicaii
Toate
standardele
de
control
intern
sunt
neimplementate
Standardele de control
intern sunt parial sau total
implementate
(evaluare
individual)
Toate
standardele
de
control
intern
sunt
implementate

Trebuie mentionat faptul ca acest model poate fi utilizat att n procesul de

autoevaluare (ca o completare a chestionarului prevzut n anexa 4.1 din cadrul
OMFP 1649/2011), dar n special n cel de evaluare derulat de structura de audit
intern.
La o a doua evaluare a sistemului, structura de audit intern poate detalia criteriile de
evaluare, respectiv poate extinde grila de evaluare pe o scal de la 1 la 5, cu
definirea nivelelor n funcie de constatrile realizate cu ocazia primei evaluri.
Bibliografie:

OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern i a msurilor

pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
OMFP nr.1649/2011 al ministrului finanelor publice privind modificarea i
completarea Ordinului nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern i a msurilor pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

35

Legea nr. 234/2010 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului

nr.119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv;
ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice
- Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar si
Control (MFP)
Ghid practic privind Auditarea mediului de control intern aprilie 2011,
Institutul Auditorilor Interni

36