Sunteți pe pagina 1din 6

Comunicarea cu diplomaie i tact

Scop: Utilizai acest instrument de lucru ca referin pentru recomandrile pentru comunicarea cu diplomaie i tact
la locul de munc.
Exist dou principii generale pe care ar trebui s le urmai pentru a fi diplomat() la locul de munc s cunoatei
cultura corporatist a organizaiei i s fii un bun coleg.

Cunoatei cultura corporatist


Pentru a demonstra cunoaterea culturii companiei, ar trebui s tii cteva lucruri:

Modul n care sunt fcute lucrurile cuprinde structurile, sistemele i procesele formale i aspectele
precum felul n care se mbrac oamenii i limbajul utilizat. Acestea tind s fie evidente i adeseori reies
din politicile oficiale i din codul de conduit.

Regulile nescrise, informale reprezint ntr-un fel modul n care sunt fcute lucrurile cu adevrat.
Totui, aceste reguli nu vor fi enunate oficial nicieri. n schimb, vor fi treptat dezvluite unui nou
angajat n timpul procesului de socializare. Acesta este protocolul organizaiei.
Este n general sistemul de valori valori, convingeri i nelegeri comune al societii care stau la baza
comportamentelor, sistemelor i atitudinilor efective. Aceste valori reprezint fundaia regulilor nescrise,
informale.
Preconcepiile fundamentale se situeaz n centrul i la cel mai adnc nivel al ceea ce nseamn
cultura corporatist a unei organizaii. Aceste preconcepii sunt ceea ce angajaii cred c este
fundamental i distinctiv la organizaia lor.

Fii un bun coleg


Pentru a fi un bun coleg, ar trebui s facei urmtoarele:

S v dezvoltai cunotinele despre colegi, ceea ce nseamn s facei un efort pentru a afla
despre presiunile la care sunt supui colegii dvs. n munca lor de zi cu zi. Aceste cunotine pot proveni
din simpla observare a modului n care muncesc a ti care sunt responsabilitile lor, care sunt
provocrile lor cotidiene i care sunt perioadele lor aglomerate.

S acordai merite i s mprii vina. Este foarte important s mprii meritele pentru orice
succes sau realizare cu toi cei care au avut o contribuie. A nu proceda astfel va afecta grav relaiile cu
colegii. Ar trebui de asemenea s v asumai partea de vin sau responsabilitate pentru greeli sau
eecuri.
Nu facei comentarii negative. Nu trebuie s facei niciodat un comentariu negativ despre un coleg
sau chiar niciun comentariu pe care nu l-ai face n faa colegului respectiv. Dac trebuie s comentai
critic despre un coleg, asigurai-v c tii toate faptele nainte de a face acest lucru.

Alte recomandri pe care le putei urma pentru a v asigur c modul dvs. de comunicare este diplomatic i cu tact
sunt s evaluai cnd este momentul corect s comunicai, s ascultai eficace, s v gndii nainte de a rspunde,
s planificai ce vei spune i s avei grij la tonul pe care l utilizai. Fiecare dintre aceste recomandri are propriile
consideraii.

Recomandri de urmat pentru a v asigura c modul dvs. de comunicare este cu tact


Recomandri

Evaluai
momentul
comunicai

cnd
corect

Consideraii
este Evenimente din acea zi pentru respectiva persoan i cadrul fizic
s

Recomandri de urmat pentru a v asigura c modul dvs. de comunicare este cu tact


Recomandri

Consideraii

Gndii
nainte
rspunde

de

a Adresai ntrebri i fii sensibil() la rspunsuri

Gndii
nainte
rspunde

de

a Empatizai cu cealalt persoan, analizai rezultatul pe care l dorii n urma comunicrii


i asigurai-v c modul dvs. de comunicare este clar, complet i politicos

Planificai
spune

ceea

ce

vei Demonstrai empatie, recunoatei felul n care mesajul dvs. ar putea fi interpretat greit,
utilizai un limbaj politicos i pozitiv, renunai la problemele personale i concentrai-v
pe problema cheie

Fii atent() la tonul pe care Tonurile adecvate sunt cele calme, prietenoase i cu ncredere de sine
l folosii

Curs: Transmiterea
unui
mesaj
Topic: Planificarea transmiterii unui mesaj dificil

dificil

cu

diplomaie

tact

Comportamente nonverbale
Scop: Utilizai acest instrument de lucru ca pe un ghid pentru utilizarea comportamentelor nonverbale adecvate cnd
transmitei un mesaj dificil.

Comportamente nonverbale
Comportamente
nonverbale

Recomandri pentru utilizarea comportamentului

Calm

Dac suntei bine pregtit() pentru o reacie emoional, avei mai multe anse s v pstrai
calmul. Cnd se ntmpl ceva neateptat i emoiile escaladeaz, este uor s v pierdei
cumptul.

Ton profesional

Un ton profesional transmite asertivitate i ncredere n mesaj. De asemenea, un ton


conversaional bine modulat, uniform este convingtor fr a fi intimidant. Reinei, o empatie
exagerat poate fi interpretat drept condescenden.

Emoiile pstrate la Inteligena emoional este abilitatea de a identifica, nelege i gestiona stri de spirit i
un nivel minim
sentimente, att la noi nine, ct i la ali oameni. Este important s fim contieni de sine i s
identificm stri i sentimente n noi nine i s identificm cum i afecteaz pe ali oameni.
Odat ce suntem contieni de propriile emoii, le putem gestiona eficace.
Contientizarea
volumului vocii

Vocea dvs. este unul dintre instrumentele dvs. vitale n comunicare. Cuvintele spuse la mnie
transmit un mesaj total diferit dect atunci cnd aceleai cuvinte sunt rostite cu un volum
moderat. Cnd emoiile se intensific, volumul vocii crete adeseori. Cheia este echilibrul nici
prea tare, dar nici n oapt.

Meninerea
contactului vizual

Ochii sunt o parte important a comunicrii nonverbale. Cei care privesc n gol sau i fixeaz
privirea la propriile picioare nu inspir mult atenie sau ncredere de sine. Un contact vizual bun
subliniaz un argument i stabilete ncredere.

Curs: Transmiterea
unui
mesaj
Topic: Planificarea transmiterii unui mesaj dificil

dificil

cu

diplomaie

tact

Transmiterea unui mesaj dificil


Scop: Folosii acest exerciiu de aprofundare pentru a transmite un mesaj dificil.
Pentru a utiliza acest instrument pentru a v redacta mesajul, putei tipri tabelul de mai jos i completa rndurile
goale pentru a consemna planificarea dvs. Ca o alternativ, putei utiliza o aplicaie de foi de calcul sau de procesare
de text pentru a crea un tabel cu mai multe rnduri. Apoi l putei completa electronic i de asemenea s l salvai ca
model pentru consultare viitoare.
Cnd dai un mesaj dificil, abordarea afirmaiilor la persoana I este benefic. Aceast abordare implic enunarea
unui comportament faptic, urmat de impactul pe care l are asupra dvs. i, dac este posibil, schimbarea de
comportament preferat de dvs. Exemple de afirmaii la persoana I sunt A vrea s... sau Cred c... Planificarea
acestora n avans va face lucrurile mai uoare atunci cnd transmitei efectiv mesajul.

Transmiterea unui mesaj dificil


Etape

Note pentru transmiterea mesajului dvs. dificil la locul de


munc

Descriei-v dilema:

Enumerai faptele:

Scopul ntlnirii:

Afirmaii la persoana I eseniale de fcut n timpul


ntlnirii:
1.
2.
3.
4.
5.

Curs: Transmiterea
unui
mesaj
Topic: Planificarea transmiterii unui mesaj dificil

dificil

cu

diplomaie

tact

Recomandri pentru transmiterea de


mesaje dificile
Scop: Utilizai acest instrument de lucru ca o referin la recomandrile pentru
transmiterea de mesaje dificile.
Aceste recomandri sunt oferite ca informaie de context cu privire la abilitile
utilizate pentru transmiterea mesajelor dificile cu diplomaie i tact.
Aceste recomandri utile v vor pregti pentru transmiterea unui mesaj dificil la locul
de munc.
Recomandri
Recomandare

Descriere

Concentrai-v pe
obiectiv

Concentrai-v mesajul pe obiectiv sau pe modificarea comportamentului i nu pe persoan.


Acest lucru ajut la a evita ca discuia s devin personal sau s devieze pe o pant
neproductiv Obiectivele trebuie s fie clare, realiste i realizabile.

Nu suprasimplificai

Nu suprasimplificai problemele etichetnd persoana ntr-un mod negativ. Este cel mai bine
s izolai problemele specifice ale aciunilor sau comportamentelor unei persoane, care pot
fi gestionate pozitiv.

Separai problemele i
separai concluziile de
fapte

Separai problemele nu are rost s strngei toate problemele i s lovii persoana cu


toate deodat. Amintii-v de asemenea s separai orice concluzii pe care le-ai tras de
fapte.

Sensibilitate i respect

Formularea mesajului dvs. trebuie aleas ci grij pentru a arta sensibilitate i respect. Este
de dorit s pstrai o relaie de munc pozitiv cu persoana, indiferent de orice conflicte de
personalitate. Cnd transmitei veti proaste care sunt n afara controlului dvs., artai
respect pentru alegerile companiei.

Utilizai abordarea
Utilizai abordarea afirmaiilor la persoana I pentru a arta sensibilitate i respect. Cnd
afirmaiilor la persoana I solicitai o schimbare de comportament celeilalte persoane, utilizarea unor astfel de afirmaii
o va transpune ntr-o stare de spirit cooperant. n schimb, afirmaiile la persoana a II-a
probabil o va face s fie defensiv.

Fii asertiv()

Rmnei asertiv() i evitai s devenii agresiv() sau s adoptai o mentalitate combativ.


Alegerea unei metode asertive v permite s v evideniai ideea clar i articulat. De
asemenea, nu inventai scuze i nu facei oamenii responsabili pentru lucruri de care nu
rspund.

Recomandri
Recomandare

Descriere

Ascultai n mod activ

Ascultarea activ poate demonstra empatie i poate lua n considerare sentimentele cu


sensibilitate i respect. Ascultarea pasiv, pe de alt parte, este simul auzului.

Recunoatei impactul

Recunoatei impactul asupra sentimentelor asculttorului. Acest lucru ajut la comunicarea


cu empatie i previne ca cealalt persoan s devin inutil de emoional.

Tonul i limbajul corporal Fii contient() de tonul i limbajul dvs. corporal. Un limbaj corporal deschis i un ton calm
pot ajuta la construirea unei relaii cu asculttorul.

Fii concentrat() pe
soluie

Meninerea concentrrii pe soluie v va ajuta s evitai prezentarea unui mesaj care


atribuie vina cuiva.

Curs: Transmiterea unui mesaj dificil cu diplomaie i tact


Topic: Practic: Transmiterea unui mesaj dificil