Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CAPITOLUL 3
OPERAIUNI ADMINISTRATIVE DE COMUNICARE
OBIECTIVE
Studiul acestui capitol v permite s cunoatei:
Formele n care se transmit informaiile n interiorul i n exteriorul
administraiei publice;
Regulile comune de redactare a documentelor administrative;
Particularitile privind elaborarea scrisorii administrative, avizului, notei,
referatului i raportului.
74
scrisoarea administrativ;
avizul;
nota;
referatul;
raportul.
75
Antetul
Antetul este cartea de vizit oficial a emitentului documentului. El se
plaseaz n partea superioar a primei pagini i trebuie s cuprind denumirea
exact a autoritii sau instituiei, adresa sediului, numerele de telefon i fax,
adresa de e-mail.
Antetul documentelor autoritilor statului va conine i stema Romniei,
cu toate c nu exist dect o reglementare general n acest sens. 1 De
asemenea, autoritile administraiei publice locale reproduc n antet stema
judeului, municipiului, oraului sau comunei, dup caz, dac le-a fost aprobat 2
o asemenea stem.
Mai recent, n antetul autoritilor i instituiilor publice sunt utilizate
diverse sigle, care sunt reprezentri grafice, de regul colorate, mai mult sau mai
puin artistice, prin care se dorete exprimare personalitii acestora, pornind, de
regul, de la iniialele denumirii.
n cazul autoritilor administraiei publice centrale cu un numr mare de
compartimente funcionale, antetul poate fi ncrcat, dac se coboar, potrivit
raporturilor ierarhice, pn la compartimentul cruia i aparine funcionarul care
a redactat nscrisul. Menionarea
nivelurilor ierarhice n
antet, de la
Art.4 din Legea nr.102/1992 privind stema rii i sigiliul statului, publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, nr.236 din 24 septembrie 1992, prevede: Stema Romniei va fi reprodus pe
sigiliile autoritilor publice, pe acte oficiale, pe imprimatele i plcile indicatoare ale edificiilor
acestora, pe moneda naional i pe alte semne monetare emise de Romnia, pe nsemnele i
pe unele accesorii ale uniformelor militare, n condiiile stabilite de Guvernul Romnie. Nu a
aprut ns nici o hotrre de guvern care s reglementeze cu exactitate modul de utilizare a
stemei rii n documentele oficiale ale autoritilor i instituiilor administraiei publice.
2
Potrivit prevederilor art.10 din Legea nr.102/1992 privind stema rii i sigiliul statului, stemele
judeelor, municipiilor, oraelor i comunelor se aprob de Guvern, la propunerea consiliilor
judeene sau, dup caz, a consiliilor locale, cu avizul Comisiei Naionale de Heraldic i
Genealogie.
76
77
ANTET
Nr.BV2-133/12.10.2006
Dos. I.IV
Indicarea destinatarului
Destinatarul documentului se indic sub antet, n partea stng a paginii.
Cnd este vorba de autoriti sau instituii publice, nu se trece adresa acestora,
deoarece s-ar ncrca inutil documentul. Adresa se trece numai pe plic. Cnd
este vorba de persoane fizice se nscrie i adresa, deoarece acestea se
identific prin nume, prenume i domiciliu. Nu este indicat utilizarea abrevierilor,
cum sunt Dlui, Dnei. Exemple:
I. Ctre
MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR
II. Domnului PRIM-MINISTRU
III. Domnului Ministru al Sntii
Sergiu Nicolaescu
IV.
Obiect i referin
Sunt meniuni care se nscriu imediat sub destinatar, cu aliniere la stnga,
pentru a da posibilitatea acestuia s cunoasc rapid coninutul documentului i
eventualul document anterior la care se refer. Exemple:
I. Obiect: Bilanul investiiilor strine realizate n Romnia n semestrul
I/2006
II. Ob: Efectuarea unui control la Prefectura judeului Galai
III. Referitor la: Scrisoarea dvs. nr.____din__________
IV. Ref: Adresa noastr nr.______din_________
Precizm c meniunea Obiect: nu este obligatorie. Este indicat s se
foloseasc atunci cnd este vorba de documente voluminoase. Cnd
78
documentul este scurt i obiectul su rezult n mod evident din text, meniunea
Obiect: ncarc inutil documentul.
Nici referina nu este obligatorie ca meniune separat. Ea poate fi
ncorporat n partea introductiv a documentului. Alegerea aparine autorului
documentului.
Este indicat ca, atunci cnd se cunoate funcionarul care se ocup de
problema despre care trateaz documentul, sub obiect i referin s se
menioneze: n atenia domnului... n acest fel se poate evita dirijarea
documentului ctre o persoan care nu cunoate problema respectiv. Aceast
meniune trebuie folosit ns cu pruden, pentru a nu leza raporturile ierarhice.
Astfel, nu se va folosi niciodat referitor la conductorul unitii i nici n cazul
scrisorii administrative personalizate.
Semntura i sigililul sau tampila
Semntura are rolul de a demonstra c documentul provine de la cel ce
se identific a fi emitentul i c documentul reprezint manifestarea sa de voin.
Documentul trebuie semnat de cel n drept s o fac. Dac este vorba de
un act intern, cum este de exemplul referatul, nscrisul va fi semnat de autor.
Dac documentul este ntocmit n baza prerogativelor de putere ierarhic, el va fi
semnat de deintorul acestei puteri. Cnd documentul este destinat comunicrii
cu o alt autoritate sau instituie a administraiei publice sau cu o persoan fizic
sau juridic, el va fi semnat de persoana care are competena de a reprezenta
autoritatea sau instituia emitent. Semntura va fi nsoit de indicarea funciei i
a numelui i prenumelui semnatarului, n clar. Exemple:
Ministru,
Ministru,
ss. indescifrabil
Petre BLAGA
Petre BLAGA
ss. Indescifrabil
79
/ Prefect,
ss. indescifrabil
Mihai Gsc,
subprefect
80
81
Potrivit art.23 din Legea nr.75/1994, formele care se cer ndeplinite pentru
confecionarea sigiliilor cu stema Romniei, modelul sigiliilor, pstrarea i
utilizarea acestora, precum i scoaterea din folosin a sigiliilor uzate sau care
devin nefolosibile, ca urmare a modificrii structurii sau desfiinrii unor autoriti
sau instituii publice se stabilesc prin hotrre a Guvernului. n baza acestui text
legal, Guvernul Romniei a emis mai multe hotrri, principala reglementare
actual fiind H.G. nr.544/2003 privind modelul sigiliilor cu stema Romniei,
pstrarea i utilizarea acestora, precum i scoaterea din folosin a sigiliilor cu
1
2
82
stema Romniei, uzate sau care devin nefolosibile 3. Aceast hotrre de Guvern
conine toate reglementrile de detaliu necesare pentru executarea n concret a
prevederilor legale.
n conformitate cu prevederile art.10 din Legea nr.102/1992, autoritile
administraiei publice locale i pot elabora steme proprii, pe care le pot utiliza
pentru realizarea sigiliilor proprii. Stemele judeelor, municipiilor, oraelor i
comunelor se aprob de Guvern, la propunerea consiliilor judeene sau, dup
caz, a consiliilor locale, cu avizul Comisiei Naionale de Heraldic i Genealogie.
Un exemplu n acest sens este H.G. nr.684/1998 prin care s-au aprobat stemele
mai multor judee, printre care i judeul Galai. Stema judeului Galai se
compune dintr-un scut rou, ncrcat cu o ancora de aur, avnd un otgon albnegru, nfurat pe braul su vertical; n dreapta i n stnga ancorei se afl cte
o stea de aur.
n ceea ce privete tampilele fr stem, acestea se confecioneaz ntro gam larg de modele, ns toate trebuie s conin o inscripie cu denumirea
autoritii sau instituiei publice creia i aparin. Ca regul, modelul, modul de
utilizare si pstrare se stabilesc de conductorul autoritii sau instituiei publice.
Anexele sunt diverse nscrisuri care pot nsoi documentul administrativ
pentru a-l completa sau care sunt considerate utile pentru susinerea afirmaiilor
sau argumentelor din coninutul documentului.
Anexele pot fi menionate n text ( V trimitem alturat...) sau pot fi
menionate n mod expres, fie ca numr, fie prin enumerare. Dac se
menioneaz doar numrul, aceast meniune se poate trece sub meniunile
Obiect: i Referin: Exemplu:
83
Ctre
MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR
Obiect: Suplimentare credite bugetare.
Referitor la: Adresa dvs. nr.____din__________
Anexe: 3
..........................................................................................................................
Dac se enumer anexele, ele se pot trece pe ultima pagin, pentru a
evita ncrcarea excesiv a primei pagini. Exemplu:
................................................................................................................................
Director,
ss. indescifrabil
Petre POPESCU
Anexe:
1. Defalcare pe capitole a creditelor bugetare pentru trim.I;
2. Obiectivele de investiii aprobate;
3. Noul model de imprimat pentru raportrile contabile.
Modul de redactare a documentelor administrative
Redactarea documentelor administrative se face, n primul rnd, cu
respectarea scrupuloas a regulilor gramaticii limbii romne. Evident, gramatica
limbii romne trebuie s se bucure de respect general. n cazul administraiei
ns, respectarea gramaticii limbii romne are o semnificaie aparte i anume
respectul datorat de autoriti limbii oficiale a statului. Acesta este i motivul
pentru care ocuparea unei funcii publice este condiionat de cunoaterea limbii
84
Art.50 lit.b din Legea nr.188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat n Monitorul
Oficial al Romniei, Partea I, nr.251 din 22 martie 2004.
85
Potrivit
autoare1,
unei
particularitile
stilului
administrativ
sunt:
rezolv
dup
procedur
consacrat. Atunci
cnd
se
cunoate
86
87
3.4. Nota
88
note de coordonare;
note de informare.
89
90
personalizat, fie prin precizarea funciei destinatarului, fie prin menionarea att a
funciei, ct i a numelui i prenumelui titularului acesteia.
strii de fapt sau prezentarea problemei care trebuie rezolvat, este obligatorie
nscrierea unei propuneri de soluionare argumentate (dac sunt mai multe soluii
posibile se prezint toate i se propune soluia considerat ca fiind cea mai
bun), iar n final se solicit intervenia destinatarului. n funcie de situaie, se
utilizeaz formule de genul: Fa de cele prezentate, v rog s dispunei.,
Drept urmare, v rog s dispunei..., ...v rog s binevoii a dispune..., ...v
rog s intervenii pentru....
1
91
92
nregistrare i dat.
face parte autorul, situaie n care nu este necesar precizarea destinatarului, fie
unei structuri superioare sau unui superior ierarhic compartimentului din care
face parte semnatarul, cu adres de naintare. n acest caz se nregistreaz
numai adresa de naintare.
.................................................................................................................................
RAPORT
privind controlul desfurat la...n ziua (perioada)...
.................................................................................................................................
final de politee.
Se aprob,
DA
93
Director,
ss. indescifrabil
Data____________
22.10.2006
SS. indescifrabil
NTREBRI DE AUTOEVALUARE
1. Ce se nelege prin operaiuni administrative de comunicare? Detaliai.
2. Care sunt formele caracteristice, frecvent utilizate, n care se materializeaz
operaiunile administrative de comunicare?
3. Prezentai, pe scurt, regulile comune tuturor documentelor administrative.
4. Care sunt caracteristicile limbajului administrativ i cele ale formelor utilizate
pentru redactarea documentelor administrative?
5. Ce reprezint scrisoarea administrativ? Detaliai.
6. Ce reprezint nota? Detaliai.
7. Ce reprezint referatul? Detaliai.
8. Ce reprezint raportul? Detaliai.
TESTE DE AUTOEVALUARE
1. Operaiunile administrative de comunicare sunt:
a. activitile ce au ca rezultat realizarea oricrui nscris prin care se
urmrete transmiterea unor informaii, att n interiorul, ct i n
exteriorul administraiei publice;
b. activitile legate de aplicarea regulilor comune tuturor documentelor
administrative;
c. ansamblul modalitilor specifice de punere n executare a actelor
administrative;
d. ansamblul normelor juridice ce vizeaz controlul actelor administrative.
2. Formele caracteristice, frecvent utilizate, n care se materializeaz operaiunile
administrative de comunicare sunt:
a. numai scrisorile administrative;
b. semntura i sigiliul sau tampila, dup caz;
c. scrisoarea administrativ, avizul, nota, referatul i raportul;
d. semnarea prin delegare.
3. Regulile comune tuturor documentelor administrative se refer la:
a. numai la scrisoarea administrativ i nota;
b. numai la semntura, numele i prenumele titularului funciei;
c. antet, numrul de nregistrare i data documentului, indicarea
destinatarului, obiect i referin, semntur i tampil, eventualele
anexe i modul de redactare;
d. numai la semnarea prin delegare.
TIINA ADMINISTRAIEI PARTEA II-a
94
95
96
97
98