Auditul calitii - ABT

MODULUL

PLANIFICAREA I EFECTUAREA
AUDITULUI

n cele mai multe situaii, auditul sistemului calitii este realizat n scopul
constructiv de a se asigura c sistemul calitii organizaiei funcioneaz, constituind
un instrument al dezvoltrii acestuia. Din aceste considerente este necesar ca
programul de audituri s fie planificat. Aceasta d posibilitatea auditorului i
auditatului de a se pregti pentru audit i a face posibil desfurarea lui cu maximum
de cooperare de ambele pri.
Exist ns situaii, n care obiectivul auditului l constituie surprinderea unor
persoane n afara cerinelor n vederea demiterii acestora, iar auditul se realizeaz
neanunat.
Planificarea activitilor
Auditorul ef stabilete modul de derulare al auditului prin planificarea
activitilor, urmrind o anumit strategie. Din acest punct de vedere, ntr-o prim
abordare, auditul poate fi:
orizontal, n care se urmrete un anumit aspect al obiectului auditului n
toate compartimentele organizaiei, i
vertical, n care se urmresc toate aspectele obiectului auditului n fiecare
compartiment auditat.
Pagina 1
M3.AC

Auditul calitii - ABT

CONCLUZIE
Regula de baz n desfurarea auditului o constituie urmrirea activitilor n
succesiunea lor fireasc, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, execuie,
livrare.
Planificarea prealabil a auditurilor interne n cadrul unei organizaii se
realizeaz n documentul Program anual de audituri interne pe anul .....

EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Program anual de audituri interne

pe anul 2011 la firma Alpina
PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2009
Nr.
Crt.

Compartiment
auditat

Perioada
auditului
Echipa de Documente de referin
audit
PlaniRealizat
ficat
SR EN ISO 9001:2001,
19.08.
B.V., H.I. PO-03, PO-12, PO-13,
2011
PO-21
SR EN ISO 9001:2001,
M.L.,
21.08.
PO-14, PO-15, PO-17,
G.H.
2011
PO-20
SR EN ISO 9001:2001,
24.08.
F.L., T.R. PO-02, PO-6, PO-7,
2011
PO-11
SR EN ISO 9001:2001, 26.08.
B.V., M.L.
PO-04, PO-16
2011

Producie
vopsele

Cercetare
Dezvoltare

Comercial
Tehnic

Comercial
Vnzri

Comercial
Logistic

G.H.,
D.N.

SR EN ISO 9001:2001,
PO-05, PO-08, PO-18

28.08.
2011

Resurse Umane

U.N.,
C.M.

SR EN ISO 9001:2001,
PO-01

31.08.
2011

Economic

G.H.,
M.L.

SR EN ISO 9001:2001,
PO-09, PO-10

02.09.
2011

Asigurarea
Calitii

B.V., U.N

SR EN ISO 9001:2001,
PO-19

03.09.
2011

Management

M.A., N.C

SR EN ISO 9001:2001,
MC-01

04.09.
2011

Elaborat: RC Anca Morar,

Nume:

Data: 12.01.2009
Pagina 2
M3.AC

Auditul calitii - ABT

n vederea bunei desfurri a auditului este necesar folosirea unui document

de verificare, prin care se controleaz dac au fost culese toate informaiile necesare,
nainte de auditarea unei alte activiti.
Auditorul trebuie s fie familiarizat cu activitile funciei auditate a sistemului
calitii, procedurile i documentaiile utilizate, clauzele adecvate ale standardului.
Auditorul va pregti un chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, mpreun
cu ntrebrile pe care le va pune i operaiile i documentaiile care urmeaz s le vad.
Subiectele auditului vor include i auditurile precedente ale compartimentului vizitat.
Compartimentele care necesit investigaii speciale sunt cele care nu au foste verificate
recent, cele care au fost verificate anterior i n care au fost gsite deficiene, precum i
cele n care sunt cunoscute deficienele sau se suspecteaz c acestea exist.
Auditorul trebuie s l fac pe auditat s fie contient n avans de domeniul
auditului i s specifice ce se ateapt de la el.
Listele de verificare
Sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului
(domenii i activiti investigate n timpul auditului).
Elaborarea lor se face n faza pregtirii auditului, n care auditorul se asigur c
sistemul definit n documentul de referin (manualul calitii, standardul de referin)
este complet i apt s duc la ndeplinirea obiectivelor calitii organizaiei.
Dac organizaia are un sistem al calitii, acesta este definit n manualul
calitii. Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul ef pentru a se asigura
c a fost acoperit ntreg sistemul. Cea mai eficient list de verificare pe care o poate
avea auditorul este cuprinsul sau indexul paginilor manualului.
Folosirea acestor liste, care nu au mai mult de dou, trei pagini, constituie o
bun verificare a auditrii tuturor compartimentelor i activitilor organizaiei.
n faza pregtirii auditului, auditorul ef trebuie s se asigure c sistemul definit
n manual este complet i apt s duc la ndeplinire obiectivele calitii organizaiei.
n situaia n care manualul calitii organizaiei nu este complet, auditorul ef
trebuie s verifice conformitatea sistemului cu standardul de referin, iar n alctuirea
listelor de verificare, standardul de referin s constituie lista de verificare dup care
urmrete dac s-au atins toate punctele.

CONCLUZIE

Auditorii, cnd i planific auditarea unei zone, i ntocmesc liste de verificare

prin care trebuie s aib n vedere faptul c, fiecare interviu individual trebuie s
cuprind patru aspecte de baz legate de:
persoane - responsabilitate i autoritate, cerine de instruire / educaie;
proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activitii auditate,
aplicabilitate practic;
echipamente dac sunt cele specificate n proceduri, dac necesit
manuale de utilizare iar acestea sunt disponibile;
produse i materiale - dac sunt cele specificate n proceduri, dac sunt
corespunztor identificate i cu stadiul inspeciilor identificat corespunztor.
Diagrama de flux (flow chart)
Un alt mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse, este
diagrama de flux a procesului de auditare. Aceasta ajut auditorul s observe c auditul
se desfoar sistematic i c nu au fost srite etape importante (Fig. 3.1).
Pagina 3
M3.AC

Auditul calitii - ABT

Cerere de audit
pentru certificare

Autorizarea
auditului

Se selecteaz o activitate sau un

element al sistemului calitii

Este documentat

NU

DA

Documentarea este
corespunztoare

NU

DA
NU
Este implementat
Se reia ciclul
pentru obiectivul
urmtor

DA
NU
Este eficient
DA

NU

Raport de
neconformitate

Sunt toate
obiectivele auditului
atinse
DA
Raport de audit
STOP

Figura 1: Diagrama de flux pentru un proces de audit

Pagina 4
M3.AC

Auditul calitii - ABT

CONCLUZIE
Din figur se observ desfurarea procesului de audit, de la colectarea de date,
la analiza i evaluarea lor, pn la raportarea rezultatelor auditului. Procesul se
desfoar n mod continuu pn cnd sunt atinse toate obiectivele auditului
planificate n Planul de audit i cuprinse n Chestionarele de audit.

EXEMPLU ILUSTRATIV 2: Diagrama flux pentru auditul intern

la firma Alpina (Fig. 3.2)
Start

Planificarea
anual a
auditurilor interne

Organigram, obiective, harta

proceselor, rapoarte audit,
ISO 9001,

Stabilirea
EA

Program anual
List auditori
Procedura PS-03-

ntocmirea i
transmiterea planului de
audit la comp. auditate

Program anual
List auditori
Procedura PS-03
Documentaia SMC
nu

Decizie RMC

Program anual aprobat

Lista auditori aprobat

Plan de audit
Lista de difuzare

nu
Plan de audit
semnat de auditat?

da
Documentaia SMC
Documentaia auditatului
Rapoarte anterioare de audit

Liste de verificare ptr. audit

Documentaie SMC
Procedura PS-03

Pregtirea
auditului

Efectuarea
auditului intern

Pagina 5
M3.AC

Liste de verificare ptr. audit

Liste de verificare completate

Rapoarte de neconformitate
Lista participani la edina
de nchidere

Auditul calitii - ABT

1

Liste de verificare
completate
Rapoarte de neconformitate
Lista participani
la edina de nchidere

Raport de audit

ntocmirea
raportului de
audit
Aprecierea
auditului
pozitiv?

nu

Stabilirea
aciunilor
corective

Raport de audit
Rapoarte de neconformitate

Raport de neconformitate
completat cu aciuni corective

da
Verificarea
realizrii
aciunilor
corective

Raport de neconformitate
completat cu aciuni corective

Raport de audit
(Raport audit de urmrire)

Pstrare
nregistrri
audit

Raport de neconformitate
cu cofirmarea realizrii aciuni
corective.
Raport audit de urmrire

Raportare pentru
analiza efectuat
de management
conf. PO-04-QMS

Sfrit

Figura 2: Diagrama de flux pentru un proces de audit intern

Documentele de lucru folosite n etapa de pregtire-planificare a auditului sunt:

autorizarea auditului;
standardele sau alte specificaii dup care se face auditul;
planul de audit;
orice formate provizorii care se folosesc n timpul auditului;
aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.

ACTIVITI N FAZA DE
PLANIFICARE-PREGTIRE
n aceast etap sunt prevzute urmtoarele activiti:
a) Iniierea auditului,
b) Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului;
Pagina 6
M3.AC

Auditul calitii - ABT

c)
d)
e)
f)
g)

Alctuirea echipei de audit;

Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii;
Vizita preliminar la auditat;
Elaborarea planului de audit;
Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii
coninutului;
h) Organizarea echipei de audit.
a) Iniierea auditului
Iniierea auditului poate avea loc din iniiativa:

Organizaiei auditate, n cazul unui audit intern;

Unei organizaii, pentru auditul la subcontractani;
Organizaiei auditate care nainteaz o cerere de certificare;
Unei alte organizaii interesat sau ndreptit, pentru auditul de ter parte.

Iniierea auditului presupune stabilirea obiectivului i domeniului auditului,

frecvenei acestuia i analiza preliminar a prezentrii sistemului calitii al
auditatului. n aceast etap se ia legtura cu organizaia auditat.
De asemenea, la iniierea auditului se stabilete auditorul ef, care poate fi
numit de:
organizaia iniiatoare a auditului - la auditul intern i la subcontractani;
ter parte independent - la auditul de ter parte.
Numirea are loc prin notificare oficial, precizarea scopului auditului i se
accept de cel numit.
b) Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului
Clientul decide, ce elemente ale sistemului calitii, zone i activiti ale
organizaiei urmeaz s fie auditate ntr-un interval de timp specificat. Este
recomandabil ca acestea s fie stabilite mpreun cu auditorul ef i cu consultarea
auditatului.
De asemenea, clientul specific standardul n baza cruia se efectueaz auditul
sistemului calitii, precum i frecvena acestuia, care se stabilete n baza
modificrilor provenite n organizaie ce pot avea repercusiuni asupra sistemului
calitii acestuia, precum i de rezultatele ultimelor audituri.
Importana acestor factori este diferit dac auditurile sunt de ter parte,
secund parte sau prim parte.
CONCLUZIE

Un audit al sistemului calitii va urmri:

Competena sistemului - dac procedurile sunt realiste i adecvate pentru

organizaie;
Conformitatea sistemului - dac procedurile sunt urmate corect;
Performana sistemului - dac aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultate
dorite.
Pagina 7
M3.AC

Auditul calitii - ABT

n cadrul auditurilor ter parte se ine seama de natura schemei de certificare n

primul rnd, i de ct de pregtit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de
evaluare complet, evaluare iniial, de supraveghere, audituri de prelungire, sau
audituri de extindere a domeniului.
n cadrul auditurilor secund parte se au n vedere: cerinele din contractele
curente (auditul poate avea loc la nceputul unui contract important pentru a asigura un
control efectiv n timpul fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare n producie);
resursele disponibile pentru contract; performanele subcontractantului n domeniul
calitii.
n cadrul auditurilor interne se auditeaz toate activitile care fac parte din
sistemul calitii organizaiei. Frecvena acestor audituri se stabilete n funcie de
necesitile sistemului i ale organizaiei. Activitile critice precum i cele cu
importan ridicat trebuie s fie auditate mai des dect celelalte. Este de dorit s fie
auditate simultan mai multe funcii ale organizaiei, ceea ce asigur auditarea
interferenelor dintre compartimente, care n alt mod nu ar putea fi auditate.
Rareori un audit poate ptrunde n profunzimea tuturor detaliilor sistemului
calitii. Una din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru ntre
abordarea de ansamblu, care este mai puin detaliat la nivelul ntregii arii auditate i
investigaiile aleatorii aprofundate, n cadrul crora o seciune mic dar semnificativ
este studiat n cele mai mici detalii. n orice audit este necesar o combinaie a celor
dou, ultima tehnic fiind folosit dac o problem este suspect sau apare o
neconformitate.
d) Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii
Aceast etap const n analiza documentaiei referitoare la metodele utilizate
de auditat pentru satisfacerea cerinelor de asigurare a calitii. Documentul de
referin este manualul calitii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este
recomandabil ca aceast analiz s stea la baza planificrii auditului.
n cazul auditurilor de consultan n vederea organizrii sistemului calitii, sau
a auditurilor n secund parte, documentaia sistemului calitii nu este disponibil,
aceast etap a auditului fiind opional.
e) Vizita preliminar la auditat
Vizita preliminar fcut de auditorul ef are o mare utilitate, deoarece ea
permite acestuia s ntlneasc diferite persoane din managementul auditatului,
constituind n acelai timp o bun ocazie de a cunoate organizaia n vederea
aprecierii dimensiunilor, a planului general, a proceselor etc.
Pe de alt parte, aceast vizit ofer reprezentanilor auditorului posibilitatea s
discute cu auditorul ef asupra modului n care se va desfura auditul.
De asemenea, cu aceast ocazie se contureaz liniile principale ale planului de
audit, care ulterior va fi definitivat de ctre auditorul ef.
Scopul vizitei preliminare este:
S identifice conducerea de vrf, responsabilitile acesteia, a autoritii aa
cum este definit n organigrama auditatului, precum i a interferenelor de
autoritate;
Pagina 8
M3.AC

Auditul calitii - ABT

S identifice structura documentelor sistemului calitii, n mod deosebit

manualul calitii auditatului;
S neleag auditorul ef modul de funcionare a sistemul calitii
auditatului;
Auditorul ef s verifice domeniul sistemului calitii, domeniul activitilor
auditatului i domeniul propus pentru auditare n vederea alctuirii echipei
de audit;
Prezentarea de ctre auditorul ef a modului de desfurare a auditului,
ntlnirile echipei de audit, edina de deschidere, edina de nchidere,
modul de clasificare i raportare a neconformitilor i posibilele
recomandri care pot fi fcute;
Auditatul s neleag procesul de audit i scopul acestuia;
S se prezinte cerinele pentru ghizi i rolul acestora;
S se stabileasc un acord asupra disponibilitii unor faciliti: un loc de
ntlnire pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii dup
documentele sistemului calitii;
Auditorul ef s viziteze ntreaga organizaie cu scopul de a nelege:
amplasarea general, mrimea, numrul de sedii i localizrile
geografice,
activitile care se desfoar n fiecare amplasament,
identificarea zonelor care necesit echipament de protecie i
clarificarea modului n care acesta va fi pus la dispoziie de auditat,
identificarea zonelor care necesit aprobri pentru acces i a
formalitilor necesare pentru aceasta,
identificarea zonelor care necesit experi evaluatori;
S stabileasc orarul de munc, pauzele de mas i realizarea aranjamentelor
de cazare i mas, dac aceasta este necesar;
S discute oportunitatea informrii sindicatului despre audit i scopul
acestuia;
S stabileasc data i durata auditului, a datei de prezentare a planului de
audit, a modului de pstrare a legturii ntre auditorul ef i auditat;
S rezolve toate obieciile pe care le are auditatul fa de modul n care este
prevzut s se desfoare auditul;
S faciliteze planificarea auditului i elaborarea programului de audit;
S stabileasc relaii de ncredere ntre auditorul ef i auditat.
Principalul document analizat este manualul calitii, sau un document
echivalent cu acesta.
CONCLUZIE
Dac n urma examinrii rezult c sistemul calitii nu este corespunztor
pentru satisfacerea cerinelor, se recomand ca auditul propriu-zis s fie efectuat dup
rezolvarea problemelor.

Pagina 9
M3.AC

Auditul calitii - ABT

f) Elaborarea planului de audit

Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibil pentru a permite
modificri care apar pe parcursul auditului organizaiei, sau situaii imprevizibile care
nu pot fi avute n vedere n momentul elaborrii sale. La elaborarea sa trebuie avui n
vedere o serie de factori, dintre care se menioneaz:
o Intervale de timp suficient de lungi pentru colectarea de informaii;
o Intervale de timp suficient de lungi pentru examinarea atent a
compartimentelor;
o Prevederea de intervale de timp n care auditorii s aib posibilitatea de a se
ntlni cu membrii desemnai ai echipelor manageriale ale compartimentelor
examinate;
o Planificarea activitilor astfel nct organizaia auditat s aib posibilitatea
de asigurare a ghizilor nsoitori.
Un plan de audit bine elaborat trebuie s conin urmtoarele elemente:
Obiectivele i domeniul auditului;
Identitatea persoanelor care au responsabiliti directe, referitoare la
obiective i domeniu;
Documentele de referin;
Identitatea membrilor echipei de audit;
Durata (intervalul de timp) i locul unde se efectueaz auditul;
Limba utilizat n timpul auditului (dac este cazul);
Identificarea compartimentelor care trebuie auditate;
Durata estimat (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate
prevzut n planul de audit;
Programul edinelor care se in cu conducerea auditatului;
Condiii privind confidenialitatea;
Lista de difuzare a raportului de audit i data estimat a publicrii.

EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Plan de audit la firma Alpina

PLAN DE AUDIT INTERN Nr. 1 din 04.08.2011
Compartiment auditat: Producie vopsele / adezivi
Tipul auditului:

Audit programat

Audit de urmrire

Perioada auditului: 19.08.2011

Documente de referin ale auditului:

SR EN ISO 9001:2008

Documentaia SMC aplicabil auditatului

Alte documente aplicabile

Pagina 10
M3.AC

Auditul calitii - ABT

(se specific)
Membrii echipei de Reprezentanii auditatului:
(nume, prenume, funcie)
audit:
(nume, prenume, funcie)
1. M.P., ef fabric
1. B.V, auditor ef
2. H.J., inginer
2. H.I, auditor
Entitate organizatoric Proces/activitate auditat

Elem.
ISO
9001

Doc.
SMC

Manualul Calitii

4.2.2

MC-01

Controlul documentelor

4.2.3

PS-01

Controlul nregistrrilor

4.2.4

PS-02

6.3+6.4

PO-03

Fabricarea adezivilor pulberi

7.5.1

PO-12

19.08.
2011

Fabricarea vopselelor, tencuielilor i grundurilor

7.5.1.

PO-13

ora

Monitorizarea i msurarea produsului

8.2.4

PO-21

8.3

PS-04

8.5.2
8.5.3

PS-05
PS-06

Infrastructura i mediul de lucru

Tratare neconformiti
Aciuni corective
Aciuni preventive
Auditor

Data
/ ora

9-15

ef compartiment auditat

B.V.

M.P.

g) Transmiterea planului de audit auditatului

n vederea aprobrii coninutului
Dup elaborare, planul de audit trebuie s fie aprobat de client i comunicat
auditatului.
n cazul n care se formuleaz obiecii cu privire la unele din prevederile
planului de audit, acestea trebuie s fie comunicate auditorului ef. nainte de
efectuarea auditului, aceste obiecii trebuie rezolvate de auditorul ef mpreun cu
auditatul i, eventual, cu clientul.
CONCLUZIE
n cazul n care prezentarea prematur a unor detalii particulare ale planului de
audit poate compromite obinerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie
comunicate auditatului, dect odat cu derularea activitilor.

Pagina 11
M3.AC

Auditul calitii - ABT

ORGANIZAREA EDINEI DE DESCHIDERE

Are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit i
reprezentanii auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 de minute, modul
de efectuare i desfurare a auditului.
Documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere sunt:
planul auditului;
materiale de prezentare.
Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri sunt:
Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri: membrii
echipei de audit i reprezentanii auditatului. Dac acetia nu sunt cunoscui de ctre
auditorul ef, ei se pot prezenta singuri sau poate fi pus n circulaie o list pentru a
fi completat;
Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului. Este
necesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela de a gsi
greeli, ci de a confirma implementarea i efectivitatea sistemului;
Analiza strii curente a documentaiei sistemului calitii, folosit de auditori la
pregtirea auditului;
Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru
efectuarea auditului;
Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi
constatate;
Stabilirea cilor oficiale de legtur ntre echipa de audit i auditat;
Desemnarea nsoitorilor echipei de audit precum i a reprezentanilor auditatului
care vor semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;
Desemnarea resurselor i facilitilor necesare echipei de audit n ceea ce privete
locul de ntlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de
protecia muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;
Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit i obinerea semnturii
reprezentantului organizaiei auditate pe planul de audit;
Sublinierea caracterului confidenial din partea echipei de audit, att n timpul, ct
i dup ncheierea auditului;
Stabilirea programului edinelor intermediare i a edinei de nchidere (ora i
data), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;
Mulumiri pentru participare la aceast edin, adresate de ctre auditorul ef celor
prezeni.

Pagina 12
M3.AC

Auditul calitii - ABT

ORGANIZAREA EDINELOR INTERMEDIARE

Aceste edine se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai
multe zile. La acestea particip membrii echipei de audit, iar dac este cazul sunt
invitai ghizii sau reprezentanii auditatului. edinele intermediare pot avea loc la
nceputul sau la sfritul fiecrei zile de lucru.
Este recomandabil ca echipa de audit s aib ntlniri la nceputul fiecrei zile
de lucru.
Pe parcursul edinelor intermediare se analizeaz:

Diferite aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul de

informaii ntre auditori, precum i analiza i ncadrarea neconformitilor
constatate;

Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate

neconformitile gsite i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor probleme
aprute;

Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei

auditate;

Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a auditului;

Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se desfoar

auditul avnd posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai nalt,
pentru a nu exista surprize la edina de nchidere.

Ultima edin intermediar este o edin de pregtire a edinei de nchidere,

la care particip doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc dup ce au fost
efectuate toate vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. La finalul
acestei ntlniri se elaboreaz un rezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n
edina de nchidere.
edina este condus de auditorul ef i are urmtoarele obiective:
Prezentarea observaiilor constatate;
Analiza i ncadrarea neconformitilor n: neconformiti critice,
neconformiti majore, neconformiti minore i observaii. Acele observaii
care ies din cadrul auditului nu sunt reinute;
Se redacteaz neconformitile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind
identificate n raport cu cerinele specificate n standard sau n alte
documente de referin ale auditului fiind susinute de dovezi
corespunztoare;
Auditorul ef pregtete rezumatul pentru edina de nchidere care va
urmri atingerea obiectivelor auditului prin rspunsul la urmtoarele
ntrebri:
i.

Documentele sistemului calitii satisfac cerinele standardelor de

referin ?

ii.

Sunt documentele sistemului calitii implementate ?

Pagina 13
M3.AC

Auditul calitii - ABT

iii.

Este sistemul calitii eficient ?

iv.

n ce msur influeneaz neconformitile constatate, activitatea

auditatului ?

Se pregtete concluzia echipei de audit.

ORGANIZAREA EDINEI DE NCHIDERE
Durata unei astfel de edine nu trebuie s depeasc o or, o or i jumtate,
iar documente de lucru folosite pentru edina de nchidere sunt:
materiale de prezentare;
materiale doveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit;
sumarul celor gsite.
Dup efectuarea tuturor examinrilor prevzute n planul de audit, naintea
transmiterii raportului de audit ctre auditat are loc o edin de nchidere, n care se
prezint oficial concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul ef,
fiind recomandabil s participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt i
conducerea compartimentelor auditate.
Pe durata edinelor trebuie parcurse urmtoarele aspecte:

Prezentarea persoanelor participante la edin, cu ntocmirea unui proces verbal

de nregistrare a numelor participanilor;

Mulumirile auditorului ef n numele echipei de audit, adresate conducerii

auditatului i ghizilor pentru ajutorul i timpul acordat;

Se vor face aprecieri asupra modului deschis de colaborare ntre echipa de audit i
auditat, dac aceasta este un fapt real, iar n caz contrar nu se vor face aprecieri;

Se prezint succint scopul, obiectivele i domeniul auditului;

Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va

transmite raportul;

Se indic limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic n care nu au

fost examinate toate zonele, existnd deci posibilitatea ca unele deficiene s nu fi
fost sesizate;

Se prezint neconformitile constatate, prin parcurgerea lor fr comentarii pentru

a oferi o imagine global asupra deficienelor ntregului sistem;

Comentarii ale neconformitilor i clarificri, dac este cazul, pentru conducerea

auditatului;

Semnarea rapoartelor de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei

auditate, dac acestea nu au fost semnate anterior;

Formularea concluziilor echipei de audit i prezentarea lor auditorului ef.

Concluzia final va fi comunicat clientului odat cu raportul de audit;

Rspunsul celor auditai;

Pagina 14
M3.AC

Auditul calitii - ABT

Auditorul ef declar nchis edina, iar echipa de audit prsete organizaia.

EXEMPLU ILUSTRATIV 4: Proces verbal al edinei de nchidere

la firma Alpina
PROCES VERBAL AL EDINEI DE NCHIDERE
S.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L.

Pag. 1 / 1

ORGANIZAIA AUDITAT: S.C. ALPINA S.R.L.

REPREZENTANTUL ORGANIZAIEI: R. B.
REFERIN: SR EN ISO 9001/2008
DATA I DURATA EFECTIV A AUDITULUI: 15-17.09.2011, 0rele 8-16
PERSOANE DIN ORGANIZAIA AUDITAT CARE AU PARTICIPAT
LA EDINA DE NCHIDERE
Nr. crt.

Nume i Prenume

Funcia

Semntura

1.

ing. R. B.

2.

K. E.

Manager calitate

3.

V. C.

Director aprovizionare

4.

K. E.

Director tehnic

5.

O. H.

Contabil ef

Director

ECHIPA DE AUDIT:
Auditor ef: ing. B. V.
Auditori: ing. H. C.
OBSERVAIILE ECHIPEI DE AUDIT
Neconformiti / Observaii
Neconformiti majore

Numr

Paragraf standard referin

Neconformiti minore

2
1

4.2.1; 7.5.4
8.5.2

Observaii

7.5.3; 8.2.4; 8.5.3

REMARCI SUPLIMENTARE

Pagina 15
M3.AC

Auditul calitii - ABT

Auditorul ef a prezentat obiectivele auditului i unele aspecte pozitive semnificative privind

conformitatea elementelor Sistemului Calitii cu condiiile specificate n standardul de
referin SR EN ISO 9001/2008. Au fost prezentate observaiile echipei de audit, cu
precizri suplimentare necesare interpretrii corecte a acestora: neconformiti majore,
neconformiti minore i simple observaii.
Neconformitile au fost agreate, iar rapoartele de audit au fost semnate de reprezentantul
auditatului. Auditorul ef a concluzionat c dup iniierea aciunilor corective i
implementarea lor, se va programa auditul de certificare.
Auditorii declar c i-au ndeplinit misiunea n condiii satisfctoare, prin parcurgerea
documentelor, vizitarea compartimentelor organizaiei i rspunsurile primite la ntrebrile
formulate. Auditorii declar c este posibil s existe i alte neconformiti care nu au fost
depistate la data auditului. n caz de incidente, accidente sau erori comise de organizaie
dup audit, auditorii nu sunt responsabili.
LISTA DE DIFUZARE
Ex. 1: S.C. ALPINA S.R.L.
Ex. 2: S.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L.
Data:

17.09.2011

Auditor ef (Semntura)
Reprezentant organizaie (Semntura)

B.V.
H. C.

EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII

Examinarea organizaiei auditate se efectueaz n dou etape, prima etap

const ntr-o evaluare a documentaiei sistemului calitii, iar cea de-a doua etap
implic vizitarea organizaiei.
Etapa 1. Evaluarea documentaiei sistemului calitii organizaiei auditate, are ca
obiectiv verificarea concordanei dintre documentele sistemului calitii i
standardul ales ca model de referin. Se analizeaz raporturile auditurilor
anterioare, n cazul n care acestea au existat, recomandrile fcute cu ocazia
acestor audituri, pentru a urmri activitile crora li s-au fcut recomandri de
corecie i dac au fost eliminate neconformitile evideniate n timpul
auditurilor anterioare.
Etapa 2. Aceast etap se efectueaz dup obinerea acordului de vizitare a
organizaiei auditate, din partea conducerii auditatului. Ea const n vizitarea
organizaiei auditate cu scopul de a constata gradul de conformitate ntre practica
curent din organizaia auditat i prevederile din documentele sistemului
calitii precum i modelul de referin ales pentru construirea acestui sistem.
Pagina 16
M3.AC

Auditul calitii - ABT

Dovezi obiective
Concluziile auditului se elaboreaz n urma colectrii de dovezi obiective, prin
intermediul interviurilor, a examinrii documentelor i a nregistrrilor calitii, a
observrii activitilor n curs de desfurare i a condiiilor din zonele vizitate.
Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv, auditorul trebuie s se asigure
c aceasta ntrunete urmtoarele elemente:
a) Existen
b) Precizie
c) Relevan
d) Semnificaie

- dovada nu este fictiv i exist cu adevrat,

- informaia este corect pn n cele mai mici amnunte,
- coninutul informaiei este relevant pentru
neconformitatea descoperit,
- dovada s fie evaluat de auditor, prin semnificaia fa
de neconformitatea pe care o indic.

Sursele de obinere a dovezilor obiective sunt:

Rapoarte de audit anterioare;
Reclamaii la beneficiar, refuzuri de recepie, reclamaii n garanie;
nregistrri ale calitii;
Documente;
Defecte, remedieri, derogri de la fabricaie;
Aciuni corective efectuate anterior;
Observarea activitii n curs de desfurare n timpul auditului;
Interviuri cu angajaii implicai n activitile de asigurare a calitii, sau cu
efecte asupra acestor activiti.
ncadrarea n timpul acordat auditului
Auditorul ef urmrete ndeplinirea planului de audit n fiecare compartiment
auditat. Dac sunt necesare schimbri ale atribuiilor auditorilor i ale planului de
audit, el poate efectua aceste schimbri cu acordul clientului i cu consultarea
auditatului.
n vederea ncadrrii n intervalul de timp alocat auditului, dac ntr-un
compartiment se depete timpul alocat prin plan, atunci n celelalte compartimente
se va scurta timpul sau se vor efectua comutri.
Documentarea constatrilor auditului
Documente de lucru folosite de auditor n timpul colectrii informaiilor i a
documentrii constatrilor auditului sunt:
standarde sau/i specificaii;
documentaia sistemului de management al calitii a auditatului
(manualul calitii i procedurile asociate);
liste de verificare;
chestionarul de audit;
planul de audit;
rapoarte de neconformitate/observaie.
Pagina 17
M3.AC

Auditul calitii - ABT

Toate observaiile din timpul auditului trebuie documentate (scrise). Auditorii

trebuie s noteze suficiente date pentru a avea o surs din care s poat rezulta
concluzii clare. Consemnrile fac referire la documente, ediie, lot, cantitate, numrul
postului, denumirea funciei, alte aspecte relevante. Toate informaiile trebuie
formulate foarte explicit, deoarece acestea pot fi folosite ca referin n investigaiile
din compartimentele ce urmeaz s fie vizitate de ali membri ai echipei de audit, sau
trebuie verificate mai trziu, sau sunt folosite n alt zon.
Indiciile care semnaleaz neconformiti se noteaz dac par semnificative,
chiar dac nu sunt cuprinse n lista de verificare (chestionarul pentru audit) i trebuie
investigate. naintea prsirii zonei auditate, trebuie verificat cu atenie dac toate
detaliile din notiele luate sunt clare i complete. Notiele clare, exacte, lizibile i
complete sunt eseniale. Este ineficient, pierderea de timp i total neprofesional, ca
auditorul s se ntoarc ntr-o zon pentru c: nu a nregistrat suficiente detalii, nu
poate citi sau nelege propriile notie, sau detaliile nregistrate nu sunt clare.
Pentru a nu exista nici un dubiu asupra nregistrrilor, poate fi de ajutor ca
auditorul s dea celui intervievat s citeasc ce a nregistrat.
Notiele auditorilor pot fi folosite n cadrul discuiilor sau n rapoartele scrise
transmise auditatului pentru a defini neconformitile.
Notiele auditorilor constituie nregistrri ale calitii care se pstreaz pentru o
anumit perioad de timp.
CONCLUZIE
Modul n care se iau notie, formularele folosite, se stabilesc de auditorul ef
pentru fiecare audit n parte, sau de fiecare auditor.
Pentru consemnarea i raportarea concluziilor, se pot folosi urmtoarele tipuri
de documente:
chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calitii
compartimentului;
formulare pentru raportarea observaiilor auditului;
rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de
susinere a concluziilor la care au ajuns auditorii.
Chestionarul de audit
Formatul acestor documente este stabilit de auditorul ef, care trebuie astfel
concepute nct s nu limiteze activitile sau investigaiile suplimentare, care pot
deveni necesare pe parcursul desfurrii auditului.
Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat.
Acesta se ntocmete plecnd de la urmtoarele elemente:

standardul de referin;
rezultatele auditurilor anterioare;
deficiene cunoscute privind calitatea;
prioriti ale managementului;
documentele sistemului calitii;
Pagina 18
M3.AC

Auditul calitii - ABT

alte documente ale organizaiei;

consideraii ale auditorilor bazate pe propriile cunotine, experiene, vizite
preliminare etc.

EXEMPLU ILUSTRATIV 5: Chestionar de audit la firma Alpina

Nr.
crt

Document
de
referin/
clauz

ntrebare de audit

Constatri/
Observaii/
Rezultate

Evaluare *

Compartimentul / proces/activitatea auditat/ :

Controlul documentelor, Controlul nregistrrilor, Infrastructura i mediul de lucru,
Fabricarea adezivilor pulberi, Fabricarea vopselelor, tencuielilor i grundurilor,
Monitorizarea i msurarea produsului, Tratare neconformiti, Aciuni corective, Aciuni
preventive
Data auditrii:
Auditor:
Auditat:
19.08.2011
B.V.
H.J.

..................

Fabricare
a
adezivilor
pulberi
4
PO-12
/ 7.5.1

1. Cum este programat procesul pentru asigurarea

termenelor de livrare ? Cum este aceast
informaie comunicat personalului operativ ?
2. Ce informaii stau la dispoziia personalului
operativ care descriu caracteristicile produsului ?
3. Ce documentaie st la dispoziia operatorului
ca i instruciuni de lucru ?
4. Se verific pe parcursul auditului c se
utilizeaz echipament corespunztor n producie.
Exist probleme repetate asociate echipamentului
de producie ?
5. Ce aparate de msurare i monitorizare sunt
utilizate pentru asigurarea cerinelor clientului ?
Pot fi vzute ?
6. Se descrie procesul de livrare i transport al
produsului care asigur c numai produse
acceptabile sunt livrate la clientul corespunztor.
Ce activiti post-livrare sunt desfurate de
organizaie ?
7. Ce obiective sunt monitorizate, dac sunt,
pentru a verifica eficacitatea procesului de
producie ?
8. Exist n organizaie procese n care produsele
rezultate nu pot fi verificate prin inspecie i
testare?

..................
Pagina 19
M3.AC

Auditul calitii - ABT

* Evaluare: 1- ndeplinit, 2 ndeplinit parial (neconformitate sau observaie),
3- nendeplinit (neconformitate)

Chestionarele de audit bine ntocmite au urmtoarele avantaje:

permit auditorilor s fie bine informai despre obiectivele i cerinele
activitii auditate;
permit auditorului ef s evalueze munca de pregtire desfurat de ceilali
membri ai echipei de audit;
permit auditorilor s evalueze gradul de derulare al auditului;
dac este nevoie faciliteaz redistribuirea sarcinilor ntre auditori;
asigur o nregistrare a domeniilor i activitilor investigate n timpul
auditului.
Neconformiti
Neconformitatea constituie un eec n ndeplinirea unei cerine, fa de referina
auditului.
n momentul depistrii unei neconformiti, este bine ca auditorul s aduc la
cunotina auditatului neconformitatea constatat, coninutul su, dovezile obiective
care demonstreaz neconformitatea pentru ca auditatul s neleag c auditul este o
activitate transparent, iar auditorul nu are nimic de ascuns.
Neconformitile se clasific n dou categorii: majore i minore. n afar de
neconformiti mai pot exista i observaii, atunci cnd nu exist dovezi obiective
suficiente pentru a putea aprecia c eecul respectiv este o neconformitate.
Neconformitatea minor
Neconformitatea minor este aceea care identific scpri izolate sau
sporadice n coninutul sau implementarea procedurilor sau nregistrrilor
calitii i care pot duce la eecul sistemului calitii dac nu sunt corectate.
Neconformitatea minor apare cnd exist dovezi obiective ale implementrii
incomplete a unei clauze particulare a standardului ales ca model de referin pentru
organizaie.
Astfel de exemple sunt:
Cnd o procedur a fost documentat, dar sunt evidente variaii minore n
implementarea ei.
Cnd nregistrrile calitii sunt incomplete, ceea ce nu permite
demonstrarea pe deplin a funcionrii eficace a sistemului calitii.
Cazuri izolate de echipamente de ncercare i msurare neconfirmate
metrologic i/sau cu stadiul confirmrii metrologice neindicat.
Cazuri izolate cnd lipsesc aprobrile pe documente sau semnturile
prescrise.
Cazuri izolate de documente depite, care nu prejudiciaz imediat calitatea
produciei.
Pagina 20
M3.AC

Auditul calitii - ABT

Neconformitile de acest fel se rezolv prin aciuni corective. Odat cu

constatarea lor recomandarea auditorului pentru aprobarea i nregistrarea sistemului
calitii organizaiei poate s continue, cu recomandarea ca neconformitile minore s
fie eliminate prin aciuni corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de
supraveghere.
CONCLUZIE
Un numr mare de neconformiti minore de acelai fel se poate constitui n
neconformitate major, de aceea, un numr excesiv de neconformiti minore, n
funcie de mrimea i complexitatea organizaiei, poate mpiedica recomandarea spre
aprobare i nregistrare a sistemului calitii. Din aceste considerente n exemplele de
neconformiti minore prezentate anterior, trebuie subliniat frecvena izolat a
apariiei acestora.
Neconformitatea major
Neconformitatea major este aceea care identific absena sistemului
calitii, nefuncionalitatea sa, sau o implementare necorespunztoare a acestuia,
luat ca un incident singular sau ca o combinaie a unui numr de incidente
similare.
Asemenea neconformiti apar, de obicei, foarte clar n cazul sistemelor care nu
sunt stabilite, documentate, implementate sau meninute.

EXEMPLU ILUSTRATIV 6:
Neconformiti tipice sunt
urmtoarele:
Politica calitii, procedurile de sistem, operaionale i de control ale
organizaiei nu sunt stabilite i documentate ntr-o msur care s
permit folosirea lor ca baz pentru auditarea implementrii sistemului.
Sistemul calitii existent n organizaie este incompatibil cu declaraia de
politic a calitii.
Nedifuzarea spre aplicare a manualului calitii, conform listelor de
difuzare aprobate.
Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de
difuzare aprobate.
Implementarea incomplet a prevederilor uneia din procedurile de sistem.
Cerinele procedurilor documentate nu sunt implementate ntr-o msur
semnificativ.
O cerin specific modelului de referin, relevant pentru activitate, nu
este menionat (de exemplu pentru un model care urmeaz standardul
ISO 9001 nu exist clauza referitoare la proiectare).
Pagina 21
M3.AC

Auditul calitii - ABT

nregistrrile calitii sunt incapabile s demonstreze funcionarea

eficient a sistemului.
Existena mai multor neconformiti minore legate de implementarea unei
proceduri de sistem sau a mai multor proceduri, instruciuni etc. (la
care documentele sistemului calitii fac referire) cu efect
necorespunztor asupra funcionrii sistemului calitii ntr-un
compartiment (sau n mai multe compartimente).
Absena unui element al structurii organizatorice care afecteaz sistemul
calitii.
Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de
managementul la nivelul cel mai nalt, precum i efectuarea auditurilor
interne ale calitii.
Nealocarea de ctre managementul organizaiei a resurselor necesare
pentru funcionarea sistemului calitii.
Necunoaterea i/sau neaplicarea de ctre conducerea executiv a
diferitelor compartimente auditate a unor prevederi ale documentaiei
sistemului calitii.
Lipsa dovezilor obiective privind aciunile ntreprinse de conducere
pentru nsuirea politicii privind calitatea i instruirea diferitelor
categorii de personal care prin activitatea lor au inciden asupra
calitii produselor i afecteaz meninerea sistemului calitii la
standardul specificat.
Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate i/sau
nendeplinirea unor responsabiliti clare de ctre acesta.
Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calitii
specificate ca urmare a aciunilor corective stabilite n urma unui audit.
CONCLUZIE
Neconformitile enumerate constituie neconformiti majore care nu permit
aprobarea i nregistrarea sistemului calitii organizaiei, dect dup ce acestea au fost
eliminate, ca urmare a unor aciuni corective i dup ce s-a verificat eficiena lor.
Documentarea neconformitilor
Documentarea neconformitilor const n redactarea acestora sub form scris
pentru a putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformitilor trebuie s fie
exact, complet, util i concis.

Documentarea exact a neconformitii este necesar n vedere validrii acesteia

de ctre auditat. n cazul unor inexactiti n redactare, neconformitatea nu este
acceptat de auditat i poate s afecteze credibilitatea auditorului, afectnd
credibilitatea celorlalte constatri prezentate.
Documentarea complet presupune prezentarea de dovezi obiective care trebuie
s fie incluse n raportul de neconformitate. Descrierea trebuie s cuprind toate
informaiile necesare pentru a se putea face o verificare ulterioar a constatrilor.
Pagina 22
M3.AC

Auditul calitii - ABT

Descrierea trebuie s arate n general:

Unde a fost observat neconformitatea;
Ce dovad obiectiv a fost reinut;
Cine a fost implicat ca fcnd parte sau oferind dovada obiectiv.

Documentarea util a neconformitii are n vedere prezentarea conducerii

auditatului a elementului lips din cerina sistemului calitii, astfel nct n urma
parcurgerii raportului de audit, acesta s aib posibilitatea s i completeze
imaginea fiecrui detaliu al sistemului calitii
Documentarea concis este o cerin care are n vedere ca descrierile din raportul
de neconformitate s fie ct mai sintetice, fr a compromite ns claritatea
informaiilor prezentate i utilitatea acestora. Cerina apare ca urmare a faptului c
este posibil ca auditorul s aib de redactat mai multe neconformiti nainte de
edina de nchidere, iar n cadrul edinei de nchidere trebuie citite toate
neconformitile constatate, unde bugetul de timp este limitat.

Redactarea descrierii unei neconformiti trebuie s ntruneasc cteva

elemente:
1. prezentarea cerinei care nu a fost ndeplinit, prin trimitere la modelul de
referin i/sau prin descriere;
2. prezentarea faptelor observate;
3. explicarea de ce faptele observate arat nendeplinirea cerinei.
Dac apar neconformiti similare n mai multe zone, se scrie o singur
neconformitate n care se enumer toate constatrile.

EXEMPLU ILUSTRATIV 7: Raport de neconformitate la audit la

firma Alpina
Nr. 1
RAPORT DE NECONFORMITATE
LA AUDIT
Data: 19.08.2011
Documentaia SMC: procedura Fabricarea adezivilor pulberi, cod: PO-12
Document de referin: SR EN ISO 9001:2008
Clauz/paragraf: 7.5.1
Entitate organizatoric/proces/
activitate auditat:

Producie vopsele adezivi

Conductor auditat/proprietar proces:

M.P.

Auditor:

Participani din partea auditatului:

B.V.

M.P., H.J.

Auditori

Neconformitate/observaie:

Unele rezultate ale verificrilor arjelor nu sunt consemnate n fiele cu teste de

laborator
Auditor: B.V.
Data: 19.08.2011
Semntura: B.V.
Pagina 23
M3.AC

Pen
LECI
Parcurg
tru ei cele
Obiectivel
o
A
edetaliere
acestui
21
lecii Auditul calitii - ABT
supliment
modul
ale
d l
Cauze: Neaplicarea prevederilor procedurii Fabricarea adezivilor pulberi, cod: POAuditor / Auditat

12
Corecii propuse:Consemnarea integral a rezultatelor verificrilor n fiele cu teste de
laborator
Termen pentru corecii: 20.08.2011
convenit cu: M.P
Aciuni corective propuse: Instruirea personalului operator de la Fabrica de

adezivi privind aplicarea procedurii Fabricarea adezivilor pulberi, cod: PO-12

Termen pentru aciuni corective: 28.09.2011
convenit cu: M.P
Auditor:

B.V.

Data:

ef compartiment auditat:

19.08.2011

M.P.

Auditor / RAC

Verificarea coreciilor / aciunilor corective:

- Rezultatele verificrilor arjelor sunt consemnate n Fia teste de laborator, cod: F02-PO-12, ed.1, rev.0.
- Personalul operator a fost instruit, rezultatele instruirii fiind consemnate n PVI
nr. 14/26.08.2011
1. Este necesar un audit de urmrire ?
2. Coreciile sunt eficace ?
Motiv:
3. Aciunile corective sunt eficace ?
Motiv:
RC, M.A.

Pagina 24
M3.AC

Da
Da X

Nu X
Nu

Da X

Nu

Data: 28.08.2011