Organizare participare

Expo Drink&Wine
Pavilion Central Romexpo
28 octombrie- 1 noiembrie
2015

Organizarea evenimentului
1. Estimarea si structurarea bugetului

2. Stabilirea planului de actiune

3. Stabilirea echipei
4. Stabilirea conceptului si a standului expozitional
5. Realizarea materialelor de promovare si stabilirea unui
plan de promovare
6. Desfasurareapropriu-zisa a evenimentului
7. Realizareamaterialelor post-eveniment
8. Evaluare si follow- up

1.

Estimarea si structurarea bugetului

Costurile de baz (chiria spaiului, racordarea la instalaia electric i cea de ap, procesarea
formularului de nregistrare, permise suplimentare de expozani, tichete de parcare, etc.);

Costurile cu realizarea Standul expoziional(design, construcie, asamblare si

dezasamblare, amenajare i dotare: mochet, mobilier, aparatur, postere, fotografii, roll-up-uri,
elemente speciale de design, asigurare, curenie;

Costurile generate de transportul si manipularea standului expoziional i a mostrelor ce vor fi

prezentate;

Costurile de promovare i comunicare integrat(publicitate n cadrul trgului sau pe

pagina de internet a acestuia, invitaii, vouchere de intrare pentru invitai, materiale publicitare,
marketing direct, matchmaking on line sau on site, conectare la internet, evenimente speciale,
catering la stand, etc.);

Costurile de deplasare i instruire a personalului prezent la stand(transport, cazare,

diurn, mas, cursuri specializate);

Alte costuri evaluarea participrii, activiti de follow-up

Stabilirea planului de actiune

Desemnarea unui responsabil

Inscrierea cu cateva luni inainte
Planificarea deplasarii rezervari
cazare si transport
Stabilirea echipei
Stabilirea conceptului

Stabilirea echipei

Manager General

Echipa Vanzari

Coordonator Marketing

Coordonator Promovare (PR)

Coordonator Logistica

Stabilirea conceptului si a
standului expozitional(1)

Redarea in miniatura unui curti regale

Fiecare clasa de vinuri reprezinta o

casta stabilita in functie de calitatea
vinurilor:

Vinurile

premium familia regala

Vinurile

de calitate nobilimea

Vinurile

de masa poporul

Stabilirea conceptului si a standului

expozitional (2)

Sticlele de vin vor fi prezentate:

Cele premium pe tronuri regale

Cele de calitate pe jilturi

Cele de masa pe scaune de lemn

Stabilirea conceptului si a standului

expozitional (3)

Zona de tasting si prezentare va

arata ca un salon regal miniatural

Stabilirea conceptului si a standului

expozitional(4)

In background vor rula pe un ecran

imagini cu domeniul si colectiile de
vinuri

Fundalul sonor va fi asigurat in

surdina de o muzica de bal

Realizarea materialelor de
promovare si stabilirea unui plan
de promovare

Promovarea se va face pe toate canalele

de comunicare - online, offline, TV, radio,
presa scrisa, retele sociale, grupuri pe
anumitedomenii, baze de date existente,
mesaje scrise, la nivel local, regional,
national
Se va opta si pentru publicitate outdoor in
cadrul centrului expozitional, pe site-ul
targului sau in publicatiile de specialitate
distribuite oficial in cadrul targului

Realizarea materialelor de promovare

si stabilirea unui plan de promovare(2)

Se vor trimite invitatii personalizate partenerilor

de afaceri

Realizarea materialelor de promovare

si stabilirea unui plan de promovare(3)

In materialele de provovare si
prezentare (ghiduri, mape, invitatii,
pliante), se va pastra tematica
standului:

Sigilii
Scris

caligrafic
Stil elegant, dar cu aer vintage

Desfasurareapropriu-zisa a
evenimentului
In stand vor fi prezenti reprezentanti
competenti pe mai multe domenii:
Reprezentanti ce poseda competente tehnice
Reprezentanti ce poseda competente de
vanzari si marketing
Reprezentanti ce poseda competente
lingvistici si sociale
Se va realiza o baza de date cu toti
participantii la eveniment
Se vor oferi obiecte promotionale care sa
ilustreze valorile brandului

Desfasurareapropriu-zisa a
evenimentului(2)
Personalul prezent in stand este liantul
ce asigura succesul participarii. De
aceea se vor impune
responsabilitatile fiecarui
reprezentant in stand.
Atitudinea va fi una pozitiva si
primitoare. Zambetul atrage
intotdeauna vizitatori si ii destinde pe
cei prezenti.
Tinuta reprezentantilor va trebui sa

Realizareamaterialelor posteveniment

Dupa incheierea targului se vor

realiza materiale post-eveniment:
comunicat de presa, stiri, album cu
poze, filmulete din timpul
evenimentului.
Se va incerca pe cat posibil, postarea
de materiale in online in timp real pe
parcursul evenimentului.

Evaluare si follow- up

Se vor trimite multumiri scrise

partenerilor si vizitatorilor prezenti la
eveniment
Se vor trimite informaiile sau
materialele promise partenerilor de
discuie de la stand.
Se va evalua evenimentul din punct de
vedere al performantei, al calitatii
contactelor obtinute, al procentului ce
poate fi transformat in vanzari