Sunteți pe pagina 1din 11

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII ,TINERETULUI I SPORTULUI

INSPECTORATUL COLAR JUDEEAN DOLJ

COLEGIUL TEHNIC TEFAN MILCU CALAFAT


Str. Traian, nr.2, tel.0251333065,fax 0251333074,
e-mail calafat2004@yahoo.com; Web: http://www.stmilcu.ro

Procedura operaional
Arhivarea documentelor i nregistrarea

Elaborat
Verificat
Aprobat

Cont. Tudora Cristian


Cont. Tudora Cristian
Director: Bora Dan

Data elaborrii
15.09.2013

COD : PO

Semntura:
Semntura:
Semntura:

ARHIVAREA DOCUMENTELOR I
NREGISTRAREA
Exemplar numrul _____1________
Data intrrii n vigoare:17.09.2013
Revizuire
1
2
3
4

Data

Persoana responsabil

Semntura

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale

Nr.
Crt

Scopul
difuzarii

Exemplar
nr.

3.1.

1
Aplicare

2
1

3.2.

Aplicare

3.6.

Aplicare

3.4.

Informare

3.8.

Evidenta

3.6.

Arhivare

3.7.

Alte
scopuri

Compa
rtiment
3
Contabi
litate
Admini
strativ
Secretar
iat
Contabi
litate
Contabi
litate
Contabi
litate
-

Functia

Nume si
prenume

Data
primirii

4
Contabil sef

5
Tudora C.

Administrator
Secretara

Mateescu
N.
Bnu V.

Contabil sef

Tudora C.

Contabil sef

Tudora C.

Contabil sef

Tudora C.

6
15.09.
2013
15.09.
2013
15.09.
2013
15.09.
2013
15.09.
2013
15.09.
2013
-

Semnatura
7

4. SCOPUL
4.1. Prezenta procedura stabilete modul de arhivare, pstrarea i responsabilitile privind
arhivarea documentelor n cadrul unitii.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplic de ctre toate compartimentele din cadrul unitii pentru arhivarea i
pstrarea tuturor documentelor pe suport hrtie, nregistrri foto, video, audio.
5.2. Prezenta procedur nu se aplic pentru arhivarea documentelor n form electronic.
6. DOCUMENTE DE REFERIN
6.1. SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine.
6.2. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i
vocabular.
6.3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale actualizat
6.4. MQ-01 Manualul calitii.
6.5. PO-____ Controlul documentelor.
6.6. PO-____ Controlul nregistrrilor

7. DEFINIII I PRESCURTRI

7.1. Conform SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii


fundamentale i vocabular, precum i urmtoarele :
7.2. Documente grupate n funcie de problematica coninut, specific fiecrei entiti i de
termenul de pstrare.
7.3. Lista prin care este stabilit termenul de pstrare pentru fiecare document.
7.4. Sortarea pentru eliminare, respectiv distrugere a documentelor, prin stabilirea valorii
practice a acestora.
7.5. Lista care cuprinde documente grupate n funcie de problematica coninut i termenul
de pstrare.
8. PROCEDURA
8.1. Evidenta documentelor
La nivel de unitii, toate compartimentele sunt obligate s nregistreze i s in evidena
tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern i a celor ieite - conform
procedurii de sistem PS-___ Controlul documentelor, precum i evidena nregistrrilor
utilizate - conform procedurii de sistem PS-___ Controlul nregistrrilor.
Documentele/nregistrrile se pstreaz de ctre elaboratori i utilizatori la locul de
munc (arhiv activ), pe durata specificat n documentele SMC, reglementri legale.
Dup expirarea perioadei de pstrare operativ, efii departamentelor ntocmesc
propuneri pentru arhivare n arhiva unitii, care sunt aprobate de Directorul unitii.
Anual, persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment
grupeaz documentele n uniti arhivistice potrivit problematicii i a termenelor de pstrare
stabilite n nomenclatorul arhivistic al unitii.
Nomenclatorul arhivistic este ntocmit de ctre responsabilul cu patrimoniu din cadrul
unitii, pe baza propunerilor transmise de efii departamentelor organizatorice din unitate,
este aprobat prin decizie a Directorului unitii , i confirmat de ctre Directia Judeteana a
Arhivelor Nationale.
n fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completeaz de ctre persoana
responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numeroteaz fiecare
pagin din dosar i totalul de pagini se nscrie pe pagina de gard.
Documentele astfel grupate, se depun de ctre persoana responsabil cu ndosarierea
acestora, n al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei unitii, pe baz de
inventar de documente si proces verbal de predare primire.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice n/din depozitul arhivei este
consemnat de ctre arhivarul unitii ntr-un registru de evidenta .
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea directorului ,
n urma selecionrii sau transferului n alt depozit de arhiv.
8.2. Selectionarea documentelor
n cadrul unitii functioneaza o Comisie de selecionare, numit prin decizie a
Directorului .
Comisia este compus din 3 persoane:
- preedinte,

secretar,
un membru.
Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, la propunerea arhivarului
unitii, pentru a aproba lista cu documentele care urmeaz a fi nlturate ca fiind nefolositoare,
expirndu-le termenul de pstrare; hotrrea luat se consemneaz ntr-un Proces Verbal al Comisiei
de selectionare.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza Proceselor Verbale
ale comisiei menionate anterior.

8.3. Pastrarea docuemntelor


Directorul unitii numete prin decizie o persoan n funcia de arhivar al unitii, care
este obligat s pstreze documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.
Conducerea unitii, la propunerea arhivarului unitii, aloc spaiul necesar pentru
arhiv
Arhivarul unitii asigur ndeplinirea condiiilor (temperatur, umiditate, luminozitate,
condiii de siguran) n incinta spaiului destinat arhivrii.
Arhivarul unitii urmrete ntoarcerea documentelor ieite la solicitarea sefilor de
compartimente spre consultare i sesizeaz directorul unitii n cazul ntrzierii acestora sau a
altor probleme aprute n arhiv.
Pstrarea documentelor n arhiv se face pe durata prevzut n nomenclatorul arhivistic.
9. RESPONSABILITI
9.1. Ordonatorul de credite:
9.1.1. Aloc spaiul necesar arhivrii.
9.1.2. Asigur resursele umane i materiale pentru crearea condiiilor de funcionare normal a
arhivei.
9.1.3. Numete prin decizie componena Comisiei de selecionare la nivelul unitii.
9.1.4. Numete prin decizie arhivarul unitii.
9.1.5. Aprob scoaterea documentelor din evidena arhivei, n urma selecionrii sau mutrii
n alt depozit.
9.2. Sefii de compartimente
9.2.1. Asigur pstrarea la locul de munc (operativ) i depunerea la arhiv a documentelor
dup expirarea perioadei de pstrare operativ, legarea, cartonarea i identificarea.
9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva unitii.
9.2.3. Coordoneaz ndosarierea documentelor pe uniti arhivistice la nivelul entitii.
9.2.4. Propune persoana responsabil cu ndosarierea documentelor.
9.2.5. Fac propuneri pentru ntocmirea, modificarea i completarea Nomenclatorului arhivistic
al filialei, pentru documentele create/pstrate de ctre entitatea pe care o conduc.
9.3. Arhivarul rsponsabil cu arhivarea la _____________
9.3.1. Preia documentele grupate n uniti arhivistice de la entiti pentru pstrarea n arhiv.
9.3.2. Asigur documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.
9.3.3. ine evidena intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice din arhiv.
9.3.4. Verific modul de pstrare n timp a documentelor.

9.3.5. Pune la dispoziie, n anumite situaii, pe baz de semntur i ine evidena


documentelor mprumutate entitilor creatoare, pe baza registrului de eviden a intrrilorieirilor unitilor arhivistice; la restituire verific integritatea documentelor mprumutate.
9.3.6. Convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termenele de
pstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.
9.3.7. Asigur difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul
unitii.

9.4. Comisia de selectionare


9.4.1. Analizeaz i aprob lista ntocmit de ctre arhivarul unitii, cu documentele avnd
termenele de pstrare depite, propuse spre a fi distruse.
10. ANEXE

Anexa 1 Nomenclator arhivistic de documente


Anexa 2 Pagina de gard dosar
Anexa 3 Inventarul de documente pentru arhivare
Anexa 4 Proces Verbal predare-primire documente pentru arhivare
Anexa 5 Registru de eviden intrri-ieiri documente n/din arhiv
Anexa 6 PV al Comisiei de selecionare
11. Cuprins
Numarul
componente
i
in cadrul
procedurii
operationale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale

Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea
editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
operationale
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa,
caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
Scopul procedurii operationale
Domeniul de aplicare a procedurii operationale
Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura
operationala
Descrierea procedurii operationale
Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Anexe, inregistrari, arhivari
Cuprins

Pagina

Anexa 1
APROBAT
DIRECTOR _____________

Se confirm
Directorul Direciei Judeene
Braov a Arhivelor Naionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Decizia nr. ............ din ....................
Serviciile

A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .

Data: zz.ll.aaaa

Anexa 2
Pagina de garda

Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al problemelor
la care se refer)

Termenul de
pstrare

Obs.

1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
ntocmit
Nume Prenume

Denumire dosar
(coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)

de la data pn la data de .
(pentru documentele coninute)

Indicativ dosar (ex: II. B 3)


(conform nomenclatorului arhivistic)

Nr. de pagini

Termen de pstrare
(conform nomenclatorului arhivistic)

Anexa 3
Unitatea de invatamant

INVENTARUL DE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE


pe anul .
pentru documentele care se pstreaz permanent sau temporar

Nr.
crt.

Indicativul dosarului
(dup nomenclator)

Coninutul pe scurt
al dosarului, registrului

Datele
extreme

Nr.
filelor

Prezentul inventar format din .. file conine dosare, registre,


condici etc.
Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la ., nefiind
ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ..
Astzi, ., s-au preluat .dosare.

Am predat,
Nume Prenume
Semntura

Anexa 4
Unitatea de invatamant

Am primit,
Nume Prenume
Semntura

Obs.

ata
rrii

PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE


DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE

Astzi, ., subsemnaii .............,


delegai ai compartimentului ...............................,
i .. arhivarul _____________ am procedat primul la
predarea i al doilea la preluarea documentelor create
n perioada
..de ctre compartimentul menionat, n cantitate de
dosare.
Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd .. pagini,
conform dispoziiilor legale.

Am predat,
Nume Prenume
Semntura

Am primit,
Nume Prenume
Semntura

Anexa 5
Unitatea de invatamant
REGISTRUL DE EVIDEN
INTRRI-IEIRI DOCUMENTE N/DIN ARHIV
INTRRI N ARHIV

Denumire
Compartiment

03

IEIRI DIN ARHIV

Datele
Numr de dosare
extreme
Dup
Primite Depuse
ale
inventar efectiv ulterior
documentelor
04

05

06

07

Scoatere din eviden


Nr./data
Data
PV Comisie de
ieirii
selecionare
08

09

Data
predrii
10

Predare spre cons


Unde
Ac
s-au
pre
predat
nr./
11

Legend:

01 - numrul de ordine al inventarului


02 - data prelurii dosarelor din inventarul respectiv
03 - denumirea compartimentului de la care provine inventarul
04 - datele extreme ale documentelor specificate n pagina de gard a dosarelor
05 - numrul total al dosarelor din inventarul respectiv
06 - totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv
07 - numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior
08 - data scoaterii dosarelor din eviden
09 - denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden
10 - data predrii documentelor spre consultare
11 - denumirea entitii ctre care s-a fcut predarea spre consultare
12 - denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden
13 - totalul dosarelor ieite
Obs.: Pe eticheta registrului se trece denumirea acestuia, denumirea unitii i codul registrului.

Anexa 6
Unitatea de invatamant

PROCES VERBAL Nr. /

Comisia de selecionare, numit prin Decizia nr.. din .., selecionnd n


edinele din .. documentele din anii*) .... avizeaz/aprob
ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele
de pstrare prevzute n nomenclatorul arhivistic al unitii.
APROBAT
Comisia de selecionare
Preedinte,
Nume Prenume
Semntura

Membri,Secretar,
Nume Prenume
Semntura

Semntura

*) Anii extremi