Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Procedura operaional
Arhivarea documentelor i nregistrarea
Elaborat
Verificat
Aprobat
Data elaborrii
15.09.2013
COD : PO
Semntura:
Semntura:
Semntura:
ARHIVAREA DOCUMENTELOR I
NREGISTRAREA
Exemplar numrul _____1________
Data intrrii n vigoare:17.09.2013
Revizuire
1
2
3
4
Data
Persoana responsabil
Semntura
3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exemplar
nr.
3.1.
1
Aplicare
2
1
3.2.
Aplicare
3.6.
Aplicare
3.4.
Informare
3.8.
Evidenta
3.6.
Arhivare
3.7.
Alte
scopuri
Compa
rtiment
3
Contabi
litate
Admini
strativ
Secretar
iat
Contabi
litate
Contabi
litate
Contabi
litate
-
Functia
Nume si
prenume
Data
primirii
4
Contabil sef
5
Tudora C.
Administrator
Secretara
Mateescu
N.
Bnu V.
Contabil sef
Tudora C.
Contabil sef
Tudora C.
Contabil sef
Tudora C.
6
15.09.
2013
15.09.
2013
15.09.
2013
15.09.
2013
15.09.
2013
15.09.
2013
-
Semnatura
7
4. SCOPUL
4.1. Prezenta procedura stabilete modul de arhivare, pstrarea i responsabilitile privind
arhivarea documentelor n cadrul unitii.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplic de ctre toate compartimentele din cadrul unitii pentru arhivarea i
pstrarea tuturor documentelor pe suport hrtie, nregistrri foto, video, audio.
5.2. Prezenta procedur nu se aplic pentru arhivarea documentelor n form electronic.
6. DOCUMENTE DE REFERIN
6.1. SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine.
6.2. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i
vocabular.
6.3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale actualizat
6.4. MQ-01 Manualul calitii.
6.5. PO-____ Controlul documentelor.
6.6. PO-____ Controlul nregistrrilor
7. DEFINIII I PRESCURTRI
secretar,
un membru.
Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, la propunerea arhivarului
unitii, pentru a aproba lista cu documentele care urmeaz a fi nlturate ca fiind nefolositoare,
expirndu-le termenul de pstrare; hotrrea luat se consemneaz ntr-un Proces Verbal al Comisiei
de selectionare.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza Proceselor Verbale
ale comisiei menionate anterior.
Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea
editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
operationale
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa,
caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
Scopul procedurii operationale
Domeniul de aplicare a procedurii operationale
Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura
operationala
Descrierea procedurii operationale
Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Anexe, inregistrari, arhivari
Cuprins
Pagina
Anexa 1
APROBAT
DIRECTOR _____________
Se confirm
Directorul Direciei Judeene
Braov a Arhivelor Naionale
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Decizia nr. ............ din ....................
Serviciile
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
Data: zz.ll.aaaa
Anexa 2
Pagina de garda
Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al problemelor
la care se refer)
Termenul de
pstrare
Obs.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
ntocmit
Nume Prenume
Denumire dosar
(coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)
de la data pn la data de .
(pentru documentele coninute)
Nr. de pagini
Termen de pstrare
(conform nomenclatorului arhivistic)
Anexa 3
Unitatea de invatamant
Nr.
crt.
Indicativul dosarului
(dup nomenclator)
Coninutul pe scurt
al dosarului, registrului
Datele
extreme
Nr.
filelor
Am predat,
Nume Prenume
Semntura
Anexa 4
Unitatea de invatamant
Am primit,
Nume Prenume
Semntura
Obs.
ata
rrii
Am predat,
Nume Prenume
Semntura
Am primit,
Nume Prenume
Semntura
Anexa 5
Unitatea de invatamant
REGISTRUL DE EVIDEN
INTRRI-IEIRI DOCUMENTE N/DIN ARHIV
INTRRI N ARHIV
Denumire
Compartiment
03
Datele
Numr de dosare
extreme
Dup
Primite Depuse
ale
inventar efectiv ulterior
documentelor
04
05
06
07
09
Data
predrii
10
Legend:
Anexa 6
Unitatea de invatamant
Membri,Secretar,
Nume Prenume
Semntura
Semntura
*) Anii extremi