Sunteți pe pagina 1din 13

Formule de politete

Domnule
Domnisoara
Doamna
Dumneavoastra
Dumnealui
Dumneai
Dumnealor

Manifestarea politeii n comunicare ncepe cu adresarea, ea este puntea de


legtur ntre dou persoane - fie c acestea se cunosc sau nu.
Cea mai simpl form de adresare, acceptat i folosit de toi
este domnule i doamn/domnioar, folosit mai ales n cazul cnd vorbim
cu persoane necunoscute, al cror nume nu-l tim. ns n comunicarea la
serviciu, la coal sau la facultate, ntre colegi sau ntre efi i subalterni
.a.m.d. trebuie folosit i numele. n asemenea cazuri forma corect de
adresare este cea cu numele de familie - domnule Moraru, doamn
Popescu sau cu denumirea funciei deinute de persoana respectiv
- domnule profesor, doamn decan, domnule doctor, domnule preedinte.
Aceast regul se ncalc ns foarte des n comunicarea oficial de la noi,
cci muli se adreseaz ntr-o manier familiar, cu numele mic - domnule
Vasile, doamn Elena, domnioar Angela, atunci cnd vorbesc chiar i
cu superiorii. Studenii, mai ales cei din primul an de facultate, se adreseaz
i decanului, i profesorilor cu numele mic - doamn Eugenia, doamn
Maria, domnule Anatol, de parc ar vorbi cu vecinii de la bloc. n
asemenea situaii este permis doar adresarea domnule profesor, doamn
decan sau cea cu numele de familie - domnule Moraru, doamn Popescu,
pentru c acestea reflect ierarhia relaiilor i rolul fiecruia dintre
participanii la comunicare.
n relaiile mai puin oficiale - ntre colegii de serviciu, n comunicarea cu
vecinii, n conversaiile cu persoane cunoscute este binevenit adresarea cu
numele mic - doamn Ana, domnule Adrian, iar fa de colegii mai tineri se
utilizeaz i formele simple de adresare, doar cu numele mic - Diana,
Marcela, Emil.
Or, foarte muli dintre vorbitorii notri manifest o mare sfial cnd este
vorba s-i spun cuiva domnule sau doamn, n special la sate, unde lumea
se cunoate bine i moda de a-i domni pe toi nu prinde cu una cu dou,
nici chiar printre profesori. Aa c, din pcate, alternativa pentru adresarea
politicoas sunt formele ruseti Andrei Sergheevici, Valentina Vasilevna,

Pavel Petrovici, chiar dac unele dintre acestea ar putea s nu sune deloc
rusete, de pild Rodica Viorelovna sau Rzvan Lilianovici. Ba mai mult chiar,
se aud i nite forme neaoe de tipul Larisa Nicolae sau Petru Vasile, care
nu sunt nici ruseti, nici romneti, ci doar nite ncercri nereuite de a
evita utilizarea formelor fireti pentru limba romn domnul, doamna,
domnioara.
Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea
structur:

antet;
numrul i data;
referinele;
adresa destinatarului;
formula de salut/de adresare;
obiectul scrisorii;
coninutul;
formula de ncheiere/de salut;
semntura;
anexe.

ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau
gravat, plasat n partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a
paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa
unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie
simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile,
ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de
publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor
centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;

adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul


potal, ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al
rii (n cazul corespondenei cu partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul.
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres
pn la contul bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu,
pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii,
pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu
numele firmei i eventual numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din
spaiul vorbitor de limb englez, adresa din antet trebuie s fie
aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere
potal (este important ca potaul s neleag unde s duc
corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de
coresponden (un cetean care se adreseaz unei autoriti publice),
obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i
adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie
s ne dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna.
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:

IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare
importan. Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care
curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de
a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i
cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte
din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul
rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22
octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c
data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare
celei romneti: mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n
unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16,
2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i
locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei,
data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de
expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de
exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament
al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de
expediie mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai
rnd cu data, n partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n
scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau
persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin
abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care a redactat
scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul

scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau


registratur, numrul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei
expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n
scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc),
fie n partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul
bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat
scrisoare);
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul,
sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi
precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su
complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului,
Doamnei precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei
respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director
ASIROM S.A.
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din
cadrul unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau
serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul adresei
interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia
Directorului General / Serviciului Import Export;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele
acesteia.

Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:


Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureti, Romnia
n atenia Directorului General sau
n atenia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe
rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se
afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast inscripie va fi mai
evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup
formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea
cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de
formula pe care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac
destinatarul exercit o responsabilitate vom aduga: Domnule
primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist funcii
care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de
nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci
Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe
responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite
grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele
care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei
universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un
organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest
campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar
destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.

ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere


ierarhic i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis
i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn
(urmate fie de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri
de politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la
forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia,
SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm
opiunea fiecruia).
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut
va fi Stimai Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care
se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de
salut este Domnilor urmat de :.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat
de cuvintele Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta
succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia
de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului
scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema
tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu
deosebit atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;

Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu


dublu fa de distana dintre rnduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care
l conine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene,
mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar
etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar
care nu trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter
personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru
Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
s v atragem atenia n legtur cu
2) Pentru scrisorile de rspuns :
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de

Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din


Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea
dumneavoastr nr. din data de
3) Pentru scrisorile de revenire :
Revenim la scrisoarea noastr nr. din data de
ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr.
.
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate,
de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o
nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor.
Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd
obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema
cuprins n scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul
scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea
fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea restanelor n
livrri.
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou
metode:
metoda direct motivare concluzie
ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona
metoda indirect concluzie motivare
Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ

Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul


acestei metode const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput
obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai
atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din
punctul de vedere al stilului (ton i impact):
pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii,
darea de instruciuni i explicaii),
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor
solicitri, cereri, anunarea promovrii),
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive,
etc.).
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de
convingere sau conine elemente ce vin n contradicie cu interesele
destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea
unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care
presupune pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea
metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac
este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se
folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete
metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului
de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea
unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de
colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a
rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat

V rugm s primii/acceptai scuzele noastre


Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu
propunerea fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu
va afecta buna noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la
documentele care se anexeaz:
Anexm acestei scrisori
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite
formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor
mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare
(salut) i formula de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima,
plasnd-o ntre virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele
consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase
sentimente.
V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund
respect.
V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea
ntregii noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este
necunoscut.

Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la


egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la
patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de
ncheiere/salut pot fi omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut
este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul
paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau
de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care
d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului
unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de
text funcia semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un
spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i
prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se
aplic pe locul marcat cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de
anexe i acestea se scriu sub numele expeditorului principal, n stnga.

Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos,


desprite prin linie de fracie (bar).